GESTIN SEGUIMIENTO Y CONTROL A CDIGO:

TITULOS MINEROS MIS4-P-002-I-001

VERSIN:
INSTRUCTIVO 1
CONTROL A LA PRODUCCIN DURANTE LA FECHA DE
REALIZACIN DE VISITAS DE VIGENCIA:
FISCALIZACIN INTEGRAL

1. OBJETIVO
El presente Instructivo tiene como objeto describir el procedimiento a seguir para efectuar control de la
produccin en boca mina, durante la realizacin de las visitas de fiscalizacin integral llevadas a cabo a
los titulares mineros.

2. ALCANCE
Este instructivo aplica sin distincin para todas las visitas de fiscalizacin integral que se lleven a cabo
a ttulos mineros en etapa de explotacin, sin importar el mineral explotado y el sistema de explotacin
utilizado, de acuerdo con las actas de visita adoptadas para el efecto:
a. Acta de Fiscalizacin Integral Ttulos en Explotacin de Material de Arrastre y Aluviones
b. Acta de Fiscalizacin Integral Ttulos en Explotacin a Cielo Abierto
c. Acta de Fiscalizacin Integral Ttulos en Explotacin Subterrnea

3. DEFINICIONES
Visita de Fiscalizacin Integral: Visita tcnica que da cubrimiento a todos los aspectos objeto de
verificacin en campo, requeridos para dar cabal cumplimiento a la normatividad minera y las funciones
asignadas a los grupos de Seguimiento y Control, Estudios Tcnicos y Seguridad e Higiene Minera.

Aplicativo Fiscalizacin: Sistema de Informacin para la Gestin de la Vicepresidencia de Seguimiento,

Control y Seguridad Minera, dispuesto en la intranet de la Entidad, que le permite al usuario gestionar el
da a da de las labores asignadas, desde gestin de trmites hasta visitas de fiscalizacin.

Formulario de Declaracin de Produccin y Liquidacin de Regalas: Es el formulario a que estn

obligados a presentar todos los titulares mineros al final de cada trimestre calendario, el cual contiene la
declaracin de produccin, la liquidacin de las regalas y los soportes que acreditan el pago ante la ANM.

UPME: Unidad de Planeacin Minero Energtica.

Caja de Herramientas Documentales: Son todos aquellos formatos, instructivos y procedimientos

destinados al ejercicio de la funcin fiscalizadora y en su conjunto consolidan el Manual de la Fiscalizacin
Minera, y se encuentran dentro del Aplicativo de Fiscalizacin; su implementacin comprende la
preparacin de una visita de inspeccin, la ejecucin y levantamiento de informacin durante la misma,
el anlisis de la informacin recolectada y el procesamiento posterior de la misma.

Procedimiento de Medicin de la Produccin: Es el procedimiento empleado para medir la produccin,

propio de cada titular o empresa minera, que d la garanta a la Autoridad Minera de que la produccin
declarada para el pago de regalas corresponde a la cantidad de mineral explotado. Por lo tanto debe
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estar soportado en bases de informacin confiables, trazables y verificables y que dan cuenta de manera
clara y transparente de los volmenes o cantidades de mineral producido.

Punto de control: Es el lugar o el punto empleado por la empresa o el titular minero para medir la
produccin en bocamina y en el cual se conserva las bases de datos, los registros diarios de produccin
y los documentos de evidencia. El punto de control adoptado es especialmente importante, por cuanto
en adelante ser el lugar en el cual se har la revisin de registros de produccin en las siguientes Visitas
de Fiscalizacin Integral, que se realizan a la misma mina.

4. NORMAS APLICABLES
Este procedimiento se fundamenta en las siguientes normas:

Artculo 13 ley 1530 de 2012. Fiscalizacin. Se entiende por fiscalizacin el conjunto de actividades y
procedimientos que se llevan a cabo para garantizar el cumplimiento de las normas y de los contratos de
exploracin y explotacin de recursos naturales no renovables, la determinacin efectiva de los
volmenes de produccin y la aplicacin de las mejores prcticas de exploracin y produccin, teniendo
en cuenta los aspectos tcnicos, operativos y ambientales, como base determinante para la adecuada
determinacin y recaudo de regalas y compensaciones y el funcionamiento del Sistema General de
Regalas.

Artculo 100 ley 685 de 2001. Registros de la produccin. Durante la explotacin se llevarn registros e
inventarios actualizados de la produccin en boca o borde de mina y en sitios de acopio, para establecer
en todo tiempo los volmenes de los minerales en bruto y de los entregados a las plantas de beneficio y
si fuere del caso, a las de transformacin. Estos registros e inventarios se suministrarn, con la
periodicidad que seale la autoridad, al Sistema Nacional de Informacin Minera

Decretos 145/95, 600/96, Ley 1530 de 2012. Obligacin de declaracin de produccin. Es obligacin de
los explotadores de minerales declarar la produccin, liquidar y pagar las regalas y/o compensaciones
ante la Agencia Nacional de Minera, dentro de los diez (10) das hbiles siguientes a la terminacin de
cada trimestre calendario, una declaracin de produccin, indicando la jurisdiccin municipal de donde
se extrajo el mineral y liquidando la regala que le corresponde pagar de acuerdo con la produccin
declarada, el precio del mineral para la liquidacin de regalas fijado por el la Unidad de Planeacin
Minero Energtica-UPME y el porcentaje establecido en la ley 141 de 1994. Las declaraciones que sobre
origen y destino del mineral hagan los explotadores en los formularios o medios digitales que establezca
para el efecto la Agencia Nacional de Minera, se presumen bajo la gravedad de juramento.

Decretos 145/95, 600/96. Formulario de Declaracin: La declaracin contendr como mnimo los
siguientes datos:
a) Fecha de presentacin de la declaracin;
b) Trimestre y ao al cual corresponde la declaracin;
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c) Nombre o razn social, domicilio y direccin del declarante;

d) Cdula de ciudadana o Nmero de Identificacin Tributaria (NIT);
e) Ttulo minero, solicitud de legalizacin, beneficiario de rea de reserva especial o barequero;
f) Informacin del mineral producido: tipo de mineral, calidad, naturaleza, estado y presentacin;
g) Nombre y lugar de ubicacin de las respectivas minas en la jurisdiccin departamental y municipal;
h) Tipo de contraprestacin;
i) Cantidad por municipio y unidad de medida del mineral producido en el trimestre a que se refiere la
declaracin. En el evento en que el yacimiento este ubicado en varias entidades territoriales, se deber
precisar las cantidades extradas en cada uno de estos;
j) Destino del mineral producido en el mencionado trimestre, indicando el nombre y domicilio de las
personas naturales y/o jurdicas a las cuales se les hubiere suministrado el mineral, indicando la cantidad
del mismo;
k) Inventario inicial y final del periodo declarado;
l) Precio base de referencia empleado para la liquidacin de regalas y/o compensaciones.

Decretos 145/95, 600/96. La liquidacin de la regala y/o compensacin a la produccin del respectivo
mineral a cargo del declarante, debe hacerse mediante la siguiente frmula:

V=C*P*R
Donde:
V = Valor de la regala y/o compensacin a pagar.
C = Cantidad de mineral explotado.
P = Precio base del mineral fijado para la liquidacin de regala y/o compensacin que aplica para el
periodo liquidado.
R = Porcentaje de regala y/o compensacin establecido para el respectivo mineral por la Ley 141 de 1994,
y Ley 756 de 2002 o las normas que las modifiquen o sustituyan; o en los contratos cuando este haya sido
pactado en los mismos.

Decretos 145/95, 600/96. Certificado de retencin de regalas carbonfera por ventas de industrias,
termoelctricas e industrias del hierro. En los casos en que todo, o parte de la produccin se destine a las
industrias cementeras, termoelctricas e industrias del hierro, la respectiva entidad recaudadora expedir
un Certificado de Retencin de Regalas a nombre del productor.

Decreto 600 de 1996 - Articulo14: Designacin.

c) Desgnase como agentes liquidadores y retenedores de regalas derivadas de la explotacin de metales
preciosos a:
1. Banco de la Repblica y entidades financieras, respecto del oro, plata y platino que compren.
2. Joyeros y comerciantes, respecto del oro, plata y platino no procesados, que adquieran.
3. Casas fundidoras, respecto del oro, plata y platino que adquieran o procesen, con excepcin del
entregado por el Banco de la Repblica o entidades financieras para su proceso.
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Decreto 600 de 1996 - Articulo15. Obligacin de declarar concentrados polimetlicos: Es obligacin de

todos de los explotadores de oro, plata, platino y concentrados polimetlicos destinados a la exportacin,
declarar ante la Alcalda municipal del rea de explotacin, la cantidad aproximada de los minerales
extrados, en los formularios diseados para el efecto, los cuales contendrn como mnimo los siguientes
datos:
a) Nombre, domicilio y direccin del declarante.
b) Cdula de ciudadana o nmero de identificacin tributaria (NIT).
c) Nombre y lugar de ubicacin de la respectiva mina.
d) Cantidad aproximada de metal extrado.
e) Destino del metal.
Las declaraciones podrn ser presentadas por los compradores directos del metal precioso, evento en el
cual debern indicar adems: el nombre, domicilio y nmero de identificacin del exportador-vendedor y
la cantidad aproximada del metal comprado.

Decreto 600 de 1996 - Articulo16- Obligaciones de los agentes retenedores: Es obligacin de los agentes
designados en el literal c) del artculo 14:
- Liquidar y retener la regala que corresponda segn el artculo 16 de la Ley 141 de 1994 sobre el
oro, plata y platino que adquieran o procesen.
- Exigir previa la adquisicin y procesamiento de dichos metales preciosos, la indicacin por parte
del vendedor o poseedor de los mismos, sobre la jurisdiccin municipal y departamental de
procedencia de los metales.
- Consignar las regalas retenidas, en las entidades bancarias sealadas por el Ministerio de Minas
y Energa en su calidad de recaudador, dentro de los cinco (5) primero das del mes siguiente a
aquel en que se efectu la compra o se entregue el resultado del anlisis o refinacin.
- Remitir al Ministerio de Minas y Energa dentro de los diez (10) primeros das de cada mes, una
relacin ordenada por municipio, de las operaciones de retencin realizadas durante el mes
inmediatamente anterior que contenga: nombre, y documento de identidad del vendedor o
poseedor, gramos puros de cada metal comprado o procesado y valor de las regalas liquidadas.
A esta relacin deber anexarse copia de los respectivos recibos de consignacin.

Decreto 600 de 1996 - Artculo 8. Certificado de retencin de regalas carbonfera por ventas de
industrias, termoelctricas e industrias del hierro. En los casos en que todo, o parte de la produccin se
destine a las industrias cementeras, termoelctricas e industrias del hierro, la respectiva entidad
recaudadora expedir un Certificado de Retencin de Regalas Carbonfera a nombre del productor, que
ser entregado al vendedor, quin deber hacerlo llegar al productor para que le anexe a la declaracin
de produccin correspondiente. Una copia ser entregada a ECOCARBN, junto con la informacin de
que trata el artculo anterior.

Decreto 600 de 1996 - Artculo 10.- Pago previo de regalas a la exportacin. Para la exportacin de
carbn el interesado deber acreditar previamente, ante la Direccin de Impuesto y Aduana Nacionales,
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el pago de la regala correspondiente y el trimestre en que se caus, sin perjuicio de lo pactado como
regalas anticipadas.

Decreto 600 de 1996 - Artculo 11.- Diferencia de la regala para carbn de exportacin. En el caso del
carbn de exportacin, cuando el productor haya pagado la regala con base en el precio fijado para el
consumo interno, el exportador deber pagar la diferencia e indicar la procedencia de la produccin, para
efectos de distribucin y transferencias. Si an no se ha causado el trimestre correspondiente a esa
produccin, el exportador estar obligado a pagar ante ECOCARBN la regala por la totalidad del
volumen a exportar. Para tal fin, deber diligenciar el formulario diseado por la entidad, indicando la
procedencia y cantidad del carbn, el nombre del productor y mina. ECOCARBN expedir un Certificado
de Retencin de Regala Carbonfera con destino al productor, que deber ser presentado por ste con la
declaracin del trimestre.

5. DESARROLLO
Previo a la visita a la mina:
1. Recopilar los Formularios de Declaracin de Consultar en el expediente los Formularios
Produccin y Liquidacin de Regalas con los correspondientes a los trimestres que sern
respectivos soportes presentados por el objeto de verificacin durante la Visita de
titular minero, para los periodos en revisin. Fiscalizacin Integral, y verificar que la liquidacin
este acorde con los parmetros solicitados en el
dicho formulario.
2. Hacer la revisin de la liquidacin de las Revisar y analizar el correcto diligenciamiento de
regalas y de la oportunidad de presentacin y la liquidacin y el clculo correspondiente de la
pago de las mismas ante la ANM. regala, verificar que la produccin, los
porcentajes y los precios UPME del mineral en
boca de mina correspondan a los periodos en
revisin.

La liquidacin de la regala y/o compensacin a la

produccin del respectivo mineral a cargo del
declarante, debe hacerse mediante la siguiente
frmula:

V=C*P*R
Donde:
V = Valor de la regala y/o compensacin a pagar.
C = Cantidad de mineral explotado.
P = Precio base del mineral fijado para la
liquidacin de regala y/o compensacin que
aplica para el periodo liquidado.
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R = Porcentaje de regala y/o compensacin

establecido para el respectivo mineral por la Ley
141 de 1994, y Ley 756 de 2002 o las normas que
las modifiquen o sustituyan; o en los contratos
cuando este haya sido pactado en los mismos.

En la intranet de la Agencia Nacional de Minera

3. Cruzar informacin de Formularios de
Declaracin de Produccin y Liquidacin de
Regalas con los FBM.
4. Enviar copia de los formularios de declaracin
y liquidacin de regalas con los respectivos
comprobantes de pago presentados por el
titular minero, al Grupo de Regalas y
Contraprestaciones Econmicas, para
determinar la participacin y hacer la
transferencia de los respectivos recaudos al
Sistema General de Regalas SGR.
Aplicativo FISCALIZACIN se pueden consultar
las series histricas de precios base, fijados por la
UPME para la liquidacin de regalas por la
explotacin de minerales.
La informacin de produccin trimestral
declarada en los Formularios de Declaracin de
Produccin y Liquidacin de Regalas, debe ser
cotejada con la produccin reportada en los
formatos bsicos mineros (FBM) y dems
informes del contrato.
Los formularios de liquidacin y los
comprobantes de pago presentados por el titular
minero dentro del expediente del ttulo minero,
deben ser enviados al Grupo de Regalas y
Contraprestaciones Econmicas, para la
conciliacin en el libro maestro de la cuenta de
recaudo nacional de regalas de la ANM.
Estos formularios son indispensables para
identificar el ttulo minero, el mineral, el
municipio de origen, el trimestre, entre otros
datos necesarios para hacer la distribucin y
transferencia de los de los recursos consignados
por concepto de regalas recaudos a los
municipios y dems beneficiarios sealados en el
sistema general de regalas - SGR.

Durante el desarrollo de la visita en la mina:

5. Identificar y documentar el procedimiento de Revisar, evidenciar y documentar el
medicin de la produccin. procedimiento de medicin de la produccin,
requiriendo al titular copia de los soportes
exhibidos, con el fin de conciliar la informacin
relacionada en los Formularios de Declaracin de
Produccin y Liquidacin de Regalas.
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Para la identificacin y descripcin del

procedimiento empleado por el titular minero
para medir la produccin en boca-mina durante la
visita de inspeccin, se debe tener presente que
este procedimiento no se encuentra regulado en
el cdigo de minas ni en ninguna norma
especfica.

El procedimiento adoptado por los titulares

mineros es en extremo variable dependiendo del
tipo de mineral, mtodo de explotacin, sistemas
de manejo y transporte del mineral, volumen
producido, destino y uso posterior del mismo
entre otros factores propios de la empresa o
titular minero. Entre los tipos de procedimiento
que se pueden encontrar, estn los siguientes:
a) Medicin de produccin por balance de
inventarios. Frmula de movimiento de
inventarios:
P = (If - Ii + D)
Donde:
P: produccin en el periodo
If: inventario final
Ii: inventario inicial, y
D: despachos, salidas y/o ventas
b) Registros de bscula.
c) Registros estadsticos de viajes.
d) Registros de ingreso y/o salida del patio de
acopio o almacn de mineral.
e) Medicin volumtrica y densidad.
f) Bases de datos con registros unitarios de
produccin.
g) Registros de facturacin y ventas.
h) Libros de registros diarios de produccin.
i) Actas de produccin con operadores mineros.
6. Verificar y validar el procedimiento empleado No obstante que el procedimiento para medir la
por el titular minero para medir la produccin, es propio de cada titular o empresa y
produccin. hace parte de la autonoma empresarial prevista
en la ley minera, debe observarse que, cualquiera
que sea el procedimiento empleado, este le debe
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proporcionar a la autoridad minera una base de

informacin confiable, trazable y verificable que
d cuenta de manera clara y transparente de los
volmenes o cantidades de mineral producido.

En caso que el procedimiento no de garantas a la

Autoridad Minera, se deber requerir al titular
minero introducir en el procedimiento los
correctivos necesarios y recomendar y/o sugerir
la aplicacin de otro procedimiento si es del caso.
7. Establecer un punto de control para medicin El procedimiento debe estar soportado en
de la produccin en bocamina, el cual ser registros diarios de produccin, preservacin de
adoptado para la revisin de registros de libros y documentos, y sistemas de informacin
produccin en las siguientes Visitas de (bases de datos).
Fiscalizacin Integral.
Para las siguientes Visitas de Fiscalizacin
Integral, se debe identificar un punto de control
para la revisin de registros de produccin,
conforme con el procedimiento previamente
identificado.
8. Hacer la revisin de registros de produccin Durante la visita de inspeccin, se hace la revisin
para los trimestres seleccionados para la de los registros diarios de produccin desde el
visita. inicio hasta el ltimo da del trimestre declarado.

De los registros diarios se pasa a la base de datos

que soportan y consolidan los reportes mensuales
y trimestrales de produccin, con el fin de
comparar la conformidad de tales registros y su
consolidado con las declaraciones de produccin
y liquidacin de regalas presentadas a la ANM en
los formularios trimestrales correspondientes.
9. En el Acta de la Visita de Fiscalizacin Integral, En el acta se har una descripcin del
se dejara constancia de la informacin procedimiento, el punto de control adoptado y
levantada. los resultados de la revisin de los registros
diarios de produccin. Indicacin de la base de
datos que soportan y consolidan los reportes
mensuales y trimestrales de produccin.

Adems se debe manifestar la conformidad o no

de tales registros y su consolidado con relacin a
las declaraciones de produccin y liquidacin de
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regalas presentadas por el titular minero, las

cuales reposan en el expediente.
En el informe de Visita de Fiscalizacin Integral:
10. En el informe de Visita de Fiscalizacin Describir el procedimiento para la medicin de la
Integral se debe describir, validar y produccin en boca-mina empleado por el titular.
conceptuar sobre el procedimiento empleado
por el titular minero para la medicin de la La validacin consiste en que se debe garantizar a
produccin en boca-mina. la autoridad minera la trazabilidad adecuada,
para que pueda ser auditado peridicamente
durante las visita de fiscalizacin integral a la
mina, por cuanto esta es la base para la
declaracin, liquidacin y pago de las regalas por
la explotacin del mineral, presentados por el
explotador minero en los formularios previstos
para el efecto.

La trazabilidad del procedimiento debe estar

soportada en registros diarios de produccin,
preservacin de libros y documentos, mantenidos
mediante sistemas de informacin (bases de
datos) y/o archivos documentales.

En caso que el procedimiento no de garantas a la

Autoridad Minera, se deber requerir al titular
minero introducir en el procedimiento los
correctivos necesarios y recomendar y/o sugerir
la aplicacin de otro procedimiento, si es del caso.
11. Identificar las No Conformidades asociadas. Para documentar el tema en el informe de
fiscalizacin y los actos administrativos siguientes
a la inspeccin, se debe identificar el tipo de No
Conformidad correspondiente en la Matriz de
No Conformidades adoptada por el Proyecto de
Fiscalizacin y dispuesta en el Aplicativo de
Fiscalizacin Minera.
En las Visitas de Fiscalizacin Integral siguientes:
12. Peridicamente, hacer la revisin de registros Durante cada visita de fiscalizacin integral, se
de produccin y pago de regalas, hace la revisin de los registros diarios de
confrontando los registros con las cifras con produccin desde el inicio hasta el ltimo da del
la liquidacin y pago de regalas que han sido trimestre declarado, para comprobar la
presentadas ante la Autoridad Minera. conformidad de las cifras reportadas con los
soportes de sistemas o documentales. En cada
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inspeccin deben revisarse los trimestres

transcurridos desde la ltima revisin de registros
de produccin.

Se deben requerir soportes de los registros de

produccin, con muestras de informacin de
forma selectiva o aleatoria.
VERSIN FECHA DESCRIPCIN DEL CAMBIO
1 22/01/2016 Creacin

ELABOR REVIS APROB

Nombre: Albeiro Osorio Nombre: Marta Uribe Londoo Nombre: Javier Garca
Granados
Cargo: Coordinador PIN Cargo: Director Proyecto Cargo: Vicepresidente de
Fiscalizacin Seguimiento, Control
y Seguridad Minera

Fecha: Fecha: Fecha:

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