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3 COMMANDES SE RAPPELER :
<CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC LINDEX
<CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR
<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE
LA SOURIS AVEC LINDEX
des mises en garde vous permettent dviter les piges ou den sortir
Une mthode nest pas meilleure quune autre mais lune ou lautre peut tre mieux
adapte votre manire de travailler.
Ces actions peuvent tre effectues avec plusieurs moyens :
Avec le clavier
Windows demande lutilisation du bouton gauche et du bouton droit de la souris ainsi que
du clavier. Lcran tactile, lui, est manipul avec les doigts.
Elles peuvent concerner diffrents endroits de lcran :
Langle bas/gauche avec le MENU DMARRER
Langle bas/droite pour afficher le BUREAU
Des emplacements spcifiques (NOTIFICATIONS, BARRE DES TCHES)
Nimporte quelle zone de lcran (MENU CONTEXTUEL).
I.
WINDOWS
Pour bien utiliser Windows 10, il faut savoir dmarrer ou arrter volont une session,
passer simplement de lcran daccueil au bureau de Windows, lancer des applications et
grer les fichiers. Lutilisation de raccourcis clavier est conseille.
A. SOURIS
La souris permet dactionner les commandes des menus et de dplacer le pointeur ; le
dplacement de la souris sur le tapis dtermine le dplacement du pointeur lcran.
1. PRINCIPE
Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme dune flche :
Le dplacement de cette flche est proportionnel celui de la souris sur le tapis
<CLIC G> (appuyer avec lindex sur le bouton gauche de la souris ) affiche le point dinsertion
la position du pointeur : .Cest l que les donnes vont sinsrer
<CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre doutils et le
menu contextuel li la position du pointeur ou lobjet slectionn
La ROULETTE permet de se dplacer dans le document comme avec lascenseur
vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <CTRL> enfonc) ; il est aussi
possible dappuyer sur le bouton de la roulette.
2. UTILISATION
Allonger et poser de manire souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou
droite selon que vous tes gaucher ou droitier) - Vous tes gaucher, activer alors
dans le panneau de configuration de la souris
Faire reposer lindex et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans
trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main
Dplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais lcran
Pour cliquer deux fois, relever lindex et le laisser rebondir sur le bouton de la
souris
La roulette centrale permet de faire dfiler le document (soit en faisant tourner cette
roulette, soit en cliquant dessus puis en dplaant verticalement la souris), en maintenant <CTRL>
enfonc de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tches de crer une
nouvelle session dune application en cours (avec CTRL).
3. VOCABULAIRE
POINTER signifie dplacer la souris pour placer le pointeur
lendroit dsir
<CLIC G> signifie enfoncer puis relcher rapidement le bouton gauche de la souris
<CLIC D> signifie enfoncer puis relcher rapidement le bouton droit de la souris
<DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la
souris
<FAIRE GLISSER> signifie dplacer la souris tout en maintenant lun de ses boutons
enfonc (gnralement le gauche) puis relcher ce bouton en fin daction
4. ADAPTATION
Ladaptation de la souris son utilisateur est la condition essentielle une utilisation
aise de Windows. Le panneau de configuration permet deffectuer ces rglages.
PANNEAU DE CONFIGURATION
POUR VALIDER
PANNEAU DE CONFIGURATION
(POUR TESTER)
Modifiez-les ventuellement
B. CLAVIER
Le clavier est trs utilis dans Windows 10.
1. PAVES
Les claviers standards sont composs dun pav alphanumrique (pour le texte), dun pav
numrique ( droite) et dun pav directionnel (au milieu). Il est conseill de bien utiliser
chaque pav en fonction des donnes saisir.
2. TOUCHES SPCIALES
Les touches spciales se combinent aux autres touches (touches de raccourci) afin dexcuter
rapidement des actions dfinies dans une application donne ou dans le systme
dexploitation :
<ALT> gauche de la barre espace
<CTRL> au niveau de la barre espace aux extrmits droite et gauche
<MAJ>
flches vers le haut au-dessus des touches <CTRL>
<ALTGR> droite de la barre espace
<WINDOWS>
3. TOUCHES DE RACCOURCI
La touche Windows
+ I CRAN PARAMTRES
4. TOUCHES AUTRES
Les autres touches de raccourci sont communes la plupart des applications du bureau et
permettent deffectuer directement slections ou actions.
<ENTRE> VALIDATION DUNE ACTION
5. ADAPTATION
Ladaptation du clavier son utilisateur est paramtrable.
PANNEAU DE CONFIGURATION
C. FENTRES STANDARDS
Les fentres sont la base du fonctionnement du bureau de Windows. Toute application,
tout dossier, tout fichier de donnes (document) est ouvert dans une fentre. Leur contenu
peut tre trs vari : des donnes texte, des donnes chiffres, des images, des icnes
1. STRUCTURE
3 tats possibles :
plein cran : la fentre occupe alors la totalit de lcran, quel que soit sa taille
en fentre : la fentre peut tre positionne nimporte o dans lcran
en icne : licne de la fentre saffiche dans la barre des tches, en bas de lcran.
Elle ne peut pas tre dplace
2. COMPOSITION
Une fentre, notamment dapplication, est structure de manire standard :
LA BARRE DE TITRE affiche le nom de la fentre
LE RUBAN affiche les outils de la fentre regroups dans des MENUS
LA BARRE DOUTILS ACCS RAPIDE affiche les outils les plus utiliss
LA BARRE DTAT affiche des informations sur le contenu de la fentre
DES MENUS CONTEXTUELS permettent de grer les objets
DES BOTES DE DIALOGUE prcisent les actions
3. BARRE DE TITRE
Elle affiche le nom de la fentre, pour une application le nom de lapplication et du
document.
4. RUBAN
Le ruban propose les outils appropris la manipulation des donnes slectionnes.
BOUTON GAUCHE
5. BARRE DTAT
BOUTON GAUCHE
7. MENUS CONTEXTUELS
Ils sont disponibles tout moment dans les applications ou le systme dexploitation. Ils
permettent dafficher les principales commandes de gestion dun objet.
BOUTON DROIT
POINTER SUR UNE DIAPOSITIVE, UN OBJET, UNE SLECTION
<CLIC D>
le menu saffiche
Le systme dexploitation Windows et les applications fonctionnant sous ce systme sont bases sur la notion
8. BOITES DE DIALOGUE
Le ruban de lapplication ouverte affiche la plupart des outils ncessaires. Cependant,
pour une utilisation plus avance, les boites de dialogue proposent des options
complmentaires.
BOUTON GAUCHE
DANS LE RUBAN, DROITE DU TITRE DU GROUPE DOUTILS
Pointer sur cette case affiche un aperu de la boite de dialogue et le raccourci clavier associ
le clavier est souvent plus rapide utiliser que la souris pour le renseignement de botes de dialogue requrant
beaucoup de saisie
BOUTON GAUCHE
AFFICHER LE CONTENU DE LA BOITE DE DIALOGUE : <CLIC G> SUR LONGLET AFFRENT
POSITIONNER LE POINT DINSERTION SUR UNE ZONE : <CLIC G> AU DBUT DE LA ZONE
POUR SLECTIONNER LE CONTENU DUNE ZONE : <DOUBLE CLIC> SUR LA ZONE
a) ONGLET
Ils regroupent dans un mme plan des lments cohrents dune bote de dialogue.
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
<CTRL><PGPREC> : UN ONGLET VERS LAVANT
<CTRL><PGSUIV> : UN ONGLET VERS LARRIRE
b) ZONE DE TEXTE
Dans une zone de texte, il est ncessaire de saisir un certain nombre dinformations
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
<TAB> JUSQU LA ZONE DE TEXTE
SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDES
<ENTRE> POUR VALIDER
Si la zone de texte est vide, le curseur est positionn au dbut de la zone
si la zone de texte est dj pr-renseigne, le texte existant est slectionn et les caractres frapps par lutilisateur
viennent en remplacement de ceux slectionns (Si ce qui est pr-renseign ne convient pas, il nest donc pas ncessaire
de leffacer.)
Dans tous les cas, il suffit de saisir le nouveau texte
Ne pas cliquer dans la zone si elle est dj pr renseigne, le texte saisi viendrait sinscrire au milieu de celui
dj existant
c) ZONE DE LISTE
La liste de choix possibles est affiche, le choix actuel tant en surbrillance.
BOUTON GAUCHE
POINTER DANS LA ZONE VOULUE
CLIQUER SUR LES FLCHES DE DFILEMENT
CLAVIER
<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE
UTILISER LES FLCHES POUR SE DPLACER
JUSQU LOPTION VOULUE
<ENTRE> POUR VALIDER
d) ZONE DE LISTE DROULANTE
Elle est base sur le mme principe que la zone de liste, le signe affich dans la case de
droite permet dafficher les choix disponibles.
e) CASE COCHER
Une case cocher est une option quil est possible dactiver ou de dsactiver. Une zone
de cases cocher propose une ou plusieurs cases dont le choix nest normalement pas
exclusif. Une case active est coche (comporte une coche bleue).
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
<ALT> ENFONC
TAPER LA LETTRE SOULIGNE DE LOPTION
<ENTRE> POUR VALIDER
f) CASE DOPTION
Une zone de cases doptions propose une ou plusieurs cases dont le choix est exclusif.
Une seule case peut tre active dans une zone. Une case active comporte un cercle
plein bleu ; une case non active comporte un cercle vide.
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
<ALT> ENFONC
TAPER LA LETTRE SOULIGNE DE LOPTION
g) BOUTON DE COMMANDE
Le bouton de commande permet de fermer une bote de dialogue en acceptant ou en
refusant les modifications apportes. Le bouton par dfaut est entour de bleu.
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
<ENTRE> POUR <OK>
<ECHAP> POUR <ANNULER>
<ALT>+ LETTRE DU BOUTON POUR AUTRES CAS
APPLIQUER met en uvre immdiatement les choix effectus sans fermer la boite de dialogue
D. FENTRES WINDOWS 10
Les nouvelles fentres de Windows 10 utilisent un design beaucoup plus pur, claqu
sur celui des systmes pour tablettes ou smartphone. Les rgles de fonctionnement sont
comparables mais linteraction avec lutilisateur est l encore simplifie.
1. STRUCTURE
3 tats possibles :
plein cran : la fentre occupe alors la totalit de lcran, quel que soit sa taille
en fentre : la fentre peut tre positionne nimporte o dans lcran ; sa forme et
sa taille sont personnalisables
en icne : licne de la fentre saffiche dans la barre des tches, en bas de
lcran. Elle ne peut pas tre dplace
la case DAGRANDISSEMENT
la case de RESTAURATION
la case de FERMETURE
: ferme la fentre
2. COMPOSITION
permet de revenir en arrire dans laffichage du contenu
UNE BARRE DE TITRE affiche le nom de la fentre
UN VOLET GAUCHE affiche des choix
UN VOLET DROIT affiche DES LIENS HYPERTEXTE donnant accs des options
DIFFRENTES ZONES permettent de dialoguer avec lordinateur
3. BARRE DE TITRE
Elle remplit la mme fonction que dans les fentres standard mais sa prsentation est
lgrement diffrente.
4. VOLET GAUCHE
Il est utilis pour choisir les lments dans la nouvelle interface. Les options
correspondantes sont alors affiches dans le volet droit.
BOUTON GAUCHE
5. ZONES ACTIVES
Elles correspondant aux diffrents lments des botes de dialogue des anciennes fentres
a) LIENS HYPERTEXTE
Ils permettent daccder un contenu externe ou ne rpondant pas encore aux nouvelles
normes de Windows 10.
BOUTON GAUCHE
Afficher
Paramtrer le pointeur de la souris
b) INTERRUPTEURS
Ce sont des zones binaires de type oui / non, ouvert / ferm, comme un interrupteur
lectrique. Ils prsentent donc deux tats :
BOUTON GAUCHE
Afficher
Dsactiver puis ractiver laffichage des applications rcemment utilises
c) CURSEUR
Il permet deffectuer un paramtrage rapide.
BOUTON GAUCHE
Afficher
Modifier le nombre de lignes faire dfiler
d) CASE COCHER
Une case cocher est une option quil est possible dactiver ou de dsactiver. Une case
active comporte une coche rouge.
BOUTON GAUCHE
Afficher
Cocher puis dcocher la case pour les accents natifs
e) ZONE DE TEXTE
La zone de texte permet de saisir des informations complmentaires.
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
BOUTON GAUCHE
g) LISTE
Elles sont assez labores pour permettre de rajouter ventuellement des options.
BOUTON GAUCHE
Afficher
Modifier la liste des applications dont on veut afficher ltat
h) LISTE DROULANTE
Leur principe est le mme que pour les fentres standards, seule la prsentation est
diffrente.
BOUTON GAUCHE
Afficher
Le modifier
E. GUIDE / DIDACTICIEL
En cours de travail, il est possible de faire appel une aide contextuelle trs prcise ou
un index recensant les informations disponibles.
LES DIFFRENTS MOYENS DOBTENIR DE LAIDE
droite du menu
A. CONFIGURATION
La configuration conseille est la suivante :
ordinateur de type pentium plusieurs noyaux de 2 3 GHz avec Windows 10
mmoire vive de 1 24 Go
cran plat large de 19 24 rsolution 1680/1050
couleurs 32 bits
SSD ( S olid S tate D isk) de 128 Go minimum
disque dur 1 To
Lecteur BlueRay / Graveur
Souris Laser 2 boutons + roulette de qualit
Plus lordinateur sera puissant et mieux il sera quip, plus agrable sera lutilisation de Access le SSD est
maintenant quasiment indispensable
B. INSTALLATION
POUR INSTALLER Access
C. ENTRER / QUITTER
2 MANIRES DE TRAVAILLER DANS ACCESS (et dans les produits office)
Lancer lapplication ( Access ) et travailler directement au sein de lapplication.
MENU DMARRER
Lancer Access
Quitter Access
Relancer Access
D. EXERCICES
Vous pouvez tlcharger les exercices relatifs ce manuel et les copier sur votre
ordinateur dans un dossier spcifique.
LES EXERCICES
TLCHARGER
http://www.ios.fr/public/exosAccess16n1.exe
tout en minuscules
<CLIC> SUR
la boite de dialogue de tlchargement souvre
<CLIC G> SUR
LES EXERCICES
DCOMPRESSER
Vous allez tablir avec votre ordinateur et avec votre logiciel un dialogue :
Vous allez lui demander deffectuer un certain nombre doprations par
lintermdiaire de la souris et du clavier
Vous allez en constater le rsultat lcran
Vous allez diter ce rsultat ( impression, publication, mail, document joint )
Dans tous les cas, il va tre important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manire que
chaque action de votre part dtermine un rsultat adquat de la part dACCESS. Sil y a pleine comprhension entre
lutilisateur et le logiciel, il ny a pas de conflit possible et donc pas de problmes rsoudre
Les requtes
Les formulaires
Les tats
permettent dditer les donnes sur un support, le plus souvent sous
forme de synthse
Les macros
et les modules
vont servir automatiser la base de donnes
pour que quelquun qui ne connait pas ACCESS puisse lutiliser.
1. TABLES
Les donnes y sont organises ; chaque ligne de donnes correspond un enregistrement
et chaque colonne de donnes correspond un champ.
dans le tableau ci-dessous (table employs de Northwind), lenregistrement N3 concerne lemploy Jan
Kotas qui travaille pour telle socit, possde telle adresse de messagerie et tel numro de tlphone
Le champ Adresse de messagerie permet de collecter toutes les adresses de messagerie de tous les employs
2. REQUTES
Les requtes extraient les donnes en fonction de critres.
3. FORMULAIRES
Les formulaires affichent les enregistrements un par un ( mode formulaire ) ou sous forme de
tableau ( mode feuille de donnes ) pour les champs voulus.
4. TATS
Les tats donnent une vue de la base fige un moment donn.
5. MACROS
Les macros vont tre associes des boutons ou des menus pour permettre lutilisateur
deffectuer une action prenregistre.
6. MODULES
Les modules sont des programmes et font appel au langage Visual Basic.
Ces lments sont disposs, gauche de lcran, dans le VOLET DE NAVIGATION (ou VOLET DES OBJETS) ; ils
peuvent tre affichs dans diffrents modes selon que lon cre, modifie ou utilise les donnes de la base
B. FENTRE ACCESS
ACCESS ouvre une seule fentre dans laquelle saffiche la base ouverte ainsi que tous les
outils permettant de la manipuler.
Lancer ACCESS
1. BARRE DE TITRE
La barre de titre est la barre de titre classique de toute fentre sous Windows.
2. MENU FICHIER
Il est situ gauche de la barre de titre et propose les commandes plus globales lies
louverture, lenregistrement, limpression de la base de donnes.
MENU FICHIER
<CLIC G> SUR
le menu se droule
3. ACCS RAPIDE
Elle est situe la suite de licne de menu, gauche de la barre de titres.
La barre doutils ACCS RAPIDE affiche les outils les plus couramment utiliss.
Enregistrer
Annuler
Rtablir
Imprimer
Choisir les outils rapides
Il est possible de modifier la position de la barre accs rapide
Pour personnaliser la barre doutils accs rapide
<COCHER> LES COMMANDES AFFICHER
Les commandes coches sont affiches dans la barre sous forme doutils
Afficher la barre doutils accs rapide
La personnaliser en ajoutant limpression rapide (si elle ne figure pas dj)
4. RUBAN
Le ruban affiche une liste donglets. Les outils, regroups par nature dans ces onglets,
permettent deffectuer trs rapidement des oprations souvent complexes.
ONGLETS
<CLIC G> SUR LONGLET
les outils associs saffichent dans le ruban
<POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle daide
a) ONGLETS
Lorsque quun onglet du ruban est au premier plan, les outils associs saffichent. Ils
correspondent aux actions les plus courantes et sont regroups de manire homogne en
fonction de leur utilisation.
Longlet ACCUEIL regroupe les principaux outils relatifs la saisie et la prsentation des objets de la base
Les onglets affichs et les groupes doutils quils proposent dpendent de lobjet en cours ( table, formulaire,
tat, requte, ) et de son mode daffichage ( cration, page, )
b) GROUPES DOUTILS
Le ruban peut tre rduit et les groupes doutils ne sont alors plus affichs ( lorsque le ruban
est rduit, seuls les en-ttes sont affichs ).
BOUTON GAUCHE
BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR UN ONGLET
Dans la base en cours NORTHWIND 2016, faire dfiler les onglets du ruban
Pour chaque onglet parcourir les outils ( sans cliquer ) et lire les bulles daide
Rduire le ruban puis le restaurer
5. VOLET DE NAVIGATION
Le volet de navigation est situ gauche de la fentre. Il regroupe les diffrents types
dobjets ( tables, formulaires, tats, requtes, ) par catgorie.
Chaque catgorie affiche des groupes auxquels sont associs des objets. Un objet peut tre associ plusieurs
groupes
a) CATEGORIE
Il permet de choisir la catgorie.
BOUTON GAUCHE
Le menu contextuel
lordre de tri et le type daffichage
Dans la base en cours NORTHWIND 2016, afficher dans le volet de navigation tous les objets Access par type
b) PERSONNALISATION
Les catgories et groupes peuvent tre personnaliss.
BOUTON DROIT
Les objets non attribus peuvent alors tre rpartis dans les groupes.
BOUTON DROIT
DANS LE VOLET DE NAVIGATION
SLECTIONNER LA BASE :
AFFICHER LES OBJETS NON ATTRIBUS :
6. VOLET DROIT
Il affiche selon les cas (notamment en mode cration), les proprits de lobjet slectionn, la
liste des champs
7. MENUS CONTEXTUELS
Ils sont lis au contexte dutilisation et saffichent sur un <CLIC D> la position du
pointeur de la souris. Selon la position du point dinsertion ou la slection effectue, le
menu contextuel affich concernera le texte, les tableaux, les images,
BOUTON DROIT
ENREGISTREMENT (LIGNE)
MODE FEUILLE DE DONNES
Dans la base en cours NORTHWIND 2016, afficher les objets TABLES dans le VOLET DE NAVIGATION ( fermer
la fentre de connexion )
8. ASCENSEURS
Les ascenseurs permettent de faire dfiler horizontalement et verticalement la zone
affiche. Le numro de la ligne saffiche dans une bulle daide lorsque lon fait glisser le
curseur verticalement dans une table en mode FEUILLE DE DONNES.
BOUTON GAUCHE
9. BARRE DTAT
La barre dtat, situe en bas de la fentre ACCESS, affiche des informations sur laction
en cours, le mode daffichage, le verrouillage du pav numrique,
BOUTON DROIT
BOUTON GAUCHE
BOUTON DROIT
POINTER SUR LONGLET
<CLIC D>
Dans la base en cours NORTHWIND 2016, afficher les objets REQUTES dans le VOLET DE NAVIGATION
1. FORMES DU POINTEUR
En fonction de sa position dans la fentre ou dans lcran ainsi que du choix de telle ou
telle commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes varies.
2. DPLACEMENT
Il seffectue avec la roulette de la souris ou avec les barres de dfilement ( ascenseurs )
Changer donglet : <CLIC G> sur longlet afficher
Dplacement vertical : <CLIC G> sur le triangle bas ou haut ( ascenseur vertical )
ou <FAIRE GLISSER> le curseur ou utiliser la molette de la souris
Dplacement horizontal : <CLIC G>sur le triangle gauche ou droite ( ascenseur
horizontal ) ou <FAIRE GLISSER> le curseur
Dans longlet COMMANDES de la mme base NORTHWIND 2016
Dplacer la zone affiche en utilisant la souris et les ascenseurs
3. SLECTION
La souris est particulirement adapte des slections rapides et prcises.
4. RUBAN ET OUTILS
La souris permet un accs rapide aux diffrentes commandes du ruban.
RUBAN
<CLIC G> SUR UN ONGLET DU RUBAN
affiche les outils associs
OUTILS
<POINTER> SUR UN OUTIL
affiche une bulle daide
5. ANNULATION
Si une action na pas le rsultat escompt, il est possible de lannuler.
OU
6. ANNULATION ANNULATION
Une action annule peut tre rtablie.
BARRE ACCS RAPIDE
<CLIC G> SUR
OU
Le champs daction de ces outils dannulation et de rtablissement est relativement rduit sou Access
1. DPLACEMENT
Bien que la souris soit loutil de dplacement privilgi, le clavier peut tre pratique pour
accder des zones loignes de la partie affiche.
MODE FEUILLE DE DONNES
2. TOUCHES DE FONCTION
Les touches de fonction sont numrotes de <F1> <F12>. Elles peuvent tre
employes seules ou en combinaison avec une touche spciale.
<F1> Aide Appelle lassistance en ligne
<F4> Liste Droule une zone de liste
<F6> Fentre Passe dun volet dune fentre lautre
<F7> Orthographe Vrifie lorthographe
<F11> Volet Affiche / masque le volet de navigation
<F12> Enregistrer sous Ouvre la bote de dialogue ENREGISTRER SOUS
3. RUBAN
Lutilisation du clavier pour accder au ruban est plutt rserve des cas de dpannage
( souris en panne ).
CLAVIER
EFFECTUER UNE VENTUELLE SLECTION
ENFONCER LA TOUCHE <ALT>
4. ANNULATION
Si une action na pas le rsultat escompt, il est possible de lannuler avec le clavier mais
immdiatement aprs.
<CTRL><Z>
5. RPTITION
Une action peut tre rpte sur une autre slection mais immdiatement aprs.
<CTRL><Y>
A. OUVERTURE ET UTILISATION
La base de donnes utiliser peut faire lobjet dun programme complet avec des menus
spcifiques donnant accs toutes les fonctionnalits de lapplication. Il est alors plus
souvent ncessaire de savoir extraire les donnes et les synthtiser avec Excel que de
connatre les fonctionnalits spcifiques et plus complexes dACCESS.
1. BASE EXISTANTE
Louverture de la base de donnes permet dy accder pour la consulter ou la modifier.
MENU FICHIER
DANS LE VOLET DE GAUCHE
offre plusieurs possibilits qui saffichent en cliquant sur le triangle bas droite du bouton de
commande
2. FERMETURE DE LA BASE
Louverture dune autre base de donnes ferme automatiquement la base en cours.
La case de fermeture ferme la fois la base en cours et ACCESS. Il peut cependant y
avoir plusieurs sessions ACCESS simultanes.
MENU FICHIER
DANS LE VOLET DE GAUCHE
modification de donnes est immdiatement enregistre dans la base. Seules les modifications de structure, de mise
en forme ou de macros/modules ont besoin dtre explicitement enregistres
3. ACTIVATION DU CONTENU
Une base qui est automatise propose des menus et possde des macros et des modules
V isual B asic qui sont automatiquement dsactivs lorsquon ouvre la base dans ACCESS.
Le message ci-dessous apparait alors sous le ruban louverture dune telle base. Vous
pouvez activer ce contenu si vous tes sr des fichiers ouverts ( par exemple pour les exercices
lis ce livre ).
BOUTON GAUCHE
et enfin sur
cocher dans
approuvs dans
Il suffit alors de
ou, de manire plus scurise, de dsigner les fichiers
Si la base fait lobjet dun programme complet et homogne, il est dconseill de manipuler les donnes hors
des menus car dventuels contrles de validit ou de cohrence sont alors court-circuits, ce qui peut provoquer des
dommages irrparables dans la cohrence de la base. Les commandes ACCESS ne doivent alors tre ventuellement
utilises qu des fins dextraction de donnes dans un objectif de synthse ou de manipulation externe
Si le contenu actif de la base ( menus ) est activ, les commandes propres lapplication ACCESS mme ont
t le plus souvent dsactives, ce qui rduit les risques de mauvaise manipulation
4. ONEDRIVE
OneDrive ( anciennement SKYDRIVE ) est un espace de stockage en ligne ( cloud ) synchronis
automatiquement avec votre machine locale.Il met actuellement disposition 15 Go plus
15 go pour les photos gratuitement et 1 024 Go supplmentaire avec un abonnement
Office 365. Il bnficie des applications Office 365 mais cet ensemble ne comprend pas
dapplication Access On Line. La structure dAccess est en effet incompatible avec le
web.
Cependant, des fichiers Access peuvent tre stocks sur OneDrive et leur version locale
peut tre accde avec lapplication locale de Access. Ce qui garantit leur disponibilit.
B. FORMULAIRES
Les formulaires permettent de saisir, modifier et consulter les donnes.
1. MODES DAFFICHAGE
Le formulaire peut tre affich selon plusieurs modes mais cest le mode FORMULAIRE
qui permet la saisie ou la modification simple des donnes.
FORMULAIRE : le formulaire est affich prt tre utilis, le plus souvent prsentant
BOUTON GAUCHE
DROULER LES OBJETS FORMULAIRES DU VOLET DE NAVIGATION
<CLIC D>
SUR LE FORMULAIRE
le formulaire est affich en mode formulaire
Dautres modes sont disponibles : le mode TABLEAU CROIS DYNAMIQUE et le mode GRAPHIQUE CROIS
DYNAMIQUE
Une fois le formulaire ouvert ( en mode formulaire ), laffichage peut tre modifi avec les
icnes en bas et droite de lcran.
2. NAVIGATION
La navigation en mode FORMULAIRE, seffectue laide des cases de dfilement en bas
gauche du formulaire.
CASES DE DFILEMENT
La touche <TAB>
permet de passer dune zone de saisie une autre
Des boutons
ou des liens
grent des actions
Une zone en bas du formulaire permet de grer laffichage des donnes
Ouvrir le formulaire DTAILS DE LEMPLOY de la base en cours NORTHWIND 2016, Faire dfiler les
enregistrements dans un sens puis dans lautre
Aller au dernier enregistrement puis revenir au premier
3. MODIFICATION
Pour modifier les donnes en mode FORMULAIRE, il faut se positionner sur les donnes
modifier puis faire la modification. Cette modification est immdiatement prise en
compte ( enregistre ) dans la table correspondante.
Il est conseill dutiliser la touche <TAB> plutt que cliquer avec la souris dans le champ car <TAB>
prslectionne la totalit du champ et la nouvelle saisie remplace ainsi globalement lancienne
Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous fates une erreur, la touche <ECHAP> du clavier rtablit les
Dans le mme formulaire DTAILS DE LEMPLOY de la base en cours NORTHWIND 2016, faire dfiler les
enregistrements jusqu lemploye Michelle Freehafer et remplacer le dpartement par 50 et le code postal par
50000
4. NOUVEL ENREGISTREMENT
Lajout dun enregistrement consiste ici renseigner les champs dun formulaire vierge.
ZONE DFILEMENT
FORMULAIRE OUVERT ( en mode formulaire
Lintrt de passer par le formulaire pour saisir les donnes est que dune part, il est facile de juger de la cohrence
des donnes, celles-ci concernant toutes le mme enregistrement et que dautre part, le programmeur qui a conu le
formulaire a prvu des masques de saisie et des vrifications quant la nature des donnes saisies, limitant ainsi les sources
derreur
5. SUPPRESSION
Une base de donnes volue et sil est courant dajouter de nouveaux enregistrements, il
est aussi ncessaire de supprimer ceux qui nont plus cours ; le ruban permet deffectuer
cette opration (pour viter tout risque de manipulation errone dans une application, cette suppression passe alors
le plus souvent par un bouton ou un menu spcifique prvu par le dveloppeur).
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE ENREGISTREMENTS ( 4 bloc )
EN MODE FORMULAIRE ENREGISTREMENT AFFICH
6. RECHERCHE
Sur une base importante, il nest pas toujours possible de faire dfiler les enregistrements
pour retrouver linformation dsire ; le plus simple est alors dutiliser la zone de
recherche.
ZONE DFILEMENT
FORMULAIRE OUVERT ( en mode formulaire
Il est inutile de se positionner sur le champ concern ; la recherche seffectue sur tous les champs du formulaire
7. TRI
Bien que dans une base gre par un menu et des boutons, lordre des informations du
formulaire est dfini lors de son affichage, cet ordre peut tre modifi.
BOUTON DROIT
FORMULAIRE OUVERT ( en mode formulaire
)
POINTER SUR LE CHAMP PARTIR DUQUEL LE TRI DOIT TRE EFFECTU
<CLIC D>
OU
<CLIC G> SUR LE TYPE DE TRI( croissant ou dcroissant)
les donnes sont tries dans lordre croissant ou dcroissant du champ
Dans le mme formulaire DTAILS DE LEMPLOY de la base en cours NORTHWIND 2016
Trier les enregistrements par ordre croissant de nom de famille puis par ordre dcroissant de prnom
8. FILTRAGE
Filtrer les enregistrements consiste nafficher que les enregistrements correspondant
des critres dfinis. Un formulaire ouvert propose des fonctionnalits simplifies de
filtrage.
BOUTON DROIT
FORMULAIRE OUVERT ( en mode formulaire
<CLIC D>
<CLIC G> SUR LE TYPE DE FILTRE ( gal, diffrent, contient, ne contient pas)
seuls les enregistrements satisfaisant le critre de tri sont affichs
<CLIC G> SUR
( zone de dfilement) POUR ANNULER LE FILTRE
Pour nafficher dans le formulaire DTAILS DE LEMPLOY de la base NORTHWIND 2016 que les employs
habitant Cherbourg
Afficher un employ habitant Cherbourg
Pointer sur le champ VILLE, l o il est indiqu Cherbourg
Faire un <CLIC D> puis un <CLIC G> sur
Pour rafficher tous les enregistrements, ne pas oublier de cliquer dans la zone de dfilement sur
devient alors
qui
C. REQUTES SLECTION
Ces requtes permettent de visualiser dans lordre dsir les donnes issues dune ou
plusieurs tables en mode FEUILLE DE DONNES. Cest un outil indispensable pour extraire
les donnes dsires dune base pour les prsenter de manire synthtiques (dans un tableau
Excel par exemple).
elles permettent de
visualiser ou modifier des parties de tables pour des champs spcifiques
slectionner les enregistrements sur lesquels on veut agir
trier des enregistrements
interroger plusieurs tables et regrouper les donnes sur une seule feuille
effectuer des calculs sur des donnes
utiliser dautres requtes si les calculs sont complexes
gnrer des graphiques
Les requtes de slection permettent dextraire dune ou plusieurs tables les
enregistrements correspondant aux critres dfinis dans la requte.
La requte de slection est pralable tout autre type de requte et permet de sassurer que les enregistrements qui vont
tre ajouts, modifis ou supprims sont bien ceux que lon souhaite
La requte est cre en mode CRATION ; son rsultat saffiche en mode FEUILLE DE
DONNES.
FEUILLE DE DONNES : les informations de la table sont affiches sous forme dune
feuille trs semblable une feuille de travail Excel. Dans ce mode, les donnes
peuvent tre affiches et manipules
SQL : Le code Sql correspondant la requte est affich et peut tre modifi
directement si lon connat ce langage
CRATION : cest le mode de cration et/ou de modification de la structure de la
requte.
BOUTON GAUCHE
DROULER LES OBJETS REQUTES DU VOLET DE NAVIGATION
BOUTON DROIT
DROULER LES OBJETS REQUTES DU VOLET DE NAVIGATION
<CLIC D>
SUR LA REQUTE
la requte saffiche en feuille de donnes
1. ASSISTANT
Cest un moyen pratique et simple de construire une requte tape par tape, surtout
lorsque lon dbute.
ONGLET CRER
me
GROUPE REQUTES ( 3 bloc )
<CLIC G> SUR
les assistants pour les diffrents types de requte saffichent
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
BOUTON GAUCHE
1 - SLECTIONNER LA TABLE AVEC
si une table est dj ouverte, cest celle-ci qui est propose par dfaut
2- SLECTIONNER LE CHAMP
3 - <CLIC G> SUR
le champ passe dans la liste des champs slectionns
RPTER LOPRATION POUR CHAQUE CHAMP DSIR
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
partir de la table EMPLOYS de la base NORTHWIND 2016
Slectionner les champs NOM, PRNOM, SOCIT et VILLE
Afficher la requte en choisissant
Afficher les donnes extraites en mode FEUILLE DE DONNES puis en mode CRATION
Fermer la requte sans lenregistrer
2. MODE CREATION
La cration de la requte sans assistant est peine plus complique.
ONGLET CRER
me
GROUPE REQUTES ( 3 bloc )
<CLIC G> SUR
une boite de dialogue permettant de choisir les tables ou les requtes ajouter saffiche
<CLIC G> SUR LA TABLE AJOUTER PUIS
RPTER LOPRATION AUTANT DE FOIS QUE NCESSAIRE PUIS
Il faut alors ajouter les champs.
BOUTON GAUCHE
DANS LE VOLET SUPRIEUR FIGURE UNE BOTE CONTENANT LA LISTE DES CHAMPS DE LA TABLE
SOURCE
<CLIC G> SUR LE CHAMP PUIS GLISSER LE CHAMP JUSQU LA GRILLE DINTERROGATION
OU
Dans la base en cours NORTHWIND 2016, crer une nouvelle requte partir de la table EMPLOYS
Prendre les champs SOCIT, NOM, PRNOM VILLE et FONCTION
3. ENREGISTREMENT
ACCESS demande la fermeture de longlet ou de la base denregistrer la requte, ce
quoi il faut rpondre oui et la nommer. Nanmoins, il est plus prudent de le faire ds
que la requte est un peu avance, puis rgulirement si elle est complexe.
BOUTON DROIT
Les donnes nont pas besoin dtre enregistres et sont mises jour en temps rel alors que les lments de
structure doivent tre enregistrs pour que les modifications apportes soient conserves
4. CHAMPS
La requte tant en mode cration, les champs de la requte peuvent tre manipuls.
a) SELECTION
Si lon a besoin de tous les champs dune table, Il est possible de les prendre en une seule
fois.
BOUTON GAUCHE
Il peut tre utile de prendre tous les champs en une seule fois mais en les faisant figurer
individuellement dans la requte.
BOUTON GAUCHE
Plusieurs champs de la liste droulante peuvent tre ajouts simultanment, en maintenant la touche <CTRL>
enfonce pendant la slection.
La touche <MAJ> permet de slectionner un bloc de champs conscutifs dans la liste
b) ORDRE
Lordre daffichage des champs gagne tre dtermin ds la cration de la requte.
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> AU-DESSUS DU NOM DU CHAMP ( forme du pointeur ) POUR SLECTIONNER LE CHAMP
( faire ventuellement glisser droite ou gauche sur les colonnes adjacentes pour slectionner plusieurs champs - ne
pas relcher la souris
FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LES CHAMPS LEUR NOUVELLE POSITION
( forme du pointeur
c) SUPPRESSION
Les champs insrs par erreur dans la requte sont aiss enlever.
d) RENOMMER
Afin damliorer la lecture de la feuille de donnes, il est possible de modifier les noms
des champs affichs ( Les noms dorigine demeurent intacts dans leurs tables respectives ).
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> GAUCHE DU CHAMP MODIFIER ( dans la grille dinterrogation - volet bas )
SAISIRLE NOUVEAU NOM ( TIQUETTE ) SUIVI DUN DOUBLE-POINT :
LAISSER LE NOM DE CHAMP DE LA TABLE LA SUITE DU DOUBLE-POINT (EX :
Si un champ utilis dans la requte possde une lgende dfinie dans la table ( proprit de champ ), la lgende
saffiche au lieu de ltiquette et malgr la requte. Penser alors si ncessaire aller mettre une lgende directement dans les
proprits du champ de la requte
Pour afficher une colonne vide avec un titre pour remplissage manuel ultrieur, il suffit de crer une nouvelle
colonne avec le nom souhait suivi de : Null
e) CHAMPS CONCATNS
Un nouveau nom peut tre calcul partir de plusieurs champs ; il faut alors utiliser
loprateur de concatnation symbolis par le signe & ( chiffre 1 du pav alphabtique ) ou le
symbole + ( touche + ) et encadrer chaque nom de champ de crochets [ ].
Pour que les 2 champs ne soient pas colls, il est souvent ncessaire de les sparer par un
espace qui doit, dans la formule, tre entre guillemets .
Les noms de champ peuvent tre difficiles orthographier ou peuvent ne pas tre ce quils paraissent (
espace
avant ou aprs inclus - par erreur ? - dans le nom : ex :champ nom ) ; Ne pas hsiter faire des copier/coller des noms de
champ si un problme se pose.
Un <DOUBLE CLIC> avec la forme sur le bord droit en haut dun champ slectionn ajuste la largeur de la
colonne de champ aux donnes contenues (quelquesoit le mode)
BOUTON GAUCHE
5. TRI
Pour visualiser des informations dans un ordre prcis, il faut indiquer en mode cration
lordre daffichage des donnes.
BOUTON GAUCHE
Le tri sur plusieurs champs obit la mme logique ; seule contrainte, mettre les champs
de tri dans lordre.
BOUTON GAUCHE
METTRELES CHAMPS DANS LORDRE DE TRI ( en dplaant les colonnes
)
LINTERSECTION DE LA LIGNE DE TRI ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE TRI
En mode feuille de donnes, la liste saffiche trie pour les champs spcifis
Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016
Afficher les champs dans lordre suivant : VILLE, CodePostal, NOM COMPLET et FONCTION
Trier les donnes par VILLE croissante et par NOM COMPLET croissant
Afficher en mode FEUILLE DE DONNES pour vrifier puis enregistrer
mmo, Ole , )
Pour afficher des donnes dans un ordre diffrent du critre de tri, il faut dabord mettre les champs du critre
de tri avec leur type de tri mais non affichspuis les champs dans lordre daffichage ( ce qui amne mettre 2 fois les
champs servant au tri 2 endroits diffrents )
6. CRITRES DE SLECTION
Pour obtenir les donnes que lon souhaite, il faut dfinir des critresde slection ; ils sont
labors avec des oprateurs de comparaison (=, Comme, Entre, ) et combins laide
doprateurslogiques ( Et, Ou, Pas, ).
Les principaux oprateurs de comparaison des donnes sont : = ( gal ), Comme, Entre, <
( infrieur ), > ( suprieur ), <> ( diffrent ),
Les principaux oprateurs logiques sont : Et, Ou, Pas, Ils peuvent tre combins entre
eux de manire explicite( au sein dune mme colonne ) ou implicite ( sur des colonnes ou des lignes
diffrentes )
a) = (GAL)
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
Pour slectionner uniquement les enregistrements correspondant au critre Ville=Cherbourg, la saisie peut
seffectuer de plusieurs manires (casse indiffrente) :
Cherbourg
= Cherbourg =Cherbourg
Cherbourg
Pour rechercher une valeur prcise existante, faire un copier/coller partir de la feuille de donnes
b) COMME
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
ch?r Cherbourg
c*r* Colmar, Cherbourg, Chambry
CH* Cherbourg, Chambry #me 3me ou 4me
ch*r[!y] Cherbourg mais pas Chambry
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
La requte ci-dessous affiche les employs habitant une ville dont le code postal est compris entre 73000 et
74000 ( limites comprises )
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
Permet de slectionner les enregistrements dont le champ concern contient ou non des
valeurs
EST NULL OU EST PAS NULL
La requte ci-dessous affiche les employs dont le champ Notes ne contient aucune information
Dans la base en cours NORTHWIND 2016, crer une nouvelle requte telle que ci-dessus (
sans fermer la
prcdente )
Afficher les employs dont le champ NOTES est vide
Fermer la requte sans lenregistrer
e) ET
Lorsque deux critres sont sur une mme ligne, les enregistrements doivent satisfaire la
fois chacun des critres.
La requte ci-dessous affiche les employs habitant Cherbourg ayant pour fonction reprsentant commercial
La requte ci-dessous affiche les employs habitant une ville dont le code postal est suprieur 60000 et
infrieur ou gal 74000
f) OU
Lorsque deux critres sont sur des lignes diffrentes, il est cr un premier groupe
denregistrements correspondant au premier critre auquel sajoute un deuxime groupe
denregistrements satisfaisant au deuxime critre.
La requte ci-dessous affiche les employs habitant Cherbourg ainsi que les employs ayant pour fonction
La requte ci-dessous affiche les employs habitant Cherbourg ou Colmar ainsi que les employs ayant pour
g) ET et OU
Lorsquil y a des critres la fois sur une mme ligne et sur des lignes diffrentes, il est
form autant de groupes denregistrements que de lignes de critres.
La requte ci-dessous affiche les employs habitant Cherbourg quelle que soit leur fonction et ceux habitant
La requte ci-dessous affiche les employs habitant une ville dont le code postal est strictement suprieur
60000 et infrieur ou gal 74000, exerant la profession de reprsentant commercial ou de Vice-prsident des
ventes quelle que soit leur ville ainsi que les employs exerant la profession de reprsentant commercial habitant
Cherbourg
7. CALCULS ET REGROUPEMENTS
Les requtes permettent deffectuer des calculs partir de tous les enregistrements ou de
regroupements spcifiques de ces mmes enregistrements.
a) CALCULS
Les requtes permettent de crer des champs calculs ( qui nont dexistence quau sein de la
requte ) pour effectuer des calculs.
Pour ces calculs peuvent tre utiliss les oprateurs arithmtiques classiques + ( addition ),
- ( soustraction ), * ( multiplication ), / ( division relle ), \ ( division entire ), et les fonctions
intgres dAccess ANNE(), MOIS(), JOUR(), MAINTENANT(),
partir de la table COMMANDES, il est possible de calculer les dlais de livraison en soustrayant la date
Une valeur peut tre complte dune unit ( ou de nimporte quel texte ) en utilisant loprateur de concatnation
de chanes de caractres : &
Dans la requte en cours COMMANDES DLAIS DE LIVRAISON de la base en cours NORTHWIND 2016
Raliser la requte ci-dessus ( idem que prcdemment mais avec lunit jour )
Lenregistrer puis la fermer
Le rsultat est align gauche car ce nest plus une valeur numrique mais le rsultat dune concatnation,
donc une chaine de caractres
b) OPERATIONS
Cette fonctionnalit permet de faire des calculs sur un champ. Selon la nature du champ,
ce peut tre une somme, une moyenne ou le nombre des enregistrements.
Crer une nouvelle requte partir de la table COMMANDES dans la base en cours NORTHWIND 2016
Insrer les champs RF COMMANDE, DATE DE COMMANDE, DATE DE COMMANDE une 2me fois et FRAIS DEXPDITION
Lenregistrer sous le nom Commandes Frais expdition regroupements
Faire le calcul du nombre de commandes, de la date de la premire et de la dernire commande et de la moyenne des
frais dexpdition
Enregistrer et fermer la requte
Pour faire plusieurs calculs sur un mme champ, il faut le rpter pour chaque calcul
Bien nommer les champs en fonction de leur rsultat soit par leur tiquette suivi de double-point, soit en utilisant la
proprit LGENDE du champ dans la requte
c) REGROUPEMENTS
Pour effectuer une opration sur un groupe denregistrements, il faut laisser REGROUPEMENT
dans le(s) champ(s) identifiant le groupe denregistrements.
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
COMPTE, SOMME
Pour calculer le total des frais dexpdition par client et par ville, il faut laisser REGROUPEMENT dans les
champs VILLE DEXPDITION, RF CLIENT et NOM DEXPDITION et prciser la fonction SOMME en tant quopration
dans le champ FRAIS DEXPDITION
Des en-ttes reprenant les types doprations apparaissent par dfaut dans la feuille de donnes
. Il est prfrable de les renommer ou de mettre une lgende au niveau des proprits du
champ
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
Calculer le total des frais dexpdition par client pour Chicago et Saumur lorsque ce total est diffrent de 0, enregistrer
la requte sous le nom COMMANDES FRAIS EXPDITION CHICAGOSAUMUR puis la fermer
Il est galement possible de raliser des calculs sur des groupes construits partir
dexpressions, et ventuellement dy associer des critres de slection.
la forme :
Bien valuer la pertinence des rsultats : les requtes sous ACCESSfournissent quasiment toujours un rsultat
mais, si la requte est mal formule, ce rsultat peut tre incohrent ( notamment la fonction compte qui compte
simplement le nombre denregistrements du groupe )
d) CRITRES MULTITABLES
Pour obtenir les informations dsires, il est souvent ncessaire dutiliser plusieurs tables.
Les principes restent les mmes et les liaisons dorigine entre les tables sont
automatiquement reprises dans la requte.
Pour obtenir la liste des commandes clients pour la priode du 10 Avril 2015 au 25 Avril 2015, il faut afficher
les tables CLIENTS et COMMANDES
Bien vrifier que les liens entre les tables sont prsents pour que le rsultat gnr soit cohrent.
8. GNRATEUR DEXPRESSION
Le gnrateur dexpression affiche dans une fentre spcifique les critres avec
lesoprateurs, fonctions et oprandes ( oprateurs arithmtiques, oprateurs logiques, objets de la base,
champ des tables et requtes, fonctions par type, ).
MAX Dtermine la plus grande valeur dun champ ( sauf mmo, Ole )
COMPTE Calcule le nombre de valeurs non nulles (NULL) dun champ ( sauf mmo,
Ole )
ECARTYPE Calcule lcart type des valeurs dun champ ( numrique )
VAR Calcule la variance des valeurs dun champ ( numrique )
PREMIER Donne la 1revaleur dun champ pour les critres demands ( sauf mmo,
Ole )
DERNIER Donne la dernire valeur dun champ pour les critres demands ( sauf
mmo, Ole )
Pour calculer par produit les prvisions de ventes en , il faut crer une nouvelle requte partir de la table
PRODUITS.
En utilisant le gnrateur dexpression, crer un champ DSIGNATION correspondant au CODE DU PRODUIT suivi de
NOMDU PRODUIT ( comme ci-dessous )
Crer un champ nomm VALEUR CIBLE correspondant au champ NIVEAU CIBL multipli par le prix unitaire (champ
PRIX UNITAIRE) ( comme ci-dessous )
Dans la base en cours NORTHWIND 2016,
Crer la requte de lexemple ci-dessus puis avec le gnrateur dexpression
Crer un champ nomm COT CIBL correspondant au NIVEAU CIBL valoris par le COT STANDARD unitaire puis
afficher la feuille de donnes correspondante
Crer un champ nomm MARGE CIBLE correspondant la diffrence entre la VALEUR CIBLE ET LE COT CIBL
Enregistrer la requte sous le nom PRODUITS VALEUR CIBLE
Lutilisation de champs calculs pour un autre calcul dans une mme requte est dconseille pour des calculs
complexes Rutiliser le calcul mme au lieu de sa dsignation
9. EXCUTION
Excuter une requte, cest afficher son rsultat en mode FEUILLE DE DONNES.
PLUSIEURS POSSIBILITS
qui devient
ONGLET ACCUEIL GROUPE
AFFICHAGE ( 1er bloc ) du ruban pour passer alternativement du mode CRATION
au mode FEUILLE DE DONNES ( ou drouler avec puischoisir )
<CLIC G> sur
10. PROPRITS
Les proprits de la requte affichent diverses informations utiles la concernant.
AFFICHER LA REQUTE EN MODE CRATION
POINTERDANS UNE ZONE VIDE DU VOLET DINTERROGATION ( volet infrieur
Si le TYPE RECORDSET est laiss sur FEUILLE DE RPONSE DYNAMIQUE ( option par dfaut ), les donnes
rsultantes de la requte sont modifiables ( modification sur les tables dorigine )
Dans la requte en cours PRODUITS VALEUR CIBLE de la base en cours NORTHWIND 2016
Faire une description et nafficher que les 5 premires valeurs de la requte puis excuter
Enregistrer la requte sous le nom PRODUITS VALEUR CIBLE 5 PREMIERS
Annuler la slection des 5 premires valeurs et ajouter le champ catgorie
Enregistrer sous le nom PRODUITS VALEUR CIBLE CATGORIE puis fermer les requtes ouvertes
D. TATS
Ltat est la meilleure solution pour obtenir des donnes soit de dtail, soit synthtiques,
lisibles et classes ( factures, devis, tiquettes, rapports dactivit, budgets, listes, ). Les tats
indispensables ont souvent t inclus dans les objets de la base de donnes par celui qui a
conu la base mais il peut tre utile de crer un tat pour rpondre de nouveaux besoins.
1. MODES DAFFICHAGE
BOUTON GAUCHE
DROULER LES OBJETS TATS DU VOLET DE NAVIGATION
BOUTON DROIT
DROULER LES OBJETS TATS DU VOLET DE NAVIGATION
<CLIC D>
SUR LTAT
ltat est affich en mode tat
En ce qui concerne les bases de donnes dveloppes professionnellement et
accompagnes de menus, les tats sont accessibles directement par ces menus ou encore
par des boutons de commande. Ldition seffectue alors gnralement directement vers
limprimante en ligne.
Lorsque le lancement de ltat nest pas prvu dans la base
Si laffichage de ltat lcran est suffisant, le mode TAT est adapt.
Si ltat doit tre envoy vers une imprimante, un destinataire ou publi, le mode
APERU AVANT IMPRESSION doit tre utilis pralablement.
Afficher les objets TATS de la base en cours NORTHWIND 2016
Ouvrir ltat ANNUAIRE DES EMPLOY
Lafficher en mode TAT, en mode APERU AVANT IMPRESSION puis le fermer
2. CREATION
Si ltat requis nexiste pas, il est ncessaire de le crer soi-mme. Il pourra alors tre
rutilis selon les besoins.
Un tat va chercher des donnes dans une table ou plusieurs tables (
a) CREATION ASSISTE
Lassistant est, comme pour la requte, un moyen pratique et simple de construire un tat
tape par tape, mme lorsque lon est expriment.
ONGLET CRER
me
GROUPE TATS ( 5
bloc )
et
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
1 - SLECTIONNER LA TABLE
2- SLECTIONNER LE CHAMP
3 - <CLIC G> SUR
Il est dabord ncessaire de slectionner les champs appartenant aux tables ou requtes
faire figurer dans ltat.
OUTILS :
Ajoute le champ slectionn ( partir du volet de gauche )
Ajoute tous les champs ( partir du volet de gauche )
Retire un champ slectionn ( du volet de droite )
Retire tous les champs ( du volet de droite )
(2) REGROUPEMENTS
Les regroupements ( ou niveaux de rupture ) vont permettre entre autres deffectuer des soustotaux chaque changement de valeur du champ de regroupement.
OUTILS :
Fait passer le champ slectionn ( volet gauche ) en champ de regroupement
Les enregistrements sont dabord tris en fonction du premier champ indiqu ( Nom ), puis
tous les enregistrements qui ont la mme valeur pour ce champ ( Nom ) sont tris en
fonction du second champ ( Prnom ).
(4) DISPOSITION
Choisir laperu de ltat pour visualiser les corrections apporter puis passer en mode page pour apporter ces
modifications
Dans la base en cours NORTHWIND 2016, partir de la table EMPLOYS, crer un tat comme ci-dessus, le
nommer EMPLOYS PAR FONCTION ET PAR VILLE
b) CREATION IMMDIATE
En slectionnant pralablement la table ou la requte, il est possible de crer ltat
standard sans aucune manipulation.
ONGLET CRER
me
GROUPE TATS ( 5
bloc )
Crer un tat immdiat partir de la requte COMMANDES DLAIS DE LIVRAISON comme ci-dessus
3. PERSONNALISATION
Le mode page est le mieux adapt pour amliorer la disposition dun tat ou lui
rajouter des fonctionnalits afin quil corresponde aux besoins.
POUR PASSER EN MODE PAGE
ER
<CLIC G> sur
ONGLET ACCUEIL GROUPE AFFICHAGE ( 1 BLOC ) du
ruban pour passer du mode TAT au mode PAGE ( ou drouler par et choisir )
<CLIC G> sur de
en bas droite
<CLIC D>
sur longlet de ltat
a) DISPOSITION
La largeur dune colonne de champ peut ne pas tre approprie aux donnes contenues.
BOUTON GAUCHE
EN MODE PAGE
SLECTIONNER UNE DONNE DU CHAMP CONCERN
POINTER SUR LA LIGNE VERTICALE POINTILLE DE SPARATION DROITE DE LA COLONNE
( forme du pointeur )
FAIRE GLISSER LE POINTEUR HORIZONTALEMENT POUR AGRANDIR OU RTRCIR LA COLONNE
Afficher ltat EMPLOYS PAR FONCTION ET PAR VILLE, adapter la largeur des colonnes aux donnes
BOUTON GAUCHE
EN MODE PAGE
, < CLIC G> SUR LE TITRE DE LA COLONNE
lensemble de la colonne est encadr
POINTER SUR LE TITRE DE COLONNE
FAIRE GLISSER LA COLONNE SA NOUVELLE POSITION
FORME DU POINTEUR
Dans cette nouvelle version de Access, la nouvelle colonne ne prend pas la place de lancienne et la
manipulation en mode PAGE est donc assez lourde (puisquil faut dplacer 2 colonnes)
Dans ltat EMPLOYS PAR FONCTION ET PAR VILLE, intervertir les colonnes NOM et PRNOM (
prnomen
b) REGROUPEMENTS/TRI
Des niveaux de regroupement peuvent tre crs ou modifis.
ONGLET CRATION
me
GROUPE REGROUPEMENTS ET TOTAUX ( 3 bloc )
TAT AFFICH EN MODE PAGE
des icnes lextrmit du niveau slectionn vont permettre de modifier la position du regroupement ou de le
supprimer
deux boutons saffichent permettant de crer les groupes ou les cls de tri
et
Lactivation dun de ces boutons affiche les champs disponibles pour laction concerne
Dans ltat EMPLOYS PAR FONCTION ET PAR VILLE, supprimer le regroupement FONCTION puis enregistrer
c) TOTAUX/SOUS-TOTAUX/DTAIL
Dans la plupart des tats, il est ncessaire deffectuer des calculs globaux et/ou chaque
niveau de regroupement ( chaque fois que la valeur du champ de regroupement change ).
ONGLET CRATION
me
GROUPE REGROUPEMENTS ET TOTAUX ( 3 bloc )
TAT AFFICH EN MODE PAGE
Si des niveaux de regroupement existent, des sous-totaux sont automatiquement calculs
ONGLET CRATION
me
GROUPE REGROUPEMENTS ET TOTAUX ( 3 bloc )
<CLIC G> SUR
EN MODE PAGE DANS LE VOLET BAS DE REGROUPEMENT
SLECTIONNER LE NIVEAU DE REGROUPEMENT VOULU
<CLIC G> SUR
DE
DU NIVEAU DE REGROUPEMENT
<CLIC G> SUR DE
POUR DROULER LA ZONE
RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE COMME CI-DESSOUS
Dans ltat EMPLOYS PAR VILLE, faire le total par ville et le total global
Enregistrer, visualiser puis fermer
Pour effectuer des regroupements et des totaux de groupe de produits par catgorie
Ouvrir la requte PRODUITS VALEUR CIBLE CATGORIE
Crer ltat partir de la requte puis passer en mode CRATION
et choisir
et choisir
et choisir
d) IMAGE
Une image ( logopar exemple ) peut tre ajoute dans un tat. En fonction des regroupements
et de la position dinsertion, limage va tre unique ou rpte sur chaque ligne
ONGLET CRATION
me
GROUPE CONTRLES ( 4
bloc )
<CLIC G>SUR
<CLIC G> SUR UNE DES IMAGES PROPOSES OU SUR
Ajouter limage accueil du dossier exercices dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUITS comme ci-dessous -
Visualiser et fermer
e) AJOUT
Si des champs, prsents dans la requte ou la table la base de la cration de ltat, ne
sont pas affichs, il est toujours possible de les rajouter.
ONGLET CRATION
me
GROUPE OUTILS ( 6
bloc )
<CLIC G>SUR
les champs disponibles saffichent le volet de proprits droite de lcran
<FAIRE GLISSER> LE CHAMP DSIR LA POSITION VOULUE DANS LTAT
f) SUPPRESSION
Un champ (colonne) inutile peut tre supprim.
BOUTON DROIT
SLECTIONNER LA COLONNE
<CLIC DROIT>
RPTER LOPRATION POUR CHACUN DES EMPLACEMENTS DE LA COLONNE
CLAVIER
SLECTIONNER LA COLONNE2
<SUPP> DU CLAVIER
RPTER LOPRATION POUR CHACUN DES EMPLACEMENTS DE LA COLONNE
Dans ltat EMPLOYS PAR VILLE, supprimer le champ ID prcdemment ajout
4. PRSENTATION
Elle va concerner :
Le choix dune mise en forme automatique complte
La mise en forme des diffrentes zones de ltat
Les bordures des diffrentes zones de ltat
Cest le mode PAGE qui va permettre deffectuer le plus simplement ces amliorations et
le mode APERU AVANT IMPRESSION qui va permettre de les visualiser au mieux.
a) THEMES
Les thmes sont un moyen simple et rapide dappliquer une mise en forme soigne.
Ils sappliquent sur un tat qui vient dtre cr pour le mettre en forme rapidement.
ONGLET CRATION
me
GROUPE THMES ( 2
bloc )
EN MODE PAGE
Si des mises en forme spcifiques ont dj t apportes, elles prennent le pas sur les mises en forme du thme.
Vous pouvez essayer la suite les mises en forme automatiques proposes puis lorsque le modle vous convient
appliquer une mise en forme personnalise sur lune ou lautre des caractristiques de la mise en forme
b) MISE EN FORME
Le choix de la police et de ses caractristiques seffectue comme dans Word ou Excel,
ceci prs que dans un tat ACCESS, les caractristiques sont affectes un ensemble qui
dpend de la structure mme de ltat. Cet ensemble est mis en vidence par un
encadrement ds que lon clique dans ltat avec la souris ( on peut distinguer lignes paires et
impaires, colonnes, donnes, cellules de totaux, titre ).
(1) LIGNES
Toutes les lignes correspondant au niveau de structure reoivent la mise en forme. ACCESS
propose deux outils pour pouvoir alterner les couleurs de fond.
ONGLET FORMAT
me
GROUPE POLICE ( 2
bloc )
EN MODE PAGE
loutil
Pour mettre des couleurs alternes sur les lignes de donnes de EMPLOYS PAR VILLE
Pour mettre une couleur de fond sur la ligne de total global de EMPLOYS PAR VILLE :
<SLECTIONNER> la ligne de total global
Appliquer la couleur
(2) COLONNES
En slectionnant les donnes par colonne, de nombreux attributs de mise en forme sont
disponibles ( comme dans Word ou Excel ).
ONGLET FORMAT
me
GROUPE POLICE ( 2
bloc )
EN MODE PAGE
FORME DU POINTEUR
Pour modifier la prsentation de la colonne TLPHONE PROFESSIONNEL de ltat EMPLOYS PAR VILLE :
Dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUIT, sur les donnes des colonnes de chiffres
Appliquer une police bleu fonc calibri de taille 11
Appliquer la couleur
comme arrire-plan des 3 colonnes de donnes (<ctrl>)
Mettre les dsignations en italique et mettre en gras et souligner les catgories
Les cellules de totaux peuvent recevoir une mise en forme personnalise qui va
sappliquer toutes les cellules de totaux de mme niveau de structure.
ONGLET FORMAT
me
GROUPE POLICE ( 2
bloc )
EN MODE PAGE
FORME DU POINTEUR
Pour prsenter les cellules de totaux dans la colonne NOM de ltat EMPLOYS PAR VILLE, <SLECTIONNER>
re
la 1 cellule de total
<CLIC G> sur de
<CLIC G> sur de
Dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUIT, sur les sous-totaux des colonnes de chiffres
Appliquer une police bleu fonc calibri de taille 11 et en gras
Appliquer la couleur
comme arrire-plan des totaux
(4) TITRES
Le titre de ltat est important puisquil en prcise le contenu.Il doit, comme les titres de
colonne, tre mis en valeur par une mise en forme approprie.
ONGLET FORMAT
me
GROUPE POLICE ( 2
bloc )
EN MODE PAGE
FORME DU POINTEUR
Dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUIT, mettre en forme le titre de ltat et les titres de colonne en vous
inspirant de la reproduction ci-dessous modifier par la mme occasion le titre gnral de ltat en MARGES
PRVISIONNELLES
ONGLET FORMAT
me
GROUPE NOMBRE ( 3
bloc )
EN MODE PAGE
FORME DU POINTEUR
Dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUIT, appliquer aux valeurs le format EURO AVEC 2 DCIMALES
Avec la touche <CTRL>, vous pouvez slectionner en mme temps les valeurs, les sous-totaux et les totaux avant
dappliquer le format
d) BORDURES - REMPLISSAGE
Les bordures sappliquent la forme ou au type de forme slectionne.
ONGLET FORMAT
me
GROUPE OPTIONS DE MISE EN FORME ( 5 bloc )
<CLIC G> DANS UNE DONNE, UNE CELLULE OU UN TITRE
<CLIC G> SUR LOUTIL
<CLIC G> SUR UNE COULEUR DE TRAIT
OU
Toujours commencer par le cas gnral pour terminer par le cas particulier : ( commencer par le quadrillage
gnral de ltat et finir par les bordures des cellules de total et titres )
Pour appliquer un quadrillage comme sur la page suivante ltat EMPLOYS PAR VILLE
et choisir un trait de 1 pt
Conserver un trait de 1 pt
Conserver un trait fin plein
<CLIC G> sur loutil
Dans ltat Marges prvues par produit, appliquer des bordures du mme type que celles qui suivent puis
enregistrer ( voir ci-aprs )
e) QUADRILLAGE
ONGLET ORGANISER
er
On ne peut pas appliquer un quadrillage horizontal et vertical diffrent sur les donnes
Le quadrillage nest pas actif lors de la slection de lignes
ONGLET FORMAT
me
GROUPE OPTIONS DE MISE EN FORME ( 5 bloc )
EN MODE PAGE
SLECTIONNER UNE CELLULE DE TOTAL
Pour mettre en violet les totaux par ville gaux 1 et en vert ceux suprieurs 3
<CLIC G> sur une cellule de sous-total puis renseigner la bote de dialogue comme ci-aprs
Lorsque quune condition est remplie et que vous ne voulez pas afficher des donnes, Utiliser la mme couleur
( notamment le blanc ) pour la police et le fond de la cellule
Dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUIT, appliquer un format conditionnel dans le total de la marge cible
5. MISE EN PAGE
ONGLET FORMAT
er
Pour les slections multiples, utiliser la touche <CTRL> pour ajouter une slection existante et la touche <MAJ>
b) PAGE
Tout dabord, la taille de la page.
Contrairement Excel, il nest pas possible de dire ACCESSfaire tenir mon tat en une page en largeur
( hormis dans lassistant de cration dtat ).
Il faut imprativement dfinir la largeur des colonnes et la taille des polices pour que lensemble tienne dans la surface
dfinie dans la MISE EN PAGE
bloc )
EN MODE PAGE
Loutil
Dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUIT, modifier la mise en page notamment la taille de la page ( 21 X
29,7 ), les marges ( troites ) et la largeur des colonnes puis complter par les modifications ventuellement ncessaires
afin que ltat soit correctement prsent ( dplacement de la zone de date et de lheure par exemple )
Enregistrer puis fermer les tats ouverts
E. EXTRACTION ET SYNTHSE
Cest un point crucial de lutilisation dune base de donnes. ACCESS traite les
informations sous forme de donnes lmentaires et ce niveau, elles sont difficilement
exploitables de manire synthtique.
Diffrents outils permettent den faire la synthse sous forme de tableaux et de
graphiques. Ces outils sont intgrs ACCESSmais il peut aussi tre intressant dutiliser
des outils externes ( tableur, traitement de texte ).
1. ANALYSE CROISE
Ce type de requte permet de prsenter les donnes de manire trs synthtique.
a) ASSISTANT
Elles peuvent tre cres avec lassistant.
ONGLET CRER
me
GROUPE REQUTES ( 3 bloc )
<CLIC G> SUR
lassistant saffiche et va guider lutilisateur tout au long de la requte
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
DFINIR LORIGINE DE LA REQUTE : UNE TABLE, UNE AUTRE REQUTE OU LES DEUX
<CLIC G> SUR
DSIGNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TTE DE LIGNE AVEC
<CLIC G> SUR
SLECTIONNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TTE DE COLONNE
( si cest une date, indiquer la priodicit )
<CLIC G> SUR
SLECTIONNER LE CHAMP DE VALEUR QUI SERA LINTERSECTION AINSI QUE LA FONCTION
ASSOCIE ( si ce champ est numrique, ce sera le plus souvent la fonction somme, sinon la
fonction compte)
<CLIC G> SUR
NOMMER LA REQUTE ET CONSERVER
<CLIC G> SUR
Au fur et mesure de la cration de la requte, les choix effectus saffichent dans la zone exemple
CONSERVER
de
<CLIC G> sur COMMANDES dans la liste des tables au-dessus
chaque mois
Il est intressant de comparer les rsultats dune requte SLECTION et dune requte
ANALYSE CROISE, pour les mmes informations et critres. Ainsi la requte slection
correspondante donne ceci :
b) REQUTE
La requte danalyse croise peut aussi tre cre directement, sans assistant.
ONGLET CRER
me
GROUPE REQUTES ( 3 bloc )
<CLIC G> SUR
SLECTIONNER LA TABLE
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
Transformer la requte PRODUITS REQUTE2 en requte ANALYSE CROISE avec en ligne les catgories, en
colonne les noms des employs et en valeur les quantits et lenregistrer sous PRODUITS REQUTE2_ANALYSE CROISE
BOUTON GAUCHE
OUVRIR LA TABLE OU LA REQUTE
SLECTIONNER LES DONNES EN MODE FEUILLE DE DONNES GLOBALEMENT OU PAR COLONNES
LES COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS
LES COLLERDANS LA FEUILLE EXCEL ( format Excel
dExcel. Le tableau ainsi cr peuttre modifi mais toute actualisation efface les
modifications moins que la connexion ait t coupe.
ONGLET DONNES
er
GROUPE DONNES EXTERNES ( 1 bloc )
<CLIC G> SUR
PUIS SUR
SLECTIONNER LE FICHIER
puis sur
slectionner le fichier
<clic g> sur
BLOC )
pour valider
slectionner
puis
Crer dans Excel en feuille 1 un tableau partir de la requte PRODUITS REQUTE2
Renommer la feuille 1 en DONNES
Prparer dans ACCESS une requte slectionnant les donnes dont vous avez besoin puis rapatrier ces donnes
re
sous forme de tableau dans la 1 feuille et utiliser les fonctions de base de donnes dans les autres feuilles pour
effectuer vos calculs
Si vous voulez travailler directement sur les donnes importes, cliquer sur
alors plus actualises
ONGLET DONNES
er
GROUPE DONNES EXTERNES ( 1 bloc )
<CLIC G> SUR
PUIS SUR
SLECTIONNER LE FICHIER
Pour exploiter dans Excel les donnes de la requte PRODUITS REQUTE2 sous forme de tableau crois
dynamique, Ouvrir Excel
ER
puis sur
slectionner le fichier
<clic g> sur
BLOC )
pour valider
pour importer les donnes dans Excel sous forme de tableau crois dynamique
Faire glisser le champ catgorie sur la zone lignes
Faire glisser le champ nom sur la zone colonnes
Faire glisser le champ SommeDeQuantit sur la zone valeurs
Crer dans le mme classeur Excel en feuille 2 un tableau crois dynamique partir de la requte PRODUITS
REQUTE2 - Renommer la feuille 2 en TABLEAU CROIS
Crer dans le mme classeur Excel en feuille 2 en dessous du tableau ou en feuille 3 un graphique crois
dynamique partir de la requte PRODUITS REQUTE2 ; Renommer la feuille 3 en GRAPHIQUE CROIS puis enregistrer le
classeur
Il reste alors positionner le graphique dans la feuille, ventuellement lagrandir, modifier son type et lenrichir
e) CONNEXION
Chacune des oprations ci-dessus conduit la cration dune connexion entre les fichiers
Excel et ACCESS. Cette connexion se traduit concrtement par un fichier contenant toutes
les caractristiques de la connexion ; ce fichier est stock dans le dossier SOURCES DE
DONNES des documents de lutilisateur
Ce fichier porte le suffixe .ODCet peut tre ouvert en mode texte avec le bloc-notes pour modification
( utilisateur expriment ), notamment en cas de dplacement des fichiers
3. TIQUETTES
Cet assistant permet de crer des tiquettes standard ou personnalises.
ONGLET CRER
me
GROUPE TATS ( 5
bloc )
Si un problme de prsentation se pose, afficher les tiquettes en mode PAGE et effectuer les modifications de
prsentation et de mise en page comme dans nimporte quel tat. Revenir en mode APERU AVANT IMPRESSION pour juger
du rsultat
Les tiquettes figurent sous le nom qui leur a t donn dans la liste des tats
Pour faire un mailing tous nos clients, nous avons achet une bote dtiquettes autocollantes ( rester dans le
standard : Avery) et nous allons imprimer nom, adresse, et autres informations dessus
SLECTIONNER la requte CLIENTS (TENDU)
SLECTIONNER la rfrence:
Taper un espace
SLECTIONNER le champ PRNOM dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur
Taper un espace
SLECTIONNER le champ VILLE dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur
de
pour visualiser les tiquettes
Comme dans tout tat, passer en mode PAGE pour mettre en forme individuellement les champs et en mode
( notamment outil
partir de la table CLIENTS et de la table COMMANDES, extraire dans une requte les champs ncessaires
pour crer des tiquettes destination des clients ayant pass strictement moins de 3 commandes.
Crer les tiquettes correspondantessur des tiquettes Avery C2166 avec nom, prnom, adresse, code postal et le tout
avec une prsentation soigne ( police de taille lisible et couleurs ), mettre nom et prnom en gras taille 16.
Enregistrer sous le nom TIQUETTES CLIENTS MOINS DE 3 COMMANDES
ONGLET PUBLIPOSTAGE
me
GROUPE DMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE ( 2 bloc )
OUVRIR LE DOCUMENT PRINCIPAL (lettre normale servant de base au mailing) OU SAISIR LE TEXTE
ET CHOISIR
ET CHOISIR
POUR VALIDER
me
bloc )
bloc )
partir de la table CLIENTS et de la table COMMANDES, extraire dans une requte les champs ncessaires
pour crer des tiquettes destination des clients ayant pass strictement moins de 3 commandes.
Crer un courrier de mailing dans Word correspondant celui-ci-dessous
Lenregistrer sous le nom lettre aux clients ayant pass moins de 3 commandes
Si les valeurs saffichent dans Word avec plusieurs dcimales, aller dans les OPTIONS de Word, OPTIONS AVANCES,
groupe
( la fin ) et cocher
Dans ce cas de figure, la base de donnes est crer compltement ; Ce sera priori une
base simple ne comprenant quune seule table ( ou plusieurs tables mais sans liaison entre elles ) et sa
manipulation seffectuera en mode feuille de donnes, un mode dont lutilisation est trs
proche de celle dExcel (la cration de bases complexes est tudie dans le cours de second niveau).
Fates bien ce niveau la diffrence entre Excel et ACCESS.
Excel est un tableur conu pour traiter des donnes de synthsesous forme de tableau ( mme si ses fonctionnalits ont
volu et quil peut grer des donnes comme des enregistrements sous forme de lignes et travers un masque de saisie)
ACCESS est conu pour traiter des donnes multiplessous forme organise de telle manire que toute donne disponible
soit accessible ( Access permet de faire la synthse de ces donnes sous forme de tableau mais Excel peut aussi tre
utilis en liaison avec Access pour faire cette synthse et permet de manipuler les tableaux ou graphiques de manire plus
labore et plus simple)
A. CRATION
ACCESS, ds louverture, propose de crer une base vierge, de crer une nouvelle base
partir de modles ou dutiliser une base existante ( liste des dernires bases utilises ).
MENU FICHIER
DANS LE VOLET PRINCIPAL
moins de bnficier de sharepoint et de vouloir partager les donnes avec dautres utilisateurs par
2. BASE VIERGE
Lutilisateur choisit de crer de toutes pices la base de donnes aprs avoir procd
lanalyse des informations.
MENU FICHIER
DANS LE VOLET PRINCIPAL
Une seule base de donnes peut tre ouverte la fois. Louverture dune base fermera automatiquement une
autre dj ouverte ; mais il peut y avoir en mme temps plusieurs sessions dACCESS avec une base diffrente dans
chaque session
La procdure de cration de nouvelles tables est semblable celle des autres objets de la base.
ONGLET CRER
me
GROUPE TABLES ( 2
bloc )
5. STRUCTURE DE LA TABLE
Une table est constitue de champs et denregistrements :
Chaque enregistrement contient les donnes propres un lment de la table
( lemploy, le client, le produit ). Un enregistrement correspond une ligne.
Chaque champ contient des informations de nature homogne ( le nom, le prnom, le
code, le libell .. .). Un champ correspond une colonne.
la cration de la table, un premier champ N existe dj ; ce champ en numration automatique unique permet
didentifier les enregistrements
viter dintervenir sur une table appartenant une base complexe dont on connat mal la structure ; toutes les
scurits, filtres et verrous mis en place dans les formulaires pour viter une saisie inadquate ou incomplte seraient
alors inactifs
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
Dans la table en cours de la base OUVRAGES,
ONGLET CHAMPS
me
GROUPE AJOUTER ET SUPPRIMER ( 2 bloc )
<CLIC G> SUR LE NOM DU CHAMP APRS LEQUEL DOIT TRE INSR LE NOUVEAU CHAMP
pour slectionner la colonne
Le nom du champ doit tre simple : pas despace, pas daccents, pas de caractres autres que les lettres de
lalphabet et les chiffres utiliser sa lgende pour rendre le nom du champ explicite laffichage
7. SLECTION DU CHAMP
La slection est ncessaire avant toute intervention sur le champ.
BOUTON GAUCHE
8. MODIFICATION DU NOM
Le nom du champ doit tre parlant pour bien dsigner la nature des donnes contenues.
BOUTON GAUCHE
POINTER SUR LE NOM DANS LA TTE DE COLONNE
<DOUBLE CLIC>
SAISIR LE NOUVEAU NOM DU CHAMP
APPUYER SUR <TAB> OU <ENTRE>
BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR LE NOM DU CHAMP
le nom du champ est en surbrillance
SAISIR LE NOUVEAU NOM DU CHAMP
APPUYER SUR <TAB> OU <ENTRE>
ONGLET CHAMPS
me
GROUPE PROPRITS ( 3 bloc )
SLECTIONNER UN CHAMP
BOUTON GAUCHE
SLECTIONNER LE CHAMPS
APPUYER SUR <SUPPR>
POUR VALIDER
BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR LE NOM DU CHAMP
POUR VALIDER
ONGLET CHAMPS
me
bloc )
1. SAISIE
Lajout dun enregistrement cre une nouvelle ligne la fin de la feuille de donnes.
BOUTON GAUCHE
MODE FEUILLE DE DONNES
TABLE OUVERTE
BOUTON DROIT
MODE FEUILLE DE DONNES
SLECTIONNER UNE LIGNE (enregistrement)
<CLIC D>
<CLIC G> SUR
SAISIR LA PREMIRE INFORMATION PUIS <TAB>
SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT <TAB> ENTRE CHAQUE SAISIE
le changement denregistrement valide la saisie
ZONE DFILEMENT
MODE FEUILLE DE DONNES
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE ENREGISTREMENTS ( 4 bloc )
MODE FEUILLE DE DONNES
Le presse-papier est trs pratique pour insrer des donnes, que ce soit un tableau complet, une ou plusieurs
lignes ( enregistrements ) ou une ou plusieurs colonnes ( valeurs de champ ). Cette opration peut tre effectue aussi
bien partir dune autre table ACCESS que dun tableau Excel. La seule contrainte respecter est la suivante :
Si vous ajoutez des lignes, slectionnez la dernire ligne de la table avec le slecteur denregistrement
sur lequel
2. NAVIGATION
Il suffit de cliquer sur une donne pour que la ligne, donc lenregistrement, soit
slectionn. Lascenseur vertical permet de choisir les lignes afficher.
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE RECHERCHER ( 5 bloc )
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR LA POSITION DE LENREGISTREMENT ATTEINDRE
Il est possible daccder un enregistrement spcifique soit en cliquant sur cet enregistrement sil est affich
lcran, soit en tapant directement le N de lenregistrement dans la zone de dfilement puis <ENTRE>
3. SLECTION
La slection des donnes va prcder leur modification ou leur suppression. Elle
seffectue de manire aussi naturelle que dans un tableur.
SLECTION
( forme du pointeur
de
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE RECHERCHER ( 5 bloc )
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
Pour annuler une slection, cliquer nimporte o dans la table
4. MODIFICATION
Contrairement un fichier de bureautique classique type Word, Excel,
Powerpoint, toute modification de donnes est immdiatement enregistre dans
la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules
ont besoin dtre explicitement enregistres. Pour modifier directementles donnes dune
table, il suffit de cliquer avec la souris sur la cellule ( intersection ligne/colonne ) contenant
linformation dsire.
BOUTON GAUCHE
TABLE AFFICHE ( en mode feuille de donnes
Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous fates une erreur,
la touche <ECHAP> du clavier rtablit les donnes ( sil ny a pas eu changement de champ ) ou la touche
barre doutils ACCS RAPIDE (sil y a eu changement de champ)
de la
Si la manipulation est rptitive, penser utiliser le presse papiers couper/copier/coller Si la manipulation est
globale, lutilisation dune requte de mise jour est approprie
5. SUPPRESSION
La suppression dune ligne correspond ici la suppression dun enregistrement.
SLECTIONNER LA LIGNE
TOUCHE <SUPP>
POUR VALIDER
BOUTON GAUCHE
SLECTIONNER LA LIGNE
<CLIC D>
POUR VALIDER
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE ENREGISTREMENTS ( 4 bloc )
SLECTIONNER LA LIGNE
Si des donnes dautres tables sont lies lenregistrement supprimer, il faut dabord supprimer ces donnes
connexes puis, ensuite, revenir supprimer lenregistrement
Le supprimer
6. RECHERCHE
Si la recherche concerne la base entire, la recherche seffectue dans tous les champs.
ZONE DFILEMENT
FEUILLE DE DONNES AFFICHE
Le ruban permet deffectuer la recherche tout en affinant les critres.
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE RECHERCHER ( 5
bloc )
Attention bien orthographier les mots rechercher. Il est possible de distinguer les majuscules des minuscules
7. REMPLACEMENT
Loutil de remplacement est un outil extrmement utile dans Access. Il vite davoir
recours des requtes de mises jour. Son utilisation est sensiblement la mme que pour
la recherche hormis le fait quil faut indiquer par quoi il faut remplacer lobjet de la
recherche.
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE RECHERCHER ( 5 bloc )
<CLIC G> SUR
RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE
POUR REMPLACER TOUTES LES OCCURRENCE EN UNE SEULE FOIS
le mode FEUILLE DE DONNES permet un remplacement ais de donnes pour des mises jour ou des corrections,
sans avoir utiliser de requtes ( plus complexes ).
Faire des Copier/Coller entre les donnes et la zone de recherche pour viter les problmes dorthographe
( espaces, accents )
8. ENREGISTREMENT
la fermeture de la table, ACCESS demande confirmation de lenregistrement de la mise en
forme.
forme de la table ( les modifications des donnes tant enregistres au fur et mesure ).
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE ENREGISTREMENTS ( 4 bloc )
<CLIC G> SUR
9. CALCULS
Cette fonctionnalit permet de faire des calculs en fin de colonne. Selon la nature du
champ, ce peut tre une somme, une moyenne ou le total des enregistrements.
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE ENREGISTREMENTS ( 4 bloc )
<CLIC G> SUR
( idem pour lenlever )
une ligne total saffiche la suite des enregistrements
<CLIC G> SUR DU CHAMP DE TOTAL SLECTIONN POUR CHOISIR LA FONCTION ADAPTE
les fonctions dpendent du type de champ ; elles sont nombreuses pour un champ
numrique
Lorsquil ny a pas de valeurs dans le champ, cest la fonction compte qui est propose
; sil y a des valeurs, tout un choix de fonctions est disponible.
Dans la table en cours de la base OUVRAGE,
10. TRI
Pour une meilleure lisibilit, ils peuvent aussi tre tris, tout en conservant leur intgrit.
BOUTON GAUCHE
BOUTON DROIT
<CLIC G> DANS LA COLONNE DE TRI
<CLIC D>
<CLIC G> SUR LORDRE DE TRI VOULU
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE TRIER ET FILTRER ( 3 bloc )
<CLIC G> DANS NIMPORTE QUELLE DONNES DE LA COLONNE DE TRI
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
POUR TRIER
POUR SUPPRIMER LE TRI
Dans la table en cours de la base OUVRAGES, Trier les enregistrements par ordre croissant dauteur, par ordre
11. FILTRAGE
Filtrer les enregistrements naffiche que les enregistrements correspondant des critres
dfinis. Les autres enregistrements sont alors masqus.
BOUTON GAUCHE
OU
BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR LA VALEUR VOULUE DU FILTRE
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE TRIER ET FILTRER ( 3 bloc )
<CLIC G> DANS LA COLONNE DE FILTRE
<CLIC G> SUR
<COCHER> LE FILTRE VOULU
OU
FILTRES DE TEXTE
dans la colonne
BOUTON GAUCHE
POINTEUR SUR LE BORD INFRIEUR DE LA CASE DE SLECTION DUNE LIGNE
TIRER LA LIGNE VERS LE HAUT OU VERS LE BAS POUR ADAPTER SA HAUTEUR
BOUTON DROIT
<CLIC D>DANS UNE CASE DE SLECTION DENREGISTREMENT
SAISIR LA HAUTEUR
POUR VALIDER
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE ENREGISTREMENTS ( 4 bloc )
<CLIC G> SUR
SAISIR LA HAUTEUR
POUR VALIDER
BOUTON GAUCHE
SLECTIONNER LA OU LES COLONNES
POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA TTE DUNE COLONNE SLECTIONNE
TIRER VERS LA DROITE OU VERS LA GAUCHE
BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR LE TITRE DE CHAMP
SAISIR LA LARGEUR
POUR VALIDER
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE ENREGISTREMENTS ( 4 bloc )
<CLIC G> SUR
SAISIR LA LARGEUR
POUR VALIDER
sur le bord droit de la tte dune des colonnes slectionnes ajuste la largeur
3. POLICE
La modification de la police concerne ici la totalit des donnes.
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE MISE EN FORME DU TEXTE ( 6 bloc )
<CLIC G> SUR UN DES OUTILS DU RUBAN
Les champs reoivent tous la mme mise en forme mais les champs de type mmo
peuvent recevoir des attributs spcifiques, indpendamment du reste de la feuille de
donnes. ( cette mise en forme est plus facile en mode formulaire ).
ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE MISE EN FORME DU TEXTE ( 6 bloc )
DANS UNE CELLULE DU CHAMP DE TYPE MMO
SLECTIONNERUN MOT ( ou un caractre comme dans Word
Si les attributs affectent lensemble des donnes, cest que le champ nest pas rellement en mmo ; il faut
alors lui assigner ce type dans les proprits en mode cration
ONGLET CHAMPS
me
GROUPE MISE EN FORME ( 4 bloc )
SLECTIONNER LE OU LES CHAMPS DE VALEUR
Ne pas oublier que les modifications de structure et de mise en forme doivent tre enregistres ( contrairement
aux modifications de donnes )
D. SAISIE - LE FORMULAIRE
Le formulaire permet dafficher les donnes issues des tables dune base de donnes ou
les rponses dune requte et ventuellement de crer, modifier ou supprimer ces
donnes. Plusieurs types de formulaires peuvent tre crs automatiquement :
Le formulaire simple affiche tous les champs dun seul enregistrement
Le formulaire plusieurs lments saffiche en mode feuille de donnes
Le formulaire double affichage affiche dans le premier volet horizontal tous
les champs dun seul enregistrement ( slectionn dans le second volet ) et dans le second
volet tous les enregistrements en mode FEUILLE DE DONNES
Le formulaire saffiche en mode PAGE et peut recevoir ainsi toutes les amliorations souhaites pour saisir ou
modifier les donnes, revenir en mode FORMULAIRE
1. FORMULAIRE SIMPLE
Cest le plus courant. Il affiche la totalit des informations dun enregistrement. Sa
cration est compltement automatique.
ONGLET CRER
me
GROUPE FORMULAIRES ( 4
bloc )
partir de la table en cours de la base OUVRAGES, Crer un formulaire SIMPLE comme ci-avant lafficher
en mode FORMULAIRE et passer dun enregistrement lautre, lenregistrer sous le nom formulaire simple puis le
fermer
Pour choisir le mode FORMULAIRE, mode PAGE ou CRATION, <CLIC G> sur
2. AUTRES FORMULAIRE
Ils affichent les enregistrements en mode FEUILLE DE DONNES ou PAGE
ONGLET CRER
me
GROUPE FORMULAIRES ( 4 bloc )
SLECTIONNER LA TABLE PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT TRE CR
ONGLET CRER
me
GROUPE FORMULAIRES ( 4 bloc )
SLECTIONNER LA TABLE PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT TRE CR
Crer un formulaire DOUBLE AFFICHAGE comme ci-dessous lafficher en mode FORMULAIRE, changer
denregistrement - lenregistrer sous le nom formulaire double puis le fermer
4. PRSENTATION
La prsentation obit aux mmes rgles que pour la table ou pour ltat.
partir du formulaire PLUSIEURS LMENTS en cours de la base OUVRAGES,
Affiner sa prsentation comme ci-dessous et lafficher en mode FORMULAIRE
Lenregistrer sous le nom consultation puis le fermer
VI. EXERCICES
A. NORTHWIND 2016
Cest la base exemple utilise pour le premier grand chapitre de cet ouvrage Utiliser et
interroger une base ACCESS. La base intitule NORTHWIND 2016 IOS comporte la
correction des diffrents exercices proposs.
B. OUVRAGES.ACCDB
Cest la base exemple utilise pour le deuxime grand chapitre de cet ouvrage Crer et
modifier une base simple. La base intitule OUVRAGES IOS comporte la correction des
diffrents exercices.
1. MODES DAFFICHAGE
2. NAVIGATION
3. MODIFICATION
4. NOUVEL ENREGISTREMENT
5. SUPPRESSION
6. RECHERCHE
7. TRI
8. FILTRAGE
C. REQUTES SLECTION
1. ASSISTANT
2. MODE CREATION
3. ENREGISTREMENT
4. CHAMPS
5. TRI
6. CRITRES DE SLECTION
7. CALCULS ET REGROUPEMENTS
8. GNRATEUR DEXPRESSION
9. EXCUTION
10. PROPRITS
D. TATS
1. MODES DAFFICHAGE
2. CREATION
3. PERSONNALISATION
4. PRSENTATION
5. MISE EN PAGE
E. EXTRACTION ET SYNTHSE
1. ANALYSE CROISE
2. LIAISON VERS EXCEL
3. TIQUETTES
4. CHANGE AVEC WORD
7. SLECTION DU CHAMP
8. MODIFICATION DU NOM
9. ORDRE DES CHAMPS
10. SUPPRESSION DU CHAMP
B. GESTION DES DONNES
1. SAISIE
2. NAVIGATION
3. SLECTION
4. MODIFICATION
5. SUPPRESSION
6. RECHERCHE
7. REMPLACEMENT
8. ENREGISTREMENT
9. CALCULS
10. TRI
11. FILTRAGE
C. PRSENTATION DES DONNES
1. HAUTEUR DES LIGNES
2. LARGEUR DES COLONNES
3. POLICE
4. FORMAT DES NOMBRES
D. SAISIE - LE FORMULAIRE
1. FORMULAIRE SIMPLE
2. AUTRES FORMULAIRE
3. FORMULAIRE DOUBLE AFFICHAGE
4. PRSENTATION
VI. EXERCICES
A. NORTHWIND 2016
B. OUVRAGES.ACCDB
Pour des raisons de lisibilit, il est employ dans cet ouvrage les termes de Windows pour
Microsoft Windows , Word pour Microsoft Word , Excel pour Microsoft
Excel , Access pour Microsoft Access , Powerpoint pour Microsoft Powerpoint
, Outlook pour Microsoft Outlook , Edge pour Microsoft Edge .
Par ailleurs, toutes les copies dcrans, images et icones ont t reproduites avec
laimable autorisation de Microsoft
Tous les efforts ont t faits, et le temps ncessaire consacr, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que
possible. Cependant, ni lauteur, ni lditeur ne sauraient tre tenus pour responsable des consquences de son utilisation
ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient rsulter de cette utilisation.