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COMUNICACiN
Operaciones auxiliares
administrativos y genera
OPERACIONES BSICAS DE
C OMU NICAC i N
AUTORA
ANA BELN GONZLEZ JIMNEZ
LICENCIADA EN PEDAGOGA
Editorial MAD, S. L.
La autora
Derechos de edicin reservados a favor de Editorial MAD, S. L.
Prohibida la reproduccin total o parcial sin permiso escrito del editor
Impreso en Espaa por Grupo Cimapress
Edita: Editorial MAD, S. L.
P.E. Merka, el Merka Cuatro, 1-15.41500 ALCAL DE GUADARA (Sevilla).
WEB: www.mad.es
Email: infomad@mad.es
ISBN: 978-84-676-8287-8
P resentacin
El presente libro forma parte del certificado de profesionalidad
"Operaciones auxiliares de servicios administrativos y generales",
perteneciente al rea profesional de Gestin de la informacin
y comunicacin de la familia profesional de Administracin y
gestin. En concreto, este libro desarrolla el mdulo "Operaciones
bsicas de comunicacin".
comunicacin.
www.mad.es!fpe
En esa misma pgina puede solicitar el solucionario del libro.
Ind ice
La Formacin Profesional para el Empleo y los certificados de profesionalidad ... 17
19
19
1.
1.1. Funciones....................................................................................... 36
2.
2.3. Soluciones...................................................................................... 47
3.
La comunicacin y la empresa............................................................... 51
56
57
4.
59
63
1.
71
73
2. El comportamiento verbal..................................................................... 75
78
4.2. Tcnica del banco de niebla: dar la razn como a los tontos..........
79
4.4. Autorreve\acin............................................................................... 80
1.
87
87
92
93
94
95
1.
3.
1.4. Principios de redaccin para que el mensaje sea eficaz .................. 156
2.
2.
2.3. Notas ........... .. .................. .. ... ..... .............. ........... .... ............ ............ 183
3.
3.7. Impresin de documentos ..... ..... ................... ................. ... .. ... ..... ... 193
La Formacin Profesional
certificados de profesionalidad
http://www.sepe.es/contenido/empleo_formacion/formacion/
certificados_de_profesionalidadlcf0502.html
El certificado
Introductorio de profesionalidad
ID7?Fm
AA
f)
h) Competencia general:
Distribuir, reproducir y transmitir la informacin y documentacin re
queridas en las tareas administrativas y de gestin, internas y exter
nas, as como realizar trmites elementales de verificacin de datos
y documentos a requerimiento de tcnicos de nivel superior con efi
cacia, de acuerdo con instrucciones o procedimientos establecidos.
19
20
i) Bntorno Profesional:
4423.1013
4424.1016
Thleoperadores/as.
4412.1057
4446.1010
4221.1011
Clasificadores/as-repartidores/as de correspondencia.
9431.1020
Ordenanzas.
5500.1036
Taquilleros/as.
Auxiliar de oficina.
Auxiliar de archivo.
Auxiliar de informacin.
*
*
El certificado de profesionalidad
21
22
El certificado de profesionalidad
23
24
El certificado de profesionalidad
2S
:., ....
26
Unidad Formativa 1
Denominacin: Comunicacin en las relaciones profesionales.
Cdigo: UF0520.
Duracin: 50 horas.
El certificado de profesionalidad
27
*
*
*
*
*
28
El certificado de profesionalidad
29
*
*
Unidad Formativa 2
Denominacin: Comunicacin oral y escrita en la empresa.
Cdigo: UF0521.
Duracin: 70 horas.
Referente de competencia: Esta unidad formativa se corresponde con
la RPl, RP3 Y RP4.
30
*
*
El certificado de profesionalidad
3 1
32
*
*
*
*
*
*
*
*
*
..
.'
U NIDAD FORMATIVA
,
CAPITULO
Procesos y tcnicas
de comunicacin
en situaciones
profesionales de
recepcin y transmisin
de informacin
3S
36
1. 1. Funciones
En relacin con lo anterior, podemos decir que las funciones de la
comunicacin no son ms que cada uno de los elementos o factores que
componen el proceso comunicativo.
Las funciones de la comunicacin, tambin denominadas funciones del
lenguaje, son las que dan sentido a lo que queremos transmitir:
37
38
1.2. Elementos
En el proceso de la comunicacin podemos diferenciar los siguientes
elementos:
* Atractivo.
39
*
*
40
4 1
42
43
-'" ,
44
Para tener una correcta comunicacin oral es necesario que se den una
serie de requisitos que faciliten la comprensin. Estos requisitos son:
Es importante la mirada
al otro interlocutor
Una pronunciacin, in
tensidad y entonacin de
la voz adecuadas
4 5
A) Barreras semnticas
46
47
2.3. Soluciones
Como hemos visto, a lo largo de todo el proceso de comunicacin pue
den surgir numerosos barreras o dificultades que impiden que el mensaje
sea interpretado de una forma u otra por el interlocutor.
48
49
50
51
3. La comunicacin y la empresa
3.1. Principios de la comunicacin
Como hemos visto, tanto la informacin como la comunicacin son im
portantes en la interaccin humana. Adquieren una importancia mayor en la
empresa. El xito de un negocio depender de factores como la cantidad y
la calidad de la informacin que manejemos y de la capacidad de sus lderes
para comunicarse, de sus habilidades para comprender y hacerse entender
por los dems.
Otro aspecto fundamental de la comunicacin que todava no hemos
explicado es la toma de decisiones. Si tenemos que resolver cualquier pro
blema empresarial, profesional o privado necesitamos disponer de toda la
informacin posible.
Existen dos principios fundamentales que rigen las comunicaciones em
presariales:
La comunicacin en la empresa no es un objetivo en s misma, sino
ms bien un medio para obtener informacin necesaria en el funcio
namiento diario de una empresa.
La comunicacin en s es un punto clave de cualquier actividad orga
nizativa. Sin ella no podran existir las organizaciones.
S2
S3
S4
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,
55
A) Verticales
VERTICAL
DESCENDENTE
TRANSVERSAL DIAGONAL
C) Formales
56
57
58
59
60
ordenarlas.
61
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ENCHUFARLA
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62
(
I
Inicio/fin
Procesos
Entrada
Cinta magntica
Disco magntico
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_________________
<
Salida
Di~
Conector de pgina
Lneas de flttio
Anotacin
63
Sumar
Menos
----17
<---/
64
RECUERDA QUE...
Gracias a que podemos comunicarnos unos con otros po
demos:
-
de comunicacin.
Funcin
retrica
r
Funcin
metalngstica
Funcin
conno tativa
\
Funcin
potica
--
Funcin de
im p licacin
EMISOR
CANAL
RECEPTOR
65
66
Mensaje
Cdig o
Reaccin
respu es ta
Feed-bac k
Codificacin.
Emisin.
Transmisin.
Recepcin.
Decodificacin.
Retroalimentacin o feedback .
Es importante la mirada
al otro interlocutor
Una pronunciacin, in
tensidad y entonacin de
la voz adecuadas
Fsicas.
Fisiolgicas
Psicolgicas.
Ideolgicas
que ofrecen.
rior.
67
S8
Diagrama de flujo:
69
ACTIVIDADES
Responde a las siguientes cuestiones:
1. En el proceso de la comunicacin podemos diferenciar ele
mentos que intervienen en su desarrollo y consecucin Cu
les son?
2. Cita los tipos de lenguaje de que disponemos los seres huma
nos para comunicarnos.
3. Cules son las barreras de la comunicacin?
4. Cules son los objetivos principales de la comunicacin ex
terna?
5. Elabora un diagrama de flujo panormico.
CAPITULO
Pautas de
comportamiento
asertivo en
situaciones de trabajo
1. 1. Asertivo
El estilo asertivo se caracteriza por tener claro sus objetivos y saber co
municar antes de comenzar a hablar. Adems, la persona que se estima
conlleva un control emocional que puede verse favorecido por la bsqueda
del momento adecuado para iniciar un dilogo.
7 1
72
Sus
comportamientos
son ...
Resuelve los
Conflictos
problemas.
interpersonales.
Se siente a gusto
con los dems.
Depresin.
Desamparo.
Se siente satisfecho.
Autoimagen pobre.
Se siente a gusto
Se hiere a s mismo.
consigo mismo.
Pierde
Relajado.
Se siente con
oportunidades.
Tensin.
control.
Se siente sin control.
Crea y fabrica la
Soledad.
mayora de las
No se gusta a s
oportunidades.
mismo ni a otros.
Se gusta a s mismo
Se siente enfadado.
y a los dems.
Adiccin.
Es bueno para s y
para los dems.
Conflictos
interpersonales.
Frustracin.
Imagen pobre de s
mismo.
Thnsin.
Soledad.
No le gustan los
dems.
Se siente enfadado.
Adiccin.
73
1.2. Agresivo
El estilo agresivo se caracteriza por una conducta no verbal con los si
guientes aspectos:
utilizan la mirada fIja a los ojos pero duradera en el tiempo, que inti
midan y atemorizan a la otra persona.
Su tono de voz es elevado, es su forma de imponer su opinin por
encima de la otra persona.
Tiene una forma de hablar rpida en la que no se puede interrumpir.
utilizan gestos de frialdad, intimidacin, amenazas y superioridad
como son brazos cruzados, las manos en la cadera o inclinarse hacia
detrs.
74
1.3. No asertivo
El estilo no asertivo, tambin conocido como pasivo o inhibido, se ca
racteriza por:
Personas inseguras que cuando hablan no miran directamente a la cara.
Hablan en voz bqja y su discurso no es contundente sino que est
lleno de vacilaciones y demuestra inseguridad e incluso timidez.
Los gestos que muestran son de inseguridad y ansiedad como co
merse las uas, juguetear con los dedos o cruzar las manos.
7S
2. El comportamiento verbal
El comportamiento verbal se caracteriza principalmente por la capa
cidad de dilogo que tenga una persona. Dicha capacidad de dilogo se
expresa mediante el uso de palabras correctas, con un tono adecuado y
en el momento oportuno. Adems, el dilogo es saber estar abierto a las
opiniones de los dems, permitiendo reconocer las opiniones de otros de
forma positiva y como parte de la comunicacin e interaccin de los seres
humanos.
El hecho de tener habilidades de dilogo no solo se manifiesta en la ex
presin o comportamiento verbal, sino tambin en el no verbal.
Como veremos a continuacin, las conductas no verbales son una mi
rada, gestos de la cara o de las manos, una sonrisa, o la distancia entre las
personas que dialogan. Una persona con habilidades de dilogo deber usar
tanto los mens"es verbales, no verbales.
76
Los aspectos que caracterizan las conductas verbales y forman parte del
comportamiento verbal son los siguientes:
Las palabras que usamos.
El tono de voz que utilizamos.
La fluidez y el ritmo de la conversacin.
La velocidad a la que hablamos.
77
3. El comportamiento no verbal
El comportamiento no verbal se trata de un proceso de comunicacin
en el que enviamos y recibimos mensajes que no llevan palabras pero s los
signos, expresiones o movimientos del propio cuerpo.
Estos mensajes se transmiten a travs de un lenguaje corporal constituido
por los gestos, la postura, la expresin facial y el contacto visual. A continua
cin analizaremos cada una de las caractersticas del comportamiento verbal.
El movimiento de cuerpo o comportamiento cinsico est conformado
por los gestos, los movimientos de manos, cabeza, pies o piernas; las ex
presiones faciales, la sonrisa, el llanto, la tristeza o la indiferencia; la expre
sin de los ojos como es el parpadeo, la duracin de la mirada, la postura o
dilatacin de la pupila. Inclinar la cabeza hacia un lado, fruncir el entrecejo
o dejar caer los hombros son comportamientos pertenecientes a la comu
nicacin no verbal que nos expresan, en muchas ocasiones, ms que el
comportamiento verbal.
Pero para conocer el comportamiento no verbal debemos saber cu
les son todas aquellas seales no verbales que nos estn transmitiendo un
mensaje de la otra persona o simplemente su estado de nimo. Para co
nocer cada una de estas seales del comportamiento no verbal, las hemos
clasificado en:
Emblemas: son actos no verbales que no nos expresan un mensaje
oral directo pero que con ellos podemos expresar palabras o frases.
Se consideran emblemas insultar con algn gesto, el estado fsico o
la emocin.
Ilustradores: son comportamientos ligados al mensaje oral que lo acom
paan y nos sirven para ilustrarnos lo que se est diciendo verbalmente.
Estamos hablando por ejemplo de algn tipo de gesto, un movimiento
que enfatice la palabra o frase que se est diciendo; puede tratarse tam
bin de un mensaje enfatizado acompaado de algn gesto.
Muestras de afecto: son expresiones faciales que nos indican esta
dos afectivos. Como ya sabemos, la cara es la primera fuente de
afecto pero tambin el cuerpo expresa este tipo de sentimientos,
....,..
78
7 9
4.2. Tcnica del banco de niebla: dar la razn como a los tontos
Si en tu da a da en el trabajo te critican injustamente para que te jus
tifiques o para que responda con otra crtica, esta tcnica puede ayudarle
a superar eso. Solamente tendrs que escuchar lo que te dicen, reconoce
que pueden tener razn y posteriormente expones tu punto de vista. En esta
parte pueden aparecer confrontaciones pero si no reacciona de la forma que
esperan, es fcil que estas desaparezcan.
Primero le dices que lleva la razn y posteriormente expones tu punto de
vista como una alternativa a lo anterior. De este modo, estamos informan
do a la otra persona de que le hemos escuchado y comprendemos (siendo
asertivos con ellos) adems de exponer nuestro punto de vista y opinin
sobre el tema.
SO
4.4. Autorrevelacin
El objetivo principal de esta tcnica de asertividad es aportar informacin
sobre nosotros mismos. Cuando interactuamos en un grupo es importante
aportar parte de cada uno, por lo que la informacin personal logra niveles
de comunicacin ms sinceros y directos sobre cada uno de los miembros
del grupo. Cuando se aporta informacin en un grupo y los dems la cono
cen, estos tienden a corresponder de la misma forma, aportando informa
cin de cada uno de ellos.
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Sus
comportamientos
son...
Conflictos
interpersonales.
Depresin.
Desamparo.
Autoimagen pobre.
Se hiere a s mismo.
Pierde
oportunidades.
Tensin.
Se siente sin control.
Soledad.
No se gusta a s
mismo ni a otros.
Se siente enfadado.
Adiccin.
Resuelve los
problemas.
Se siente a gusto
con los dems.
Se siente satisfecho.
Se siente a gusto
consigo mismo.
Relajado.
Se siente con
control.
Crea y fabrica la
mayora de las
oportunidades.
Se gusta a s mismo
y a los dems.
Es bueno para s y
para los dems.
Conflictos
interpersonales.
Frustracin.
Imagen pobre de s
mismo.
Hiere a los dems.
Tensin.
Soledad.
No le gustan los
dems.
Se siente enfadado.
Adiccin.
El comportamiento no verbal..
El comportamiento no verbal se trata de un proceso de co
municacin en el que enviamos y recibimos mensajes que no
llevan palabras s los signos, expresiones o movimientos del
propio cuerpo. Dispone de:
Emblemas: son actos no verbales que no nos expresan
un mensaje oral directo pero que con ellos podemos ex
presar palabras o frases.
Ilustradores: son comportamientos ligados al mensaje
oral que lo acompaan y nos sirven para ilustrarnos lo
que se est diciendo verbalmente.
Muestras de afecto: son expresiones faciales que nos in
dican estados afectivos.
que finalice.
detectar.
83
84
as
ACTIVI D ADES
Responde a las siguientes cuestiones:
1. Qu comportamientos no verbales caracterizan la conducta
asertiva?
2. Qu comportamientos no verbales caracterizan la conducta
agresiva?
3. Qu aspectos caracterizan las conductas verbales y forman
parte del comportamiento verbal?
4. Cita brevemente cules son las seales del comportamient o
no verbal.
5. Describe con tus palabras que has entendido por la tcnica de
banco de niebla y compromiso viable.
CAPITULO
personas internas
o externas de la
empresa
87
aa
Las causas que pueden originar un conflicto pueden ser muy variadas,
pero podemos clasificarlas en causas que crean conflictos relacionados con
las relaciones entre grupos y organizaciones, y causas que ocasionan con
flictos relacionados con un sujeto en contreto.
Entre las caractersticas que originan los conflictos derivados de las re
laciones entre sujetos, grupos u organizaciones podemos destacar las si
guientes:
En todo conflicto existe un motivo poltico por el que se discute. La
relacin de cada persona con respecto a este asunto genera distintas
opiniones y posiciones.
La confluencia de dos o ms personas con diferentes opiniones so
bre un asunto origina el conflicto. Se trata de ideas diferentes con
distintas soluciones. Por ejemplo, podemos encontrarnos opiniones
enfrentadas entre empresa y trabajador.
Una vez que el conflicto surge, las partes tratan de solucionarlo o po
ner remedio mediante acuerdos. En el mbito laboral, los conflictos
entre trabajadores y empresarios se resuelven bien de manera pacfi
ca o a travs de fuertes presiones como la huelga o el cierre patronal.
Pero, qu causas y caractersticas se relacionan con el conflicto?
Los conflictos en empresas pueden originar un clima de trabajo poco
claro, lo que origina un bajo rendimiento del personal. Cuanto ms
definida estn las funciones de cada puesto, ms difcil es que se
originen problemas. Si los problemas se derivan hacia algn supe
rior, esto afectara de forma negativa a los subordinados: el recibir
rdenes complicara la situacin.
El tener intereses diferentes sobre una determinada situacin puede
originar el conflicto: la empresa puede tener un objetivo y el trabaja
dor otro diferente.
Otra fuente de conflicto puede ser la diferencia entre valores y creen
cias. Si unos directivos de una empresa ante una determinada situa
cin dan como solucin reducir costes en la plantilla, otros directivos
pueden pensar que la solucin es reducir la maquinaria, sin despedir
al personal.
Diariamente pueden surgir enfrentamientos personales entre los
miembros de la empresa, lo que origina situaciones de tensin que
afecta a la productividad. En muchas ocasiones, el propio trabajo
provoca el conflicto y otras circunstancias ajenas al entorno laboral.
Rivalidades entre los trabajadores o simplemente la dinmica diaria
de trabajo pueden afectar al clima de trabajo.
89
Grupal o
colectivo
condiciones de trabajo.
Personas
involucradas:
a quin
afecta?
Individual
concreto.
Caractersticas
de los
intereses:
qu
pretende?
Normativo
Econmico
Medidas
de presin
utilizadas:
cmo
actan?
Pacfico
solucin.
Violento
Positivo
algunas personas.
Negativo
organizacin.
Resultado
generado:
qu se
obtiene?
cmo
finaliza?
90
91
CAUSAS
tanto, el origen del conflicto est en las posiciones de partida de ambas partes.
Esto se debe a:
Interpretacin de la informacin
CONFLICTO
Desconfianza
para el futuro
nimo de
revancha
CONSECUENCIAS
El conflicto en s no es perjudicial, si se sabe llevar desde una posicin positiva a una buena solucin.
Adems, puede dar lugar a un proceso de negociacin que puede enriquecer a la persona yal grupo.
En el caso de que el conflicto no se resuelva o que se haga de forma inadecuada, en el que haya
ganadores y perdedores o mediante el uso de la violencia, las consecuencias pueden ser destructivas,
ya que se altera el clima de confianza, de responsabilidad y de reconocimiento, necesario para que el
ambiente de trabajo sea agradable y productivo.
92
9 3
rrectamente el problema.
94
95
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RECUERDA QUE...
Grupal o
colectivo
condiciones de trabajo.
Personas
involucradas:
a quin
afecta?
Individual
concreto.
Caractersticas
de los
intereses:
qu
pretende?
Normativo
Econmico
Medidas
de presin
utilizadas:
cmo
actan?
Pacfico
solucin.
Violento
Positivo
algunas personas.
Negativo
organizacin.
Resultado
generado:
qu se
obtiene?
cmo
finaliza?
..
.:
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CAUSAS
Interpretacin de la informacin
CONFLICTO
Desconfianza
para el futuro
nimo de
revancha
CONSECUENCIAS
El conflicto en s no es perjudicial, si se sabe llevar desde una posicin positiva a una buena solucin.
Adems, puede dar lugar a un proceso de negociacin que puede enriquecer a la persona y al grupo.
En el caso de que el conflicto no se resuelva o que se haga de forma inadecuada, en el que haya
ganadores y perdedores o mediante el uso de la violencia, las consecuencias pueden ser destructivas,
ya que se altera el clima de confianza, de responsabilidad y de reconocimiento, necesario para que el
ambiente de trabajo sea agradable y productivo.
99
1 00
ACTIVIDADES
Responde a las siguientes cuestiones:
1. Qu causas y qu caractersticas se relacionan con el conflicto?
2. Define qu es el conflicto.
3. Cules son los conflictos relacionados con las relaciones in
terpersonales
4. Cul es la manera ms efectiva para resolver un conflicto?
5. En qu nos ayuda a cambiar la resolucin positiva de los con
flictos?
UNIDAD FORMATIVA
CAPITULO
La comunicacin oral
1. El lenguaje oral
1.1. Concepto y caractersticas
La comunicacin oral o lenguqje oral es el conjunto de sonidos que
emite el hombre para manifestar lo que piensa o siente. En el lenguqje
oral tambin podemos encontrarnos diferentes expresiones que nos mues
tran situaciones anmicas o simplemente formas primarias de comunicacin
como son las risas, los silbidos, los llantos o los gritos.
Pero, sin duda, la forma ms evolucionada de la comunicacin oral es
el lenguaje hablado. Se trata de sonidos articulados y ordenados que dan
lugar a slabas, palabras y oraciones, con las que nos comunicamos unos
con otros.
103
1 04
El lenguaje oral debe cumplir unas reglas bsicas como son la fluidez y
la organizacin del mensaje. As, las personas que intervienen en el proceso
de la comunicacin pueden entenderse. Entre los diferentes tipos de dilo
go que se pueden dar en la comunicacin oral, encontramos:
La comunicacin oral
1 OS
Cultural. Son factores como las creencias, los valores y las nor
mas que comparte un mismo grupo.
1 06
1
La comunicacin oral
1 07
dirigidos a
CODIFICADOR]
INTRPRETE
( DESCODIFICADOR
'----------1>
'-------;>
~>
]1'----->
Feedback deduci do
Muchos receptores.
Cada uno codifica asu
1 oa
La comunicacin oral
10 9
1 1O
La comunicacin oral
1 11
1 12
B) La reunin
Los puntos que se deben tener en cuenta en una reunin son los si
guientes:
La comunicacin oral
1 13
En cada reunin, realizar un orden del da. Habr que marcar las
pautas y los asuntos que se van a tratar en la reunin. Esto es impor
tante para que se cumpla el objetivo propuesto.
Poner un tiempo determinado a la reunin. Al igual que hemos
establecido un orden del da, debemos determinar una duracin de
cada uno de los puntos introducidos en el orden del da, para evitar
alargarnos demasiado en la reunin en un solo punto.
Establecer reglas. Se elegir con ese cometido a un moderador im
parcial quejuzgue y determine una decisin final en caso de discordia.
El objetivo final de la reunin debe estar cerrado una vez que
comience, ya que otros objetivos particulares y especficos pueden
entorpecer la toma final de decisiones y alargar la reunin sin llegar
a un acuerdo determinado.
Es importante tomar anotaciones sobre los diferentes compromi
sos a los que lleguen los miembros integrantes de la reunin, tanto
lo que hay que hacer como quin lo hace y cundo.
Al cerrar la reunin, debemos hacer un resumen de los distintos
puntos en los que se ha llegado a un acuerdo.
Una vez levantado el acta de la reunin, la enviamos a cada uno de
los departamentos implicados as como a sus responsables, con los
compromisos a los que se ha llegado y las fechas de cumplimiento.
El celebrar reuniones peridicas nos va a permitir recopilar sugerencias y
experiencias de las distintas personas que acuden a la reunin y resolver los
problemas ms concretamente. Adems, nos aporta un amplio espacio de
participacin y cohesin para lograr las metas propuestas de forma comn.
Nos ofrece un acercamiento entre los distintos departamentos y mejora el res
peto y la tolerancia hacia las opiniones individuales y las presiones grupales.
Estructurar la reunin es importante para que pueda desarrollarse efi
cazmente. Por lo general, se suele seguir la siguiente estructura:
1 14
La comunicacin oral
1 1S
1 16
2. La comunicacin no verbal
2.1. Los mensajes en la comunicacin no verbal: voluntarios e
involuntarios
Los llamados mensajes voluntarios son los que emitimos en el trans
curso de la comunicacin. Cuando pronunciamos las palabras las acompa
amos de gestos como:
Signos que representan una palabra o idea. Por ejemplo, el dedo
sobre la boca implica silencio.
Signos que realizamos con las manos
y brazos, que recalcan el sentido de
nuestro mensaje. Por ejemplo, cuando
estamos hablando del tamao de una
mesa e indicamos con las manos su
forma y su espacio.
La comunicacin oral
1 1 '7
A) Expresiones faciales
1 1
B) Miradas
Indica la conducta relacionada con el modo de ser que tiene una perso
na. Es una conducta recproca. El intercambio de miradas con otra perso
na produce interaccin entre ambas. En esta expresin influye el contexto
sociocultural al que pertenezca la persona, ya que la mirada es permitida
o no en determinadas situaciones. Una mirada directa a los ojos a la otra
persona es bien vista entre los rabes, pero en Japn se considera una
falta de educacin. Tambin depende de la personalidad de quien mira y
del estatus social de los participantes. Como ya hemos dicho antes, los
ojos forman una parte importante de la expresin facial y en el manifies
to de las emociones. Una mirada puede expresar afecto, odio, sumisin,
dominio o aburrimiento. La mirada es la que marca los cambios de turno
en una conversacin.
C)
Sonrisas
La comunicacin oral
1 19
D) Oestos
E) Entonacin
1 20
1
La comunicacin oral
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La comunicacin oral
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La comunicacin oral
1 25
~.
'
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*
*
*
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1 28
La comunicacin oral
1 29
1 30
La comunicacin oral
13 1
1 32
4. La comunicacin telefnica
4.1. El telfono en la actividad empresarial
Por lo generaL hoy en da el primer contacto que se tiene con una em
presa es a travs del telfono. Si no se atiende el telfono de forma correcta,
estaremos transmitiendo una imagen negativa de nuestra empresa. Debe
mos saber que la primera impresin es muy importante. Ante el auricular
debemos vocalizar adecuadamente. Nuestra voz debe ser clara y agradable.
La respuesta tiene que ser firme: hay que dar la impresin de que se con
trola la situacin.
Si nos dejan algn recado, debemos apuntarlo, pues la memoria es fr
gil. Un olvido puede costar caro a la empresa.
Una llamada en el mundo empresarial se responde de modo diferente a
una llamada personal. Generalmente, se responde diciendo el nombre de la
empresa y aadiendo "Buenos das" o "Buenas tardes".
Despus de esto, preguntamos quin es la persona que llama y si po
demos traspasar la llamada a la persona por quien pregunta. En el caso de
no ser as, debemos responder con "Le tomar nota y en cuanto pueda le
La comunicacin oral
1 33
1 34
Si el cliente nos presenta una duda o una queja, debemos ser firmes
.',
La comunicacin oral
13 5
1 36
La comunicacin oral
1 37
1 38
Verbales
Interpersonales
_ _ _ inc__m_o_d_a_.
_
f--silla
- - -- - -----1 Escoger un lugar apropiado y tran
Distracciones visuales, interrupcio quilo para la comunicacin.
nes y ruidos como timbres, telfo
nos o ruidos de circulacin.
Evitar hablar muy rpido, en otro
idioma, falta de atencin ante la per
sona que escucha y un lenguaje des
conocido para el interlocutor.
Impresiones distintas.
Suposiciones incorrectas.
Prejuicios.
La comunicacin oral
1 39
1 40
La comunicacin oral
14 1
1 42
l
La comunicacin oral
1 43
**
Estos tres ltimos puntos estn extrados literalmente de cada uno de los reales decretos
y leyes que lo desarrollan. Por ello se especifica nmero de artculo y decreto en el que
aparecen.
RECUERDA QUE...
1 44
dilogo en la que
una serie de pre
el objetivo de co
sus sentimientos
*
*
Sorpresa.
Enfado.
Miedo.
J
La comunicacin oral
*
*
*
*
Tristeza.
Disgusto.
Alegra.
Expresiones faciales mixtas.
Las miradas.
Las sonrisas.
Los gestos
La entonacin.
La postura corporal.
nuestra empresa.
oferta.
dad.
1 4S
1 46
La comunicacin oral
.../...
Verbales
Interpersonales
f-po
_ r_u_n_a_si_ll_a_i_nco_
' m_o_d_a_.----1 Escoger un lugar apropiado
y tranquilo para la
Distracciones visuales.
comunicacin.
interrupciones y ruidos como
timbres. telfonos o ruidos de
circulacin.
Evitar hablar muy rpido. en
otro idioma, falta de atencin
ante la persona que escucha y
un lenguaje desconocido para
el interlocutor.
Impresiones distintas.
. .
.
SuposIcIones Incorrectas.
Si lo que estamos
expresando no lo entiende
la otra persona. hacerlo de
una forma ms simple y
diferente.
Prejuicios.
14 7
1 48
ACTIVIDADES
CAPITULO
La comunicac in
escrita
149
1 50
---+
[DESTINATARIO
MENSAJE
SOPORTE
La comunicacin escrita
15 1
1 S2
instancia
DNI
, Y domicilio en Avda. de la Constitucin nO 3,
EXPONE:
Que siendo empresario de la imprenta MELLADO PRlNT situada en la calle Felipe
Gonzlez Mrquez nOl, de esta localidad, solicita una ampliacin de local.
SOLICITA:
Le sea concedida la licencia de obras.
La comunicacin escrita
1 S3
B) El certificado
El certificado es un documento mediante el cual hablamos de algn he
cho, servicio prestado, pago efectuado. Tiene valor legal y puede ser emitido
tanto por organismos de la Administracin como por empresas.
MELLADO PRINT S. A.
C/Marruecos nOlO
25412 Mlaga
Telef: 962 258 856
DIRECTORA GENERAL
C) El acta
1 S4
(Resto de asistentes_________________ _ _ _ _ __
1_________________
2_ _ _ _ __ __ _ _ _ _ _ _ _ __
3_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
1 (detalle tratado)_ _ _ __ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ __
Se somete a votacin:
Votos A FAVOR:
Votos EN CONTRA:
Abstenciones:
Ruegos y preguntas
PRESIDENTE SECRETARIO
LOS ASISTENTES:
I
La comunicacin escrita
1 55
D) El informe
En la empresa, el informe es un documento escrito que recoge infor
macin y se convierte en una herramienta importante en la gestin de la
empresa moderna. Diramos que se trata de un documento que recoge una
serie de datos, hechos u acontecimientos de manera objetiva, que ayudan
en el proceso de toma de decisiones.
INFORME SOBRE LAS POSIBILIDADES DE APERTURA DE UNA NUEVA EMPRESA.
SOLICITANTE: DIRECTOR
en el municipio
de la zona
. El ayuntamiento de este
- Habitantes: 20.000.
Conclusin
realizados.
, 56
E) La memoria
El memorando.
El contrato y el reglamento.
El manual y el boletn.
La entrevista.
El volante.
El recibo, la factura, el cheque y el pagar.
La comunicacin escrita
1 57
1 58
La comunicacin escrita
15 9
*
*
*
1 60
Cuando enunciamos y el
uso de la coma puede pro
vocar confusin: "En esta
estantera puedes encon
trar lpices en la primera
balda; en la segunda, cua
dernos; en la tercera, colo
res y rotuladores".
Los dos puntos. Se usan para indicar una pausa larga. Tambin
para llamar la atencin sobre lo que se escribe a continuacin. Se
usan:
*
*
*
La comunicacin escrita
16 1
1 62
2.2. El ordenador
Lo que conocemos hoy da como ordenador no es ms que una mqui
na electrnica que nos facilita procesar ciertos datos. La sociedad actual ha
llegado a depender tanto de los ordenadores que hoy da es la herramienta
fundamental en un puesto de trabajo.
Los ordenadores se componen de diversos componentes que efectan
numerosas secuencias o rutinas de instrucciones. A esto se les denomina
programacin: es el proceso que consiste en sistematizar ciertas secuencias
dependiendo de las aplicaciones que emita la orden.
Los programas informticos que hacen que el ordenador desarrolle cada
una de sus funciones se denominan software. Son los encargados de orde
nar los datos especficos para procesarlos. La informacin que contiene un
ordenador se puede trasmitir de uno a otro o bien utilizarla a nivel interno.
Podemos clasificar los ordenadores en funcin de varios criterios. Nos
centraremos principalmente en dos criterios:
Por el mtodo de funcionamiento interno:
*
*
*
Ordenadores analgicos.
Ordenadores digitales.
Ordenadores hbridos.
*
*
I
I
La comunicacin escrita
1 63
1 64
J
La comunicacin escrita
1 65
El informe de empresa.
La memoria.
La convocatoria.
El acta.
1 66
y forma de elaboracin
La comunicacin escrita
1 67
Todas aquellas personas que estn interesadas en vacunarse pueden pasar por la
16 de febrero de 2012
1 S8
Para crear de forma correcta los rtulos debemos tener en cuenta las
siguientes condiciones:
La luz debe ser natural. Debemos evitar interponer la mano entre la
luz y el papel.
Lo ideal para crear un rtulo es tener una mesa de trabEo inclinada
entre 30 y 45 grados. Si el dibujo es muy grande nos resultar ms
fcil realizarlo y mantenerlo limpio.
Debemos mantener la espalda recta y no inclinar en exceso la cabeza
hacia el papel.
Hay que evitar los sitios ruidosos. El lugar debe estar ventilado y bien
iluminado, lo que favorecer nuestra concentracin.
La tcnica de rotulacin ms simple es la mano alzada. Se utilizan
formas en bloques para crear las letras. A partir de siete lneas base forma
mos los caracteres alfanumricos. Para realizarlo utilizaremos un rotulador
de punta biselada.
Es recomendable no inclinar mucho mientras se est realizando. Las
curvas sern poco pronunciadas. Usaremos el rotulador de arriba abajo y de
izquierda a derecha. El grosor del rotulador ser adecuado a la palabra que
queramos escribir. El texto deber ser lo ms reducido posible, en funcin
de las imgenes grficas que incluyamos. Los colores de la letra que resal
tan del fondo deben ir en colores llamativos. El sombreado debe resaltarse
con un color ms oscuro que el de la letra.
Los materiales utilizados para realizar un rtulo varan en funcin de las
necesidades de la empresa y del tipo de rtulo que quieran realizar. Desta
caremos los siguientes materiales:
Rotuladores de punta de fieltro. Son imprescindibles en el diseo gr
fico, ya que la punta traza una lnea muy parecida a la de un pincel.
Lpices. Deben ser de punta redonda y hexagonal. En funcin del
tipo de trazo que queramos realizar, utilizaremos un lpiz ms fino o
ms duro.
Borrador. Generalmente suelen ser blandos flexibles y con tonos cla
ros, para evitar las manchas en el papel. Una vez que borremos,
debemos asegurarnos de que ha quedado todo limpio.
Borrona. Se trata de una goma pulverizada dentro de una almohadi
lla, con la que podremos eliminar las partculas del lpiz del papel.
Tirro. Nos ayuda a far el papel a la mesa de trabajo. La diferencia
con una cinta adhesiva es que no nos deja partculas ni tampoco nos
rompe el papel.
La comunicacin escrita
169
Membrete
Madrid,
de _ _ _ de20
Firma
1 70
RECUBRDA QUB ..
Los tipos de comunicacin escrita son:
-
El recurso.
La declaracin.
El oficio.
El aviso.
La convocatoria.
La instancia.
El certificado.
El acta.
El informe.
La memoria.
El memorando.
El contrato y el reglamento.
El manual y el boletn.
La entrevista.
El volante.
EXPONE:
.../...
J
La comunicacin escrita
171
... / ...
SOLICITA:
Le sea concedida la licencia de obras.
Sevilla, 24 de febrero de 2012
C/ Marruecos n010
25412 Mlaga
Thlef: 962 258 856
DIRECTORA GENERAL
1 72
1_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
2 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
3_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ __
l (detalle tratado)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
Se somete a votacin:
Votos A FAVOR:
Votos EN CONTRA:
Abstenciones:
Ruegos y preguntas
PRESIDENTE SECRETARIO
LOS ASISTENTES:
La comunicacin escrita
1 73
SOLICITANTE: DIRECTOR
El objetivo de este informe es decidir sobre la creacin de una nueva sucursal en el
muntclplo
de la zona
, ya que el ayuntamiento de este
municipio ha contactado con nosotros para hacernos llegar esa necesidad.
Tras la investigacin llevada a cabo, hemos sacado las siguientes conclusiones:
Conclusin:
1 74
.. ./...
J
La comunicacin escrita
.. ./...
* Ordenadores analgicos.
* Ordenadores digitales.
* Ordenadores hbridos.
El aviso.
La memoria.
La convocatoria.
El acta.
1 7S
1 76
ACTIVIDADES
Responde a las siguientes cuestiones:
1. Qu elementos intervienen en la comunicacin escrita?
2. Describe qu es una instancia y pon un ejemplo.
3. Cules son los signos de puntuacin ms comunes? Descrbelos.
4. Haz una clasificacin de los tipos de ordenador en funcin de
sus caractersticas
5. Qu medios podemos utilizar para favorecer la comunicacin
de la empresa?
CAPITULO
Aplicaciones y
medios informticos
que intervienen
en la gestin de
la comunicacin
empresarial
1. El correo electrnico
1. 1. Elementos
Los elementos necesarios para Que este mecanismo de comunicacin
funcione son:
Una direccin electrnica de correo.
Un programa Que nos ayude a enviar y recibir en un ordenador, con
conexin a Internet, el correo electrnico.
-
1 77
1 78
Organizacin comercial
.edu
Organizacin educativa
.gov
Organizacin gubernamental
.org
.Det
.iDt
.mil
Organizacin militar
Espaa
.br
Brasil
.el
Chile
.cz
Republica Checa
.co
Colombia
.uk
Reino Unido
.it
Italia
.ch
.ar
Argentina
.mx
Mxico
.us
1 79
1.2. Envo
Para enviar un correo basta con conectar con al servidor de correos, es
cribirlo y enviarlo. Es el servidor el que se encarga de administrar los men
sajes que recibe y de enviar cada uno a su destinatario. El servidor buscar
la ruta ms adecuada a la vez que comprueba si existe la direccin de ese
destinatario. En el caso de que no exista vuelve a reenviarlo al emisor y le
informa de que el remitente no existe.
El protocolo que hay que seguir para enviar un correo electrnico desde
un servidor a otro se denomina SMTP (SimpleMail Transfer Protocol). El
servidor de correo que remite los mensajes hasta los destinatarios finales
es un servidor SMTP.
1.3. Recepcin
La recepcin de un correo se hace desde el servidor de correos, el cual
hace funcin de buzn especial en el que los usuarios podemos depositar
todos nuestros mensajes. De todas formas, nosotros podemos conectarnos
a nuestro servidor y ver todos los mensqjes que han llegado a nuestro bu
zn particular. El protocolo que se debe seguir para conectarse al servidor
de correos y comprobar nuestro buzn se llama POP (Post Office Protocol).
Actualmente es POP3, versin 3. Es este servidor el que recibe y guarda los
mensajes que enviamos de un usuario a otro, denominado servidor POP3.
1 eo
Aplicaciones
a,
2. La agenda electrnica
La agenda electrnica es un software que nos facilita la organizacin del
calendario, del mismo modo que en una agenda de papel. Podemos organi
zar fechas, eventos, tareas y citas.
La agenda electrnica va incorporada a nuestro navegador habitual,
ya que va anexa a nuestro correo electrnico. Nos permite crear y eliminar
contactos y grupos de contactos. Adems, podremos enviar correos con
datos adjuntos y recibirlos utilizando la agenda electrnica como comple
mento.
2. 1. Contactos
Una de las aplicaciones prcticas de la agenda electrnica es que nos
permite crear grupos con nuestros contactos favoritos sin necesidad de te
ner que escribirlos uno a uno.
De esta forma, cada vez que enviemos un mensaje podremos ver con
junto a ste, la respuesta de la otra persona.
1 82
2.2. Tareas
La agenda electrnica nos permite hacer eventos y tareas de forma fcil
a travs del calendario, eligiendo un mes y ao. Podemos programar el da,
la semana o el mes. La agenda electrnica nos avisar con antelacin con
un aviso. A continuacin, veremos un ejemplo en Outlook de cmo crear
una tarea:
Intervalo de fecha:;:
CalendarlQ:
Intervabde fechqs:
Slo disponibilidad
la hora se mostrar como j~sponb!e"~ 'tNQjlsponb!e""
"Provisional" O "Fuera de la ofklna"
DetaHes completos
I
Aplicaciones y medios informticos en la gestin de la comunicacin empresarial
1 83
~ vlernes
E.!;ij
==:=::=::-===:s
Hora de Inldo:
;:::=:==.::~
I'n:
Cilferfario -~""""'~-~--.......,.
2.3. Notas
En esta seccin del correo podremos escribir cualquier anotacin sobre
algn correo o algn recordatorio. El calendario de la agenda electrnica
nos lo recordar.
2.4. Calendario
La opcin de calendario nos permite mltiples funciones cuando que
remos programar actividades, notas, tareas o avisos a contactos. La ma
yor parte de estas funciones pueden hacerse a partir del calendario, ya que
aparece en la pantalla a la izquierda. El calendario indica el mes completo y
resalta el da en que hemos programado cualquier funcin o actividad. Ade
ms, nos permite actualizar tareas, modificar elementos o borrar eventos
pasados.
Podemos ver el calendario desde la pantalla del calendario o desde la de
eventos y tareas.
1 84
mmJi
'j!
IWfY~dat~: ~~~:::~===~==~==~E~~
3. El procesador de texto
3.1. Estructura de un procesador de texto: Microsoft Word
El procesador de textos ms utilizado en Windows es Microsoft Word de
Office.
En el men Inicio de Word encontraremos seis secciones. Con el por
tapapeles podremos cortar y copiar el formato de un texto para aplicarlo a
otro. Adems en la seccin fuente podemos elegir el tipo de letra, la for
ma y el tamao. En la seccin Prrafo podremos disear el prrafo como
queramos, aadir numeraciones o vietas, tabularlos, utilizar el interlineado
deseado, ordenar alfabticamente y sombrear parte del texto. En la seccin
Estilos encontraremos diferentes estilos de letra, tamao y forma. Podremos
ir cambiando parte del texto sin necesidad de acudir constantemente a la
seccin fuente . Finalmente, encontramos la seccin Edicin, que nos ayuda
a buscar, reemplazar palabras y seleccionar las que queramos, adems de
codificar el documento aadiendo firma y privacidad.
1 as
El men Revisar nos resulta muy til para revisar la ortografa y gramti
ca del texto, aadir notas al pie de pgina e insertar citas especficas.
1 8S
*
*
*
*
l.
1
Aplicaciones y medios informticos en la gestin de la comunicacin empresarial
1 87
carcter anterior
Selecciona lo
situado a la
derecha del cursor
carcter siguiente
Lnea anterior
Selecciona lo
situado a la
derecha del cursor
Selecciona la lnea
situada arriba del
cursor
Selecciona la lnea
situada debajo del
cursor
Lnea siguiente
Palabra anterior
CONTROL+<-
Selecciona desde
Selecciona desde
el cursor hasta
el curso hasta el
el principio del
principio de la lnea
documento
Palabra siguiente
CONTROL+->
Prrafo anterior
CONTROL+i
Selecciona el
prrafo superior al
cursor
INICIO
Selecciona desde el
cursor, una pantalla
hacia
Final de lnea
FIN
Selecciona desde el
cursor, una pantalla
hacia arriba
Principio del
documento
CONTROL + INICIO
Principio de lnea
Selecciona hasta el
final del documento
Una vez que hemos seleccionado el texto, podemos realizar las siguien
tes acciones tanto con el ratn como con el teclado:
1 aa
.. .I.. .
Pegar
Copiar formato
Buscar
Reemplazar
Ir a
Configurar pgina
Imprimir
1 89
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1 92
lu stflcacbn aja
Ju,tficam:)n meda
Justfcad6n ml)fIla
*
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1 93
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antes de imprimir,
1 94
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TIPO:
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191..1iiS.l,lOO
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Copias
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RECUERDA QUE .
1 95
1 96
Deshacer/rehacer accin
Repetir accin
Cortar
Copiar
Pegar
Copiar formato
Buscar
Reemplazar
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Ir a
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Configurar pgina
Imprimir
1 97
1 S8
yista prfilJmnar
Obtiene una vista previa de las pginas y jas mQdfh:a
1
Aplicaciones y medios informticos en la gestin de la comunicacin empresarial
!:!Pml:>re:
Estado:
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19,<.163,1,100
D ll.!Vimra ar,:;livo
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Imprim i, W!t.Htl
~ ill",;lgen;:~
<:l e fond!J
il!lt ~ (.le
imprirl ir
d~
im,p irair
199
200
ACTIVIDADES
Responde a las siguientes cuestiones:
1. Qu elementos componen un correo electrnico?
2. En qu consiste el enVo de correos?
3. Cmo podemos adjuntar datos a un mensaje?
4. Describe qu has entendido por agenda electrnica.
5. Detalla cada una de las partes que componen la estructura de
un procesador de texto.
Bibliografa
Escalante Ruiz, E., Gago Garca, L.: Relaciones en el entorno de trabajo. Edi
torial Mac Graw Hill. Madrid. 2004.
Del Valle Zaragoza, v., Gmez de Agero, J. L.: Recursos Humanos. Editorial
Mac Graw Hill. Madrid. 2008.
Delgado Gonzlez, S., Ena Ventura, B.: Recursos Humanos. Editorial Paranin
fo. Madrid. 2010.
Pino Mario, M.A., Pino Quintario, M.r., Snchez Prez, M.C.: Gestin del
aprovisionamiento., Editorial Editex. Madrid. 2006.
Snchez Estella, O., Herrero Domingo, R., Hortigela Valdeande, M.A.: Tcni
cas administrativas bsicas de oficina., Editorial Paraninfo. Madrid. 2010.
WEBS DE REFERENCIA:
-
http://www.administracion-de-empresas.com/2011/07/partes-de-los-docu
mentos.html
http://es.scribd.com/doc/12043183/Definicion-de-Documentos-Administrativos
http://es.scribd.com/doc/2234656/Distribucion-de-areas-de-trablio
http://html.rincondelvago.com/logistica_el-almacen.html
http://manuelgross.bligoo.com/content/View/204452/Las-Ordenes-de-Traba
jo-mejoran-la-eficiencia.html
http://materialdeoficinaypapeleria.blogspot.com/
20 1
..
~'
'
202
http://noticiasJuridicas.com/base_datos/Admin!l30-1992.html
http://www.escueladefeminismo.org/spip.php?article196
http://www.monografias.com/trabajos73/area-aprovisionamiento/area-apro
visionamiento2.shtml
http://www.opositoya.es/auxiliar/temario/documentos%20administrativos.htm
http://www.eumed.net/libros/2008b/396/medios%20de%20Cobro%20y%20
Pago.htm
http://www.mcgraw-hill.es/bcv/guide/capitulo/8448169220.pdf
http://www.monografias.com/trabajos12/bancain/bancain.shtml
http://www.consumoteca.com/diccionario/comercio-electronico
http://www.laboris.net/static/ca_contratosJectura-nomina.aspx
17 9
1.2. Envo
Para enviar un correo basta con conectar con al servidor de correos, es
cribirlo y enviarlo. Es el servidor el que se encarga de administrar los men
scUes que recibe y de enviar cada uno a su destinatario. El servidor buscar
la ruta ms adecuada a la vez que comprueba si existe la direccin de ese
destinatario. En el caso de que no exista vuelve a reenviarlo al emisor y le
informa de que el remitente no existe.
El protocolo que hay que seguir para enviar un correo electrnico desde
un servidor a otro se denomina SMTP (SimpleMail Iransfer Protocol). El
servidor de correo que remite los mensajes hasta los destinatarios finales
es un servidor SMTP.
1.3. Recepcin
La recepcin de un correo se hace desde el servidor de correos, el cual
hace funcin de buzn especial en el que los usuarios podemos depositar
todos nuestros mensajes. De todas formas, nosotros podemos conectarnos
a nuestro servidor y ver todos los menscUes que han llegado a nuestro bu
zn particular. El protocolo que se debe seguir para conectarse al servidor
de correos y comprobar nuestro buzn se \lama POP (Post Office Protocol).
Actualmente es POP3, versin 3. Es este servidor el que recibe y guarda los
mensajes que enviamos de un usuario a otro, denominado servidor POP3.