ARCHIVO

Historia de los Archivos

HISTORIA DEL ARCHIVO

HISTORIA DEL ARCHIVO

EL TERMINO ARCHIVO
El trmino archivo (latn archvum). Es el conjunto
de documentos fuera cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural
por una persona o entidad pblica o privada, en el
trascurso de su gestin, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e
informacin a la persona o institucin que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia. No obstante, "archivo" es una palabra
polismica que se refiere a:

El fondo documental, como conjunto de

documentos producidos o recibidos por una persona
fsica o jurdica en el ejercicio de sus actividades.

El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo

documental.

La institucin o servicio responsable de la

custodia y tratamiento archivstico del fondo.
La archivstica es la ciencia que se ocupa de las
tcnicas aplicadas a los archivos.
Tambin se puede entender como la institucin que

est al servicio de la gestin administrativa, la

informacin, la investigacin y la cultura.
IMPORTANCIA
los archivos son importantes para la administracin y
la cultura, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia,
estos documentos son potencialmente, parte del
patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Diferencias entre Archivo Biblioteca Centro
de Documentacin

En un fondo de archivo hay un conjunto de

documentos procedentes de la actividad de una
persona fsica o moral o de un organismo, cuya
reunin es fruto de un proceso natural en el que el
productor genera y conserva esos fondos de forma
progresiva y constante.

La coleccin de biblioteca es el resultado de

resumir documentos creados como fruto del saber y
destinados a su difusin.

La funcin primordial de las bibliotecas es poner

medios de informacin a la disposicin de los
usuarios.

Tambin lo es de los archivos, con una

diferencia fundamental: los documentos tienen un
valor probatorio de carcter jurdico-administrativo
en un periodo determinado de su vida, durante el
cual no son libremente accesibles.

El expediente de un archivo es un conjunto de

piezas que tratan de un mismo asunto o materia,
pero no lo elabora el archivo sino el servicio

correspondiente. Cada documento es indivisible, es

un eslabn en una cadena que est inserta en un
contexto que le da un valor que no tendra el
documento aislado por s mismo.
El expediente de archivo comporta una nocin
funcional y probatoria, da fe. Ser transmitido
desde la oficina al archivo directamente, sin
alteracin alguna desde el exterior.
El dossier de documentacin, tiende a reunir
todas las informaciones posibles procedentes de
fuentes ms diversas, sobre una cuestin
determinada. Su finalidad consiste en poder
responder rpida y eficazmente a las demandas
informativas al igual que el del archivo, pero no
aporta pruebas.
LAS ETAPAS DEL ARCHIVO
Un fondo documental atraviesa diversas etapas,
establecidas en funcin del ciclo de vida de los
documentos:
Archivo de gestin: Los documentos en fase de
tramitacin, as como los que son de uso frecuente
para la gestin de los asuntos corrientes, estn bajo
la responsabilidad y manejo directo de las unidades
administrativas, es ms conocido como archivo de
oficina. La documentacin permanece en esta fase
de 2 a 5 aos aunque a veces es muy amplio este
plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez
ms cortos y porque cada vez es mayor la
documentacin que se acumula en las oficinas.

Fuente: El Autor
Archivo administrativo o intermedio: Archivo
Administrativo Slo las grandes organizaciones
administrativas tienen locales acondicionados como
archivo administrativo, en la mayora de los casos es
el propio archivo quien acoge esta y las dems
etapas. Las oficinas remiten la documentacin al
archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se
requieren. A partir de esta fase la documentacin
est bajo responsabilidad del archivero. Tras cin
aos de antigedad los documentos pasan a la
siguiente fase.
En el Archivo Intermedio La documentacin ha
perdido prcticamente la utilidad por la cual haba
sido creada: la gestin. Hasta los treinta aos de
antigedad permanecen en el archivo, aqu se
procede a la valoracin, seleccin y expurgo, a fin de
conservar lo pertinente.

Fuente: El Autor
Archivo histrico: A partir de este momento, la
documentacin
seleccionada
por
su
valor
informativo, histrico y cultural, se conserva a
perpetuidad, en condiciones que garanticen su
integridad y transmisin a las generaciones futuras,
por cuanto constituye parte del patrimonio histrico
de las naciones y, por ende, de la humanidad.

Fuente: El Autor
FUNCIONES DEL ARCHIVO

Organizacin y puesta en servicio de la

documentacin administrativa, durante ese periodo

de mxima utilidad para la gestin administrativa de

las oficinas y para la toma de decisiones.

Asegurar la transferencia peridica al archivo de

los documentos que ya no son de uso corriente por
parte de las oficinas.
Aplicar los principios y tcnicas modernos de
valoracin para, transcurrido un tiempo, seleccionar
los documentos que por su valor van a ser
conservados indefinidamente y destruir el resto.
Clasificar los fondos y mantener ordenada la
documentacin en diferentes etapas, de acuerdo
con los principios de la archivstica.
Describir la documentacin para hacer
fcilmente accesible la informacin, mediante los
distintos instrumentos de descripcin documental y
valindose de las ventajas ofrecidas por las nuevas
tecnologas.
Instalar adecuadamente los documentos
mediante locales y equipamiento que garantice la
conservacin integra en el tiempo.
Asegurar que estas y cuantas funciones pueda
desarrollar el archivo, queden firmemente
establecidas
y
garantizadas
mediante
un
reglamento de servicio.
Todo ello orientado a que el archivo sea un
recurso bsico de informacin, al servicio de:
La administracin que emite los documentos.

Los ciudadanos.
La investigacin y la difusin cultural.

LOS ARCHIVO DESDE SUS INICIOS

El estudio de los archivos y su documentacin es tan
antiguo como la organizacin social de la
humanidad. Sus orgenes podran remontarse a la
aparicin de la escritura. Los primeros archivos
aparecen con los primeros imperios. Eran una
herramienta de control de la poblacin y de la
riqueza.

Fuente: El Autor
Desde las monarquas surgidas en el Asia anterior
hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por la
civilizacin egipcia y griega, se tiene constancia de la
existencia de activos y de fondos organizados.
Los primeros documentos son: documentacin legal
(leyes), documentacin de control de las personas
(padrones), documentacin de hacienda (censos,
catastros, ttulos de propiedad). Tambin hay mucha

documentacin militar (registros de soldados,

quintas) y mucha documentacin privada.
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur
han dejado muestras de la existencia de archivos en
la antigedad: archivos reales, de los temples e
incluso bancarios. Las excavaciones de ugarit son
las nicas que han dejado constancia de la
organizacin de los fondos.
En total se han excavado cerca de 40.000 tablillas
de arcilla. Los sumerios, los Arcadios y los
Babilonios escriban sobre ellas. Eran tablas
rectangulares con esquinas redondeadas y se
escriba estando blandas. Escriba con un punzn
metlico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces
se escriba sobre madera, marfil y pieles.

Fuente: El Autor
Los archivos y documentos estaban a cargo de los
Escribas. Pertenecan a la clase dirigente que al
servicio a los templos. En Ur, el archivero era
adems inspector de canales.

Se crean depsitos especiales para los archivos. Se

buscaba que tuvieran una climatizacin adecuada.
Las tablillas se colocaban en las paredes sobre
estanteras de obra recubiertas de asfalto.

Fuente: El Autor

Tambin se colocaban en nichos independientes. Se

guardaban en cajas de madera, cestas de paja,
jarras de arcilla.
Los documentos normalmente eran de acceso
restringido. Solamente podan utilizarlos sus
productores y los oficiales de la administracin con
autorizacin
previa.
Destaca, por ejemplo, el archivo de Ebla (23 Antes
de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se
encontraron libros con contabilidad, registros de
transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y
tratados de esta ciudad con otras de su entorno.

En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se menciona a

Lasim Sumus, el primer archivero del que tenemos
noticia.
En Egipto, es bsico el archivo, porque el estado no
se sostiene si no se pueden registrar las
propiedades y la produccin. Despus de cada
inundacin haba que reconstruir las propiedades.
El factor que hace que los archivos en Egipto sean
abundantes es el material sobre el que se escribe.
Emplean el papiro. Tiene desventajas porque es
frgil. Pero entre las ventajas, es que es barato. Es
un material fcil de escribir con tinta. Se escribe con
pinceles hechos con junco. Se puede guardar en
forma de rollos y se pueden custodiar gran cantidad
de documentos en poco espacio.
Asimismo emplean trozos de cermica o tablillas de
arcilla sobre todo par correspondencia diplomtica.
Tambin los Escribas escriben en Egipto. Son
personajes influyentes en la poltica nacional. Solan
ser prncipes de las casas reales.
En muchos documentos encontramos notas
indicando que se pase al archivo, que se guarde
correctamente, etc.
Las clases de documentos que se producen en
Egipto son registros de propiedad, catastros,
cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos
privados.
Haba archivos en los Palacios Reales, en los
templos y en las oficinas gubernamentales. En cada

provincia, haba un archivo provisional, heredado

poco despus por los romanos. Tambin se deposita
documentacin privada como actas matrimoniales,
transacciones particulares, recibos, etc.
Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de
papiro. Se inclua ao, smbolo del faran,
responsable del documento y los asuntos.
En Grecia, se encuentran archivos idnticos a los
egipcios. Son de tablillas de acilla con
documentacin econmica. Cuando se organiza el
Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay
hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en
el Sonsejo. En el siglo V Antes de Cristo, aparece el
archivo escrito. Se emplea el papiro emplea la piedra
de mrmol cuando se quiere que los documentos
sean conocidos por todos y el pergamino.
Los primeros archivos son los archivos de la ciudad,
guardados siempre en templos. En Atenas, se
guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos
atenienses conservaban actas del consejo de
gobierno, las referencias son cronolgicas. El acceso
era pblico para los ciudadanos.
En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del
comit ejecutivo de la Asamblea Nacional. Era
puramente ceremonial. Escriban los secretos del
consejo, sus ayudantes y los esclavos escribas,
surge el concepto de publicidad como atributo propio
de los archivos pblicos. Se contempla el principio
de autenticidad documental y su vigor legal. Hoy en
da, no nos queda ms que referencias literarias.

A partir de Alejandro Magno, se une la tradicin de

los archivos griegos y orientales, sobre todo de los
persas.
La cancillera persa funcionaba con la tradicin de
los archivos. Confeccionaban registros. Estaban
ordenados cronolgicamente. Cuando el rey se
trasladaba a otro palacio, se llevaba copias. Los
persas eran polivalentes. Empleaban tablillas de
arcilla, pergaminos y papiro segn la funcin de los
documentos. Para los archivos definitivos, se
empleaba el papiro sellado con sellos de arcilla. El
pergamino se empleaba para la correspondencia
definitiva.
Alejandro Magno desarrollo una maquinaria estatal
muy potente y unos buenos archivos, que se reflejan
en las provincias, sobre todo en las Selecidas, en
siria y los Ptolomeos en Egipto.
En la poca de los Ptolomeos, se crean archivos
especializados
en
propiedades
privadas.
Desarrollaban los trmites administrativos de los
documentos. Por un lado se guardaban los
originales, por otro se guardaban los resmenes, por
otro los ndices de los documentos originales. Tienen
un desarrollo espectacular los archivos privados.
En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien
albas, bien ceratas. Las albas se empleaban cuando
el documento se quera que tuviera una duracin
indefinida.
Las
ceratas
se
usaban
para
documentacin que no se quera conservar
indefinidamente.

Los primeros archivos romanos son los pblicos. El

primero es el archivo del tesoro (Aerarium). Estaba
situado en el templo de Saturno. Recoga toda la
documentacin econmica de la Repblica y los
comentarios de los cuestores, adems de las
sentencias del Senado. Tambin haba archivos
especializados como el de los Tribunos de la Plebe.
Estaba en el Templo de Ceres. Era independiente,
porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban
que podan destruirse los registros electorales y las
resoluciones favorables a la Plebe. Tambin exista
el archivo de los Censores en el Templo de las
Ninfas. Se conservaban los registros de los cabezas
de familia. Tambin exista el archivo de los
Pontfices. Recoga toda la documentacin necesaria
para la elaboracin del calendario. Adems, en este
archivo se recogan todas las frmulas sagradas que
se utilizaban en los sacrificios y los informes que los
Pontfices redactaban sobre los problemas legales.
En el ao 78 Antes de Cristo, se construye el
Tabularium, el Archivo Central de Roma. Se
construye en pleno Foro junto al Senado. Tuvieron la
previsin de construirlo en piedra.
Junto a estos archivos pblicos, en cada casa exista
un archivo familiar llamado Tabliun. Estaban situados
junto al altar de los dioses familiares.
El personal de archivos estaba liderado por los
cuestores. Los que se encargaban del archivo eran
los librarios o secretarios.
Con la llegada del Imperio, se crean los archivos
provinciales, y se crea el archivo del Csar, y se

crean secciones distintas como milicia, hacienda,

patrimonio y diplomtica.
Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de
Justiniano, aparece el notario, que se encarga de dar
fe de documentos privados. Antes existan los
documentos emanados del gobierno central.
Aparecen los archivos de protocolos.
El archivo en esta poca se defina como lugar
sagrado y los papeles tanto pblicos como privados
obtenan custodia y seguridad.
Con los brbaros, llega la disolucin de las
estructuras administrativas del Imperio Romano y se
destruyen los archivos. En el siglo VI, el pergamino
sustituye al papiro como medio de escritura. El
pergamino es caro, y por lo tanto encarece los
documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas se
escribe. El material en el que se escribe, tambin
hace costosos los documentos.
El documento se convierte en un objeto sagrado. De
la letra romana se derivan letras distintas, hasta que
en el siglo XI aparece la letra carolina. Se produce
una cada del documento escrito, debido en parte al
descenso del nivel cultural.
No hay sedes fsicas como sedes de los archivos.
Estamos en un periodo oscuro. Solamente se
conservan archivos en los monasterios. All se
renen los pocos que saben leer y escribir. San
Benito de Nursia, redacta la Regla del Monacato de
Occidente, por la cual obliga a que los monjes sepan
escribir.
El primer intento de organizar un archivo estatal
corre a cargo de Carlomagno. Organiza una
cancillera, y desde all, salen aptas de las reuniones

con los nobles, diplomas y capitulares. Este primitivo

archivo tenia se sede en Aquisgrn. Los vikingos
acabaron con este archivo.
Todos los dems archivos europeos inician su
andadura en el siglo XI, cuando se consolidan los
reinos europeos. Los reyes montan sus archivos
para guardar sus documentos. Los archivos no son
fijos, van con el rey. Por ello se pierden muchos
documentos.
En esta poca, se guardaban los documentos de
propiedades y privilegios feudales. Se desarrollan
dos instrumentos archivsticos muy interesantes: Los
Registros y los Cartularios.
Los registros son libros o cuadernos donde se
transcriben documentos otorgados por una persona
o entidad. Los primeros registros que se conocen se
elaboraron en la Cancillera Pontificia en el siglo XII.
Para que tengan valor, deben hacerse por voluntad
del que emite la documentacin. Es la nica
institucin que conserva la tradicin administrativa
romana.
En los Cartularios, se copian las cartas que se
reciben. Reciben el nombre de Rollos, Becerros y
Tumbos. Este sistema se mantiene a los largo de
toda la Edad Media. Se conservan los documentos
solemnes y de valor.
La prctica de los registros se extiende por el resto
de Europa. Juan sin Tierra, es el primer Rey ingls
que pide que se le registren sus cartas. En la
Pennsula Ibrica, los primeros registros importantes
son lo de la Corona de Aragn.
El Domesday es un libro de registros editado por
Guillermo el Conquistador. Est escrito en latn. Se

registran en l todas las propiedades de los nobles

ingleses.
En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales
con una sede fija. Recuperan documentos de monos
privadas y buscan lugares seguros para depositar el
archivo. Nombran archiveros casi profesionales. El
primer archivo serio, se lo debemos a Maximiliano I
de Habsburgo. Quera centralizarlo en Innsbruck.

Fuente: El Autor

A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo

de Estado. Se caracterizan estos archivos por la
concentracin de todos los fondos documentales
dispersos. Espaa fue la pionera en la creacin de
este tipo de archivos.
En 1543, Carlos I de Espaa funda el Archivo
General de Simancas, En Portugal, se crea el
Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En
Francia, intentan crear un archivo en el Louvre. En
Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para los
papeles de Estado.

Aparecen tres herramientas de descripcin nuevas:

los inventarios topogrficos, los inventarios
cronolgicos y los inventarios por asuntos. Se
mejoran los mtodos de concentracin archivstica y
se organizan los archivos administrativos.
A finales del siglo XVIII, empieza la investigacin den
los archivos. En Espaa, la persona que simboliza
este trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero
la investigacin que se haca en esta poca, era bajo
sospecha, porque eran Archivos de la Corona. Se
necesitaba un permiso especfico que raramente se
conceda
Con la Revolucin Francesa, se produce una
revolucin en los archivos. El 25 de junio de 1794 se
nacionalizan los archivos franceses. Se crea el
Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la
consulta de los documentos pblicos. Este derecho,
se reconoce en Espaa en 1844. El Archivo Nacional
de Espaa se crea en 1868. Se crean las Escuelas
de Archivstica y se inicia la publicacin peridica de
los documentos ms importantes de los archivos.
Napolen pretendi concentrar en Pars los archivos
de los diversos pases europeos. En el siglo XIX, se
empiezan a depositar en los archivos soportes
distintos del papel, como la fotografa o la
microforma. Se empiezan a conceder los archivos
como fuente de poder, sustanciados sobre los
conceptos de los derechos del Estado sobre los
documentos pblicos, la estructuracin de sus
fondos y la concepcin del archivo como territorio
infranqueable.

En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que

conservan documentos que ya no tienen valor
administrativo pero que todava no se sabe si se van
a conservar o no. Su primera mitad se caracteriza
por la consolidacin de los avances experimentados.
La archivstica se debate entre lo decimonnico y la
modernidad.
Crecen los archivos privados por la creacin de las
distintas Leyes de Archivos. Un carcter importante
de los archivos en el siglo XX, es el carcter que le
da la legislacin. Identifica qu es un documento de
archivo.
Otro aspecto importante es la creacin de redes y de
sistemas de archivo. Una red, es un conjunto de
instituciones archivsticas que tienen un convenio
entre s. Para que haya una red, tiene que haber un
acto jurdico para que el archivo se comprometa a
participar. Un sistema de archivo es un conjunto de
elementos que componen la poltica archivstica de
un pas determinado. Tiene que haber una Ley de
Archivos y una red de archivos y unas prcticas
archivsticas comunes. Tambin componen el
sistema de archivos el personal y los archivos.
Hasta el siglo XX, los archivos estaban aislados
porque funcionaban por libre. Con la llegada del
siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos.

LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD

Con los rpidos avances en las tecnologas de la

informacin los cuales han llegado a muchos
mbitos, y han afectado tambin a los archivos. En
este campo se comenz a utilizar la informtica para
gestionar los grandes volmenes de informacin que
se generaban; despus empez a crecer el nmero
de documentos creados directamente en los
ordenadores y que se almacenaban en el mismo
formato electrnico en el que haban sido originados,
dando lugar a documentos electrnicos de archivo.
Los archivos tambin han sufrido cambios en cuanto
a sus funciones, ya que deben adaptarse para
acoger a los nuevos documentos electrnicos. El
CIA (Consejo Internacional de Archivos) determina
que las funciones del archivo son identificar,
salvaguardar y preservar los documentos y asegurar
que van a ser accesibles y comprensibles. Las
actividades que se incluyen en la funcin del archivo
comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de
los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y
han de tener presente el objetivo principal del
archivo, que es asegurar la creacin y la
preservacin del valor probatorio de las actividades o
transacciones realizadas por los creadores de los
documentos.
Al tratarse de documentos electrnicos, la funcin
del archivo va a ser sometida a ciertas
modificaciones en cuanto a la creacin de los
documentos, su valoracin y seleccin, su
preservacin, su acceso y su uso.
No se puede decir todava que se ha llegado a la
oficina sin papeles, pero s que cada vez son ms

los documentos que nacen y viven en

organizaciones sin pasar por el formato papel.

las

Fuente: El Autor
DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO
Un documento electrnico se define como:
informacin registrada, producida o recibida en el
inicio, en el proceso o en la resolucin de una
actividad de una institucin o de un particular, y que
consta del contenido, del contexto y de la estructura
suficiente para proveer a la actividad de valor
probatorio.
Respecto al documento electrnico, su definicin es
la siguiente: unidades estructuradas de informacin
registrada, publicada o no publicada, y gestionada
como unidades discretas en sistemas de
informacin. En esta definicin se atiende a dos
caractersticas:

Son unidades estructuradas de informacin

registrada. Los documentos electrnicos tienen una
estructura lgica de relaciones entre pequeos
elementos de datos que comprenden el total del
documento.

Son gestionados como unidades individuales en

sistemas de informacin. Un documento electrnico
se distingue de otros documentos electrnicos
(incluso de otras versiones de ese mismo
documento) porque permite ser gestionado y usado
como una unidad.
Actualmente y cada vez ms, los documentos
electrnicos integran mayor parte de los recursos de
informacin de las organizaciones. Por eso es muy
importante que se disee un buen sistema de
gestin de documentos que soporte las necesidades
de la organizacin y sea capaz al mismo tiempo de
proveer la informacin requerida rpida y
eficazmente, y de proteger los datos almacenados
en el sistema.
No se puede decir todava que se ha llegado a la
oficina sin papeles, pero s que cada vez son ms
los documentos que nacen y viven en las
organizaciones sin pasar por el formato papel.

Bibliografa
Cruz Mundet, Jos Ramn: Manual de Archivstica,
Salamanca: Fundacin Germn Snchez Ruiprez,
1994.
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media: some considerations for the effective
management
of
documents,
records
and
information.
En:
Archives
Journal,
1994.

CONOZCAMOS UN POCO DE ARCHIVOS TECNOLOGA Y

LITERATURAAGRADECIMIENTOS

Hace ya ms de cuatro aos que Nieves me present en laboratorio a

algunos de los que hoy sois mis compaeros. Nunca le agradecer bastante
el haberme acogido tan bien, el haberme aconsejado y guiado hasta aqu.
Pero sobre todo tengo que agradecerle el haberme presentado a Miguel.
Ms que mi director para mi eres un padre en mi vida profesional. Gracias
por esta tesis. Pero sobre todo, gracias por atenderme siempre, por leer mis
inquietudes escritas en media hoja mal cortada y hasta por haber sido mi
enfermero. Tambin quisiera agradecerle a Viqueira el contribuir con sus
conocimientos a mejorar esta tesis. Ya hace bastante del primer da que
tuve la suerte de tener una reunin de trabajo contigo y me qued
impresionado con tus conocimientos. Tambin quiero dar las gracias a mis
compaeros del laboratorio y Enxenio, los que estis y los que estuvieron.

Porque todos escribisteis un trocito de esta tesis. Porque cuando llegu al

laboratorio era un chico tmido que no saba lo que era la investigacin y
ahora me apetece trabajar en este mundo, me apetece levantarme cada da
y compartirlo con vosotros. Algunos os convertisteis en algo ms, en algo
que har que os lleve muy dentro, os eche de menos y os recuerde siempre
all donde est. No me puedo olvidar de mi familia y sobre todo de mis
padres. Porque la investigacin es un mundo complicado y muchas veces
tenis que aguantar mi peor cara. Cuando me preguntan por qu escog
este camino cuando hay otros ms fciles siempre respondo que vosotros
me lo hacis fcil, tengo la suerte de teneros ah y de saber que nunca me
fallareis. S que debera decroslo ms, pero el que me apoyis aun as hace
que merezcis ms este agradecimiento. Dicen que tener un amigo es muy
complicado y yo tengo tantos que no tengo espacio para nombraros a todos.
Me alegra mucho que tengis claro que mi casa es vuestra casa, ahora
quiero que sepis que sta tambin es vuestra tesis. Por ltimo, gracias
Luca. Porque todos lloramos de tristeza, muchos de risa. . . pero llorar de
felicidad slo lo conseguimos unos pocos afortunados. Un da te enumer
axiomas. . . me qued muy corto. Esta tesis fue una prueba a tu paciencia y
te lo agradezco. Pero dejarlo todo por mi y acompaarme al fin del mundo
es una prueba de amor que no creo que superase nadie ms. Gracias.

1 LOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Daniel

Rossini Drossini@echecopar.com.pe INTRODUCCIN La utilizacin de las
nuevas tecnologas tanto en la vida cotidiana de las personas, como en las
instituciones, ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la informacin.
La globalizacin ha iniciado la desaparicin de las fronteras entre los
hombres, pese a las barreras existentes como las socio-econmicas,
lingsticas y culturales. Esto ha dado lugar a la denominada aldea global
con el predominio de la sociedad de la informacin, por el papel estratgico
que sta juega como elemento de poder cada vez ms importante. En los
ltimos 10 aos los avances tecnolgicos han permitido la comunicacin
simultnea en tiempo real, le llaman los especialistas de diferentes latitudes
Impulsos electrnicos y circuitos integrados que utilizan protocolos para la
comunicacin a travs de los cables de fibra ptica en la inmensidad del
ciberespacio, constituyen tecnologas de alta demanda en los centros de
trabajo. Pero tengo mis reparos, pues considero necesario y estratgico,
comprender bien todos estos trminos, para no dejarse embaucar por las
nuevas terminologas de la informacin. Es por ello que como archiveros
debemos efectuar un anlisis de nuestros principios archivsticos, valores
documentales, tcnicas y procesos archiveros, con la finalidad de
determinar si las nuevas tecnologas se pueden aplicar al que hacer
archivstico. En razn de ello, el eje central de mi exposicin es el uso de las
tecnologas de la informacin en los archivos. SITUACIN DE LOS ARCHIVOS.
Normalmente los archivos no cuentan con presupuestos ni infraestructuras
adecuadas ni con la debida importancia dentro de las instituciones. Casi
siempre los documentos se encuentran almacenados en depsitos
olvidados, llenos de polvo, adquiriendo una imagen que los sita como
depositarios de papeles intiles y mazmorras de castigo. Realidad de las
instituciones pblicas o privadas en nuestro pas y en cualquier parte del
mundo. Cmo pretender querer implementar las tecnologas de la
informacin si an las organizaciones no han tomado conciencia de la

importancia que tienen los archivos y los documentos para su institucin?.

ARCHIVO TRADICIONAL Los archiveros tradicionalmente han desarrollado
tcnicas y procedimientos adecuadamente estructurados y normalizados de
tal manera que permiten una ordenada y adecuada organizacin de los
archivos y de los documentos. Entre ellos podemos mencionar La
administracin de archivos, La organizacin, descripcin, seleccin y
conservacin de documentos. Los servicios archivsticos. El control sobre las
tres edades de los documentos. El uso de catlogos, ndices e inventarios
como instrumentos descriptivos y el desarrollo de una legislacin que
permita la proteccin del patrimonio documental. 2 ARCHIVO MODERNO
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologas de la informacin
como medios para agilizar los procesos archivsticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza,
describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al
usuario externo. Todos estos procedimientos, estn estrechamente ligados a
los principios de la archivstica los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son:
el de procedencia y el de respeto al orden original, Son fundamentales para
la prctica archivstica, pues ellos me refiero a los principios permiten el
mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el
conjunto de la documentacin producida o recibida por personas fsicas o
jurdicas, organismos e instituciones pblicas o privadas en el libre ejercicio
de sus funciones y competencias. El archivero moderno y tradicional
organiza los documentos en el soporte que se encuentren. Con ello
contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el
devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la
informacin contenida en los documentos este al servicio del Estado, los
investigadores y los ciudadanos. DEL SOPORTE PAPEL AL ELECTRNICO
Indudablemente los documentos ya no se encuentran solo en el soporte
tradicional y los medios de difusin y conservacin son muy diferentes a los
utilizados hasta el momento. La erupcin del correo electrnico, el
documento digital, la firma digital y los soportes electrnicos, han
provocando cambios en los modos de trabajo y procedimientos en las
instituciones, la aparicin de estas tecnologas han supuesto un
desplazamiento del papel a la utilizacin de los impulsos electrnicos y los
circuitos integrados. Sin embargo la utilizacin del papel aumenta ao a
ao, las fotocopiadoras e impresoras estn presentes no solo en un rea de
la empresa, sino en cada una de sus dependencias y se pone de moda, el
uso de las tecnologas de la informacin LAS NUEVAS TECNOLOGAS Y SU
APLICACION A LA GESTIN DOCUMENTAL Entonces Qu son las tecnologas
de la informacin? son todas aquellas que permiten la descripcin y
automatizacin de cada uno de los procesos relacionados con la
documentacin y que estn basadas en la informtica y los nuevos soportes
electrnicos. La aplicacin de estas tecnologas representa ventajas
indiscutibles para la gestin administrativa, el control de transferencias, de
prstamos y consultas, control de expurgo, el almacenamiento y
conservacin de la documentacin, para el tratamiento y recuperacin de la
informacin, para la difusin de los fondos y, en definitiva, para aumentar la
eficacia y efectividad de los servicios del archivo. A continuacin tratare de
exponer los principales recursos tecnolgicos existentes que de una manera
general conocemos, sin embargo, es necesario conocerlos profundamente
para determinar sus posibilidades de aplicacin en el mundo de los archivos
3 TECNOLOGIAS PARA LA NORMALIZACION Para las tareas de descripcin es
bsica la normalizacin. Este es un esfuerzo que se est realizando en la
actualidad, con la elaboracin de tecnologas internacionales que faciliten el

intercambio de informacin entre organismos. Los objetivos de la

normalizacin archivstica son la cooperacin y la comunicacin, entre
profesionales y los usuarios. La informatizacin potencia los esfuerzos de
normalizacin. Descripcin: A nivel internacional el organismo encargado de
desarrollar iniciativas en este sentido es el Consejo Internacional de
Archivos (CIA). Dentro de este organismo el Comit de Normas de
Descripcin ha editado la Norma Internacional General de Descripcin
archivstica ISAD(G) y la Norma Internacional sobre Encabezamientos
Autorizados Archivsticos para Entidades, Personas y Familias ISAAR(CPF) La
primera se concibe como una gua general para la elaboracin de
descripciones archivsticas, contiene reglas tecnolgicas generales para la
descripcin, que se pueden aplicar a cualquier tipo documental y soporte
fsico de la documentacin. Pero al mismo tiempo es flexible; en cada uno
de los instrumentos de descripcin se utilizaran solo los campos necesarios
y adecuados para cada nivel de descripcin. se pueden aplicar
perfectamente a la elaboracin de los instrumentos de descripcin de los
documentos. En la segunda se especifica el tipo de informacin que debe
anotar en un encabezamiento autorizado archivstico. Se describen las
entidades, personas o familias que aparezcan como productores en las
descripciones archivsticas. SOPORTES ELECTRONICOS: La irrupcin del
documento electrnico utilizado por los productores documentales en las
instituciones ha provocado cambios en los trabajos archivsticos como en los
procesos de organizacin, descripcin y valoracin de los documentos . No
obstante, en la utilizacin practica de estos, los soportes hay que tener en
cuenta sus peculiaridades, caractersticas, utilizacin y conservacin. Los
principales son: Disquete: Fiabilidad nula, es fcil aadir y eliminar la
informacin. Capacidad de almacenamiento mnima de 1.5 Mb o 285 p. El
tiempo de acceso a la informacin es lento. Se puede tener cierto control de
seguridad sobre la informacin guardada, pero no es total. Por estas
razones, el disquete es til slo para conservar documentos a corto plazo,
pero no sirve para la conservacin permanente. Discos Zip: Fiabilidad
media. Capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb o 50,892 p.. El tiempo
de acceso es muy lento. Por ello, sirve para hacer copias de seguridad pero
no para consultar. Hay cierto control de seguridad en el almacenamiento,
pues se pueden introducir contraseas. Disco Duro: Fiabilidad media.
Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 60 Gb o 12214,285.71 p.
Tiempo de acceso muy rpido. Posibilidad de aadir y eliminar ficheros muy
fcilmente, pero se puede controlar a travs de contraseas. Es el soporte
ideal de cualquier tipo de fichero o documento. 4 CD-Roms: Gran fiabilidad
para la conservacin de la documentacin en el caso de CDs no
modificables. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb 0
132,320.5p. Es til para conservar documentos con texto, sonidos e
imgenes. Tiempo de acceso rpido. Son tiles para conservar informacin
que no se ha de modificar y de consulta usual: instrumentos de descripcin
del archivo. Existen modificables, que ofrecen la posibilidad de aadir, borra
y actualizar la informacin. Los no modificables son tiles para conservar
informacin definitiva. DVD: Gran fiabilidad. Capacidad de almacenamiento
muy grande hasta 650 Mb o 132,320.5 p de documentos hipermediaticos.
Tiempo de acceso muy rpido. Permite controlar la posibilidad de aadir,
modificar y eliminar. Es til para conservar ficheros de texto, sonidos e
imgenes. Estos soportes tecnolgicos han supuesto una revolucin en el
mundo de los archivos, y ello por dos razones. Por una parte su
generalizacin como soporte documental ha supuesto para los archiveros un
esfuerzo por aplicar los principios de organizacin a estos nuevos soportes.

HARWARE Y SOFTWARTE: No podemos dejar de mencionar en este momento

las caractersticas particulares de las computadoras y los programas
existentes que permiten a los archiveros agilizar su trabajo, en cada uno de
los procesos archivsticos, aplicados a los documentos y en la prestacin del
servicio. El Ordenador Personal: La revolucin tecnolgica para los archivos
lleg con el ordenador personal, desde su aparicin han evolucionado
mucho, y en poco tiempo, han ganando en capacidad, rapidez y
accesibilidad, por lo que se ha convertido en herramienta de trabajo
indispensable, tambin en los archivos. La computadora ha permitido la
automatizacin paulatina de algunas de las tareas archivsticas, desde la
elaboracin de informes y estadsticas pasando por el control de prstamos
y transferencias hasta la automatizacin de los instrumentos de descripcin
y la posibilidad de contar con programas informticos para la gestin
integral de los documentos. Tambin aumentan las posibilidades de acceso
y comunicacin . todos los archiveros quieren contar con un equipo
completo constituido por: CPU, pantalla, teclado, ratn, impresora, lector de
Cd-Rom y DVD, servidor y varias terminales, modem. La Digitalizacin: Otro
recurso informtico til para la gestin documental es la digitalizacin, que
consiste en la captura de la informacin y su transformacin a formato
digital, para que se pueda manipular desde un ordenador. Es til sobre todo
para evitar la manipulacin de la documentacin original, documentos
histricos, en mal estado y para documentos de mucha consulta y desde
diferentes puestos de trabajo. Se pueden almacenar en formato de imagen,
o en formato de texto, para lo cual es necesario utilizar un programa de
reconocimiento ptico de caracteres (OCR), es una tecnologa cara.. y esta
tarea se complementa con una indexacin de los documentos. La
Microfilmacin: Es otro de los recursos existentes en nuestro medio consiste
en tomar una foto de cada uno de os documentos y conservarlos en el rollo
de pelcula, es una tecnologa muy utilizada, ya que permite una serie de
exigencias que el mundo de los archivos debemos tener en cuenta con la
seguridad y confiabilidad de la informacin. 5 Sin embargo debemos tener
en cuenta que para la conservacin de cada uno de estos soportes
mencionados, se requiere para los soportes electrnicos una temperatura
constante entre 14 y 18 C, y una humedad relativa de 40-50 % y para los
soporte pticos 16-20 C y 35-45% de hunedad relativa, ambos deben ser
protegidos de campos magnticos. LAS REDES: En el uso de estas nuevas
tecnologas tambin es necesario indispensable mencionar la comunicacin
rpida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus
proveedores y con sus usuarios. El Correo Electrnico: El correo electrnico
ofrece la posibilidad de intercambiar informacin de manera rpida y eficaz,
pues permite el envo de todo tipo de documentos. Es utilizado en los
archivos como medio de comunicacin: Entre el archivero y los usuarios
internos para solicitud de documentacin, coordinacin entre el archivo
central y los archivos de gestin, comunicacin de transferencias, Entre el
archivero y los usuarios externos para peticin de informacin. Entre el
archivero y los proveedores. La Intranet: Es un recurso para la gestin
integral de la documentacin activa de una institucin. Es un modelo de
arquitectura de red, que usa protocolos y estndares abiertos, transparente
con Internet y que dispone de un modelo de cliente universal sea el
navegador. Se aplica sobre todos los documentos que una organizacin va
produciendo como documentos de texto, correo electrnico, hojas de
calculo, etc y sus aplicaciones a sus bases de datos, etc. Internet: La ltima
revolucin para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web, que
multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusin y comunicacin de

los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas.

Es necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y
maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo. Internet es,
principalmente, la fuente de informacin ms actualizada e inmediata de
que disponemos actualmente. es enormemente til para el trabajo del
archivero, pero tambin como medio de difusin del archivo. Es el
instrumento ms rpido y gil para encontrar informacin concreta sobre un
archivo. As mismo sirven de apoyo para un servicio ms a nuestros
usuarios. Listas de distribucin como: IWETEL: Foro para profesionales en
Biblioteconoma y Documentacin. ARXIFORUM: Foro sobre archivstica.
ARCHIVALIA: Foro electrnico de discusin sobre archivos universitarios.
Archives & Archivists. List of Mailing Lists on Archives, Records
Management, Museums and Related Subjects. EL SOPORTE INFORMTICO
COMO MEDIO DE CONSERVACIN DOCUMENTAL Desde la aparicin de estas
tecnologas que nos agilizan el trabajo, nos comunican en segundos y nos
permiten almacenar la informacin en espacios muy reducidos, para los
archiveros es importante reflexionar sobre La obsolescencia de los equipos
modernos, La perdurabilidad y conservacin de la informacin en los nuevos
soportes as como la confiabilidad, seguridad y proteccin de la informacin
y La legalidad de los documentos electrnicos. Permtanme efectuar la
reflexin de estos cuatro puntos: 6 La Obsolescencia De Los Equipos
Modernos La industria de la computacin y la informtica avanza en el
mundo entero a pasos agigantados convirtiendo en corto tiempo al
hardware y al software en obsoletos. La obsolescencia de estos nuevos
soportes, la incompatibilidad entre ellos, su discontinua produccin que los
sita fuera del mercado, pone en riesgo la prdida de informacin que cada
da es almacenada en los llamados soportes electrnicos Ante estas
realidades para la comunidad archivstica est en juego la recuperacin de
la memoria institucional, la historia de una nacin y de la humanidad. Nos
preocupa que cantidad de documentos nunca se podrn recuperar porque
habrn desaparecido los medios para hacerlo. La obsolescencia de los
equipos origina incertidumbre en los archiveros para perpetuar la
informacin. La Perdurabilidad Y Conservacin De La Informacin En Los
Nuevos Soportes Hoy existe una serie de soportes electrnicos tanto para
los documentos que sern producidos en ellos como los que s convertirn
a soporte electrnico, la perdurabilidad del soporte como medio fsico de
estos est considerada entre 10 a 30 aos o quizs 50, Pero la de la
informacin es mucho menor de acuerdo con los estudios de los
especialistas en el tema, debido a que ser necesario ir migrando la
informacin cada 3, 4, o 5 aos, adems de advertir, que en cada migracin
se va perdiendo datos, esto quiere decir que estamos conservando
documentos en soportes que en un tiempo muy corto de vida estarn
borrados o mutilados. Esto nos preocupa, los archiveros debemos conservar
la informacin contenida en los documentos para la reconstruccin de la
historia de los individuos, de las instituciones, de las naciones y del mundo
en general, esto quiere decir que en el momento que deberemos tener
acceso a la informacin contenida en los soportes electrnicos ya no
existir. Seria irnico que en la era de la informtica, no se pueda escribir la
historia del siglo XX porque las fuentes no se pueden recuperar o porque la
informacin ha desaparecido de esos soportes. La Confiabilidad, Seguridad Y
Proteccin De La Informacin La informacin contenida en los documentos
electrnicos, en la mayora de los casos, sino en todos es inestable, y
susceptible de cambios que se pueden hacer por cualquier individuo en
cualquier parte del mundo. Los sistemas de control que presenta la industria

informtica, hasta el momento no garantizan la seguridad de la informacin

por lo contrario la afectan. La carencia de este tipo de control ocasiona la
adulteracin de los datos y la revelacin no autorizada de informacin,
puede ocasionar la prdida de su valor testimonial o pone en riesgo la
confidencialidad si se trata de documentos clasificados. La confiabilidad de
la informacin en los soportes electrnicos es un hecho que nos preocupa,
pues es importante que los documentos sirvan como testimonio y prueba
para lo cual la autenticidad de la informacin contenida en los documentos
debe ser protegida. Por otro lado la privacidad de la informacin es un
derecho constitucional que nadie debe violentar, por ello la seguridad y
proteccin de los sistemas informticos para nosotros es muy importante
que debemos defender como principios de la archivstica frente a las
tecnologas de la informacin. 7 La Legalidad De Los Documentos
Electrnicos Los documentos son utilizados desde el momento que el
hombre busca perdurar su conocimiento como prueba, testimonio y
memoria, hecho que hasta el momento es importante en cualquier sociedad
y por cualquier individuo. Aunque existe un marco jurdico para proteger la
documentacin electrnica, todava no existe norma alguna que proteja a
estos nuevos soportes, en todas aquellas caractersticas que los
documentos deben poseer para su conservacin y servir como testimonio y
prueba de las actividades institucionales o particulares. Es de preocupacin
para la comunidad archivstica que la legislacin de la que se dispone para
estos nuevos soportes no es suficiente, para que estos se constituyan en
documentos de archivo. Mientras estos hechos se mantengan los archiveros
consideramos que debemos conservar los documentos paralelamente en el
soporte tradicional y moderno y defender la perdurabilidad, privacidad y
seguridad de la informacin porque son el testimonio de la humanidad, esto
es un valor archivstico y un principio profesional archivero. INCORPORACIN
DE LAS NUEVAS TECNOLOGAS (MI EXPERIENCIA) Como segunda parte de
esta exposicin intentar compartir mi experiencia laboral en el uso de
estas tecnologas que iniciar con la siguiente afirmacin la organizacin
de los fondos de un archivo es primero al uso de las nuevas tecnologas de
la informacin, primero se debe reunir, clasificar y ordenar los documentos y
despus implementar las nuevas tecnologas, pese a las ventajas que stas
ofrecen cada da. Trabajo para el sector privado. Actualmente contamos
con un archivo que es el centro de recursos para la gestin de documentos,
definido como el lugar donde se rene el conjunto de materiales
documentales, donde se realizan actividades diversas durante el ciclo de
vida completo de los documentos. Nuestros documentos estn concebidos y
organizados en funcin a las necesidades y objetivos de la institucin a fin
de lograr una comunicacin dinmica, eficiente e integral entre el rea del
Archivo y las dems reas de la institucin. Esto supone una toma de
conciencia de parte de las altas autoridades de esta institucin de todo lo
anterior expuesto. Para lograr tener un archivo como el que he definido , fue
necesario efectuar un diagnstico de la situacin para luego elaborar una
serie de etapas que permitieran la solucin de los problemas detectados.
Estas etapas nos han permitido: Organizar la documentacin existente,
Crear las polticas de control de la produccin documental, Controlar todo el
ciclo vital de los documentos, Implementar las tcnicas y procedimientos
archivsticos, Disear el funcionamiento del archivo institucional, Dotar al
archivo con las tecnologas adecuadas, Modernizar las unidades de
conservacin e instalacin, Modernizar el mobiliario y la infraestructura del
archivo, Lograr la automatizacin y la digitalizacin, Disear un cuadro de
clasificacin para la organizacin documental, Normalizar la descripcin de

documentos a travs de la norma ISAD(G), Normalizar la entrada de

productores de documentos a travs de la Norma ISAAR(CPF), Todo ello
coordinado con las reas de administracin y sistemas. 8 Aunque pareciera
todo tan perfecto, tambin hemos tenido errores en el desarrollo de cada
una de estas etapas que hemos solucionado inmediatamente que fueron
detectados. De lo que si nos sentimos orgullosos es de haber logrado que se
haya tomado en serio los lineamientos emanados por el rea de archivo,
todo esto no hubiera sido posible sin la colaboracin de quienes trabajan
para el archivo y el apoyo que la institucin ha brindado y sigue brindando
para el desarrollo de las actividades del archivo. CONCLUSIONES No existe el
soporte electrnico que nos permita deshacernos del soporte tradicional en
forma definitiva. Las nuevas tecnologas nos brindan la posibilidad de
automatizar los procesos archivsticos, y la difusin de los archivos. Sirven
como soportes de conservacin ms no de sustitucin de los documentos.
Las nuevas tecnologas de la informacin debemos verlas como aquella
herramienta que facilita nuestro quehacer laboral, profesional y acadmico.
El proceso de clasificacin y ordenacin para los documentos en soportes
informticos debe ser el mismo que para los documentos en el soporte
tradicional. La estructura jerrquica y lgica del cuadro de clasificacin, para
clasificar un fondo, sus secciones y sus series puede ser ejecutada de la
misma manera en los soportes electrnicos, gracias a que se puede crear
carpetas y subcarpetas. Es necesario normalizar la creacin de los
documentos en soporte electrnico, se hace necesaria e importante su
denominacin y clasificacin, para su posterior recuperacin y asegurar su
rpida y oportuna localizacin con la facilidad por cualquier usuario. Uno de
los problemas ms graves desde el punto de vista archivstico de los
documentos electrnicos es la dificultad en garantizar la autenticidad y
fiabilidad del contenido debido a que se pueden copiar y modificar con
facilidad. Razn por la cual no podemos deshacernos del soporte tradicional.
La conservacin permanente de los documentos electrnicos es un
problema, debido a la durabilidad fsica de los soportes y otra, a la
obsolescencia tecnolgica del software y el hardware. Por consiguiente el
soporte tradicional sigue siendo el ms importante. Debemos reformular las
cuestiones tericas de la archivstica frente a las nuevas tecnologas de la
informacin. Conocer por parte de los archiveros las ventajas de los nuevos
soportes, las nuevas herramientas para el tratamiento de los documentos,
los procesos, los principios archivsticos y la administracin de los archivos
Finalmente quiero dejarles la siguiente reflexin Hablamos de la
globalizacin de las nuevas tecnologas de la informacin aplicadas a los
archivos, cuando todava est pendiente un tema que cobra importancia a
la luz de esta exposicin, que es la formacin de estos profesionales.
Preguntmonos, Con qu capacidades, actitudes y valores formamos a los
profesionales de la informacin y a la sociedad en su conjunto si ponemos
por encima de los hombres a la tecnologa, a la informacin, y a las
instituciones que las produjeron, cuando son los hombres los que aportan
con su labor profesional al desarrollo del pas?

Introduccin.

La oficina tcnica es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar

a los dems departamentos toda la informacin necesaria para la realizacin de los
trabajos.
La documentacin interviene en todo el sistema utilizado para la recopilacin, anlisis y
uso de la informacin sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo
administrativo y mediante ordenadores.
El fin de la Oficina Tcnica es dar informacin y evitar trabajo innecesario a los
Alumnos.
Siempre antes de comenzar un trabajo deberemos de consultar el archivo, hojear las
revistas tener muy en cuenta los catlogos y las normas.
La oficina tcnica es agrupada en dos grupos de elementos:
- Elementos de consulta y documentacin: Catlogos, Revistas y libros tcnicos,
Tarifas, Boletines, y Normas.
- Elementos de trabajo:
Archivo General
Proyectos.
Originales.
Copias y correcciones.
Fichero Alfabtico.
Fichero Numrico.
A su vez en nuestra Oficina Tcnica se dispone de diferentes elementos para la
realizacin de trabajos:
- Ordenadores: Para la realizacin de dibujos y textos.
- Plotters: Para plasmar los planos en lminas.
- Impresoras: Para pasar a folios toda la informacin escrita del trabajo.
- Guillotina: Para recortar las lminas.
-Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.

Archivado Y Documentacin.
Objetivos de la clasificacin.
Los objetivos del archivo se pueden expresar como:

Ofrecer al usuario la documentacin necesaria para hacer un trabajo especfico.

Que tenga acceso rpido a la documentacin relacionada con ese trabajo.

Guardar la documentacin es tiempo que sea til.

Establecer un archivado organizado de forma sistemtica, de toda la

documentacin empleada y necesaria.

Que tenga un sistema eficaz de reproduccin de documentos.

Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

 Sistemas de clasificacin.
Los ms utilizados son dos, generalmente.
1.2.1 Sistema alfabtico
Se ordenan las hojas segn una letra que normalmente suele ser la inicial de la
palabra principal que identifique el documento.
Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y as
sucesivamente
Si la palabra principal fuese la misma, la ordenacin tiene lugar por la palabra
siguiente, aplicando la misma regla.
Se puede comprobar que es muy sencillo y fcil de usar para los archivos pequeos.
Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la
localizacin de lo que se busca.
En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este sistema, se hara
necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para
nombres compuestos, abreviaturas, etc.
1.2.2 Sistema alfa-numrico.
Este sistema combina el sistema alfabtico y el sistema numrico.
Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales
archivados, segn el nmero de cada letra, pueden tener una relacin correlativa
secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada.
El sistema es fcil de establecer y permite un buen control de la colocacin correcta
de los documentos archivados.
Para estos sistemas es caracterstico que los materiales se clasifiquen por un numero de
archivo, existiendo diversas variantes.

Archivo General.
Todas las fichas mencionadas en cada uno de los apartados siguientes estn guardados
en un archivo general. Este archivo estar dividido en tantas secciones como carreras se
cursen en la escuela. En nuestro caso se dividir en cinco secciones:
* Ingeniera Tcnica Industrial Mecnica.
* Ingeniera Tcnica Industrial Electrnica.
* Ingeniera Tcnica Informtica.
* Ingeniera Tcnica Agrcola Hortofruticultura y Jardinera,
* Ingeniera Tcnica Agrcola Industrias Agrcolas.
Cada seccin anterior se dividir en todos los subapartados como:

Catlogos.

Revistas.

Proyectos.

Tarifas.

Libros tcnicos
Tendremos una seccin comn para todas las carreras que sern:
* Boletn Oficial.
* Normas.
Lo detallado anteriormente se puede decir que es la raz del archivo general, luego
estas se dividirn en partes mas pequeas.

Organizacin De Archivos De Una Oficina Tcnica.

Catlogos.
Manual de usuario.
Partiendo del principio, donde tenemos un catlogo determinado, lo primero que se hace
es el rellenado de la hoja de control, de acuerdo a los datos que necesitamos para un
perfecto archivado.
Esta hoja de control es igual a la que describimos en el siguiente ao, y de la cual tenemos
un ejemplo.
Una vez rellenada, esta hoja se guarda junto a las de los dems catlogos en una carpeta
o sobre para tal uso.
Esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y
elementos que nos ayudan en la labor general para realizar las tareas de la Oficina
Tcnica.
Todo ello bien ordenado y sin dar lugar a confusiones, todo puesto de tal forma que
tengamos un fcil acceso al archivo para poder maniobrar all tantas veces como sea
necesario.
Una vez tengamos la "hoja de control", se archiva el catlogo por orden alfabtico del
fabricante. (Otra forma podra ser por el nombre del elemento, pero en nuestro ~ es como
se ha definido en primer lugar, o sea, por el fabricante).
Posteriormente se coloca el catlogo en su carpeta correspondiente, segn sea su nombre
y se coloca en el lugar que alfabticamente ocupa para luego poderlo usar cuando se
necesite.
Los catlogos as archivados son los del tipo "monogrficos", y "hojas informativas". Los
que son denominados como catlogos generales, se colocan en un archivador especfico
donde se colocarn todos los que entren en esta categora.
En el caso real de nuestra oficina Tcnica, los archivadores para los catlogos
monogrficos y las hojas informativas son los A-9, A-8 y A-12, siendo para los catlogos
generales el archivador A-7Una vez que se tengan todos los catlogos archivados correctamente en sus lugares
correspondientes, para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les hace
una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se
deban de hacer sobre los catlogos

Hoja de control
En esta hoja se colocan todos los datos necesarios para tener toda la informacin til del
catlogo y saber dnde tiene que ir archivado.

Un ejemplo de la hoja de control para catlogos lo tenemos en el ejemplo que se adjunta,

donde se pueden observar los datos que hemos puesto sobre unos catlogos reales
cualesquiera.
El diseo y formato de esta hoja puede variar y no est normalizado, lo que quiere decir
que se puede variar conforme se encuentren otros argumentos o datos de inters futuro
para rellenar la misma. Adems esta confeccin se hizo al comienzo del curso por los
encargados del archivo de catlogos de sta Oficina.

Sistema de archivado. Tipos de archivadores.

Los archivadores de catlogos de la Oficina Tcnica, albergan dos clases diferentes de
catlogos.
Unos ms extensos que contienen los llamados catlogos "monogrficos" y las
"hojas informativas", y otro que archiva los llamados "generales".
Dentro de los archivadores que hemos nombrado en primer lugar, tenemos los llamados A8, A-9 y A- 12.
Estos archivadores van provistos de unas guas laterales donde van alojadas las carpetas
colgantes, ordenadas alfabticamente, hasta que se llenan moderadamente y se sigue con
el cajn inferior cuando hemos llenado el primero, hasta volver a llenarlo.
Una vez se han llenado los cajones de un archivador y se sigan teniendo documentos para
archivar, se cogen los siguientes archivadores restantes y volveremos a seguir colocando
carpetas y documentos hasta que se acaben.
El archivador que contiene los catlogos generales no lleva stas guas en los laterales
donde se depositaban las carpetas, ya que normalmente los catlogos generales son de
tamaos bastante ms grandes de los monogrficos.
Estos tienen unas estanteras donde se colocan los catlogos ordenados
alfabticamente con el criterio utilizado para ello.
Todos los archivadores irn provistos de cerraduras para que los catlogos estn ms
protegidos y no desaparezcan.
Estas llaves, como las de los restos de archivadores de la Oficina Tcnica, se encuentran
debidamente numeradas y guardadas en un armario para tal efecto, para que no se
extraven y tengamos un fcil acceso a ellas.

Justificacin de su empleo.
Todo lo comentado hasta ahora debe de ir encaminado a ayudar a todos los usuarios que
deban de echar mano de un catlogo por los motivos que sean, a que dispongan de l de
forma sencilla y rpida y no tengan que estar perdiendo tiempo en la bsqueda del mismo.
Adems con la posterior base de datos, podr disponer de la informacin y
localizacin ms rpida y ordenada.

Revistas y libros tcnicos.

Manual de control
El tema de las revistas y libros tcnicos es muy parecido al de los catlogos. Para poder
consultar adecuadamente el contenido de una revista tcnica, es necesaria una adecuada
clasificacin de las mismas. Lo primero que se hace para la clasificacin es el rellenar
completamente la hoja de control que se tiene para tal efecto.

Las hojas de control rellenadas deben de ir metidas en un sobre que se encontrar en el

archivador general, donde se encuentran los sobres con todas las hojas de control y con
los dems tiles necesarios para la catalogacin de todos documentos.
Una vez que tengamos todos los datos de la revista se debe de proceder a su
archivado. Se ordenan alfabticamente dentro de la especialidad de cada una y se meten
en los archivadores para luego poder acceder a ellas para su consulta.

Hoja de control.
Se cogen los datos necesarios y se plasman en las hojas de control. Estos datos son los
que se han credo necesarios por parte de los encargados de las revistas para su
confeccin en la hoja tipo.
Todos estos datos podemos observarlos en la fotocopia de la hoja que se pone a
continuacin de ste apartado.
Todos los datos son importantes pero lo son ms los que nombran el ao de edicin, El n'
de la revista y la especialidad.
En el sumario se ponen los puntos ms importantes de los que trata la revista.
Una vez que esta hoja est debidamente rellenada, se guarda en el sobre que las contiene
a todas y se coloca en el archivo principal junto a las hojas de control de los dems
elementos archivados.
A continuacin se puede observar tanto el formato como el contenido de un ejemplo real
de rellenado de una de estas hojas de control.
Una vez que se tengan todos archivados correctamente en sus lugares correspondientes,
para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos"
informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre
las revistas y los libros tcnicos.

Sistema de archivado. Tipos de archivados.

Principalmente, se archivan atendiendo a su especialidad.
Dentro de cada especialidad, debernos de ponerlas por orden alfabtico, y una vez las
tengamos as se colocan atendiendo al n de la revista.
Una vez se encuentren as, estarn preparadas para su consulta.
Ponemos las revistas y libros de cada especialidad en cada uno de las diferentes
estanteras y si no cupiesen se pondran las de una especialidad en un armario y las de
otra especialidad en otro, pero dado el n que tenemos se pone como se ha dicho en
primer lugar.
Se utilizan estas estanteras porque la consulta resulta ms fcil as que no si
metisemos las revistas en carpetas colgantes, que dificultara ms su bsqueda.
En la fotocopia que se puede ver a continuacin se puede observar en las hojas rellenas
de cmo se colocan y en qu orden en el archivador A-9, siguiendo los datos del ao y n
de cada una de las distintas revistas tcnicas.
As podemos saber las que tenemos en ese archivador, sus respectivos nmeros y aos
correspondientes.

Justificacin de su empleo.
Esta forma de archivado de las revistas tcnicas y libros, tiene que ir definido para una
mejor forma de acceso a ellas y a la consulta de las mismas para los menesteres que nos
ocupan.

Es una forma ante todo cmoda y til en el caso que nos ocupa.
Adems el relativo poco espacio que ocupan estas revistas hace ms fcil su uso como
aqu se ha descrito.

Normas y reglamentos
Manual de usuario.
El tema de las normas es uno de los ms solicitados para hacer todo tipo de
consultas para la realizacin de trabajos, proyectos, etc.
Cuando se adquiere una nueva norma, se le hace una recopilacin de los datos
necesarios y se apuntan para rellenar la hoja de control para las normas.
Una vez que se ha rellenado, se pasa a su archivado para que luego los usuarios puedan
hacer uso de ellas.
Suelen de estar todas las normas dentro de la Oficina, aunque cabe la posibilidad de que
pudieran estar en la biblioteca de la escuela .Esto se hace constar en la hoja de control.
Una vez que la tenemos archivada en su lugar, se repiten los pasos con la siguiente norma
a archivar.
Debido al elevado precio de las normas, hay que tener un especial cuidado en el prstamo
de ellas y en no extraviaras.
Una vez que se tengan todos las normas y reglamentos archivados correctamente en sus
lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les
hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que
se deban de hacer sobre las normas y reglamentos

Hoja de control.
En sta hoja se anotan los datos necesarios de cada norma que tenemos para una
correcta archivacin.
En primer lugar se anotan el nmero de norma, el grupo al cual corresponde y el ao de
revisin. Todo ello ordenado numricamente.
Luego se apuntan la denominacin de la norma y tambin el nmero de hojas que tiene la
norma en concreto.
Tambin se ponen el equivalente a las normas internacionales ISO, para una mejor
bsqueda de la misma.
Finalmente se anotan las normas que se han pedido y el lugar donde estas se
encuentran, bien en la Oficina o en la biblioteca de la escuela.
Una vez rellenada la hoja se coloca junto a las dems hojas de control de los
diferentes documentos que se necesitan archivar en la oficina, en el archivador principal.
Un ejemplo de la hoja de control que se hizo para controlar las normas se ve ahora en la
fotocopia que a continuacin se pone, rellenada con una norma real.

Sistema de archivado. Tipos de archivadores.

Aqu es sistema de archivado es ms sencillo que los dems que hemos visto
anteriormente.
Slo debemos de ordenar la norma segn los nmeros que se le han asignado a cada
una: n de norma / grupo / ao de revisin.

Ordenadas adecuadamente se colocan en carpetas con pestaas como las que se han
utilizado en catlogos, poniendo en la pestaa escrito el grupo de nmeros que hemos
comentado anteriormente.
Todo ello se coloca en archivadores de cajones donde se colocan las carpetas en las guas
laterales de los armarios.
Como ya se ha comentado hay que tener un poco de cuidado en no perder las normas y
cuidarlas, dado el precio que ellas tienen.

Tarifas.
Manual de usuario.
Estos documentos contienen las listas de precios de los diferentes productos, que se
necesitan para confeccionar los presupuestos y las listas de pedidos de los mismos para la
realizacin de los trabajos y proyectos en la Oficina.
En estos casos es importante tener una actualizacin reciente de los precios y
cambiar estos documentos por los anteriores, para las consultas de estos precios.
Rellenamos la hoja de control para las tarifas y anotamos todos los datos que all ponen.
Se ponen las observaciones que hiciesen falta y se colocan adecuadamente para su
archivado posterior.

Hoja de control.
Se rellena tal y como puede observarse en el ejemplo de la fotocopia que se puede ver en
la siguiente pgina.
En nuestro caso se puede observar que se rellena para tener controlada la recepcin de
las actualizaciones de los precios que nos enven nuevos.
Se pueden anotar las actuaciones pertinentes en un espacio reservado para ello.
Anotaremos las fechas de franqueo y las fechas de recepcin de los documentos
recibidos. Se ve que es un mtodo de control muy sencillo.

Sistema de archivado. Tipos de archivadores.

Cuando nos llega a la oficina un documento nuevo, se debe de apuntar en las hojas de
control vistas en el apartado anterior y se colocan en el archivador nuevo.
Si ese documento nuevo es repetido, (ya se tena), se pasa el anterior a los archivadores
viejos y los documentos del mismo elemento que se tenan, (si los hubiese), en el
archivador viejo, se tiran a la papelera.
As se intenta tener siempre dos documentos archivados para un mismo elemento, uno
nuevo y otro viejo, anterior, que sirve de referencia.
El tipo de archivadores para el 'tarifec" son de dos tipos, llamados "nuevos" y "viejos". Son
cajas que contienen los documentos ordenados segn el nmero de actualizacin y su
fecha.

Documentos tcnicos. Proyectos.

Manual de usuario
Los documentos tcnicos, sobre todo los que ms acostumbrados estamos a utilizar o
realizar, -proyectos-, son uno de los documentos ms importantes para archivar.
Es uno de los documentos que se manejan ms comnmente, para revisin, correccin,
realizacin, y deben de estar debidamente archivados.

Hay que saber que el proyecto a su vez consta de los siguientes documentos:

Memoria.

Planos.

Pliego de condiciones.

Presupuesto.

PERT.

Anexos.
Y que uno de los documentos que mas importancia que posee son los planos, siendo
estos numerados y archivados como veremos a continuacin asi como las carpetas,
originales, copias, ficheros auxiliares, y tarjetas AWF.
Una vez un proyecto se termina y se deja en Oficina Tcnica, a los responsables del
archivado de Proyectos.
Estos le realizan una ficha y le colocan un nmero propio que lo diferencie de los dems
proyectos y por el cul nos vamos a referir a partir de este instante.
Una vez que se tengan todos los proyectos archivados correctamente en sus lugares
correspondientes, para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les hace
una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se
deban de hacer sobre los proyectos.

Hoja de control
En esta hoja se anotan todos los datos necesarios para el posterior archivado del proyecto.
En esta hoja se apuntan tanto los datos del alumno que lo realiz como el nmero que se
le asigna al proyecto para la posterior identificacin.
Ese nmero ir ordenado numricamente y se le asigna por la fecha de entrega del
proyecto para su archivado, con una letra delante de ese nmero indicaremos la
especialidad del proyecto.
Esta hoja de control puede presentarse tambin por orden alfabtico de los ttulos.

Sistema de archivado. Tipos de archivadores.

Dadas las caractersticas de formato y tamao de los proyectos los archivadores son
bastante grandes y son de estanteras para depositar all los proyectos archivados.
Est claro que tienen que tener una cerradura para tener seguridad de que no se
extraven los proyectos o puedan cogerlos la gente sin un control.
Adems se hace recomendable, como es nuestro caso, de poner cristaleras en estos
archivadores, para que los alumnos puedan ver los proyectos y saber cuales estn y
cuales no sin tener que estar continuamente llamando a los responsables de ese archivo.

Numeracin Y Archivado De Planos.

El objetivo va a ser el de intentar definir un sistema de numeracin rpido y
eficaz. Para ello me basar en la norma U.N.E.1002, que trata sobre la numeracin
decimal de captulos, y los apuntes dados en clase.
Como ejemplo pondremos las siguientes cifras: SS.ZZZ.YY.XXX.W.
Acto seguido voy a realizar una descripcin detallada de cada cifra:

* SS: Estas cifras sirven fundamentalmente para seguir los diferentes tipos de documentos
dentro de la Oficina Tcnica, as pues tendremos:
M.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de rama mecnica).
E.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de electrnica).
I.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de rama de informtica).
H.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de hortofruticultura y jardinera).
IA.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de industrias agrcolas).
Como se puede apreciar utilizaremos las dos cifras en caso de que pueda
llevar a error como nos ocurre con la rama de Informtica e Industrias Agrcolas.
* ZZZ: Este grupo de tres cifras sirve para identificar cada uno de los conjuntos o artculos
estudiados. Para entendemos mejor, dentro de cada especialidad, cada tipo diferente de
proyecto est numerado.
Intentar explicarme con el siguiente
Ejemplo:
Si en un proyecto tenemos la numeracin M.025.YY.XXX.W. sabemos que es un proyecto
mecnico y el numero 25 nos seala un campo de estudio, por ejemplo
reductores.
* YY: Este grupo es un subgrupo del anterior. Son las diferentes
posibilidades de estudio dentro de un mismo campo.
Seguiremos con el ejemplo anterior:
M.025.15.XXX.W. Como hemos dicho anteriormente los dos primeros
grupos nos indican que es un proyecto mecnico que trata sobre reductores. El tercer
grupo nos indica el tipo de reductor que es, por ejemplo "Reductor de acoplamiento
directo".
* XXX: Los planos de un proyecto los dividimos en grupos. Normalmente
no se supera los diez grupos por lo tanto la primera cifra nos indicar el nmero de grupo.
Las dos cifras siguientes nos indican el nmero de plano dentro de cada grupo.
Sigamos con el ejemplo anterior:
M.025.15.100
101, 102, 103 Tenemos un grupo " 100 " con tres planos.
Normalmente el plano 100, 200, 300... es el plano de conjunto de cada grupo.
Luego a estos planos les vamos sumando una unidad para los distintos planos de
despiece.
*W: Este grupo se emplea cuando hay que introducir modificaciones,
documentos auxiliares como listas de piezas. Cuando introduzcamos alguna modificacin
o documento auxiliar pondremos el nmero 1 o 2 respectivamente.
En el caso de tener varias modificaciones se le aaden letras.
Por ejemplo:

E.025.15.100.IA.

Ficheros Auxiliares.
Para el eficaz funcionamiento del archivo de dibujos se emplean una serie de
ficheros auxiliares. Estas fichas entran en oficina a la vez que metemos un
proyecto nuevo.
Hay dos formas de ordenar estos ficheros, Una es de forma alfabtica y otra de forma
numrica. Creo que la segunda es de manejo mas rpido y a la larga mas eficaz. El fichero
alfabtico es un fichero vertical de formato A5 (Azul) el cual hay que consultarlo antes de
realizar un trabajo y al acabar ste para su correspondiente anotacin.

Fichero Numrico.
Su misin es la de impedir que se repita el nmero de distintos trabajos. Emplearemos un
registro en forma de fichas verticales de formato A5. Dentro de cada especialidad
tendremos cada ficha. Las primeras fichas nos darn todos los trabajos de numeracin
ZZZ. Las siguientes fichas sern de los grupos YY que hay en cada ZZZ.
Vemoslo con el siguiente ejemplo:
NDICE NUMRICO
(Mecnica)
M.000. Estructuras.
M.001. Vigas.
------M.025. Reductores.
M.025
REDUCTORES
M.025.01. Reductor de rueda sin fin.
M.025.02. Reductor de velocidades.
M.025.03. Reductor epicicloidal.

------------------------M.025.15. Reductor de acoplamiento directo.

El orden para las anotaciones es:
- Anotacin en el ndice numrico el grupo ZZZ que es la designacin del grupo.
- Anotacin de cada uno de los nmeros ZZZ en una hoja gua.
- Anotacin en las fichas del grupo principal o ficha ndice (fichero numrico) del nmero
YY otorgado a los trabajos afines.
- Rellenado de las fichas AVVT la cual ser introducida en el fichero.

Archivado De Carpetas.
Como ya sabemos los proyectos estn guardados en carpetas. Estas tienen unas
dimensiones determinadas por la norma U.N.E.1010. En estas carpetas estn todos los
documentos de un proyecto. Estos documentos son planos, presupuesto, PERT, pliego de
condiciones, memoria y anexos. En cada carpeta tendr que estar escrito el ttulo del
proyecto, el nmero del proyecto, autor y fecha. El nmero de carpeta lo pondremos en el
lomo de sta.

Numeracin de las carpetas: Agruparemos las carpetas por especialidades.

La numeracin a seguir ser: SS.ZZZ.
SS: Utilizaremos lo mismo que en numeraciones de proyectos.
ZZZ: Estar cifras las iremos asignando conforme se entreguen los trabajos y seguirn un
orden ascendente. Cuando lleguemos al 999 en el primer grupo aadiremos un nmero.
Por ejemplo:
M.998 M.999 M1.001 M1.002 y as sucesivamente.
Realizaremos un ndice con todos los proyectos que tenemos en oficina para su
mejor localizacin. Ni que decir tiene que el ndice ser diferente para cada especialidad.
N' de Archivo Titulo del proyecto Autor Fecha
SS.ZZZ.

Ficha AWF.
Para cada trabajo distinto se prepara una o mas fichas AWF "Amarillas". Estas
fichas estn normalizadas en las normas AWF alemanas; la ficha que se emplea en
Oficina Tcnica es para dibujos.
La ficha AWF tiene carcter didctico (normalmente se usan en la industria) por lo que con
el fin de economizar tiempo y fichas solamente rellenaremos una, dos, o, en casos de una
gran complejidad, tal vez hasta tres. El fichero tiene para algunos trabajos, los primeros,
una ficha para cada plano.
El rellenado de las fichas se har de la siguiente forma:

En el lugar del nmero de dibujo anotaremos slo la parte que es

comn
para todo el trabajo ordinariamente los grupos SS.ZZZ.YY.

En el lugar de las notas u observaciones se anotan cada uno de los

nmeros del grupo XXX y a la derecha de ste anotaremos el N del

original.

En la casilla superior derecha anotaremos la cantidad de hojas empleados:

Hojas nicas, si slo se emplea una hoja, hoja 1 de n, hoja 2 de n... hoja n
de n cuando empleemos n hojas.
Estas fichas estn previstas para el control de originales y copias.

Archivado De Originales.
Entendemos por originales aquellos dibujos, esquemas, escritos, etc. realizados en
material transparente (papel, tela, poliester), de los cuales podemos obtener copias por
procedimientos heliogrficos. Hoy en da tambin debemos tener en cuenta los originales
entregados en disquetes de ordenador o cds.

Archivado De Originales.
Como he mencionado anteriormente tenemos varios tipos de originales. Los originales en
disquetes los guardaremos en cajas preparadas especialmente para ello donde la
bsqueda de disquetes o cds ser rpida y sencilla. Tanto los disquetes como los cds
irn ordenados segn orden de entrega. Le colocaremos una pegatina con los siguientes
datos: Autor, Fecha, Ttulo, N de proyecto, N de discos con el que cuenta ese proyecto y
N de carpeta para poder localizarlo rpidamente.
Autor: N de fichero:
Fecha:
Ttulo:
N de proyecto:
N de carpeta:
N de discos:
Para el archivador de originales en papel tenemos varias opciones. Tenemos
archivadores verticales colgantes, en rollos, en bandejas por tamaos, etc. Para elegir uno
de ellos tenemos que tener en cuneta la posibilidad de ampliacin de estos archivadores.
En nuestra oficina colocaremos archivadores de bandejas horizontales con
divisiones para los distintos formatos. Empezaremos con los formatos A4 que son los
mas numerosos y otro ser de A0, que se emplear para el resto de los formatos. Para
facilitar la colocacin de los originales conforme se vayan colocando en el archivo, se
colocarn con la numeracin ascendente, es decir, los nmeros menores debajo de los
mayores, todo esto dentro de cada especialidad.

Numeracin De Los Originales

En todos los documentos, adems del nmero que hemos hablado
anteriormente(SS:ZZZ.YY.XXX.W) se coloca un nmero de original segn el tamao de
documento, prescindiendo de su contenido y en el orden cronolgico conforme se va
incorporando al archivo.
Cada hoja va numerada con su nmero N: SS.ZZZ.YY.XXX.W, y debajo de ste el del
formato precedido de "N de Original". Este nmero, el de formato, estar formado
siempre por dos grupos de cifras, tal como a continuacin se indica:

* La primera cifra es la caracterstica de formato, es decir: A4 para los A4, A3

para los A3 y as para todos los formatos hasta el A0. Para los formatos especiales,
aquellos que tienen una longitud mayor de 1189 mm., y que no podrn colocarse en
bandejas de A0, se emplear la cifra "E", y se guardarn en tubos.
* La segunda cifra, separada de la anterior por un guin, se obtiene de los nmeros
correlativos de la serie natural, tal como se van realizando los planos. Cada serie de
formatos tiene una serie de numeracin:
- A4-I, A4-2, ............ A4-25, etc.
La razn de este proceder es la de no doblar el original, cuestin a tener siempre presente.

Fichero ndice De Originales

As como hemos empleado un fichero para evitar repeticiones del nmero
SS.ZZZ.YY.XXX.W., tambin emplearemos un fichero pera evitar que el mismo nmero de
original lo lleven dos originales distintos. Dentro de cada especialidad haremos una ficha
para cada formato y para los discos. Como anteriormente estas fichas sern de tamao A5
y estarn guardadas en el archivo general en la seccin de originales.
Tendremos una copia al lado de cada archivador.
A4 DISCOS
FICHA ORIGINALES FICHA ORIGINALES
(Mecnicos) (Mecnicos)
A4-1 ----- N' de plano. Ndisco Proyecto
A4-2 -----
1 Nombre del proyecto
2

Archivado De Copias.
Para proteger, indirectamente, los originales, es necesario organizar el archivado de los
copias; estas las denominarnos de dos maneras:
a)Copias para "archivar".
b)Copias para "taller".

Copias Para Archivar.

Este archivador tiene la finalidad de disponer en todo momento de la informacin completa
de todo el archivo de originales sin necesidad de acudir al archivo de los mismos, que
como hemos dicho debe de considerarse como "casi intocable".
En este archivador se organizan las carpetas, colgantes generalmente, de manera
que haya una para cada uno de los nmeros S.ZZZ., y en casos necesarios para cada uno
de los S.ZZZ.YY. En cada una de estas carpetas de ordenan todos los documentos del
producto respectivo, y as estar siempre disponible y de fcil acceso.

Copias Para Taller.

Generalmente cuando se termina un original, se sacan todas las copias que se
creen necesarias. Una de ellas ya hemos dicho su finalidad: ir al archivador de copias
para archivar, y las otras se remitirn a los interesados o se archivan hasta esperar ser

utilizadas en un archivador idntico al de copias para "archivar", con la diferencia de que

as como en este debe haber siempre una copia y slo una, en el de taller pueden tenerse
varias repetidas o, simplemente no tener ninguna.
En toda empresa bien organizada, al entregar una copia se anota el destinatario y
se debe devolverla, se le exige que lo haga en el plazo previsto. El encargado del archivo,
la restituir a su carpeta o la destruir cuando est inservible. Es frecuente que estas
copias traigan anotaciones o correcciones que se han hecho por los encargados de la
produccin, en estos casos, antes de archivar o destruir la copia, habr que interesar al
responsable de la O.T., el cual, si procede, mandar hacer esas correcciones en las copias
para archivar, en las otras copias de taller si las hubiese y, sobre todo, en los originales.

Introduccin.
La oficina tcnica es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar
a los dems departamentos toda la informacin necesaria para la realizacin de los
trabajos.
La documentacin interviene en todo el sistema utilizado para la recopilacin, anlisis y
uso de la informacin sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo
administrativo y mediante ordenadores.
El fin de la Oficina Tcnica es dar informacin y evitar trabajo innecesario a los
Alumnos.
Siempre antes de comenzar un trabajo deberemos de consultar el archivo, hojear las
revistas tener muy en cuenta los catlogos y las normas.
La oficina tcnica es agrupada en dos grupos de elementos:
- Elementos de consulta y documentacin: Catlogos, Revistas y libros tcnicos,
Tarifas, Boletines, y Normas.
- Elementos de trabajo:
Archivo General
Proyectos.
Originales.
Copias y correcciones.
Fichero Alfabtico.
Fichero Numrico.
A su vez en nuestra Oficina Tcnica se dispone de diferentes elementos para la
realizacin de trabajos:
- Ordenadores: Para la realizacin de dibujos y textos.
- Plotters: Para plasmar los planos en lminas.
- Impresoras: Para pasar a folios toda la informacin escrita del trabajo.
- Guillotina: Para recortar las lminas.
-Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.

Archivado Y Documentacin.

 Objetivos de la clasificacin.
Los objetivos del archivo se pueden expresar como:

Ofrecer al usuario la documentacin necesaria para hacer un trabajo especfico.

Que tenga acceso rpido a la documentacin relacionada con ese trabajo.

Guardar la documentacin es tiempo que sea til.

Establecer un archivado organizado de forma sistemtica, de toda la

documentacin empleada y necesaria.

Que tenga un sistema eficaz de reproduccin de documentos.

Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

Sistemas de clasificacin.
Los ms utilizados son dos, generalmente.
1.2.1 Sistema alfabtico
Se ordenan las hojas segn una letra que normalmente suele ser la inicial de la
palabra principal que identifique el documento.
Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y as
sucesivamente
Si la palabra principal fuese la misma, la ordenacin tiene lugar por la palabra
siguiente, aplicando la misma regla.
Se puede comprobar que es muy sencillo y fcil de usar para los archivos pequeos.
Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la
localizacin de lo que se busca.
En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este sistema, se hara
necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para
nombres compuestos, abreviaturas, etc.
1.2.2 Sistema alfa-numrico.
Este sistema combina el sistema alfabtico y el sistema numrico.
Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales
archivados, segn el nmero de cada letra, pueden tener una relacin correlativa
secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada.
El sistema es fcil de establecer y permite un buen control de la colocacin correcta
de los documentos archivados.
Para estos sistemas es caracterstico que los materiales se clasifiquen por un numero de
archivo, existiendo diversas variantes.

Archivo General.
Todas las fichas mencionadas en cada uno de los apartados siguientes estn guardados
en un archivo general. Este archivo estar dividido en tantas secciones como carreras se
cursen en la escuela. En nuestro caso se dividir en cinco secciones:

* Ingeniera Tcnica Industrial Mecnica.

* Ingeniera Tcnica Industrial Electrnica.
* Ingeniera Tcnica Informtica.
* Ingeniera Tcnica Agrcola Hortofruticultura y Jardinera,
* Ingeniera Tcnica Agrcola Industrias Agrcolas.
Cada seccin anterior se dividir en todos los subapartados como:

Catlogos.

Revistas.

Proyectos.

Tarifas.

Libros tcnicos
Tendremos una seccin comn para todas las carreras que sern:
* Boletn Oficial.
* Normas.
Lo detallado anteriormente se puede decir que es la raz del archivo general, luego
estas se dividirn en partes mas pequeas.

Organizacin De Archivos De Una Oficina Tcnica.

Catlogos.
Manual de usuario.
Partiendo del principio, donde tenemos un catlogo determinado, lo primero que se hace
es el rellenado de la hoja de control, de acuerdo a los datos que necesitamos para un
perfecto archivado.
Esta hoja de control es igual a la que describimos en el siguiente ao, y de la cual tenemos
un ejemplo.
Una vez rellenada, esta hoja se guarda junto a las de los dems catlogos en una carpeta
o sobre para tal uso.
Esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y
elementos que nos ayudan en la labor general para realizar las tareas de la Oficina
Tcnica.
Todo ello bien ordenado y sin dar lugar a confusiones, todo puesto de tal forma que
tengamos un fcil acceso al archivo para poder maniobrar all tantas veces como sea
necesario.
Una vez tengamos la "hoja de control", se archiva el catlogo por orden alfabtico del
fabricante. (Otra forma podra ser por el nombre del elemento, pero en nuestro ~ es como
se ha definido en primer lugar, o sea, por el fabricante).
Posteriormente se coloca el catlogo en su carpeta correspondiente, segn sea su nombre
y se coloca en el lugar que alfabticamente ocupa para luego poderlo usar cuando se
necesite.

Los catlogos as archivados son los del tipo "monogrficos", y "hojas informativas". Los
que son denominados como catlogos generales, se colocan en un archivador especfico
donde se colocarn todos los que entren en esta categora.
En el caso real de nuestra oficina Tcnica, los archivadores para los catlogos
monogrficos y las hojas informativas son los A-9, A-8 y A-12, siendo para los catlogos
generales el archivador A-7Una vez que se tengan todos los catlogos archivados correctamente en sus lugares
correspondientes, para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les hace
una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se
deban de hacer sobre los catlogos

Hoja de control
En esta hoja se colocan todos los datos necesarios para tener toda la informacin til del
catlogo y saber dnde tiene que ir archivado.
Un ejemplo de la hoja de control para catlogos lo tenemos en el ejemplo que se adjunta,
donde se pueden observar los datos que hemos puesto sobre unos catlogos reales
cualesquiera.
El diseo y formato de esta hoja puede variar y no est normalizado, lo que quiere decir
que se puede variar conforme se encuentren otros argumentos o datos de inters futuro
para rellenar la misma. Adems esta confeccin se hizo al comienzo del curso por los
encargados del archivo de catlogos de sta Oficina.

Sistema de archivado. Tipos de archivadores.

Los archivadores de catlogos de la Oficina Tcnica, albergan dos clases diferentes de
catlogos.
Unos ms extensos que contienen los llamados catlogos "monogrficos" y las
"hojas informativas", y otro que archiva los llamados "generales".
Dentro de los archivadores que hemos nombrado en primer lugar, tenemos los llamados A8, A-9 y A- 12.
Estos archivadores van provistos de unas guas laterales donde van alojadas las carpetas
colgantes, ordenadas alfabticamente, hasta que se llenan moderadamente y se sigue con
el cajn inferior cuando hemos llenado el primero, hasta volver a llenarlo.
Una vez se han llenado los cajones de un archivador y se sigan teniendo documentos para
archivar, se cogen los siguientes archivadores restantes y volveremos a seguir colocando
carpetas y documentos hasta que se acaben.
El archivador que contiene los catlogos generales no lleva stas guas en los laterales
donde se depositaban las carpetas, ya que normalmente los catlogos generales son de
tamaos bastante ms grandes de los monogrficos.
Estos tienen unas estanteras donde se colocan los catlogos ordenados
alfabticamente con el criterio utilizado para ello.
Todos los archivadores irn provistos de cerraduras para que los catlogos estn ms
protegidos y no desaparezcan.
Estas llaves, como las de los restos de archivadores de la Oficina Tcnica, se encuentran
debidamente numeradas y guardadas en un armario para tal efecto, para que no se
extraven y tengamos un fcil acceso a ellas.

Justificacin de su empleo.

Todo lo comentado hasta ahora debe de ir encaminado a ayudar a todos los usuarios que
deban de echar mano de un catlogo por los motivos que sean, a que dispongan de l de
forma sencilla y rpida y no tengan que estar perdiendo tiempo en la bsqueda del mismo.
Adems con la posterior base de datos, podr disponer de la informacin y
localizacin ms rpida y ordenada.

Revistas y libros tcnicos.

Manual de control
El tema de las revistas y libros tcnicos es muy parecido al de los catlogos. Para poder
consultar adecuadamente el contenido de una revista tcnica, es necesaria una adecuada
clasificacin de las mismas. Lo primero que se hace para la clasificacin es el rellenar
completamente la hoja de control que se tiene para tal efecto.
Las hojas de control rellenadas deben de ir metidas en un sobre que se encontrar en el
archivador general, donde se encuentran los sobres con todas las hojas de control y con
los dems tiles necesarios para la catalogacin de todos documentos.
Una vez que tengamos todos los datos de la revista se debe de proceder a su
archivado. Se ordenan alfabticamente dentro de la especialidad de cada una y se meten
en los archivadores para luego poder acceder a ellas para su consulta.

Hoja de control.
Se cogen los datos necesarios y se plasman en las hojas de control. Estos datos son los
que se han credo necesarios por parte de los encargados de las revistas para su
confeccin en la hoja tipo.
Todos estos datos podemos observarlos en la fotocopia de la hoja que se pone a
continuacin de ste apartado.
Todos los datos son importantes pero lo son ms los que nombran el ao de edicin, El n'
de la revista y la especialidad.
En el sumario se ponen los puntos ms importantes de los que trata la revista.
Una vez que esta hoja est debidamente rellenada, se guarda en el sobre que las contiene
a todas y se coloca en el archivo principal junto a las hojas de control de los dems
elementos archivados.
A continuacin se puede observar tanto el formato como el contenido de un ejemplo real
de rellenado de una de estas hojas de control.
Una vez que se tengan todos archivados correctamente en sus lugares correspondientes,
para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos"
informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre
las revistas y los libros tcnicos.

Sistema de archivado. Tipos de archivados.

Principalmente, se archivan atendiendo a su especialidad.
Dentro de cada especialidad, debernos de ponerlas por orden alfabtico, y una vez las
tengamos as se colocan atendiendo al n de la revista.
Una vez se encuentren as, estarn preparadas para su consulta.
Ponemos las revistas y libros de cada especialidad en cada uno de las diferentes
estanteras y si no cupiesen se pondran las de una especialidad en un armario y las de
otra especialidad en otro, pero dado el n que tenemos se pone como se ha dicho en
primer lugar.

Se utilizan estas estanteras porque la consulta resulta ms fcil as que no si

metisemos las revistas en carpetas colgantes, que dificultara ms su bsqueda.
En la fotocopia que se puede ver a continuacin se puede observar en las hojas rellenas
de cmo se colocan y en qu orden en el archivador A-9, siguiendo los datos del ao y n
de cada una de las distintas revistas tcnicas.
As podemos saber las que tenemos en ese archivador, sus respectivos nmeros y aos
correspondientes.

Justificacin de su empleo.
Esta forma de archivado de las revistas tcnicas y libros, tiene que ir definido para una
mejor forma de acceso a ellas y a la consulta de las mismas para los menesteres que nos
ocupan.
Es una forma ante todo cmoda y til en el caso que nos ocupa.
Adems el relativo poco espacio que ocupan estas revistas hace ms fcil su uso como
aqu se ha descrito.

Normas y reglamentos
Manual de usuario.
El tema de las normas es uno de los ms solicitados para hacer todo tipo de
consultas para la realizacin de trabajos, proyectos, etc.
Cuando se adquiere una nueva norma, se le hace una recopilacin de los datos
necesarios y se apuntan para rellenar la hoja de control para las normas.
Una vez que se ha rellenado, se pasa a su archivado para que luego los usuarios puedan
hacer uso de ellas.
Suelen de estar todas las normas dentro de la Oficina, aunque cabe la posibilidad de que
pudieran estar en la biblioteca de la escuela .Esto se hace constar en la hoja de control.
Una vez que la tenemos archivada en su lugar, se repiten los pasos con la siguiente norma
a archivar.
Debido al elevado precio de las normas, hay que tener un especial cuidado en el prstamo
de ellas y en no extraviaras.
Una vez que se tengan todos las normas y reglamentos archivados correctamente en sus
lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les
hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que
se deban de hacer sobre las normas y reglamentos

Hoja de control.
En sta hoja se anotan los datos necesarios de cada norma que tenemos para una
correcta archivacin.
En primer lugar se anotan el nmero de norma, el grupo al cual corresponde y el ao de
revisin. Todo ello ordenado numricamente.
Luego se apuntan la denominacin de la norma y tambin el nmero de hojas que tiene la
norma en concreto.
Tambin se ponen el equivalente a las normas internacionales ISO, para una mejor
bsqueda de la misma.
Finalmente se anotan las normas que se han pedido y el lugar donde estas se

encuentran, bien en la Oficina o en la biblioteca de la escuela.

Una vez rellenada la hoja se coloca junto a las dems hojas de control de los
diferentes documentos que se necesitan archivar en la oficina, en el archivador principal.
Un ejemplo de la hoja de control que se hizo para controlar las normas se ve ahora en la
fotocopia que a continuacin se pone, rellenada con una norma real.

Sistema de archivado. Tipos de archivadores.

Aqu es sistema de archivado es ms sencillo que los dems que hemos visto
anteriormente.
Slo debemos de ordenar la norma segn los nmeros que se le han asignado a cada
una: n de norma / grupo / ao de revisin.
Ordenadas adecuadamente se colocan en carpetas con pestaas como las que se han
utilizado en catlogos, poniendo en la pestaa escrito el grupo de nmeros que hemos
comentado anteriormente.
Todo ello se coloca en archivadores de cajones donde se colocan las carpetas en las guas
laterales de los armarios.
Como ya se ha comentado hay que tener un poco de cuidado en no perder las normas y
cuidarlas, dado el precio que ellas tienen.

Tarifas.
Manual de usuario.
Estos documentos contienen las listas de precios de los diferentes productos, que se
necesitan para confeccionar los presupuestos y las listas de pedidos de los mismos para la
realizacin de los trabajos y proyectos en la Oficina.
En estos casos es importante tener una actualizacin reciente de los precios y
cambiar estos documentos por los anteriores, para las consultas de estos precios.
Rellenamos la hoja de control para las tarifas y anotamos todos los datos que all ponen.
Se ponen las observaciones que hiciesen falta y se colocan adecuadamente para su
archivado posterior.

Hoja de control.
Se rellena tal y como puede observarse en el ejemplo de la fotocopia que se puede ver en
la siguiente pgina.
En nuestro caso se puede observar que se rellena para tener controlada la recepcin de
las actualizaciones de los precios que nos enven nuevos.
Se pueden anotar las actuaciones pertinentes en un espacio reservado para ello.
Anotaremos las fechas de franqueo y las fechas de recepcin de los documentos
recibidos. Se ve que es un mtodo de control muy sencillo.

Sistema de archivado. Tipos de archivadores.

Cuando nos llega a la oficina un documento nuevo, se debe de apuntar en las hojas de
control vistas en el apartado anterior y se colocan en el archivador nuevo.
Si ese documento nuevo es repetido, (ya se tena), se pasa el anterior a los archivadores
viejos y los documentos del mismo elemento que se tenan, (si los hubiese), en el
archivador viejo, se tiran a la papelera.

As se intenta tener siempre dos documentos archivados para un mismo elemento, uno
nuevo y otro viejo, anterior, que sirve de referencia.
El tipo de archivadores para el 'tarifec" son de dos tipos, llamados "nuevos" y "viejos". Son
cajas que contienen los documentos ordenados segn el nmero de actualizacin y su
fecha.

Documentos tcnicos. Proyectos.

Manual de usuario
Los documentos tcnicos, sobre todo los que ms acostumbrados estamos a utilizar o
realizar, -proyectos-, son uno de los documentos ms importantes para archivar.
Es uno de los documentos que se manejan ms comnmente, para revisin, correccin,
realizacin, y deben de estar debidamente archivados.
Hay que saber que el proyecto a su vez consta de los siguientes documentos:

Memoria.

Planos.

Pliego de condiciones.

Presupuesto.

PERT.

Anexos.
Y que uno de los documentos que mas importancia que posee son los planos, siendo
estos numerados y archivados como veremos a continuacin asi como las carpetas,
originales, copias, ficheros auxiliares, y tarjetas AWF.
Una vez un proyecto se termina y se deja en Oficina Tcnica, a los responsables del
archivado de Proyectos.
Estos le realizan una ficha y le colocan un nmero propio que lo diferencie de los dems
proyectos y por el cul nos vamos a referir a partir de este instante.
Una vez que se tengan todos los proyectos archivados correctamente en sus lugares
correspondientes, para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les hace
una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se
deban de hacer sobre los proyectos.

Hoja de control
En esta hoja se anotan todos los datos necesarios para el posterior archivado del proyecto.
En esta hoja se apuntan tanto los datos del alumno que lo realiz como el nmero que se
le asigna al proyecto para la posterior identificacin.
Ese nmero ir ordenado numricamente y se le asigna por la fecha de entrega del
proyecto para su archivado, con una letra delante de ese nmero indicaremos la
especialidad del proyecto.
Esta hoja de control puede presentarse tambin por orden alfabtico de los ttulos.

Sistema de archivado. Tipos de archivadores.

Dadas las caractersticas de formato y tamao de los proyectos los archivadores son
bastante grandes y son de estanteras para depositar all los proyectos archivados.
Est claro que tienen que tener una cerradura para tener seguridad de que no se

extraven los proyectos o puedan cogerlos la gente sin un control.

Adems se hace recomendable, como es nuestro caso, de poner cristaleras en estos
archivadores, para que los alumnos puedan ver los proyectos y saber cuales estn y
cuales no sin tener que estar continuamente llamando a los responsables de ese archivo.

Numeracin Y Archivado De Planos.

El objetivo va a ser el de intentar definir un sistema de numeracin rpido y
eficaz. Para ello me basar en la norma U.N.E.1002, que trata sobre la numeracin
decimal de captulos, y los apuntes dados en clase.
Como ejemplo pondremos las siguientes cifras: SS.ZZZ.YY.XXX.W.
Acto seguido voy a realizar una descripcin detallada de cada cifra:
* SS: Estas cifras sirven fundamentalmente para seguir los diferentes tipos de documentos
dentro de la Oficina Tcnica, as pues tendremos:
M.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de rama mecnica).
E.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de electrnica).
I.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de rama de informtica).
H.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de hortofruticultura y jardinera).
IA.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de industrias agrcolas).
Como se puede apreciar utilizaremos las dos cifras en caso de que pueda
llevar a error como nos ocurre con la rama de Informtica e Industrias Agrcolas.
* ZZZ: Este grupo de tres cifras sirve para identificar cada uno de los conjuntos o artculos
estudiados. Para entendemos mejor, dentro de cada especialidad, cada tipo diferente de
proyecto est numerado.
Intentar explicarme con el siguiente
Ejemplo:
Si en un proyecto tenemos la numeracin M.025.YY.XXX.W. sabemos que es un proyecto
mecnico y el numero 25 nos seala un campo de estudio, por ejemplo
reductores.
* YY: Este grupo es un subgrupo del anterior. Son las diferentes
posibilidades de estudio dentro de un mismo campo.
Seguiremos con el ejemplo anterior:
M.025.15.XXX.W. Como hemos dicho anteriormente los dos primeros
grupos nos indican que es un proyecto mecnico que trata sobre reductores. El tercer
grupo nos indica el tipo de reductor que es, por ejemplo "Reductor de acoplamiento
directo".
* XXX: Los planos de un proyecto los dividimos en grupos. Normalmente
no se supera los diez grupos por lo tanto la primera cifra nos indicar el nmero de grupo.
Las dos cifras siguientes nos indican el nmero de plano dentro de cada grupo.
Sigamos con el ejemplo anterior:

M.025.15.100
101, 102, 103 Tenemos un grupo " 100 " con tres planos.
Normalmente el plano 100, 200, 300... es el plano de conjunto de cada grupo.
Luego a estos planos les vamos sumando una unidad para los distintos planos de
despiece.
*W: Este grupo se emplea cuando hay que introducir modificaciones,
documentos auxiliares como listas de piezas. Cuando introduzcamos alguna modificacin
o documento auxiliar pondremos el nmero 1 o 2 respectivamente.
En el caso de tener varias modificaciones se le aaden letras.
Por ejemplo:
E.025.15.100.IA.

Ficheros Auxiliares.
Para el eficaz funcionamiento del archivo de dibujos se emplean una serie de
ficheros auxiliares. Estas fichas entran en oficina a la vez que metemos un
proyecto nuevo.
Hay dos formas de ordenar estos ficheros, Una es de forma alfabtica y otra de forma
numrica. Creo que la segunda es de manejo mas rpido y a la larga mas eficaz. El fichero
alfabtico es un fichero vertical de formato A5 (Azul) el cual hay que consultarlo antes de
realizar un trabajo y al acabar ste para su correspondiente anotacin.

Fichero Numrico.
Su misin es la de impedir que se repita el nmero de distintos trabajos. Emplearemos un
registro en forma de fichas verticales de formato A5. Dentro de cada especialidad
tendremos cada ficha. Las primeras fichas nos darn todos los trabajos de numeracin
ZZZ. Las siguientes fichas sern de los grupos YY que hay en cada ZZZ.
Vemoslo con el siguiente ejemplo:
NDICE NUMRICO
(Mecnica)

M.000. Estructuras.
M.001. Vigas.
------M.025. Reductores.
M.025
REDUCTORES
M.025.01. Reductor de rueda sin fin.
M.025.02. Reductor de velocidades.
M.025.03. Reductor epicicloidal.
------------------------M.025.15. Reductor de acoplamiento directo.
El orden para las anotaciones es:
- Anotacin en el ndice numrico el grupo ZZZ que es la designacin del grupo.
- Anotacin de cada uno de los nmeros ZZZ en una hoja gua.
- Anotacin en las fichas del grupo principal o ficha ndice (fichero numrico) del nmero
YY otorgado a los trabajos afines.
- Rellenado de las fichas AVVT la cual ser introducida en el fichero.

Archivado De Carpetas.
Como ya sabemos los proyectos estn guardados en carpetas. Estas tienen unas
dimensiones determinadas por la norma U.N.E.1010. En estas carpetas estn todos los
documentos de un proyecto. Estos documentos son planos, presupuesto, PERT, pliego de
condiciones, memoria y anexos. En cada carpeta tendr que estar escrito el ttulo del
proyecto, el nmero del proyecto, autor y fecha. El nmero de carpeta lo pondremos en el
lomo de sta.

Numeracin de las carpetas: Agruparemos las carpetas por especialidades.

La numeracin a seguir ser: SS.ZZZ.
SS: Utilizaremos lo mismo que en numeraciones de proyectos.
ZZZ: Estar cifras las iremos asignando conforme se entreguen los trabajos y seguirn un
orden ascendente. Cuando lleguemos al 999 en el primer grupo aadiremos un nmero.
Por ejemplo:
M.998 M.999 M1.001 M1.002 y as sucesivamente.
Realizaremos un ndice con todos los proyectos que tenemos en oficina para su
mejor localizacin. Ni que decir tiene que el ndice ser diferente para cada especialidad.
N' de Archivo Titulo del proyecto Autor Fecha
SS.ZZZ.

Ficha AWF.

Para cada trabajo distinto se prepara una o mas fichas AWF "Amarillas". Estas
fichas estn normalizadas en las normas AWF alemanas; la ficha que se emplea en
Oficina Tcnica es para dibujos.
La ficha AWF tiene carcter didctico (normalmente se usan en la industria) por lo que con
el fin de economizar tiempo y fichas solamente rellenaremos una, dos, o, en casos de una
gran complejidad, tal vez hasta tres. El fichero tiene para algunos trabajos, los primeros,
una ficha para cada plano.
El rellenado de las fichas se har de la siguiente forma:

En el lugar del nmero de dibujo anotaremos slo la parte que es

comn
para todo el trabajo ordinariamente los grupos SS.ZZZ.YY.

En el lugar de las notas u observaciones se anotan cada uno de los

nmeros del grupo XXX y a la derecha de ste anotaremos el N del
original.

En la casilla superior derecha anotaremos la cantidad de hojas empleados:

Hojas nicas, si slo se emplea una hoja, hoja 1 de n, hoja 2 de n... hoja n
de n cuando empleemos n hojas.
Estas fichas estn previstas para el control de originales y copias.

Archivado De Originales.
Entendemos por originales aquellos dibujos, esquemas, escritos, etc. realizados en
material transparente (papel, tela, poliester), de los cuales podemos obtener copias por
procedimientos heliogrficos. Hoy en da tambin debemos tener en cuenta los originales
entregados en disquetes de ordenador o cds.

Archivado De Originales.
Como he mencionado anteriormente tenemos varios tipos de originales. Los originales en
disquetes los guardaremos en cajas preparadas especialmente para ello donde la
bsqueda de disquetes o cds ser rpida y sencilla. Tanto los disquetes como los cds
irn ordenados segn orden de entrega. Le colocaremos una pegatina con los siguientes
datos: Autor, Fecha, Ttulo, N de proyecto, N de discos con el que cuenta ese proyecto y
N de carpeta para poder localizarlo rpidamente.
Autor: N de fichero:
Fecha:
Ttulo:
N de proyecto:
N de carpeta:
N de discos:
Para el archivador de originales en papel tenemos varias opciones. Tenemos
archivadores verticales colgantes, en rollos, en bandejas por tamaos, etc. Para elegir uno
de ellos tenemos que tener en cuneta la posibilidad de ampliacin de estos archivadores.
En nuestra oficina colocaremos archivadores de bandejas horizontales con
divisiones para los distintos formatos. Empezaremos con los formatos A4 que son los

mas numerosos y otro ser de A0, que se emplear para el resto de los formatos. Para
facilitar la colocacin de los originales conforme se vayan colocando en el archivo, se
colocarn con la numeracin ascendente, es decir, los nmeros menores debajo de los
mayores, todo esto dentro de cada especialidad.

Numeracin De Los Originales

En todos los documentos, adems del nmero que hemos hablado
anteriormente(SS:ZZZ.YY.XXX.W) se coloca un nmero de original segn el tamao de
documento, prescindiendo de su contenido y en el orden cronolgico conforme se va
incorporando al archivo.
Cada hoja va numerada con su nmero N: SS.ZZZ.YY.XXX.W, y debajo de ste el del
formato precedido de "N de Original". Este nmero, el de formato, estar formado
siempre por dos grupos de cifras, tal como a continuacin se indica:
* La primera cifra es la caracterstica de formato, es decir: A4 para los A4, A3
para los A3 y as para todos los formatos hasta el A0. Para los formatos especiales,
aquellos que tienen una longitud mayor de 1189 mm., y que no podrn colocarse en
bandejas de A0, se emplear la cifra "E", y se guardarn en tubos.
* La segunda cifra, separada de la anterior por un guin, se obtiene de los nmeros
correlativos de la serie natural, tal como se van realizando los planos. Cada serie de
formatos tiene una serie de numeracin:
- A4-I, A4-2, ............ A4-25, etc.
La razn de este proceder es la de no doblar el original, cuestin a tener siempre presente.

Fichero ndice De Originales

As como hemos empleado un fichero para evitar repeticiones del nmero
SS.ZZZ.YY.XXX.W., tambin emplearemos un fichero pera evitar que el mismo nmero de
original lo lleven dos originales distintos. Dentro de cada especialidad haremos una ficha
para cada formato y para los discos. Como anteriormente estas fichas sern de tamao A5
y estarn guardadas en el archivo general en la seccin de originales.
Tendremos una copia al lado de cada archivador.
A4 DISCOS
FICHA ORIGINALES FICHA ORIGINALES
(Mecnicos) (Mecnicos)
A4-1 ----- N' de plano. Ndisco Proyecto
A4-2 -----
1 Nombre del proyecto
2

Archivado De Copias.
Para proteger, indirectamente, los originales, es necesario organizar el archivado de los
copias; estas las denominarnos de dos maneras:
a)Copias para "archivar".
b)Copias para "taller".

 Copias Para Archivar.

Este archivador tiene la finalidad de disponer en todo momento de la informacin completa
de todo el archivo de originales sin necesidad de acudir al archivo de los mismos, que
como hemos dicho debe de considerarse como "casi intocable".
En este archivador se organizan las carpetas, colgantes generalmente, de manera
que haya una para cada uno de los nmeros S.ZZZ., y en casos necesarios para cada uno
de los S.ZZZ.YY. En cada una de estas carpetas de ordenan todos los documentos del
producto respectivo, y as estar siempre disponible y de fcil acceso.

Copias Para Taller.

Generalmente cuando se termina un original, se sacan todas las copias que se
creen necesarias. Una de ellas ya hemos dicho su finalidad: ir al archivador de copias
para archivar, y las otras se remitirn a los interesados o se archivan hasta esperar ser
utilizadas en un archivador idntico al de copias para "archivar", con la diferencia de que
as como en este debe haber siempre una copia y slo una, en el de taller pueden tenerse
varias repetidas o, simplemente no tener ninguna.
En toda empresa bien organizada, al entregar una copia se anota el destinatario y
se debe devolverla, se le exige que lo haga en el plazo previsto. El encargado del archivo,
la restituir a su carpeta o la destruir cuando est inservible. Es frecuente que estas
copias traigan anotaciones o correcciones que se han hecho por los encargados de la
produccin, en estos casos, antes de archivar o destruir la copia, habr que interesar al
responsable de la O.T., el cual, si procede, mandar hacer esas correcciones en las copias
para archivar, en las otras copias de taller si las hubiese y, sobre todo, en los originales.

DEFINICION DE PALABRAS EN EL PROCESO DE

ARCHIVO

1. ARCHIVO PASIVO
Esta constituido por documentos que se conservan por su valor histrico, administrativo, etc.

2. SISTEMA DE ARCHIVO LATERAL

Los documentos se apoyan sobre uno de los lados cortos; uno junto al otro y el ttulo junto

al lomo.
3. PESTAA
Proyeccin que sobre sale de los bordes superiores de las guas

4. ARCHIVO SEMI-ACTIVO
Constituido por documentos de uno o dos aos atrs pero que son de consulta frecuente.

5. UNIDAD
Insercin que aparece escrita en la pestaa de la gua.

6. PASOS EN TRMITES DOCUMENTARIO

Decepcionar, clasificar, registrar, distribuir.

7. SISTEMA DE ARCHIVO HORIZONTAL

Los documentos que se colocan uno sobre otro.

8. PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR

Contiene documentacin en uso.

9. ARCHIVO ACTIVO
Contiene documentacin de uso.

10. LEYENDA
Es esa lnea que debe de estar en cada parte de un nmero que se considera al clasificar.

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MUEBLES EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVO

MUEBLES EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVO

1. CONCEPTO
Son muebles en los que se guardan los documentos pueden ser horizontales , verticales,
segn su posicin que tiene las pestaas en las carpetas, no por la forma externa del mueble.

2. MATERIALES PARA EL ARCHIVO

Toda Secretaria debe contar con todo tipo de materiales de oficina para realizar trabajo de
manera eficiente para lo cual existen varios materiales como son:

2.1 GRAPADORA
Permite graduar las perforaciones de acuerdo con el tamao
del papel desee legajarse.
2.2 PERFORADORA CON PALANCA GUIA
Para colocar ganchos o grapas a cajas o grupos de documentos voluminosos

2.3 DESTRUCTURAS DE PAPEL Y OTROS

Son mquinas que reducen a tiras o partculas irreconstructibles los documentos
con informacin confidencial.
3. TIPO DE ARCHIVADORES
3.1 ARCHIVADOR VERTICAL DE GABETAS
De 2 a 4 gavetas metlicos o de madera, con llave central para cerrar todas las gavetas y con
carpeta colgante.Al hacer trasladosde documentos para este archivador, conviene empezar de
abajo hacia arriba de manera que equilibrando el peso.

3.2 ARCHIVADOR HORIZONTAL DE MADERA

Tiene forma de escritorio, utiliza carpetas colgantes, es de poca capacidad.
3.3 ARCHIVADOR VERTICAL O FOLDERAMA
Mueble metlico utiliza carpetas con visibilidad vertical, viene diferentes tamaos tiene

buena capacidad.
3.3 ESTANTERIA ABIERTA
Puede ser metlicos o de madera, se utiliza para bibliotecas y archivos pasivos.

3.4 ARCHIVADOR PARA FORMA DE COM PUTADOR

Mueble especial para colocar carpetas de forma continua.
Publicado por dayoen 16:541 comentario:

TECNICA DE ARCHIVO

TECNICAS DE ARCHIVO

1. CONCEPTO
El proceso de decepcionar , ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en
un lugar determinado a fin de localizarlos fcil y rpidamente y protegerlos de prdidas y
deterioros, etc.
Los documentos son localizados en un mismo orden debidamente clasificado, toda la
correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o firma y a la vez
facilitar su localizacin y manejo.
Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rpidamente los documentos.

2. IMPORTANCIA
Representa la memoria de un negocio o conservacin de los documentos. Solo se guarda los
documentos importantes.

3.FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIN DE ARCHIVO

Un archivo no tiene el mayor valor cuando los documentos que contienen no pueden ser
localizados con prontitud. Si cada persona inventar sus propias reglas para decidir dnde
guardar un documento, solo esa persona podra encontrarlo. Por lo tanto es necesario observar
reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los ttulos y de esta manera poder archivar todo
los documentos adecuadamente.

4. CONSERVACIN
Archivo Inactivo : guardado por varios aos
Archivo Central : Stano, guardado de documentos de aos atrs
Archivo Activo : Documentos actuales.

5. SISTEMA DE ARCHIVOS

1. SISTEMA ALFABETICO: viene a ser la asociacin de las letras desde la A hasta la Z.

Ejemplo: EXSA, FAMESA

2. SISTEMA NUMRICO: Viene a hacer la asociacin de nmeros,s e ubica por los primeros
ejemplos:

Factura N 159
Factura N 160
3. SISTEMA GEOGRAFICO
Se halla mediante el Distrito, Departamento, ciudad,etc.
Arequipa/Cesar Tarazona
Lima/Juan Palomino
4. TRANSFERENCIA Y ELIMINACIN DE ARCHIVOS
Los archivos peridicamente o continuamente deben ser revisados, para proceder a la

trasferencia o eliminacin de archivos y conservar nicamente los que pueden ser necesarios a
la empresa, este es el paso final en el ciclo de la vida de todo documento.
La transferencia regular de documentos inactivos da como resultado la economa de espacio,
equipo y mano de obra, reduce el espacio que se necesita para los archivos activos en la
oficina, ello permite ampliar equipo y suministros menos costosos para los documentos
transferidos y simplifica los archivos inactivos, de tal manera que se pueden encontrar los
documentos con la mxima eficacia.
Para determinar el valor de los documentos muchas empresas lo clasifican de la siguiente
manera:

1. DOCUMENTOS VITALES
Incluyen documentos legales de constitucin, ttulos de propiedad,escrituras, estados
financieros, etc.

2. DOCUMENTOS IMPORTANTES
Incluyen facturas, registro de ventas, registro de compras cotizaciones, registro de bancos,
correspondencia como cartas enviadas, recibidas y documentos relacionados al giro del
negocio

3. DOCUMENTOS UTILES
Incluyen alguna correspondencia general como memorando, normas legales, informes, recibos.
Todo documento que se utilice temporalmente y despus de algunas semanas o hasta un ao
de la fecha en que fueron recibidos o emitidos se puedan destruir.

4. DOCUMENTOS NO ESENCIALES
Incluyen anuncios, formatos, afiches, etc. Los cuales pueden ser destruidos despus utilizarlo
temporalmente, en algunos casos sin la necesidad de archivarlo

1. INTRODUCCIN
El archivo de oficina est formado por los documentos producidos o
recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de las funciones y
actividades que tiene encomendadas. Corresponde a la primera etapa de la
vida de los documentos, y en ella deben permanecer mientras dura la
formacin de los expediente e incluso al terminar sta, si las necesidades de
consulta por la propia unidad son continuas. El documento administrativo es
el mismo desde que se produce en la oficina, como soporte fsico de una
gestin determinada hasta que es depositado en un archivo. Lo que cambia
a lo largo del recorrido que atraviesa es el tratamiento que recibe y el uso
que se hace del mismo. La organizacin que se le d en esta primera etapa
determinar, dado el volumen de los documentos que se genera en la
Universidad, las posibilidades de tratamiento que reciba ms tarde. Son tres
los principios fundamentales en que se basa una correcta organizacin de
los archivos de oficina: Ser reflejo fiel de la actuacin de la Universidad de
Sevilla. Reproducir el orden original en que se han emitido o creado los

documentos de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el

asunto. Considerar al expediente administrativo como base de la actuacin
administrativa. Entre las funciones del archivo de oficina estarn: o La
formacin de los expedientes y la correcta ordenacin de las series
documentales que produce la propia oficina como consecuencia de su
gestin diaria. o La elaboracin de los instrumentos de control e informacin
(ficheros, bases de datos, etc.) de la propia documentacin que genera. o El
servicio de consulta administrativa. o La preparacin de transferencias al
Archivo Universitario. 6 2. RECOMENDACIONES BSICAS PARA LA
ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA Para ayudar a cumplir con
estos tres principios fundamentales y facilitar el cumplimiento de las
funciones que tiene asignadas los archivos de oficina o unidades
administrativas ofrecemos una serie de recomendaciones bsicas: Casi
todos los documentos que se gestiona en una oficina forman parte de un
expediente administrativo, entendido como conjunto ordenado de
documentos generados por una unidad (productor) en la resolucin
administrativa de un asunto. Todos los documentos y expedientes que se
hayan generado de esta manera, deben formar parte de una misma serie
documental, entendida como conjunto de expedientes generados por una
unidad productora resultados de una misma gestin, actividad o
procedimiento (ejemplo: el conjunto de cada uno de los expedientes
acadmicos de alumnos de la Universidad formar la serie Expedientes
acadmicos de Alumnos). Cada unidad administrativa debe mantener su
archivo correctamente organizado mediante la formacin de expediente y
series documentales, de acuerdo a criterios archivsticos para garantizar
una gestin rpida y eficaz durante el periodo inicial en el que los
expedientes se tramitan y custodian. Esta organizacin debe basarse
exclusivamente en mantener diferenciados los distintos tipos de
expedientes en los que se materializan las competencias que tiene asignada
la oficina productora. Es aconsejable que en cada Seccin/Unidad
administrativa haya un responsable de su archivo de gestin que a su vez
sea el punto de conexin entre la unidad administrativa y el Archivo
Universitario. El primer paso a seguir en la organizacin del archivo de
oficina ser identificar y separar los documentos de apoyo informativo de
aquellos otros que forman parte del trmite administrativo y que si son
considerados documentos de archivo. 2.1. Documentos de apoyo
informativo Se entiende por documentos de apoyo informativo los
recopilados para la resolucin del expediente pero que no forman parte del
mismo (fotocopias de Boletines Oficiales, catlogos comerciales, fotocopias
de otros expedientes, disposiciones normativas, copias de textos
bibliogrficos, circulares, dossieres informativos, etc.). Tienen gran valor
informativo pero carecen de valor administrativo. 7 Normas bsicas de
organizacin: La documentacin informativa de consulta habitual en la
unidad ha de organizarse separada del resto de los documentos generados
o recibidos en la tramitacin de un expediente. Se aconseja elaborar
dossieres temticos de forma que queden los documentos ordenados por
asuntos y que estn a mano para cualquier consulta rpida. Pueden
conservarse en la oficina mientras constituyan fuentes de informacin para
ellas. Mucha de esta documentacin informativa est publicada en la Web
de la propia institucin, por lo cual no es necesario que se archive en papel
en la propia oficina. Una vez tramitado y cerrado el expediente, la
documentacin de apoyo informativo debe eliminarse en las oficinas y no
ser transferida al Archivo Universitario. 2.2. Documentos administrativos Los

documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una unidad
administrativa en el ejercicio de una funcin y como desarrollo de una
actividad. Tienen carcter seriado. Se producen en el ejercicio de diferentes
actividades que se prolongan en el tiempo dando lugar a las distintas series
documentales. Dentro de los documentos administrativos podemos
distinguir tres grandes grupos: 2.2.1. Expediente administrativo Es la unidad
bsica documental de los archivos de oficina y de la que forman parte la
mayora de los documentos. Se entiende por expediente administrativo el
conjunto ordenado de documentos generados o producidos por una oficina
(productor) en la resolucin administrativa de un mismo asunto. Reflejar la
formalizacin de un procedimiento administrativo. Por ello un expediente
debe agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un
procedimiento, desde la iniciacin, de oficio o parte, hasta la ejecucin,
incluyendo la documentacin relativa a revisiones, suspensiones,
revocaciones o recursos que la resolucin del procedimiento pudiera
generar. 8 Normas bsicas de organizacin: Todos los documentos que
genere un expediente se guardarn en su correspondiente carpetilla,
siguiendo el riguroso orden del trmite administrativo. Deben estar
individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolucin de un asunto. Es
decir, se abrir un expediente para cada asunto (para cada contrato de
obra, para cada contrato de suministro, para cada persona, para cada
sesin de rgano colegiado, para cada convocatoria de oposiciones, etc.)
Hay que determinar el ttulo oficial del expediente, que generalmente suele
venir establecido en la normativa, en reglamentos o en la propia
documentacin. Para llevar un mejor control del expediente y de su
formacin se aconseja indicar en la carpetilla: o Unidad administrativa que
lo produce o N de expediente o Serie documental a la que pertenece
(veremos ms adelante) o Ttulo del expediente o Fechas extremas o ndice
de los documentos que se le van agregando. Debe evitarse la
desmembracin de los expedientes y la dispersin de los documentos que lo
integran creando falsos expedientes. Se aconseja integrar cada
documento en su expediente desde el momento de su produccin o
recepcin, pues transcurrido el tiempo ser ms difcil hacerlo
correctamente. Evitar la duplicidad de expedientes, no abriendo nuevos
sin tomar la precaucin de comprobar si ya hay uno abierto en la propia
oficina o en el archivo universitario. Es aconsejable que el gestor antes de
abrir un expediente consulte al archivo si ya se remiti en otro momento, en
cuyo caso debe recuperarlo y activarlo. No deben extraerse documentos
originales de los expedientes. Para cualquier tramitacin hay que realizar
fotocopias. Si es necesario usar el original, debe quedar un testigo en el
expediente con los datos del documento, fecha y persona que lo extrajo. 9
Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo para la resolucin de
otros, se utilizar una copia que debe ser destruida cuando concluya su uso,
al entenderse como documento de apoyo. Los expediente iniciados por un
negociado y continuados por otro, deben considerarse como produccin
documental de la unidad que lo inicia a la que debe volver una vez
finalizada su tramitacin. No debe incluirse en el expediente la
documentacin de apoyo que se ha usado para su resolucin, pero que no
forma parte de l. En general, la ordenacin de documentos dentro del
expediente ser cronolgica, siguiendo el trmite administrativo, de forma
que el primer documento, de abajo a arriba, ser el ms antiguo y el ltimo
incorporado el ms reciente. De acuerdo a las caractersticas de los
documentos, en ocasiones se aplicarn criterios de ordenacin numrica o

alfabtica. Es necesario considerar tambin los documentos que

acompaan como adjuntos a otros documentos que son de fecha anterior
pero que deben ordenarse despus del documento principal (ejemplo:
solicitud de una plaza en un concurso de mritos a la que acompaan
certificado de notas, mritos, fotocopias de los ttulos acadmicos, etc.) En
expedientes complejos puede ser til agrupar los documentos por trmites
en subcarpetas, que a su vez se incluirn dentro de la carpeta del
expediente (ejemplo: en una carpeta de expediente personal, se puede
agrupar en subcarpetas la documentacin relativa a contratos, trienios,
comisiones de servicio, certificaciones de cursos de formacin, etc.). Los
documentos en soporte distinto al papel (fotografas, carteles, videos,
disquetes, etc.) que pertenecen a un determinado expediente, se separan
fsicamente de ste, pero dejando constancia en el mismo de la relacin con
estos, con los datos de su localizacin. Los criterios para formar un
expediente deben ser constantes, uniformes y conocidos por todo el
personal de la unidad. 2.2.2. Series Documentales Constituye el segundo
nivel de agrupacin de los documentos de gestin. Se entiende por serie
documental el conjunto ordenado de expedientes o unidades documentales
que se 10 producen de manera continuada como resultado de una misma
actividad o funcin y regulados por la misma norma de procedimiento.
Normas bsicas de organizacin: Identificar serie con procedimiento. Los
expedientes que conforman una serie documental deben estar
individualizado, ya que cada uno se refiere a la resolucin de un asunto
(ejemplo: La serie de expedientes acadmicos de alumnos estar
conformada por distintos expedientes, cada uno referente a un alumno; la
serie de expedientes de contratos de obras de la Universidad de Sevilla
estar formado por la agrupacin de cada uno de los contratos de obras que
se han realizado en la Universidad). Cada serie documental debe
identificarse e incorporarse al Cuadro de Clasificacin de documentos
administrativos de la Universidad de Sevilla. Este es un cuadro de carcter
funcional que refleja las distintas funciones y actividades de la Universidad.
Esta tarea se realiza desde el Archivo Universitario con el apoyo de las
distintas unidades administrativas de la Universidad. Se establecer el
criterio de ordenacin de los expedientes dentro de la serie de acuerdo a la
naturaleza de los expedientes que la forman y a la ms fcil localizacin y
recuperacin de los documentos en sus correspondientes cajas. Los tipos de
ordenacin ms utilizados son los siguientes: o Orden cronolgico: adecuado
para documentos o expedientes de presupuestos, nminas, de sesiones de
rganos colegiados, etc. o Orden alfabtico: tomando como criterio el
nombre de persona u organismo, adecuado para las series de expedientes
de personal, expedientes acadmicos de alumnos, etc. o Orden numrico:
adecuado para expedientes o documentos contables, expedientes
codificados de becas, expedientes de contratos, etc. 2.2.3. Correspondencia
La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa
mantiene con otros rganos o con personas fsicas o jurdicas, pblicas o
privadas en el mbito de sus actividades. 11 Hay que tener en cuenta que
todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que la mayor parte
de los documentos pasarn a formar parte de su expediente. Normas
bsicas de organizacin: La correspondencia emitida o recibida durante la
tramitacin de un expediente forma parte del expediente, y se archivar
dentro del mismo. En ningn caso se archivar como correspondencia de
entrada o de salida, ya que se rompera la unidad de los escritos,
impidiendo saber lo que se contest en cada caso. Cada documento se une

a su respuesta, archivando el conjunto por orden cronolgico, lo que no

impide que su control se lleve de forma paralela y diferenciada mediante
Registro (de entrada y de salida). La que no forme parte de ningn
expediente, de forma excepcional se organizar como serie
correspondencia. En caso de que la correspondencia sirva como elemento
de enlace de otros tipos documentales (facturas, informes, etc.), se ha de
archivar en funcin de la informacin adjunta y no en correspondencia. De
acuerdo con la forma de actuacin de la administracin contempornea,
como norma general nunca podremos encontrar en un archivo documentos
sueltos. Si esto ocurriese, o bien el documento est fuera de su sitio, o se
trata de un expediente incompleto que no ha seguido su tramitacin por
alguna razn (errores de forma, presentacin fuera de plazo, etc.) 3.
INSTALACIN Y CONSERVACIN DE DOCUMENTOS Las condiciones de
instalacin de los documentos en las oficinas son importantes para la
preservacin y conservacin de los mismos y para que se mantenga una
organizacin adecuada. Algunos consejos a seguir son los siguientes: Los
expedientes en tramitacin estarn individualizados en carpetas
independientes que agrupen todos los documentos que formen parte del
mismo, y en cuya solapa o parte visible deben figura datos identificativos
como: o Nombre de la serie documental: (ejemplo: Expedientes acadmicos
de alumnos) 12 o Expediente (asunto): Antonio Lpez Montalbn o Fecha de
inicio/ fecha final del expediente o Resumen del asunto o Dgitos del Cuadro
de Clasificacin (si se conoce). o Relacin de documentos con fecha y
nmero de orden en el expediente. Esta organizacin nos llevar pocos
minutos, ya que es bsicamente comn a todos los expedientes de un
mismo asunto o procedimiento y tiene efectos muy positivos: o Permite
localizar un documento solo con mirar la relacin de contenido sealada en
la carpetilla. o Con un simple vistazo se conoce el estado de la tramitacin
del expediente y los documentos que contiene. o Facilita la reposicin de los
documentos que se hayan extrado del expediente. o Ayuda a reconstruir el
expediente en el caso de que sus documentos se hubieran dispersado. Es
aconsejable utilizar carpetas de cartulina y camisas de papel. Las primeras
para guardar los expedientes y las segundas para agrupar los documentos
dentro de ste. Las fundas de plstico, de uso muy habitual en las oficinas,
se desaconsejan completamente para la documentacin de archivo. En
cualquier caso, debern ser eliminadas antes de enviar la documentacin al
Archivo. Los expedientes que han finalizado su tramitacin se guardarn
en cajas de cartn tipo archivo definitivo de tamao folio prolongado, que
sern las que se transfieran al Archivo Universitario. Se eliminar de la
documentacin gomas, clips, pos-it y en la medida de lo posible grapas.
Todo este material dificulta mucho el posterior tratamiento de la
documentacin en el Archivo Universitario adems de ser perjudicial para la
conservacin de los documentos. Se aconseja que durante la tramitacin no
se abuse del uso de este tipo de material. Las cajas deben llenarse, pero
sin forzarlas para su cierre. Tanto si estn muy llenas como si estn muy
vacas la documentacin puede sufrir daos. Cuando la caja est
completa, se anotar en su lomo un nmero correlativo que deber
conservarse cuando se realice la transferencia. No deber llevar ningn otro
elemento identificativo de su contenido. 13 4. EXPURGOS EN LOS ARCHIVOS
DE OFICINA O GESTIN Como principio bsico los documentos del archivo
de oficina no deben eliminarse. Se encuentran en la primera etapa de su
ciclo vital y mantienen sus valores primarios. Son antecedentes y
testimonios de la actuacin administrativa y garanta de los derechos y

deberes de los ciudadanos y de la propia administracin, en nuestro caso de

los miembros de la comunidad universitaria. La decisin sobre el destino de
los documentos administrativos debe tomarse tras el correspondiente
proceso de valoracin documental que tiene lugar en el Archivo
Universitario. Pero si hay una serie de documentos que pueden ser
eliminados en las oficinas: Las copias y los duplicados de documentos
originales que estn perfectamente localizados (ejemplo: copias de actas o
acuerdo de rganos de Gobierno conteniendo instrucciones o normativas,
cuyos originales se custodia en la Secretara general). En caso de tener
dudas respecto a la disponibilidad del documento original, es preferible no
eliminar las copias. Las copias y duplicados de documentos contables,
cuyos originales estn bajo custodia del rea de Gestin Econmica. Las
notas internas, cuando no formen parte de un trmite y no contengan
informacin relativa a algn procedimiento administrativo. Los mensajes
electrnicos que contengan comunicaciones no incluidas en algn
procedimiento o sean equivalentes a una comunicacin telefnica. Si se
conservarn los documentos asociados a un mensaje de correo, siempre
que hagan referencia a un procedimiento. Los borradores de documentos
que se hayan utilizado para la elaboracin de un documento definitivo
(encuestas, cuestionarios para elaborar un informe cuyos datos recoge,
etc.). Las propagandas u otros documentos impresos de entidades
externas. Sin embargo, si es importante enviar al Archivo todos los folleto,
carteles, fotografas o publicaciones impresas relativas a la Universidad de
Sevilla y a las actividades organizadas por la Institucin o realizadas en ella.
Los catlogos y publicaciones comerciales. 14 Los fax, siempre que se
conserven los originales del documento. La documentacin de apoyo
informativo (fotocopias de boletines Oficiales, textos normativos, folletos,
etc.), que ya se ha tratado en apartados anteriores. Documentos originales
mltiples producidos como instrucciones, circulares, comunicaciones
internas y de difusin general entre oficinas. Estos slo lo debe conservar y
remitir al Archivo Universitario la unidad que los produjo, mientras que las
receptoras lo conservarn el tiempo que estimen conveniente en sus
archivos de oficina, eliminndolos cuando no les sea necesario. 5.
TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN AL ARCHIVO
UNIVERSITARIO Es el procedimiento habitual y normalizado mediante el cual
los documentos pasan de un archivo a otro del sistema, en nuestro caso, de
los archivos de oficina o gestin al archivo universitario, a medida que va
disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las propias oficinas,
como consecuencia de la prdida paulatina de sus valores administrativos.
La transferencia de la documentacin al Archivo se har a cargo de las
Unidades Administrativas, de acuerdo con los perodos de conservacin
aprobados por la Comisin Tcnica de Evaluacin de la Documentacin. Los
objetivos de la transferencia son: - Optimizar el aprovechamiento de espacio
en las oficinas, evitando aglomeracin de documentos y descargndola de
aquellos de uso poco frecuente para la gestin diaria. - Traspasar a un
servicio especializado las funciones de gestin, tratamiento archivstico,
conservacin (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos.
Con la transferencia, la oficina productora delega la responsabilidad jurdica
de la documentacin al Archivo Universitario mediante la cumplimentacin
de una hoja de remisin de fondos o Relacin de Entrega que acompaa a la
entrega fsica de la documentacin. Este es un instrumento jurdico en el
que se relaciona y describe someramente los fondos que va a ser
depositados en el archivo, y a su vez sirve de control y garanta del

traspaso. El primer paso para transferir es ponerse en contacto con el

personal responsable del Archivo Universitario que proporcionar el
asesoramiento necesario e indicar los pasos a seguir. 15 5. 1. Solicitud de
espacio A travs de la Web del Archivo
http://servicio.us.es/archivous/HTM/Formularios.htm desde la unidad
interesada se cumplimentar la solicitud de espacio para transferir y se
adjuntar por correo electrnico a la direccin siguiente; archivo@us.es .
Dada la capacidad de los depsitos del Archivo y del gran volumen
documental que genera la Universidad de Sevilla, es conveniente que est
solicitud se realice con mucho tiempo de antelacin a la necesidad de
transferir. Los datos a cumplimentar sern: identificacin del servicio y de la
unidad administrativa, nombre y apellido de la persona que hace la
solicitud, telfono, e-mail, nmero de cajas a transferir y fecha en que
realiza la peticin. De esta forma, el Archivo puede conocer de antemano el
volumen y caractersticas de la documentacin a transferir de las distintas
unidades. Esta solicitud de espacio quedar registrada en el Archivo, y en el
momento en que sus depsitos cuenten con espacio libre, y de acuerdo a la
fecha de solicitud, se dar aviso a los distintos servicios para que puedan
hacer las transferencias. En el momento de solicitar espacio, las oficinas
debern comenzar la preparacin de la documentacin que en su momento
van a remitir al Archivo Universitario. Si se han seguido todas las
indicaciones anteriores para organizar el archivo de oficina, la preparacin
ser mnima. 5.2. Preparacin de los documentos Comprobar que cada
unidad documental o cada expediente est completo e individualizado en
carpetas independientes y perfectamente identificadas. Revisar que la
fraccin de serie o el periodo cronolgico de la misma que se va a enviar
este completo (ejemplo: si se enva la fraccin de la serie Expedientes de
Becas Generales del MEC correspondientes al curso acadmico 2005/2006,
comprobar que el procedimiento correspondiente a ese curso acadmico
est completo con todos sus documentos desde la convocatoria hasta el
ltimo recurso, incluyendo las revocaciones). No se aceptar la remisin de
fracciones de series incompletas. Eliminar clips, grapas, gomas, fundas de
plstico, A/Z, anillas metlicas, clasificadores, etc. Lo nico que hacen es
ocupar espacio y estropear el papel. Si existe peligro de dispersin, se
puede reunir los documentos con clips revestidos de plstico. 16 Recordar
que la documentacin dentro de cada expediente debe ir en el orden de
tramitacin, siendo el primer documento el que inicia el trmite y el ltimo
la resolucin o documento que finaliza el trmite. Cada expediente debe ir
individualizado en carpetillas con indicacin de su contenido de forma
somera. Ordenar los expedientes que conformen una serie segn un
criterio adecuado, criterio que dar la propia documentacin. 5.3.
Preparacin de las cajas La documentacin ya revisada se debe introducir
en cajas de cartn de archivo definitivo. En ningn caso el Archivo admitir
documentacin suelta ni guardada en contenedores que no sean las cajas
normalizadas. Se evitar dejar cajas semivacas. En los casos de
documentacin que por su tamao o caractersticas no pueda ser
introducida en las cajas normalizadas, se utilizar el formato ms
conveniente, de acuerdo con la recomendacin del Archivo Universitario.
El lomo de las cajas se rotular con un nmero correlativo que se
corresponder con el nmero de orden sealado en la Relacin de Entrega.
Junto a la documentacin se debe preparar tambin para su envo, cualquier
instrumento de descripcin relativo a la misma (bases de datos, ndices,
etc.) que pudiera ayudar al personal del archivo en el estudio y anlisis de la

serie documental. 5.4. Cumplimentacin de la Relacin de Entrega La

Relacin de Entrega es el documento que acompaa a toda transferencia de
fondos. Cumple una doble funcin: o Es el elemento que prueba el traspaso
de documentacin que se va a efectuar. o Facilita el control y la localizacin
de los documentos solicitados al Archivo Universitario por la unidad
administrativa remitente. El responsable del Archivo de oficina deber
cumplimentar la Relacin de Entrega de transferencias cuyo modelo se
encuentra disponible en la Web del Archivo Universitario
http://servicio.us.es/archivous/HTM/Formularios.htm 17 Para facilitar la
gestin es aconsejable que la unidad administrativa tenga a mano el
modelo en el escritorio de su PC y vaya cumplimentndola a medida que
rellena las cajas. La Relacin de entrega consta de tres partes: o Datos de
Cabecera: donde se identificar el organismo remitente, fecha en que se
realiza la transferencia, y tipos documentales que se remite. El nmero de
registro general y registro de organismo sern cumplimentados por el
Archivo Universitario, o Descripcin de la documentacin a remitir: donde se
indicar nmero de orden de cada una de las cajas que componen la
transferencia, sus fechas extremas y contenido somero de cada una de
ellas, signatura de la oficina remitente, si tiene y signatura del archivo
receptor (este ltimo dato lo cumplimentar el Archivo Universitario). o
Diligencias de entrega y recepcin: al implicar el traspaso de
responsabilidad en la custodia de los documentos, el impreso deber ser
validado por las personas responsables de la entrega y de la recepcin.
Llevar tambin el sello de sus respectivas unidades administrativas. La
correcta cumplimentacin de este documento es importante ya que hasta
que el Archivo Universitario no le de otro tratamiento a la documentacin
transferida, ser utilizado como referencia ante una posterior consulta o
prstamos de documentacin a la unidad productora. 5.5. Formalizacin de
la transferencia Preparada la transferencia, la unidad deber esperar el
aviso del Archivo Universitario para realizar el envo. Una vez avisada la
Unidad, remitir previamente al Archivo, a travs del correo electrnico un
borrador de la Relacin de Entrega cumplimentada para que pueda ser
revisada por los responsables del mismo. Si est correcta, se le dar
permiso para proceder al correspondiente traslado de la documentacin que
ir acompaada de dicha relacin original y por triplicado. El traslado de
fondos documentales al Archivo Universitario es responsabilidad e ir a
cargo del organismo remitente que deber ponerse en contacto con el
servicio de la Universidad que se encargue del traslado de la documentacin
(Servicio de 18 Mantenimiento o Servicio de Equipamiento). El traslado se
realizar de estantera a estantera. Recibida la documentacin y cotejada
con la Relacin de Entrega correspondiente, el Archivo Universitario
proceder al sellado y firma del documento y le asignar a la transferencia
un nmero de Registro de Entrada. Un ejemplar del documento ser
devuelto a la unidad remitente que formar con l el Registro de
Transferencia al Archivo Universitario, de forma que siempre pueda tener
constancia de la documentacin que sali del archivo de oficina. Todas estas
recomendaciones de carcter prctico sern beneficiosas para las distintas
unidades productoras y para el propio Archivo Universitario, ya que
supondr: o Mejor organizacin y ordenacin de la documentacin
producida, siguiendo el principio de procedencia y el orden de tramitacin,
evitando as que la documentacin de un expediente pueda dispersarse. o
Mejor control de la produccin documental de la unidad administrativa. o
Evita que llegue al Archivo Universitario documentacin que no sea

realmente de archivo, lo que permitir aprovechar mejor el espacio en los

depsitos. o Favorece el trabajo del archivero al llegar documentacin ya
organizada y descrita, aunque de manera somera. o Agiliza mucho las
bsquedas documentales cuando se solicitan prstamos y consultas por las
unidades administrativas, pues mientras la serie documental no est
estudiada, la relacin de entrega sirve al archivo como instrumento de
descripcin. 5.6. Transferencia de sellos Aquellas unidades administrativas
que tengan en su poder matrices de sellos ya inutilizados, debern enviarlos
al archivo. Para ello cumplimentarn el Formulario de entrega de sellos
http://servicio.us.es/archivous/HTM/Formularios.htm con los datos
siguientes: Organismo remitente Fecha de entrega Modelo de sello (en ste
recuadro se dejar la impronta o huella, resultado de la operacin de sellar,
de cada uno de los tipos) 19 Cantidad (nmero de matrices por cada tipo de
impronta) Observaciones (si se quiere aadir algn dato ms de inters) El
formulario deber ir sellado y validado por la persona responsable del
servicio o la unidad y ser enviado al Archivo por triplicado acompaado de
los sellos reunidos en una caja o sobre de seguridad para evitar la prdida
de los mismos durante el traslado. El Archivo, una vez cotejada la relacin
de entrega con los sellos enviados, enviar al Servicio una copia del impreso
sellado y firmado. 6. PROCEDIMIENTO DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS A
LAS OFICINAS PRODUCTORAS El prstamo es la accin que implica la salida
temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de
difusin cultural. La documentacin transferida al Archivo Universitario
siempre estar a disposicin de los organismos productores. La unidad
administrativa que desee solicitar un prstamo al Archivo deber seguir el
siguiente procedimiento: Utilizar la solicitud de prstamos que aparece
en la Web http://servicio.us.es/archivous/HTM/Formularios.htm
cumplimentando los distintos campos: servicio o unidad administrativa que
realiza la solicitud, nombre y apellido del solicitante, e-mail, expediente
solicitado, fecha de transferencia en que llego el expediente al archivo y
fecha de la propia solicitud. Para ayudar a la localizacin del documento o
expediente se deber dar desde la unidad productora la mxima
informacin. La solicitud se remitir como documento adjunto por correo
electrnico a la direccin del Archivo Universitario. Si una unidad
administrativa requiere el prstamo o la consulta de un expediente que no
ha producido, debe dirigirse antes a la unidad responsable del
procedimiento, que ser quien haga la solicitud, o bien le autorice para
realizar la peticin y poder acceder a los documentos. Recibida la solicitud,
el archivo realizar la bsqueda del documento o del expediente solicitado y
rellenar un formulario de prstamo por triplicado con datos referidos al
documento que se solicita, datos del solicitante y fechas de la peticin y
prstamo. Deber ir firmado y sellado por el Archivo. 20 Un ejemplar del
mismo servir de testigo y sustituir al documento extrado de la caja. Los
otros ejemplares sern remitidos al rgano peticionario junto con la
documentacin solicitada. Llegado al destino, el responsable de la peticin
deber sellar y firmar el formulario hacindose cargo de la custodia del
documento. Se quedar un ejemplar, devolviendo el original al Archivo. En
caso de solicitar un expediente de personal que pase de nuevo a activo,
deber ser notificado al Archivo en el momento de la peticin, pues
significar que no es un prstamo temporal al quedar el expediente durante
tiempo indefinido en la unidad administrativa. Este dato deber quedar
consignado en el campo de observaciones del Formulario de prstamo. En
caso de prdida o deterioro de la documentacin, la responsabilidad recaer

en la persona peticionaria. Cuando la unidad ya no necesite el documento

o expediente prestado, deber enviar un e-mail al archivo solicitando la
recogida del mismo. A la retirada del prstamo, la unidad productora
consignar en el formulario que queda en su poder la fecha de devolucin al
archivo. Devuelto el expediente, se colocar en su caja y se extraer el
testigo. En el formulario que qued en el Archivo se aadir tambin la
fecha de devolucin del expediente. El Formulario pasar a formar parte del
registro de prstamos devueltos que se conservarn un tiempo como
control. La documentacin se devolver al archivo sin desordenar y sin
modificaciones. Si se ha aadido algn documento al expediente, el
responsable del prstamo deber advertirlo al Archivo. A final de ao el
Archivo Universitario realizar una reclamacin a los distintos servicios que
tiene en su poder documentacin en prstamo que posiblemente ya no
necesitan y no han devuelto. Esto se har para tener un control de la
documentacin que est temporalmente fuera del archivo y para evitar su
posible extravo. 7. CORREO ELECTRNICO Desde el punto de vista
organizativo, el correo electrnico es ante todo una herramienta que
permite el intercambio de informacin entre instituciones o dentro de la
misma institucin. Es por ello que tiene una doble naturaleza, como medio