COMUNICACIN

Es la transferencia de informacin de un emisor a un receptor, siendo la

informacin comprendida por el receptor.
PROPOSITO DE LA COMUNICACIN
La comunicacin es esencial para el funcionamiento interno de las empresas
porque integra las funciones gerenciales. Especialmente, la comunicacin es
necesaria: 1) para establecer y diseminar las metas de una empresa; 2)
desarrollar planes para su logro; 3) organizar los recursos humanos y otros de la
manera mas eficiente y efectiva; 4) seleccionar, desarrollar y evaluar a los
miembros de la organizacin; 5) liderar, dirigir, motivar y crear una clima en el que
las personas quieran contribuir, y 6) controlar el desempeo.
La figura ilustra de manera grafica no solo que la comunicacin facilita las
funciones gerenciales, sino adems relaciona a una empresa con su ambiente
externo.
El proceso administrativo
Integracin de personal
Planeacin

Organizacin

Direccin

Ambiente externo
*clientes
*proveedores
*accionistas
*gobiernos

Control

PROCESO DE COMUNICACIN

Realimentacin

Idea

codificacin
Emisor

Transmisin
del mensaje

Recepcin
comprensin

Decodificacin

Receptor

Ruido

El proceso de comunicacin, incluye al emisor, la transmisin de un mensaje a

travs de un canal seleccionado y el receptor.
EL EMISOR DEL MENSAJE
La comunicacin empieza con el emisor, que tiene un pensamiento o una idea,
que luego se codifica de manera que pueda ser comprendido por el emisor y el
receptor.
USO DE CANAL PARA TRANSMITIR EL MENSAJE
La informacin es luego transmitida por un canal que enlaza al emisor con el
receptor. El mensaje pude ser oral o escrito, y su transmisin a travs de un
memorando, una computadora, el telfono, un telegrama, correo electrnico,
televisin u otros medios digitales. En ocasiones, se utilizan ms de dos canales.
EL RECEPTOR DEL MENSAJE
El receptor debe estar dispuesto a la recepcin del mensaje para poderlo
decodificar en pensamientos. El paso siguiente es la decodificacin, en la que el
receptor convierte el mensaje en pensamientos. la comunicacin precisa solo
puede ocurrir cuando el emisor y el receptor asignan el mismo significado, o al
menos similar, a los smbolos que componen el mensaje. La comunicacin ni es
completa, a menos que sea comprendida. Comprender esta en la mente del
emisor y el receptor.

RUIDO QUE ENTORPECE LA COMUNICACIN

La comunicacin es afectada por ruido, esto es cualquier cosa, trtese del
emisor, la transmisin o el receptor, que entorpece la comunicacin.
Ejemplos:

Un ruido o un ambiente confinado entorpece el desarrollo de un

pensamiento claro.
La codificacin puede tener fallas por el uso de smbolos ambiguos.
La transmisin puede ser interrumpida por esttica en el canal, como la que
se experimenta en una mala comunicacin telefnica.

REALIMENTACION EN LA COMUNICACIN
Para verificar la efectividad de la comunicacin, la persona debe tener
realimentacin.
Nunca podemos estar seguros si un mensaje ha sido bien codificado, transmitido,
decodificado y entendido o no, hasta que es confirmado mediante realimentacin,
sta indica si el cambio individual u organizacin se ha dado como consecuencia
de la comunicacin.
FACTORES SITUACIONALES Y RGANIZACIONALES EN LA COMUNICACIN
Muchos factores situacionales y organizacionales afectan el proceso de
comunicacin.
Esos factores en el ambiente externo pueden ser educacionales, sociolgicos,
polticos- legales y econmicos.
Otros factores situacionales que afectan la comunicacin dentro de una empresa
incluyen en la estructura de la organizacin, procesos gerenciales y no
gerenciales, y la tecnologa.
COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN
En las empresas de hoy, la informacin debe fluir ms rpido que nunca antes.
Por tanto, es esencial que los problemas de produccin se comuniquen
rpidamente para tomar una accin correctiva.
Es preciso determinar que tipo de informacin necesita un gerente para una toma
de decisiones efectiva. Obtener esta informacin con frecuencia requiere
conseguir informacin de las superiores y subordinados de los gerentes y tambin
de departamentos y personas de otras partes de la organizacin.

LA NECESIDAD DE SABER DE LOS GERENTES

Un gerente requiere de la informacin necesaria para desempear funciones y
actividades gerenciales.
No es el mximo de informacin lo que un gerente necesita, sino informacin
pertinente, un sistema de comunicacin debe ser adaptado a las necesidades del
administrador.
EL FLUJO DE LA COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN
En una organizacin efectiva, la comunicacin fluye en varias direcciones: hacia
abajo, hacia arriba y cruzada.
Podramos argumentar que la comunicacin efectiva tiene que empezar en el
subordinado y esto significa primordialmente comunicacin ascendente. La
comunicacin tambin fluye horizontal y diagonalmente.
COMUNICACIN DESCENDENTE
La comunicacin descendente fluye de personas de los ms altos niveles a los
inferiores en la jerarqua organizacional.
Los medios utilizados para la comunicacin oral descendente incluyen
instrucciones, discursos, reuniones, el telfono, altavoces y hasta la comunicacin
informal.
Ejemplos:

memorndum
cartas
manuales
folletos
informes de poltica

La informacin a menudo se pierde o se distorsiona al descender por la cadena de

mando.
Un sistema de realimentacin es esencial para determinar si la informacin fue
percibida como el emisor se propona.
El flujo de informacin descendente por los diferentes niveles de la organizacin
requiere tiempo, las demoras pueden ser tan frustrantes que algunos altos
gerentes insisten en que la informacin sea enviada directamente a la persona o
grupo que la requiere.

COMUNICACIN ASCENDENTE
La ascendente viaja de los subordinados a los superiores y sube por la jerarqua
organizacional.
Este flujo es entorpecido a menudo por los gerentes en la cadena de
comunicacin, quienes filtran los mensajes y no transmiten la informacin, en
especial las noticias desfavorables a sus jefes.
La comunicacin ascendente es primordialmente no directiva y por lo comn, se
encuentran en ambientes organizacionales participativos y democrticos.
La comunicacin ascendente efectiva requiere
subordinados se sientan libres para comunicarse.

un

ambiente

donde

los

COMUNICACIN CRUZADA
La comunicacin cruzada combina el (espacio) de la informacin entre personas al
mismo nivel organizacional o a uno similar, y el (espacio) entre personas de
diferentes niveles que no tiene relaciones de deporte directas entre ellas. Este tipo
de comunicacin es utilizado para acelerar el flujo de la informacin, para mejorar
la comprensin y para coordinar esfuerzos para el logro de los objetivos
organizacionales.
Las empresas modernas utilizan muchos tipos de patrones de comunicacin
cruzada, oral y escrita para complementar el flujo vertical de la informacin.
Especficamente la comunicacin cruzada debe comprender que las relaciones
cruzadas sern alentadas donde sean apropiadas, que los subordinados se
abstendrn de adquirir compromisos mas all de su autoridad y que mantendrn
informados a los supriores sobre actividades interdepartamentales importantes. En
suma, la comunicacin cruzada puede crear dificultades, pero es una necesidad
en muchas empresas para responder a las necesidades del ambiente
organizacional complejo y dinmico.
COMUNICACIN ESCRITA, ORAL Y NO VERBAL
Los medios de comunicacin escrita y oral tiene caractersticas favorables y
desfavorables; en consecuencia, a menudo se utilizan juntos para que las
cualidades favorables de cada uno pueden complementar las limitaciones del otro.
Adems se pueden emplear ayudas visuales para complementar las
comunicaciones oral y escrita.
La evidencia ha demostrado que en un mensaje repetido por varios medios ser
entendido y recordado por el receptor con mayor precisin.

COMUNICACIN ESCRITA
La comunicacin escrita tiene la ventaja de proporcionar registros, referencias y
defensas legales.
La comunicacin escrita tambin puede promover uniformidad en poltica y
procedimiento y en algunos casos, reducir costos.
Las desventajas son que los mensajes escritos puedan crear montaas de papel o
perderse en la bandeja de entrada de el correo electrnico, estar mal expresados
por redactores ineficaces y no brindar realimentacin inmediata. En consecuencia,
puede tomar largo tiempo saber si un mensaje ha sido recibido y entendido de
manera apropiada.
COMUNICACIN ORAL
La comunicacin oral puede ser formal o informal y planeada o accidental.
La principal ventaja es que hace posible el rpido intercambio con la
realimentacin inmediata.
Las personas pueden hacer preguntas y aclarar puntos.
La comunicacin oral tambin tiene desventajas. No siempre ahorra tiempo.
COMUNICACIN NO VERBAL
Lo que una persona dice puede ser reforzado (o contradicho) por la comunicacin
no verbal como expresiones fciles y gestos corporales. Se espera que la
comunicacin no verbal apoye la verbal, pero no siempre es as.
Es evidente que la comunicacin no verbal puede apoyar o contradecir la
comunicacin verbal, dando lugar al adagio de que las acciones a menudo hablan
ms fuerte que las palabras.
METODOS DE COMUNICACIN
Hay diferentes mtodos y canales de la comunicacin: algunos son orales, otros
son escritos y varios utilizan tecnologa de la informacin.
BARRERAS E INTERRUPCIONES EN LA COMUNICACION
Tal vez no sorprenda que los gerentes citen con frecuencia las interrupciones en la
comunicacin como uno de sus problemas mas importantes, los problemas de
comunicacin a menudo son sntomas de problemas mas enraizados.

Una estructura de organizacin mal diseada no comunica con claridad las

relaciones organizacionales.
Las barreras pueden estar en el emisor, en la transmisin del mensaje, en el
receptor, o en la realimentacin.
FALTA DE PLANEACION
Con demasiada frecuencia, las personas empiezan a hablar y escribir sin primero
pensar, planear y establecer el propsito del mensaje. No obstante, dar los
motivos de una directiva, seleccionar el canal mas apropiado y escoger el
momento indicado puede mejorar en mayor grado la comprensin y reducir la
resistencia al cambio.
SUPOSICIONES NO ACLARADAS
A menudo ignoradas, pero muy importantes son las suposiciones no comunicadas
que subyacen en los mensajes.
DISTORSION SEMANTICA
Puede ser deliberada o accidental.
Las palabras pueden evocar diferentes respuestas.
MENSAJES MAL EXPRESADOS
No importa cuan clara este la idea en la mente del emisor de la comunicacin, el
mensaje puede estar marcado por palabras mal escogidas, omisiones, falta de
coherencia, mala organizacin, estructura extraa de la frase, perogrulladas,
verborrea innecesaria y dejar de aclarar sus implicaciones. Esta falta de claridad y
precisin, que pueden ser costosa, se evita al tener mayor cuidado al codificar el
mensaje.
PERDIDAS POR TRANSMISION Y MALA RETENCION
La mala retencin de la informacin es otro problema serio. As, la necesidad de
repetir el mensaje y utilizar varios canales es bastante obvia. En consecuencia las
compaas a menudo usan mas de un canal para comunicar el mismo mensaje.
ESCUCHA DEFICIENTE Y EVALUACION PREMATURA
Escuchar exige una atencin completa y autodisciplina. Tambien requiere que el
que escucha evite la evaluacin prematura de lo que la otra personatiene que
decir.

Escuchar sin hacer juicios precipitados puede hacer toda la empresa mucho mas
efectiva y eficiente.
COMUNICACIN IMPERSONAL
La comunicacin efectiva es ms que el simple hecho de transmitir informacin a
los empleados. Requiere contacto frente a frente en un ambiente de apertura y
confianza. Mejorar la comunicacin a menudo no requiere, medios de
comunicacin costosos y sofisticados (e impersonales), sino la disposicin de los
superiores de enfrentar una comunicacin cara a cara.
DESCONFIANZA AMENAZA Y TEMOR
La desconfianza. La amenaza y el temor minan la comunicacin.
La desconfianza puede ser el resultado de un comportamiento inconsistente del
superior.
La luz de amenazas, ya sean reales o imaginarias, las personas tienen a cerrarse,
ponerse en la defensiva y distorsionar la informacin. Lo que se necesita es un
clima de confianza, que facilite una comunicacin abierta y sincera.
SOBRECARGA DE INFORMACION
Las personas responden a la sobrecarga de informacin de diversas formas:

ignorar cierta informacin

la gente se abruma con demasiada informacin
pueden demorar el proceso de informacin
filtran la informacin
no comunican la informacin

OTRAS BARRERAS A LA COMUNICACIN

Percepcin selectiva, las personas tiene a percibir lo que esperan percibir.
Esta la influencia de la actitud, que es la predisposicin a actuar o no de una cierta
manera; es una posicin mental relativa a un hecho o estado.
GUIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIN

Aclarar el propsito del mensaje

Utilizar codificacin intangible
Consultar los puntos de vista de otros
Considere las necesidades de los receptores

Utilice el tono y lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad

Obtenga realimentacin
Considere las emociones y motivaciones de los receptores
Escuche

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIONE ESCRITA

utilice palabras y frases sencillas.

utilice palabras cortas y familiares.
utilice pronombres personales (como usted) cuando sea apropiado.
presente ilustraciones y ejemplos.
utilice oraciones y prrafos cortos.
utilice verbos activos, como el gerente proyecta
evite palaras innecesarias.

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIN ORAL

Pronunciar discursos y divertirse al hacerlo.

MEDIOS ELECTRONICOS EN LA COMUNICACIN

Las organizaciones adoptan cada vez mas varios dispositivos electrnicos que
mejoran la comunicacin.
Las telecomunicaciones y las teleconferencias son en particular algunos medios
utilizados dentro de la organizacin.
Algunos otros medios utilizados son:
Computadores centrales
Minicomputadoras
Computadoras personales
Sistema de correo electrnico
EL USO DE LA COMPUTADORA PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIN Y
EL TRABAJO EN REDES
El procesamiento de datos electrnicos
Manejar grandes cantidades de datos y poner la informacin al alcance de
un gran nmero de personas

 Nuevas graficas de computadora pueden informar visualmente en

segundos
La nueva tecnologa de la informacin cambia la comunicacin de manera
fundamental
La contratacin externa es facilitada por una comunicacin ms rpida y
mejor.
BIBLIOGRAFIA
"ADMINISTRACION: UNA PERSPECTIVA GLOBAL Y EMPRESARIAL" KOONTZ,
WEIHRICH CANNICE 13EDICION MC GRAW HILL 2008.