Santa Elena,

Seor
Prefecto
Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial de Santa Elena
Presente

De mi consideracin:

La Contralora General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y

legales, efectu el examen especial a los anticipos de fondos a los servidores de la
entidad, registro, control y recuperacin, en la direccin financiera y dems unidades
relacionadas, por el perodo comprendido entre el 1 de enero de 2014 y el 31 de
diciembre de 2015.

La accin de control se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoria

Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas
requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable
de que la informacin y la documentacin examinadas no contienen exposiciones
errneas de carcter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales
corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes, polticas y dems normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la accin de control efectuada, los resultados se encuentran

expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el
presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artculo 92 de la Ley Orgnica de la Contralora

General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y
con el carcter de obligatorio.

Atentamente,
Dios, Patria y Libertad

Ing. Susana De la Fuente Parrales

AUDITORA GENERAL INTERNA

1
 CAPTULO I

INFORMACIN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial se realiz con cargo al Plan Operativo de Control de 2016 de la

Unidad de Auditora Interna del Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial de
Santa Elena y en cumplimiento de la Orden de Trabajo 0002-DR1-DPSE-GADPSE-AI-
2016 de 5 de mayo de 2016; suscrita por el Delegado Provincial de Santa Elena, de la
Contralora General del Estado.

Objetivo del examen

General:

- Verificar la propiedad, veracidad y legalidad de las operaciones realizadas en

los anticipos de fondos a los servidores de la entidad, registro, control y
recuperacin, en la direccin financiera y dems unidades relacionadas.

Alcance del examen

El examen especial comprende el anlisis a los anticipos de fondos a los servidores de

la entidad, registro, control y recuperacin, en la direccin financiera y dems unidades
relacionadas, por el perodo comprendido entre el 1 de enero de 2014 y el 31 de
diciembre de 2015.

Base legal

El Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial de Santa Elena estableci su

existencia en la Ley de creacin de la Provincia de Santa Elena, publicada en el
Registro Oficial 206 de 7 de noviembre de 2007.

2
La Ordenanza de Sustitucin de Denominacin de Consejo Provincial de Santa Elena
a Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial de Santa Elena, fue conocida,
discutida y aprobada en primer debate en la Sesin Ordinaria del da Mircoles 16 de
marzo de 2011 y en segundo debate y definitivo en la Sesin Ordinaria del Lunes 11
de abril de 2011, publicado en el Registro Oficial 460 de 1 de junio de 2011.

Estructura orgnica

NIVELES PROCESOS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ORGANIZACIONALES ORGANIZACIONALES
Consejo Provincial
Comisiones

Prefectura
1. Directivo
Secretaria General Procesos Gobernantes
Comisara Ambiental
Coordinacin Parroquial

Viceprefectura
Auditora Interna

Procuradura Sndica-Direccin
de Asesora Jurdica
Patrocinios
Contrataciones

Direccin de Planificacin
2. Asesor Procesos Habilitantes
Seguimiento y de Asesora
evaluacin
Ordenamiento Territorial
Cooperacin Nacional e
Internacional
Diseo en Espacios
Pblicos
Planificacin
Estratgica
3. Apoyo Direccin Administrativa Procesos Habilitantes
Compras Pblicas de Apoyo
Talento Humano
Servicios Generales
Taller mecnico
Seguridad y Salud
Ocupacional
Bodega

Direccin Financiera
Contabilidad
Presupuesto
Tesorera

Direccin de Informtica

3
 Desarrollo de Sistemas
Soporte Tcnico
TICS

Direccin de Comunicacin
Social
Relaciones Pblicas
Medios de
comunicacin
Produccin Audiovisual
Direccin de Obras Pblicas
Vialidad
Programacin y
Presupuesto
Control de Calidad
Construcciones

Direccin de Medio Ambiente

Calidad Ambiental
Conservaciones
Recursos Naturales
Gestin de Riesgos
Educacin Ambiental

Direccin de Fomento
Productivo
4. Operativo Turismo, Cultura y Procesos Agregadores
Patrimonio de Valor
Desarrollo Agropecuario
Desarrollo de Pesca y
Acuacultura

Direccin de Recursos Hdricos

Manejo de Cuencas
Sistema de Riego
Infraestructura
Hidrulica

Direccin de Vinculacin
Ciudadana
Accin Social
Capacitacin
Formacin Deportiva
Fondo Semilla
Fuente: Reforma a la Estructura Orgnico Funcional por procesos del
Gobierno Autnomo Provincial de Santa Elena aprobada el 15 de diciembre de 2015

Objetivos de la entidad

Conforme el artculo 4 del Cdigo Orgnico de Organizacin Territorial, Autonoma y

Descentralizacin (COOTAD), los fines de los Gobiernos Autnomos Descentralizados,
aplicables al presente examen son:

4
a) El desarrollo equitativo y solidario mediante el fortalecimiento del proceso de
autonomas y descentralizacin;
b) La garanta, sin discriminacin alguna y en los trminos previstos en la Constitucin
de la Repblica, de la plena vigencia y el efectivo goce de los derechos individuales
y colectivos constitucionales y de aquellos contemplados en los instrumentos
internacionales;

c) La obtencin de un hbitat seguro y saludable para los ciudadanos y la garanta de

su derecho a la vivienda en el mbito de sus respectivas competencias;

d) El desarrollo planificado participativamente para transformar la realidad y el impulso

de la economa popular y solidaria con el propsito de erradicar la pobreza,
distribuir equitativamente los recursos y la riqueza y alcanzar el buen vivir;

e) La generacin de condiciones que aseguren los derechos y principios reconocidos

en la Constitucin a travs de la creacin y funcionamiento de sistemas de
proteccin integral de sus habitantes; y,

f) Los dems establecidos en la Constitucin y la Ley.

Monto de recursos examinados

El monto de los recursos examinados se resume en el cuadro siguiente:

CUENTA PERODOS TOTAL

RECURSOS
NOMBRE DE LA 2014 2015
EXAMINADO
CUENTA USD USD
S USD
1120101 Anticipos de
Remuneraciones Tipo 1 213 980,32 1 424 870,39 2 638 850,71
"A"

Fuente: (Balance de comprobacin aos 2014 y 2015)

Servidores relacionados

Constan en Anexo 1.

5
 CAPTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones

La Contralora General del Estado, aprob el examen especial a: ingresos, gastos,

procedimientos de contratacin, adquisicin, recepcin y utilizacin de bienes,
prestacin de servicios, consultora y verificacin a la obligacin de rendir cuentas del
Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial De Santa Elena, por el perodo
comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013, aprobado el
20 de diciembre de 2014 con informe DR1-DPSE-AE-0021-2014, y recibido por la
entidad el 19 de enero de 2015, se incluy una recomendacin relacionada con el
presente examen, la misma que se encuentra cumplida.

Registro contable de los anticipos otorgados a servidores

Se evidenci que en la cuenta contable 11201 Anticipos a servidores pblicos,

adems de los anticipos de quincena y anticipos de remuneraciones entregados a los
servidores, se registraron transacciones por concepto de multas de trnsito, anticipos
de tarjeta naviplan y plizas de fidelidad.

Mediante oficio 033-GADPSE-SC-2016 de 17 de octubre de 2016, la Contadora

General, adjunt el listado de servidores y servidoras correspondientes a los anticipos
otorgados durante el perodo examinado, segn se detalla a continuacin:

AO 2014 AO 2015
NOMBRE DE LA CUENTA TOTAL
USD USD
1120101 Anticipos de
316 925,00 393 316,00 710 241.00
Remuneraciones Tipo "A"

La falta de supervisin de los Directores Financieros de los perodos de actuacin del

1 de enero al 9 de mayo de 2014 y del 15 de mayo de 2014 al 31 de diciembre de
2015; y, a que la Contadora General registr valores por diferentes conceptos en la
cuenta de anticipos, ocasion que no se presenten en los estados financieros, los
saldos reales por anticipos concedidos a los servidores y servidoras durante el
perodo examinado, por lo que incumplieron el artculo 37 letra b) de la Norma Tcnica

6
de Control Gubernamental 3.3.1.2. Codificacin e inobservaron las Normas de control
interno 401-03 Supervisin; 405-02 Organizacin del sistema de Contabilidad
Gubernamental; 405-03 Integracin contable de las operaciones financieras; 405-06
Conciliacin de saldo de las cuentas; 405-08 Anticipos de fondos y artculos 133
Funciones de la Direccin Financiera, letra b) y 137 Funciones de la Unidad de
Contabilidad, letra h) de la Reforma a la Estructura Orgnico - Funcional por procesos
del Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial de Santa Elena, aprobado
mediante resolucin 004-ADM-2015 el 15 de diciembre de 2015, y que en su parte
pertinente indican lo siguiente:

Artculo 133.- Funciones de la Direccin Financiera: .- b. Supervisar las

actividades que desarrollan las diferentes unidades administrativas bajo su
direccin.- Artculo 137.- Funciones de la Unidad de Contabilidad: .- h.
Conciliar mensualmente los saldos contables de los mayores generales con los
mayores auxiliares...

Se comunic los resultados provisionales el 4 de julio de 2016 mediante oficios 035-

EE-UAI-GADPSE-2016 a la Contadora General y 036-EE-UAI-GADPSE-2016 al
Director Financiero del perodo de actuacin del 15 de mayo del 2014 al 31 de
diciembre de 2015; y, el 6 de julio de 2016 con 037-EE-UAI-GADPSE-2016 a la
Contadora General y 038-EE-UAI-GADPSE-2016 al Prefecto; y, el 12 de julio de 2016
con 039-EE-UAI-GADPSE-2016 al Director Financiero del perodo de actuacin del 1
de enero de 2014 al 9 de mayo de 2014.

Mediante oficio 0170-GADPSE-FIN-2016 de 5 de julio de 2016, el Director Financiero

del perodo de actuacin del 15 de mayo de 2014 al 31 de diciembre de 2015,
manifest:

A diciembre 2015 existen los desgloses correspondientes en la cuenta N

11201 anticipos a servidores pblicos, tal como se demuestra en el Balance
de Comprobacin que estoy adjuntando.- A partir del ejercicio fiscal 2016, ya
est desglosada la cuenta en mencin, lo cual registra anticipos de
remuneraciones tipo A, anticipo de remuneraciones tipo C, anticipos por
naviplan y anticipos por plizas de fidelidad, por lo que si estamos cumpliendo
con las observaciones emitidas por Auditoria (sic) Interna

La Contadora General con oficio 027-GADPSE-SC-2016 de 6 de julio de 2016, indic:

Informo que a partir del mes de diciembre del 2015, se realiz identificacin
mediante la creacin de subgrupos en la cuenta principal 112.01.03 Anticipos de

7
 Remuneraciones Tipo C, la misma que comprende la 112.01.03.01 Anticipos a
servidores pblicos, 112.01.03.02 Anticipos por Naviplan, 112.01.03.03 Anticipos
por Pliza de Fidelidad, para realizar un mayor control de dichos movimientos a
travs del mayor general y auxiliar

Con oficio 406-GADPSE/P de 12 de julio de 2016, el Prefecto, expuso:

Hago conocer a usted, que la cuenta 11201 Anticipos a Servidores Pblicos,

durante el perodo analizado ha contado siempre con los auxiliares sealados
en el Catlogo General de Cuentas Contables.- A partir del mes de diciembre
de 2015, es decir dentro del periodo analizado la Contadora General
implement para la cuenta 112.01.03 Anticipos de remuneraciones tipo C, el
sistema de auxiliares que permite la identificacin de los diversos tipos de
anticipos

Lo manifestado por los auditados, ratifica el comentario de auditora, por cuanto, los
anticipos a servidores pblicos se encontraban inicialmente registrados con valores
por otros conceptos.

Posterior a la lectura del borrador del informe, con oficio No. 029-GADPSE-SC-2016
de 22 de julio de 2016, la Contadora General, manifest:

Mediante Oficio N 027-GADPSE-SC-2016, de fecha julio 06 del 2016, se

inform que dicha situacin ya se encuentra corregida, a partir del mes de
diciembre del 2015 , se procedi a realizar la apertura de subgrupos de
auxiliares en la cuenta 112.01.03 ANTICIPOS DE REMUNERACIONES TIPO
C, compuesta por los siguientes auxiliares: .- 112.01.03.01-Anticipos a
servidores pblicos, que registra los movimientos de anticipos de
remuneraciones generadas mediante solicitud suscrita por el funcionario y/o
empleado a travs de la Unidad de Talento Humano.- 112.03.01.02-Anticipos por
Naviplan, que registra los movimientos que se realizan por descuentos a favor
de terceros mediante solicitud de crdito directo.- 112.03.01.03-Anticipos por
Pliza de Fidelidad, registra los movimientos por concepto de pliza de fidelidad
contratada para funcionarios y empleados, en cumplimiento de LEY ORGANICA
DEL SERVICIO PUBLICO .- 112.03.01.04-Anticipos por multas de trnsito, en
la que registra movimientos por pagos de mutas de trnsito aplicados a los
funcionarios y empleados que tienen a cargo vehculos institucionales.- Con los
antecedentes expuestos, debo aclarar que desde el mes de diciembre del 2015,
ya se encuentran registrados los anticipos por los diferentes conceptos de
acuerdo a los dispuesto en la NTCG 3.3.1.2 Codificacin. Por consiguiente en
funcin a las necesidades, que justifique la creacin de nuevos auxiliares se
proceder a su implementacin (sic)

Lo expresado por la servidora no modifica el comentario de auditora, puesto que a

pesar de que la Contadora General present mediante oficio 027-GADPSE-SC-2016

8
de 6 de julio de 2016, el comprobante contable DF00000137 de 31 de diciembre de
2015, con el registro de la reclasificacin por concepto de Naviplan y las imgenes de
apertura de auxiliares en el mes de diciembre 2015 en el Sistema Administrativo
Financiero, no se presentaron los saldos reales en los estados financieros
correspondiente al perodo examinado, lo que dificult la identificacin de los anticipos
durante la revisin.

Por lo expuesto, los Directores Financieros de los perodos de actuacin del 1 de

enero al 9 de mayo de 2014 y del 15 de mayo de 2014 al 31 de diciembre de 2015; y,
la Contadora General, incumplieron los deberes y atribuciones previstos en el artculo
77 nmero 3 letras a), b), c) y d) de la Ley Orgnica de la Contralora General del
Estado.

Conclusin

Se evidenci que en la cuenta contable 11201 Anticipos a servidores pblicos,

adems de los anticipos de quincena y anticipos de remuneraciones entregados a los
servidores, se registraron transacciones por concepto de multas de trnsito, anticipos
de tarjeta Naviplan y plizas de fidelidad; debido a la falta de supervisin de los
Directores Financieros de los perodos de actuacin del 1 de enero al 9 de mayo de
2014 y del 15 de mayo de 2014 al 31 de diciembre de 2015; y a que la Contadora
General registr valores por diferentes conceptos en la cuenta de anticipos a
servidores pblicos, ocasion que no se presenten los saldos reales por anticipos
concedidos a los servidores y servidoras durante el perodo examinado, incumpliendo
el artculo 37 letra b) de la Norma Tcnica de Control Gubernamental 3.3.1.2.
Codificacin e inobservando las Normas de control interno 401-03 Supervisin; 405-02
Organizacin del sistema de Contabilidad Gubernamental; 405-03 Integracin contable
de las operaciones financieras; 405-06 Conciliacin de saldo de las cuentas; 405-08
Anticipos de fondos y los artculos 133 Funciones de la Direccin Financiera, letra b);
y, 137 Funciones de la Unidad de Contabilidad, letra h) de la Reforma a la Estructura
Orgnico - Funcional por procesos del Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial
de Santa Elena, aprobado mediante resolucin 004-ADM-2015 el 15 de diciembre de
2015.

9
Recomendaciones

Al Director Financiero

1. Supervisar y vigilar que la Contadora General registre en las respectivas

cuentas reclasificadas los diferentes conceptos de anticipos entregados a los
servidores y servidoras de la institucin.

A la Contadora General

2. Registrar en las respectivas cuentas reclasificadas los diferentes conceptos

de anticipos entregados a los servidores y servidoras de la institucin y as
poder realizar la verificacin de manera individualizada de cada uno de estos
rubros.

Recaudacin de cuotas correspondientes al mes de diciembre

La entidad concedi anticipos de fondos de hasta 3 remuneraciones unificadas a 114

servidores (as) en el ao 2014 y 157 en el 2015, evidencindose que los valores
descontados en los meses de diciembre, corresponden a un valor inferior al descuento
de al menos el 70% de su remuneracin mensual unificada.

Debido a que los Jefes de Talento Humano de los perodos de actuacin del 1 de
enero al 31 de diciembre de 2014 y del 10 de febrero al 31 de diciembre de 2015; no
dejaron estipulado en los formularios de descuentos respectivos previo a la concesin
de los anticipos el descuento del al menos el 70% de la remuneracin mensual
unificada de la o el servidor, ocasion que no se haga la oportuna recuperacin de los
valores concedidos, incumpliendo los artculos 255 del Reglamento General de la Ley
del Servidor Pblico, 1.1 del Reglamento y Procedimiento para la concesin de
anticipos; la Norma de control interno 405-08 Anticipos de fondos; y, el artculo 112
Funciones de la Unidad de Talento Humano, letra f) de la Reforma a la Estructura
Orgnico - Funcional por procesos del Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial
de Santa Elena, aprobado mediante resolucin 004-ADM-2015 el 15 de diciembre de
2015, y que en su parte pertinente indica lo siguiente:

Cumplir y hacer cumplir las leyes y reglamentos existentes en materia de

administracin de recursos humanos

10
Se comunic los resultados provisionales el 20 de octubre de 2016 mediante oficios
074-EE-UAI-GADPSE-2016 a la Jefa de Talento Humano encargada del perodo de
actuacin del 10 de febrero al 31 de diciembre de 2015 y 075--EE-UAI-GADPSE-2016
al Jefe de Talento Humano del perodo de actuacin del 1 de enero al 31 de diciembre
de 2014; sin obtener respuesta.

Posterior a la lectura del borrador del informe, mediante oficio 243-GADPSE-UTH-

2016 de 14 de noviembre de 2016, la Jefa de Talento Humano encargada del perodo
de actuacin del 10 de febrero al 31 de diciembre de 2015, indic:

Recaudacin de cuotas correspondientes al mes de diciembre: De

conformidad con el Artculo 255 del Reglamento General de la Ley
Orgnica del Servicio Pblico.- Anticipo de remuneraciones.- ..., debo
comunicar que como responsable del trmite el Jefe de la Unidad de Talento
Humano procede a elaborar el formulario para la concesin de anticipos en el
sistema Intranet, que es suscrito por el Servidor como solicitante del anticipo, y
el seor Prefecto como mxima autoridad; documento en el que se presenta la
condicin laboral y econmica del servidor para su revisin y posterior
aprobacin, y cuyos descuentos se realizan mensualmente en el rol de pagos
del servidor.- Adicional informo que en el mes de mayo del 2015, solicit a la
Direccin de Informtica que se elimine el pie de firma del Sr. , quien ejerca
las funciones de Analista de Nmina, ya que el responsable de la Unidad de
Talento Humano es el Jefe como gestor del trmite para concesin de
anticipos.- Por temas de capacidad econmica en el mes de diciembre no se
realiz el descuento de por lo menos el 70% de su remuneracin mensual
unificada.- Por lo antes expuesto debo acotar que, como lo establece el Tercer
Considerando del Acuerdo Ministerial 00054, del 11 de marzo del 2011, se ha
concedido anticipos de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas para
casos excepcionales y ante una situacin de emergencia o para acceder a
determinados bienes y servicios, sin incumplir en la capacidad de
endeudamiento del servidor y sin infringir norma legal o reglamentacin alguna,
ya que los valores fueron recaudados en el plazo de 12 meses contados desde
la concesin del anticipo.- Con la finalidad de aplicar lo estipulado en el Art.
255 del Reglamento a la Ley Orgnica del Servicio Pblico, donde hace
referencia al cobro de por lo menos el 70% de la remuneracin en el mes de
diciembre, la Unidad de Talento Humano, realiz una revisin de los anticipos
otorgados en el periodo 2016, y mediante Memorndum N. 292-UTH-
GADPSE-2016, se notifica que se realizar el respectivo descuento tal como lo
estipula la ley, debo informar que dicho descuento se ejecutar manualmente
en el mes de diciembre del presente ao, debido a que nuestro sistema
informtico de concesin de anticipos an no est diseado para realizar tal
funcin

En comunicacin de 14 de noviembre de 2016, el Jefe de Talento Humano del perodo

de actuacin del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014, expuso:

11
 Recaudacin de cuotas correspondientes al mes de diciembre: .- De
conformidad con el Artculo 255 del Reglamento General de la Ley
Orgnica del Servicio Pblico.- Anticipo de
remuneraciones.-.concedern, a pedido de las y los servidores pblicos de
la institucin, sin necesidad de justificacin previa, anticipos de una hasta tres
remuneraciones mensuales unificadas considerando su capacidad de
endeudamiento, debo comunicar que como responsable del trmite el Jefe de
la Unidad de Talento Humano del periodo 2014, se proceda a elaborar el
formulario para la concesin de anticipos en el sistema Intranet por parte del
Analista de Nomina, suscrito por el Servidor como solicitante del anticipo, el
Seor Prefecto como mxima autoridad y sumillado por parte del Jefe de
Talento Humano; documento en el que se presenta la condicin laboral y
econmica del servidor para su revisin y posterior aprobacin, y cuyos
descuentos se realizan mensualmente en el rol de pagos del servidor.- Por
temas de capacidad econmica en el mes de diciembre no se realiz el
descuento de por lo menos el 70% de su remuneracin mensual unificada.-
Por lo antes expuesto debo acotar que, como lo establece el Tercer
Considerando del Acuerdo Ministerial 00054, del 11 de marzo del 2011, se ha
concedido anticipos de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas para
casos excepcionales y ante una situacin de emergencia o para acceder a
determinados bienes y servicios, sin incumplir en la capacidad de
endeudamiento del servidor y sin infringir norma legal o reglamentacin alguna,
ya que los valores fueron recaudados en el plazo de 12 meses contados desde
la concesin del anticipo (sic)

Lo manifestado por los Jefes de Talento Humano de los perodos de actuacin del 1 de
enero al 31 de diciembre de 2014 y del 10 de febrero al 31 de diciembre de 2015, no
modifica el comentario de auditora, puesto que en los meses de diciembre del ao
2014 y 2015, no efectuaron el respectivo descuento de por lo menos el 70% de la
remuneracin de los servidores.

Por lo expuesto, los Jefes de Talento Humano de los perodos de actuacin del 1 de
enero al 31 de diciembre de 2014 y del 10 de febrero al 31 de diciembre de 2015,
incumplieron los deberes y atribuciones previstos en el artculo 77 nmero 2, letra a)
de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.

Conclusin

12
La entidad concedi anticipos de fondos de hasta 3 remuneraciones unificadas a 114
servidores (as) en el ao 2014 y 157 en el 2015, debido a que los Jefes de Talento
Humano de los perodos de actuacin del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 y del
10 de febrero al 31 de diciembre de 2015; no dejaron estipulado en los formularios de
descuentos respectivos previo a la concesin de los anticipos el descuento de al
menos el 70% de la remuneracin mensual unificada de la o el servidor, ocasion que
no se haga la oportuna recuperacin de los valores concedidos, incumpliendo los
artculos 255 del Reglamento General de la Ley del Servidor Pblico, 1.1 del
Reglamento y Procedimiento para la concesin de anticipos; la Norma de control
interno 405-08 Anticipos de fondos y, el artculo 112 Funciones de la Unidad de Talento
Humano, letra f) de la Reforma a la Estructura Orgnico - Funcional por procesos del
Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial de Santa Elena, aprobado mediante
resolucin 004-ADM-2015 el 15 de diciembre de 2015.

Recomendacin

Al Jefe de Talento Humano

3. Efectuar en el mes de diciembre, el descuento mnimo del 70% de la

remuneracin bsica unificada, a aquellos servidores que solicitaron anticipos
de hasta tres remuneraciones, con la finalidad de recuperar los valores en el
tiempo considerado para este tipo de anticipos.

Regularizacin de descuentos de hasta una RMU

La entidad concedi anticipos de fondos de hasta una remuneracin mensual a 107

servidores (as) en el ao 2014 y 69 en el 2015, donde se evidenci que no se les
realiz el descuento del total del anticipo en 60 das.

Debido a la falta de gestin de los Jefes de Talento Humano de los perodos de

actuacin del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 y del 1 de enero al 31 de
diciembre de 2015 para efectuar el oportuno cobro de los anticipos, ocasion que los
valores se recuperen hasta 495 das despus de concedido el anticipo, por lo que
incumplieron los artculos 255 del Reglamento General de la Ley del Servidor Pblico;
1.2 del Reglamento y Procedimiento para la concesin de anticipos; la Normas de

13
control interno 405-08 Anticipos de fondos; y, el artculo 112 Funciones de la Unidad de
Talento Humano, letra f) de la Reforma a la Estructura Orgnico - Funcional por
procesos del Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial de Santa Elena,
aprobado mediante resolucin 004-ADM-2015 el 15 de diciembre de 2015, y que en su
parte pertinente indica lo siguiente:

Cumplir y hacer cumplir las leyes y reglamentos existentes en materia de

administracin de recursos humanos

Se comunic los resultados provisionales el 20 de octubre de 2016 mediante oficios

074-EE-UAI-GADPSE-2016 a la Jefa de Talento Humano encargada del perodo de
actuacin del 10 de febrero al 31 de diciembre de 2015 y 075-EE-UAI-GADPSE-2016
al Jefe de Talento Humano del perodo de actuacin del 1 de enero al 31 de diciembre
de 2014; sin obtener respuesta.

Posterior a la lectura del borrador del informe, mediante oficio 243-GADPSE-UTH-

2016 de 14 de noviembre de 2016, la Jefa de Talento Humano encargada del perodo
de actuacin del 10 de febrero al 31 de diciembre de 2015, indic:

Dando cumplimiento a lo establecido en el Reglamento para conceder

anticipos de remuneraciones a servidoras, servidores, trabajadoras y
trabajadores del Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial de Santa
Elena, en el Artculo 5.- Plazo de Recaudacin.- Cuando el monto entrega,
sea de hasta una remuneracin, se descontar hasta un plazo de cuatro (4)
meses de otorgado el anticipo.- Me es pertinente indicar que con respecto a
las condiciones de pago y autorizacin de los descuentos estipulados en el
Reglamento para conceder anticipos de remuneraciones a servidoras,
servidores, trabajadoras y trabajadores del Gobierno Autnomo
Descentralizado Provincial de Santa Elena, sealan: .- Artculo 3.- De las
Condiciones.- Para la concesin de los anticipos se observarn las siguientes
disposiciones: .- La Unidad Administrativa de Talento Humano, verificar con
la documentacin de cada servidor la capacidad de pago del solicitante..-
Artculo 8.- Autorizacin de Descuentos.-() La presentacin de la solicitud
de anticipo, no equivale a su aprobacin. La mxima autoridad, se reserva el
derecho de calificar y aprobar dicha solicitud; previo el anlisis de la Unidad de
Talento Humano que informe sobre la capacidad de pago del servidor
solicitante. .- Por lo antes expuesto, se determina la capacidad de
endeudamiento como el porcentaje de los ingresos mensuales netos, los
cuales se calculan por diferencia entre los ingresos y gastos fijos que tiene que
soportar cada mes, siendo recomendable no endeudarse con una cuota
mensual superior al 30% de los mismos.- Es por ello que, los anticipos de
hasta una remuneracin otorgado a los servidores durante el periodo 2014 y
2015, no se efectu el descuento en el plazo de 60 das tal como lo estipula el
Art. 255 del Reglamento General de la Ley Orgnica del Servicio Pblico, ya
que el valor otorgado en algunos casos superaba el 30% de los ingresos

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 mensuales netos, por lo que se extendi las cuotas del anticipo en el plazo
convenido con el servidor.- Debo manifestar , que los valores otorgados por
concepto de anticipo de sueldo en el periodo examinado, fueron recaudados en
su totalidad, en cumplimiento a los convenios de pago suscritos de las
remuneraciones mensuales de las servidoras, servidores, trabajadoras y
trabajadores del Gobierno Provincial de Santa Elena y de la liquidacin de
haberes respectivamente, por lo que en la actualidad existe un 100% de
efectividad en la recaudacin de los anticipos concedidos, sin existir perjuicios
a los recursos de la Institucin.- Sin embargo con el fin de tomar los correctivos
necesarios, para la regularizacin legal de la recaudacin de los anticipos,
mediante Memorndum N. 283-GADPSE-UTH-2016, enviado a la Direccin
de Asesora Jurdica, presentamos las propuestas del REGLAMENTO PARA
CONCEDER ANTICIPOS DE REMUNERACIONES A SERVIDORES,
SERVIDORAS, TRABAJADORES Y TRABAJADORAS DEL GOBIERNO
AUTONOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE SANTA ELENA, y as
dar fiel cumplimiento a los artculos 1.1 y 1.2 del Acuerdo N. 00054, emitido
por el Ministerio de Relaciones Laborales, en el que se expide el Reglamento y
Procedimiento para la concesin de anticipos, para anlisis y consideracin de
la Procuradura Sndica de la Prefectura de Santa Elena y su aplicacin
inmediata en el presente ao

En comunicacin de 14 de noviembre de 2016, el Jefe de Talento Humano del perodo

de actuacin del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014, manifest:

Regularizacin de descuentos de hasta una RMU. .- La entidad

concedi anticipo de fondos de hasta una remuneracin mensual a varios
servidores regulados por la LOSEP, donde se evidenci que no se les realiz el
descuento del total de anticipo en 60 das de acuerdo al cuadro rectificado de
cargos y sueldos del ao 2014 de los servidores del Gobierno Autnomo
Descentralizado Provincial de Santa Elena.- DESCARGO.- Por lo antes
expuesto, se determina la capacidad de endeudamiento como el porcentaje de
los ingresos mensuales netos, los cuales se calculan por diferencia entre los
ingresos y gastos fijos que tiene que soportar cada mes, siendo recomendable
no endeudarse con una cuota mensual superior al 30% de los mismos.- Es por
ello que, los anticipos de hasta una remuneracin otorgados a los servidores
durante el periodo 2014, no se pudo efectuar el descuento en el plazo de 60
das tal como lo estipula el Art. 255 del Reglamento General de la Ley Orgnica
del Servicio Pblico, ya que el valor otorgado en su mayora , afectaba en su
capacidad de endeudamiento, por tanto la cuota mensual del prstamo a
solicitar no deba superar el 30% de los ingresos mensuales netos.- Los
valores otorgados por concepto de anticipo de sueldo en el periodo 2014
fueron recaudados en su totalidad, en cumplimiento a los acuerdos de pago
suscritos de las remuneraciones mensuales de las servidoras, servidores,
trabajadoras y trabajadores del Gobierno Provincial de Santa Elena y de la
liquidacin de haberes respectivamente

Lo manifestado por los Jefes de Talento Humano no modifica el comentario de

auditora, debido a que los anticipos concedidos equivalentes a una remuneracin de
la o el servidor, no fueron descontados en un plazo de hasta 60 das de otorgado del

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anticipo; adicionalmente, no efectuaron las gestiones para reformar lo que se
estableci en el Reglamento para conceder anticipos de remuneraciones a servidores,
servidoras, trabajadores y trabajadoras del Gobierno Autnomo Descentralizado
Provincial de Santa Elena, y aplicaron para los descuentos el artculo 5 de dicho
reglamento, que indica que en los casos cuando el monto entregado sea de hasta una
remuneracin, se descontara en un plazo de hasta 4 meses, lo que se contrapone a lo
estipulado en el artculo 1.2 del Reglamento y Procedimiento para la concesin de
anticipos.

Por lo expuesto, los Jefes de Talento Humano de los perodos de actuacin del 1 de
enero al 31 de diciembre de 2014 y del 10 de febrero al 31 de diciembre de 2015;
incumplieron los deberes y atribuciones previstos en el Art. 77, numero 2 letra a) de la
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.

Conclusin

La entidad concedi anticipos de fondos de hasta una remuneracin mensual a 107

servidores (as) en el ao 2014 y 69 en el 2015, donde se evidenci que no se les
realiz el descuento del total del anticipo en 60 das, debido a la falta de supervisin
de los Jefes de Talento Humano de los perodos de actuacin del 1 de enero al 31 de
diciembre de 2014 y del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015; ocasion que se
recuperen los valores por anticipos hasta 495 das despus de concedido el anticipo,
incumpliendo los artculos 255 del Reglamento General de la Ley del Servidor Pblico;
1.2 del Reglamento y Procedimiento para la concesin de anticipos; las Norma de
control interno 405-08 Anticipos de fondos; y, el artculo 112 Funciones de la Unidad de
Talento Humano, letra f) de la Reforma a la Estructura Orgnico - Funcional por
procesos del Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial de Santa Elena,
aprobado mediante resolucin 004-ADM-2015 el 15 de diciembre de 2015.

Recomendacin

Al Jefe de Talento Humano

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 4. Descontar en plazos de hasta 60 das los anticipos de remuneraciones
otorgados a los servidores (as) de hasta una remuneracin, a fin de que la
entidad cuente con los montos respectivos en este rubro.

Ing. Susana De la Fuente

Auditora General Interna

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