Traitement des fonds de Laboratoires :

Catalogage informatis

Hanka HENSENS
IRD Montpellier
Centre de Documentation
Octobre 2004

Avertissement
Ce module de formation dune demi-journe sadresse des non-professionnels qui,
dans les structures de recherche, ont informatiser des fonds, en gnral sur des
logiciels personnels de gestion de bibliographie (du type End Note, Pro Cite ou
Reference Manager,...). Le catalogage dcrit est donc forcment simplifi, pour
sadapter aux besoins des utilisateurs et aux possibilits des logiciels. Rsolument
pragmatique, il ne prtend en aucune manire tre un manuel de catalogage, comme
ceux auxquels il est fait rfrence dans la bibliographie.

SOMMAIRE
I- DEFINITIONS ET PRINCIPES
(pour avoir un langage commun)

p. 5

1. Quest-ce que le catalogage ?

p. 6

2. Pourquoi normaliser ?

p. 7

3. Quest-ce quune base de donnes informatise ?

p. 8

a.

Rfrence ou Notice bibliographique

p. 9

b.

Bordereau de saisie

p. 9

c.

Champs

p. 9

d.

Sparateurs

p. 10

e.

Index

p. 10

II- TYPOLOGIE DES DOCUMENTS

(comment distinguer les diffrents types de documents, quels
renseignements rechercher et o)
1. Monographie

p. 11

p. 12

a.

Ouvrage

p. 13

b.

Document Multigraphi

p. 13

c.

Partie dune monographie

p. 14

d.

Srie et collection

p. 14

e.

Rapport

p. 15

f.

Diplme

p. 15

g.

Congrs

p. 16

2. Priodique

p. 17

a.

Article

p. 18

b.

Numro spcial

p. 18

III- CATALOGAGE
(dans quel champs et comment transcrire ces renseignements)

p. 19

1. Elments communs tous les types de documents

p. 21

a.

Auteurs (physiques et moraux)

p. 21

b.

Titres

p. 24

c.

Date de parution

p. 25

d.

Collation (pagination et illustrations)

p. 26

e.

Cote et Numro dInventaire

p. 27

f.

Numrotation Internationale Normalise

p. 28

2. Elments particuliers un type de document

p. 29

a.

Monographies (dition et adresse de parution)

p. 29

b.

Sries et collections

p. 31

c.

Parties dun ouvrage

p. 32

d.

Rapports

p. 32

e.

Diplmes

p. 33

f.

Congrs

p. 33

g.

Priodiques

p. 34

Annexes

p. 35
Bibliographie

p.36

Abrviations

p.38

DEFINITIONS
ET PRINCIPES

CATALOGUER
OBJECTIFS
Dcrire, identifier un document : le catalogage, cest la description
de la forme ; lindexation, cest la description du contenu,
pour permettre aux utilisateurs de connatre, retrouver,
slectionner ce document.
MOYENS
Distinguer et relever les lments didentification dun
document, qui diffrent selon le type du document1
Elaborer une notice bibliographique strictement normalise
(Lensemble des notices pourra former un catalogue, informatis ou
non, une base de donnes, une bibliographie,...)
En dautres termes, il faut savoir :
Quelles informations chercher
O les chercher
Comment les transcrire
Et, pour les bibliographies et catalogues non informatiss, dans quel
ordre, avec quel sparateur,...2

1
2

Cf. Ch. II, p. 11

Cf. module de formation sur la Bibliographie en dcembre

NORMALISER
Quest-ce que cest ?
Une norme bibliographique est un standard de description et
dchange de donnes.
Elles peuvent tre internationales (ISBD3, normes ISO3, format dchange
UNIMARC), europennes (EN3) ou nationales (pour la France : NF3,
rdiges par lAFNOR3)_toutes ces normes tant compatibles entre elles_
ou... propres une organisation, un service, une personne !

Pour quoi faire ?

La normalisation est indispensable en catalogage informatis :
en interne : pour retrouver les documents. Dans une mme base
de donnes, il faut imprativement rentrer toujours les mmes
lments de la mme faon sous peine de perte dinformation.
en externe : pour permettre les fusions et changes de donnes
entre bases, qui facilitent lenrichissement de sa base et la valorisation
de celle-ci lextrieur, il faut imprativement respecter les normes
nationales et internationales.
exemples : importation de rfrences des bases de donnes en ligne
(Current Contents,), ralisation de catalogues ou de bibliographies
communes, rcupration des donnes dHorizon, fourniture de notices
une base internationale,...)
Les principales normes de catalogage (cites en annexe), prvues pour les
fichiers manuels, peuvent tre adaptes au catalogage informatis et
simplifies, condition de respecter lordre des informations et la
ponctuation.
Pour linstant le catalogage se fait encore manuellement, mais il faut savoir
que lapplication de la norme XML au niveau de lEdition permettrait la
reprise automatique des informations catalographiques.
3

voir Index dvelopp des abrviations en Annexe

INFORMATISER :
Quest-ce quune base de donnes bibliographique ou
documentaire (bibliographic database or library) ?
Un fichier informatis
A laide dun logiciel de gestion de base de donnes (SGBD)
Caractris par un ensemble de paramtres plus ou moins souples
ou fixs, selon les logiciels (et qui peuvent tre lists dans un
document de paramtres ).
Compos dun ensemble de rfrences (souvent appeles notices
bibliographiques) numrotes (longueur de la clef de numrotation et
pas de la numrotation fixes ou variables).
Ces rfrences sont ordonnes par champs (caractriss par leur
nom, leur longueur, leur type,)
Lensemble de ces champs remplir se nomme bordereau de saisie
Ces champs sont baliss par des sparateurs
La base de donnes est interrogeable via des index (ou fichiers
inverses)
Attention : Linformatisation, qui facilite la recherche (rapidit,
exhaustivit,...) ne pardonne pas l-peu-prs, qui peut tre compens (par
lordre alphabtique,...) dans les catalogues papier.
N.B. : certains logiciels de gestion de bases de donnes peuvent ne pas
permettre lapplication des normes de catalogage reconnues, et/ou en
imposer dautres, selon la souplesse de dfinition du document de
paramtre.

La Notice Bibliographique (Reference)

Egalement appele rfrence ou fiche bibliographique.
Cest la reprsentation structure des principaux lments
didentification dun document. Elle est compose de lensemble des
champs remplis pour dcrire ce document.
Lensemble des notices constitue la base documentaire.

Le Bordereau de Saisie
Egalement appel Grille ou Masque de Saisie.
Cest lensemble de tous les champs qui peuvent tre remplis pour
tous les types de documents qui pourraient tre dcrits dans la base.
Il facilite la slection et la saisie des lments didentification (et vite
den oublier).

Le champ (Field)
Egalement appel Zone ou Rubrique.
Cest llment de base dune notice structure dans une base de
donnes.
Le nombre de champs est un quilibre trouver entre la souplesse
la sortie (plus on a de champs, plus il est facile dadapter ses ditions
papiers, et ses sorties informatiques) et la facilit de saisie et de
lecture lcran.
Le nom des champs doit tre explicite, sans tre trop long. Il doit de
prfrence avoir une longueur constante (en cas ddition contenant le
nom des champs) : choisir le plus long et complter les autres par des
blancs peut tre une solution.
La longueur des champs : certains champs ont une longueur
immuable et facile calculer (anne ddition, sur 4 caractres),
dautres seront de prfrence illimits (titre).
Les champs peuvent tre de plusieurs types : alphanumriques ou
numriques (ces derniers permettent des calculs. exemple : champ
prix) ; rptitifs, cest dire qui peuvent juxtaposer plusieurs items,
qui doivent tre pris en compte sparment.
exemple : le champs "auteurs" peut en comporter plusieurs, qui

devront tre explicitement spars pour la machine, afin que chacun

des auteurs puisse tre interrog individuellement.

Les Sparateurs
Souvent imposs par le logiciel, ils sont de 2 types :
sparateur nom de champ/contenu de champs, ncessaire pour
certaines ditions
sparateur de contenus de champs, pour les champs rptitifs.
Ce sparateur interne aux champs doit tre choisi parmi les caractres
de ponctuation qui nont pas de signification particulire pour le logiciel,
et ne sont pas utilis lintrieur des champs dans dautres
circonstances (si vous avez le choix, viter les signes de ponctuation).
Cela peut tre par exemple "/", retour la ligne,

Les Index (Index or Term Lists)

Egalement appels fichiers inverses, ce sont les listes ordonnes (en
gnral alphabtiquement) de tous les mots ou de groupes de mots
(spars par un sparateur en cas de champs rptitifs) contenus dans
un ou plusieurs champs dune base documentaire.
Chaque mot ou groupe de mots renvoie sur la(les) notice(s) do il a
t extrait.
Les index permettent une recherche rapide sur les champs indexs,
puisque la recherche seffectuera dans lindex et non notice par notice.
Ils peuvent guider la recherche, sils sont fournis aux utilisateurs.
Ils permettent galement de corriger la base de donnes, car leur
lecture rvle fautes dorthographe, synonymes, erreurs de frappe,... (Si
possible, pour viter, ds le dpart, nombre de ces fautes, il faut activer les
fonctions qui signalent la saisie si un mot est dj ou na jamais t entr
dans la base, et reprendre les mots dj dans lindex plutt que de les
retaper.)

10

II

TYPOLOGIE
DES DOCUMENTS

11

La Monographie (monograph)
Cest un document constituant un ensemble cohrent : une "unit
bibliographique".
Cela ne signifie pas forcment que le livre ne traite que dun sujet mais quil
sera considr comme un objet unique, donc quil peut tre dcrit dans une
seule notice bibliographique. Sil est en plusieurs volumes, il devra donc
avoir le mme titre, les mmes auteurs, le mme ISBN4.
Les informations importantes relever sur les monographies pour
dterminer le type de document et remplir les champs de sa notice se
trouvent en gnral sur :
1.
La page de titre (cest llment qui prime sil y a contradiction),
2.
Le dos de la page de titre,
3.
La couverture (recto, tranche, verso),
4.
La dernire page (achev dimprimer),
5.
Les en-ttes ou pieds de pages (titres repris, pagination)
6.
Les introductions, prologues, prambules ( lire en
diagonale pour reprer les mentions de colloque ou de diplme,
dauteurs moraux,...)

voir Index dvelopp des abrviations en Annexe

12

Parmi les monographies, on distingue, par leur forme :

LOuvrage (book)
Il est publi par un diteur (publisher), qui assure la publication et la
diffusion, et qui diffre souvent de lditeur scientifique (editor),
responsable intellectuel du document.
La mention dditeur se trouve le plus souvent sur la couverture, sur la
page de titre (en bas), sur le verso de la page de titre (dans le Copyright)
et/ou sur la dernire page ( cet endroit il est remplac par limprimeur,
quand celui-ci est diffrent de lditeur).
Il possde, sil est rcent, un ISBN5, numro unique identifiant
internationalement le document.
Ce numro se trouve au dos de louvrage (code barre) et/ou au dos de la
page de titre.
Sil fait moins de 48 pages, le livre prend usuellement le nom de brochure,
mais cela ninflue pas sur son traitement catalographique.

Le Document Multigraphi (grey or underground

littrature)
Egalement appel Littrature grise ou Littrature souterraine.
Cest un "Document dactylographi ou imprim, produit lintention
dun public restreint, en dehors des circuits commerciaux ddition et de
diffusion, et en marge des dispositifs de contrle bibliographique"
(AFNOR) : rapports, thses,
Ces documents sont peu signals dans les grandes bases de donnes
bibliographiques internationales, do lintrt de les signaler dans les
ntres, quand ils en valent la peine (ncessit dune expertise scientifique).
La qualit actuelle des logiciels de traitement de texte, des imprimantes et
des photocopieuses fait quon a parfois du mal distinguer ce type de
document du livre dit. Dailleurs, son traitement catalographique peut ne
pas diffrer dun livre dit.

13

Lauteur moral (qui doit absolument tre mentionn) et lditeur sont

souvent identiques, et il ne possde pas dISBN5.

La Partie dune Monographie (Book section)

Que la monographie soit dite ou multigraphie, elle peut comporter des
parties bien diffrencies (chapitres, volumes,... dont les auteurs sont
diffrents, par exemple), qui peuvent tre catalogues individuellement.
Ce catalogage est alors dit " double niveau". Cela signifie que les
informations concernant la partie et celles concernant le tout doivent toutes
deux tre releves et reportes dans des champs diffrents.
La situation de la partie dans le tout (pages de dbut et de fin, numro du
tome ou du volume) est alors mentionne.

Les Collections (Series)

A loppos, une monographie peut faire partie dun ensemble plus
important. On parle alors de publication en srie .
Il peut sagir dun des volumes (division physique dun ouvrage choisie par
lditeur) ou tomes (division intellectuelle dun ouvrage prvue par lauteur)
dune collection (ensemble douvrages ayant chacun son titre propre
regroups par un diteur autour dun thme, dune ligne ditoriale,... et
paraissant pendant une dure non limite lavance) ou dune srie (suite
douvrages ayant un titre commun, et publis ensemble ou successivement
dans le temps).
Le nom de la srie ou collection, qui peut se trouver sur la couverture,
sur la page de titre ou au verso de celle-ci, ainsi que le numro de volume
ou de tome, doivent alors tre relevs.
********************

14

Les monographies peuvent galement faire lobjet dun traitement

diffrent selon leur contenu :

Le Rapport (report)
Rdig par ou pour un organisme officiel (Ministre, Organisation
internationale,...), il est destin informer, de faon contractuelle et
rpte, ou la demande, dans le cadre dune opration prcise
(Projet de recherche ou de dveloppement, convention, ...), sur les
activits en cours, ou ltat dun problme.
Il sagit dinformations prissables : la date de rdaction, mentionne
sur la page de titre ou la couverture, doit tre reprise, en sus de la date de
parution, si elle est diffrente.
Sadressant un public prcis, sa diffusion est restreinte : les auteurs
moraux et diteurs (destinataires) doivent imprativement tre signals car
ils sont gnralement les diffuseurs du document.
Il peut tre confidentiel durant un certain temps (le prciser dans un
champs note, avec la date de fin de confidentialit).
Le type du rapport (rapport intrimaire, rapport final, rapport annuel,
rapport de mission,...) et son numro de srie, sil en possde un,
permettent galement son identification.

Le Diplme
"Document exposant une recherche originale et ses rsultats,
prsente un jury dans un tablissement denseignement suprieur
officiellement habilit, et soumis soutenance publique, en vue de
lobtention dun grade ou dun titre universitaire" (AFNOR).
Exemple : Mmoire (Dissertation) de Matrise ou de DEA, Thse (Thesis),
etc...
Le type du diplme et lUniversit ou lEcole de soutenance sont en
gnral spcifis sur la couverture et/ou sur la page de titre.
Le diplme peut tre multigraphi (exemplaires de soutenance) ou dit
aprs coup, le plus souvent aprs rvision et adaptation du texte, et
quelquefois changement de titre : mme dans ce cas, la mention du
15

diplme initial sera utile.

Seules les thses font lobjet dun signalement et dune conservations corrects au
niveau national : do la ncessit de signaler les autres types de diplme quand ils en
valent la peine.

Le Colloque (Symposium)
Les Actes ou Compte-rendus (Proceedings) de colloques, congrs,...
sont une collection de procs-verbaux, de communications ou
dautres documents relatifs cette runion.
Les Communications ou Contributions elles-mmes peuvent se
prsenter comme une partie de monographie, comme un tir part ou
comme un petit multigraphi (support de communication).
Elles peuvent donc donner lieu une description catalographique un ou
deux niveaux.
Les lments didentification de ces types de document sont le titre de la
runion, qui peut diffrer de celui du document et qui est quelquefois un
titre rcurrent (dans ce cas relever galement le numro de la runion), le
lieu o elle sest tenue (ville, pays) et les dates (de dbut et de fin) de
lvnement, ainsi que lorganisateur (Socit savante, association,...)
qui peut galement tre lauteur moral et/ou lditeur.
********************

16

Le Priodique (serial or journal)

Cest une publication en srie, dote dun titre unique, dont les
livraisons ou numros (issues) gnralement composs de plusieurs
articles rpertoris dans un sommaire, se succdent
chronologiquement des intervalles en principe rguliers
(hebdomadaires, mensuels, bimensuels,...) et pour une dure en principe
illimite.
5

Le titre du priodique et son ISSN (numro identifiant internationalement

toute publication en srie) sont ncessaires pour retrouver le document. Le
tout se trouve en gnral sur la page de couverture, de titre ou de
sommaire, et en en-tte ou pied de page.
Par contre, lditeur et le lieu ddition, qui peuvent varier dans le temps,
ne sont gnralement pas mentionns.

17

Un numro quelconque de priodique ne forme en gnral pas un tout

cohrent. Aussi, ne sont catalogables que les "units
bibliographiques" suivantes :

LArticle (article)
Il sagit dun texte indpendant constituant une partie dune
publication priodique.
Larticle peut se prsenter lintrieur de sa livraison ou comme un
tir--part (partie dite " part" lintention de lauteur). Dans les deux
cas, le traitement est identique (les lments didentification du priodique
et de la livraisons sont repris en tte ou en pied de page).
Cest un cas particulier de catalogage deux niveaux : lanne, le volume,
le numro de la livraison et la pagination de larticle dans la livraison
doivent tre mentionns, mais il ny a ni titre, ni auteur, ni diteur de niveau
suprieur.

Le Numro spcial
Cest une livraison dune publication en srie entirement consacre
un sujet particulier. Il possde un titre, et parfois des auteurs
(directeurs, diteurs intellectuels), propres.
Quand il est publi en plus des livraisons rgulires, il na pas de numro.
Il est catalogu comme une monographie faisant partie dune collection
(exception faite de labsence des renseignements sur lditeur).

La Collection de priodique
Cas particulier non abord ici : signale dans les catalogues de priodiques
uniquement, des fins de localisation.

18

III
CATALOGAGE
INFORMATISE

19

La description bibliographique normalise (ISBD5) distingue 8 zones,

toujours classes dans le mme ordre :
1. Zone du titre et de la mention de responsabilit
2. Zone de ldition
3. Zone particulire certains types de documents
4. Zone de ladresse de publication
5. Zone de la collation
6. Zone de la collection
7. Zone des notes
8. Zone du numro international normalis et du prix

Chaque zone peut tre un regroupement de diffrents champs (il est en

gnral plus facile de regrouper plusieurs champs que den diviser un).
Exemple : en catalogage informatis, on distingue le champ auteur (qui
est un des champs les plus interrog dans les bases de donnes) du
champ titre, ce qui facilite la rdaction de bibliographie darticle.
Certaines zones sont communes tous les types de document (1, 5, 7) :
elles seront voques ci-dessous (p.21).
Les autres ne concernent que certains types de document (cf. p. 30).

On catalogue toujours au niveau du document.

Exemple : les mentions dauteur et de titre principales sont celles de la
partie si on catalogue un article ou un chapitre.

voir Index dvelopp des Abrviations en fin de document

20

Elments communs
tous les types de documents
Auteurs (Authors)
Ce sont les personnes ou collectivits qui sont responsables de tout
ou partie du contenu intellectuel ou artistique dun document.
Les auteurs scientifiques tant souvent multiples et devant tous pouvoir
tre interrogs seuls, ce champ devra utiliser un sparateur.
Ils doivent tre de prfrence tous mentionns, afin de permettre une
interrogation exhaustive, dans lordre de la page de titre, ou en
respectant les indications typographiques, sil y en a (taille et graisse
des lettres,...).
Si on ne peut faire autrement (champ de taille limite), supprimer les
derniers cits en faisant suivre le dernier auteur cit du sparateur et de la
mention "et al." (les logiciels permettent en gnral de le faire
automatiquement ldition)*
Ils sont communment crits en utilisant majuscules (pour les premires
lettres) et minuscules.
Lutilisation du "tout majuscule" rduit les risques derreur la saisie et
linterrogation (accents,...), mais pnalise lors de ldition de bibliographies.
Lidal est davoir un index dinterrogation qui translittre tous les noms en
majuscules.
Ce champ peut tre vide en cas de publication anonyme.
Il existe deux types dauteurs :
les auteurs personnes physiques
les auteurs moraux (organisations, collectivits,...)

21

Auteurs personnes physiques

Sil existe des auteurs de plusieurs niveaux intellectuels pour un mme
document, on peut ne mentionner que les niveaux les plus levs :
les diteurs scientifiques ou les directeurs de publications,
responsables du contenu de lensemble du document, en faisant
suivre leur nom de leur mention de responsabilit : (ed.), (dir.), en
priorit,
les auteurs principaux (=rels) ensuite,
les auteurs secondaires (traducteurs, illustrateurs, collaborateurs,
prfaciers, rdacteurs,...) peuvent tre omis.
La rgle gnrale dcriture est :
Nom, Prnom1 Prnom2 (qualificatif6 si lauteur nest pas auteur
principal)
Pour distinguer les noms des prnoms (lordre normalis dans la page de
titre nest pas toujours respect), recourir linterrogation de bases de
donnes (la sienne, celles qui pourraient rpertorier les publications de cet
auteur) ou dinternet.
Dans le cas dun auteur utilisant plusieurs formes de nom, on choisit la plus
rpandue, sauf pour les femmes maries qui changent de nom, o on
choisit le nom de plus rcent...
On "rejette" aprs le prnom les particules "de" et "d" des noms
dauteurs franais (mme dorigine trangre), sauf sils sont inclus dans
le nom (ex : Barbey dAurevilly, Jules).
Pour les noms trangers, voir annexe 4
On supprime les titres (Docteur, R.P.,...)
Les prnoms ne sont pas toujours dvelopps dans les publications : pour
homogniser la graphie, on peut dcider de ne retenir que les initiales,
suivies dun ".". Sil y a plusieurs prnoms, les initiales doivent tre colles :

pour les abrviations employer, voir annexe 5

22

Auteurs moraux
Ce sont les collectivits responsables du contenu de la publication.
Ne pas confondre avec :
les affiliations des auteurs (organismes dont ils font partie, souvent
signals dans les articles de priodiques, pour aider la demande de
tirs--part),
les financeurs
les destinataires dun document,...
On peut considrer comme auteur moral un groupe ou une manifestation
mme temporaire du moment quil(elle) a un nom particulier.
Dans le cas dun champ auteur unique, pour ne pas le surcharger, ne
mentionner les auteurs personnes morales :
que quand il ny a pas dauteur personne physique, sauf pour certains
multigraphis (rapports, diplmes),
seulement si ces collectivits ne sont pas aussi les diteurs du
document.
La rgle gnrale dcriture est :
Abrviation, Dvelopp, Service, Sous-service (Ville, Pays)
(chaque mot significatif commence par une majuscule)
Quel que soit la langue utilise sur la page de titre, le nom de la
collectivit (abrviation + dvelopp) scrit dans la langue la plus
couramment utilise par cette collectivit. Quand il existe une forme
officielle en plusieurs langues, on choisit le franais.
Les abrviations scrivent sans points aprs les lettres , si elles se
prononcent (acronymes), avec sinon (sigles).
Exemple : Orstom, , I.R.D.
On ne conserve les abrviations que si elles sont dusage courant.
(exemple : on ne conserve pas MTP pour Ministre des Travaux Publics).
On les fait suivre de la forme dveloppe (il existe des outils de
rfrence qui peuvent aider ce dveloppement, sinon interroger internet),
sauf si la forme abrge est plus courante que la forme dveloppe,
en particulier dans le cas des acronymes (ex : UNESCO).
23

Dans le cas de collectivits hirarchises, la succession hirarchique

des services se fait dans lordre de la page de titre, mais on peut supprimer
les niveaux suprieurs sils ne sont pas ncessaires lidentification, cest-dire si le niveau infrieur est assez connu et sil est autonome.
Exemple : on supprime le Ministre, quand lauteur moral est un Institut de
Recherche)
La localisation de la collectivit (ville, pays) nest pas ncessaire si elle
est incluse dans son nom.
Exemple : Universit Montpellier II
Dans le cas dune collectivit territoriale et des services qui
dpendent delle, on omet le qualificatif gographique (Ex : Languedoc
Roussillon pour Rgion Languedoc Roussillon), ou on le rejette en cas
dambigut (Ex : Hrault Dpartement)

Titres (Titles)
Ce champs doit toujours tre rempli : sil ny a aucun titre on peut en
retrouver un dans le document ou en forger un daprs le contenu (le mettre
entre crochets : [ ])
Sil ny a pas de champs spcifique (alternate title pour le titre traduit,
par exemple), la rgle gnrale dcriture est :

Les titres sont transcrits tels quils sont crits sur la page de titre.
Toutefois les majuscules et la ponctuation peuvent tre modifis pour
respecter lusage de la langue (Majuscules la premire lettre du titre et
des noms propres uniquement, en franais) et viter des confusions avec
les ponctuations du catalogage (ex. : nutiliser ":" quentre titre et sous-titre).
On ne rejette pas les articles.
Si on ne peut faire autrement (champ de taille limite), on peut abrger un
titre en remplaant la partie abrge par (...) . On peut aussi corriger une
graphie fautive ou dvelopper une abrviation entre crochets("[ ]").
Dans le cas de plusieurs titres parallles, en plusieurs langues, on met

24

en premier le titre dans la langue la plus utilise dans le document, ou le

premier titre cit, si toutes les langues ont la mme importance.
Si le document est un recueil compos de plusieurs documents
indpendants :
sils sont dtaills dans la page de titre, on respecte lordre de celle-ci
ou
les indications typographiques
sinon, on peut numrer les diffrents titres en sous-titre (sil y en a
moins de trois), ou dans le champ Note.
Si le document est une partie dun autre document, et que les autres
parties nont pas vocation entrer dans la base, il nest pas ncessaire
deffectuer un catalogage deux niveaux : le titre gnrique peut tre entr
en titre et le titre spcifique en sous-titre (ex : Gographie Universelle :
Amrique Latine)
Ne sont pas repris en sous-titre les informations dtailles dans un autre
champs : collection, auteurs, colloque, thse,...
Les avant-titres, dont la typographie est moins importante que le titre,
sont rejets en sous-titre, si cest possible.

Date de publication (publication year)

De prfrence, ce champ, qui est lun des plus interrog devra tre
individualis, et ce dautant plus quil peut-tre rdig diffremment dans
les diffrents types de bibliographies.
On remplit toujours ce champs.
Si on ne trouve pas de date on peut :
la remplacer par la date de copyright (verso de la page de titre), ou
la date dimpression (achev dimprimer)
la retrouver dans une base bibliographique
faire une approximation daprs le contenu du document : dans ce
cas on crit
- aaaa/ca (approximation de lanne) ou
- aaa-/ca (approximation de la dcennie)
25

 en dernier recours uniquement, la remplacer par "s.d." (sans date)

En documentation, on choisit de prfrence de se limiter lanne de
publication :
aaaa
plutt que la forme prcise : aaaa/mm/jj, car cette dernire forme (utile
pour les priodiques), peut tre pnalisante pour ldition de bibliographie.
Il sagit toujours de la date de ldition catalogue (en cas de rdition sans
modification, de fac-simil,...)
On peut corriger une date si elle est manifestement errone (ex 1697 pour
1997)

Collation
La collation est la description physique du document. Elle est rduite
dans les bases documentaires (pagination simplifie, illustrations), mais
peut tre trs dveloppe dans les bibliothques (pagination dtaille,
format,...).
Il est prfrable de crer 3 champs : volume, pages, illustrations.
Sinon, lcriture de cette zone prend la forme :

Pagination
Elle scrit sous la forme :

Dans les bases documentaires, on peut se contenter de donner le total des

pages du document :
en cas de pagination multiple (numrotations successives, utilisant
parfois des chiffres diffrents), on peut aditionner les diffrents
nombres
Exemple : XVI + 120 p. = 136 p.
- Si le nombre de pagination diffrentes est trop important, on
26

peut remplacer ce total par "p. mult."

- Dans le cas de plusieurs volumes, on nadditionne pas les
diffrentes pagination si elles ne sont pas continues : x, y, z p.
- Sil existe des planches hors texte, on peux ventuellement le
prciser, aprs la pagination : x p.-y pl. h.t.
en cas de document non pagin, on peut compter le nombre de
pages, ou lvaluer, entre crochets.
- Si le document est trop important, le remplacer par "n.p." (non
pagin)

Illustrations
On peut simplement noter la prsence dillustrations ("ill.") et de rfrences
bibliographiques ("ref. bib.") ou dtailler les diffrentes sources pouvant tre
reprises directement par les lecteurs : graphiques = reprsentation
graphique de donnes chiffres, tableaux, photographies, cartes,
ventuellement en en donnant le nombre :
x ill., x graph., x tabl., x photo. n.b. (ou coul.), x cartes h.t., x ref. bib.
Les diffrents types dillustration sont spars par une ",".
Il est conseill de dtailler en clair le matriel daccompagnement, aprs
un "+" (exemple : ill. + 1 disquette).

Cote et/ou Numro dInventaire

La cote est lensemble des signes (lettres et chiffres) attribu un
document en vue de le retrouver.
Cette cote de rangement peut aussi tre une cote de classement (reprage
du contenu du document). Elle peut indiquer que le document se trouve
dans une autre bibliothque, dans un bureau de chercheur,...
2 documents identiques auront la mme cote.
Le Numro dInventaire est un numro unique attribu
chronologiquement tous les documents entrs dans un fond et
permettant de lidentifier.
Dans le cas dun classement chronologique des document, il peut tre
identique la cote.
2 documents identiques auront 2 numros dinventaire diffrents.

27

Numro International Normalis

Concernent uniquement les documents dits.

ISBN (pour les monographies)

10 chiffres crits sous la forme :
X-XXXXXXXX-X
(le bloc des 8 chiffres centraux est divis en deux parties dont limportance
respective peut diffrer signalant lditeur et le numro de publication)

ISSN (pour les priodiques, sries et collections)

8 chiffres crits sous la forme :
XXXX-XXXX
(En cas de collection et de sous-collection, lISSN sera celui de la souscollection)
Dans le cas de numrotation multiple (sries et collections de
monographies), sparer les diffrents ISBN et ISSN par le sparateur.
Les ISBD5 recommandent de mettre le prix dans cette zone. Cela peut se
rvler gnant dans le cas ddition bibliographique comprenant la
numrotation internationale. Si vous avez besoin de ce type dinformation, il
est prfrable de crer un champs supplmentaire pour le prix, champs qui
sera dclar comme champs numrique, pour y effectuer des oprations
comptables.

28

Elments dinformation propres aux :

Monographies
Edition
Il sagit de signaler le numro de ldition, ou des diffrences
significatives de contenu ou de prsentation par rapport une dition
antrieure ou simultane.
Cette mention peut tre explicite sur le document (cf p. 12, Typologie des
documents) ou tre trouve par ailleurs (dans ce cas la mettre entre [ ])
Elle sapplique au document au niveau o il est catalogu.
Elle scrit dans la langue de la publication.
Sil y a plusieurs mentions ddition, les sparer par une ",".
En cas dabsence de champs spcifique, elle peut tre fusionne dans le
champs Titre : Titre . - Edition
Elle utilise de nombreuses abrviations.
Exemples : "2e ed." ou "3rd ed." ou "nouv. ed. rev. et augm./Dupont,
P." ou "ed. corr. de louvrage "A la recherche..." "

Adresse de Publication
Elle se compose de la ville ddition (place published) et de lditeur
(publisher) : le responsable de la fabrication et de la diffusion de la
monographie ( diffrencier de lditeur scientifique, responsable
intellectuel).
Elle peut faire lobjet de 2 champs distincts.
En cas de champ unique elle scrit sous la forme :

29

ville
La ville est toujours cite dans la langue du pays ddition.
Elle peut tre suivie, entre parenthses, du nom du pays,
ventuellement abrg (abrviation numrise) ou, pour les Fdrations
(Etats-Unis par exemple), du nom de lEtat.
Sil existe plusieurs lieux, pour un mme diteur, on peut nen citer quun
(la premire ville ou celle mise en valeur par la typographie) ou en citer trois
au maximum (celle cite ci-dessus et la franaise, par exemple).
Les diffrentes villes sont alors spares par un "; " :

Si aucune ville nest mentionne dans les sources principales, on peut :

tenter de la trouver par ailleurs (la mettre entre [ ])
la remplacer par le pays, la province,... (entre [ ])
en dernier recours, la remplacer par "s.l." (sin loco = sans lieu, en latin)

Editeurs
Supprimer les mentions inutiles comme : Editions du , Publisher ,
and Sons , Cie , SARL , Ltd , Librairie ,...
Si lditeur est un nom de personne,
Abrger les prnoms (ex. : F. Maspro)
Supprimer la rfrence au nom de personne sil double un nom
dditeur (ex. : Actes Sud, Hubert Nyssen devient Actes Sud)
Si le nom dditeur est une abrviation
connue, la conserver, sans "." entre les lettres (ex : PUF)
peu connue ou ambige, le dvelopper aprs une ", " ou en Note.
Si plusieurs diteurs sont mentionns, on peut en citer trois (dont le
premier cit et le franais, sil existe), sous la forme :
ville1 : diteur1; ville2 : diteur2, si les villes sont diffrentes
ville : diteur1 : diteur2, si la ville est la mme

30

Si un mme diteur est mentionn en plusieurs langues, choisir celle du

pays ddition.
Si lditeur change en cours de publication dune srie, le mentionner en
Note.
Si aucun diteur nest mentionn, il faut :
essayer de le trouver par ailleurs ( mettre entre [ ])
dfaut, mettre le nom de limprimeur ou du diffuseur
le remplacer par : "s.n." (sin nomine = sans nom, en latin)

Sries et collections
Les mentions de srie ou de collection sont donnes entre parenthses,
mais les parenthses peuvent tre ajoutes lors de ldition de cette zone, il
nest pas la peine de les rentrer dans le champ.
Quand il existe plusieurs mentions de collection et/ou srie, elles
sont spares par le sparateur.
Les rgles dcriture des titres de srie ou collection sont les mmes
que celles de la zone Titre (il peut tre fait mention de titres parallles
en plusieurs langues).

Sries :
(Titre commun : sous-titre/mention de responsabilit; numro de
volume)
La mention de responsabilit nest ncessaire que quand les auteurs de la
srie sont diffrents de ceux du volume, ou que le titre nest pas significatif
(ex. : Oeuvres compltes/Rimbaud, Arthur).

Collections :
(Titre de collection : sous-titre de collection / mention de
responsabilit. Sous-collection ou Section; numro dans la collection
ou sous-collection)
Les mentions ddition ("nouv. srie" ou "d. broche") sont considres
31

comme des sous-titre de collection.

Les mentions de responsabilit ne sont ncessaires que quand le titre de
la collection est non-significatif (ex. : Etudes et thses/ORSTOM).
Le terme "Collection" nest maintenu que sil est ncessaire.
Quand le titre de la sous-collection suffit lidentification, on ne conserve
pas celui de la collection.
Quand le document est numrot dans la sous-collection, on le privilgie
par rapport au numro dans la collection.

Parties dun ouvrage

Les auteurs et titres gnriques peuvent se retrouver :
dans deux champs spcifiques, sils existent (Book Title, Book
Authors)
dans le champs Collection (Series) sil sagit dun volume dune srie
dfaut, dans le champs Titre, sous la forme :

Les rgles dcriture des Titres et Auteurs Gnriques sont les mmes
que celles des auteurs spcifiques.

Rapports
Faute de champs spcifiques, les prcisions spcifiques ce type de
document peuvent tre mentionnes :
Pour les oprations (Projet de recherche ou de dveloppement,
convention, ...) et numro de srie : dans la zone Srie ou Collection,
sous la forme
Pour le type du rapport, la date et les circonstances de sa
rdaction : en sous-titre
Pour les auteurs et destinataires du rapport : avec les auteurs et
diteurs scientifiques.

32

Diplmes
Les prcisions concernant les diplmes peuvent se retrouver :
dans un champs spcifique,
dans le champs Titre ou le champ Notes,
sous la forme :
Type du diplme : Spcialit du diplme : sous-spcialit : Ville de
soutenance : Pays : Universit de soutenance : date de soutenance
Choisir, pour lintitul de lUniversit, la forme "Ville N" (ex. : Montpellier
3) : il nest alors pas besoin de mentionner la ville de soutenance.
Pour la date de soutenance, on peut se borner signaler lanne (aaaa)
ou prciser (aaaa/mm/jj).
LUniversit de soutenance doit se retrouver parmi les auteurs moraux, et
comme diteur de lexemplaire de soutenance.

Congrs
Les prcisions concernant les congrs peuvent se retrouver :
dans un champs spcifique,
dans le champs Titre ou dans le champ Notes,
sous la forme :
Titre du congrs. Srie du congrs; numro du congrs; dates du
congrs; ville du congrs, Pays
Les dates seront cites sous la forme :
aaaa/mm/jj-jj, sil sest droul dans le mme mois;
aaaa/mm/jj-mm/jj, sil sest droul cheval sur deux mois;
aaaa/mm/jj - aaaa/mm/jj, sil sest droul cheval sur deux annes.
La collectivit organisatrice devra se retrouver en auteur moral, et en
diteur de la version multigraphie des actes ou communications.
Le titre propre du congrs se retrouvera dans le champs Titre, le titre
dune srie de congrs dans le champs Collection.

33

Priodiques
Le titre du priodique, ses ventuels sous-titre ou section, dune part,
et les numros de volume et de numro, dautre part, se retrouvent :
dans 2 champs spcifiques (Journal Title et Volume),
ou dfaut dans le champs Collection sous la forme :
Titre du priodique : sous-titre. Section ; volume, numro

*******************************
Il existe dautres types de documents, aisment identifiables
(photographies, cartes, documents audios et/ou visuels, documents
numriques) qui demandent la prise en compte dautres lments
didentification. Se rfrer aux normes concernant ces documents (cf.
Bibliographie en annexe).

34

ANNEXES

35

Bibliographie
Les principales normes franaises de catalogage sont :
Z 44-050 : Catalogage des monographies7
Z 44-073 : Catalogage des monographies7 : description bibliographique allge
Z 44-078 : Catalogage des parties7
Z 44-059, 060, 061 et 062 : Particularits des auteurs et des titres7
Z 44-063 : Catalogage des publications en srie7 (pour catalogues de
priodiques)
Z 44-0657 (Catalogage des images animes),
Z 44-0667 (Catalogage des enregistrements sonores),
Z 44-0677 (Catalogage des documents cartographiques),
Z 44-077 (Catalogage de limage fixe),
Z 44-082 (Catalogage des documents lectroniques)
AFNOR.-Documentation : 2. Catalogage.-5. ed.-Paris : AFNOR, 1993.(Recueil de normes franaises).-719 p.
ISBN 2-12-234452-0
Bureau Francine
(il existe une dition 1996 en 3 tomes, dont 2 sur le catalogage : COTE )
AFNOR.-Formation des bibliothcaires et documentalistes : normes pour lpreuve de
catalogage.-Paris, AFNOR, 1999.-2 vol., p. mult.
ISBN 2-12-484441-5
COTE 124TRAINF FOR
Boulogne, A. (coord.).-Vocabulaire de la documentation.- Paris : AFNOR, 2004.-(Les
Dossiers de la Documentation).-334 p.
ISBN 2-84365-071-2
COTE 010ENCATL DI VOC
Breton, Jacques (dir.).-La Pratique du catalogage, recueil dexercices : 1.
Exercices; 2. Corrigs.-3. ed.-Munich; Paris : Saur, 1983.-2 vol., 193 + 111 p.
ISBN 3-598-20455-8
COTE 124TRAINF BRE

disponible au centre de documentation

36

Dussert-Carbone, I. ; Cazabon, M.R.-Le catalogage, mthodes et pratiques : 1.

Monographies et publications en srie.-Paris : Cercle de la librairie, 1994.(Bibliothques).-493 p.
ISBN 2-7654-0551-4
COTE 124TRAINF DUS
Guinchat, Claire; Skouri, Yolande.-Guide pratique des techniques
documentaires : 2. Traitement de linformation.-nouv. ed. rev.-Vanves :
Edicef; Aupelf/Uref, 1996.-(Universits Francophones).-303 p.
ISBN 2-841-29205-3
COTE 124DOCGEN GUI
Ranjard, Sophie; Gruber, Benot.-Les 400 mots de la documentation et des
technologies associes : lexique pratique et adresses utiles.-Paris : 2H Editor,
1996.-90 p.
ISBN 2-912066-00-X
COTE 010ENCATL DI RAN

37

INDEX DES ABREVIATIONS

AFNOR = Agence Franaise de Normalisation
ca = circa (environ, en latin)
EN = European Normalisation
et al. = et alii (et autres, en latin)
ISBD = International Standart Bibliographic Description
ISBN = International Standart Book Number
ISSN = International Standart Serial Number
ISO = International Standart Organisation
NF = Normalisation Franaise
s.d. = sine die (sans date, en latin)
SGBD = Systme de Gestion de Base de Donnes
s.l. = sine loco (sans lieu, en latin)
s.n. = sine nomine (sans nom, en latin)

38