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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05

Versin:
02

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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para controlar los documentos internos requeridos por el SGC y el
SGSI de PROMPER; con el propsito de regular la elaboracin, revisin, aprobacin y distribucin de estos documentos; la
identificacin de los cambios y el estado de revisin actual, la disponibilidad de las versiones pertinentes en los puntos de uso,
la permanencia de documentos fcilmente identificables y la prevencin del uso no intencionado de documentos obsoletos.
2. ALCANCE
La presente norma es administrada por la Unidad de Planeamiento y Racionalizacin y es fuente de consulta y aplicacin para
las reas comprendidas en el alcance del SGC y del SGSI de PROMPER. El procedimiento se inicia con la identificacin de
la necesidad de elaborar o actualizar un documento y finaliza con el control permanente de la vigencia de los documentos.
Este procedimiento es aplicable a los procesos comprendidos dentro del alcance del SGC y del SGSI, bajo las Normas ISO
9001:2008 y NTP-ISO/IEC 27001:2008, respectivamente.
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1.

Reglamento de Organizacin y Funciones de la Comisin de Promocin del Per para la Exportacin y el Turismo
PROMPER, aprobado por Decreto Supremo N 009-2007-MINCETUR y modificado por Decreto Supremo N 0142010-MINCETUR.

3.2.

Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPER, aprobado por Resolucin de
Secretara General N 102-2008-PROMPER/SG y modificatorias.

3.3.

Directiva N 002-2008-PROMPER/SG/OPP. Lineamientos para la Elaboracin de Directivas de PROMPER.

3.4.

Directiva N 001-2012-PROMPER/SG/OAF Lineamientos para el procesamiento, entrega, actualizacin y publicacin


de la informacin de acceso pblico, aprobada por Resolucin de Secretara General N 062-2012-PROMPERU/SG.

3.5.

Manual de Calidad de la Direccin de Promocin de las Exportaciones.

3.6.

Norma ISO 9000:2005. Sistemas de Gestin de la Calidad. Principios y Vocabulario.

3.7.

Norma ISO 9001:2008. Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos.

3.8.

Norma NTP-ISO/IEC 27001:2008 EDI. Tecnologa de la Informacin. Tcnicas de Seguridad. Sistemas de Gestin de la
Seguridad de la Informacin. Requisitos.

4. GLOSARIO DE TRMINOS
OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto
OSI: Oficial de Seguridad de la Informacin
RED: Representante de la Direccin
SGC: Sistema de Gestin de Calidad
SGSI: Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin
UPRA: Unidad de Planeamiento y Racionalizacin
UTIN: Unidad de Tecnologas de la Informacin
5. DEFINICIONES
Para caso especfico del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones:
5.1.

rea: Se refiere tanto a rganos como a unidades orgnicas de una Entidad.

5.2.

Documento: Informacin y su medio de soporte.

5.3.

Documento Controlado: Documento sobre el que se tiene responsabilidad de su adecuacin a cualquier cambio o
modificacin, del que se mantiene control en la distribucin de sus copias.

5.4.

Documento Derogado: Documento que derivado de un cambio ha sido eliminado o cuenta con una nueva versin, por lo
cual ha perdido su vigencia.

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5.5.

Documento Interno: Documento generado en el SGC o en el SGSI de PROMPER para la realizacin y prestacin de
los servicios y control del SGC o del SGSI.

5.6.

Documento No controlado: Documento sobre el que no se tiene responsabilidad de informar de su adecuacin sobre
cualquier modificacin. Asimismo, su distribucin no se registra. Solo es de carcter informativo.

5.7.

Equipo de Trabajo: Por lo general son las personas directamente involucradas en el proceso y conocedoras de su
magnitud y complejidad.

5.8.

Historial del Documento: Elemento de la estructura del documento que describe las modificaciones que han originado el
cambio de versin del documento desde su creacin.

5.9.

Nivel de Aprobacin: Es el nivel mximo de aprobacin para un documento, segn su tipo.

5.10. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades desempeadas.
5.11. Versin: Identifica el nmero de ediciones que ha tenido el documento, es decir cuntas veces se ha modificado.
Asimismo, se presentan las definiciones de los documentos internos de PROMPER:
5.12. Cartilla: Documento breve y elemental que explica como se realiza algn proceso o trmite.
5.13. Directiva: Son lineamientos generales o reglas particulares, necesarias para detallar acciones derivadas de una o varias
normas de mayor jerarqua.
5.14. Documento de Gestin Institucional: Documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza una
organizacin y orienta el esfuerzo institucional para el logro de su misin, visin y objetivos.
5.15. Ficha de Indicadores de Gestin: Es un documento que define formalmente un indicador de gestin, cuyas
caractersticas bsicas son: forma de clculo, periodicidad para la medicin y el seguimiento, la forma de
representacin, los responsables y el resultado esperado, entre otros.
5.16. Formato: Documento que indica la informacin que debe registrarse para mantener evidencia de la realizacin de un
proceso, actividad o tarea. Cuando el formato contiene datos y/o informacin se convierte en registro.
5.17. Gua: Es un documento que contiene el marco conceptual, las pautas bsicas, y eventualmente la metodologa, para la
ejecucin de actividades especficas.
5.18. Instructivo: Es un documento que describe en forma detallada cada paso de una tarea determinada, clarificando la
forma de realizarla, siguiendo una secuencia lgica que permite evitar errores en el proceso de ejecucin. Generalmente
se constituye en un elemento de apoyo de un procedimiento. Indica el Cmo se lleva a cabo? Es corto, de fcil lectura
y entendimiento, puede contener imgenes y otros elementos para ayudar a la comprensin.
5.19. Manual: Es un documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma ordenada y
sistemtica, las atribuciones, funciones, procedimientos y actividades, en concordancia con los objetivos y polticas de la
Entidad. Un Manual tambin puede contener un compendio de documentos normativos, aprobados con anterioridad, y
que se considera conveniente agruparlos para facilitar su acceso y disponibilidad para los usuarios.
5.20. Poltica: Es un conjunto de principios generales o directrices expresadas por la Alta Direccin de la Entidad, de
cumplimiento obligatorio en la toma de decisiones, a nivel institucional.
5.21. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
5.22. Reglamento: Es un conjunto ordenado de reglas o preceptos de carcter general dictada por la Alta Direccin de la
Entidad y de cumplimiento obligatorio.
6. CONDICIONES BSICAS
6.1.

Los tipos de documentos internos establecidos en PROMPER se encuentran detallados en el Anexo C: Tipos de
Documentos Internos.La figura siguiente representa de manera esquemtica la jerarqua de los documentos internos de
PROMPER.

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6.2.

El procedimiento para la elaboracin, revisin, aprobacin y difusin de los documentos de gestin institucional se
encuentra regulado por las normas vigentes en la materia; sin embargo, para efectos del control de las versiones, se
emplear la Lista Maestra de Documentos Internos que forma parte del presente procedimiento. Por consiguiente, la
regulacin de dichos documentos no forma parte del presente documento.

6.3.

Para la elaboracin de los documentos internos, se conformar un Equipo de Trabajo designado por el rea, el mismo
que deber definir la jerarqua del documento para determinar el alcance y los niveles de aprobacin requeridos, segn
el Anexo D: Niveles de Aprobacin de Documentos Internos.

6.4.

El formato y presentacin de cada uno de los documentos citados a continuacin deber contemplar lo siguiente:
a. Los Reglamentos, Manuales, Guas, Procedimientos, Instructivos (solo cuando estos tengan aprobacin
independiente) y Cartillas (de ms de una pgina) debern contar con una cartula al inicio del documento.
b. En las Polticas, Reglamentos, Manuales, Guas, Procedimientos, Formatos, Fichas de Indicadores de Gestin,
Instructivos y Cartillas se deber sealar la versin del documento. Cuando se trate de Polticas, Reglamentos,
Guas y Cartillas la versin del documento se colocar en la parte inferior izquierda a manera de pie de pgina.
c. Los Manuales debern tener, a partir de la seccin de Introduccin, en el encabezado de todas sus pginas:el
Ttulo, Cdigo, Versin y N de Pgina correspondiente.
d. Los Procedimientos e Instructivos (que se aprueben de manera independiente) debern tener en la cartula o
encabezado de la primera pgina su Cdigo, Versin, N de Pgina y logo de la Entidad. Asimismo, debern tener
en el encabezado de las dems pginas restantes su Ttulo, Cdigo, Versin y N de Pgina correspondiente.
Adicionalmente, los procedimientos debern tener en las pginas anexas el identificador del Anexo correspondiente.
e. Los Manuales, Procedimientos, Formatos e Instructivos debern tener en el encabezado su Ttulo, Cdigo, Versin
y N de Pgina correspondiente. Asimismo, los Formatos debern incluir el logo de la Entidad.

6.5.

Todos los documentos internos sern identificados por su ttulo y/o cdigo.

6.6.

La codificacin de los documentos deber realizarse de acuerdo a lo siguiente; quedando exceptuados los Documentos
de Gestin Institucional, Polticas, Reglamentos, Guas y Cartillas, los que no sern codificadas:
6.6.1 Codificacin de Directivas:
XXXXXXXPROMPER/XXX/XXX
Sigla de la unidadorgnica (e)
Sigla del rgano (d)
Sigla de la Entidad (c)
Ao (b)
Nmero correlativo (a)
Descripcin de campos:

a. Nmero correlativo: Campo numrico de tres(3) dgitos representado por un nmero secuencial que
identifica al documento.

b. Ao: Campo numrico de cuatro(4) dgitos representado por un nmero secuencial que identifica el ao en
curso.

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c. Sigla de la Entidad: Campo alfabtico que identifica la sigla de la Entidad emisora del documento.
d. Sigla del rgano: Campo alfabtico que identifica la sigla del rgano que administra el documento.Ver
Anexo B: Siglas de rganos y Unidades Orgnicas.

e. Sigla de la unidad orgnica: Campo alfabtico que identifica la sigla de la unidad orgnica que emite el
documento.Ver Anexo B: Siglas de rganos y Unidades Orgnicas.

El enunciado del documento ser el siguiente:


Nombre del tipo de documento, seguido del nmero correlativo, separado por un guin(-), el ao en curso,
separado por un guin(-), la sigla de la Entidad (con letras maysculas), separada por una raya en diagonal (/),
la sigla del rgano que administra el documento (con letras maysculas); y de ser el caso, separado por un
guin (-), las siglas de la unidad orgnica que emite el documento (con letras maysculas).
6.6.2 Codificacin de Manuales, Procedimientos, Fichas de Indicadores de Gestin e Instructivos.
XXXXXXXXXX
Nmero correlativo (d)
Tipo de documento (c)
Nombre del proceso (b)
Sigla del rgano o unidad orgnica (a)
Descripcin de campos:
a.
b.
c.
d.

Sigla del rgano o unidad orgnica: Campo alfabtico que identifica la sigla del rgano unidad orgnica
que administra y/o emite el documento. Ver Anexo B: Siglas de rganos y Unidades Orgnicas.
Cdigo del nombre del proceso: Campo alfabtico de tres(3) caracteres que indica el nombre del proceso
al cual hace referencia el documento.
Cdigo de tipo de documento: Campo alfabtico de dos(2) caracteres que representa el tipo de
documento. Ver Anexo C: Tipos de Documentos Internos.
Nmero correlativo: Campo numrico de dos(2) dgitos representado por un nmero secuencial que
identifica al documento.

6.6.3 Codificacin de Formatos:


FO-XXXXXX

Nmero correlativo (c)


Cdigo del nombre del proceso (b)
Cdigo del tipo de documento interno (a)
Descripcin de campos:
a.
b.
c.
6.7.

Cdigo del tipo de documento interno: Para efectos de este tipo de documento, el cdigo es FO.
Cdigo del nombre del proceso: Campo alfabtico de tres(3) caracteres que indica el nombre del proceso
al cual hace referencia el documento.
Nmero correlativo: Campo numrico de tres(3) dgitos representado por un nmero secuencial que
identifica al documento.

Para la revisin de los documentos internos, se deber definir previamente la modalidad de revisin, segn el Anexo D:
Niveles de Aprobacin de Documentos Internos; la cual, podr ser de aplicacin directa ya sea por mandato o normativa
interna que tenga carcter de aplicacin obligatoria sin necesidad de requerir consenso de las reas. El otro caso, es de
discusin pblica, en el cual participan las reas involucradas con la finalidad de manifestar su conformidad o comunicar
sus observaciones o recomendaciones, y que amerite modificar el documento, previa evaluacin.

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6.8.

Para la aprobacin de los documentos internos, se deber definir previamente el alcance del documento y el nivel de
aprobacin, segn el Anexo D: Niveles de Aprobacin de Documentos Internos.

6.9.

Los documentos aprobados entrarn en vigencia a partir del da siguiente de su aprobacin.

7. CONDICIONES ESPECFICAS
7.1.

Los cambios (entre una versin y otra) que se realicen en los Manuales, Procedimientos e Instructivos sern
identificados en el mismo documento, en el captulo: Hoja de Control de Cambios. En el caso de las Polticas,
Directivas, Reglamentos, Formatos, Fichas de Indicadores de Gestin, Cartillas y Guas, los cambios sern identificados
por comparacin con la versin anterior.

7.2.

Cuando se realicen modificaciones en los procedimientos se deber colocar la versin vigente en la cartula o
encabezado de la primera pgina y en el encabezado de todas las pginas.

7.3.

Cuando se realicen modificaciones en los formatos de los manuales y procedimientos se deber colocar la versin
vigente en el encabezado, sin que esto implique la modificacin de los documentos de los que forman parte.

7.4.

En caso que el personal de PROMPER requiera imprimir copias de documentos, quedar bajo su responsabilidad la
impresin de la versin vigente, la cual podr ser verificada mediante comparacin con el original.

7.5.

En caso que el personal de PROMPER utilice copias impresas de los documentos, quedar bajo su responsabilidad la
utilizacin de la versin vigente, la cual podr ser verificada mediante comparacin con el original.

7.6.

El personal de PROMPER deber mantener legibles e identificables los documentos (fsicos) que se encuentran bajo
su custodia, e informar al Jefe del rgano o unidad orgnica la prdida o deterioro.

7.7.

El Jefe del rgano o unidad orgnica distribuir las copias controladas (fsicas) de los documentos internos que estn
dentro del mbito de su competencia, debidamente identificados como Documento Controlado, a travs de la Lista de
Distribucin de Documentos (Vase Anexo F), en caso sea necesario, al personal que lo requiera.

7.8.

El Jefe del rgano o unidad orgnica recoger y destruir las copias (fsicas) de los documentos internos que estn
dentro del mbito de su competencia, que hayan sido derogados.

7.9.

Para la aprobacin de los documentos internos, el rgano o unidad orgnica que emite el documento deber derivarlo
va memorndum a la OPP, solicitando la aprobacin del nivel de aprobacin, de acuerdo a los niveles de aprobacin
establecidos por tipo de documento. La aprobacin de los Formatos, Fichas de Indicadores de Gestin e Instructivos
(cuando estos no tengan aprobacin independiente) ser a travs de la aprobacin de los documentos internos que los
contienen.

7.10. El trmite de aprobacin consistir en el llenado de las firmas de los responsables, de acuerdo a los niveles de
aprobacin establecidos por tipo de documento, para ser stos aprobados mediante Resolucin de Presidencia del
Consejo Directivo o de Secretara General, segn corresponda.
7.11. La publicacin de los documentos internos ser realizada de la siguiente manera:
a) Los documentos internos sealados en la Directiva N 004-2011/PROMPER/SG-OPP se publicarn en el Portal
Institucional;
b) Los documentos internos dirigidos a personas externas a PROMPER se publicarn en el Portal de Transparencia;
y,
c) Los documentos internos dirigidos a personal de PROMPER se publicarn en la Intranet de PROMPER.
7.12. El Jefe del rgano o unidad orgnica verificar que el contenido de la informacin publicada en el Portal Institucional o
en la Intranet sea exactamente igual a la informacin entregada. De existir diferencias, coordinar la correccin
inmediata con el responsable de la publicacin en los Portales o Intranet, segn corresponda.
La verificacin de la informacin de los documentos internos publicados, que se encuentren dentro del mbito de la
Directiva N 004-2011/PROMPER/SG/OPP sobre Lineamientos para el Procesamiento, Entrega, Actualizacin y
Publicacin de la Informacin de Acceso Pblico; se realizar en la forma establecida en dicha norma.
7.13. La UPRA comunicar a los rganos y unidades orgnicas, las actualizaciones de documentos vigentes y derogados,
cuando se d una variacin en la base documental de PROMPER.

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8. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


N

Actividad

Elaboracin del Documento


Identifica la necesidad de elaborar o modificar un documento (requerido por el
SGC o del SGSI, segn corresponda) para un fin especfico, verificando la
existencia de otros documentos relacionados y su alcance, a fin de determinar
1
correctamente el documento a elaborar.
1.1 Si se requiere elaborar un nuevo documento, contina en el paso 2.
1.2 Si se requiere modificar un documento existente, contina en el paso 4.
2
Define e identifica la jerarqua del documento.
3
Elabora el documento, contina en el paso 7.
Modificacin del Documento
4
Solicita al Jefe del rgano ounidad orgnica la modificacin del documento.
Evala si procede la solicitud.
5.1 Si la respuesta es S, contina en el paso 6.
5
5.2 Si la respuesta es No; comunica al solicitante, verbalmente o por
medio de un documento escrito,la(s) razn(es) de la no procedencia de
la solicitud. Fin del procedimiento.
6
Modifica documento.
Validacin y Revisin delDocumento
Revisa el documento ntegramente.
7.1 Si el documento es conforme;somete a discusin pblica, va correo
electrnico o por convocatoria a una reunin, la versin preliminar del
documento con la participacin de todas las unidades orgnicas
involucradas en la aplicacin del documento, generando evidencia de
que el documento fue enviado a discusin pblica; el otro caso, es de
aplicacin directa ya sea por mandato o normativa interna que tenga
7
carcter de aplicacin obligatoria sin necesidad de requerir consenso de
las reas involucradas.
Luego procede en funcin a si existen observaciones al documento:
7.1.1. Si el documento tiene observaciones, deriva el mismo al equipo
de trabajo, contina en el paso 8.
7.1.2. Si el documento no tiene observaciones, contina en el paso 10.
7.2 Si el documento no es conforme, comunica sus observaciones al equipo
de trabajo para su modificacin. Regresa al paso 6.
Analiza
las observaciones o recomendaciones y obtiene informacin para la
8
modificacin del documento.
Incorpora en el documento las observaciones o recomendaciones que
9
correspondan y lo entrega al Jefe del rgano o unidad orgnica.
Aprobacin del Documento
10 Deriva documento, con las firmas correspondientes, ala UPRA de la OPP para
su revisin, codificacin y trmite de aprobacin.
11 Revisa formato, congruencia y consistencia del documento, a fin de que ste
no se contraponga a la normatividad interna o disposiciones legales vigentes.
12

Codifica el documento (cuando corresponda) y tramita su aprobacin.

Archivo del Documento


Archiva en medio fsico y digital el documento aprobado, garantizando que el
13 documento custodiado sea el vigente y que la documentacin derogada est
debidamente identificada.
Coordina, mediante memorndum dirigido a la UTIN, la publicacin del
14 documento aprobado en la Intranet, Portal Institucional o Portal de
Transparencia, segn corresponda, de acuerdo con lo sealado en el numeral
7.11 del presente.
Actualiza la Lista Maestra de Documentos Internos, incluyendo el documento
15 aprobado y actualizando el estado de la documentacin derogada, de ser el
caso.

Responsable

Equipo de Trabajo

Equipo de Trabajo
Equipo de Trabajo
Equipo de Trabajo
Jefe del rgano/ Jefe de laUnidad
Orgnica
Equipo de Trabajo

Jefe del rgano/Jefe de la Unidad


Orgnica

Equipo de Trabajo
Equipo de Trabajo
Jefe del rgano/Jefe de la Unidad
Orgnica
Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin
Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin
Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin
Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin
Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin

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Actividad

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Responsable

Difusin del Documento


Comunica la aprobacin del documento, va correo electrnico, al personal de
PROMPER.
Actualiza la base documental del SGC o del SGSI, segn corresponda,
incluyendo el documento vigente en la carpeta ISO 9001/27001, segn
17 corresponda, y archiva el documento derogado en la carpeta Documentos
Derogados, adicionando al nombre un sufijo que indique el nmero de versin
obsoleta.
18 Difunde la inclusin de un nuevo documento o versin a todo el personal
involucrado en la aplicacin del mismo.
Control de Vigencia
19 En forma permanente, controla la vigencia de los documentos normativos y de
orientacin en uso. Fin del procedimiento.
16

Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin
Representante de la Direccin/
Oficial de Seguridad de la
Informacin
Jefe del rgano/Jefe de la Unidad
Orgnica
Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin

9. REGISTROS
Cdigo

N de
ejemplares

Lugar de
archivo

Tiempo de
archivo (Aos)

Lista Maestra de Documentos Internos

FO-MEJ-011

Archivo del rea

Permanente

Lista de Distribucin de Documentos

FO-MEJ-012

Archivo del rea

Permanente

Descripcin

10.HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS


N de
versin

N de captulo/
tem

01

Prrafo/ Figura/
Tabla/ Nota
Cartula y
Encabezados
---

01

---

Se modific el Alcance del procedimiento.

03

3.4

Se remplaz el documento a consultar por la versin vigente.

01

3.5 y 3.6

01

3.7

01

---

01

---

01

5.2 y 5.3

01

5.5

Se completaron los nombres de los documentos a consultar.


Se modific la denominacin del Manual de Calidad de la Subdireccin de
Servicios y Asistencia Empresarial por Manual de Calidad de la Direccin
de Promocin de las Exportaciones.
Se incorpor el nuevo documento a consultar (numeral 3.8).
En el Glosario de Trminos se retiraron los trminos PROMPER,
DPE, N/A, PDF y SDSAE; se incorporaron los trminos OSI y
SGSI; asimismo, se remplazaron los trminos UPR por UPRA, y UTI
por UTIN. Se actualizaron estos cambios en el todo el documento.
Se cambi las definiciones de Documento Controlado y Documento
Derogado.
Se complement la definicin de Documento Controlado.

01

5.7

Se cambi de nombre al documento interno Formulario por Formato.

01

5.11

01

---

01

6.1 y 6.2

01

6.5

01

6.5.1 y 6.5.4

01

6.6

Se retir la definicin de Representante de la Direccin.


Se adicionaron las definiciones de los tipos de documento Reglamento y
Cartilla.
Se juntaron en una sola condicin bsica y se actualiz el grafico que
presenta la jerarqua de los documentos internos.
Se hizo mayor precisin del formato y presentacin de los documentos
internos.
Se adicionaron los tipos de documentos Directiva, Reglamento y
Cartilla.
Se adicionaron los Documentos de Gestin Institucional, Reglamentos,
Guas y Cartillas.

01

Modificaciones
Se antepuso al nombre del procedimiento la palabra Procedimiento de.
Se modific el Objetivo del procedimiento.

Ttulo:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

N de
versin

N de captulo/
tem

Prrafo/ Figura/
Tabla/ Nota

01

6.6.3

01

7.1

01

7.9

01

---

01

8.1 y 8.19

01

8.15

01

Anexo A

01

11

Anexos B, C y D

01

11

Anexo E

01

11

Anexo F

Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05

Versin:
02

Pgina:
9/16

Modificaciones
Se adicion al cdigo del tipo de documento FO como parte de la
codificacin de los formatos.
Se incorporaron los documentos internos: Documentos de Gestin
Institucional, Reglamentos, Cartillas para considerarlos en la forma de
realizar la identificacin de cambios.
Se precis acerca de la forma de aprobacin de los Formatos, Fichas de
Indicadores de Gestin e Instructivos.
Se incorpor el numeral 7.11, precisando el lugar de publicacin de los
documentos internos, de acuerdo a quien est dirigido.
Se adicion al SGSI, producto del nuevo alcance del presente
procedimiento.
Se separ en dos pasos para mayor aclaracin.
Se actualiz el diagrama de flujo.
Se modificaron los documentos Siglas de rganos y Unidades
Orgnicas, Tipos de Documentos Internos yNiveles de Aprobacin de
Documentos Internos.
Se modific el cdigo y contenido del formato Lista Maestra de
Documentos Internos.
Se modific el cdigo y se cambi la denominacin del formato Lista de
Distribucin de Documentos Internos.

11.ANEXOS
Descripcin
Diagrama de Flujo

Anexo
A

Siglas de rganos y Unidades Orgnicas

Tipos de Documentos Internos

Niveles de Aprobacin de Documentos Internos

Formato Lista Maestra de Documentos Internos

Formato Lista de Distribucin de Documentos

Ttulo:

Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Anexo:
A

Versin:
02

Pgina:
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ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO


Proceso: Control de Documentos Internos

Versin: 02

Pg.1/1

PROMPER
Jefe del rgano / Jefe de la Unidad
Orgnica

Equipo de Trabajo

Unidad de Planeamiento y
Racionalizacin

Representante de la Direccin/ Oficial de


Seguridad de la Informacin

Inicio
1

Identifica la necesidad de
elaborar un documento

Nuevo
documento?
No

Solicita la modificacin del


documento

Evala si procede la
solicitud

Modifica el documento
Si

Procede?

Si

Documento
modificado

No

5.2

Comunica al solicitante
la(s) razn(es) de la no
procedencia de la solicitud

Revisa el documento
Documento
revisado

Define e identifica la
jerarqua del documento

11

Revisa el formato,
congruencia y consistencia
del documento

Conforme?
No

Elabora el documento

Si

7.2

Comunica observaciones

12

Codifica el documento
(cuando corresponda) y
tramita la aprobacin del
documento

Documento
nuevo

7.1

13

Somete a discusin pblica


la versin preliminar del
documento, o se da su
aplicacin directa

Archiva en medio fsico y


virtual el documento
aprobado

Observaciones?

Coordina la publicacin del


documento aprobado (en la
intranet, portal institucional
o portal de transparencia)

14 Documento

Si
8

Analiza las observaciones


recibidas y obtiene
informacin para la
modificacin

7.1.1

Deriva observaciones al
equipo de trabajo

Actualiza la Lista Maestra


de Documentos Internos

No

Documento
observado

Incorpora en el documento
las observaciones que
correspondan

15

16

10

Comunica la aprobacin
del documento al personal
de PROMPER

Deriva documento para su


revisin, codificacin y
trmite de aprobacin
Documento
revisado

18

19

Difunde la inclusin del


documento a todo el
personal involucrado en la
aplicacin del mismo

Controla la vigencia de los


documentos normativos y
de orientacin en uso
A
Fin

17

Actualiza la base
documental del SGC o del
SGSI

Ttulo:

Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Anexo:
B

ANEXO B: SIGLAS DE RGANOS Y UNIDADES ORGNICAS


SIGLA

DESCRIPCIN

SG

SECRETARA GENERAL

OAJ

OFICINA DE ASESORA JURDICA

OPP

OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

UPRA

UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y RACIONALIZACIN

UPRE

UNIDAD DE PRESUPUESTO

UCIN

UNIDAD DE COOPERACIN INTERNACIONAL

OAF

OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

UAAD

UNIDAD DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

UAFI

UNIDAD DE ASUNTOS FINANCIEROS

UTIN

UNIDAD DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

UPER

UNIDAD DE PERSONAL

OST

OFICINA DE SERVICIOS TRANSVERSALES

DAAS

DEPARTAMENTO DE APOYO Y AUSPICIOS

UAPU

UNIDAD DE AUDIOVISUALES Y PUBLICACIONES

UFEV

UNIDAD DE FERIAS Y EVENTOS

OCI

OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL

DE

DIRECCIN DE PROMOCIN DE LAS EXPORTACIONES

GCAF
SPC

PROYECTO GEF-CAF (CONVENIO DE APOYO A LA BIODIVERSIDAD)


SUBDIRECCIN DE PROMOCIN COMERCIAL

DAPE

DEPARTAMENTO AGROINDUSTRIAL Y PECUARIO

DPAC

DEPARTAMENTO DE PESCA Y ACUICULTURA

DMDA

DEPARTAMENTO DE MANUFACTURAS DIVERSAS Y ARTESANAS

DIMO

DEPARTAMENTO DE INDUSTRIA DE LA MODA

DESE

DEPARTAMENTO DE EXPORTACION DE SERVICIOS

SAE

SUBDIRECCIN DE SERVICIOS Y ASISTENCIA EMPRESARIAL

DDRE

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO REGIONAL

DAEC

DEPARTAMENTO DE ASESORA EMPRESARIAL Y CAPACITACIN

DGCA

DEPARTAMENTO DE GESTIN DE LA CALIDAD

DPPM

DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS MULTISECTORIALES

DFEX

DEPARTAMENTO DE FACILITACIN DE LAS EXPORTACIONES

SIP

SUBDIRECCIN DE INTELIGENCIA Y PROSPECTIVA COMERCIAL

DIME

DEPARTAMENTO DE INTELIGENCIA DE MERCADOS

DINE

DEPARTAMENTO DE INFORMACIN Y NEGOCIOS ELECTRNICOS

DPT

DIRECCIN DE PROMOCIN DEL TURISMO

STI

SUBDIRECCIN DE PROMOCIN DEL TURISMO INTERNO

DRNA

DEPARTAMENTO REGIN NOR AMAZNICA

DRCE

DEPARTAMENTO REGIN CENTRO

DRSU

DEPARTAMENTO REGIN SUR

DIPE
STR

DEPARTAMENTO IPERU
SUBDIRECCIN DE PROMOCIN DEL TURISMO RECEPTIVO

DALE

DEPARTAMENTO DE ALIANZAS ESTRATGICAS

DMLA

DEPARTAMENTO DE MERCADO LATINO AMRICA

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02

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Ttulo:

Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

SIGLA

DESCRIPCIN

DMAN

DEPARTAMENTO DE MERCADO ANGLOSAJN

DMAO

DEPARTAMENTO DE MERCADO DE ASIA Y OCEANA

DMEU

DEPARTAMENTO DE MERCADO EUROPEO

SMT

Anexo:
B

SUBDIRECCIN DE MERCADEO TURSTICO

DIMT

DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIN DE MERCADOS TURSTICOS

DANE

DEPARTAMENTO DE ANLISIS ESTRATGICO

DPUB

DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD

DGCW
DI
DPES
DGMA
GPRE
DGPU

DEPARTAMENTO DE GESTIN DE CONTENIDOS WEB


DIRECCIN DE PROMOCIN DE IMAGEN PAS
DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESPECIALES
DEPARTAMENTO DE GESTIN DE MARCA
GABINETE DE PRENSA
DEPARTAMENTO DE GESTIN PUBLICITARIA

Versin:
02

Pgina:
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Ttulo:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05

ANEXO C: TIPOS DE DOCUMENTOS INTERNOS

CDIGO

TIPO DE DOCUMENTO INTERNO

DG

Documento de Gestin Institucional

PO

Poltica

RE

Reglamento

DI

Directiva

MA

Manual

GU

Gua

PR

Procedimiento

FO

Formato

IN

Instructivo

FI

Ficha de Indicadores de Gestin

CA

Cartilla

Anexo:
C

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02

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13/16

Ttulo:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05

Anexo:
D

Versin:
02

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ANEXO D: NIVELES DE APROBACIN DE DOCUMENTOS INTERNOS

TIPO DE DOCUMENTO

MODALIDAD DE REVISIN

ALCANCE

Polticas

Aplicacin Directa

Institucional

Directivas
Reglamento

Aplicacin Directa
Aplicacin Directa

Manuales/ Guas

Discusin Pblica

Procedimientos

Discusin Pblica

Institucional
Institucional
Institucional
Oficina
Unidad
Direccin
Subdireccin
Departamento
Oficina
Unidad
Subdireccin
Departamento
Departamento

NIVEL DE APROBACIN
Consejo Directivo/
Secretaria General
Secretaria General
Secretaria General
Secretaria General
Secretaria General
Secretaria General
Director
Director
Director
Jefe de Oficina
Jefe de Oficina
Subdirector
Subdirector
Subdirector

Unidad
Institucional
Oficina
Unidad
Direccin
Subdireccin
Departamento
Departamento
Unidad

Jefe de Oficina
Secretaria General
Secretaria General
Secretaria General
Director
Director
Director
Subdirector
Jefe de Oficina

Instructivos
(cuando este no forma parte de otro
documento)

Discusin Pblica

Guas

Aplicacin Directa

Cartillas

Aplicacin Directa

Ttulo:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

ANEXO E: FORMATO LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS

Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05

Anexo:
E

Versin:
02

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Ttulo:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Cdigo:
UPRA-MEJ-PR-05

ANEXO F: FORMATO LISTA DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

Anexo:
F

Versin:
02

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