Inicio de un proyecto

Tabla de contenido
Introduccin........................................................................................................... 1
Mapa conceptual ................................................................................................... 2
1. Iniciar el proyecto ............................................................................................. 3
Diagrama de Gantt ............................................................................................... 5
Diagrama de Red ................................................................................................. 6
2. Familiarizacin con la interfaz de Microsoft Project ...................................... 7
Interpretacin del men y de la barra de herramientas ........................................ 7
Ingreso de tareas ................................................................................................. 8
Guardar un archivo en Microsoft Project 2013 ................................................... 10
3. Configuracin del proyecto ............................................................................ 12
4. Ajuste de tiempo y calendario del proyecto ................................................. 16
Excepciones ....................................................................................................... 22
Referencias .......................................................................................................... 27

Introduccin
Para empezar un proyecto y llevarlo a cabo, lo primero que se debe saber son las
actividades a desarrollar y sus duraciones, es decir, las fechas de inicio y
finalizacin de las mismas.
La directriz de un proyecto debe tener en cuenta tres aspectos importantes:

1. Recursos.
2. Costos.
3. Tiempos.

Proyecto.

Si se quiere lograr un ptimo desarrollo de lo mencionado anteriormente, una

excelente opcin es Microsoft Project 2013.
Microsoft Project 2013 es un software que sirve para administrar un proyecto
mediante una interfaz de usuario amigable, en donde el gestor de proyecto puede
desarrollar planes, asignacin de recursos, tareas, seguimiento a algn proceso
en especial, entre otros.
Microsoft inici la produccin de dicho programa en el ao de 1993 con la versin
v3, las versiones v1 y v2 fueron creadas por Apple.
Para iniciar a trabajar en este programa, una vez instalado, se ejecuta dando clic
en el acceso directo que est ubicado en el escritorio:

Mapa conceptual
En el mapa conceptual que se comparte a continuacin, se evidencia la
interrelacin temtica del contenido que se plantea en este material de formacin:

Inicio de un proyecto

Conocer la interfaz y
plantillas
predeterminadas y
en lnea

Configuracin
del proyecto

Familiarizacin
de la interfaz

Interpretacin

Adems de

De

Opciones

Barra de
acceso rpido

Ajuste de tiempo
y calendario

Tiempo y
calendarios

Moneda, smbolo,
decimales y ubicacin.
Algunas
excepciones

Mens
Diagrama de Gantt

Diagrama de Red

Barra de
herramientas

1. Iniciar el proyecto
Al iniciar el programa se puede visualizar la interfaz que contiene una serie de
plantillas predeterminadas, al igual que un campo de bsqueda de plantillas en
lnea.

Campo de
bsqueda en
lnea
v

Plantillas
predeterminadas
3

Para este caso, dar clic en un Proyecto en blanco y a continuacin se puede

visualizar la interfaz del mismo.

Por lo general los proyectos de ingeniera, as como su programacin de obra, se

representan mediante diagramas de Gantt:

Diagrama de Gantt

Ayuda a visualizar a travs de barras horizontales y escalas de tiempos la

duracin de las tareas.

Diagrama de Red

Permite comprender la relacin entre tareas.

2. Familiarizacin con la interfaz de Microsoft Project

Si ha utilizado programas de la suite de Office como Microsoft Word o Microsoft
Excel, ser fcil comprender el manejo de las herramientas de Microsoft Project
2013.
Interpretacin del men y de la barra de herramientas
Barra de
herramientas de
acceso rpido

Barra de
estado

Men cinta de opciones

Escala de
tiempos

Esta es la interfaz de usuario de Microsoft Project 2013, para este caso se va a

utilizar un ejemplo de aplicacin de planeacin de un proyecto de construccin.
Ingreso de tareas
Para iniciar el desarrollo de un proyecto en Microsoft Project 2013, es necesario
ingresar el listado de tareas que se deben realizar en la ejecucin del proyecto.
Para comenzar una nueva tarea ubicar en el men cinta de opciones, en la
pestaa TAREA que se encuentra en la parte superior izquierda, luego d clic
sobre el botn Tarea.

Ahora seleccionar en Modo de tarea la opcin Programada automticamente.

Esto con el fin de que el software realice la programacin de tareas

automticamente con respecto a calendarios, restricciones, entre otros.
A continuacin, introducir las siguientes actividades:

Limpieza, nivelacin y localizacin.

Excavaciones de cimientos y desages.
Viga de cimentacin.
Hierro de cimentacin.
Tubera de PVC 4 (sanitario).
8

Tubera de PVC 4 (lluvias).

Cajas de inspeccin de 1x1.
Impermeabilizacin de cimientos.
Relleno, compactacin y cimentacin.
Pisos en concreto de 10 cm.
Muros.
Columnas de confinamiento.
Dinteles.
Formaleta de losa.
Armado de refuerzo de losa.
Puntos hidrulicos.
Puntos sanitarios.
Puntos elctricos.
Colocacin de losa.
Fraguado de losa.
Revoques.
Desencofrado de losa.
Mortero impermeabilizado en losa.
Ladrillo en losa.
Puntos hidrulicos piso 1.
Puntos sanitarios piso 1.
Instalacin ducha.
Instalacin de inodoros.
Instalacin de lavamanos.
Instalacin de lavadero.
Instalacin de tanque.
Instalacin de calentador.
Ubicacin de puntos elctricos en el piso 1.
Cableado y aparatiado del piso 1.
Estuco y pintura.
Colocacin de puertas y ventanas.
Aseo general.
Retiro de escombros.

Guardar un archivo en Microsoft Project 2013

1. En el men cinta de opciones dar clic en la pestaa ARCHIVO.

2. Clic en Guardar como, luego dar clic en Examinar.

3. Despus elegir la carpeta donde se desea guardar el archivo; en Nombre de
Archivo, digitar el nombre que se le quiere dar, en este caso se utiliz
Viviendaprogresiva2pisos. Finalmente, dar clic en Guardar (la extensin de
este archivo es .mpp).
Nota: en el nombre del proyecto se deben evitar espacios o caracteres especiales
como: comas, tildes, smbolos, entre otros.

10

La presentacin en pantalla debe ser similar a esta:

A continuacin se establecer la fecha de inicio de las tareas del proyecto para

darle comienzo, para ello dar clic en la cinta de opciones, especficamente en la
pestaa PROYECTO. Clic en Informacin del proyecto.

11

En Fecha de comienzo oprima el botn de la derecha para que as aparezca el

calendario, luego seleccione 23 de noviembre de 2015 y haga clic en Aceptar.
Observe que todas las tareas se han trasladado y que tienen como inicio el 23 de
noviembre de 2015. No olvide guardar su trabajo.

3. Configuracin del proyecto

Para configurar las opciones de un proyecto dirigirse al men cinta, dar clic en la
pestaa ARCHIVO luego en el botn Opciones.
A continuacin aparecer la ventana con las opciones del proyecto:
Al momento de crear un proyecto es importante tener en cuenta varios aspectos a
configurar como:
Opciones de moneda: para ello dirigirse a Opciones y elegir la opcin
Mostrar, en donde se puede encontrar las opciones de moneda del proyecto
como el smbolo, la cantidad de decimales, el tipo de moneda y la ubicacin.

12

 Barra de herramientas de acceso rpido: dicha barra est ubicada en la parte

superior izquierda de la interfaz, all se pueden agregar los comandos que ms
se utilicen en el proyecto.

Para personalizar la herramienta, dirigirse a Opciones, luego dar clic en la

barra de herramientas de acceso rpido, en esta parte se encuentran los dos
recuadros, en el primero estn los comandos disponibles y en el segundo los
que estn en la interfaz.

13

Comandos disponibles

Comandos disponibles en la
interfaz

Para aadir un comando nuevo, basta con dar clic en el botn Agregar.
Personalizar men cinta: para modificar el men cinta, es muy similar a la de
cambiar la barra de acceso rpido, basta con ir a Opciones, dar clic en
Personalizar cinta de opciones y all elegir el comando a personalizar y luego
dar clic en el botn Agregar.

14

Si se desea cambiar el color de la interfaz del programa, dirigirse a opciones y en

la pestaa General ir al Tema de Office y all cambiarlo.

15

4. Ajuste de tiempo y calendario del proyecto

Colombia se rige a travs del calendario gregoriano y la jornada laboral es de 48
horas semanales.
Para el proyecto Viviendaprogresiva2pisos la propuesta de horario de trabajo es la
siguiente:
Jornada
Maana
Tarde
Total

Lunes
Martes Mircoles Jueves
Viernes
7 a 12
7 a 12
7 a 12
7 a 12
7 a 12
Almuerzo Almuerzo Almuerzo Almuerzo Almuerzo
1 a 4:30 1 a 4:30
1 a 4:30
1 a 4:30 1 a 4:30
8.5 h
8.5 h
8.5 h
8.5 h
8.5 h

Sbado
7 a 12:30

5.5 h

Luego se procede a cambiar la jornada laboral de acuerdo a la legislacin.

En la cinta de opciones se hace clic en PROYECTO, clic en Cambiar tiempo de
trabajo y en la parte inferior de la nueva ventana dar clic en el botn Opciones...

16

En las opciones de calendario para este proyecto se ingresa:

Hora de comienzo predeterminada: 7:00 a.m.
Hora de fin predeterminada: 4:30 p.m.
Horas por da: 8.5 horas.
Horas por semana: 48 horas.
Das por mes: 24 das.
Clic en Aceptar para guardar los cambios.

17

En el siguiente paso se va a cambiar el calendario del proyecto, de nuevo

seleccionar de la cinta de opciones (PROYECTO-Cambiar tiempo de trabajoCrear calendario), en la ventana emergente clic en Crear calendario, en la
nueva ventana emergente Cambiar calendario laboral en Nombre escribir
Progresivo. Se selecciona el botn Crear nuevo calendario base y despus se
hace clic en Aceptar.

Para establecer el calendario como tal en el proyecto, la cinta de opciones se debe

hacer clic en PROYECTO-Informacin del proyecto y en Calendario seleccionar
Progresivo y luego Aceptar para asignarlo al proyecto.

18

Hacer clic de nuevo en la cinta de opciones PROYECTO-Cambiar tiempo de

trabajo.
Puede ver que en la opcin para Calendario aparece Progresivo.

19

Elija la pestaa Semanas laborables y tambin [Predeterminado], clic en el botn

Detalles...

Posteriormente en la ventana emergente Detalles de [predeterminado] hacer clic

en Lunes y presionar la tecla Shift, despus clic en Viernes y as va a poder
resaltar los das de lunes a viernes.
20

Activar la opcin Establecer da(s) en estos perodos laborables especficos.

Cambiar el horario de 07:00 a 12:00 y de 01:00 a 4:30. Debe llevar hasta el final
con flechas y luego dar Enter, clic en Aceptar.
De nuevo se hace clic en PROYECTO-Cambiar tiempo de trabajo y clic en la
pestaa Semanas laborables.
Al hacer clic en un da cualquiera (23) se contempla que a la derecha el horario de
trabajo es el establecido y que el nombre del calendario es Progresivo.
Nota: de la misma forma se instaura para el da sbado de 7 a 12:30 el perodo
laborable.
21

Excepciones
Para el ejemplo se tendrn tres das (3), el 2 de noviembre que es un festivo no
laborable; el 8 de diciembre, otro festivo, pero que por necesidades del proyecto
ser hbil y el 9 diciembre, da no laborable.
Se puede observar que no se encuentra configurado ningn tiempo de trabajo
como se muestra a continuacin:

22

Clic debajo de Nombre y a continuacin escribir Da no laborable, luego clic en

Comienzo y seleccionar 2 de noviembre; despus clic en Fin y escoger el mismo
da y mes que se acaban de mencionar.
De nuevo clic debajo de Da no laborable, pero ahora digitar Da laborable y dar
clic en Detalles.

23

Se activan los perodos laborables y como se tiene accionado el calendario

Progresivo, aparece la jornada laborable de 7 a 12 y de 1 a 4:30; despus hacer
clic en Comienzo y definir el 2 de noviembre, por ltimo presionar Aceptar.

24

Si visualiza el calendario, en el mes de noviembre se observa que el da 2 de ese

mismo mes es un da laborable, de igual manera se define el 10 de noviembre
como da no laborable.

25

Ver en el calendario el cambio de color de los das.

Nota: es importante establecer el calendario laboral como Progresivo y no como
Estndar, ya que de lo contrario la jornada laboral y los das festivos no se
tendrn en cuenta, determinando una equivocada duracin del proyecto.

26

Referencias

Formacinprofesional.Info. (2015). Manuales y tutoriales gratis Ms Project 2013 y

predecesores.
Consultado
el
05
de
febrero
de
2016
en
http://www.formacionprofesional.info/tutoriales-ms-project-2013/

Control del documento

Nombre

Cargo

Autor

Luis Felipe
Montoya Martnez

Experto temtico

Adaptacin

Luz Clarena Arias

Gonzlez

Guionista Lnea
de produccin
Quindo

Dependencia
Centro
Agroindustrial.
Regional Quindo
Centro
Agroindustrial.
Regional Quindo

Fecha
Diciembre
de 2015
Enero de
2016

27