PROGRAMA CINCO S

QU SON LAS CINCO S?

Son las iniciales de cinco palabras de

origen japons que proponen una
metodologa para garantizar el orden,
la limpieza y la disciplina en el rea de
trabajo.

OBJETIVOS
Aumentar la productividad a travs
de la creacin de un mejor lugar de
trabajo
Mejorar la manera de trabajar
creando un cambio de actitud en las
personas

QU SON LAS CINCO S?

SEITON - ORDEN

SEIRI - CLASIFICAR

SHITSUKE - DISCIPLINA

SEIKETSU - NORMALIZACIN

SEISO - ASEO

QU SON LAS CINCO S?

SEIRI CLASIFICAR
Consiste en identificar y separar los
materiales necesarios de los innecesarios
eliminando stos ltimos

SEITON ORDEN
Consiste en establecer el modo en que deben
ubicarse los materiales necesarios de manera
que sea fcil y rpido encontrarlos, utilizarlos
y reponerlos

QU SON LAS CINCO S?

SEISO ASEO
Consiste en identificar y eliminar las fuentes
de suciedad, asegurando que todos los
medios se encuentran siempre en perfecto
estado de limpieza

SEIKETSU NORMALIZACIN
Consiste en distinguir fcilmente una
situacin normal de otra anormal, mediante
normas sencillas y visibles para todos

QU SON LAS CINCO S?

SHITSUKE DISCIPLINA
Consiste en construir autodisciplina y formar
l hbito de las 5s mediante el
establecimiento de estndares y seguir los
procedimientos en el lugar de trabajo

FINALIDAD DE CINCO S
El proceso de 5S, es un programa
estructurado para lograr una organizacin
sistemtica, limpieza y normalizacin en el
lugar de trabajo.

Un lugar de trabajo bien organizado se

traduce en ms seguridad, ms eficiencia y
ms productividad en la operacin. Se
aumenta la moral de los trabajadores, la
promocin de un sentido de orgullo en su
trabajo y la propiedad de sus
responsabilidades.

BENEFICIOS DE CINCO S
Una mayor satisfaccin de las personas
Menos accidentes
Menos prdidas de tiempo para buscar
herramientas o papeles
Una mayor calidad del producto o servicio
ofrecido
Disminucin de los desperdicios generados
Una mayor satisfaccin de nuestros clientes

SEIRI
CLASIFICAR

CLASIFICAR

Separar lo que utiliza de lo que no utiliza

Conservar lo indispensable para el desarrollo
del trabajo
Realizar un inventario de lo necesario para
su trabajo
Encontrar alternativas de almacenamiento
Eliminar lo que no usa

CLASIFICAR
Objetos necesarios
Objetos daados

Organcelos
Son tiles?

Reparar

Objetos obsoletos
Separarlos
Objetos de ms
Donar
Eliminar

Son tiles para

alguien ms?

Transferir
Vender

CLASIFICAR
Beneficios

Ms espacio
Mejor control de inventario
Eliminacin del despilfarro
Menos accidentalidad
Mayor concentracin en la labor
Identificacin rpida de los problemas

SEITON ORDEN

ORDENAR
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su
lugar
Establecer lugar, cdigos, colores y nombres
para cada clase o categora de artculos
Asignar donde guardar las cosas teniendo
en cuenta la frecuencia de uso
Establecer criterios de mxima capacidad de
almacenaje, altura y tiempo de archivo

ORDENAR
Colocar en rea de
archivo inactivo
Es posible
que se use

Colocar en
bodega o
archivo

Algunas
veces al
ao

Colocar junto
a la persona
A cada
momento

Archivo, materiales,
mobiliario, equipo,
papeles, herramientas,
etc.

Varias
veces al
da

Varias veces Varias veces

por la semana
al mes
Colocar en reas
comunes

Colocar cerca al
rea de trabajo

Colocar
cerca de la
persona

ORDENAR
Beneficios

Encontrar con mayor facilidad

documentos u objetos de trabajo
Disminuir tiempos y movimientos
Devolver los documentos o cosas a su
lugar
Se identifica la ausencia de documentos
u objetos
Da una mejor apariencia

SEISO ASEO

ASEO
Mantener el lugar de trabajo libre de tierra,
polvo, motas, barro, etc.
Adoptar la limpieza como una forma de
inspeccin, corrigiendo las condiciones subestndar
Integrar la limpieza dentro de las tareas
diarias
Eliminar los focos de suciedad
Recoger y retirarlo que estorba o se
encuentra daado

ASEO
Limpiar los equipos, armarios, cajones,
superficies de trabajo, herramientas, etc.
Planificar el mantenimiento de la limpieza
Elaborar manual de limpieza donde se
especifique como usar los elementos de
limpieza
Ubicar los elementos de limpieza en un
lugar fcil y asequible frente a un evento
de suciedad
Actuar inmediatamente frente a un
evento de suciedad

ASEO

Beneficios
Aumenta la vida til de los objetos
Menos probabilidad de contraer
enfermedades
Menos probabilidad de ocurrencia de
accidentes
Mejor aspecto e imagen
Evita deterioro del medio ambiente

SEIKETSU
NORMALIZACIN

NORMALIZACIN
Mantener las prcticas de las 3 S
anteriores
Compartir la informacin a varias personas
Estandarizar las 3 S para detectar
desviaciones
Definir las normas por las que el personal
debe mantener las medidas de las 3 S
Crear el hbito y compromiso para conservar
en buenas condiciones el lugar de trabajo

NORMALIZACIN
Asignar funciones y responsabilidad:
Qu? Cundo? Cmo? Dnde?
Hacerlo, para mantener las 3 S

Integrar las acciones Seiri Seiton

Seiso: debe ser parte natural de la
realizacin del trabajo

NORMALIZACIN
Beneficios

Se guarda y mantiene el conocimiento

aprendido
Se mejora el bienestar del personal
Se aprende ms sobre la ejecucin del
trabajo
Se evita la ocurrencia de accidentes

SHITSUKE DISCIPLINA

DISCIPLINA
Seguir los buenos hbitos, entrenando y
formando al personal continuamente
Realizar inspecciones peridicas en los
lugares de trabajo para evidenciar problemas
nuevos
Mantener el compromiso eliminando los
malos hbitos y acrecentando los buenos
Respetando a los dems y haciendo respetar
las normas establecidas

DISCIPLINA
Uso de ayudas visuales
Recorrido a las reas por parte de los directivos
Publicacin de fotos del Antes y del Despus
Boletines informativos o carteleras, uso de
insignias
Concursos de lemas
Establecer rutinas diarias de aplicacin
Realizar evaluaciones peridicas, con grupos de
verificacin

DISCIPLINA
Beneficios

Mejora la eficacia y la eficiencia

Mejora la imagen de la compaa
Mejora el ambiente de trabajo
Facilita la gestin de los sistemas integrados

PROGRAMA CINCO S
Cmo Implementar 5S?

OBJETIVO
Dar pautas para entender, implantar y
mantener un sistema de orden, limpieza y
disciplina en POSITIVA Compaa de
Seguros S.A., a partir de cual se puedan
sentar las bases de la mejora continua y
de unas mejores condiciones de calidad,
seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente de toda la Compaa.

ASPECTOS IMPORTANTES
PARA IMPLEMENTAR LAS 5s
Compromiso y participacin del talento
humano a todos los niveles: directivos
hasta operativos

Despertar el talento y el compromiso de

los trabajadores

ASPECTOS IMPORTANTES
PARA IMPLEMENTAR LAS 5s
Utilizar el sentido comn, pensando que la
Compaa es para la gente

Dar la autonoma y las herramientas

para realizar el cambio de hbitos

ASPECTOS IMPORTANTES
PARA IMPLEMENTAR LAS 5s
Darle la importancia a cada una de las
cinco S como a su integralidad

Dar espacios de participacin a los trabajadores

para aprender y dar soluciones al problema

CMO IMPLEMENTAR LAS 5s?

1. Diagnstico inicial de estado de los puestos y
reas de trabajo
2. Conformacin del equipo lder para la
implementacin y seguimiento del programa
3. Elaboracin, revisin, ajuste y comunicacin de la
metodologa para la implementacin y control de
las 5 s
4. Definicin del rea piloto, con base al diagnstico
establecido o prioridad de los procesos
5. Formacin y entrenamiento al personal y lder del
rea

CMO IMPLEMENTAR LAS 5s?

6. Definicin de los principales problemas del rea
7. Definicin e implementacin de soluciones por
parte del equipo de trabajo del rea
8.

Realizar registro de estado de avance y

acciones realizadas

9. Elaboracin de informe y comunicacin de

resultados del rea
10. Recopilar acciones aprendidas que puedan servir
a otras reas

CMO IMPLEMENTAR LAS 5s?

11. Elaboracin de estndares o procedimientos
que permitan mantener las 5 S y
replicarlas en las otras reas
12. Seleccin de la nueva rea a intervenir,
repitiendo el ciclo desde el No. 6
13. Mantenimiento y seguimiento a las reas
intervenidas hasta establecer el hbito y la
cultura, definiendo acciones de
compensacin y remuneracin

PROGRAMA CINCO S
Instructivo

DIAGNSTICO INICIAL
Lea cuidadosamente la lista de chequeo, con
el fin de asegurar que todas las fuentes de
riesgo han sido contempladas
Diligencie la lista de chequeo con el
coordinador, supervisor, jefe o lder del rea
Establezca prioridades en relacin con los
problemas encontrados de acuerdo a la
gravedad y costo de intervencin
Tome registro fotogrfico o video para
evidenciar posteriormente el antes y el
despus

DIAGNSTICO INICIAL
Defina los resultados por rea o procesos aplicando el radar

reas Locativas

Sealizacin y
extintores

Materias Primas

Manejo de
residuos

Personas

Mquinas y
equipos

reas sanitarias y
de alimentacin
Herramientas

META
RESULTADO

Cdigo:

POSITIVA S.A.
Compaa de Seguros / ARP
-Gestin Documental-

Versin:

FORMATO
LISTA DE VERIFICACIN EN "5S"
Proceso

SS-RE-LV5S-01
1
2009/05

Fecha:

Pgina 1 de ___

Mejoramiento Continuo

I. INFORMACIN DE LA EMPRESA
Nombre de la Empresa
No. de Trabajadores Empresa
Centro de Trabajo

NIT
Telfono(s)

Direccin
Sucursal
II. INFORMACIN DEL CENTRO DE TRABAJO
rea
No. de Trabajadores
III. LISTA DE VERIFICACIN

Proceso
Dependencia

Hombres

PARMETROS
TEM

Mujeres
CALIFICACIN

5S

CRITERIO DE EVALUACIN

PROMEDIO

Los pasillos y escaleras son suficientes para el trnsito de personas, equipos o materiales, cumplen con los requerimientos del
estatuto de seguridad Res. 24000 (Titulo II, Art. 12) incluidos barandas y peldaos
SEIRI CLASIFICAR

Las paredes, ventanas y puertas son suficientes y estn bien ubicadas de acuerdo con las actividades y el flujo de la operacin
Los techos estn construidos de acuerdo con las especificaciones de seguridad, garantizan la iluminacin natural y las lmparas
son suficientes para el proceso o trabajao a realizar

REAS LOCATIVAS

Los pisos, pasillos y escaleras estn libres de materiales innecesarios, cables elctricos y huecos que puedan obstruir o
didificultar el paso de personas, equipos o materiales
Las paredes, ventanas y puertas estn libres de materiales innecesarios (objetos colgantes, materiales arrumados, vidrios rotos),
sin riesgo por agrietamientos grandes, chapas en mal estado, entre otros; las esquinas de las secciones y los patios estn libres
de materiales innecesarios o basuras
Los techos no presentan materiales innecesarios (objetos colgantes, estructuras o conexiones elctricas inadecuadas, entre
otros)
Los pisos, pasillos y escaleras estn limpios, secos, sealizados, demarcados, construidos de material seguro y bien iluminados
Las paredes, ventanas y puertas estn limpias, las esquinas estn sin desechos o basura, las terrazas o balcones estn limpios,
SEISO - LIMPIAR
la pintura de paredes y techos son de colores claros, que permitan mejorar la iluminacin
Los techos estn limpios y libres de goteras
SEITON ORDENAR

OBSERVACIONES

MATERIAS PRIMAS

SEIRI CLASIFICAR

La cantidad de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) son los necesarios para satisfacer la demanda de cada
proceso o trabajo

SEITON ORDENAR

Los arrumes de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) estn ubicados en una zona sealizada, en estantes,
carros oestibas y estn apilados correctamente en altura y estabilidad

SEISO - LIMPIAR

Los arrumes de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) estn limpios o protegidos del polvo u otros
contaminantes

DIAGNSTICO
INICIAL

OBSERVACIONES

PERSONAS

SEIRI CLASIFICAR
SEITON ORDENAR
SEISO - LIMPIAR
SEIKETSU BIENESTAR

El nmero de personas es el necesario para cada proceso o trabajo

Las personas se encuentran ubicadas en sitios que garantizan que no sean golpeadas por materiales, equipos o materias primas
Las personas tienen ropa adecuada, comoda y limpia segn su trabajo, adecuado aseo personal en manos, cara y cabello
Las personas tienen elementos o accesorioas necesarios (apoya pies, padmouse, protector de pantalla, silla graduable en
altuturas, entre otros) para realizar el proceso o trabajo y son utilizados correctamente

OBSERVACIONES

SEIRI CLASIFICAR
MAQUINARIA,
EQUIPOS Y
MOBILIARIO

El nmero de mquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas,
superficies de trabajo) son los necesarios para los requerimientos del proceso productivo

SEITON ORDENAR

Las mquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas, superficies de
trabajo) estn en buenas condiciones, ubicados en lugares especficos sin interrumpir la circulacin de las personas

SEISO - LIMPIAR

Las mquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas, superficies de
trabajo) estn limpias, libres de materiales innecesarios, sin polvo, cables elctricos asegurados y en buenas condiciones

OBSERVACIONES

HERRAMIENTAS

SEIRI CLASIFICAR
SEITON ORDENAR
SEISO - LIMPIAR

Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, vistur, clips, esferos, entre otros) corresponden en nmero a las
necesarias para el proceso o trabajo, estn libres de deformaciones, filos mellados, mangos deteriorados, entre otros.
Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, vistur, clips, esferos, entre otros) estn ubicadas en gavetas, tableros
u otros dispositivos que permiten dejarlas listas para usarse nuevamente
Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, vistur, clips, esferos, entre otros) se mantienen limpias y en buen

OBSERVACIONES

REAS SANITARIAS
Y DE
ALMACENAMIENTO

SEIRI CLASIFICAR
SEITON ORDENAR
SEISO - LIMPIAR

Los servicos sanitarios y reas de almacenamiento son suficientes para el nmero de trabajadores segn la resolucin 2400
(tiuloII, Art.17). Los comedores o cocinas estn separados de los lugares de trabajo y focos insalubre (Art. 25)
Los servicios sanitarios, de almacenamiento y de alimentacin estn libres de elementos innecesarios y permanecer en su lugar
Los servicios sanitarios, de almacenamiento y de alimentacin permanecen limpios, libres de plagas y basuras. Las fuentes de
agua son aptas para el consumo

OBSERVACIONES

MANEJO DE
RESIDUOS

Los residuos de produccin y basuras se clasifican de acuerdo con las normas de reciclaje y se disponen en canecas
debidamente sealizadas
Las canecas o recipientes estn ubicados en un sitio cercano a las fuentes que generan residuos y no obstruyen las vas de
circulacin
La zona alrededor de los recipientes est limpia y se evita el rebose de los recipientes. Las canecas vacas estn limpias y no
SEISO - LIMPIAR
generan malores olores
SEIRI CLASIFICAR
SEITON ORDENAR

OBSERVACIONES

SEALIZACIN Y
EXTINTORES

SEIRI CLASIFICAR
SEITON ORDENAR

El tipo y nmero de sealizacin de los extintores existentes son necesarios para el trabajo que se realiza y cumplen con los
estndares nacionales e internacionales
La ubicacin de la sealizacin de los extintores permite su fcil visualizacin y acceso

SEISO - LIMPIAR La sealizacin y los extintores permanecen limpios y en buenas condiciones de mantenimiento

OBSERVACIONES

Instrumento para implementar y

recopilar la informacin

CONFORMACIN EQUIPO LDER

Seleccion un grupo de lderes con poder de
decisin
Forme al grupo en la metodologa de las 5s y
en las tcnicas para la solucin de problemas
Estas personas pueden ser del COPASO, jefes
de reas o lderes de proceso y trabajadores
Defina objetivos clave, que espera alcanzar
Mnimo 3 personas y mximo 5 deben
conformar el equipo lder
Renase peridicamente con el equipo para
establecer mejorar, conocer avances, promover e
incentivar y analizar otros aspectos

METODOLOGA 5 S
SEIRI - CLASIFICAR
SEITON - ORDEN

SHITSUKE - DISCIPLINA

SEISO - ASEO
SEIKETSU - NORMALIZACIN
Evidencie metodologas o procesos complementarios que la empresa pueda tener y que
permitan fortalecer el objetivo de las cinco s, ejemplo: tablas de retencin documental

DEFINICIN REA PILOTO

Con base en los resultados elija el proceso o rea ms crtica,
como piloto
reas Locativas

5
4

Sealizacin y
extintores

3.9

Materias
Primas

3
2.0
2.3

Manejo de
residuos

2
1.6

Personas

2.7
3.0
2.8

2.5
Mquinas y
equipos

reas sanitarias
y de
alimentacin
Herramientas

rea Administrativa
META: 5.0
RESULTADO: 2.6

FORMACIN AL PERSONAL
DEL REA CRTICA
Forme al grupo en la metodologa de las 5s y en las
tcnicas para la solucin de problemas
Implemente la primera S SEISO con el personal
del rea seleccionada
Verifique y evalu los conceptos adquiridos por el
personal del rea
Establezca responsabilidad por las acciones que se
requieren para mejorar las condiciones
Defina el plan de accin identificando los problemas y
las soluciones

IDENTIFICACIN DE
PROBLEMAS Y SOLUCIONES

IDENTIFICACIN DE
PROBLEMAS Y SOLUCIONES
POSITIVA S.A.
Compaa de Seguros / ARP

Cdigo:

-Gestin Documental-

Versin:

SS

FORMATO
LISTA DE VERIFICACIN EN "5S"
Proceso

Fecha:
Pg

Mejoramiento Continuo

I. INFORMACIN DEL CENTRO DE TRABAJO

rea
No. de Trabajadores
II. RESULTADOS DEL DIAGNSTICO

Proceso
Dependencia

Hombres

Inicial
reas Locativas
Materias Primas
Personas
Mquinas y
Equipos
Herramientas
reas sanitarias y
de alimentacin
Manejo de
residuos
Sealizacin y
extintores

Instrumento para
definir el plan de accin

Resuyltado Total
Objetivo Total

III. PLAN DE ACCIN

QU
ACTIVIDADES
1
2
3
4
5
6
7
8
9

QUIN
RESPONSABLE

FECHA DE INICIO

CUNDO
FECHA DE FINALIZACIN

CMO
OBSERVACIO

REGISTRO INFORME Y
COMUNICACIN
Valide con el personal del rea los resultados del
diagnstico
Defina los indicadores con los cuales podr medir el
impacto logrado con las medidas ejecutadas
Verifique el cumplimiento de los objetivos, revisando las
mejoras implementadas, disminucin de AT, ausentismo,
productividad, entre otros.
Hable con las personas y recoja las percepciones y
sentimientos del cambio (positivos y negativos)
Evalu el estilo de liderazgo de los gerentes si facilit u
obstaculiz el cambio

REGISTRO INFORME Y
COMUNICACIN
Documente las mejoras de una manera sencilla y clara
Defina un formato estndar de documento para que todas
las reas escriban las experiencias
Escriba lo esencial para el aprendizaje organizacional
El contenido del informe puede ser:
Problemtica encontrada
Resultados iniciales del diagnstico
Explicar con fotos las mejoras implementadas, antes
y despus
Beneficios alcanzados
Resultados finales y compararlos con los iniciales
Procedimientos o estndares

REGISTRO INFORME Y
COMUNICACIN
Establezca un medio de comunicacin para divulgar los
resultados alcanzados
Genere comentarios cortos y peridicos al personal
sobre la importancia para la empresa en llevar a la
prctica la metodologa
Explique los elementos claves para mantener la
metodologa 5 s
Establezca mecanismos de premiacin y
reconocimiento al rea crtica por los avances y acciones
aprendidas

ACCIONES APRENDIDAS Y
ESTANDARES
Defina los estndares o procedimientos con la
participacin de los trabajadores
Tenga en cuenta las acciones aprendidas (positivas y
negativas) para establecer las actividades del estndar o
procedimiento
El procedimiento es el que se utilizar para realizar las
tareas de manera segura, fcil y productiva
Indica la mejor manera de realizar una operacin desde
la seguridad, calidad y control de desperdicios
El procedimiento debe ser aprobado por todos
La divulgacin es un proceso clave para valorar el
trabajo realizado

SEGUIMIENTO Y CONTROL
Sea persistente en el seguimiento y exigente en el
cumplimiento de las actividades
Pregunte y registre de forma peridica por los
resultados
Con la gerencia promueva la autogestin y el
autoaprendizaje de la gente
Promueva la creatividad con preguntas que los lleve
a optimizar el uso de los recursos internos
Analice otros aspectos que requieren recursos
especiales y mayor anlisis en relacin
costo/beneficio
Realice reconocimientos cuando se han logrado los
resultados

Los hbitos de las 5 s revelan

adems hbitos de exactitud y de
mtodo en los dems actos de la
vida

Muchas gracias