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ORGANISMO EJECUTOR
Procedimientos del Responsable Tcnico
INDICE
INTRODUCCIN.
1.
2.
3.
Descripcin general.
Organizacin de la informacin previa a la suscripcin de convenios.
Suscripcin de convenios.
Participacin de la charla tcnica y de Medidas de Seguridad en Obra previo a la visita
de inicio.
2.5 Disponibilidad del primer aporte de cofinanciamiento.
2.6 Participacin en la visita de verificacin previa al inicio.
2.7 Proceso de seleccin de participantes.
2.8 Suscripcin del acta de entrega de terreno.
2.9 Inicio del cuaderno de obra.
2.10 Inicio de los trabajos. Requisitos para el Inicio del proyecto1.
Descripcin general.
Solicitud y recepcin de desembolsos.
Disponibilidad del aporte de cofinanciamiento.
Adquisicin de materiales, herramientas y servicios.
Elaboracin y presentacin de valorizaciones.
Presentacin de informes durante la ejecucin del proyecto.
3.6.1 Informe mensual.
3.6.2 Otros informes eventuales.
Verificacin de la identidad del participante.
Solicitud de pago a participantes.
Levantamiento de observaciones notificadas.
Paralizacin y reinicio de los trabajos.
Solicitud de modificaciones al expediente tcnico.
3.11.1 Modificaciones que requieren suscripcin de adendas.
3.11.2 Modificaciones que no requieren suscripcin de adendas.
Reemplazo del Responsable tcnico.
Suscripcin de adendas.
Este trmino incluye obras y servicios financiados por el Programa Construyendo Per.
Descripcin general.
Suscripcin del acta de terminacin de los trabajos y el acta valorizada de materiales
sobrantes.
Elaboracin y presentacin del informe final.
Elaboracin y presentacin de planos finales del proyecto (replanteo).
Suscripcin del acta de transferencia de obra.
Elaboracin y presentacin del expediente de liquidacin del convenio.
Devolucin de saldos no utilizados del desembolso del rubro otros.
Definicin de participante.
Intervencin del Programa para verificar el perfil del participante y condiciones de
trabajo en los proyectos.
Movimiento de participantes durante la ejecucin del proyecto.
Procesos de seleccin complementarios.
Registro y presentacin de los movimientos de participantes.
Plazos establecidos para la comunicacin de movimientos de participantes.
Del retiro de participantes.
Del Registro de las Hojas de Tareo de Participantes
Pago a participantes.
ANEXO I.
ANEXO II.
Glosario de Trminos.
Formatos utilizados por el Organismo Ejecutor.
INTRODUCCIN
1.
2.
ALCANCE
Esta Gua es de observancia obligatoria de los Responsables Tcnicos, Organismos
Ejecutores y todas las Oficinas Zonales del Programa Construyendo Per y est dirigido
principalmente tanto a los Organismos Ejecutores como a los Coordinadores Tcnicos
Externos y a las personas contratadas para la Oficina Zonal que participan durante la
ejecucin de los convenios desde la priorizacin de proyectos por parte del Comit
Interinstitucional (CI).
3.
SECCION I
Representante legal.
Responsable tcnico.
Coordinador Tcnico Externo.
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5
1.3.6
1.3.7
1.3.8
1.3.9
1.3.10 Iniciar el cuaderno de obra, el mismo que deber visarlo en todas sus pginas.
1.3.11 Anotar en el cuaderno de obra, las principales ocurrencias, consultas y avances
de la obra y reportar mensualmente el acumulado de dichas anotaciones en el
respectivo informe. Asimismo, deber anotar la ocurrencia de atrasos
injustificados y para los casos en que se requiera deber elaborar y presentar el
SECCION II
ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DEL PROYECTO
2.1 DESCRIPCIN GENERAL
Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde la priorizacin del
proyecto seleccionado por el Comit Interinstitucional hasta el inicio de los trabajos y
corresponden principalmente a las siguientes:
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rea de supervisin de la Oficina Zonal. Dicha charla tratar sobre las responsabilidades
que deber cumplir como Responsable Tcnico desde el inicio del proyecto hasta la
liquidacin del mismo y los alcances de las medidas de seguridad que corresponden
aplicar conforme a lo previsto en el Manual de Medidas de Seguridad en Obra. La
asistencia a esta charla es de carcter obligatorio.
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Dicho acto servir tambin para confirmar la fecha en que se dar inicio a los trabajos,
la misma que deber corresponder a la fecha ms prxima segn el cronograma
establecido por el Programa.
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En caso que el Organismo Ejecutor sea una entidad pblica el Programa podr entregar
las pginas originales del cuaderno de obra a esta entidad, debiendo en este caso
quedarse con una copia fedateada.
En dichos cuadernos el Responsable Tcnico y el Coordinador Tcnico Externo, cada uno
dentro de sus respectivas atribuciones, anotarn las principales incidencias, tales como
el avance o retraso de los trabajos, las consultas, las respuestas, las autorizaciones y, en
general, todo lo relacionado con las personas que prestan servicios, equipo y materiales,
plazo, modificaciones de la obra, etc.
Respecto a estas anotaciones se deber poner especial atencin a la MONC sealndose
principalmente aspectos referidos al nmero diario de participantes que intervienen en
la ejecucin de los trabajos y a la cantidad de materiales ingresados y que fueron
adquiridos tanto con aporte del programa como del cofinanciamiento.
El primer asiento corresponde a la trascripcin del Acta de Entrega de Terreno, de ser el
caso. El Responsable Tcnico abrir el cuaderno de obra y emplear los tomos que sean
necesarios hasta la terminacin de la obra.
El Responsable Tcnico est encargado del uso, custodia y llenado del cuaderno de obra
correspondiente, su presentacin al Coordinador Tcnico Externo o representantes del
Programa ser obligatoria en cada una de las visitas. Su permanencia en el lugar de los
trabajos ser responsabilidad del Organismo Ejecutor.
Slo el Coordinador Tcnico Externo y el Responsable Tcnico estn autorizados para
realizar anotaciones en el cuaderno de obra.
En cada una de sus visitas, el Coordinador Tcnico Externo exigir la presentacin del
cuaderno de obra, har las anotaciones que crea conveniente y recabar una copia a
efectos de presentarla en el informe mensual correspondiente.
El cierre del cuaderno de obra lo har el Responsable Tcnico mediante anotacin
expresa al trmino de los trabajos, debiendo el Coordinador Tcnico Externo, en caso
estuviera de acuerdo, otorgar su conformidad mediante la anotacin respectiva.
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SECCION III
ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIN DEL PROYECTO
3.1 DESCRIPCIN GENERAL
Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde el inicio de ejecucin de
la obra y/o servicio hasta la terminacin de la misma identificndose dentro de ella dos
tipos de actividades:
a. Actividades de carcter ordinario:
Solicitud y recepcin de desembolsos.
Disponibilidad del aporte de cofinanciamiento
Adquisicin de materiales, herramientas y servicios.
Elaboracin y presentacin de valorizaciones.
Presentacin de informes durante la ejecucin de obra y/o servicio.
Verificacin de la identidad de participantes.
Solicitud de pago a participantes.
b. Actividades de carcter no ordinario:
Levantamiento de observaciones notificadas.
Paralizacin y reinicio de los trabajos.
Solicitud de modificaciones al expediente tcnico.
Reemplazo del Responsable Tcnico.
Suscripcin de adendas.
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1. Todos los comprobantes de pago (facturas, boletas de venta, tickets y/o recibos de
honorarios), debern consignar el nombre del Organismo Ejecutor, numero de RUC si
se trata de un organismo con personera jurdica, y debern contener el detalle de
la adquisicin o servicio recibido.
2. Verificar el nmero de RUC del proveedor en la pgina de la SUNAT, a fin de
constatar la habilitacin por parte de dicho organismo como contribuyente formal.
3. Los comprobantes de pago no debern presentar enmendaduras y debern
encontrarse limpios y claros, adems debern consignar slo los insumos adquiridos
con cargo a los aportes del Programa, es decir no sern permitidos aquellos
documentos que consignen insumos adquiridos con fondos del Programa y
cofinanciamiento, debiendo realizarse ello por separado.
4. Los recibos de honorarios profesionales, debern contener los datos exactos del
Organismo Ejecutor y dentro del concepto el detalle del servicio prestado. Asimismo
dentro de los recuadros de importes stos debern consignar los datos de la
cantidad recibida una vez deducido las retenciones si se diera el caso.
5. Verificar que las retenciones de impuesto a la renta de 4ta. Categora las efectu el
Organismo Ejecutor con personera jurdica que posea nmero de RUC. Estas
retenciones debern ser declaradas y pagadas en la oportunidad del pago al
profesional.
6. En caso un Organismo Ejecutor no cuente con nmero de RUC, se utilizar el
formulario 116 como pago a cuenta de impuestos a nombre del profesional que
emiti su recibo de honorarios profesionales.
7. No se aceptarn declaraciones juradas, ni recibos internos de caja por movilidad.
Los materiales que se adquieran incluirn el costo de traslado, es decir, el precio
ser el de material puesto en obra. Excepcionalmente, para aquellos materiales que
por sus condiciones particulares de adquisicin y distribucin tenga que requerirse el
pago de flete, ste se realizar mediante boletas de venta o recibos por honorarios
profesionales, de la manera sealada en los numerales anteriores.
Los gastos de flete slo procedern si este rubro se encuentra considerado en el
expediente tcnico. Las cargas financieras que generen las diferentes cuentas
bancarias sern asumidas por el Organismo Ejecutor.
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X 100
El Organismo Ejecutor est obligado a cumplir con los plazos parciales establecidos en el
cronograma respectivo.
En caso que el retraso sea mayor al diez por ciento (10%) respecto al avance fsico
programado, el Responsable Tcnico elaborar y presentar dentro de los tres (03) das
hbiles siguientes un nuevo calendario que contemple la aceleracin de los trabajos, de
modo que se garantice el cumplimiento de la obra dentro del plazo previsto.
Dicho retraso se calcular de la siguiente manera:
% de retraso = % Avance fsico ejecutado acum. - % Avance fsico programado acum.
Si dentro del plazo establecido no se cumple con la entrega del calendario acelerado de
avance, el Coordinador Tcnico Externo elaborar dicho calendario quedando el
Organismo Ejecutor sujeto al mismo.
Si, posteriormente a la entrega del nuevo calendario, la valorizacin siguiente que
corresponda, arroje un atraso mayor al diez (10%) del avance fsico respecto al avance
programado en el calendario acelerado, el Coordinador Tcnico Externo anotar el
hecho en el cuaderno de obra e informar a la Oficina Zonal, considerndose como
causal de resolucin del convenio.
Informes mensuales.
Dentro de los dos (02) das calendario posteriores al vencimiento de cada mes y durante
la ejecucin de la obra y/o servicio, el Responsable Tcnico elaborar el informe
mensual del Responsable Tcnico (formato OE-03), el mismo que ser presentado por el
Organismo Ejecutor ante el Coordinador tcnico Externo.
Dicho informe estar referido entre otros aspectos a:
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La elaboracin del informe mensual servir para que el Coordinador Tcnico Externo
realice las siguientes verificaciones:
a. Que el avance fsico se encuentre conforme a lo programado.
b. El cumplimiento en la rendicin de desembolso de acuerdo a lo sealado en los
numerales 3.2 y 3.4 de la presente seccin.
c. Comparacin de avance
MONC, obtenidos de la
variaciones mayores al
Organismo Ejecutor de
justificadas.
x 100
El gasto total ejecutado del aporte del Programa estar dado por lo reportado en el
formato OE-07 (la rendicin se detallar por insumos). Respecto a este formato tambin
deber considerarse lo correspondiente a la MONC en base al monto total de todas las
hojas de pago tramitadas hasta el ltimo da del mes.
En caso el Organismo Ejecutor no cumpliera con presentar el informe mensual emitido
por el Responsable Tcnico dentro del plazo establecido o ste se encontrara observado,
se har merecedor a una notificacin suscrita por el Responsable de Proyectos o Jefe de
la Oficina Zonal, establecindose en ella el plazo para la presentacin o subsanacin de
las observaciones. Si pese al plazo otorgado el organismo no cumpliera con presentar lo
requerido, el hecho ser tomado como causal de resolucin del convenio.
3.6.2
19
20
En estos casos el Organismo Ejecutor comunicar al Programa por medio escrito dentro
de un plazo no mayor a tres (03) das hbiles de producido el hecho, la situacin que
impide la ejecucin de la obra y/o servicio a fin de que este proceda a la evaluacin
respectiva.
Tanto las solicitudes de paralizacin como la fecha en que se reinicia sern anotadas en
el cuaderno de obra.
La Oficina Zonal previo informe del Coordinador Tcnico Externo evaluar
oportunamente el reinicio de los trabajos considerando para ello que las causas que
motivaron la paralizacin han sido superadas.
En caso la evaluacin sea favorable, la Oficina Zonal comunicar por escrito el resultado
favorable de la evaluacin, disponiendo en consecuencia el reinicio de los trabajos, en
dicha comunicacin se precisar adems la fecha en que debe efectivizarse el reinicio.
El mismo da de reiniciado los trabajos, el Responsable Tcnico elaborar y presentar
por intermedio del Organismo Ejecutor al Coordinador Tcnico Externo la siguiente
documentacin actualizada a la fecha de reinicio:
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Modificaciones presupuestales.
22
23
Son las mayores o menores unidades de metas fsicas ejecutadas, que debido a
hechos detectados durante la ejecucin del convenio merecern la suscripcin de
adendas. Estas modificaciones no estarn referidas a las sealadas en el numeral
3.11.2.a.
iv. Otros cambios.
Son aquellos cambios referidos a modificaciones que no desnaturalicen el
expediente tcnico aprobado, por ejemplo: precisiones al convenio, etc.
3.11.2 Modificaciones que no requieren suscripcin de adendas.
Estn comprendidas dentro de este grupo:
a.
b.
Las modificaciones al proyecto y al expediente tcnico que se realicen sin contar con la
autorizacin del Programa sern de exclusiva responsabilidad del Organismo Ejecutor.
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25
SECCION IV
ACTIVIDADES POSTERIORES A LA TERMINACIN
DE LOS TRABAJOS
4.1 DESCRIPCIN GENERAL
Estas actividades comprenden desde la terminacin de los trabajos hasta la
presentacin de la liquidacin tcnica financiera del convenio (obra y/o servicio). Se
encuentran comprendidas bsicamente las siguientes actividades:
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CONVENIO
El Responsable Tcnico elaborar y mediante carta del Organismo Ejecutor, presentar
al Coordinador Tcnico Externo la respectiva liquidacin tcnico-financiera de la obra
y/o servicio. La fecha mxima para que el Organismo Ejecutor presente la liquidacin
quedar definida por la que corresponda al ltimo de los siguientes eventos:
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b. Liquidacin tcnica.
OTROS
En el caso que se haya identificado un saldo no utilizado del desembolso entregado por
el Programa (OTROS), el Organismo Ejecutor deber efectuar la devolucin en efectivo
o mediante un cheque certificado de gerencia a nombre del Banco de la Nacin/Tesoro
Pblico.
La devolucin, en cheque o en efectivo ser depositado en la caja de la Oficina Zonal,
adems del monto a devolver deber contar con el comprobante de pago con el que el
Programa le hizo entrega del desembolso.
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SECCION V
TRATAMIENTO DEL RECURSO PARTICIPANTE
5.1 DEFINICIN DE PARTICIPANTE
Participante es el poblador desempleado prioritariamente con carga familiar que se
incorpora a una estrategia de apoyo a su insercin laboral y desarrollo de capacidades.
Puede participar desde el inicio de los proyectos hasta su culminacin. Su rol no se
limita al aporte de mano de obra no calificada, por lo cual percibe un incentivo
econmico, sino que adems, desarrolla sus competencias y fortalece su empleabilidad
mediante las acciones de capacitacin que el Programa ofrece.
La capacitacin posibilita su insercin laboral y/o mejora su capacidad de
emprendimiento para la generacin de ingresos propios.
Adicionalmente, se beneficia del efecto generado por la infraestructura y servicios
resultantes de la ejecucin del proyecto.
El organismo ejecutor es el responsable de verificar el cumplimiento de lo sealado en
los prrafos anteriores.
Para efectos de la ejecucin de los proyectos materia de los convenios de
financiamiento, la participacin se refiere al aporte de la mano de obra no calificada
conforme lo sealado en el expediente tcnico aprobado.
Perfil del Participante
Los Participantes son aquellas personas desempleadas que intervienen en la ejecucin
del proyecto proporcionando mano de obra no calificada. Dichas personas han sido
elegidas, de la poblacin objetivo, a travs de un proceso de seleccin conducido por el
Organismo Ejecutor y supervisado por el PROGRAMA.
La seleccin de participantes se efecta de la poblacin objetivo, priorizndose hasta
un 70% a los padres o madres de familia mayores de edad, que acrediten al menos un
hijo menor de 18 aos de edad. Es importante precisar que dicho criterio se enmarca
dentro de los alcances del Plan Nacional de Prevencin y Erradicacin del Trabajo
Infantil, aprobado por Decreto Supremo N 008-2005-TR.
Tambin considera como participante hasta un 25% de jvenes (varn o mujer) entre
18 a 29 aos de edad que asumen la responsabilidad de atender a mayores o menores
de edad (carga familiar) o presenten necesidades bsicas insatisfechas.
Se considera la inclusin de personas mayores de 18 aos con discapacidad, hasta un
mximo del 5% del total de participantes por proyecto.
Asimismo, se considera a personas desempleadas comprendidas dentro de los convenios
suscritos con el INPE, Ministerio de Justicia, Ministerio Pblico u otros.
De no cubrirse el nmero de participantes requeridos para la ejecucin del proyecto, se
incorpora de manera excepcional a aquellas personas mayores de 30 aos sin carga
familiar, que sin cumplir con las prioridades sealadas anteriormente se encuentran
desempleadas.
5.3 MOVIMIENTO
PROYECTO
DE
PARTICIPANTES
DURANTE
LA
EJECUCIN
DEL
31
5.5
El registro del movimiento de participantes en obra y/o servicio ser efectuado por
el Responsable Tcnico empleando el formato OE-06 Informe de movimientos de
participantes durante la ejecucin de la obra y/o servicio. El plazo para la
presentacin de este formato es de mximo 02 das hbiles a partir de producido
el movimiento.
32
El Programa velar por que el Organismo Ejecutor realice los retiros de participantes
de acuerdo a lo sealado en la presente Gua.
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Los ltimos das de tareo del mes se registrar el mismo da del cierre de planillas, para
lo cual debern revisar el cronograma de pago a participantes remitido por
administracin (adjunto).
En casos que se requiera realizar una modificacin, contando para ello con el debido
sustento, slo los profesionales del rea de proyectos asignados al proyecto podrn
habilitar el registro de un da ya tareado, asumiendo la responsabilidad que ello
conlleve.
34
SECCION VI
RESOLUCIN DEL CONVENIO
El convenio podr resolverse por cualquiera de las siguientes circunstancias:
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36
ANEXO I
GLOSARIO DE TERMINOS
1.
Acta de Entrega de Terreno. Es el acta que se levanta antes del inicio de la obra y/o
servicio y mediante la cual se hace entrega del terreno donde se ejecutarn los
trabajos, definindose los hitos que delimitan la zona de trabajo. Suscriben dicha acta
representantes del Programa y del Organismo Ejecutor.
2.
Acta de terminacin de los trabajos. Es el acta que se levanta luego de culminados los
trabajos con la conformidad respectiva del Programa. Es suscrita en seal de
conformidad por representantes del Programa y del Organismo Ejecutor, lo que
presupone la revisin previa de toda la obra y/o servicio.
3.
4.
5.
6.
Agentes del convenio. Se denominan agentes del convenio a las personas designadas
que participan de manera directa en la ejecucin del proyecto. Estos agentes en virtud
de sus cargos asumen responsabilidad directa sobre la ejecucin del convenio. Son
agentes del convenio: el Representante Legal, Responsable Tcnico y Coordinador
Tcnico Externo.
7.
Ampliacin de metas. Son las mayores metas ejecutadas. Esta ampliacin est referida
a las metas ejecutadas y corresponde a las mayores unidades de medida ejecutadas,
por ejemplo: 10 Ml. de vereda, 20 M2. de reas verdes, 01 Mdulo de S.H., etc.
8.
9.
10.
11.
Caso fortuito o fuerza mayor. Por caso fortuito o fuerza mayor se entender una
situacin extraordinaria, irresistible e imprevisible fuera del control del Organismo
Ejecutor, que no le sea atribuible. Tales situaciones pueden incluir incendios,
terremotos, epidemias y restricciones por cuarentena, entre otros de naturaleza
anloga.
12.
14.
15.
16.
17.
Cuaderno de Obra (trmino empleado tanto para obras como para servicios).
Documento enumerado en todas sus pginas y que se abre antes del inicio de la obra
y/o servicio y en donde el Coordinador Tcnico Externo y el Responsable Tcnico, cada
uno dentro de sus atribuciones anotarn las ocurrencias, indicaciones y consultas
respecto a la obra.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
Hoja de pago. Constituida por el formato OE-05, donde se consigna a todos los
participantes que laboraron durante un mes, el nmero de das laborados por cada
participante, el monto que corresponde pagar a cada participante y el monto total de
la hoja de pago. La cancelacin en la fecha establecida por el Programa.
24.
Jefe de cuadrilla. El jefe de cuadrilla es aqul que cuenta con la calificacin necesaria
para ejecutar actividades que exigen mucha habilidad, de manera que el producto
obtenido cumpla con los requisitos tcnicos exigidos. Deber contar con experiencia en
el manejo de personal de obra y/o servicio, as como en la ejecucin de proyectos
financiados por el Programa o similares.
25.
38
26.
27.
28.
Mano de Obra Calificada (MOC). Es aquella persona que participa de manera directa y
con alguna habilidad en la ejecucin de los proyectos que financia el Programa. Dicha
habilidad estar referida a la requerida para la realizacin de los trabajos en las
especificaciones tcnicas del expediente tcnico aprobado y de acuerdo a los
rendimientos establecidos en los costos unitarios que lo integran. Esta podr ser de dos
tipos: Asistente de cuadrilla y Jefe de cuadrilla.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
39
38.
Planos finales de obra. Son los planos de obra que se elaboran luego de concluida la
ejecucin de los trabajos, en ellos sern sealadas todas las modificaciones existentes
durante la ejecucin de la obra.
39.
40.
41.
Plazo de ejecucin real. Es el plazo de ejecucin en das hbiles definido por el plazo
que corre desde la fecha de inicio del proyecto hasta la fecha trmino aprobada por el
Coordinador Tcnico Externo debidamente asentada en el cuaderno de obra.
42.
43.
44.
Resolucin de convenio. Es el acto por el cual se deja sin efecto el convenio debido a
causas sobrevinientes del mismo.
45.
46.
40
ANEXO II
Formatos (OE) utilizados por el Organismo
Ejecutor
41