A

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la

informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados
por la Ley.

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados

por su valor sustantivo, histrico o cultural.

Administracin de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales

dirigidas a la planeacin , direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos,
tecnolgicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente

documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin
apropiadas.

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivstica.

Archivstica: Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y tcnicos de

los archivos.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica
o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el

funcionamiento de los archivos de gestin y rene los documentos transferidos
por los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su consulta es
constante.

Archivo de gestin: Archivo de la oficina productora que rene su

documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa.

Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos

documentales procedentes de organismos del orden departamental y por
aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales

procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en
custodia.

Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales

procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe
en custodia.

Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales
procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en
custodia.

Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y

tratados conforme a los principios y procesos archivsticos.

Archivo general de la nacin: Establecimiento pblico encargado de

formular, orientar y controlar la poltica archivstica nacional. Dirige y coordina
el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del
patrimonio documental de la nacin y de la conservacin y la difusin del
acervo documental que lo integra y del que se le confa en custodia.

Archivo histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del

archivo de gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente
Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo
tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin,
depsito voluntario, adquisicin o expropiacin.

Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por

personas naturales o jurdicas de derecho privado en desarrollo de sus
funciones o actividades.

Archivo privado de inters pblico: Aquel que por su valor para la historia,
la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como
tal por el legislador.

Archivo pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades

oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por
entidades privadas.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los

documentos en su ciclo vital.

Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan

las unidades de descripcin de un instrumento de consulta y recuperacin.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una accin

administrativa.
 C

Carpeta: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los

documentos para su almacenamiento y preservacin.

Catlogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Certificacin de documentos: Accin de constatar la presencia de

determinados documentos o datos en los archivos.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final.

Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental, en

la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con
la estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin,
series y/o asuntos).

Cdigo: Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a las

unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y
que debe responder al sistema de clasificacin documental establecido en la
entidad.

Coleccin documental: Conjunto de documentos reunidos segn criterios

subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgnica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al orden original.

Comit de archivo: Grupo asesor de la alta Direccin, responsable de cumplir

y hacer cumplir las polticas archivsticas, definir los programas de gestin de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.

Comit evaluador de documentos: rgano asesor del Archivo General de la

Nacin y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos,
encargado de conceptuar sobre:

el valor secundario o no de los documentos de las entidades pblicas y de las

privadas que cumplen funciones pblicas.

la eliminacin de documentos a los que no se les pueda aplicar valoracin

documental

La evaluacin de las tablas de retencin y tablas de valoracin documental.

Comits del sistema nacional de archivos: Comits tcnicos y sectoriales,

creados por el Archivo General de la Nacin como instancias asesoras para la
normalizacin y el desarrollo de los procesos archivsticos.

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. En el proceso de organizacin de
fondos acumulados es pertinente el uso del trmino correspondencia, hasta
el momento en que se adopt la definicin de comunicaciones oficiales
sealada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la
Nacin.

Conservacin de documentos: Conjunto de medidas preventivas o

correctivas adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los
documentos de archivo.

Conservacin preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y

medidas de orden tcnico, poltico y administrativo orientadas a evitar o
reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su
integridad y estabilidad.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de

documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.

Copia: Reproduccin exacta de un documento.

Copia autenticada: Reproduccin de un documento, expedida y autorizada

por el funcionario competente y que tendr el mismo valor probatorio del
original.

Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la

informacin contenida en el original en caso de prdida o destruccin del
mismo.

Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar

formado por la costura de uno o varios cuadernillos.

Cuadro de clasificacin: Esquema que refleja la jerarquizacin dada a la

documentacin producida por una institucin y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de

una institucin o una persona, que implica responsabilidad jurdica en la
administracin y conservacin de los mismos,

cualquiera que sea su titularidad.

D
Depsito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservacin de los documentos de archivo.

Depuracin: Operacin, dada en la fase de organizacin de documentos, por

la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para
su posterior eliminacin.

Descripcin documental: Fase del proceso de organizacin documental que

consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y
cuyo resultado son los instrumentos de descripcin y de consulta.

Descriptor: Trmino normalizado que define el contenido de un documento y

se utiliza como elemento de entrada para la bsqueda sistemtica de
informacin.

Deterioro: Alteracin o degradacin de las propiedades fsicas, qumicas y/o

mecnicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se

encuentra guardada de manera analgica (Soportes: papel, video, casettes,
cinta, pelcula, microfilm y otros) en una que slo puede leerse o interpretarse
por computador.

Digitar: Accin de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

Diplomtica documental: Disciplina que estudia las caractersticas internas y

externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su
elaboracin, con el objeto de evidenciar la evolucin de los tipos documentales
y determinar su valor como fuentes para la historia.

Disposicin final de documentos: Decisin resultante de la valoracin

hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las
tablas de retencin y/o tablas de valoracin documental, con miras a su
conservacin total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin.

Un sistema de reproduccin debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de

la informacin.

Distribucin de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario.

Documento: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio

utilizado

Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras

oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es
de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una

entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un

organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun despus de su
desaparicin, por lo cual posibilita la reconstruccin de la historia institucional.

Documento electrnico de archivo: Registro de la informacin generada,

recibida, almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad
en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivsticos.

Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones

idnticas o comunes en todas las entidades.

Documento histrico: Documento nico que por su significado jurdico o

autogrfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin
del Estado, la soberana nacional, las relaciones internacionales o las
actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en parte del
patrimonio histrico.

Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus

valores primarios.

Documento misional: Documento producido o recibido por una institucin en

razn de su objeto social.

Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y

caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento pblico: Documento otorgado por un funcionario pblico en

ejercicio de su cargo o con su intervencin.

Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.

Eliminacin documental: Actividad resultante de la disposicin final

sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio
de conservar su informacin en otros soportes.
Empaste: Tcnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma
de libro. La unidad producto del empaste se llama legajo.

Encuadernacin: Tcnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos

de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su proteccin. La
unidad producto de la encuadernacin se llama libro.

Estantera: Mueble con entrepaos para almacenar documentos en sus

respectivas unidades de conservacin.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de

documentos generados orgnica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolucin de un mismo asunto.

Facsmil: Reproduccin fiel de un documento lograda a travs de un medio

mecnico, fotogrfico o electrnico, entre otros.

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusin

de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos
aportados como antecedente o prueba. Fecha ms antigua y ms reciente de
un conjunto de documentos.

Foliar: Accin de numerar hojas.

Folio: Hoja.

Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurdicas

administrativamente vigentes, que se completa sistemticamente.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningn criterio de

organizacin archivstica.

Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado

de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las
personas naturales o jurdicas que los generaban.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona

natural o jurdica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de informacin: Informacin original, no abreviada ni
traducida. Se llama tambin fuente de primera mano.

Funcin archivstica: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivstico que comprenden desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.

Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas,

tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Gua: Instrumento de consulta que describe genricamente fondos

documentales de uno o varios archivos indicando sus caractersticas
fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los
forman, fechas extremas y volumen de la documentacin.

Identificacin documental: Primera etapa de la labor archivstica, que

consiste en indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y
archivsticas que sustentan la estructura de un fondo.

ndice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabtica o

numricamente, trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y temticos,
acompaados de referencias para su localizacin.

ndice cronolgico: Listado consecutivo de fechas.

ndice onomstico: Listado de nombres de personas naturales o jurdicas.

ndice temtico: Listado de temas o descriptores.

ndice toponmico: Listado de nombres de sitios o lugares.

Inventario documental: Instrumento de recuperacin de informacin que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental.
 L

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su

manipulacin.

Legislacin archivstica: Conjunto de normas que regulan el quehacer

archivstico en un pas.

Manuscrito: Documento elaborado a mano.

Marca de agua (Filigrana): Seal transparente del papel usada como

elemento distintivo del fabricante.

Microfilmacin: Tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos

como pequeas imgenes en pelcula de alta resolucin.

Muestreo: Tcnica estadstica aplicada en la seleccin documental, con

criterios cuantitativos y cualitativos.

Normalizacin archivstica: Actividad colectiva encaminada a unificar

criterios en la aplicacin de la prctica archivstica.

Ordenacin documental: Fase del proceso de organizacin que consiste en

establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la
fase de clasificacin.

Organigrama: Representacin grfica de la estructura de una institucin. En

archivstica se usa para identificar las dependencias productoras de los
documentos.

Organizacin de archivos: Conjunto de operaciones tcnicas y

administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en
forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales.

Organizacin documental: Proceso archivstico orientado a la clasificacin,

la ordenacin y la descripcin de los documentos de una institucin.
 P

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor

histrico o cultural.

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la

teora archivstica por el cual se establece que la disposicin fsica de los
documentos debe respetar la secuencia de los trmites que los produjo. Es
prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teora

archivstica por el cual se establece que los documentos producidos por una
institucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Produccin documental: Generacin de documentos hecha por las

instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos

notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.

Radicacin de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual

las entidades asignan un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el
propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento
que establezca la ley.

Recepcin de documentos: Conjunto de operaciones de verificacin y

control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos
que le son remitidos por una persona natural o jurdica.

Recuperacin de documentos: Accin y efecto de obtener, por medio de los

instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las

entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria,
nombre o cdigo de la dependencia competente, nmero de radicacin,
nombre del funcionario responsable del trmite y tiempo de respuesta (si lo
amerita), entre otros.

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a

un archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada, de documentos
provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.
Reglamento de archivo: Instrumento que seala los lineamientos
administrativos y tcnicos que regulan la funcin archivstica en una entidad.

Reprografa: Conjunto de tcnicas, como la fotografa, el fotocopiado, la

microfilmacin y la digitalizacin, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.

Retencin documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el

archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retencin documental.

Seccin: En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de

documentos.

Seleccin documental: Disposicin final sealada en las tablas de retencin

o de valoracin documental y realizada en el archivo central con el fin de
escoger una muestra de documentos de carcter representativo para su
conservacin permanente. sanse tambin depuracin y expurgo.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Signatura topogrfica: Identificacin convencional que seala la ubicacin

de una unidad de conservacin en el depsito y mobiliario de un archivo.

Sistema integrado de conservacin: Conjunto de estrategias y procesos de

conservacin que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos,
garantizando su integridad fsica y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivsticas

articuladas entre s que posibilitan la homogenizacin y la normalizacin de los
procesos archivsticos.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas
especficas.

T
Tabla de retencin documental: Listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoracin documental: Listado de asuntos o series documentales

a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, as
como una disposicin final.

Testigo: Elemento que indica la ubicacin de un documento cuando se retira

de su lugar, en caso de salida para prstamo, consulta, conservacin,
reproduccin o reubicacin y que puede contener notas de referencias
cruzadas.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad

administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.

Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliacin propia, en que suelen

dividirse los documentos de cierta extensin.

Trmite de documentos: Recorrido del documento desde su produccin o

recepcin, hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.

Transferencia documental: Remisin de los documentos del archivo de

gestin al central, y de ste al histrico, de conformidad con las tablas de
retencin y de valoracin documental vigentes.

Unidad administrativa: Unidad tcnico-operativa de una institucin.

Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos

de tal forma que garantice su preservacin e identificacin.

Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las
cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y

caracterizacin documental. Puede ser simple, cuando est constituida por un
solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.

Valor administrativo: Cualidad que para la administracin posee un

documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor cientfico: Cualidad de los documentos que registran informacin

relacionada con la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber.

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto

de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos
econmicos de una entidad pblica o privada.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,

entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores,
modos de vida o desarrollos econmicos, sociales, polticos, religiosos o
estticos propios de una comunidad y tiles para el conocimiento de su
identidad.

Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pblica.

Valor histrico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben

conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacin, tiles
para la reconstruccin de la memoria de una comunidad.

Valor jurdico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones

legales, regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos

que, por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un
archivo.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que
se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales,
legales y/o contables.

Valor tcnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una

institucin en virtud de su aspecto misional.

Valoracin documental: Labor intelectual por la cual se determinan los

valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.