Enero 2017

10 Errores comunes en la Gestin del Tiempo

Exclusivos Consejos prcticos para mejorar

la gestin de nuestro tiempo

10 Errores comunes en la Gestin del Tiempo

AULA INTERACTIVA
Herramientas de Coaching, Gestin y Liderazgo
10 Errores comunes en la Gestin del Tiempo

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10 Errores comunes en la Gestin del Tiempo

ndice

Aula Interactiva 5

Exclusivos Consejos prcticos para mejorar la comunicacin 6

10 Errores comunes en la comunicacin sobre la gestin del tiempo 6

N 1 Lista de tareas pendientes 7

N 2 Metas personales 8

N 3 Priorizar 8

N 4 Problemas para manejar las distracciones 9

N 5 El hbito de la postergacin 9

N 6 Tomar demasiadas responsabilidades 10

N 7 Eternamente Ocupado 10

N 8 Multitarea 11

N 9 Tomar descansos 11

N 10 Programacin ineficaz de las tareas 12

Reflexin 13

Y ahora qu? 13

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Aula Interactiva

Quines somos?
Somos un grupo de profesionales de varias especialidades que nos hemos unido con el fin de ayudarle a
potenciar sus habilidades para ser eficaz y sobresalir en su medio laboral, gracias a su propio xito.

A quines ayudamos?

A todo aquel que considere que puede llegar a superarse dentro de su entorno laboral a la vez que disfruta
y es feliz con lo que hace. Aula interactiva es til para personas de todos los niveles organizacionales, desde
altos ejecutivos y dueos de negocios hasta jvenes profesionales con iniciativa.

Cul es nuestro objetivo?

Sabemos que dentro del entorno del trabajo se pueden lograr mejoras considerables aplicando tcnicas de
fcil implementacin, sencillas y efectivas que pueden llevarle a ser un gerente, un director o un lder de la
ms alta categora adems de permitirle lograr un mayor grado de satisfaccin y felicidad en su carrera. Por
eso nuestro objetivo se orienta especficamente a brindar esos conocimientos, apoyo, ideas, tcnicas y otro
tipo de recursos para que nuestros clientes alcancen sus ms anheladas metas.

Por qu elegimos ser aulainteractiva?

Porque un aula es un sitio ya sea fsico o virtual al que se acude con intencin de aprender e interactiva
porque la base del xito depende en gran medida del alto grado de participacin e intercambio de experiencias
de distintos mbitos y pases. Creemos que un da en el que no se haya aprendido algo, es casi un da perdido
y somos acrrimos partidarios del feedback o retroalimentacin. Por eso nos interesan sus experiencias,
opiniones, aportes y hasta crticas constructivas por lo que le invitamos a comentar cada uno de nuestros
artculos.

Una ltima recomendacin

Todos podemos llegar a superarnos siempre que nos lo propongamos. Hay innumerables ejemplos de ello
y ninguno es mejor que otro, simplemente la diferencia est en poner el empeo necesario para alcanzar
nuestras metas y saber a quin recurrir para conseguirlo. Por eso estamos aqu: para ayudarle a usted a
alcanzar el xito.

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Exclusivos Consejos prcticos para

mejorar la comunicacin

10 Errores comunes en la

comunicacin sobre la gestin del tiempo

Qu tan bien manejas tu tiempo? La mayora de personas suelen pensar que si manejan bien
su tiempo, pero tambin la mayora de personas, suelen sentirse sobrecargados de actividades o
tienen que trabajar hasta altas horas de la noche para poder lograr sus metas diarias. Te pasa a
ti? Es tan frecuente, y a la vez tan estresante y desmotivador, sentir que algunos das se pasa de
una crisis a otra.

Es entonces cuando tomamos conciencia que podramos estar gestionando nuestro tiempo de una
manera ms eficaz, pero no siempre es fcil identificar los errores que estamos cometiendo ni
cmo hacer para identificarlos. Cuando se logra una buena administracin del tiempo, se tiene una
sensacin de ser mucho ms productivos en el trabajo, adems disminuye claramente el nivel de
estrs.

De esa forma, se llega a un momento en que se puede dedicar tiempo a cosas interesantes,
proyectos ms motivadores que pueden marcar una diferencia real en una carrera. En resumen, se
puede decir que se es ms feliz.

Precisamente en este ebook se presentan diez de los errores ms comunes en la gestin del tiempo
a la vez que se indica cmo saber identificar las estrategias y consejos que se pueden utilizar para
superarlos. Por esto le invitamos a que leas a continuacin cuales son estos 10 errores:

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10 Errores comunes en la Gestin del Tiempo

N 1 Lista de tareas pendientes

Es normal que ms de una vez se tenga la sensacin de que algo importante se ha quedado sin
hacer al final de la jornada pero no se tenga claro qu es. Esto sucede porque no se est utilizando
una lista de tareas pendientes para mantener en la parte superior de la agenda. Y si se est
haciendo, no se est siendo suficientemente eficaz.

El truco de manejar una lista de tareas con eficacia radica en la saber priorizar las tareas de esa
lista. Se pueden usar mtodos de priorizacin indicando por ejemplo con la A aquellas tareas ms
importantes, y todas los dems que tengan menos prioridad pueden ser identificados con otras
letras como B o D.

Si se incluye en esta lista algn gran proyecto, la entrada puede ser demasiado vaga, lo cual
puede ser un riesgo en cunto a la falta de definicin clara de las tareas a realizar. Por ejemplo, si
se escribe Comenzar proyecto de presupuesto. Pero, esto Qu implicara? All faltan bastantes
detalles lo cual podra causar que se pospongan las cosas o se salten pasos importantes. Lo ideal
es indicar pasos especficos para limitar la tarea en cuanto a su alcance.

Tambin se puede hacer uso de los programas de accin para gestionar el trabajo cuando se tienen
muchos proyectos grandes que se estn dando al mismo tiempo.

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N 2 Metas personales
Pregntate Dnde te gustara estar en tres meses? O donde quisieras estar el ao que viene o
por qu no en 10 aos? Cuando no se sabe responder a este tipo de preguntas, es el momento de
fijar prioridades y establecer firmemente metas personales.

El establecimiento de metas personales es esencial para la gestin del tiempo, esto es porque las
metas sirven como un destino y visin para trabajar hacia ellas. Cuando se sabe a dnde se quiere
ir, se pueden administrar con ms facilidad las prioridades, el tiempo y los recursos para llegar all.
Las metas tambin ayudarn a decidir cmo emplear el tiempo, adems de ayudar a discernir si esa
meta es provechosa o solo est sirviendo como una distraccin.

Para aprender cmo establecer metas inteligentes y eficaces se puede hacer uso de diferentes
herramientas. Una meta inteligente es una meta definida y que mantenga la motivacin.

N 3 Priorizar
Supongamos que su asistente acaba de entrar en crisis, le necesita para hacer frente a lo que est
sucediendo, pero en esos momentos ests en medio de una tormenta de ideas para ofrecrselas
a un nuevo cliente. Sabes que estas a punto de llegar a esa idea maravillosa para la campaa de
marketing que estas proponiendo pero te arriesgas a perder la secuencia de estos pensamientos
debido a esta emergencia.

A veces, es difcil saber cmo priorizar, sobre todo cuando existe una saturacin de tareas que
parecen urgentes. Sin embargo, es esencial aprender a priorizarlas con eficacia si se desea
administrar mejor el trabajo.

Se pueden encontrar muchas herramientas en lnea para aprender como priorizar, la clave est en
aprender a determinar que tarea es de alto rendimiento o de baja prioridad. Cuando se tiene clara
la diferencia, administrar el tiempo es ms sencillo.

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N 4 Problemas para manejar las distracciones

Es muy comn perder hasta dos horas al da en distracciones, pero si nos detenemos a pensar
en todas las cosas que podramos haber hecho en este tiempo, veramos la importancia. Muchas
de estas distracciones vienen de correos electrnicos, chats de mensajera a distancia, colegas
en crisis, llamadas telefnicas, clientes, distracciones que nos impiden concentrarnos trabajar de
forma efectiva.

Si se quiere tener un mejor control del tiempo y hacer mejor el trabajo, es vital saber cmo
minimizar las distracciones y gestionar con eficacia las interrupciones. Por ejemplo, apagar el chat
de mensajera instantnea cuando es necesario centrarse, tambin puede hacerle saber a la gente
que lo estn distrayendo muy a menudo o desconectar el telfono si necesita que no le interrumpan.
Tambin debe aprender a mejorar su concentracin, incluso cuando se enfrenta a distracciones.

N 5 El hbito de la postergacin
La dilacin o postergacin se produce cuando se posponen tareas que deberan estar hacindose
en ese momento. Al posponer las cosas se puede generar un sentimiento de culpabilidad por no
haber empezado la tarea e incluso se puede llegar a temer hacer la tarea. Lo nico que se logra
con la postergacin es al final del da se queden tareas sin hacer. Si realmente se quiere aprender
a manejar el tiempo, es recomendable que tomar un curso para averiguar si la dilacin es uno de
los hbitos que no permite una gestin efectiva del tiempo. Si lo es, aprender las estrategias que se
necesitan para vencer la dilacin puede ser clave para tu xito personal y profesional. Por ejemplo,
una estrategia til es decirse que slo se va a estar en un proyecto por diez minutos. A menudo
una persona que es indecisa siente la necesidad de que tiene que completar una tarea de principio
a fin. Esta alta expectativa es lo que causa que se sienta abrumado y ansioso. En vez de esto, se
puede programar una actividad por poco tiempo, solo para empezar. Eso es todo.

Tambin puede ser til aprender a definir planes de accin. Estos ayudan a que grandes proyectos
puedan llevarse a cabo en pasos manejables. As es ms fcil ver todo lo que est pendiente de
hacer e ir completando paso a paso adelante con el proyecto. El hacer esto as, la sensacin de
agobio se ve claramente disminuida al inicio del proyecto.

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N 6 Tomar demasiadas responsabilidades

Eres una persona que tiene dificultades para decir no a la gente? Si es as, es probable que tenga
demasiados proyectos y compromisos a su cargo. Esto puede conducir a malos resultados como el
estrs y la desmotivacin.

Algunas personas insisten en controlar o hacer todo el trabajo ellos mismos, ya que al parecer no
pueden confiar en nadie ms para hacerlo correctamente (esto a la larga puede ser un problema
para todo el mundo no slo para los administradores).

De cualquier manera, el asumir demasiadas responsabilidades, tambin es mal manejo del tiempo,
ya que la saturacin puede dar lugar a incumplimientos o trabajos mal hechos dando lugar a mala
reputacin.

Para ponerle fin a esta costumbre, se puede aprender a decir que si a la persona, pero no a la
tarea. Si la otra persona insiste en que aceptes hacer una determinada tarea, tambin es importante
aprender a mantener la calma bajo presin.

N 7 Eternamente Ocupado
Algunas personas parecen tener como profesin el estar ocupados. Con plazos que se cumplen
al lmite, interminables correos, montones de carpetas que revisar en el escritorio, reunin tras
reunin. Definitivamente, todo un flujo constante de adrenalina.

El problema es que esto se puede convertir en una adiccin de ajetreo y esto no significa en lo
absoluto que se es eficaz, adems, puede producir mucho estrs. En lugar de esta dinmica, se
debe procurar administrar mejor el tiempo y tener un ritmo adecuado.

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N 8 Multitarea
Para poder terminar todo su trabajo, Linda escribe regularmente correos electrnicos mientras
conversa por telfono con varios clientes, y por supuesto que Linda cree que este es un buen uso
de su tiempo, pero ha comprobado que si hace varias tareas a la vez le toma aproximadamente un
20 o 40 por ciento ms de tiempo que si las hace secuencialmente.

Adems, cuando se hacen varias tareas a la vez se corre el riesgo de hacer las cosas mal, correos
con errores, clientes mal atendidos, papeles en carpetas equivocadas, etc.

Por lo tanto, lo mejor es olvidarse de la multitarea y en cambio centrarse en una tarea a la vez. De
esta manera puedes producir un trabajo de mayor calidad.

N 9 Tomar descansos
Es muy frecuente pensar que se pueden trabajar de 8 a 10 horas seguidas, especialmente si ests
trabajando con una fecha lmite. Lamentablemente, es imposible que alguien se pueda enfocar
y producir realmente un trabajo de calidad sin darle a su cerebro un poco de descanso para as
recargar energa. Por tanto el tomarse un descanso no debe ser visto como perder el tiempo. Ese
tiempo de inactividad es muy valioso, ya que te permitir trabajar de forma creativa y ms eficaz
al reanudar el trabajo. Pero, si eres de las personas que les es difcil dejar de trabajar, entonces
programa descansos, incluso puedes programar una alarma como recordatorio. Sal a caminar rpido,
tomar una taza de caf o simplemente quedarte en tu escritorio meditando. Se recomienda tratar
de tomar un descanso de al menos 5 minutos cada dos horas, y asegurarse de tener suficiente
tiempo para almorzar no se producir un trabajo de buena calidad si se est hambriento.

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N 10 Programacin ineficaz de las tareas

Cada persona se conoce y sabe cundo tiene ms energa. Algunas personas funcionan muy bien
durante la maana, mientras que otras sienten ms enrgicas cuando empieza a ocultarse el sol.
Esto se debe a que todos tenemos diferentes ritmos, es decir diferentes momentos del da en que
nos sentimos ms productivos y enrgicos.

Programar el trabajo ms importante en aquellas horas en que se sabe que se va a estar con ms
energa es hacer una mejor gestin del tiempo. De igual forma, dejar el trabajo menos prioritario
para aquellas horas en que tienes menos energa, es ms lgico. En este perodo de tiempo es
mejor hacer tareas sencillas como hacer llamadas por telfono, consultar correos y similares.

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Reflexin
El tiempo es uno de los bienes ms valiosos, por esto es importante conocer a fondo si realmente
estamos gestionando bien el nuestro. Si no es as, podemos aprender cmo gestionar bien el
tiempo mediante diferentes tcnicas y consejos.

Y ahora qu?
Si te ha gustado este ebook, por qu no completar el curso de Gestin del Tiempo suscribindote a
Aula Magna. Con el curso de Gestin del Tiempo sers capaz de combatir la sobrecarga de trabajo,
ser ms eficaz y lograr ms, lo cual sumar puntos a tu favor en tu lugar de trabajo.

Muchas gracias y disfruten de nuestro material!

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