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Objectifs de la formation
Dcouvrir ou redcouvrir les fonctions essentielles dExcel.
Gnralits
Fonctionnalits dExcel
Excel est un tableur, cest--dire un logiciel qui permet de manipuler des
donnes sous forme de tableaux.
Il est destin faire des tableaux intgrants des calculs sous
forme de formules (oprations courantes, statistiques, simulations chiffres).
Excel peut galement grer des listes simples (ex : liste de clients ou de dossiers
traiter).
Il permet aussi de mettre en forme les rsultats obtenus (sous forme de
graphiques, tris).
Et bien dautres choses encore
Depuis la version dExcel 2007, lenregistrement des fichiers porte lextension *.xlsx
(pour les fichiers Excel sans macros) et *.xlsm (pour les fichiers Excel avec macros).
Rsultat :
POUR AGIR SUR PLUSIEURS FEUILLES EN MME TEMPS, ON UTILISE LA SLECTION MULTIPLE
:
Pour slectionner une ou plusieurs feuilles, on procde ainsi :
- Une feuille : clic gauche sur longlet. Longlet de la feuille slectionne
devient blanc.
- Des feuilles adjacentes : clic gauche sur longlet de la 1re feuille ; Maj (Shift)
+ clic gauche sur longlet de la dernire feuille.
- Des feuilles non adjacentes : clic gauche sur longlet de la 1re feuille ; Ctrl +
clic gauche sur chaque autre onglet de feuille que lon souhaite slectionner.
- Toutes les feuilles du classeur : clic droit sur un onglet > Slectionner toutes
les feuilles.
Je souhaite
Comment faire ?
Si vous tes en cours de saisie, validez pour sortir de ce
mode (par exemple, en tapant sur Entre),
Slectionner 1 cellule
Slectionner la zone
active
une
ligne
Slectionner
Ctrl + Clic gauche sur chaque en-tte de colonnes (ou de
plusieurs colonnes ou lignes selon ce que lon souhaite slectionner)
lignes
non adjacentes
Avec le clavier : (Ctrl + A) 2 fois
Slectionner toutes
les cellules de la Avec la souris : cliquez sur (icne se trouvant
feuille
lintersection de la ligne et de la colonne den-tte).
Remplir une plage de Slectionnez la plage de cellules, tapez la valeur puis Ctrl
cellules dune mme + Entre.
valeur
Onglet Affichage
Comme dans tous les logiciels de la suite Office, on retrouve longlet Affichage. Il permet
dadapter laffichage lcran pour un meilleur confort visuel.
Options courantes : zoom, mode normal, mode mise en page, affichage des
bordures, ajustement des fentres (volets, panneaux).
Groupe Fentre
NOUVELLE FENTRE : permet de dupliquer
lidentique la fentre sur laquelle on
travaille Peu intressant !
RORGANISER TOUT : permet dafficher
automatiquement les diffrentes fentres
ouvertes dExcel sur 1 seul cran.
FIGER LES VOLETS : voir page prcdente
FRACTIONNER : divise la fentre en plusieurs
volets redimensionnables contenant les vues
de la feuille de calcul. Intrts : avoir sur 1
mme cran 2 parties loignes de la feuille
de calcul.
MASQUER : permet de masquer
temporairement le classeur sur lequel on
travaille. Peu utile !
Ex : un client nous transmet son inventaire par mail. Cet inventaire comprend plus
de 1000 lignes. Grce cet outil, on peut demander conserver les en-ttes (lignes
et/ou colonnes).
De cette faon, mme en bas du tableau, on saura toujours quoi correspond la colonne ou
la ligne sur laquelle on se situe. Voir copie dcran ci-dessous.
Ligne de titre
Contenu
Format de cellule
Selon son contenu, une cellule naura pas le mme format.
- Notez dailleurs que 2 cellules contiges peuvent ne pas avoir le mme
format.
- Il est essentiel de choisir le bon format pour plusieurs raisons :
Lisibilit du tableau (18695785569 nest pas lu de la mme faon sil est
crit 18 695 785 569,00)
Formules : certaines fonctions ncessitent des formules qui analysent le
format des donnes pour afficher le rsultat (si on crit une date (ex :
31/12/2012) dans une cellule qui a un format de type Standard, on aura en
retour 41274 [qui correspond au nombre de jours passs depuis le
01/01/1900, date zro dExcel]).
Formats de mise en forme
STANDARD : aucun format spcifique. Cest le format par dfaut pour toute
cellule dans laquelle on na pas encore crit.
NOMBRE : format adapt pour les nombres pour lesquels on na pas besoin de
symboles montaires (, , $). Ce format est particulirement pratique puisquil
permet dinclure des sparateurs de milliers. On peut aussi choisir le nombre de
dcimales (2 par dfaut).
HEURE : comme pour la date, on peut choisir le format adapt nos besoins.
TEXTE : si lon applique ce format, le texte entr est trait comme du texte
ordinaire mme si cest un nombre. Ce format peut tre utile pour un numro de
tlphone par ex puisquavoir le format par dfaut, le 0 (zro) est supprim.
SPCIAL : les formats proposs dans cette liste servent des usages trs
particuliers de type n de scurit sociale, n de tlphone, code postal.
Formats disponibles
Description succincte
En
combinant les diffrentes options, on peut crer une mise en forme en cliquant sur le
bouton Format
Filtres automatiques
Les filtres permettent de slectionner des donnes dun tableau qui rpondent un ou
plusieurs critres. Ces critres peuvent tre de diffrentes natures (texte, date, numrique,
couleur de police).
Pour mettre en place un filtre, procder comme suit :
1. Vrifier
chaque
colonne
que
Filtres labors
Pour information, il existe aussi des filtres labors qui permettent lextraction de
donnes. Ils prsentent un inconvnient majeur : si des donnes sont modifies dans le
tableau initial, ces filtres ne les prendront pas en compte si lextraction a dj t faite. Ce
filtre sassimile une image des donnes un instant t.
Outils pratiques
Options de collage
Comme dans tous les logiciels de la suite Office, on dispose dun presse-papiers dont la
fonction est de garder en mmoire les informations copies (par les boutons Couper et
Copier). Excel dispose lui aussi de laccs au presse-papiers et de nombreuses options de
collages.
Raccourcis clavier connatre absolument !
Couper : Ctrl + X Copier : Ctrl + C Coller : Ctrl + V
Le groupe PRESSE -P APIERS se situe dans lONGLET
ACCUEIL.
Icne
Action de collage
Rubrique Coller
Concernant la 1re partie, les
libells sont tout fait explicites et
ne ncessitent pas davantage de
commentaires.
Rubrique Opration
Il est possible deffectuer des
oprations entre les donnes
coller et les donnes contenues dans les cellules de destination : addition, soustraction,
multiplication et division.
Opration
Aucune
Soustraction
Action de collage
Multiplication (ex : toutes les valeurs de la colonne crdit sont en ngatif. Une des
solutions est de copier une cellule qui contient -1 et de faire un
collage spcial/Multiplication sur la colonne. Chaque cellule sera
multiplie par -1 et deviendra donc positive !)
Blancs non
compris
Par dfaut, les cellules colles, mme vides, crasent les donnes
des cellules de destination. Quand cette case est active, les cellules
coller qui sont vides neffacent pas le contenu des cellules de
destination.
Ce tableau
Mois
CA
Marge
2
Janvier
825,54
565,11
Fvrier
9
998,77
1
999,75
5 862,11
1
172,42
18
686,41
3
737,28
Mars
Transpos
TOTAL
devient
Mois
CA
Marge
Janvier Fvrier
Mars
2
825,54
9
5
998,77 862,11
565,11
1
1
3 737,28
999,75 172,42
TOTAL
18
686,41
Rechercher
ONGLET ACCUEIL / GROUPE EDITION / RECHERCHER ET SLECTIONNER / RECHERCHER
[ou Ctrl + F]
Cet outil permet de rechercher des caractres dans le contenu des cellules et/ou dans les
formules.
Exemple : on veut rechercher tous les mots dans lesquels on retrouve Ab.
- Tapez Ab dans la case Rechercher :
- [facultatif] dfinissez ventuellement une mise en forme pour mettre en
vidence les rsultats avec le bouton Format
- Dans : permet de choisir o vous voulez rechercher (feuille ou classeur
complet)
- Sens : permet de choisir le sens de balayage (par ligne ou par colonne). Ce
paramtre est ajuster selon la construction du tableau. Les rsultats seront les
mmes. Cest la rapidit de recherche qui diffrera.
- Regarder dans : permet de choisir o Excel va faire la recherche (formules,
valeurs, commentaires).
Dans lexemple, on choisira Valeur. On ne choisira pas Formules car si une
fonction (SOMME, MAX, MIN) inclut dans ses paramtres une plage A3:AB85
par exemple, Excel me lindiquera comme rsultat.
- Respecter la casse : permet de choisir de respecter ou non les
MAJUSCULES/minuscules.
Dans lexemple, la casse a une importance car si on ne coche pas cette case, Excel
indiquera les rsultats suivants : ab ; Ab ; aB ; AB.
- Totalit du contenu de la cellule permet de limiter la rechercher aux seuls
caractres saisis dans le champ de recherche.
Cliquez sur Suivant ; Excel dplacera le curseur sur chaque occurrence chaque fois
quon cliquera sur Suivant. Si vous cliquez sur Rechercher tout Excel tablira une liste des
occurrences trouves.
Oprateurs de recherche
Ex : on dispose dun journal dachats. On veut sassurer quil ny a pas de comptes 706
dans ce journal.
Pour viter quExcel nous renvoie dans une cellule contenant par ex 607060, on va
indiquer, grce des points dinterrogation, le nombre de caractres total rechercher :
706??? (soit une chane contenant 6 caractres commenant par 706). Dans ce cas, nous
aurons bien uniquement les comptes voulus.
Un autre caractre gnrique peut tre utilis : ltoile (*). Dans ce cas, Excel saura quil
peut la remplacer par tout caractre (y compris par rien). Ex : soit une suite de
nombres : 12356 / 3125 / 125.
Si on demande une recherche avec 12*5*, on obtiendra 12356 / 3125 / 125.
Si on demande une recherche avec 12?3?, on obtiendra uniquement 12356.
Si on ne veut rechercher que dans une plage donne, il suffit de la
slectionner pralablement puis cliquer sur Rechercher (dans le ruban) ou
utiliser le raccourci clavier Ctrl + F.
Remplacer
ONGLET ACCUEIL / GROUPE EDITION / RECHERCHER ET SLECTIONNER / REMPLACER [ou
Ctrl + H]
Concernant les options, elles sont parfaitement identiques celles de la fonction
Rechercher.
La seule diffrence est que lon peut voir apparatre une zone Remplacer par : dans
laquelle on va venir inscrire les caractres de remplacement.
Si on ne met rien dans Remplacer par, Excel remplacera les termes de la
recherche par un vide !
Il est donc aussi primordial de bien choisir les options (Regarder dans par
exemple).
Le bouton Remplacer permet de remplacer les occurrences trouves une par une.
Le bouton Remplacer tout permet de remplacer, en une seule opration, toutes les
occurrences trouves.
Le bouton Rechercher tout liste les occurrences trouves sans faire aucun remplacement.
Le bouton Suivant dplace le curseur sur chaque nouvelle occurrence trouve chaque
pression de la souris.
On peut tout aussi bien rechercher des caractres spciaux du type # ~ { espace
retour la ligne.
Par contre, si certains de ces caractres sont bien prsents sur le clavier, dautres ne le
sont pas. La touche Entre (pour le retour la ligne) ou la tabulation par exemple ont
dautres usages. Le plus simple est donc de rentrer dans la cellule et de copier le
Nombre de pages
Gestion des marges
Grce cet aperu, on peut voir le nombre de pages et ventuellement les problmes
dimpression que lon pourrait rencontrer (ex : la dernire colonne du tableau ne
simprime pas sur la mme feuille que le reste).
Ce panneau permet aussi de choisir limprimante sur laquelle on veut imprimer, la
slection de pages (de la page x y), ventuellement les marges, la mise lchelle
Pour IMPRIMER, on clique directement sur le BOUTON IMPRIMER.
Pour SORTIR DE LAPERU (si on ne souhaite pas imprimer), il suffit de cliquer sur
ACCUEIL.
Mise lchelle
Une autre fonction permet un rglage automatique (Onglet MISE EN PAGE) :
Les sauts de page sont matrialiss par les traits bleus (pointills et
continus). Excel
nous indique le numro de la page (on voit par exemple que cette feuille
que si on limprimait maintenant, nous aurions au moins 23 pages !!!)
Les zones grises ne sont pas imprimes.
Plus en dtail
Pour afficher lONGLET CRATION des Outils des en-ttes et pieds de page , activez le
bouton EN-TTE ET PIED DE PAGE du GROUPE TEXTE, sous lONGLET INSERTION. On
utilisera ici les commandes de cet onglet Cration. La feuille saffiche en mode Mise en
page .
En-ttes et pieds de page prdfinis
Excel propose des en-ttes et des pieds de page prdfinis.
Les deux premiers boutons En-tte et Pied de page de longlet CRATION, affichent une
liste den-ttes ou de pieds de page prdfinis.
En-ttes et pieds de page personnaliss
Vous pouvez galement crer un en-tte ou un pied de page personnalis. En-tte et Pied
de page comportent chacun trois zones de saisie.
Vous pouvez insrer des lments partir des commandes du groupe ELMENTS EN-TTE
ET PIED DE PAGE.
Linsertion dun lment se traduit par laffichage dun code de commande de la forme : &
[lment].
Exemple : si on saisit : Le (espace) (bouton Date actuelle) (espace) (espace) (bouton
Heure actuelle), le code est : Le &[Date] &[Heure].
Len-tte de chaque page pourra tre : Le 27/08/2016 19:48.
Pour modifier la mise en forme des textes, utilisez les commandes du groupe POLICE de
lONGLET ACCUEIL .
Valider ou quitter ldition de len-tte/pied de page
Pour valider ou quitter len-tte ou le pied de page, il suffit de cliquer sur la feuille de
calcul
Formules et fonctions
quoi a sert et comment a marche ?
Lobjectif dExcel est avant tout de raliser des calculs automatiss. Pour ce faire, il est
obligatoire dutiliser des formules de calcul.
POUR UTILISER UNE FORMULE DE CALCUL, on se place dans une cellule puis on commence
par taper un signe = (gal). Excel va alors reconnaitre quune fonction sera dans cette
cellule et non du texte.
Aprs avoir entr la formule, on tape sur la TOUCHE ENTRE pour sortir du mode
Modification.
En cas derreur, ou pour modifier la formule, il suffit de DOUBLE-CLIQUER DANS LA
CELLULE pour rentrer en mode Modification.
Recopies et sries
Vous avez parfois besoin de recopier une formule pour quelle sapplique aux lignes ou
colonnes suivantes.
Vous pouvez aussi avoir crer des sries avec un pas constant ou des sries de types
chronologiques (lundi, mardi), alphanumriques (401frn1, 401frn2, 401frn3).
Recopie verticale ou horizontale
- Slectionnez la premire cellule (ou les deux premires cellules si lon veut
crer une srie).
- Cliquez-glissez[1] sur la poigne (=petit carr noir en bas droite de son
contour). Pendant le cliqu-gliss, le pointeur prend la forme dune croix noire .
Oprateurs
Oprateurs de calcul
Pour laborer une formule de calcul, on se sert doprateurs.
Les oprateurs de calcul sont, par ordre de priorit :
Priorit
Oprateur
Symbole clavier
Exposant
^ [Alt Gr + touche 9 du
pav lettres]
Multiplication
Division
Addition
Soustraction
3
Exemple : la saisie =3^2*4+1 affiche comme rsultat 37 (est calcul dabord 3^2, puis
9*4, puis 36+1).
On peut utiliser des parenthses pour prciser la priorit des calculs. Le nombre de
parenthses ouvrantes doit tre gal au nombre de parenthses fermantes.
La formule de lexemple prcdent peut galement tre crite =((3^2)*4)+1.
Oprateurs de comparaison
Oprateur
Comparaison
Egal
>
Suprieur
<
Infrieur
>=
Suprieur ou gal
<=
Infrieur ou gal
<>
Diffrent de
Oprateurs de rfrences
Oprateur
Fonction
Oprateur alphanumrique
Lesperluette & est loprateur permettant de concatner (cest--dire lier) des chanes
de caractres.
Exemple : On met le numro du compte en A1 et lintitul du compte en B1.
En C1, on saisit la formule suivante : =A1& est le n de compte pour &B1.
La cellule C1 affiche : 101000 est le n de compte pour Capital.
1. Ne pas oublier le signe gal, il sagit dune formule !
2. Des guillemets suivent lesperluette et encadrent le texte ! Attention : ne
pas oublier de rajouter un espace avant et aprs le texte sinon on obtiendra
:
101000est le n de compte pourCapital
Fonctions de base
=A1 + A2 + A3 + A10 : calcule la somme des cellules A1, A2, A3 et A10.
=SOMME(plage) : calcule la somme des nombres dune plage de cellules.
plage : A1:A3;A10 : fait la somme de A1 A3 (avec les deux points) puis A10
=MOYENNE(plage) : calcule la moyenne des nombres dune plage de cellules.
=MAX(plage) : calcule le maximum des nombres dune plage de cellules.
=MIN(plage) : calcule le minimum des nombres dune plage de cellules.
La syntaxe est la mme que pour la formule SOMME.
Notez quil est conseill dentrer la formule en minuscule. Si Excel
reconnait la fonction, il la transformera automatiquement en MAJUSCULE.
=NBVAL(plage) : renvoie le nombre de cellules non vides dans une place spcifique
Cest la fonction inverse de nb.vide. Elle fonctionne de faon analogue.
Fonctions dextraction
=GAUCHE(cellule ;nombre de caractres) : renvoie n caractres partir du dbut du
mot (ou de la phrase ou du champ numrique ou de ce que lon peut avoir dans la cellule)
=DROITE(cellule ;nombre de caractres) : renvoie n caractres partir de la fin du
mot (ou de la phrase ou du champ numrique ou de ce que lon peut avoir dans la cellule).
=STXT(cellule ;position de dpart ;nombre de caractres) : renvoie n caractres
partir dune position dtermine (ex : milieu du mot).
Ex : contenu de la cellule B2 :
On ne veut garder que le numro du compte : on se place dans B3 (par ex) et
on saisit
Dans cet exemple, on
assemble le n du compte avec
son libell :
=CONCATENER(A5;.
;B5)
A5 renvoie 7011.
. permet dajouter un point aprs le numro puis un espace pour sparer le
point du libell.
B5 renvoie Produits finis
Fonctions conditionnelles
=SI(test logique ; valeur_si_vrai ; valeur_si_faux) : renvoie une valeur dtermine
lavance en fonction dun test logique.
Ex n 1 : =SI(1+1=2 ; rsultat cohrent ; rsultat incohrent )
Ex n 2 : =SI(GAUCHE(A1 ; 1)>= 9 ; N de compte : Non ; N de compte : Oui )
=SI( imbrique)
Si vrai : OK;
Si faux : Il y a +/- 4 chiffres mais pas 4
chiffres exactement !)
Si faux : Ce nest pas un compte 7
On pourrait aussi imaginer remplacer le Si Faux par une autre fonction SI :
=SI(GAUCHE(A1;1)=7;
Si vrai : SI(NBCAR(A1)=4
Si vrai : OK;
Si faux : Il y a +/- 4 chiffres mais pas 4
chiffres exactement !)
Si faux : SI(NBCAR(A1)>4
Si vrai : Il y a des comptes de plus de 5
chiffres;
Si faux : SI(NBCAR(A1)<4
Si vrai : Il y a des comptes
de moins de 5 chiffres;
Si faux : )
Fonctions de recherche
=RECHERCHEV(valeur_recherche ; table_matrice ; n_index_col ; valeur_proche)
- valeur_recherche : valeur chercher dans la premire colonne du tableau ou
de la plage
- table_matrice : plage de cellules qui contient les donnes
- N index col : numro de la colonne de largument table_matrice dont la
valeur correspondante doit tre renvoye.
- valeur_proche : prend la valeur VRAI ou FAUX.
Si VRAI : si la fonction ne trouve pas de rsultat, elle affichera le rsultat le
plus proche
Si FAUX : si la fonction ne trouve pas de rsultat, elle renverra une erreur
Exemple concret :
Extrait du stock dune entreprise (le stock complet compte plus de 1000 lignes).
Rf.
Dsignation
Quantit
Prix
unitaire
Total
Secteur
694839 LOGBOSNFD53
43,63
570281 GRVAFVSSF53
455704 BOSSARSFL53
335822 GVARKNSDO53
212028 GVAZOVSFL53
1 Rfrences
recherches
Secteur o les
retrouver
570281
ELECTROMENAGER =RECHERCHEV(A2;plage_inventaire;6;0)
335822
AUTO
=RECHERCHEV(A3;plage_inventaire;6;0)
455704
INFORMATIQUE
=RECHERCHEV(A4;plage_inventaire;6;0)
Explication de la formule =RECHERCHEV(A3;plage_inventaire;6; 0)
=RECHERCHEV( Indique quExcel va devoir effectuer une recherche avec des
donnes ranges verticalement.
A3
plage_inventaire
694839
570281
455704
Dsignation
LOGBOSNFD53
GRVAFVSSF53
BOSSARSFL53
335822
212028
GVARKNSDO53 GVAZOVSFL53
Quantit
43,63
24,02
29,08
28,87
17,06
Prix unitaire
7,30
13,30
11,00
11,10
18,80
318,50
319,47
319,88
320,46
320,73
Total
MAISON
Secteur
Donnes de la fonction
RECHERCHEH
ELECTROMENAGER INFORMATIQUE
AUTO
ALIMENTAIRE
B1:F6
B9
Valeur
recherche
570281
Plage
B1:F6
Fonction :
=RECHERCHEH(B9;B1:F6;6;0)
Ligne
rsultat
Rsultat :
ELECTROMENAGER
Valeur
proche ?
=EQUIV(valeur_recherche ; tableau_matrice ; [type])
Renvoie la position relative de la valeur recherche dans la matrice
[type] est une option (do les crochets) qui permet de dterminer la
raction dExcel si la valeur recherche nest pas trouve. [Type] peut
prendre la valeur 0, -1 ou 1 avec :
0 pour ne prendre que la valeur pour laquelle il y a une correspondance
exacte
Rf.
694839
570281
455704
335822
212028
=INDIRECT(rf_texte ; [a1])
La fonction INDIRECT permet de concevoir des liaisons entre les onglets dun classeur.
Lintrt de la fonction va rsider dans lutilisation des noms des onglets comme variables.
Rf_texte Reprsente une rfrence une cellule qui contient une rfrence de
type A1
[a1] Option facultative utile pour des usages spcifiques.
Exemple concret : on utilise des matrices identiques pour faire des dclarations de TVA
pour diffrents pays europens (dans notre exemple, la France, lAllemagne, lItalie et le
Royaume Uni). On souhaite connatre les taux de TVA (taux normal et taux rduit) des
diffrents pays.
On cre donc une feuille de
synthse.
Liste des 5 feuilles du classeur :
Feuille nomme INDIRECT :
Les diffrents taux de TVA
sont obtenus grce une
formule qui utilise la fonction
INDIRECT.
LorsquExcel indique #REF!,
cela signifie quil y a une
erreur (ici, en loccurrence, les
feuilles Indir_PT et Indir_ES
nexistent pas !)
20 pour le Royaume Uni est obtenu grce =INDIRECT(&A5&!&$E$9)
Explications : dordinaire, lorsquon fait rfrence une cellule dune autre feuille, la
formule utilise est la suivante : =Indir_Royaume Uni!B7 ou
=Indir_FR!B7
Le nom de la feuille Indir_Royaume Uni est encadr par des apostrophes car le nom
comprend un espace entre Royaume et Uni. Pour des noms sans espace (comme Indir_Fr),
les apostrophes ne sont pas ncessaires, mais il est plus prudent de les mettre quand mme
!!
=INDIRECT(
&
=INDIRECT(
A5
=INDIRECT(Indir_Royaume
Uni
& !
B7
)
20
Fonctions financires
Excel permet aussi dutiliser des fonctions financires pour le calcul damortissements, de
montants rembourser sur un emprunt donn
Parmi les plus courantes, vous trouverez :
- AMORDEGRC pour le calcul des amortissements dgressifs
- AMORLIN pour le calcul des amortissements linaires dun bien pour une
priode donne.
Une liste de fonctions consquente est votre disposition dans Excel pour vos besoins.
Vous les retrouverez dans longlet FORMULES / Bouton FINANCIER
- Dpendances : si on supprime la formule
permettant dafficher 50, cela aura un impact sur la cellule contenant 100.
Rfrences absolues/relatives/mixtes
Dans une formule, on peut dsigner une cellule
- soit par sa rfrence ColonneLigne (exemple : = 6*J43),
- soit par son nom (ex : =6*quantit, si la cellule J43 a t nomme quantit).
Quand on saisit sa rfrence, le contour de la cellule change de couleur et sentoure de
quatre poignes, ce qui permet de bien la distinguer.
Cellule J43
Insertion dune rfrence dans une formule
Il existe deux mthodes pour saisir la rfrence dune cellule dans une formule :
- soit on la saisit avec le clavier : on tape la lettre de colonne suivi du n de
ligne (ex : J43),
- soit on la slectionne avec la souris, mthode particulirement intressante
quand il sagit de slectionner des plages de cellules.
Rfrence relative
Comme son nom lindique, elle est relative. Une formule faisant appel une cellule avec
sa rfrence relative, mmorise la position de cette cellule par rapport celle dans laquelle
la formule est saisie.
Exemple : dans la cellule C5, si on saisit =A4, Excel mmorise que A4 dsigne la valeur
de la cellule situe 2 colonnes avant (colonne C colonne A) et une ligne au-dessus (ligne
5 ligne 4).
Ainsi, si on copie la cellule C5 en D8, la valeur indique en D8 sera celle de la cellule
situe 2 colonnes avant (colonne B) et une ligne au-dessus (ligne 7), ce qui correspond
la cellule B7 (et non la valeur de C5).
Les rfrences relatives posent problme lorsquon souhaite faire rfrence une
cellule bien prcise (ex : taux de TVA) et quon doit recopier la formule vers le bas.
Pour pallier ce problme, on utilise des rfrences absolues.
Rfrence absolue
Quand la rfrence une cellule est absolue, il convient de le prciser sous la forme :
$colonne$ligne (procd mnmotechnique : la rfrence au dollar est absolue). Dans ce
cas, mme si la cellule est recopie, la valeur reste celle de la cellule dorigine. Le
symbole $ fige la colonne ou la ligne qui le suit.
Pour ajouter les dollars une rfrence relative, slectionnez la
rfrence dans la formule et tapez sur la touche F4.
Rfrences mixtes
On peut choisir de ne figer que la ligne ou que la colonne. Dans ce cas, on place le
symbole $ uniquement devant la lettre (pour ne figer que la colonne (ex : $B9)) ou
uniquement devant le nombre (ex : B$9 (pour ne figer que la ligne). Cela peut savrer trs
utile lorsquon souhaite faire des recopies horizontales par exemple ou dans certains cas
trs prcis.
L encore, on peut utiliser la touche F4 :
1er appui sur F4: $B$9 | 2me appui : B$9 | 3me appui : $B9 | 4me appui : B9
Dsormais, vous pourrez faire appel plan_comptable dans une formule de calcul plutt
que dutiliser A1:A28 qui est beaucoup moins explicite !
Ex : =NBVAL(plage) permet de calculer le nombre de cellules non vides dans la plage.
Ici, on va dterminer le nombre de comptes quon a dans notre extrait de plan comptable.
On saisit donc en A29 : =NBVAL(plan_comptable) Rsultat : 28
Lorsquon slectionne une plage nomme, Excel remplace
automatiquement les rfrences relatives aux cellules par le nom de la
plage.
Gestionnaire de noms
Il permet de supprimer, renommer, modifier une plage nomme dj existante.
On y accde par lONGLET FORMULE / GESTIONNAIRE DE NOMS
NB : lors de la cration dune zone dimpression, Excel cre de faon automatique une
plage nomme Zone_d_impression.
Les sries
Excel inclut de base des sries automatiques (par exemple la liste des jours de la semaine,
les mois) mais le logiciel est aussi capable de crer des sries personnalises.
Suites chronologiques
Pour les mettre en uvre, il suffit de saisir la 1re occurrence de la srie (ex : janvier) et
dutiliser la recopie pour voir la suite se construire automatiquement (fvrier, mars).
On peut aussi saisir une date du type 14/07/2012 et faire une recopie vers le bas pour voir
la suite de la srie (15/07/2012, 16/07/2012).
On peut aussi construire des suites chronologiques avec les jours ouvrs
uniquement. Cela peut tre pratique pour btir un calendrier par exemple ! Voir la
section Suite gomtrique.
<= Rsultat
On voit alors quon a accs plusieurs options :
> Srie en lignes ou en colonnes (selon le sens de lincrmentation)
> Types de srie : Linaire (le pas sajoute), Gomtrique (le pas multiplie),
Chronologique,
> Valeur du pas : dterminer selon la suite que lon souhaite crer.
> Dernire valeur : dans le cas o on naurait pas slectionn de plage, Excel aurait cr
Sries alphanumriques
Les valeurs dune srie alphanumrique sont constitues dun texte
fixe et dun nombre qui peut tre incrment (ex : N+1 | N+2 | N+3
).
Dans Excel, on saisit la 1re valeur en B10 : N+1. On utilise la
poigne de recopie pour incrmenter la suite automatiquement.
Sries personnalises
Si vous utilisez quotidiennement des sries toujours identiques dans vos tableaux et que
vous vous attelez les recopier chaque fois, Excel peut vous faciliter la tche en incluant
vos propres sries !
1re tape : saisissez votre srie dans Excel puis slectionnez la plage la contenant :
2me tape :
Pour rutiliser cette liste personnalise, il suffira de saisir la 1re entre (Classe 1
Capitaux) puis dutiliser la poigne pour dvelopper la srie.
- Choisissez Nouvelle feuille pour lemplacement du rapport de TCD
- Une nouvelle feuille est gnre et un bandeau apparat droite de lcran
VALEURS
On peut voir quExcel nous propose plusieurs types doprations. Dans notre cas, nous
choisirons Somme.
On peut aussi choisir un format pour la colonne en cliquant sur Format du nombre.
On obtient donc le rsultat escompt : une balance des comptes qui nous permet de
contrler que Dbit = Crdit !
LMENTS ET
On obtient cette fentre dans
laquelle on va paramtrer le
champ Solde.
La formule utilise est
=Dbit Crdit.
Protger le classeur
Protger un classeur contre la modification globale (structure)
Pour afficher la fentre PROTGER LE CLASSEUR, activez le bouton PROTGER
CLASSEUR du groupe M ODIFICATIONS , sous longlet R VISION .
LE
Cocher la case Fentres empche le changement des tailles ou des positions des
fentres.
Valeur cible
Cet outil permet de recherche un rsultat spcifique pour une cellule en ajustant la valeur
dune autre cellule.
Pour utiliser cet outil du logiciel, rendez-vous dans longlet
DONNES, groupe OUTILS DE DONNES, menu ANALYSE DE
SCNARIOS , puis V ALEUR CIBLE.
Cette fentre apparat :
Exemple :
Une entreprise dsire retirer un bnfice aprs IS de 50 000 en fin dexercice. Mais pour
cela, elle doit savoir combien doit slever son CA.
Bien videmment, de ce chiffre daffaires dcoulent des charges variables qui reprsentent
15% du CA, des charges fixes de 25 000 et un IS 33,33 %. Toutes ces conditions
doivent tre entendues.
B2, B3, B5, B6 et B7 contiennent les formules
ncessaires ces calculs.
Seul B4 est saisi puisque cest une valeur fixe.
Pour dterminer le chiffre daffaires, on ouvre loutil Valeur cible et on indique les
paramtres suivants :
Cellule dfinir : elle reprsente la valeur finale quon souhaite obtenir. Cest
donc notre rsultat aprs IS, soit B7.
Une fois termin, Excel vous affiche le rsultat trouv.
Dans certains cas trs complexes (et plutt trs rares), Excel nest pas en mesure de
Pour rappeler la macro, vous pouvez :
- Utiliser la touche de raccourci paramtre initialement (voir tape 3)
- Dans longlet DVELOPPEUR, cliquer sur Macro, puis sur le NOM DE LA MACRO,
puis sur le bouton Excuter.
- Crer un bouton et lui affecter la macro.
[1] Cliquer-glisser signifie quil faut cliquer avec le bouton gauche de la souris sur le carr noir puis, sans relcher la
souris, faire glisser le curseur vers le bas, le haut, la droite, la gauche selon le sens de la recopie.