Archivística

151*Abierto**Dcese del volumen de expediente electrnico que an no se ha
cerrado y que, por ello, permite la adicin de documentos de archivo. [MoReq]

151*Abrir**Proceso de creacin de un nuevo volumen de expediente electrnico.
[MoReq]
151*Acceso*Access*Metadato de uso. La
informacin sobre accesibilidad, o derechos asociados, de una entidad, por ejemplo,
los derechos de acceso (por ejemplo FOI, acceso pblico), las restricciones (por
ejemplo, la clasificacin de seguridad, la privacidad, la confidencialidad, las
advertencias como comercial-in confidence), perodo de acceso restringido. Para
las entidades-documento esto puede incluir elementos que especifiquen exclusiones
de acceso pblico (previstas en la legislacin sobre archivos o sobre acceso a la
informacin), permisos (por ejemplo, disposiciones especiales en cuanto al acceso), y
condiciones (por ejemplo, disociacin de datos. [ISO 23081-2]<hr/>Derecho, modo y
medios de localizar, usar o recuperar informacin. [ISO 15489-1]
151*Accin**Acto, jurdico o no, realizado por uno o ms agentes e integrado en una
actividad o proceso. En el modelo conceptual de descripcin archivstica de la
CNEDA la accin constituye un subtipo del tipo de entidad funcin y sus divisiones.
[NEDA]
151*Actividad de servicio**Cualquier actividad econmica por cuenta propia,
prestada normalmente a cambio de una remuneracin. [Ley 11/2007]
151*Actividad/proceso**Conjunto de acciones o tareas realizadas por uno o varios
agentes para cumplir una funcin determinada o parte de la misma. En el modelo
conceptual de descripcin archivstica de la CNEDA la actividad/proceso constituye
un subtipo del tipo de entidad funcin y sus divisiones. [NEDA]
151*Activo**Componente o funcionalidad de un sistema de informacin susceptible
de ser atacado deliberada o accidentalmente con consecuencias para la organizacin.
Incluye: informacin, datos, servicios, aplicaciones (software), equipos (hardware),
comunicaciones, recursos administrativos, recursos fsicos y recursos humanos.
[ENS]
151*Actuacin administrativa automatizada**Actuacin administrativa producida
por un sistema de informacin aadecuadamente programado sin necesidad de
intervencin de una persona fsica en cada caso singular. Incluye la produccin de
actos de trmite o resolutorios de procedimientos, as como de meros actos de
comunicacin. [Ley 11/2007]
151*Administracin electrnica**Es la forma de Administracin que utiliza medios
electrnicos para el mejor cumplimiento de sus fines. Comprende la Administracin
en lnea, o acceso electrnico a los servicios pblicos, y la fines. Comprende la
Administracin en lnea, o acceso electrnico a los servicios pblicos, y la
Democracia electrnica, o fomento de la participacin ciudadana a travs de las

tecnologas de la informacin y la comunicacin. MINISTERIO DE
ADMINISTRACIONES PBLICAS. Racionalizacin de las polticas de
Administracin electrnica en la Unin Europea. Un repaso a los Grupos de Trabajo
de Administracin electrnica (http://www.map.es/csi/pdf/RacionalEsp.pdf). [MESA]
151*Administrador**Perfil responsable de la realizacin de las operaciones
cotidianas propias de la poltica de gestin de documentos de archivo en el marco de
la organizacin. Esta definicin constituye una simplificacin. Sobre todo en las
grandes organizaciones, las tareas que en esta especificacin se atribuyen a los
administradores se pueden dividir entre varios perfiles, con ttulos como el de gestor
de documentos de archivo, responsable de documentos de archivo, archivero,
etc. [MoReq]
151*Agente*Agent*Institucin, familia o
persona responsable o involucrada en la creacin, produccin, gestin documental,
etc. de documentos de archivo. En el modelo conceptual de descripcin archivstica
de la CNEDA el agente constituye un tipo de entidad. [NEDA]<hr/>Individuo, grupo
de trabajo u organizacin responsable o involucrado en la creacin de documentos, en
su incorporacin al sistema as como en los procesos de gestin de documentos. [ISO
23081-1]
151*Agrupacin documental**Conjunto de documentos agrupados por cualquier
criterio archivstico. Son agrupaciones documentales el fondo, el grupo de fondos, la
divisin de fondo/grupo de fondos, la serie, la subserie, la fraccin de serie/subserie,
la coleccin, la divisin de coleccin y la unidad documental compuesta. [NEDA]
151*Anlisis de riesgos**Utilizacin sistemtica de la informacin disponible para
identificar peligros y estimar los riesgos. [ENS]
151*Aplicacin**Programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolucin de
un problema mediante el uso de informtica. [Ley 11/2007
151*Aplicacin de fuentes abiertas**Aquella que se distribuye con una licencia que
permite la libertad de ejecutarla, de conocer el cdigo fuente, de modificarla o
mejorarla y de redistribuir copias a otros usuarios. [Ley 11/2007 ENI]
151*Aplicacin informtica de gestin de documentos**Aplicacin especfica
utilizada para mantener, gestionar y hacer accesibles los recursos documentales de
una organizacin. [ISO 23081-2]
151*Archivo (agente)**Institucin responsable de las actividades y procesos de
gestin de documentos de archivo. En el modelo conceptual de descripcin
archivstica de la CNEDA los Archivos constituyen entidades del subtipo institucin
del tipo de entidad agente. [NEDA]
151*Archivo (documentos de archivo)**Conjunto de documentos de archivo

gestionados por un agente. [NEDA]
151*Archivo electrnico**Conjunto organizado de documentos producidos,
recibidos y conservados por una institucin o persona a travs de un medio
electrnico en el desarrollo de sus actividades y que se mantiene accesible en tales
medios. [MESA]
151*Atributo**Caracterstica o propiedad relevante de un tipo de entidad o de una
relacin. [NEDA]<hr/>Caracterstica de un objeto o entidad. [ISO 23081-2]
151*Auditora de la seguridad**Revisin y examen independientes de los registros y
actividades del sistema para verificar la idoneidad de los controles del sistema,
asegurar que se cumplen la poltica de seguridad y los procedimientos operativos
establecidos, detectar las infracciones de la seguridad y recomendar modificaciones
apropiadas de los controles, de la poltica y de los procedimientos. [ENS]
151*Autenticacin**El acto de verificar que un documento o una reproduccin de un
documento es lo que pretende ser. Adaptacin de la definicin de Dictionary of
Archival Terminology. Munich: KG Saur, 1988. Citada en Authenticity of Electronic
Records: a report prepared for UNESCO. Paris: ICA, 2001, part 1, p. 5. [consulta
junio de 2004]. Disponible en internet en http://www.ica.org/biblio.php?pdocid=92.
[MESA]<hr/>Acreditacin por medios electrnicos de la identidad de una persona o
ente, del contenido de la voluntad expresada en sus operaciones, transacciones y
documentos, y de la integridad y autora de estos ltimos. [Ley 11/2007]
151*Autenticidad**Propiedad o caracterstica consistente en que una entidad es
quien dice ser o bien que garantiza la fuente de la que proceden los datos.
[ENS]<hr/>(slo en el contexto de la gestin de documentos de archivo) La cualidad
de lo genuino. Fuente: Adaptado y resumido de la definicin de record authenticity
del glosario del proyecto UBC-MAS. Nota: En relacin con un documento de
archivo, tal cualidad implica que ste es lo que afirma ser, sin ocuparse de la
fiabilidad del contenido del documento de archivo en tanto que declaracin de un
hecho. Nota: Los elementos que confieren autenticidad a un documento de archivo
son el modo, la forma y/o el estado de transmisin y/o el modo de conservacin y
custodia. Para ms informacin consltese el glosario del proyecto UBC-MAS
(referencia antes indicada). [MoReq]
151*Autenticidad del documento electrnico de archivo**La cualidad que tiene el
documento electrnico del que se puede probar: a) Que refleja la voluntad del
creador; b) Que ha sido capturado por voluntad de su creador y, en el mbito de las
telecomunicaciones, remitido a su destinatario o recibido por ste; c) Que ha sido
creado o, en el mbito de las telecomunicaciones, enviado o recibidoen momento
(fecha) que se consigna; d) Que conserva su carcter de documento original e
inalterado, o puede dar indicacin de cualquier manipulacin posterior. Adaptacion
de: ISO 15489-1. Information and documentation-records management. Geneva:
international organization for standards, 2001, clause 7.2.2. Citada en authenticity of

electronic records: a report prepared for unesco. Paris: ICA, 2001, part 1, p. 5.
[consulta junio de 2004]. Disponible en internet en http://www.ica.org/biblio.php?
pdocid=92. [MESA]
151*Autor**Agente responsable del contenido intelectual de un documento de
archivo (o unidad documental simple). [NEDA]
151*Autoridad archivstica*Archival
authority*Servicio de archivos; institucin archivstica; programa
archivstico. Servicio o programa responsable de la seleccin, obtencin y
conservacin de documentos de valor permanente, de facilitar el acceso a los mismos
y de la aprobacin de otros documentos. [ISO 15489-1]
151*Base de datos**Conjunto de datos o de otros elementos dispuestos de manera
sistemtica ometdica y accesibles individualmente por medios electrnicos o de otra
forma. Adaptacin de: Art 12.2 Real decreto legislativo 1/1996 de 12 de abril por el
que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, regularizando,
aclarando y armonizando las disposiciones legales vigentes sobre la materia. BOE n
97 de 22 de abril de 1996. [MESA]
151*Cadena de interoperabilidad**Expresin de la interoperabilidad en el despliegue
de los sistemas y los servicios como una sucesin de elementos enlazados e
interconectados, de forma dinmica, a travs de interfaces y con proyeccin a las
dimensiones tcnica, semntica y organizativa. [ENI]
151*Calidad**Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con
los requisitos. [ISO 9000]
151*Canales**Estructuras o medios de difusin de los contenidos y servicios;
incluyendo el canal presencial, el telefnico y el electrnico, as como otros que
existan en la actualidad o puedan existir en el futuro (dispositivos mviles, TDT, etc).
[Ley 11/2007]
151*Captura**Incorporacin al SGDEA. Incluye registro, clasificacin, adicin de
metadatos y almacenamiento de un documento de archivo en un sistema que gestiona
documentos de archivo. [MoReq]
151*Categora de un sistema**Es un nivel, dentro de la escala Bsica-Media-Alta,
con el que se adjetiva un sistema a fin de seleccionar las medidas de seguridad
necesarias para el mismo. La categora del sistema recoge la visin holstica del
conjunto de activos como un todo armnico, orientado a la prestacin de unos
servicios. [ENS]
151*Cerrado**Describe un volumen de expediente electrnico que se ha cerrado y
no puede admitir la adicin de documentos de archivo. [MoReq]
151*Cerrar**Proceso de modificacin de los atributos de un volumen de expediente

electrnico de forma que ya no admita la adicin de documentos de archivo.
[MoReq]
151*Certificado electrnico**Segn el artculo 6 de la Ley 59/2003, de 19 de
diciembre, de Firma Electrnica, Documento firmado electrnicamente por un
prestador de servicios de certificacin que vincula unos datos de verificacin de firma
a un firmante y confirma su identidad. [Ley 11/2007]
151*Certificado electrnico reconocido**Segn el artculo 11 de la Ley 59/2003, de
19 de diciembre, de Firma Electrnica: Son certificados reconocidos los certificados
electrnicos expedidos por un prestador de servicios de certificacin que cumpla los
requisitos establecidos en esta Ley en cuanto a la comprobacin de la identidad y
dems circunstancias de los solicitantes y a la fiabilidad y las garantas de los
servicios de certificacin que presten. [Ley 11/2007]
151*Ciclo de vida de un documento electrnico**Conjunto de las etapas o perodos
por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificacin en un sistema de
gestin de documentos, hasta su seleccin para conservacin permanente, de acuerdo
con la legislacin sobre Archivos de aplicacin en cada caso, o para su destruccin
reglamentaria. [ENI]
151*Ciudadano**Cualesquiera personas fsicas, personas jurdicas y entes sin
personalidad que se relacionen, o sean susceptibles de relacionarse, con las
Administraciones Pblicas. [Ley 11/2007]
151*Clase**(slo en esta especificacin). Parte de una jerarqua representada por una
lnea que va desde cualquier punto del sistema jerrquico de clasificacin a todos los
expedientes que quedan por debajo. Nota: Este trmino se puede corresponder, en la
terminologa clsica, con una clase primaria, un grupo o una serie (o bien una
subclase, un subgrupo, una subserie, etc.) de cualquier nivel del cuadro de
clasificacin. [MoReq]<hr/>Descripcin de un grupo de objetos que comparten los
mismos atributos, operciones, mtodos, relaciones y semntica. [ISO 23081-2]
151*Clasificacin*Classification*Operacin archivstica que consiste en el
establecimiento de las categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica del
fondo. DICCIONARIO de terminologa archivstica. Madrid: Subdireccin General
de los Archivos Estatales, 1995, p. 27. [MESA]<hr/>Identificacin y estructuracin
sistemticas de las actividades de las organizaciones y/o de los documentos de
archivo en categoras, organizadas de forma lgica de acuerdo con convenciones,
mtodos y normas de procedimientos y representadas en un cuadro de clasificacin.
Fuente: ISO 15489 (proyecto de norma internacional). [MoReq]<hr/>Metadato de
descripcin. Informacin sobre la clasificacin de la entidad de acuerdo con una
fuente autorizada, por ejemplo, un cuadro de clasificacin funcional, una tabla de
clasificacin por materias, una lista de encabezamientos autorizados, o un tesauro.
[ISO 23081-2]<hr/>Identificacin y estructuracin sistemticas de las actividades de

las organizaciones o de los documentos generados por stas en categoras, de acuerdo
con convenciones, mtodos y normas de procedimiento, lgicamente estructurados y
representados en un sistema de clasificacin. [ISO 15489-1]
151*Classe**Divisin jerrquica o nivel de clasificacin. [MESA]
151*Cliente**Organizacin o persona que recibe un producto. [ISO 9000]
151*Colaborador en la gnesis**Agente responsable de la articulacin del contenido
intelectual de un documento de archivo (o unidad documental simple), o bien
implicado en su formacin en calidad de escribiente material, confirmante, testigo,
impresor, grabador, editor, etc. [NEDA]
151*Coleccin**Conjunto de documentos o de componentes documentales, de igual
o distinta procedencia, reunidos por motivos de conservacin, por su especial inters
o por cualquier otro criterio subjetivo. En el modelo conceptual de descripcin
archivstica de la CNEDA la coleccin constituye un subtipo del tipo de entidad
documentos de archivo. [NEDA]
151*Coleccionista**Agente que rene una coleccin. [NEDA]
151*Componente documental**Elemento de una unidad documental que no
constituye un documento de archivo, est o no fsicamente separado por razones de
conservacin u otros motivos. Por ejemplo: un sello pendiente, una firma, el texto
insertado de otro documento de archivo, etc. En el modelo conceptual de descripcin
archivstica de la CNEDA el componente documental constituye un subtipo del tipo
de entidad documentos de archivo. [NEDA]
151*Concepto, objeto o acontecimiento**Idea o nocin abstracta, cosa material,
evento o suceso del que trata un documento de archivo. En el modelo conceptual de
descripcin archivstica de la CNEDA el concepto, objeto o acontecimiento
constituye un tipo de entidad. [NEDA]
151*Confidencialidad**Propiedad o caracterstica consistente en que la informacin
ni se pone a disposicin, ni se revela a individuos, entidades o procesos no
autorizados. [ENS]
151*Conservacin*Preservation*Procesos
y operaciones realizados para garantizar la permanencia intelectual y tcnica de
documentos autnticos a lo largo del tiempo. [ISO 15489-1]
151*Conservacin del documento de archivo electrnico**Conjunto de
procedimientos y medidas destinadas a asegurar por un lado las unidades fsicas bajo
las mejores condiciones posibles para evitar daos y repararlos cuando han ocurrido,
y por otro y sobre todo, el conjunto de actividades necesarias para asegurar un acceso
continuado a los documentos, ms all de las consideraciones tecnolgicas y de los

dispositivos de almacenamiento. Ello supondr la permanencia del documento de
archivo electrnico en la forma que permita que ste sea recuperado y una vez
recuperado proporcione evidencia fehaciente y autntica de la actividad que lo ha
producido. Adaptacin de las definiciones y especificaciones sobre conservacin de
archivos y conservacin de documentos de: Diccionario de Terminologa Archivstica
del Ministerio de Cultura; Gua para el manejo de archivos electrnicos en una
perspectiva archivstica del Comit de Archivos Electrnicos. [MESA]
151*Contexto**Conjunto de datos que informa de las relaciones del documento con
la actividad de la que da testimonio, con su creador y con el sistema socio-jurdico en
el que una y otro se enmarcan. Adaptacin libre de DURANTI, Luciana.
Prservation de lintegrit des donnes lectroniques, en Actes du DLM-Forum sur
les donnes lisibles par machine. Bruxelles, 18-20 dcembre 1996 Luxemburg: Office
des publications officielles des Commnunauts europennes, 1997, p.61. [MESA]
151*Conversin*Conversion*Vase
MIGRACIN. [MESA]<hr/>Proceso de cambiar documentos de un soporte a otro o
de un formato a otro. Vase Migracin. [ISO 15489-1]
151*Coste que no suponga una dificultad de acceso**Precio del estndar que, por
estar vinculado al coste de distribucin y no a su valor, no impide conseguir su
posesin o uso. [ENI]
151*Creador**Agente que cumple el papel de autor o de colaborador en la gnesis de
un documento de archivo (o unidad documental simple). [NEDA]
151*Cuadro de clasificacin**Modelo lgico que representa de forma sistemtica las
categoras establecidas como resultado de la operacin archivstica de clasificacin
en las que se agrupan los documentos generados por una organizacin, y describe las
relaciones de esos documentos con las actividades que los generan. Adaptacin libre
a partir del trmino Clasificacin de MOREQ. [Consulta junio de 2005]. Disponible
en internet en http://www.cultura.mcd.es/archivos/oa/pdf/moreq.pdf; DICCIONARIO
de terminologa archivstica. Madrid: Subdireccin General de los Archivos
Estatales, 1995, p. 27; SHEPHERD, Elizabeth, YEO, Geoffrey, Managing records. A
handbook of principles and practice. London: Facet, 2004, p.73. [MESA]<hr/>Vase
clasificacin. Fuente: Definicin de Classification system en ISO 15489. Nota: Los
cuadros de clasificacin se suelen representar como jerarquas. [MoReq]
151*Dato**Una representacin de hechos, conceptos o instrucciones de un modo
formalizado, y adecuado para comunicacin, interpretacin o procesamiento por
medios automticos o humanos. [ENI]<hr/>Elemento de informacin que puede
procesar un ordenador. Son las palabras, nmeros, imgenes o sonidos que integran el
contenido de un documento. (AYALA, Marta Stiefel; AYALA, Reynaldo; LAU,
Jess.Technical dictionary of library and information sciencia: english/spanish,
spanish/english.... New York & London: Garland Publishing, 1993) + adptacin de
BEARMAN, David. The electronic office, en Electronic evidence: strategies for

managing records in contemporary organization, Pittsburg: Archives&Museums
Informatics, 1994, p. 149. [MESA]
151*Derechos**Metadato de uso. Para documentos, estos metadatos detallarn
informacin sobre el uso del documento, incluyen los derechos de uso (por ejemplo,
acuerdos sobre licencias, copyright, propiedad intelectual), las restricciones (por
ejemplo, la reproduccin o su publicacin), los permisos (por ejemplo, los permisos
del usuario y visualizaciones autorizadas) y las condiciones (por ejemplo, las
condiciones de reproduccin o de descarga, los requisitos de cita, los detalles del
pago). Para los agentes, estos metadatos incluirn los permisos de usuarios asignados,
etc. [ISO 23081-2]
151*Descripcin archivstica*Archival
description*Elaboracin de representaciones de documentos de archivo y, en
su caso, de otras entidades archivsticas (agentes, funciones, etc.). Este trmino
tambin designa los resultados del proceso. [NEDA]<hr/>Elaboracin de una
representacin precisa de una unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la
componen, mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y grabacin de
informacin que sirva para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos
de archivo, su contexto y el sistema que los ha producido. Este trmino tambin
designa los resultados del proceso. [ISDF]
151*Destinatario**Agente a quien se dirige una unidad documental. [NEDA]
151*Destruccin*Destruction*Proceso de
eliminacin o borrado de documentos de archivo de forma que no sea posible
reconstruccin alguna. [MoReq]<hr/>Proceso de eliminacin o borrado de
documentos sin que sea posible su reconstruccin. [ISO 15489-1]
151*Digital**Vase electrnico. [MoReq]
151*Digitalizacin**El proceso tecnolgico que permite convertir un documento en
soporte papel o en otro soporte no electrnico en uno o varios ficheros electrnicos
que contienen la imagen codificada, fiel e ntegra del documento. [ENI]
151*Direccin electrnica**Identificador de un equipo o sistema electrnico desde el
que se provee de informacin o servicios en una red de comunicaciones. [Ley
11/2007]
151*Disociacin de datos**Proceso de ocultacin de la informacin confidencial de
un documento de archivo. Nota: Puede comprender la aplicacin de rectngulos
opacos que oculten nombres, etc. (el equivalente electrnico a la censura con tinta de
documentos en papel) o bien la eliminacin de ciertas pginas. Nota: En ningn caso
afecta a la integridad del documento electrnico de archivo. La disociacin de datos
se lleva a cabo sobre una copia del documento electrnico de archivo denominada
extracto. [MoReq]
151*Disponibilidad**Propiedad o caracterstica de los activos consistente en que las
entidades o procesos autorizados tienen acceso a los mismos cuando lo requieren.
[ENS]
151*Disposicin*Disposition*Serie de
procesos asociados con la aplicacin de decisiones de transferencia, destruccin o
conservacin de documentos, que se documentan en los calendarios de conservacin
u otros documentos. [ISO 15489-1]
151*Divisin de coleccin**Conjunto de documentos o de componentes
documentales de una coleccin, agrupados de acuerdo con cualquier criterio. En el
modelo conceptual de descripcin archivstica de la CNEDA la divisin de coleccin
constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de archivo. [NEDA]
151*Divisin de fondo/grupo de fondos**Conjunto de documentos de un fondo o de
un grupo de fondos, agrupados de acuerdo con un criterio orgnico, funcional,
cronolgico o geogrfico. En el modelo conceptual de descripcin archivstica de la
CNEDA la divisin de fondo/grupo de fondos constituye un subtipo del tipo de
entidad documentos de archivo. [NEDA]
151*Divisin de funcin**Cualquiera de las agrupaciones de actividades o procesos
en que puede dividirse una funcin. En el modelo conceptual de descripcin
archivstica de la CNEDA la divisin de funcin constituye un subtipo del tipo de
entidad funcin y sus divisiones. [NEDA]
151*Documento**Informacin u objeto registrados que se puede tratar como una
unidad. Fuente: ISO 15489 (proyecto de norma internacional). Nota: Un documento
puede estar en papel, en microforma o en un soporte magntico o electrnico de
cualquier otro tipo. Puede incluir cualquier combinacin de texto, datos, grficos,
sonido, animaciones o cualquier otra clase de informacin. Un solo documento puede
estar formado por uno o varios objetos de datos. Nota: Los documentos se diferencian
de los documentos de archivo en varias cuestiones esenciales. Vase documento de
archivo. [MoReq]<hr/>Informacin y su medio de soporte. [ISO
9000]<hr/>Informacin u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad
(Nota: El ingls posee tres trminos distintos documents, records y archives-para
designar lo que en castellano, como en el resto de lenguas latinas cuenta con una
nica voz (documentos). As, document es el equivalente de documento en su
significado genrico, como mera informacin registrada. Por el contrario, los
trminos records y archives designan de manera especfica a aquellos documentos
producidos como prueba y reflejo de las actividades de la organizacin que los ha
creado, reservndose el empleo de este ltimo a los documentos de carcter histrico.
Por todo ello, la pauta seguida en la traduccin es la del empleo del trmino
documento en todos los casos; los posible problemas de polisemia que pudieran
presentarse ocasionalmente, han sido resueltos de la manera usualmente seguida en
castellano: mediante la adjetivacin o calificacin del trmino all cuando se pudiera

ver como conveniente. [ISO 15489-1]
151*Documento de archivo*Record*Testimonio y prueba de un hecho o de una accin,
dentro de la gestin institucional o personal y conservado para su uso, que puede
estar constituido por una sola unidad documental o por varias formando un
expediente, en cualquier soporte, incluido el electrnico. Adaptacin de la definicin
de unidad documental de ARCHIVOS municipales: propuesta de cuadro de
clasificacin de fondos de ayuntamientos. Madrid: ANABAD, etc, 1996, p. 15.
[MESA]<hr/>Documento o documentos elaborados o recibidos por una persona u
organizacin en el curso de su actividad y conservados por esa persona u
organizacin. Fuente: Adaptado de la especificacin funcional de la Public Record
Office. Nota: Tambin se pueden aplicar definiciones nacionales. Nota: Un
documento de archivo puede constar de uno o varios documentos (como sucede
cuando un documento tiene anexos) y estar en cualquier soporte y formato. Adems
del contenido del documento o los documentos, debe incluir informacin contextual
y, cuando proceda, estructural (esto es, informacin que describa los componentes del
documento de archivo). Una caracterstica esencial de un documento de archivo es
que no se puede modificar. [MoReq]<hr/>Unidad de informacin mnima grabada en
cualquier soporte, producida por un agente en el ejercicio de sus funciones, que
constituye el testimonio material de una o varias acciones o hechos (de naturaleza
jurdica o no). En el modelo conceptual de descripcin archivstica de la CNEDA el
documento de archivo (o unidad documental simple) pertenece al subtipo unidad
documental del tipo de entidad documentos de archivo. [NEDA]<hr/>Informacin
registrada en cualquier soporte y forma, producida (emitida o recibida) y conservada
por cualquier institucin o persona en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo
de su actividad [ISDF]
151*Documento electrnico**Toda representacin de un hecho, imagen o idea que
sea creada, enviada, comunicada o recibida (por una persona o institucin) por
medios electrnicos y almacenada de un modo idneo para permitir su uso posterior.
Definicin salvo lo expresado entre parntesis-recogida de la Ley n 19.799 sobre
documentos electrnicos, firma electrnica y servicios de certificacin de dicha firma
de Chile. Diario Oficial de 12 de abril de 2002. [MESA]<hr/>Un documento en
forma electrnica. Nota: El trmino documento electrnico no se refiere
nicamente a los documentos de texto que se suelen crear con procesadores de texto,
sino que tambin comprende los mensajes de correo electrnico, las hojas de clculo,
los grficos e imgenes, los documentos HTML o XML y los documentos
compuestos, multimedia o de otros tipos, de uso en oficinas.
[MoReq]<hr/>Informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica, archivada
en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de
identificacin y tratamiento diferenciado. [Ley 11/2007 ENI]
151*Documento electrnico de archivo**Documento de archivo generado y
conservado electrnicamente. [MESA]<hr/>Un documento de archivo en forma

electrnica. Nota: Puede estar en forma electrnica porque se ha creado mediante un
programa informtico de aplicacin o bien porque se ha digitalizado, por ejemplo,
cuando se ha escaneado a partir de un documento en papel o de una microforma.
[MoReq]
151*Documentos*Records*Informacin
creada o recibida, conservada como informacin y prueba, por una organizacin o un
individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales.
[ISO 15489-1]
151*Documentos de archivo (tipo de entidad)**Agrupacin documental (fondo,
grupo de fondos, serie, coleccin, etc.), unidad documental simple o componente
documental. En el modelo conceptual de descripcin archivstica de la CNEDA los
documentos de archivo constituyen un tipo de entidad. [NEDA]
151*Eficacia**Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se
alcanzan los resultados planificados. [ISO 9000]
151*Eficiencia**Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. [ISO
9000]
151*Electrnic**En el contexto de la presente especificacin, electrnico es
sinnimo de digital. Nota: Si bien las grabaciones analgicas se pueden considerar
electrnicas, en el marco de la presente especificacin no se admiten como tales, pues
no se pueden almacenar en un sistema informtico a menos que se conviertan a su
forma digital. De ello se desprende que, de acuerdo con la terminologa de la presente
especificacin, los documentos de archivo analgicos slo se pueden almacenar como
documentos de archivo tradicionales. [MoReq]
151*Eliminaci**Proceso de destruccin o borrado de documentos electrnicos de
archivo de forma que no sea posible reconstruccin alguna. Definicin del trmino
DESTRUCCIN del vocabulario de MOREQ: Modelo de requisitos para la gestin
de documentos electrnicos: especificacin MoReq. Bruxelles, Luxembourg: CECA;
CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2004]. Disponible en internet
en<http://www.cultura.mcd.es/archivos/oa/pdf/moreq.pdf>. [MESA]
151*Encriptaci**Mtodo o sistema empleado para encriptar un texto, entendiendo
por encriptar la tcnica de transformar un mensaje inteligible en otro que slo puedan
entender las personas autorizadas a ello. [MESA]
151*Entidad**Cualquier objeto real o abstracto que existe, ha existido o puede llegar
a existir. [NEDA]<hr/>Cualquier cosa abstracta o concreta que existe, ha existido o
puede existir incluyendo asociaciones entre estas cosas. [ISO 23081-2]
151*Entorno tcnico**Metadato de uso. Este elemento contiene la informacin sobre
el entorno tcnico necesario para utilizar la entidad. En el nivel de agrupacin inferior

de las entidades-documento, esto incluye informacin sobre el formato, requisitos del
descifrado y cualquier tecnologa de apoyo requerida. [ISO 23081-2]
151*Espacios comunes o ventanillas nicas**Modos o canales (oficinas integradas,
atencin telefnica, pginas en Internet y otros) a los que los ciudadanos pueden
dirigirse para acceder a las informaciones, trmites y servicios pblicos determinados
por acuerdo entre varias Administraciones. [Ley 11/2007]
151*Especificacin**Documento que establece requisitos. [ISO 9000]
151*Especificacin formalizada**Aquellas especificaciones que o bien son normas
en el sentido de la Directiva 98/34 o bien proceden de consorcios de la industria u
otros foros de normalizacin. [ENI]
151*Especificacin tcnica**Una especificacin que figura en un documento en el
que se definen las caractersticas requeridas de un producto, tales como los niveles de
calidad, el uso especfico, la seguridad o las dimensiones, incluidas las prescripciones
aplicables al producto en lo referente a la denominacin de venta, la terminologa, los
smbolos, los ensayos y mtodos de ensayo, el envasado, el marcado y el etiquetado,
as como los procedimientos de evaluacin de la conformidad. [ENI]
151*Esquema*Schema*Plan lgico que
muestra las relaciones entre los distintos elementos del conjunto de metadatos,
normalmente mediante el establecimiento de reglas para su uso y gestin y
especficamente respecto a la semntica, la sintaxis y la obligatoriedad de los valores.
[ISO 23081-1]
151*Esquema de codificacin*Encoding
scheme*Lista controlada de todos los valores aceptables en lenguaje natural o
cadena de caracteres formateada con una sintaxis concreta, diseados para su
procesamiento automatizado. [ISO 23081-1]
151*Esquema de metadatos**Instrumento que define la incorporacin y gestin de
los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrnicos a lo
largo de su ciclo de vida. [ENI]
151*Estndar**Vase norma. [ENI]
151*Estndar abierto**ENI Aqul que rene las siguientes condiciones:a) Que sea
pblico y su utilizacin sea disponible de manera gratuita o a un coste que no
suponga una dificultad de acceso,b) Que su uso y aplicacin no est condicionado al
pago de un derecho de propiedad intelectual o industrial. [Ley 11/2007]
151*Estructura de la organizacin**Disposicin de responsabilidades, autoridades y
relaciones entre el personal. [ISO 9000]
151*Estructura del documento electrnico de archivo**Relacin que existe entre los

elementos lgicos que constituyen el documentoelectrnico. Enlaza el contexto y el
contenido de forma que hace evidente el primero y contribuye a que los usuarios
entiendan el documento. Puede estar incluida en el documento o ser aadida como
una entidad separada. Adaptacin libre de la definicin de la Gua de la informacin
electrnica: cmo tratar los datos legibles por mquina y la documentacin
electrnica. Luxemburgo: DLM-FORUM. Electronic Records; Oficina de las
publicaciones oficiales de las Comunidades Europeas, 1997. [Consulta de junio de
2004]. (Traduccin al espaol de Jos Mara Fernndez Hevia, 2000). Disponible en
internet en http://www.jazzfree.com/jazz8/jmhgevia y de: SHEPHERD, Elizabeth,
YEO, Geoffrey, Managing records. A handbook of principles and practice. London:
Facet, 2004, pp. 10-11. [MESA]
151*Expediente**(slo en esta especificacin) Unidad organizada de documentos de
archivo reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso
de organizacin archivstica, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto
(Trmino original file, que no tiene equivalente en castellano. En la versin
original en ingls este trmino no se define N.delT-) Fuente: definicin de
expediente de la versin castellana de ISAD (G) (ISAD (G): Norma Internacional
General de Descripcin Archivstica: Adoptada por el Comit de Normas de
Descripcin, estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999/ [Versin espaola de
Asuncin Navascus Benlloch].-2 ed. Madrid: Subdireccin General de los
Archivos Estatales, 2000. -N.del T-). Nota: el trmino original file se refiere a la
primera agrupacin lgica de documentos de archivo, independientemente del criterio
con que se haya formado. Se refiere por lo tanto a un tipo de agrupacin documental
para la que no existe un trmino equivalente en castellano. Por lo tanto, hemos optado
por utilizar el trmino expediente en el sentido amplio con que se ha utilizado en la
traduccin de la norma ISAD (G). Adems, hay que sealar que file en esta
especificacin es una agrupacin necesaria, previa a la clasificacin. Por ello, aunque
normalmente una serie o una subserie deben considerarse, en el marco de esta
especificacin, como la clase ms pequea, cuando una serie o subserie est
compuesta de unidades documentales simples, el trmino file las incluira -N. del
T.-) (1) En solitario, este trmino har referencia tanto a los expedientes electrnicos
como a los expedientes tradicionales. (2) Acompaado de modificadores, como
sucede, por ejemplo, con expediente electrnico o con expediente tradicional, se
aplicar la definicin correspondiente. [MoReq]
151*Expediente electrnico**Conjunto de documentos electrnicos de archivo
tramitados con arreglo a un mismo procedimiento relacionados entre s por medios
electrnicos. Nota: Este trmino se emplea a menudo en sentido amplio para designar
los volmenes electrnicos. Las relaciones a las que se alude vienen establecidas por
el procedimiento administrativo. Adaptacin de la definicin de MOREQ: Modelo de
requisitos para la gestin de documentos electrnicos: especificacin MoReq.
Bruxelles, Luxembourg: CECA; CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2004].
Disponible en internet en http://www.cultura.mcd.es/archivos/oa/pdf/moreq.pdf.
[MESA]<hr/>Conjunto de documentos electrnicos de archivo relacionados entre s.

Fuente: Especificacin funcional de electronic file de la Public Record Office.
Nota: Este trmino se emplea a menudo en sentido amplio para designar los
volmenes electrnicos. [MoReq]
151*Expediente mixto**Un conjunto de documentos de archivo, electrnicos y
tradicionales, relacionados entre s, y conservados en parte en soporte electrnico, en
el marco del SGDEA, y en parte como expediente tradicional fuera del SGDEA.
Fuente: Definicin de hybrid file en la especificacin funcional de la Public
Record Office. [MoReq]
151*Exportacin**Proceso de elaboracin de una copia de expedientes electrnicos
completos para su incorporacin a otro sistema. Nota: A diferencia de lo que sucede
en la transferencia, tras la exportacin los expedientes siguen en el SGDEA. [MoReq]
151*Extracto**Un documento electrnico de archivo en el que se han realizado a
partir de otro ciertas modificaciones dirigidas a eliminar u ocultar, pero no a aadir ni
modificar, el contenido ya existente. Nota: A menudo, estos cambios se deben a la
existencia de restricciones en la revelacin de informacin. As, un documento de
archivo no se podr consultar hasta que se hayan ocultado o eliminado los nombres
de las personas. En este caso, se crea un extracto del documento de archivo en el que
los nombres pasan a ser ilegibles. Este proceso de ocultacin puede denominarse
disociacin de datos. Basado en MOREQ: Modelo de requisitos para la gestin de
documentos electrnicos: especificacin MoReq. Bruxelles, Luxembourg: CECA;
CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2 04]. Disponible en internet en
http://www.cultura.mcd.es/archivos/oa/pdf/moreq.pdf. [MESA]<hr/>(de un
documento de archivo) Copia de un documento de archivo en la que se han realizado
ciertas modificaciones dirigidas a eliminar u ocultar, pero no a aadir ni modificar, el
contenido ya existente. Fuente: Definicin de instance en la especificacin
funcional de la Public Record Office. Nota: A menudo, estos cambios se deben a la
existencia de restricciones en la revelacin de informacin. As, un documento de
archivo no se podr consultar hasta que se hayan ocultado o eliminado los nombres
de las personas. En este caso, se crea un extracto del documento de archivo en el que
los nombres pasan a ser ilegibles. Este proceso de ocultacin puede denominarse
disociacin de datos. [MoReq]
151*Familia**Se entiende por tal la agrupacin de procedimientos administrativos
atendiendo a criterios genricos de similitud por razn de esquema de tramitacin,
documentacin de entrada y salida e informacin, dejando al margen criterios de
semejanza en la materia objeto del procedimiento, rgano competente, u otra
informacin anloga. [ENI]
151*Familias**Personas relacionadas por matrimonio, nacimiento, adopcin u otra
situacin jurdica similar, o bien por presentarse ellos mismos como una familia. En
el modelo conceptual de descripcin archivstica de la CNEDA la familia constituye
un subtipo del tipo de entidad agente [NEDA]

151*Fecha(s) de acumulacin**Fecha en que un documento de archivo es
incorporado en un fondo, grupo de fondos, serie o coleccin por uno o varios agentes
en calidad de productor o coleccionista(s) (denominada fecha de acumulacin de un
documento de archivo); Fecha o rango de fechas en que se forma una agrupacin
documental por uno o varios agentes en calidad de productor(es) o coleccionista(s)
(denominada fecha(s) de acumulacin de una agrupacin documental). [NEDA]
151*Fecha(s) de creacin**Fecha en que un documento de archivo es realizado por
uno o varios agentes en calidad de autor(es) (denominada fecha de creacin de un
documento de archivo); Fecha o rango de fechas comprendido entre la fecha de
creacin del documento de archivo ms antiguo y la del ms reciente de una
agrupacin documental (denominada fecha(s) de creacin de los documentos de
archivo de una agrupacin documental). [NEDA]
151*Firma electrnica**Conjunto de datos en forma electrnica, consignados junto a
otros o asociados funcionalmente con ellos, que pueden ser utilizados como medio de
identificacin del firmante. Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica.
BOE n 304, de 20 de diciembre de 2003, art. 3.1. [MESA]<hr/>Segn el artculo 3
de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrnica, conjunto de datos en
forma electrnica, consignados junto a otros o asociados funcionalmente con ellos,
que pueden ser utilizados como medio de identificacin del firmante. [Ley 11/2007
ENI ENS]
151*Firma electrnica avanzada**Es la firma electrnica que permite identificar al
firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que est
vinculada al firmante de manera nica y a los datos a que se refiere y que ha sido
creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control. Ley
59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica. BOE n 304, de 20 de diciembre
de 2003, art. 3.2. [MESA]<hr/>Segn el artculo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de
diciembre, de Firma Electrnica, firma electrnica que permite identificar al
firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que est
vinculada al firmante de manera nica y a los datos a que se refiere y que ha sido
creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control. [Ley
11/2007]
151*Firma electrnica reconocida**Es la firma electrnica avanzada basada en un
certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creacin de
firma. Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica. BOE n 304, de 20 de
diciembre de 2003, art. 3.3. [MESA]
151*Firma electrnica reconocida**Segn el artculo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de
diciembre, de Firma Electrnica, firma electrnica avanzada basada en un
certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creacin de
firma. [Ley 11/2007]
151*Flujos de procedimiento electrnico**Relaciones, definidas por reglas, entre las

tareas de un proceso que se desarrollen en soportes, medios y aplicaciones
electrnicos, informticos y telemticos. Adaptacin libre de la definicin de FLUJO
en ESTROFA V1.1.: Especificaciones para el tratamiento de flujos automatizados.
[MESA]
151*Fondo**Conjunt de documentos producidos por un agente en el ejercicio de sus
funciones (productor de fondo). En el modelo conceptual de descripcin archivstica
de la CNEDA el fondo constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de
archivo. [NEDA]
151*Formato**Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de
intercambiar o almacenar datos en memoria. [ENI]
151*Formato electrnico**Disposicin y codificacin particular de los datos
contenidos en un documento electrnico en el momento de su creacin. DAZ
RODRGUEZ, Alfonso. Administracin electrnica y gestin de archivos. En
Documentos electrnicos en la Administracin. Regulacin jurdica y gestin
archivstica. Murcia, 2002. [MESA]
151*Fraccin de serie/subserie**Conjunto de documentos de una serie o subserie,
normalmente correlativos, conservados en una o varias unidades de instalacin. En el
modelo conceptual de descripcin archivstica de la CNEDA la fraccin de
serie/subserie constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de archivo.
[NEDA]
151*Funcin*Function*Responsabilidad u
objetivo principal asumido por la sociedad o realizado por un agente, e integrado por
un conjunto de actividades o procesos. En el modelo conceptual de descripcin
archivstica de la CNEDA la funcin constituye un subtipo del tipo de entidad
funcin y sus divisiones. [NEDA]<hr/>Cualquier objetivo de alto nivel,
responsabilidad o tarea asignada a una institucin por la legislacin, poltica o
mandato. Las funciones pueden dividirse en conjuntos de operaciones coordinadas
como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones. [ISDF]
151*Funcin y sus divisiones**Funcin, divisin de funcin, actividad/proceso o
accin, realizada por uno o varios agentes y testimoniada en los documentos de
archivo. En el modelo conceptual de descripcin archivstica de la CNEDA la funcin
y sus divisiones constituyen un tipo de entidad. [NEDA]
151*Gestin**Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.
[ISO 9000]
151*Gestin de documentos*Records
management*Gestin documental. rea de gestin responsable de un control
eficaz y sistemtico de la creacin, la recepcin, el mantenimiento, el uso y la
disposicin de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en

forma de documentos, la informacin y prueba de las actividades y operaciones de la
organizacin. [ISO 15489-1]
151*Gestin de documentos electrnicos de archivo / gestin documental
electrnica**Conjunto de procedimientos y operaciones que pretenden el
establecimiento de normas y directrices sobre la creacin y tratamiento de
documentos electrnicos de archivo y su conservacin. PREZ ALMANSA, Luis;
Daz Rodrguez, Alfonso. Documentos electrnicos en la Administracin. Relacin
jurdica y gestin archivstica. Murcia: Consejera de Educacin y Cultura, 2002.
[MESA]
151*Gestin de incidentes**Plan de accin para atender a las incidencias que se den.
Adems de resolverlas debe incorporar medidas de desempeo que permitan conocer
la calidad del sistema de proteccin y detectar tendencias antes de que se conviertan
en grandes problemas. [ENS]
151*Gestin de riesgos**Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organizacin con respecto a los riesgos. [ENS]
151*Gestin documental**Conjunto de actividades/procesos tcnicos aplicados a los
documentos de archivo a lo largo de su existencia al objeto de mantener de manera
continuada su carcter de fidedignos y constituir as evidencia del contexto en el que
se originaron. [NEDA]
151*Gestin electrnica de expedientes**Conjunto de actuaciones realizadas
mediante tcnicas electrnicas, informticas o telemticas encaminadas a controlar la
fase de produccin de los documentos generados a partir de un procedimiento por
medios convencionales o electrnicos. [MESA]
151*Gestor documental**Agente responsable o implicado en la gestin documental.
[NEDA]
151*Grupo de fondos**Conjunto de fondos -cada uno de ellos producido por un
agente diferente (productor de fondo)-cuyos productores estn vinculados por realizar
unas funciones similares o por mantener relaciones familiares. El grupo de fondos no
se aplica a las distintas clases que forman parte de los cuadros de clasificacin de
fondos y colecciones de los Archivos. En el modelo conceptual de descripcin
archivstica de la CNEDA el grupo de fondos constituye un subtipo del tipo de
entidad documentos de archivo. [NEDA]
151*Habilitacin**Vase habilitacin de seguridad. [MoReq]
151*Habilitacin de seguridad**Uno o varios trminos asociados a un usuario que
definen los niveles de seguridad a los que tiene acceso el usuario. [MoReq]
151*Herramientas genricas**Instrumentos y programas de referencia, compartidos,

de colaboracin o componentes comunes y mdulos similares reutilizables que
satisfacen las necesidades comunes en los distintos mbitos administrativos. [ENI]
151*Imagen electrnica**Resultado de aplicar un proceso de digitalizacin a un
documento. [ENI]
151*Incidente de seguridad**Suceso inesperado o no deseado con consecuencias en
detrimento de la seguridad del sistema de informacin. [ENS]
151*ndice electrnico**Relacin de documentos electrnicos de un expediente
electrnico, firmada por la Administracin, rgano o entidad actuante, segn proceda
y cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir su
recuperacin siempre que sea preciso. [ENI]
151*Indizacin*Indexing*Proceso por el
que se establecen puntos de acceso para facilitar la recuperacin de documentos o
informacin. [ISO 15489-1]
151*Informacin**Datos que poseen significado. [ISO 9000]
151*Infraestructura**Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el
funcionamiento de la organizacin. [ISO 9000]
151*Infraestructuras y servicios comunes**Instrumentos operativos que facilitan el
desarrollo y despliegue de nuevos servicios, as como la interoperabilidad de los
existentes, creando escenarios de relacin multilateral y que satisfacen las
necesidades comunes en los distintos mbitos administrativos; son ejemplos la Red
de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas, la red transeuropea
sTESTA, la plataforma de verificacin de certificados electrnicos. [ENI]
151*Institucin*Corporate
body*Organizacin o grupo de personas identificado por un nombre propio y
que acta, o puede actuar, como una unidad, o bien un cargo institucional
desempeado por una persona. En el modelo conceptual de descripcin archivstica
de la CNEDA la institucin constituye un subtipo del tipo de entidad agente.
[NEDA]<hr/>Organizacin o grupo de personas, identificado por un nombre propio y
que acta o puede actuar como una entidad. Tambin incluye a una persona que acte
en el ejercicio de su cargo institucional. [ISDF]
151*Integridad**Propiedad o caracterstica consistente en que el activo de
informacin no ha sido alterado de manera no autorizada. [ENS]
151*Integridad del documento electrnico de archivo**Existencia completa e
inalterada del documento electrnico de archivo. Basada en: MORO CABERO,
Manuela: La gestin de documentos electrnicos en la Norma ISO 15849 sobre
gestin de documentos administrativos. Tbula: Revista de Archivos de Castilla y

Len, n 5, 2002, p. 122. LASO BALLESTEROS, Isidro. Estrategias de preservacin
de documentos digitales. Tabula: revista de archivos de Castilla y Len, n 5. 2002,
pp. 134. PREZ ALMANSA, Luis; Daz Rodrguez, Alfonso: Documentos
electrnicos en la Administracin. Relacin jurdica y gestin archivstica. Murcia:
Consejera de Educacin y Cultura, 2002. [MESA]
151*Interoperabilidad**Capacidad de los sistemas de informacin, y por ende de los
procedimientos a los que stos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el
intercambio de informacin y conocimiento entre ellos. [Ley 11/2007 ENI]
151*Interoperabilidad en el tiempo**Es aquella dimensin de la interoperabilidad
relativa a la interaccin entre elementos que corresponden a diversas oleadas
tecnolgicas; se manifiesta especialmente en la conservacin de la informacin en
soporte electrnico. [ENI]
151*Interoperabilidad organizativa**Es aquella dimensin de la interoperabilidad
relativa a la capacidad de las entidades y de los procesos a travs de los cuales llevan
a cabo sus actividades para colaborar con el objeto de alcanzar logros mutuamente
acordados relativos a los servicios que prestan. [ENI]
151*Interoperabilidad semntica**Es aquella dimensin de la interoperabilidad
relativa a que la informacin intercambiada pueda ser interpretable de forma
automtica y reutilizable por aplicaciones que no intervinieron en su creacin. [ENI]
151*Interoperabilidad tcnica**Es aquella dimensin de la interoperabilidad relativa
a la relacin entre sistemas y servicios de tecnologas de la informacin, incluyendo
aspectos tales como las interfaces, la interconexin, la integracin de datos y
servicios, la presentacin de la informacin, la accesibilidad y la seguridad, u otros de
naturaleza anloga. [ENI]
151*Inventario**(en la presente especificacin) Lista formada por los ttulos de los
expedientes existentes dentro los niveles ms bajos del cuadro de clasificacin.
[MoReq]
151*Licencia Pblica de la Unin Europea**(European Union Public LicenceEUPL): Licencia adoptada oficialmente por la Comisin Europea en las 22 lenguas
oficiales comunitarias para reforzar la interoperabilidad de carcter legal mediante un
marco colectivo para la puesta en comn de las aplicaciones del sector pblico. [ENI]
151*Lista de servicios de confianza (TSL)**Lista de acceso pblico que recoge
informacin precisa y actualizada de aquellos servicios de certificacin y firma
electrnica que se consideran aptos para su empleo en un marco de interoperabilidad
de las Administraciones pblicas espaolas y europeas. [ENI]
151*Lugar**Un espacio determinado. En el modelo conceptual de descripcin
archivstica de la CNEDA el lugar constituye un tipo de entidad. [NEDA]

151*Manual de calidad**Documento que especifica el sistema de gestin de la
calidad. [ISO 9000]
151*Marca de tiempo**La asignacin por medios electrnicos de la fecha y, en su
caso, la hora a un documento electrnico. [ENI]
151*Medidas de seguridad**Conjunto de disposiciones encaminadas a protegerse de
los riesgos posibles sobre el sistema de informacin, con el fin de asegurar sus
objetivos de seguridad. Puede tratarse de medidas de prevencin, de disuasin, de
proteccin, de deteccin y reaccin, o de recuperacin. [ENS]<hr/>Accin o
procedimientos destinados a garantizar la seguridad de un documento electrnico de
archivo. AYALA, Marta Stiefel; AYALA, Reynaldo; LAU, Jess.Technical dictionary
of library and information sciencia: english/spanish, spanish/english.....New
York&London: Garland Publishing, 1993). [MESA]
151*Medio electrnico**Mecanismo, instalacin, equipo o sistema que permite
producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones; incluyendo
cualesquiera redes de comunicacin abiertas o restringidas como Internet, telefona
fija y mvil u otras. [Ley 11/2007 ENI]
151*Mejora continua**Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir
los requisitos. [ISO 9000]
151*Metadato**Dato que define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de
metadatos segn su aplicacin. [ENI]
151*Metadato de gestin de documentos**Informacin estructurada o
semiestructurada que hace posible la creacin, gestin y uso de documentos a lo largo
del tiempo en el contexto de su creacin. Los metadatos de gestin de documentos
sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a
las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y
utilizan. [ENI]
151*Metadatos*Metadata*Datos presentes
o asociados en cualquier documento electrnico que describen el contexto, estructura,
contenido, calidad, condicin y otras caractersticas esenciales de los datos, y
permiten su localizacin, inteligibilidad y uso. Adaptacin libre de la definicin de
documento electrnico de: Guide pour la gestion archivistique des documents
lectroniques. Paris: Conseil International des Archives, 1997, p. 26.
[MESA]<hr/>(en el contexto de gestin de documentos de archivo) Informacin
estructurada o semiestructurada que permite la creacin, la gestin y la utilizacin de
documentos de archivo a lo largo del tiempo, tanto dentro de los mbitos en que se
crearon como entre ellos. Fuente: Definicin de trabajo del Archiving Metadata
Forum (http://www.archiefschool.nl/amf). Nota: La distincin entre datos y
metadatos puede resultar algo confusa. As, por lo general parece evidente que los
datos esenciales utilizados en la indexacin de un documento de archivo (ttulo,
fecha, etc.) forman parte de los metadatos del documento de archivo; en cambio, la
pista de auditora de un documento de archivo y la norma de conservacin se pueden
considerar tanto datos como metadatos, dependiendo del contexto. Por ejemplo, se
pueden definir distintos tipos de metadatos en relacin con la indexacin, la
conservacin, la presentacin, etc. Estas caractersticas del uso de los metadatos
quedan fuera del mbito de aplicacin de la especificacin MoReq.
[MoReq]<hr/>Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los
documentos y su gestin a lo largo del tiempo. [ISO 15489-1]
151*Metadatos para la gestin de documentos**Informacin estructurada o semiestructurada que permite la creacin, gestin y uso de los documentos a lo largo del
tiempo y entre diferentes dominios. [ISO 23081-2]
151*Migracin*Migration*Resultado de la
accin de cambiar el medio de almacenamiento y/o los caracteres externos del
documento, dejando intactos los caracteres internos y conservando la veracidad y la
autenticidad del documento. Versin de la entrada Convert records de: GENESIS and
preservation of an agencys archival fonds. Glossary . [Consulta de octubre de 2003].
Disponible en internet en http://www.interpares.org/UBCProject/gloss.htm.
[MESA]<hr/>Accin de trasladar documentos de un sistema a otro, manteniendo la
autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos. Vase
conversin. [ISO 15489-1]
151*Modelo conceptual de descripcin archivstica**Representacin de la realidad a
un alto nivel de abstraccin en el que quedan descritos los tipos de entidad
archivsticos, sus relaciones y atributos. [NEDA]
151*Modelo conceptual; modelo de datos conceptual**Modelo de datos que
representa un visin abstracta del mundo real. [ISO 23081-2]
151*Modelo de datos**Conjunto de definiciones (modelo conceptual),
interrelaciones (modelo lgico) y reglas y convenciones (modelo fsico) que permiten
describir los datos para su intercambio. [ENI]
151*Momento de la configuracin**Punto del ciclo de vida del SGDEA en que ste
se instala y se fijan sus parmetros. [MoReq]
151*Nivel de resolucin:**Resolucin espacial de la imagen obtenida como
resultado de un proceso de digitalizacin. [ENI]
151*Nivel de seguridad**Tcnicas de control electrnico para cumplir las normas
que rigen el acceso a ste. [MESA]<hr/>Uno o varios trminos asociados a un
documento de archivo que definen las normas que rigen el acceso a ste. Nota: Los
niveles de seguridad se suelen asignar a escala nacional o de organizacin. Algunos
ejemplos de niveles de seguridad utilizados en los organismos pblicos de gran parte

de Europa son: Mximo secreto, Secreto, Confidencial, Acceso restringido,
Desclasificado. A veces, complementan estas categoras trminos como
Reservado a la UEO o Reservado para el personal en plantilla. Nota: No es un
trmino de uso corriente. [MoReq]
151*Nodo de interoperabilidad**Organismo que presta servicios de interconexin
tcnica, organizativa y jurdica entre sistemas de informacin para un conjunto de
Administraciones Pblicas bajo las condiciones que stas fijen. [ENI]
151*Norma**Especificacin tcnica aprobada por un organismo de normalizacin
reconocido para una aplicacin repetida o continuada cuyo cumplimiento no sea
obligatorio y que est incluida en una de las categoras siguientes:a) norma
internacional: norma adoptada por una organizacin internacional de normalizacin y
puesta a disposicin del pblico,b) norma europea: norma adoptada por un organismo
europeo de normalizacin y puesta a disposicin del pblico,c) norma nacional:
norma adoptada por un organismo nacional de normalizacin y puesta a disposicin
del pblico. [ENI]<hr/>Disposicin que regula la existencia de uno o varios agentes,
las funciones que stos realizan, o los documentos de archivo. En el modelo
conceptual de descripcin archivstica de la CNEDA la norma constituye un tipo de
entidad. [NEDA]
151*Norma de conservacin**Conjunto de instrucciones asignadas a una clase o
expediente que determinan el perodo de tiempo que es preciso que la organizacin
conserve los documentos de archivo por motivos relacionados con su actividad, as
como el destino final de los documentos de archivo una vez haya finalizado dicho
periodo. Fuente: Adaptado de la definicin de disposal schedule de la
especificacin funcional de la Public Record Office. Nota: la recopilacin de normas
de conservacin que afectan a un fondo documental se denomina calendario de
conservacin. (N. del T.). [MoReq]
151*Organitzacin**Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de
responsabilidades, autoridades y relaciones [ISO 9000]
151*PDF**Formato de documento cuyas siglas corresponden en ingls a: Portable
Document Format. Nota: Este formato es propiedad de Adobe Inc., pero su uso est
muy extendido. Su inclusin en el presente glosario no indica ninguna preferencia por
este formato. [MoReq]
151*Perfil**Suma de permisos funcionales concedidos a un subconjunto predefinido
de usuarios. Fuente: Especificacin funcional de la Public Record Office. [MoReq]
151*Persona**Individuo de la especie humana. En el modelo conceptual de
descripcin archivstica de la CNEDA la persona constituye un subtipo del tipo de
entidad agente. [NEDA]
151*Pista de auditoria**Informacin sobre las transacciones u otras actividades que

hayan influido o modificado entidades, como, por ejemplo, los elementos de
metadatos, y que aporta detalles suficientes para permitir la reconstruccin de la
actividad anterior. Nota: Habitualmente, la pista de auditora est formada por una o
ms listas, o bien por una base de datos que puede visualizarse en ese formato.
Cuando se trata de transacciones informatizadas, un sistema informtico genera tales
listas; cuando se trata de actividades manuales, la lista se elabora de forma manual.
En la presente especificacin se trata sobre todo el primer caso. [MoReq]
151*Poltica de firma electrnica**Conjunto de normas de seguridad, de
organizacin, tcnicas y legales para determinar cmo se generan, verifican y
gestionan firmas electrnicas, incluyendo las caractersticas exigibles a los
certificados de firma. [ENI ENS]
151*Poltica de gestin de documentos electrnicos**Orientaciones o directrices que
define una organizacin para la creacin y gestin de documentos autnticos, fiables
y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le
son propias. La poltica se aprueba al ms alto nivel dentro de la organizacin, y
asigna responsabilidades en cuanto a la coordinacin, aplicacin, supervisin y
gestin del programa de tratamiento de los documentos a travs de su ciclo de vida.
[ENI]
151*Poltica de seguridad**Conjunto de directrices plasmadas en documento escrito,
que rigen la forma en que una organizacin gestiona y protege la informacin y los
servicios que considera crticos. [ENS]
151*Presentacin**Manifestacin de un documento electrnico de archivo,
representado de forma que permite que los usuarios lo consulten. Nota: Puede incluir
la visualizacin en pantalla, la impresin y las presentaciones impresas, sonoras o
multimedia. Nota: La naturaleza exacta de la presentacin se puede ver afectada por
el entorno de software y hardware. Suele ocurrir que en distintas presentaciones del
mismo documento de archivo se observen variaciones en detalles como el tamao de
las fuentes, los finales de lnea, la paginacin, la resolucin, la profundidad de bits, el
espacio cromtico, etc. En general, tales diferencias resultan aceptables; sin embargo,
a veces es preciso sopesar sus posibles efectos caso por caso. De cualquier modo,
tales consideraciones superan el alcance de la presente especificacin. [MoReq]
151*Presentar**Proceso de elaboracin de una presentacin. [MoReq]
151*Prestador de actividad de servicio**Cualquier persona fsica o jurdica que
ofrezca o preste una actividad de servicio. [Ley 11/2007]
151*Principios bsicos de seguridad**Fundamentos que deben regir toda accin
orientada a asegurar la informacin y los servicios. [ENS]
151*Procedencia*Provenance*Relacin
existente entre los documentos de archivo y los agentes productores (procedencia

orgnica). Tambin es la relacin entre los documentos de archivo y las funciones que
originan la necesidad de tales documentos (procedencia funcional).
[NEDA]<hr/>Relacin existente entre los documentos de archivo y las instituciones o
personas que los produjeron, acumularon, conservaron y utilizaron en el desarrollo de
su actividad institucional o personal. Procedencia es tambin la relacin entre los
documentos de archivo y las funciones que generaron la necesidad de dichos
documentos. [ISDF]
151*Procedimiento**Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso. [ISO 9000]
151*Procedimiento administrativo**Proceso formal regulado jurdicamente para la
toma de decisiones por parte de las Administraciones pblicas para garantizar la
legalidad, eficacia, eficiencia, calidad, derechos e intereses presentes, que termina
con una resolucin en la que se recoge un acto administrativo; este proceso formal
jurdicamente regulado se implementa en la prctica mediante un proceso operativo
que coincide en mayor o menor medida con el formal. [ENI]
151*Procedimiento administrativo electrnico**Conjunto de actuaciones
administrativas que se desarrollen en soportes, medios y aplicaciones electrnicos,
informticos y telemticos. Adaptacin libre de Real Decreto 263/1996, de 16
febrero. Regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por
la Administracin General del Estado. [MESA]
151*Proceso**Conjunto organizado de actividades que se llevan a cabo para producir
a un producto o servicio; tiene un principio y fin delimitado, implica recursos y da
lugar a un resultado. [ENS]<hr/>Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactuan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. [ISO
9000]
151*Proceso de seguridad**Mtodo que se sigue para alcanzar los objetivos de
seguridad de la organizacin. El proceso se disea para identificar, medir, gestionar y
mantener bajo control los riesgos a que se enfrenta el sistema en materia de
seguridad. [ENS]
151*Proceso operativo**& Conjunto organizado de actividades que se llevan a cabo
para producir un producto o servicio; tiene un principio y fin delimitado, implica
recursos y da lugar a un resultado. [ENI]
151*Producto**Resultado de un proceso. [ISO 9000]
151*Productor*Creator*Agente al que se
asigna, en un contexto archivstico concreto, la responsabilidad de crear o recibir
documentos de archivo, y de acumularlos, en el ejercicio de sus funciones. De
acuerdo con la entidad producida, puede hablarse de productor de fondo, productor
de divisin de fondo, productor(es) de serie, etc. [NEDA]<hr/>Cualquier institucin,

familia o persona que produjo, acumul y conserv documentos de archivo en el
desarrollo de su actividad institucional o personal. [ISDF]
151*Propietario**Agente que tiene derecho o facultad de poseer documentos de
archivo y puede disponer de ellos dentro de los lmites legales. [NEDA]
151*Proveedor**Organizacin o persona que proporciona un producto. [ISO 9000]
151*Proyecto**Proceso nico consistente en un conjunto de actividades coordinadas
y controladas con fechas de inicio y finalizacin, llevadas a cabo para lograr un
objetivo conforme con, requisitos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo,
costo y recursos. [ISO 9000]
151*Punto de acceso electrnico**Conjunto de pginas web agrupadas en un
dominio de Internet cuyo objetivo es y de servicios dirigidos a resolver necesidades
especficas de un grupo de personas o el acceso a la informacin y servicios de a una
institucin pblica. [Ley 11/2007]
151*Registre informtic**En el contexto de una base de datos, un registro es una
unidad de informacin formada por un conjunto de datos heterogneos agrupados en
torno a uno, denominado indicativo. Adaptacin de la definicin y explicacin que
aparece en MINGUET, Jess Mara; GARCA, Jos Maximino; MUOZ GARCA,
Manuel. Archivos, ficheros y bases de datos informticos. Zaragoza: Distresa, 1985,
pp. 13-14 y de: LUQUE RUIZ, Irene; ROMERO DEL CASTILLO, Juan Antonio;
GMEZ-NIETO, Miguel ngel. Ficheros: organizaciones clsicas para el
almacenamiento de la informacin. Crdoba: Servicio de Publicaciones de la
Universidad de Crdoba, 1998, p. 15. [MESA]
151*Registro*Registration*Acto por el que
se adjudica a un documento electrnico de archivo un identificador nico en el
momento de su entrada en el sistema. Nota: Esta operacin suele conllevar la
grabacin de metadatos importantes en un documento, como por ejemplo todos
los datos necesarios para la identificacin de las personas y actos en cuestin, as
como el contexto documental de los documentos de archivo (Glosario del proyecto
UBC-MAS). Adaptacin de MOREQ: Modelo de requisitos para la gestin de
documentos electrnicos:especificacin MoReq. Bruxelles, Luxembourg: CECA;
CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2004]. Disponible en internet en
http://www.cultura.mcd.es/archivos/oa/pdf/moreq.pdf. [MESA]<hr/>Acto por el que
se adjudica a un documento de archivo un identificador nico en el momento de su
entrada en el sistema. Fuente: ISO 15489 (proyecto de norma internacional. Nota:
Esta operacin suele conllevar la grabacin de metadatos importantes en un
registro, como por ejemplo todos los datos necesarios para la identificacin de las
personas y actos en cuestin, as como el contexto documental de los documentos de
archivo (Glosario del proyecto UBC-MAS). [MoReq]<hr/>Documento que presenta
resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. [ISO
9000]<hr/>Acto por el que se adjudica a un documento un identificador nico en el

momento de su entrada en el sistema. [ISO 15489-1]
151*Registro de autoridad*Authority
record*Forma autorizada del nombre de una entidad, combinada con otros
elementos informativos que permiten identificar y describir dicha entidad y que
pueden tambin remitir a otros registros de autoridad relacionados. [ISDF]
151*Relacin**Correspondencia, asociacin o vinculacin de cualquier tipo entre
entidades. [NEDA]
151*Remitente**Agente responsable del envo de una unidad documental. [NEDA]
151*Repositorio electrnico**Archivo centralizado donde se almacenan y
administran datos y documentos electrnicos, y sus metadatos. [ENI]
151*Requisito**Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u
obligatria. [ISO 9000]
151*Requisitos mnimos de seguridad**Exigencias necesarias para asegurar la
informacin y los servicios. [ENS]
151*Responsabilidad*Accountability*Rendicin de cuentas: Principio por el que
los individuos, las organizaciones y la sociedad son responsables de sus acciones y se
les puede solicitar una explicacin al respecto. [ISO 15489-1]
151*Riesgo**Estimacin del grado de exposicin a que una amenaza se materialice
sobre uno o ms activos causando daos o perjuicios a la organizacin. [ENS]
151*Seguridad de las redes y de la informacin**Es la capacidad de las redes o de
los sistemas de informacin de resistir, con un determinado nivel de confianza, los
accidentes o acciones ilcitas o malintencionadas que comprometan la disponibilidad,
autenticidad, integridad y confidencialidad de los datos almacenados o transmitidos y
de los servicios que dichas redes y sistemas ofrecen o hacen accesibles. [ENS]
151*Sellado de tiempo**ENI Acreditacin a cargo de un tercero de confianza de la
fecha y hora de realizacin de cualquier operacin o transaccin por medios
electrnicos. [Ley 11/2007]
151*Sello de tiempo**La asignacin por medios electrnicos de una fecha y hora a
un documento electrnico con la intervencin de un prestador de servicios de
certificacin que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del
documento. [ENI]
151*Serie**Conjunto de documentos, producidos por uno o varios agentes, que son
testimonio continuado de una o varias actividades o procesos. En el modelo

conceptual de descripcin archivstica de la CNEDA la serie constituye un subtipo
del tipo de entidad documentos de archivo. [NEDA]
151*Servicio de interoperabilidad**Cualquier mecanismo que permita a las
Administraciones pblicas compartir datos e intercambiar informacin mediante el
uso de las tecnologas de la informacin. [ENI]
151*Servicios acreditados**Servicios prestados por un sistema con autorizacin
concedida por la autoridad responsable, para tratar un tipo de informacin
determinada, en unas condiciones precisas de las dimensiones de seguridad, con
arreglo a su concepto de operacin. [ENS]
151*SGDE**Sistema de gestin de documentos electrnicos. Nota: En la presente
especificacin no se aborda la funcionalidad necesaria en un SGDE, aunque estos
sistemas se utilizan a menudo en estrecha integracin con los SGDEA. Para ms
informacin, vase la seccin 10.3. [MoReq]
151*SGDEA**Sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo. Nota: El
SGDEA difiere del SGDE en varios puntos clave. Para ms detalles, vase la seccin
10.3. [MoReq]
151*Sistema**Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactuan.
[ISO 9000]
151*Sistema de clasificacin*Classification
system*Vase clasificacin. [ISO 15489-1]
151*Sistema de descripcin archivstica**Sistema de informacin orientado al
control intelectual de los documentos de archivo, tanto en lo que respecta a la
descripcin por parte del archivero, como en lo referente a la bsqueda y localizacin
por parte del usuario de los documentos que sean de su inters. Un sistema de
descripcin archivstica siempre incluye representaciones de entidades del tipo
documentos de archivo y, opcionalmente, de entidades de otro tipo (agentes,
funciones, etc.). [NEDA]
151*Sistema de firma electrnica**Conjunto de elementos intervinientes en la
creacin de una firma electrnica. En el caso de la firma electrnica basada en
certificado electrnico, componen el sistema, al menos, el certificado electrnico, el
soporte, el lector, la aplicacin de firma utilizada y el sistema de interpretacin y
verificacin utilizado por el receptor del documento firmado. [Ley 11/2007]
151*Sistema de gestin**Sistema para establecer la poltica y los objetivos y para
lograr dichos objetivos. [ISO 9000]
151*Sistema de gestin de documentos*Records

system*Sistema de gestin documental. Sistema de informacin que
incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. [ISO
15489-1]
151*Sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo**Conjunto de
operaciones y actuaciones realizadas mediante tcnicas electrnicas, informticas o
telemticas encaminadas al control y archivo de los documentos electrnicos
producidos y recibidos por una persona fsica o jurdica en el desarrollo de sus
actividades con el fin de que renan los requisitos necesarios de gestin y evidencia a
lo largo de todo sus ciclo vital. Adaptacin libre inspirada en la definicin de
Recordkeeping and record-preservation system que aparece en Genesis and
preservation of an agencys archival fonds. Glossary . [Consulta de octubre de 2003].
Consultable en internet en http://www.interpares.org/UBCProject/gloss.htm. [MESA]
151*Sistema de gestin de la seguridad de la informacin (SGSI)**Sistema de
gestin que, basado en el estudio de los riesgos, se establece para crear, implementar,
hacer funcionar, supervisar, revisar, mantener y mejorar la seguridad de la
informacin. El sistema de gestin incluye la estructura organizativa, las polticas, las
actividades de planificacin, las responsabilidades, las prcticas, los procedimientos,
los procesos y los recursos. [ENS]
151*Sistema de informacin**Conjunto organizado de recursos para que la
informacin se pueda recoger, almacenar, procesar o tratar, mantener, usar, compartir,
distribuir, poner a disposicin, presentar o transmitir. [ENS]
151*Sistema de series**Concepcin archivstica, de origen australiano, caracterizada
principalmente por considerar a las series (interrelacionadas con los agentes y las
funciones y sus divisiones) como las entidades documentales superiores en la
jerarqua que conforman los documentos de archivo. [NEDA]
151*Sistema infrmatico de archivo.**Conjunto organizado de hardware, software,
polticas, procedimientos y personas que mantiene, almacena y gestiona los
documentos y hace que estn disponibles a largo del tiempo. [ISO 23081-2]
151*Sistema informtico de gestin**Conjunto organizado de hardware, software,
servicios, polticas, procedimientos y personas, que almacena, procesa y proporciona
acceso a la informacin relacionada con las actividades de la organizacin. [ISO
23081-2]
151*Soporte**Objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos.
[ENI]
151*Soporte electrnico**Objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar o
recuperar datos electrnicamente. (M. A. Davarra Rodrguez. El documento
electrnico en la vigente Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y
del procedimiento Administrativo Comn. Revista de Administraciones Pblicas, n

131, mayo-agosto, 1993, p 477-478. Citado por Bauz Martorell. Procedimiento
administrativo electrnico. Granada: Comares, 2002, p 13.) [MESA]
151*SQL**Lenguaje de consulta estructurado (por las siglas de la expresin
correspondiente en ingls, Structured Query Language). Nota: Define una norma de
las bases de datos relacionales que se suelen utilizar en el almacenamiento de los
metadatos del SGDEA. Dicha norma se define en la ISO 9075. [MoReq]
151*Subserie**Conjunto de documentos de una serie, agrupados de acuerdo con un
criterio de clasificacin (las modalidades de las actividades o procesos que testimonia
la serie, geogrfico, etc.). En el modelo conceptual de descripcin archivstica de la
CNEDA la subserie constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de archivo.
[NEDA]
151*Subtipo de entidad**Categora de un subconjunto de entidades pertenecientes al
mismo tipo que poseen los mismos atributos y relaciones. Tambin denominado
subclase de tipo de entidad. En el modelo conceptual de descripcin archivstica de la
CNEDA se han identificado varios subtipos para tres tipos de entidad archivsticos:
diez subtipos del tipo de entidad documentos de archivo (grupo de fondos, fondo,
divisin de fondo/grupo de fondos, serie, subserie, fraccin de serie/subserie, unidad
documental, coleccin, divisin de coleccin y componente documental); tres
subtipos del tipo de entidad agente (institucin, familia y persona); cuatro subtipos
del tipo de entidad funcin y sus divisiones (funcin, divisin de funcin,
actividad/proceso y accin). [NEDA]
151*Tema**Cualquier entidad que es materia de los documentos de archivo. En el
modelo conceptual de descripcin archivstica de la CNEDA cualquier entidad de los
siguientes tipos puede constituir un tema: agente, funcin y sus divisiones, norma,
concepto, objeto o acontecimiento, lugar, o documentos de archivo. [NEDA]
151*Tipo de entidad**Categora de un conjunto de entidades que poseen los mismos
atributos y relaciones. En el modelo conceptual de descripcin archivstica de la
CNEDA se han identificado seis tipos de entidad archivsticos: documentos de
archivo, agente, funcin y sus divisiones, norma, concepto, objeto o acontecimiento,
y lugar. [NEDA]
151*Tipo documental**Modelo de unidad documental que se distingue por tener
unas caractersticas fsicas o intelectuales comunes. [NEDA]
151*Traabilitat**Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de
todo aquello que est bajo consideracin. [ISO 9000]
151*Traabilitat de les accions*Action
tracking*Proceso de controlar e imponer etapas y plazos en las acciones a
quienes las llevan a cabo. [ISO 15489-1]
151*Tractament de dades**Operaciones y procedimientos tcnicos de carcter

automatizado o no, que permitan la recogida, grabacin, conservacin, elaboracin,
modificacin, bloqueo y cancelacin, as como las cesiones de datos que resulten de
comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias. Ley 15/1999, de 13 de
diciembre de proteccin de datos de carcter personal. BOE n 298, de 14 de
diciembre, art. 3 c). [MESA]
151*Trmite**Cada uno de los estados y diligencias que hay que recorrer en un
negocio hasta su conclusin. [ENI]
151*Transferencia*Transfer*Cambio de la
custodia, la propiedad o la responsabilidad de los documentos. [ISO 15489-1]
151*Transferir**Trasladar expedientes electrnicos completos a otro sistema.
Fuente: Adaptado de la especificacin funcional de la Public Record Office. Nota:
Con frecuencia se lleva a cabo la transferencia de todos los expedientes de una clase
del cuadro de clasificacin, cuando el objetivo de la operacin es el traslado de los
expedientes a un archivo histrico para conservarlos permanentemente. Nota: Vase
tambin exportar. [MoReq]
151*Traslado*Transfer*Movimiento de
documentos de una ubicacin a otra. [ISO 15489-1]
151*Trazabilidad*Tracking*Propiedad o
caracterstica consistente en que las actuaciones de una entidad pueden ser imputadas
exclusivamente a dicha entidad. [ENS]<hr/>Creacin, incorporacin y conservacin
de informacin sobre el movimiento y el uso de documentos. [ISO 15489-1]
151*Unidad documental**Elemento bsico de un fondo, grupo de fondos, coleccin
o serie, constituido por un documento de archivo (unidad documental simple) o por
varios que formen una unidad documental compuesta. En el modelo conceptual de
descripcin archivstica de la CNEDA la unidad documental constituye un subtipo del
tipo de entidad documentos de archivo. [NEDA]
151*Unidad documental compuesta**Unidad de informacin integrada por varias
unidades documentales interrelacionadas por un asunto comn, producida por uno o
varios agentes en el ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material
de una o varias actividades/procesos o de parte de una actividad/proceso. En el
modelo conceptual de descripcin archivstica de la CNEDA la unidad documental
compuesta pertenece al subtipo unidad documental del tipo de entidad documentos de
archivo. [NEDA]
151*Unidad documental simple**Vase: documento de archivo. [NEDA]
151*Uso generalizado por los ciudadanos**Usado por casi todas las personas fsicas,
personas jurdicas y entes sin personalidad que se relacionen o sean susceptibles de
relacionarse con las Administraciones pblicas espaolas. [ENI]

151*Usuario**Cualquier persona que utilice el SGDEA. Nota: Ello puede incluir,
entre otros, a los administradores, al personal de oficina, al pblico general y a
personal externo, como los auditores. [MoReq]
151*Valor informativo**Aquel que tienen los documentos de archivo cuyo contenido
proporciona informacin relevante sobre agentes, funciones, normas, conceptos,
objetos, acontecimientos, lugares u otros documentos, independientemente de su
valor testimonial. [NEDA]
151*Versin**(de un documento). Estado de un documento en algn momento de su
elaboracin. Fuente: Especificacin funcional de la Public Record Office. Nota: Una
versin suele ser uno de los borradores de un documento o bien el documento
definitivo. No obstante, en ocasiones existen varias versiones del documento
definitivo, como sucede con los manuales tcnicos. Tngase en cuenta que no puede
existir ms de una versin de un documento de archivo; vase tambin extracto.
[MoReq]
151*Volumen**Divisin de un expediente Fuente: Definicin de part en la
especificacin funcional de la Public Record Office. Nota: Las divisiones se
establecen para facilitar la gestin del contenido de los expedientes mediante la
creacin de unidades que no resulten demasiado grandes o difciles de manejar. Las
divisiones se realizan en funcin de criterios ms mecnicos (por ejemplo, basadas en
el nmero de documentos de archivo, en series de nmeros o en lapsos de tiempo)
que intelectuales. [MoReq]
151*Vulnerabilidad**Una debilidad que puede ser aprovechada por una amenaza.
[ENS]

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151*Abierto**Dcese del volumen de expediente electrnico que an no se ha

cerrado y que, por ello, permite la adicin de documentos de archivo. [MoReq]

Democracia electrnica, o fomento de la participacin ciudadana a travs de las

151*Archivo (documentos de archivo)**Conjunto de documentos de archivo

international organization for standards, 2001, clause 7.2.2. Citada en authenticity of

151*Cerrar**Proceso de modificacin de los atributos de un volumen de expediente

[ISO 23081-2]<hr/>Identificacin y estructuracin sistemticas de las actividades de

continuado a los documentos, ms all de las consideraciones tecnolgicas y de los

BEARMAN, David. The electronic office, en Electronic evidence: strategies for

castellano: mediante la adjetivacin o calificacin del trmino all cuando se pudiera

conservado electrnicamente. [MESA]<hr/>Un documento de archivo en forma

el entorno tcnico necesario para utilizar la entidad. En el nivel de agrupacin inferior

151*Estructura del documento electrnico de archivo**Relacin que existe entre los

[MESA]<hr/>Conjunto de documentos electrnicos de archivo relacionados entre s.

un subtipo del tipo de entidad agente [NEDA]

151*Flujos de procedimiento electrnico**Relaciones, definidas por reglas, entre las

disposicin de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en

151*Herramientas genricas**Instrumentos y programas de referencia, compartidos,

gestin de documentos administrativos. Tbula: Revista de Archivos de Castilla y

archivstica de la CNEDA el lugar constituye un tipo de entidad. [NEDA]

ejemplos de niveles de seguridad utilizados en los organismos pblicos de gran parte

151*Pista de auditoria**Informacin sobre las transacciones u otras actividades que

existente entre los documentos de archivo y los agentes productores (procedencia

de divisin de fondo, productor(es) de serie, etc. [NEDA]<hr/>Cualquier institucin,

9000]<hr/>Acto por el que se adjudica a un documento un identificador nico en el

testimonio continuado de una o varias actividades o procesos. En el modelo

151*Sistema de gestin de documentos*<span lang=en xml:lang=en>Records

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151*Tractament de dades**Operaciones y procedimientos tcnicos de carcter

relacionarse con las Administraciones pblicas espaolas. [ENI]

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