Guia Proveedores Cedi

Gua para Proveedores
Conversin a GLS
Centro de Distribucin
Santa Ana Costa Rica
Gua de Logstica para proveedores

Tabla de Contenido
1. PROCESO NEGOCIACIN Y CENTRALIZACIN ................................................................ 4

1.1 NEGOCIACIN DE PORCENTAJE DE CENTRALIZACIN. ........................................................ 4
2. ITEM FILE ................................................................................................................................... 5
2.1 INCLUSIN DE UN ARTCULO................................................................................................. 5
2.2 RECEPCIN COMERCIAL ..................................................................................................... 5
2.3 PLANTILLA ELECTRNICA PARA LA CREACIN DE NUEVOS ARTCULOS ................................ 6
2.4 ESPACIOS OBLIGATORIOS A COMPLETAR POR EL PROVEEDOR ............................................ 6
2.5 DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS: ........................................................................................... 6
2.6 REQUISITOS FISCALES ....................................................................................................... 12
2.6.1 Artculos Exentos sobre las ventas ....................................................................... 12
2.6.2 Ejemplo de Carta que se debe dirigir a Walmart Centroamrica ..................... 12
2.6.3 Cmo obtener los formularios? ........................................................................... 12
3. RESURTIDO:............................................................................................................................ 13
3.1 T IPOS DE ARTCULOS RESURTIBLES:.................................................................................. 13
5.2 T IPOS DE ORDEN DE COMPRA ............................................................................................ 13
3.2 VIGENCIAS ......................................................................................................................... 14
3.3 RETAIL LINK Y ENVO ELECTRNICO DE LAS RDENES DE COMPRA. ................................. 14
3.3.1 EDI ............................................................................................................................... 14
3.4. Orbit............................................................................................................................. 15
4. LOGSTICA: ............................................................................................................................. 16
4.1 ESPECIFICACIN DE PRODUCTO, EMBALAJE Y PALETIZADO.............................................. 16
4.2 REA DE VALIDACIN DE ESPECIFICACIONES DE PRODUCTOS .......................................... 16
4.3 CUMPLIMIENTO DE LAS CARACTERSTICAS PRESENTADAS PARA VALIDACIN DURANTE LAS
ENTREGAS ....................................................................................................................................... 16
4.4 PROCESO DE ENTREGA DE MERCANCA EN EL CENTRO DE DISTRIBUCIN ........................ 16
4.4.1 Requisitos para la Asignacin de Citas ............................................................... 16
4.4.2 Requisitos para la entrega: ..................................................................................... 17
4.4.3 Ingreso a las Instalaciones ..................................................................................... 17
4.4.4 Condiciones de Entrega de la Mercanca ............................................................. 18
4.4.8 Recepcin de Mercanca ......................................................................................... 22
4.4.9 Generacin de Comprobante de Entrega de Mercanca (POD) ........................ 24
4.5 PROGRAMA DE LOGSTICA EN REVERSA (BACKHAUL).......................................... 25
5 VENDOR MASTER .................................................................................................................. 26
5.1 ASPECTOS ADMINISTRADOS Y CONTROLADOS EN VENDOR MASTER ........................................ 26
5.1.2 COMPONENTES EN EL NUEVO NMERO DE PROVEEDOR ........................................................ 26
5.1.3 USO DE SECUENCIAS EN EL NMERO DEL PROVEEDOR ................................................. 26
5.2 CUENTAS POR PAGAR .................................................................................................... 26
5.2.1 PRINCIPALES CARACTERSTICAS DEL PROCESO ................................................................. 26
5.2.2 CAMBIOS EN EL PROCESO POR CONVERSIN A SISTEMAS WM .......................................... 27
5.2.3 REQUISITOS DE LAS F ACTURAS ......................................................................................... 27
5.2.4 CARGO POR ENTREGA CENTRALIZADA. .............................................................................. 28
5.2.5 PROCESO DE PAGO ........................................................................................................... 28
5.2.6 CDIGOS UTILIZADOS EN LOS DETALLES DE PAGO............................................................. 28
ANEXO 1 ............................................................................................................................................ 34
GLOSARIO DE TRMINOS ............................................................................................................. 34

Presentacin
El siguiente documento contiene la informacin bsica requerida, para facilitar la

interaccin de nuestros proveedores en Costa Rica con los Centros de Distribucin y el
rea Logstica.
El documento est enfocado principalmente en aquellos aspectos que variarn con el
cambio de sistemas, sin embargo inclumos tambin otros aspectos importantes para el
manejo de productos centralizados en nuestros Centros de Distribucin.
Por lo tanto lo establecido en este documento no aplicar a ninguno de los dems

pases de la regin centroamericana.
Para todos los efectos legales y de facturacin la

razn social a utilizar en Costa Rica debe ser
Corporacin Supermercados Unidos S.A.
Nmero Cdula Jurdica 3-101-00722305

1. Proceso Negociacin y Centralizacin
La Centralizacin es un concepto de operacin que permite hacer ms eficiente la

cadena de abastecimiento desde el proveedor hasta las tiendas de Wal-Mart
Centroamerica.
Consiste en la concentracin de las entregas de productos en el Centro de Distribucin
para que este los lleve a todas las tiendas.
Principales beneficios de la centralizacin:
Soporte para la expansin geogrfica.

Reduccin del tiempo total de ciclo pedido-despacho
Reduccin del costo total de la cadena logstica
Reduccin de los niveles de inventario
Especializacin de la administracin de la tienda en atencin al cliente
Reduccin de faltantes
Resurtido (Logstica) y Comercial son las reas responsables de informar al Proveedor

sobre el proceso de Centralizacin.
rea Rol
Comercial Define con el proveedor que productos le interesa sean
centralizados.
Resurtido Negocia porcentaje de descuento por centralizacin.
Operaciones C.D. Determina la capacidad existente para el manejo centralizado
del producto.
1.1 Negociacin de Porcentaje de Centralizacin.
a. Si proveedor es parte de red de distribucin contacta a Resurtido e indica su

inters por comenzar la entrega de sus productos centralizadamente, si proveedor
es nuevo Comercial le va a consultar si est interesado.
b. El administrador de categoras o el Gerente de Resurtido de Logstica le darn las

indicaciones requeridas para continuar el proceso.
Para informacin de Centralizacin en Costa Rica puede comunicarse de lunes a

viernes de 8:30 a.m. 5:30 p.m. con:
Contacto Puesto Correo electrnico Telfono
Fernando Villalobos Encargado de Centralizacin fvillal@wal-mart.com 2582-8740

2243-7100
Rafael Herrera Gerente de Resurtido r1herre@wal-mart.com Ext. 37829

2. Item File
IF: rea encargada de la administracin y actualizacin del catlogo de artculos y sus
atributos.
2.1 Inclusin de un artculo
Los motivos por los que se requerir pasar por el proceso de Item File son los siguientes:
Inclusin de artculo nuevo.

Modificacin de artculos existentes
Promociones
Cambios de precios
2.2 Recepcin Comercial
Verificar que los formularios sean presentados por el proveedor con la informacin y
documentacin necesaria, actualizada y completa, estos requisitos son entre otros:
Permisos del Ministerio de Salud

Documentacin en fsico y electrnico
Certificacin de productos exentos
Si la informacin no es presentada completa, no se

tramitar y ser devuelta para su correccin.
El Comprador o Administrador de Categora verificar la informacin entregada por el

proveedor para ser registrada en los sistemas de la compaa, incluyendo las condiciones
negociadas con el mismo.
COMPRADOR/
RECEPCIN VENDOR
ADMINISTRADOR
COMERCIAL MASTER
DE CATEGORA
Si la documentacin y las muestras se encuentran correctas, los Compradores enviarn la

informacin correspondiente al rea de Item File, que registrar los artculos en los
sistemas.

2.3 Plantilla electrnica para la creacin de nuevos artculos
Cada vez que a un proveedor se le apruebe el ingreso de un nuevo artculo, deber

presentar la plantilla electrnica debidamente completada, cumpliendo con los lineamientos
siguientes:
Debido a que la plantilla se utiliza para alimentar nuestros sistemas, es muy

importante mantenerla sin modificaciones. Por esto les solicitamos no alterarla.
o No Eliminar columnas o filas

o No Agregar columnas o filas
o No Incluir frmulas
o No modificar el formato o colores de los datos
La plantilla contiene comentarios sobre la informacin de cada campo; se les

solicita seguir las debidas indicaciones.
Debe tener completos los espacios obligatorios
Cuando tengan dudas acerca de la informacin que debe registrarse, deber
consultarlo al Administrador de Categora o Comprador contacto, para que este le
ayude.
Los espacios que requieran informacin de un catlogo interno debern ser
solicitados al Administrador de Categora. Ejemplo: Marca, Unidad de Medida.
2.4 Espacios obligatorios a completar por el proveedor
La plantilla muestra en fondo gris los campos obligatorios; otros cdigos de color se
utilizan para los campos necesarios dependiendo del tipo de artculo.
2.5 Descripcin de los campos:
1- UPC/EAN
Es el cdigo de barras del artculo, mismo que es escaneado en la caja
registradora
2- Dgito Verificador UPC

Dgito Verificador del Cdigo de barras
3- ID de Stock del Proveedor

Es asignado por el proveedor para identificar su mercanca.
o Mximo 15 caracteres

4- Descripcin 1 del Artculo
Descripcin visible para el cliente en las etiquetas de precios del punto de venta.
Debe indicar primero marca + nombre del producto + caracterstica
o No puede ser igual a la Descripcin de sealizacin
5- Estante 1 / Color/Sabor/Aroma
Se detalla el color, sabor o aroma, cuando se considera un atributo importante para
la identificacin del artculo. Este se imprime en la etiqueta de precio
6- Estante 2 / Tamao
Informacin de tamao o contenido del artculo, el cual se muestra en la etiqueta
de precio.
7- Unidad de medida/UOM Cantidad Neta
Por cumplimiento de Legislacin en Costa Rica solo debe usarse los que estn
aprobados por MEIC
Cdigos de Unidad de Medida:
o FO: Fluid Ounce (Onza Liquida)

o GA: Galn
o GH-HALF: Medio Galn
o LT: Litro
o PT-PINTA: Igual a 1/8 Galn
o PV-HALF PINT: Media Pinta
o QT-QUART: Igual a 2 pintas
o FT-FOOT: Pie
o IN-INCH: Pulgada
o YD: Yarda
o EA-EACH: Pieza
o GR: Gramos
o LB-POUND: Libra
o OZ-OUNCE: Onza
o KG: Kilogramo
o CF: Cubic Feet (Pie Cbico)
o CM: Centmetro
o ML: Mililitro

8- Cantidad Neta/Cantidad a la Venta
Le indica al consumidor el contenido del empaque que est comprando, determina
el precio por unidad en la etiqueta de precios.
9- Uso Unidad de Medida / UOM & Cantidad Neta / Cantidad a la Venta
Ejemplo Descripcin Forma de anotarlo

1 REFRESCO HI-C TETRA BRID 1 LT PERA 1 LT
Unidad de medida: LT (Litro)
Cantidad : 1
2 MARGARINA NUMAR CAJA 500 GR 4 UNID 4 EA
Unidad de medida: EA (Pieza)
Cantidad: 4
3 PASTA TOMATE MAGGI 174 GR 174 GR

Unidad de medida: GR (Gramos)
Cantidad: 174
4 CAMISETA BEBE CARITAS NIA T:12 1 EA
Unidad de medida: EA (Pieza)
Cantidad: 1
10- Descripcin 2 del Artculo

Indicar cdigo de pas donde se registra el articulo +marca + nombre del
producto + caracterstica.
Iniciar esta descripcin con una abreviacin Indicando el pas donde se registra
el artculo seguido de la descripcin del artculo.
11- Descripcin del Tiquete de Caja o Descripcin del UPC

Debe ser una descripcin muy breve y clara del producto (nombre genrico)
12- Descripcin para Sealizacin

Descripcin detallada del artculo, que seria nombre del producto + marca
+caracterstica + tamao
o Mximo 40 caracteres.
o No puede ser igual a la Descripcin 1.

13- Marca
o Cdigo de Marca por el cual el producto es conocido.
o Cdigo de Marca para ligarlo con el artculo nuevo.
o Esta informacin proviene de un catlogo interno.
14- Descripcin de Gnero de Moda
La tienda describe varias clasificaciones de vestimenta, tales como ropa sport,

vestimenta casual, etc. Este campo se usa exclusivamente para Ropa y Calzado.
o Mximo : 20 caracteres
o Esta informacin proviene de un catlogo interno.
15- UPC/EAN (DUN14 GTIN-14) Empaque del proveedor

El cdigo de UPC del empaque o caja (Dun 14). Es decir el cdigo de barras
que contiene la caja que el proveedor entrega en el Centro de Distribucin. Se
usa tambin para EDI.
16- Cantidad de empaque de proveedor

Cantidad de unidades contenidas en el empaque del proveedor, que es entregado
al Centro de Distribucin o al punto de venta en caso de manejarse por Compra
Directa. (Vendor Pack)
17- Longitud del empaque de proveedor

Usada para calcular el volumen para embarque (en centmetros)
cm = centmetros
18- Ancho del empaque de proveedor

Usada para calcular el volumen para embarque (en centmetros)
cm = centmetros
19- Altura del empaque de proveedor

Usado para calcular el volumen para embarque (en centmetros).
cm = centmetros

20- Peso del empaque de proveedor
Peso de la caja de empaque del proveedor (en kilos - K),
Utilizado por el rea de Trfico para la consolidacin de camiones del
proveedor
K = Kilo
21- UPC/EAN del Artculo

Cdigo UPC del artculo de venta al consumidor final.
22- Cantidad de empaque del Centro de Distribucin

Cantidad de piezas contenidas en el Empaque del CD que es despachado a la
Tienda. (Warehouse Pack)
23- Costo Unitario

El precio que Walmart paga al proveedor por unidad.
24- Costo de empaque de proveedor

Es el costo que Walmart paga por un empaque de artculos del proveedor.
26- Marcado con precio de fbrica

Se usa cuando un producto tiene un precio marcado en el empaque.
26- Tiempo de entrega del proveedor (lead time):

El tiempo transcurrido entre la generacin de la orden de compra y la entrega
de la mercanca. (tiempo en das)
27- Pas de Origen:

Cdigo de pas donde se fabric el producto. Debe ingresarse con dos letras
representando la abreviacin del nombre de pas separadas por punto y coma.
(Ej. AL; CY) en caso que el producto contenga componentes fabricados en
pases diferentes.

28- ID del fabricante:
Es el cdigo interno del fabricante para identificar el artculo. (Alfanumrico)
29- Longitud del Artculo

Longitud del producto en Decmetros
30- Ancho del Artculo

ANCHO del producto en Decmetros
31- Altura del Artculo

ALTURA del producto en Decmetros
32- Peso del Artculo

PESO del producto en kilogramos
33- Registro Sanitario:

Nmero de Registro Sanitario emitido por el ministerio de salud.
34- Fecha Vencimiento del Registro Sanitario.

Fecha lmite de la vigencia del registro sanitario en el pas.

2.6 Requisitos Fiscales
2.6.1 Artculos Exentos sobre las ventas
Para el registro de nuevos productos que tengan la clasificacin de exentos, todo

proveedor deber aportar la nota que se adjunta junto con el formulario de registro
del producto. Mediante dicha nota el proveedor indicar el sustento legal que
justifica la clasificacin de exento y deber venir firmada por el responsable del
rea financiera o el representante legal de la empresa.
Se recomienda al proveedor realizar consulta a la Direccin General de Tributacin

(DGT) sobre el fundamento legal que sustenta la condicin de exento de los
productos. En caso de contar con un documento oficial de la DGT que compruebe
la condicin de exento, se solicita la presentacin de la misma a Wal Mart
Centroamrica.
2.6.2 Ejemplo de Carta que se debe dirigir a Walmart Centroamrica
San Jos, XX de XX del 2009.

Seores
Departamento Comercial
Corporacin de Supermercados Unidos, S.A.
S.O.
Estimados seores:
De acuerdo a la solicitud planteada, por este medio le informo que es el criterio de
[nombre proveedor] conforme al artculo [indicar fundamento legal], los productos que se
detallan abajo estn exentos del pago del Impuesto General sobre las Ventas [o bien
indicar si es gravado a nivel de fbrica o se encuentra inscrito en algn rgimen especial
de tributacin]:
Detallar artculo (s), cdigo de artculo y/o cdigo de barras
Lo anterior constituye nuestra interpretacin conforme al contenido de la ley vigente,

razn por la cual, en caso que las autoridades fiscales en una eventual revisin externen
un criterio distinto al indicado respecto de los productos descritos, mi representada asume
frente a Corporacin de Supermercados Unidos S.A., (CSU) la responsabilidad
correspondiente por cualquier inconveniente de naturaleza fiscal que ello le pueda causar.
Atentamente
[Responsable del rea Financiera, Impuestos o Representante Legal]
2.6.3 Cmo obtener los formularios?
Para obtener los formularios requeridos por Item file ingrese a:
www.walmart-centroamerica.com/online_item_file.htm

3. Resurtido:
Resurtido: rea encargada de asegurar el abasto adecuado de mercanca a las tiendas y

Centros de Distribucin, mediante una administracin eficiente de los inventarios, utilizando
los sistemas Walmart.
3.1 Tipos de artculos resurtibles:
En los CDs de Walmart Centroamrica existen dos canales de distribucin de productos,

Staple stock, los artculos se almacenan en el Centro de Distribucin
Assembly, son artculos Cross dock, que no se almacenan en el CD.
Para clasificar los artculos por su origen y por el canal usado para ser enviados a las
Tiendas, stos se identifican con un cdigo llamado Tipo de Artculo
Los artculos que se almacenan pueden ser locales o importados y a su vez pueden ser
bsicos o de temporada. (resurtibles 20,22,40,42)
Los artculos assembly pueden ser de entrega directa a tiendas o de cross dock (resurtibles
37, 33 no resurtibles, 07, 03, 43)
Artculo Walmart:
Es un nmero de 7 dgitos con el que se identifica la mercanca en Walmart; los
primeros dos dgitos corresponden al nmero de departamento.
El siguiente cuadro resume estos tipos de artculos:

ARTCULO DESCRIPCIN ENTREGA
Artculos de distribucin concentrada (assembly)
Tipo 33 La entrega de mercanca debe ser en el CeDis (Cruce de Andn). Cruce de Andn
Tipo 37 La entrega de mercanca debe ser directamente en las Tiendas Tiendas
Mercanca local, se entrega en el CeDis y se almacena para su envi posterior a tiendas (inventario
permanente)
Tipo 20 Mercanca nacional y la entrega es por medio del CeDis. Staple Stock. (En CD
para almacenar)
Tipo 22 Mercanca nacional (temporada) y la entrega es por medio del Staple Stock. (En CD
CeDis. para almacenar)
Mercanca no resurtible por el sistema
Tipo 07 La entrega de mercanca debe ser directamente en las Unidades de Tiendas
Negocio.
Tipo 10 Mercanca de ropa (moda). Cruce de Andn o
La entrega debe ser siempre va CeDis o tienda. Tiendas
Mercanca no permanece en el CeDis, es enviada a las tiendas en su totalidad
Tipo 03 La entrega de mercanca debe ser en el CeDis (Cruce de Andn). Cruce de Andn
Tipo 43 Mercanca de importacin y la entrega es por medio del CeDis. Staple Stock o Cruce
de Andn
Mercanca de importacin de inventario permanente
Tipo 40 Mercanca de importacin y la entrega es por medio del CeDis. Staple Stock. (En CD
para almacenar)
Tipo 42 Mercanca de importacin de temporada, y la entrega es por medio Staple Stock. (En CD
del CeDis. para almacenar)
Si requiere ms informacin sobre este tema, consulte con el Resurtidor de sus

5.2
artculos. Tipos de Orden de compra

Para distinguir el canal y los procesos por los cuales atraviesa la mercanca, se asigna a
cada orden un tipo de Orden de Compra, o Tipo de Pedido.
Estas establecen:
El tipo de artculo
El canal donde ser procesada dicha orden
3.2 Vigencias
Cada Orden de Compra contiene 3 fechas:
Fecha de Generacin. Es la fecha en la cual se cre la orden de compra

Fecha de Embarque. Es la fecha a partir de la cual la orden entra en vigencia y
puede ser recepcionada.
Fecha de Cancelacin. Es la fecha de vencimiento de la orden de compra y
despus de esta fecha ya no puede ser recepcionada
Cuando el Proveedor recibe una Orden de Compra debe llamar al rea de Asignacin de
Citas de Logstica para que le asigne la fecha y hora de recepcin de la mercanca. Dicha
fecha debe estar comprendida entre Fecha de Embarque y la Fecha de Cancelacin de la
Orden.de Compra.
3.3 Retail Link y envo electrnico de las rdenes de Compra.
Retail Link es un sitio web de Walmart donde se comparte informacin con los
proveedores, este acceso requiere la firma de convenios entre ambas partes.
Contrato de Retail Link

Formulario de Retail Link Internet
Verificacin para el acceso de Walmart Retail Link
Una vez que el Proveedor tiene acceso a Retail link, podr visualizar las rdenes de
compra por medio de alguno de los siguientes sistemas:
EDI
Orbit
3.3.1 EDI
Es un software que permite la conexin e intercambio de informacin entre diferentes

sistemas y empresas; este es el sistema oficial de envo de rdenes de compra hacia los
proveedores
El estndar de Walmart para las transacciones electrnicas con sus Proveedores.

es EDI/AS2 Multi-Protocolario
El Proveedor puede adquirir directamente la licencia del sofware para el uso de EDI/AS2 o
acceder a las rdenes de compra mediante el pago del servicio a un Proveedor o Bur que
realizan la decodificacin de los mensajes EDI.

Proveedores de Servicio de Decodificacin de Mensajes EDI
Orlando Ramrez I Presidente

Sisnet Consultores
aramirez@sisnet.co.cr
T: 2224-4755
Jos Jimnez
NeoGrid Business Development
Jose.jimenez@neogrid.com
T: 55 11 2131-8506
C: 55 11 9607-2611
www.neogrid.com.com
Dr. Ricardo S. Johnson | Senior Supply Chain Consultant

Interdata Americas Operation
Tel. (619) 248-1633
rjohnson@interdatallc.com
Gerardo Huertas Arrieta I Gerencia de operaciones

Almamater de Centroamerica
almamate@rasca.co.cr
Tel (506) 2408684 (506) 8169 467
Es necesario tener acceso a Retail Link para ver sus rdenes de compra (ver informacin
en el apartado siguiente- Orbit)
3.4. Orbit
ORBIT (Online Retail Business Information Transfer), es una aplicacin Web desarrollada
por Walmart que opera a travs de Internet y permite a los Proveedores recibir va
electrnica sus rdenes de Compra.
Esta aplicacin es para pequeos proveedores con un volumen de Ordenes de compra
bajo. Por sus limitaciones no es para uso masivo de ordenes de compra.
Su utilizacin no tiene ningn costo para el proveedor, pero requiere que los proveedores
tengan: acceso a Internet, Usuario y Contrasea de Retail Link y de Orbit (autorizados por
Walmart) para visualizar las ordenes de compra.
Para obtener mayor informacin sobre esta herramienta por favor contctenos.
Recuerde que este solo puede ser utilizado por proveedores de muy bajo volumen
Cuentas por cobrar Correo electrnico

Yancy Alfaro Siles Yancy.Alfaro@wal-mart.com
Enc. Comercio electrnico y Orbit Tel: (506) 2243-7600
Extension 37881

4. Logstica:
4.1 Especificacin de Producto, Embalaje y Paletizado
Todos los productos nuevos que ingresan a los Centros de Distribucin deben
cumplir con la Especificacin de Producto, Embalaje y Paletizado.
Este documento establece las caractersticas fsicas y requisitos legales que deben
cumplir los productos para ser manejados en los Centros de Distribucin de Wal-
Mart Costa Rica (Centralizados)
Aplica para productos nuevos, modificados y productos que ya estn
centralizados,.
Para obtener mayor detalle de los requisitos establecidos, por favor contactar al
Centro de Atencin a Proveedores de Logstica.
4.2 rea de Validacin de Especificaciones de Productos
Se encarga de la revisin a Productos nuevos o modificados, para verificar que

cumplen con lo establecido en la Especificacin de Producto, Embalajes y
Paletizado
Funciona a travs de citas, que solicita el Comprador o el ADC.
Si transcurren ms de 10 minutos de la hora de cita asignada y el Proveedor no se ha

presentado, la misma queda anulada y el Proveedor deber tramitar nueva cita.
4.3 Cumplimiento de las caractersticas presentadas para validacin durante las

entregas
Todos los productos a entregarse en el CEDI deben cumplir con las caractersticas que
fueron previamente registradas en el sistema y aprobadas durante el proceso de
validacin:
Dimensiones de la Unidad de Compra (Largo, Ancho, Alto y Peso)

Dimensiones de la Unidad de Despacho (Largo, Ancho, Alto y Peso)
Cajas por Cama y Camas por Tarima (TixHi)
Cantidad Mnima y Mxima de bultos (cajas) por tarima (Mn-Mx)
Cualquier diferencia identificada entre lo registrado en el sistema y el producto
fsico a entregar, es motivo de rechazo de la mercanca.
4.4 Proceso de Entrega de Mercanca en el Centro de Distribucin
4.4.1 Requisitos para la Asignacin de Citas
Se debe solicitar una Cita por cada Unidad de Transporte a despachar hacia el CEDI
Las citas se deben solicitar segn lo detallado en la siguiente tabla:
CEDI Horario Telfono

Santa Ana Lunes a Viernes: de 08:00 a.m. a 05:00 p.m, 2215-3272
Sbados: de 08:00 a.m. a 12:00 a.m 2215-2982
San Rafael Lunes a Viernes: de 7:30 a.m. a 04:30 p.m, 2217-5012
Sbados: de 07:30 a.m. a 12:00 m.d.

La informacin que se debe suministrar para solicitar un Cita es la siguiente:
Cdigo de proveedor
Nmero de la Orden de Compra
Nombre y telfono de quien solicita la cita
Modalidad de Entrega: Paletizado o a Piso
Tipo de Entrega: Inmediata o Dejando el Contenedor
Cantidad total de lneas a entregar por Po
Cantidad total de cajas a entregar por PO
La relacin que debe existir entre las Facturas y las Unidades de Transporte es la siguiente:
Entregas Parciales y Relacin entre Facturas-Unidades de Transporte
No se podrn hacer entregas parciales de una misma PO toda la mercanca de la

orden debe ser entregada de una sola vez
No se podr entregar mercanca de una misma factura en 2 camiones a menos que
ambos camiones lleguen juntos al CEDI y entreguen la mercanca uno tras otro.
4.4.2 Requisitos para la entrega:
Cumplir con horario de cita. Presentarse 15 minutos antes de la hora asignada.

Despus de la hora programada, perder su cita y la recepcin de la mercanca
quedar sujeta a la disponibilidad en el Programa de Recepcin del Da.
En caso de no realizar la entrega el da de la cita, requiere solicitar una nueva cita.
Solo se recibirn:
o Las rdenes de compra reportadas en la cita

o Los productos que cumplan los requisitos de calidad y condicin ptima
para la venta.
4.4.3 Ingreso a las Instalaciones
Reportarse en la caseta de seguridad

nicamente ingresarn a las instalaciones el chofer y sus ayudantes. Todos deben
estar identificados por Gafete de la empresa a la que representan.
Dentro del rea del CD, debe seguir las indicaciones dadas por el Oficial de
Seguridad
Toda unidad de transporte debe estar cerrada al ingresar a las instalaciones del
Centro de Distribucin.

El Oficial de Seguridad har una revisin para asegurar que el chofer no traiga
productos dentro de la cabina.
Toda la mercanca que ingresa al Centro de Distribucin debe estar totalmente
justificada por medio de facturas, rdenes de compra, envos o notas de devolucin.
Debe parquear la unidad de transporte en reversa en el rea asignada.
Dirigirse a la oficina de Freight Bill Entry y presentar las Facturas y las rdenes de
Compra. Nota: En este momento se considera como la hora oficial de llegada al
Centro de Distribucin, la cual se registrar en el sistema.
Una vez validada la documentacin presentada, el Proveedor debe esperar hasta
ser llamado para entregar la mercanca.
Ni el chofer ni sus ayudantes podrn bajar de la unidad de transporte a dejar los
documentos antes de parquearse en el rea asignada.
En caso de cualquier incumplimiento a lo establecido por el rea de Seguridad el
transportista recibir una boleta de infraccin, despus de dos boletas de infraccin,
no se le permitir ms la entrada a las instalaciones.
4.4.4 Condiciones de Entrega de la Mercanca
Para las entregas de productos a Staple Stock , las tarimas deben cumplir con el Ti-
Hi (Cajas x Cama y Camas x Tarimas) registrado en el sistema
Para las entregas de Cross Dock las tarimas se deben conformar de acuerdo al
mnimo y mximo de bultos (cajas) indicado por el Recepcionista.
La conformacin o "armado de las tarimas debe hacerse maximizando la utilizacin
del espacio cbico dentro de las dimensiones de la tarima y evitando inconsistencias
como: desbordamientos (salientes), escoriamientos (inclinaciones) o cualquier otro
tipo de conformacin irregular.
Si la mercanca sufriera dao durante la descarga, conformacin o sujecin el
producto no se recibir y el proveedor asumir la prdida, Siempre y cuando dicha
prdida no se deba a negligencia o accin dolosa de personal de Walmart.
La mercanca se asume como recibida hasta que el Proveedor haya firmado el
Comprobante de Entrega de Mercanca (POD- Proof Of Delivery).
Recomendaciones para agilizar las Entregas de Mercadera
Entregas de Cross Dock Case Pack en el Centro de Distribucin Santa Ana
Los proveedores que cumplan con los requisitos y deseen pasarse a la modalidad de
entrega de Cross Dock (Ordenes tipo 03 y 33) podrn hacerlo siempre y cuando la
Unidad de Compra del producto sea igual a la Unidad de Despacho

Entregas de Cross Dock Consolidado
El sistema GLS tambin permite manejar Cross Dock tipo consolidado (Ordenes tipo
73) consiste en entregar varios tems dentro de una misma caja, la cual tendr como
destino una Tienda especifica, segn distribucin propuesta por el rea Comercial.
Restricciones para el manejo de Cross Dock Breack Pack en el Centro de

Distribucin Santa Ana
No se podr procesar mercadera por la modalidad de Cross Dock si la Unidad de

Compra del producto es diferente a la Unidad de Despacho
Relacin entre rdenes y Facturas
La relacin ideal entre la cantidad de Ordenes de Pedido y Facturas es 1 : 1 pues de

esa forma el sistema Cuentas por Pagar procesa Automticamente el pago de las
facturas. Esto siempre y cuando no se haya presentado diferencias entre costos o
cantidades facturadas y cantidades recepcionadas.
En caso de generarse varias facturas para una misma Orden de Pedido, el proceso
de pago pasar a ejecutarse Manualmente.

Cdigo de Barras de los artculos en la Factura
Se recomienda incluir el Cdigo de Barras del Producto (UPC) para cada lnea
de la factura, esto agiliza el proceso de identificacin y digitacin de los
artculos en el sistema GLS (Freight Fill Entry). Tener dicho dato reduce la
probabilidad de errores de captura.
4.4.5 Entregas Paletizadas
Las entregas paletizadas deben realizarse con pallets (tarimas) de 4 entradas tipo
Europea de 1.00 m x 1.20 m.
Los pallets deben estar en perfectas condiciones (esto incluye tanto su estado, no
estn hmedas y que estn libres de plagas).
El sistema de paletizado utilizado en los CDs es el de pallet alquilado a operadores
de renta autorizados, el cul sustituye la compra y reparacin. (Ver seccin 6.4.4.3)
4.4.6 Entregas a Granel
Las entregas a granel solo se permitir en excepciones muy calificadas, el CEDI

proporcionar los pallets, pero el proveedor asumir el costo de los mismos.
La descarga, la conformacin de las tarimas y la sujecin con polivinil (strech film) es
responsabilidad del proveedor.
Debe ajustarse a lo establecido en el sistema de paletizado de Walmart
Centroamrica. (Ver seccin 6.4.4.3)

4.4.7 Sistema de paletizado de Walmart Mxico y Centroamrica
El sistema de paletizado utilizado en los CDs es el de pallet alquilado a

operadores de renta autorizados, el cul sustituye la compra y reparacin.
El pallet estndar a utilizar es del tipo europeo con dimensiones de 1.0 m x 1.2 m
con entradas por los cuatro costados. Los operadores garantiza la disponibilidad al
100% de pallets as como su reposicin en caso de dao por uso normal.
Los operadores de renta autorizados por Walmart son CHEP, RAP y RAP
Worldwide. Los proveedores tienen la libertad de seleccionar el operador que mejor
condicin ofrezca en trminos de costos y servicio. Operadores de renta nuevos
que deseen ingresar al sistema de paletizado con Walmart, debe ser autorizados
de previo por Logstica Walmart.
Walmart aceptar el esquema acordado entre el proveedor y el operador
autorizado de renta. Walmart no retornar el pallet al proveedor en el momento de
la recepcin sino que se compromete a regresarlo directamente al operador de
renta en el tiempo acordado con ellos. Los operadores por su parte son los
responsables de alimentar de nuevo el pool de pallets del proveedor.
Si un proveedor decide no entregar en forma paletizada o utiliza un pallet diferente
al estndar, Walmart aportar el pallet rentado para paletizar en el andn y
continuar con el ciclo logstico. En este caso se realizar un cargo adicional sobre
el cobro de centralizacin para cubrir los costos por: renta del pallet, personal para
paletizar y polivinil para la tarima. El cargo adicional depender del costo de
distribucin
El proveedor tendr la opcin de despachar a piso para maximizar el cubicaje de
sus camiones, sin embargo debe enviar dentro del camin pallets suficientes para
paletizar en el andn, as como el personal y polivinil requerido para esta tarea.
Walmart no proveer estos recursos en la recepcin. Lo anterior aplica tambin
para cantidades de pedido iguales o menores a una cama.
Walmart no participar en las negociaciones entre los proveedores y los
operadores de renta.
Walmart mantendr un control interno del inventario de pallets segn su tipo en sus
instalaciones (CD y tiendas), para conciliaciones con cada operador. As mismo se
controlar la cantidad de pallets recibidos diariamente por proveedor. Esta
informacin estar a disposicin tanto de los proveedores como los operadores de
renta.
Los operadores de renta son responsables del control de inventarios de pallets con
cada uno de los proveedores
Los contactos locales para aclarar dudas y coordinar la implementacin del sistema
son las Gerencias de resurtido y las Gerencias de los Centros de distribucin as
como tambin el Gerente de Logstica. A nivel regional, con la Gerencia regional de
Centros de Distribucin.
Una vez seleccionado su operador de renta, deben informar en cada pas al Centro
de Atencin a Proveedores de Logstica (CAP), la fecha de inicio de entrega bajo el
sistema paletizado.

Ciclo logstico de entrega paletizada
El ciclo logstico de paletizado a utilizar por Walmart es el siguiente:
1. Proveedor despacha mercanca a CD usando pallet estndar. CD recibe

producto paletizado y lo almacena.
2. La mercanca permanece almacenada hasta el momento del alisto y despacho
a tiendas utilizando los pallet estndar recibidos de proveedores.
3. Tiendas reciben mercanca de CD y regresan a CD pallets desocupados de
entregas anteriores (CD no espera en trastiendas hasta que desocupe pallet).
4. CD almacena temporalmente pallets desocupados, clasifica por operador de
renta y regresa a los operadores respectivos.
5. Operadores de renta regresan los pallets a los proveedores para cargar de
nuevo su pool y reiniciar el ciclo.
4.4.8 Recepcin de Mercanca
El recepcionista seleccionar una muestra de los bultos (el tamao de la muestra

depende de la cantidad de productos) y revisa lo indicado en la tabla de criterios de
Recepcin en CDs, en caso de incumplimiento de alguno de ellos se aplicarn las
acciones correspondientes.

Tabla Criterios de Recepcin en Centros de Distribucin

4.4.9 Generacin de Comprobante de Entrega de Mercanca (POD)
Al finalizar la recepcin, el transportista deber pasar a la oficina de Freight Bill Entry,

en donde se le entregar el Comprobante de Recepcin de Mercanca (POD) para que
lo valide y firme, esto junto con una copia de la factura.
Nota: El POD muestra el detalle de los artculos que fueron recepcionados, as como
los identificados con inconsistencias segn los siguientes criterios:
Sobrantes (O:Overage)
Faltantes (S:Shortage)
Daados (D: Damage)
Rechazo (R:Rejected)
4.4.10 Comunicacin y contactos
Para facilitar la comunicacin de y hacia los proveedores en Logstica Walmart

Centroamrica contamos con el Centro de Atencin a Proveedores (CAP), un rea
dedicada al servicio de nuestros proveedores, que sirve como punto de contacto,
seguimiento y respuesta a todas las consultas, solicitudes y quejas que tengan
nuestros proveedores, en todos los temas referentes a las entregas de productos
centralizados y a los temas logsticos.
Contacto Centro de Atencin a Proveedores:
Para comunicarse con el Centro de Atencin a Proveedores (CAP) en el Centro de

Distribucin de Santa Ana comunquese al:
Lnea directa 800 - 77683336

Contactos locales:
Contacto Puesto Telfono Correo Electrnico

Encargada de Resolucin a
Alexandra Trejos Proveedores 800-77683336 jtrejos@wal-mart.com
Encargada de Resolucin a
Xiomara Snchez Proveedores 800-77683336 xsanche@wal-mart.com
Ivannia Calvo Coordinador CAP 2215-2992 icalvo@wal-mart.com
Rocio Gambo Sub-Gerente de Trfico 2215-2992 r1gambo@wal-mart.co
Gerente de Aseguramiento de
Rosibel Herrera Calidad 2215-2992 r7herre@wal-mart.com
Contactos Regionales:
Sergio Ortiz Director Regional Centros de (506) 22191380 sergio.ortiz@wal-mart.com

(506) 88210125
Distribucin Centroamrica
Andrea vila Sub-Gerente de Calidad (502) 22433750 Desiree.avila@wal-mart.com
Regional
Rosa Orozco Coordinadora Regional de (502) 22437001 rosa.orozco@wal-mart.com
Proveedores

4.5 Programa de logstica en reversa (Backhaul)
El Backhaul consiste en el traslado de la Mercanca de un proveedor con los vehculos

propios o que le dan servicio a Wal-Mart Centroamrica, haciendo un uso eficiente de
las rutas y espacios disponibles de estos vehculos.
El objetivo es maximizar los recursos disponibles en transporte creando una relacin de
mutuo beneficio con nuestros proveedores a travs de rutas de visita para el traslado
de Mercanca desde su planta hasta las instalaciones de nuestro centro de distribucin,
reduciendo la cantidad de camiones en trnsito, el consumo de combustible, haciendo
un uso ms eficiente nuestra cadena de suministros.
Entre los beneficios se pueden mencionar:

Reduccin de costos de transporte.
Liberacin de flota de transporte del proveedor.
Prescindir de servicios tercerizados
No devolucin de vehculos por llegar tarde.
Prioridad en devolucin de tarimas al proveedor.
Se cobra mes vencido.
Horarios fijos de descarga y no requiere sacar citas para la entrega.
Disponibilidad de flota.
Misma tarifa para cualquier punto del rea metropolitana.
Uso de GPS en todos los transportes.
Mercadera viaja amparada por Plizas de Walmart
Reduccin de consumo de combustibles y niveles de contaminacin.
Si desea conocer ms acerca de este servicio puede comunicarse con:
Contacto Puesto Correo Electrnico Telfono

Danilo Espinoza Gerente de Transportes ldespin@wal-mart.com (506) 2215-2992
Edwin Prado Gerente Regional de eprado@wal-mart.com (502) 2243-7033
Transportes

5 Vendor Master
Vendor Master o Maestro de Proveedores se refiere al rea de Walmart Centroamrica en
donde se administrar y controlar la base de datos en la cual se almacena la informacin
general de nuestros proveedores.
5.1 Aspectos Administrados y Controlados en Vendor Master
El rea de Vendor Master, forma parte del rea financiera y es responsable de:
Formalizacin de las condiciones de:
Plazo de pago
Cargos por negociaciones comerciales y logstica:
o Acuerdo por No Devolucin de Mercanca y/o Mercanca Defectuosa
o Acuerdo por Entrega Centralizada
Asignar un nmero de identificacin de proveedor o Vendor Number a cada uno
de nuestros proveedores habilitndolo as en los sistemas de Walmart.
5.1.2 Componentes en el nuevo nmero de proveedor
El Vendor Number es un nmero conformado por 9 dgitos:
123456 78 9
Es el nmero base que Este define el Permite identificar
identifica al proveedor departamento Wal-Mart diferentes condiciones en
(6 dgitos) (2 dgitos) un mismo departamento
(1 dgito)
5.1.3 Uso de Secuencias en el nmero del Proveedor
Las condiciones generales y acuerdos de negociacin sern las mismas para todos los
artculos que se registren a un mismo departamento.
5.2 Cuentas por Pagar
El rea de Cuentas por Pagar es el departamento a cargo del procesamiento y trmite de

facturas de nuestros proveedores, anteriormente conocido como Pagadura.
5.2.1 Principales caractersticas del proceso
Se emitir una Orden de Pedido (PO) por cada Nmero de Proveedor de nueve
dgitos
El Proveedor confeccionar una factura de acuerdo a la Orden de Pedido.
Al realizar la entrega en el Centro de distribucin (CD) se confeccionar un
Documento de Recepcin de Mercanca (Proof of Delivery-POD), el cual debe ser
revisado y firmado por el Transportista o representante del Proveedor.
Si existen diferencias entre lo facturado y lo recibido, las mismas se registrar en la
seccin del OSDR del Documento de Recepcin de Mercanca (POD).
Al finalizar el proceso se entregar una copia sellada del Documento de Recepcin
de Mercanca al transportista o representante del proveedor
Se ingresar factura del Proveedor al sistema.
El Sistema realizar la comparacin de los datos automticamente
El sistema liberar la factura para pago.

5.2.2 Cambios en el proceso por conversin a sistemas WM
Orden de pedido para entrega de mercanca.

Nmero de Item de WM.
Cambio del Vendor Number que deber incluir Vendor ID-departamento-secuencia.
Generacin de una factura por cada uno de los Vendor numbers constituidos por el
Vendor ID, departamento y secuencia, sea, por cada una de las rdenes de pedido
Necesidad de la revisin constante de costos por parte del proveedor, para
garantizar que coinciden con los costos indicados en la orden de pedido (costos del
Item File).
Cantidades entregadas que coincidan con las cantidades de producto facturadas.
Debe hacerse una factura por cada departamento Walmart.
En la factura debe detallarse en cada lnea de producto el Cdigo de Barras del
Artculo (UPC) o el Cdigo del Artculo del Proveedor (Vendor Stock ID)
Motivos de facturas que no logran hacer Match (No coinciden)
Facturas con Motivo Accin

inconsistencia Correctiva
Reclamo Diferencia de Costo Coordinar correccin con ADC

Reclamo Diferencia en Cantidad Coordinar con CAP CD
Reclamo 2 Recepciones de diferente Coordinar con CAP CD
departamento para 1 factura.
Reclamo 2 Facturas para 1 Recepcin Coordinar con CAP CD
Deterioro del Match Rate Cualquier concepto de Comunicar al Proveedor
reclamo
5.2.3 Requisitos de las Facturas
El proveedor debe entregar la factura original en el momento de la entrega de la

mercanca, la factura debe cumplir con los siguientes requisitos:
Las facturas contendrn como mnimo los siguientes requisitos:

1) Nombre completo del propietario o razn social y la denominacin del
negocio (nombre de fantasa si existe).
2) Nmero de inscripcin (Cdula Jurdica)
3) Numeracin consecutiva.
4) Fecha de emisin.
5) Condiciones negociadas de la venta: al contado, crdito, etc.
6) Nombre completo del comprador o razn social.(Corporacin
Supermercados Unidos S.A)
7) Descuentos concedidos
8) Subtotal de venta exenta y subtotal de venta gravada
9) Monto del Impuesto de Ventas
10) Valor total de la factura

Adicionalmente las facturas deben especificar los siguientes datos:
Nmero de Orden de Compra

Descripcin del artculo
Cantidad por artculo (preferiblemente en VNPK, o unidad por empaque de
compra)
Para facilitar el proceso de recepcin se requiere que en cada lnea de producto se
detalle el Cdigo de Barras del Artculo (UPC) o Cdigo del Artculo del Proveedor
(Vendor Stock ID)
Costo Neto Unitario
Costo Neto Total (Costo Neto=Costo Bruto Descuentos Comerciales)
Descuento por Servicio de Centralizacin
5.2.4 Cargo por entrega centralizada.
El proceso de clculo y cobro del cargo por centralizacin, se realizar en forma

automtica por el sistema una vez estos descuentos se incluyan en el Vendor
Master.
A partir del 7 de junio, es necesario que todos los proveedores con entrega de
mercadera en el CEDI San Rafael de Desamparados y con negociacin por cargo
de centralizacin, incluyan este rubro en la factura comercial que le emiten a
Corporacin de Supermercados Unidos S.A. por concepto de compra de
mercadera.
No ser necesario que en su factura incluya el % negociado sino solo el monto
correspondiente haciendo referencia al concepto de Descuento.
Para los proveedores con entrega en el CEDI Santa Ana, esta disposicin debe ser
considerada a partir del 23 de Agosto 2010, fecha en la cual se tiene prevista la
conversin de este Centro de Distribucin.
Nuestro proveedor debe considerar que en la Orden de Compra se reflejar el
costo bruto de sus artculos. Sin embargo, en la recepcin de la mercadera le ser
aplicado en forma automtica el porcentaje por cargo de centralizacin con la
aplicacin inmediata del cobro.
DETALLE PO RECEPCION
COSTO BRUTO $ 100 $ 100

Descuento $ 6
TOTAL NETO $ 100 $ 94
La negociacin del cargo por centralizacin debe contar con la firma de un

documento formal aceptado por ambas partes.
5.2.5 Proceso de Pago
Se contina con el mismo proceso de pago existente a la fecha.
5.2.6 Cdigos utilizados en los detalles de pago
* Nota de dbito por diferencia en el costo o cantidad = D1

* Nota de dbito por devolucin de mercanca = D06
* Nota de dbito por cuentas por cobrar = 90 / 15 / 16

Contactos de Cuentas por Pagar/Contralora:
Contacto Puesto Correo electrnico
Eddie Espinoza Supervisor de Cuentas por Pagar Eddie.Espinoza@wal-mart.com
Gineth Varela Coordinadora de Cuentas por Pagar Gineth.Varela@wal-mart.com
Fernando Lara Gte. Cuentas por Pagar / Contralora Fernando.Lara0@wal-mart.com
5.2.7 Ejemplo de una Factura con cdigos de barras de cada producto

anotados dentro del texto de la factura
Ejemplo de una Factura

5.2.8 Ejemplo de una Orden de Pedido (PO)
Ejemplo de una orden de pedido (PO)

5.2.9 Ejemplo de Clculo de Descuento
Ejemplos para el clculo del descuento por Servicio de

Centralizacin
Opcin No 1. Descuento comercial + Descuento por Centralizacin
Costo bruto del proveedor 100,00

Descuento Comercial 5% 5,00
Costo neto del proveedor ( Costo de la Orden de Pedido ) 95,00
% WHA. Ejemplo: 3% 2,85
Costo total 92,15

IV 13% 11,98
Total de la factura 104,13
Opcin No 2. Descuento por Centralizacin sobre costo neto.
Costo del proveedor = Costo Orden de pedido 95,00
% WHA. Ejemplo: 3% 2,85

Costo total 92,15
IV 13% 11,98
Total de la factura 104,13

5.2.10 Ejemplo de documento POD
Ejemplo de un POD (Proof Of Delivery)
A B
C
D
E
I
H
G

5.2.11 Diagrama Proceso de Pago
Proceso de Pago

ANEXO 1
Glosario de Trminos
A continuacin presentamos algunos trminos de uso comn en Logstica Wal-Mart
Centroamrica.
Altura del empaque de Proveedor: Medida utilizada para calcular el volumen para embarque
(en centmetros)
Ancho del empaque de Proveedor: Medida para calcular el volumen para embarque (en
centmetros)
Artculo In&out: Son artculos que se compran una vez y no son repuestos en el inventario, en
muchos casos se usan para promociones, temporadas o eventos especiales, y generalmente
se envan por reparticin o distribucin a las tiendas. Por estas razones no cuentan con
historial y son activados en el sistema por un mximo tres meses.
Artculo Normal: Se refiere a los artculos que se compran y reabastecen normalmente,

Generalmente cuentan con una negociacin por tres aos.
Artculo de Temporada: Artculos que son vendidos en temporadas especficas todos los aos.
Cuentan con un historial y una temporalidad definida ao con ao, son activados por un
mximo de tres meses.
Nmero de Artculo Walmart: Nmero de 7 dgitos con el que se identifica la mercanca en

Walmart, los primeros dos digtos corresponden al nmero de departamento.
Assembly: Artculos que no se almacenan en los Centros de Distribucin, pueden ser de

estrega directa a tienda o de Cross Dock,
Caja Master: Caja que consolida varios subempaques de productos.
Cantidad Neta/ Cantidad a la Venta: Le indica al consumidor el contenido del empaque que
est comprando, determina el precio por unidad en la etiqueta de precios.
CAP: Centro de Atencin a Proveedores. |Es el rea que sirve como contacto permanente
entre el proveedor y Logstica y viceversa. CAP atiende todos los temas de Logstica, excepto
lo correspondiente a resurtido.
CAT Centro de Atencin a Tiendas. Es el rea que sirve como canal de comunicacin entre el
Centro de Distribucin y la distintas Tiendas.
CD: Centro de Distribucin
CXC: Cuentas por Cobrar, anteriormente conocido como Pagadura
CXP: Cuentas por Pagar
Contrasea: Documento que se entrega al proveedor indicando que su Mercanca ha sido

recibida.
Cross Dock (Cruce de Andn): Es una metodologa logstica en la cual la mercanca no es

almacenada en el Centro de Distribucin, sino que la totalidad de los productos ingresados son
enviados de inmediato a las tiendas.
Descripcin 1 del Artculo: Descripcin visible para el Cliente en las etiquetas de precios del
punto de venta, mximo 20 caracteres, no puede ser igual a la descripcin de sealizacin.

Descripcin 2 del Artculo: Indicar pas donde se registra el artculo seguido de la descripcin
del artculo, mximo 20 caracteres.
Descripcin del Tiquete de Caja o Descripcin del UPC: Debe ser una descripcin muy breve y
clara del producto, mximo 12 caracteres.
Descripcin para Sealizacin: Descripcin detallada del artculo, mximo 40 caracteres, no

puede ser igual a la descripcin.
Descripcin de Gnero de Moda: El rea Comercial describe varias clasificaciones de

vestimenta, tales como ropa sport, vestimenta casual, etc. El campo se utiliza exclusivamente
para ropa y calzado, mximo 20 caracteres. Informacin proviene de un catalogo interno.
Despacho: Se conoce as, tanto al proceso, como al rea encargada de hacer la consolidacin
final de tarimas y cargarlas en los camiones para su envo a las tiendas.
Departamento de Resurtido: Anteriormente conocido DPI: Departamento de Planificacin de

Inventarios, se encarga de realizar las recompras de productos para mantener el inventario del
CD y abastecer las tiendas.
Dgito Verificador UPC: Dgito verificador del cdigo de barras.
EDI: Software que permite la conexion e intercambio de informacin entre diferentes sistemasa
y empresas, sistema oficial para el envo de ordenes de compra hacia los proveedores.
Embalaje o Empaque: Elemento que permite la correcta sujecin y proteccin de los productos
o empaques, para su envo a las tiendas. Facilita la manipulacin y permite un mejor
aprovechamiento del cubicaje.
UPC/EAN Embalaje del Proveedor: El cdigo del UPC del empaque o caja (DUM 14). Es decir
el cdigo de barras que contiene la caja que el proveedor entrega en el Centro de Distribucin.
Se utiliza tambin para registrarlo en EDI.
Envo: Es utilizado con diferentes significados, los ms importantes son:

- Camin o pedido enviado conteniendo la mercanca solicitada por la tienda.
- Documento que detalla la mercanca que ser despachada a la Tienda y describe el nmero
de Contenedor en el que est cobrada la misma, el SKU, descripcin, cantidad y costo del
producto, as como el nombre y nmero de la Tienda a la que pertenece este documento.
Envoltura: Material flexible, al cual, el empacador da una forma cualquiera, segn la tecnologa
que se disponga o bien su conveniencia.
Entregas Paletizadas: Uso de ballet estndar alquilado a lo largo de la cadena de

abastecimiento, tipo europeo con dimensiones de 1.0 m x 1.2 m, con entradas por los cuatro
costados.
Estante 1 / Color / Sabor / Aroma: Se detalla el color, sabor o aroma, cuando se considera un
atributo importante para la identificacin del artculo. Este se imprime en la etiqueta de precio,
mximo 6 caracteres.
Estante 2 / Tamao: Informacin de tamao o contenido del artculo, el cual se muestra en la

etiqueta de precio, mximo 15 caracteres.
Estiba / Tarima/ Pallet/ Poln: Plataforma, generalmente fabricada de madera natural (hoy se
fabrica tambin en madera compensada, cartn, plstico o metal) y se destina para el
almacenamiento, la manipulacin y el transporte de productos embalados.
Granel: Producto ordenado uno sobre otro, sin ninguna base entre el piso y el producto.

ID de Stock del Proveedor: Nmero asignado por el Proveedor para identificar su mercanca,
mximo 15 caracteres.
Innerpacks: Cuando el vendor pack contiene sub-empaques, a estos se les denomina

innerpacks.
Informe de Rechazo de Producto: Informe que llena el chequeador indicando los

inconvenientes que haya encontrado al momento de efectuar la recepcin as como
observaciones o comentarios.
Item: Cdigo del artculo. Se utiliza como para referirse a un artculo.
Item File: rea encargada de la administracin y actualizacin del catlogo de artculos y sus
atributos.
IP: Inventario Perpetuo o Inventario Permanente.
Licencia: Es una etiqueta que contiene un cdigo de barras impreso que sirve como
identificador nico de la Mercanca. El producto debe ser identificado con un nmero de
Licencia desde su recepcin en la bodega y permanece con ste nmero para que pueda ser
controlado durante el tiempo en que se encuentre en la bodega. Al escanear la Licencia, se
puede determinar la cantidad que el Sistema reconoce en existencia de ese producto en una
determinada ubicacin.
Longitud del empaque de proveedor: Medida para calcular el volumen para embarcar (en
centmetros)
Marca: Cdigo de Marca por el cual el producto es conocido. Cdigo de Marca para ligarlo con
el artculo nuevo. Informacin proviene de un catlogo interno.
Nota de Devolucin: Documento que contiene la informacin de la mercanca que ser

devuelta al proveedor, y que sirve como comprobante de la entrega.
ORBIT (Online Retail Business Information Transfer): Aplicacin Web, desarrollada en Walmart,
por medio de Internet permite a los proveedores recibir va electrnica sus rdenes de compra.
Peso del empaque de Proveedor: Peso de la caja de empaque del proveedor (en kilos) dato
utilizado por el rea de Trfico para la consolidacin de camiones del proveedor.
Picking: Proceso de alisto o preparacin de los Pedidos, consiste en transportar los productos
solicitados por la tienda desde su lugar de almacenaje en el Centro de Distribucin a una
rampa de despacho.
PIN: Es el pago que realiza el proveedor a Wal-Mart para la activacin del su producto en el
sistema.
POD: Comprobante de Recepcin de Mercanca, muestra el detalle de los artculos que fueron
recepcionados, as como los idenficados con inconsistencia, sobrantes, faltantes, daados o
rechazados.
Plu/ SKU/ Cdigo de identificacin/ Item number: Es el nmero o cdigo con que se identifica
un producto en los sistemas de Wal-Mart Centroamrica.
Producto Agotado: Producto que por alguna razn no tiene existencias, pero que se contina
vendiendo y el Proveedor an lo distribuye.
Producto Descontinuado Producto que no se comercializar ms, debido a que el Proveedor

ya no lo distribuye que se dej de adquirir por cualquier razn.
Referencia: Cdigo de identificacin asignado por el proveedor a la Mercanca.

Reporte de envo: Documento que se entrega a la tienda, en la cual aparecen las facturas y los
bultos que se estn entregando con la Mercanca respectiva.
Resurtido: rea encargada de asegurar el abasto adecuado de mercanca en las tiendas y

Centros de Distribucin por medio de una administracin eficiente de los inventarios utilizados
en los sistemas Walmart.
Retail Link: Sitio web de Walmart, donde comparte informacin con sus Proveedores, el acceso
a dicho sitio requiere la firma de convenios entre las partes.
Retencin (Holdear o bloquear la mercanca): Es dejar la Mercanca en la ubicacin origen,

sin poder hacer Picking de la misma, cambio de ubicacin reabastecimiento, etc.
RIA: Retorno al Inventario de Abarrotes.
RF: Radio Frecuencia.
SME Sistema de Manejo de Envos, se utiliza para el registro y cobro de la Mercanca.
Staple Stock: Son los productos que se almacenan en el Centro de Distribucin y tienen un
inventario de seguridad.
Ticket de Recepcin: Reporte utilizado para verificar datos de la Mercanca que se va a

recepcionar y detectar diferencias.
Ti - Hi: Medicin cajas x cama y camas x tarima.
Unidad de Empaque: Dato que indica la cantidad de producto que viene en cada caja.
Unidad de Empaque del Proveedor: Empaque con el cual es entregado los productos al Centro
de Distribucin o al punto de venta en caso de manejarse por Compra Directa.
Unidad de Medida / UOM: Cantidad Neta
UPC/EAN: Es el cdigo de barras del artculo, mismo que es escaneado en la caja

registradora.
UxC : Unidad por caja. Unidad de empaque del producto.
Vendor Master: Vender Master o Maestro de proveedores se refiere al rea de Walmart

Centroamrica en donde se administrar y controlar la base de datos en la cual se almacena
la informacin general de nuestros proveedores.
Vendor Number: Nmero de identificacin en el sistema Walmart con el cual se identifica a

cada uno de nuestros Proveedores, el vendor number es un nmero conformado por 9 dgitos.
Vendor Pack: (Empaque del Proveedor). Es el empaque con el cual el Proveedor entrega su
mercanca al Centro de Distribucin, es la unidad mnima que en el sistema permite comprarle
a un Proveedor.
Vendor Pack Quantity: Es le nmero de piezas que contiene el Empaque del Proveedor.
Warehouse Pack: (Empaque del Centro de Distribucin). Es el empaque con el cual el Centro
de Distribucin enva la mercanca a las tiendas.
Warehouse Pack Quantity: Es el nmero de piezas que tiene el empaque del Centro de
Distribucin.
WMS: Sistema de Administracin de Bodega (Warehouse Managment System). Es el sistema

de cmputo, utilizado para la administracin de los Centros de Distribucin.

Guia Proveedores Cedi

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Gua para Proveedores

Gua de Logstica para proveedores

1. PROCESO NEGOCIACIN Y CENTRALIZACIN ................................................................ 4

Gua de Logstica para proveedores

El siguiente documento contiene la informacin bsica requerida, para facilitar la

Por lo tanto lo establecido en este documento no aplicar a ninguno de los dems

Para todos los efectos legales y de facturacin la

Gua de Logstica para proveedores

La Centralizacin es un concepto de operacin que permite hacer ms eficiente la

Principales beneficios de la centralizacin:

Soporte para la expansin geogrfica.

Resurtido (Logstica) y Comercial son las reas responsables de informar al Proveedor

1.1 Negociacin de Porcentaje de Centralizacin.

a. Si proveedor es parte de red de distribucin contacta a Resurtido e indica su

b. El administrador de categoras o el Gerente de Resurtido de Logstica le darn las

Para informacin de Centralizacin en Costa Rica puede comunicarse de lunes a

Contacto Puesto Correo electrnico Telfono

Fernando Villalobos Encargado de Centralizacin fvillal@wal-mart.com 2582-8740

Gua de Logstica para proveedores

2.1 Inclusin de un artculo

Inclusin de artculo nuevo.

2.2 Recepcin Comercial

Permisos del Ministerio de Salud

Si la informacin no es presentada completa, no se

El Comprador o Administrador de Categora verificar la informacin entregada por el

Si la documentacin y las muestras se encuentran correctas, los Compradores enviarn la

Gua de Logstica para proveedores

Cada vez que a un proveedor se le apruebe el ingreso de un nuevo artculo, deber

Debido a que la plantilla se utiliza para alimentar nuestros sistemas, es muy

o No Eliminar columnas o filas

La plantilla contiene comentarios sobre la informacin de cada campo; se les

2.4 Espacios obligatorios a completar por el proveedor

2.5 Descripcin de los campos:

2- Dgito Verificador UPC

3- ID de Stock del Proveedor

Gua de Logstica para proveedores

7- Unidad de medida/UOM Cantidad Neta

Cdigos de Unidad de Medida:

o FO: Fluid Ounce (Onza Liquida)

Gua de Logstica para proveedores

9- Uso Unidad de Medida / UOM & Cantidad Neta / Cantidad a la Venta

Ejemplo Descripcin Forma de anotarlo

3 PASTA TOMATE MAGGI 174 GR 174 GR

10- Descripcin 2 del Artculo

11- Descripcin del Tiquete de Caja o Descripcin del UPC

12- Descripcin para Sealizacin

Gua de Logstica para proveedores

14- Descripcin de Gnero de Moda

La tienda describe varias clasificaciones de vestimenta, tales como ropa sport,

15- UPC/EAN (DUN14 GTIN-14) Empaque del proveedor

16- Cantidad de empaque de proveedor

17- Longitud del empaque de proveedor

18- Ancho del empaque de proveedor

19- Altura del empaque de proveedor

Gua de Logstica para proveedores

21- UPC/EAN del Artculo

22- Cantidad de empaque del Centro de Distribucin

23- Costo Unitario

24- Costo de empaque de proveedor

26- Marcado con precio de fbrica

26- Tiempo de entrega del proveedor (lead time):

27- Pas de Origen:

Gua de Logstica para proveedores

29- Longitud del Artculo