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Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05
Versin:
02
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para controlar los documentos internos requeridos por el SGC y el
SGSI de PROMPER; con el propsito de regular la elaboracin, revisin, aprobacin y distribucin de estos documentos; la
identificacin de los cambios y el estado de revisin actual, la disponibilidad de las versiones pertinentes en los puntos de uso,
la permanencia de documentos fcilmente identificables y la prevencin del uso no intencionado de documentos obsoletos.
2. ALCANCE
La presente norma es administrada por la Unidad de Planeamiento y Racionalizacin y es fuente de consulta y aplicacin para
las reas comprendidas en el alcance del SGC y del SGSI de PROMPER. El procedimiento se inicia con la identificacin de
la necesidad de elaborar o actualizar un documento y finaliza con el control permanente de la vigencia de los documentos.
Este procedimiento es aplicable a los procesos comprendidos dentro del alcance del SGC y del SGSI, bajo las Normas ISO
9001:2008 y NTP-ISO/IEC 27001:2008, respectivamente.
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1.
Reglamento de Organizacin y Funciones de la Comisin de Promocin del Per para la Exportacin y el Turismo
PROMPER, aprobado por Decreto Supremo N 009-2007-MINCETUR y modificado por Decreto Supremo N 0142010-MINCETUR.
3.2.
Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPER, aprobado por Resolucin de
Secretara General N 102-2008-PROMPER/SG y modificatorias.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
Norma NTP-ISO/IEC 27001:2008 EDI. Tecnologa de la Informacin. Tcnicas de Seguridad. Sistemas de Gestin de la
Seguridad de la Informacin. Requisitos.
4. GLOSARIO DE TRMINOS
OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto
OSI: Oficial de Seguridad de la Informacin
RED: Representante de la Direccin
SGC: Sistema de Gestin de Calidad
SGSI: Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin
UPRA: Unidad de Planeamiento y Racionalizacin
UTIN: Unidad de Tecnologas de la Informacin
5. DEFINICIONES
Para caso especfico del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones:
5.1.
5.2.
5.3.
Documento Controlado: Documento sobre el que se tiene responsabilidad de su adecuacin a cualquier cambio o
modificacin, del que se mantiene control en la distribucin de sus copias.
5.4.
Documento Derogado: Documento que derivado de un cambio ha sido eliminado o cuenta con una nueva versin, por lo
cual ha perdido su vigencia.
Ttulo:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
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UPRA-MEJ-PR-05
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5.5.
Documento Interno: Documento generado en el SGC o en el SGSI de PROMPER para la realizacin y prestacin de
los servicios y control del SGC o del SGSI.
5.6.
Documento No controlado: Documento sobre el que no se tiene responsabilidad de informar de su adecuacin sobre
cualquier modificacin. Asimismo, su distribucin no se registra. Solo es de carcter informativo.
5.7.
Equipo de Trabajo: Por lo general son las personas directamente involucradas en el proceso y conocedoras de su
magnitud y complejidad.
5.8.
Historial del Documento: Elemento de la estructura del documento que describe las modificaciones que han originado el
cambio de versin del documento desde su creacin.
5.9.
5.10. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades desempeadas.
5.11. Versin: Identifica el nmero de ediciones que ha tenido el documento, es decir cuntas veces se ha modificado.
Asimismo, se presentan las definiciones de los documentos internos de PROMPER:
5.12. Cartilla: Documento breve y elemental que explica como se realiza algn proceso o trmite.
5.13. Directiva: Son lineamientos generales o reglas particulares, necesarias para detallar acciones derivadas de una o varias
normas de mayor jerarqua.
5.14. Documento de Gestin Institucional: Documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza una
organizacin y orienta el esfuerzo institucional para el logro de su misin, visin y objetivos.
5.15. Ficha de Indicadores de Gestin: Es un documento que define formalmente un indicador de gestin, cuyas
caractersticas bsicas son: forma de clculo, periodicidad para la medicin y el seguimiento, la forma de
representacin, los responsables y el resultado esperado, entre otros.
5.16. Formato: Documento que indica la informacin que debe registrarse para mantener evidencia de la realizacin de un
proceso, actividad o tarea. Cuando el formato contiene datos y/o informacin se convierte en registro.
5.17. Gua: Es un documento que contiene el marco conceptual, las pautas bsicas, y eventualmente la metodologa, para la
ejecucin de actividades especficas.
5.18. Instructivo: Es un documento que describe en forma detallada cada paso de una tarea determinada, clarificando la
forma de realizarla, siguiendo una secuencia lgica que permite evitar errores en el proceso de ejecucin. Generalmente
se constituye en un elemento de apoyo de un procedimiento. Indica el Cmo se lleva a cabo? Es corto, de fcil lectura
y entendimiento, puede contener imgenes y otros elementos para ayudar a la comprensin.
5.19. Manual: Es un documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma ordenada y
sistemtica, las atribuciones, funciones, procedimientos y actividades, en concordancia con los objetivos y polticas de la
Entidad. Un Manual tambin puede contener un compendio de documentos normativos, aprobados con anterioridad, y
que se considera conveniente agruparlos para facilitar su acceso y disponibilidad para los usuarios.
5.20. Poltica: Es un conjunto de principios generales o directrices expresadas por la Alta Direccin de la Entidad, de
cumplimiento obligatorio en la toma de decisiones, a nivel institucional.
5.21. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
5.22. Reglamento: Es un conjunto ordenado de reglas o preceptos de carcter general dictada por la Alta Direccin de la
Entidad y de cumplimiento obligatorio.
6. CONDICIONES BSICAS
6.1.
Los tipos de documentos internos establecidos en PROMPER se encuentran detallados en el Anexo C: Tipos de
Documentos Internos.La figura siguiente representa de manera esquemtica la jerarqua de los documentos internos de
PROMPER.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
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6.2.
El procedimiento para la elaboracin, revisin, aprobacin y difusin de los documentos de gestin institucional se
encuentra regulado por las normas vigentes en la materia; sin embargo, para efectos del control de las versiones, se
emplear la Lista Maestra de Documentos Internos que forma parte del presente procedimiento. Por consiguiente, la
regulacin de dichos documentos no forma parte del presente documento.
6.3.
Para la elaboracin de los documentos internos, se conformar un Equipo de Trabajo designado por el rea, el mismo
que deber definir la jerarqua del documento para determinar el alcance y los niveles de aprobacin requeridos, segn
el Anexo D: Niveles de Aprobacin de Documentos Internos.
6.4.
El formato y presentacin de cada uno de los documentos citados a continuacin deber contemplar lo siguiente:
a. Los Reglamentos, Manuales, Guas, Procedimientos, Instructivos (solo cuando estos tengan aprobacin
independiente) y Cartillas (de ms de una pgina) debern contar con una cartula al inicio del documento.
b. En las Polticas, Reglamentos, Manuales, Guas, Procedimientos, Formatos, Fichas de Indicadores de Gestin,
Instructivos y Cartillas se deber sealar la versin del documento. Cuando se trate de Polticas, Reglamentos,
Guas y Cartillas la versin del documento se colocar en la parte inferior izquierda a manera de pie de pgina.
c. Los Manuales debern tener, a partir de la seccin de Introduccin, en el encabezado de todas sus pginas:el
Ttulo, Cdigo, Versin y N de Pgina correspondiente.
d. Los Procedimientos e Instructivos (que se aprueben de manera independiente) debern tener en la cartula o
encabezado de la primera pgina su Cdigo, Versin, N de Pgina y logo de la Entidad. Asimismo, debern tener
en el encabezado de las dems pginas restantes su Ttulo, Cdigo, Versin y N de Pgina correspondiente.
Adicionalmente, los procedimientos debern tener en las pginas anexas el identificador del Anexo correspondiente.
e. Los Manuales, Procedimientos, Formatos e Instructivos debern tener en el encabezado su Ttulo, Cdigo, Versin
y N de Pgina correspondiente. Asimismo, los Formatos debern incluir el logo de la Entidad.
6.5.
Todos los documentos internos sern identificados por su ttulo y/o cdigo.
6.6.
La codificacin de los documentos deber realizarse de acuerdo a lo siguiente; quedando exceptuados los Documentos
de Gestin Institucional, Polticas, Reglamentos, Guas y Cartillas, los que no sern codificadas:
6.6.1 Codificacin de Directivas:
XXXXXXXPROMPER/XXX/XXX
Sigla de la unidadorgnica (e)
Sigla del rgano (d)
Sigla de la Entidad (c)
Ao (b)
Nmero correlativo (a)
Descripcin de campos:
a. Nmero correlativo: Campo numrico de tres(3) dgitos representado por un nmero secuencial que
identifica al documento.
b. Ao: Campo numrico de cuatro(4) dgitos representado por un nmero secuencial que identifica el ao en
curso.
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c. Sigla de la Entidad: Campo alfabtico que identifica la sigla de la Entidad emisora del documento.
d. Sigla del rgano: Campo alfabtico que identifica la sigla del rgano que administra el documento.Ver
Anexo B: Siglas de rganos y Unidades Orgnicas.
e. Sigla de la unidad orgnica: Campo alfabtico que identifica la sigla de la unidad orgnica que emite el
documento.Ver Anexo B: Siglas de rganos y Unidades Orgnicas.
Sigla del rgano o unidad orgnica: Campo alfabtico que identifica la sigla del rgano unidad orgnica
que administra y/o emite el documento. Ver Anexo B: Siglas de rganos y Unidades Orgnicas.
Cdigo del nombre del proceso: Campo alfabtico de tres(3) caracteres que indica el nombre del proceso
al cual hace referencia el documento.
Cdigo de tipo de documento: Campo alfabtico de dos(2) caracteres que representa el tipo de
documento. Ver Anexo C: Tipos de Documentos Internos.
Nmero correlativo: Campo numrico de dos(2) dgitos representado por un nmero secuencial que
identifica al documento.
Cdigo del tipo de documento interno: Para efectos de este tipo de documento, el cdigo es FO.
Cdigo del nombre del proceso: Campo alfabtico de tres(3) caracteres que indica el nombre del proceso
al cual hace referencia el documento.
Nmero correlativo: Campo numrico de tres(3) dgitos representado por un nmero secuencial que
identifica al documento.
Para la revisin de los documentos internos, se deber definir previamente la modalidad de revisin, segn el Anexo D:
Niveles de Aprobacin de Documentos Internos; la cual, podr ser de aplicacin directa ya sea por mandato o normativa
interna que tenga carcter de aplicacin obligatoria sin necesidad de requerir consenso de las reas. El otro caso, es de
discusin pblica, en el cual participan las reas involucradas con la finalidad de manifestar su conformidad o comunicar
sus observaciones o recomendaciones, y que amerite modificar el documento, previa evaluacin.
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6.8.
Para la aprobacin de los documentos internos, se deber definir previamente el alcance del documento y el nivel de
aprobacin, segn el Anexo D: Niveles de Aprobacin de Documentos Internos.
6.9.
7. CONDICIONES ESPECFICAS
7.1.
Los cambios (entre una versin y otra) que se realicen en los Manuales, Procedimientos e Instructivos sern
identificados en el mismo documento, en el captulo: Hoja de Control de Cambios. En el caso de las Polticas,
Directivas, Reglamentos, Formatos, Fichas de Indicadores de Gestin, Cartillas y Guas, los cambios sern identificados
por comparacin con la versin anterior.
7.2.
Cuando se realicen modificaciones en los procedimientos se deber colocar la versin vigente en la cartula o
encabezado de la primera pgina y en el encabezado de todas las pginas.
7.3.
Cuando se realicen modificaciones en los formatos de los manuales y procedimientos se deber colocar la versin
vigente en el encabezado, sin que esto implique la modificacin de los documentos de los que forman parte.
7.4.
En caso que el personal de PROMPER requiera imprimir copias de documentos, quedar bajo su responsabilidad la
impresin de la versin vigente, la cual podr ser verificada mediante comparacin con el original.
7.5.
En caso que el personal de PROMPER utilice copias impresas de los documentos, quedar bajo su responsabilidad la
utilizacin de la versin vigente, la cual podr ser verificada mediante comparacin con el original.
7.6.
El personal de PROMPER deber mantener legibles e identificables los documentos (fsicos) que se encuentran bajo
su custodia, e informar al Jefe del rgano o unidad orgnica la prdida o deterioro.
7.7.
El Jefe del rgano o unidad orgnica distribuir las copias controladas (fsicas) de los documentos internos que estn
dentro del mbito de su competencia, debidamente identificados como Documento Controlado, a travs de la Lista de
Distribucin de Documentos (Vase Anexo F), en caso sea necesario, al personal que lo requiera.
7.8.
El Jefe del rgano o unidad orgnica recoger y destruir las copias (fsicas) de los documentos internos que estn
dentro del mbito de su competencia, que hayan sido derogados.
7.9.
Para la aprobacin de los documentos internos, el rgano o unidad orgnica que emite el documento deber derivarlo
va memorndum a la OPP, solicitando la aprobacin del nivel de aprobacin, de acuerdo a los niveles de aprobacin
establecidos por tipo de documento. La aprobacin de los Formatos, Fichas de Indicadores de Gestin e Instructivos
(cuando estos no tengan aprobacin independiente) ser a travs de la aprobacin de los documentos internos que los
contienen.
7.10. El trmite de aprobacin consistir en el llenado de las firmas de los responsables, de acuerdo a los niveles de
aprobacin establecidos por tipo de documento, para ser stos aprobados mediante Resolucin de Presidencia del
Consejo Directivo o de Secretara General, segn corresponda.
7.11. La publicacin de los documentos internos ser realizada de la siguiente manera:
a) Los documentos internos sealados en la Directiva N 004-2011/PROMPER/SG-OPP se publicarn en el Portal
Institucional;
b) Los documentos internos dirigidos a personas externas a PROMPER se publicarn en el Portal de Transparencia;
y,
c) Los documentos internos dirigidos a personal de PROMPER se publicarn en la Intranet de PROMPER.
7.12. El Jefe del rgano o unidad orgnica verificar que el contenido de la informacin publicada en el Portal Institucional o
en la Intranet sea exactamente igual a la informacin entregada. De existir diferencias, coordinar la correccin
inmediata con el responsable de la publicacin en los Portales o Intranet, segn corresponda.
La verificacin de la informacin de los documentos internos publicados, que se encuentren dentro del mbito de la
Directiva N 004-2011/PROMPER/SG/OPP sobre Lineamientos para el Procesamiento, Entrega, Actualizacin y
Publicacin de la Informacin de Acceso Pblico; se realizar en la forma establecida en dicha norma.
7.13. La UPRA comunicar a los rganos y unidades orgnicas, las actualizaciones de documentos vigentes y derogados,
cuando se d una variacin en la base documental de PROMPER.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
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Actividad
Responsable
Equipo de Trabajo
Equipo de Trabajo
Equipo de Trabajo
Equipo de Trabajo
Jefe del rgano/ Jefe de laUnidad
Orgnica
Equipo de Trabajo
Equipo de Trabajo
Equipo de Trabajo
Jefe del rgano/Jefe de la Unidad
Orgnica
Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin
Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin
Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin
Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin
Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin
Ttulo:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05
Versin:
02
Actividad
Pgina:
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Responsable
Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin
Representante de la Direccin/
Oficial de Seguridad de la
Informacin
Jefe del rgano/Jefe de la Unidad
Orgnica
Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin
9. REGISTROS
Cdigo
N de
ejemplares
Lugar de
archivo
Tiempo de
archivo (Aos)
FO-MEJ-011
Permanente
FO-MEJ-012
Permanente
Descripcin
N de captulo/
tem
01
Prrafo/ Figura/
Tabla/ Nota
Cartula y
Encabezados
---
01
---
03
3.4
01
3.5 y 3.6
01
3.7
01
---
01
---
01
5.2 y 5.3
01
5.5
01
5.7
01
5.11
01
---
01
6.1 y 6.2
01
6.5
01
6.5.1 y 6.5.4
01
6.6
01
Modificaciones
Se antepuso al nombre del procedimiento la palabra Procedimiento de.
Se modific el Objetivo del procedimiento.
Ttulo:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
N de
versin
N de captulo/
tem
Prrafo/ Figura/
Tabla/ Nota
01
6.6.3
01
7.1
01
7.9
01
---
01
8.1 y 8.19
01
8.15
01
Anexo A
01
11
Anexos B, C y D
01
11
Anexo E
01
11
Anexo F
Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05
Versin:
02
Pgina:
9/16
Modificaciones
Se adicion al cdigo del tipo de documento FO como parte de la
codificacin de los formatos.
Se incorporaron los documentos internos: Documentos de Gestin
Institucional, Reglamentos, Cartillas para considerarlos en la forma de
realizar la identificacin de cambios.
Se precis acerca de la forma de aprobacin de los Formatos, Fichas de
Indicadores de Gestin e Instructivos.
Se incorpor el numeral 7.11, precisando el lugar de publicacin de los
documentos internos, de acuerdo a quien est dirigido.
Se adicion al SGSI, producto del nuevo alcance del presente
procedimiento.
Se separ en dos pasos para mayor aclaracin.
Se actualiz el diagrama de flujo.
Se modificaron los documentos Siglas de rganos y Unidades
Orgnicas, Tipos de Documentos Internos yNiveles de Aprobacin de
Documentos Internos.
Se modific el cdigo y contenido del formato Lista Maestra de
Documentos Internos.
Se modific el cdigo y se cambi la denominacin del formato Lista de
Distribucin de Documentos Internos.
11.ANEXOS
Descripcin
Diagrama de Flujo
Anexo
A
Ttulo:
Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05
Anexo:
A
Versin:
02
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Versin: 02
Pg.1/1
PROMPER
Jefe del rgano / Jefe de la Unidad
Orgnica
Equipo de Trabajo
Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin
Inicio
1
Identifica la necesidad de
elaborar un documento
Nuevo
documento?
No
Evala si procede la
solicitud
Modifica el documento
Si
Procede?
Si
Documento
modificado
No
5.2
Comunica al solicitante
la(s) razn(es) de la no
procedencia de la solicitud
Revisa el documento
Documento
revisado
Define e identifica la
jerarqua del documento
11
Revisa el formato,
congruencia y consistencia
del documento
Conforme?
No
Elabora el documento
Si
7.2
Comunica observaciones
12
Codifica el documento
(cuando corresponda) y
tramita la aprobacin del
documento
Documento
nuevo
7.1
13
Observaciones?
14 Documento
Si
8
7.1.1
Deriva observaciones al
equipo de trabajo
No
Documento
observado
Incorpora en el documento
las observaciones que
correspondan
15
16
10
Comunica la aprobacin
del documento al personal
de PROMPER
18
19
17
Actualiza la base
documental del SGC o del
SGSI
Ttulo:
Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05
Anexo:
B
DESCRIPCIN
SG
SECRETARA GENERAL
OAJ
OPP
UPRA
UPRE
UNIDAD DE PRESUPUESTO
UCIN
OAF
UAAD
UAFI
UTIN
UPER
UNIDAD DE PERSONAL
OST
DAAS
UAPU
UFEV
OCI
DE
GCAF
SPC
DAPE
DPAC
DMDA
DIMO
DESE
SAE
DDRE
DAEC
DGCA
DPPM
DFEX
SIP
DIME
DINE
DPT
STI
DRNA
DRCE
DRSU
DIPE
STR
DEPARTAMENTO IPERU
SUBDIRECCIN DE PROMOCIN DEL TURISMO RECEPTIVO
DALE
DMLA
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Ttulo:
Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05
SIGLA
DESCRIPCIN
DMAN
DMAO
DMEU
SMT
Anexo:
B
DIMT
DANE
DPUB
DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD
DGCW
DI
DPES
DGMA
GPRE
DGPU
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Ttulo:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05
CDIGO
DG
PO
Poltica
RE
Reglamento
DI
Directiva
MA
Manual
GU
Gua
PR
Procedimiento
FO
Formato
IN
Instructivo
FI
CA
Cartilla
Anexo:
C
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Ttulo:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05
Anexo:
D
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TIPO DE DOCUMENTO
MODALIDAD DE REVISIN
ALCANCE
Polticas
Aplicacin Directa
Institucional
Directivas
Reglamento
Aplicacin Directa
Aplicacin Directa
Manuales/ Guas
Discusin Pblica
Procedimientos
Discusin Pblica
Institucional
Institucional
Institucional
Oficina
Unidad
Direccin
Subdireccin
Departamento
Oficina
Unidad
Subdireccin
Departamento
Departamento
NIVEL DE APROBACIN
Consejo Directivo/
Secretaria General
Secretaria General
Secretaria General
Secretaria General
Secretaria General
Secretaria General
Director
Director
Director
Jefe de Oficina
Jefe de Oficina
Subdirector
Subdirector
Subdirector
Unidad
Institucional
Oficina
Unidad
Direccin
Subdireccin
Departamento
Departamento
Unidad
Jefe de Oficina
Secretaria General
Secretaria General
Secretaria General
Director
Director
Director
Subdirector
Jefe de Oficina
Instructivos
(cuando este no forma parte de otro
documento)
Discusin Pblica
Guas
Aplicacin Directa
Cartillas
Aplicacin Directa
Ttulo:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05
Anexo:
E
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Ttulo:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05
Anexo:
F
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