Modelos y Guias 35

MANUAL DEL SISTEMA DE INFORMACIN DE
PROYECTOS DE MEJORA GUBERNAMENTAL

(SIPMG)
Secretara de la Funcin Pblica

Subsecretara de la Funcin Pblica
Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin Pblica
Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016
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Contenido
1.
Antecedentes .............................................................................................................................. 4
2.
Objetivo ...................................................................................................................................... 4
3.
Estructura de los proyectos ........................................................................................................ 5
3.1 Fases de los proyectos ................................................................................................................. 5

3.2 Tipos de proyecto ........................................................................................................................ 7
4.
Fase 1 - Registro de iniciativa de proyecto de mejora .............................................................. 8
4.1 Qu es una iniciativa de proyecto en el SIPMG? ......................................................................... 8

4.2 Cmo registrar una iniciativa de proyecto en el SIPMG? ............................................................ 8
4.3 Validacin de la informacin de la iniciativa de proyecto .......................................................... 23
4.4 Comentarios a la informacin del proyecto ................................................................................ 25
4.4.1 Registro de comentarios en la Fase 1 ...................................................................................... 25
4.4.2 Consulta de comentarios ......................................................................................................... 27
5.
Fase 2 - Plan de trabajo del proyecto de mejora ..................................................................... 30
5.1 Registro de actividades del proyecto .......................................................................................... 30

5.2 Validacin de la informacin del plan de trabajo ....................................................................... 32
5.3 Comentarios a la informacin de la Fase 2 ................................................................................. 33
6.
Fase 3 - Ejecucin del proyecto de mejora .............................................................................. 35
6.1 Avances de actividades ............................................................................................................... 35

6.2 Indicadores .37
6.3 Datos de Procesos ....................................................................................................................... 42
6.4 Edicin de Actividades................................................................................................................. 42
6.5 Validacin de la informacin de avance de actividades del proyecto ........................................ 44
6.6 Comentarios a la informacin de la Fase 3 ................................................................................. 45
7.
Fase 4 - Cierre del proyecto de mejora .................................................................................... 48
7.1 Documento de cierre de proyecto ............................................................................................. 48

7.2 Registrar el estatus de cierre del proyecto. .............................................................................. 50
7.2.1 Proyecto de Mejora Concluido................................................................................................. 50
7.2.2 Proyecto Cancelado.................................................................................................................. 50
7.3 Describir el indicador destacado del proyecto............................................................................ 51
7.4 Validacin y cierre por el Lder de Proyecto.............................................................................. 51
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7.5 Opinin del rgano Interno de Control. ................................................................................... 53

7.6 Comentarios a la informacin de la Fase 4. .............................................................................. 54
8
Consulta de informacin en el SIPMG ..................................................................................... 56
8.1 Reportes del sistema ................................................................................................................... 56

Apndice ........................................................................................................................................... 58
A.
Requerimientos para uso del sistema ..................................................................................... 58
1.1 Direccin electrnica del sistema.............................................................................................. 58

1.2 Requerimientos tcnicos ........................................................................................................... 58
B.
Usuarios del sistema................................................................................................................. 60
1.1 Roles participantes ...................................................................................................................... 60

C.
Claves de usuario del sistema .................................................................................................. 61
1.1 Registro de nuevos usuarios ....................................................................................................... 61

1.2 Estructura de la clave de usuario y contrasea........................................................................... 63
1.3 Desactivacin de cuentas de usuario .......................................................................................... 64
1.4 Cambio de Lder de proyecto ...................................................................................................... 65
Anexos............................................................................................................................................... 68
1.1 Alerta de seguridad ..................................................................................................................... 68
1.2 Ficha de proyecto ........................................................................................................................ 69
1.3Ficha de cierre y/o cancelacin de proyecto ............................................................................... 70
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Cambios al documento
Identificacin
Versin 5
Descripcin de cambios
Fecha
Simplificacin para la documentacin de proyectos:

Clasificacin de acuerdo con los procesos vinculados
al proyecto.
Resultados de la Mejora de Procesos:
Registro de avance en actividades del programa de
trabajo.
Simplificacin de registro de soporte o evidencia
documental.
Simplificacin de registro de e opinin por el OIC.
Febrero 2016
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1. Antecedentes
Un elemento importante que forma parte de la estrategia para la definicin y el seguimiento de
acciones que las dependencias y entidades realizarn, con el apoyo de los rganos Internos de
Control (OIC), consiste en la identificacin y desarrollo de proyectos de mejora que contribuyan de
manera importante e integral a la modernizacin de la gestin en los diferentes temas de trabajo
que se han definido en el marco del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno (PGCM).
Los proyectos de mejora, son un mecanismo que facilita la realizacin de manera planeada de las
acciones y actividades que permiten modificar situaciones que requieren pasar por una mejora para
poder contribuir a los resultados del PGCM. Durante la definicin de un proyecto, la planeacin de
su programa de trabajo y su realizacin, se incorporan elementos metodolgicos que apoyan los
esfuerzos institucionales en el marco del citado programa.
El Sistema de Informacin de Proyectos de Mejora Gubernamental (SIPMG), ha sido desarrollado
con base en la experiencia de la Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin Pblica (UPMGP) de la
Secretaria de la Funcin Pblica (SFP), en la definicin y el seguimiento de proyectos de mejora para
apoyar la documentacin de cada proyecto de mejora que se ejecuta en la Administracin Pblica
Federal (APF).
La versin 5.0 del SIPMG simplifica y agiliza el registro de informacin de los proyectos, alineando
la definicin, seguimiento y documentacin de manera ms directa con la mejora de procesos y su
estandarizacin.
2. Objetivo
Este manual tiene como objetivo presentar a los usuarios del sistema SIPMG los mecanismos y
herramientas para integrar, clasificar, seleccionar en el SIPMG los proyectos que las dependencias
y entidades de la Administracin Pblica Federal implementan para la mejora gubernamental.
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3. Estructura de los proyectos

3.1 Fases de los proyectos
La documentacin de proyectos en el SIPMG est estructurada en un flujo de trabajo en cuatro fases
de acuerdo con los conceptos generalmente aceptados de desarrollo de un proyecto, a travs de las
cuales se va registrando la informacin de los proyectos desde su concepcin, hasta el registro de
los resultados finales. Cada fase contempla acciones y registro de informacin especfica:
La fase 1 prev el registro de los datos bsicos de los proyectos de mejora, sus caractersticas
e importancia.
La fase 2 permite capturar el plan de trabajo y en su caso, definir el grupo de instituciones
que participan en un proyecto conjunto de tipo interinstitucional.
La fase 3 est orientada al registro de informacin sobre el avance, seguimiento y monitoreo
de los proyectos.
La fase 4 permite realizar el cierre y anlisis final de los proyectos.
Registro de
iniciativa
Datos generales
Alineacin
Ficha de proyecto
Definicin de
actividades
Fechas
Plan de trabajo
Plan de trabajo
Registro de avance de
actividades
Seguimiento
Cierre y
documentacin
Productos generados
Actividades concluidas
y reportes
Registro de resultados
Carpeta del proyecto
En la figura siguiente se muestran las interacciones principales de los diversos actores involucrados
en el desarrollo de los proyectos de mejora, as como los productos y/o entregables que se generan
en las 4 Fases.
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MANUAL DEL SISTEMA DE INFORMACIN DE PROYECTOS DE MEJORA GUBERNAMENTAL (SIPMG)
Crear iniciativa-proyecto
Lder de proyecto
Iniciativa a proyecto
Validacin de informacin de iniciativa
FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA

Nombre
Descripcin
Alcance
Fecha inicial del proyecto
Fecha final del proyecto
Tipo
Institucin (es) participantes
Institucin Lder
Administracin Portuaria Integral de Ensenada, S.A. de C.V.
Usuarios
Nombre
Descripcin
Alcance
Tipo
Objetivos
Beneficios esperados
Institucin Lder
Alineacin estratgica
Objetivos
Proceso (s) Prioritario (s) al

que se relaciona
Plan Nacional de Desarrollo 2013- 2018
Meta Nacional

que se relaciona
Objetivo

Estrategia
Meta Nacional
Programa (s) Sectorial (es) y/o

Institucional
Objetivo
Objetivo
Datos Generales
Alineacin de proyecto
Indicadores y Validacin de informacin
Estrategia
Estrategia

Institucional
Programa para un Gobierno Cercano y Moderno
Objetivo
Objetivo
Estrategia
Estrategia
Programa Presupuestario
Objetivo
Bases de Colaboracin
Participacin ciudadana
Contrataciones pblicas
Acceso a la informacin
Optimizacin de recursos
en la APF
Poltica de transparencia
Procesos
Archivos
Recursos humanos
Presupuesto basado en
resultados y Evaluacin
Mejora regulatoria
Inversin e Infraestructura
(Obra pblica)
Tecnologas de la
informacin
Estrategia
Responsable
Plan de Trabajo
Actividades-calendario
en la APF
Procesos
Archivos
Recursos humanos
Mejora regulatoria
(Obra pblica)
Tecnologas de la
informacin
Enlace Institucional
Lder del Proyecto
rgano Interno de Control
Asesor UPMGP
Responsable
Proyecto Interinstucional
Definicin de proyecto interinstitucional

Proyectos agrupados

Nombre
Descripcin
Alcance
Tipo
Institucin Lder
Objetivos
que se relaciona
Meta Nacional
Objetivo
Estrategia
Institucional
Plan de coordinacin
Objetivo
Estrategia
Objetivo
Estrategia
en la APF
Procesos
Archivos
Recursos humanos
Mejora regulatoria
(Obra pblica)
Tecnologas de la
informacin
Responsable
Seguimiento
3 4
Informacin
Monitoreo
Registro de resultados de actividades
Resultados de actividades
Resultados de los indicadores de proyecto
Indicadores de proyecto
Plan de trabajo
Nombre
Descripcin
Alcance
Tipo
Institucin Lder
Objetivos
que se relaciona
Meta Nacional
Objetivo
Estrategia
Institucional
Objetivo
Estrategia
Fichas de proyectos

Objetivo
Estrategia
Cierre de Proyecto
3 4
Anlisis
Resultados del proyecto
Avances de proyectos
Indicadores finales de proyecto
Resultados, indicadores
en la APF
Procesos
Archivos
Recursos humanos
Mejora regulatoria
(Obra pblica)
Tecnologas de la
informacin
Responsable
Reportes
ESQUEMA GENERAL DE INTERACCIONES DE LOS USUARIOS PARA LA INTEGRACIN DE PROYECTOS
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3.2 Tipos de proyecto

Dependiendo del tema y alcance del mismo, un proyecto puede desarrollarse de manera
independiente por una sola institucin o bien, requerir la participacin de dos o ms instituciones
para cumplir con el objetivo. Tomando esto en cuenta, en el SIPMG los proyectos de mejora
gubernamental se clasifican en:
Proyectos Institucionales: Aquellos esfuerzos al interior que propone, planea, ordena,

desarrolla y estructura una dependencia o entidad, para mejorar sus procesos,
transformando de manera positiva su gestin y optimizando la calidad de su operacin y de
los servicios que presta a los ciudadanos.
Proyectos Interinstitucionales: Son los proyectos que agrupan a proyectos de mejora

desarrollados de manera individual por un conjunto de instituciones con el propsito de que
en conjunto logren un objetivo comn. El esfuerzo en conjunto impacta en los procesos de
las diversas instituciones que participan y de manera integral a los resultados del conjunto
de instituciones.
Estos esfuerzos en conjunto implican un alto nivel de comunicacin y consenso entre las
instituciones participantes; en este tipo de proyectos, una de las instituciones asume un rol
de integradora del proyecto para el seguimiento de los resultados agregados del proyecto
institucional.
Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016
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4. Fase 1 - Registro de iniciativa de proyecto de mejora

Crear iniciativa-proyecto
Lder de proyecto
Iniciativa a proyecto
4
Nombre
Descripcin
Alcance
Tipo
Institucin Lder
Validacin de informacin de iniciativa

Nombre
Descripcin
Alcance
Tipo
Objetivos
Institucin Lder
Objetivos

que se relaciona
Meta Nacional

que se relaciona
Objetivo

Estrategia
Meta Nacional

Institucional
Objetivo
Objetivo
Datos Generales
Alineacin de proyecto
Indicadores y Validacin de informacin
Estrategia
Estrategia
Estrategia
Estrategia

Institucional
Objetivo
Objetivo
Objetivo
en la APF
Procesos
Archivos
Recursos humanos
Mejora regulatoria
(Obra pblica)
Tecnologas de la
informacin
Responsable
Estrategia
en la APF
Procesos
Archivos
Recursos humanos
Mejora regulatoria
(Obra pblica)
Tecnologas de la
informacin
Responsable
En esta Fase se definen las caractersticas esenciales del proyecto, el plazo para su ejecucin. En el
sistema SIPMG se registra esta informacin bsica de la definicin del proyecto, agrupada de la
siguiente manera:
Datos generales del proyecto.
Alineacin del proyecto.
4.1 Qu es una iniciativa de proyecto en el SIPMG?

En el sistema SIPMG se denomina Iniciativa de proyecto al proyecto para el cual se ha registrado la
informacin bsica necesaria pero que an no ha sido validada en el sistema por el Lder de
Proyecto; en tanto un proyecto mantenga el estado de iniciativa, ser posible modificar la
informacin bsica como se requiera.
Una vez que el Lder de Proyecto registra en el sistema la validacin de que la informacin es
correcta y completa, se requiere que notifique a la SFP que el registro de la informacin del proyecto
ha concluido; con esta notificacin, la SFP emitir la opinin correspondiente y habilitar en el
sistema la posibilidad de cierre de la informacin en la Fase 1. La iniciativa pasa a la Fase 2 para
convertirse en proyecto y a partir de ese momento la informacin bsica no se podr modificar, por
lo que se considera que la Fase 1 est cerrada.
4.2 Cmo registrar una iniciativa de proyecto en el SIPMG?

El usuario del sistema SIPMG que puede registrar un nuevo proyecto (con el estado de iniciativa) es
el que tiene el rol de Lder de Proyecto; con el que puede escribir informacin y validarla al trmino
de cada fase slo en aqul proyecto en que aparezca como Lder asignado.
1. El Lder de Proyecto deber ingresar con su clave de acceso y contrasea.
2. En el men principal, el Lder de Proyecto ingresar al icono Administracin de proyectos.
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3. En la vista Administracin de proyectos debe seleccionar en el panel izquierdo la opcin

Iniciativas y dar clic en el botn Crear iniciativa.
Con esto se abre en el sistema una plantilla para iniciar el registro de los Datos Generales de una
nueva iniciativa.
4. El Lder de Proyecto ingresa en el apartado:

a) Datos Generales para capturar la siguiente informacin:
Nombre del proyecto: Indicar la denominacin con la que se identificar el proyecto.
Este nombre no podara ser modificado mientras dure el mismo.
Tipo de proyecto: Indicar si la iniciativa del proyecto es institucional, interinstitucional.
(Institucional, cuando participa una institucin e Interinstitucional, cuando participan
dos o ms instituciones.), en caso de ser interinstitucional deber seleccionar las
instituciones que participarn en la iniciativa.
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Fecha inicial-final del proyecto: Sealar la fecha en que se planea que inicie y concluya
el proyecto bajo el siguiente formato (dd/mm/aaaa). El sistema permite capturar fecha
con un periodo no mayor al ao 2018.
Objetivo del Proyecto: Describir de manera general el propsito o fin que se pretende
alcanzar como resultado de la realizacin del proyecto. (El sistema permite capturar 1500
caracteres).
Descripcin del Proyecto: Describir de manera general el proyecto (institucional,
interinstitucional). (El sistema permite capturar 1500 caracteres).
Beneficios del Proyecto: Indicar los beneficios en trminos de tiempo, costo o calidad,
que reciben los ciudadanos o usuarios de algn proceso como resultado de la realizacin
del proyecto. (El sistema permite capturar 1500 caracteres).
Alcance del Proyecto: Sealar el alcance que se le dar al proyecto en cuanto a la
magnitud del mismo; por ejemplo, estableciendo reas involucradas. (El sistema permite
capturar 1500 caracteres).
Procesos vinculados al proyecto: indicar si el proyecto est alineado a:
a. Mejora de un proceso individual: el proyecto estar orientado a la
identificacin y atencin de las reas de oportunidad de un proceso para
simplificarlo y mejorar los resultados de alguno(s) de sus indicadores de
desempeo con respecto a sus valores previos a la mejora.
b. Mejora de un grupo de procesos.
Tipo de mejora del proceso: clasificacin del proyecto de acuerdo con las etapas en la
evolucin de los procesos a alcanzar una mayor eficiencia, de acuerdo con las siguientes
definiciones:
a.
Mapeo y documentacin de un proceso: Cuando el proceso no contaba con

su(s) diagrama(s) detallado(s) y dicho(s) diagrama(s) se elabora(n) y
documentan en manuales de procedimientos actualizados o algn otro
mecanismo que disponga la institucin.
b.
Implementacin de mejoras a un proceso (optimizacin): Cuando el proceso

contaba con su(s) diagrama(s) detallado(s) y se le implementan mejoras para
simplificarlo e incluso, ms no obligatoriamente, lograr que alguno(s) de sus
indicadores de desempeo obtengan mejores resultados con respecto a sus
valores previos a la mejora. Simplificar un proceso consiste en modificar la
manera en que se realizar a fin de obtener al menos una de las siguientes
mejoras: reducir el nmero de actividades del proceso, reducir el tiempo de
ejecucin del proceso.
c.
Estandarizacin de un proceso: Cuando un mismo proceso que se realiza en

distintos puntos geogrficos o domicilios, es ejecutado de la misma manera,
previa optimizacin, y sus estndares de desempeo son los mismos en cada
uno de dichos puntos geogrficos o domicilios, es decir, se homologan su
ejecucin y estndares de desempeo en todos los puntos geogrficos. Puede
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ser que existan factores que impidan la completa estandarizacin de un

proceso en todos sus puntos geogrficos o domicilios, pero tambin se
considera como estandarizacin de un proceso cuando existe una
homologacin de su ejecucin y estndares de desempeo en los distintos
puntos geogrficos o domicilios dentro de lo posible.
d.
Mejora continua: Una vez que a un proceso se le han implementado mejoras

(se ha optimizado) y cuando su comportamiento ya est estabilizado, se aplica
el ciclo de mejora continua, el cual consiste en mantener los estndares del
proceso existentes y/o alcanzar otros ms retadores. Lo anterior, debido a que
lo que no se mejora se degrada.
e.
Otros: Proyecto en marcha con clasificacin diferente a lo sealado en los

puntos anteriores.
Para continuar con la captura de informacin del siguiente apartado, es necesario Guardar
primero los Datos Generales dando clic en el botn Guardar. En tanto no sean guardados los
datos de esta ficha, no se activarn los botones de la hoja Equipo de trabajo.
b) Equipo de trabajo
Primero se deber seleccionar al Lder de Proyecto, para ello deber ir al icono Seleccionar
Lder de Proyecto.
El usuario del sistema que registra los datos bsicos del proyecto, tiene la posibilidad de
registrar a un usuario diferente como Lder de Proyecto. En caso de seleccionar a otro usuario
como Lder, la persona que ha registrado la iniciativa y una vez que acept al Lder, solamente
ese usuario podr continuar con el registro y/o modificacin del proyecto en las diferentes
fases del proyecto.
Despus de capturar los datos, podr guardarlos dando clic en el botn Guardar.
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Una vez que fue seleccionado al Lder de Proyecto, de manera opcional se podr registrar al
Equipo de Trabajo, quienes podrn nicamente consultar la informacin de los proyectos que
registre el Lder del Proyecto.
Para este registro se debe seleccionar el icono Agregar participante.
Si se desea registrar usuarios en el Equipo de Trabajo que no cuentan con clave de usuario para
ingresar al sistema, se debern capturar los siguientes datos del participante: nombre, puesto,
telfono, extensin, correo electrnico. Para el caso del correo electrnico, es necesario que
en el sistema est registrado el dominio de la cuenta de correo (ejemplo: usuario@dominio).
En caso de no encontrarse el dominio que requiere para el registro de la cuenta de correo,
deber ponerse en contacto con la UPMGP para solicitarlo.
Despus de capturar los datos, podr guardarlos dando clic en el botn Guardar.
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Una vez guardados los datos de un integrante de equipo de trabajo, el Enlace Institucional
deber asignarle su clave de acceso y contrasea.
Para registrar a un participante del Equipo de Trabajo que ya cuente con clave de usuario,
deber ir al icono Seleccionar participante, para incorporarlo en la iniciativa, despus dar clic
al botn Aceptar.
Cuando ya se ha registrado a todos los participantes en el Equipo de Trabajo, se dar clic en

Guardar e ir a la pestaa Alineacin del Proyecto.
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c) Alineacin del Proyecto con programas

Este apartado brinda informacin que permitir contar con una visin de la relacin y
contribucin de las iniciativas de proyecto con las metas y las estrategias nacionales o
sectoriales.
Asimismo, se registra la posible relacin o contribucin de un proyecto de mejora con los
resultados institucionales de un programa presupuestario y, en caso de ser aplicable, con los
avances que se presentan a travs de una Matriz de Indicadores de Resultados (MIR).
Una vez definido el proyecto, se busca que est alineado con las metas del Plan Nacional de
Desarrollo (PND), a los objetivos de los planes sectoriales, al Programa para un Gobierno
Cercano y Moderno (PGCM), reformas estructurales, as como las acciones de gobierno.
Metas del Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018
El Lder de Proyecto deber seleccionar la(s) Meta(s) Nacional(es) y los Objetivos sealados en
el PND a los que contribuye el proyecto.
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El Lder de Proyecto podr modificar la informacin correspondiente a las metas y objetivos

sealados en el PND, esto lo podr realizar cuando an no se vlida la informacin de la
iniciativa.
Programas Sectoriales y/o Institucionales
Para registrar la alineacin de los proyectos institucionales o interinstitucionales con los
Programa(s) Sectorial(es) o Institucionales, en el icono Agregar Programa de este apartado se
deber indicar a cul o cules de los Programas Sectoriales o institucionales derivados del PND
contribuye el proyecto.
Se podrn capturar los siguientes datos: Tipo de Programa, Nombre del programa, Objetivo del
Programa y Estrategia del Programa Sectorial y/o Institucional. (El sistema permite capturar un
mximo de 1000 caracteres).
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El Lder de Proyecto podr editar o eliminar la informacin correspondiente a los Programas

Sectoriales y/o Institucionales; esto lo podr realizar en tanto no haya sido validada la
informacin de la iniciativa.
Estrategias del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno
Para registrar la alineacin del proyecto con las estrategias del Programa para un Gobierno
Cercano y Moderno (PGCM), se selecciona el icono Seleccionar Estrategias del PGCM.
El Lder de Proyecto puede registrar cul o cules de las estrategias del PGCM se ven
impactadas por el proyecto. Una vez registrados estos datos, se deber Guardar dicha
informacin.
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El Lder de Proyecto podr modificar la informacin correspondiente a las estrategias del

PGCM, esto lo podr realizar cuando an no se vlida la informacin de la iniciativa.
Reformas estructurales
El Lder de Proyecto deber seleccionar la(s) reforma(s) estructural (es) a los que contribuye el
proyecto.
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Acciones de Gobierno
El Lder de Proyecto deber seleccionar la(s) accin(es) de gobierno a los que contribuye el
proyecto.
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De manera opcional el sistema permite identificar como parte de los datos bsicos de un
proyecto de mejora, si el proyecto puede contribuir o tiene relacin directa con un programa
presupuestario.
Para registrar la posible alineacin o contribucin del proyecto con un Programa
Presupuestario, el Lder del Proyecto deber ir al icono Agregar Programa Presupuestario, en
l se desplegar la relacin de programas presupuestarios registrados en el Gobierno Federal.
Se deber seleccionar el Programa Presupuestario que se ve impactado por el proyecto, y en

su caso de que sea previsible que los resultados del proyecto tengan relacin o contribuyan con
los resultados de una Matriz de Indicadores de Resultados, se registrar el componente y la
actividad de la MIR a la que contribuye, despus deber Guardar los datos. (El sistema permite
capturar un mximo de 1000 caracteres).
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El Lder de Proyecto podr modificar la informacin correspondiente al Programa

Presupuestario, en tanto no se valide la informacin de la iniciativa.
d) Datos de Procesos
En este apartado el Lder de Proyecto podr capturar los Datos del Proceso, para cada proceso
que se ver modificado por el proyecto de la siguiente manera:
1. Para ello el sistema da acceso a una plantilla de registro en la que el lder del proyecto
deber dar clic al icono [+] Procesos
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2. Posteriormente, deber dar clic en el icono Agregar Informacin, en la seccin

Identificacin.
3. Aparecer el siguiente recuadro en donde el Lder de proyecto deber incorporar el

nombre del proceso con el que ser alineado el proyecto y ser sujeto de mejora, (el
sistema permite capturar 1000 caracteres), y deber Guardar la informacin.
En caso de que el proyecto corresponda a la mejora de un grupo de procesos, se debern

realizar los pasos 2 y 3 para cada uno de los procesos del proyecto de forma individual.
e) Indicadores
Incorporar el uso de indicadores a un proyecto obedece a la conveniencia de disponer de un
marco de referencia para valorar los resultados de los proyectos de mejora comparando la
situacin existente antes del proyecto, durante su ejecucin, y al terminarlo. Esta comparacin
aporta elementos para promover la mejor planeacin y definicin de proyectos de mejora, a la
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vez que abre la posibilidad de instrumentar los cambios pertinentes para lograr el efectivo
cumplimiento de su objetivo.
Los indicadores consisten en las variables relacionadas con el desempeo de la operacin que
se vern modificadas como resultado del proyecto; es necesario que estos indicadores se
puedan expresar de forma cualitativa o cuantitativa. Estos indicadores describen la situacin
de cada variable antes y despus de la ejecucin del proyecto.
Para el registro de la informacin de los indicadores se deber seleccionar el icono
Indicadores, despus deber ir a Nuevo Indicador.
Se capturan los siguientes datos para cada indicador:
El nombre del indicador. (El sistema permite capturar un mximo de 500 caracteres).
Descripcin del indicador. (El sistema permite capturar un mximo de 500 caracteres).
La unidad de medida del indicador de las variables que son modificadas por el proyecto.
(El sistema permite capturar un mximo de 500 caracteres).
Los datos de la definicin de Indicadores que se registran en la Fase 1 permanecen a lo largo

del proyecto y no pueden ser editados una vez validada en esta primera Fase; en la Fase 3
(durante el registro de los avances en la ejecucin del proyecto) se podrn agregar indicadores
adicionales que podrn ser editadas en tanto no se cierre dicha Fase. Se podrn editar los
indicadores que se incorporen.
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A continuacin se presentan algunos ejemplos de indicadores de proyecto:

Nombre del indicador
Descripcin
Unidad de medida
Tiempo para realizar un proceso.
Tiempo de ciclo para la entrega del

producto de un proceso
Tiempo
Servidores pblicos que participan en

un proceso.
Servidores pblicos que participan de

manera directa en la atencin de un
proceso
Servidores pblicos
4.3 Validacin de la informacin de la iniciativa de proyecto

Hasta este paso, los datos bsicos del proyecto que han sido registrados, pueden ser modificados
como se requiera por el Lder de Proyecto y su estado es de Iniciativa de proyecto.
En este momento, es necesario que los grupos de trabajo relacionados con el proyecto, dentro y
fuera del grupo de trabajo del mismo, confirmen que la informacin registrada es completa y
corresponde a la definicin prevista y acordada para el proyecto.
Una vez que la informacin del proyecto ha pasado por la verificacin de su contenido por los
usuarios involucrados con el mismo, el Lder de Proyecto deber validar en el sistema la calidad de
la informacin registrada.
La validacin de la iniciativa consta de:
a) Opinin de la SFP.
El Lder de Proyecto solicitara la opinin de la SFP de que la informacin del proyecto est
completa, mediante el botn Aviso a la SFP, para solicitar la verificacin de la misma por parte
de la SFP.
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El sistema le enviar un mensaje a la SFP para opinar acerca de la informacin registrada por el
Lder de Proyecto.
b) Validacin del Lder de Proyecto.
Una vez que se cuenta con la opinin positiva de la SFP, el sistema habilita la opcin para que el
Lder de Proyecto valide dicha informacin, con lo cual se cierra la Fase 1.
Para validar la informacin, el Lder de Proyecto deber ir al icono Validacin e ir a Validacin
del Lder de Proyecto y despus deber seleccionar Lder de Proyecto.
Cuando el Lder de Proyecto vlida la informacin, el sistema mostrar un mensaje de

confirmacin de la validacin del proyecto en su Fase 1, por lo que a partir del cierre podr
ingresar a la Fase 2 para registrar el plan de trabajo. Una vez que la iniciativa se vlida, no se
podr realizar ninguna modificacin a la misma.
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En caso de que la informacin de la iniciativa requiera ajustes o precisiones, la UPMGP

registrar en el sistema los comentarios correspondientes a la iniciativa, por lo que el Lder de
Proyecto deber realizar los ajustes solicitados para llevar a cabo la validacin de la Fase 1.
4.4 Comentarios a la informacin del proyecto

En el ciclo de desarrollo del proyecto, diversos participantes pueden emitir comentarios en el
sistema (excepto el Lder de Proyecto y equipo de trabajo), acerca de la informacin registrada a lo
largo del proyecto.
4.4.1 Registro de comentarios en la Fase 1

Para que un usuario del sistema (excepto el Lder de proyecto y equipo de trabajo) registre
comentarios en la fase 1 de una iniciativa o proyecto, es necesario ingresar al sistema y localizar la
iniciativa y/o proyecto a la cual se incorporarn los mismos:
1. En la pantalla de Inicio del sistema, dar clic al icono Administracin de proyectos o bien,
seleccionar esta misma opcin en el men de la barra superior.
2. Seleccionar el botn iniciativa de la Institucin.
3. En el panel del lado izquierdo, seleccionar la opcin Iniciativa, y buscar en el men
correspondiente el nombre de la iniciativa de nuestro inters.
4. Posteriormente, se selecciona el icono correspondiente a la Fase 1 - Registro de Proyectos
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5. Es posible elegir en cul de los dos apartados de esta fase se desea registrar el comentario:
en la seccin Datos generales o en la seccin Anlisis.
a. Los datos que comprenden estas secciones son: datos generales, equipo de trabajo,
alineacin del proyecto con programas, datos de tema e indicadores del proyecto.
6. En cualquiera de los dos casos, es necesario dirigirse a la parte inferior de la pantalla, en

donde aparecer el botn Comentarios en el lado izquierdo.
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7. Al dar clic en este botn, aparecer la pantalla en la cual se escribir el comentario que se
desea registrar. En esta seccin el sistema muestra el nombre del proyecto, la seccin del
proyecto en la cual se est registrando el comentario, as como el rol del usuario que registra
el comentario.
8. Para finalizar, es necesario oprimir el botn Guardar.
4.4.2 Consulta de comentarios

Los nuevos comentarios emitidos se pueden consultar de manera rpida en la seccin Consulta del
proyecto.
Los usuarios con rol Lder de Proyecto, rgano Interno de Control y Asesor de la Unidad de Polticas
de Mejora de la Gestin, podrn consultar los comentarios ingresando a la seccin Validacin y
Consulta de proyectos.
En el listado de proyectos se encuentra el campo Comentarios pendientes, donde podrn

consultar los mensajes de cada proyecto dando clic en la liga Comentario(s) sin leer.
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El sistema mostrar los nuevos comentarios con la etiqueta Nuevo.
Una vez ledo un mensaje, se da clic en la etiqueta Nuevo. El mensaje no se elimina, solamente
cambia su estatus y permanece visible en el control de comentarios.
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Tambin es posible consultar los comentarios que fueron realizados en las fases, lo cual es posible
dando clic en la liga Comentario (s) sin leer en la pantalla de ingreso de cada una.
Adems, tambin se pueden leer los comentarios al ingresar a la fase del proyecto en donde hayan
sido emitidos. Esta funcin complementa al reporte 2.1 Comentarios emitidos en el Sistema y se
encuentra disponible para los usuarios con rol Lder del Proyecto, rgano Interno de Control y Asesor
de la Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin.
Los comentarios incorporados en los proyectos pueden ser consultados por todos los usuarios a
travs del Reporte de comentarios realizados en el sistema en el apartado Reportes, tal y como se
describe en la seccin 11.2 Reportes del sistema del captulo 8. Consulta de informacin en el
SIPMG, ms adelante en este mismo documento.
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5. Fase 2 - Plan de trabajo del proyecto de mejora

Plan de Trabajo
Proyecto Interinstucional
Definicin de proyecto interinstitucional
Actividades, calendario
Proyectos agrupados
Nombre
Descripcin
Alcance
Tipo
Institucin Lder
Objetivos
que se relaciona
Meta Nacional
Objetivo
Estrategia
Institucional
Objetivo
Plan de coordinacin
Estrategia
Objetivo
Estrategia
en la APF
Procesos
Archivos
Recursos humanos
(Obra pblica)
Mejora regulatoria
Tecnologas de la
informacin
Responsable
En esta fase se documenta el plan de trabajo de las actividades del proyecto. Es importante recordar
que en la Fase 2 no podrn ser modificados los datos bsicos del proyecto que fueron definidos en
la Fase 1.
5.1 Registro de actividades del proyecto

Las actividades estarn asociadas a un resultado o producto que se exprese como entregable del
proyecto. Las actividades de gestin del proyecto, si bien son de gran importancia para el control de
los resultados del proyecto, no sern incorporadas en el plan de trabajo del SIPMG.
Los conceptos que se registran para cada actividad son:
Nombre de la actividad
Fechas de inicio y fin
Esta informacin puede ser modificada en tanto no se valide la informacin o no contemple ningn
avance reportado por el Lder de Proyecto.
El Lder de Proyecto deber ir a la Fase 2 Registro de Actividades, Fechas de inicio y fin.
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Para registrar cada actividad de su programa de trabajo deber dar clic al icono [+] Procesos.
Posteriormente deber ir a Nueva Actividad, con esto aparece una ventana para capturar los
conceptos sealados de la actividad.
El Lder de Proyecto, deber Guardar la informacin correspondiente a la actividad a realizar.

Es importante considerar lo siguiente en la fase 2 de un proyecto:
Todo proyecto debe tener al menos una actividad.
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Un proyecto multianual debe tener al menos una actividad en cada ao, sta regla slo
le aplica a los proyectos institucionales, para los proyectos interinstitucionales, el
programa de cada institucin participante tendr las fechas independientes.
5.2 Validacin de la informacin del plan de trabajo

Hasta este punto, el programa de trabajo del proyecto puede ser modificado como se requiera por
el Lder de Proyecto.
Una vez que el Lder de Proyecto confirma que el programa es completo, procede a generar la
confirmacin de la informacin de la Fase 2.
Para confirmar la informacin del plan de trabajo, el Lder de Proyecto deber ir al icono Validacin
y despus deber seleccionar la casilla Lder de Proyecto.
El sistema le mostrar un mensaje para validar el plan de trabajo, es importante mencionar que el
plan de trabajo que ya fue validado no se podr modificar.
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5.3 Comentarios a la informacin de la Fase 2

Para que un usuario del sistema (excepto el Lder de Proyecto y participante de equipo de trabajo)
registre comentarios en la fase 2 de un proyecto, es necesario ingresar al sistema y localizar el
proyecto al cual se incorporarn los mismos:
seleccionar sta misma opcin en el men de la barra superior.
2. Seleccionar el botn Proyectos de la Institucin.
3. En el panel del lado izquierdo, seleccionar la opcin Proyectos, y buscar en el men
correspondiente el nombre del proyecto de nuestro inters.
Pru
eba
1%
Pru
eba
1%
Pru
eba
1%
4. Posteriormente, se selecciona el icono correspondiente a la Fase 2 Plan de trabajo
5. Ingresar a la fase dando clic en el icono Registro de Actividades, Fechas de inicio y fin.
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6. Dirigirse a la parte inferior de la pantalla, en donde aparecer el botn Comentarios en el

lado izquierdo.
el comentario.
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6. Fase 3 - Ejecucin del proyecto de mejora

Seguimiento
3 4
Monitoreo
Registro de resultados de actividades
Resultados de actividades
Resultados de indicadores de proyecto
Indicadores de proyecto
En esta fase se registran los resultados de las actividades desarrolladas de acuerdo con el plan de
trabajo registrado en la Fase 2.
El avance en la ejecucin del plan de trabajo de cada proyecto se documenta en el sistema con el
estatus (concluida, en proceso, cancelada).
Durante la ejecucin del proyecto se podrn incorporar indicadores de proyecto adicionales a las
que se registraron en la Fase 1, de acuerdo con los resultados que se obtienen durante la propia
ejecucin. Es importante recordar que los indicadores que se guardaron durante la definicin del
proyecto en la Fase 1, no podrn ser eliminados ni modificados.
6.1 Avances de actividades

El Lder de Proyecto podr capturar el avance de actividades que integr en su plan de trabajo en la
Fase 2, para realizar esto deber de ir al icono Avance de Actividad correspondiente a la actividad
de la cual se registrar el avance.
En cada actividad, se podrn registrar a lo largo del proyecto los avances de la misma, considerando
que dichos avances sean significativos.
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Para registrar el avance de una actividad, el Lder de Proyecto deber seleccionar el icono Agregar
avance en la actividad.
El sistema permitir capturar en cada una de las actividades una descripcin del avance, (El sistema
permite capturar un mximo de 500 caracteres) y el avance de la actividad (concluida, en proceso o
cancelado).
Para cada avance que reporta el Lder de Proyecto en las actividades del proyecto, deber capturar
nuevo registro de avance.
El avance de cada actividad se registra con el estatus de concluida, en proceso o cancelada, as como
una descripcin del resultado que refleja este avance. (El sistema permite capturar 1500
caracteres).
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Una vez que el Lder de Proyecto captura la descripcin de avance, deber Guardar la informacin;
el sistema le mostrar un mensaje para confirmar que los datos capturados se guardarn.
Es importante considerar lo siguiente en la fase 3 de un proyecto:

El sistema no permitir validar la Fase 3, si no cuenta con el estatus de concluida para todas
las actividades del plan de trabajo.
El sistema permitir, en caso de ser necesario, incorporar nuevas actividades para
complementar las adicionales capturadas en la Fase 1.
No es posible cancelar las actividades que contengan avance registrado.
El sistema contemplar el ltimo estatus de avance registrado para la actividad definida.
6.2 Indicadores
El sistema permite registrar, en cualquier momento de la Fase 3, los avances de los valores de los
indicadores que se definieron durante la Fase 1.
Para registrar los valores de los indicadores, el Lder del Proyecto deber ir al icono Indicadores.
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El sistema mostrar los nombres de los indicadores que fueron capturados en la Fase 1, el Lder del
Proyecto deber registrar la Lnea Base, una breve descripcin de esta y el valor actual del
indicador. (El sistema permite capturar un mximo de 500 caracteres).
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Cules son los valores de referencia para un indicador?

La lnea Base permite conocer el valor de cada indicador al momento de dar inicio el proyecto, es
decir, establecer el punto de partida del mismo.
La descripcin de la lnea base permite documentar las caractersticas particulares del valor inicial
del indicador, as como las consideraciones que deban registrarse con respecto a estos valores (El
sistema permite capturar un mximo de 500 caracteres).
El Lder de Proyecto deber guardar la informacin de la lnea base y su descripcin mediante el
botn Guardar. El sistema le mostrar un mensaje para confirmar que los datos capturados se
guardarn y ya no podrn ser modificados.
Captura de valores de un indicador.

Para cada indicador en el proyecto el Lder de Proyecto deber registrar, la meta a alcanzar para
dicho indicador como resultado del proyecto, as como una descripcin de la meta (El sistema
permite capturar un mximo de 500 caracteres).
Cada vez que el indicador experimenta una variacin con respecto al valor que tena al inicio del
proyecto (lnea base), es posible registrar en el SIPMG un valor actual, as como una descripcin del
valor actual (El sistema permite capturar un mximo de 500 caracteres), que permite documentar
anotaciones u observaciones a cada medicin.
Para registrar un valor actual se requiere activar el botn Registro de Indicador, como se muestra a
continuacin:
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El Lder de Proyecto deber Guardar la meta, descripcin de la meta, el valor actual y la descripcin
del valor actual, el sistema le mostrar un mensaje en donde le indica que la informacin fue
guardada satisfactoriamente.
En caso de ser necesario, el Lder de Proyecto podr agregar en esta Fase 3, nuevos indicadores al
proyecto que no hubieran sido incorporados en el proyecto durante la Fase 1; para agregar nuevos
indicadores deber ir al icono Agregar Indicador.
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Se capturan los siguientes datos para cada indicador que se agrega, de la misma manera en que fue
establecido en la Fase 1:
El nombre del indicador. (El sistema permite capturar un mximo de 500 caracteres).
Descripcin del indicador. (El sistema permite capturar un mximo de 500 caracteres).
La unidad de medida del indicador.
Tema: Procesos.
El Lder de Proyecto deber dar clic en el botn correspondiente para Guardar los datos del
indicador; el sistema le mostrar un mensaje en donde le indica que la informacin fue guardada
satisfactoriamente. Es importante sealar que los datos del indicador registrado en la Fase 1 no
podrn ser modificadas.
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6.3 Datos de Procesos

El Lder del proyecto deber registrar, mediante el icono Identificacin, el nombre de cada proceso
que se modifica con el proyecto, siguiendo los pasos mencionados en la seccin d) Datos de
Procesos del captulo 4.2 Cmo registrar una iniciativa de proyecto en el SIPMG?, repitiendo los
pasos 2 y 3 tantas veces como sea necesario en el caso de los proyectos que correspondan a la
mejora de un grupo de procesos.
6.4 Edicin de Actividades

Cmo integro al plan de trabajo actividades adicionales?
En caso de que el proyecto se encuentre en fase 3 y el Lder de Proyecto a cargo del mismo se
encuentre realizando actividades relacionadas con productos trascendentes del proyecto que no
fueron establecidas en el plan original de trabajo, es posible integrarlas como nuevas actividades en
el proyecto.
El Lder de Proyecto que desee integrar nuevas actividades deber ir Edicin.
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Los conceptos que se registran son:
Nombre de cada actividad.

Fechas de inicio y fin.
El Lder de Proyecto deber Guardar la informacin relacionada con la nueva actividad que fue
incorporada al plan de trabajo del proyecto, el sistema le mostrar un mensaje en donde le indica
que la informacin fue guardada satisfactoriamente.
Cmo puedo consultar el avance del proyecto?
El sistema permite consultar durante la Fase 3 de un proyecto:
Ver ficha del proyecto: Datos bsicos del proyecto definidos en la Fase 1, disponible desde
la Fase 1.
Plan de trabajo: Consulta en formato grfico y tabular el plan de trabajo registrado en la Fase
2, disponible desde la Fase 2.
Avance del Proyecto: Resumen del registro de los valores de avance ms recientes
registrados para cada actividad del plan de trabajo y la fecha en que se actualiza la
informacin, disponible en la Fase 3.
Para consultar estos documentos, los usuarios del sistema harn clic en los iconos que se encuentran
en la parte derecha del cuadro de actividades del proyecto, como se muestra a continuacin:
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El sistema le permite exportar esta informacin como archivos en formato MS Excel.
6.5 Validacin de la informacin de avance de actividades del proyecto

Una vez que el Lder de Proyecto captura todos los datos requeridos sobre el avance en el plan de
trabajo del proyecto, el sistema habilita la opcin para que el Lder valide dicha informacin, con lo
cual se cierra la Fase 3.
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Para validar la informacin el Lder deber ir al icono Validacin y despus deber seleccionar Lder
de Proyecto.
El sistema mostrar un mensaje para confirmar la validacin de la informacin registrada; es

importante sealar que una vez validada la informacin no podr ser modificada.
Nota: el sistema enviar un mensaje al Asesor de la Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin, en

donde se le comunica que el Lder de Proyecto ha validado la conclusin de las actividades previstas
en el plan de trabajo del proyecto.
6.6 Comentarios a la informacin de la Fase 3

Para que un usuario del sistema (excepto el Lder de Proyecto y equipo de trabajo) registre
comentarios en la fase 3 de un proyecto, es necesario ingresar al sistema y localizar el proyecto al
cual se incorporarn los mismos:
seleccionar esta misma opcin en el men de la barra superior.
2. Seleccionar el botn Proyectos de la Institucin.
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Pru
eba
1%
Pru
eba
1%
Pru
eba
1%
4. Posteriormente, se selecciona el icono correspondiente a la Fase 3 Seguimiento de

proyectos.
5. Ingresar a la fase dando clic en el icono Avance de actividades.
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lado izquierdo.
desea registrar. En esta seccin el sistema muestra el nombre del proyecto, en la cual se
est registrando el comentario, as como el rol del usuario que registra el comentario.
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7. Fase 4 - Cierre del proyecto de mejora

2
Cierre de Proyecto
3 4
Anlisis
Resultados del proyecto
Avances de proyectos
Indicadores finales de proyecto
Resultados, indicadores
La documentacin del cierre del proyecto la realiza el Lder de Proyecto en la fase 4. En esta fase se
integran el resumen y las conclusiones de los resultados alcanzados con la ejecucin del proyecto;
el SIPMG.
Adicionalmente, se requiere la participacin del rgano Interno de Control, quien emite una opinin
con respecto al desarrollo del proyecto, as como la revisin por parte del Asesor de la UPMGP de
toda la informacin que se registre en el mismo.
El sistema permite asignar uno de dos estatus de cierre a un proyecto: concluido o cancelado. El
estatus concluido se asigna una vez que se han registrado como concluidas todas las actividades
definidas en el plan de trabajo del proyecto. El estatus cancelado se asigna, si as lo ha decidido la
institucin, cuando se interrumpen las actividades definidas en el plan de trabajo y se decide no
continuar con el desarrollo del mismo, con la validacin de la Secretara de la Funcin Pblica.
7.1 Documento de cierre de proyecto

El Lder de Proyecto podr dar clic al botn de Documento de Cierre.
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En esta seccin se registra el cierre del proyecto, con una valoracin sobre el resultado del mismo
al finalizar sus actividades. El Lder de Proyecto deber describir el estado final de los siguientes
conceptos del proyecto:
Fecha planeada (inicio y fin) y fecha de ejecucin (inicio y fin). Esta ltima corresponde a
la fecha cuando concluye el proyecto.
Descripcin del alcance final y/o justificacin de prrroga del proyecto. (El sistema
permite capturar 1500 caracteres). En el caso que el Lder del proyecto haya solicitado
alguna prrroga de su proyecto, deber de describir cundo lo solicito y las razones del
porqu requiri mayor tiempo para su ejecucin.
Resultado de impacto. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Describir los
resultados vinculados a la planeacin original del proyecto (objetivos, alcance e indicadores)
o bien a los deseados, es decir, al resultado que obtuvo con efectos positivos en beneficio
de la poblacin objeto.
Beneficio interno y externo. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Como beneficio
interno, se deben de entender aquellos que al interior de una rea o varias, se hayan
beneficiado con las mejoras del proceso o conjunto de procesos vinculados en el desarrollo
del proyecto y beneficios externos, son aquellos que directamente inciden en el desempeo
al usuario, cliente o ciudadano y que son tangibles y que pueden estar sujetos a evaluacin.
El Lder del proyecto deber Guardar la informacin proporcionada, el sistema le mostrar un

mensaje en donde le indica que su informacin se guard satisfactoriamente.
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7.2 Registrar el estatus de cierre del proyecto.

El Lder de Proyecto deber seleccionar el estatus del proyecto, ya sea Concluido o Cancelado, e
integrar una descripcin de dicho estatus y guardar la informacin que fue proporcionada.
7.2.1 Proyecto de Mejora Concluido

El estatus Concluido puede asignarse solamente cuando se ha completado el registro de
todas las actividades del plan de trabajo en la Fase 3. Una vez que el Lder de Proyecto
asigna el estatus del proyecto como Concluido, el sistema le enviar un mensaje al rgano
Interno de Control y al Asesor de la Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin, solicitando
que emitan su opinin sobre el cierre del proyecto.
7.2.2 Proyecto Cancelado

En caso de que la institucin determinara cancelar un proyecto una vez que ste ya cuenta
con avances en su desarrollo, el Lder del mismo deber describir el motivo de la cancelacin
del proyecto. La cancelacin de un proyecto puede realizarse en cualquier punto en que
ste se encuentre, a partir de la fase 2, es decir, un proyecto puede ser cancelado solamente
si la Fase 1 se encuentra completamente validada.
Una vez que el Lder de Proyecto Guarde el estatus del proyecto como Cancelado, el sistema
le enviar un mensaje al rgano Interno de Control y al Asesor de la Unidad de Polticas de
Mejora de la Gestin solicitando que emitan su opinin sobre la cancelacin del proyecto.
Es importante sealar que una vez validada la informacin no podr ser modificada.
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7.3 Describir el indicador destacado del proyecto.

En sta seccin se deber describir las contribuciones ms destacadas de los resultados de los
indicadores definidos en el proyecto.
El Lder del Proyecto deber dar clic en el botn Agregar Registro.
El sistema permitir capturar al Lder de Proyecto realizar una descripcin sobre los logros
relevantes del indicador, integrando el valor actual de la medicin, deber guardar la informacin
que fue proporcionada.
7.4 Validacin y cierre por el Lder de Proyecto.

Una vez que se ha registrado toda la informacin correspondiente al cierre del proyecto y cuenta
con la opinin del rgano Interno de Control y del Asesor de la Unidad de Polticas de Mejora
de la Gestin Pblica, el Lder de Proyecto podr cerrar el proyecto, para lo cual deber ingresar
al apartado de Flujo de validacin dando clic al botn Validacin.
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El Lder de Proyecto deber dar clic en la casilla correspondiente en la seccin Flujo de validacin
del cierre del proyecto, mismo que requiere solamente de su participacin.
El sistema mostrar un mensaje para confirmar la validacin de la informacin registrada; es

importante sealar que una vez validada la informacin no podr ser modificada.
En caso de no contar con la opinin del rgano Interno de Control y del Asesor de la Unidad de
Polticas de Mejora de la Gestin Pblica, el sistema le mostrar un mensaje al Lder de Proyecto
indicndole que an faltan las opiniones correspondientes, por lo que no podr realizar el cierre
del proyecto.
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7.5 Opinin del rgano Interno de Control.

Como parte del cierre del proyecto, el rgano Interno de Control emitir su opinin en el cierre
del proyecto, mediante un resumen que incluye la verificacin de la informacin sobre el
desarrollo de cada fase del proyecto.
Para registrar en el sistema esta opinin, el OIC deber dar clic en el botn Informe de Cierre
OIC.
En esta actividad se contemplan la opinin del rgano Interno de Control sobre los resultados
del proyecto, siendo estos:
Resultados obtenidos y su impacto. (El sistema permite capturar 1500 caracteres).

Beneficios (internos y externos). (El sistema permite capturar 1500 caracteres).
Contribucin a la mejora de procesos. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Se
deber detallar las mejoras de los procesos, es decir, destacando cmo estaba el proceso o
conjunto de procesos antes de la ejecucin del proyecto y cmo cambio con la ejecucin
del mismo.
El proyecto contribuy a la mejora de un proceso trmite o servicio, especifique el nombre
y en qu consisti la mejora. (El sistema permite capturar 1500 caracteres).
Conclusiones. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Mencionar si se cumplieron
los objetivos y las ventajas o desventajas de la ejecucin del proyecto, as tambin sealar
las limitaciones en caso de haber existido y proponer las posibles soluciones del problema
o recomendar una segunda etapa del proyecto.
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7.6 Comentarios a la informacin de la Fase 4.

Para que un usuario del sistema (excepto el Lder de Proyecto y participante de equipo de trabajo)
registre comentarios en la Fase 4 de un proyecto, es necesario ingresar al sistema y localizar el
proyecto al cual se incorporarn los mismos:
seleccionar sta misma opcin en el men de la barra superior.
2. Seleccionar el botn Proyectos.
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Pru
eba
1%
Pru
eba
1%
Pru
eba
1%
4. Posteriormente, se selecciona el icono correspondiente a la Fase 4 Cierre de proyectos
5. Ingresar a la fase dando clic en el icono Documento de cierre.

lado izquierdo.
el comentario.
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8 Consulta de informacin en el SIPMG

8.1 Reportes del sistema
El apartado Reportes del sistema permite la consulta de informacin sobre los proyectos; en este
momento se cuenta con los siguientes reportes disponibles para consulta:
Reporte General (Proyectos e Iniciativas): Datos bsicos de definicin de los proyectos como
Nombre del proyecto, fecha de inicio y fin, Descripcin del proyecto, Beneficios esperados,
Objetivo, Alcance.
Comentarios realizados en el Sistema: Comentarios realizados a los proyectos por los

distintos usuarios involucrados. El reporte permite identificar la fase y seccin en la que se
realiza el comentario, la fecha de registro, el usuario que lo incorpora y el rol con el que
participa en el sistema.
Avance de Actividades: Contiene las actividades que conforman el plan de trabajo del
proyecto.
Avance de proyectos Fase 3: Contiene registro del avance de las actividades del plan de
trabajo de los proyectos en su Fase 3.
Proyectos concluidos: Proyectos documentados como concluidos por el lder de proyecto.
Proyectos cancelados: Proyectos que fueron cancelados y debidamente justificados por el

lder de proyecto.
Proyectos en ejecucin: Lista de proyectos que se encuentran ejecutando las actividades de

su plan de trabajo.
Datos asociados al proyecto: Presenta el tema de procesos con la identificacin de los

procesos relacionados con el proyecto.
Alineacin PGCM: Detalle de los datos de la relacin de los proyectos con los objetivos y
estrategias del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno.
Indicadores : Lista de los indicadores definidos para cada proyecto: nombre del indicador,
descripcin, unidad de medida, lnea base, descripcin de la lnea base, valor actual,
descripcin del valor actual.
Estatus de los proyectos: presenta el estatus de proyectos (fases).
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Alineacin de proyectos-programas sectoriales y/o institucionales: Detalla los proyectos que

alineados con los programas.
Histrico de actividades reportadas: contiene el historial de las actividades de los planes de

trabajo de cada uno de los proyectos.
Estos reportes pueden descargarse para consulta en archivos con formato MS Excel. Para ello
solamente se debe dar clic en el icono correspondiente que se ubica en la esquina superior derecha
y seguir las instrucciones del navegador de internet para guardar el archivo en su equipo.
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Apndice
A. Requerimientos para uso del sistema
1.1 Direccin electrnica del sistema
El Sistema de Informacin de Proyectos de Mejora Gubernamental se encuentra en la siguiente
direccin electrnica:
https://sipmg.funcionpublica.gob.mx/login.aspx
1.2 Requerimientos tcnicos

Para trabajar en el sistema es necesario:
Utilizar alguno de los siguientes navegadores
Internet Explorer versin 7 en adelante con vista de compatibilidad activada,

Chrome en sus versiones ms recientes.
En caso de trabajar con el navegador Internet Explorer, es necesario activar la Vista de

compatibilidad de la siguiente manera:
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a. En el navegador de internet, teclear la direccin para ingresar al sistema SIPMG

(https://sipmg.funcionpublica.gob.mx/login.aspx).
b. En el icono Vista de compatibilidad, dar clic para activar dicha funcin (el icono se
ubica del lado derecho de la barra de direcciones del navegar). Al dar clic sobre este
icono, ste cambiar de color y el navegador volver a cargar la pgina.
Cada usuario del sistema deber contar con una clave de acceso y una contrasea. En caso
de no contar con ella, debe ser solicitada por uno de los siguientes medios:
Las claves para los usuarios con rol Enlace Institucional y rgano Interno de Control,
se solicitarn a la Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin Pblica (UPMGP) de la
SFP.
Los usuarios designados como Lder de proyecto, la solicitarn a su Enlace
Institucional.
Otros usuarios podrn solicitar su clave de acceso a la UPMGP.
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B. Usuarios del sistema

1.1 Roles participantes
Cada usuario(a) registrado(a) en el sistema debe contar con un rol asignado, mismo que le permitir
realizar acciones y consulta de datos, dependiendo del nivel de permisos con el que cuente dicho
rol. En el sistema se identifican los siguientes roles que participan en la documentacin del proyecto:
Enlace Institucional
Administra el acceso a la plataforma SIPMG de los usuarios en la institucin.
Lder de Proyecto
Registra el nuevo proyecto a su cargo (iniciativa de proyecto).

Registra el plan de trabajo del proyecto.
Registra avances y resultados del proyecto de mejora en la plataforma SIPMG. En los
proyectos interinstitucionales en que participe, asegura la definicin de los planes de
trabajo de acuerdo con los objetivos del proyecto integrador.
Participantes de equipo de trabajo
Consulta la informacin de proyectos en la institucin.
rgano Interno de Control
Consulta la informacin de proyectos en la institucin.

Registra comentarios a los proyectos en la institucin.
Registra su opinin del OIC sobre los resultados de los proyectos de la institucin.
rgano Interno de Control Sectorizado
Consulta informacin y registra comentarios de los proyectos en las instituciones

(dependencias, entidades u rganos desconcentrados) que conforman el grupo en el cual el
OIC tiene atribuciones.
Registra la opinin del OIC sobre los resultados de los proyectos.
Consulta la informacin de los proyectos en las instituciones.

Registra comentarios relativos a la definicin y los avances de los proyectos en sus
diferentes etapas.
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C. Claves de usuario del sistema

1.1 Registro de nuevos usuarios
Como se menciona en el apartado 3.2 Requerimientos tcnicos, la solicitud de clave de acceso del
Enlace Institucional se deber realizar por escrito a la UPMGP. En el caso del rol de Lder de Proyecto,
la asignacin de clave la podr llevar a cabo el Enlace Institucional.
La clave de acceso para personal de los rganos Internos de Control se solicita a la UPMGP,
particularmente cuando se trata de clave para Titulares de rgano Interno de Control o Titulares
del rea de Auditora para Desarrollo y Mejora de la Gestin Pblica.
Para dar de alta a los usuarios con rol Lder de Proyecto, el Enlace Institucional deber ingresar al
sistema y realizar las siguientes acciones:
a. Ingresar al apartado Mi Administrador y seleccionar Equipo de Trabajo.
b. Seleccionar el botn Nuevo usuario.
El sistema desplegar los campos para capturar la informacin del Lder de Proyecto, siendo estos:
usuario, nombre completo, institucin, contrasea, puesto, telfono, extensin y correo
electrnico.
c. Una vez que proporcion los datos, deber seleccionar la casilla Activo y Guardar la informacin
que fue capturada.
UPMGP/SFP
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Es importante mencionar que el sistema solamente permite que una cuenta de correo est asignada
a una cuenta de usuario, por lo que no es posible asignar el mismo correo a dos personas diferentes.
Cada usuario debe contar con su propia cuenta de correo.
El sistema mostrar un mensaje indicando El usuario se registr satisfactoriamente;
posteriormente dar clic en la flecha para regresar y asignar el rol del usuario.
d. A continuacin, el Enlace Institucional deber buscar en la lista de usuarios del sistema al usuario
que dio de alta para asignarle el rol que corresponda. Una vez localizado, deber dar clic en el
icono de la silueta humana correspondiente al apartado Roles.
e. El sistema desplegar el listado de roles que el Enlace Institucional puede asignar (Lder de
Proyecto y participante de equipo de trabajo) al nuevo usuario que se dio de alta. Finalmente,
deber Guardar la informacin que fue proporcionada en el sistema.
UPMGP/SFP
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La informacin de los usuarios que se registran en el sistema podr ser modificada en caso de tener
errores en su captura, exceptuando el campo Usuario, el cual no podr ser modificado una vez que
se ha creado la cuenta de usuario.
1.2 Estructura de la clave de usuario y contrasea

Las claves de usuario y contraseas deben contar con una estructura y caractersticas que requiere
el sistema para brindar un mayor grado de seguridad.
Clave de usuario
Todas las claves de usuario se asignan en letras minsculas y sin hacer uso de acentos, espacios
o caracteres especiales.
Estructura: nombre.apellido_paterno
Ejemplo:
Nombre del usuario
Juan Gonzlez Lpez
Clave
juan.gonzalez
En caso de duplicidad, por existencia de usuarios homnimos, se propone agregar la primera

letra del apellido materno al final.
Estructura: nombre.apellido_paterno + primera letra apellido_materno
Ejemplo:
Nombre del usuario
Juan Gonzlez Martnez
Clave
juan.gonzalezm
Contrasea de usuario
Para que el sistema considere como vlida una contrasea, sta debe contar con las siguientes
caractersticas:
UPMGP/SFP
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Debe contar al menos con 8 caracteres.

Al menos un carcter debe ser letra mayscula.
Debe contener al menos un nmero.
Debe contener al menos un carcter especial (por ejemplo: #$%&?!).
1.3 Desactivacin de cuentas de usuario

La desactivacin de cuentas de usuario tiene lugar cuando la persona a la que fue asignada la clave
de ingreso al SIPMG ha dejado de laborar en la institucin o en el OIC correspondiente, por lo que
esa persona ya no est autorizada para ingresar al sistema a consultar o modificar informacin de
los proyectos.
Para desactivar una cuenta de usuario, el Enlace Institucional deber ingresar en el apartado Mi
Administrador, buscar en la lista de usuarios del sistema al usuario que se desactivar y dar clic en
el botn Editar.
Una vez que se muestra en la pantalla los datos del usuario, deber:
1) Quitar la marca de la casilla Activo e ingresar una nueva contrasea
2) Guardar los cambios realizados.
UPMGP/SFP
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1.4 Cambio de Lder de proyecto

Cuando se presenta un cambio en la designacin de un Lder de Proyecto y ste se encuentra en
ejecucin (es decir, que no se ha asignado al proyecto estatus Concluido o Cancelado), el Enlace
Institucional podr realizar el cambio del Lder de Proyecto, de acuerdo con los pasos descritos a
continuacin.
1. Asegurarse que el nuevo Lder de proyecto es un usuario registrado en el sistema y tiene
asignado el rol Lder de proyecto:
a. Si la persona no se encuentra registrada como usuario en el sistema, el Enlace
Institucional deber registrar un nuevo usuario como se indica en el punto 5.1
Registros de Nuevos Usuarios.
b. Asignar el rol Lder de proyecto.
2. Para asignar un nuevo Lder de proyecto, deber dar clic en el men Mi Administrador,
Cambiar Lder de proyecto.
UPMGP/SFP
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3. El Enlace Institucional deber:

a. Seleccionar el proyecto en el cual se realizar el cambio del lder.
b. Seleccionar de la lista desplegable al nuevo lder del mismo.
4. Finalmente, deber Guardar la informacin registrada en el sistema.
El sistema mostrar un mensaje de confirmacion; para finalizar el procedimiento, se debe dar clic
en Continuar.
El sistema mostrar el mensaje El Lder de Proyecto ha sido cambiado satisfactoriamente.
UPMGP/SFP
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El sistema enviar un correo electrnico al nuevo Lder de Proyecto, al Enlace

Institucional, al rgano Interno de Control y al Asesor UPMGP, para notificar
que el Enlace Institucional ha realizado un cambio de Lder de Proyecto.
Importante:
El Enlace Institucional deber cambiar a estatus de INACTIVO al usuario anterior Lder de Proyecto
(si ste ya no participa en algn otro proyecto de la institucin).
El nuevo lder de proyecto deber registrar en la Fase 4, en el apartado: Descripcin de los
resultados finales, el cambio de Lder de Proyecto que se efectu durante la ejecucin del mismo.
UPMGP/SFP
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Anexos
1.1 Alerta de seguridad
Si al ingresar al sistema con su clave y contrasea de usuario, el sistema le muestra una Alerta de
seguridad, esto se debe a que tiene dos sesiones abiertas en el sistema (por ejemplo, ingresar al
sistema en dos computadoras diferentes o cerrar el navegador sin salir del sistema previamente).
En caso de presentarse esta alerta, el sistema mostrar las acciones a seguir.
UPMGP/SFP
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1.2 Ficha de proyecto

Esta ficha se genera cuando la institucin registra un proyecto en el sistema.
Sistema de Informacin de
Mejora
de
Proyectos
Gubernamental.
Ficha del proyecto
Institucin:
Proyecto:
Datos generales
Instituciones que participan:
Institucin
Sector
Fecha inicial:
Fecha final:
Objetivo del proyecto:
Beneficios del proyecto:
Descripcin:
Alcance:
Resultados Esperados:
Procesos vinculados al proyecto:
Resultados de la mejora del Proceso:
Equipo de trabajo
Responsable del proyecto:
Asesor UPMGP:
Asesor UPMGP
Participantes del equipo:

Participantes
Anlisis
Tema Principal:
Temas complementarios:
Tema
04/02/2016
Usuario:
UPMGP/SFP
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1.3 Ficha de cierre y/o cancelacin de proyecto
Sistema de Informacin de
Proyectos
de
Mejora
Gubernamental.
Detalle de cierre del proyecto
Sector:
Institucin:
Proyecto:
Estatus
Instituciones que participan:
Fechas finales para el proyecto:
Institucin
Fecha inicial real
Fecha final real
Fecha de cierre
Resultados de impacto
Beneficios (internos y externos)
Descripcin del alcance final del
proyecto:
Usuario:
Usuario de prueba 1
04/02/2016
UPMGP/SFP
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Secretara de la Funcin Pblica

Subsecretara de la Funcin Pblica
2016
UPMGP/SFP
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MANUAL DEL SISTEMA DE INFORMACIN DE

PROYECTOS DE MEJORA GUBERNAMENTAL

Secretara de la Funcin Pblica

Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016

Estructura de los proyectos ........................................................................................................ 5

3.1 Fases de los proyectos ................................................................................................................. 5

Fase 1 - Registro de iniciativa de proyecto de mejora .............................................................. 8

4.1 Qu es una iniciativa de proyecto en el SIPMG? ......................................................................... 8

Fase 2 - Plan de trabajo del proyecto de mejora ..................................................................... 30

5.1 Registro de actividades del proyecto .......................................................................................... 30

Fase 3 - Ejecucin del proyecto de mejora .............................................................................. 35

6.1 Avances de actividades ............................................................................................................... 35

Fase 4 - Cierre del proyecto de mejora .................................................................................... 48

7.1 Documento de cierre de proyecto ............................................................................................. 48

Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016

7.5 Opinin del rgano Interno de Control. ................................................................................... 53

Consulta de informacin en el SIPMG ..................................................................................... 56

8.1 Reportes del sistema ................................................................................................................... 56

Requerimientos para uso del sistema ..................................................................................... 58

1.1 Direccin electrnica del sistema.............................................................................................. 58

Usuarios del sistema................................................................................................................. 60

1.1 Roles participantes ...................................................................................................................... 60

Claves de usuario del sistema .................................................................................................. 61

1.1 Registro de nuevos usuarios ....................................................................................................... 61

Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016

Simplificacin para la documentacin de proyectos:

Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016

Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016

3. Estructura de los proyectos

Carpeta del proyecto

Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016

MANUAL DEL SISTEMA DE INFORMACIN DE PROYECTOS DE MEJORA GUBERNAMENTAL (SIPMG)

Validacin de informacin de iniciativa

FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA

Fecha final del proyecto

Administracin Portuaria Integral de Ensenada, S.A. de C.V.

Fecha final del proyecto

Institucin (es) participantes

Administracin Portuaria Integral de Ensenada, S.A. de C.V.

Proceso (s) Prioritario (s) al

Plan Nacional de Desarrollo 2013- 2018

Proceso (s) Prioritario (s) al

Plan Nacional de Desarrollo 2013- 2018

Programa (s) Sectorial (es) y/o

Programa (s) Sectorial (es) y/o

Programa para un Gobierno Cercano y Moderno

Programa para un Gobierno Cercano y Moderno

Lder del Proyecto

rgano Interno de Control

Definicin de proyecto interinstitucional

FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA

Fecha final del proyecto

Administracin Portuaria Integral de Ensenada, S.A. de C.V.

Registro de resultados de actividades

Resultados de los indicadores de proyecto

Fecha final del proyecto

Administracin Portuaria Integral de Ensenada, S.A. de C.V.

Programa para un Gobierno Cercano y Moderno

Resultados del proyecto

Indicadores finales de proyecto

ESQUEMA GENERAL DE INTERACCIONES DE LOS USUARIOS PARA LA INTEGRACIN DE PROYECTOS

Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016

3.2 Tipos de proyecto