Professional Documents
Culture Documents
QUN L D N
(Dng cho sinh vin h o to i hc t xa)
Lu hnh ni b
H NI - 2007
QUN L D N
Bin son :
NI DUNG
1. CC KHI NIM C BN: D N, D N CNTT, QUN L D N
a) D n l g?
Theo quan im chung d n l mt lnh vc hot ng c th, mt nhim v cn phi
thc hin theo mt phng php ring, trong khun kh ngun lc ring, k hoch tin c th
nhm to ra mt sn phm mi. T cho thy, d n c tnh c th, mc tiu r rng xc nh
to ra mt sn phm mi.
Theo PMBOK Guide 2000, p. 4, d n l mt n lc tm thi c cam kt to ra
mt sn phm hoc dch v duy nht.
Theo cch nh ngha ny, hot ng d n tp trung vo 2 c tnh:
-
qun l, thc hin trn c s m bo thng nht cc ch tiu v thi gian, ngun lc (chi
ph) v cht lng.
-
Mi trng t chc, thc hin: Quan h gia cc d n trong mt t chc l quan h chia
s cng mt ngun lc khan him nh i ng lp yu cu h thng, kin trc s, lp
trnh, kim nh cht lng, o to - chuyn giao ng thi, d n cnh tranh ln
nhau v c tin vn, thit b. c bit, trong mt s trng hp thnh vin ban qun l d
n c 2 th trng nn khng bit phi thc hin mnh lnh ca ca cp trn trc tip
no khi m hai mnh lnh c tnh mu thun. T , c th thy rng, mi trng qun l
d n c nhiu mi quan h phc tp nhng ht sc nng ng.
c) D n CNTT.
-
CNTT = Phn cng + Phn mm, s tch hp phn cng, Phn mm v con ngi
d) Qun l D n l g?
Phng php qun l d n ln u c p dng trong lnh vc qun s ca M vo
nhng nm 50 ca th k trc. Cc lc lng c bn thc y s pht trin phng php qun l
d n l:
Nhu cu thc t cho thy khch hng ngy cng kht khe, kh tnh vi cc hng ho,
dch v, dn ti s gia tng phc tp trong quy trnh t chc, qun l sn xut v cht
lng sn phm, dch v.
Kin thc ca con ngi khng ngng pht trin v t nhin, x hi, kinh t, k thut
To iu kin thun li cho vic lin h thng xuyn, gn b gia cc nhm qun l d
n vi khch hng v cc nh cung cp u vo cho d n
Tng cng s hp tc gia cc thnh vin v ch r trch nhim ca cc thnh vin tham
gia d n
To iu kin sm pht hin nhng kh khn, vng mc pht sinh v iu chnh kp thi
trc nhng thay i hoc iu kin khng d on c. To iu kin cho vic m
phn gia cc bn lin quan trong vic gii quyt bt ng cc b.
Xc sut hon thnh d n thnh cng thp nht v do mc ri ro l cao nht khi d
n bt u thc hin. Xc sut thnh cng s tng ln khi d n bc qua cc giai on
sau.
Giai on pht trin: L giai on chi tit xem d n cn c thc hin nh th no, ni
dung ch yu ca giai on ny tp trung vo cng tc thit k v lp k hoch. y l giai
on cha ng nhng cng vic phc tp nht ca d n. Ni dung ch yu bao gm:
o Thnh lp nhm d n, xc nh cu trc t chc.
o Lp k hoch tng th
o Phn tch, lp bng chi tit cng vic WBS
o Lp k hoch tin thi gian
o Lp k hoch ngn sch
o Lp k hoch ngun lc cn thit
o Lp k hoch chi ph
o Xin ph chun thc hin tip
Giai on thc hin: L giai on qun l t chc trin khai cc ngun lc bao gm cc
cng vic cn thit nh xy dng phng c, h thng, la chn cng c, mua sm trang
thit b, lp t y l giai on chim nhiu thi gian v n lc nht. Nhng vn
cn xem xt trong giai on ny l nhng yu cu k thut c th nhm so snh, nh gi
la chn cng c thit b, k thut lp rp, mua thit b chnh, pht trin h thng. Kt
thc giai on ny, cc h thng c xy dng v kim nh, h thng c th chuyn
sang giai on vn hnh, a vo khai thc th nghim.
Giai on kt thc: Trong giai on kt thc ca chu k d n, cn thc hin nhng cng
vic cn li nh hon thnh sn phm, bn giao h thng, cng trnh v nhng ti liu lin
quan; nh gi d n, gii phng cc ngun lc. Di y l mt s cc vic c th:
o Hon chnh v lp k hoch lu tr h s lin quan n d n
o Kim tra li s sch k ton, tin hnh bn giao v bo co
o Thanh quyt ton
o i vi pht trin, xy dng h thng cn chun b v bn giao s tay hng dn
lp t, qun tr v s dng
o Bn giao d n, ly ch k ca khch hng v vic hon thnh
o B tr lao ng, gii quyt cng n vic lm cho nhng ngi tng tham gia d n
o Gii phng v b tr li thit b
Lp k
hoch
Khi to
Kim sot
Thc hin
Kt thc
Cc hot ng trong
tng giai on
Tin hnh
Ti liu v cc mc im
L tng v DA
PHN
TCH
Xem xt,
H thng s Giao din ngi dng.
lm g
Cc iu khon hp
ng.
Thit k ban u.
THIT
K
Cc phn ca Quyt
nh
H thng, H dng/Mua.
thng s lm
vic nh th
THC
HIN
xy Bo co
Thit k Xem xt k
lng.
Tnh hnh.
no.
c tnh c xem xt
li. (Thng qua v Cht
lng)
Lp rp cc Lp trnh.
thnh phn
Xy dng/Mua.
KIM
TH
H
THNG
KIM
TH
CHP
NHN
VN
HNH
H thng lm vic
Kim th H thng.
Bo co (Thng qua v
Cht lng)
Kim th Chp
(Ndng thng
nhn
qua)
Bo co (NDng thng
qua)
H thng mi c c
dng?( Ndng)
Bo co o to
K hoch H tr. (Ndng
thng qua)
Xem xt. Bo co hon
thnh DA.
C li ch nghip v trong kt qu d n
ng gp cc ngun lc cho d n
Nh ti tr:
o Chu trch nhim cui cng i vi s thnh cng ca d n. Nh ti tr c trch
nhim k kt hon tt cc ti liu lp k hoch v cc yu cu thay i.
o ng thi cho php nhm qun l d n s dng cc ngun lc, bo v v c vn
cho nhm qun l d n.
o Trong qu trnh thc hin d n, nh ti tr c thm cc trch nhim xem xt li
cc tin trnh v cht lng, ct bng khai trng, khnh thnh, k v cng b tn
ch d n.
Nh cung cp: mt d n thng bao gm nhiu hng mc khc nhau, trong c nhng
hng mc khi xem xt yu t kh thi, nh ti tr quyt nh mua. Nh cung cp c trch
nhim cung cp cc thit b, sn phm hay dch v cn thit phc v cho hot ng ca d
n thng qua hnh thc hp ng, m bo d n t c mc tiu ra.
10
b) Qun l vi m i vi cc hot ng d n
Qun l d n tm vi m l qun l cc hot ng c th ca d n. N bao gm nhiu
khu cng vic nh lp k hoch, iu phi, kim sot, cc hot ng ca d n. Qun l d n
bao gm hng lot cc vn nh qun l thi gian, chi ph, ngun nhn lc, cht lng, ri ro,
qun ly hot ng mua bn, Qu trnh qun l c thc hin trong sut cc giai on t chun
b u t n giai on vn hnh cc kt qu ca d n.
Theo i tng qun l, qun l d n bao gm 9 lnh vc chnh cn c xem xt,
nghin cu l:
-
Qun l phm vi: L vic xc nh phm vi, gim st vic thc hin mc ch, mc tiu
ca d n, xc nh cng vic no thuc v d n v cn phi thc hin, cng vic no
nm ngoi phm vi ca d n.
Qun l thi gian: L vic lp k hoch, phn phi v gim st tin thi gian nhm
m bo thi hn hon thnh d n. N ch r mi cng vic phi ko di bao lu, khi no
th bt u, khi no th kt thc v ton b d n ko di bao lu, phi hon thnh khi no.
Qun l chi ph: L qu trnh d ton kinh ph, gim st thc hin chi ph theo tin cho
tng cng vic v ton b d n. C th l t chc, phn tch s liu, bo co nhng thng
tin v chi ph.
Qun l cht lng: L qu trnh trin khai gim st nhng tiu chun cht lng cho vic
thc hin d n, m bo cht lng kt qu ca d n phi p ng mong mun ca nh
ti tr (ch u t).
Qun l nhn lc: L qu trnh hng dn, phi hp nhng n lc ca mi thnh vin
tham gia d n vo vic hon thnh mc tiu ca d n. N cho thy vic s dng lc
lng lao ng ca d n hiu qu n u?
Qun l thng tin (truyn thng): L qu trnh bo m cc dng thng tin thng sut,
nhanh chng v chnh xc gia cc thnh vin d n v vi cc cp qun l, gia cc t
nhm qun l d n. Thng qua qun l thng tin c th tr li cc cu hi: ai cn thng
tin v d n? mc chi tit? cc nh qun l d n cn bo co cho h bng cch no?
11
Qun l ri ro: L vic nhn din cc nhn t ri ro trong d n, s dng cc phng php
nh tnh, nh lng xc inh tnh cht, mc ri ro v c k hoch i ph cng
nh qun l tng loi ri ro.
Lp k hoch tng
th:
- Lp k hoch
- Thc hin k hoch
- Qun l nhng thay i
Qun l hot ng
cung ng, mua bn:
- K hoch cung ng
- La chn nh cung cp,
t chc u thu
- Qun l hp ng, tin
cung ng
Qun l ri ro:
- Xc nh ri ro
- nh gi mc ri ro
- Xy dng k hoch qun
l, phng nga
Lnh vc ng dng ca d n
12
K nng giao tip v thng tin trong qun l d n: Nh qun l d n c trch nhim
phi hp, thng nht cc hot ng gia cc b phn chc nng v nhng c quan lin
quan thc hin cc cng vic ca d n nn bt buc phi thnh tho k nng giao tip.
Nh qun l d n phi c kin thc, hiu bit cc cng vic ca cc phng chc nng, c
kin thc rng v mt s lnh vc k thut. Nh qun l d n cng cn gii k nng
thng tin, truyn thng, k nng chia s thng tin gia cc thnh vin d n v nhng
ngi lin quan trong qu trnh trin khai d n.
K nng thng lng v gii quyt kh khn vng mc: Nh qun l d n trong qu
trnh thc hin trng trch ca mnh c quan h vi rt nhiu nhm. ng thi, cng vi
s pht trin t chc ca d n, trch nhim ca nh qun l d n ngy cng tng nhng
quyn lc ca h c cp khng tng xng. Do thiu quyn lc, bt buc cc nh qun
l phi c k nng thng lng gii vi cc nh qun l cp trn v nhng ngi ng
u cc b phn chc nng chuyn mn nhm tranh th ti a s quan tm, ng h ca
cp trn, ngi ng u trong vic ginh ngun lc cn thit cho hot ng ca d n.
K nng tip th v quan h khch hng: Mt trong nhng nhim v quan trng nht ca
nh qun l d n l tr gip cc n v, doanh nghip trong hot ng Marketing. Lm
tt cng tc tip th s gip n v gi c khch hng hin ti, tng thm khch hng
tin nng.
K nng ra quyt nh: La chn phng n v cch thc thc hin cc cng vic d n l
nhng quyt nh rt quan trng, c bit trong nhng iu kin thiu thng tin v c
nhiu thay i, bin ng. ra c quyt nh ng v kp thi cn nhiu k nng tng
hp ca nh qun l nh: k nng t chc bao gm lp k hoch, xc nh mc tiu, phn
tch; k nng xy dng nhm nh thu hiu, thc y, tinh thn ng i v k nng cng
ngh lin quan n kinh nghim, kin thc v d n.
TM TT NI DUNG CHNG
Chng ny trang b cc kin thc c bn v t chc, qun l cc d n nh:
1. Cc khi nim c bn: d n, d n CNTT, qun l d n
-
D n l g
Cc thuc tnh ca d n
Mc tiu qun l d n
Tc dng ca qun l d n
2. Cc giai on ca mt d n, vng i d n
-
13
BI TP KT THC CHNG
1. Bn l gim c d n cho mt d n ln tin hnh mt vi ln. Bn va hon tt giai
on thit k giao din ngi dng ca d n v ang tin hnh cng vic trong giai on trin
khai. Ti thi im ny, ba thay i no c th xy ra m khng c ri ro tin hnh li cng vic
ton b d n? (Chn 3)
A. Phm vi
B. Ngun ti chnh
C. Thit k d liu
D. Ngy chuyn giao
2. Cc nh ti tr d n c nh hng ln nht n phm vi, cht lng, thi on v chi
ph ca d n trong sut giai on no?
A. Giai on lp k hoch
B. Giai on thc thi
C. Giai on hon thin
D. Giai on xy dng
3. Cc nhm no sau y xc nh r nht ai l cc i tng lin quan trong d n?
A. i ng thnh vin d n, nhn vin iu hnh cng ty bn, nhn vin iu hnh
ca khch hng v cc trng b phn chc nng ca cng ty bn.
B. i ng thnh vin d n, cc nh ti tr, nhn vin iu hnh ca cng ty bn v
nhn vin iu hnh ca khch hng.
C. i ng thnh vin d n, cc nh cung cp, i din t cng ty ca khch hng
l ngi s s dng phn c th chuyn giao.
D. i ng thnh vin d n, nh ti tr, nh cung cp, i din t cng ty ca
khch hng l ngi s s dng phn c th chuyn giao v cc trng b phn chc nng
ca cng ty bn.
4. Mt nhim v ca ban qun l d n l g?
A. Cung cp h tr qun l d n
B. Cung cp s tr gip vi vic hon tt cc nhim v
C. Cung cp s gim st v ch o
D. a ra phn tch li nhun chi ph cho gim c d n
5. Mt gim c d n thnh cng va l mt gim c va l mt:
A. Chuyn gia v k thut.
B. i tng lin quan d n.
C. Nh lnh o.
D. Nh ti tr.
6. Nh ti tr d n chu trch nhim v:
A. C ngun ti chnh v kt qu d n.
B. Khng phi ngun ti chnh cng khng phi kt qu d n.
14
15
Nhn nhn ton b d n t k hoch tng th n tng k hoch b phn; hiu c cch
thc lp k hoch d n.
16
nh ngha:
Lp k hoch l mt phng thc tip cn c h thng, cch nhn chnh th, ton din d
n nhm xc nh cc phng php, ti nguyn v cc cng vic cn thit t c mc tiu.
Mc tiu ca cc D n CNTT l hon thnh ng thi hn, ng ngn sch, cung cp hiu qu
hot ng mong mun v mt k thut c chp nhn ca nh ti tr/khch hng. Qu trnh lp
k hoch xc nh cn phi lm g? Lm nh th no? Ai l ngi thc hin v thc hin khi no?
Mc ch chnh ca qu trnh lp k hoch vch ra phng hng, quan trng hn trnh cc
vn rc ri, ri ro. Lng thi gian v tin bc dnh cho qu trnh lp k hoch cn phi t l
trc tip vi chi ph tim nng t cc li gp phi do thiu qu trnh lp k hoch. Mc tiu l chi
ti nguyn trong qu trnh lp k hoch nhm thc y thc hin thnh cng d n ch khng
phi l chi ph qu nhiu ti nguyn n mc khng cn cho qu trnh thc hin d n. Lp k
hoch d n l mt qu trnh lp din ra bt c khi no c nhng thay i quan trng trong d n.
V d: Khi cc nh ti tr giao cho thc hin mt d n pht trin Web, Gim c d n
Phong rt phn khi nhng anh cng bit rng c rt nhiu vic ang pha trc bi v anh
vn cn cha quen vi cc ng dng theo m hnh ch khch 3 tng. Anh tm thy mt ti
nguyn rt qu l mt SME v Web lm cho mt cng ty t vn c mi quan h rt tt vi
cng ty anh v anh dng ngi ny vo vic xy dng cc yu cu k thut. Anh b ra mt
s tin trong c tnh v chi ph c c s gip t bn ngoi. By gi l lc ln lch cho
chuyn gia t vn gip anh tch cu trc chi tit anh c th nh ngha cc gi cng vic, lp h
s mng, ln lch trnh d n v ngn sch chnh xc.
b. K hoch d n cng ngh thng tin
-
Tn ch d n ( Project Charter )
17
NI DUNG
1. TRIN KHAI K HOCH D N
-
Trong ch ny, ngi hc s dng nhng thnh phn c cp trong phn gii
thiu chung bin son mt bn k hoch d n ton din.
Lp k hoch l mt k nng m nhiu ngi ngh rng mnh c kinh nghim, tuy
nhin rt t ngi thc s c c k nng ny. ng nhm ln, lp k hoch l mt cng vic
kh khn! Xy dng mt bn k hoch d n ton din l mt trong nhng cng vic kh khn
nht m bn s lm trong sut vng i ca d n. Nu bn c th tp trung vo nhng yu t
chnh ca bn k hoch d n ton din, bn s c th hon thnh c bn k hoch v c ph
chun. Mt bn k hoch di 20 trang trong 1 tun c th c hiu qu hn mt ti liu di 100
trang trong vng 1 thng. Trong ch ny, bn s hc v nhng k thut gip tp trung vo xy
dng mt bn k hoch d n cht lng ch khng phi l s lng. Vic ny gip cho bn
thnh cng.
a) Gii thiu
Sau khi xc nh d n s t ti ci g? Th bc tip theo l xc nh cch n s hon
thnh cc mc ch v mc tiu nh th no. Cch thc hon thnh mc ch v mc tiu l
18
to ra cu trc phn tch cng vic, xy dng cc c lng thi gian, xy dng lch biu, cp
pht ti nguyn, tnh chi ph v qun l ri ro.
Cu trc chi tit cng vic (WBS): WBS l bn thit k phn cp cc sn phm, sn
phm ph, nhim v v nhim v con cn hon thnh d n. Mt WBS tt cung cp c s cho
vic xy dng cc c lng thi gian v chi ph c ngha cng nh lch biu kh thi.
c lng thi gian. Ngi qun l d n c th p dng cc c lng thi gian theo
cc nhim v v nhim v con c nhn din trong WBS. C mt s k thut c lng c th
c p dng ty theo mc tin cy m h c lng.
Lch biu. Ngi qun l d n c th phn tch t WBS v cc c lng thi gian
xy dng lch biu. Trc ht h nhn din mi quan h logic gia cc nhim v ri p dng cc
c lng thi gian cho cc nhim v . Tip , h tnh ngy thng cho tng nhim v trong
khi vn nh ti cc rng buc ln d n. Qua vic tnh ton lch biu, ngi qun l d n nhn
din cc nhim v cn cho vic hon thnh d n ng hn.
Vic xy dng Lch biu ch v Lch biu hin thi l tnh nng quan trng khc. Lch
biu ch hay vch ranh gii, l lch biu bn ng theo ui. Lch biu hin thi l s t hp
ca lch biu ch v hin trng so vi cc khon mc c cha trong . Lch biu hin thi
cng d kin khi no cc hot ng hin thi v tng lai s bt u hay kt thc, hay c hai nu
d n tip tc nh nhp hin ti ca n. Ngi qun l d n theo ui bt k ci g cn thit
so snh lch biu hin thi vi lch biu ch. Ngu nhin, phn ln cc gi u cho php bn sa
i lch biu ch bt k khi no cn thit.
Phn b ti nguyn. Cc d n u tiu th ti nguyn nh con ngi, cung cp, vt
t, trang thit b v khng gian lm vic. Ngi qun l d n phi phn b ti nguyn cho cc
nhim v hon thnh chng. Sau khi dng cc ti nguyn, ngi qun l d n c th xc nh
liu ti nguyn c hon thnh vic chuyn giao sn phm hay khng?
Tnh chi ph. Sau khi to ra cu trc phn vic, xc nh cc c lng thi gian; Xy
dng lch biu; V cp pht ti nguyn, ngi qun l d n c th tnh ton chi ph thc hin
tng nhim v v cho ton b d n. Chi ph c c lng cui cng tr thnh ngn sch.
Trong khi thc hin d n, ngi qun l theo di hiu nng chi ph so vi ngn sch.
Kim sot ri ro. Khng d n no hot ng c lp, m phi nm trong mt mi
trng c t chc. Mi chng ngi l mi e da, nh hng ti s thc hin v s thnh cng
ca d n. Ngi qun l d n hiu qu nh xc nh nhng e da v xy dng mt k
hoch hin thc gim thiu tc ng. Ngi qun l d n, khi bit ti cc e da, c th pht
trin nhng k hoch lm gim thiu s xut hin ca chng hay lm nh bt tc ng ca
chng ln d n. Sau y ta i su vo cu trc chi tit cng vic.
Cu trc phn tch chi tit cng vic hay gi tt l Cu trc phn vic. Bit mc ch
v mc tiu ca mnh, mc du l rt quan trng nhng vn cha hon thnh d n ca bn.
Bn phi bit nhng nhim v no l cn t ti cc mc tiu v mc ch. Mt c ch phn
tch cc mc ch ca bn l dng cu trc chi tit cng vic hay cn gi l cu trc phn vic
(WBS).
b) Cu trc phn vic
nh ngha v WBS v ci li ch ca n.
WBS l mt danh sch chi tit cc bc cn hon thnh mt d n. N cung cp nhiu
li ch cho ngi qun l d n. Vic xy dng WBS buc ngi qun l d n phi c gng t
19
duy hiu nhng ci s phi lm kt thc d n. Nu phn tch ng n, khoa hc, n cho
php xc nh cc bc chnh xc lm xong d n.
WBS thit lp nn tng h thng ha cc cng vic vng chc, lm c s cho cc c
lng thi gian v chi ph hin thc. Danh sch chi tit cc nhim v to iu kin cho tnh chi
ph ring cho cc hot ng v ton b d n. Bng vic lm cc c lng thi gian cho cc
nhim v chi tit, ngi qun l d n c th tch ly d liu lin kt vi tng mc ca WBS
xy dng mt bc tranh hp thnh, chnh th v d n.
Mt WBS tt cng cho php ngi qun l d n xy dng vic gii trnh gia cc thnh
vin t d n. Sau khi lit k tt c cc nhim v ngi qun l d n c th phn cng cng vic
cho tng ngi. iu ny th hin khng kh dn ch, thng thn, y trch nhim v gii trnh
gia cc thnh vin t.
Ngi qun l d n c th dng WBS xy dng lch biu hu dng. Mt danh sch c
th cc nhim v, lm c s cho cc c lng hin thc v vic xy dng cui cng v cc lch
biu. Bn cnh , n lm cho ngi qun l d n c kh nng pht trin cc lch biu, c bit
n nh lch biu tng.
Cui cng, vic xy dng mt WBS tt buc cc vn c bn sm ny sinh trong d n
thay v mun ( Khi cn kh khn hn thay i tnh hung ). Vic xy dng WBS i hi
nhng ng gp ng k t nhng ngi tham d d n ( Nh: ngi qun l d n, khch hng,
thnh vin t, ngi ti tr d n v qun l cp cao ).
Cc c trng ca WBS
c trng chnh ca WBS l c khuynh hng trn xung. Ngi qun l d n bt u
vi sn phm cui cng v chia n ra thnh nhng yu t nh hn, cc sn phm trung gian hay
sn phm con. Hnh di ch ra vic t chc ny ca WBS.
Vic chia ra l rt ging vi vic chun b dn bi cho mt bi vn. Mi ch u c
chia thnh nhng ch con, v mi ch con li c chia thm na thnh cc cu phn.
20
Cc cng vic cu thnh (component tasks) hoc cc gi cng vic phi l nhng vic duy
nht c th phn bit c vi cc cng vic khc v d xc nh bi nhng ngi s thc
hin cng vic, v d nng cp Ca hng s 7 ch khng phi l nng cp a im bn
l.
Cc cng vic cu thnh hoc cc gi cng vic phi c thi gian c xc nh r rng
hoc mt n lc c th lp lch c.
Trch nhim v thm quyn i vi cc cng vic cu thnh hoc gi cng vic c th
c giao cho mt ngi hoc mt nhm.
Cn thit phi phn tch mt cu trc chi tit cng vic mc cao thnh nhng gi cng
vic c th qun l v phn cng c v cu trc chi tit cng vic l mt ti liu u vo
quan trng i vi rt nhiu ti liu k hoch d n cn c xy dng.
Cu phn ca WBS
21
22
23
24
Hnh 2.6. V d WBS theo trch nhim chia thnh nhiu pha
-
Cch th 3 l vit sn phm ton b ti nh ri chia WBS ra theo min trch nhim, nh
tip th, k ton, vv..vv. Bn di tng min ghi trch nhim p dng cho cc sn phm
con c to ra iu ny c th a n nhiu mc. Sau khi lm iu bn pht trin
phn TBS. Cch tip cn ny c v hnh i:
25
y l nhng cch thng dng nht bung ra WBS. Tuy nhin khng c quy tc nhanh
v cng nhc. Bn mun xy dng mt WBS p ng cho nhu cu ca mnh hy xy dng mt
WBS gip cho bn lnh o, xc nh, lp k hoch, t chc, kim sot v kt thc d n.
c) Cc yu t ca k hoch d n ton din
-
Mc lc
Tng quan v d n
Nh ti tr v thnh vin i d n
Yu cu
Ti nguyn d tnh
Cc vn v mi trng
K hoch h tr v o to
Tn ch ca d n
Bo co phm vi
S mng
Lch trnh d n
Ngn sch d n
Ma trn ti nguyn
26
K hoch qun l ri ro
Tn ch ca d n
Bo co phm vi
Yu cu
S mng
Lch trnh d n
Ngn sch d n
Ma trn ti nguyn
K hoch qun l ri ro
27
Ti liu phm vi
Ngn sch d n
Lch trnh d n
Gim st v duy tr
Gim st mt cch u n
28
n. Qun l ng ti hn cho php theo di k hn tng cng vic, v nhanh chng ra nhng
phng n m bo cng vic hon thnh ng thi hn. Cc vn lin quan n cht lng,
hp ng mua sm phi theo di mt cch k cng. Quan trng hn, Gim c d n phi cng
lm vic v qun l cc thnh vin i d n nh nhng ngi bnh thng khc trong i d n.
Thng qua vic theo di, gim st trn mt quy m tng th s m bo d n t c mc tiu
ban u. Trong mt s trng hp khn cp, Gim c d n phi cn i thi gian, cht lng,
v ngun lc a ra c quyt nh kp thi trn c s nh i cc mc tiu trung gian,
nhm m bo mc tiu ca d n.
Cc d n CNTT thng rt phc tp, nhng khng phi v th m kh kim sot c.
Chnh bn cht chuyn ng v thay i lm cho cc d n CNTT thng c nhiu bin ng.
Ch ny s gii thiu cc phng php v nhn t gim st d n hiu qu hn trong sut
qu trnh thc hin.
Qun l mt d n CNTT cng nh vic sang sng bc b vy. Nu khng chm ch theo
dng chy th bn c th lt b, v c i s b cun trong lnh gi, t v phi c ngoi ln mt
nc tm ly ngun khng kh. Mt iu ti quan trng trong d n CNTT l phi lun iu
khin c nhng g ang din ra. Cho d ang p dng mt gii php hng triu la hay ch
n gin vi giy v bt ch, bn cng phi vch ra mt chin lc thng xuyn thu thp v
phn tch cc thng tin quan trng ca d n. Ch ny s gip pht trin cc chin lc gim
st v duy tr d n.
-
Ch ng gim st d n
Xc nh c cc du hiu ri ro
a) Gim st v duy tr
Cc k nng quan trng qun l qu trnh thc hin d n chnh l ch ng gim st
cc thnh phn c bn ca d n v qun l thi gian tht cht ch. Thng tin v cc thnh phn
c bn ca d n rt kh tng tng khi ngi mt ch m bn phi i, quan st, hi han v kim
tra.
Xc nh mt chui cc hnh ng hiu chnh bng cch lp ra cc ch tiu nh gi v
mt quy trnh gim st cc ch tiu . Tp trung vo nhng bin ng, t ra cc ngng cng
vi cc du hiu ri ro c th kim sot c tnh hung xu xy ra. Khi mt ngng gii hn
b vt, chng ta phi xc minh c k hoch lp sn i ph vi bin ng hay cha?
Nu c th hy thc hin ngay k hoch . Nu cha c k hoch, th hy a ra mt phng
hng hnh ng kp thi v hp l th hin. Cui cng trong chui cc hnh ng hiu chnh
l phi m bo rng bin ng c gii quyt mt cch tt p, bng cch quay tr li
quy trnh gim st.
Hnh 2-8 minh ho chui cc hnh ng hiu chnh gim st v duy tr d n mt cch
u n.
29
t ra cc ch tiu nh
gi v gim st
Xc nh cc du hiu
ri ro
Cc ngng gii hn b
vt
Lp li k
hoch d n
Bt u cc hnh ng
hiu chnh lp li
k hoch
Tin hnh
30
Lun ch ng gim st d n
Vch ra chin lc duy tr v theo di cc knh truyn thng chc chn rng phn ni
dung, cc knh v tn sut c t ra trc vn ang hot ng.
Xc lp v pht trin mt h thng thng tin nhm theo di lch trnh, chi ph, ri ro v cc
ch tiu nh gi cht lng. Hay s dng h thng thng tin qun l d n (PMIS) nu
bn c quyn truy cp. Nu khng, cn phi s dng kt hp gia bng tnh v cc phn
mm c s d liu (CSDL). Xem xt vic s dng mng ni b tr gip vic truy cp
v ph bin c s d liu.
V d:
Trong mt d n trin khai h thng k ton, gim c d n chn phng php qun l ngoi
l qun l d n ny cng vi nhiu d n nh hn ang c thc hin ng thi. B lp ra
mt h thng kim tra kp so snh gia kt qu kim tra ca h thng k ton mi vi cc con
s ca h thng hin ti v cc chc nng k ton chnh nh bng th tnh cht ng n v chnh
xc ca ti khon, tng k ton thu AR, tng k ton chi AP v v.v. ng thi, b cng xc nh
c cc du hiu ri ro ch ra nhng bin ng ca kinh ph v lch trnh. B s dng H
thng thng tin qun l d n (PMIS) thit lp cho cc du hiu ri ro s a ra cnh bo khi
vt qu cc ngng cht lng hoc phm vi. B lp ra k hoch kim sot cc bin ng c
t u tin cao nht v thc hin kim nh m bo rng cc phng php v tiu chun t ra
ang c s dng. Hn na, b t chc cc cuc hp d n hai tun mt ln nh cc c ch d
b pht hin du hiu ca cc vn v m bo rng i d n ang lm vic vi hiu qu cao
nht. i vi k hoch truyn thng, b gp g nh ti tr hng thng m bo s tr gip lin
31
Trong phn ny, chng ta s xem xt cc cch theo di, nh gi v thc hin cc hot ng
iu chnh. tr thnh mt Gim c d n IT thnh cng, yu cu quan trng l kh nng kim
sot c s tin trin ca d n v hng n ti kt qu ra. Hin nhin vic theo di s tin
trin ny da trn mt bn k hoch ti s c bit kh khn. V vy, bn k hoch ton din cng
k lng, th cng d dng kim sot c d n.
3.1. Nguyn tc qun l thay i
Qun l cc yu cu thay i rt quan trng trong vic ngn chn nhng thay i ngoi
mun hoc khng chnh ng trong phm vi d n, cn c gi l bng pht phm vi. Nu quy
trnh qun l thay i qu nng n v cng knh th mi ngi s lm hng n. Nu quy trnh thay
i qu lng lo th d n s ra ngoi s kim sot. Trong sut quy trnh khi to d n, trng tm
chnh ca bn l nn m bo rng th tc qun l thay i t ng v tr. Cc nguyn tc ny s
gip bn m bo rng th tc ca bn l thch hp.
Nguyn tc
Qun l thay i phi tun theo cc nguyn tc sau:
a. C gng ht sc gi tt c cc yu cu thay i
-
32
Nu thay i thit thc hn v khng tc ng ti chi ph hay lch trnh th s tham gia
ca nh ti tr c th khng thch hp.
Lp k hoch li bao gm vic thay i, iu khng d dng cho nhiu ngi. Mt khi d
n c , vic thay i tin trnh ca n tr thnh kh khn; bn thng i din vi s khng
c. Qun l thay i c th gip bn vt qua s khng c ny.
Mc ch ca qun l thay i l to ra thay i trong cch thc lm ti thiu ho nhng tc
ng tiu cc ln nng sut.
Mt trong nhng bc u tin trong qun l thay i l chun b cho mi ngi v s
thay i. iu ny c ngha l khng lm cho h ngc nhin hay cnh gic. Nu bn khng chun
b cho h, th bn s rt c th phi i din vi s khcng c ca h. Thay ngi v s vng mt
l hai cch mi ngi din t vic khng chp thun s thay i. Cc cch khc bao gm vic
ph hoi thay i (nh khng tun th n) v tm cch khc thay i.
C nhiu cch chun b cho mi ngi v thay i. Trc ht bn nn c gng c c
s tham d ca mi ngi b nh hng bi thay i. Chng hn, nu bn thay i cu trc phn
vic, th hy xc nh ai s b nh hng bi thay i v thu ht ly phn hi ca h. Ngoi ra,
hy yu cu c ch k ca h vo mi ti liu thch hp ghi li s chp thun ca h vo nhng
c lng, vo pht biu v cng vic, v vo nhng ti liu quan trng khc. C c s tham
gia ca h, bn s lm l ra mi s i lp tim nng.
Hn na, hy c gng trao i ci m c trn ln di trong phn cp qun l, dy chuyn
ch huy v v sau l vi khch hng. Hy ni thng vi mi bn v mi thay i. Ch cht xu hoi
nghi ny sinh v ng c v nim tin vo bn l bn s phi i din vi vic t c s h tr cho
k hoch mi ca mnh.
Bn cnh , hy chun b cho mi ngi v k hoch mi. Hy trnh lm ngc nhin
loi tr s khng c. Hy t chc cc bui hun luyn "nh" v k hoch mi, lm sng t iu
thay i v khng thay i v ti sao. Hy trao cho mi ngi ti liu mi dng. cho h bit
33
cn tip xc vi ai m hi. Hy loi b tht nhiu chng ngi cho thay i trc khi n pht huy
tc dng. Ni tm li, hy chun b trc khi thc hin thay i.
Bn phi thuyt phc v s thay i. Mi ngi s chp nhn thay i nu h nhn ra ch
li ca n v vn cng nh chi ph duy tr nguyn trng. Vic thuyt phc c hiu qu lm
cho mi ngi ngh h cn s thay i. Bn cn gii thch, theo vin cnh ca h, ti sao thay i
li l cn thit cho t d n. Bn nn trnh vic gy cho h n tng rng thay i s c ngha ci
tin chc lt v s din ra m thm. Bn nn ni rng kh khn s pht sinh v nu ra gi
vt qua chng.
L ngi qun l d n, bn cn kin nhn gii quyt cho nhng thay i, bi v vic gii
quyt tnh ng ca n i hi phi c gng ln. Khng phi mi th u i theo k hoch mi
ca bn; thc vy, cc k hoch mi ca bn thnh thong li cn xem xt li. V mt tm l bn
cn thch ng vi vic gii quyt s dn nn i km vi thay i.
Bn c th dng p lc ngang quyn thit lp s thay i. Thnh thong, nhng ngi
tham gia d n chng li s thay i l v d n. H s lm bt k ci g gy chng ngi cho thay
i. Vic dng p lc ngang quyn thng c th bin chuyn tm tr bng bnh nht. Nu
nhng ngi khc ng h cho s thay i chng hn, th hy cho h thuyt phc h bn. p lc
ngang quyn l v kh mnh thc y mi ngi ng vi mun ca bn. Nu s chng i
vn tip tc, th hy lm iu m hu ht mi ngi u lm khi i din vi bc tng gch;
hoc i vng qua n hoc p v n.
Bn cng phi nhn ra rng vic thay i yu cu ba bn tham d: t ca bn, cp qun l
ca bn v khch hng. Khng c s h tr ca h th bn s thy thc hin thay i rt kh khn.
Nu bn ang i lch biu m khng c s tn thnh ca khch hng chng hn, th bn c l s
thiu s hp tc v c th i din vi s kin tng. Nu bn khng t vn t d n ca mnh, th
bn c th thy rng mt s thnh vin no s cm thy mnh nh "con tt en" v tr nn xa
lnh v hu qu l s thc hin cng vic vi mc suy gim. Nu bn khng t vn qun l cp
trn, th h c th cm thy b coi thng v p ng bng vic gim s h tr chnh tr v ti
chnh tng lai.
Cui cng, hy nh rng vic qun l thay i tt i hi chi tr chnh tr. Mt thay i
c th t ra l tt theo ngha k thut, hp l. Nhng mt mnh iu ny c th khng thc
hin s thay i c hiu qu. Bn phi nhn ra rng thay i c hiu qu bao gm c vai tr. Bn
c ba vai tr cn gii quyt vi vic qun l thay i: mc tiu thay i, ngi ti tr thay i v
tc nhn thay i.
Mc tiu thay i, iu c th l ngi, ni chn, t chc, hay vt, l i tng ca s
thay i. Mc tiu thay i p ng cho thay i cc mc bin thin. Mc tiu thay i c th
l khch hng hay t d n. Trong mt s hon cnh, n c th l qun l cp cao.
Ngi ti tr thay i c th l mt hay nhiu ngi hay mt t chc. N cung cp "sc
lc" chnh thc hin thay i. Ngi ti tr c th tr gip bng vic cng b s h tr cho
thay i. V c bn, ngi ti tr thay i ti t qun l cp cao.
Tc nhn thay i c th l ngi, mt nhm hay mt t chc. N thc t lp k hoch,
t chc v thc hin thay i, lm vic nh cht xc tc cho thay i. Ngi qun l d n, bi v
tr duy nht ca mnh, thng l tc nhn thay i.
34
Khi to quy
trnh
Hoch nh
cc quy trnh
Thc hin cc
quy trnh
Kim sot
cc quy trnh
Kt thc cc
quy trnh
Cc bo co hiu sut: thu tp v truyn t thng tin lin quan n hin trng tin d
n, cng nh nhng d on v tin theo thi gian. Bo co hiu sut cho Gim c d
n v cc thnh vin ca i d n ci nhn tng th v tin d n lin quan n tin
hoch nh.
35
nh gi hiu sut
Phn tch xu hng kim tra kt qu d n theo thi gian xc nh xem hiu sut c
c ci thin khng hay km i. C th dng d bo hiu sut trong tng lai.
Tm li
Vic qun l d n l khng d dng g. Bn c th xy dng nhng k hoch tt nht trn
th gii v vn tht bi. Rt thng l tht bi ny sinh t vic khng qun l d n theo k hoch
gc. Ngi qun l d n hiu qu phi bit khi no cc hot ng i lc vi k hoch. Nu bn
ch rng d n ca mnh ang i lc vi k hoch, th hy tin hnh cc hot ng cn thit
thu li s kim sot. Nu bn thy k hoch ca mnh khng cn lin quan na, th hy lp k
hoch li.
TM TT NI DUNG CHNG
Trong bi ny, bn c trang b cc kin thc c bn v tnh chnh th ca mt d n, mt
ci nhn ton din v d n trn c s mt bn k hoch ton din:
1. Trin khai k hoch
-
Gim st v duy tr
Gim st mt cch u n
36
BI TP KT THC CHNG
1. Ci no c chi tit ho trong ti liu lp k hoch d n i vi gim c s n?
A. Hiu sut s c nh gi nh th no
B. Cc chng nhn k thut c t chc
C. Lch trnh ngh
D. Tn ca i ng thnh vin d n
2. iu no sau y l kt qu c hiu lc ca quy trnh qun l thay i?
A. Gim ti mc ti thiu s mt mt nng sut trong sut d n
B. Cm hon ton bt c s thay i phm vi no trong sut ton b d n
C. Khuyn khch thay i thng xuyn trong sut vng i d n
D. Cn bng gia ri ro v chi ph d n
3. Cc nh ti tr d n c nh hng ln nht n phm vi, cht lng, thi on v chi
ph ca d n trong sut giai on no?
A. Giai on lp k hoch
B. Giai on thc thi
C. Giai on hon thin
D. Giai on xy dng
4. nh gi im kim sot trong k hoch d n ch ra:
A. Bo co trng thi n k hn
B. Cc quyt nh i hay khng i
C. Cuc hp kim sot thay i
D. Ngy thng cho ngi s dng k kt hon tt theo k hoch
5. D n c thc hin tt theo kinh ph; tuy nhin p ng cc phn chuyn giao ca
khch hng th ngy thng chuyn giao ti khch hng s b mun hn 2 tun. Khng c ngun
lc ph phn cng cho d n. Gim c d n nn lm g?
A. Thay i phm vi cc c tnh ca khch hng chuyn giao sn phm vo
ngy thng chuyn giao ha.
B. Thng bo cho khch hng v vic tr hn v tm kim s ng h thch hp bng
ti liu.
C. Tun theo quy trnh thay i c phc tho trong quy nh d n.
D. Khi d n nm trong gii hn kinh ph th bn chng phi lm g c.
6. Trong tnh hung no gim c d n c yu cu phi gi mt yu cu thay i ti nh
ti tr v cc i tng lin quan d n.
A. Thi im no yu cu thay i c xt duyt.
B. Khi chi ph vt qu bin ng cho php theo kinh ph.
37
38
13. Hai pht biu no hnh thnh c s thc t xc lp v tnh ton cc mc tiu ca d
n? (Chn 2)
A. Cc mc quan trng c xc lp trong k hoch v khng nn thay i.
B. Mc quan trng c th o c da vo vic hon tt phn c th chuyn giao.
C. Cc d n nn c lp k hoch tnh n cc im quyt nh tin hnh/ khng
tin hnh da vo v bt u bng vic hon tt cc phn c th chuyn giao chnh.
D. Vic hon tt giai on phn tch h thng nhn ra nhiu yu cu hn so vi d
nh ban u khng nn gy ra bt k thay i no ti kinh ph d n.
14. Hai kt qu c th xy ra i vi k hoch d n khi kinh ph bt buc c xc lp
thp l g? (Chn 2 p n)
A. D n b hu b.
B. Lch trnh d n tng ln.
C. Lch trnh d n gim xung.
D. Tnh nng d n gim xung.
E. Cht lng d n gim xung.
15. Nhim v cn thit trong vic chun b giai on hon thin l:
A. Duyt d n.
B. nh gi ri ro.
C. Kim sot thay i.
D. Qun l cu hnh.
16. iu g sau y c tnh vo mc tiu ca giai on hon thin?
A. S ng h ca i tng lin quan d n.
B. Kim th sn phm.
C. o to ngi s dng.
D. Chp thun ngi s dng.
17. Ci no sau y l sn phm ca quy trnh khi to d n?
A. K hoch d n vi cc ngun lc c phn b.
B. Quy nh d n.
C. WBS (Cu trc chi tit cng vic).
D. Lit k nhim v.
18. Bc u tin trong giai on hon thin d n l:
A. Hon thin hp ng.
B. Chp thun ngi s dng.
C. Ti liu cui cng.
D. Nhng bi hc thu c.
19. Giai on quan trng cui cng ca d n l g?
A. Quay vng.
B. Hon thin.
C. Chp thun.
39
D. Duyt.
20. Bn l gim c mt d n ang trong giai on lp k hoch. Bn nhn c mt bo
co vit khng r rng v mc ch v cc mc tiu ca d n. Hai k thut no bn c th s
dng hiu c mc ch v cc mc tiu ca d n? (Chn 2)
A. Xy dng mt honh .
B. Xy dng mt biu Pareto.
C. Tin hnh mt bui phng vn trc tip mt i mt.
D. Tin hnh mt bui tip xc vi cc khch hng c to iu kin thun li.
E. Tm kim s ng h d n chnh thc t cc khch hng d n.
40
Lp k hoch phm vi: pht trin cc ti liu nhm cung cp nn tng cho cc quyt nh
v d n trong tng lai
NI DUNG
1. KHI THO
-
K hoch d n tch hp
Cc yu t ca quy nh phm vi
41
nh ngha
S tng t
42
hin nhin l sai nhng c th thiu m hnh tr tu vch trn n. M hnh ny xy dng trn
nhng hn ch qun l d n thng thng ca rng buc tam gic v s dng nguyn l hnh hc
n gin th hin bn cht mi quan h tho hip tht s gia phm vi d n v thi gian,
ngun lc cng nh phng trnh cht lng. M hnh nh vy c gi l Tam gic thp trong
IT bi v n khng th b b cong hay xon li do lp lun km hay m tng.
nh ngha:
Tam gic thp l tin qun l d n cng ngh thng tin pht biu rng ba rng buc
chnh trong d n bt k l thi gian, ngun lc v cht lng v thay i trong mi rng buc
ko theo s thay i trong hai rng buc cn li hoc phm vi d n to nn s khc bit. Rng
buc duy nht i vi qun l d n cng ngh thng tin l ngun lc so vi chi ph. Cc ngun
lc k nng cn cho d n cng nh c s vt cht v vn cn n phc tp hn nhiu so vi
nhng th ch c tnh ring bng chi ph. Tin bc khng th lc no cng mua c ngi
thch hp vo thi im thch hp, cng khng cung cp c s vt cht phc tp vi thng bo
nh.
m phn tho hip
Lm cn bng gia tng hiu qu, s dng ngun lc khan him, thm cc chi ph ph v
tnh nng sn phm lun lun l mt thch thc. Cha kho duy tr s cn bng l pht hin ra
bin ng sm. iu ny c th gip gim c d n phn tch nhng la chn v xc nh xem
s tho hip no s dn n ti u hiu sut tng th. Quan trng l truyn t vi khch hng v
cc nh ti tr m bo rng c hp ng u tin d n khi thc hin nhng tho hip ny.
S tng t hay cn gi l s nh i mc tiu
Ba rng buc chnh l thi gian, ngun lc v cht lng hot ng to thnh 3 cnh trong
mt tam gic. Phm vi d n chnh l Din tch tam gic . Nu phm vi hay din tch khng
thay i th khi s bin i gi tr ca mt trong ba cnh s yu cu s bin i ca mt hoc
c hai cnh cn li. Nu din tch tam gic m rng ra hay thu nh li th khi cc cnh to nn
tam gic cng phi m rng ra hay thu nh li ph hp tnh ton thc t mi.
V d:
Mt hng sn xut mun nng cp 100 my tnh bn trong b phn bn hng thnh my
tnh xch tay v qun l xc lp thi hn cui cng l 20 ngy nghip v. D n c giao cho b
phn cng ngh thng tin v giao trc tip cho Hiu, mt chuyn gia h tr mn hnh nn, Hiu
ch c th nng cp hai my tnh xch tay mi ngy bi v b phn bn hng cho bit rng my
tnh xch tay c yu cu ci t y ht nh my tnh bn ca h trong c tt c phn mm v
ci t c nhn. Cn c vo nhng iu kin hin ti, Hiu s mt 50 ngy hon tt d n.
Thm ch nu Hiu lm vic 12 gi mi ngy trong 30 ngy lin tc th anh ta cng ch hon
thnh 90 chic my tnh xch tay vo thi hn cui cng. Nh bn thy trong hnh 3.2, s tht r
rang l din tch b mt tam gic, phm vi ln hn nhiu so vi ba cnh thi gian, ngun lc v
cht lng. D n ny s tht bi, tuy nhin chng ta hy s dng tam gic thp c dung a
n n trng thi cn bng.
-
Cht lng: Mi my tnh xch tay phi ging y ht nh my tnh bn hin ti.
43
Cht lng/ Tnh nng: Ngi bn hng phi lm li nhng ci t c nhn ca h. Khng
c la chn ng hay sai. iu duy nht khng th thc hin c l lm tri tam gic
thp v chng lm g c.
Ma trn trch nhim:
44
Bng 3.1 ch ra ma trn gn trch nhim cho d n xy dng mt bng cm. Ch rng
trch nhim t theo chiu dc v vai tr t theo chiu ngang tnh t nh.
Gim c
d n
Gim c
k thut
Gim c
m bo
cht lng
Sn xut bng cm
Th nghim bng cm
Sp xp cc yu t
Tp hp
S
P= Ngi tham gia
P
A= Chu trch nhim
Gim c
thu mua
Gim c
sn xut
P
A
S= K kt hon tt yu cu
T l thi gian dng trong quy trnh lp k hoch v s lng ti liu kim sot c a ra
nn c v theo t l tng quan trc tip vi kch thc v phc tp ca d n. Trong cc d
n nh hn v t phc tp hn th nhiu ti liu d n c th st nhp ti liu phm vi (V d nh
thay th mt chic my tnh xch tay thng c xem nh mt nhim v vn hnh nhng thay
th 3000 chic trong 30 ngy c th c qun l nh mt d n).
K hoch d n tch hp
Mt s gim c d n b nhng ngi xem vic pht trin nhng k hoch d n ang tin
trin mnh l khng cn thit, cho l khng c kh nng phn tch. Mt khc cc gim c d n
cng ngh thng tin k cu ch ra s hp l trong thng k cho mt cu chm ngn m khng ai
45
lp k hoch tht bi, h ch tht bi trong vic lp k hoch. Thc t th c hai pha u ng v
c hai pha u sai. Ti liu kim sot d n cn phi ph hp vi loi d n trc mt.
nh ngha:
K hoch d n tch hp l ti liu kim sot d n dng cho cc d n vi m kt hp Quy
nh phm vi v cc yu t chnh trong mt k hoch d n ln hn. K hoch d n tch hp bao
gm cc yu t chnh sau:
-
Tn ch d n.
Lch trnh d n.
Kinh ph d n.
Ti liu ri ro.
2. LP K HOCH
-
Tho tn ch d n
46
Tnh n ngy thng bt u v ngy thng hon tt theo mc tiu trong c thi
on tng i vi ngy thng bt u theo l thuyt v / hoc ngy thng bt u /
kt thc.
Tnh nng, lch trnh hay kinh ph c th thng lng li c gi cho d n theo
ng lch trnh hay ng kinh ph nu cn thit?.
V d:
Hy kim tra li hng sn xut mun nng cp 100 my tnh bn trong b phn khch
hng thnh my tnh xch tay. D n c giao cho b phn cng ngh thng tin v giao trc tip
cho Hiu, chuyn gia h tr mn hnh nn. Hiu xc nh y l d n vi m thm/ chuyn/ thay
i v rt thch hp s dng k hoch d n tch hp. Hiu phc tho tt c cc phn c th
chuyn giao v xc lp nhanh ma trn trch nhim. t tam gic thp ng ch, anh ta lt qua
vn bi v bn ngun lc v lch trnh khng tht s c ngha. Trong khi xy dng bo co
ri ro, Hiu ch ra ri ro ca cc ngun lc khng y c kh nng thc hin cao. Tam gic
thp phi c cn bng bng cch xc lp u tin gia chi ph, lch trnh v trch nhim v xc
lp phn vi c th thc hin c. Bng cch hiu tt c cc yu t quy nh phm vi v tun theo
cc nguyn tc. Hiu c th gii quyt vn tam gic thp trc khi d n ra khi cng.
47
im khc nhau
Vi m
V m
2. Quy m d n c ngha trc tip ti s lng v loi ti liu phi c xy dng trong
quy trnh khi to. Tho lun vic s dng quy nh phm vi so vi k hoch d n.
Trong mt d n nh, quy nh phm vi c th nh k hoch d n. Trong mt d n
ln hn, quy nh phm vi c tnh n nh mt phn ca k hoch d n s c trnh by
trong ch sau.
3. Xc nh ba yu t ca tam gic thp v tm quan trng ca chng.
Ba yu t l: Lch trnh, chi ph v cht lng. Tam gic thp c dng gi cn
bng cho d n. Thay i bt k mt yu t phi c b p cho cc yu t khc.
Bi tp 3-2: Tho quy nh phm vi
Thi gian hot ng: 20 pht
Mc tiu:
Sa cha s thiu st ca quy nh phm vi mu (xem ph lc 1).
Kch bn:
Lm vic vi phm vi mu, hon thnh cc hot ng sau:
1. Vit mt phn mi cho quy inh phm vi phc tho mt vi gi nh k thut, chc nng
v nghip v c th xy ra. Hc vin nn phc tho mt hoc hai gi nh trong tng phm
vi.
2. Rng buc t chc no c th cn tr d n ny thnh cng? Vit mt on phc tho
chng.
Mt vi rng buc c th tham gia vo hot ng. V ti chnh, thiu cam kt qun l,
thiu hot ng qun l d n ph hp, thiu gim c d n mua sm.
3. Gim c d n phc tho n lc d nh nhng khng t chung vo bn ngun lc
cho chng ta bit rng n lc c phn b nh th no. Gi s d n cn mt nh
phn tch nghip v, mt k s mng, nh thit k c s d liu v ngi pht trin Web,
48
Gi ngun lc
Chi ph trn gi
50la
K s mng
75la
Nh thit k c s d liu
75la
75la
Tng chi ph
Tn ch d n nn t tn d n v b nhim gim c d n.
49
C.
3. Sau khi quy nh d n c k th quy nh d n nn c truyn t cho ai?
Quy nh d n nn c truyn t cho i d n v cc i tng lin quan d n mc
cao.
4. Cc yu t ph no c th c trong quy nh d n?
l cc ch s, th tc cp php k ton v k hoch truyn thng.
Tho tn ch d n
Quy nh d n xc nh d n v cp giy php chnh thc cho d n trong c vai tr,
trch nhim cng nh u tin i vi t chc.
Khi quy nh d n cp php cho d n ca bn th iu quan trng l n c cn c c th
v c phn b r rng.
Nguyn tc:
Xy dng quy nh d n tun theo cc nguyn tc sau:
-
50
Dng ch k ca nh ti tr
51
Mt bng k cng vic c chiu hng trn xung. Bt u t sn phm ton b v chia n ra
thnh nhng yu t nh hn. Do , ngi ta c th so snh xy dng BKCV ging nh cng tc
chun b dn bi cho mt bi vn. Mi ch u c chia thnh nhng ch con, v mi ch
con li c chia thm na thnh cc phn nh. Tuy nhin, cng cn ch ti quan h gia m
t cng vic v m t sn phm. Trong , sn phm: danh t (bao gm: u vo, u ra, ng tc
x l); cng vic: ng t, m t mt qu trnh hot ng, x l.
BKCV c th c phn thnh nhiu mc. Khng phi tt c "nhnh" ca BKCV u cn chi
tit cng s mc. Mi mc cho php to ra lch biu v bo co tm tt thng tin ti tng mc .
BKCV ch vit "ci g", ch khng vit "nh th no";
Trnh t ca tng cng vic l khng quan trng cho d quen c t tri sang phi. Xc nh
trnh t nm trong giai on lp lch trnh
BKCV bao gm hai thnh phn chnh.
-
52
53
T trn xung di
Tt c cc u c m duy nht.
Cc yu t quy nh phm vi
M rng phm vi
Thay i k hoch
Xc nh cc gi nh k thut v nghip v.
54
Xc nh cc phng php lun v cng c c s dng v tun theo trong sut qu trnh
thc thi d n.
55
Gim st thay i khng c kim sot bng cch phn tch cc gi cng vic tm ra
cng vic khng c php:
56
Lc cc yu cu thay i:
o Loi b nhng thay i ngoi phm vi tr khi chng quan trng cho d n.
o i vi nhng thay i c kh nng c chp thun, nh gi nh hng ca
vic sa li k hoch v lit k cc vn c th c.
o Nu nh hng nh, gim c d n v i c th x l thay i.
o Nu nh hng va phi, hy chun b mt bo co v nh hng v tm s ng
ca cc i tng lin quan n d n.
o Nu nh hng ln, hy c m phn v nhng thay i khc c th hn ch nh
hng. Hy chun b mt bo co v nh hng cho nh ti tr v nhn c s
ph duyt chnh thc trc khi tin hnh.
Nu thay i c chp thun, hy thc hin nhng iu chnh cn thit cho k hoch d
n b sung thay i.
Mt ng dng c s d liu trn Web ang trong giai on pht trin cui cng, nhng d
n b chm lch v mt s hot ng quan trng vn cn phi hon thnh. D liu phi c thanh
lc v chuyn i sang XML trc khi c th c truy cp bi ng dng mi, mt qu trnh d
tnh mt 120 gi v c ln lch khong ba tun v n i hi cc dch v ca ring DBA vi i.
Trong khi , gim c d n rt cn cc dch v DBA v pha pht trin v DBA c ln lch
bt u d n mi trong vng bn tun. Mt cng ty t vn ng tin cy c sn nhiu DBA v c
th thc hin cng vic trong mt tun nhng khng cn tin trong qu d phng trang tri
cho chi ph 10.000$. Gim c d n i gp nh ti tr ca mnh v c chp thun cho thu
ngoi hot ng ny. B dn xp mt Qui nh Cng vic vi nh cung cp bao gm iu khon
NDA (tha thun khng tit l thng tin) bo v s b mt ca d liu. Sau sa li k hoch
d n v gp cc i tng c lin quan xem xt k hoch mi cng h v m bo rng d
liu ca h s c hng t vn qun l tt.
TM TT NI DUNG CHNG
Trong bi ny, bn c trang b cc kin thc c bn v qun l phm vi v cch thc
lp bo co phm vi:
1. Khi tho
-
57
K hoch d n tch hp
Cc yu t ca quy nh phm vi
2. Lp k hoch
-
Tho tn ch d n
Cc yu t quy nh phm vi
M rng phm vi
Thay i k hoch
BI TP KT THC CHNG
1. Gim c d n c ch nh cho mt d n ln v ang c thc hin mt s ln.
i d n va hon tt giai on thit k ca d n v ang tin hnh trong giai on trin khai.
Ti im ny, thay i no c th xy ra m khng phi gnh chu ri ro ca vic tin hnh li
ton b giai on thit k?
A. Phm vi
B. Nhim v
C. Thit k chi tit
D. Ngy thng chuyn giao
2. i d n ang tin hnh hon tt nh ngha phm vi v ang trnh by bo co phm vi
v nhng yu cu thay i ca khch hng v nh ti tr. Vi vai tr l gim c d n th phng
php tip cn tt nht l g?
A. Lng nghe yu cu v ch ra cc ngun lc thm vo s c yu cu hon tt
d n vo cng thi hn.
B. Chp nhn thay i v ri khi qua tr li vi bo co phm vi thay i.
C. Ch ra rng thi gian chuyn giao cho d n s c ko di.
D. Phc tho nhng nh hng ca thay i trong vic p ng cc mc tiu ca d
n s dng cc v d minh ho thay i phm vi, thi gian v chi ph.
3. Phm vi d n do khch hng yu cu sau khi chp thun thit k c kh nng nh hng
ti mt s thnh phn ca d n. iu g sau y l cu tr li tt nht ca gim c d n?
A. Thuyt phc khch hng hon thay i.
B. c tnh nh hng ti chi ph v lch trnh v ph duyt trc khi tin hnh.
C. a ra nhng thay i then cht bt chp chi ph v nh hng ca n, ng thi
thng bo cho ban qun l thay i.
58
D. Thc hin phn tch nh hng chi tit ti chi ph v lch trnh, ng thi triu tp
mt cuc hp i d n.
4. C nhiu phng php dng gim st hiu qu ca d n. Hai phng php no c th
c dng gim st cc thay i phm vi?(Chn 2)
A.Phn tch lch s bin ng chi ph.
B.Theo di s lng thay i phm vi.
C. Phn tch lch s bin ng lch trnh.
D. Theo di gi tr ng la ca cng vic thm vo c thc hin.
5. Trong sut qu trnh xy dng d n c ph duyt, gim c d n nhn thy rng
phm vi d n khng c xc nh hp l, lm tng lng kinh ph ng k v tr hn cc phn
c th chuyn giao. Gim c d n yu cu mt cuc hp vi cc i tng lin quan d n
thng bo cho h v s chnh lch phm vi theo yu cu. Gim c d n nn tip cn tt nht
bin ng phm vi cho d n ny nh th no?
A. Chun b cu trc chi tit cng vic mi ch ra thi gian yu cu cho vic hon tt
d n v kinh ph theo yu cu mi.
B. Thng bo cho cc i tng lin quan d n v s thay i kinh ph v lch trnh
theo yu cu, gim bt cc chi ph ph vi mt k hoch d phng ng ch v nhn c
s ph duyt bng vn bn cho nhng thay i yu cu.
C. Thng bo cho cc i tng lin quan d n v thi gian v kinh ph theo yu cu
cn hon tt d n cng vi cc minh chng v mt ti chnh nh Phn tch gi tr thu
c, ROI (Hon tr u t) v bin ng lch trnh.
D. Xc nh bin ng chi ph v lch trnh v ngh ph chun nhng thay i theo
yu cu.
6. C nhiu phng php dng gim st hiu qu ca d n. Hai phng php no c th
c dng gim st cc thay i phm vi?(Chn 2)
A. Phn tch lch s bin ng chi ph.
B. Theo di s lng thay i phm vi.
C. Phn tch lch s bin ng lch trnh.
D. Theo di gi tr ng la ca cng vic thm vo c thc hin.
7. Trc khi bn nhn c ph duyt t cc i tng lin quan v thay i d n iu
chnh phm vi d n. Bn nn thc hin ba hot ng no? (Chn 3)
A. Phn tch vn kinh ph v nh hng ca chng.
B. Tnh ton phm vi vn bin ng lch trnh
C. Phn tch vn k hoch d n v nh hng ca chng.
D. p dng thay i phm vi cui cng vo k hoch d n.
E. Nghin cu cc kh nng khc i vi thay i phm vi c a ra.
8. Trong tnh hung no gim c d n c yu cu phi gi mt yu cu thay i ti nh
ti tr v cc i tng lin quan d n.
A. Thi im no yu cu thay i c xt duyt.
B. Khi chi ph vt qu bin ng cho php theo kinh ph.
C. Khi khng c s la chn kh thi.
59
60
61
Hiu c cc phng php dng qun l thi gian: CPM (Critical Path Method),
PERT (Program Evaluation and Review Technique).
NI DUNG
1. XC NH CC HNH NG
62
Xc lp cc mc quan trng
Bn thng bn khon khi ai giao cho bn mt cng vic m bn cha lm bao gi.
Trong tnh hung ny yu cu bn phi sm c cu tr li bao gi bt u, v khi no hon thnh
cng vic ny. S thc ti sao bn cha tr li c v bn cha xc nh c cc hnh ng cn
thit v c lng thi gian hon thnh cng vic.
T thc t cc d n CNTT, ngi ta hiu rng cch thc c th gip mi ngi hnh
dung cho h thng sn phm s c hnh nh th no sau khi d n hon thnh. Bng phng php
m phng d n s gip chng ta thc hin c iu ny. Do , m phng ngy cng tr nn
ph bin v chng gip cc gim c d n gim nhng vn kh xc nh c hnh ng
giai on sm ca d n.
a) Hnh ng theo n lc hay thi on
S nhm ln xung quanh n lc v thi on tn ti t lu v rt ph bin. C mt kin
sai lm tn ti trong mt thi gian di l bn qun l cng nhiu ngun lc cng thc hin mt
nhim v c th th nhim v thc hin cng nhanh. iu ny c th ng hoc khng ng. Cch
hiu r rng v n lc v thi on c th mt rt lu ci thin c tnh v k hoch lm vic
c xy dng cho cc d n cng ngh thng tin.
nh ngha.
N lc l thc o nng lng hay lao ng dng hon tt mt nhim v c th hay gi
cng vic. Cc ch s dng th hin iu ny c tnh bng thi gian trn dng n v. V d
nh ba gi k thut hay nm ngy nghin cu.
Theo nng lc l thut ng dng m t nhim v c th hon tt nhanh hn thng qua
vic p dng cc ngun lc lao ng hay nng lng ph.
Thi on l thc o xem mt gi cng vic hay nhim v c th s mt bao lu hon
tt. Cc ch s dng th hin iu ny c tnh bng cc n v thi gian. V d nh trong xy
dng nh dn dng, sau mi ln trn, ngi ta thng 1 tun trn n nh trc khi tip
tc xy cc tng tip theo.
Khong thi gian c nh l mt thut ng dng m t nhim v hay gi cng vic cn
n mt lng thi gian hon tt. Vic p dng cc ngun lc ph s khng lm thay i thi
gian yu cu.
V d.
Mt vic s mt bao lu hon tt c th hay khng th ph thuc vo vo vic n lc
c p dng bao nhiu. Hy ni rng bn mun to ra mt chai ru. Nhiu ngi tham gia s
lm cho vic hi nho trong vn tr nn nhanh hn nhng khi ru c t vo trong thng
th khng c lng n lc no c th lm cho ru ln men nhanh hn. Cng vic hi nho l theo
nng lc, trong khi v ln men ru l trng hp khong thi gian c nh.
b) Xc lp cc mc quan trng
Mc quan trng l cc trng hp im kim sot trong d n, thng l vic hon tt phn
c th chuyn giao chnh to ra yu cu bo co hoc yu cu s ng h ca khch hng hay nh
63
ti tr trc khi tip tc d n. Mc quan trng c thi on bng 0. Cc mc quan trng ng vai
tr nh nhng mc nh du v c xc nh bi gim c d n v/hoc khch hng. Chng
phi c xc lp c chn la s dng cc gic quan thng thng, v d nh i vi mt nh
gi thit k chnh, th nghim bn mu, ngun vo cn n t ngun bn ngoi, xc tin qung
co. Cc mc quan trng c ch trong vic ch ra s tin trin ti cc im chnh nhng ch s tin
trin thc s l cc gi cng vic v c lng nn c thc hin sao cho ph hp.
V d:
Mt cng ty t vn xy dng c lng thi gian cho d n khch hng v c cc mc quan
trng ti thi im bt u v kt thc d n v mi giai on ca hp ng c cc phn c th
chuyn giao do s ng thun ca khch hng c yu cu trc khi h c th tip tc tng
phn mt v bng s ng thun, h cng c th trin khai quy trnh qung co. S mc quan
trng cho d n ny c ch ra trong hnh 4-1
Thng 3
Hon tt
hnh
ng A
Thng 4
Thng 5
Thng 6
Thng 7
Thng 8
Hon tt
hnh
ng B
Hon tt
hnh
ng C
Hon tt
hnh
ng D
Hon tt
hnh
ng E
U
Hnh 4-1: S mc quan trng
64
Lch trnh
Ngun lc
Ngun lc
Lch trnh
65
m bo rng c lng chnh quy ca bn gm cc thnh phn chnh sau (tham kho thm
phn loi c lng chng 5):
-
Khng s dng c lng trn xung nu d n cha tng c thc hin trc y.
Hi h xem liu thi hn giao l chc chn v phi c hon tt vi chi ph no hay
khng?
66
ti tr ca mnh xem liu d n c phi c thc hin vi thi gian c th hay khng hoc liu
thi gian cui cng c ph thuc vo chi ph cc ngun lc khng. Do d n l ngun lc nn
chuyn gia ni dung chuyn ngnh ch ra rng c s d liu khch hng lin quan trong mt s
bc ch yu v iu kin ny s to ra nhim v thuc c s vt cht v khong thi gian c
nh rt ln khin cho thi hn 6 thng l khng th. Sau khi hon tt mt nh gi k lng,
Hng cung cp cho nh ti tr mt c lng sa li 12 n 14 thng cho d n.
Quy trnh c lng thi on d n ang thch thc do vn vn s khi u nan trong
hu ht cc d n cng ngh thng tin. Mc ch l dng s sing nng t c c lng
thi gian mc cao nht bn c th s dng nu d n ph duyt c tin trin.
a) Cc k thut c lng thi gian
c lng phi khoa hc:
-
Nhanh v d dng.
Coi trng cht lng kt qu cng vic hn l thi gian hon thnh d n.
Cng thc PERT.
c lng kh d nht (ML-Most Likely): Thi gian cn hon thnh cng vic
trong iu kin bnh thng hay hp l.
c lng lc quan nht (MO-Most Optimistic): Thi gian cn hon thnh cng
vic trong iu kin tt nht hay l tng (khng c tr ngi no).
c lng bi quan nht (MP-Most Pessimistic): Thi gian cn hon thnh cng
vic mt cch ti nht (y tr ngi).
c lng cui cng tnh theo cng thc: (MO + 4(ML) + MP)/6
-
V d: c lng thi gian cho cc cng vic lin quan n lp mng ni b cho c quan
(EST: estimation - c lng thi gian lm d n)
n v tnh: Ngy
67
Tn cng vic
MO
ML
MP
EST
V s v khoan tng
3.2
Lp cc ng gen
2.2
i dy
2.2
0.5
Lp cc my tnh my ch
2.8
Kt ni cc my tnhmy ch vo
h thng dy mng
2.2
0.5
10
2.4
14
32
16
Lp cc hp ni
Sau tng thm mt t thi gian cho mi cng vic (thi gian lng ph gia chng).
Thng thng tng thm 7% - 10%
Tn cng vic
EST
V s v khoan tng
3.2
10%
3.52
Lp cc ng gen
2.2
10%
2.42
i dy
2.2
10%
2.42
10%
1.1
Lp cc my tnh my ch
2.8
10%
3.08
Kt ni cc my tnh my ch
vo h thng dy mng
2.2
10%
2.42
2.4
10%
2.64
16
10%
17.6
Lp cc hp ni
68
Mt thi gian (ca mt ngi v ca c tp th), khi d n c qu nhiu cng vic (tuy
nhin: Th mt thi gian ban u cn hn mt thi gian sau ny).
C th xy ra: Tranh lun hng gi v gi tr bi quan nht cho cng vic => c nguy c
lm cho mi ngi chn nn. (Tuy nhin: Cn phi xem li nhng ngi t ra chn nn:
Trnh chuyn mn, tinh thn vt kh,).
Trong thi gian Hi qun M pht trin biu PERT, Dupont cng ang xy dng
Phng php ng ti hn (Critical Path Method, vit tt l CPM). Trong nhng nm 1960,
Dupont nghin cu pht trin rt nhiu cht liu mi i hi phi c cc qui trnh sn xut chi tit.
Nhu cu ca cc doanh nghip t nhn v quc doanh v nhng vt liu mi vt qu kh
nng ca Dupont trong vic xy dng nhng thit b v qui trnh cn thit sn xut hng lot, v
th Dupont xy dng CPM nhm gip xc nh chnh xc hn nhng rng buc v ti nguyn
c nh hng th no n thi gian a ra th trng. Ngy nay rt nhiu ngi coi CPM l
phng thc tip cn mc nh trong vic v s mng cho nhng d n c rng buc v ti
nguyn.
Phng php ng ti hn (Critical Path Method) l mt k thut mng dng mt c
tnh thi gian chnh xc (khng ging vi PERT dng n 3 c tnh) tnh ton thi lng, thi
gian d tr cng vic hay thi gian tr hon, v ng ti hn. Phng php ny c 4 c im
tiu biu:
-
CPM mang tnh tin nh ch n ch dng mt c tnh thi gian chnh xc ch khng
dng 3 c tnh tnh ton thi lng, v do c kh nng theo di phn trm hon
thnh vi mt mc chnh xc hp l.
Cui cng, cn phi tnh ton thi gian d tr (float) hay thi gian tr hon (slack) cho
mi gi cng vic v tnh ton ng ti hn.
69
13%
c ti liu hng dn
16%
32%
Vic ring
13%
15%
Hun luyn
6%
Gi mail, chat
5%
(iu tra ca IBM)
Lm vic mt mnh
30%
50%
20%
70
Loi d n
Mi trng p dng
H s nhn d phng
Mi
1.4
Mi
1.4
Mi
Mi
H s nhn
10
0.5
0.6
0.8
1.4
2.6
(B.A. Kitchenham and N.R. Taylor, Software Project Development, Journal Systems and
Software, 5/1985)
Thit k
(%)
Lp trnh
(%)
Kim th
(%)
Ngi x thng
SLOC
D n 1
23
32
45
17
6050
D n 2
12
59
26
23
8300
D n 3
11
83
32
13300
D n 4
21
62
18
5900
D n 5
10
44
45
17
3300
D n 6
28
44
28
68
38990
D n 7
21
74
10
38600
D n 8
66
27
19
12760
D n 9
14
38
47
60
26500
71
72
45 tun (3 ngy lm vic + 2 ngy di chuyn = 180 tun/4 k s) hoc (180*5 ngy/4 k
s = 255 ngy = 45 tun).
5. Gi s mi a im mt 2 ngy di chuyn v 2 k s b nh tuyn th vic hon tt
nng cp mng WAN mt bao nhiu tun?
72 tun (2 ngy lm vic + 2 ngy di chuyn = 144 tun / 2 k s) hoc (180*4 ngy /2 k
s = 360 ngy = 72 tun).
6. Gi s khng c sn phm khng dy v khng c k ngh no th d n s mt bao
nhiu thng? D n c th c hon tt trong 12 thng khng?
Khng, d n s mt t nht l 18 thng.
7. Gi s iu kin nhn lc bnh thng th bn s cung cp cho qun l c lng thi
gian no?
22 24 thng.
8. Trc thi gian ca d n ny c th c rt ngn nh th no?
Tho lun nhm o to 4 k s mng LAN ci t b nh tuyn ti cc im bn l.
Mang cc ngun nhn lc thu ngoi vo tng a im bn l.
Chi ph c bn
trin khai c lch biu xy dng, bn cn phi tinh thng v cc phng php c
th gim st c lch biu, t s cp nht tnh trng d n v bin ng lch trnh (SV) v bin
ng ph (CV).
a) Cc thnh phn ca gi tr thu c
BCWS
BCWP
ACWP
73
cung cp ngun thng tin gi tr v cc hnh ng hiu chnh cn thit hon thnh d n mt
cch tt p.
V d:
Mt d n trin khai c thc hin vi thi lng c tnh l hai thng v chi ph d ton
l 30.000 la. Sau mt thng thc hin, d n hon thnh 60% khi lng cng vic, v
chi ht 17.000 la. Trong , chi ph BCWS l 15.000 la. Chi ph BCWP l 18.000 la. V
chi ph ACWP l 17.000 la.
b) Chi ph c bn
Chi ph c bn l khon c lng c tnh bng cch cng tt c cc chi ph t chi ph
lao ng v trang thit b, nguyn vt liu, v tng chi ph cho tng gi cng vic, bao gm c chi
ph d phng. Chi ph ny c s dng o hiu sut chi ph.
Cc quy tc ny cng c p dng vo vic lp k hoch.
Phn trm hon thnh (Percent complete) l khon c tnh lng cng vic hon thnh
trong mt hot ng hay mt nhm cc hot ng, c biu din bng phn trm. C nhiu cch
tnh phn trm hon thnh:
-
Quy tc phn trm 0/100. Cng vic s khng c cng nhn cho n khi n c hon
thnh. Khi hon tt, 100% gi tr cng vic s c ng gp vo hot ng .
Quy tc hon thnh theo phn trm. Cc con s phn trm hon thnh c nh gi ti
cc thi im bo co c th. Mc d y l mt quy tc mang li hiu qu cao khi kim
sot hiu sut chi ph, nhng iu quan trng l phi nhn ra rng phng php ny vn
mang tnh ch quan, v ch yu l do cc con s c tnh qu lc quan. Vn c kh nng,
nht l trong cc d n ln, cc ch thu gi cng vic giu cc vn xy ra bng cch
d ton cao cho phn trm cng vic hon thnh, v sau h s lm vic gp rt trong
thi gian ti. V d hon thnh 95%.
Cc mc quan trng. Phng php ny c p dng thnh cng cho cc gi cng vic c
thi gian di v nhiu hot ng. Tng gi tr gi cng vic c chia ra v phn thnh
cc ct mc quan trng trong qu trnh thc hin gi cng vic . Mi ct mc u c
mt gi tr d ton. Gi tr s t c khi d n hon thnh c mt ct mc.
74
V d:
Mt biu theo di Gantt ca mt d n in hnh. N hin th hiu sut ca giai on bo
co th nm, tun 10. Hy lu rng khong tr (float) c p dng cho cc hot ng C v E;
hot ng A c hon thnh ng k hoch, trong khi hot ng B li hon thnh chm hn
so vi lch trnh.
1. Tnh Chi ph d ton ca vic xp lch (BCWS) cho mt giai on nht nh. Cc
khon ny c xc nh trong qu trnh trin khai kinh ph d n v c trong Cu trc
chi tit cng vic (WBS) cp gi cng vic.
2. c tnh phn trm hon thnh cng vic d ton trong khon thi gian .
Cn phi xem xt cc nhn t sau khi chn phng php tnh phn trm hon thnh
cng vic:
o Lng thi gian dnh cho cc gi cng vic
o phc tp ca d n
o Kh nng chu ng sc p ca cc th tc hnh chnh.
o Phng php no l ph hp nht gim thiu ti a s chm tr.
3. Tnh ton Chi ph d ton ca vic c thc hin (BCWP), hay cn gi l gi tr thu
c trong khon thi gian , bng cch ly phn trm hon thnh cng vic nhn vi
Chi ph d ton ca vic xp lch (BCWS).
4. Tnh ton Chi ph thc ca cng vic thc hin (ACWP) trong khong thi gian
bng cch xc nh s lng tin thc t c chi.
75
SV = BCWP BCWS
trnh)
Cc d n CNTT thng khng theo st lch trnh d n, cho d k hoch c lp cng
phu chng na. Mt cuc kho st cc nh lnh o CNTT (CIO) gn y cho thy ch 10% cc
sng kin CNTT c hon thnh ng k hoch v kinh ph, mc d cc d n ny theo st
lch trnh v thi gian sut na chng u. D n cng di th quyn u tin s thay i v ngun
nhn lc cng b dch chuyn qua d n khc. Nh cc phng php tnh Hiu sut lch trnh
(SPI) v Bin ng lch trnh (SV), cc Gim c CNTT s nm c lch trnh ang tin trin
theo xu hng tch cc, tiu cc, hay trung ha (Baker and Field, 2001).
SV (Bin ng lch trnh) l chnh lch o c gia khon thi gian d ton thc hin
hot ng so vi khon thi gian thc thc hin hot ng . Ni cch khc, l chnh lch
gia Chi ph d ton ca vic c thc hin (BCWP) v Chi ph d ton ca vic xp lch
(BCWS). Cng thc tnh ca Bin ng lch trnh l SV = BCWP - BCWS. Nu kt qu ca Bin
ng lch trnh (SV) l s dng (+), ngha l nhim v ang vt tin . Cn nu kt qu ca
Bin ng lch trnh (SV) l s m (-), ngha l thi gian thc hin nhim v ang b tt li so
vi lch trnh.
SPI (Hiu sut tnh theo lch trnh) l t s gia cng vic hon thnh vi cng vic d ton.
Cng thc tnh Hiu sut lch trnh l: SPI = BCWP / BCWS. Nu gi tr SPI ln hn 1, iu
c ngha l cng vic ang vt tin d tnh.
b) Cp nht lch trnh
tin hnh cp nht lch trnh d n, hy thc hin cc bc sau:
-
76
5. Tnh ton Hiu sut tnh theo lch trnh (SPI) xc nh xem d n ang theo ng
tin (ln hn 1) hay tt li (b hn 1) so vi lch trnh.
TM TT NI DUNG CHNG
Trong bi ny, bn c trang b cc kin thc c bn v thi gian thc hin d n v
phng php c lng gi tr ny:
1. Xc nh cc hnh ng
-
Xc lp cc mc quan trng
Chi ph c bn
BI TP KT THC CHNG
1. Nhn t no nh hng ln nht ti thi on thc t ca cc nhim v d n?
A. Chi ph nhim v.
B. Kh nng v ngun lc.
C. Thng tin lch s.
D. Nhng ngi i trc v ngi thnh cng.
2. Phng php no l cch tip cn hiu qu xy dng c tnh thi on nhim v d
n?
A. kin chuyn gia.
B. K thut gi tr.
C. c lng ngu nhin.
D. c lng trn xung.
3. Pht biu no m t c s thc t xc lp v d liu mc tiu d n?
77
78
79
80
CHNG 5. CHI PH CA D N
MC CH
-
D ton chi ph: phn b ton b chi ph c tnh vo tng hng mc cng vic thit
lp mt ng mc (Base line) cho vic o lng vic thc hin
NI DUNG
1. LP K HOCH V NGUN TI NGUYN
-
Chi ph c s vt cht
81
Trong ch trc bn nghin cu cch c lng thi gian. Tuy nhin nhiu d n
cng ngh thng tin c nh hng bi cc yu cu k nng v chi ph ch khng phi lch
trnh. Trong ch ny bn s tp chung vo xy dng c tnh chi ph kh nng.
Lp k hoch cho ngn sch ph thuc vo bn cht ca d n v t chc, sau y l mt s
cu hi cn cn nhc:
-
Tng tng rng bn mun xy dng thm mt tng cho ngi nh ca bn. Bn d tnh
kinh ph 2.000 la cho d n nhng bn bit rng nh thu s i tr gp i hon tt cng
vic. Do bn t mnh lm vic vo ngy ngh cui tun, ko di ton b d n sut ma h.
Trong vic lp k hoch ny, bn ang a ra nhiu gi nh: rng bn s t b mi k ngh cui
tun lm vic trn tng, rng thi tit s hp tc v rng bn khng mun mt i li ch trong
d n. Nhiu d n cng ngh thng tin s dng phng php cha y nhng gi nh tng t
cho ngun lc v chi ph. Cc gi nh khng hon thin l c s gy ra thm ha cho nhiu d
n.
a) Nguyn tc c lng chi ph
nh gi cc ti liu yu cu vi con mt ph bnh v nhng sai lm v b st:
-
ng qun tnh c chi ph ngun lc bn trong qu trnh tnh ton ton b n lc.
82
Lp chi ph theo n gi, nh mc hoc gi th trng theo cch tnh trn n v tnh ca
nguyn vt liu, c s vt cht.
Hon tt vic c lng thi gian cho d n t ng ho lc lng bn hng quy m ln.
Amy ang trong qu trnh thng qua cc c tnh chi ph. c tnh ban u do nh thu tim nng
cung cp cho bit rng d n s chi ph 1,5 triu USD. Do khng ai trong vn phng qun l d n
c bt k kinh nghim g vi loi n lc ny nn chuyn gia v ni dung chuyn ngnh c
a n nh gi cng vic lin quan trong d n ny. Cc con s chi ph do nh cung cp a
ra da vo mt s d n c hon tt v chuyn gia v ni dung chuyn ngnh thy cc con
s l chnh xc. Tuy nhin c tnh chi ph c s vt cht v n lc c mong i m cng ty
mong mun ng gp cho d n. Sau khi hon tt xt duyt cn thn, Amy cung cp cho nh
ti tr ca mnh c lng sa li 4,0 triu USD. c lng ny tnh n tt c cc chi ph kt
hp vi n lc, nguyn vt liu, c s vt cht c cung cp bi nh cung cp v cng ty cn
hon tt d n.
b) Chi ph nguyn vt liu
Chi ph nguyn vt liu l loi chi ph dng chi tt c cc thnh phn, b phn v ngun
cung cp hoc c dng trong cc d n hoc tr thnh b phn ca cc phn c th chuyn
giao. Cc cng c c dng thc hin cng vic khng phi l nguyn vt liu nu chng
khng tr thnh b phn ca cc phn c th chuyn giao.
V d:
Cc my tnh bn, my dch v, my ch truy cp v si cp quang s l nguyn vt liu
dng trong cc d n nng cp mng. M bn quyn v phn mm c th l nguyn vt liu trong
nhiu d n cng ngh thng tin. Tuy nhin quan trng l phi nh rng m bn quyn cho phn
mm dng thc hin cng vic khng c xem l nguyn vt liu tr khi chng c chuyn
giao ti thi im hon tt d n.
c) Chi ph c s vt cht
Chi ph c s vt cht l loi chi ph dng ch cc cng c, thit b vt cht hay c s h
tng dng trong sut d n khng tr thnh b phn ca cc phn c th chuyn giao. Trong nhiu
t chc, mc ny n thun c xem nh tng chi ph hay chi ph c nh.
V d:
i d n ang tin hnh pht trin ng dng thng mi mi cn c khng gian, bn lm
vic, my tnh bn, my dch v, mng LAN/WAN v ngun in cn chy mi th. Cc
cng c pht trin phn mm dng to ra mi trng chy cc dch v dng kimt tra cng
s c xem nh phn chi ph c s vt cht.
2. C TNH CHI PH
83
c lng di ln
Nghin cu trong ngnh ch ra rng phn ln cc d n cng ngh thng tin theo ngun lc
hn l theo lch trnh. iu c ngha g vi bn? N thng c ngha l khi y mnh th chi
ph d n quan trng hn vic d n mt bao lu. Hy nm ly thi gian v m bo rng bn a
ra c lng thi gian chnh xc.
u ra quan trng ca qun l chi ph d n l c tnh chi ph. C nhiu loi phng php
c tnh chi ph v theo c nhng cng c k thut gip tnh ton. iu quan trng l pht trin
mt k hoch qun l chi ph trong m t s dao ng chi ph s c qun l trong d n ra
sao. Tuy nhin, mt gim c d n k cu mt ln ni a: S khc nhau gia c tnh v
c on tuyt i l g?. c tnh thng c s dng khi cha xc nh r yu cu v i
tng, mi trng v cht lng nn qu trnh c tnh c thc hin cc giai on u ca d
n thut ng chuyn ngnh ti chnh gi l tin kim, c s a ra con s gn ng.
Lit k cc phng php c lng:
-
c lng di ln
84
Ngc li, c lng khng chnh quy l c on da trn s suy on, phng on v
bn nng.
b. c tnh s dng kt qu cho thu
c tnh l mt ti liu d n dng d on bao nhiu thi gian v tng s ngun lc m
d n cn n. Cho thu l mt ti liu thng mi ghi r thi gian v tin bc cn hon tt
cng vic d n trong c li rng cho d n. Cho thu c th kt hp cht ch cc c tnh t
cc mt s nh thu ph.
c gi d kin a ra s khc bit quan trng gia cho thu v c tnh. Cho thu hu
nh nh hng v khch hng v nh ti tr v c s tng gi ng thi trong c tnh n li
rng cho d n, trong khi c tnh thng c dng bn trong hoc gia cc nh thu ph vi
mc ch th hin chi ph thc.
Nh mt quy tc chung, cc gim c d n cng ngh thng tin khng xy dng cho thu
ph chun m php lut v u thu hin hnh quy nh bi v cc nh ti tr khng tr bt k li
rng hay tng gi no cho vic s dng cc ngun lc bn trong. Tuy nhin nhiu b phn cng
ngh thng tin hot ng trong h thng khch hng t chi thanh ton, nhng h khng cho php
tng gi dch v ca mnh. Kt qu l ti liu h cung cp cho khch hng ca mnh c chc nng
ging nh cho thu nhng ch th hin nhng chi ph m h cho php sa li. Nhiu khi cc ti
liu ny l trnh t cng vic gia cc b phn thay v cc c tnh v cho thu.
c. Thng tin lch s hay c s d liu d n
Nu mt d n c thc hin trc y th gim c d n c th thu c nhiu kin
thc v ti liu v d liu lin quan ti d n. R rng l mc thng tin c th dng trc tip s
ph thuc vo im tng ng ca hai d n ang c gii quyt.
Thng tin lch s l cc d liu hay ti liu c th tn ti t d n trc tng t nh d n
hin ti. V l tng th thng tin ny bao gm cc mc sau:
-
Bo co s c.
Kinh ph d n.
Chi ph thc v d liu hiu sut theo lch trnh, tt nht l mc gi cng vic.
Bi hc thu c.
Thng tin tng t l d liu t tnh hung khc rt ging nhng khng y ht nh cc tnh
trng trc mt. Nu tnh hung ging ht th khi thng tin c xem nh l mang tnh lch
s. Thng tin tng t xut pht t thnh phn ca cc d n khc tng t nh cc thnh phn
ca d n mi. Thng tin tng t cng c th xut pht t kinh nghim iu hnh.
d. c lng theo giai on
c lng cc d n cng ngh thng tin thng a ra mt nghch l. Cc s liu thng k
ca ngnh ch ra rng mt d n cng ngh thng tin bt k vi hn 6 triu la c khong 10%
c hi hon tt ng thi im v ng kinh ph. (Gartner 2000, 107) Phn ng ca qun l cao
85
86
Mt s t chc s dng c lng theo tham s cc mc cu trc chi tit cng vic
thp hn, h c nhiu d liu chnh xc v chi tit hn v sau kt hp kt qu vo cc
mu c xy dng trc hp li thnh c lng chi tit c chnh xc cao.
Cc phng php c lng theo tham s ph bin hin nay l:
-
Ngoi ra, trn th gii hin s dng nhiu phng php khc nh im i tng, im
c tnh (Feature Point)
87
Kh nng. Ngi ang c tnh chi ph v lch trnh cho cc gi cng vic phi bit cng
vic thc s c tin hnh nh th no.
Tnh chnh trc. Nu ngi ang thc hin cng vic tham gia vo c tnh th h khng
th nh gi qu cao hoc qu thp v thi gian cn hon thnh cng vic.
88
chnh xc ca ton b c tnh. Do k thut trn xung phn chia c tnh cho ton b
d n thnh cc giai on khc nhau nn chnh xc ca ton b c tnh mang tnh cht
quyt nh.
Do c lng trn xung cn c thng tin lch s nn khng th thc hin c lng
trn xung cho mt d n cha tng c thc hin trc y.
C ba c s lp lun gii thch l do ti sao nhiu c lng trn xung cho cc d n
cng ngh thng tin c xu hng tht bi:
S hiu bit r rng ca qun l v quy trnh trn xung bin n tr thnh mt k thut
ph bin nht dng trong c lng v d ton cc d n cng ngh thng tin.
Phn ln cc d n cng ngh thng tin cha tng c thc hin trc y.
c lng trn xung cn c mt cu trc chi tit cng vic v cc d liu lch s, do
khng th dng cho d n cha tng c thc hin trc y.
V vy k thut c lng trn xung t khi c s dng trong cc d n cng ngh
thng tin.
89
90
91
92
CV = BCWP ACWP
CV (Bin ng chi ph) l chnh lch gia chi ph d ton cho mt hot ng v chi ph
thc hon thnh hot ng . Ni cch khc, l chnh lch gia Chi ph d ton
ca vic c thc hin (BCWP) v Chi ph thc ca vic thc hin (ACWP).Cng
thc tnh Bin ng chi ph l CV = BCWP ACWP. Nu kt qu ca Bin ng chi ph
(CV) l s dng (+), ngha l d n cha s dng ht kinh ph; ngc li nu l s m (), ngha l d n s dng vt qu kinh ph d ton.
CPI (Hiu sut chi ph) l t s gia chi ph d ton thc hin cng vic vi chi ph
thc hon thnh cng vic, hay ni cch khc l t s gia Chi ph d ton ca vic
c thc hin (BCWP) vi Chi ph thc ca cng vic thc hin (ACWP). Cng thc
tnh Hiu sut chi ph l CPI = BCWP / ACWP. Nu gi tr CPI ln hn 1, iu c
ngha l chi ph d n cha c s dng trit . Ngc li, nu gi tr CPI nh hn 1,
ngha l chi ph thc hin d n vt qu chi ph d ton. Nh cc phng php tnh Hiu
sut chi ph (CPI) v Bin ng chi ph (CV), cc Gim c CNTT s nm c vic chi
tiu ang tin trin theo chiu hng tch cc, tiu cc, hay trung ha so vi cng vic
c thc hin, v c cc ng thi kp thi.
93
Nhn xt
-
SV cho bit s sai bit gia han thnh theo lch v gi tr thu c.
SPI l t s thc hin theo lch. Nu bng >1 th han thnh trc lch v <1 ngc li.
V d:
Trong d n pht trin phn mm ca Rides to Rent, Chi ph d ton ca vic c thc
hin (BCWP) l 18.000 la. Chi ph thc ca cng vic thc hin (ACWP) l 17.000 la.
Bin ng chi ph CV l 1.000 la. Hiu sut chi ph CPI l 1,06.
c) Tin hnh cp nht kinh ph
tin hnh cp nht lch trnh d n, thc hin theo cc bc sau:
1. Tnh ton chi ph d ton ca vic c thc hin (BCWS)
2. Tnh ton chi ph thc ca cng vic thc hin (ACWP)
3. Tnh bin ng chi ph (CV) xc nh xem d n ny cha s dng trit kinh
ph (kt qu mang s dng +) hoc vt qu kinh ph (kt qu mang s m -).
4. Tnh ton hiu sut chi ph (CPI) l t s xc nh xem d n s dng kinh ph cha
trit (t s ln hn 1), hay vt qu chi ph d ton (t s nh hn 1).
5. Xc nh c nn ln sang cc khon d tr d phng/ d tr cho qun l da trn k
hoch qun l ri ro m bn a ra hay khng?
Bi tp 4-2: Tnh ton hiu sut chi ph (CPI) v Bin ng chi ph (SV)
Thi gian: 15
Mc ch: tnh ton CPI v CV, ng thi gii thch ngha ca chng.
Tp d liu: CPI.xls
Kch bn:
Bn s l Gim c d n Nng cp H thng mng.D n trong qu trnh thc hin v i
d n va hon thnh vic lp t li ATM vo Trung tm vn hnh mng (NOC).Thi im hon
thnh bc ny c chn lm mt mc chnh bi v cc k s cng trnh khng th lp t cc
im bn l cho ti khi bc ny c hon thnh.Trung tm vn hnh mng (NOC) c ci
t theo ng tin , tuy nhin thi gian m cc k s cng ty ABC phi lm nhiu hn 120
94
TM TT NI DUNG CHNG
Trong bi ny, bn c trang b cc kin thc c bn v phng php c lng chi ph
v quy trnh qun l chi ph:
1. Lp k hoch v ngun ti nguyn
-
Chi ph c s vt cht
2. c lng chi ph
95
c lng di ln
BI TP KT THC CHNG
1. Nh ti tr d n ngh bn chun b mt c tnh chi ph cho d n vin thng. C mt
lng thng tin phm vi chi tit b hn ch. Tuy nhin d n tng t nh d n c cng ty
bn hon tt cch y hai nm. Bn nn s dng k thut c lng no trong tnh hung ny?
A. Lp m hnh theo tham s.
B. c lng tng t.
C. c lng ngu nhin.
D. c lng di ln.
2. Nhn t no c nh hng ln nht ti chi ph lao ng theo c tnh trn n v cho d
n.
A. Thng tin lch s
B. S dng cc nh cung cp bn ngoi.
C. Cc quy trnh kim sot thay i.
D. Cc yu cu mc k nng ngun nhn lc.
3. Bo co v phng php c lng no l ng?
A. c lng k thut cn thit khi d liu khng y , cc mi quan h khng
c bit hoc thiu nh ngha v sn phm.
B. c lng theo tham s tng i n gin v t tn km xy dng.
C. c lng tng t h thng ph vn chnh xc hn cc phng php khc.
D. c lng kin chuyn gia b hn ch i vi k thut n nh.
4. Pht biu no sau y m t tt nht c lng di ln?
A. l phng php n gin nht c tnh chi ph trong mt d n vi nhiu
im tng ng vi cc d n thnh cng khc.
96
B. N i hi ngi lp k hoch phi s dng cng nhiu chi tit cng tt nhm phn
chia d n thnh cc gi cng vic nh cho php c tnh chi ph chnh xc.
C. N c th c m t b ngoi trong K thut duyt v nh gi chng trnh hoc
s Gantt.
D. N i hi mt hot ng hay s kin ring l c s ph thuc ln nhau i vi
ngi tin nhim, ngi thnh cng cng nh cc hot ng hay s kin song song.
5. Ti sao vic iu ho chi ph cho cc nhim v d n theo c tnh so vi chi ph thc li
ng vai tr quan trng?
A. l mt cng c qun l cht lng.
B. l phn phn tch bin ng chi ph ch yu.
C. N cung cp ngun vo ch yu cho quy trnh lp k hoch thu mua.
D. N to iu kin thun li cho vic lu tr thng tin lch s cho s k ton.
6. Trong cc c lng di y, c lng no phn nh chnh xc nht chi ph thc ca
d n.
A. Trn xung.
B. Di ln.
C. Kinh ph.
D. Phn b ngn sch.
7. Bn tip qun mt d n ang c tin hnh khong ba thng. Gim c d n trc
yu cu i d n cung cp cc c tnh hng tun trong tin trnh thc hin. K hoch d n ch
ra 5 giai on v 1.000 nhim v. Giai on u tin kt thc v c 800 nhim v cha hon
thnh. Trong s 800 nhim v cha hon thnh th c 200 nhim v hon thnh 50%. Pht biu
no v trng thi d n l ng?
A. D n hon tt khong 20%.
B. D n hon tt khong 30%.
C. D n hon tt khong 25%.
D. Cc c tnh n lc cn li v d liu hon tt d nh cn c tp hp c c
tnh chnh xc v trng thi d n.
8. C nhiu phng php dng gim st hiu qu ca d n. Hai phng php no c th
c dng gim st cc thay i phm vi?(Chn 2)
A. Phn tch lch s bin ng chi ph.
B. Theo di s lng thay i phm vi.
C. Phn tch lch s bin ng lch trnh.
D. Theo di gi tr ng la ca cng vic thm vo c thc hin.
9. Trong khi tin hnh duyt d n hng tun, bn nhn thy rng d n chi tiu qu kh
nng. Bn nn lm g xc nh phm vi ang chi tiu nhiu hn so vi kinh ph d ton?
A. Tnh ton tng chi ph d n (TCP).
B. Tnh ton bin ng chi ph (CV) cho tng phm vi.
C. Tnh ton bin ng lch trnh (SV) cho tng phm vi.
D. Kim tra biu Gantt v so snh tin trnh ca tng nhim v.
97
10. Gim c d n cng ngh thng tin thng bo bin ng lch trnh vo mt trong s
cc kt qu chuyn giao ca d n. BCWP (Chi ph d ton ca vic thc hin) l 7.000$,
ACWP (Chi ph thc ca vic thc hin) l 9.000$ v BCWS (Chi ph d ton ca vic xp
lch) l 11.000$ cho mt tun. Da vo ton b s lng ny th d n:
A. Trc lch trnh khong 4.000$ cho mt tun.
B. Trc lch trnh khong 2.000$ cho mt tun.
C. Sau lch trnh khong 4.000$ cho mt tun.
D. Sau lch trnh khong 2.000$ cho mt tun.
11. T l chi ph d ton ca vic thc hin vi chi ph d ton ca vic xp lch
(BCWP/BCWS) c gi l:
A. T l ng ti hn (CR).
B. Bin ng chi ph (CV)
C. Hiu sut chi ph (CPI).
D. Hiu sut lch trnh (SPI).
12. Chi ph thu phng s c dng cho cuc hp d n l v d minh ho cho loi chi ph
no?
A. Chi ph tt yu
B. Chi ph c nh
C. Chi ph bin ng
D. Chi ph khng c d kin
13. Trong tnh hung no gim c d n c yu cu phi gi mt yu cu thay i ti
nh ti tr v cc i tng lin quan d n.
A. Thi im no yu cu thay i c xt duyt.
B. Khi chi ph vt qu bin ng cho php theo kinh ph.
C. Khi khng c s la chn kh thi.
D. Khi khch hng ng thay i.
14. iu quan trng gim c d n truyn t cc thay i chnh trong d n cho cc
nh ti tr d n duyt v ph chun bi v truyn thng ny..
A. To iu kin thun li cho quy trnh lp k hoch ngun lc.
B. Cung cp thng tin bin ng cho nh ti tr d n.
C. To iu kin thun li tng cng phi hp gia cc i ng thnh vin.
D. a ra c ch nhm qun l cc mc k vng ca nh ti tr d n.
15. Bo co v phng php c lng no l ng?
A. c lng k thut cn thit khi d liu khng y , cc mi quan h khng
c bit hoc thiu nh ngha v sn phm.
B. c lng theo tham s tng i n gin v t tn km xy dng.
C. c lng tng t h thng ph vn chnh xc hn cc phng php khc.
D. c lng kin chuyn gia b hn ch i vi k thut n nh.
16. Ti sao vic iu ho chi ph cho cc nhim v d n theo c tnh so vi chi ph thc
li ng vai tr quan trng?
98
99
100
hn, nn chnh sch cht lng cu cng ty m thng l ni khi u hp l khi lp k hoch
cht lng ca d n. V d, rt nhiu t chc p dng h thng cht lng tiu chun quc t
ISO 9000 qun l cht lng. Qun l cht lng c bao gm mt vi quy trnh nh hnh di
y:
101
NI DUNG
1. XC NH CHT LNG CA D N
-
Trong vi thp k gn y, c mt phong tro hng ti nng cao cht lng v thay i
trng tm t thanh tra kim sot cht lng ti a im sn xut (pht hin vn ) sang m bo
cht lng. Trong cht lng l mt phn khng th thiu ca qu trnh thit k (phng trnh
vn ). Nhiu t chc p dng cc h thng qun l cht lng tng th (Total Quality
Management, vit tt l TQM), trong coi cht lng l mt qu trnh pht trin lin tc ch
khng phi l mt s kin din ra mt ln. Nhng h thng cht lng ny khng ch c dng
trong trong qu trnh pht trin sn phm v dch v m cn c dng trong cc qui trnh qun l
d n. Nhng ngi ng gp quan trng cho thnh cng ca phong tro cht lng ny l
W.Edwwrds Deming, Joseph M, Juran, Phillip B.Crosby, Genichi Taguchi.
K hoch qun l cht lng (quality management plan) l mt ti liu d n nh ra nhng
tiu chun cht lng p dng cho d n v cch thc t c nhng tiu chun ny.
K hoch qun l cht lng c hp nht trong k hoch tng th ca d n. N c
xy dng trong qu trnh lp k hoch cht lng v phi bao gm cc k hoch cho m bo cht
lng, kim sot cht lng, nng cao cht lng trong vng i ca d n. N cng cn phi bao
gm c phng thc trao i thng tin c dng bo co ma trn hiu qu hot ng cho nh
ti tr, i d n, nhng ngi c lin quan v nh cung cp. K hoch qun l cht lng theo
chiu su c vai tr rt quan trng i cc d n pht trin ng dng. Cn phi duyt v cp nht
k hoch qun l cht lng thng xuyn nhm m bo k hoch phn nh c yu cu ca
nhng ngi lin quan n d n.
xy dng mt bn k hoch qun l cht lng, cn lm theo cc bc sau:
1. Kim duyt cc ti liu v yu cu v hi li nh ti tr nu cn, nhm m bo tt c cc
yu cu ca nh ti tr c nh ngha r rng.
2. Xc nh thc o (metric) cht lng dng cho d n, t ra nhng tiu chun cht lng
v mc tiu v hiu qu tun theo nhng tiu chun v quy tc cng nghip.
3. Thit lp lch trnh kim nh kim th da trn nhng ph thuc v c im k thut ca
d n.
4. Thit lp vai tr v trch nhim qun k cht lng, a cc cng vic vo lch trnh d
n.
5. iu ha bo co hiu qu hot ng v kt qu kim nh thc t vi tiu chun cht
lng v mc tiu v hiu qu hot ng.
6. Xy dng vng lp cho hnh ng hiu chnh trong vic x l bin ng cht lng.
7. Xy dng cc phng php gii quyt bt ng gia cc thnh vin trong i v s ph
hp ca cc kt qu chuyn giao.
102
Tnh n nh ca ng dng
Lp trnh vin c kinh nghim kim tra code t xut xem c tun th ng
chun khng.
C ch phn hi
i d n
Nh ti tr
Nhng ngi
quan n d n
Nh cung cp
lin
103
2. M BO CHT LNG
-
K hoch kim th
104
Hnh 6-2. Chu trnh qun l cht lng pht trin lin tc
Theo nh hnh 6-2, quy trnh cht lng bt u t giai on ln k hoch, khi t chc
quyt nh s lm g v lm bng cch no. Giai on ny c thc hin khi trin khai k hoch
d n v k hoch qun l cht lng. N bao gm cc bc xc nh yu cu, cc ngng cht
lng, cc ri ro; kim nh v kim tra cc tin trnh m bo cht lng.
Trong giai on thc hin, k hoch c thc hin. V trong giai on kim tra ca quy
trnh ny, tin hnh kim tra cht lng da trn cc tin trnh kim nh v kim chng xc
nh xem c vt qu cc ngng gii hn v cht lng hay khng.
Trong giai on hiu chnh, nu cc ngng kim tra cht lng b vt qu, th s thc
hin hnh ng hiu chnh v lp li qu trnh kim tra. Sau khi kim tra, nu bin ng khng
c hiu chnh hp l th s lp i lp li cc hnh ng hiu chnh cho n khi n c hiu
chnh tha mn vi yu cu. Sau , chuyn sang giai on lp k hoch tip theo. iu ct yu
ca vic pht trin quy trnh lin lc l tp trung pht trin cht lng ca qu trnh ln k hoch,
thit k v hiu chnh cc thiu st trong thit k, nhm nng cao cht lng ca thit k, to ra
105
qu trnh pht trin lin tc v gim thiu c cc bin i c pht hin c trong giai on
kim tra.
Mt s bin ng c th pht hin bng qu trnh kim nh, nhng nhiu loi bin ng
khc th phi qua mt qu trnh kim tra nghim ngt.
b) Tm quan trng ca bin ng
Tm quan trng l mc quan trng c t cho cc bin ng xc nh c cc
hnh ng hiu chnh cn thit m Gim c d n phi thc hin. Qun l d n khng phi l
mt mn khoa hc chnh xc, v cc d n u c rng buc v ngun lc. Gim c d n phi
xc nh tm quan trng ca cc bin ng v n lin quan n tng th d n v im cn bng
trong tam gic thp (iron triangle balance). Gim c d n phi xc nh cc ngng gii hn m
nh ti tr d n t ra cho cc bin ng trong phm vi d n, cng nh trong bi cnh ca t
chc; v s dng ngun lc hp l.
V d: Bin ng chi ph
Gi s trong mt d n tr gi 5 triu la, bin ng chi ph l 5.000 la, tm quan trng
ca bin ng s rt thp. Nhng vi bin ng chi ph l 5.000 la trong mt d n tr gi
50.000 la, tm quan trng s cao hn nhiu.
V d: Bin ng lch trnh
Mt Gim c d n qun l cng lc 10 d n v ang thiu nhn vin. Trong , by d
n ang thc hin ng lch trnh. Ba d n cn li c Hiu sut lch trnh ln lt l 0.98, 0.96 v
0.975. Mc d bin ng lch trnh ca d n th hai v th ba l cao hn, nhng vn cn thp v
c kh nng theo kp lch trnh. D n c Hiu sut lch trnh (SPI) bng 0.98 l mt d n thc
hin nhim v trng yu v c thc hin theo quy trnh; do gim c d n phi tm thi
chuyn cc thnh vin t cc d n khc sang hiu chnh bin ng ca d n ny.
c) Phn tch nguyn nhn su xa
Phn tch nguyn nhn su xa l k thut xc nh nguyn nhn chnh xc ca vn , v
khi loi b c nguyn nhn th vn s khng xy ra ln na.
V d:
Mt ng dng ty bin c pht trin dng cho b phn bn hng v mt thit b ny
gip h in ha n ti cc im giao dch vi khch hng. Chng trnh ny thnh thong li tnh
sai thu mua hng trn ha n. Mc d lc u, ngi ta cho rng on m tnh ton thu c
vn ; nhng sau hng gi sa li, ngi ta xc nh c nguyn nhn su xa l do mt s sn
phm trong phn d liu khng c xp loi khin cho t l b sai.
d) Th tc qun l cht lng d n
Qun l cht lng d n c thc hin theo cc bc sau:
1. Tin hnh kim nh cc gi cng vic hon thnh cng nh ang thc hin
m bo ng vi k hoch cht lng d n.
2. Tin hnh kim nh cht lng cc gi cng vic l cc im ph thuc trn
ng ti hn.
3. Tin hnh kim nh vic qun l phin bn v quy trnh qun l cu hnh nhm
m bo rng tt c cc thnh vin ang s dng cng mt phin bn. m bo rng cu
106
107
1. Cn phi thc hin cc hnh thc kim tra no khng nh kh nng s dng ca
ng dng?
Mt nguyn mu thc s c kim th bi nhiu i din ca b phn phc v khch
hng. Vic thc hin cc cuc kim th ng lc s xc nh c cc yu cu chc nng c c
p ng hay khng.
2. Nhng quy trnh kim th no nm trn ng ti hn?
Tnh ton vn d liu phi c kim nh trc khi tin hnh kim tra tnh n nh ca
ng dng.
3. Bn s lm cch no qun l cht lng ca vic kim sot phin bn v qun l
cu hnh?
m bo rng tt c cc thnh vin d n u s dng cng mt phin bn m ca ng
dng. Khi chun b bn giao ng dng , phi chc chn rng tt c cc phin bn mi nht
phi c ghi li. y l mt ng dng s dng trn my tnh bn, v vy cn phi kim th v
ghi chp li tt c cc phin bn h iu hnh h tr ng dng ny.
4. Bn s ng ph vi cc bin ng v cht lng nh th no?
Xc nh tm quan trng ca bin ng. Nu bin ng c tm quan trng, hy xc nh
nguyn nhn su xa ca vn . ng thi, xc nh xem Gim c iu hnh sn xut c chp
nhn sn phm hay khng.
5. Nhng trng hp no s xy ra nu Gim c iu hnh sn xut khng chp
nhn sn phm?
Lch trnh s b ko di lm li sn phm v cn thm c chi ph thc hin. Nu d n
khng ci thin c th n s b tht bi. Cng vic ca cc thnh vin nng ct trong i d n
s b lung lay.
e) Kim nh cht lng
Hot ng u tin trong qu trnh m bo cht lng l kim nh cht lng. Kim nh
cht lng l mt cuc kim tra c lp do nhn s c trnh chuyn mn thc hin nhm
m bo k hoch cht lng c tun th nghim ngt.
V d:
V d tiu biu ca vic trnh by bng hnh nh chnh l s cy, ging nh cu trc chi
tit cng vic WBS, l s phn tch cc khon mc xung nhng mc chi tit lin tip. Rt
nhiu k hoch cht lng dng k thut ny phn tch cc hot ng cht lng c th c th
gn metric v trch nhim. Mt s nh vy to iu kin truyn t cc hot ng cht lng
d dng hn, ng thi d theo di xem cng vic c c hon thnh hay khng.
Khi xy mt ngi nh, cn phi thc hin kim nh cht lng trong mi giai oan ca qu
trnh xy dng.Theo hnh 6-3, mt k hoch qun l cht lng s bao gm: Kim nh k hoch
xy tng v bn thit k chi tit do mt bn th 3 hon ton c lp thc hin nhm kim tra chi
tit v gi nh, kim tra vic o mng, kim nh cht lng xi mng dng trong mng, kim
tra cc bc tng trc khi xy mi, kim tra cc thnh phn ngoi tht trc khi xy dng cc
thnh phn ni tht, kim tra my mc v h thng in, kim tra ln cui trc khi chuyn cho
ngi mua.
108
Hnh 6-3. S cy ca d n xy nh
f) K hoch kim th (Testing Plan):
Thng thng p lc ca vic a sn phm ra th trng hoc a ng dng vo s dng
lm gim thi gian ca qu trnh test. iu ny dn ti hng lot vn lin quan n s khng
hi lng ca khch hng v cht lng sn phm thp. Thc t ny to ra mt s pht trin
quan trng trong vic xy dng cc phng php kim th ng thi lm cho cc nh qun l sn
sng u t thi gian v ti chnh vo chc nng kim th v bo m cht lng.
Trong cun sch The Software Conspiracy ca mnh, Mark Minasi vch ra nhng hu
qu rt thc t m x hi chng ta phi chu ng do nhng phn mm hot ng khng n nh
v cha c kim th k gy ra.
K hoch kim th (Test plan) l mt ti liu m t phng thc kim th theo cch trng
hp, tch hp, h thng v chp nhn. C rt nhiu phng php kim th. Cc phng php c
s dng trong cc d n CNTT bao gm:
-
Kim th bin dch cho nhng d n pht trin Code hot ng hay c li?
Kim th chc nng Phn mm c thc hin c ng nhng chc nng yu cu cho
nhng ngi c lin quan n d n khng? Ngi dng c s dng c khng?
Sau khi la chn cc phng php kim th, cn thit lp mt mi trng kim th bng
cch xc nh v mua nhng ti nguyn cn thit hon thnh qu trnh kim th c thit
109
lp. Giai on cui cng ca qu trnh kim th l giai on nh ti tr/khch hng thc hin kim
th chp nhn.
V d:
M ngun ca d n c bin son, cc thnh vin trong i pht trin d n bc vo hi
trng vi thi rt nghnh ngang nh nhng phi cng li my bay chin u va thng trn tr
v. ng dng ny rt st do! N c xy dng bng phng php hay nht, mi nht v trn c
s hu ht cc thnh phn p dng cng ngh mi nht. Giao din c thit k tp trung vo trc
gic v rt p, m hnh d liu mm do, logic nghip v cht ch, v trn ht l ng dng ny
hon ton xy dng trn web. 30 giy sau khi bn bt np chai sm panh, chung in thoi reo.
Gim c gi thng bo anh ta nhn c 234 cuc gi trong vng 30 pht gn y v
nhng vn v sn phm ca bn. N khng tng thch vi h thng email. Ln sau, bn phi
m bo thc hin kim th vn hnh trc khi bn giao sn phm.
Biu
Qun l cu hnh
nh lut Parkinson
Xc nh mc bin i ca qu trnh
110
Chi ph cho vn
Qui tc Pareto (Pareto Rule), cn c gi l qui tc 80-20 pht biu rng 80% s li l do
20% cc hng mc gy ra. Phn tch Pareto gip gim c d n ng u vi nhng lnh vc
hay xy ra vn ny mt cch hiu qu. Qui tc ny c rt ra t kinh nghim, ngha l n
khng chnh xc hon ton nhng thay vo li chuyn ti mt thc t rng mt s lng ln cc
li li xy ra mt vi hng mc.
V d:
Theo hnh di, x l hai nguyn nhn u tin s gii quyt c 70% cc vn .
111
112
Qun l cu hnh l mt k thut kim sot dng kim tra chnh thc v ph duyt cc
thay i v cu hnh da vo c im ca sn phm chuyn giao, cng nh cc thit b phn
cng, phn mm to ra sn phm v phin bn. Nhng thay i v cu hnh v phin bn xy
ra thng xuyn trong mi trng CNTT, do vy cn phi c kim tra lin tc.
Mc ch chnh ca qun l cu hnh l theo di v duy tr tnh vn ton ca vic tin ha
cc ti sn d n. Trong sut chu trnh pht trin d n, nhiu thnh phm c gi tr c to ra.
Vic pht trin cc thnh phm ny l kt qu lao ng rt tch cc, nng nhc, th hin mt s
u t nghim tc, ng k. Do , cc thnh phm cu thnh ln cc sn phm chuyn giao, hoc
l chnh cc sn phm chuyn giao l nhng ti sn quan trng cn c bo v v sn sng ti s
dng.
C th, cc thnh phm quan trng c t di kim sot cu hnh. Khi mt thnh phm
xut hin, s tn ti nhiu phin bn, cho nn cn phi nhn dng thnh phm, cc phin bn ca
n v c lch s thay i ca n.
Cc thnh phm ph thuc ln nhau. Nh mt kt qu, mi thay i gy ra mt hiu ng lan
truyn. Khi mt thnh phm b thay i, cc thnh phm ph thuc cn c xem li, thay i
hoc lm li. T cho thy, phin bn cui cng ca mt thnh phm thng l tt nht, p
ng c yu cu ca nh ti tr, khch hng.
V d:
Cc lp trnh vin pht trin mt ng dng Web tng tc gp rc ri vi cc thnh phn
ActiveX cho n khi h ti c phin bn mi nht ca trnh duyt Microsoft Internet Explorer.
Sau khi ng dng c tung ra th trng, b phn h tr khch hng nhn c hng lot cc
cuc gi m t hin tng nh cc lp trnh vin gp phi. Vn ch cc lp trnh vin pht
trin ng dng ny khng a yu cu s dng phin bn mi nht ca trnh duyt Microsoft
Internet Explorer vo trong bng yu cu v cu hnh lp t phn mm. V khi trnh duyt
trn my tnh ca khch hng c nng cp ln phin bn mi nht, th khng gp phi vn
na. Thiu qun l cu hnh cho cc my ch trong h thng mng l im chnh dn n tht bi
ca cc gii php c s h tng.
Qun l cu hnh bao gm 3 chc nng chnh, c quan h hu c vi nhau:
-
Qun l cu hnh lin quan n cu trc sn phm, tc l lin quan n hng mc nhn
dng thnh phm, phin bn, v s ph thuc gia cc thnh phm cng nh nhn dng
cc cu hnh l mt tp nht qun ca cc thnh phm lin quan vi nhau. N cng lin
quan n vic cung cp cc khng gian lm vic cho cc c nhn v cc t nhm sao cho
h c th pht trin khng phi thng xuyn dm chn ln nhau.
Trng thi v o lng lin quan n cu trc iu khin d n. C bn, trng thi v o
lng lin quan n trch lc thng tin cho ban qun l d n t cc phng tin h tr
qun l cu hnh v cc chc nng qun l yu cu thay i. Thng tin trch lc di y
l rt c ch cho mi nh gi:
o Trng thi sn phm, tin , xu hng v cht lng
o Ci hon thnh, ci cn dang d
o Chi ph
113
o Cc khu vc c vn cn ch
d) nh lut Parkinson
nh lut Parkinson pht biu rng cng vic c dn tri s dng ht khong thi gian
d tnh hon thnh. nh lut ny c ng dng vo nhiu lnh vc trong cuc sng, nhng n
c bit nhy bn trong cc ng dng CNTT vi nhiu nhim v mi v mt nhiu thi gian mi
hon thnh tt c.
V d:
Cng l mt thnh vin i d n, v anh c giao hai tun l hon thnh bng bo
co d bo th trng. Mc d c kh nng hon thnh cng vic ch trong vi ngy, anh vn
dn tri cng vic ra trong khon thi gian hai tun hon thnh bng bo co.
TM TT NI DUNG CHNG
Trong bi ny, bn c trang b cc kin thc c bn v cht lng d n v quy trnh
qun l cht lng:
1. Xc nh cht lng d n
-
2. Bo m cht lng
-
K hoch kim th
Biu
Qun l cu hnh
nh lut Parkinson
BI TP KT THC CHNG
1. Cc k hoch bo m cht lng phi bao gm:
A. Phn tch v kin trc h thng, thit k v ng trin khai cho tng yu cu.
B. Qun l v thay i trong cc yu cu, kin trc, thit k v m ngun.
C. Cc hot ng theo di li, kim tra n v, nh gi k thut, kim tra tch hp v
kim tra h thng.
D. Quyt nh m rng v ni lng cc phn ca h thng c th c s dng cho
cc h thng khc.
2. Mt trong cc quy trnh no sau y l quan trng nht p ng cc mc tiu qun l
cht lng?
A. Xem xt k lng.
114
115
D. H thng.
9. Ti sao k kt hon tt ngi s dng l mt phn ca k hoch qun l cht lng?
A. m bo rng d n tun theo mong mun v rng buc kinh ph ca ngi s
dng.
B. m bo rng d n tun theo mong mun ca ngi s dng bi v n lin
quan ti cht lng sn phm.
C. K kt hon tt ngi s dng khng phi l mt phn ca k hoch qun l cht
lng.
D. m bo rng ngi s dng khng trnh yu cu thay i mun trong d
n.
10. Khi no th nh gi cht lng ca phn c th chuyn giao d n c xc nh?
A. Trong qu trnh kim th phn c th chuyn gia.
B. Khi phn c th chuyn giao ang c xy dng.
C. Sau khi phn c th chuyn giao c xy dng.
D. Ngay lp tc trc khi kim th phn c th chuyn giao.
E. Ngay lp tc trc khi xy dng phn c th chuyn giao.
F. Trong khi xc nh yu cu ca phn c th chuyn giao.
11. Bn nhn c ho n t nh thu ca mnh trong hp ng gi c nh vi lch trnh
phi tr gn lin vi vic hon tt cc mc quan trng. iu g l quan trng nht duyt.
A. Cc hot ng ang tip din.
B. S gi dng ht.
C. Cng vic c hon tt.
D. Theo ng lch trnh.
12. Phng php tip cn ci thin cht lng no sau y c kh nng to ra cc kt qu
tch cc t nht?
A. Ci thin lin tc.
B. Tng cng kim tra xem xt.
C. Qun l cht lng thng k.
D. Quy trnh cp chng ch ISO 9000.
13. Mt trong nhng ngi pht trin trong d n ca bn bt ng vi cc chun pht trin
hp nht hin ti v tin tng rng phng php tip cn nhim v khc tt hn. Bn khng c
chuyn mn k thut a ra kin c gi tr v vic liu ngi pht trin c phng php tip
cn tt hn hay khng. Bn nn lm g?
A. Cho php ngi pht trin trin khai gi v phng php tip cn mi c
xut.
B. Ni vi ngi pht trin rng tham gia cc chun l iu bt buc v do cc
chun hp nht phi c tun theo.
C. T chc cuc hp ca ngi pht trin i d n cho php i xc nh liu
cch tip cn mi c gii thiu c nn c chp nhn i vi d n hay khng.
116
117
118
NI DUNG
1. XC NH C CU T CHC
-
Cc dng t chc
Biu t chc
a) Cc dng t chc
Cc dng t chc l cc cu trc m thng qua mt cng ty t chc cc hot ng hng
ngy ti u ho hiu qu. C ba dng t chc chnh l theo chc nng, ma trn v theo d n.
Chng c nhng c im sau:
119
Cc dng t chc
Cu trc chc nng
Cu trc ma trn
Cu trc theo d n
c im
Hay d n thun tu
120
121
C li ch nghip v trong kt qu ca d n
Cc i tng c im
lin quan d n
Nh ti tr
Bo v v c vn cho i qun l d n
K v cng b tn ch d n.
Nhn u ra d n
Xc nh nhu cu i vi sn phm kt qu ca d n
Gim c d n
122
thnh
2. T CHC I D N
-
Lnh o t chc
Cc k nng cn thit
Hu cn cho i d n
Xy dng v h tr i d n
a) Lnh o t chc
t chc i d n, hy lm theo cc bc sau:
-
iu ha gia vic phn b ngun lc vi ngn sch v lch trnh d n, ng thi phi
pht hin c tt c nhng s khng nht qun trong d n.
V d:
123
giao cho mt DBA mi vo ngh trong cng i ca anh. V cng ty phi thu xp vi nh
cung cp Phong chuyn gia DBA ca h c lm vic cng d n, v Phong chc chn l c
nhiu kinh nghim chuyn mn duy tr h thng cho ti khi hon thnh d n.
Bi tp 7-1: T chc i d n
Thi gian 45
Mc ch:
m phn v phn b ngun lc.
Kch bn:
Hong Gim c mt d n Nng cp H thng mng cng ty XYZ Cn 4 k s c k
nng lm vic vi mn LAN/WAN v 3 k s ATM . D n ny i hi cc nhn vin phi i
cng tc lin tc trong 12 thng. B phn qun l cp cao cng ang trin khai hai d n khc: D
n ti thit k ng dng phc v khch hng do Dng qun l v D n nng cp H thng kim
k do Tng qun l. Theo k hoch th D n ca Dng cn mt k s mng cao cp, v anh ta
gi yu cu ti Phong Qun l chc nng ca cc k s v h thng mng, ly Khanh v d
n ca mnh. D n ca Tng cng cn mt k s d n mng cao cp nh vy, v mt chuyn
gia v h thng mng khng dy c chuyn t Cng ty H thng mng ABC. Tng yu cu
Phong chuyn Khanh v d n ca mnh. Bng 7-3 cha cc tng kt v cc thnh vin tim nng
cho d n v k nng ca h.
Cui cng Cng ty ny a ra quyt nh s c mt k s cao cp vo lm cho d n ca
Hong v 3 k s tr s c o to v mng WAN. Theo kin ca Phong, Khanh s li
NOC cng vi mt k s tr m trch cng vic ca cc d n khc; ng thi h tr qu
trnh vn hnh. Phong cng cp n chuyn Trung mun lm i trng ca nhm cc k s
tham gia D n ca Hong. V khi Hong chun b ri cuc hp vi Phong, anh ta cng thng
bo trc vi Phong rng anh ta s cn n Trung trong vng mt hay hai tun nu cng vic
NOC rt gp rt trong qu trnh ci t phn c bn ca ATM.
K nng
Tn
Khanh
Trung
K s tr ( LAN )
K s tr ( LAN )
Vinh
K s tr ( LAN )
Ngc
K s cao cp
( LAN/WAN )
K s cao cp
( LAN/WAN )
124
Cc k s h
thng mng ATM
Khng thuc
cng ty
125
126
Nhng trang thit b cn thit phc v chuyn cng tc, bao gm c vic di chuyn,
thu phng v cc khon khc.
V d:
Thc hin k hoch nng cao nng sut lm vic ca cc thnh vin b sung khng c cc
k nng tin
Thc hin k hoch cung ng cho i nhm p ng nhu cu v nguyn vt liu v trang
thit b cn thit:
o Gim c d n c trch nhim m bo cc nhu cu thit yu v thit b phc v
cng vic d n ca tng thnh vin. xc nh c nhng yu cu cn phi
phn tch k cng v cc yu cu k thut. Gim c d n phi lun ch ng
qun l vic mua sm cc nguyn vt liu v trang thit b, cng nh m bo
rng cc nhu cu ny phi c a vo trong k hoch v ngn sch ca d n.
127
Giai on ny sinh mu thun khng kim sot c xung t gia cc thnh vin d
n.
c im
Hnh thnh
Mu thun
Ha gii
Thc hin
128
ngi th hin nhiu quan im c nhn. Nhng bui hp d n trong giai on ny thng kh ln
xn, v cc thnh vin ang c gng tm hiu nhim v ca nhng ngi khc trong d n.
Mt iu lu rng cc hot ng pht trin i d n c a ra cc thnh vin trong
i cng nhau thc hin, ch khng phi l s p t ca cp trn cho i. C th t chc cc hot
ng ny theo tng nhm nh, hoc theo phm vi ton i. Mc ch chnh l nhm gip cc
thnh vin i d n dn cm thy thoi mi khi lm vic v trao i vi mi ngi trong i.
V d: Hnh thnh i d n
Phong hon tt vic tuyn chn cc thnh vin d n, v ang suy ngh tm cch no
i d n c th bt u mt cch tt p. Anh bt u bng mt bui hp d n, trnh by v
tng quan ca d n v tm quan trng ca n i vi t chc. Mi thnh vin d n u c
pht ti liu v vn c trnh by. Phong tip tc bui hp bng cuc trao i v mng
li. Mi thnh vin i d n t gii thiu v mnh v k mt cu chuyn khng lin quan n
cng vic, ng thi ng gp kin v vn chuyn mn c nu ra. Bui hp hm
gip ph v mi khong cch gia cc thnh vin trong i d n. Sau , Phong ln k hoch
cho cc bui hp tip theo hon thnh hot ng lp k hoch cho i d n.
b) Giai on ny sinh mu thun
Trong giai on mu thun, cc thnh vin d n thng rt bo th v v th ny sinh
nhiu mu thun. S khc nhau v tnh cch bt u bc l, h qu ca cc cuc xung t l cc
thnh vin mun lm cng vic d n, hoc a ra quyt nh theo cch ring ca mnh. Trong
giai on ny, Gim c d n cn phi s dng cc k nng gii quyt xung t v k nng y
thc gip i d n gii quyt c vn .
V d: Mu thun ny sinh trong i d n:
Hiu v Cng u l k s Web y kinh nghim, hin ang lm vic cho mt d n v
mng ni b. Hiu th nht mc rng nn ci cc Applet vo my trm, cn Ton th qu quyt
nn ci vo my ch. Cui cng Gim c d n Phong phi nhy vo v m cuc hp gia
Hiu, Cng v DBA ca d n cng nht tr tin hnh theo cch tt nht.
c) Giai on ha gii
giai on Ha gii, i d n bt u lm vic mt cch nng sut m khng phi lo lng
g v quan im c nhn hoc cc vn tranh ci. Khi xung t vn cn xy ra th ngi ta ch
tp trung vo cc vn lin quan n quy trnh hn l lin quan n c nhn. i d n bt u
hot ng trn c s tin tng v trng cy ln nhau.
Trong giai on ha gii, Gim c d n phi thm vo cc tiu ch bng cch tp trung
vo cc vn v hiu qu lm vic ca d n. Chng hn nh Gim c d n phi:
-
To c hi ban qun l, khch hng, cng nh cc i khc ghi nhn hiu qu lm vic
ca i d n.
V d: Ha gii cc xung t trong i d n.
129
130
Trong giai on thc hin, phi xy dng c ch khen thng kp thi, hiu qu lm vic
ca i v khuyn khch i d n a ra cch gii quyt cho vn ny sinh. Tuy nhin,
nu tin i d n b chm th y cng l c hi tt th thch i d n vi cc
mc tiu nghim ngt hn v hiu qu lm vic.
Bi tp 7-2: pht trin i d n
Thi gian: 30 pht
Mc ch:
Xc nh phng hng hot ng qun l hiu qu lm vic ca i d n.
Kch bn:
131
Vic giao tip, lin lc s rt kh khn do yu cu phi i cng tc thng xuyn: V vy,
phi lp mt k hoch trao i, lin lc trnh cho cc thnh vin khng c cm gic b c lp.
m bo vic t chc cc s kin quan trng v cc giai on ca d n.
4. Bn s gii quyt vn thiu ht v k nng nh th no?
Cu tr li c th bao gm cc sau: Bng cch o to cc k s tr v cng ngh mng
WAN v nh Trung lm c vn.
5. Bn s x l nh th no vi mt thnh vin m mi ngi u ght v ngi ny
rt hay ni v hay phn nn, nhng dng nh cha bao gi lm g ci thin vn ?
Gim c d n ng vai tr ch ng hn bng cch a ra nhng mong mun ca cng
ty v theo di hiu qu lm vic ca nhn vin ny. C th phi nh s can thip ca phng Nhn
s.
6. Bn s x l nh th no vi nhng thnh vin chnh thc ca i nhng li khng
hi t nhng k nng cn thit cho i d n?
C th c nhiu cu tr li khc nhau. Nhng t nht nhng thnh vin ny khng c lm
cc thnh vin khc mt tp trung khi lm vic.
7. Nu mt thnh vin thuc gia nh ch c B hoc M, v mt thnh vin khc li
c thn v khng c con; th c nn t yu cu lm vic ngoi gi ca 2 ngi ny ging
nhau khng?
Hy vng i d n s thc hin cc gii php ph hp nht vi nhu cu ca tng c nhn
v s hon thnh cc mc tiu ca i.
TM TT NI DUNG CHNG
Trong bi ny, bn c trang b cc kin thc c bn v vai tr ca ngun nhn lc v
quy trnh qun l ngun nhn lc trong d n nh:
1. Xc nh c cu t chc
-
Cc dng t chc
Biu t chc
2. T chc i d n
-
Lnh o t chc
Cc k nng cn thit
Hu cn cho i d n
Xy dng v h tr i d n
3. Trin khai i d n
-
Giai on ny sinh mu thun khng kim sot c xung t gia cc thnh vin d
n.
132
BI TP KT THC CHNG
1. Trong cu trc t chc no sau y, gim c d n c quyn lc t nht?
A. T chc d n.
B. T chc ma trn mng.
C. T chc ma trn yu.
D. T chc theo chc nng.
2. Ai c trch nhim chun b bo co nh gi sau trin khai?
A. Ngi s dng.
B. Gim c d n.
C. Nh ti tr.
D. K s cao cp.
3. Phng php hiu qu nht trong vic xy dng i d n trong t chc ma trn l tun
theo:
A. K hoch truyn thng.
B. K hoch qun l thay i phm vi.
C. K hoch qun l i ng.
D. K hoch pht trin o to.
4. Gim c d n ang xy dng k hoch cho d n. Gim c d n xc nh cc
nhim v v ch nh ngun lc thch hp. Cng c c s dng thng bo rng mt vi ngun
lc c phn b xong. Bc tip theo ca gim c d n s l g?
A. Di chuyn cc ngun lc.
B. Yu cu thm ngun lc.
C. iu chnh ngun lc.
D. D tho ngn sch ngoi gi.
5. iu chnh cc nhim v c phn b khc nhau trong d n duy tr khi lng
ngun lc ph hp c gi l:
A. Ti u ho ngun lc.
B. Phn chia ngun lc.
C. C cu li ngun lc.
D. iu chnh ngun lc.
6. Bn ang qun l i k thut l nhng ngi lao ng bn thi gian. Phn ln nhng
ngi lao ng ny l sinh vin v c nhng cam kt khc trong sut nm hc. Nm ngoi bn
chm tr trong mt vi d n bi v bn sp xp cc d n c hon tt trong sut k thi tt
nghip ca sinh vin. Hin nay bn ang bt u thc hin mt k hoch cho cc d n sp ti v
c thi hn cui cng khc trong sut giai on thi tt nghip. Bn nn lm g ngn chn xung
t ny?
133
134
135
136
Cc nghin cu cho thy nh chuyn mn CNTT phi c kh nng truyn thng hiu qu
c th thng tin trong ngh nghip
Lp k hoch truyn thng: xc nh thng tin v nhu cu giao tip ca cc bn lin quan.
Kt thc hnh chnh: to, thu thp, v thng tin hp thc ha kt thc d n / giai on
NI DUNG
1. XC NH THNG TIN THIT K K HOCH TRAO I THNG TIN
-
Trong ch ny, chng ta trao i cch thit lp mt bn k hoch trao i thng tin hiu
qu s rt cn cho qu trnh thc hin d n.
Mt cng ty tin hnh mt nghin cu v thi gian trn cc gim c d n CNTT ca
mnh v thy rng h dng t 50 65% thi gian vo hot ng trao i thng tin nn rt kh
hon thnh cng vic. hiu r hn v tnh trng ny, cng ty thnh lp 2 nhm kim sot.
Nhm gim c d n CNTT th nht c yu cu phi c mt bn k hoch trao i thng tin
chi tit v s b gim st vic thc hin k hoch trong sut vng i ca d n. Nhm th hai
khng c yu cu g v c qun l d n theo cch m h thng lm. Kt qu, nhm th nht
lun mt t 25- 45% thi gian mi tun cho vic trao i thng tin, trong khi nhm th hai
phi mt t 50 65%. C mt iu th v l, nhm buc phi dng k hoch trao i thng tin
137
bo co li rng thi gian m h dng trao i thng tin khng nhng gim m vic trao i
thng tin cn hiu qu cao hn nhiu, mc cng thng trong trao i thng tin gim ng k.
Bn ang dng thi gian ca d n nh th no?
a) Yu cu trao i thng tin
Mi d n cn c k hoch qun l truyn thng, l ti liu hng dn truyn thng trong
d n. Phn tch cc bn lin quan trong truyn thng d n cng h tr qui trnh lp k hoch
truyn thng. Ni dung ca k hoch qun l truyn thng:
-
Mc ch ca k hoch trao i thng tin l nhm m bo hiu qu nhng giao tip quan
trng gia cc thnh vin trong i v nhng i tng lin quan n d n h c th lm vic
mt cch c lp. Giao tip hiu qu trong d n s to iu kin cho gim c d n, cc thnh
vin trong i d n, nh ti tr, i tng lin quan d n v nh cung cp a ra nhng quyt
nh hp l, c thng bo y . Cng cn phi giao tip vi nhng i tng bn ngoi c
lin quan v d nh: khch hng, c ng, bo ch v cng chng. Trao i thng tin ng mt vai
tr quan trng trong vic m bo cht lng thng qua vic gim bt cc bo co v hiu qu
hot ng ca d n. Trao i thng tin c th ngn chn mt s ri ro, ng thi rt cn thit
nhm ph bin thng tin v nhng thay i cn thit gii quyt nhng ri ro c xy ra. K
hoch trao i thng tin cn phi c cp nht v tinh lc khi d n tin trin.
Bng 8-1. Cc giai on xc nh yu cu thng tin
Giai on
M t
Giai on 1
Giai on 2
Xc nh cch thc trao i thng tin tt nht, la chn phng tin bao gm
truyn ming, vn bn, th in t, mng ni b, tho lun.
Giai on 3
Giai on 4
Giai on 5
138
Ai cn thng tin?
Ti sao h cn?
M t
Ngi nhn
D n s b
nh
ngha M t phm vi d n, gii Nh ti tr
phm vi
hn,ngn sch, yu cu
Gim d n
Tt c cc thnh vin
ban d n
Mc
xuyn
thng
Mt ln vo lc bt
u
Ti thi im bt u
d n v mi khi c
thay i
139
140
Tn sut
Ph Ch tch ph trch Hng thng hoc hai tun Tm lc thc thi qua
vn hnh
mt ln
email hoc hp.
Gim c vn hnh
Email
Hp nhm nh
Cc phng php hnh thc v khng hnh thc phn b thng tin
141
Knh trao i thng tin (Communication chanel) l nhng phng php truyn t thng
tin. C rt nhiu cch truyn t thng tin, trong c nhng cch thc hoc tc th hoc cn
phi mt thi gian, hoc giao tip hai chiu, hoc ch mt chiu, hoc chnh thc hoc khng
chnh thc. Gim c d n cn phi xem xt n tt c nhng nhn t ny khi xy dng k hoch
trao i thng tin. Cn xem xt n nhng cu hi sau:
-
C cn phn hi khng?
C cn ghi chp li vic trao i thng tin khng? Nu cn th phi l loi ghi chp
g?
Bng di trnh by mt s phng php trao i thng tin, nhng thun li v khng thun
li ca tng phng php.
Bng 8-3. Cc phng php trao i thng tin
Phng php
Thun li
Hp i d n
Th bo/Th in t
Bo co
Thuyt minh
H tr tng tc gia cc c
nhn v phn hi trc tip. To
mt khng kh t nhin,
khuyn khch mi ngi hp
tc tt hn
Khng thun li
V d:
Mt cng ty pht trin phn mm tr s chnh ti California c dng cc lp trnh vin
Dublin. Ai-len do mt gim c d n lm vic ti vn phng khu vc Chicago qun l cho mt
d n pht trin. y l mt th thch ring i vi vn trao i thng tin. Quyt nh a ra l
hu ht vic trao i thng tin trong d n s thc hin qua th in t, trong lp trnh vin ti
Dublin phi cp nht thng tin vo cui ngy lm vic gim c d n nhn vo sng hm sau,
142
gim c d n phi thng bo li nhng thay i trong d n vo cui bui lm kp cho ca sau
x l. Do nhng chi ph cng tc, ngn ng chung v s sn c ca cng ngh mng tin tin, hu
ht cc cuc hp u thc hin thng qua tho lun qua Web lc 9 gi sng gi Chicago, tc 3 gi
chiu, gi Dublin.
V d: Truyn thng bng email hiu qu
Vic s dng email hiu qu khng ch tit kim thi gian m cn m bo rng email ca
chng ta c c bi ngi nhn. c bit trong giai on thc hin d n, giao tip bng email
l cng c nhanh, tc thi v tit kim nht. Thng qua trao i email m ngi qun l d n
cng nh nhng ngi c lin quan c th kim sot, hiu r c nhng vn rc ri, trc trc
ny sinh trong qu trnh thc hin d n. Sau y l nhng gi s dng email hiu qu.
1. To dng ch ngn gn, phn nh tm lc ni dung s trnh by v bt mt ngi c.
Nu chng ta khng c dng ch ngn gn, d hiu v li cun th nhng g chng ta
vit trong phn thn ca email s khng c ch nhiu.
2. Gi cc thng ip ca chng ta lun ngn gn. Nhng ngi online rt bn rn, ng
lng ph thi gian ca h.
3. Kim tra chnh t. D dng gi email bng mt ci click chut nhng phi ch ti
nhng email y li chnh t l tn hiu xu c gi n ngi nhn, thm ch lm
cho ngi nhn s hiu sai vn cn trnh by y l mt li nghim trng khi thc hin
d n.
4. Dng c ch hoa v ch thng. Vit email tt c bng ch hoa s rt kh c. Tht l
khim nh nu vit email ton l ch hoa.
5. Nu chng ta phn hi li mt thng ip (ngha l chng ta dng chc nng REPLY) th
hoc l xa hon ton thng ip ca ngi gi n hoc l xa cc phn khng lin quan.
Vic gi li hon ton l th ca ngi gi cho ngi ta cm gic chng ta l ngi vi
v, c email khng k v gieo ln s nghi ng trong u h v kh nng khng chuyn
nghip ca chng ta.
6. Gim thiu vic dng email dng HTML. Phn ln mi ngi ngy nay vn khng hoc
khng th dng n. Nu cn dng HTML xem xt vic s dng cc lin kt bn trong
phn thn ca email n cc trang web m chng ta cn ngi nhn c.
7. Nu chng ta gi mt email cho nhiu ngi v chng ta khng mun ngi nhn bit
nhng ngi khc nhn email ny, chng ta hy dng BCC (Blind Carbon Copy) ca
chng trnh qun l email.
8. Dng file ch k (signature). y c th l mt trong nhng c trng c bit ca email.
Thm vo nhng thng tin chnh (tn cng ty, s in thoi, fax, email v thng tin
website), hy gi cho ch k ngn gn (t 4 n 6 dng).
9. Tr li email nhanh chng. Cc nghin cu gn y cho thy rng mt t l ln cc email
hoc khng c tr li hoc tr li khng ng thi hn. Chng ta ngh g nu ai
khng phn hi, tr li in thoi ca chng ta? iu ny chng khc g vi vic khng tr
li email.
10. Gii hn chiu di ca mt dng t 65 n 70 k t. Nh rng phn ln mi ngi u
dng mn hnh 14 hay 15 inch
143
Nu chng ta gi mt email quan trng, hy kim tra n bng cch gi cho chnh chng ta
trc. iu ny cho chng ta c hi thy c hnh dng ca bc email m ngi nhn s nhn
trc khi chng ta gi thc s. Chng ta lun nh rng vi email, mi ln chng ta nhn nt
SEND chng ta khng th n mailbox nhn li n.
Bi tp 8-2: Ni dung g cn c truyn t ti ai
Thi gian: 20 pht
Mc tiu:
Xc nh nhu cu thng tin cho d n.
Kch bn:
Bn chu trch nhim xc nh nhu cu trao i thng tin cho d n pht trin ng dng
Chm sc Khch hng ti cng ty XYZ
1. Xc nh nhu cu trao i thng tin cho nhng i tng lit k trong bng?
i tng
i d n
Nh ti tr
144
o Cc yu cu c bit bao gm linh hot thi gian giao tip do c nhng s khc nhau,
yu cu v phin dch tim nng cho giao tip bng li hay vn bn, thay i cch giao tip cho
ph hp vi s khc nhau v vn ho, hp nh k nhm nng cao giao tip gia cc c nhn.
3. BO CO HIU QU D N.
Bo co hiu qu gip cc bn tham gia bit thng tin v s dng ti nguyn t cc mc
tiu ca d n
-
Nhiu cng ty nhn thy rng cc gim c iu hnh ca mnh c cha n 20% s ti
liu m h nhn c mi ngy. Nhiu ngi thng than phin v vic b ngp trong bo co
nhng li thiu thng tin trm trng. H cng nhn ra rng mc ch ban u ca cc bo co
trng thi v thc t ca vic s dng nhng thng tin c trong nhng bo co ny ch trng hp
khong 20% trong s cc trng hp. iu ny c ngha l g? Ni mt cch n gin l chng ta
vit qu nhiu bo co trng thi khng thng bo c cho ngi c nhng g h thc s cn
bit.
Bo co hiu qu d n (Project performance reporting) l s thu nhp ph bin cc thng
tin v hiu qu ca d n n nhng i tng lin quan d n, ch ra cc ti nguyn ang c
s dng nh th no nhm t c cc mc tiu ca d n. Bo co hiu qu l mt phn quan
trng trong qun l trao i thng tin ca d n. Bo co phi cung cp c loi thng tin v
mc chi tit m cc i tng lin quan n d n yu cu. Hnh thc ph bin ca cc bo co
hiu qu l biu Gantt hay cn gi l biu thanh, bng biu/bng tnh. Bo co hiu qu bao
gm:
-
Ngn sch n
hin ti ($)
Thc t n
hin tai ($)
25.000
22.500
10.000
12.000
50.000
46.000
Cn
Vt
2.500
2.000
4.000
145
Bo co kt thc d n
Cc bi hc rt ra
Ti liu lu tr v d n, bo co kt thc d n
Cc bi hc rt ra
a) Bo co kt thc d n
Mc ch chnh ca bo co kt thc d n l trnh by hiu lc ca d n, hiu qu ca d
n v tc ng v mt vn ha ca d n. Ngoi ra cng quan trng l trnh by gi tr m d n
to ra v lnh o cn phi lm g duy tr v thc y u t.
Bo co kt thc d n l ti liu chnh thc xc nhn s kt thc ca d n. N tng kt
tin v nhng tr ngi ca d n.
xy dng mt bo co kt thc d n, hy thc hin nhng nguyn tc sau:
-
Lp ti liu v c cu t chc ca d n.
Ghi li cc ngh ca i d n.
Xc nh tc ng v vn ha ca d n- tc ng ca d n v c cu t chc v vn ha.
Trnh by nhng ngh cho vic bo dng - cc i tng lin quan n d n tham
gia v xc nh cc trch nhim qun tr vn hnh lin tc h tr v thc y kh nng
mi m bo tnh lin tc ca vn hnh.
146
c) Cc bi hc rt ra
Gi y d n t n nhng nc thang cui cng! Bn lm vic ct lc v c gng
hon thnh d n ny ng tin , ng kinh ph v c im k thut. Vy bn thu c
nhng bi hc g? Trong ch ny, bn s xem xt mt s nguyn tc hng dn trnh t
qun l d n tr nn hu ch v ng hi lng.
Vic hon thnh d n mang li nhiu xc cm. S nh gnh, h hi, bun b, kch ng v
mt mi tt c u l nhng phn ng bnh thng. Khi cc ta nh c xy dng, chng ta s c
l ct bng khnh thnh, khi cc con tu c ng xong, chng s c h thy vi s ph
trng m v ngi ta s p v mt chai sm banh vo mi tu. Cn nghi l no chng ta s
tin hnh cho mng vic trin khai thnh cng mt nn tng CRM a quc gia? Hy xem xt
cc nguyn tc c xut y v nh rng tt c mi ngi u thch mt bui tic!
Kim nh l vic kim tra cc mc ch v thnh tu ca d n, bao gm s tha ng,
chnh xc, hiu lc, v s tun th ca d n vi cc phng php lun v quy nh p dng. N
c khuynh hng l mt qu trnh mt chiu, chnh thc v c th lm nn lng cc thnh vin
ca i d n.
Rt kinh nghim l mt bin php t chnh thc v mang tnh hp tc nhiu hn nhm tho
lun cc mt tch cc v tiu cc ca d n, nhng iu lm c v nhng iu cn lm khc
i trong ln ti. Tho lun ny bao gm cc vn v cng ngh, con ngi, cc mi quan h vi
nh cung cp v vn ha ca t chc.
V d:
Khi kt thc mt d n 2 triu US$ v 18 thng c thc hin ng hn nhng vt qu
kinh ph 200.000 US$, gim c d n bit b s phi lm mt cuc kim nh ca t chc
kim tra vic s dng ngun lc hon thnh cc mc tiu ca d n. Tuy nhin b chn cch
rt kinh nghim c to iu kin trong cuc xt duyt cui cng ca d n v bit rng c th
gi cho cuc hp tr nn tch cc v nhn c cc kin phn hi tt hn t i d n ca
mnh. Cuc hp s c tin hnh trc bui l k nim ca i.
Qun l tri thc: Cc t chc u ginh thi gian rt kinh nghim t cc d n ca
mnh, c thnh cng ln tht bi, lun t c nhng kt qu tt hn. Qun l tri thc l s
t c, s qun l v phn phi cc thng tin ca t chc, gm kinh nghim v chuyn mn cho
nhng ngi cn bit. L mt cch thu thp cc thng tin v qu trnh din ra d n v phn
tch sau d n cng nh theo di vic thc hnh qun l d n, nhiu t chc xy dng Vn
phng Qun l D n (PMO), cung cp s h tr lin tc v cc chun, thc hnh v h thng
thng tin xc nh qun l d n cho t chc v cung cp kho thng tin d n.
Ghi li cc bi hc t c: Cuc hp nh gi d n cui cng l mt phn tch sau d
n c t chc ngay sau cuc hp nghim thu ca khch hng. Mc ch ca cuc hp ny l
xc nh xem mc tiu d n c t c khng v nh gi thnh tu ca d n so vi k
hoch d n, ngn sch, lch trnh, cht lng chuyn giao v s hi lng ca khch hng. Cuc
hp ny nhn din v xem xt cc bi hc thu c trong d n v l c s kt thc i d n.
phn tch cc bi hc thu c, hy theo cc nguyn tc sau:
147
Thi gian lin hoan!- Tin hnh l tng kt d n kt thc cng vic ca i.
Qun l s kt thc v hnh chnh:
1. ng cc ti khon k ton bng cch gii quyt mi ha n v thanh ton no
cn tn ng g b v ngng hot ng ti khon k ton.
2. ng cc hp ng d n bng cch lm vic vi nh bn hng v nh cung cp
kt thc cc hp ng ca d n v m bo vic chuyn giao v thanh ton ng.
3. To iu kin cho kim ton sau d n vi cng tc k ton v cc nh u t
duyt cc khon chi ca d n.
4. To iu kin cho cc nh gi ca thnh vin i d n, cc khuyn khch v ti
phn cng sang cc d n mi.
5. Chuyn giao hoc bn, thanh l bt c ti nguyn vt l s dng trong d n.
6. m bo rng bn sao trn giy cc h s ca d n c t chc, sp xp v lu
tr ti ni an ton trong mt giai on theo quy nh, khi cn c th kim nh li trong
tng lai.
TM TT NI DUNG CHNG
Trong bi ny, bn c trang b cc kin thc c bn v phi hp thng tin, phng
php truyn thng trong qu trnh qun l d n; quy trnh qun l trao i thng tin nh:
1. Xc nh thng tin
-
3. Bo co hiu qu d n
4. Tng hp thng tin qun l
148
Bo co kt thc d n
Cc bi hc rt ra
BI TP KT THC CHNG
1. K thut truyn t no sau y s ci thin tt nht cch hiu ca cc i tng lin
quan v d n?
A. Th in t v vic thc thi cho tt c nhn vin v nhng mc tiu d n v cc
kt qu mong mun.
B. Cc cuc hp iu hnh vi cc i tng lin quan gii thch nhng mc tiu
d n v cc kt qu mong mun.
C. Cc cuc hp to th chnh vi i d n cung cp thng tin v cc i tng lin
quan c kh nng ngh cc cu hi.
D. Nhng phn khng ca i tng lin quan trong i qun l d n.
2. Phng php hiu qu nht trong vic xy dng i d n trong t chc ma trn l tun
theo:
A. K hoch truyn thng.
B. K hoch qun l thay i phm vi.
C. K hoch qun l i ng.
D. K hoch pht trin o to.
3. Trong sut cuc hp ca i d n hng tun theo lch trnh, vn ni ln khng th
gii quyt c trong khung thi gian ca cuc hp theo lch trnh. Nu vn ny khng c
gii quyt th n c th lm cho d n b tm ngng. Hot ng no tt nht m gim c d n
nn tun theo gii quyt vn ny?
A. Tip tc cuc hp mun hn thi gian theo lch trnh cho ti khi vn c gii
quyt.
B. Tip tc cuc hp theo chnh sch gii quyt xung t ca cng ty.
C. Kt thc cuc hp ng gi, iu tra vn mt cch k lng v ch trng vo
vn trong cuc hp d n hng tun tip theo.
D. Kt thc cuc hp ng gi v sp xp cuc hp khc gii quyt vn .
4. Phng php no gii quyt xung t hiu qu?
A. Gii quyt vn .
B. p buc.
C. Tho hip.
D. Rt lui.
5. Gim c d n ang tri qua bt ng gia nh cung cp v i d n. Bng vic iu
tra tnh hnh, gim c d n thy rng nh ti tr tng gi c ban u c nht tr trong
hp ng do nhu cu th trng. Phng hng hnh ng no l tt nht gii quyt xung t
ny?
149
150
151
CHNG 9. CC RI RO CA D N
MC CH
-
M t quy trnh phn tch v nhng cng c k thut gip nhn bit nhng ri ro d n
Mt t in nh ngha v ri ro l s mt mt hoc s b l mt c hi
Ri ro d n lin quan ti s thu hiu nhng vn tim tng pha trc c th xut
hin trong d n m chng s cn tr s thnh cng ca d n.
Lp k hach qun l ri ro: quyt nh tip cn v hoch nh nhng cng vic qun l
ri ro cho d n nh th no
152
Phn tch tnh cht ri ro: c im, phn tch ri ro, u tin xem xt nhng nh hng
ca chng ti mc tiu ca d n
Gim st v kim sot ri ro: gim st ri ro ny sinh, nhn bit ri ro mi, ct gim ri
ro, v nh gi hiu qu ca vic ct gim ri ro
NI DUNG
1. XC NH RI RO
-
Nhn bit ri ro
Chin lc qun l ri ro
a) Nhn bit ri ro
-
Nhn bit ri ro l quy trnh nm bt nhng g khng tho mn tim tng t bn ngoi lin
quan ti mi d n. Mt s cng c v k thut nhn bit ri ro bao gm:
-
K thut Delphi.
153
Phng vn (Interviewing)
b) Chin lc qun l ri ro
Trong hu ht cc t chc, ngi qun l d n thng thy mnh hot ng trong mi
trng ng v qun l vi ti nguyn hn ch. S cc ri ro, hay tn tht tim nng c th cao.
Nhng tn tht ny thng c tc ng tiu cc ti d n v thi gian lch biu, ngn sch, cht
lng hay t hp cc lnh vc ny. Ngi qun l d n mun ngn chn nhng tn tht ny m
mt trong nhng cch tt nht lm iu ny l kim sot ri ro.
Kim sot ri ro bao gm vic nhn din cc hot ng v cc e da ( Cc s kin khng
mong mun ) vi h. iu ny c gi l phn tch ri ro. Ngi qun l d n phi xc nh
xc sut xut hin ( nh thp, trung bnh v cao) i vi nhng e da ny tc ng k thut, vn
hnh v kinh t ln t chc, iu ny c gi l qu trnh nh gi ri ro. Ngi qun l d n c
th xc nh cc bin php cn tin hnh ngn cn e da khi xut hin hay lm gim
nh tc ng ca e da, iu ny c gi l qun l ri ro.
u im ca kim sot ri ro c nhiu. Bng vic nhn din cc hot ng gng v cc e
da vi chng, ngi qun l d n c th sa i li cc c lng thi gian v chi ph tng
ng. H c th tp trung n lc ca mnh vo cc hot ng gng m bo tc ng ti thiu
ln d n. H c th khi lc ri ro tng th i vi d n. V kt qu l t chun b cho mnh
phng n i ph vi tng lai khng chc chn. Cui cng, h c th dng kim sot ri ro
pht trin cc k hoch d phng tin cy, hu dng.
Khi thc hin kim sot ri ro, bn nn khuyn khch s tham gia ca tt c nhng ngi
tham d then cht vo d nVic a vo y v ph hp nhng ngi c kh nng tng
ng vi s khc bit gia vic kim sot ri ro tin cy v v dng. Vic thiu h c th c ngha
l khng xc nh cc hot ng gng v nhng e da tng ng.
Bn cng nn xc nh cc hot ng quan trng nht v ri nhn din tt c cc e da
tim nng cho nhng hot ng . Nhng hot ng ny c th hay khng th l nhng hot
ng trn ng gng. Phn tch ny c th lm cho ngi qun l d n phi sa li logic trong
lch biu phn nh tm quan trng ca mt hot ng.
Ngi qun l d n nn dng s nht k kim sot ri ro, c v trong hnh di y
ghi li
Hot ng ti hn
(hot ng gng)
Tc ng
Xc sut
e da
Nht k kim sot ri ro nn c dng xy dng k hoch d phng gii quyt tng e
da cho hot ng Gng. Nhng k hoch ny nn gim bt hay kh b tc ng ca ri ro cho
mt hot ng Gng.
154
e da
Tc ng (H,M,L)
Xc sut
(1)
(2)
(3)
(4)
Lp lch biu
Xc nh sn phm
Qun l d n tng
K hoch d n
Vng i
Phn b nhim v
Hun luyn
Phn mm
D liu
cung cp
155
Tin nghi
S t chc
H tr ca qun l cao cp
K hoch d phng
Hp
+ Xt duyt hin trng
+ Xt duyt kim im
+ Nhn vin
Qun l cu hnh
m bo cht lng
Bng chun ct mc
Th tc kim th
Hun luyn
An ninh H thng
Ti liu vn hnh
Thit k i vi
+ Chng trnh
156
+ D liu
+ Th tc
+ An ninh
+ Ti liu
Ri ro (Risk) l thc o xc sut v hu qu ca vic khng t c mc tiu d n.
Qun l ri ro (Risk Management) l mt k thut qun l c dng xc nh nhng nhn t
ri ro, kh nng xy ra v thit hi tim tng. Chi ph cho chng trnh ngn nga ri ro thng
c so snh vi nhng thit hi d tnh do ri ro gy ra nhm xc nh chin lc qun l thch
hp. Chin lc qun l ri ro bao gm:
-
Xc nh ri ro
157
Ri ro
Xc
sut
xy ra
nh
hng ti
thnh bi
Mc
cn
ch
Ngi c
trch
nhim
Bin
php
Gi
phi
tr
Giai on xc nh
1
Thiu chun
24
36
Khng phi hp tt
12
35
2. NH LNG RI RO
-
Bn cht ca ri ro
T l ri ro thnh cng
Bo co nh hng
nh gi ri ro
158
Bn thn s kin ri ro
Thiu nhm chuyn gia CNTT nhiu kinh nghim cn hon tt d n. y thng l
mt p lc rt ln, p buc ban qun l d n.
b. T l ri ro Thnh cng
JP Morgan c ghi vo vi bo co Hy i mt vi thc t, c bn kinh doanh kh hn
mt cht so vi nh bc l c x hi tn trng v c hp php ha. Nu l s tht th
cc d n CNTT chng t l mt dng bi Poke c tin t cc ln nguy him. Cc cng ty chp
nhn ri ro cao, vn c cho cc d n CNTT v mt hoc 2 l do: u tin h thng chp nhn
ri ro bi v h khng hiu y nhng th m bn thn h ang theo. Th 2 l nhng ngi ra
159
quyt nh tin rng thnh cng tim n ln hn ri ro. Ngn ng nghip v c mt vi cch trnh
by mi quan h ri ro thnh cng ny.
T l ri ro Thnh cng l mi quan h v mt ton hc t nh hng ti chnh ca
nhng tht bi ln mt bn ca t s cn thnh cng v ti chnh ln bn kia. C mt vi cch khc
nhau trnh by khi nim c bn ny:
-
Tiu ch
160
Bng 9-5. trnh by mt ma trn ri ro mu dng cc tiu ch cho vic thc hin mng
khng dy trong mt cng ty vin thng. Lu rng kh nng c nhn ln l mc trm
trng tnh ton b ri ro. Nhiu yu t c tnh n khi phn chia kh nng c th xy ra
i vi cc s kin ri ro. c bit Gim c d n lo lng cc quy nh ca chnh ph c th
c thng qua s hn ch kh nng thc thi k hoch d n ca t chc. T anh ta xc nh
mt vi s la chn m cc cng ty c th tip tc nh cc quy nh c thng qua. Mc trm
trng cho t s c t mc 2. Mt khc Gim c d n lo lng nhng c tnh anh ta
dng trong vic chun b ngn sch c th khng chnh xc bi v d n loi ny cha tng c
n lc thc hin trc trong cng ty. Anh ta xp hng mc trm trng ca mc ri ro ny l
5, t n gy nguy him cho thnh cng ton din ca d n. Kt qu ri ro cao nht c gi tr l
5 trong ma trn.
Ri ro
Kh nng
Mc trm
trng
Tng(Kh nng X
mc trm trng)
12
15
Lc cy quyt nh: Dng lc cy thc hin cc phn tch chi ph/li nhun
da trn cc kh nng phc tp khi c tnh bng ng la so vi gi tr thc t trong trng
hp d n CNTT. N cung cp mt c ch so snh to vi cam nhm lm ni bt ri ro v mc
161
thnh cng khc nhau khi i theo cc nhnh trn cy. Phng n cho s liu c on tt nht,
kt hp vi cc kin thc chuyn ngnh s tng cng kt qu cho phn tch SWOT.
V d:
Mt cng ty cung ng nhn s quc gia ra quyt nh mua gi phn mm qun l ti
nguyn doanh nghip (ERP) tr gi 10 triu la cha tng c pht trin t mt nh cung cp
ln. Bi v h nhn c trit khu 3 triu la so vi gi cc pht trin hon ton tr gi 10
triu la t mt nh cung cp nh hn s khng trit khu phn mm ca h. Mt nm sau, cng
ty cung ng nhn s mt doanh thu 95 triu la bi v h thay i m hnh nghip v ca
mnh p dng phn mm mi nhng phi mt thm 1 nm na b sung v hon thin cho
phn mm ny. Nh cung cp m h mua c ting xu trong ngnh l chm ch giao hng,
thng li hn. Nu h thc hin mt phn tch cy thc t xem xt chi ph c hi khi khng c
phn mm, h s c mt ch dn chc chn rng gia tit kim 3 triu la v tn tht doanh thu
ng k c no, trong trng hp ny l 92 triu la trong mt nm.
Hnh 9-2. trnh by mt phn tch lc cy mua sm mi so vi xy dng c in. Hai
tiu ch quyt nh c s dng l li nhun thu c v lch trnh (li nhun dng tin mt hay
chi ph c hi). Cc gi tr t l phn trm c th xy ra trnh by cc con s da trn phn tch v
ngnh nghip v.
nh ngha quyt
nh
Nt quyt nh
Nt c hi
Gi tr ng
dng
(Ch ph quyt
nh)
(Kh nng v s
thng pht)
(Kh nng li
nhun chi ph)
162
e. Bo co nh hng
Bng vic cho im kh nng v mc trm trng, phn tch ri ro nh tnh rt hu ch
trong vic u tin cc ngun lc qun l ri ro hn ch. Phn tch nh lng tt c th thc y
kh nng c th xy ra v cc s liu thng k cho php nhn nhn su sc v xu hng ri ro cho
d n tng th. u ra ca phn tch inh lng tp trung vo nh gi mc nh hng ln d
n. C hai phng php ny rt ng gi th c hai vn ny u thiu cch tip cn thng, trc
tip thng cn khi truyn t tnh xc thc ca ri ro d n i vi nh ti tr v cc i tng
lin quan d n. Cc bo co nh hng phc v cho mc ch ny.
Trong mt cuc iu tra vo nm 2000 ca qun l iu hanh gia chc nng nh mt nh
ti tr d n th c ti 84% cm thy r rng li nhun t d n b phng i ln v cc ri ro
d n cha b cng khai hon ton.
Bo co nh hng l ti liu cng khai ri ro chi tit cho cc nh ti tr v cc i tng
lin quan d n. Mt bo co nh hng khng cn phc tho kh nng c th xy ra, cng khng
phi n lc a ra cc chin lc qun l ri ro. Thay vo mc ch duy nht ca n l cng
khai chi tit nhng iu chc chn s xy ra nu nh mt ri ro c th c thy rt r. Bo co
nh hng tt cn phi c mt s thnh phn chnh:
-
163
Hin ti ch c tin mt d tr tri ra 30 ngy hot ng binh thng. Dng tn dng hin
ti tnh n vn vn hnh thm 60 ngy nhng vic s dng n s thm cc chi ph li sut ng
k cho l v li cha c lp k hoch trong bt k d on ngn sch no. Chc chn l nu
chi ph li sut cha c lp k hoch ny phi chu th li nhunhot ng rng cho nm s
gim khong 5% n 7%.
Gim c hot ng
Gim c CNTT
(COO)
(CIO)
Gim c ti chnh
(CFO)
Hnh 9-3. Bo co nh hng.
f. nh gi ri ro
nh gi ri ro kt hp vi mt d n cng ngh thng tin c th l mt hot ng phc tp
li dng nhiu im tham kho v ng dng ca nhiu k thut.
-
Cc bin php i ph
K hoch d phng
Trnh ri ro: loi tr mt cc r rng mi e da hay ri ro, thng loi tr nguyn nhn
Thuyn chuyn ri ro: lun phin hu qu ri ro v giao trch nim qun l cho bn th ba
Gim nh ri ro: vic gim bt nh hng mt s kin ri ro bng vic ct gim nhng g
c th khi s c xy ra.
164
a) Cc bin php i ph
Bin php i ph(countermeasure) l mt hnh ng phng nga do i d n la chn
nhm loi b hoc trung ho mt ri ro.Cc bin php phng nga l mt phng php tn cng
tch cc nhm ngn nga xy ra.
V d: t mt ngn hi ng trn mt b bin y l mt bin php i ph v n gip
cho tu thuyn trnh c nhng tng tim n nguy him nht nh.
Gim thiu (mitigation) l mt hnh ng c thc hin nhm gim thiu tc ng ca
mt ri ro khi n xy ra.Gim thiu l phn ng nht nhanh nhay sau khi ri ro xy ra.
V d: t nhng ti kh trong t l mt v d v gim thiu,v chng c thit k
phn ng ngay lp tc nhm gim thiu thng tch-ri ro-khi c tai nn. Thut ng gim thiu
i khi c dng vi ngha ca cc bin php i ph v gim thiu.
b) K hoch d phng (Contingency Planning)
Lp k hoch d phng bao gm d on cc p ng vi hon cnh c th gy tc ng
tiu cc ln d n.Tin trnh ny yu cu ngi qun l d n xc nh cc bc cn thit vt
qua nhng vn d kin.
Trong chng mc no , cc k hoch d phng c th c thc hin thng qua phn tch
ri ro. Vi mi ri ro nhn din,ngi qun l d n a ra mt m t, xc sut xut hin (nh
thp, va, hay cao), tc ng(nh thp, va, hay cao) v p ng thch hp.
Mt xem xt quan trng cho vic xy dng cc k hoch d phng l c c s h tr t
mi ngi tham d b nh hng bi tnh hung ny. S chp thun ny l cn thit k lm cho
d n tin ln.Thiu s chp thun c th gy ra vic thc hin k hoch d phng b chm tr.
Vi nhng hon cnh khng th d kin trc c m li khng c bao qut trong bn
k hoch d phng, ngi qun l d n c th xy dng mt s nht k khon mc hnh ng
ging nh c nu trong Bng 9-6. S nht k khon mc hnh ng nn cha cc ct ghi li
nhng iu sau:
Bng 9-6. S nht k
M t
u tin
[1]
[3]
[1]
[2]
[3]
[4]
165
4. KIM SOT RI RO
-
Gim st v kim sot ri ro lin quan ti vic hiu bit tnh trng ca chng
Kim sot ri ro lin quan n vic thc hin k hoch qun l ri ro khi chng xy ra
Kim sot i ph ri ro lin quan n vic chp hnh nhng quy trnh qun l ri ro v
k hoch ri ro i ph vi nhng s kin ri ro.
TM TT NI DUNG CHNG
Trong bi ny, bn c trang b cc kin thc c bn v bn cht ca ri ro v quy trnh
qun l ri ro trong cc d n nh:
1. Xc nh ri ro
-
Nhn bit ri ro
Chin lc qun l ri ro
2. nh lng ri ro
-
Bn cht ca ri ro
T l ri ro thnh cng
166
Bo co nh hng
nh gi ri ro
3. Gim thiu ri ro
-
Cc bin php i ph
K hoch d phng
4. Kim sot ri ro
BI TP KT THC CHNG
1. Gim c d n u tin ri ro nh th no?
A. Bng nh hng v ti chnh.
B. Bng nh hng ng thi gian.
C. Bng ton b nh hng ln d n.
D. Bng cc u tin v thc thi.
2. Phn ng vi s kin ri ro khng c xc nh trc v vic xy ra ca n c gi l:
A. Phn ng gim thiu ri ro.
B. Phn ng nhanh.
C. Phn ng hot ng hiu chnh.
D. Phn ng d phng.
3. K thut no sau y c dng theo di ri ro d n?
A. Ma trn xc sut v nh hng.
B. Biu Pareto.
C. Biu R.
D. Phn tch PERT (K thut duyt v nh gi d n).
4. Trong sut giai on xy dng d n, i d n xc nh s lng ri ro c th nh
hng ti cht lng ca kt qu. Trc khi xy dng k hoch phn ng ri ro, i d n nn:
A. Khng n cc ri ro bt k khng nm trn ng ti hn.
B. Lit k tt c cc rng buc ca d n.
C. Phn tch kh nng mi ri ro c th xy ra v nh hng tim n ca tng ri ro.
D. S dng phng php lun k thut duyt v nh gi chng trnh u tin ri
ro.
5. Chin lc phn ng ri ro nhm lm gim kh nng hay nh hng ca nhng s kin
ri ro bt li ti ngng ca chp thun c gi l:
A. Trnh ri ro.
B. Chuyn giao ri ro.
C. Gim thiu ri ro.
D. Chp thun ri ro.
6. Phng php thch hp nht quyt nh liu ri ro xc nh c c c th ho hay
khng l g?
A. Xy dng k hoch qun l ri ro.
167
168
Nm c vai tr ca trang thit b phn cng trong cng tc t chc thc hin d n
CNTT v t thy c tm quan trng ca vic qun l trang thit b trong d n.
Giai on pht trin: sau khi c c thit k c bn, h thng s cho bit phi u t
nhng trang thit b no, lp bng d ton kinh ph v k hoch ci t thc hin giai
on tip theo. u t cc trang thit b l thc hin theo mt quy trnh th tc mua sm
u thu nhm trch lng ph, m bo hiu qu u t v p ng yu cu ca nh ti tr
v khch hng.
169
Tuy nhin, ty theo ngun vn m xc nh hnh thc mua sm no ph hp, thun tin v
em li hiu qu cao. Chng hn:
-
Nh thu l t chc, c nhn c t cch hp l, tham gia u thu t chc thc hin d
n.
170
Gi thu EPC l gi thu bao gm ton b cc cng vic thit k, cung cp thit b, vt t
v xy lp.
NI DUNG
1. XC NH DANH MC MUA SM (LP K HOCH MUA SM)
Xut pht t cc ti liu yu cu v nghip v, chc nng phn tch, nh gi v tng
hp ra ti liu yu cu k thut. Trong , ti liu ny s cp n yu cu k thut thit yu v:
-
Ngun nhn lc
xut phng n x l (tr li cu hi mua bng cch no?, chi ph bao nhiu, v khi
no tin hnh?)
171
Tn hng mc
Khi lng, quy m, tiu chun thit k (nu c), tiu chun k thut (nu c)
V cc ni dung v chi ph. Vic d ton ch ph phi da trn s liu thc t th trng,
mi nht theo quy nh hin hnh ca nh nc
Tn gi thu;
Gi gi thu;
Hnh thc rt vn cho gi thu (c th xut lun hoc sau khi c ph duyt hnh thc
cp vn). Hnh thc cp vn bao gm: cp vn nh k, cp vn theo gi c nh v cp
vn theo bt ton.
T chc u thu
Rt vn
172
Bo co kt qu
3. LA CHN NH CUNG CP
-
T chc u thu
Xc nh loi hp ng
$100d = $1,000
d = 10 ngy
173
Phng thc u thu hai giai on c p dng i vi hnh thc u thu rng ri, u
thu hn ch cho gi thu mua sm hng ha, xy lp, gi thu EPC c k thut, cng ngh mi,
phc tp, a dng v c thc hin theo trnh t sau y:
-
Trong giai on hai, theo h s mi thu giai on hai, cc nh thu tham gia giai on
mt c mi np h s d thu giai on hai bao gm: xut v k thut; xut v ti
chnh, trong c gi d thu; bin php bo m d thu.
Hnh thc la chn nh thu:
u thu rng ri: l hnh thc u thu khng hn ch s lng nh thu tham gia. Bn
mi thu phi cng khai v cc iu kin, thi gian d thu trn cc phng tin thng tin
i chng hoc thng bo trn t thng tin v u thu v trang Web v u thu ca nh
nc, ca B, ngnh, a phng trong mt khong thi gian nht nh theo quy nh
php lut v u thu hin hnh trc ngy pht hnh h s mi thu.
Cho hng cnh tranh: hnh thc ny c p dng cho nhng gi thu mua sm hng ha
c gi tr di 2 t ng. Mi gi thu phi c t nht 3 cho hng ca 3 nh thu khc
nhau trn c s yu cu cho hng ca Bn mi thu. Vic gi cho hng c th c
thc hin bng cch gi trc tip, bng fax, bng ng bu in hoc bng cc phng
tin khc.
174
c) T chc u thu
Quy trnh u thu bao gm cc ni dung chun b u thu, t chc u thu, xt thu,
thm nh v ph duyt h s trng thu, cng b trng thu, thng tho hp ng v k kt hp
ng:
175
176
177
d) Xc nh loi hp ng
C cc loi hp ng sau:
-
Hp ng cha kha trao tay: l hp ng bao gm ton b cc cng vic thit k, cung
cp thit b, vt t v xy lp ca mt gi thu c thc hin thng qua mt nh thu.
Ch nhim c trch nhim gim st qu trnh thc hin v nghim thu bn giao khi nh
thu hon thnh.
4. QUN L HP NG CUNG CP
-
Ni dung qun l hp ng
Bo m thc hin hp ng
Bo hnh
iu chnh hp ng
Thanh ton hp ng
178
Nh thu trng thu phi thc hin bin php bo m thc hin hp ng trc khi hp
ng c hiu lc, tr lnh vc u thu cung cp dch v t vn v hnh thc t thc hin.
4.3. Bo hnh
Hp ng c ni dung v mua sm hng ho, xy lp th phi quy nh v bo hnh. Thi
hn bo hnh, mc tin bo hnh v cc ni dung khc v bo hnh c quy nh trong hp ng
phi cn c theo quy nh ca php lut.
4.4. iu chnh hp ng
Vic iu chnh hp ng ch p dng i vi hnh thc hp ng theo n gi, hnh thc
hp ng theo thi gian v c thc hin theo quy nh sau y:
-
Trng hp Nh nc thay i chnh sch v thu, tin lng nh hng trc tip n gi
hp ng th c iu chnh theo cc chnh sch ny k t thi im cc chnh sch ny
c hiu lc;
Trng hp c khi lng, s lng tng hoc gim trong qu trnh thc hin hp ng
nhng trong phm vi ca h s mi thu v khng do li ca nh thu gy ra th vic tnh
gi tr tng hoc gim phi cn c vo n gi ca hp ng;
179
C nhn c giao nhim v gim st thc hin hp ng phi bo m cng tm, trung
thc, khch quan, c nng lc, kinh nghim, kin thc chuyn mn thc hin nhim
v v phi chu trch nhim trc ch u t v trc php lut v vic thc hin nhim
v ca mnh
b) Nghim thu hp ng c thc hin theo cc ni dung sau y:
Vic nghim thu tng phn hay ton b hp ng phi c tin hnh ph hp vi ni
dung hp ng k kt
C nhn tham gia vo qu trnh nghim thu phi bo m cng tm, trung thc, khch
quan, c nng lc, kinh nghim, kin thc chuyn mn v phi chu trch nhim trc
php lut v vic thc hin nhim v ca mnh.
c) Thanh l hp ng
Cng tc thanh l hp ng phi c thc hin xong trong thi hn quy nh trong hp
ng (theo quy nh ca nh nc l 45 ngy k t khi ch u t v nh thu hon thnh cc
ngha v theo hp ng).
Ni dung thanh l hp ng bao gm:
-
TM TT NI DUNG CHNG
Trong bi ny, bn c trang b cc kin thc c bn v cng tc mua sm v qun l
mua sm trong cc d n CNTT:
1. Xc nh danh mc mua sm
2. Th tc mua sm (lp k hoch u thu)
-
3. La chn nh cung cp
-
T chc u thu
Xc nh loi hp ng
180
4. Qun l cc hp ng cung cp
-
Ni dung qun l hp ng
Bo m thc hin hp ng
Bo hnh
iu chnh hp ng
Thanh ton hp ng
BI TP KT THC CHNG
1. Phm vi ca d n vt qu kinh ph bi v cc mc c mua t hn so vi d liu ban
u. Lng d tha ny s vt qu tng kinh ph cho d n. Gim c d n nn lm g?
A. Khng thay i kinh ph.
B. Tip cn cc i tng lin quan d n tng kinh ph.
C. Gim cc chi ph phm vi khng vt qu kinh ph.
D. iu chnh cc mc kinh ph thu ht cc chi ph vt qu.
2. Quy trnh thay i iu khon hp ng .h thng qun l thay i d n.
A. Khng lin quan ti
B. L u vo
C. Tng t nh
D. Tch hp vi
3. Cc nh gi sau hp ng quan trng bi v:
A. Chng c yu cu v mt php l trong nhiu quyn hn xt x.
B. Th lao gn lin vi hiu qu ca nh thu.
C. Chng xc lp c s lch s cho s la chn ca nh thu.
D. Hu ht cc hp ng u yu cu chng.
4. Cc gi cng vic c m t trong:
A. Cu trc chi tit cng vic.
B. Quy nh cng vic.
C. Bng k cng vic.
D. K hoch d n cng vic.
5. Chi ph thu phng s c dng cho cuc hp d n l v d minh ho cho loi chi ph
no?
A. Chi ph tt yu
B. Chi ph c nh
C. Chi ph bin ng
D. Chi ph khng c d kin
6. Bn nhn c ho n t nh thu ca mnh trong hp ng gi c nh vi lch trnh
phi tr gn lin vi vic hon tt cc mc quan trng. iu g l quan trng nht duyt.
A. Cc hot ng ang tip din.
181
B. S gi dng ht.
C. Cng vic c hon tt.
D. Theo ng lch trnh.
7. S tng ng, nhng thay i hp ng v cc yu cu phi tr l ca qun l
hp ng.
A. Sn phm
B. Cng c
C. Chc nng
D. u vo
8. Mt trong s nh cung cp trong d n ca bn c gng tham gia cuc kim tra chp
thun ca bn. Gim c kim tra chp thun t chi thc hin m cho bit l khng thc hin
chc nng y kim tra. iu g c th gp phn vo kh khn ny? (Chn 3)
A. Hp ng khng r rng v tiu ch hon tt.
B. K hoch ca nh cung cp khng c duyt y .
C. Tin trnh ca nh cung cp khng c gim st y .
D. Nh cung cp tun theo mt quy trnh xy dng khc.
9. Gim c d n ang tri qua bt ng gia nh cung cp v i d n. Bng vic iu
tra tnh hnh, gim c d n thy rng nh ti tr tng gi c ban u c nht tr trong
hp ng do nhu cu th trng. Phng hng hnh ng no l tt nht gii quyt xung t
ny?
A. Gii thch s tho thun v gi c trong hp ng v nh hng s gy ra trong d
n, ng thi thng bo cho cc i tng lin quan d n.
B. Gii thch vi nh cung cp rng h ang vi phm hp ng v bn lp k hoch
tm kim nhng hnh ng php l.
C. Tho lun vi nh cung cp quy trnh thc hin trt t thay i tng gi c.
D. Tho lun vi nh cung cp v s tho thun gi c v nh hng i vi d n,
yu cu trnh t thay i ng thi thng bo cho cc i tng lin quan d n.
10. Mt cng ty quyt nh khng cnh tranh trong mt gi thu. L do c gim c a
ra l c hi hon tt d n trong khung thi gian d nh l rt mong manh. y l chin lc gii
quyt ri ro no?
A. Chp thun ri ro.
B. Trnh ri ro.
C. Chuyn giao ri ro.
D. Gim thiu ri ro.
182
BI TP THC HNH
CCH TIN HNH BI TP NY
1. Bi tp c nhn: Tr li cc cu hi sau khi c bi tp
2. Bi tp t: a ra kt lun t bng vic thu thp kt qu ca cc bi tp c nhn.
3. Trnh by trn lp: Lm bn trnh by kt lun ca t
Bi tp: Lp d n xy dng h thng h tr khai thu xut nhp khu
A. GII THIU
Nc ta chnh thc gia nhp t chc thng mi ton cu WTO, y va c hi, va l
thch thc i vi nn kinh t th trng non tr. Trong nhng nm va qua, chun b tt cho s
kin ny, Quc hi, Chnh ph n lc rt ln ci thin c ch chnh sch, hnh lang php l,
c bit l mi trng u t, gip cho cc Thnh ph trc thuc trung ng, cng nh cc a
phng trn c nc c iu kin thu ht u t trc tip t nc ngoi. C th, trong nm 2006
hng lot cc vn bn php l lin quan n u t t Lut u t v cc ngh nh hng dn ra
i nhm iu chnh theo hng khuyn khch cc doanh nghip nc ngoi u t vo Vit Nam.
ng thi, ha nhp vi sn chi ton cu, Chnh ph cng ban hnh nhng c ch chnh sch
ph hp, to iu kin thun li cho cc doanh nghip tip cn c vi th trng rng ln WTO.
Trn c s , nhu cu v xut khu, nhp khu hng ha gia cc doanh nghip trong v
ngoi nc trong nhng nm qua tng t bin, tng kim ngch xut nhp khu 2006 ln n
Nh vy, c th rt ra c mt iu: cc cng ty cung cp dch v vn ti hng ha, khai thu hi
quan xut v nhp khu gip cc doanh nghip lm n vi cc doanh nghip nc ngoi, vi cc
doanh nghip trong cc khu ch xut, khu cng nghip ngy cng tr ln pht t. Tuy nhin, khi s
lng n hng qu ln vi nhng c my nh gn to ra mt gnh nng khin cc doanh
nghip dch v xut nhp khu phi gng mnh p ng nhu cu th trng. H ni c mt
cng ty nh th. H thu mt ngi nh c din tch s dng ln n 200m2, vi hn 10 nhn vin
xut nhp khu hot ng khng mt mi v mt ni giy t, h s v cc hp ng vi cc khch
hng, c bit l cc khch hng Nht bn Vnh phc.
Mi sng n cng ty, bc qua khung ca g vo khng gian lm vic ca Cng ty, anh
Bnh Gim c Cng ty li c mt cm gic ngt th v nhng chng giy cht che kn mt ngi
ngi, giy t c khp mi ni trong cn h 4 tng, in thoi, my Fax lin tc reo, k c khi ht
gi lm vic, nhn vin ng ca ra v. i khi, anh cng ngh v vic tin hc ha nhng nghip v
ca Cng ty, nhng k thc cha bit bt u nh th no. Tnh c, u nm 2007, anh gp anh bn
tn l Tng, mt chuyn gia trong lnh vc CNTT. Trong cu chuyn anh c tm s vi Tng v
nhng kho khn thc s ca Cng ty. Vi kinh nghim nhiu nm cho cc doanh nghip lm phn
mm v h thng qun l thng tin, anh Tng nhanh chng nhn thc c bn cht vn v
cng trao i vi Bnh xc nh r nhu cu v quy m ca bi ton.
Tng cng Bnh lm r nhng yu cu cho mt d n tin hc ha cc nghip v c bn
ca Cng ty Bnh:
1. Rt ngn thi gian phc v cho mi hp ng (thng thng l 2 tun) xung cn 1 tun
183
C. T RA MC TIU CHO D N
Bng nhn thc ngh nghip, Quc hiu rng y l mt lnh vc mi, quy trnh th tc ca
nh nc cha thc s nht quan, khch hng Quc t nhiu kinh nghim, rt chuyn nghip, nhu
cu xut nhp khu trong nc ngy mt gia tng. Cu hi t ra l la chn m hnh no lm
chun, m hnh cng ty Bnh ph hp cha. V vy, anh xut phng n phn tch cc chnh
sch ca nh nc v Xut nhp khu, th tc Hi quan v xem xt hu ht cc hp ng in
hnh ca Cng ty Bnh v tham kho mt s m hnh ca cc cng ty cng lnh vc trong v ngoi
nc. Trong nhm cng thng nht y l mt trong nhng d n mi, cha c ngoi l so
snh nn cn phi thc hin ht sc thn trng. Thng thng vi nhng h thng MIS c 10
User, i ca anh chi mt thng tri lin tc l hon thnh. Ln ny, anh ngh vi nhm bao
gm anh Tng, anh Hiu, anh Cng u l nhng lp trnh vin nhiu kinh nghim cng ngi
tho lun v k hoch tin hnh.
Sau mt ngy tho lun, c nhm i n thng nht:
-
Tng s tin u t vo h thng ang xem xt l 5,140 USD, trong 4320$ ginh cho
pht trin sn phm v 720 USD cho trin khai, ch yu cp nht danh mc hng ha, d liu lin
quan, d liu h s hp ng c v ca Cng ty Bnh (Thng nht 2 bn cng phi hp).
-
H thng mng my tnh to mi trng trin khai phn mm thuc mt d n khc, Cng
ty Bnh ngh XYZ t vn k thut, la chn i tc cho d n ny.
184
Xc nh yu cu
12 ngy
Phn tch
6 ngy
Thit k
7 ngy
Xy dng
25 ngy
Kim th
10 ngy
Tng cng
60 ngy ~ 2 thng
D. BT U TRIN KHAI D N
Chi tit trin khai:
-
T chc:
o Quc (Trng d n)
o i d n: Tng, Hiu, Cng
E. CU HI
Bn c yu cu nhn vai tr ca Quc, trng d n, xem xt v chun b ni dung
cng vic ca vic pht trin k hoch d n.
Cu hi 1. Hy chun b ti liu "m t phm vi" tp trung vo cc mc sau:
-
Bi cnh ca d n
Cc mc tiu qun l cn t ti bi d n
Kt qu cui cng ca d n
185
PH LC 1. MU CC T KHAI V TH TC HI QUAN
I. T khai Hi quan c 3 loi, c phn bit vi 3 mu sc khc nhau:
-
186
187
188
nh du vo thch hp vi loi hnh: xut khu, nhp khu, kinh doanh, u t, gia
cng
TD: Nhp khu hng tm nhp ti xut th nh du vo cc nhp khu v TN-TX. Nhp khu
nguyn liu sn xut hng gia cng th nh du vo cc : nhp khu v gia cng
trng s dng khi c hng dn ca Tng cc hi quan
Tiu thc 16: Nc xut khu
Ghi tn nc m t hng ho c chuyn n Vit Nam ( ni m hng ho c xut
bn cui cng n VIt nam). p dng m nc ISO trong tiu thc ny i vi t khai hng nhp
khu
Ch : khng ghi tn nc m hng ho trung chuyn qua .
Tiu thc 17: Nc nhp khu
Ghi tn ni hng ho c nhp khu vo ( ni hng ho s c chuyn n theo tho
thun gia ngi bn vi ngi mua v v mc ch m hng ho xut khu c bc ln
phng tin vn ti ti Vit Nam). p dng m nc cp ISO trong tiu thc ny i vi t khai
hng xut khu
Ch : Khng ghi tn nc hng ho trung chuyn qua
Tiu thc 18: iu kin giao hng
Ghi r iu kin a im giao hng m hai bn mua v bn tho thun ( TD: CIF H Ch
Minh
Tiu thc 19: S lng mt hng
Ghi tng s cc mt hng trong l hng thuc t khai hi quan ang khai bo.
Tiu thc 20: Phng thc thanh ton
Ghi r phng thc thanh ton cho l hng tho thun trong hp ng ngoi thng (
TD: L/C, DA, DP, TTR hoc hng i hng)
189
190
191
192
Ghi mc thu sut tng ng vi m s xc nh trong tiu thc 29 theo cc Biu thu,
biu ph thu c lin quan lm c s tnh thu.
Trong trng hp l hng c t 2 mt hng tr ln th cch ghi vo tiu thc ny nh sau:
- Trn t khai hi quan chnh: khng ghi g
- Trn ph lc t khai : ghi nh hng dn trn
Tiu thc 34: S tin phi np
Ghi s thu xut khu nhp khu, GTGT,TTB, ph thu phi np ( gi chung l thu), l
kt qu tnh ton t cc thng s tiu thc 32 v 33.
Cng thc tnh: : S tin phi np ( ca tng loi thu, ph thu) = tr gi tnh thu ( ca tng
loi thu, ph thu) x thu sut ( %)
Trong trng hp l hng c t 2 mt hng tr ln th cch ghi vo tiu thc ny nh sau:
+ Trn t khai hi quan chnh: ghi tng s ca tng loi thu, ph thu ( cng trn
cc ph lc t khai hi quan ) vo dnh cho loi thu, ph thu .
+ Trn ph lc t khai : ghi nh hng dn trn
+ Ghi tng s tin bng s v bng ch
Tiu thc 37: Chng t km theo
Lit k ton b cc chng t c lin quan n l hng phi km theo t khai hi quan
np cho c quan hi quan theo quy nh.
Tiu thc 38: Ch hng hoc ngi c y quyn cam oan v k tn
Ch hng/ ngi c y quyn lm th tc hi quan ghi ngy khai bo, k, ghi r h tn
v ng du chu trch nhim v ni dung khai bo v kt qu tnh thu c lin quan n khai bo
trn t khai chnh v ph lc t khai ( nu c). Ch hng l c nhn ghi r s, ngy cp, ni cp
ca chng minh th v giy ng k kinh doanh
III. Cc quy nh v th tc, rng buc
1. Quy nh v phn loi hng ho xut khu, nhp khu c p dng trong lnh vc hi quan
bao gm phn loi trc, trong qu trnh lm th tc v kim tra sau thng quan
2. H thng phi h tr kh nng phn loi hng ha xut khu, nhp khu t ng:
a) Da trn nguyn tc
-
Danh mc hng ho xut khu, nhp khu Vit Nam; Biu thu nhp khu u i; Biu
thu xut khu
Tham kho ch gii b sung Danh mc thu quan hi ha Asean (AHTN) v Ch gii chi
tit H thng hi ho m t v m ho hng ho (HS).
b) Cn c phn loi
-
Danh mc hng ho xut khu, nhp khu Vit Nam; Biu thu nhp khu; Biu thu xut
khu.
Ti liu k thut, m t chi tit hng ho, catalogue minh ho hng ho;
193
Trng hp khng t phn loi c hng ho, nu khng ngh c quan hi quan phn
loi trc khi lm th tc th c th ngh mt c quan, t chc gim nh chuyn ngnh
gim nh lm c s cho ngi khai hi quan thc hin vic phn loi v khai bo hi
quan.
Khi lm th tc hi quan cho hng ho xut khu, nhp khu, c quan hi quan tham kho
phn loi trn khai bo ca ngi khai hi quan lm th tc, nu khng chp nhn phn
loi ca ngi khai hi quan th phn loi li theo quy nh. Trng hp c quan hi quan
khng phn loi c th ngh Trung tm phn tch, phn loi hng ho trc thuc
Tng cc Hi quan phn loi. Kt lun phn loi hng ho ca Trung tm PTPL l c s
Chi cc Hi quan lm th tc hi quan.
Trng hp ngi khai hi quan khng nht tr vi kt lun phn loi ca c quan hi
quan th c th khiu ni theo quy nh.
e) Lu tr d liu
-
Cch tnh thu cho hng ha: T l phn trm v thu tuyt i (cng thc c khc nhau)
S thu xut
khu, thu
nhp khu
phi np
S lng
n v tng
mt hng
thc t xut
khu, nhp
khu ghi
trong T
khai hi
quan
Tr gi tnh
thu tnh
trn mt
n v hng
ha
Thu sut
ca tng
mt hng
S thu
xut khu,
thu nhp
khu phi
np
S lng
n v tng
mt hng
thc t xut
khu, nhp
khu ghi
trong T
khai hi
quan
Mc thu
tuyt i
quy nh
trn mt
n v
hng ho
Hng xut khu: Thu sut thng thng, thu sut u i v thu sut u i c bit
Thu sut u i: xut pht t mt nhm nc (biu thu do BTC quy nh)
194
Thu sut u i c bit: p dng cho mt nhm nc nn phi xut trnh C/O. Tuy
nhin vi tr gi hng ha <200$ khng cn xut trnh C/O. Biu thu theo tha thun vi
tng nc, v do BTC ban hnh.
Bat dau
Chuan bi
hang hoa
Hang xuat
Hang xuat
Gui di giam
dinh
Phan loai
Khong x/d
Xac dinh
Ket qua
giam dinh
3. Tr gi tnh thu
a) ng tin v t gi xc nh tr gi tnh thu
-
195
2. Phng php tr gi giao dch ca hng ho nhp khu ging ht: xc nh cc hng ha
ging nhau v mi phng din
3. Phng php tr gi giao dch ca hng ho nhp khu tng t:l nhng hng ho mc
d khng ging nhau v mi phng din nhng c cc c trng c bn ging nhau
(c lm t cc nguyn liu, vt liu ging nhau;C cng chc nng v c th hon i
cho nhau trong giao dch thng mi;c sn xut cng mt nc, bi cng mt nh
sn xut hoc nh sn xut khc theo s u quyn ca nh sn xut , c nhp khu
vo Vit Nam). Trong trng hp phi np thm cc ti liu, chng t ca hp ng
nhp khu tng t.
5. Phng php tr gi tnh ton: Tr gi tnh ton ca hng ho nhp khu (Chi ph trc
tip sn xut, Chi ph chung v li nhun pht sinh trong hot ng bn hng ho, Cc
chi ph vn chuyn, bo him v cc chi ph c lin quan n vic vn chuyn hng ho
nhp khu)
6. Phng php suy lun xc nh tr gi tnh thu: p dng tun t v linh hot cc
phng php xc nh tr gi tnh thu hng dn t mc VIII n mc XII v dng ngay
ti phng php xc nh c tr gi tnh thu, vi iu kin vic p dng nh vy khng
tri vi cc quy nh: Gi bn trn th trng ni a ca mt hng cng loi c sn xut
ti Vit Nam,Gi bn hng ho th trng ni a nc xut khu,Gi bn hng ho
xut khu n nc khc, Chi ph sn xut hng ho, tr cc chi ph sn xut hng ho
c s dng trong phng php tnh ton, Gi tnh thu ti thiu, Cc loi gi p t
hoc gi nh, S dng tr gi cao hn trong hai tr gi thay th lm tr gi tnh thu.
196
<<extend>>
Phan loai hang hoa
<<extend>>
<<extend>>
Xac dinh
doi tuong
Hang xuat
Hang nhap
Tinh duoc
Tinh duoc
Thieu can cu
Tri gia G/D
Giong het
Thieu can cu
Tri gia G/D
Tuong tu
Thieu can cu
Cap nhat
to khai
Tinh duoc
Tri gia
Khau tru
Thieu can cu
Tri gia Tinh
toan
Chuyen thu
tuc cho HQ
Thieu can cu
Nghi ngo
Chinh xac
197
Thu nhp v qu biu, qu tng t nc ngoi chuyn v n 2.000.000 ng/ln (hai triu
ng) c min thu.
Thu nhp v qu biu, qu tng t nc ngoi chuyn v trn 2.000.000 ng/ln (hai
triu ng) c tnh theo thu sut 5% tng s thu nhp.
5. Thu GTGT
a) i tng p dung
-
Ch yu l hng nhp khu tr cc hng ha l nguyn liu nhp khu sn xut, gia
cng hng xut khu, Qu biu, Qu tng, hng vin tr nhn o, hng ha vin tr
khng hon li .v.v., thu sut thu GTGT c xc nh theo Biu thu sut thu GTGT
ban hnh km theo Thng t 62/2004/TT/BTC ngy 24 thng 6 nm 2004.
Gi tnh thu
GTGT
c) Cn c tnh thu
-
Gi tnh thu GTGT i vi hng ha nhp khu l gi nhp khu ti ca khu nhp cng
(+) vi thu nhp khu (nu c), cng (+) thu TTB (nu c).
o Gi nhp khu ti ca khu lm cn c tnh thu GTGT c xc nh theo cc
quy nh v gi tnh thu hng ha nhp khu.
o Trng hp hng ha nhp khu c min, gim thu nhp khu th gi tnh thu
GTGT l gi hng ha nhp khu cng vi (+) thu nhp khu xc nh theo mc
thu phi np sau khi c min, gim.
Gi tnh thu
TTB
Thu nhp khu: l s thu phi np c tnh da trn tr gi tnh thu nhp khu
198
STT
Hng ho
Thuc l iu, x g
a) X g
65
b) Thuc l iu
55
- Nm 2006 - 2007
- T nm 2008
2
65
Ru
a) Ru t 40 tr ln
65
b) Ru t 20 n di 40
30
20
Bia
a) Bia chai, bia hp
75
- Nm 2006 - 2007
- T nm 2008
4
40
t
a) t t 5 ch ngi tr xung
50
b) t t 6 n 15 ch ngi
30
15
10
199
15
Bi l
40
Vng m, hng m
70
II
Dch v
30
25
25
10
Kinh doanh s x
15
i vi hng ho thuc din chu thu TTB, thu sut thu TTB khng phn bit hng
ho nhp khu hay hng ho sn xut trong nc.
Vic p dng thu sut thu TTB i vi mt s hng ha, dch v trong Biu thu c
quy nh c th nh sau:
o Ru thuc l thuc dng lng dng cho ngi nhm mc ch phng bnh,
cha bnh, gim triu chng bnh; c c quan y t c thm quyn cp s ng
k lu hnh.
C s sn xut ru thuc phi c giy php sn xut ru thuc v giy
chng nhn ng k tn, nhn mc, cht lng sn phm ru thuc do c quan y
t hoc c quan c thm quyn cp. i vi ru thuc nhp khu phi c c
quan y t hoc c quan c thm quyn xc nh l ru thuc, cp giy php nhp
khu.
Nu khng c nhng iu kin trn y th c s sn xut, nhp khu
phi np thu TTB theo thu sut ca loi ru c cn tng ng.
o Hng m thuc din chu thu TTB khng bao gm loi hng m l chi tr
em v cc loi hng m dng trang tr".
7. Th tc Hi quan
a) M hnh UC
200
<<extend>>
<<extend>>
Nhan vien nghiep
vu
b) Lc Hot ng v th tc Hi quan
201
Chuan bi
Ho so HQ
Chung tu
phai nop
Chung tu
nop them
Chung tu
xuat trinh
Giam Dinh
Thong
quan
202
c) Tng quan v th tc
Cc i tng:
-
Nh cung cp vn ti ni a (IL)
NHP KHU:
Cc nh u t mun nhp khu hng ho, my mc thit b, khi n hi quan nhn
203
- L/C ( bn sao y ) nu c.
b) Qui trnh ng k t khai hi quan:
- em b chng t n ng k t khai hi quan .
- Ch hi quan phn cng kim ha.
- Sau khi kim ha xong th kim hng nim phong ng du.
- Rt t khai v thanh l.
- Ch :Trong lc ng k t khai v ch phn cng kim ha, lin h vi thng
v cng ng k h container , tm bc xp , bc d hng.
Lnh giao hng (D/O)
Trong m hnh cng ty dch v thc hin th tc nhp lo hng trong mt hp ng
muan bn gia bn A v B. A v B thc hin chuyn hng. A thu cng ty dch v. Cng
ty dch v thu hng tu quc t vn chuyn hng. Khi hng ti cng ca bn B c 2 tnh
hung xy ra:
hng ho nhp khu l hng tiu dng (Hng tiu dng c quy nh trong Danh mc
hng ho do B Thng mi cng b th phi np xong thu trc khi nhn hng.): thi
hn bo lnh, hoc khng qua 30 ngy.
c) i vi hng ha kinh doanh theo phng thc tm nhp, ti xut hoc tm xut, ti nhp
Thi hn np thu l 15 (mi lm) ngy, k t ngy ht thi hn tm nhp, ti xut hoc tm
xut, ti nhp (p dng cho c trng hp c php gia hn).
204
Hi ng qun tr
Phng k ton
Phng i l
Phng vn ti
b) Phn cp:
-
Phng giao nhn: phn chia thnh cc n v nh hn theo khch hng v khu vc: Giao
nhn PGN#1, PGN#2, , Phng hng Sea, Phng hng Air.
Lp hp ng
To h s khch hng
M t khai hi quan
Lp Debit Note
Lp hp ng
To h s khch hng
205
Lp Debit Note
Lp hp ng
To h s khch hng
Lp Debit Note
Qun l kho, bi
PH LC 3: PHN TCH YU CU
Danh mc dch v kinh doanh
STT
Dch v
10
11
12
Nghip v lm hng Door to door ti Vit Nam:Bo gi c tnh cho pha nc ngoi
13
14
1. Yu cu h thng
1.1. Yu cu tnh nng
-
Gim bt mt cch ng k thi gian, cng sc v tng tnh chnh xc trong vic qun l
v lp h s thanh l cho loi hnh 14 loi hnh dch v, nhanh chng lp v tnh ton mt
b h s thanh l cho hng trm t khai.
206
T ng nhc cc t khai n hn thanh l, hoc phi np thu gip doanh nghip bit khi
no th phi thc hin thanh l hoc np thu, trnh qu hn.
1.2. Cc yu cu chung
-
Cung cp chc nng son tho Hp ng, bo gi v Debit note bng ting anh - TA
Cung cp chc nng son tho Bng chi ph (TA v ting vit - TV)
Cung cp chc nng son tho Bo co doanh thu, cng n, li nhun rng v mt vi bo
co khc: TA
1.3. Cc yu cu c th
-
Lp Bo gi cho khch hng truyn thng s dng h thng m khch hng ang c p
dng thc t (ph hp vi s nhn thc ca khch hng).
207
T s liu t khai lp kit xut thng tin sang bng chi ph v debit note
Cp nht v theo di tnh trng n chng t gc. Lut Hi quan cho php n trong thi
hn 30 ngy, do phi nhc trc 10 ngy k t ngy m t khai Hi quan.
Cung cp chc nng Switch Bill: Khi bn A (i loan) bn cho bn B (Hn quc) mt l
hng, yu cu xut x hng ti Vit Nam: Cng ty dch v cn lp vn n gi gip cho
cng ty A.
Cung cp chc nng xut i ng: V d Nippon bn hng cho Cannon, cng ty dch v
phi ng thi m 02 t khai: M t khai hng xut v M t khai hng nhp.
Khi kt thc nghip v: cp nht trng thi tr ton b chng t gc cho khch hng
giao cho cng ty lm th tc hi quan trc .
2. Lung nghip v
208
Khch hng
Nhn vin
Yu cu dch v
Nhp yu cu
Lnh o
Xc nh loi dch v
Nhn b chng t bn sao v
D tho t khai
Lp bo gi, Hp ng
Trnh duyt
Chnh sa
Thng tho hp ng
Bo gi, Hp ng c duyt
Th tc k kt hp ng
Nhn b chng t gc
(nu c)
Lp k hoch ngun lc: Xc
nhn ca hng vn ti, cc
Forwarder khc, bn mua
D kin danh mc ng tin
lm hng
Duyt tm ng
Trnh duyt
(Debit Note)
Lp ho n
Xin xc nhn thc xut
Thu tin
Nhn chng t gc
Tr chng t gc
Kt thc
3. Phn tch yu cu
209
STT
Chc nng
Mc tiu
Qun l m sn phm xut Qun l danh sch cc m sn phm xut khu theo cc
khu
trng thi khai bo
Qun l nh mc
Theo di t khai
In ha n, thanh l hp Lp h s thanh l hp ng
ng
10
11
Qun l danh sch khch S dng cho i l qun l danh sch cc khch hng, i
hng, i tc
tc nh cng ty vn ti, cho thu kho bi
12
13
Qun l v phn quyn Qun ly danh sch ngi s dng, phn quyn theo chc
ngi s dng
nng nhim v
14
Danh mc d liu:
o Danh mc nguyn ph liu
o Danh mc m sn phm xut khu
o Danh mc nh mc, tiu hao
o Danh mc danh mc d liu chun
o Danh sch cc mu biu bo co thanh l Hi quan
o Tra cu biu thu nhp khu, Qun l danh mc chun
210
Lp bng DebitNote
Cn i thu chi
Lp hp ng, bo gi
In ho n
Theo di cng n
Bo co doanh thu
Bo co li n
211
212
Ni dung
TNG QUAN D N
MC TIU D N
PHM VI D N:
TRONG PHM VI:
NGOI PHM VI:
CC PHN C TH CHUYN GIAO C TO RA:
CC T CHC B NH HNG
THI ON/ CHI PH V N LC THEO C TNH CA D N:
CHI PH DUY NHT S L GI YU CU HON TT D N.
GI N LC THEO C TNH: 700
THI ON THEO C TNH: 2 THNG
GI NH D N
KHNG C PHN CNG NO CN C MUA.
TT C BN SAO CN THIT CA PROJECT 2000, IIS & SQL ANG
TRONG QU TRNH SN XUT.
RI RO D N
T CHC D N:
S PH CHUN D N:
213
TNG QUAN D N
Cc d n i hi gim c d n phi nhp d liu thu thp c t cc cuc hp, th in
t v cc tnh hung vi i ng thnh vin thnh mt ng dng qun l d n. C cc gim c
d n v i ng thnh vin u cn cc cng c v cc quy trnh qun l thi gian tt hn. D
n ny s gip cc gim c d n v i ng thnh vin bng cch t mt cng c s dng
cng ngh, ct gim lng thi gian cn cp nht bng tay ng dng qun l d n.
Vi Microsoft Project Central, gim c d n c mt v tr trung tm i vi i ng thnh
vin v qun l quan st cc nhim v ca d n v trng thi ca chng.
Project Central l cng c.
Cc cng c tch ri nhau khng th lm nn mt mi trng qun l d n tt hn. Do
mt s chnh sch s phi c ra. Lung thng tin gia cc gim c d n v i ng thnh
vin s c xc nh v lp ti liu. Phng php v tn s cho php qun l truy cp d liu d
n cho bo co s c xc nh v lp ti liu.
MC TIU D N
D n Project Central s p ng cc mc tiu sau:
Cung cp tnh nng qun l hp nht ca nhng bo co v quan nim mi nht trong d n
hay cc nhim v vi d n cho.
Trao cho i ng thnh vin d n v tr trung tm lit k cc nhim v v giao din nhp
d liu lin quan ti nhng nhim v .
Xy dng ngun lc dng chung (Resource Pool) trong Microsoft Project 2000.
NGOI PHM VI:
214
o to v cc ng dng kt hp.
Nhm Occam
215
Mc quan trng
Lp k hoch d n
Ngy thng
hon tt
hon tt
07/02/01
nh ngha d n
Cu trc chi tit cng vic
Ngun lc k thut c o
to
07/10/01
Lp t Beta hon tt
Cc tp d n c lu vo
c s d liu
07/20/01
Project Central c cu
hnh
07/20/01
Project Central
Nhm th im xc nh v
cc th tc mi c trin
khai vn hng.
07/22/01
Th im d n hon tt
08/01/01
08/17/01
Kt thc d n
08/22/01
nh gi d n
GI NH D N
xc nh v c tnh cc nhim v v tnh ton thi gian cho d n, cc gi nh v gi
thuyt no cn phi c thc hin. Da vo kin thc hin ti ngy nay, cc gi nh d n
c lit k bn di. Nu gi nh b mt hiu lc vo ngy thng sau th khi cc hot
ng v c tnh trong k hoch d n nn c iu chnh ph hp.
216
Khu vc ri ro
Kh nng
xy ra
(H/M/L)
Mc trm
trng
K hoch ri ro
3. Qun l c a vo d
n mun.
Cc d n th im s c hon tt
trc khi chng c c hi quan st cng
c ang dng.
4. i ng thnh vin th
im khng c o to
v khng s dng ng dng
thch hp.
5. i ng thnh vin th
im khng s dng ng
dng vo c s hng ngy
n mc d liu c gi tr
qun l khng chnh xc.
(1-5)
To ra cc kt ni trong Outlook to
iu kin thun li cho vic truy cp
vo Project Central.
T CHC D N:
Mt cu trc d n thch hp l iu cn thit t c thnh cng. Lc sau y m
t t chc c xut.
Nh ti tr iu hnh d n:
Nh ti tr d n:
Qun l d n:
Gim c d n:
C vn d n:
i ng thnh vin d n:
S PH CHUN D N:
______________________________________ ___________________
Nh ti tr iu hnh Ngy thng
______________________________________ ___________________
217
Nh ti tr d n Ngy thng
______________________________________ ___________________
Qun l d n Ngy thng
______________________________________ ___________________
Gim c d n Ngy thng
218
219
MC LC
CHNG 1: MT S KIN THC C S ............................................................. 3
MC CH .............................................................................................................................................3
GII THIU CHUNG.............................................................................................................................3
NI DUNG..............................................................................................................................................3
1. CC KHI NIM C BN: D N, D N CNTT, QUN L D N ................................3
2. CAC GIAI DON CA MT D AN, VONG DI D AN (CAC LINH VC QUN L
TRONG D AN)...........................................................................................................................................6
3. CC BN THAM GIA TRONG MT D N ............................................................................9
4. NH HNG CA MI TRNG N CNG TC T CHC, QUN L D N ........11
5. CC KIN THC, K NNG CN THIT TRONG QUN L D N...............................12
TM TT NI DUNG CHNG.......................................................................................................13
BI TP KT THC CHNG .........................................................................................................14
220
221
TM TT NI DUNG CHNG.....................................................................................................180
BI TP KT THC CHNG .......................................................................................................181
222
QUN L D N
M s: 41QLD340
Chu trch nhim bn tho
TRUNG TM O TO BU CHNH VIN THNG 1