SUPLEMENTO

Ao II - N 445 SUMARIO:
Pgs.
Quito, mircoles 25 de febrero de 2015 FUNCIN EJECUTIVA

ACUERDO:

SECRETARIA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

1043 Expdese la Norma Tcnica de - Gestin

Documental y Archivo ............................................... 1

GOBIERNOS AUTNOMOS DESCENTRALIZADOS

ORDENANZA PROVINCIAL:

Provincia de Napo: Que cambia la denominacin del patronato

provincial de atencin social prioritaria por "Sumak Kawsay Wasi"
instituto de atencin social prioritaria del GADP, y que regula su
organizacin y funcionamiento................. 36

No. 1043

Vinicio Alvarado Espinel SECRETARIO NACIONAL DE LA

ADMINISTRACIN PBLICA

Considerando:

Que, el artculo
18 de la Constitucin de la
Repblica, en su numeral
segundo, establece que
es derecho de todas las
personas el acceso a la
informacin generada en
instituciones pblicas o
privadas que manejen
fondos pblicos o realicen
funciones pblicas. Adems del derecho de acceso universal a las tecnologas
de informacin y comunicacin:

Que, el artculo 227 de la carta magna, determina que: "La

administracin pblica constituye un servicio a la colectividad que se
rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarqua,
desconcentracin, descentralizacin, coordinacin, participacin,
planificacin, transparencia y evaluacin";

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 2 Suplemento -- Registro Oficial N 445 Mircoles 25 de febrero de 2015
Que, el artculo 379, numerales 3 y 4, de la Constitucin de
la Repblica del Ecuador, establece que son parte el
patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la
memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto
de salvaguardia del Estado, entre otros: "3. Los
documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y
museos que tengan valor histrico, artstico, arqueolgico,
etnogrfico o paleontolgico. 4. Las creaciones artsticas,
cientficas y tecnolgicas ".
Que, el artculo 13 del Estatuto del Rgimen Jurdico y
Administrativo de la Funcin Ejecutiva, prescribe que: "La
Secretara Nacional de la Administracin Pblica es una
entidad de derecho pblico, con personalidad jurdica y
patrimonio propio, dotada de autonoma presupuestaria,
financiera, econmica y administrativa, quien establecer las institucin que incorporar en su estructura a la Direccin de
polticas, metodologas de gestin e innovacin institucional Archivo de la Administracin Pblica para el cumplimiento de
y herramientas necesarias para el mejoramiento de la
eficiencia, calidad y transparencia de la gestin en las
dependencias y organismos de la Funcin Ejecutiva, con
quienes coordinar las acciones que sean necesarias para
la correcta ejecucin de dichos fines, y realizar el control, para la gestin del archivo, manejo documental,
seguimiento y evaluacin de la gestin de los planes,
programas, proyectos y procesos de las entidades y
organismos de la Funcin Ejecutiva que se encuentran en
ejecucin, as como, el control, seguimiento y evaluacin de
la calidad en la gestin de los mismos";
Que, el literal n) del artculo 15, del Estatuto del Rgimen
Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva, establece
que es atribucin del Secretario Nacional de la
Administracin Pblica: "Expedir acuerdos, resoluciones,
rdenes y disposiciones conforme a la ley y el Estatuto del
Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva,
dentro del mbito de su competencia ";
Que, el artculo 10 de la Ley Orgnica de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica, establece que: "Es
responsabilidad de las entidades pblicas, personas
jurdicas de derecho pblico y dems entidades pblicas,
crear y mantener registros pblicos de manera profesional,
para que el derecho a la informacin se pueda ejercer a
plenitud, por lo que, en ningn caso se justificar la ausencia
de normas tcnicas en el manejo y archivo de la informacin
y entidades de la Administracin Central para compartir e
documentacin para impedir u obstaculizar el ejercicio de
acceso a la informacin pblica, peor an su destruccin... ";
Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en su artculo
1 define que: "Constituye Patrimonio del Estado la
documentacin bsica que actualmente existe o que en
adelante se produjere en los archivos de todas las
instituciones de los sectores pblico, y privado, as como la
de personas particulares, que sean calificadas como tal
()";
Que, el Objetivo No. 5 del Plan Nacional para el Buen Vivir
2013-2017, seala la responsabilidad del Estado de
garantizar el acceso al patrimonio debe estar orientada
hacia el fortalecimiento de redes de investigacin,
bibliotecas, archivos, museos y sitios patrimoniales a nivel
nacional, y que stos deben operar a travs de un
subsistema de memoria y patrimonio por medio de
instituciones nacionales que garanticen su acceso y
circulacin. El fin es garantizar la proteccin, conservacin,
salvaguarda y difusin de los patrimonios como un bien
comn
Que, el artculo 5 del captulo 11 del Decreto Ejecutivo No.
985 de fecha 29 de diciembre de 2011 dispone: "Suprmase
(sic.) el Sistema Nacional de Archivos como institucin. El
Archivo Nacional del Ecuador y *sus seccionales funcionarn
como unidades de gestin desconcentrada del Ministerio de
Cultura y cumplirn las responsabilidades estatales
establecidas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos.";
Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 1346 de 31 de octubre
de 2012, se transfiere las funciones del Archivo Intermedio a
la Secretara Nacional de la Administracin Pblica,
las siguientes atribuciones: a) Establecer los procedimientos
de la gestin de archivos para las entidades de la
Administracin Pblica Central e Institucional; b) Elaborar e
implementar manuales, procedimientos y normas tcnicas
racionalizacin de la gestin documental, conservacin,
custodia y mantenimiento de documentos; c) Dictar
recomendaciones para mejorar la administracin documental
en las entidades de la Administracin Pblica Central e
Institucional; d) Recibir, administrar y custodiar los
documentos de archivo de la Administracin Pblica Central
e Institucional, que tenga ms de quince aos contados
desde la fecha de expedicin como lo establece el artculo
15 de la Ley del Sistema Nacional de Archivo; e) Conferir
copias , certificadas del fondo documental bajo su custodia,
observando las normas legales y tcnicas de la materia; f)
Elaborar propuestas y proyectos de digitalizacin de los
archivos bajo su custodia, as como los de las entidades de
la Administracin Pblica Central e Institucional; y, g) Las
dems establecidas en leyes, reglamentos u otras normas
del ordenamiento jurdico;
Que, a travs de Decreto Ejecutivo No. 1384 de 13 de
diciembre de 2012, se establece como poltica pblica el
desarrollo de la interoperabilidad gubernamental como un
esfuerzo mancomunado y permanente de todas las
intercambiar, entre ellas, por medio de las tecnologas de la
informacin y comunicacin, datos e informacin
electrnicos, necesarios en la prestacin de los trmites y
servicios ciudadanos que presten las entidades, as como en
la gestin interna e
interinstitucional;
Que, en Acuerdo Ministerial No. 718 de 27 de julio de 2011,
la Secretara Nacional de la Administracin Pblica, expide el
Instructivo para Normar el Uso del Sistema de Gestin
Documental Quipux para las Entidades de la Administracin
Pblica Central;
Que, es necesario establecer como poltica pblica en la
Administracin Pblica Central, Institucional y dependientes
de la Funcin Ejecutiva, la gestin documental y archivo, con
visin estratgica como el punto de partida que permita
promover la defensa y proteccin de los derechos
fundamentales como el de acceso a la

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 Suplemento Registro Oficial N" 445 ~ Mircoles 25 de febrero de 2015 ~ 3 Nacional de la
informacin pblica, y permita mejorar la eficiencia, eficacia de Administracin Pblica, para su validacin y registro.
los servicios que prestan as como fortalecer la transparencia
y rendicin de cuentas a la ciudadana. SEGUNDA.- La Secretara Nacional de la Administracin
Pblica, en el plazo de dieciocho (18) meses contados a partir
En uso de las facultades y atribuciones que le confiere el de la publicacin del presente Acuerdo Ministerial pondr a
literal n) del artculo 15 del Estatuto del Rgimen Jurdico y disposicin de los sujetos obligados un Sistema Integral de
Administrativo de la Funcin Ejecutiva, Gestin Documental y Archivo que se complemente al
Sistema de Gestin Documental Quipux.
Acuerda:
DISPOSICIN FINAL
Expedir la Norma Tcnica de Gestin Documental y
Archivo. El presente Acuerdo Ministerial derogar cualquier norma de
igual o menor jerarqua, que se contradigan u opongan al
Artculo 1.- Objeto.- El objeto del presente Acuerdo es presente instrumento.
difundir la Norma Tcnica de Gestin Documental y Archivo
con su metodologa, documentos que se adjuntan como La presente Norma Tcnica entrar en vigencia a partir de su
anexo al presente Acuerdo Ministerial, y por lo tanto forma publicacin en el Registro Oficial.
parte integral del mismo.
De su ejecucin encrguese a la Secretara Nacional de la
Artculo 2.- mbito de aplicacin. Esta Norma Tcnica es Administracin Pblica, a travs de la Direccin Nacional de
de aplicacin obligatoria para todas las entidades de la Archivo de la Administracin Pblica, y a todas las
Administracin Pblica Central, Institucional y dependientes dependencias de la Administracin Pblica Central,
d la Funcin Ejecutiva. Institucional y que dependen de la Funcin Ejecutiva.

Artculo 3.- La Subsecretara de Servicios, Procesos e Dado y aprobado en, Quito D.M, a los 02 de febrero de 2015.
Innovacin a travs de la Direccin Nacional de Archivo de
la Administracin Pblica, ser la dependencia encargada Comunquese y publquese.
de efectuar la coordinacin, articulacin interinstitucional,
emisin de las polticas, directrices, normativas y f.) Dr. Vinicio Alvarado Espinel, Secretario Nacional de la
lineamientos, as como, de la generacin de programas y Administracin Pblica.
proyectos que sean necesarios para la implementacin de la
Norma Tcnica de Gestin Documental y Archivo. Es fiel copia del original- LO CERTIFICO.- Quito, 02 de
febrero del 2015.- f.) Abg. Sofa Ruiz G., Coordinadora
DISPOSICIONES GENERALES General de Asesora Jurdica (E), Secretara Nacional de la
Administracin Pblica,
PRIMERA.- La Secretara Nacional de la Administracin
Pblica, a travs de la Direccin Nacional de Archivo de la SECRETARA NACIONAL DE LA
Administracin Pblica, asistir los requerimientos y ADMINISTRACIN PBLICA
consultas tcnicas efectuadas por personas naturales,
entidades de la Administracin Pblica Central, Institucional DIRECCIN NACIONAL DE ARCHIVO
y que dependiente de la Funcin Ejecutiva.
NORMA TCNICA DE GESTIN
SEGUNDA.- La Secretara Nacional de la Administracin
Pblica,, a travs de la Direccin Nacional de Archivo de la DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Administracin Pblica, a fin de contribuir a una mejor
gestin documental y de - archivo de la administracin Contenido
pblica en general, brindar cuando as se lo requiera,
apoyo a las instituciones de las otras funciones del Estado, CAPTULO I
Gobiernos Autnomos Descentralizados, Notaras, DE LOS ALCANCES Y PRINCIPIOS GENERALES
Registros de la Propiedad y Mercantiles; as como aquellas DE LA NORMA TCNICA
instituciones obligadas a cumplir con la Ley Orgnica de De los alcances
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, en materia Artculo 1. Objeto f Artculo: 2. Definiciones y
del presente Acuerdo. Abreviaturas
Artculo 3, Ente rector'
DISPOSICIONES TRANSITORIAS De los Principios Generales
Artculo 4. El . Sistema Nacional de Gestin
PRIMERA.- Todas las entidades de la Administracin Documental y Archivo
Pblica Central, Institucional y que dependen de la Funcin Artculo 5. Del ciclo vital del documento Artculo 6.
Ejecutiva debern, en el plazo de ciento veinte (120) das, De la poltica institucional en materia de gestin
contados a partir de la publicacin del presente Acuerdo documental y archivo
Ministerial, debern publicar sus herramientas Artculo 7. De los documentos de archivo sujetos al
metodolgicas consistentes en el Cuadro General de procedimiento archiystieo
Clasificacin Documental y la Tabla de Plazos de Artculo'8. Del patrimonio documental de la Nacin
Conservacin Documental y los remitirn a la Secretara Artculo 9. De la procuracin de recursos
CAPTULO II ;..............

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 DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTI0N
DOCUMENTAL^ ARCHIVO
4 Suplemento Registro Oficial N" 445 Mircoles 25 de febrero de 2015
Artculo 10. Descripcin, integracin y disponibilidad de los documentos de archivo, en beneficio de
funcionamiento del Sistema Institucional Artculo 11.
Responsabilidades de las unidades Artculo 12. Del archivo
de gestin o activo
Artculo 13. De la Direccin de Gestin Documental y
Archivo
Artculo 14. Del Archivo Central
Artculo 15. De la Comisin de Gestin Documental y
Archivo de cada dependencia
Artculo 16. Del Archivo Intermedio
Artculo 17. Del Archivo Nacional del Ecuador
CAPITULO III
DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Artculo 18. De los procesos que deber realizar el
Sistema Institucional
Artculo 19. De los instrumentos de consulta y control de
la gestin documental y archivo
Artculo 20. Del registro de entrada y salida de
correspondencia y control de la gestin documental
Artculo 21. De la identificacin de documentos de
archivo
Artculo 22. De la integracin y ordenacin de
expedientes
Artculo 23. De la clasificacin archivstica por
procesos
Artculo 24. De la descripcin documental Artculo
25. De la valoracin documental
Artculo 26. De las transferencias documentales
Artculo 27. De la preservacin de los archivos Artculo
28. De control de la gestin documental y archivo
CAPITULO IV
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE
ARCHIVO
Artculo 29. Caractersticas
Artculo 30. Gestin
Artculo 31. Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo
Artculo 32. Conservacin a largo plazo de los
documentos electrnicos de archivo Artculo 33. De la
digitalizacin y desmaterializacin de impresos
Artculo 34. Del tratamiento de los medios
audiovisuales
CAPTULO V
PADRN NACIONAL DE ARCHIVOS
Artculo 35. De la integracin del Padrn
Artculo 36. Certificado de Registro
Artculo 37. Indicadores de desempeo
CAPTULO I
DE LOS ALCANCES Y PRINCIPIOS GENERALES
DE LA NORMA TCNICA
De los alcances
Artculo 1. Objeto.- El objeto de la presente norma tcnica es
normar la gestin documental y archivo para cada una de las
fases del ciclo vital del documento as como la preservacin
del patrimonio documental de la Nacin con base en las
buenas prcticas internacionales, a fin de asegurar en el
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corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los requisitos
de autenticidad, Habilidad,
integridad y
una gestin pblica eficiente, eficaz y transparente.
Artculo 2. Definiciones y Abreviaturas.- A efectos de
comprensin de los conceptos abordados en la presente
Norma Tcnica se entender por:
I. APCID: Entidades de la Administracin Pblica,
Central Institucional y dependientes deja Funcin
Ejecutiva.
II. Archivo de Gestin: Comprende toda la
documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las
unidades productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o
solucin a los asuntos iniciados.
III. Archivo Central: Son aquellas unidades de archivo
que dependen de la Direccin de Gestin
Documental y Archivo o quin haga sus veces, que
custodian y administran la documentacin
procedente de las distintas unidades productoras,
una vez que esta documentacin ha finalizado su
gestin administrativa, pero que conserva todava
validez legal y puede ser requerida tanto por
personas naturales como jurdicas a efectos de
verificacin, acciones de habeas data o en el
ejercicio del derecho de acceso a la informacin
pblica contenida en estos documentos.
IV. Archivo Intermedio: Es el que concentra la
documentacin que conforme a la Tabla haya
cumplido su plazo de conservacin en el Archivo
Central de las dependencias, y tendr la finalidad
de llevar a cabo una accin eficaz de
administracin documental a nivel nacional, para
salvaguardar la documentacin que por su
importancia histrica, econmica, cientfica. cultura]
y social constituyen el Patrimonio Documental de la
Nacin.
V. Archivo Histrico: Es el que custodia y gestiona
fondos documentales que constituyen el
Patrimonio Histrico, son la memoria colectiva de
una nacin, regin o localidad; testimonios que
evidencian la experiencia humana y que deben
conservarse permanentemente dado el valor, que
adquiere para la investigacin, la ciencia y la
cultura.
VI. ANE: Archivo Nacional del Ecuador
VIL Ciclo vital del documento: Las etapas por las que
sucesivamente pasan los documentos desde su
produccin o recepcin en una dependencia, hasta
la determinacin de su destino final, que puede ser
baja documental o conservacin permanente en el
Archivo Nacional del Ecuador o en el Archivo
Histrico que corresponda. Los tipos de archivo
que se contemplan en el ciclo vital del documento
son: Archivo de Gestin o Activo, Archivo Central,
 Archivo Intermedio y Archivo Histrico. La Tabla XVIII. SNAP: Secretara Nacional de la
autorizada por cada dependencia Administracin Pblica.

Suplemento - Registro Oficial N 445 Mircoles 25 de febrero de 2015 XIX. Sistema

establecer para cada serie documental los plazos de Institucional: Sistema Institucional de Gestin
conservacin, los valores documentales, el destino final, la Documental y Archivo.
tcnica de seleccin y las condiciones de acceso.
XX. Sistema Nacional: El Sistema Nacional de Gestin
VIII. Dependencia: Todos los organismos, instituciones y Documental y Archivo.
entidades de la Administracin Pblica, Central
Institucional y dependientes de la Funcin XXI. Sujetos Obligados: Las personas naturales o
Ejecutiva. jurdicas sobre las cuales recae el cumplimiento
obligatorio de la presente Norma Tcnica.
IX. Desmaterializacin: Es el proceso de
transformacin de documentos fsicos a formato XXII.Cuadro: Cuadro General de Clasificacin
electrnico caracterizndose porque cuentan con Documental
plena validez jurdica por medio de certificacin
electrnica. XXIII. Tabla: Tabla de Plazos de
Conservacin Documental
X. Direccin: Se refiere a la Direccin de Gestin
Documental y Archivo de cada dependencia o XXIV. Oficina Productora: Nombre de
quien haga sus veces. la Unidad Administrativa o
Acadmica que produce y
XI. Gestin Documental y Archivo: Son los procesos conserva la documentacin tramitada en el
integrales relacionados con la gestin documental ejercicio de sus funciones.
y archivo en las dependencias, cualquiera que sea
su soporte; para garantizar su integridad, Para otros conceptos relacionados con esta Norma Tcnica
autenticidad, fiabilidad y disponibilidad. se deber consultar en el glosario que emita la SNAP.

XII. Instructivo: Es una serie de explicaciones e
instrucciones que son agrupadas, organizadas y
expuestas de diferente manera, en diversos
soportes, para darle a un individuo la posibilidad de
actuar de acuerdo a corri sea requerido para cada
situacin, su objetivo primordial es orientar al
usuario en los procedimientos a seguir a travs de
una manera clara, detallada y precisa, de modo tal
que la actividad a realizar resulte sencilla y exitosa.
XIII. Metodologa: Es el conjunto de procedimientos
racionales utilizados para alcanzar una gama de
objetivos que rigen una investigacin cientfica, una
exposicin doctrinal o tareas que requieran
habilidades, conocimientos o cuidados especficos.
XIV. Norma Tcnica: Se refiere a la Norma Tcnica de
Gestin Documental y Archivo emitida por la
Secretara Nacional de la Administracin Pblica.
sta Norma Tcnica es parte de una estructura normativa que
contendr metodologa, instructivos y herramientas.
Articulo 3. Ente rector.- Dentro de la Funcin Ejecutiva del
Estado Ecuatoriano, en la Secretaria Nacional de
Administracin Pblica, se dispone la existencia de la
Direccin Nacional de Archivo de la Administracin Pblica
como la dependencia responsable de establecer la rectora
de la gestin documental y archivo de las entidades de la
APCID.
De acuerdo a las atribuciones que le confiere el Estatuto
del Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin
Ejecutiva y el Decreto Ejecutivo No. 1346 de 31 de octubre
de 202, la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP,
tendr las siguientes atribuciones y responsabilidades:
I. Elaborar el Plan Anual Nacional para las, entidades
de la APCID.

XV. Plan Institucional: Es el Plan Anual de Desarrollo II. Establecer los procedimientos de la gestin de
de Gestin Documental y Archivo elaborado en el archivos para los sujetos obligados al cumplimiento
contexto del Sistema Institucional de Gestin de esta Norma Tcnica;
Documental y Archivo.
III. Elaborar e implementar manuales y normas
XVI. Plan Anual Nacional: Plan Anual de Desarrollo de tcnicas para la gestin documental y archivo,
Gestin Documental y Archivo elaborado en el manejo documental, racionalizacin de gestin
contexto dlas entidades de la Administracin documental, conservacin, custodia y
Pblica Central e Institucional. mantenimiento de documentos;

XVII.Procedimiento de Archivo: Es el conjunto de IV. Disear y proponer proyectos de gestin

acciones u operaciones a realizarse como:
organizacin, consulta, conservacin y disposicin
final de los documentos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original as como
V.
el ciclo vital y la normatividad archivstica.
documental y archivos que permitan aunar al
gobierno de la informacin en la Administracin
Pblica.
Coordinar y dirigir proyectos relacionados con la
gestin documental y archivo, que a su ve/ estn

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 orientados a la mejora y modernizacin de la
Administracin Pblica;

6 -- Suplemento Registro Oficial N 445 Mircoles 25 de febrero de 2015

VI. Emitir recomendaciones para mejorar la tienen como finalidad coordinar las estrategias necesarias
administracin documental. para la correcta operacin de los procesos y procedimientos
a nivel nacional, as como la preservacin del patrimonio
VII. Presentar y validar propuestas y proyectos de documental histrico de la Nacin.
digitalizacin y desmaterializacin electrnica;

VIII. Validar el cumplimiento de directrices en la

elaboracin de herramientas metodolgicas;

IX. Validar el cumplimiento de las directrices emitidas en

la Tabla de cada dependencia en relacin a la baja
documental y emitir el dictamen final;

X. Dar claridad cuando exista duda respecto a la

interpretacin de las disposiciones de la presente
Norma;

XI. Conferir copias certificadas del fondo documental bajo

su custodia, observando las normas legales y
tcnicas;

XII. Ejercer las dems atribuciones y responsabilidades

delegadas por la autoridad competente, y,

Artculo 5. Del ciclo vital del documento.- Corresponde a

XIII. Las dems establecidas en leyes, reglamentos u otras
normas del ordenamiento jurdico.
XIV. De los Principios Generales
Artculo 4. El Sistema Nacional de Gestin Documental y
Archivo.- Es el conjunto de dependencias y procesos de
gestin documental y archivo articulados entre s y que
las etapas por las que sucesivamente pasan los documentos
desde su produccin o recepcin en una Dependencia, hasta
la determinacin de su destino final, que puede ser baja
documental o conservacin permanente en el Archivo
Nacional del Ecuador o en el Archivo Histrico que
corresponda. Los tipos de archivo que se contemplan en el
ciclo vital del documento son: Archivo de Gestin o Activo,
Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histrico.

Artculo 6. De la poltica institucional en materia de
gestin documental y archivo.-
I. Las dependencias emitirn la poltica institucional en
materia de gestin documental y archivo, la que ser
aprobada por la mxima autoridad institucional y deber
estar alineada con las disposiciones de la presente
Norma Tcnica y la Metodologa que para el efecto
emita la SNAP. En ella se establecer y difundir el
compromiso de organizar, gestionar, conservar y
resguardar los documentos de archivo que se generen o
reciban, aplicando la metodologa de gestin
documental y archivo que asegure su autenticidad,
fiabilidad, integridad y disponibilidad.
II. Todos los servidores pblicos de los sujetos obligados
velarn por la integridad y adecuada conservacin de
los documentos de archivo que genere- o reciba la
dependencia en cualquier soporte y poca, apegndose
a los principios generales establecidos en la Declaracin
Universal sobre los Archivos y el Cdigo de Etica
Profesional, emitidos por el Consejo Internacional de
Archivos de la UNESCO.
III. El archivo deber ser condensado en la unidad por el
servidor responsable; por consiguiente, se prohbe
expresamente la constitucin paralela de expedientes
para uso personal.
Artculo 7. De los documentos de archivo sujetos al
procedimiento archivstico.- Todos los documentos de
archivo, cualquiera que sea su soporte, y que hayan sido
creados o recibidos en cualquier poca, como resultado del
ejercicio de las atribuciones y responsabilidades de los
sujetos obligados:
I. Forman parte del Sistema Institucional que les dio
origen, as como del Sistema Nacional, por lo que estn
sujetos al- procedimiento archivstico establecido en la
presente Norma Tcnica.
II. Se organizarn y gestionarn de acuerdo al ciclo vital
del documento, representado por los Archivos de
Gestin o Activ, el Archivo Central, el Archivo
Intermedio y, a partir de los criterios de disposicin, el
Archivo Histrico o la baja documental controlada.

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III. Se expedientarn, clasificarn, registrarn, preservarn,
transferirn, valorarn y cumplirn su destino final, el
que puede ser baja documental o transferencia final al
Archivo Nacional del Ecuador para la preservacin del
patrimonio documental d la Nacin, de conformidad
con la metodologa establecida en la presente Norma
Tcnica.
Artculo 8. Del patrimonio documental de la Nacin.- El
patrimonio documental de la Nacin se conforma por aquella
documentacin histrica que custodia el Archivo Nacional del
Ecuador, los manuscritos antiguos e incunables, mapas,
ediciones raras de libros, los objetos y documentos que
pertenecieron o se relacionan con los precursores y proceres
de la independencia nacional, o de los personajes de singular
relevancia para la historia ecuatoriana, en posesin de
personas particulares o jurdicas, y todos aquellos
documentos de archivo que sirvan de fuente para estudios
histricos, econmicos, sociales, jurdicos y de cualquier
ndole, que por su naturaleza no sean fcilmente sustituib.les
y que den cuenta de la evolucin del Estado y de las
personas e instituciones que han contribuido en su
desarrollo, o cuyo valor testimonial, de evidencia o
informativo les confiere inters pblico, les asigna la
condicin de bienes culturales y les da pertenencia a la
memoria colectiva del pas. Por ello, las instituciones del
Estado vigilarn, en sus respectivos mbitos de competencia,
el cumplimiento de las disposiciones de la presente Norma
Tcnica y de aquellas que sean aplicables para la debida
organizacin y preservacin del patrimonio documental de la
Nacin.
Artculo 9. De la procuracin de recursos.- Las
dependencias, promovern que los procesos y
procedimientos sean homogneos a efectos que la
informacin contenida en los documentos de archivo sea
accesible y de fcil consulta, que coadyuven al ahorro,
optimizacin de recursos y permitan eficiencia, eficacia,
efectividad, agilidad, transparencia, participacin en la
gestin pblica y solidaridad social.
Las dependencias, de acuerdo a su capacidad presupuestal,
contarn con el talento humano suficiente y calificado para el
desarrollo de las actividades de gestin documental y
archivo con los espacios fsicos, mobiliario, y los recursos
tcnicos y tecnolgicos necesarios.
La SNAP, emitir de referencia la metodologa para la
infraestructura de un repositorio documental.
CAPTULO II
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Artculo 10. Descripcin, integracin y funcionamiento
del Sistema Institucional.- Es el conjunto de procesos y
procedimientos que interactan desde que se producen los
documentos hasta su destino final, y tiene como objetivo
asegurar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad
de los documentos de archivo, cualquiera que sea su soporte
y poca de produccin o recepcin, mediante los mtodos y
procedimientos definidos en la presente Norma Tcnica, as
como en los instructivos que emita la Direccin Nacional de
Archivo de la Administracin Pblica.
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7
Cada dependencia contar con un Sistema Institucional que
estar compuesto por:
1. Los Archivos de Gestin o Activo;
II. La Direccin de Gestin Documental y Archivo o la
que haga sus veces;
III. El Archivo Central; y,
IV. Las autoridades y el talento humano calificado
suficiente.
Artculo 11. Responsabilidades de las unidades
productoras.- Para cumplir con las responsabilidades que
les corresponden en materia de gestin documental y
archivo, las unidades productoras debern:
1. Designar a los Responsables de los Archivos de Gestin
o Activo.
II. Supervisar que la documentacin de archivo que
acredite el resultado de sus acciones institucionales
se clasifique, registre, conserve y transfiera en los
trminos' definidos por la presente Norma Tcnica.
III. Transferir al Archivo Central aquellos expedientes
que hayan concluido su gestin en los trminos
definidos por la presente Norma Tcnica.
IV. Cumplir con las disposiciones de la presente Norma
Tcnica.
V. Validar los inventarios de transferencia de los
expedientes que se transfieran al Archivo Central, al
Archivo Intermedio y los de baja documental.
VI. Contar con los espacios y mobiliario apropiados para
la conservacin de sus Archivos de Gestin o. Activo.
Artculo 12. Del archivo de gestin o activo.-En cada
unidad administrativa de las dependencias existir un
Archivo de Gestin o Activo, en el que se dar trmite a los
asuntos y se generarn los expedientes de uso cotidiano
que se transferirn al Archivo Central una vez concluido el
plazo de conservacin establecido en la Tabla.
Los responsables de los Archivos de Gestin o Activo tendrn
a su cargo las siguientes actividades:
I. Llevar el registro y control de la correspondencia de
entrada de gestin y, en su caso, de salida;
II. Integrar los expedientes de archivo conforme a la
metodologa establecida en la presente 'Norma
Tcnica;
III. Elaborar el inventario general por expediente del
Archivo de Gestin o Activo;
IV. Mantener debidamente organizados los expedientes
activos para su gil localizacin;
V. Asegurar la integridad y debida conservacin de los
archivos mediante la revisin peridica de las
 condiciones de resguardo apropiadas, conforme a lo
establecido por esta Norma Tcnica;
8 Suplemento Registro Oficial N 445 Mircoles 25 de febrero de 2015
VI. Participar en la elaboracin del Cuadro, la Tabla y la
Gua de Archivos;
V. Supervisar el cumplimiento de los criterios,
VIL Otorgar el prstamo de los expedientes que obran en
el Archivo de Gestin o Activo a los servidores
pblicos autorizados en trminos de lo
establecido por esta Norma Tcnica y de las
disposiciones jurdicas aplicables;
VIII. Ser el conducto para identificar y solicitar al
Archivo Central el prstamo de expedientes
que ya se hubieran transferido y sean objeto
de solicitudes ,de acceso o de consulta interna:
IX. Elaborar el inventario de transferencia primaria
para transferir hacia el Archivo Central los
expedientes que cumplan con el plazo de
conservacin
establecido en la Tabla;
X. Participar en los procesos de valoracin
secundaria de los expedientes que cumplan su
plazo de
conservacin en el Archivo Central;
XI. Asesorar a su unidad en materia de archivos,
as como colaborar con sta para la correcta
organizacin y tratamiento homogneo de la
documentacin del Archivo de Gestin o
Activo;
XII. Conservar la documentacin que se encuentre
activa y aquella que ha sido clasificada como
reservada de acuerdo con las disposiciones
establecidas en la Ley
Orgnica de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica, mientras conserve tal carcter;
XIII. Detectar las necesidades en materia de
servicios de gestin documental y archivo e
informarlo a las instancias correspondientes; y,
XIV. Elaborar los informes respecto a los avances y
cumplimiento de los programas en materia de
gestin documental y archivo de su unidad.
Artculo 13. De la Direccin de Gestin Documental
y XV. Coordinar y autorizar las transferencias primarias de
Archivo.- En cada dependencia la Direccin ser la
encargada de llevar a cabo los procesos y
procedimientos que tiene a su cargo el Sistema
Institucional y tendr las siguientes atribuciones:
I. Elaborar el Plan Institucional que ser aprobado
por la mxima autoridad.
II. Establecer las directrices para el registro de
entrada y
salida de correspondencia y el control de gestin
documental.
Documento con posibles errores digitalizado de la publicacin original. Favor verificar
con imagen. No imprima este documento a menos que sea absolutamente
necesario.
III. Asesorar e integrar a los gestores del Archivo de
Gestin o Activo de las unidades.
IV. Admi
nistrar y Coordinar el Archivo Central.
mtodos, procesos y procedimientos para el
ingreso, registro, produccin, circulacin,
clasificacin, descripcin, concentracin, uso,
custodia, conservacin,
preservacin, as como las
transferencias documentales y destino final de los
documentos de archivo -incluido el expurgo o
depuracin- que produce o recibe cada unidad
administrativa de la dependencia en el ejercicio de
sus funciones o atribuciones.
VI. Coordinar las acciones para la elaboracin del
Cuadro y la Tabla.
VIL Someter la aprobacin del Cuadro y la Tabla ante la
Comisin de Gestin Documental y Archivo.
VIII. Remitir para su validacin y registro a la Direccin
Nacional de Archivo de la SNAP, el Cuadro y la
Tabla.
IX. Cumplir y hacer cumplir las directrices emitidas por
la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP.
X. Clasificar, describir, integrar, archivar y resguardar
en su caso los expedientes en el Archivo Central.
XI. Capacitar y asesorar a los gestores en las
actividades de clasificacin y resguardo de las
diferentes unidades administrativas de la
dependencia.
XII. Custodiar y mantener en forma separada y bajo
resguardo especial los expedientes que contienen
informacin reservada y/o confidencial.
XIII. Coordinar la elaboracin de los inventarios
documentales institucionales ' conforme a lo
establecido en la presente Norma Tcnica.
XIV. Coordinar la elaboracin y actualizacin de la Gua
de Archivos de la dependencia.
los Archivos de Gestin o Activo al Archivo Central.
XVI. Autorizar las transferencias secundarias del Archivo
Central al Archivo Intermedio de la SNAP.
XVII.Llevar a cabo al menos una vez al ao
transferencias secundarias al Archivo Intermedio
basadas en los procesos de valoracin documental y
en los plazos de conservacin establecidos en la
Tabla.
XVIII. Coordinar acciones con la unidad de Tecnologas
de la Informacin para administrar el Sistema
 Informtico Integral de Gestin Documental y
Archivo y capacitar a los usuarios en su uso.
XIX. Coordinar proyectos de digitalizacin de los acervos
documentales custodiados por el archivo central.
XX. Coordinar acciones con la Direccin Nacional de
Archivo de la SNAP acatando las disposiciones de
sta.
Artculo 14. Del Archivo Central.- Cada dependencia
Suplemento Registro Oficial N 445 Mircoles 25 de febrero de 2015
contar con un Archivo Central en el que se concentrarn y
custodiarn los expedientes que cumplieron su plazo de
conservacin en el Archivo de Gestin o Activo, de acuerdo
con la Tabla, que an conservan valor legal o contable y que
permanecern en l hasta que se determine y ejecute su
destino final.
El Responsable del Archivo Central ejecutar las siguientes
actividades;
I. Establecer las polticas y directrices especficas en
materia archivstica en el mbito institucional,
basndose en las disposiciones de esta Norma
Tcnica y en las emitidas por la SNAP;
II. Asesorar a las unidades respecto a los procesos
tcnicos que deben realizarse en los Archivos de
Gestin o Activos y el procedimiento para realizar las
transferencias primarias al Archivo Central;
III. Elaborar el programa anual de transferencias
primarias que debern cumplir los Archivos de
Gestin o Activos y verificar que stas se realicen de
conformidad con lo establecido en la presente
Norma Tcnica;
IV. Recibir las transferencias primarias que realicen las
unidades al concluir los tiempos establecidos en la
Tabla;
V. Conservar precautoriamente la documentacin
semiactiva hasta cumplir su plazo de conservacin,
conforme a la Tabla;
VI. Administrar el acervo documental bajo su resguardo
empleando la metodologa archivstica establecida
en las normas aplicables y tomando medidas para la
adecuada conservacin del acervo documental;
VII. Generar el Inventario de Transferencia Secundaria
de los expedientes que cumplieron su plazo de
conservacin en el Archivo Central de conformidad
con la Tabla, para su transferencia al Archivo
Intermedio;
VIII. Elaborar, en coordinacin con los responsables de
los Archivos de Gestin o Activos, la Ficha Tcnica
de prevaloracin de los expedientes que deben ser
transferidos al Archivo Intermedio por haber
cumplido su plazo de conservacin en el Archivo
Central de acuerdo a la Tabla;
IX. Presentar para su estudio y aprobacin a la
Comisin de Gestin Documental y Archivo, la ficha
Documento con posibles errores digitalizado de la publicacin original. Favor verificar con imagen. No imprima este
documento a menos que sea absolutamente necesario.
tcnica de prevaloracin y los inventarios de
transferencia secundaria.
X Transferir al Archivo Intermedio los expedientes cuyo
plazo de conservacin en el Archivo Central haya
concluido, acompaados de la ficha tcnica de
prevaloracin y los inventarios de transferencia
secundaria validados por la Comisin de Gestin
Documental y Archivo;
XI. Eliminar los expedientes, cuya baja haya sido
9
aprobada por la Comisin de Gestin Documental y
Archivo, validada y registrada por la Direccin
Nacional de Archivo de la SNAP;
XII. Evitar la acumulacin excesiva de documentacin
realizando de. manera oportuna los procesos de
valoracin, transferencia y baja documental;
XIII. Otorgar el prstamo de expedientes al personal
autorizado, mediante los mecanismos establecidos
en la Metodologa de la presente Norma Tcnica y
de conformidad con disposiciones jurdicas
aplicables;
XIV. Reportar a los responsables de la dependencia o a
la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP,
cualquier incidente que pueda poner en riesgo la
conservacin de los archivos;
XV. Presentar los informes que le sean requeridos
respecto al desarrollo de las actividades y el
cumplimiento de sus programas; y
XVI. Las dems que le sealen la Ley y reglamentos
aplicables.
Artculo 15. De la Comisin de Gestin Documental y
Archivo de cada dependencia.- La Comisin de Gestin
Documental y Archivo ser la encargada de analizar y
aprobar, en su caso, la propuesta de Cuadro y fa Tabla, que
le presente la Direccin de Gestin Documental y Archivo de
la dependencia, as como aprobar los inventarios de baja
documental y transferencia.
La Comisin que integre cada dependencia estar
compuesta por:
I. El/la mxima autoridad o su delegado, quien la
presidir y tendr voto dirimente;
II. El/la Coordinador/a General de Asesora Jurdica,
quin haga sus veces o su delegado;
III. El/la Director de Gestin Documental y Archivo, o
quin haga sus veces;
IV. Un representante de la Unidad de Procesos;
V. Un representante de la Unidad productora, segn
corresponda; y,
VI. El/la Auditor Interno o su delegado, podr intervenir
en calidad de asesor de la Comisin.
Artculo 16. Del Archivo Intermedio.-El Archivo
Intermedio dependiente de la Direccin Nacional de Archivo
de la SNAP, concentrar la documentacin que conforme a
la Tabla haya cumplido su plazo de conservacin en el
Archivo Central de las dependencias, y tendr la finalidad
de llevar a cabo una accin eficaz de administracin
documental a nivel nacional, para salvaguardar la
documentacin que por su importancia histrica,
econmica, cientfica, cultural y social constituyen el
Patrimonio Documental de la Nacin.
El Archivo Intermedio ejecutar las siguientes actividades
principales:
I. Administrar y custodiar los documentos de archivo
que hayan cumplido los plazos de conservacin
establecidos en la Tabla;
10 Suplemento ~ Registro Oficial N 445 - Mircoles 25 de febrero de 2015
II. Procesar y evaluar dicha documentacin, de
conformidad con las disposiciones de esta Norma
Tcnica;
1. Los expedientes se prestarn nicamente por
III. Analizar las fichas tcnicas de prevaloracin y validar en
definitiva los dictmenes de baja documental emitidos
por la Comisin de Gestin Documental y Archivo;
IV. Analizar las fichas tcnicas de prevaloracin y
emitir el dictamen de aceptacin de las
transferencias secundarias;
V. Elaborar los inventarios de transferencia final y
remitir al Archivo Nacional del Ecuador la
documentacin calificada como permanente:
VI. Controlar el prstamo y la devolucin de los
documentos de este archivo, prstamo que se
efectuar solamente a los archivos de origen de tal
documentacin;
VII. Proporcionar el servicio de acceso y consulta a la
ciudadana de acuerdo a los procedimientos
establecidos en las disposiciones internas y en la
Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica;
VIII. Promover acciones para la transferencia del
conocimiento que estimulen la integracin y
participacin ciudadana; y,
IX. Presentar propuestas y coordinar proyectos de
digitalizacin de los fondos documentales bajo su
custodia, que por su naturaleza, importancia o
estado fsico lo requieran para su conservacin y
fcil acceso.
Artculo 17. Del Archivo Nacional del Ecuador.- El
Archivo Nacional organizar, preservar, custodiar y
difundir los expedientes histricos que le sean transferidos
por el Archivo Intermedio, los que de acuerdo con la
presente Norma Tcnica sean considerados Patrimonio
Documental de la Nacin y aquellos que por su relevancia
para la investigacin histrica, cientfica y social del
Ecuador incorpore a su acervo documental,
El Archivo Nacional ejecutar las siguientes actividades
principales:
Documento con posibles errores digitalizado de la publicacin original. Favor verificar
con imagen. No imprima este documento a menos que sea absolutamente
necesario.
I. Elaborar el Plan Anual Institucional, en el mbito de
sus atribuciones.
II. Con sujecin a la legislacin en la materia, recibir
las transferencias finales del Archivo. Intermedio o
de las diferentes dependencias de la Administracin
Pblica con la autorizacin de la Direccin
Nacional de Archivo de la
Secretara Nacional de la
Administracin Pblica y clasificar,
organizar, describir, conservar,
restaurar y difundir la documentacin con
valor histrico o permanente.
III. Organizar los expedientes recibidos y catalogar la
documentacin de acuerdo a temas de inters,
IV.
Proporcionar el servicio de consulta de expedientes
de
acuerdo a las siguientes polticas:
medio de la ficha de prstamo, y en sala de
consulta. La consulta de la documentacin estar
abierta al pblico en general.
2. Por ningn motivo se facilitarn documentos
sueltos para la consulta, se prestar
invariablemente el expediente completo.
3. Las personas que consulten podrn solicitar los
expedientes al responsable del archivo, previa
identificacin y cumplimiento de requisitos. Los
solicitantes no tendrn acceso directo a los acervos
documentales.
V. Coordinar actividades encaminadas a la divulgacin
de la riqueza del acervo documental bajo su
custodia, mediante la elaboracin de catlogos de
divulgacin, la promocin de exposiciones, la
prestacin del servicio de asesoras a usuarios,
entre otras.
VI. Conservar el acervo documental mediante la
aplicacin de una serie de tcnicas y
procedimientos de preservacin que eviten el
deterioro de los documentos ocasionado por
agentes patgenos internos y externos, a fin de
prolongar la vida de la documentacin y ponerla al
servicio de futuras investigaciones.
VIL Llevar a cabo proyectos de digitalizacin de la
documentacin de archivo bajo su custodia, con el fin
de conservarla y facilitar su consulta.
VIII. Realizar los procesos tcnicos relativos a la
identificacin, clasificacin, ordenacin y descripcin
con base en lo establecido por esta Norma Tcnica y
los estndares internacionales.
 IX. Documentar los trabajos relacionados con los acervos
que custodia y establecer las acciones necesarias para
el funcionamiento del mismo.
X. Realizar el diagnstico de los acervos susceptibles de
incorporacin, contemplando si la documentacin tiene
relacin directa con la historia institucional y sus
autoridades, as como el estado de conservacin de los
documentos. Adicionalmente es importante contemplar
la capacidad de almacenaje con que cuenta la
Documento con posibles errores digitalizado de la publicacin original. Favor verificar con imagen. No imprima este
documento a menos que sea absolutamente necesario.
institucin en relacin con la importancia del contenido
de la documentacin. Se elaborar un inventario simple
de la donacin que se est solicitando se incorpore al
acervo documental de la Institucin o de la Nacin.
XI. Los expedientes debern someterse a un proceso de
limpieza o de fumigacin a fin de controlar los posibles
agentes biolgicos nocivos, permaneciendo en
cuarentena hasta que se inicien sus procesos tcnicos
y sean incorporados al acervo histrico.
Suplemento Registro Oficial N 445 Mircoles 25 de febrero de 2015
11
CAPITULO III Los instrumentos dictaminados y
aprobados se remitirn para su
DE LOS PROCESOS conocimiento, validacin y registro a la
RELATIVOS A LA GESTIN Direccin Nacional de Archivo de la
DOCUMENTAL Y ARCHIVO Administracin Pblica.
Artculo 18. De los procesos
que deber realizar el Sistema Artculo 20. Del registro de entrada y
Institucional.- salida de correspondencia y control
de la gestin documental.-
El Sistema Institucional operar de
Ser el canal para la recepcin y el
manera articulada e integral llevando a
despacho de los documentos oficiales
cabo los siguientes procesos:
que se dirijan a la dependencia o se
I. Registro de entrada y salida de enven hacia el exterior, cualquiera que
correspondencia y control de la sea su destino, garantizando seguridad,
gestin documental; eficiencia y eficacia en el envo.

II. Identificacin de documentos de Se llevar a cabo a travs del Sistema

archivo; Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo, que determine la
III. Integracin y ordenacin de SNAP. de conformidad con lo establecido
expedientes; en la Metodologa contenida en esta
Norma Tcnica. En dicho sistema se
IV. Clasificacin archivstica por
gestionar la documentacin digital y/o
impresa al interior de una entidad, entre
procesos; V. Descripcin
entidades y la enviada por la ciudadana
documental: a las instituciones.

VI. Valoracin documental; Artculo 21. De la identificacin de

documentos de archivo.- Los
VII. Transferencias documentales; documentos de archivo, con
independencia de su soporte fsico o
VIII. Preservacin de archivos; y, tipologa documental, estn sujetos al
proceso archivstico completo:
IX. Control de la gestin
expedientacin, clasificacin, inventario,
documental y archivo
preservacin, transferencias y
disposicin final.
La SNAP emitir la metodologa para la
aplicacin de cada uno de los procesos
Los documentos no considerados de
que se ejecutarn en el Sistema
archivo, como son los de comprobacin
Institucional.
administrativa inmediata, que de manera
enunciativa mas no limitativa pueden ser:
Artculo 19. De los instrumentos de
vales de fotocopias, solicitud de permisos
consulta y control de la gestin
de salida, registro de visitantes,
documental y archivo.- Para operar los
invitaciones a eventos, entre otros, y los
procesos del Sistema Institucional, cada
documentos de apoyo informativo, tales
dependencia contar con los siguientes
como manuales de uso, directorios
instrumentos:
telefnicos, impresiones de Internet,
I. El Cuadro; libros y revistas que no forman parte del
asunto, entre otros. No estn sujetos al
II. La Tabla; proceso archivstico, por lo que pueden
darse de baja de manera inmediata al
III. Los inventarios documentales: trmino de su utilidad, de conformidad
con la normatividad y polticas
a. General por expediente
institucionales en la materia.
b. De transferencia
Artculo 22. De la integracin y
c. De baja documental ordenacin de expedientes.- Las
unidades productoras abrirn un
IV. La Gua de Archivos expediente por cada asunto o trmite que
surja en el marco de sus
Estos son los instrumentos bsicos para responsabilidades normadas, en el que
la gestin, organizacin, clasificacin, se integrarn y ordenarn los
conservacin y consulta de los diferentes documentos de archivo vinculados al
tipos de archivo, por lo que sern de uso inicio, desarrollo y conclusin del trmite
obligatorio para todos los servidores que corresponda.
pblicos participantes en el Sistema
Nacional y en los Sistemas Siguiendo los procedimientos
Institucionales correspondientes. establecidos en la Metodologa, cada
 expediente generado por las unidades
productoras deber:
I. Clasificarse conforme
Cuadro;
II. Identificarse con cartula
pestaa;
III. Registrarse en .
inventario general
expediente;
IV. Estar sujeto a expurgo y
limpieza a la conclusin del
asunto o trmite;
V. Foliarse;
Documento con posibles errores digitalizado de la publicacin original.
Favor verificar con imagen. No imprima este documento a
menos que sea absolutamente necesario.
- Suplemento - - Registro Oficial N 445 - 12 Suplemento Registro Oficial
N 445
til Cuadro se elaborar conforme a lo
establecido en la Metodologa, y ser la
Direccin de Gestin Documental y
Archivo de cada dependencia la que
coordine su elaboracin, con la
participacin del Archivo Central y cada
Archivo de Gestin o Activo.
La propuesta de Cuadro que presente la
Direccin ser analizada y, en su caso,
aprobada por la Comisin de Gestin
Documental y Archivo, en sesin plenaria'
que al efecto se lleve a cabo.
El Cuadro se actualizar conforme
cambien o evolucionen las disposiciones
relativas a los procesos institucionales,
bajo el mismo procedimiento establecido
para su elaboracin. b) Inventarios Documentales:
La Direccin de Gestin Documental y
Archivo orientar y supervisar el uso
cotidiano del Cuadro por parte de los
responsables de Archivo en las unidades.
Artculo 24. De la descripcin
documental.- La descripcin
documental se realiza con el fin de
identificar, gestionar, localizar y explicar
los documentos de archivo, as como
para darles contexto en el sistema
institucional que los ha producido y es
fundamental para facilitar la localizacin y
consulta de los expedientes, as como
para la interoperabilidad institucional.
Como resultado de la descripcin
documental, las dependencias generarn
la respectiva gua de archivos y los
inventarios documentales.
a) Gua de Archivos:
VI. Transferirse al cumplir su plazo
de conservacin conforme a la
Tabla;
al
VIL Valorarse y;
y VIII. Cumplir su disposicin final.
el Artculo 23.- De la clasificacin
por archivstica por procesos.- El Cuadro
es el instrumento bsico para la gestin
documental y archivo. Cada dependencia
expedir, a travs de la Comisin de
Gestin Documental y Archivo, el Cuadro
que usarn todas las unidades para
clasificar los expedientes 'que generan.
La Gua de Archivos es el instrumento de
consulta que proporciona informacin
general sobre el contenido del fondo
documental de la dependencia, mediante
la descripcin de sus secciones y series,
a fin de orientar y auxiliar en la bsqueda
de informacin. La Gua se estructurar
con informacin de los Archivos de
Gestin o Activos y del Archivo Central.
El Archivo Intermedio y el Archivo
Histrico, elaborarn su propia Gua. Los
tres tipos de Gua de Archivos se
publicarn en el portal web de cada
dependencia y en el de la Direccin
Nacional de Archivo de la SNAP. La Gua
de Archivos se elaborar con los campos
descriptivos que se establecen en la
Metodologa.
Los inventarios documentales son los
instrumentos para el control, la gestin y
la consulta de los expedientes que obran
en cada uno de los archivos de las
dependencias, en ellos se describirn los
datos generales de los expedientes en el
contexto del Cuadro.
El inventario de transferencia primaria se
utiliza para transferir expedientes al Archivo
Central; el inventario de transferencia
secundaria se utiliza para transferir
expedientes al Archivo Intermedio; el
inventario de expedientes para conservacin
permanente se utiliza para la transferencia
final al Archivo Histrico; el inventario de
expedientes para Baja Documental se utiliza
para relacionar los expedientes dictaminados
sin valor permanente y gestionar su
destruccin.
Mircoles 25 de febrero de 2015
 En la Metodologa se establecen los
campos descriptivos que contendrn
dichos inventarios.
Todos los Archivos de Gestin o
Activos debern elaborar el inventario
general por expediente
correspondiente a su unidad y el
Archivo Central elaborar el
inventario general de expedientes
semiactivos global de la dependencia.
Artculo 25. De la valoracin
documental.- Es una actividad
intelectual que se basa en el
conocimiento profundo de la
dependencia, sus facultades;
atribuciones. funciones
procedimientos de creacin de
documentos, as como de los
procesos de toma de decisiones
respecto a los aspectos crticos,
cruciales o relevantes' de la actuacin
institucional. Por ello las decisiones
que resulten respecto al destino final
de la documentacin debern
apoyarse y documentarse con el
anlisis cuidadoso de la normatividad
aplicable a la institucin y de toda
informacin referida a la misma.
La valoracin documental se lleva a
cabo durante el proceso de
elaboracin de la Tabla y se ratifica o
modifica al generar los inventarios de
transferencia secundaria o de baja
documental. Los criterios para
realizar la valoracin documental se
establecen en la Metodologa que
acompaa a la presente Norma
Tcnica.
Como resultado de la valoracin
documental se elabora la Tabla, en la
que se registran los valores
documentales, los plazos de
conservacin, las condiciones de
acceso
(clasificacin de reserva o
confidencialidad), el destino final y la
tcnica de seleccin documental para
cada una de las series documentales del
Cuadro.
Los plazos de conservacin que se
establezcan en la Tabla contarn a partir
de la conclusin o cierre del asunto de
los expedientes, y en su caso de la fecha
en que sean desclasificados los
expedientes que hubieren sido
reservados conforme a lo establecido en
la Ley Orgnica de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica.
Todas las entidades de la APCID, estn
y obligadas a incorporar la Tabla como
herramienta tcnica para la gestin,
conservacin, transferencias primaria,
secundaria y final, as como para la
disposicin final de los expedientes.
Adems del procedimiento general
establecido en la Metodologa, las
dependencias podrn establecer los
criterios especficos para la seleccin por
muestreo de los expedientes que se
consideren con valor permanente, de
acuerdo a las caractersticas particulares
de cada Institucin y a la tipologa
documental que emana de sus
funciones. Los criterios especficos que
sean aprobados por la dependencia,
debern remitirse para su conocimiento
a la Direccin Nacional de Archivo de la
SNAP, y difundirse entre los archivos de
Gestin o Activos, Central, Intermedio e
Histrico.
Artculo 26. De las transferencias
documentales.- Todos los documentos
de archivo, integrados en expedientes,
debern cumplir su ciclo vital mediante
las transferencias, primaria, secundaria y
final, en su caso, o la baja documental,
de conformidad con las condiciones
establecidas en la Tabla.

Documento con posibles errores digitalizado de la publicacin original. Favor

verificar con imagen. No imprima este documento a menos que sea
absolutamente necesario.
Suplemento - Registro Oficial N" 445
13
El ciclo de vida de los expedientes se
gestionar mediante las transferencias
documentales de los mismos que
cumplan su plazo de conservacin de
acuerdo a lo establecido en la Tabla, para
pasar del Archivo de Gestin o Activo al
Archivo Central (transferencia primaria),
del Archivo Central al Archivo Intermedio
(transferencia secundaria), y del Archivo
Intermedio al Archivo Nacional, en su
caso, (transferencia final).
Toda transferencia documental deber
realizarse mediante el inventario
correspondiente y de conformidad con el
- Mircoles 25 de febrero de 2015 ~
procedimiento que se establece en la
Metodologa.
En lo relativo a otros soportes
documentales se atender a lo
establecido en las guas y directrices
elaboradas por la Direccin Nacional de
Archivo de la SNAP.
El destino final de los expedientes podr
ser: transferencia final al Archivo
Nacional o baja documental.
La baja documental consiste en la
eliminacin controlada de aquellos
expedientes que hayan prescrito en sus
 valores administrativos, legales, fiscales
o contables y que no contengan valores
histricos.
Las bajas documentales sern aprobadas
por la Comisin de Gestin Documental y
Archivo y operadas por la Direccin a
travs del Archivo Central, llevando a
cabo una eliminacin legal, segura,
apropiada e irreversible, y cuidar en todo
momento la confidencialidad de los-
datos. El procedimiento se detalla en la
Metodologa de esta Norma Tcnica.
Artculo 27. De la preservacin de los
archivos.- Las dependencias debern
contar con la infraestructura fsica
adecuada para la preservacin de los
documentos de archivo conforme a lo
que establezcan los estndares
internacionales y las polticas que emita
la SNAP.
Para la adecuada preservacin del
acervo documental, todos los archivos de
las dependencias debern contar con:
a) Plan de prevencin de riesgos
b) Programa regular de inspeccin y
mantenimiento
c) Plan de contingencia
En los casos en que llegase a haber
documentacin siniestrada por causas
ajenas o imprevisibles,' como son los
desastres naturales, deber procederse
conforme a la metodologa establecida
por la SNAP.
Artculo 28. De control de la gestin
documental y archivo.- La SNAP llevar
a cabo el seguimiento y control de la
gestin documental y archivo de cada
dependencia, con la finalidad de verificar
que las unidades cumplan con las
disposiciones de la presente Norma
Tcnica.
En caso de que alguna unidad
desaparezca, se extinga o cambie de
adscripcin, los archivos
correspondientes se transferirn ntegros
mediante oficio e inventario al Archivo
Central de la dependencia.
Los servidores pblicos de la
dependencia obligados a elaborar acta
de entrega - recepcin al separarse de su
empleo, cargo o comisin, debern
entregar a quienes los sustituyan los
archivos que se encuentren bajo su
resguardo, debidamente inventariados y
registrados en el Sistema Informtico
Integral de Gestin Documental y
Archivo.
Como parte del procedimiento de
desvinculacin de los servidores
pblicos, la Unidad de Talento Humano
de la dependencia, deber solicitar al
Archivo Central el Certificado de NO
Adeudo de Expedientes, siendo este
certificado una condicionante para
finiquitar la desvinculacin.
CAPITULO IV
DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRNICOS DE
ARCHIVO
Artculo 29. Caractersticas.- Los
documentos electrnicos d archivo
forman parte del Sistema Institucional y
del Sistema Nacional. Su identificacin
como documentos de archivo se basa en
la misma metodologa tcnica que se
aplica para los documentos impresos. Es
decir, emanan del ejercicio de las
funciones y atribuciones de la
dependencia, son orgnicos, seriados,
nicos y estables. Sus requisitos. de
calidad, como los documentos en papel
son: la autenticidad, fiabilidad, integridad
y disponibilidad. De igual forma, los
documentos electrnicos de archivo
tienen estructura, contenido y contexto,
derivado de las atribuciones que les dan
origen.
Artculo 30. Gestin.- La organizacin y
gestin de los documentos electrnicos
de archivo se llevar a cabo de
conformidad con los procedimientos
establecidos en la presente Norma
Tcnica para los documentos de archivo
en otros soportes.
Los tiempos de conservacin en los
Archivos de Gestin o Activo, Central e
Intermedio se contarn a partir del
momento en que los documentos sean
registrados como asunto concluido en el
Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo y su destino final
se determinar mediante la valoracin
documental de conformidad con lo
establecido en la presente Norma
Tcnica y en la Tabla.
Al suspender la operacin de un sistema
informtico, se verificar que los
documentos electrnicos de archivo que
contenga, as como su informacin, se
hayan transferido al Sistema Informtico
Integral de Gestin Documental y Archivo
que al efecto implemente la Secretara
Nacional de la
Administracin Pblica, se deber
programar su transferencia a dicho
sistema, de acuerdo a un plan
coordinado con la Unidad de Tecnologas
de la Informacin y Comunicacin.
Artculo 31. Sistema Informtico
Integral de Gestin Documental y
Archivo.- Las dependencias debern
contar con el Sistema Informtico Integral
de Gestin Documental y Archivo que
desarrolle la SNAP para administrar de
manera integral los procesos de creacin,
clasificacin, gestin, conservacin,
consulta y disposicin nal de los
documentos de archivo que conforman el
Sistema Institucional.

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14 Suplemento -- Registro Oficial N" 445 Mircoles 25 de febrero de
2015
El sistema que implemente la SNAP entre los archivos, las unidades
tendr las siguientes caractersticas: productoras, y la Unidad de Tecnologas
de la Informacin y Comunicacin,
I. Estar basado en estndares teniendo como propsito el cumplimiento
abiertos que faciliten la de los requisitos de autenticidad,
migracin y, actualizacin fiabilidad, integridad y disponibilidad.
continua.
Artculo 33. De la digitalizacin y
II. Estar vinculado desmaterializacin de impresos.
electrnicamente con el sistema
informtico! que se use para el Las entidades de la APCID debern
registro de la correspondencia contar con los siguientes requisitos,
de entrada y salida y el control previo a la aprobacin de los proyectos
de gestin documental, a fin de de digitalizacin documental:
simplificar los procesos de
registro, evitar duplicidades y I. Cuadro aprobado por la
controlar la gestin "de los Comisin de Gestin
documentos de archivo desde su Documental y Archivo de cada
creacin y hasta su destino final. dependencia.

III. Contar con las funcionalidades
necesarias para garantizar la
autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad a
largo plazo de los documentos
de archivo.
IV. Incluir procedimientos digitales
para efectuar la trazabilidad y la
auditora del contenido de los
documentos electrnicos de
archivo.
V. Ser flexible para adaptarse a
las necesidades especficas de
las dependencias.
Los sistemas informticos creados por o
para la dependencia debern considerar
su vinculacin con el Sistema Informtico
Integral de Gestin Documental y
Archivo, a fin de que los documentos
electrnicos d archivo que generen,
inicien su registro archivstico desde el
sistema de su creacin y sean enviados
de manera automtica al Sistema
Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo, en donde se
iniciar formalmente su proceso
archivstico dentro del ciclo vital del
documento.
II. Tabla aprobada por la Comisin
de Gestin Documental y Archivo
de cada dependencia.
III. La documentacin fsica
organizada, clasificada, foliada,
inventariada y expurgada
parcialmente.
Una vez que se cuente con los requisitos
mencionados, las dependencias debern
enviar sus proyectos o trminos de
referencia, que se refieran a la
digitalizacin documental, a la
Subsecretara de Gobierno Electrnico
de la SNAP para que sean valorados
conforme corresponda.
Cuando se trate proyectos de la
desmaterializacin de impresos, se
seguir el mismo procedimiento, pero
adems los documentos debern contar
con la certificacin electrnica que les
otorgue la plena validez jurdica.
Este es el mecanismo por el cual se
aprobar la contratacin de proyectos de
digitalizacin y/o desmateriaiizacin de
documentos, quedando expresamente
prohibido realizar estas contrataciones
sin cumplir con este procedimiento.

Artculo 32. Conservacin a largo Artculo 34. , Del tratamiento de . los

plazo de los documentos electrnicos medios audiovisuales.- Los medios
de archivo.- Cada dependencia audiovisuales son los medios de
elaborar un plan de accin coordinado comunicacin masiva que combinan
imgenes y sonido, por lo que el receptor
puede ver y escuchar el mensaje. Los
mensajes creados como medio
audiovisual pueden plasmarse en
diversos soportes y formatos, tales como
cintas, DVD, CD, entre otros.
Las dependencias y unidades que
cuenten con medios audiovisuales
debern aplicar la metodologa
archivstica que asegure su localizacin,
control y preservacin, manteniendo los
requisitos de autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad.
Los acervos audiovisuales se registrarn
en el Sistema Informtico Integral de
Gestin Documental y Archivo, el que
contar con la posibilidad de registrarlos,
localizarlos, conservarlos y reproducirlos,
en la forma en que se encuentre su
presentacin original.
Los documentos audiovisuales, que se
generen como resultado de las
atribuciones y responsabilidades de las
dependencias y unidades se tratarn
como documentos de archivo, por lo que
se clasificarn conforme al Cuadro y
seguirn su ciclo vital conforme a la
Tabla. El procedimiento para su registro
se establece en la Metodologa.
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Suplemento Registro Oficial N 445 - Mircoles 25 d febrero de 2015
15
Artculo 36. Certificado de Registro.-
La Direccin
Nacional de Archivo de la Administracin
Pblica otorgar un Certificado de
Registro a cada archivo que ingrese su
informacin al Padrn. Dicho Certificado
avalar al archivo como miembro del
Padrn Nacional de Archivos de las
entidades de la APCID y le acreditar el
cumplimiento de requisitos archivsticos
en el nivel 1, 2, 3, 4 o 5 de acuerdo a los aplican tcnicas archivsticas de forma
estndares internacionales en materia
archivstica y a lo establecido por la
presente Norma Tcnica.
Artculo 37. Indicadores de
desempeo.- Las dependencias
debern contar con indicadores de
desempeo para medir el avance de
ejecucin del Plan Institucional de
Desarrollo de Gestin Documental y
Archivo con base en los procesos
establecidos en la presente Norma, para
lo cual se considerar el siguiente
esquema de medicin:
CAPTULO V
PADRN NACIONAL DE
ARCHIVOS
Artculo 35. De la integracin del
Padrn.- Es el receptorio electrnico
en el que se registran e integran los
datos generales de los archivos del pas,
y tiene como propsito establecer un
vnculo permanente entre la comunidad
archivstica nacional y la SNAP como
autoridad rectora en materia de archivos,
procurando el rescate de archivos e
impulsando la organizacin,
conservacin y difusin del patrimonio
documental de la Nacin.
La integracin del Padrn Nacional de
Archivos tiene como objetivo conocer el
patrimonio documental nacional, difundir
los acervos de los archivos histricos del
pas y apoyar a las dependencias
archivsticas en sus procesos de
organizacin, gestin, conservacin y
consulta documental, adems de
auspiciar el aprovechamiento de sus
recursos documentales, as como el
reconocimiento de las mejores prcticas
archivsticas y el intercambio de
informacin.
El Padrn se actualizar de manera
continua, a travs de la solicitud y
formato de registro que se incluirn en el
portal de Internet de la Direccin
Nacional de Archivo de la SNAP.
NIVEL 1 INICIAL. La dependencia
desconoce la utilidad e importancia del
Sistema de Gestin Documental y
Archivo. Los documentos no cuentan con
tratamiento archivstico pero si cuenta
con procesos y procedimientos definidos.
NIVEL 2. INICIAL EN DESARROLLO. La
alta direccin reconoce al Sistema de
Gestin Documental y Archivo, pero
parcial, aisladas, como resultado de las
necesidades inmediatas producto de las
experiencias individuales.
NIVEL 3. MEDIO. Todos los procesos y
procedimientos desarrollados para
normalizar el Sistema de Gestin
Documental y Archivo, se encuentran
documentados, formalizados y son
aplicados a todos los niveles de la
dependencia y cumplen con requisitos,
metodolgicos, legales organizacionales,
tcnicos archivsticos y culturales. (Este
nivel se caracteriza porque ya cuentan
con las herramientas de control y
consulta documental).
NIVEL 4. GESTIONADO. Los procesos y CAPTULO UNO
procedimientos han sido estabilizados es DE LOS PROCESOS
posible medir la aplicacin de los RELATIVOS A LA GESTIN
procedimientos y tomar acciones cuando DOCUMENTAL Y ARCHIVO
ste no opera. La responsabilidad es 1. Registro de entrada y salida de
asumida a todos los niveles de la correspondencia y control de la
dependencia, (cuentan con inventarios gestin documental
documentales, gua de archivo, 2. Identificacin de documentos
estadsticas de consulta y se realizan de archivo
transferencias documentales conforme a 3. De la integracin y ordenacin
destino final establecido). de expedientes
4. Clasificacin archivstica por
NIVEL 5. SISTMICO. Los procesos del
procesos
Sistema de Gestin
5. Descripcin documental
Documental y Archivo se practican en el
da a da. El responsable del rea es de 6. Valoracin Documental
la alta direccin. El conocimiento forma 7. Transferencias documentales
parte de la cultura organizacional 8. Preservacin de los Archivos
buscando la excelencia. Las
herramientas tecnolgicas se integran CAPTULO DOS DE LOS
con otras aplicaciones y sistemas de DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE
informacin. Se utilizan herramientas ARCHIVO
tecnolgicas para gestionar documentos 9. Medios audiovisuales
de manera ilimitada.
CAPTULO TRES DE LA EXPEDICIN
El diseo, construccin, monitoreo, DE COPIAS CERTIFICADAS
actualizacin y evaluacin de los 10 Certificacin de copias
indicadores asociados a la Gestin
Documental y Archivo de la CAPTULO CUATRO PADRN
Administracin Pblica se sujetar a lo NACIONAL DE ARCHIVOS
establecido por la SNAP, as como por 11 Integracin del Padrn Nacional
las disposiciones y normas vigentes que de Archivos
correspondan.

La Direccin Nacional de Archivo de la METODOLOGA DE LA NORMA

SNAP brindar la asistencia tcnica TCNICA DE GESTIN
necesaria a los archivos de las DOCUMENTAL Y ARCHIVO
dependencias, en cuanto a
organizacin, gestin, conservacin y
consulta documental, as como para el CAPTULO UNO
registro en el Padrn Nacional de
Archivos. De igual manera, promover la DE LOS PROCESOS RELATIVOS
imparticin de cursos de capacitacin A LA GESTIN DOCUMENTAL Y
para el cumplimiento de. los estndares ARCHIVO
establecidos en la presente Norma
Tcnica. 1. Registro de entrada y salida de
correspondencia y control de la
SECRETARA NACIONAL DE gestin documental.
LA ADMINISTRACIN
PBLICA El Sistema Informtico Integral de
Gestin Documental y Archivo
DIRECCIN NACIONAL DE mediante el cual se lleve a cabo este
ARCHIVO proceso incluir las siguientes
funcionalidades:
METODOLOGA NORMA TCNICA DE
GESTIN I. Creacin, envo, recepcin,
DOCUMENTAL Y ARCHIVO registro, clasificacin y
almacenamiento, en su caso, de
Contenido la correspondencia de entrada y
salida.

II. Bsqueda, recuperacin y

presentacin de documentos.

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 16 -- Suplemento ~ Registro Oficial N 445 Mircoles 25 de febrero
de 2015
II!. Acceso al sistema de usuarios comunicacin administrativa
internos y externos (ciudadanos) a oficial. Tales materiales sern
las dependencias. remitidos a su destinatario sin ser
registrados.
IV. Identificacin de documentos
de archivo, expedientacin y
1.2 Recepcin de Documentos
clasificacin conforme al Cuadro.

V. Seguimiento y control de El proceso de recepcin de

documentos impresos documentos dirigidos a las unidades
almacenados en archivos fsicos. se aplicar el siguiente
procedimiento:
VI. Recepcin, captura e ingreso
de documentos impresos. a) Al recibir la documentacin
debe cerciorarse de que sta
VII. Firma electrnica personal de sea efectivamente para la
documentos. dependencia en alguna de sus
unidades y que se encuentre
VIH. Firma manuscrita de documentos ntegra y completa;
impresos desde el sistema.

IX. Reportes estadsticos de b) La correspondencia que tenga

la leyenda de
documentos creados y enviados,
"PERSONAL",
tramitados, pendientes, archivados. "CONFIDENCIAL" y
X. Creacin compartida de "RESERVADO" no se
abrir, sta se turnar al
documentos. destinatario, salvo que
exista alguna indicacin
XI. Administracin de
contraria;
dependencias, reas, carpetas
virtuales, numeracin y formatos
de documentos.
c) La correspondencia recibida, se
XII. Implementacin y uso del Cuadro. abrir para la constatacin del
contenido y su digitalizacin
XIII. Creacin de expedientes virtuales registro y entrega o
y su clasificacin. reasignacin a las unidades
correspondientes,
XIV. Seguridad y auditora a travs de
usuarios, perfiles y archivos de d) Para dar seguimiento
auditora. administrativo a la gestin que
da lugar todo documento
1.1 Recepcin y despacho de ingresado a la dependencia, los
documentos oficiales documentos se inscribirn en el
registro de correspondencia de
El registro de entrada y salida de entrada con los siguientes
datos:
correspondencia y control de la
gestin documental ser el canal
para la recepcin y el despacho Remitente
de los documentos oficiales que Cargo
se dirijan a la dependencia o se D
enven hacia el exterior, e
cualquiera que sea su destino, p
garantizando seguridad, eficiencia e
y eficacia en el envo. n
d
La numeracin de los e
documentos creados, sean n
internos o externos, ser c
consecutiva anual, conforme i
establece el Instructivo para a
Normar el Uso del Sistema de F
Gestin Documental Quipux; e
c
No se considera como h
correspondencia oficial la a
folletera, peridicos, propaganda Nm. de Oficio
o publicidad, a excepcin de que Fecha de Recepcin
sea anexo de alguna Asunto
 Reasignado a Gestin Documental y Archivo
Descripcin de anexos para su registro.
Carcter del trmite
Respuesta 1.3 Despacho de la Correspondencia

e) Se identificar la correspondencia Para llevar a cabo el despacho de

por unidad y, con base en la correspondencia, la Direccin de
estructura y contenido de los Gestin Documental y Archivo
documentos que recibe, deber solicitar a las unidades que
establecer la prioridad para su los documentos a despachar
envo a las unidades; contengan:

f) Se entregar la correspondencia a a) Remitente,

los destinatarios, quienes firmarn
y sellarn de recibido. En caso de
que la documentacin tenga
anexos, stos debern
relacionarse en el acuse;
g) Organizar y conservar por
unidad los acuses de recibo.
h) Las comunicaciones
"PERSONAL", "CONFIDENCIAL"
y "RESERVADO", una vez abiertas
por los destinatarios y determinado
el contenido oficial, debern ser
devueltas a la Direccin de
b) Destinatario: nombre y cargo,
c) Direccin completa; calle,
nmero, cantn, cdigo postal, y
los datos que sean necesarios.
d) Tipo de servicio que se solicita,
acuse de recibo, local, nacional,
internacional, u otro.
e) Lo cual deber entregarse en
original y copia para el acuse.
Los datos que debern consignarse
en el registro de correspondencia de
salida son:

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Suplemento - Registro Oficial N" 445 - Mircoles 25 de febrero de 2015
17
a) El nmero identificador (folio 1.4 Control de la gestin
consecutivo de egreso, el cual
deber reiniciarse anualmente); Cuando exista respuesta oficial, la
copia de la comunicacin o
b) El asunto (Asunto breve respuesta que se reciba ser
descripcin del contenido archivada en orden numrico o
del documento); cronolgico en el nombre de la
unidad.
c) Fecha y hora de salida;
En el caso de los trmites que no
d) Nombre y cargo del remitente requieran de contestacin, la
y receptor del documento; y autoridad ordenar el archivo con
su firma y fecha en el casillero del
e) Destino. formato.

La Direccin de Gestin Quin tenga asignada esta

Documental y Archivo despachar responsabilidad, elaborar un
la correspondencia por medio de reporte de trmites pendientes de
mensajera y/u otro medio. De ser respuesta, y lo remitir a la
el caso, enlazar con la prestadora autoridad para las acciones que
de servicios que haya contratado, correspondan al caso.
los servicios de envo de
mensajera y paquetera. En el 1.5 Elaboracin de documentos con
caso de entrega de firma electrnica
correspondencia a travs de
empresas intermediarias de El objetivo principal de este
encomiendas nacionales o mecanismo es la eliminacin de
internacionales, se utilizar el documentos fsicos optimizando
mismo registro, indicando los datos cualquier gestin o trmite que se
de: transporte utilizado y nombre pretenda realizar, as como tambin
de la empresa, fecha y nmero de fomentar el uso e implementacin
gua de envi. de las nuevas tecnologas y
promover su uso en el pas como
 una herramienta vlida para 2.2 Caractersticas de los
suscribir los documentos. documentos que no son de
archivo
Los documentos con firma
electrnica, sin anexos, generados Los documentos que no se
por el Sistema Informtico Integral consideran de archivo, se dividen
de Gestin Documental y Archivo, en dos categoras: a) Los
se remiten directamente por este documentos de comprobacin
medio al destinatario, quien deber administrativa inmediata y b) Los
contar asi mismo con el sistema. documentos de apoyo informativo.
En caso contrario debern ser Ambos tipos de documentos no
impresas y firmadas por el estn sujetos al proceso
remitente para la entrega. archivstico, ni estn considerados
en la Tabla, por lo qu cada unidad
decidir la forma y el tiempo para
La elaboracin de documentos, en su eliminacin, sin que el periodo
general, seguir las pautas que marca la de uso y guarda rebase un ao.
Norma Tcnica Ecuatoriana NTE INEN
2410:2011, relativa a Documentacin. 2.2.1 Documentos de comprobacin
Elaboracin de oficios, oficios circulares, administrativa inmediata
memorandos, memorandos circulares y
circulares. Requisitos. Son comprobantes de la realizacin
de un acto administrativo
2. IDENTIFICACIN DE inmediato, por ejemplo: vales de
DOCUMENTOS DE ARCHIVO fotocopias, registros de visitantes,
listados de envos, facturas de
2.1 Caractersticas de los documentos correspondencia, controles de
de archivo correspondencia de entrada y
salida, vales de papelera, tarjetas
El documento de archivo es aquel de asistencia, entre otros. Si bien
que registra un hecho, acto son documentos creados o
administrativo, jurdico, fiscal, recibidos en el curso de trmites
contable y tcnico, creado, administrativos ejecutivos, no son
recibido, manejado y usado en el documentos estructurados con
ejercicio de las facultades y relacin a un asunto, por lo que no
actividades de las dependencias. siguen el ciclo vital y su baja debe
Estos documentos pueden ser: darse de manera inmediata al
reportes, estudios, actas, trmino de su utilidad. Su vigencia
resoluciones, oficios, administrativa es inmediata o de no
correspondencia, acuerdos, ms de
directivas, directrices, circulares,
contratos, convenios, instructivos,
memorandos, estadsticas o bien, 2.2.2 Documentos de apoyo
cualquier otro registro que informativo
documente el ejercicio de las
facultades o la actividad de los Es la documentacin que se genera
sujetos obligados y sus servidores o conserva en la oficina y que se
pblicos, sin importar su fuente o constituye por ejemplares de origen
fecha de elaboracin. Los y caractersticas diversas, cuya
.documentos podrn estar' en utilidad reside en la informacin
cualquier soporte, sea impreso, que contiene para apoyar las tareas
sonoro, visual, digital, o cualquier administrativas, tales como
otra tecnologa que sea impresiones de documentos
reproducible por medios de acceso localizados en internet, libros y
pblico. revistas, directorios, fotocopias
de manuales de equipos
Los documentos de archivo se adquiridos por la dependencia,
expedientan, registran, valoran, entre otros. Los documentos
transfieren y cumplen su destino de apoyo informativo no
final. reciben

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18 Suplemento Registro Oficial N 445 Mircoles 25 de febrero
de 2015
tratamiento archivstico .ni siguen oficina hasta el trmino de su
el ciclo vital, se conservan en la utilidad, que puede ser de 6 meses
 a un ao, al concluir su periodo
debern desecharse o, si se trata
de publicaciones con valor de
actualidad, solicitar su ingreso a la
biblioteca
3. DE LA INTEGRACIN Y
ORDENACIN DE EXPEDIENTES
3.1 Procedimiento general
La apertura e integracin de
expedientes se sujetar al
siguiente procedimiento:
[, Las reas productoras abrirn un
expediente para cada asunto que
surja en el marco de sus
actividades institucionales
normadas, por ejemplo: un
expediente para cada persona,
para cada obra, para cada sesin
de rgano colegiado, para cada
peticin de traslado acadmico,
para cada convocatoria de
oposiciones.
II. Los expedientes se integran por
asunto y no por temas.
II. Se evitar la desmembracin de los
expedientes y la dispersin de los
documentos que lo integran
creando falsos expedientes. Se
integrar cada documento de
archivo a su expediente desde el
momento de su produccin o
recepcin
IV. Se evitar la duplicidad de
expedientes, revisando como primer
paso la existencia o no de un
expediente abierto sobre el mismo
asunto.
V. Para expedientar se utilizarn
flderes de cartulina. No se utilizarn
broches ni argollas metlicas, se
priorizar la conformacin de
legajos.
3.2 Integracin y ordenacin I. Los
documentos de archivo se integran
al expediente de manera secuencial
conforme se generen o se reciban.
II. La ordenacin de los documentos
dentro del expediente ser
cronolgica, de forma que el
primer documento ser el ms
antiguo y el ltimo e! ms
reciente.
III. Los anexos que son parte del
asunto tambin constituyen el
.expediente, como por ejemplo:
fotografas, carteles, videos,
discos, memorias, entre otros.
IV. Los anexos que acompaan al
documento de archivo se
ordenan enseguida del
documento principal, aun cuando
la fecha del anexo sea diferente.
Ejemplo: solicitud de una vacante
(documento principal) a la que se
acompaan documentos de
currculo, notas de mrito,
certificaciones, u otra
documentacin que acompae al
documento principal.
V. No se deben incluir documentos
electrnicos impresos en el
expediente.
VI. Los expedientes pueden estar
conformados por uno o ms
legajos, dependiendo de la
cantidad de documentos
integrados en el mismo. Deber
indicarse el nmero de legajos
que le corresponda a cada uno
de stos (ejemplo 1/3, 2/3,3/3).
VIL Los expedientes se ordenarn
dentro de los archiveros por el
ttulo de la serie documental y
nmero de expediente.
VIII. Los expedientes se conservarn
preferentemente de forma
horizontal en gavetas. Si su
volumen lo requiere se podrn
colocar de manera vertical en
estantes metlicos.
IX. Cada gaveta o entrepao de
estante deber tener una
etiqueta identificadora al frente,
con el nmero de gaveta o
entrepao.
X. En el caso de documentos en
cinta, disco compacto o DVD,
fotografas, pelcula y negativos,
para garantizar el acceso, uso y
adecuada preservacin de la
informacin se archivaran en
cajas de polipropileno calidad
archivo.
3.3 Cierre, expurgo y foliacin del
expediente
El expediente se cerrar cuando
concluya el trmite o asunto y se
proceder a su expurgo y foliacin.
A partir de este momento regirn
los plazos de conservacin
establecidos en la Tabla.
3.4 Expurgo
Para realizar el expurgo, se
identificar y retirar toda aquella
documentacin repetida,
borradores, versiones preliminares,
ejemplares mltiples de un mismo
 documento, copias fotostticas de
documentos existentes en original,
hojas de recados telefnicos,
mensajes y notas en tarjetas y
hojas auto adheribles, entre otros
elementos; por lo que nicamente
debern archivarse versiones
finales de los documentos, en su
caso se podr conservar copia
cuando no se tenga el original y el
documento sea parte del asunto del
expediente de archivo.
Asimismo, para la adecuada
conservacin de los expedientes,
se debern retirar todos los
elementos que puedan ser
perjudiciales para la conservacin
del papel, tales como: grapas, clips,
broches, o cualquier otro que
ponga en riesgo la integridad del
documento.
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Suplemento Registro Oficial N 445 -
la tipologa documental se
requiera, podr llevarse a cabo la
foliacin conforme ingresen los
documentos. El total de folios se
consignar en el campo de
volumen y soporte de la cartula y
de la hoja de registro.
4. CLASIFICACIN
ARCHIVSTICA POR
PROCESOS
Para clasificar y registrar
expedientes se deber considerar
lo siguiente:
I. Identificar la serie documental,
cuya actividad, representada
por el ttulo de dicha serie, dio
origen al asunto del expediente.
II. Asignar nmero de expediente
III. Generar la hoja de registro del
inventario general
porexpediente en el Sistema
Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo.
IV. Asignar el cdigo de
clasificacin compuesto por la
clave del fondo, la clave de la
seccin, la clave de la serie
identificada y el nmero de
expediente.
V. Registrar los datos que solicita
el inventario general por
expediente indicados en la
presente Norma Tcnica.
3.5 Foliacin
Una vez efectuado el expurgo y
retiro de los elementos
perjudiciales, se proceder a foliar
cada una de las fojas tiles que
conforman el expediente de
acuerdo al orden de los
documentos de archivo.
Las hojas se foliarn en la esquina
superior derecha del anverso y en
la esquina superior izquierda del
reverso de cada foja til. Otros
soportes que contengan
informacin tambin se foliarn
empleando los materiales que
faciliten el proceso. Cuando por
necesidades de la unidad
administrativa y basado en
Mircoles 25 de febrero de 2015 -- 19
4.1 Elaboracin del Cuadro General
de Clasificacin Documental
4.1.1 Uso
El Cuadro se usar para clasificar
todos- los expedientes producidos
en el ejercicio de las funciones y
actividades institucionales, con
independencia de su soporte, tipo
documental o poca, ya que
permite organizar, ordenar,
describir y vincular los documentos
de archivo, de acuerdo a la
estructura orgnica por procesos
que les da origen.
El Cuadro se implementar en el
Sistema Informtico Integral de
Gestin Documental y Archivo que
determine la SNAP, as como los
expedientes virtuales que debern
clasificarse en las series del
Cuadro.
4.1.2 Unicidad
Existir un solo Cuadro por
dependencia y no se repetirn
secciones ni series. Todas las
unidades podrn utilizar todas las
series del Cuadro para clasificar
sus expedientes. El Sistema
Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo garantizar
la delimitacin y confidencialidad
entre cada unidad productora, de
manera que se conserve el orden
de los expedientes por unidad, aun
cuando se utilicen las mismas
series en diferentes unidades.
4.1.3 Pautas generales
Para la elaboracin del Cuadro, la
Direccin de Gestin Documental
y Archivo, en coordinacin con
derivadas de un proceso o
atribucin. Cada serie agrupa los
expedientes producidos en el
desarrollo de una responsabilidad o
actividad.

los responsables de archivo de las En los casos en los que las categoras
unidades y l Archivo Central, sean insuficientes para reflejar las
llevarn a cabo las siguientes atribuciones o actividades, podrn
acciones: establecer subsecciones y subseries.

I. Consultarn las leyes, ESTRUCTURA JERRQUICA DEL

reglamentos y manuales, que CUADRO GENERAL DE
establezcan las funciones y- CLASIFICACIN DOCUMENTAL
atribuciones generales de la
dependencia.

II. El nombre del fondo ser el

nombre de la dependencia.

III. Se definir el nombre de las

secciones a partir de los grandes
procesos y atribuciones
generales; cuando sea posible
podrn unirse dos o ms -- Suplemento - Registro Oficial N 445 -- Mirc
funciones en una sola 4.1.5 Estabilidad del Cuadro estab
nomenclatura a efecto de orga
simplificar el Cuadro y agilizar su El Cuadro deber ser estable, ya que las categoras y subcategoras camb
uso, o desagregarse secciones correspondern a los procesos, resp
debido a la complejidad del atribuciones y responsabilidades de las unidades, unida
proceso. FORMATO DE CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN
L NOMBRE DE LA
IV. Para contribuir a la construccin o DEPENDENCIA
del Cuadro de la institucin, cada g
unidad definir el nombre de las o
series que representen las
y
actividades sustantivas que lleva
a cabo y las fundamentar en la
s
disposicin normativa
i
correspondiente.
g
l
4.1.4 Estructura a
s
El Cuadro tendr una estructura
jerrquica de acuerdo con la d
estructura orgnica de gestin e
organizacional por procesos de la
dependencia. l
a
La estructura jerrquica se expresa
en las siguientes categoras: , ... I
- n
s
I. Fondo: Conjunto de documentos, t
i
con independencia de su tipo y
u
soporte documental, producidos y/o
c
acumulados por la dependencia en
i
el ejercicio de sus funciones y
c
atribuciones, con cuyo nombre se m
identifica.
CUADRO DE
II. Seccin: Cada una de las divisiones CLASIFICACIN
del fondo que corresponde a las DOCUMENTAL
funciones y atribuciones de la SE SUBS SERI SUBS CDI DESC DOCU ORIG
dependencia establecidas en la CCI ECCI E ERIE GO RIPCI MENT EN
normativa aplicable. DOC DOC DE N DE OS DE LA
N N UME UME ARCHI SERIE CONF DOCU
III. Serie: Cada una de las divisiones DOC DOC NT NT VO DOCU ORMA MENT
de la seccin que corresponden a UME UME AL AL MENT TIV ACI
las responsabilidades especficas
 NT NT AL agolpamiento tendr un cdigo, con
el que se construir el cdigo de
archivo que constituye el
identificador nico para cada
expediente que ser indispensable
en el Sistema Informtico Integral
de Gestin Documental y Archivo.
Este cdigo expresar tambin la
relacin que existe entre el
expediente y la funcin que le dio
* Listar los documentos utilizados para la conformacinorigen.
de! expediente
" Indicar cmo se realizar la creacin de la documentacin, si ser en soporte fsico o digital
Por ejemplo, el cdigo de archivo
de la serie Copias Certificadas se
construye de la siguiente manera:
I. Validacin. El Cuadro deber ser
aprobado por la Comisin de
Gestin Documental y Archivo en
la que estn representadas las
mximas autoridades de cada
dependencia y difundirse entre
todo el personal los operadores
archivsticos.

II. Formalizacin. Se llevar a cabo

un plan de accin para la
implantacin y difusin en el
mbito de todos los archivos de la
institucin, que incluir uno
comunicacional desde la mayor
jerarqua y otro a cargo de la
Direccin de Gestin Documental
y Archivo.
4.1.6 Cdigo de Archivo

Para el mejor funcionamiento del III. Supervisin y asesora. El

Cuadro, cada categora de Sistema Institucional dar

seguimiento al adecuado
Nivel Cdigo de Ttulo
archivo funcionamiento del
Cuadro, a fin de corregir
Fondo: SNAP Secretara Nacional de la las posibles desviaciones y
Administracin Pblica aclarar las dudas.

Seccin: SNAP.03 Subsecretara de IV. Capacitacin.

Se
Servicios,
desarrollar
Procesos
un plan
e Innovacin.
de capacitacin
Subseccin: SNAP.03.01 Direccin Nacional de para que
Archivo de la el personal
Administracin Pblica conozca
perfectamente la forma
Serie: SNAP.03.01.01 Copias Certificadas de clasificar, la
estructura del cuadro y
a qu responde.

5. DESCRIPCIN DOCUMENTAL

Los expedientes se identificarn con los siguientes datos:

1. Cartula:
a) Unidad
4.1.7 Instrumentacin
b) rea productora
La instrumentacin del Cuadro llevar las siguientes
fases: c) Seccin
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a menos que sea absolutamente
necesario.
 Suplemento Registro Oficial N" 445 Mircoles 25 de febrero de 2015
21

d) Serie Cuando se trate de expedientes clasificados com

reservados o confidenciales, la cartula de identificaci
e) Cdigo de clasificacin o cdigo de referencia deber contener sealamiento correspondiente en color roj
RESERVADO, o en su caso CONFIDENCIAL o SECRETO
f) Nmero de expediente
5.1 Gua de Archivos
g) Fecha de apertura En la Gua de Archivos, la unidad de descripcin s
las series documentales contenidas en el Cuadro, y l
h) Fecha de cierre campos descriptivos que debern incluirse son los
siguientes:
i) Descripcin del asunto
Campos descriptivos
j) Valor documental
Encabezado: Fondo, Archivo de Gestin o Activo o
k) Plazos de conservacin Archivo Central, segn corresponda,
fecha de elaboracin;
1) Destino final Introduccin Historia Institucional
general
m) Condiciones de acceso
Cdula Seccin, serie, unidad, rea productora,
descriptiva fechas extremas, alcance y contenido,
n) Volumen y soporte
volumen y soporte, historia archivstica.

II.- Pestaa: Cierre de la Nombre del responsable del archivo,

Gua: cargo, telfono y correo electrnico.
Ubicacin fsica del archivo.
a) Cdigo de clasificacin

b) Nmero de expediente

c) Ttulo del expediente

d) Ao en curso

FORMATOS GUIAS DE ARCHIVO

22 - Suplemento - Registro Oficial N 445 - Mircoles 25

de febrero de 2015
5.2 Inventarios documentales

Los inventarios documentales incluirn los siguientes campos descriptivos:

Inventario documental (Formato nico: indicar el tipo de inventario que corresponda)

Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia; 2) Nombre de la dependencia; 3) Nombre de la unidad;

4) Nombre del rea generadora de los expedientes semiactivos; 5) Seccin documental; 6)
Serie documental; 7) Tipo de inventario documental: general, de transferencia (primaria o
secundaria) o baja documental; 8) Nmero de transferencia; 9) Fecha de recepcin; 10)
Ubicacin topogrfica.
Columnas: 11) Nmero de caja; 12) Nmero secuencial (que indicar la secuencia de cada elemento que
conforma el inventario: nmero de expediente, caja, paquete o legajo); 13) Nmero de
clasificacin archivstica; 14) Descripcin del expediente o asunto; 15) Periodo de trmite del
expediente; 16) Vigencia documental; 17) Condiciones de acceso.
Hoja de cierre: Deber incluir la siguiente leyenda "El presente inventario consta de (18) y ampara la cantidad
de (19) expedientes de los aos de (20), contenidos en (21), con un peso aproximado de (kg)
(22)" y, al final, los nombres y firmas citados en el numeral 23). 18) Nmero total de fojas; 19)
Nmero total de expedientes; 20) Aos de la documentacin (el ms antiguo y el ms reciente);
21) Nmero de cajas; 22) Peso total en kilogramos.

Firmas: 23) Nombre, cargo y firma de los responsables de elaborar, autorizar y recibir la transferencia, de
conformidad al marco jurdico vigente.

5.3 Inventario General por Expediente

El inventario general por expediente deber contener al

menos los siguientes campos de registro: a)

Dependencia

b) Unidad

c) rea productora

d) Seccin

e) Serie

f) Cdigo de clasificacin

g) Nmero de expediente

h) Fecha de apertura

i) Fecha de cierre

j) Descripcin del asunto

k) Valores documentales 1) Plazos de conservacin

m) Destino final

n) Condiciones de acceso (reservado, confidencial, periodo)

o) Volumen y soporte

p) Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos

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6. VALORACIN DOCUMENTAL

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6.1 Criterios para la identificacin de valor secundario, permanente o histrico:

De manera indicativa, ms no limitativa, se indican caractersticas a tomar en cuenta para determinar la existencia de valor
secundario, histrico o permanente en las series documentales y expedientes. Dependiendo del anlisis integral que se
haga de la documentacin de archivo, las series y expedientes que pueden tener valor permanente son aquellos que:

Permiten conocer los orgenes del organismo, su organizacin, evolucin y actividades.

Brindan testimonio sobre el devenir cultural, social, cientfico y tecnolgico.

Permiten conocer los procesos de elaboracin de leyes y reglamentos del organismo.

Contienen datos significativos sobre un acontecimiento, individuo, institucin o lugar, sobre tendencias de la historia
poltica o econmica, ciencias y tcnicas.

Reflejan de manera integral la actividad propia, especifica de una unidad.

Reflejan el seguimiento completo del procedimiento.

Contienen datos significativos sobre acontecimientos o movimientos importantes de la historia poltica, econmica y
social.

Contienen datos necesarios para la proteccin de los derechos civiles, financieros, jurdicos u otros derechos de las
personas fsicas o morales.

Describen la organizacin documental de la dependencia.

Asimismo se debern tener en cuenta los siguientes criterios:

a) De procedencia y evidencia: son ms valiosos los documentos que proceden de una institucin o seccin de rango
superior en la jerarqua administrativa; aunque los documentos de reas administrativas de rango inferior son
importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible, es preferible conservar un original a una copia. Las copias se
conservan nicamente cuando no existe el original.

b) De contenido: es preferible conservar documentacin que comprenda informacin global de la institucin, a aquella que
se presenta en partes sucesivas.

c) Cronolgico: Dependiendo de las disposiciones legales establecidas por la legislacin nacional en cuanto a la
conservacin de documentos histricos.

6.2 Tcnica de seleccin por muestreo

La tcnica de seleccin que debe ser anotada en la Tabla, puede ser: 1) Conservacin completa o, 2) Muestreo.

26 -- Suplemento -- Registro Oficial N 445 -- Mircoles 25 de febrero de 2015

El mustreo podr aplicarse en los casos de series homogneas que fueron calificadas con valor permanente en la Tabla.

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 L tcnica de mustreo consiste en la seleccin parcial de los expedientes que se conservarn de manera permanente,
siguiendo algn criterio previamente determinado por la dependencia para inferir el valor de una o varias caractersticas del
conjunto documental representado en la serie.

Existen diferentes tipos de mustreo:

a) Selectivo o cualitativo: Seleccin cualitativa mediante la cual se trata de conservar los documentos ms importantes o
significativos, estableciendo criterios predefinidos de acuerdo a las caractersticas de la dependencia y a su tipologa
documental.

b) Sistemtico: Aqul que establece una pauta y precisa necesariamente de la homogeneidad de la serie para eliminar
conservando un ao, un mes, o bien por alfabeto, o por perodos de tiempo.

c) Aleatorio: Mtodo estadstico que toma las muestras al azar, cualquiera de los elementos pueden ser igualmente
representativos;

Cuando se decida aplicar la tcnica de mustreo, se debern establecer los criterios especficos de seleccin para los
expedientes que se consideren con valor permanente. Estos criterios se definirn de acuerdo a las caractersticas
particulares de cada institucin y a la tipologa documental que emana de sus funciones.

Los criterios especficos que sean aprobados por la dependencia, debern remitirse para su conocimiento a la Direccin
Nacional de Archivo de la SNAP, y difundirse entre los archivos de Gestin o Activos, Central, Intermedio e Histrico.

6.3 Elaboracin de la Tabla de Plazos de Conservacin Documental.

La Tabla establecer para cada serie documental los plazos de conservacin, los valores documentales, el destino final, la
tcnica de seleccin y las condiciones de acceso de cada dependencia.

I. La. valoracin documental se aplicar a todas las series documentales que integran el Cuadro, lo que se har durante el
proceso de construccin o actualizacin de la Tabla, con el fin de establecer los tiempos de conservacin en cada uno de los
archivos y el destino final para cada serie tomando en cuenta sus valores primarios y secundarios, as como las condiciones
de acceso de acuerdo a la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

II. En el proceso de valoracin debern participar: la Direccin de Gestin Documental y Archivo, la unidad productora, el
Archivo de Gestin o Activo, el Archivo Central, as como las autoridades que la dependencia determine que deban tomar
parte en las decisiones "respecto al destino final de los expedientes. La Direccin Nacional de Archivo de la SNAP participar
dando asistencia tcnica a las dependencias y supervisando la correcta aplicacin de los criterios de depuracin, con objeto
de asegurar la integridad del patrimonio documental de la Nacin.

III En el proceso de construccin o actualizacin de la Tabla, las unidades debern identificar los valores primarios y secundarios
de las series documentales correspondientes a sus procesos sustantivos. La identificacin de estos valores primarios
permitir establecer los plazos de conservacin en el Archivo de Gestin o Activo, Central e Intermedio. La identificacin
de los valores secundarios permitir determinar el destino final de cada serie, que puede ser conservacin permanente o
baja documental.

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28 -- Suplemento - Registro Oficial N 445 -
7. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
7.1 Transferencia Primaria
Para llevar a cabo el procedimiento de transferencia
primaria el responsable del Archivo de Gestin o Activo
deber:
I. Identificar, apoyndose en las alertas de vencimiento
que emita el Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo, los expedientes que
concluyeron su plazo de conservacin en el Archivo
de Gestin o Activo de conformidad con la Tabla.
II. Generar el inventario de transferencia primaria a
travs del Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo, firmarlo y presentarlo a
validacin por parte del titular de la unidad;
III. Integrar los expedientes a transferir en las cajas
archivadoras que al efecto determine la Direccin
Nacional de Archivo de la SNAP tomando en cuenta
que:
a. El nmero de expedientes que contenga cada caja
depender del grosor de los mismos, procurando
que no queden demasiado apretados o se
maltraten.
b. Debe procurarse que el expediente no quede
dividido en dos cajas. Si esto ocurriera, deber
sealarse claramente mediante un testigo (ejemplo:
expediente "n", contina en la siguiente caja).
c. Dentro de las cajas, el material deber estar
ordenado por serie documental y por nmero de
expediente de menor a mayor, y en la misma
secuencia del respectivo inventario.
d. Cada caja deber contar con la respectiva cdula
de identificacin, que incluir los siguientes datos y
podr generarse a travs del Sistema Informtico
Integral de Gestin Documental y Archivo:
- Fondo
- Unidad
- rea productora
- Seccin
- Serie'
- Nmero consecutivo de caja
- Nmero de expedientes
- Fechas extremas de los expedientes
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Mircoles 25 de febrero de 2015
IV. Remitir el memorando de solicitud de transferencia
primaria dirigido al titular de la Direccin de
Gestin Documental y Archivo, adjuntando el
inventario de transferencia primaria en medio
impreso y electrnico. El titular designar un
responsable' del Archivo Central para que efecte
ste procedimiento quien una vez que reciba el
memorando de solicitud de transferencia primaria,
concertar cita con el titular del Archivo de Gestin o
Archivo, para revisar y cotejar fsicamente la
documentacin contra el inventario.
V. Resolver las inconsistencias que se pudieran detectar
en el inventario, etiquetas o contenido de la
transferencia, al momento de hacer la revisin
documental en presencia del responsable del
Archivo Central.
VI. Remitir al Archivo Central las cajas que hayan sido
revisadas y cotejadas para su resguardo.
conjuntamente con el inventario de transferencia
primaria en formato impreso y electrnico.
VIL Cuando hayan ingresado las cajas al Archivo' Central, se
acusar de recibido el inventario de transferencia
primaria, entregando una copia a la unidad.
VIII. Una vez que el Archivo Central reciba la transferencia
primaria, la registrar en la bitcora de transferencias,
otorgndole, la signatura topogrfica que corresponda
a la ubicacin fsica que tendrn las cajas dentro de la
estantera. Se asentar en el inventario de
transferencia primaria, la signatura topogrfica
correspondiente, a efecto de que sirva de instrumento
de consulta.
IX. El Archivo Central informar por escrito a la unidad la
signatura topogrfica otorgada a su transferencia
primaria.
X. El Archivo Central registrar la entrada de cada
transferencia primaria en el Sistema Informtico
Integral de Gestin Documental y Archivo, a efecto de
que el sistema genere las alertas de vencimiento del
perodo de conservacin en este Archivo.
XI. Los expedientes que sean transferidos de los Archivos
de Gestin o Activo al Archivo Central, seguirn siendo
de la unidad hasta su destruccin o transferencia final
al Archivo Histrico, en donde se convertirn en bienes
de acceso pblico.
7.2 Transferencia Secundaria
Para realizar la transferencia secundaria el Archivo
Central deber:
I. Con base en el calendario de caducidades y en las
alertas de vencimiento de los plazos de conservacin
 emitidas por el Sistema Informtico Integral de Gestin
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Suplemento - Registro Oficial N 445 - Mircoles 25 de febrero de 2015
II. Solicitar por escrito la autorizacin de la unidad para
abrir las cajas que contengan expedientes
susceptibles de transferencia secundaria a fin de
proceder con la valoracin.
III. Generar, a travs del Sistema Informtico Integral de
Gestin Documental y Archivos, el inventario de
expedientes para conservacin permanente y el
inventario de expedientes para baja documental,
elaborando para cada uno la Ficha Tcnica de
Prevaloracin en coordinacin con los Archivos de
Gestin o Activo de las unidades.
IV. Remitir, para su aprobacin por la Comisin de
Gestin Documental y Archivo, la propuesta de los
inventarios y Fichas Tcnicas de Prevaloracin,
suscritos por la/el Director de Gestin Documental y
Archivo, el responsable del Archivo de Gestin o
Activo, el titular de la unidad y el responsable del
Archivo Central.
V. Remitir para aprobacin de la Direccin Nacional de
Archivo de la SNAP, el inventario de transferencia
secundaria y la ficha tcnica de prevaloracin,
solicitando el dictamen de valoracin para realizar la
transferencia secundaria.
VI. Recabar la firma de su jefe inmediato y remitir la
transferencia secundaria al Archivo Intermedio con la
documentacin correspondiente.
VII. En el caso de que en la revisin de expedientes se
identifique informacin que sea susceptible de ser
clasificada como reservada o confidencial de
conformidad con la Ley Orgnica de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica, se recomendar al
titular de la unidad el cambio de las condiciones de
acceso a dichos expedientes.
7.3 Baja Documental
I. Identificados los expedientes que cumplieron su plazo
de conservacin en el Archivo Central se proceder a
valorarlos y a ratificar o modificar en su caso, el
destino final establecido en la Tabla.
II. Tratndose de expedientes para baja documental, se
elaborar el inventario y la ficha tcnica de
prevaloracin, los que se presentarn para su
dictamen a la Comisin de Gestin Documental y
Archivo.
III. Se solicitar a la Direccin Nacional de Archivo de la
SNAP la validacin del respectivo Dictamen de Baja
Documental remitiendo el inventario de baja
correspondiente y la ficha tcnica de prevaloracin.
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Documental y Archivo, identificar los expedientes que
debern valorarse y transferirse al Archivo Intermedio.
No imprima
~ 29
IV. La Direccin Nacional de Archivo de la SNAP emitir
el Dictamen de Baja Documental validada con lo que
se autoriza en definitiva la destruccin dla
documentacin.
V. Los expedientes, cualquiera que sea su soporte, que
hayan sido dictaminados para baja documental por la
Direccin Nacional de Archivo de la SNAP
debern destruirse en atencin a los procedimientos
establecidos por el Ministerio del Ambiente, las
disposiciones establecidas por cada dependencia y
las mejores prcticas internacionales.
Para proceder a su destruccin la Direccin de
Gestin Documental y Archivo convocar al rea
productora a efecto de ratificar y, en su caso, verificar
la destruccin a fin de hacer constar que el
procedimiento se llev a cabo conforme a lo antes
sealado, finalmente se suscribir el Acta
Circunstanciada respectiva.
VI. De cada procedimiento de baja documental se abrir
un expediente, integrndose con el acta
circunstanciada que para el efecto se elabore, el
dictamen de baja documental autorizado por la
Comisin de Gestin de Documental y Archivo y
validado por la Direccin Nacional de Archivo de la
SNAP, as como la ficha tcnica de Prevaloracin
correspondiente y una muestra aleatoria de la
documentacin a destruir. Dicho expediente se
registrar en el Sistema Informtico Integral de
Gestin Documental y Archivo y se conservar por un
plazo de diez aos contados a partir de la fecha en
que se haya autorizado la baja correspondiente.
7.4 Transferencia Final
La transferencia final se llevar a cabo de acuerdo a lo
siguiente:
I. Una vez concluido el plazo de conservacin en el
Archivo Intermedio de conformidad con la Tabla, se
generar el inventario de transferencia final y se
elaborar el dictamen de valoracin secundaria
correspondiente.
II. Se solicitar por oficio la transferencia final al Archivo
Nacional del Ecuador adjuntando el inventario de
transferencia final y el dictamen de valoracin
secundaria correspondiente.
III. El Archivo Nacional del Ecuador registrar el ingreso
de las cajas en la bitcora de transferencias y
determinar la signatura topogrfica
correspondiente, la que se asentar en el inventario
 de transferencia final a efecto de que sirva de
instrumento de consulta.
IV. El Archivo Nacional del Ecuador entregar al titular
dla Direccin Nacional del Archivo de la SNAP que
tiene bajo su cargo el Archivo Intermedio copia del
inventario de la transferencia final, debidamente
fechado, sellado y firmado, como acuse de recibo.
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30 -- Suplemento - Registro Oficial N 445 - Mircoles 25 de febrero de 2015
VI. La Direccin Nacional de Archivo de la SNAP, que tiene
bajo su cargo el Archivo Intermedio publicar en su
portal de Internet la solicitud de transferencia final al
Archivo Nacional del Ecuador, el dictamen de
valoracin y el inventario de transferencia final.
7.5 Catlogo de Divulgacin
El Archivo Nacional del Ecuador elaborar
peridicamente catlogos de divulgacin del acervo
histrico. Los elementos de la cdula descriptiva de un
catlogo sern los mismos que los del inventario
general por expediente, ms el campo de Tema,
Los catlogos de divulgacin podrn asociarse a
exposiciones en las que se muestren, de forma segura,
los documentos del catlogo correspondiente.
7.6 Prstamo de expedientes
El prstamo de expedientes se otorgar slo a las
unidades productoras dueas de los expedientes a
travs de los funcionarios autorizados. Para ello cada
Archivo integrar el registro de las firmas vlidas para
solicitar el prstamo.
La solicitud de expedientes en prstamo deber
realizarse mediante la Ficha de Prstamo de
Expediente; sea por va electrnica mediante el
Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y
Archivo o impresas. Estas fichas debern contar con
firma electrnica del solicitante y de quien entrega el
expediente o documento.
La ficha de prstamo incluir los siguientes datos:
. Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia; 2)
Nombr de la unidad; 3) Fecha de
prstamo; 4) Tipo de prstamo; 5) Folio.
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V. El Archivo Nacional del Ecuador informar por
escrito a la unidad, que la documentacin
custodiada en su acervo ser de acceso pblico y se
integrar al inventario general del Archivo Nacional
Histrico.
No imprima
Columnas: 6) Datos del usuario: Nombre completo,
puesto, nmero de identificacin, rea de
adscripcin, ubicacin fsica, piso, telfono
y/o extensin, correo electrnico; 7) Datos
del expediente: Nmero de transferencia,
nmero consecutivo del expediente, total
de expedientes, fecha de devolucin,
fecha de prrroga, clave de ubicacin
topogrfica conforme a estructura
establecida.
Firmas: 8) Solicit: Nombre, cargo y firma de la.
persona autorizada para la recepcin; 9)
Autoriz: Responsable del archivo
intermedio, de conformidad al marco
jurdico vigente
El plazo del prstamo se acordar entre el responsable del
Archivo y el solicitante, registrndolo en la Ficha de
Prstamo. De ser necesario se acordar la renovacin del
periodo, segn las necesidades del usuario, anotando la
nueva fecha de devolucin en la Ficha de Prstamo que se
firmar de acuerdo entre el responsable del Archivo y el
usuario.
El responsable de esta funcin deber utilizar sealativos en
los sitios que ha localizado el material documental,
retirndolo sin alterar el orden en que se guarda la
documentacin restante, verificando que la informacin se
encuentre completa y en buen estado.
Los expedientes otorgados en prstamo quedarn bajo la
responsabilidad del solicitante quien deber devolverlo de
manera ntegra al trmino del plazo establecido o bien
refrendar el prstamo.
Al momento de la devolucin del expediente en prstamo, el
responsable del Archivo deber cerciorarse de que stos se
encuentran ntegros y completos. De no haber
irregularidades que ameriten otra gestin procede a sellar la
solicitud con la leyenda "DEVUELTO", anotando la fecha y
hora de devolucin en presencia del usuario y se registrar la
devolucin en el Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo.
El Archivo Central de cada dependencia y el Archivo
Intermedio darn seguimiento al prstamo hasta la
devolucin de los expedientes en tiempo y forma,
reintegrndolos de inmediato a su respectiva ubicacin fsica
dentro de la estantera
El responsable del archivo localiza el lugar que corresponde
al material devuelto y procede a reintegrarlo, retirando el
sealativo y cerciorndose de no alterar el orden de la
documentacin dentro de la caja contenedora.
Si al vencimiento del periodo de prstamo la unidad no ha
devuelto el o los expedientes que le fueron prestados, el
Archivo Central o el Archivo Intermedio, en su caso, solicitar
por escrito al titular de la unidad la devolucin
correspondiente o proceder de conformidad con la
normatividad y legislacin aplicable.
En el caso de que el' o los expedientes prestados se
entreguen incompletos, equivocados o en mal estado, el
Archivo Central o el Intermedio darn conocimiento por
escrito al titular de la unidad del estado en que se entregan;
por lo que se registrarn en el Sistema Informtico Integral
de Gestin Documental y Archivo como expedientes daados
o extraviados, segn corresponda.
La unidad que extrave o dae los expedientes en prstamo,
deber elaborar un Acta Circunstanciada, hacindola del
conocimiento del Archivo Central o del Intermedio, segn
corresponda al prstamo, as como de la Auditora Interna,
para los efectos a que haya lugar.

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Suplemento^-r^jftpgistre;. Oficial N 445 Mircoles 25 de febrero de 2015 -? 31

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8. PRESERVACIN DE LOS ARCHIVOS funcionarios encargados de la Gestin Documental y
Archivo en cada una de las reas considerando la
8.1 Infraestructura Fsica cantidad de personas permanentes o espordicas, para
as proveerlas de los materiales, equipamiento y
mobiliario adecuado para el buen desempeo de sus'
La infraestructura deber responder a las condiciones del actividades
terreno y a la carga del edificio, por lo que se deber
cumplir con las normas vigentes de rea privada (acceso controlado)
construccin.

Las paredes, pisos y techos debern estar hechos de materiales a) Recepcin de fondos documentales (transferencias
con una alta capacitad trmica e secundarias).
higroscpica y con aislantes apropiados al sistema de
construccin. b) Limpieza, cuarentena y fumigacin.

Debe evitarse la utilizacin de elementos estructurales c) Descripcin, inventario y catalogacin.

de madera, por el riesgo de ataque de ciertas plagas,
por requerir constante mantenimiento y por ser d) Restauracin, conservacin, montaje y embalaje.
altamente inflamable.
e) Reprografa
En edificios adaptados que cuenten con elementos
constructivos de madera no sustituibles, stos sern f) Trabajos especiales
consolidados y tratados con productos ignfugos e
insecticidas. g) Sanitarios y vestidores.

Los elementos estructurales de los depsitos debern h) Limpieza.

proveer cuatro horas de resistencia al fuego, ya sea
que ste se d dentro del depsito o en reas i) Administracin.
adyacentes.
j) Direccin, subdirecciones.
Se deber realizar un anlisis de las actividades que en
el ejercicio de las funciones realizarn los k) Oficinas y salas de juntas.
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32 Suplemento ~ Registro Oficial N 445 - Mircoles 25 de febrero de 2015

1) Almacn de material de oficina. h) Rampas, elevadores y accesos para personas con
capacidades diferentes.
m) Cuartos de instalaciones.
n) Sistemas de aire acondicionado, calefaccin, 8.2 Medidas de Conservacin Preventiva
filtracin de aire.
Entre las acciones que debern llevarse a cabo dentro
o) Control de instalaciones elctrica e hidrulica. del plan de prevencin de riesgos, al personal de los
archivos corresponder:
p) Control de sistemas de seguridad, alarmas y
supresin de incendios. I. Tomar las medidas conducentes, o en su caso informar
o gestionar ante quien corresponda, a fin de que la
q) Mantenimiento, maquinaria, transportes, etctera.
temperatura se mantenga estable en un rango de 18 a
r) Estacionamiento. 20 grados centgrados. La humedad relativa deber
oscilar en un rango de 45% a 60%, dependiendo del
s) Rampas, elevadores y accesos para empleados y tipo de soporte. Para documentos impresos en papel:
visitas con capacidades diferentes. 45% a 55%; para el papiro, pergamino y piel: entre el
50% y el 60%; para los documentos en formato
rea pblica (acceso controlado)
electrnico (disquetes, CDROM, casetes de video, etc.):
a) Estacionamiento. entre un 30% y un 40%; para los micro portadores de
informacin (microfichas): por debajo de 50%; para las
b) reas de recepcin. pelculas de gelatina de plata, el mximo recomendado
es de 40%.
c) Informacin y guardarropa.
II. Identificar los factores de riesgo que puedan poner en
d) Referencia, lectura y consulta.
peligro la conservacin del acervo documental, sean
e) Exhibicin. estos geogrficos, climticos, humanos o
procedimentales, e informarlo a la autoridad que
f) Reunin, auditorios, descanso, cafeteras, tienda. corresponda.

g) Sanitarios.

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III. Verificar peridicamente el perfecto estado de las o Documentos de archivo irrecuperables o difciles
instalaciones hidrosanitarias, elctricas y estructurales, de
as como los mecanismos de seguridad del edificio, y recuperar
reportar a quien corresponda cualquier desperfecto que
se detecte. 8.3 Medidas de seguridad

IV. Verificar peridicamente el sistema de extincin de Las instalaciones de los archivos debern contar al
incendios del edificio, y en su caso reportar el menos con las siguientes medidas de seguridad:
desperfecto ante la instancia correspondiente.
I. Sistema de alarma contra incendios.
V. Elaborar un plan de contingencia que involucre la
participacin de archivistas, personal de proteccin civil, II. Extintores contra incendio a base de gas en lugares
personal de seguridad, personal de mantenimiento e visibles.
incluso usuarios del archivo. Se debern realizar
simulacros con diferentes supuestos, a fin de que todos III. Sealizaciones y rutas de evacuacin para caso de
los participantes desarrollen la habilidad para intervenir siniestros.
ante cualquier siniestro.
IV. Equipo y material de trabajo para el personal que
VI. Dentro del Plan de Contingencia se deber considerar labore en la unidad.
que la prioridad ms importante ante cualquier desastre
ser la seguridad humana, debiendo ponerse a salvo V. Entradas y salidas de fcil acceso y evacuacin.
en primer lugar al personal y los usuarios. Una vez que
no exista riesgo para las personas, el rescate de los VI. Espacios para la circulacin entre los estantes y
acervos y la rehabilitacin del edificio constituirn la manipulacin de las cajas archivadoras.
siguiente prioridad.
VIL Extractores de polvo que faciliten la labor de limpieza del
VII. Los documentos de gran importancia para la institucin inmueble.
deben ser identificados con anticipacin a fin de que
puedan ser rescatados con mayor agilidad, entre ellos VIH. Medidas para el control de plagas, inundaciones y
debe identificarse: accesos indebidos.

o Documentos de archivo de alto valor histrico o 8.4 Documentacin siniestrada o de riesgo sanitario

Documentos de archivo de alto valor monetario o En caso de contingencia que provoque daos en la
documentacin o riesgos se deber:
Documentos de archivo insustituibles

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Suplemento - Registro Oficial N 445 - Mircoles 25 de febrero de 2015 ~
33
I. Informar sobre los hechos a los procedimientos para
la Direccin Nacional de garantizar que la
Archivo de la SNAP, dentro informacin mantiene las
de los 10 das posteriores al caractersticas originales de
evento, anexando: su produccin, la integridad
y su disponibilidad o
- Acta de Constancia en legibilidad.
la que se incorpore el
levantamiento de III. El uso de metadfjtos
hechos suscrita por la archivsticos y tecnolgicos
mxima autoridad o su estandarizados que
delego y el Director de auspicien la
Gestin Documental y interoperabilidad entre
Archivo. sistemas y dependencias.

- Fotografas, con sello

IV. La aplicacin de auditoras
institucional y rbricas
archivsticas digitales para
originales de los
evaluar el cumplimiento de
funcionarios
los requisitos de
responsables, que
autenticidad, fiabilidad,
manifiesten el estado
integridad y disponibilidad o
fsico de la
documentacin.
legibilidad.
II. Cuando se trate de
documentacin que por sus CAPTULO DOS
condiciones implique un
riesgo sanitario por DE LOS DOCUMENTOS
contaminacin, ELECTRNICOS DE ARCHIVO
adicionalmente se dar parte
a la Direccin Administrativa, 9. MEDIOS AUDIOVISUALES
a efecto de que acudan a
dictaminar las acciones Para salvaguardar el material
procedentes. Su participacin audiovisual las unidades
y dictamen deber constar en responsables de su custodia
el Acta Administrativa. debern:

III. El Archivo Intermedio de la Administrar y supervisar el

Direccin Nacional de buen funcionamiento del
Archivo de la SNAP no Sistema Informtico Integral de
validar rii emitir dictamen Gestin Documental y Archivo.
de baja documental respecto,
a la documentacin
siniestrada o de riesgo Revisar peridicamente el
sanitario. espacio de almacenaje para
constatar, la adecuada
8.5 Conservacin a largo plazo conservacin de los soportes
de los documentos de los audiovisuales.
electrnicos de archivo
Revisar peridicamente el
Para la conservacin a largo
estado de conservacin del
plazo de los documentos
material audiovisual
electrnicos de archivo se
resguardado.
debern considerar al menos
los siguientes aspectos:
Asignar numeracin a cada
I. El uso de sistemas y soporte de audiovisual.
formatos con. estndares
abiertos. Controlar y dar seguimiento al
prstamo del material
II. El plan para la migracin audiovisual solicitado por sus
hacia las nuevas usuarios.
tecnologas de informacin,
en el que se especifiquen
 Supervisar los procesos de Contenido y Alcance y
migracin del material estructura contenido:
audiovisual y constatar la
correcta transferencia de
informacin.

Actualizar los formatos y Palabras clave:

soportes, y migrar hacia las
nuevas tecnologas de la
informacin.
Valores primarios:
Transferir la informacin
Administrativo ___ Legal __
contenida en formatos
obsoletos a formatos Fiscal/contable
actualizados y preferiblemente
Valores secundarios:
abiertos.
Testimonial Informativo
9.1 Inventario de documentos Evidencial _
audiovisuales

El inventario de los documentos Condiciones Condiciones de acceso

audiovisuales se realizar en el de acceso y uso Tipo de material.
Sistema Informtico Integral de Soporte actual
Gestin Soporte original
Documental y Archivo, utilizando Estado de conservacin
un formato especial que contendr los Condiciones de reproduccin
siguientes campos descriptivos:
Formato
Encabezado Fondo Software
Unidad Equipo de reproduccin necesario
'" Seccin Parmetros
,,. .Inventario de audiovisuales
Resolucin digital
Fecha:
Suma de verificacin
Identificacin Serie Firma digital
. . Cdigo de archivo Nmero de Ubicacin del archivo
videocasete.
Ttulo del programa.
Control de la Nombre del archivista
Ttulo del captulo.
descripcin Fecha de la descripcin
' Tiempo de grabacin.
Normas o reglas para la
Fecha del evento.
descripcin
Fecha de la trasmisin
Origen de la seal. Notas Notas
- Suplemento - Registro Oficial N" 445 - Mircoles 25 de febrero de 2015
Contexto Reportero. CAPTULO TRES
Camargrafo.
. Personaje. DE LA EXPEDICIN DE
Suceso, evento. COPIAS CERTIFICADAS
Lugar.
10. Certificacin de copias
Informacin de elenco
Palabras clave. 10.1 Los Documentos susceptibles de
Nmero de pases, (control que se
expedirse en copias certificadas,
lleva cuando es material desern:
proveedor)
Nmero de bloques. a) Todos los documentos de
Nmero del total de la serie . archivo en original y copia que
Agencia de origen de grabacin.obren en los archivos, o bases
de datos.

b) Todos aquellos que sean

presentados en original por
los particulares y de los

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 cuales soliciten su
certificacin, previo su cotejo
para que se agregue copia
simple a los expedientes que
obran en los archivos.
10.2 De los solicitantes.
Las personas naturales y jurdicas
podrn solicitar la expedicin de
copias certificadas son:
a) Las partes de procedimientos
administrativos.
b. El nmero de
expediente en el que se
contiene la
documentacin, o en su
caso, nmero de oficio,
folio u otro elemento
que permita su fcil
ubicacin.
10.4 Se expedirn copias certificadas
nicamente de los documentos
que obren en sus archivos,
expresando en su caso, la calidad
de los documentos (original o
copia).

b) Las formuladas con

a) Se proceder a fotocopiar los
fundamento en la Ley
documentos solicitados que
Orgnica de Transparencia y
obren en el archivo;
Acceso a la
posteriormente, las fotocopias
Informacin Pblica
se cotejarn a efecto de
c) Las autoridades cuando lo verificar que concuerdan
requieran para el desempeo exactamente con los
de las actividades oficiales. documentos de origen, para
proceder a realizar la
d) Las unidades administrativas certificacin correspondiente.
en ejercicio de sus
atribuciones. b) El cotejo acreditar que es fiel
reproduccin del documento
10.3 De la solicitud de los interesados.
integrado a sus archivos, sin
a) Los interesados debern que esto implique calificar
realizar su solicitud de sobre la autenticidad, validez
expedicin de copias o licitud del mismo, sin que
certificadas cumpliendo con exista la necesidad de insertar
los requisitos que establezca lo anterior en la leyenda de
la SNAP en la Solicitud de certificacin.
expedicin de copia
c) Dicha certificacin de copias
certificada.
deber registrarse haciendo
b) En caso de que falte algn constar que fueron- cotejados,
requisito, la SNAP prevendr firmado por el responsable.
al interesado en trminos de
d) Las fotocopias cotejadas, se
lo establecido para tal efecto.
foliarn slo en el anverso con
nmero progresivo que se
c) Las unidades administrativas
asentar en el ngulo superior
podrn solicitar la expedicin
derecho de cada foja til,
de copias certificadas, por
comenzando por el nmero 1,
medio del Sistema Informtico
para el caso que el
Integral de Gestin
documento a certificar cuente
Documental y Archivo,
con texto en el anverso y
debiendo especificar como
reverso se tomar copias
mnimo:
fotostticas de cada lado
asignando folio a cada una de
a. Los documentos que se
ellas respetando el orden
solicitan en copia
consecuencial del documento.
certificada;

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Suplemento Registro Oficial N 445 ~ Mircoles 25 de febrero de 2015
35
 e) En las fojas que no*se (originales o copias) que lo
.contengan texto en el componen.
reverso, deber indicarse "Sin
texto", o bien, ser cancelada Adems se deber sealar:
con una "X", que cruce en
) Que se expiden a solicitud del
medio de la hoja y abarque
interesado o de la
desde la parte superior hasta
autoridad que realiza la
la inferior. En caso de que se
utilice un sello, ste deber peticin;
permitir fcilmente su lectura.
b) til nmero de expediente;
f) La certificacin deber
imprimirse en la parte c) El rea en la cual obra el
posterior de la ltima foja; en expediente;
caso de que no fuera posible
hacer la impresin en estos d) El nmero de fojas tiles que
trminos, deber anexarse integran la(s) copia(s)
una hoja en la cual se certificada(s), y
imprimir la certificacin,
dicha hoja no se contar. e) Lugar y fecha de expedicin
de las copias certificadas (con
g) La entrega de las copias letra).
certificadas ser nicamente
al interesado o representante f) El funcionario competente
acreditado, previa constancia estampar el sello institucional
del pago correspondiente de y registrar su firma autentica
conformidad con el trmite para expedir las copias
establecido para ello. certificadas.
h) Para el caso de solicitudes de
una autoridad o una unidad,
stas se harn llegar a travs
de oficio, recabando en una
copia del mismo el sello de
recibido de la oficina CAPITULO
correspondiente, agregando CUATRO
el documento a la solicitud de
expedicin. PADRN NACIONAL DE
10.5 De la certificacin. ARCHIVOS

Deber estar impresa y slo tendr 11. Integracin del Padrn Nacional
validez cuando sea hecha por quien de Archivos
cuente con las facultades para ello y
contendr como mnimo los siguientes La Direccin Nacional de Archivo
elementos: de la SNAP integrar el Padrn
Nacional de Archivos mediante el
a) El nombre y el cargo del siguiente procedimiento:
funcionario ,con atribuciones
para expedir la(s) copia(s) I. Se aplicar una encuesta para
certificada(s). evaluar el nivel de desarrollo de
los archivos de la dependencia,
b) El fundamento jurdico que
mediante el que se verificarn y
establece la atribucin del
evaluarn los siguientes
funcionario para la expedicin
aspectos:
de la(s) copia(s) certificada(s).
a) Los involucrados conocen de
c) La calidad del o los
la utilidad e importancia del
documentos (originales o
sistema institucional.
copias) respecto de los cuales
se expiden la(s) copia(s) b) La mxima autoridad
certificada(s). reconoce y apoya los
procesos del sistema
d) En la certificacin de un
institucional.
expediente ntegro, tendr
que sealarse la calidad de c) La dependencia cuenta con
cada uno de los documentos tcnicas estandarizadas,

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 polticas y procedimientos a consulta y los involucrados los
nivel institucional alineados usan de manera cotidiana.
con la Norma Tcnica en
materia de gestin i) Los procesos y
documental y archivos. procedimientos han sido
estabilizados y es posible
d) Todos los procesos y medir su aplicacin para
procedimientos desarrollados tomar acciones cuando el
para normalizar el sistema sistema no opera.
institucional, se encuentran
j) Todos los niveles de la
documentados.
dependencia asumen
e) Todos los procesos y responsabilidad en materia de
procedimientos desarrollados gestin documental y archivo
para normalizar el sistema de acuerdo a sus
institucional se aplican en competencias.
todos los niveles de la k) Cuentan con inventario
dependencia. general por expediente en
cada uno de los archivos de
f) Todos los procesos y
Gestin o Activo y Central.
procedimientos desarrollados
para normalizar el sistema 1) Estn bien capacitados para
institucional cumplen con aplicar el Cuadro y la Tabla.
requisitos, metodolgicos,
legales organizacionales, m) Estn bien capacitados para
tcnicos archivsticos y elaborar los inventarios
culturales. documentales y la gua de
archivos.
g) La dependencia cuenta con
los instrumentos de control y n) Estn capacitados para
consulta aprobados por la responder ante cualquier
autoridad. contingencia ambiental que
ponga en .riesgo los
h) La dependencia cuenta con documentos de archivo.
los instrumentos de control y

36 Suplemento Registro Oficial N" 445 Mircoles 25 de febrero de

2015
o) Cuentan con indicadores de u) Se cuenta con un Sistema
gestin y miden Informtico Integral de
peridicamente los Gestin Documental y
resultados de los procesos Archivo, que contempla el
de la gestin documental y ciclo vital completo.
archivo.
v) La cultura organizacional
i p) Se realizan las transferencias refleja la bsqueda de la
documentales en tiempo y excelencia en materia de
forma, de acuerdo a la Tabla. gestin documental y
archivo.
q) No tienen problemas de
explosin documental. w) Las herramientas
tecnolgicas de la gestin
r) El responsable de las reas documental y archivo se
de la gestin documental y integran con otros aplicativos
archivo es de alto nivel en la y sistemas de informacin.
estructura organizacional,
x) Se gestionan todos los
s) Existe un alto nivel de documentos de archivo
conocimiento y dominio de mediante las herramientas
los temas de la gestin tecnolgicas.
documental y archivo.
y) Se aprovecha de manera
t) Se aplican herramientas consciente el valor de la
tecnolgicas para la gestin informacin documental para
documental y archivo. el logro de los objetivos
institucionales.
 z) El registro de archivos se
realizar de manera continua
a travs del Portal de
Internet de la SNAP, en el
que las dependencias
formularn la solicitud y, una
vez aceptada, registrarn
sus archivos.
EL CONSEJO DEL GOBIERNO
AUTNOMO
DESCENTRALIZADO
PROVINCIAL DE NAPO
Considerando:
Que, el artculo 11 de la Constitucin
de la Repblica del Ecuador, establece
que el ejercicio de los derechos se
regir por el principio de que todas las
personas son iguales y gozarn de los
mismos derechos, deberes y embarazadas y en periodo de
oportunidades.
Que, el artculq 32 de la Carta Magna
determina que la salud es un derecho
que garantiza el Estado mediante
polticas econmicas, sociales,
culturales, educativas y ambientales; y
el acceso permanente, oportuno y sin
exclusin a programas, acciones y
servicios de promocin y
atencin integral de salud, salud
sexual y salud reproductiva. La
prestacin de los servicios de salud
se regir por los principios de
equidad, universalidad, solidaridad,
interculturalidad, calidad, eficiencia,
eficacia, precaucin y biotica, con
enfoque de gnero y generacional.
Que, el artculo 35 de la
Constitucin, manifiesta que las
personas adultas mayores, nias,
nios y adolescentes, mujeres
embarazadas, personas con
discapacidad, personas privadas de
libertad y quienes adolezcan de
enfermedades catastrficas o de alta
complejidad, recibirn atencin
prioritaria y especializada en los
mbitos pblico y privado. La misma
atencin prioritaria recibirn las
personas en situacin de riesgo, las
vctimas de violencia domstica y
sexual, maltrato infantil, desastres
naturales o antropognicos
(humanos). El Estado prestar
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especial proteccin a las personas
en condicin de doble
vulnerabilidad.
Que, la Constitucin en el artculo
36, dispone que las personas
adultas mayores recibirn atencin
prioritaria y especializada en los
mbitos pblico y privado, en
especial en los campos de inclusin
social y econmica, y proteccin
contra la violencia.
Que, de conformidad con el artculo
38 de la Constitucin, el Estado
establecer polticas pblicas y
programas de atencin a las
personas adultas mayores. Se
crearn centros de acogida para
albergar a quienes no puedan ser
atendidos por sus familiares o
quienes carezcan de un lugar donde
residir de forma permanente.
Que, la Constitucin en su artculo
43 establece que el Estado
garantizar a las mujeres
lactancia derechos puntuales.
Que, los artculos 44 y 45 de la
Constitucin determinan que el
Estado, la sociedad y la familia
promovern de forma prioritaria el
desarrollo integral de las nias,
nios y adolescentes, y asegurarn
el ejercicio pleno de sus derechos.
Las nias, nios y adolescentes
gozarn de los derechos comunes
del ser humano, adems de los
especficos de su edad. El Estado
reconocer y garantizar la vida,
incluido el cuidado y proteccin
desde la concepcin.
Que, el Estado a travs de la
Constitucin en sus artculos 47 y 48
establecern y garantizarn polticas
de prevencin de las discapacidades
y, de manera conjunta con la
sociedad y la familia, procurarn la
equiparacin de oportunidades para
las personas con discapacidad y su
integracin social, as 'como
adoptarn medidas a favor de las
personas con discapacidad.
Que, la Constitucin de la Repblica
vigente establece en el artculo 225
que el sector pblico comprende las
entidades que integran el rgimen
autnomo descentralizado.
Que, la Constitucin en el artculo
227, establece que la administracin
Suplemento - Registro Oficial N 445 -
pblica constituye un servicio a la
colectividad que se rige por los
principios de eficacia, eficiencia,
calidad, jerarqua, desconcentracin,
descentralizacin, coordinacin,
participacin, planificacin,
transparencia y evaluacin.
Que, la Constitucin el artculo 238,
determina que los gobiernos
autnomos descentralizados gozarn
de autonoma poltica, administrativa y
financiera, y se regirn por los
principios de solidaridad,
subsidiariedad, equidad interterritorial,
integracin y participacin ciudadana.
Mircoles -25 de febrero de 2015 ~ 37
Que, el Cdigo Orgnico de
Ordenamiento Territorial,
Autonoma y Descentralizacin
COOTAD, en el artculo 5, inciso
segundo manifiesta que la
autonoma poltica, es la capacidad
de cada gobierno autnomo
descentralizado para impulsar
procesos y formas de desarrollo
acordes a la historia, cultura y
caractersticas propias de la
circunscripcin territorial, se
expresa en el pleno ejercicio de las
facultades normativas y ejecutivas
sobre las competencias de su
responsabilidad.

Que, el artculo 263, de la Carta Que, el artculo 47 literal a) del

Magna, establece que los gobiernos COOTAD, establece la facultad
autnomos descentralizados normativa de los Gobiernos
Provinciales tendrn entre sus Provinciales para dictar normas de
competencias exclusivas: carcter general, a travs de
ordenanzas, acuerdos y
"...En el mbito de sus resoluciones, aplicables dentro de
competencias y territorio, y en uso su circunscripcin territorial.
de sus facultades, expedirn
ordenanzas provinciales...". Que, el artculo 40 del. COOTAD,
manifiesta que los gobiernos
Que, el Cdigo Orgnico de autnomos descentralizados
Ordenamiento Territorial, Autonoma provinciales son personas jurdicas
y Descentralizacin COOTAD, en el de derecho pblico con autonoma
artculo 3 establece dentro de los poltica administrativa y financiera.
principios los de solidaridad y Estarn integrados por las
subsidiaridad, es decir redistribuir y funciones de participacin
reorientar los recursos y bienes ciudadana, legislacin y
pblicos para compensar las fiscalizacin y ejecutiva prevista en
inequidades entre circunscripciones este cdigo..
territoriales; garantizar la inclusin,
la satisfaccin de las necesidades Que, el COOTAD en su artculo 41
bsicas y el cumplimiento del literal j) establece que son
objetivo del buen vivir. Adems, funciones del gobierno Autnomo
supone privilegiar la gestin de los Descentralizado provincial,
servicios, competencias y polticas promover los sistemas de
pblicas por parte de los niveles de proteccin integral a los grupos de
gobierno ms cercanos a la atencin prioritaria para garantizar
poblacin. los derechos consagrados en la
Constitucin en el marco de sus
Que, el Cdigo Orgnico de competencias;
Ordenamiento Territorial.
Autonoma y Descentralizacin Que, el Cdigo Orgnico de
COOTAD, en el artculo 4 Ordenamiento Territorial, Autonoma y
determina dentro de los fines de Descentralizacin COOTAD, en el
los gobiernos autnomos artculo 148 respecto al ejercicio de las
descentralizados la garanta, sin competencias de proteccin integral a
discriminacin alguna de la plena la niez y adolescencia manifiesta que
vigencia y el efectivo goce de los los gobiernos autnomos
derechos individuales y colectivos descentralizados ejercern las
y la generacin de condiciones que competencias destinadas a asegurar
aseguren la creacin y los derechos de nias, nios y
funcionamiento de sistemas de adolescentes.
proteccin integral de sus
habitantes: Que, el. artculo 249 del COOTAD
dispone que el presupuesto provincial
para los grupos de atencin prioritaria
 sea por lo menos, el diez por ciento Descentralizacin que en su Artculo
(10%) de sus ingresos no tributarios 62, sustituye la Disposicin General
para el financiamiento de la Octava del COOTAD.
planificacin y ejecucin de programas
sociales para la atencin a grupos de
atencin prioritaria. Que, el artculo 62 de la Ley Orgnica
Reformatoria al Cdigo Orgnico de
Que, la Asamblea Nacional, de Organizacin Territorial, Autonoma y
conformidad con las atribuciones que le Descentralizacin establece que en el
confiere la Constitucin de la Repblica plazo de 1 ao contado desde la fecha
del Ecuador y la Ley Orgnica de la de publicacin de esta ley, los
Funcin Legislativa, discuti y aprob patronatos pertenecientes a los
la Ley Orgnica Reformatoria al Cdigo gobiernos autnomos
Orgnico de Organizacin Territorial, descentralizados provinciales,
Autonoma y Descentralizacin, metropolitanos y municipales debern
publicada en el Registro Oficial No. 166 extinguirse.
de martes 21 de enero de 2014.
Que, el Procurador General de la
Que, en sesin de 6 de enero de 2014, Nacin mediante oficio 16828 de 31 de
el pleno de la Asamblea Nacional marzo de 2014 manifiesta que en
conoci y se pronunci sobre la atencin a los trminos de la consulta
objecin parcial presentada por el se concluye que la reforma de la
Seor Presidente Constitucional de la disposicin octava del Cdigo Orgnico
38 - Suplemento - Registro Oficial N 445 - Mircoles 25 de febrero de 2015
Repblica. - de Organizacin territorial, autonoma y
descentralizacin introducida por la ley
Que,, la Constitucin de la Repblica orgnica reformatoria publicada en el
del Ecuador, en el artculo 132 numeral suplemento del registro oficial N.- 166
4 faculta a la Asamblea Nacional de 21 de enero de 2014, que ordena la
aprobar leyes para atribuir deberes, extincin de los patronatos la
responsabilidades y competencias a los trasferencia y el traslado de su personal
Gobiernos Autnomos al- respectivo gobierno autnomo
Descentralizados. descentralizado mediante la creacin
de una dependencia administrativa que
Que, los Gobiernos Autnomos asuma sus funciones es aplicable a los
Descentralizados, autoridades GADs que no cumplieron la
nacionales y del rgimen trasformacin de sus patronatos en
descentralizado, as como otros personas jurdicas de derecho pblico,
sectores involucrados han expresado previsto por la inicial disposicin
sus criterios y propuestas sobre el general octava de ese cdigo.
contenido de la presente iniciativa
legislativa. Que, es necesario continuar con las
labores sociales del ex Patronato
Que, de conformidad con lo establecido Provincial de Atencin Social Prioritaria
en el artculo 76 de la Constitucin de de Napo a travs del cambio de la
la Repblica del Ecuador, en todo denominacin por Sumak Kawsay Wasi
proceso- en el que se determine del GADP de Napo y modificacin de la
derechos y obligaciones de cualquier estructura organizacional que cumpla
orden, se asegurar el derecho al las funciones y atribuciones que
debido proceso; por lo que es legalmente puedan ser asumidas.
necesario clarificar la normativa en
relacin a los procedimientos Que, es necesario contar con un
administrativos de los distintos niveles cuerpo legal que integre la normativa
de Gobiernos Autnomos de la Constitucin, el COOTAD y d
Descentralizados de modo que as se cumplimiento a la Ley Orgnica
tutele los derechos de los ciudadanos y Reformatoria al COOTAD.
ciudadanas.
Que, es imperativo establecer
procedimientos que permitan una
Que, de conformidad con la atribucin programacin adecuada y un
conferida en el artculo 120 de la seguimiento y evaluacin permanentes
Constitucin de la Repblica del en la creacin y aplicacin de los actos
Ecuador, se expidi la Ley Orgnica decisorios legislativos de la
Reformatoria al Cdigo Orgnico de administracin local; y,
Organizacin Territorial, Autonoma y

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 En uso de las atribuciones que le
concede la Constitucin, y el COOTAD,
Expide:
La ORDENANZA QUE
CAMBIA LA
DENOMINACIN DEL PATRONATO
PROVINCIAL DE ATENCIN SOCIAL
PRIORITARIA DE NAPO POR
"SUMAK KAWSAY WASI" INSTITUTO
DE ATENCIN SOCIAL PRIORITARIA
DEL GADP DE NAPO Y QUE
REGULA SU ORGANIZACIN Y
FUNCIONAMIENTO.
TTULO I
DE SU CREACIN, FINALIDAD Y
AUTONOMA
CAPTULO I
DE SU CREACIN
Art. 1.- El Patronato Provincial de
Atencin Social Prioritaria de Napo se
denominar "SUMAK KAWSAY WASI"
Instituto de Atencin Social Prioritaria
del Gobierno Provincial de Napo, cuyas
abreviaturas sern SUMAK KAWSAY
WASI del GADP de Napo, como
Entidad de derecho pblico, adscrita al
Gobierno Autnomo Descentralizado
Provincial de Napo, regida e integrada
por las polticas sociales del Gobierno
Provincial, con patrimonio propio,
autonoma administrativa y financiera,
como Entidad Pblica, tendr una
duracin indefinida, su domicilio es la
ciudad de Tena y su mbito de accin
es provincial; sin embargo, mediante
Convenio donde conste
el respectivo financiamiento podr
desarrollar actividades fuera de la
provincia, especialmente en casos
de emergencia. Se regir por la
Ley, esta ordenanza y las
resoluciones del Consejo del
Gobierno Autnomo
Descentralizado Provincial de Napo
y las normas emitidas que se
expidan por parte del Directorio.
CAPTULO II
DE SU FINALIDAD
Art. 2.- El SUMAK KAWSAY WASI,
procurar los siguientes fines:
a) Promover y ejecutar los
sistemas de proteccin integral
a los grupos de atencin
prioritaria, para garantizar los
derechos consagrados en la
Constitucin y dems leyes, en
el marco de su competencia.
b) Entre los fines especficos de la
Entidad de Derecho Pblico,
SUMAK KAWSAY WASI del
Gobierno
Autnomo Descentralizado
Provincial de Napo, est el de
atender a los grupos
vulnerables, prioritarios: de
nios/as, adolescentes,
personas adultas mayores,
personas con discapacidad,
personas con enfermedades
catastrficas, mujeres
embarazadas. La misma
atencin prioritaria recibirn las
personas en situacin de
riesgo, las vctimas de violencia
intrafamiliar y sexual, maltrato
infantil, desastres naturales,
antropognicos (humanos),
siniestros y cumplir las
funciones y competencias que
le correspondan de acuerdo a
la Constitucin, COOTAD y sus
reformas.
c) Planificar y ejecutar programas
conjuntamente con el Estado,
para brindar atencin mdica
preventiva y de especialidad,
mediante jornadas mdicas, a
los grupos de atencin
prioritaria en la provincia.
d) Realizar polticas de prevencin
de las discapacidades y, de
manera conjunta, con la
sociedad, la familia y el Estado,
procurando la equiparacin de
oportunidades para las
personas con discapacidad y su
integracin social.
e) Gestionar y patrocinar las
culturas, las artes, actividades
deportivas y recreativas en
beneficio de la colectividad en
el rea rural, en coordinacin
con los diferentes niveles de
Gobierno e Instituciones de
atencin social,
f) Ejecutar las polticas sociales
del GAD Provincial de Napo,
mediante proyectos y acciones
de amparo social en beneficio
de sectores poblacionales de
menores recursos,
especialmente de poblaciones
 rurales y urbanas marginales de de los grupos de atencin
la provincia de Napo. prioritaria reconocidos en la
Constitucin.
g) Coordinar acciones con los
diferentes niveles de Gobierno, h) Suscribir convenios con
direcciones de desarrollo social, Entidades locales, nacionales e
Instituciones pblicas y internacionales, para ejecutar
privadas, para el cumplimiento los planes y programas que se
de sus fines y hacer efectivo el hayan establecido.
goce y ejercicio de los derechos

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 Suplemento - Registro Oficial N" 445 - Mircoles 26, de febrero de 2015
i) Brindar apoyo preferente para la promocin y
proteccin de los nios y ias, adolescentes,
mujeres, adultos mayores, migrantes y personas
de escasos recursos econmicos que padecen
enfermedades catastrficas, especialmente de
poblaciones rurales y urbanas marginales de la
Provincia.
j) Asegurar el ejercicio de los derechos de las
nias, nios y adolescentes; y, garantizar la
organizacin y participacin protagnica de las
nias, nios, adolescentes, padres, madres y
sus familias, como titulares de esos derechos, de
conformidad con la ley.
k) Ofrecer atencin y promocin integral de salud
para los adultos mayores, as como para todos
los sectores prioritarios de la comunidad
provincial, con calidad, calidez y eficiencia.
1) Implementar la infraestructura y equipamiento
bsico, para el funcionamiento de las actividades
relacionadas con la prestacin de servicios de
salud integral de prevencin y curativa, as como
de educacin bsica y artesanal.
m) Procurar financiamiento para el ejercicio continuo y
eficiente de programas de amparo y desarrollo
social a su cargo.
n) Promover alianzas estratgicas con Entidades
pblicas o privadas, nacionales o extranjeras,
dedicadas a actividades similares para la atencin
a los grupos y sectores vulnerables de la
comunidad provincial.
o) Desarrollar programas y proyectos dirigidos al
sector prioritario, con asistencia tcnica de
desarrollo productivo, principalmente enfocados en
los sectores agrcola y pecuario de la provincia de
Napo, observando las polticas emanadas de las
Autoridades rectoras en estas materias,
ajustndose a las caractersticas y vocaciones
productivas territoriales.
p) Impulsar los emprendimientos econmicos y
empresas comunitarias del sector prioritarios
generando redes de comercializacin
CAPTULO III
DE LA AUTONOMA
Art. 3.- Para el cumplimiento de sus fines, el SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo gozar de
autonoma, con capacidad para la celebracin y
ejecucin de contratos de conformidad con la Ley,
administracin de los recursos econmicos, talento
humano, rendicin de cuentas al Gobierno Autnomo
Descentralizado Provincial de Napo y los organismos
de Control, la Entidad de derecho pblico SUMAK
KAWSAY WASI, del GAD Provincial de Napo, recibir
de. manera directa los recursos asignados que le
corresponde de su participacin en el Presupuesto
Participativo del Gobierno Autnomo Descentralizado
Provincial de Napo y de lo que dispone el artculo 249
del COOTAD para los grupos de atencin prioritaria,
as como en la capacidad de generar y
39
administrar recursos que provengan de donaciones,
convenios y otras formas de apoyo, de acuerdo a lo
dispuesto en la Constitucin y las leyes pertinentes, en
coordinacin con las polticas emanadas por el/la
ejecutivo/a de la Provincia.
El ejercicio del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo, no excluir la accin de control de
los organismos nacionales de control, en uso de sus
facultades constitucionales y legales.
TTULO II
DE LA ESTRUCTURA DE GOBIERNO Y
ADMINISTRACIN
CAPTULO I
RGANOS DE GOBIERNO DEL KAWSANA WASI
SECCIN I
DEL DIRECTORIO
Art. 4.- La Entidad de derecho pblico SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo contar
con su directorio integrado por el Prefecto o Prefecta, o
su delegado o delegada quien lo presidir.
El Director de Planificacin y Director Financiero o su
delegada o delegado del GAD Provincial de Napo y el
Director/ra Ejecutivo/va del 'SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de Napo,
La secretaria o secretario del Directorio ser la
secretaria/rio del Director/ra Ejecutivo/va del SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo.
Art. 5.- Los miembros del Directorio tendrn la calidad
de tales, mientras ostenten la dignidad o delegacin
invocadas.
Art 6.- El Director o Directora ejecutivo/a ser un
funcionario de libre nombramiento y remocin y es la
mxima Autoridad de la Entidad de derecho Pblico.
SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo,
ser designado por el seor Prefecto o Prefecta
Provincial, los Subdirectores Financiero, Planificacin y
Proyectos y Talento Humano, sern funcionarios de libre
nombramiento y remocin, contemplado en el art. 83 de
la LOSEP, sern nombrados por la o el Director
Ejecutivo del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo, mas los funcionarios que se
establezca para su buen funcionamiento y cumplimiento
de sus fines.
El personal de carrera que por necesidades del
servicio, ocupe un puesto de libre nombramiento y
remocin, con la remuneracin propia de ese encargo,
al trmino de su funcin volver a ocupar 'el puesto o
cargo que le corresponde segn su nombramiento
original independiente del tiempo que permanezca en
ese encargo de conformidad con la LOSEP.
Art. 7.- DE LAS SESIONES.- El Directorio tendr
una sesin ordinaria mensualmente y,
extraordinariamente, cuando las circunstancias lo
ameriten, previa convocatoria de su Presidente o
Presidenta.

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40 Suplemento Registro Oficial N 445 Mircoles 25 de febrero de 2015
Art. 8.- DEL QUORUM.- Para las sesiones del m) Aprobar el Reglamento Orgnico, Estructural y
Directorio. Funcional
Bastar instalarlas con la mitad ms uno de los del SUMAK KAWSAY WASI del (JAD
miembros

PARGRAFO Io

FUNCIONES DEL DIRECTORIO

Art. 9.- Al Directorio del SUMAK KAWSAY WAS1 le
corresponde ejercer las siguientes funciones:
n)
a) Orientar las actividades del SUMAK KAWSAY
WASI del GAD Provincial de Napo.
Provincial de Napo, presentado por la o el Director
Ejecutivo; y,
Las dems que establezca la ley y las que
encargue el Gobierno Provincial, en relacin con
sus fines.

b) Instruir sobre la aplicacin de las polticas pblicas SECCIN 2o

del SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo.
DE LA PRESIDENCIA

c) Procurar el cumplimiento de las finalidades del

Art. 10.- Estar integrada por el Prefecto o Prefecta o
SUMAK KAWSAY WASI y vigilar el desempeo de
su delegada o delegado, quien ejercer la Presidencia
sus actividades.
de la Entidad de derecho pblico SUMAK KAWSAY
WASI, del GAD Provincial de Napo y lo har en forma
d) Formar comisiones para la consecucin de los
ad-honorem y por lo tanto no tendr vinculacin laboral
objetivos que persigue el SUMAK KAWSAY WASI
alguna; el delegado o delegada podr ser funcionario o
del GAD
dignatario del GAD Provincial de Napo.
Provincial de Napo.

Le corresponde las siguientes funciones:

e) Aprobar los planes y programas encaminados al
cumplimiento de los fines del SUMAK KAWSAY
a) Convocar, con el respectivo orden del da y con por
WASI del GAD Provincial de Napo.
lo menos cuarenta y ocho horas de anticipacin, a
las sesiones del Directorio, y presidirlas con voz. La
f) Aprobar los programas anuales y plurianuales de
aprobacin de los asuntos sometidos a votacin, se
inversin del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
lo har por votacin nominal. Las resoluciones se
Provincial de Napo, as como el plan anual de
las adoptar por mayora simple de los miembros
contrataciones y el plan operativo anual que
asistentes, los votos en blanco se sumarn a la
prepare la o el Director Ejecutivo del SUMAK
mayora. En caso de empate, quien presida la
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo.
sesin, tendr el voto dirimente.
g) Aprobar los planes de accin a corto, mediano y
b) Orientar las actividades del SUMAK KAWSAY
largo plazo, de acuerdo con la poltica y las metas
WASI del GAD Provincial de Napo.
sealadas por el SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo y el Gobierno Autnomo
c) Impulsar el cumplimiento del objeto de creacin, asi
Descentralizado
como la ejecucin de las polticas, planes y
Provincial de Napo.
programas del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo.
h) Promover la gestin de recursos econmicos,
tecnolgicos y humanos, y los que fueren
d) Gestionar alianzas, convenios y proyectos a nivel
necesarios para cumplir sus fines.
local, nacional o internacional, tendientes a
alcanzar los objetivos del SUMAK KAWSAY WASI
i) Aprobar el presupuesto anual y sus reformas,
del GAD Provincial de Napo.
presentados por la o el Subdirector Financiero,
conforme a las reales necesidades, y evaluar su
e) Gestionar recursos a nivel local, nacional e
gestin.
internacional, para el cumplimiento de los
programas, proyectos y actividades propuestas, y
j) Expedir, aprobar y reformar los reglamentos
establecer las polticas, Rara el eficaz empleo de
internos del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
los mismos.
Provincial de Napo.

f) Dar cuentas pblicas de las actividades del SUMAK

k) Conocer los informes de gestin que presentaren
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo; y,
el Director/a jecutivo/a del SUMAK KAWSAY
WASI y formular las observaciones que fueren
g) Las dems que se establezca en el ordenamiento
pertinentes.
jurdico vigente, siempre que tengan relacin con
los objetivos del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
I) Aceptar las herencias, legados y donaciones que se
Provincial de Napo.
hiciere a favor del SUMAK KAWSAY WASI del
GAD
SECCIN 3o
Provincial de Napo.
 DEL DIRECTOR/A EJECUTIVO/A
Suplemento Registro Oficial N 445 Mircoles 25 de febrero de 2015
Art. 11.- La o el Director Ejecutivo, ostentar la
representacin legal de la Entidad el Derecho Pblico,
ser nombrado por el Prefecto o Prefecta Provincial y
tendr el rango de Director Departamental,
consecuentemente, ser de libre nombramiento y
remocin. Sus funciones sern las determinadas en el
Orgnico Funcional de la entidad, las determinadas en
los artculos 14 y 15 y ms pertinentes de esta
Ordenanza, as como aquellas que le dispongan el
Prefecto o Prefecta o el Directorio.
Art. 12.- Entre las atribuciones de la o el Director
Ejecutivo, estn la de solicitar, al Prefecto o Prefecta
Provincial, la autorizacin correspondiente para que
personal con nombramiento del GAD Provincial, pueda
desempearse en el SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo en comisin de servicio, comisiones
estas ltimas que tambin las podr disponer el
Prefecto o Prefecta Provincial por iniciativa propia,'
previo el cumplimiento de las disposiciones legales.
/Vrt. 13.- La o el Director Ejecutivo tiene, adems,, la
facultad de designar a los Subdirectores Financiero,
Gestin de Talento Humano, Planificacin y Proyectos,
ms los funcionarios que se establezca en el Orgnico
Estructural y Funcional que sean necesarios para el
cumplimiento de la gestin del SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de
Napo
CAPTULO II
DE LA ADMINISTRACIN DEL SUMAK KAWSAY
WASI DEL GAD PROVINCIAL NAPO
SECCIN Io
DE LOS RGANOS DE ADMINISTRACIN
DEL SUMAK KAWSAY WASI DEL GAD
PROVINCIAL DE NAPO
Art. 14.- Para su administracin contar, a ms de la
Presidencia con una o un Director Ejecutivo, una o un
Subdirector Financiero, una o un Subdirector de
Gestin de Talento Humano, una o un Subdirector de
Planificacin y Proyectos.
Estas Subdirecciones contarn con responsables para
el manejo de proyectos y reas administrativas en todo
caso la estructura administrativa ser la mnima
indispensable para la gestin eficiente, eficaz y
econmica del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo
PARGRAFO Io
DE LAS FUNCIONES DEL DIRECTOR/A
EJECUTIVO/A
Art. 15.- LA DIRECCIN EJECUTIVA tendr a su
cargo las siguientes funciones:
a) Ejecutar, bajo su responsabilidad, la
representacin legal del SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de Napo.
b) Designar a los Subdirectores Financiero, Gestin
de Talento Humano, Planificacin y Proyectos, y
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dems servidores y trabajadores del SUMAK
KAWSAY WASI.
41
c) La gestin tcnica, administrativa, financiera y de
servicios sociales del SUMAK KAWSAY WASI del
GAD Provincial de Napo.
d) La celebracin de contratos de servicios
ocasionales, eventuales o profesionales, al amparo
de la LOSEP y del Cdigo de Trabajo necesarios
para complementar la Organizacin Estructural y
Funcional del SUMAK KAWSAY WASI, as como
las contrataciones que se deriven de los proyectos
que ejecuta en convenio con otros organismos, y
los de obras y servicios previstos en el
Presupuesto.
e) Solicitar, al Prefecto o Prefecta Provincial, y en
general a los representantes de entidades
pblicas, la autorizacin correspondiente para que
personal con nombramiento del GAD Provincial,
pueda desempearse en el SUMAK KAWSAY
WASI del GAD Provincial de Napo en comisin de
servicio.
f) Cumplir y hacer cumplir las polticas y/o directrices
emitidas por el Gobierno Autnomo
Descentralizado Provincial de Napo, por el
Directorio y del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo.
g) Disponer la elaboracin del Plan Anual de Polticas
Pblicas, proyectos y programas que deben ser
conocidos y aprobados por el Directorio.
h) Hacer conocer las resoluciones del Directorio y de
todo aquello que fuera de inters general
i) Requerir informacin y propuestas, a los
Subdirectores para llevar adelante los proyectos de
inters general que sean de competencia del
SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo, o que, siendo de competencia de otros
organismos del Estado, interesen al GAD
Provincial de Napo.
j) Autorizar los gastos del SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de Napo, debidamente
justificados.
k) Presentar informe trimestral de las actividades
cumplidas, con una proyeccin de los que se
prevea realizar, as como un informe anual
consolidado, que contenga conclusiones y
recomendaciones.
1) Solicitar, justificadamente, al GAD Provincial Napo y
previo al concurso de mritos y oposicin, los
recursos necesarios para la creacin de cargos, la
expedicin de nombramientos, o contratos al
cdigo de trabajo as como la contratacin por
servicios ocasionales o profesionales
especializados, para atender asuntos especficos
no permanentes de la Institucin.
m) Aprobar los procesos de compras pblicas, previo
los informes y documentos de ley.
n) Ejercer las funciones que por delegacin del
Directorio, se les hubiere encomendado.
o) Contratar la ejecucin obras, la adquisicin de
bienes y servicios previstos en el Presupuesto.
p) Ejecutar Proyectos y/o programas en coordinacin
con el GAD Provincial de Napo Tendientes al
desarrollo integral de los grupos prioritarios:
nios/as. adolescentes, personas adultas mayores,
mujeres embarazadas, personas con discapacidad
y personas con

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 42 ~ Suplemento - Registro Oficial N 445 - Mircoles 25 de febrero de
2015
enfermedades catastrficas y de f) Asesorar al Directorio y al o el
extrema pobreza, la misma Director ejecutivo en materia
atencin prioritaria recibirn las financiera.
personas en situacin de riesgo,
las vctimas de violencia g) Asegurar la correcta y oportuna
intrafamiliar, sexual y maltrato utilizacin de los recursos
infantil, as como tambin financieros de la Entidad.
desastres naturales o
antropognicos (humanos) y ti) Implementar procedimientos de
siniestros. control interno previo,
; concurrentes, posterior y el
q) Planificar y ejecutar programas cumplimiento de las normas y
que tiendan al mejoramiento de los disposiciones relacionadas con el
servicios ya existentes, proyectar tema de administracin financiera
la ampliacin de los mismos y de de la Entidad de Derecho Pblico.
ser necesario propender a la
creacin de nuevos servicios i) Velar por el cumplimiento de las
asistenciales. disposiciones relacionadas con la
determinacin y recaudacin de
r) Fomentar la ayuda tcnica a la los ingresos y supervisar que
poblacin a travs de programas dichas recaudaciones sean
que permitan su bienestar y el depositadas en las cuentas de la
mejoramiento continuo de la Entidad Pblica en forma intacta e
calidad de vida. inmediata.

s) Proponer convenios y acuerdos j) Entregar en forma oportuna el

con instituciones nacionales e proyecto de presupuesto anual al
internacionales, para programas Directorio, Director/a Ejecutiva de
sociales; atencin con brigadas la Entidad de Derecho Pblico
mdicas, prestacin de servicios SUMAK KAWSAY WASI del
asistenciales, materiales
ortopdicos. GAD Provincial de Napo, para que
disponga el trmite previsto en la
t) Las dems que le corresponda de
ordenanza que regula la
conformidad con el
organizacin y funcionamiento de
ordenamiento jurdico vigente.
la Entidad.
Art. 16.- LA SUBDIRECCN
FINANCIERA tendr a su cargo las k) Presentar con oportunidad los
siguientes funciones: estados financieros y sus
correspondientes anexos a los
a) Planificar, organizar y dirigir las niveles Superiores y a los
actividades relativas a su funcin; Organismos que por Ley le
y, supervisar y controlar las correspondan.
funciones del personal bajo su
dependencia. Art. 17.- LA SUBDIRECCN
DE GESTIN DE TALENTO
b) Presentar, ante la o el Director HUMANO ser responsable de:
ejecutivo, un informe trimestral de
las actividades realizadas, que a) Elaborar el plan de capacitacin
contengan conclusiones y general interna.
recomendaciones.
b) Elaborar el Reglamento Interno de
c) Aquello que le disponga la o el
Administracin del Talento
Director Ejecutivo del SUMAK
Humano.
KAWSAY WASI del GAD Provincial
de Napo.
c) Trmite de sanciones en general.
d) Planificar, organizar dirigir
coordinar y controlar las d) Iniciar, en los casos legalmente
actividades financieras del SUMAK requeridos, los sumarios
KAWSAY WASI del GAD Provincial administrativos.
de Napo.
e) Presentacin de los proyectos de
e) supervisar y coordinar las reforma a los orgnicos estructural
actividades que desarrollan las y funcional y por Procesos.
unidades bajo su direccin.
f) Elaboracin y presentacin de
informes de estructuracin y
 restructuracin de las diferentes k)
unidades de trabajo.
g) Elaboracin y presentacin de
procesos y procedimientos del
SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo.
ti) Elaboracin de contratos de
servicios ocasionales,
profesionales, as como tambin m)
contratos bajo el Cdigo de
Trabajo.
Revisar los documentos
habilitantes previo a la celebracin
y registro de los contratos.
I) Dirigir la elaboracin de
reglamentos, manuales y normas
que posibilite una adecuada
aplicacin al Sistema Integrado de
Desarrollo de Talento Humano.
Dirigir la elaboracin de pruebas
para exmenes de ingreso, previo
a concurso de mritos y oposicin.

i) Ser responsable del manejo de la n) Elaborar planes de Seguridad e

Plataforma del Ministerio de Higiene en el Trabajo, coordinar
Relaciones Laborales, para con el 1ESS y otros organismos
registro de contratos, ademdun de en lo referente a Seguros contra
contratos, as como sus finiquitos accidentes de trabajo,
laborales, observando las enfermedades y otras
disposiciones legales. prestaciones.

j) Mantener el archivo actualizado de o) Asesorar y apoyar en los trmites

la Subdireccin de Gestin de con el IESS, sobre entras y salidas
Talento Humano. del personal.

p) Procesar solicitudes de
vacaciones, licencias, permisos y
dems movimientos de personal.

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Suplemento Registro Oficial N 445 Mircoles 25 de febrero de 2015
43
q) Elaborar los respectivos cuadros b) Mantener y fortalecer nexos y
de licencias por vacaciones en buenas relaciones existentes entre
coordinacin con las el SUMAK KAWSAY WASI del
Subdirecciones. GAD Provincial de Napo y las
instituciones gubernamentales y/o
r) Cumplir con las obligaciones no gubernamentales.
patronales, en lo que tiene que ver
con afiliaciones al IESS, aportes c) Manejar, controlar y difundir la
patronales, fondos de reserva y imagen corporativa del SUMAK
prstamos. KAWSAY WASI del GAD Provincial
de Napo y cada uno de sus
s) Elaborar en coordinacin con la proyectos.
Subdireccin Financiera el
proyecto distributivo de d) Elaborar el PAPP del SUMAK
remuneraciones mensuales KAWSAY WASI, de acuerdo a la
unificadas. normativa vigente y las polticas
del Gobierno Provincial,
t) Planes de mejoramiento documento que ser presentado al
institucional. Directorio y a la o al Direccin
Ejecutiva, en forma anual o cuando
u) Aquello que le disponga la o el sea necesario, para incluirlo en la
Director Ejecutivo. reforma presupuestaria.

Art. 18.- LA SUBDIRECCIN DE e) Coordinar y gestionar proyectos

PLANIFICACIN Y GESTIN interinstitucionales.
INTERINSTITUCIONAL, tendr a su
cargo las siguientes funciones: f) Coordinar y gestionar proyectos
locales, nacionales e
a) Gestionar, conjuntamente con el internacionales.
Directorio, la cooperacin
internacional, para el cumplimiento g) Presentar proyectos, en' forma
de los fines determinados en los peridica, a las autoridades.
proyectos.
h) Realizar el seguimiento gil y TTULO III
Oportuno a las metas, objetivos y
plazos de los proyectos en DE LOS INGRESOS Y DEL
ejecucin. PRESUPUESTO

i) Presentar el informe anual de CAPTULO I

cumplimiento de metas y objetivos
de los proyectos. DE LOS INGRESOS
ECONMICOS
j) Gestionar trmites administrativos
institucionales e Art. 19.- El SUMAK KAWSAY WASI
interinstitucionales, tendientes a del ,GAD Provincial de Napo contar,
sumar y mejorar proyectos. entre otros, con los siguientes ingresos
econmicos
k) Coordinar las expresiones
culturales de los grupos de
a) Con el que determine la Cmara
atencin prioritaria, con especial
Provincial en el presupuesto anual
nfasis en el sector rural, en
Institucional, ms otros valores que
coordinacin con los y gobiernos
el Consejo podr aprobar, previa
parroquiales, y direcciones de
presentacin de proyectos
desarrollo social de los GADs
totalmente definidos y viables, que
Municipales.
justifiquen plenamente la
asignacin.
1) Promover la capacitacin y difusin
artstica cultural, como
b) El producto del arrendamiento de
alternativas ocupacionales para
los locales sociales propiedad del
sectores prioritarios de la
Gobierno Autnomo
Provincial.
Descentralizado Provincial de
Napo, asignados y administrados
m) Ofertar, promocionar
por el SUMAK KAWSAY WASI del
y,comercializar los productos y/o
GAD Provincial de Napo.
eventos ejecutados por el SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial
c) Los que provengan de las
de Napo dentro de los objetivos
instituciones pblicas o privadas
institucionales.
como resultado de la gestin del
SUMAK KAWSAY WASI del GAD
n) Gestionar proyectos de convenios
Provincial de Napo, para impulsar
interinstitucionales con los
planes, programas o proyectos de
direcciones de desarrollo social o
amparo social y de atencin a
quien haga sus veces en los GADs
sectores prioritarios de la
Cantonales y Parroquiales,
poblacin de Napo..
Entidades Gubernamentales y
Entidades no Gubernamentales,
d) Los provenientes de actividades
para la obtencin de recursos y/o
desarrolladas por el SUMAK
intercambio de servicios, en
KAWSAY WASI del GAD Provincial
proyectos de inters de los grupos
de Napo, y que tengan una
de atencin prioritarios de la
valoracin econmica.
Provincia.
e) Constituye patrimonio del SUMAK
o) Coordinar y vigilar el cumplimiento
KAWSAY WASI los bienes
de deberes y obligaciones de las
muebles e inmuebles que
reas bajo su dependencia.
determine la ley, el Gobierno
p) Dirigir y supervisar la elaboracin, Provincial de Napa y las que se
ejecucin seguimiento y adquiera en el futuro a cualquier
evaluacin del plan anual de .titule, las herencias, legados y
compras pblicas. PAC. donaciones realizadas a su favor,
con beneficio de inventario, as
q) Aquello que le disponga el como los recursos que provengan
Directorio SUMAK KAWSAY WASI de ingresos propios y de
del GAD Provincial de Napo y la o autogestin.
el Director Ejecutivo.

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44 - Suplemento ~ Registro Oficial N 445 - Mircoles 25 de
febrero de 2015
f) El SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo, recibir los
recursos asignados en el
presupuesto participativo del GAD
Provincial de Napo, previo la
presentacin de los proyectos
correspondientes.
SECCIN Io
DE LA GESTIN
FINANCIERA
Art. 20.- La Gestin Financiera y
Presupuestaria del SUMAK KAWSAY
WASI del GAD Provincial de Napo, se
efectuar a travs de la Subdireccin
Financiera, en forma autnoma e
independiente de la del Gobierno
Autnomo Descentralizado Provincial
de Napo, de conformidad con la Ley y
sometida a los rganos de la Control.
Art. 21.- Los recursos econmicos del
SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo sern planificados
por la Subdireccin de Planificacin,
para lo cual, el Gobierno Provincial,
transferir, a las cuentas del SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo, el presupuesto aprobado para el
cumplimiento de los objetivos que ste
persigue, considerndose como nico
Ordenador de Gastos al representante
legal del mismo.
DISPOSICIONES
GENERALES
PRIMERA. El pago de las
remuneraciones, indemnizaciones,
viticos, subsistencias y todos los que
correspondan al talento humano que
labora en el SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de Napo, las
efectuar el SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de Napo con cargo
a la asignacin que le realice el
Gobierno Autnomo Descentralizado
Provincial de Napo, o instituciones
cooperantes, que, para el efecto, se
haya determinado en el presupuesto
institucional con excepcin de la
remuneracin del personal que,
perteneciendo al Gobierno Provincial,
preste sus servicios en el SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo, mediante comisin de servicios
con remuneracin.
En virtud del cambio de denominacin,
todos los derechos y obligaciones del
Patronato sern asumidas por Sumak
Kauway Wasi del GADP de Napo.
SEGUNDA. En vista de que, mediante
Acuerdo Ministerial 197, del 21 de
noviembre de 2012, el Ministerio de
Relaciones Laborales dispone que la
escala de pisos y techos de las
remuneraciones mensuales unificadas
de los servidores de las entidades que
integran los gobiernos autnomos
descentralizados provinciales, se
aplicar si hubiere disponibilidad
presupuestaria, y en vista de que el
SUMAK KAWSAY WASI del GADP de
Napo, ejecuta proyectos sociales que
se los ha venido realizando con
personal que labora bajo la figura del
voluntariado, y con fondos limitados
provenientes de proyectos apoyados
por la cooperacin internacional,
ONGs e instituciones estatales, el
SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo se
sujetar a su propia escala de pisos y
techos establecida mediante
resolucin de Directorio, en atencin
a sus disponibilidades financieras. El
piso ser el salario bsico unificado
del trabajador en general, para los
servidores que sean contratados en
virtud de convenios especficos o
proyectos de inversin social
DISPOSICIONES
TRANSITORIAS
PRIMERA: En virtud del cambio de
denominacin, todos los derechos y
obligaciones del Patronato sern
asumidas por Sumak Kawsay Wasi del
GADP de Napo,
SEGUNDA: Se establece el plazo de
seis meses para reformar los
Reglamentos Internos actualizar los
manuales y normas internas.
Dado en la sala de sesiones del
Gobierno Autnomo Descentralizado
Provincial de Napo, veintisiete de
noviembre del dos mil catorce.
f.) Doctor Sergio Chacn Padilla,
Prefecto.
f.) Abogada Lizbeth Paredes N.,
Secretaria General.
SECRETARA GENERAL DEL GAD
PROVINCIAL
DE NAPO.- De conformidad con lo
prescrito en el inciso cuarto del artculo
322 del Cdigo Orgnico de
Organizacin Territorial Autonoma y
Descentralizacin,
COOTAD, CERTIFICO: Que, la
presente ORDENANZA
QUE CAMBIA LA DENOMINACIN legales correspondientes,
DEL PATRONATO PROVINCIAL SANCINASE Y
DE ATENCIN SOCIAL PROMULGESE. Tena, 9 de Enero
PRIORITARIA DE NAPO POR del 2015, las 10:00.
"SUMAK KAWSAY WASI"
INSTITUTO DE ATENCIN SOCIAL f.) Dr. Sergio Chacn Padilla, Prefecto.
PRIORITARIA DEL GADP
DE NAPO Y SECRETARA GENERAL DEL GAD
QUE REGULA PROVINCIAL DE
SU
NAPO. Tena, 1 de agosto de 2014.
ORGANIZACIN Y CERTIFICO: Que, la presente
FUNCIONAMIENTO fue analizada y ORDENANZA QUE CAMBIA LA
aprobada en sesiones ordinarias del DENOMINACIN DEL PATRONATO
veintids de febrero 2013.y veintisiete PROVINCIAL DE ATENCIN SOCIAL
de noviembre del 2014. Resoluciones PRIORITARIA DE NAPO POR
554 y 069, en su orden. "SUMAK KAWSAY WASI"
INSTITUTO DE ATENCIN SOCIAL
f.) Abogada Lizbeth Paredes N., PRIORITARIA DEL GADP DE NAPO
Secretaria General. Y QUE RECULA SU ORGANIZACIN
Y
FUNCIONAMIENTO, fue sancionada
PREFECTURA PROVINCIAL por el seor Prefecto Provincial, en la
DE NAPO, fecha y hora indicadas.
DESPACHO DEL SEOR
PREFECTO. Conforme el
f.) Abogada Lizbeth Paredes N.,
citado artculo 322, inciso cuarto, y Secretaria General.
cumplidos los preceptos
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