ABC para la

implementacin de un
Programa de Gestin
Documental - PGD

1
PRESIDENCIA DE LA REPBLICA Mara del Pilar Garca Gonzlez UNIN EUROPEA
Directora de Control Interno y Racionalizacin de Trmites Fundacin Internacional y para Iberoamrica de Administracin
Juan Manuel Santos Caldern y Polticas Pblicas (FIIAPP)
Francisco Alfonso Camargo Salas
Presidente de la Repblica Pedro Flores Urbano
Director de Empleo Pblico
Mara Lorena Gutirrez Botero Director
Claudia Patricia Hernndez Len
Ministra de la Presidencia
Directora Jurdica EQUIPO DE TRABAJO DEL PROYECTO
Camilo Alberto Enciso Vanegas
Carlos Humberto Moreno Bermdez ACTUE COLOMBIA - FIIAPP
Secretario de Transparencia
Director de Desarrollo Organizacional Karen Hussmann
MINISTERIO DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES Directora del Proyecto ACTUE Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
David Luna Snchez
Enzo Rafael Ariza Ayala EQUIPO CONSULTOR CORPORACIN CON TACTO LOCAL
Ministro
Director (E) Erika Andrea Pareja Lpez
Johanna Pimiento Quintero Coordinadora
Directora de Gobierno en lnea EQUIPO DE TRABAJO
Marta Luca Tamayo Rincn
Jorge Fernando Bejarano Lobo Fernando Augusto Segura Restrepo (hasta el 31 de julio de 2015) Emmanuel Vargas Penagos
Director de Estndares y Arquitectura TI Ana Paulina Sabbagh Acevedo Andrea Carolina Novoa Arciniegas
Francy Milena Alba Abril Luisa Fernanda Ordoez Ortegn
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN Laura Juliana Castillo Castillo
Simn Gaviria Muoz Karen Andrea Mndez Bautista
Camilo Andrs Muoz Pea Lorena Rivera Chves
Director Secretara de Transparencia Presidencia de la Repblica Willson Farfn Suarez
Adriana Camacho Ana Milena Cceres Equipo investigador
Directora de Seguimiento y Evaluacin a Polticas Pblicas Lina Mara Moncaleano Cuellar
Juan Carlos Rodrguez Arana Programa Nacional de Servicio al Ciudadano DNP Carlos Eduardo Suavita Garca
Director del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano Pablo Emilio Martnez Aldana
Felipe Guzmn
Diseo, concepto y diagramacin
Direccin de Gobierno en lnea Ministerio TIC
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA
Liliana Caballero Durn Angela Marcela Camacho Agradecimiento especial a los ciudadanos y servidores pblicos
Directora Archivo General de la Nacin que participaron en la elaboracin de estas guas
Gustavo Enrique Garca Bate
Subdirector

Clusula ad cautelam, aclaracin y exoneracin

Este documento se ha realizado con ayuda financiera de la Unin Europea. Las opiniones expresadas en l no reflejan necesariamente la opinin oficial de la Unin Europea.
 ABC para la
implementacin de un
Programa de Gestin
Documental - PGD 1

1
Basado en el Manual para la implementacin de un Programa de Gestin Documental elaborado por el Archivo General de la Nacin. http://www.
archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/PGD2.pdf
Nota
Para apoyar el cumplimiento de algunas de
las principales disposiciones de la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la
Informacin Pblica Nacional, Ley 1712 de
2014 y de su decreto reglamentario (1081 de
2015) se han diseado cuatro herramientas:
1. Gua de caracterizacin de usuarios,
ciudadanos y grupos interesados:
tiene como objetivo entregar orientaciones
para el diseo y aplicacin de ejercicios de
caracterizacin de ciudadanos, usuarios o
grupos de inters.
2. Gua de instrumentos de gestin
de informacin pblica.: tiene como
objetivo presentar una serie de lineamientos
prcticos para el desarrollo de los
instrumentos de gestin de informacin
pblica exigidos por la Ley 1712 de 2014.
3. Gua para responder a solicitudes
de informacin pblica.: tiene como
objetivo orientar las respuestas a solicitudes
de informacin pblica que reciban los
sujetos obligados por la Ley 1712 de 2014.
4. ABC para la implementacin de
un programa de gestin documental:
El objetivo de este ABC es apoyar la ruta
metodolgica propuesta por el Manual
para la implementacin de un Programa de
Gestin Documental, como base para la
implementacin de la Ley 1712 de 2014.
Se sugiere al implementador de la Ley
utilizar las cuatro guas de forma paralela
y complementaria. No obstante, su uso
independiente es til para responder a
necesidades especficas del sujeto obligado.
Contenido Pg.
7. Objetivo de esta gua
8. Qu es un Programa de Gestin Documental y cmo se relaciona con la
Ley 1712 de 2014?

10. Para qu sirve formular un Programa de Gestin Documental y cmo

aporta al cumplimiento de la Ley 1712 de 2014?

12. Quines deben elaborar un Programa de Gestin Documental?

15. Cules son las reas de la entidad que deben participar en la formulacin
del Programa de Gestin Documental?

16. Paso a paso para la formulacin del Programa de Gestin Documental

18. Paso 1. Diagnosticar la Gestin Documental
20. Paso 2. Identificar los requerimientos de la Gestin Documental
22. Paso 3. Formular los procesos de la Gestin Documental
24. Paso 4. Definir las fases de implementacin
25. Paso 5. Establecer programas especficos
28. Paso 6. Armonizar con el modelo integrado de planeacin y gestin
29. Paso 7. Publicar
Objetivo de esta gua

E
l objetivo de este ABC es apoyar la ruta
metodolgica propuesta por el Manual
Implementacin de un Programa de
Gestin Documental PGD del Archivo
General de la Nacin2, como base para el
cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y sus
decretos reglamentarios.
Las directrices de este ABC son aplicables
a todos los sujetos obligados, establecidos
en la Ley de Transparencia y del Derecho
del Acceso a la Informacin Pblica. No
obstante, tiene especial nfasis en las
entidades del orden territorial.

7
Este ABC es una herramienta complementaria. No pretender reemplazar lo establecido en el Manual Implementacin de un Programa de Gestin Documental - PGD, por lo cual se sugiere consultar dicho documento en: .http://www.archivogeneral.gov.co/
sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/PGD2.pdf
 Qu es un
Programa de Gestin
Documental y cmo
se relaciona con la Ley de
Transparencia y del Derecho
de Acceso a la Informacin
Pblica?
El Programa de Gestin Documental es el
instrumento archivstico a travs del cual se
formula y documenta, a corto, mediano y largo
plazo, el desarrollo sistemtico de los procesos
archivsticos de una entidad encaminados a
la planificacin, procesamiento, manejo y
organizacin de la documentacin (de orden
administrativo, histrico, y patrimonial si es el
caso) producida y recibida por una entidad,
desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su conservacin y de
definir los flujos y modos de acceso a esta,
tanto a nivel interno como para el pblico en
general. Este debe ser aprobado, publicado,
implementado y controlado3.
3

8
Manual Implementacin de un Programa de Gestin Documental PGD, Archivo General de la Nacin, 2014, p. 10.
En relacin a la implementacin de la Ley 1712

3.
de 2014 tiene tres funciones fundamentales:

2. Ser la base conceptual y estruc-

tural para el desarrollo de los
otros instrumentos de gestin de

1.
informacin exigidos por la Ley.
Segn el Artculo 2.1.1.5.4.2.
Para reglamentar los temas re- del Decreto 1081 de 2015 la in-
lacionados con la gestin de la formacin incluida en el Registro
informacin pblica en cuanto a: de Activos de Informacin, en el
su adecuada publicacin y divul- ndice de Informacin Clasifica-
Facilitar la identificacin, ges- gacin, la recepcin y respuesta da y Reservada, y en el Esquema
tin, clasificacin, organizacin, a solicitudes de acceso a esta. de Publicacin de Informacin,
conservacin y disposicin de la (Ver gua para responder solicitu- debe ser identificada, gestio-
informacin pblica, desde su des de informacin). nada, clasificada, organizada y
creacin hasta su disposicin fi- conservada de acuerdo con los
nal, con fines de conservacin procedimientos, lineamientos,
valoracin y tiempos definidos en
permanente o eliminacin4. el Programa de Gestin Docu-
mental del sujeto obligado. (Ver
gua de instrumentos de gestin
de informacin pblica)5.

9
4
Artculo 2.1.1.5.4.1.Decreto 1081 de 2015
5
En principio para construir los instrumentos, es necesario que la entidad tenga actualizadas sus Tablas de Retencin Documental TDR, las cuales se convierten en la base para identificar la informacin que cada entidad tiene en posesin, custodia o bajo control. El Archivo General de la Nacin, define las TDR como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cules son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en trminos de tiempo de conservacin y preservacin y qu debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
Adicionalmente se sugiere tener en cuenta los Cuadros de Clasificacin Documental CCD referidos al esquema que refleja la jerarquizacin dada la documentacin producida por una institucin y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
 El Programa de
Gestin Documental
es parte de los mnimos
Para qu sirve
publicables contenidos en formular un Programa de
el enlace de Transparencia y Gestin Documental y cmo
Acceso a la Informacin al igual aporta al cumplimiento de la
que los otros instrumentos Ley 1712 de 2014?
de gestin de informacin y
las Tablas de Retencin
Documental

En este sentido, con la promulgacin de la Ley

de Transparencia y del Derecho del Acceso a la
Informacin Pblica, se ratificaron los principios
de la Gestin Documental y la necesidad que
tienen los sujetos obligados, de contar con
informacin confiable, oportuna y organizada
para dar cumplimiento tanto a la estructuracin
de los instrumentos de gestin de informacin
mencionados anteriormente, como a la
implementacin del Programa en s mismo.
10
 4.
El Programa de Gestin Documental es un instrumento Conformar la instancia asesora en materia archivstica y de Gestin
de planeacin que debe ser tenido en cuenta en el Documental ante la alta direccin de la entidad, en virtud del reconocimiento
funcionamiento bsico de una entidad territorial, con el fin otorgado para el desarrollo de sus funciones y procesos. En el orden
nacional, el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo y en el orden
de mantener toda la informacin organizada y dispuesta,
territorial, el Comit Interno de Archivo.
tanto para la toma de decisiones administrativas o polticas,

5.
como para dar respuesta a cualquier requerimiento de Elaborar, aprobar, publicar e implementar los instrumentos archivsticos
informacin hecho por la ciudadana y de esta manera definidos y recomendados por el Archivo General de la Nacin: Cuadros de
evitar cualquier tipo de sanciones. Clasificacin Documental - CCD y Tablas de Retencin Documental TRD.

6.
Con la adopcin del Programa las entidades podrn: Socializar el proceso de elaboracin del Programa, a partir de un dilogo
abierto con las reas con las que interacta el archivo.

1. Apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y el modelo integrado de

gestin de la entidad.
A la luz de la implementacin de la Ley 1712 de 2014, la
adopcin del Programa de Gestin Documental es parte de
las herramientas para garantizar el derecho fundamental de
acceso a la informacin, pues este derecho genera la obligacin

2.
Facilitar el acceso y disposicin al pblico de la informacin, en los
trminos referidos en la Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso
a la Informacin Pblica, a travs de medios fsicos (impresos), remotos o
locales de comunicacin electrnica.
correlativa de divulgar proactivamente la informacin pblica y
responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y
accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la
obligacin de producir o capturar la informacin pblica. Para

3.
Contribuir a Gobierno Abierto en trminos de almacenamiento,
organizacin, acceso y apertura de la informacin al pblico en
general y a instituciones interesadas en ella.
6
cumplir lo anterior, los sujetos obligados debern implementar
procedimientos archivsticos que garanticen la disponibilidad
en el tiempo de documentos6. Adicionalmente, el Programa de
Gestin Documental apoya el cumplimiento del Artculo 7 de la
Ley relativo a la disponibilidad de la informacin.

11
Artculo 4 Ley 1712 de 2014
 Por otra parte, el Programa de Gestin
Documental garantiza el cumplimiento de
algunos principios como:

Transparencia: toda la informacin en

poder de los sujetos obligados definidos Quines deben
en esta ley se presume pblica, en
consecuencia de lo cual dichos sujetos
elaborar un Programa
estn en el deber de proporcionar y
facilitar el acceso a la misma.
de Gestin Documental?
Divulgacin proactiva de la informacin:
los sujetos obligados deben promover y
generar una cultura de transparencia,
por medio de la publicacin y divulgacin
de documentos y archivos que plasman
la actividad estatal y de inters pblico.

12
El artculo 5 de la Ley 1712 de 2014 establece siete
categoras de personas naturales y jurdicas a quienes
les aplican las disposiciones de la ley en calidad de
sujetos obligados. Dichas categoras responden a la
necesidad de que todas aquellas personas que obtengan,
controlen, produzcan y custodien informacin pblica,
sin importar si su rgimen pertenece al sector privado o
al sector pblico, o si son del orden nacional o territorial,
garanticen el ejercicio del derecho fundamental de los
ciudadanos de acceder a la informacin pblica.
Estas siete categoras de sujetos obligados son:
Toda entidad pblica, incluyendo las
a) pertenecientes a todas las Ramas del
Poder Pblico, en todos los niveles de la
estructura estatal, central o descentrali-
zada por servicios o territorialmente, en
los rdenes nacional, departamental,
municipal y distrital.
Los rganos, organismos y entidades
b) estatales independientes o autnomos
y de control.
Las personas naturales y jurdicas,
c) pblicas o privadas, que presten funcin
pblica, que presten servicios pblicos
respecto de la informacin directamente
relacionada con la prestacin del
servicio pblico.
Cualquier persona natural, jurdica
d) o dependencia de persona jurdica
que desempee funcin pblica o
de autoridad pblica, respecto de la
informacin directamente relacionada
con el desempeo de su funcin.
Las empresas pblicas creadas por ley,
e) las empresas del Estado y sociedades en
que este tenga participacin.
Los partidos o movimientos polticos y
f) los grupos significativos de ciudadanos.
g)
Las entidades que administren instituciones
parafiscales, fondos o recursos de naturaleza
u origen pblico.
13
 Antes de la promulgacin de la
Ley 1712 de 2014 las entidades (1) (3) (5)
obligadas a contar con un Programa
de Gestin Documental eran las Contar con
una poltica Elaborar,
correspondientes a los diferentes de Gestin aprobar y Integrarse
niveles de la Administracin Documental publicar sus Tablas al Sistema
pblica; las entidades privadas aprobada por de Retencin Nacional de
el sujeto Documental. Archivos.
que cumplen funciones pblicas;
las entidades del Estado en las obligado.
(2) (4)
distintas ramas del poder; y dems
organismos regulados por la Ley Disear
594 de 20007. polticas para
Contar con la gestin de
un archivo sus documentos
Despus de la promulgacin electrnicos,
de la Ley 1712 de 2014 los institucional. incluyendo polticas
sujetos obligados mencionados de preservacin y
en los numerales d, e, f y g, custodia digital.
fueron incluidos para cumplir
con las disposiciones de Gestin
Documental atendiendo las
siguientes directrices:

14
Decreto 1080 de 2015.
 Cules son las
reas de la entidad que
deben participar en la
formulacin del Programa
de Gestin Documental?

El diseo e implementacin del Programa de Gestin Documental

requiere del liderazgo del rea de archivo o quien haga sus veces y la
participacin integral de todas las reas de la entidad (alta direccin,
rea de planeacin, oficina de control interno, oficina de gestin
de calidad, rea de talento humano, rea de tecnologa, rea de
comunicaciones, entre otras).

Debe ser priorizado y asumido como un instrumento bsico para el

funcionamiento de la entidad, en cuanto garantiza la sostenibilidad de
los procesos de planeacin territorial al ser un instrumento transversal
a todas las dependencias de la misma entidad. Por esta razn, se
sugiere que la entidad evite tercerizar la Gestin Documental, y en
lugar de ello promueva espacios de formacin para que se logre la
instalacin de capacidades en las entidades territoriales.

15
 Paso a paso para la formulacin del 8

Programa de Gestin Documental

A continuacin se describen los siete pasos para la formulacin
del Programa de Gestin Documental. Tal como se mencion
en la introduccin de este documento, el objetivo de este ABC
es formular una metodologa bsica que sirva de soporte para
2.
la adopcin e implementacin de un Programa de Gestin Identificar los requerimientos
Documental institucional y aportar conceptos, herramientas y
orientaciones relacionados con los instrumentos de gestin de
informacin promovidos por la Ley 1712 de 2014 para garantizar
el derecho de acceso a la informacin pblica.

Es necesario que las entidades se remitan al Manual Implementacin 1.

de un Programa de Gestin Documental - PGD del Archivo General
de la Nacin con el fin de conocer el detalle y especificidad de los
aspectos metodolgicos definidos por dicha autoridad. Diagnosticar
La siguiente grfica ilustra el orden en el que se debern seguir los
lineamientos que hacen parte de la metodologa de formulacin
del Programa de Gestin Documental.

16
Definidos por el Archivo General de la Nacin. -http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/infiografia2609v011.pdf
 6.
4. Armonizar con el modelo integrado
Definir las fases de de planeacin y gestin
implementacin

3. 5. 7.
Formular procesos Establecer programas Publicar
especficos

17
 PASO 1. La entidad deber realizar un diagnstico que
Diagnosticar evidencie su situacin actual en materia de
Gestin Documental. Se debern identificar y
la Gestin evaluar las necesidades y fortalezas, con el fin de
formular un Programa de Gestin Documental
Documental. que responda a dichas necesidades y se
articule con las fortalezas existentes. El Manual
Implementacin de un Programa de Gestin
Documental PGD en su anexo a. sugiere el
uso de metodologas como: DOFA (anlisis
de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas
y Amenazas), el rbol del problema, la
cadena de valor, entre otros. Adems de estas
metodologas se pueden promover mesas de
trabajo dentro de la entidad para lograr una
construccin colectiva de las necesidades y
objetivos del Programa.

Adicionalmente, el proceso de Diagnstico

debe tener en cuenta las acciones que se
estn desarrollando para la construccin
de los siguientes instrumentos de gestin de
informacin pblica:

18
 1.
Registro de Activos de
Informacin (Artculo
2.1.1.5.1.1 Decreto 1081
de 2015): es el inventario de
la informacin pblica que
el sujeto obligado genere,
obtenga, adquiera, transforme
o controle en su calidad de tal.
2. 3.
ndice de Informacin Esquema de Publicacin
Clasificada y Reservada de Informacin (Artculo
(Artculo 2.1.1.5.2.1 2.1.1.5.3.1 Decreto 1081
Decreto 1081 de 2015): es de 2015): es el instrumento
el inventario de la informacin del que disponen los sujetos
pblica generada, obtenida, obligados para informar, de
adquirida o controlada por el forma ordenada, a la ciudadana,
sujeto obligado, en calidad de interesados y usuarios, sobre la
tal, que ha sido calificada como informacin publicada y que
clasificada o reservada. publicar, conforme al principio
de divulgacin proactiva de la
informacin previsto en el artculo
3 de la Ley 1712 de 2014, y sobre
los medios a travs de los cuales se
puede acceder a la misma.

Al diagnosticar, es necesario evaluar las polticas de Conservacin de la informacin publicada con anterioridad,
pues en virtud del Artculo 2.1.1.5.4.5 del Decreto 1081 los sujetos obligados deben garantizar la conservacin de
los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacin que contengan o produzcan informacin
pblica, para lo cual seguirn los procedimientos de valoracin documental y delimitarn los medios, formatos y
plazos para la conservacin de la informacin publicada con anterioridad, con el fin de permitir su fcil acceso
luego de retirada la publicacin.

19
 PASO 2. La entidad deber realizar una revisin interna,

Identificar los respondiendo a las siguientes preguntas:

Cul es la importancia del Programa para

requerimientos la entidad? Cmo se articula con la misin,

de la Gestin objetivos y metas estratgicas de la entidad y

los planes y sistemas de gestin?

Documental. Cul es la relacin del Programa con el Plan

Estratgico Sectorial, con el Plan Estratgico
Institucional, con el Plan de Accin Anual y
con el Plan Institucional de Archivos de la
entidad? Cul ser su alcance, en trminos
de tiempo e inversin? Cules sern sus
metas a corto, mediano y largo plazo?

Quines sern sus usuarios? Para

responder esta pregunta se sugiere consultar
la Gua de caracterizacin de ciudadanos,
usuarios e interesados.

Cules sern los requerimientos normativos,

econmicos, administrativos, tecnolgicos?

20
21
 La entidad deber formular los siguientes procesos de Gestin Documental,

PASO 3. atendiendo lo establecido en el Decreto 2609 de 2012, ahora contenido

en el Decreto 1080 de 2015. Para ampliar esta informacin se sugiere
consultar el Manual Implementacin de un Programa de Gestin
Formular Documental PGD del Archivo General de la Nacin.

los procesos El siguiente grfico enumera y describe cada uno de los procesos de
Gestin Documental que debern ser formulados por la entidad:
de la Gestin
Documental. 2
Produccin

Actividades destinadas al estudio de los

documentos en la forma de produccin o
ingreso, formato y estructura, finalidad,
rea competente para el trmite, proceso
en que acta y los resultados esperados.

Planeacin Gestin y trmite

1 3
Conjunto de actividades encaminadas a
la planeacin, generacin y valoracin de
los documentos de la entidad. Creacin
y diseo de formas, formularios y
documentos, anlisis de procesos, anlisis
diplomtico y su registro en el sistema de
gestin documental.
Conjunto de actividades necesarias para
el registro, la vinculacin a un trmite, la
distribucin incluidas las actualizaciones o
delegaciones, la descripcin (metadatos),
la disponibilidad, recuperacin y acceso
para consulta de los documentos, el control
y seguimiento a los trmites que surte el
documento hasta la resolucin de los asuntos.

22
 Organizacin Preservacin a largo plazo
4 Conjunto de operaciones tcnicas para
7 Conjunto de acciones y estndares aplicados
declarar el documento en el sistema de a los documentos durante su gestin para
gestin documental, clasificarlo, ubicarlo garantizar su preservacin en el tiempo,
en el nivel adecuado, ordenarlo y independientemente de su medio y forma
describirlo adecuadamente. de registro o almacenamiento.

Transferencia
5 Conjunto de operaciones adaptadas por
8 Proceso permanente y continuo que inicia
la entidad para transferir los documentos
durante las fases de archivo, verificando
la estructura, la validacin del formato
de generacin, la migracin, refreshing,
emulacin o conversin, los metadatos
tcnicos de formato, los metadatos de
preservacin y los metadatos descriptivos.
Valoracin
desde la planificacin de los documentos
y por medio de la cual se determinan sus
valores primarios y secundarios, con el
fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y determinar su
destino final (eliminacin o conservacin
temporal o definitiva).

Disposicin de documentos
6 Seleccin de los documentos en cualquier
etapa del archivo, con miras a su
conservacin temporal, permanente o a su
eliminacin, de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencin documental o
en las tablas de valoracin documental.

23
 La entidad deber definir las fases de implementacin del Programa. Para
asegurar el xito de su implementacin, estas fases debern estar incluidas
PASO 4. en el Plan Estratgico Institucional y en el Plan de accin anual, ya que en
ellos se depositan los objetivos e indicadores que sern monitoreados y
Definir las fases medirn la gestin de la entidad.

de implementacin. En el siguiente grfico se encuentran las fases de implementacin que

debern ser definidas por la entidad y su descripcin:

Identificar las condiciones para la implementacin,

Elaboracin definir los roles y responsabilidades y garantizar
la disponibilidad de recursos.

Desarrollar las actividades y estrategias que

Ejecucin y puesta garantizan el xito de la implementacin del
en marcha Programa en la entidad.

Monitorear y analizar permanentemente la

implementacin con el fin de definir acciones de
Seguimiento revisin y evaluacin de la gestin documental.

Mantener los procesos y actividades de la

gestin documental de la entidad en disposicin
Mejora continua y permanente de innovacin, desarrollo
y actualizacin.

24
 La entidad deber definir la necesidad de establecer programas especficos
que apalanquen la implementacin del Programa de Gestin Documental.
PASO 5. No todas las entidades tienen las mismas necesidades. Para ampliar esta
informacin se sugiere consultar el Manual Implementacin de un Programa
Establecer de Gestin Documental PGD del Archivo General de la Nacin.
A continuacin se listan y describen brevemente los programas especficos que
programas pueden ser considerados por las entidades para apalancar la implementacin
del Programa de Gestin Documental:
especficos.

Se deber evaluar
la pertinencia de
implementacin de cada
uno de estos programas
especficos respondiendo
a la particularidad de
cada entidad.

25
 1
Programa de
normalizacin de Directrices para la produccin de formatos,
formas y formularios formularios y documentos electrnicos.
electronicos.

2
Actividades de identificacin, evaluacin, Programa de documentos
recuperacin, disponibilidad, aseguramiento y vitales o esenciales
preservacin de los documentos. (asociados al plan de
riesgo operativo de
la entidad en caso de
emergencia).

3
Programa de gestin Acciones encaminadas a garantizar criterios
de documentos como: atributos de autenticidad, fiabilidad,
integridad, entre otros, durante todo el ciclo vital
electronicos. de los documentos electrnicos.

4
Programa de archivos
Mecanismos para la administracin de los descentralizados
depsitos destinados para la conservacin (incluye tercerizacin
de los archivos de gestin, central e de la custodia o la
histrico y aquellos que han sido dejados administracin).
bajo la custodia de un tercero.

26
 5
Programa de reprografa
(incluye los sistemas de
fotocopiado, impresin
digitalizacin y
microfilmacin).
Tratamiento archivstico que debe hacerse a
los documentos cartogrficos, fotogrficos,
sonoros, audiovisuales, entre otros y cuyas
particularidades obligan a adecuarse a las
caractersticas y exigencias no convencionales
establecidas para los documentos tradicionales
en papel.
7
Plan Institucional de
Capacitacion.
Esquema que determine el grado de
conformidad y cumplimiento de cada una de
las actividades de los procesos de la gestin
documental, identificacin y reconocimiento de
las debilidades y reas problemticas para la
aplicacin de acciones correctivas y preventivas,
entre otros.
Estrategias para la reproduccin de
documentos en soporte de microfilm y
digitalizada, as como para la captura
y presentacin en formatos digitales del
contenido informativo ms significativo
de un nico documento original o de una
coleccin de tales documentos.
6
Programa de
documentos especiales
(grficos, sonoros,
audiovisuales, orales, de
comunidades indgenas o
afrodescendientes, etc.).
Actividades de formacin, sensibilizacin,
reclutamiento, entre otros, en materia de gestin
documental.
8
Programa de
auditora y control.
27
 PASO 6. El Programa de Gestin Documental es una herramienta transversal
que soporta diferentes procesos dentro de las entidades. Por tal
Armonizar con el motivo, es necesario que la entidad formuladora del mismo asegure
su armonizacin o articulacin con los siguientes planes o sistemas de
modelo integrado gestin de la entidad:

de planeacin y
gestin. 1. 2. 3.
Modelo Plan
integrado de estratgico Plan de
planeacin y institucional. inversin.
gestin.
El Programa de Gestin Documental
garantiza la sostenibilidad de la
informacin para dar continuidad
a las polticas pblicas territoriales 4. 5. 6.
y se convierte en una herramienta Plan
fundamental para la toma de Plan de institucional Otros
decisiones de la Gestin pblica accin anual. de archivos de sistemas de
local. Es por esto que debe estar la entidad. gestin.
articulado con los panes o sistemas
aqu mencionados.

28
 PASO 7.
Publicar.

Finalmente, la entidad deber presentar el Programa

ante el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo
(entidades de orden nacional) o ante el Comit Interno de
Archivo (entidades de orden territorial) para su aprobacin.
Una vez aprobado deber ser socializado al interior de
la entidad, reforzando la intencin de evidenciar el papel
y beneficios de la Gestin Documental y su importancia
en los diferentes procesos (preservacin de la memoria
institucional, esquemas de gestin de conocimiento,
facilitacin en el desarrollo de las labores cotidianas,
etc.), y deber ser publicado en el sitio web, teniendo
en cuenta la estructura definida en el anexo del Decreto
2609 de 2012 presentada a continuacin:

29
 ELEMENTOS DEL PROGRAMA DE
GESTIN DOCUMENTAL
Nombre de
la entidad:

Fecha de
Ttulo: aprobacin:

Cartula Denominacin
oficial de la
entidad, sigla
Descripcion de los datos y logo.
generales de la entidad, Programa Fecha en la que
incorporando los de Gestin se oficializa la
requisitos del Sistema de Documental. adopcin del
Gestion de Calidad de la Programa.
entidad, para el control
de los documentos.

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 Versin del
documento:
Fecha de
vigencia: Responsables
Denominacin
de su
de la autoridad elaboracin:
archivstica Secuencia de
institucional actualizacin
(dependencia): aprobada.
Correspondiente
al periodo Para las entidades del rden
concertado para nacional sern el lder del rea
la ejecucin del de archivo, secretario general
Programa. o funcionario administrativo de
igual o superior jerarqua de la
Nombre del rea entidad y Comit Institucional
responsable de Desarrollo Administrativo;
del archivo para las entidades del rden
y la gestin territorial ser el Comit Interno
documental. de Archivo.

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 Cuerpo o
contenido
Enmarca las estrategias para
la adopcion de politicas,
procedimientos y practicas, en
el diseno y en la ejecucion del
programa, de manera que cumpla
las expectativas de la organizacion
y sean conformes con la legislacion
colombiana y los entornos propios
de la entidad. 1. ASPECTOS GENERALES
Requiere que las entidades realicen una revisin interna general con la
finalidad de conocer que hace la entidad y como lo hace, y establece
un modelo conceptual que sirva de base, senalando la relacion que
media entre los documentos y las actividades de la entidad.

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1. Introduccin: 3. Pblico al 4. Requerimientos para el desarrollo del Programa:
cual va dirigido:
importancia del Normativos: legislacin archivstica que le aplique
Programa para usuarios de la a la entidad; estndares nacionales e internacionales;
la entidad, cmo entidad (Ver Gua legislacin que incida en las relaciones con el ciudadano
se articula con la de caracterizacin para garantizar sus derechos; mecanismos de vigilancia
misin, objetivos y de ciudadanos, y control; normativa interna.
metas estratgicas usuarios e
de la entidad y los interesados. Econmicos: apropiacin de los recursos financieros a
planes y sistemas travs del Plan de Accin de Inversin que permita la
de gestin. ejecucin, la implementacin y el cumplimiento de los
objetivos, metas y actividades.
Administrativos: conformacin de un equipo
interdisciplinario (personal de las reas de archivo o
gestin documental, planeacin y tecnologa; definicin
2. Alcance: de roles y responsabilidades; definicin de metodologas
relacin del Programa con para el aseguramiento de la calidad y de la gestin de
el Plan Estratgico Sectorial, las comunicaciones; identificacin de riesgos y plan de
Plan Estratgico Institucional, accin para gestionarlos.
Plan de Accin Anual y Plan
Institucional de Archivos de Tecnolgicos: herramientas tecnolgicas,
la entidad; alcance, tiempo infraestructura fsica y talento humano existente para el
e inversin; metas a corto, apoyo a la gestin documental y la administracin de
mediano y largo plazo. bases de datos.

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2. LINEAMIENTOS PARA LOS
PROCESOS DE LA GESTIN
DOCUMENTAL
Se refieren a orientaciones de caracter
administrativo, tecnologico, economico,
corporativo o normativo, que las entidades
deben formular para lograr que los procesos
de la gestion documental se desarrollen
acorde con los 15 principios del proceso
de gestion documental de este decreto.
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1. Planeacin:
conjunto de actividades encaminadas a la planeacin,
generacin y valoracin de los documentos de la entidad.
Creacin y diseo de formas, formularios y documentos, anlisis
de procesos, anlisis diplomtico y su registro en el sistema de
gestin documental.
2. Produccin:
actividades destinadas al estudio de los documentos en la
forma de produccin o ingreso, formato y estructura, finalidad,
rea competente para el trmite, proceso en que acta y los
resultados esperados.
3. Gestin y trmite:
conjunto de actividades necesarias para el registro, la vinculacin
a un trmite, la distribucin incluidas las actualizaciones o
delegaciones, la descripcin (metadatos), la disponibilidad,
recuperacin y acceso para consulta de los documentos, el
control y seguimiento a los trmites que surte el documento
hasta la resolucin de los asuntos.
4. Organizacin:
conjunto de operaciones tcnicas para declarar el documento
en el sistema de gestin documental, clasificarlo, ubicarlo en el
nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
5. Transferencia:
conjunto de operaciones adaptadas por la entidad para transferir
los documentos durante las fases de archivo, verificando
la estructura, la validacin del formato de generacin, la
migracin, refreshing, emulacin o conversin, los metadatos
tcnicos de formato, los metadatos de preservacin y los
metadatos descriptivos.
6. Disposicin de documentos:
seleccin de los documentos en cualquier etapa del archivo, con
miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin,
de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin documental
o en las tablas de valoracin documental.
7. Preservacin a largo plazo:
conjunto de acciones y estndares aplicados
a los documentos durante su gestin para
garantizar su preservacin en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de
registro o almacenamiento.
8. Valoracin:
proceso permanente y continuo que inicia
desde la planificacin de los documentos
y por medio de la cual se determinan sus
valores primarios y secundarios, con el
fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y determinar su
destino final (eliminacin o conservacin
temporal o definitiva).
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3. FASES DE
IMPLEMENTACIN
Las fases de implementacin del Programa
deben estar includas en el Plan Estratgico
Institucional y Plan de Accin Anual.
Debe: estar alineado con los objetivos
estratgicos; establecer las metas a corto,
mediano y largo plazo; asignar los recursos
necesarios, para alcanzar las metas y lograr
los objetivos definidos; articulacin con
otros programas y sistemas de la entidad de
acuerdo con la normativa de cada sector.
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1. Elaboracin:
tiene como finalidad identificar las condiciones para la
implementacin, precisar los requisitos y roles, as como
garantizar la disponibilidad de recursos.
2. Ejecucin y puesta en marcha:
comprende el desarrollo de actividades y estrategias que garanticen el
xito de la implementacin del Programa en la entidad.
3. Seguimiento:
se refiere al proceso de monitoreo y anlisis permanente del
Programa que se traducir en acciones de revisin y evaluacin
de la gestin documental.
4. Mejora:
tiene como propsito mantener los procesos y actividades de
la gestin documental de la entidad en disposicin continua y
permanente de innovacin, desarrollo y actualizacin.
 Programa de normalizacion de formas y formularios
1. electronicos.

Programa de documentos vitales o esenciales (asociados

2. al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de
emergencia).

3. Programa de gestion de documentos electronicos.

4. PROGRAMAS ESPECFICOS Programa de archivos descentralizados (incluye
Permitiran lograr las metas y objetivos haciendo
4. tercerizacion de la custodia o la administracion).
la distribucion correspondiente a cada
Programa de reprografia (incluye los sistemas de
programa, asegurar que la entidad cuente
con la documentacion necesaria, se busca
5. fotocopiado, impresion digitalizacion y microfilmacion).
evidenciar su actuacion, permitiendo cumplir
Programa de documentos especiales (graficos, sonoros,
con la politica de Desarrollo Administrativo
de Eficiencia Administrativa considerando la
6. audiovisuales, orales, de comunidades indigenas o
identificacion, racionalizacion, simplificacion afrodescendientes, etc.).
y automatizacion de los tramites, los procesos,
procedimientos y mejorando los sistemas de 7. Plan Institucional de Capacitacion.
organizacion y recuperacion, garantizando
a su vez la disponibilidad y acceso de los 8. Programa de auditoria y control.
documentos a largo plazo.

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 1. Modelo integrado de planeacin y gestin.

2. Plan estratgico institucional.

3. Plan de inversin.

5. ARMONIZACIN CON 4. Plan de accin anual.

PLANES Y SISTEMAS DE 5. Plan institucional de archivos de la entidad.

GESTIN DE LA ENTIDAD
La gestin documental est dirigida 6. Otros sistemas de gestin.
a identificar, racionalizar, simplificar y
automatizar trmites, as como optimizar el
uso de recursos.

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Recuerde que: segn el Artculo 15 de la Ley
1712 de 2014 dentro de los seis (6) meses
siguientes a la entrada en vigencia de la ley
(promulgada en marzo de 2014), los sujetos
obligados debern adoptar un Programa de
Gestin Documental en el cual se establezcan los
procedimientos y lineamientos necesarios para la
produccin, distribucin, organizacin, consulta
y conservacin de los documentos pblicos.

Este Programa deber integrarse con las

funciones administrativas del sujeto obligado.
Debern observarse los lineamientos y
recomendaciones que el Archivo General de
la Nacin y dems entidades competentes
expidan en la materia.

El esfuerzo en la elaboracin del Programa de

Gestin Documental por parte de los sujetos
obligados ser un aporte que no solo se ver
reflejado en la implementacin de la Ley 1712
de 2014 sino tambin en el incremento de la
eficiencia de los procesos administrativos.

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 LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIN

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