Mini-Cours PRINCE2 Octobre 2007

PRINCE 2

Auteurs :

Fabien GUEDE
Guillaume POTTIER

M2 QUASSI

Fabien GUEDE Guillaume POTTIER M2 QUASSI

Mini-Cours PRINCE2 Octobre 2007

Table des matires

Introduction.......................................................................................................................................... 3
Pourquoi utiliser une mthode de direction de projet ?................................................................... 3
Quest-ce que la gestion de projet ? ................................................................................................4
Prsentation de PRINCE2................................................................................................................4
Historique....................................................................................................................................4
Description.................................................................................................................................. 4
Les composants.................................................................................................................................... 6
Justification commerciale................................................................................................................ 6
Organisation.....................................................................................................................................6
Planification..................................................................................................................................... 6
Contrles.......................................................................................................................................... 7
Gestion des risques.......................................................................................................................... 7
Qualit..............................................................................................................................................8
Gestion des configurations...............................................................................................................8
Contrle des changements............................................................................................................... 8
Les techniques...................................................................................................................................... 9
Planification base sur les produits..................................................................................................9
Technique contrle qualit...............................................................................................................9
Technique contrle des changements............................................................................................ 10
Les processus......................................................................................................................................11
Pilotage du projet .......................................................................................................................... 11
Lancement du projet...................................................................................................................... 12
Initialisation du Projet....................................................................................................................12
Contrle de phases......................................................................................................................... 13
Validation de phases...................................................................................................................... 13
Gestion des livraisons.................................................................................................................... 14
Clture du projet............................................................................................................................ 14
Planning......................................................................................................................................... 15
Conclusion.......................................................................................................................................... 16
Certification................................................................................................................................... 16
Examen PRINCE2 Fondamental.............................................................................................. 16
Examen PRINCE2 Praticien..................................................................................................... 17
Avantages de PRINCE2.................................................................................................................18

Fabien GUEDE Guillaume POTTIER M2 QUASSI

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Introduction

Avant dentrer dans la spcificit de PRINCE2, voici quelques points gnraux vous
permettant den comprendre le contexte.

Pourquoi utiliser une mthode de direction de projet ?

Les checs de projets sont trop frquents - certains font les gros titres, mais la grande
majorit est vite oublie. Les raisons de l'chec sont nombreuses et diverses. Quelques causes
habituelles sont:
Manque de coordination des ressources et des tches
Manque de communication avec les parties concernes conduisant des livrables ne
correspondant pas aux souhaits du Client
Mauvaise estimation des dlais et des cots conduisant des drives en termes de dlai et de
cot
Indicateurs de mesure insuffisants
Planification des ressources, des tches et planning insuffisants
Manque de contrle de l'avancement de telle sorte que le statut rel du projet n'est connu que
trop tard
Manque de contrle qualit conduisant des livrables inacceptables ou non validables
Sans une mthode de gestion de projet, ceux qui font raliser un projet, ceux qui le grent et
ceux qui y travaillent auront des ides diffrentes sur la manire dont les choses doivent tre organises
et sur le moment o les diffrents aspects du projet seront raliss.

Les gens concerns n'auront pas de responsabilit, d'autorit ou de dlgation budgtaire bien
dfinies et, en consquence, il y aura souvent de la confusion autour du projet. Sans une mthode de
gestion de projet, les projets sont rarement achevs l'heure et dans les cots - c'est particulirement
vrai pour les grands projets. Une bonne mthode de gestion de projet guidera le projet travers un
ensemble visible de tches contrl, bien gr pour obtenir les rsultats souhaits.

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Quest-ce que la gestion de projet ?

Lorsque nous dcidons de faire quelque chose, daller quelque part, de construire un objet,
de raliser un objectif, nous devons connatre la rponse certaines questions. Que sommes-nous en
train de faire ? Quand voulons-nous commencer ? De quoi avons-nous besoin ? Peut-on le faire seul
ou avons-nous besoin daide ? Combien de temps cela va-t-il prendre ? Combien cela va-t-il coter?
Voil quelques questions typiques que lon se pose au dbut dun projet dont les rponses forment
la base de la gestion de projet par la dfinition de ce que lon dsire crer et lanalyse du meilleur
moyen dy aboutir.
La gestion de projet structure implique que lon gre le projet dune manire logique et
organise, suivant certaines tapes dfinies. Une mthode de gestion de projet structure est la
description crite de cette approche logique et organise. PRINCE2 est une mthode de gestion de
projet structure.
Nous avons brivement couvert ce quest une gestion de projet structure et donc ce quest
PRINCE2. Voici maintenant quelques dtails sur la mthode PRINCE2.

Prsentation de PRINCE2

Historique

PRINCE2 a t cr en 1989 par le OGC (the Office of Government Commerce). La

mthode a d'abord t base sur PROMPT, une mthode de direction de projet cre par Simpact
Systems Ltd en 1975. PROMPT a t adopte comme standard par le OGC en 1979 pour tre utilis
dans tous les projets informatiques du Gouvernement. A son lancement en 1989, PRINCE2
remplaa effectivement PROMPT dans les projets Gouvernementaux. PRINCE2 appartient au
domaine public et son copyright appartient la Couronne. PRINCE2 est une marque dpose du
OGC.

Description

PRINCE2 comporte :
des composantes
des techniques
des processus

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PRINCE2 se concentre sur la justification conomique, dfinit une organisation pour

l'quipe de direction de projet et l'approche de base de PRINCE2 est base sur le planning.
PRINCE2 met l'accent sur un dcoupage du projet en phases qui peuvent tre diriges et
contrles
La souplesse de cette mthode permet de l'appliquer un niveau adapt au projet.

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Les composants

PRINCE2 comporte huit composantes, qui sont utilises par les diffrents processus. Elles
dcrivent les conditions remplir pour quun projet puisse tre men bien.

Justification commerciale
La justification commerciale du projet est au centre de la mthode PRINCE2. Cest la raison
pour laquelle elle doit tre tablie avant la mise en place du projet et confirme chaque fois quune
dcision importante doit tre prise. Le rsultat escompt du projet doit tre dfini sous forme
dobjectifs mesurables, de manire pouvoir tre contrl une fois le produit final livr.
La composante Justification commerciale dcrit comment laborer une justification
commerciale et en dfinit les lments.

Organisation
Dans tout projet, des tches, des comptences et des responsabilits sont attribues
diffrentes personnes. PRINCE2 dfinit des rles et des tches, vitant ainsi de rinventer la roue
pour chaque nouveau projet.
Les dcideurs dun projet tant des cadres suprieurs de lentreprise, et, partant, ayant peu de
temps consacrer la gestion de projet proprement dite, PRINCE2 met en uvre le principe de la
gestion par exception ( Management by Exception ). Paralllement, le concept de rle permet de
rpartir lexercice dun rle sur plusieurs personnes ou dattribuer plusieurs rles une seule et
mme personne. Le concept de rle peut donc sadapter de manire optimale au projet en question.
Schma Direction des programmes de l'entreprise

Planification
PRINCE2 propose diffrents niveaux de plans. Le degr de dtail des plans peut varier en
fonction de la taille et des besoins du projet. La planification repose sur les produits raliser, qui
dterminent les diffrentes activits.
PRINCE2 distingue trois niveaux de plans. Si leur format est identique, le degr de dtail et
la priode couverte sont diffrents.

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Contrles
Les contrles permettent de collecter des informations cls grce auxquelles lquipe de
gestion du projet peut anticiper des problmes et prendre les dcisions qui simposent. Les contrles
permettent la mise en uvre du principe de gestion par exception ( Management by Exception ),
selon lequel le comit directeur nintervient que lorsque le projet menace de dpasser les marges de
tolrance convenues avec le chef de projet.

Gestion des risques

Dans PRINCE2, la gestion des risques prescrit comment procder lanalyse des risques et
grer ces derniers en fonction de la disposition de lentreprise prendre des risques.

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Qualit
Pour souligner limportance de la qualit du produit final, PRINCE2 comporte des mthodes
permettant de garantir lassurance qualit dans les diffrents processus de gestion du projet ainsi
que dans les processus techniques. Les attentes du client en matire de qualit doivent tout dabord
tre consignes. Des normes et des mesures relatives lassurance qualit sont ensuite dfinies.
Enfin, lapplication de ces normes et de ces mesures fait lobjet de contrles permanents. La
composante Qualit dcrit les principes respecter lors de la planification de la qualit.

Gestion des configurations

La gestion de la configuration consiste en la gestion des lments dun produit final et des
versions valider. Il existe diffrentes mthodes de gestion de la configuration. PRINCE2 se
contente de dfinir les exigences minimales que la mthode, quelle quelle soit, doit remplir ainsi
que les liens avec les autres composantes et les techniques.

Contrle des changements

Tout changement non contrl des spcifications et de ltendue du projet risque de
compromettre le succs du projet. PRINCE2 dcrit les conditions qui doivent tre remplies pour
viter tout changement sauvage et garantir la prise en considration de tous les aspects concerns
par un ventuel changement.

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Les techniques

PRINCE2 ne comporte que peu de techniques. De plus, toutes sont facultatives, car il est
fort possible quune entreprise utilise des techniques qui satisfassent entirement aux exigences
poses en la matire. Seule exception: la planification base sur les produits. PRINCE2
recommande en effet son utilisation systmatique car elle apporte des avantages substantiels.

Planification base sur les produits

PRINCE2 recommande la planification base sur les produits pour deux raisons, savoir:
1.un projet livre un produit et non des activits. Les activits ne servent qu raliser le produit.
2.la qualit dun produit peut tre mesure, la qualit dune activit non. En effet, la qualit
dune activit est mesure par la qualit de son rsultat, cest--dire celle du produit ralis.
La planification base sur les produits comporte trois tapes:
identifier et structurer les produits sous forme dune structure de composition de ces produits
rdiger les descriptions des produits
identifier les dpendances entre les produits dans un organigramme de produits

Technique contrle qualit

La procdure de contrle de la qualit repose sur des activits et des rles bien dfinis. Son
objectif est de garantir quun produit est complet et satisfait aux exigences.
Les personnes participant au contrle de la qualit doivent tre directement concernes par
la qualit du produit et disposer des connaissances requises pour lvaluer. Ces personnes sont:
le fabricant
Le fabricant garantit que les vrificateurs disposent des informations requises pour
laccomplissement de leur tche. Il reste leur disposition pour rpondre leurs questions, et
ce, jusqu ce que tous soient daccord de dclarer le produit conforme aux exigences. Le cas
chant, le fabricant veille ce que les erreurs constates soient corriges.
le prsident de la sance de contrle
Le prsident est responsable de la bonne organisation du contrle de la qualit et de son
excution.

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le vrificateur
Ce rle est exerc par plusieurs personnes qui sont particulirement concernes par la qualit
du produit ou qui disposent des comptences et des connaissances ncessaires lvaluation de
celui-ci. Peuvent tre vrificateurs:
toutes les personnes charges par le comit directeur de contrler le projet
les personnes qui utiliseront le produit final ou seront charges de sa maintenance
les personnes dont le travail sera influenc par le produit final
les experts
les personnes charges de lassurance qualit
la personne charge de la rdaction du procs-verbal
La personne charge de la rdaction du procs-verbal consigne les actions convenues.

Technique contrle des changements

Cette technique garantit que les changements sont contrls et que leur incidence est
surveille.

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Les processus

PRINCE2 est une approche de la gestion de projet base de processus fournissant une
mthode facilement personnalisable et adaptable tous les types de projets. Chaque processus est
dfini avec ses entres et sorties caractristiques ainsi qu'avec les objectifs spcifiques remplir et
les tches accomplir.
PRINCE2 comprend huit processus, qui permettent de contrler les diffrentes tapes du
projet, de sa prparation sa clture. Ces diffrents processus dcrivent la marche suivre pendant
toute la dure du projet. Chaque processus est divis en sous processus, chacun deux tant rserv
lun des rles dfinis pour le projet.
Sept de ces huit processus sadressent aux cadres responsables du projet. Ils couvrent les
tches prparatoires et tout le cycle de vie du projet. Le huitime processus, le processus de
planification, doit quant lui tre mis en uvre par le chef de projet et le chef dquipe, et est
dclench par diffrents processus.

Pilotage du projet
Le Pilotage du Projet commence au lancement du projet et dure jusqu' la fin de celui-ci. Ce
processus est la mission du Comit de Pilotage. Le Comit de Pilotage gre par exception, pilote
travers les comptes-rendus et contrle par un certain nombre de points de dcision.

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Ce processus est rserv au comit directeur du projet, cest--dire aux dcideurs suprmes.
Ces personnes tant gnralement trs prises, PRINCE2 applique le principe de la gestion par
exception ( Management by Exception ), selon lequel il convient de les solliciter uniquement
lorsque des dcisions importantes doivent tre prises.
Le processus DP couvre toutes les tches devant tre accomplies par le comit directeur au
fil du projet, cest--dire de sa prparation sa clture.
Les cinq principales tches de ce processus sont les suivantes:
approuver llaboration du plan de projet et de la justification commerciale du projet
approuver la prparation du projet
dcider, des moments dfinis davance et pendant toute la dure du projet, si la poursuite du
projet est toujours justifie
suivre lavancement du projet et, le cas chant, rendre des avis consultatifs
garantir la clture contrle du projet

Responsable: comit directeur

Lancement du projet
C'est le premier processus de PRINCE. C'est un processus avant-projet, conu pour assurer
que les prs requis ncessaires au lancement du projet sont en place. Le processus demande
l'existence d'un Mandat de Projet qui dfinit en termes gnraux les objectifs du projet et les
rsultats attendus. Le Lancement de Projet doit tre trs court.
Il poursuit les objectifs suivants :
garantir que les objectifs du projet sont clairement connus
composer lquipe charge du projet et requrir lengagement des diffrents membres
dfinir lapproche utiliser pour le projet en question
consigner les attentes du client en matire de qualit
planifier les tches ncessaires une gestion de projet efficace

Responsables: direction de lentreprise, comit directeur, chef de projet

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Initialisation du Projet
Ce processus:
permet de collecter les informations et de prparer les documents qui serviront justifier la
ralisation du projet dun point de vue commercial
vise mettre en place une gestion de projet efficace
permet de planifier le projet lavance et en dtail, de manire fournir au comit directeur
toutes les informations ncessaires lapprobation du projet
Le rsultat de ce processus est le document dinitiation du projet (PID Projet Initiation
Document), qui servira de rfrence pour mesurer ltat davancement du projet et son rsultat final.
Responsable : chef de projet

Contrle de phases
Ce processus dcrit comment le chef de projet doit surveiller et diriger le projet de manire
garantir le bon droulement dune phase et ragir rapidement tout vnement inattendu.
Vritable description du travail quotidien du chef de projet, il constitue la cl de vote de la
mthode PRINCE2.
Pendant toute la dure dune phase, le chef doit effectuer plusieurs fois les tches suivantes:
approuver les units de travail effectuer
collecter des informations sur ltat davancement des diffrentes units de travail
surveiller les changements
vrifier ltat du projet
tablir des rapports
prendre les mesures savrant ncessaires
excuter les diffrentes tches lies la gestion des risques et au contrle des changements

Responsable: chef de projet

Validation de phases
Ce processus rgit la collaboration entre le chef de projet et lquipe de spcialistes et
garantit que les dtails du travail effectuer sont compris et accepts par ces deux parties. Ce point
est particulirement important lorsquune ou plusieurs quipes de fournisseurs ne travaillent pas
selon la mthode PRINCE2. Lunit de travail, approuve par le chef de projet et le chef dquipe,

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spcifie les dlais et les exigences en matire de qualit. Elle prcise galement la frquence et le
contenu des rapports tablir.
Le processus MP comprend les tches suivantes:
garantir que tous les travaux confis lquipe ont bien t autoriss et assurer une
comprhension commune des tches effectuer par tous les membres de lquipe
planifier les tches de lquipe de spcialistes
garantir la ralisation des travaux
garantir le respect des exigences en matire de qualit
tablir des rapports sur lavancement du projet et sur la qualit lattention du chef de projet
faire approuver les produits raliss

Responsable: chef dquipe

Gestion des livraisons

Les objectifs de ce processus sont les suivants :
planifier la phase suivante
actualiser le plan de projet
actualiser la justification commerciale
actualiser lvaluation des risques
tablir un rapport sur la phase qui arrive son terme et sur son rsultat
demander au comit directeur du projet dapprouver le passage la phase suivante

Si le comit directeur a requis un plan dexception, ce processus couvre galement les

diffrentes tches relatives ltablissement de ce plan.
Responsable: chef de projet

Clture du projet
Ce processus dcrit les tches effectuer en vue dobtenir du comit directeur lapprobation
de clturer le projet. Il est mis en uvre lorsque le projet arrive son terme, mais galement lorsque
le projet doit tre abandonn en cours de ralisation.
Les objectifs de ce processus sont les suivants:
valuer la ralisation des objectifs fixs au dbut du projet

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demander au client sil est satisfait du rsultat final du projet

garantir que, le cas chant, les accords relatifs la maintenance et lassistance ont t
conclus
mettre des recommandations dactions de suivi
garantir que les expriences faites tout au long du projet sont consignes en vue dtre mises
profit dans des projets ultrieurs
rdiger un rapport sur la gestion du projet elle-mme
tablir un plan pour vrifier si le projet a permis ou non dobtenir les avantages escompts

Responsable : chef de projet

Planning
Le processus PL se rpte plusieurs fois pendant toute la dure du projet. Il est dclench par
dautres processus, chaque fois quun plan doit tre tabli. Le processus de planification repose sur
la technique de planification base sur le produit de PRINCE2 et comprend les tches suivantes:
dterminer les principes de la planification
dfinir et analyser les produits mentionns dans le plan
identifier les dpendances et les activits requises
valuer le temps ncessaire la ralisation des produits
dterminer les ressources ncessaires
analyser les risques
complter le plan par un texte explicatif

Responsables: chef de projet (plan de projet, plan de phase), chef dquipe (plan dquipe)

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Conclusion

Certification
Il existe deux types de certification PRINCE2, reconnues dans le monde entier. Ces
certificats peuvent se passer l'un aprs l'autre trs rapidement, suivant les centres de formations
agrs. Ces certificats sont au nombre de deux et se dfinissent ainsi:

Examen PRINCE2 Fondamental

Il s'agit du premier niveau de certification de PRINCE2. Cet examen vrifie quun

collaborateur dispose des connaissances ncessaires pour participer un projet gr selon la
mthode PRINCE2. La russite de cet examen et ainsi l'obtention du certificat passe par la matrise
des principes et de la terminologie de la mthode, et plus prcisment :
ladescription des objectifs et des principales tches des diffrents rles, des huit composantes,
des huit processus et de leurs sous processus, ainsi que des techniques
la citation des documents gnrs par les diffrents processus, et la connaissance des processus
et documents correspondants
la description de lobjectif principal et le contenu des documents
l'explication des relations entre les processus, les produits livrer, les rles et la gestion dun
projet
Le public cibl est une personne rgulirement implique dans la conception de projet ou
activement implique dans les projets. Aucun pr requis n'est ncessaire.

Examen disponible en franais, nerlandais et anglais. Autres langues disponibles sur

demande.
Examen choix multiple.
Dure de lexamen : 1 heure.
Examen livre ferm.

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Examen PRINCE2 Praticien

Il s'agit du deuxime niveau de certification de PRINCE2. Cet examen est la garantie d'une
matrise parfaite de la mthode PRINCE2 pour grer un projet. Le candidat doit avoir russi,
auparavant, lexamen Foundation et doit tre capable dappliquer et dadapter les principes de la
mthode PRINCE2 pour anticiper les attentes et viter ou prvoir les problmes dun projet donn.
Plus particulirement, le candidat doit :
expliquer tous les processus, toutes les composantes et toutes les techniques de manire
dtaille et donner des exemples de produits tels quils pourraient tre raliss pour rpondre
aux besoins dun projet donn
dmontrer quil comprend les relations entre les processus, les composantes, les techniques et
les produits PRINCE2 et quil est en mesure de les mettre en uvre
prouver
quil comprend le pourquoi des processus, des composantes et des techniques de
PRINCE2 et les principes qui les sous-tendent
dmontrer quil est capable dadapter PRINCE2 aux besoins du projet

La formation prsente les diffrents processus de PRINCE2, les composants, les techniques
et le rapport entre eux. Un scnario sera utilis pour illustrer par la pratique les techniques de
PRINCE2.

Le public cibl est une personne qui participe ou soutient rgulirement un projet dans lequel il a
une fonction importante, par exemple les comits de direction, les gestionnaires de projet, les Team
Managers ainsi que les managers de dpartements techniques ou gnraux.

Pr requis Indispensable : Formation & certification PRINCE2 Fondamental.

Examen disponible en franais, nerlandais et anglais. Autres langues disponibles sur
demande.
Examen comprenant 3 questions ouvertes, le plus souvent bases sur des cas pratiques.
Dure de lexamen : 3 heures 1/4
Examen livre ouvert.

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Avantages de PRINCE2
PRINCE2 est bnfique aux directeurs de projet et l'entreprise grce l'utilisation
contrle des ressources, et la capacit de grer plus efficacement le projet et les risques.

PRINCE2 contient les meilleurs usages pratiqus en direction de projet. PRINCE2 est
largement reconnu et compris, fournissant ainsi un langage commun tous les participants d'un
projet.
PRINCE2 encourage la reconnaissance formelle des responsabilits l'intrieur du projet et
met l'accent sur ce que le projet doit livrer, pourquoi, quand et par qui. PRINCE2 fournit aux projets
:
Un dbut, un milieu et une fin contrls et organiss

Des points d'avancement rguliers par rapport au plan et aux facteurs volutifs de dcision de
l'tude de cots
Un contrle automatique de toute dviation par rapport au plan
Une implication de la Direction et des participants au bon moment et au bon endroit au cours
du projet
De bons canaux de communication entre le projet, la direction de projet et le reste de
l'organisation.

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