DescripcionArchivosGUIAENBA 197p.

DESCRIPCIN DE
ARCHIVOS
GUA DE AUTOAPRENDIZAJE
DANIEL MARTNEZ BONILLA
GUA DE
AUTOAPRENDIZAJE
DESCRIPCIN DE
ARCHIVOS
MODALIDAD DE EDUCACIN ABIERTA Y

A DISTANCIA
SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA

DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN
SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y
ARCHIVONOMA
MXICO, 2003
2
SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
SUBSECRETARA DE EDUCACIN SUPERIOR E INVESTIGACIN CIENTFICA
DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA
DESCRIPCIN DE ARCHIVOS
(SERIE GUAS DE AUTOAPRENDIZAJE)
MODALIDAD DE EDUCACIN ABIERTA Y A DISTANCIA
MXICO 2003
ASESOR PEDAGGICO: RAMN MONDRAGN SNCHEZ
PRODUCCIN EDITORIAL Y CORRECCIN DE ESTILO: IVONNE BAUTISTA CARMONA
3
CONTENIDO
INTRODUCCIN 6
OBJETIVOS GENERALES DE LA GUA 7
UNIDAD I DESCRIPCIN ARCHIVSTICA 8
I.1 EL PAPEL DE LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA EN LOS ARCHIVOS HISTORICOS 9

I.2 LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA 11
I.3 INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS 13
I.4 LAS NUEVAS TECNOLOGIAS EN LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA 17
UNIDAD II EL INVENTARIO 19
II.1 LA FUNCIN SUSTANCIAL DEL INVENTARIO 20

II.2 LAS CLASES DE INVENTARIO 22
II.2.1 INVENTARIO GENERAL 22
II.2.2 INVENTARIO DESCRIPTIVO 22
II.3 LOS ELEMENTOS DEL INVENTARIO 24
II.3.1 REA DE PROCEDENCIA 24
II.3.2 DATOS EXTERNOS O VOLUMEN 25
II.3.3 ASUNTO 25
II.3.4 FECHAS EXTREMAS 26
II.3.5 SIGNATURA 26
II.3.6 OBSERVACIONES 26
UNIDAD III EL CATLOGO 29
III.1 LA FUNCIN SUSTANCIAL DEL CATLOGO 30

III.2 LAS CLASES DE CATLOGOS 31
III.3 ELEMENTOS DEL CATLOGO 35
III.3.1 REA DE PROCEDENCIA 35
III.3.2 FECHAS 36
III.3.3 AUTOR Y DESTINATARIO 36
III.3.4 ASUNTO O MATERIA 37
III.3.5 DATOS ADICIONALES 37
UNIDAD IV LA GUA 40
IV.1 LA FUNCIN SUSTANCIAL DE LA GUA 41

IV.2 CLASES 41
IV.2.1 GUAS ESPECIALES 42
IV.2.2 GUAS GENERALES 42
IV.3 ELEMENTOS DE LA GUA 43
IV.3.1 NOMBRE DEL FONDO 43
IV.3.2 RESEA HISTRICA O PROCEDENCIA INSTITUCIONAL 43
IV.3.3 PERIDO 43
IV.3.4 VOLUMEN 44
IV.3.5 ORDENACIN 44
IV.3.6 DESCRIPCIN 44
IV.3.7 INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS 44
IV.3.8 FUENTES COMPLEMENTARIAS 44
IV.3.9 ARCHIVOS AFINES 44
4
UNIDAD V LA ISAD-G 48
V.1 CONTEXTO DE APLICACIN 49

V.2 REAS PROPUESTAS POR LA NORMA 51
V.3 ANALISIS DE LOS ELEMENTOS DE LA NORMA 51
CONCLUSIN 62
ANEXO 1 EVALUACIN DEL CURSO 63
BIBLIOGRAFA 65
APARTADO DE LECTURAS 66
NDICE DE LECTURAS 68
5
INTRODUCCIN
La descripcin archivstica es una de las reas bsicos se marcaron con un asterisco (*) y se
de la archivonoma que se ha estudiado en los encuentran en el apartado de lecturas; los
ltimos aos, sin que se haya llegado a un complementarios, sugiero los consigas, te
sistema de descripcin homogneo que sea sern de gran utilidad para reforzar tus
aceptado en cualquier medio o circunstancia. conocimientos.
En esta Gua, se hace nfasis en los archivos En esencia, la gua se ha estructurado de tal
histricos, sin embargo, debe quedar claro que forma para que el archivnomo se oriente,
la descripcin es utilizada en cualquier tipo de analice y construya conceptos, con el fin de
archivo como auxiliar en la recuperacin de la superar los problemas persistentes en plazos
documentacin-informacin. previsibles.
El presente material de autoestudio est Por ltimo, es conveniente observar que la

compuesto por cinco unidades divididas en informacin en la que est basada la gua, es
temas y subtemas respectivamente, enfocadas la que se plantea en la bibliografa, adems se
a las caractersticas de la descripcin y los hicieron sugerencias personales de acuerdo a
instrumentos que la conforman as como el las necesidades que tenemos, a fin de
anlisis de cada uno de ellos. Tambin se contribuir en la mejora de la Archivonoma. As
incluyen actividades que integran el que te invitamos a que investigues y participes
aprendizaje a travs de ejercicios e interactivamente para mejorar estos conceptos
investigaciones en cada unidad. y el futuro de esta rea.
Los textos que se recomiendan, estn
divididos en: bsicos y complementarios. Los
CORDIALMENTE
6
OBJETIVOS GENERALES DE LA GUA
AL TRMINO DE LA GUA, EL ALUMNO:
1. RECONOCER LA IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIN EN LOS ARCHIVOS HISTRICOS.
2. TENDR LOS CONOCIMIENTOS SUFICIENTES PARA IMPLANTAR LOS INSTRUMENTOS

DESCRIPTIVOS EN UN ARCHIVO HISTRICO.
EVALUACIN DIAGNSTICA
El siguiente cuestionario tiene la finalidad de explorar los conocimientos previos a esta asignatura. Si
existen temas que an no estn claros, identifcalos, analzalos y si tienes dudas comuncate con tu
asesor para que te oriente.
1 Explica, Qu es un Archivo Histrico?
2 Qu caractersticas debe tener la documentacin para ser de tipo histrico?
3 Cul es la finalidad del archivo histrico?
4 Qu es un fondo documental?
5 Qu son una seccin y serie documental?
6 Define brevemente la valoracin secundaria y explica sus fundamentos tericos
ENVA A TU ASESOR
7
UNIDAD I
DESCRIPCIN ARCHIVSTICA
OBJETIVO DE LA UNIDAD
AL TRMINO DE LA UNIDAD, EL ALUMNO:
1. RECONOCER LA IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIN DOCUMENTAL Y LOS

INSTRUMENTOS NECESARIOS EN LOS ARCHIVOS HISTRICOS.
8
I.1 EL PAPEL DE LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA EN LOS ARCHIVOS HISTRICOS
Hablar de descripcin en los archivos, es relacionar la informacin con los usuarios y lgicamente es
referirse al archivo histrico.
La Descripcin Archivstica y los acervos, se encuentran estrechamente vinculados, su relacin es

interdependiente, es decir, con la ausencia de uno de ellos el otro no existe.
Considerando que los archivos histricos son las instancias responsables de la conservacin y
difusin del patrimonio documental, su organizacin se efecta con estricto apego al principio de
procedencia y orden original, partiendo de las categoras: fondo, seccin, serie, subserie, etc.
Los archivos histricos tienen la finalidad de promover la documentacin, a travs de medios que
difundan, propicien la investigacin y el aprovechamiento educativo y cultural de estas instancias.
Una forma de hacerlo es por medio de publicaciones previamente elaboradas con el anlisis
exhaustivo del acervo.
Cuando se trata de documentos histricos de carcter pblico, estn a disposicin del pblico
interesado (derecho a la informacin), siempre y cuando se cubran ciertas caractersticas para su
acceso por parte del usuario y de la misma documentacin, teniendo como objetivo el acercamiento a
las fuentes adecuadas de investigacin.
El archivo histrico o documentacin histrica, representa el patrimonio de una institucin o de una

Nacin; refleja el pasado, costumbres, leyes; una serie de acontecimientos que marcaron la pauta
para forjar el presente y que hoy tenemos a la mano para conocer nuestra historia.
Los archivos histricos son una fuente inagotable de informacin que desafortunadamente por falta
de inters y recursos, con frecuencia se encuentran desorganizados y peor an en el olvido.
La descripcin archivstica busca, a travs de sus diferentes etapas e instrumentos, la difusin del
acervo, llegando as a lo que pretendemos: concientizar y otorgar la importancia que merecen los
archivos y todo el patrimonio documental.
Por ello nuestro afn de presentar y de recurrir a la realidad mexicana incomparable con la de otros
pases en el desarrollo de la Archivonoma, aunque s, retomando conceptos y argumentos que nos
apoyen como plataforma de lo que estamos tratando.
Por lo anterior, la Descripcin Archivstica debe ser el factor determinante y no slo el ms

importante, sino el nico camino para mejorar el paradigma de los archivos.
La descripcin de archivos, es una actividad que se ha dado casi de modo espontneo, pues la
necesidad social de tener pruebas o recordatorios de los acontecimientos la avalan. Por lo mismo,
est enfocada haca la difusin documental; en otras palabras, es lo esencial para accesar a la
informacin de forma rpida y oportuna.
La Descripcin Archivstica, es una rama de la Archivonoma que tiene el objetivo de enfatizar y/o de
dar a conocer la informacin de los archivos de la forma ms precisa y lgica posible, a travs de su
anlisis, ahorrando y optimizando recursos.
Sus antecedentes, se remontan a los ndices, registros e inventarios precarios, pero tiles e
indispensables para el momento en que fueron realizados y que hoy en da seguimos utilizando.
9
Los de Mxico provienen de la archivstica espaola (los de las culturas precolombinas fueron
destruidos o no se tienen grandes avances en la identificacin y/o en la traduccin de jeroglficos), y
retomados para implantarlos en el Archivo General de 1792 de la Nueva Espaa, (hoy Archivo
General de la Nacin).
Estos fundamentos estn expresados en diversas ordenanzas y Gunnar Mendoza nos dice que en
cuanto a la descripcin, la ordenanza 3 seala:
todos los tribunales y oficinas remitirn a su tiempo sus respectivos papeles con un ndice individual
y expresivo de lo que contenga cada legajo. Si no fuera posible formarlo tan circunstanciado, se har
por mayor pero siempre de modo que d bastante a conocer la naturaleza de los papeles que se
envan. " 1
De igual forma encontramos otras ordenanzas como la 26:
"se proceder con la mira de excusar toda la superfluidad, reduciendo los artculos a los menos que
fuera posible, sin perjuicio de la distincin conducente a declarar el contenido. Tal vez podr en pocos
renglones exponerse un expediente voluminoso de asuntos comunes y de poco monto, o un legajo
entero de documentos que no difieran unos de otros sino en los tiempos, lugares o personas; y tal
vez la importancia o singularidad de un documento breve exigir una declaracin ms extensa."2
Esto sin duda fue un gran avance durante el perodo de dominacin espaola, ms adelante, con los
diferentes movimientos socio-polticos del pas, no se da continuidad a esta actividad, los
movimientos de independencia y de la revolucin marcan la brecha y la agudizan cada vez ms,
restndole la importancia a los archivos, ya que estos se utilizaban en tiempos de guerra como
parapetos, perdindose gran cantidad de documentacin y la historia misma de un perodo
determinado de la Nacin.
As, la historia no ha sido muy favorable, de diversas formas se ha tratado de erradicar el problema
ms profundo: la concientizacin de archivistas, funcionarios y el sector social haca los archivos, a
travs de la creacin de organismos nacionales e internacionales que sesionan en cada pas, para
que los acervos sean organizados y difundidos.
A pesar de ello, la descripcin archivstica sigue siendo una de las reas poco estudiadas (y puesta
en prctica) como otras de la Archivonoma, debido a la heterogeneidad de los conceptos y principios
la han hecho poco difundida y contradictoria a la vez.
El problema latente, es que no hay recursos humanos suficientes (y disponibles) para llevar acabo
esta labor, los que existen la realizan bajo las necesidades persistentes o por una " costumbre " que
fue impuesta, acumulando prdida de tiempo y desperdicio de los recursos.
A pesar de ello, la descripcin archivstica tiende a evolucionar favorablemente, la globalizacin en

que estamos inmersos nos obliga a que en un futuro mediano los archivos histricos sean difundidos
sin fronteras.
1
Mendoza Gunnar. Problemas de la ordenacin y descripcin de Archivos Histricos en Amrica Latina. ALA
pg. 29
2
op. Cit.
10
I.2 DESCRIPCIN ARCHVSTICA
La Descripcin de Archivos, es una parte de la Archivonoma, en donde se analiza la documentacin

en diferentes niveles, ya sea en menor o mayor grado. Es una actividad que se lleva a cabo en
cualquier fase de la documentacin o para cualquier tipo de archivo, sea de trmite, concentracin,
histrico o archivos especiales.
Los antecedentes de la Descripcin, se remontan a las antiguas civilizaciones, quienes establecieron

diferentes mtodos de control, originando una incipiente descripcin pero tan necesaria e importante
como la actual.
Europa, por ser el "viejo continente", cuenta con una larga tradicin en organizacin y conservacin
archivstica. En esta tradicin destacan pases como, Francia, Holanda, Espaa, Alemania, etc., que
fueron algunos de los primeros que se preocuparon por establecer lineamientos factibles para
reestructurar los grandes volmenes. De esta forma, la tendencia europea comenz a establecer
teoras y manuales prcticos que orientaron el desarrollo de las actividades archivsticas.
Con respecto a Amrica, la teora archivstica toma auge en el siglo pasado y retomando la
experiencia europea, se aplican y desarrollan conceptos nuevos que estn relacionados con los
problemas reales de sus instituciones.
"En contraste con la normalizacin del mundo bibliotecolgico, los archivistas y curadores de
manuscritos, aceptaron que cada repositorio decidiera aplicar o no los principios archivsticos
bsicos. En los hechos, la procedencia no produjo resultados idnticos en todos los archivos pblicos
y los inventarios no tuvieron el mismo formato y terminologa en todas las sociedades histricas. Esta
diversidad fue considerada como una consecuencia inevitable del carcter nico de los fondos de
cada repositorio." 3
Este problema acotado por Miller, es uno de los que hasta hoy en da ataca a muchos de los pases,
tanto americanos como del resto del mundo, sin embargo se trabaja de diversas formas a fin de
establecer una homogenizacin por lo menos de terminologa.
A continuacin vemos algunas definiciones.
La descripcin archivstica constituye la parte central del trabajo realizado en los archivos histricos,
su principio fundamental es el de dar a conocer y difundir la documentacin-informacin que se
encuentra en l.
Para Mara Teresa Dorantes: "...la descripcin debe entenderse como la aplicacin metodolgica de
la ciencia archivstica que contiene todos los elementos en la organizacin profesional de los archivos
para hasta entonces, describirlos en sus diferentes niveles respetando y protegiendo su procedencia
y orden original."4
Para Jos Ramn Cruz Mundet la Descripcin Archivstica es: "...una tarea primordial del quehacer
archivstico y una consecuencia ineludible de la organizacin de los fondos, encaminada a poner los
documentos en servicio, es decir, hacer de ellos un til disponible para la sociedad."5
El trmino "Descripcin", fue acuado por el Norteamericano Theodore Schellemberg6 y nos dice lo
siguiente (citado por Mara Teresa Dorantes):
3
Ordenacin y descripcin de archivos. Fredick M. Miller. pg. 29
4
Dorantes Ma. Teresa. Los instrumentos de descripcin archivstica y su aplicacin en el Archivo Histrico del
Edo. de Mex. VII Congreso Nacional de Archivos. Pg. 111
5
J.R. Cruz Mundet. Manual de Archivstica. Pg.225
11
"...la descripcin es la tarea archivstica que engloba las diversas y variadas actividades realizadas
por el archivero, para organizar y elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos."7
NOTA: EL TRMINO QUE SE HA ADOPTADO, ES ARCHIVSTICA Y SE UTILIZA EN ALGUNAS OCASIONES COMO

SINNIMO DE ARCHIVONOMA Y EN OTROS SE CONSIDERA QUE LA ARCHIVONOMA ES PARTE DE LA
ARCHIVSTICA O VICEVERSA PARA EFECTOS DE ESTA GUA, SE UTILIZAR ARCHIVSTICA, COMO UNA PARTE
DE LA ARCHIVONOMA EN LA DESCRIPCIN DE ACERVOS.
Englobando los conceptos anteriores, Descripcin Archivstica es:
Una parte de la Archivonoma que consiste en la organizacin, anlisis y sntesis de uno o varios
documentos (una pieza documental, una serie, una seccin o un fondo) con la finalidad de enunciar o
de dar a conocer el contenido de estos para su difusin.
ACTIVIDAD INTEGRADORA
Es muy importante que para comprender mejor estos conceptos, revises las lecturas que te
recomendamos, ya que en esta materia se encontraran conceptos contradictorios y por tal motivo
hemos escogido las lecturas para cada tema y de diferentes autores para que los analices y rescates
lo ms importante de cada uno.
De las lecturas relacionadas con los temas anteriores, elabora un resumen general, destacando las
caractersticas principales del tema.
ENVA A TU ASESOR
6
El trmino se ha empleado desde hace mucho tiempo atrs, sin embargo Schellemberg lo adopta y lo teoriza.
7
Dorantes Ma. Teresa. La norma internacional de descripcin archivstica y su aplicacin en la organizacin del
A.H.E.M. VII Congreso Nacional de Archivos. Pg. 106.
12
I.3 LOS INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
La Descripcin Archivstica se ha aceptado como un conjunto de principios que deben regular,

controlar y dar a conocer o difundir el acervo de un archivo histrico.
Para el apoyo de este proceso se han establecido lo que conocemos como Instrumentos
Descriptivos. Estos varan en nombre y caractersticas de un pas a otro y de una regin o estado,
aunque tienden a tener la misma funcin.
En esta gua los abordaremos de manera concreta recomendando lecturas para complementar lo
descrito.
Generalmente se utiliza el trmino Instrumentos Descriptivos, para definir a aquellos elementos

necesarios de la descripcin documental. Tambin se les conoce como instrumentos de consulta y en
algunos casos como instrumentos de control, enfatizando, que el control interno es para el archivo y
ser de consulta para el investigador o usuario externo.
Los instrumentos descriptivos son interdependientes de la descripcin y as lo vemos en el siguiente

cuadro:
DESCRIPCIN ARCHIVSTICA
INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
PRINCIPALES AUXILIARES O SECUNDARIOS
INVENTARIO CATLOGO GUA NDICE REGISTRO CENSO
ISAD (G)
A.- INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS PRINCIPALES
Son aquellos que tienen la finalidad de proporcionar al usuario, toda informacin relevante, objetiva y
lgica que sintetizada explica el origen, la procedencia y caractersticas especficas de un fondo,
seccin, serie o piezas documentales.
A1.- INVENTARIO
Es la descripcin de documentos o series documentales; generalmente se utiliza para describir a

grandes rasgos el contenido de las series sin caer en un anlisis profundo.
"El inventario describe las unidades que componen las series documentales, dispuestas segn el
orden que tienen en el cuadro de clasificacin y reproduciendo su estructura."8
8
Mundet, Cruz. Manual de Archivstica. Pg. 276.
13
A2.- CATLOGO
Es la descripcin detallada de series documentales tomando como origen el documento o expediente,

segn sea el caso.
"El catlogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente, as en sus caracteres internos como los
externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y las unidades archivsticas (expedientes),
seleccionadas segn criterios subjetivos (por su valor histrico para una exposicin, publicacin...).
Dada su naturaleza pormenorizada no puede aplicarse a una agrupacin documental (fondo, seccin
y serie), salvo que sea muy pequea, sino a grupos de documentos que presenten un inters
especial (mapas, sellos, pergaminos...) y limitados a un periodo cronolgico concreto."9
Considerando que el catlogo es una descripcin minuciosa de los documentos, no quiere decir que
se analizar documento por documento de un acervo, ya que de hacerlo ser una labor interminable
por que gran porcentaje de los archivos histricos en Mxico estn desorganizados.
Cabe hacer la aclaracin, que los catlogos se realizan sobre algn tema o personaje en particular.
A3.- GUA
Instrumento que describe en forma sintetizada, los fondos de un archivo histrico tomado en cuenta
sus caractersticas generales previamente analizadas, as como su vinculacin con otros archivos.
Pueden existir guas de fondo como se analizar en la unidad correspondiente.
La gua es el ms amplio de los medios o instrumentos de publicidad y descripcin que de ordinario

hace uso el archivo. Ofrece a los interesados un panorama general del mismo, poniendo a su alcance
datos de inters referentes a la propia institucin, tales como creacin, historia, servicios de que
dispone, bibliografa, etc., y, junto a estos, una informacin general de los fondos que conserva a
travs de la enumeracin y descripcin de las diversas secciones en que su organizacin se
estructura."10
A4.- ISAD-G
General International Standard Archival Description o Norma Internacional De Descripcin

Archivstica, como se ha traducido al idioma espaol.
Nombre que se le ha dado a un conjunto de elementos o parmetros que deben extraerse de los
documentos de los archivos histricos para la descripcin, con el fin de que estos sean difundidos a
nivel internacional a travs de caractersticas similares.
La ltima unidad est dedicada al anlisis de la norma.
B.- INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS AUXILIARES O SECUNDARIOS
Son aquellos que orientan al usuario a encontrar informacin de un acervo pero que sin embargo,
estn descritos de forma muy general y hacen referencia a un tema muy especfico, por ejemplo un
lugar, un hombre, un archivo, etc.
9
Op. Cit. Pg. 282
10
Tamayo Alberto. Archivstica, Diplomtica y Sigilografa. Pg. 38 y 39.
14
B1.- NDICE
Instrumento que funge como auxiliar de la descripcin, con la finalidad de apoyar a la bsqueda de
algn lugar, nombre o fecha en particular.
T. Schellemberg afirma que los ndices son tiles para indicar "...el lugar dentro de los documentos
donde puede encontrarse informacin sobre citados temas."11
El mismo autor contina diciendo:
"Los ndices son el mejor medio para proporcionar informacin sobre determinadas materias,
cualquiera que sea la unidad documental. Son el medio por el cual se da a conocer informacin
acerca de personas y lugares."12
Frecuentemente los ndices nos auxilian para localizar nombres propios de personas, lugares
geogrficos o aos determinados.
Por su parte, Antonia Heredia dice:
"Los ndices informan sobre nombres de personas, lugares o materias ordenados alfabticamente
para su inmediata localizacin en la gua, en el inventario, en el catlogo. La indizacin es tarea
comn con respecto a cualquiera de los instrumentos mencionados."13
B2.-REGISTRO
Auxiliar que describe de manera somera y breve a los volmenes que se encuentran en un archivo,
sin especificar datos relevantes de la informacin contenida.
"...es de gran valor, ms para el archivero que para el investigador. Se trata del registro que es una
relacin topogrfica que enumera las unidades de instalacin por orden de ingreso. Insisto en que se
refiere a los legajos, a los libros, a las carpetas, no a las unidades o agrupaciones documentales
(seccin, serie, pieza). Su finalidad es fundamentalmente de control..."14
B3.-CENSOS
Son conocidos tambin como censos-gua.
Es un instrumento que define y difunde el total de archivos de un pas o regin determinada,

presentando de forma general sus caractersticas externas.
Este instrumento proporciona informacin amplia tanto por el mbito geogrfico que abarca, como
por la cantidad de aspectos que recoge, aunque lo hace de manera genrica."15
11
Schellemberg, T.R. Tcnicas de Descripcin de Archivos. Pg. 103
12
Op. Cit.
13
Heredia Antonio. Manual de Instrumentos de Descripcin Documental. Pg.99
14
Op. Cit.
15
Mundet, Cruz. Manual de Archivstica. Pg 272
15
LECTURAS RECOMENDADAS
1. Archivo General de la Nacin. Memoria del VII Congreso Nacional de Archivos. Mxico 1996. p.p.
111-116. (*)
2. Cruz Mundet Jos R. Manual de Archivstica. 2. ed. Madrid 1996. p.p. 255-260
3. Schellemberg T.R. Tcnicas Descriptivas de Archivos. Crdoba 1961. p.p.103-117. (*)
4. Hodson J.H. The Administration of Archives. Great Britain 1972. p.p. 119-135 (*)
5. Heredia H. Antonia. Archivstica General, Teora y Prctica. Espaa 1988. p.p. 296-317 (*)
6. Heredia H. Antonia. Archivstica General, Teora y Prctica. Espaa 1988. p.p. 391-415 (*)
7. Heredia H. Antonia. Manual de Instrumentos de Descripcin Documental. Sevilla 1982. p.p. 98-
103.
16
I.4. LAS NUEVAS TECNOLOGAS EN LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA
Desde pocas remotas, el hombre ha tenido la necesidad de hacer ms fcil sus labores, creando
"herramientas nuevas" que le permitan su desarrollo o evolucin como ser pensante.
La tecnologa ha ocupado un lugar relevante para el progreso de las sociedades, ha significado un

cambio constante y permanente en el ltimo siglo; de igual forma es un factor determinante para el
crecimiento social y econmico de los pases, que sin duda repercute en el desarrollo educativo y
cultural de la misma nacin.
De tal forma que no es de sorprenderse, que en pases desarrollados sus archivos, bibliotecas,
centros documentales, etc. Se encuentren organizados, tengan los recursos necesarios y cuenten
con la tecnologa suficiente para difundirlos y hacerlos prsperos.
En Mxico, son pocos los archivos que tienen sus documentos (acervo) automatizados, algunos de
forma muy general con bases de datos y otros que se encuentran almacenados en discos pticos
(digitalizados).
Hace poco tiempo, el microfilm representaba un ahorro de espacio y resultaba ser tecnologa de
punta -algunas personas todava as lo consideran-, sin embargo actualmente con los pasos
agigantados de las computadoras y software que se introducen al mercado cualquier tecnologa de
hoy maana ser obsoleta.
La importancia que desempea la tecnologa aplicada en la descripcin de archivos, hace que el

acceso hacia la informacin soportada en los documentos sea localizada de forma gil y eficiente,
ahorrando as el recurso tiempo y consecuentemente el econmico.
Los medios tecnolgicos, se pueden emplean de diferentes formas como se mencionaban

anteriormente; listados, inventarios y catlogos simples en hojas de clculo, bases de datos,
programas, software especiales para administrar documentos incluyendo lo anterior con imgenes
digitales o bien que puedan ser consultados por la red; de ello depender el uso, las necesidades, el
volumen documental y sobre todo el costo que implica, a razn de que los pases en desarrollo como
Mxico se ven en la necesidad de comprarla a los que la producen generando desigualdad y
desventaja econmica por el desfasamiento tecnolgico.
Para los archivos histricos los medios tecnolgicos, representan la preservacin de la memoria de la
humanidad, en el sentido de que si los documentos se utilizan fsica y constantemente sin ningn
cuidado (como en muchos casos se consultan sin proteccin lo maltratan, fotocopian, se los roban,
etc.) tienden a deteriorarse y perderse posteriormente sin ningn remedio a menos que se les de
tratamiento de conservacin y/o restauracin, implicando un costo mayor.
Cuando se planee implantar tecnologa en un archivo, es importante valorar en primer lugar, si es

realmente necesaria, si es la mejor opcin en cuanto a lo que se ofrece en servicio, cualidades y
calidad. En segundo lugar, el costo competitivo y si el equipo se puede actualizar.
Para concluir esta unidad, el siguiente cuadro representa a la Descripcin Archivstica, como el
enlace entre la historia y el usuario o investigador.
17
DOCUMENTACIN DESCRIPCION ARCHIVO
HISTRICA ARCHIVISTICA HISTORICO
TECNOLOGIA
INSTRUMENTOS
DESCRIPTIVOS DIFUSIN
PUBLICACIONES
USUARIOS
ACTIVIDADES INTEGRADORAS
I. Elabora un resumen de 5 cuartillas como mnimo, explicando, la importancia de la descripcin en

los archivos histricos. As mismo, en el resumen, agrega tus comentarios, si consideras pertinente la
venta de informacin histrica y bajo qu trminos o condiciones sera lo adecuado.
II. Elabora un ensayo, describiendo la importancia, trascendencia y aplicacin de los medios

tecnolgicos en la descripcin de archivos, as como su impacto en la sociedad mexicana, (por lo
menos 5 cuartillas).
III. Investiga y analiza las disposiciones jurdicas de 5 aos atrs, sobre documentos electrnicos
(especifica en un cuadro el nombre de la ley, decreto, acuerdo, etc., seala los artculos y la
disposicin que se emite) y en el mismo cuadro agrega tus comentarios.
ENVALO AL ASESOR
LECTURAS RECOMENDADAS:
1. Efren Sigel, et. al. Libros Bibliotecas y Electrnica. Ed. Edamex

2. Cruz Mundet Jos R. Manual de Archivstica. 2. ed. Madrid 1996. p.p. 299-312. (*)
3. El peridico regional (diario local) en la seccin de tecnologa
4. Revistas sobre sistemas y tecnologas
5. Consejo Internacional de Archivos. Gua para la Administracin de Documentos Electrnicos
desde la Perspectiva Archivstica. A.G.N. Mxico 1999. p.p. 31-46 y de la 25-30 (*)
18
UNIDAD II
EL INVENTARIO
OBJETIVOS DE LA UNIDAD
AL TRMINO DE LA UNIDAD EL ALUMNO:
1. IDENTIFICAR LOS TIPOS DE INVENTARIO.
2. DESCRIBIR LOS ELEMENTOS QUE CONFORMAN A LOS INVENTARIOS.
Dentro del plano de la Descripcin Archivstica, De esta forma, la identificacin en los archivos
los instrumentos juegan un papel principal, sin histricos, constituye el nico camino para
ellos la descripcin no existe. difundirlos; partimos de lo general con el
inventario, posteriormente con el catlogo, la
Para llevar a cabo tal actividad, es importante gua y por ltimo la aplicacin de una norma
establecer un sistema planeado que tenga internacional como es la ISAD-G, que se
como resultado la optimizacin de recursos y concibe como la estandarizacin en materia
que en un mediano plazo sean aplicables los descriptiva para todos los pases miembros del
diversos instrumentos descriptivos sin tener Consejo Internacional de Archivos (ICA).16
que repetir actividades que en un momento ya
fueron realizadas. Anteriormente se mencion, que los
inventarios describen lo general, es decir
La planeacin en un sistema de Descripcin, series documentales. A travs de estos, se
debe tener un objetivo y un enfoque en motiva al investigador a indagar y participar de
prospectiva, ver los problemas a los que se alguna forma en la descripcin (catlogo) de la
podra enfrentar, prevenirlos en vez de documentacin que no ha sido analizada; sino
resolverlos, ya que pueden "amontonarse" y fuera de esta forma, cunto tiempo tardara el
del problema inicial surgirn varios problemas personal de archivo en analizar una serie
con soluciones a largo plazo. documental? De ah que sea una planeacin
netamente Archivstica, detallando los
La Descripcin planeada debe hacerse lgica parmetros para describir, las proyecciones,
y objetivamente, siempre con una visin los obstculos y el resultado final.
holstica, tomando como antecedente y base,
el sistema global de informacin en el que
estamos inmersos y no quedar fuera del
contexto.
16
International Council on Archives
19
II.1. LA FUNCIN SUSTANCIAL DEL INVENTARIO
Los inventarios cumplen dife12rentes funciones. Sus caractersticas as como su estructura sern de
acuerdo a las necesidades.
Existen inventarios para recursos materiales, humanos y documentales.
* Los de Recursos materiales, describen, mobiliario y equipo,

* Los de recursos humanos, caractersticas del personal y,
* Los documentales, series que conforman las secciones de un fondo.
Partiendo de lo anterior, nos damos cuenta que la parte sustancial de los Acervos Histricos es la
Descripcin, de ella depende la eficiencia de los servicios, la gil recuperacin de la informacin y la
difusin que se realice a partir de ese momento.
En Mxico, la Descripcin es un rea poco estudiada, que ha dado como resultado un escaso inters
o desconocimiento de los Archivos (a partir de 1999, organismos internacionales se han promulgado
por el apoyo y rescate de los archivos histricos), aadiendo a esto la nula o mnima existencia de
instrumentos descriptivos dentro de los mismos, por lo cual el "uso" se limita solo a especialistas o
investigadores de un tema especfico y que terminan realizando el catlogo documental de un tema
en particular.
Lo anterior es un problema comn, derivando que el usuario de la informacin pierda inters en su

objetivo principal y que concluya precipitadamente su trabajo sin explorar y explotar las fuentes
primarias.
Por tal razn, vale la pena contar con instrumentos que auxilien al usuario y sea orientado haca los
diversos caminos de su investigacin.
Como instrumento de Descripcin, el inventario constituye la esencia o el inicio con lo que deben
contar todos los archivos. Permite conocer el acervo a grandes rasgos; de esta forma para el usuario
es una herramienta de consulta y para el archivnomo una herramienta de control.
Los inventarios:
Son la mejor forma de conocer el acervo documental sin tener la necesidad de visitarlo fsicamente, y
de igual forma es una manera general de presentar la historia que encierran las series de un fondo.
Para un usuario con poca experiencia en archivos, suelen ser la mejor herramienta para introducirse
al mundo histrico.
Indudablemente, la funcin sustancial del inventario, es servir como un instrumento de control desde
el archivo administrativo y como un instrumento de consulta en el Histrico, logrando el objetivo de
toda unidad documental que es: eficientar el servicio.
Para comprender mejor la funcin del inventario, analizaremos los siguientes conceptos que retoma
Antonia Heredia de otros autores:
"Carmen Crespo nos dice que: "inventario es la relacin sistemtica ms o menos detallada de todos
y cada uno de los elementos que forman un fondo, serie, etc."
Por su parte Schellemberg afirma que: "el inventario es un asiento que se hace de las series
documentales dentro de un grupo documental o de una coleccin de papeles privados."
20
El profesor Aurelio Tanodi: "El inventario es una descripcin exacta y precisa de todo el material que
conserva un archivo." Y el profesor Manuel Vzquez: "Inventario es una descripcin exacta y precisa
de toda la documentacin de un archivo, cuyos asuntos se ordenan siguiendo el orden de la
archivala y tiene como fin principal dar constancia de la documentacin y como fines secundarios la
bsqueda, control y estudio del acervo documental."17
Para los anglosajones, el concepto de inventario es:
" inventory
Synonymous wich list, which is the preferent term."18
Como podemos darnos cuenta, al analizar los anteriores conceptos encontramos similitud en algunos
y otros que son complementarios.
Para efecto de tener un concepto que abarque los antes citados, INVENTARIO es:
LA DESCRIPCIN SISTEMTICA DE LAS SERIES DOCUMENTALES DE UNA DETERMINADA

SECCIN O FONDO, TOMANDO COMO PARMETRO EL ANLISIS GENERAL DE DICHA
DOCUMENTACIN.
17
Heredia Antonia. Instrumentos de Descripcin Documental pg. 336
18
Manual of archival description. Michael Cook. Ed. British library board. 1993.g.b.. pg. 263
21
II.2. LAS CLASES DE INVENTARIOS
Los inventarios, permiten el acercamiento al acervo y para ello se dividen en:
1. Inventarios generales
2. Inventarios descriptivos
II.2.1. INVENTARIO GENERAL
Comnmente este tipo de inventario resulta poco usual para la bsqueda de informacin de una
investigacin, si se cuenta con uno ms completo, este fungira como un secundario.
Este tipo de inventario enlista las series de una seccin y no cuenta con descripcin de las mismas.
En archivos administrativos son utilizados con frecuencia como un medio de control, para la
eliminacin de documentos o para transferirlos a otra unidad a fin de evitar la saturacin de espacios.
Los inventarios generales deben tomarse como instrumentos de primera instancia, ya que llegan a
ser similares a un registro solamente.
Los inventarios pueden ser tan completos como se requiera. En Mxico los utilizamos para conocer
de forma general lo transferido o que estuvo en una fase inactiva antes de pasar a ser del dominio
pblico, utilizando los elementos necesarios y convenientes siempre y cuando nos remita con la
suficiente confiabilidad haca lo requerido.
II.2.2. INVENTARIO DESCRIPTIVO
Este tipo de inventario, da a conocer ms informacin de una serie, aunque debemos aclarar que si la
especificacin es ms completa que un inventario general, no cae en especificaciones como las que
tendra un catlogo. De hecho en algunas lecturas encontrars que se hace referencia al inventario
analtico, el cual es un sinnimo de un catlogo documental (para complementar esta informacin
revisa las lecturas recomendadas).
Los Inventarios Descriptivos, son los ms usuales en los archivos histricos, as tambin son los que
se recomiendan, sus elementos pueden variar de acuerdo a las necesidades de bsqueda y
recuperacin de la informacin.
Retomando nuevamente la teora espaola, Antonia Heredia dice sobre el inventario:
"Es el instrumento que describe todas las series documentales de cada fondo o seccin de archivo,
guardando la relacin con su origen y remitiendo la localizacin al nmero de orden de la unidad de
instalacin en el depsito."19
De esta manera, los inventarios deben ser instrumentos que precisen de forma general las series de
una seccin.
La descripcin en los inventarios debe estar basada en los principios fundamentales de toda
ordenacin y organizacin.
Debe quedar claro que en el inventario debe definirse lo que se conoce como DESCRIPCIN
COLECTIVA, que es la descripcin de las series en su conjunto.
19
Op cit.
22
Shellenberg seala en su libro Management of Archives, que la descripcin colectiva, pretende
sealar de forma general una parte del archivo, en lugar de describir expediente por expediente o por
documento (que sera imposible) los describe en su conjunto.
23
II.3. LOS ELEMENTOS DEL INVENTARIO
Como se ha mencionado, el inventario es el instrumento con el que se inicia la descripcin

Archivstica, por lo tanto es muy importante que contenga los elementos o parmetros necesarios que
engloben la informacin objetivamente.
Los elementos del inventario, estn basados en las necesidades de uso. Los nombres que se les han
dado en muchos de los casos se han adoptado de diferentes pases; los que utilizaremos en esta
unidad son los ms empleados en los archivos mexicanos por ser ms prcticos.
II.3.1. REA DE PROCEDENCIA
Al hablar de procedencia, nos referimos a la identificacin u origen de los documentos, es decir de

donde provienen, con el fin de determinar a travs de la agrupacin de series, la formacin de
secciones y el fondo. Si se tiene conocimiento del origen, solamente se identifica.
Debe quedar claro que este punto puede llegar a ser el ltimo cuando se ha armado el total de una
seccin o un fondo y se desconocen los antecedentes de la documentacin.
El rea de procedencia de donde se origina la documentacin a identificar, est vinculada

primeramente con la seccin o secciones y a su vez estas con el o los fondos.
Para comprender mejor estos conceptos, los analizamos brevemente.
Los fondos documentales, estn comprendidos como la totalidad de documentos producidos por una
institucin y que han sido previamente valorados para llegar a ser histricos, y los cuales pueden o no
estar organizados.
Los fondos, no solamente son de una institucin, tambin existen de personajes, entidades y
familias, sin que se llegue a alterar por ello su nombre o la descripcin en el inventario, (para estos
tipos de fondos existe una norma internacional para su descripcin la ISAAR que al igual que la
ISAD-G tiene elementos propios que dependen de las caractersticas de la informacin).
En cuanto a las secciones, son subdivisiones de un fondo, que a su vez estn integradas por el
conjunto de series.
Sobre las secciones, Vicenta Corts nos dice:
"Son agrupaciones documentales reunidas en atencin a su origen integradas por los papeles
procedentes de una institucin o divisin administrativa importante con su organizacin y fines
conocidos."20
Por lo que respecta a las series, como su nombre lo indica, es una secuencia de expedientes con
asuntos similares derivados de un trmite administrativo.
Las series documentales, tienen el objetivo de integrar asuntos semejantes a fin de no perder el
principio de procedencia y orden original.
Para esto, Fredick M. Miller dice:
20
Corts Alonso Vicenta. Observaciones sobre los archivos. Pg. 51
24
"Generalmente las colecciones y las series son mantenidas tal como fueron recibidas. Los fondos de
archivos y manuscritos son organizados y descritos a un nivel general, de acuerdo a las estructuras
administrativas establecidas (para archivos) o por los nombres de individuos o familias (para
manuscritos)."21
Bajo estos conceptos generales, esperamos que sea claro que la procedencia en un inventario es el
elemento inseparable ya que ser la gua para el control y apoyo fundamental en una investigacin.
II.3.2. DATOS EXTERNOS O VOLUMEN
Como segundo elemento, son los datos externos.
Representan lo cuantificable, es decir corresponden al consecutivo o cantidad de cajas y expedientes

de una serie documental y que se encuentra relacionado con el volumen, es decir los metros lineales
que ocupa (el volumen se mide en metros cbicos para cuestiones de espacio, cuando se habla de
volumen documental tambin se refiere al espacio ocupado -cantidades en metros lineales) de
acuerdo al tamao de las cajas y a los expedientes por su grosor.
TRATNDOSE DE UN VOLUMEN O SERIE PEQUEA, EL INVENTARIO PUEDE TOMAR COMO

REFERENCIA EL EXPEDIENTE O PIEZA DOCUMENTAL (VER UNIDAD 3).
II.3.3. ASUNTO
Es el tercer punto que debe contener el inventario, dentro del cual se har la descripcin de las
series, considerando lo siguiente:
1. Que las series documentales estn conformadas por expedientes o piezas, que comparten
semejanzas o caractersticas similares en informacin (el soporte puede ser diferente), formando un
asunto general.
2. El conjunto de estos asuntos forman a la serie.
As lo vemos en el siguiente cuadro:
SERIE DOCUMENTAL
ASUNTO GENERAL ASUNTO GENERAL
PIEZAS DOCUMENTALES PIEZAS DOCUMENTALES
El asunto o tema a describir, es la esencia de todo instrumento, permite la rpida y sencilla

recuperacin de la informacin. Qu pasara si no describimos el asunto? Cules seran las
repercusiones?
En el inventario, el elemento "asunto" es indispensable, ya que gracias a su especificacin el

archivnomo o investigador pueden accesar a la informacin requerida.
21
Ordenacin y descripcin de archivos y manuscritos. Fredick M. Miller. pg. 33
25
II.3.4. FECHAS EXTREMAS
Dentro de este rubro, se considera el perodo que comprende una determinada serie documental y en
general todos los asuntos que se comprenden dentro de una seccin.
Las fechas extremas deben especificar el lapso que abarca cierta documentacin que se inventara.
Especficamente, se refiere a la primera y ltima fecha que aparece en la documentacin, tomando el
ao ms antiguo como el primero y el ms actual como el ltimo, ejemplo;
CONTRATOS 1934-1938
Siendo, CONTRATOS el asunto y 1934-1938 las fechas extremas.
La finalidad de especificar las fechas extremas es:
1. Que el archivnomo tenga el conocimiento de la documentacin generada, estableciendo el control

preciso en la organizacin fsica, (se relaciona directamente con el volumen.
2. Para el usuario de la informacin, conozca y precise el perodo a investigar sin divagar.
II.3.5. SIGNATURA
Tambin se le conoce como clasificacin o ubicacin topogrfica y como cdigo de acceso.
Es el lugar fsico que ocupar la documentacin que se ha inventariado y que corresponder a la

descripcin de la estantera en donde se ubique.
Esta ubicacin es tan especfica como se requiera, refirindonos a la documentacin histrica deber
ser muy precisa a fin de evitar posibles confusiones con otra documentacin parecida.
La ubicacin fsica o topogrfica, es empleada de igual forma en los catlogos, permitindonos el

acceso real a la informacin.
Para llevarla acabo, nos auxiliamos de otros componentes como es la identificacin a travs de
etiquetas y todo lo dems que estimemos necesario.
II.3.6. OBSERVACIONES
Con lo que respecta al elemento observaciones, nos da una amplia variedad o tolerancia en
anotaciones que en los otros elementos no se hicieron.
En esta rea se pueden dirigir comentarios que no se haban contemplado, desde caractersticas de
la documentacin, relaciones con otras series, etc.
Se puede considerar como notas que en su momento otros instrumentos como la Norma
Internacional lo llama "notas del archivero".
Como elemento complementario, se incluyen lo que son las notas adicionales, que son quin realiz
el inventario, si alguien lo revis, el nmero de hojas, etc.
26
ANEXO
FORMATO PARA INVENTARIO
REA DE PROCEDENCIA
(FONDO)
(SECCIN)
N CAJA ASUNTO (NOMBRE DE FECHAS EXTREMAS SIGNATURA OBSERVACIONES
LA SERIE UBICACIN FSICA
NOTAS ADICIONALES
27
Para finalizar esta unidad, vemos las siguientes ventajas y desventajas que presenta un inventario
documental:
VENTAJAS DESVENTAJAS
1. ES EL PRIMER INSTRUMENTO 1. ANUNCIA A GRANDES RASGOS EL

DESCRIPTIVO QUE SE DEBE HACER EN UN CONTENIDO DEL ACERVO
ACERVO HISTRICO. 2. LA DOCUMENTACIN EN MUCHAS
.2. PERMTE UN ACERCAMIENTO GENERAL OCACIONES SE ENCUENTRA DISPERSA Y
ENTRE EL ARCHIVNOMO, LA DEBE SER REORDENADA.
DOCUMENTACIN Y EL USUARIO. 3. PARA EL INVESTIGADOR LLEGA A
3. ES UN INSTRUMENTO DE CONTROL REPRESENTAR PRDIDA DE TIEMPO, YA
PARA EL ESPECIALISTA DE ARCHIVOS. QUE L ES EL QUE DA CONTINUIDAD A LA
4. REPRESENTA UN APOYO DE CONSULTA REORGANIZACIN A TRAVS DE LA
PARA EL INVESTIGADOR. ELABORACIN DEL INVENTARIO O DE UN
CATLOGO.
De acuerdo a lo ledo en esta unidad y las lecturas recomendadas, realiza las siguientes actividades:
a) Explica, cul es la funcin y objetivo del inventario?
b) Disea un formato tipo de inventario para un archivo histrico, considerando la compatibilidad con
otros acervos.
c) Explica cada uno de los elementos del inventario propuesto y elabora 10 ejemplos de descripcin
con el nuevo formato.
ENVALO AL ASESOR
LECTURAS RECOMENDADAS PARA LA UNIDAD:
1. Heredia H. Antonia. Manual de Instrumentos de Descripcin Archivstica. p.p. 27-77

2. Tamayo Alberto. Archivstica, Diplomtica y Sigilografa. Ed. Ctedra. Madrid 1996. p.p. 39-40.
3. Cruz Mundet Jos R. Manual de Archivstica. 2. ed. Madrid 1996. p.p. 276-282. (*)
28
UNIDAD III
EL CATLOGO
1. IDENTIFICAR LAS FUNCIONES DEL CATLOGOS, SUS CARACTERSTICAS Y ELEMENTOS

QUE LOS CONFORMAN.
Dentro de la Descripcin Archivstica, el al libro de manera individual. Analizando a

catlogo es otro de los instrumentos que travs de reglas concretas, los elementos que
tienen la funcin esencial para el conocimiento contiene cada obra, sin que vare la
de la informacin histrica. descripcin en relacin con otro texto similar.
El nivel de descripcin resulta ser ms Pero no as con los documentos; como

profundo, se analiza detalladamente la sabemos la documentacin no se repite y por
individualidad de cada expediente o unidad ello la descripcin ser distinta entre los
documental. documentos.
Como un primer ejemplo de catlogo, lo (PARA COMPRENDER MEJOR ESTA

encontramos en las bibliotecas, en donde se UNIDAD, CONSULTA TU GUA DE
encuentran ficheros con cdulas que describen AUTOAPRENDIZAJE CATALOGACIN)
29
III.1. LA FUNCIN SUSTANCIAL DEL CATLOGO.
Dentro de los archivos histricos, los catlogos son los instrumentos que describen las piezas
documentales de una serie, en donde se analiza, una temtica especfica o un perodo determinado.
As, el catlogo es el instrumento que especifica y resume la informacin de un asunto o personaje en
particular.
Las funciones de los catlogos en los archivos histricos son varias, entre ellas:
* Enlistan un conjunto de asuntos similares.

* Representan el anlisis de la documentacin.
* Describen caractersticas esenciales de los asuntos de los expedientes, como son: fondo, seccin,
serie, personajes, asunto, fechas, etc.
* Ubica y orienta al investigador haca un tema o perodo concreto.
Los catlogos presentan la informacin de forma ms completa, aunque con ello no queremos decir
que pueden sustituir la informacin del documento en s, nicamente presenta la sntesis de los
documentos de un perodo o tema.
Alberto Tamayo, nos dice:
"Los catlogos describen la pieza documental individualizada, bien sea documento suelto, formado
por uno o varios folios, bien sean unidad archivstica, es decir expediente administrativo, expediente
judicial (testimonio de autos judiciales) documentos agrupados por referirse a una misma materia, o
bien sean de cdices o libros manuscritos."22
Para Jos Ramn Cruz Mundet:
"El catlogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente, as en sus caracteres internos como en
los externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y las unidades archivsticas
(expedientes)..."23
En s, el catalogo es:
El anlisis sistemtico de la documentacin, tomando como base la individualidad de un expediente o

documento.
Como podemos observar, en las definiciones anteriores, el catlogo de descripcin archivstica, es un

instrumento con mayor grado de elaboracin, su quehacer resulta ser ms detallado en comparacin
con los instrumentos descriptivos secundarios y con el inventario.
Desafortunadamente los archivos histricos, no pueden sustentar todo su acervo en catlogos, slo
se realizan por perodos determinados, algn personaje en particular o un perodo de tiempo, por
ejemplo, una etapa de la Revolucin Mexicana o algn personaje de esta etapa, Emiliano Zapata,
Porfirio Daz, etc.
Lo anterior se debe a lo extenso que resulta un acontecimiento, el cul est relacionado con otros
hechos y se conecta con el pre o post del perodo a investigar, adems de que en muchos casos se
derivan las llamadas colecciones facticias, (ver gua Archivo Histrico).
III.2. CLASES DE CATLOGOS

22
Archivstica, diplomtica y Sigilografa. Ed. Ctedra, Madrid, 1996. pg. 40
23
Manual de Archivstica. Pg. 282
30
Los catlogos dependen de la forma de recuperacin de la informacin. Las clases de catlogos que
podemos encontrar son dos:
1. POR SUS CARACTERSTICAS INTERNAS y

2. POR SU ESTRUCTURA
1. POR SUS CARACTERSTICAS INTERNAS
Generalmente, cuando no se cuenta con un soporte electrnico, que ubique al usuario en un punto
clave de bsqueda, la documentacin-informacin histrica debe de ser recuperada a travs de una
clasificacin.
La clasificacin est vinculada, de acuerdo a como se realiz el catlogo, es decir, de forma

numrica o alfabtica.
Para la numrica, estn los catlogos cronolgicos y por su cdigo de acceso24 (forma indirecta).
Alfabtico es por tema, nombre de lugar o poblacin (geogrfico), nombre del personaje
(onomstico), etc. En este caso su recuperacin depender de las lneas a las que el investigador
este dispuesto a seguir.
Para complementar este tema te sugerimos que revises las reglas de catalogacin usadas en Mxico
y si es posible consultes las de otros pases.
2. POR SU ESTRUCTURA
Anteriormente, se utilizaba el trmino Catlogo, para referirse a cdulas o fichas, actualmente, este
trmino es ms completo y no se refiere a la estructura fsica, sino al nivel de descripcin.
Los catlogos, de acuerdo a su estructura, los encontramos en tres formas:
a) En forma de cdulas o fichas.
Parecidas a las que se utilizan en las bibliotecas. Las fichas catalogrficas, son registros que se
encuentran en tarjetas o cdulas y se guardan para su consulta en ficheros.
De esta manera, se puede recuperar la informacin consultando cada una de ellas de acuerdo con la
clasificacin que la documentacin tenga.
b) En forma de listado
Al igual que los inventarios, los catlogos, se describen en forma de listados. Tiene la misma funcin
y elementos que las cdulas, la diferencia es que son ms prcticos y su estructuracin es ms
precisa al momento de consultarlos.
c) En base de datos
24
En la unidad anterior se mencion la clasificacin topogrfica o ubicacin fsica, como un sinnimo se maneja
el trmino "cdigo de acceso", este nombre aunque no est sustentado tericamente, en instituciones de la
Iniciativa Privada as es nombrada la ubicacin. En la teora espaola se encontrar como signatura.
31
Los documentos electrnicos, hoy en da representan mayor comodidad y precisin para consulta de
informacin, sin embargo el problema latente en muchos archivos histricos es que no cuentan con
los medios para adquirir equipo electrnico.
Los catlogos en bases de datos, dan cierta flexibilidad para el "acomodamiento" de los campos y
como mejor convenga la recuperacin de la informacin, siempre y cuando est bien estructurada y la
informacin que se ingrese sea la adecuada, en este supuesto, las bsquedas se pueden hacer por
cualquier rea, por ejemplo: lugar, fecha, tema, etc.
En s, lo que cambia es la estructura y el acceso haca la informacin, no as el contenido de la

misma.
Los formatos de catlogos quedan de la siguiente forma:
Una ficha catalogrfica
FONDO
SECCIN
SERIE
FECHA Y/O TTULO
DESCRIPCIN DEL ASUNTO (SNTESIS)
OBSERVACIONES
NOTAS ADICIONALES (VOLUMEN, SIGNATURA O CDIGO DE ACCESO, No. DE

HOJAS, ETC.)
En listado lo vemos de la siguiente forma:
32
NOMBRE DEL ARCHIVO O REPOSITORIO
FONDO
SECCIN
SERIE
TTULO DESCRIPCIN DEL FECHAS HOJAS DEL SIGNATURA O CDIGO DE NOTAS OBSERVACIONES
ASUNTO EXP. ACCESO ADICIONALES
33
En una base de datos o un programa para descripcin de archivos histricos, en pantalla,
pueden quedar sus campos de la siguiente forma:
FONDO _______________ SECCIN ____________ SERIE _________________

TTULO ____________________________ FECHAS EXTREMAS ________________
ASUNTO (SNTESIS)
LUGAR_________________________ PERSONAJES _________________________

No. de HOJAS DEL EXP. _______DOC. ORIGINAL/COPIA/REPRODUCCIN
NOTAS ADICIONALES
OBSERVACIONES
En los dos primeros formatos de catlogo, la recuperacin de la informacin es manual y

de acuerdo a su estructuracin. En este caso el especialista de archivos deber ser en
vnculo entre la informacin y el usuario para orientarlo haca su objetivo.
En el tercer formato la recuperacin de la informacin es de forma electrnica, como el

usuario lo desee, sin embargo lo que la garantiza, es que el programa este bien hecho y
se introduzca la informacin correcta.
Las tres estructuras, presentan algunas variables, aunque en esencia son iguales, como
ms adelante lo veremos.
Visita un archivo histrico y copia textualmente una cdula catalogrfica (de un

expediente), as mismo copia la descripcin de un listado. Analzalos y elabora un cuadro
comparativo de sus caractersticas, estructura y funcionalidad.
ENVALO AL ASESOR
34
III.3. ELEMENTOS DEL CATLOGO
Al igual que el inventario, el catlogo debe tener una serie de elementos, que sean los
adecuados para la descripcin y orientacin del investigador haca la fuente de
informacin.
Los elementos del catlogo, deben estar estructurados de acuerdo a las necesidades de
los usuarios y al criterio del profesional de archivnomo, ya que los documentos por si
solos carecen de caractersticas especficas para su descripcin, adems de que son
unidades interdependientes con otras, las ligaduras deben de estar perfectamente
entrelazadas. A diferencia con un libro, que es independiente y se basa en principios
establecidos para su descripcin.
Como primera parte, la catalogacin es:
Un conjunto de lineamientos, en donde el profesional de archivos analiza y detalla

factores propios de la documentacin histrica, tomando como la unidad bsica al
expediente o pieza documental.
As, los elementos con los que debe contar un catlogo estn relacionados con el tipo
documental a describir.
QU QUIERE DECIR LO ANTERIOR?
Dentro del mbito documental histrico, lo podemos dividir en dos: los documentos
escritos en espaol antiguo y los modernos.
Las diferencias, se encuentran en las caractersticas y elementos que la documentacin

presenta. En el caso de analizar documentacin del perodo colonial, ser necesario tener
conocimientos de paleografa y diplomtica; en primer lugar por el tipo de letra, por las
abreviaciones y smbolos que tiene, y por ello los elementos a describir en su nombre son
distintos (de acuerdo a la diplomtica25) aunque en su descripcin sern similares y en
cierto momento adaptables a una cdula de caractersticas modernas.
LOS ELEMENTOS DEL CATLOGO
III.3.1. REA DE PROCEDENCIA
A lo que nos referimos en este punto es lo que con anterioridad mencionamos con el
inventario, a diferencia que en catlogo debe estar bien definido.
La Descripcin del rea de origen de los documentos, es muy importante, dentro de este
concepto, se debe sealizar, el Fondo, la Seccin y Serie Documental. Si fuera necesario
por lo complejo de la estructura orgnica de la institucin de procedencia, se pueden
hacer subdivisiones de la Seccin y de la Serie.
25
La Diplomtica, en sus lineamientos, contempla elementos como, la invocacin, intitulacin,
exposicin de motivos, validacin, etc.
35
III.3.2 FECHAS
El usuario de la informacin en muchas ocasiones busca un periodo determinado, y la

misma descripcin as lo exige, en este caso la fecha o fechas extremas que contienen
los documentos deben especificarse, puede ser un solo ao o un perodo. En este ltimo,
se deber especificar la primera fecha que aparece a la ltima (de la ms antigua a la
ms reciente), por ejemplo:
1745 - 1770
Sin precisar mes ni da.
Algunos autores recomiendan que se inicie con el ao, mes y da, sin embargo, no es una
variante que propicie confusin, por ejemplo:
1745-10-12 al 1770-09-15
Es lo mismo a:
12-oct-1745 al 15-sep-1775
Se debe tener cuidado con la descripcin de las fechas que contienen los documentos
histricos, ya que en muchas ocasiones aparecen fechas en las que se emite o crea un
documento y otra es la fecha en la que se publica.
Un ejemplo claro son las disposiciones que se emiten por las autoridades pblicas en la
fecha con que se crean y otra es la fecha con la que se publica en el Diario Oficial de la
Federacin.
En el caso de que aparezcan 2 fechas o ms, como en el ejemplo anterior, se sugiere que
se anote y especifique para evitar confusiones.
Cuando no aparecen fechas que identifiquen al o los documentos, es importante

relacionarlo con otros similares, de acuerdo a sus caractersticas internas y en el contexto
histrico, de esta forma se deduce una fecha aproximada.
III.3.3. AUTOR Y DESTINATARIO
En las caractersticas de los documentos, el autor y destinatario representan a las

personas que participan en el acto; de esta forma tambin se les llama personajes,
haciendo en la descripcin el sealamiento correspondiente de su nombre completo (si
aparece) y cargo si es una autoridad pblica.
Anteriormente se dijo que los nombres de los elementos del catlogo en referencia con
las cdulas diplomticas son distintos pero esencialmente son los mismos; para el autor y
destinatario es igual a la intitulacin y direccin.
Lo ms importante es que la Descripcin catalogrfica, contenga todos los elementos

necesarios y tiles para el investigador.
Si bien el nombre es importante, al homogenizarlo, se le llama PERSONAJES.
Describiendo en este apartado el o los nombres completos y su ocupacin, por ejemplo:
EDGAR GALVEZ, ALCALDE DE...
36
III.3.4. ASUNTO O MATERIA
Tambin se le conoce como TEMA.
En la Descripcin Documental, se contempla el asunto como la parte principal del

documento o expediente. En esta rea se especifica clara y objetivamente de lo que trata
la informacin, se incluye no solamente como ttulo sino la sntesis de todo el resto
analizado.
Es conveniente mencionar que esta rea es tan explcita como sea necesario, la sntesis
debe estar bien elaborada, sin descuidar los aspectos trascendentales que competen a la
descripcin.
Algunos elementos pueden estar contenidos en otros, por ejemplo, la Tipologa

Documental se puede manejar dentro de este elemento, por ejemplo:
CARTAS ENVADAS AL GOBERNADOR DEL ESTADO DE MXICO POR PARTE DE

LOS HABITANTES DE...
En donde CARTAS es el tipo documental y est integrado dentro del Asunto, sin la
necesidad de abrir otro apartado.
III.3.5 DATOS ADICIONALES
Como ltimo punto, es importante resaltar otros elementos complementarios de los

Catlogos, entre los cuales encontramos:
a) Signatura o cdigo de acceso

b) El formato de los documentos
c) El volumen
d) Las observaciones y
e) Las notas anexas
a) Signatura o cdigo de acceso
Establecer las caractersticas especficas para el acceso a la documentacin, es un factor

que se debe definir claramente, de no ser as, cmo se consultara la documentacin? o
cmo saber en donde se encuentra?
A medida en la que se reorganiza la documentacin, es como se avanza y se eliminan

defectos de ubicacin. Por ello ser muy importante que una vez descrito el acervo, sea
asignado el lugar en donde permanecer y a su vez sea registrado en el catlogo.
b) Formato
Al referirnos al Formato, es el cmo se encuentra el documento, Original, Copia o es una

Reproduccin.
De acuerdo a la teora espaola, lo que aqu tratamos como Formato, ellos lo mencionan
como Tradicin Documental.
37
c) Volumen
El nmero de hojas que constituye al expediente, es de gran utilidad para el control de la

documentacin, as se evita el extravo o prdida total de algn documento. Cuando se
trate de expedientes extensos y no estn foliados, se sealar el o los volmenes que lo
integran.
d) Observaciones
Al igual que el inventario, el catlogo en su estructura, debe contar con un apartado en

donde se especifiquen las anotaciones que no sean factibles de estar en algn otro
elemento.
e) Adicionales
En este rubro, se encuentran aquellas anotaciones extras (s as lo desea), por ejemplo: la

persona que elabor, si fue revisado, etc.
Como vemos, gran mayora de los elementos que tiene el inventario son los mismos del
catlogo, las diferencias son:
1. En el catlogo se define claramente el Fondo, la Seccin y Serie Documental.

2. El anlisis de los documentos es ms profundo, expediente por expediente, (o por
documento cuando son aislados o son archivos especiales), haciendo que la Descripcin
sea ms completa.
3. Se adicionan elementos o se complementan uno con otros.
4. Es la puerta hacia la investigacin documental.
Realiza una tabla comparativa entre los instrumentos auxiliares, el inventario y el

catlogo, de la siguiente forma:
INSTRUMENTO CONCEPTO CARACTERSTICAS VENTAJAS EJEMPLO

PERSONAL
NDICE
ENVALO AL ASESOR
LECTURAS RECOMENDADAS PARA LA UNIDAD III
38
1. Antonia Heredia. Archivstica General, Teora y Prctica. p.p. 357-389. (*)
2. Tamayo Alberto. Archivstica, Diplomtica y Sigilografa. pginas 40-51
3. Shellenberg. Th. Tcnicas Descriptivas de Archivos. p.p.117-141. (*)
39
UNIDAD IV
LA GUA
1. IDENTIFICAR LOS TIPOS DE GUAS EMPLEADAS EN LOS ARCHIVOS

HISTRICOS, AS COMO LAS DIFERENCIAS DE CADA UNA Y LOS ELEMENTOS QUE
LAS CONSTITUYEN.
40
IV.1 LA FUNCIN SUSTANCIAL DE LA GUA
Los instrumentos descriptivos y en especial las GUAS, constituyen los instrumentos

esenciales de la Descripcin y Difusin Archivstica.
Los Archivnomos bien sabemos, que los Instrumentos de Descripcin en un Archivo

Histrico son obligatorios, la falta de ellos llega a provocar el olvido de los acervos.
Es claro que falta mucho por lograr en el rea de la Descripcin de documentos histricos,
sin embargo, esto deber acelerarse en un futuro a corto plazo, ya que los cambios
constantes que mueven al mundo, nos obligan a modificar las estructuras haca nuevos
horizontes buscando la apertura global.
En la Descripcin Archivstica, el instrumento cumbre del anlisis general del acervo, es la

GUA.
La GUA representa la identificacin del o los fondos o grupos documentales que alberga
el archivo, adems como se dijo anteriormente son un medio de difusin y consulta.
Como su nombre lo indica, orienta al usuario del contenido informativo de un fondo o

fondos, sin caer en particularidades de alguna serie o tema especfico.
En s, la GUA:
1. Da a conocer las caractersticas generales de la documentacin que compone al fondo.

2. Da a conocer el conjunto de fondos de un archivo.
A lo anterior conviene destacar:
Que la GUA, es el instrumento descriptivo en el que el factor tiempo se agranda para su

culminacin, ya que se requiere de la investigacin para identificar los fondos
documentales.
Es muy importante que los archivos histricos cuenten con su GUA, ya que esto traer
consigo mayor difusin y el objetivo de la Descripcin Archivstica se cumplir.
Ventajas que ofrece la GUA.
1. Es el medio de enlace entre los usuarios y el acervo.

2. Obliga al personal del archivo a actuar con mayor eficiencia y calidad en los servicios.
3. Permite cambiar la imagen del Archivo Histrico y coadyuva al profesionalismo del
personal a travs de las exigencias de estar mejor preparados.
4. Para el pblico en general, representa una visin amplia del acervo.
5. Tiene los fundamentos para dar a conocer el acervo a otros niveles, es decir, si se
realiza correctamente tiene algunos elementos que exige la ISAD-G.
IV.2 CLASES
Las Guas se pueden dividir en dos:
1. Guas Especiales y
41
2. Guas Generales
IV.2.1 GUAS ESPECIALES
Dentro del ramo de las Guas, las Especiales constituyen la descripcin de un Fondo26 en
particular, de all su nombre y caractersticas. En este caso el anlisis es ms amplio, si
embargo los elementos a describir son los mismos.
IV.2.2. GUAS GENERALES
Son aquellas que estn formadas por los fondos que integran a un archivo. En ella se
especifica de forma general las caractersticas del acervo. Al final de esta unidad, se citan
dos ejemplos de la descripcin de dos fondos de diferentes guas.
26
Fondo y Grupo Documental, se manejan como sinnimos.
42
IV.3 ELEMENTOS DE LA GUA
Los elementos de la Gua son:
1. Nombre del fondo

2. Resea histrica o procedencia institucional
3. Perodo o fechas extremas
4. Volumen
5. Ordenacin
6. Descripcin
7. Instrumentos descriptivos
8. Fuentes complementarias
9. Archivos afines
IV.3.1 NOMBRE DEL FONDO
Como primer elemento de cualquier Gua, es su denominacin, a fin de saber cual es el

Fondo a describir. El nombre debe ir acompaado de un nmero de identificacin, que
sirva como control e identificacin del acervo.
Ejemplo:
54 TESORERA GENERAL
IV.3.2 RESEA HISTRICA O PROCEDENCIA INSTITUCIONAL
El origen del Fondo se determina a travs del anlisis de la documentacin, dando como
resultado el nombre de la institucin que la remiti o de donde fue rescatada. Dentro de
esta rea se establecen los perodos que sern necesarios y se citan datos relevantes de
su procedencia.
IV.3.3 PERODO
Esta rea se refiere a las fechas extremas que abarca la documentacin.
Son fechas extremas, la primera y ltima que aparecen en los documentos y se registran
cuando un fondo se ha cerrado completamente.
Ejemplo:
1914-1948
Cuando es un fondo abierto, las fechas quedan de igual forma, pero se debe hacer
hincapi en la ltima fecha en que se recibi la documentacin.
Ejemplo:
1914-
La ltima documentacin que se integr es de 1970
43
IV.3.4 VOLUMEN
Es la cantidad de documentacin que integra al Fondo. Se especifica de acuerdo a las

medidas convencionales: metros lineales, nmero de expediente, piezas, etc.
Si la documentacin se encuentra en cajas, dar a conocer la cantidad y tamao.
Ejemplo
36 mts. lineales (72 cajas de 50 cm.)
IV.3.5 ORDENACIN
Esta rea est vinculada con la organizacin del Fondo, con el dato final de cmo se
orden la documentacin para su recuperacin. Por ejemplo: por perodo cronolgico, por
asuntos, etc.
IV.3.6 DESCRIPCIN
El elemento Descripcin, es uno de los ms importantes, en l se indicar el contenido

informativo del fondo. Como en los otros instrumentos, la descripcin que se haga de l,
es lo que permitir su difusin.
IV.3.7 INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
Tambin se les conoce como instrumentos de consulta.
Son los instrumentos con los que cuenta el fondo, estos son variables, dependiendo del
anlisis que se haya hecho con la documentacin.
Ejemplo:
Cuenta con un inventario de la serie Recaudacin.
IV.3.8 FUENTES COMPLEMENTARIAS
La mayor parte de los fondos que integran un acervo, estn relacionados con otros
documentos. Las fuentes complementarias, son los fondos que tienen una vinculacin con
el descrito.
Este apartado tiene la finalidad de establecer las lneas de investigacin de forma general
y poder brindarle al usuario la amplitud de un tema.
IV.3.9 ARCHIVOS AFINES
Como ltimo elemento de la Gua, los archivos afines o complementarios, son aquellos
que tienen cierta relacin con la documentacin del Fondo que se describe.
Para fines de una investigacin, estos datos al igual que el anterior, le darn la pauta al
usuario para la bsqueda de ms informacin.
A continuacin para que el tema de esta unidad quede ms claro, se citan dos ejemplos
de la descripcin realizada en las Guas:
44
Como ejemplo de Descripcin de un Grupo Documental, de la GUA DEL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIN 1997, vemos el siguiente ejemplo:
288
COLECCIN FOTOGRFICA DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPBLICA
Procedencia institucional
Las fotografas que integran esta coleccin proceden de la Presidencia de la Repblica y

de la Direccin General de Informacin de la Secretara de Gobernacin. Contiene
fotografas para el perodo comprendido entre la gestin de Francisco I. Madero (1911-
1913) y la administracin de Jos Lpez Portillo (1978-1982).
Perodo
1911-1982
Volumen
50 000 piezas
Ordenacin
Las fotografas estn ordenadas por perodo presidencial
Instrumentos de consulta
Silva, Carmen, Carlos Contreras Servn, Manuel Daz, Inventario de la Coleccin

Fotogrfica de la Presidencia de la Repblica (indito).
U.D.: grupo de fotografas
P.C.: 4 000 grupos de fotografas
Descripcin informativa
Incluye fotografas de los presidentes Francisco I. Madero, lvaro Obregn, Plutarco Elas
Calles, Emilio Portes Gil, Pascual Ortiz Rubio, Abelardo L. Rodrguez, Lzaro Crdenas,
Manuel vila Camacho, Miguel Alemn Valdez, Adolfo Ruiz Cortines, Adolfo Lpez
Mateos, Gustavo Daz Ordaz, Luis Echeverra lvarez y Jos Lpez Portillo. El registro
fotogrfico comprende numerosas actividades del Ejecutivo: ceremonias, reuniones de
trabajo, informes, audiencias, entrevistas y visitas de Estado. Incluye fotografas de
actividades de las esposas de los presidentes, as como de los miembros de los gabinetes
respectivos. Finalmente, hay fotografas que ilustran actividades productivas (industria,
agricultura, servicios) y eventos sociales muy diversos.
Fuentes complementarias
Archivo General de la Nacin: lvaro Obregn-Plutarco Elas Calles (182), Emilio Portes
Gil (183), Pascual Ortiz Rubio (184), Abelardo L. Rodrguez (185), Lzaro Crdenas del
Ro (186), Manuel vila Camacho (187), Miguel Alemn Valdez (188), Adolfo Ruiz
Cortines (189), Adolfo Lpez Mateos (190), Gustavo Daz Ordaz (191), Luis Echeverra
lvarez (192), Estado Mayor Presidencial (193), Direccin General de Informacin (199),
45
Archivo Particular de Emilio Portes Gil (246), Archivo Fotogrfico Daz, Delgado y Garca
(284) y Coleccin Fotogrfica de Propiedad Artstica y Literaria (287).
Otros archivos: AFINAH
El siguiente ejemplo de descripcin es de un Fondo de la GUA GENERAL DE

ARCHIVALA DEL ARCHIVO HISTRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES 1996.
1.1.- SECRETARA GENERAL DE GOBIERNO

FECHAS EXTREMAS 1870-1960
Los documentos de esta seccin son los que tienen que ver con los actos de gobierno
interior y su relacin con otros estados, etc. Segn el reglamento interior de la secretara
general de 1867, para la atencin de diversos negocios, fueron creadas las siguientes
secciones:
HACIENDA JUSTICIA
FOMENTO INSTRUCCIN PBLICA Y CULTOS
COLONIZACIN GUERRA
INDUSTRIA Y COMERCIO GOBERNACIN
RELACIONES EXTERIORES
A estas secciones, el reglamento de 1927, slo agreg la del trabajo, suprimiendo la de

cultos. La documentacin que comprende los aos 1870-1930, est resguardada dentro
de 304 cajas. Los aos restantes, hasta 1960, recin transferidos, se encuentran sujetos
a proceso de catalogacin. (432 cajas y 283 paquetes) 114 mts. lineales.
Los temas que trata la documentacin son:
DIVISIN POLTICA BENEFICIENCIA

ELECCIONES REGISTRO PBLICO DE LA PROPIEDAD
PUBLICACIONES OFICIALES REGISTRO CIVIL
EXPROPIACIONES REGISTRO CONSULAR Y DE EXTRANJEROS
INDULTOS EXHORTOS
CONCESIONES CONTRATOS
NOMBRAMIENTOS PRESUPUESTOS
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIN
Para su consulta hay un inventario que se encuentra ordenado cronolgicamente por

secciones. Cuenta con los siguientes datos:
AO
SECCIN
EXTRACTO DE CONTENIDO
SIGNATURA DE LOCALIZACIN (no. de exp., no. de legajo)
Para su consulta se cuenta con un catlogo ordenado cronolgicamente que aporta la

siguiente informacin:
46
FECHA SINTESIS DE
CONTENIDO
LUGAR NMERO DE HOJAS
SIGNATURA DE LOCALIZACIN (no. de flder y caja)
Visita un archivo histrico y de un fondo documental que est organizado (pero que no se
encuentre en una gua):
1. Desarrolla cada uno de los elementos descritos en esta unidad.

2. Anexa los comentarios que consideres pertinentes, recomendando lo ptimo para su
mejor descripcin y funcionamiento.
ENVA A TU ASESOR
LECTURAS RECOMENDADAS PARA LA UNIDAD IV
1. Antonia Heredia. Archivstica General, Teora y Prctica. p.p. 319-329. (*)

2. Cruz Mundet Jos R. Manual de Archivstica. 2. ed. Madrid 1996. p.p. 273-277.
47
UNIDAD V
LA ISAD-G
OBJETIVOS DE LA UNIDAD
1. ANALIZAR LA ISAD-G Y SU MBITO DE APLICACIN.

2. TENDR LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA SU APLICACIN EN UN ARCHIVO
HISTRICO.
48
V.1 CONTEXTO DE APLICACIN
La Norma Internacional de Descripcin Archivstica, por sus siglas en ingles ISAD-G

(General International Standard Archival Description), es una serie de elementos para que
la Descripcin Archivstica sea homognea a nivel internacional (para pases miembros
del Consejo Internacional de Archivos, ICA).
El, ICA es un rgano no gubernamental de carcter internacional, que engloba diversos

aspectos archivsticos. Entre los ms importantes estn: la conservacin, desarrollo y
utilizacin de los acervos documentales; de esta forma contribuye para que la comunidad
archivstica, a travs de sus representantes regionales propaguen y consoliden un mismo
lenguaje.
Las normas, son lineamientos que se deben seguir y por ende ser cumplidos, las
preguntas obligadas sobre la ISAD-G, son es una norma o son estndares generales?
es un proyecto que pretende ser Norma? Por qu es importante la ISAD-G?
Las respuestas a muchas cuestiones sobre Descripcin Archivstica estn siendo forjadas
a nivel internacional, la contribucin haca ellas ser determinante para que la
interpretacin de trminos no sea una limitante, sino que hablemos el mismo lenguaje
archivstico.
Lo anterior ser un factor definitivo para que la teora sea aplicada a la prctica, de no ser
as, seguir amplindose la brecha entre lo terico y su instrumentacin en la realidad.
As mismo, sino se atienden los problemas archivsticos a nivel nacional, no solamente de

Descripcin, sino de recursos humanos, materiales y financieros, la situacin de los
archivos continuar deteriorndose. Las consecuencias a futuro sern mltiples, se
profundizarn los abismos en donde cada regin "hable su propio idioma".
La ISAD-G por establecer elementos y parmetros de orden global, permite tener un

acercamiento mayor haca las regiones que integran una Nacin y haca otras culturas. Es
muy importante que ante los retos de apertura de nuestro pas con otras naciones
busquemos una similitud y la competitividad en materia archivstica.
Los tratados internacionales con Amrica Latina y el Caribe, Norteamrica, Europa y Asa, nos
obligan a seguir trabajando, no dar marcha atrs y si dar prioridad a lo que en cierto momento ser
representativo de nuestras races, tradiciones y costumbres que han forjado el presente y son la
base del futuro.
La aplicacin de la Norma, va ms all de una simple descripcin, est enfocada a la

documentacin histrica que pueda ser difundida. Por las caractersticas que ofrece la
ISAD-G, su mbito es muy amplio y abarca diversos gneros de los acervos, sin embargo
su anlisis debe ser an mayor para que cumpla su cometido.
49
Investiga: Cul es la participacin de la Organizacin de las Naciones Unidas (o de sus

organismos) ante la creacin o promocin de normas internacionales? Y Cul es su
participacin en la ISAD-G?
ENVA A TU ASESOR
50
V.2 REAS PROPUESTAS POR LA NORMA
La ISAD-G, recopila diversos elementos sustentados en los inventarios, catlogos y las

guas, por ello insistimos, en que la adecuada descripcin de los instrumentos facilitar la
aplicacin y manejo de la informacin que se establezca en la norma, partiendo de
estructuras coherentes a lo que se le llama descripcin multinivel.
La ISAD-G, est dividida en 6 reas fundamentales:
1. rea de mencin de identidad (identificacin)

2. rea de contexto
3. rea de contenido y estructura
4. rea de condiciones de acceso y utilizacin
5. rea de materiales relacionados (fuentes complementarias)
6. rea de notas
Las seis reas propuestas por la norma, abarcan diferentes elementos de la

documentacin, en el siguiente tema se describir la regla de acuerdo a lo que se
establece en la ISAD-G.
V.3 ANLISIS DE LOS ELEMENTOS DE LA NORMA
Lo que se transcribe a continuacin es lo ms relevante de la Norma, as como las reglas

para cada elemento con algunos ejemplos en su traduccin textual de acuerdo a la
versin espaola de 1994, (es conveniente que revises completamente la ISAD-G, para
mayor comprensin en cuanto a su amplitud).
REA DE MENCIN DE IDENTIDAD
1 Cdigo (s) de referencia

Regla:
Incluir el cdigo del pas de acuerdo con la ltima versin de la norma ISO 3166, Cdigos
para la representacin de nombre de pases, seguido del cdigo del archivo, de acuerdo
con el cdigo normalizado de archivos del pas, seguido del cdigo especfico del archivo
local, la signatura, u otro identificador nico.
Ejemplos:
CA NAC ANC-C2358
US LC 72-064568
MY P/AMM Z4
MY MS ANM P/PESU.H.C.O 410/1915
FR AD 53/234 J
De acuerdo con este elemento, son los cdigos con lo que podemos ubicar la
documentacin.
La Norma lo establece con un carcter ms amplio, parte desde el cdigo del pas como
general y baja a lo particular, lo que sera el nmero de control u otro nmero.
2 Ttulo
Regla:
51
Cuando la unidad de descripcin tenga un ttulo formal, ste se deber transcribir
exactamente palabra por palabra, con su orden y ortografa original, pero no
necesariamente la puntuacin ni las maysculas.
Ejemplos:
Partes de incidencias en Peace River 1832
Protesta clamorosa y Revista de Polica 1828-1842
Embarques de caucho a Italia y Francia
Sociedad Pizarrera del Anjou. Explotacin
Fondo Perret
Fondo Hennebique
Si se considera apropiado, se abrevi un ttulo formal largo, lo cual solo puede hacerse sin
perder la informacin esencial.
En caso de no existir un ttulo, cabe redactar uno conciso. En el nivel de fondo incluir el
nombre del productor. En los niveles ms bajos incluir, por ejemplo, el nombre del
productor y un trmino indicando la tipologa de los documentos que comprende la unidad
de descripcin y, si fuera apropiado, una frase reflejando funcin, actividad, materia,
localizacin o asunto.
Distinguir entre ttulos formales y atribuidos de acuerdo a las normas nacionales o de

lenguaje.
Este segundo elemento, tiene la finalidad de describir de forma general y abierta el

nombre del conjunto de documentos a describir en el orden original, (aunque debemos
considerar que si la informacin de la ISAD-G ser a nivel internacional, el idioma debe
ser homogneo, no slo archivstico sino tambin de comunicacin).
3 Fechas de creacin de la unidad de descripcin

Reglas:
Se datar cuando se ha producido la documentacin que compone la unidad de
descripcin tanto en el caso de una nica fecha como en el de un perodo cronolgico. Se
deber incluir las fechas de creacin si es un perodo cronolgico, excepto si la unidad de
descripcin es un fondo abierto (o parte de l) a nuevas transferencias.
Ejemplo:
1900-1919
(La Comisin Legislativa Conjunta del Estado de Nueva York para la investigacin de
actividades sediciosas oper y gener documentacin desde 1917 a 1919. Sin embargo,
las fechas reales de la totalidad de los documentos de las series abarcan desde 1990 a
1919, reflejando la inclusin de documentos originales recogidos como evidencia en las
investigaciones de la Comisin).
Opcionalmente, incluir tambin

(a) las fechas predominantes o las lagunas ms significativas. No incluir nunca las fechas
predominantes sin las fechas extremas.
Ejemplos:
1703-1908 (predomina 1780-1835)
1923-1945 (falta 1933 a 1935)
52
(b) la (s) fecha (s) de los documentos que custodia el archivo
Ejemplo:
1703-1908 En el archivo: 1703-1868
(principalmente 1708-1835)
De acuerdo con esta regla las fechas, se establecern conforme las que aparecen en la
documentacin descrita, enfatizando los aos donde es mayor el volumen o hace falta
algn perodo.
As tambin, si es un fondo que se ha cerrado, las fechas sern las extremas, ms no as

para los fondos a los que an se integra documentacin, estos se quedan abiertos los
perodos.
4 Nivel de descripcin
Regla:
Identificar el nivel de esa unidad documental.
Ejemplos:
Fondo
Serie
Subserie
Expediente
Es muy importante que se defina el nivel de la documentacin que se analiza, la finalidad

es de no perderse o llegase a confundir los nombres generales con los especficos.
5 Volumen de la unidad de descripcin (cantidad, volumen, tamao)

Regla:
Resear el volumen de la unidad de descripcin dando el nmero de unidades fsicas en
cifra arbigas y la denominacin especfica ms apropiada del tipo de soportes que
existen en la unidad de descripcin.
Ejemplos:
2 rollos de pelcula
128 fotografas
19 carpetas
25 volmenes
20 cartas
20 m (548 legajos)
O bien se pueden dar los metros lineales de estantera o los metros cbicos de la unidad
de descripcin.
Ejemplo:
300 cajas (30 m)
Si el tamao de la unidad de descripcin se da en trminos lineales y se desea ofrecer

informacin adicional, sta se aadir entre parntesis.
53
Ejemplo:
4m (ca. 10 200 unidades de instalacin)
Cuando la unidad de descripcin es un fondo (o parte de l) a nuevas transferencias, de

forma opcional se puede hacer constar la dimensin conocida en una fecha determinada
y/o la de la parte que se tiene en custodia.
Ejemplo:
128 fotografas (a 6 de febrero de 1990). En custodia: 58 fotografas
Como podemos observar el volumen se puede especificar de diferentes formas, lo ms

importante es que sea entendible y se conozca la dimensin real de la documentacin
descrita.
En muchos archivos histricos de Mxico, se manejan cajas de diferentes tamaos, en

este caso se puede sealar por metros lineales y el tipo de caja que se emplea, sin
descuidar el total de expedientes si es factible de cuantificar.
REA DE CONTEXTO
6 Nombre del productor

Regla:
Nombre del organismo (u organismos) o del individuo (o individuos) responsables de la
produccin de la unidad de descripcin a condicin de que esta informacin no aparezca
en el ttulo.
Para este apartado, se describe a quien origin o gener la documentacin, que no es lo

mismo que el nombre del fondo que se establece en el primer apartado.
7 Historia institucional / biogrfica

Regla:
Recoger concisamente cualquier informacin significativa sobre el origen, transformacin,
desarrollo y funcionamiento del organismo u organismos o sobre la vida o actividad del
individuo o individuos que han producido la unidad de descripcin. Si se incluye
informacin adicional, procedente de una fuente publicitaria, sta debe citarse.
En el caso de personas o familias se recopilar informacin tal como nombre completo,

apellidos y ttulos, fechas de nacimiento y muerte, lugar de nacimiento, sucesivas
residencias, actividades, ocupaciones o cargos pblicos, nombre originales seudnimos y
alias, realizaciones significativas, y lugar de fallecimiento.
Si se trata de organismos, incluir informacin tal como el nombre oficial, fechas de

existencia, legislacin que lo regula, funciones, objetivos y desarrollo del organismo, su
jerarqua administrativa y sus sucesivas denominaciones.
Ejemplo:
El Freedmen's Bureau fue creado dentro del Departamento de Guerra el 3 de marzo de
1865, para supervisar todas las actividades de refugiados y liberados y para asumir la
custodia de todas las tierras y propiedades confiscadas o abandonadas. Abolido el 10 de
junio de 1872, se traspasaron las funciones que le quedaban a la Freedmen's Branch en
54
la Oficina del Asistente General y desde 18798 a la Colored Divisin de la Oficina del
Asistente General.
La historia institucional, va encaminada a determinar todos los antecedentes posibles de

un fondo y desde luego quedar fundamentado el inicio y desarrollo de la institucin o los
personajes que se describan.
8 Fechas extremas en que el productor ha generado los documentos de la unidad de

descripcin.
Regla:
Dar la(s) fecha(s) extremas de la documentacin generada en la unidad de descripcin
por el productor como una fecha nica o como perodo cronolgico. La fecha o fechas
recogidas aqu se refieren a acciones registradas en los documentos por el productor y no
pueden ser anteriores a la fecha de creacin del organismo o a la fecha de nacimiento del
individuo productor. Estas fechas pueden ser distintas de las fechas indicadas en fechas
de creacin de los documentos de la unidad de descripcin, en aquellos casos en que la
unidad de descripcin sea el resultado de una actividad que incluya la adquisicin de
documentos generados antes de su archivo por el productor, tal como documentos
generados por otras procedencias durante una investigacin o accin legal.
Ejemplo:
1917-1919
actividades sediciosas oper y gener documentacin desde 1917 a 1919. Sin embargo,
las fechas reales de la totalidad de los documentos de las series abarcan desde 1990 a
1919, reflejando la inclusin de documentos originales recogidos como evidencia en las
investigaciones de la Comisin).
Bajo este elemento, debemos ser cuidadosos en las especificaciones que se hagan y ser
bastante explcitos en adicionar algn comentario prudente como nos lo marca el ejemplo.
9 Historia de la custodia de los documentos

Regla:
Resear las sucesivas transferencias de propiedad y custodia de la unidad de descripcin
junto con las fechas de las mismas, en tanto en cuanto puedan determinarse. Si la historia
de la custodia es desconocida debe researse este hecho.
Cuando la unidad se recibe directamente de su productor, no se debe incluir una historia

de la custodia sino que esa informacin se recoger, preferiblemente, en el elemento
Forma de Ingreso.
Ejemplo:
El fondo de la explotacin de Rezan incluye, probablemente desde los aos 1857-1859,
dos fondos de empresas absorbidas: el de la Sociedad Pizarrera de Laubiniere y el de la
Pizarrera de la Touche, empresa Bourdais et Cie.
El establecer el origen del o los fondos, permite disear lneas de investigacin ms

profundas, si fuera necesario se podran consultar instituciones o archivos histricos
afines.
10 Forma de ingreso
55
Regla:
Recoger el donante o procedencia de donde se recibi la unidad de descripcin y fecha
y/o mtodo de ingreso si parte o toda esta informacin no es confidencial. Si la
procedencia o donante es desconocida recoger esta informacin. Opcionalmente, aadir
nmeros o cdigos de acceso.
Ejemplo:
Transferidos por el Departamento de Geografa, 16 de junio de 1977.
Donacin de la Sociedad Pizarrera del Anjou (explotacin de Renaz) al Archivo
Departamental de la Mayenne, 1969.
REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
11 Resumen / nota de alcance y contenido

Regla:
Dar un breve resumen del contenido (incluyendo perodo cronolgico) de la unidad de
descripcin. Incluir informacin sobre la tipologa adecundola al nivel de descripcin. No
repetir aqu informacin proporcionada ya en otros apartados de la descripcin.
Ejemplo:
Expedientes de poltica general y registros del Ministerio de Sanidad y del Ministerio de la
Vivienda y del Gobierno Local relativos a la extincin de cargos de Rentas sobre Censos.
Los expedientes contienen informacin sobre concesiones a las autoridades locales,
contribuciones y contribuciones renegociadas y evidencias enviadas, a la Real Comisin
sobre Rentas cargadas sobre Censos, en 1934. los registros contienen informacin de
pagos de concesiones a varias autoridades de 1938 a 1955 bajo la Ley de Censos de
1936.
12 Valoracin, Seleccin y Eliminacin

Regla:
Indicar cualquier accin de valoracin, efectuada en la unidad de descripcin si tal accin
afecta a la interpretacin de los documentos.
Cuando sea conveniente, indicar la autoridad que efectu la accin.
Ejemplo:
Se han llevado a cabo una eliminaciones mnimas en el curso de la clasificacin de este
fondo: slo los borradores sin forma e ilegibles, los formularios en blanco o ejemplares
duplicados han sido objeto de eliminacin. Globalmente estas eliminaciones no han sido
superiores a un legajo.
Dado que en muchos archivos histricos, la documentacin recibida ha sido prevalorada,

es importante sealar el procedimiento y lo que se ha retirado, siempre y cuando esta
accin no afecte o altere el curso de algn perodo en la eliminacin de material
innecesario.
13 Nuevos Ingresos
Regla:
Indicar si se esperan nuevos ingresos, transferencias adicionales o depsitos; se dar,
cuando sea conveniente, una estimacin de su cantidad y frecuencia.
Ejemplos:
56
Se esperan nuevos ingresos.
Cuando se trata de fondos cerrados, este punto no se llena, sin embargo cuando son
fondos que an reciben documentacin, es esencial su especificacin y estar ligado con
las fechas de creacin de la unidad de descripcin.
14 Organizacin
Regla:
Dar informacin sobre la organizacin de la unidad de descripcin. Especificar las
principales caractersticas de la estructura interna, el orden de los documentos y, si fuera
conveniente, la forma como han sido tratados por el archivero.
Ejemplo:
Expedientes ordenados alfabticamente por su ttulo. Dependientes del expediente 163,
una subserie de 17 expedientes numerada 163/1-17, que tratan sobre la compra de
Seaford Dock.
Los documentos se mantienen de acuerdo a su procedencia original, el resultado directo

de la actividad organizadora de la institucin productora: La Oficina del Alto Comisario.
REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN
15 Situacin Jurdica
Regla:
Recoger informacin sobre la situacin legal de la unidad de descripcin.
Ejemplos:
Documentos Pblicos transferidos atendindose a la seccin 4 (1) de la Ley de Archivos
Pblicos de 1958.
Documentos de carcter pblico debido a la donacin al Estado
En Mxico, sabemos que an no existe una Ley Nacional que regule los archivos, sin
embargo, existen algunos otros lineamientos de carcter jurdico en donde se determinan
las transferencias, o stas estn reguladas por polticas de cada institucin.
16 Condiciones de acceso
Regla:
Informar sobre las condiciones que restrinjan o afecten la accesibilidad de la unidad de
descripcin. Se indicar el alcance del perodo de restriccin de la consulta y la fecha en
que los documentos estarn disponibles.
Ejemplos:
Slo se permite el acceso a la documentacin con un permiso escrito del director de la
empresa
La mayora de los documentos contenidos en este fondo son de libre consulta. Excepto la
informacin de algunos expedientes relativos al personal y sujetos a las condiciones o
plazos especiales de consulta.
57
La guarda que considera en nuestro pas antes de tener algn acceso pblico, es por 30
aos, despus de dictaminarse que carece de valores primarios.
Se determina este perodo, porque el acceso inmediato a la informacin puede afectar a

las personas e instituciones involucradas o a terceras personas indirectamente.
Tambin se pueden especificar para la documentacin histrica, polticas de acceso haca

ciertos fondos o documentos, que por sus caractersticas internas y/o externas as lo
ameritan.
17 Derechos de autor / normas sobre reproduccin

Regla:
Informar sobre las normas que regulan la utilizacin o reproduccin de la unidad de
descripcin despus de haber obtenido el acceso a ella. Si las condiciones sobre uso,
reproduccin o publicacin se desconocen o si no existiesen no es necesaria ninguna
mencin.
Ejemplo:
Ley de derechos de reproduccin de Malasia, de 1987: Documentos de dominio pblico,
reproduccin con permiso del Archivo Nacional de Malasia.
18 Lengua de los documentos

Regla:
Resear la lengua predominante de los documentos que componen la unidad de
descripcin. Dar cuenta de los distintos alfabetos, escrituras, smbolos o abreviaturas
empleados.
Ejemplo:
Texto principal en latn; interpolaciones en francs normando
19 Caractersticas fsicas
Regla:
Indicar cualquier detalle fsico importante y/o la condicin fsica permanente de la
documentacin que limite la utilizacin de la unidad de descripcin.
Ejemplo:
Legible slo con luz ultravioleta
Por descuido, mucha documentacin histrica, independientemente del soporte, sufre

alteraciones que provocan la modificacin de la informacin plasmada. En este elemento
se debe describir las condiciones de la documentacin.
20 Instrumentos de Descripcin
Regla:
Informar sobre cualquier instrumento de descripcin que puede tener el archivo como el
productor de los documentos y que proporciones informacin relativa al contenido de la
unidad de descripcin. Si fuera pertinente incluir informacin sobre dnde obtener una
copia.
Ejemplos:
Registro topogrfico
58
ndice de correspondencia hasta 1880
Si en los archivos histricos, se cuenta con instrumentos descriptivos, como lo

planteamos en las unidades anteriores, debe anotarse y si estn publicados los catlogos
y las guas, se deben referenciar.
REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA
21 Localizacin de documentos originales

Regla:
Si la unidad de descripcin es una reproduccin y otro archivo, organismo o individuo
conserva los originales, resear su nombre si la informacin no es confidencial. Se dar
tambin signaturas y cualquier otra informacin que pueda ayudar a localizar los
documentos originales. Si se tiene conocimiento de que los originales no existen, se dar
esta informacin.
Ejemplo:
Originales en el Archivo Nacional de Canad en 1981
Definir la referencia cruzada, hace que el investigador tenga fundamentos para establecer
lneas de investigacin. Si los instrumentos descriptivos como son las Guas se hacen de
forma adecuada, la referencia de otros archivos se retoma en este apartado.
22 Existencia de copias
Regla:
Si la unidad de descripcin est disponible en otro soporte (ya ser en la institucin o en
cualquier otro lugar), researlo junto con cualquier signatura significativa y el lugar donde
puede ser consultado.
Ejemplo:
Diario y correspondencia tambin disponibles en microfilm.
23 Unidades de descripcin relacionadas en el Archivo

Regla:
Si la unidad de descripcin ests formada por documentos que tienen una relacin directa
y significativa con otra unidad de descripcin se debe indicar esta relacin. Se utilizarn
unos trminos introductorios adecuados. Si la unidad de descripcin relacionada es un
instrumento de descripcin usar el elemento de descripcin llamado Instrumentos de
Descripcin parta hacer la referencia.
Ejemplo:
Series relacionadas: Comunicaciones internas de la Oficina del Director General
24 Documentacin complementaria en otros archivos

Regla:
Si la documentacin existente en otro archivo tiene relacin con la procedencia de la
unidad de descripcin se debe proporcionar informacin sobre la documentacin
complementaria y el archivo.
Ejemplo:
Fondos de Ernest Buckler en el Archivo Pblico de Nueva Escocia.
59
En muchas ocasiones, los fondos que conserva un archivo (puede ser el central), son
nicamente los significativos o fondos que se consideraron muy importantes. Sin
embargo en sus archivos de origen es donde se encuentra documentacin relacionada
con el fondo.
25 Bibliografa
Regla:
Recoger una cita y/o informacin sobre una publicacin que se base en el estudio,
utilizacin y anlisis de la unidad de descripcin.
Ejemplo:
Folios 23-24 publicados en Chronicon Petriburgense, ed. T. Stapleton (1849), p.p. 176-
182
En los acervos, la documentacin representa la fuente bsica para el estudio de un tema

o algn personaje; las publicaciones son las ms frecuentes despus de haber concluido
una investigacin, o de haber retomado datos de alguna fuente primaria para algn
artculo.
REA DE NOTAS
26 Notas
Regla:
Recoger informacin adicional importante que no se puede incluir en ninguno de los
elementos de descripcin definidos.
Lo adicional que se describa, corresponde a lo que en los instrumentos anteriores lo

manejamos como observaciones o como notas adicionales.
En algunos elementos de la Norma, la descripcin parece repetirse o puede causar

confusin, esto es porque se trata de la llamada "descripcin multinivel". Te volvemos a
reiterar, que es indispensable que consultes la ISAD-G y la analices, si tienes dudas o
comentarios al respecto, comuncate con tu asesor.
NOTA: SI TIENES LA OPORTUNIDAD DE CONSEGUIR LIBROS DE ARCHIVONOMA

ANGLOSAJONA O NORTEAMERICANA, REVSALA, YA QUE SER MUY IMPORTANTE PARA
COMPRENDER MEJOR EL TEMA DE ESTA UNIDAD.
SI DESEAS CONSEGUIR ESTE TIPO DE BIBLIOGRAFA CONSULTA POR LA RED, LAS LIBRERAS,
BUSCANDO POR RECORD MANAGEMENT, ARCHIVES MANAGEMENT Y/O ADMINISTRACIN DE
ARCHIVOS.
Finalmente, esta norma de descripcin no es la nica con la que se ha trabajado, el CIA

ha publicado por conducto del Archivo General de la Nacin, la Norma Internacional sobre
Encabezamientos Autorizados Archivsticos Relativos a Entidades, Personas y Familias,
ISAAR (CPF).
Adems se trabaja en otras normas para archivos especiales, es decir para documentos
de audio, de imgenes, electrnicos y otros.
60
Visita un archivo histrico, analiza un fondo documental y de la informacin obtenida,

valora:
1. Si se pueden aplicar todos los puntos de la norma llvalos a cabo.
2. Si no se aplican, nicamente los que consideres apropiados y los dems, analzalos y

describe su poca funcionalidad.
ENVA A TU ASESOR
Lecturas recomendadas para la unidad V
1. Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional de Descripcin de Archivos.

Versin espaola 1994. (Se recomienda estar al tanto de las modificaciones o nuevas
disposiciones que se dan cada ao al celebrarse el Congreso Internacional de Archivos)
2. Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional sobre los Encabezamientos
Autorizados Archivsticos Relativos a Entidades, Personas y Familias. A.G.N. Mxico
1998.
3. Consejo Internacional de Archivos. Gua para la Administracin de Documentos
Electrnicos desde la Perspectiva Archivstica. A.G.N. Mxico 1999.
61
CONCLUSIN
La Descripcin Archivstica en nuestro pas y en muchos otros, presenta problemas

similares. Sin embargo, a pesar de ello y de las limitantes que persisten, exigen una
mayor y mejor coordinacin e integracin de quienes somos los profesionistas de la
Archivonoma.
El trabajo en equipo, la calidad con la que se desarrolle y sobre todo una mentalidad
comprometida, es lo que se requiere ante este mundo cambiante y globalizado.
Ante los retos y oportunidades del futuro de la Archivonoma y los Archivos, es

indispensable el desarrollo y preparacin constante de sus profesionistas convirtindose
en los lderes promotores del cambio, siendo corresponsable con una sociedad informada
y con una historia latente. En este sentido la elaboracin y aplicacin correcta de los
Instrumentos Descriptivos sern el eje haca la consolidacin significativa del cambio de
paradigma que an se tiene en y de los archivos.
De esta forma, podemos asegurar que el destino de los acervos histricos estar en
buenas manos y que la historia no se repetir como sucede, perdindose una y otra vez
poco a poco parte de nuestro pasado.
Para finalizar esta GUA, te invitamos a que seas de los Profesionistas Lderes de la
Archivonoma, construyendo desde ahora, un futuro deseado.
62
ANEXO 1
EVALUACIN DEL CURSO

Completa el siguiente texto con las palabras que a continuacin se enuncian, (algunas se
repiten).
piezas fondo secciones la isad-g descriptivos

documentales
series la gua el inventario Volumen Homogenizacin
documentales
conocer el Guas Principales el ndice Expedientes
acervo
investigacin el censo Secundarios Catlogos el registro
Documental
criterios inventarios el catlogo archivo perodo
Archivsticos
Rescates histrica CIA fechas instrumentos
documentales
Los instrumentos ___________ son utilizados para __________________ porque dentro

de ellos existe gran cantidad de informacin __________ til para una _____________.
Sabemos que los instrumentos descriptivos se dividen en: ________________ y
________________.
Los ____________ son: __________, ____________, ____________ y ____________.
Los ____________ son: __________, ____________ y ___________.
Los ____________ documentales, entre sus funciones principales, est la descripcin de

las _____________________, es decir, documentacin en su conjunto. Los ___________
describen unidades como son: ________________ y ________________. Las
__________ describen fondos de un archivo, dentro de sus elementos, el que describe la
cantidad se le llama _____________ y es muy importante para conocer la dimensin del
___________ descrito.
_____________ contempla ciertos elementos para la ________________ de
___________________________ a nivel internacional, con la finalidad de que los pases
miembros del Consejo se entrelacen en un mismo idioma archivstico.
Responde las siguientes preguntas, de acuerdo a lo ledo en la gua y en las lecturas

recomendadas.
1. Por qu es importante la legislacin aplicada a los archivos y/o documentos

electrnicos-?
2. De acuerdo con T. H. Shellenberg, cul es la razn para que en un inventario, la

documentacin se analice en su conjunto?
3. Qu es lo que menciona Antonia Heredia en cuanto a los catlogos y su

funcionalidad?
63
4. Elabora un ejemplo ficticio de un fondo documental, aplicando los elementos de la
Gua.
5. Elabora 20 propuestas fundamentadas para la Descripcin Archivstica del archivo

histrico en donde trabajas o hayas visitado durante el desarrollo de la Gua. En este
trabajo debers anotar:
a) tus datos personales y el puesto que desempeas

b) los datos del archivo, incluyendo el nombre y el puesto de la persona al cual dirigirs la
propuesta.
En el siguiente conjunto de enunciados marca con una V si es verdadero y con la F si es

falso.
1. Shellenberg dice que los inventarios deben describir a las series documentales en su
conjunto_____.
2. Los catlogos son instrumentos de control para los Archivnomos______.
3. Los ndices, registros y censos, son instrumentos auxiliares de descripcin______.
4. Los 23 puntos de la Norma Internacional son indispensables para la identificacin de
fondos documentales______.
5. Los censos identifican el total de archivos de una regin o pas_____.
6. El nivel de descripcin se refiere a anlisis de la documentacin a describir_____.
ENVA A TU ASESOR
64
BIBLIOGRAFA
1. Archivo General de la Nacin., VII Congreso Nacional de Archivos. A.G.N. Mxico

1996.
2. Consejo Internacional de Archivos. Actas del Seminario sobre Normas Internacionales
para la Descripcin Archivstica, Mxico 1994.
3. Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional de Descripcin Archivstica.
Espaa 1994.
4. Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional sobre los Encabezamientos
Autorizados Archivsticos Relativos a Entidades, Personas y Familias. A.G.N. Mxico
1998.
5. Consejo Internacional de Archivos. Gua para la Administracin de Documentos
Electrnicos desde la Perspectiva Archivstica. A.G.N. Mxico 1999.
6. Cook, Michael. Manual of Archival Description. Gower Publishing co. 2 ed. Great
Britain 1993.
7. Corts Alonso, Vicenta. Auxiliares descriptivos. Corts Alonso. 1981.
8. Cruz Mundet Jos Ramn. Manual de Archivstica. Fundacin Germn Snchez.
Ediciones Pirmide. 2 ed. Madrid 1996.
9. Efren Sigel, et. al. Libros Bibliotecas y Electrnica. Ed. Edamex. Mxico 1994.
10. Fredic M. Miller. Ordenacin y Descripcin de Archivos y Manuscritos. Oea. The
Society of American Archivist. Washington D.C. 1994.
11. Hawort Kent. Normalizacin de la Descripcin Archivstica en la Era Informtica. XII
Congreso Internacional de Archivos. CIA. Montreal 1992.
12. Heredia Herrera, Antonia. Manual de instrumentos de Descripcin Archivstica.
Excma. Diputacin Provisional de Sevilla 1982.
13. Heredia Herrera, Antonia. Archivstica General: Teora y Prctica. Espaa 1988.
14. Mendoza Gunnar. Problemas de descripcin y ordenacin en Amrica Latina.
Crdoba, Escuela de Archiveros. 1978.
15. Shellenberg T. R. Tcnicas Descriptivas de Archivos. Crdoba 1961.
65
APARTADO
DE
LECTURAS
66
PRESENTACION.
Las lecturas que forman la presente Gua han sido seleccionadas para apoyar tu
aprendizaje cubriendo los temas que se desarrollan en la Gua de Auto aprendizaje
cubriendo los temas que se desarrollan el la Gua de Autoaprendizaje. Por lo que se han
ordenado siguiendo la secuencia del programa.
Encontraras textos de autoridades en la materia que te permitir ampliar tu formacin as

como materiales elaboradas por instituciones de gran prestigio en los mbitos nacional e
internacional.
En algunas actividades de aprendizaje se te solicita la lectura de un texto determinado,

pero en la mayora de los temas la lectura es una actividad complementaria, lo que de
ninguna manera significa una actividad opcional, por el contrario, indica la importancia de
su realizacin para la integracin cabal del aprendizaje, para complementarlo.
Para su mejor aprovechamiento es recomendable que elabores fichas de resumen de

cada texto y que anotes tus comentarios personales sobre el tema. Con ello aumentara
tanto tu retencin del tema como su comprensin del tema como su compresin, adems
de ejercitarte en la emisin de opiniones argumentadas, lo que redunda en un aprendizaje
significativo.
El conjunto de tus fichas de resumen y sus comentarios te permitirn la preparacin de

trabajos para otras asignaturas y te dar material para tu participacin en foros de
discusin, conferencias o encuentros entre estudiantes de la especialidad.
Te deseo xito en tus actividades.
Atentamente
Daniel Martnez Bonilla
67
NDICE DE LECTURAS
Heredia H. Antonia. Archivstica General, Teora y Prctica. Espaa 1988.p.p. 296-317 69
Schellemberg T.R. Tcnicas Descriptivas de Archivos. Crdoba 1961.Captulo V

La preparacin de ndices y catlogos. 80
Heredia H. Antonia. Archivstica General, Teora y Prctica. Espaa 1988.

Captulo 15. Otros instrumentos de descripcin. 89
Archivo General de la Nacin. Memoria del VII Congreso Nacional de Archivos. Mxico,
1996.p.p.111-116. (*) Los instrumentos de descripcin archivstica y su aplicacin en el
Archivo Histrico del Estado de Mxico 103
Hodson J.H The Administration of Archives. Great Britain 1972.p.p.119-135(*) The

arrangement and description of archives. 109
Cruz Mundet Jos R. Manual de Archivistita. 2a .ed Madrid 1996.p.p.299-312. (*)

Los archivos y las nuevas tecnologas. 118
Consejo Internacional de Archivos. Gua para la Administracin de Documentos

Electrnicos desde la Perspectiva Archivistita A.G.N. Mxico 1999.p.p.31-46(*)
Captulo 2 Documentos y Archivos en el rea electrnica: conceptos esenciales. 127
Cruz Mundet Jos R. Manuel de Archivstica. 2a .ed Madrid 1996.p.p.276-282. (*)

4.2 Los inventarios 137
Antonia. Heredia. Archivistita, Teora y Prctica. p .p 357-389. (*) Captulo 14 Catlogos 141
Schellemberg. Th. Tcnicas Descriptivas de Archivos .p.p 117-141. (*) II. Catlogos 158
Antonia Heredia. Archivistita General, Teora y Prctica p.p 319-329. (*)

Captulo 12 Las guas 172
Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional de Descripcin de Archivos.

Versin espaola 1994. (*) 177
68
ARCHIVSTICA GENERAL, TEORA Y PRCTICA.
CAPITULO11
1.-Conceptos generales: anlisis y los identifiquen) y que permitirn y facilitaran la

descripcin archivistita. Instrumentos de comunicacin (consulta y recuperacin).
descripcin.
La descripcin es el puente que comunica el
Siguiendo el esquema bsico de una documento de los usuarios. En la cabeza del
programacin archivstica indicando en el puente est el archivero que realiza una tarea
capitulo 7, llegamos a la etapa de servir la de anlisis que supone identificacin, lectura,
documentacin. Hay que tener presente que resumen e indizacin que trasmite al usuario
hoy el profesional de archivos est obligado no para que este inicie la recuperacin en sentido
solo a servir y entregar para su consulta el inverso a partir de los ndices.
documento o expediente que se le solicite y
que el guarda y conserva, sino que ha de La descripcin documental comprende no solo
facilitar y difundir los medios para su el anlisis de los documentos: de sus tipos,
conocimiento y su acceso y aquellos no son tanto diplomticos como jurdicos, de su
otros que los instrumentos que ha de elaborar contenido, del lugar y fecha de su redaccin y
con esa finalidad. de sus caracteres externos, sino tambin los
Ha sido Theodore Schellenberg1 quien ha datos para su localizacin. La descripcin es
designado con el trmino <<descripcin>> esa necesaria tanto en un archivo administrativo
tarea especfica que engloba las diversas y como en un archivo histrico, aunque su
variadas actividades del archivero para prctica pueda presentar algunas variantes. La
elaborar los instrumentos que facilitan el descripcin, en definitiva, es el medio utilizado
acceso a los fondos en general y a los por el archivero para obtener la informacin
documentos en particular. contenida en los documentos y facilitarla a los
usuarios.
Resulta curiosa la falta de definicin en los
Manuales ms divulgados (Francia, Canad, Los productos inmediatos de la descripcin
Italia). suelen ser las fichas de inventario o de
catlogo, los asientos de ndices e incluso los
La palabra descripcin, en trminos amplios, cuadros de clasificacin en los que estn
es la numeracin de las cualidades y identificadas y localizadas las series; los
elementos fundamentales de una persona o de productos definitivos son los instrumentos de
un objeto, de tal forma que la persona que la descripcin destinados a facilitar el acceso
efecta pone en conocimiento de otros los documental en una gama que va desde una
rasgos determinantes que identifican lo que amplia extrema (archivo, fondo) al detalle de la
describe2. pieza.
La descripcin es el anlisis realizado por el Los instrumentos de descripcin son las

archivero sobre los fondos y los documentos representaciones de los documentos o de sus
de archivos gravados natural o artificialmente, agrupaciones, por cuanto los transforman
a fin de sintetizar y condensar la informacin mediante una forma distinta de la original.
en ellos contenida para ofrecerla a los
interesados. Equivale a dar al documento de Lo que no podr considerarse nunca como
archivos o sus agrupaciones sus seas de descripcin es la reproduccin documental, a
identidad, aquellos rasgos que los definen con no ser que sta est acompaada de los
precisin (eligiendo los elementos que mejor signos mnimos de identificacin.
1
Tcnicas descriptivas de archivos. Crdova, 1961, El anlisis aplicado a los documentos de
pg. 1 archivo ha de hacerse con objetividad para
2
TANODI. Aurelio: Descripcin y catalogacin. respetar su naturaleza que ofrece esa nota
PNUD. Capacitacin a distancia, Santiago de Chile, substancial. Asepsia la llaman algunos. La
1981-82, pg. 3.
69
valoracin, la interpretacin corresponder a Tanodi:
los usuarios. Nosotros nos limitaremos a
representar, condenando o sustituyendo los <<Ordenados bien o mal los archivos son
ms fielmente posible. prcticamente incontrolables e inaccesibles o
de consulta sumamente difcil, sino cuentan
Para conseguirlo la descripcin ha de ser: con auxiliares de control de consulta e
investigacin >>5.
Exacta, en cuanto los documentos no son algo
impreciso, sino testimonios nicos y concretos. La descripcin que es anlisis documental no
puede tomarse como una tarea genrica para
Suficiente para la unidad que se est archiveros, bibliotecarios y documentalistas. Es
informando (archivo, fondo, serie o una manera de hacer concreta que exige una
documento), sin ofrecer mas de los necesario, denominacin especfica y un mtodo tambin
por exceso o por defecto. especializado, diferente, porque Diferentes son
los archivos de los libros y de los denominados
Oportuna en cuanto ha de reflejar una <<documentos cientficos >>. (vid. CAPIT.5).
programacin que marque una jerarqua de
informacin3. Su definicin podra ser: el proceso de anlisis
de los documentos de archivo o de sus
La obtencin de datos por el archivero para agrupaciones materializados en
elaborar un producto de informacin no es una representaciones que permitan su
<<explotacin>> de los documentos en identificacin y localizacin y la recuperacin
beneficio propio, como ser la del historiador, si de su informacin para la gestin o la
no que esta labor est encaminada a dar a investigacin.
conocer la informacin indispensable a quien
la solicita. Ya hemos dicho que la descripcin no puede
considerarse como algo aislado, sino en
La descripcin persigue dos objetivos: dar estrecha relacin con la organizacin. De ah
informacin a los dems y facilitar el control su paralelismo. La descripcin est
del archivero. condicionada por los diferentes niveles de
informacin que ofrecen los documentos
Considera Duchein esta operacin parte agrupados de una forma natural y que darn
fundamental de la Archivstica. respuesta alas necesidades de los usuarios.
<< Sin una descripcin adecuada, los archivos Estos niveles (3 y 1 auxiliar) estn
son como una ciudad desconocida sin plano determinados por las agrupaciones
como el cofre de un tesoro sin llave, aun peor: documentales. Cada nivel de descripcin al
lo mismo que un viajero con mapa inexacto materializarse en un instrumento exige un
corre el riesgo de extraviarse, as un nombre especfico (gua, inventario, catlogo,
instrumento de descripcin errneo o ndice).
imperfecto puede engaar gravemente al
investigador, sea por falsa interpretacin de Ya veremos como la existencia de esos niveles
otros datos, sea por falta de informaciones supone la jerarquizacin que habr de
referentes al origen y ala historia de los reflejarse en la elaboracin de cualquier
documentos>> 4 programa descriptivo.
En esta misma lnea se pronuncia el profesor 2. Planificacin descriptiva 6
5
TANODI Aurelio : inventario, catlogos e ndices
3
Cfr. Cortes Alonso Vicenta: la informacin de CIDA, Crdoba, 1978, Pg. 6.
archivos IV Congreso ANABAD, Cceres, 1985,
6
<<boletn de ANABAD>>,Madrid, XXXVI, 1-2 HERENDIDA HERRERA ANTONIA: planificacin
4
Prlogo a la obra: Manual de instrumentos de de los instrumentos de trabajo en los archivos
descripcin documental, Ob. Cit. <<Boletn interamericano de archivos>>, Vol. VII
70
inciden de una manera especial sobre la
2.1Desproporcin entre demanda y servicio de conservacin: el manejo masivo de los fondos
la informacin. y la conveniencia de acrecentar los
instrumentos de descripcin para atender a las
En la actualidad muchos de nuestros archivos demandas actuales de la investigacin y
has sufrido la avalancha del crecimiento solucionar en gran medida la durabilidad de las
demogrfico de los investigadores, como fuentes.
consecuencia del aumento progresivo de la
poblacin universitaria en las Facultades de En cuanto a las cifras de asistencia y su
Humanidades y de las crecientes necesidades incremento en estos ltimos aos, son
cientficas7, a la vez que estn sometidos al elocuentes las listas publicadas en las
aumento de la gestin de las instituciones <<Guas de los investigadores en los archivos
productoras que exigen una informacin pronta espaoles. Rama de Humanidades>> para los
y adecuada. aos 1974 a 1977. Cada persona de las all
relacionadas tiene abierto un expediente en un
Ese acceso masivo a las fuentes determinado centro y ha consultado sus
documentales incide sobre dichos centros con documentos. Lo que no nos informan estas
signos muy diversos y plantea problemas a los gulas es del movimiento de estos ltimos. En
que hay que hacer frente. Se han multiplicado este sentido, las memorias de cada uno de los
las tareas administrativas que lleva aparejada archivos y los datos que facilitan hablan por si
esa asistencia que, aunque inevitables y solas acerca de su crecimiento en
necesarias, merman las funciones tcnicas de proporciones geomtricas9. Lo que ni unas ni
los archiveros. Han crecido las gestiones de otras nos detectan es el ndice que nos d la
control y vigilancia, ha aumentado en tal proporcin en que cada unidad archivstica o
proporcin el movimiento de legajos y la de instalacin deteriora su estado fsico por la
utilizacin de su contenido que ha de temerse utilizacin de aquellos usuarios.
por su conservacin. Pero estas mayores
necesidades no se han visto compensadas ni Existen, adems, determinadas circunstancias
mucho menos con la ampliacin de plantillas en algunos asistentes habituales que pueden
que ayuden a remediar tales cuestiones8. acentuar las notas negativas por lo que se
refiere a la conservacin10. Hay un numero
Siendo todos estos problemas crecido de alumnos universitarios -
importantsimos, quiero insistir en los que investigadores ocasionales- que acuden a los
archivos con el nico fin de aprobar una
asignatura para la que es preceptivo hacer
Crdoba, Argentina, 1980, pags87-91 y <<boletn
prcticas sobre documentos de nuestros
del Archivo General de la nacin >>, VOL LXXI N os
240-241, Caracas, enero- diciembre, 1981, pags8-
depsitos. Su meta no est en la investigacin
13. y su paso por las salas de trabajo es obligado
y de mero trmite. El manejo de algo, tan
7
En Espaa los usuarios que han obtenido servicio insustituible como son las piezas
de los archivos del Estado han alcanzado la cifra de documentales, por personas no preparadas
111.735 en 1974, lo que supone 14.817 ms que para ello, creo que hay que tenerlo en cuenta.
en 1973. En 1975 la cifra ha llegado ha 116.636, o Habr que buscar soluciones porque tampoco
sea 4.901 ms que en 1974. Cfr. CORTEZ se puede negar a esos investigadores en
ALONSO. VICENTA: Los Archivos Dependientes ciernes el manejo de la documentacin, y
de la Direccin General del Patrimonio Artstico y aqullas pueden estar en el microfilm o la
Cultural, 1974 y 1975. <<Boletn de Archivos>>, no
fotocopia. Actualmente hay series dentro de
1, Madrid, enero- abril, 1979, Pgs. 45-90
Vid. Tb. De la misma autora: Notas sobre la
9
investigacin en el A.G.I <<Archivo CORTES ALONSO. Vicenta: Los Archivos
Hispalense>>.LXVIII, nos207-208, Sevilla, 1985, dependientes... Ob. cit
10
pgs. 197-221. HEREDIA HERRERA, Antonia: Un peligro para la
8
CORTES ALONSO. Vicenta: Funcin de los conservacin: el acceso masivo a los fondos
archivos y recursos humanos, Revista de documentales, <<Boletn de Archivos>>, n. 4,
Educacin, n. 235, 1974. pgs. 72-83. Madrid, 1980.
71
algunas secciones facticias (pergaminos, descripcin son los documentos o sus
mapas, estampas, pianos) que se sirven agrupaciones. Con esas agrupaciones, que ya
habitualmente para su manejo en forma de tratamos de dejar identificadas, se pueden
reproducciones aunque la consulta del original establecer tres apartados:
no est descartada para comprobaciones.
1 Archivo, fondo, seccin de fondo,
Aparte de aquellos casos, es innegable que la seccin histrica de archivo.
utilizacin reiterada de los fondos por los 2 Series documentales.
profesionales de la investigacin ha de incidir 3 Piezas singulares, unidades
en su conservacin. El facilitar el acceso a archivsticas.
estos documentos mediante un mayor y
efectivo nmero de instrumentos, cubrir un Estos tres apartados obedecen a una escala
doble objetivo: abreviar la tarea del jerrquica, de mayor a menor, en las que cada
investigador, reducindole las bsquedas y una de las agrupaciones est contemplada por
localizaciones largas e infructuosas que su personalidad plena. Hemos excluido en este
machaquen las piezas documentales y, como caso a las secciones documentales por
consecuencia, evitar o, al menos, disminuir su entender que stas son subdivisiones de un
deterioro. fondo, de una seccin de fondo o de una
seccin de archivo.
Estamos todava lejos, para la mayora de los
archivos, de salas de investigacin sin papel La descripcin aplicada a cada uno de estos
donde la consulta se haga solo a travs de tres apartados determinar un nivel de
pantallas. profundidad en el anlisis en relacin con la
naturaleza de las agrupaciones que se
Si la organizacin tiene una relacin directa describen. As describiremos en el primer
con la conservacin no lo es menos la que caso, un archivo, un fondo, etc.; en el
tiene en esto la descripcin en cuanto que de segundo, cada una de las series que integran
una correcta planificacin descriptiva se cualquier fondo, seccin de fondo o seccin de
eliminar, como hemos visto, la consulta archivo y para el tercero, los documentos
innecesaria y el manejo intil de muchos simples o compuestos.
legajos por los investigadores que podrn ir
directamente a la noticia que les interesa Estos niveles, adems responden. A las
consiguindose para ellos un ahorro notable diferentes necesidades de informacin de los
de horas de trabajo. usuarios. Veamos:
2.2. Niveles de descripcin v paralelismo con - Alguien puede necesitar conocer en

las agrupaciones documentales y los qu archivos espaoles hay fondos con
instrumentos de descripcin. documentos americanistas.
- Pueden interesarle las disposiciones
No nos vamos a referir a niveles de la corona espaola para Mxico en
administrativos o polticos que entraran de la primera mitad del XVI.
lleno en lo que seria una Administracin de - Le conviene localizar el titulo del virrey
Archivos. Ahora nos interesa centrarnos en los Antonio de Mendoza.
niveles que exige cualquier programacin - Solo desea saber si hay
descriptiva para cualquier archivo, sea cual documentacin sobre la plvora.
sea el mbito administrativo.
Es claro que la informacin demandada es
Estos niveles guardan una relacin estrecha mucho ms amplia, ms general y panormica
con las agrupaciones documentales de las que en el primer caso que en los otros. La
nos ocupamos en el captulo 4, necesidad en el primer caso se satisfar a
establecindose un paralelismo entre ambos. partir de una gua de los Archivos espaoles o
Esta relacin no es otra cosa que la de las Gulas de cada uno de ellos, en el
consecuencia de que el objeto de la segundo con un inventario de la Audiencia de
72
Mxico, en el tercero con un Catlogo de los Existe hoy una tendencia a incluir como
cedularios novo hispanos y en el cuarto con un resultado de la descripcin en el primer nivel
ndice incorporado a un banco de datos. los cuadros de clasificacin de cada una de las
agrupaciones documentales que estn
El resultado de la descripcin se materializar integradas en dicho nivel, estimndolos como
en unos instrumentos especficos, paralelos a otros instrumentos de descripcin, por cuanto
dichas agrupaciones, quedando as pueden ser elaborados con independencia de
establecida la equivalencia entre niveles de las gulas, aunque cuando stas se
descripcin, agrupaciones documentales e confeccionen hayan de ser incluidos en ellas.
instrumentos de descripcin. Ya veremos cmo tambin guardan una
relacin estrecha con los inventarios a los que
Agrupaciones Instrumentos hay que aadir, hasta el extremo que los
Nivel documentales de descripcin cuadros de clasificacin como introduccin a
cualquier inventario vienen a convertirse en la
I Archivo Guas condensacin de stos.
Fondo
Seccin de fondo De entrada he fijado el orden de los niveles de
Seccin de archivo descripcin de mayor a menor, aunque pudiera
II Series documentales inventario estimarse que poda establecerse a la inversa
III Piezas singulares Catlogo
por cuanto algunos cuando hablan de
Unidades archivsticas
agrupaciones documentales van de lo singular
IV ndice a lo global.
Internacionalmente hay una, aceptacin El orden no puede ser arbitrario. Importa y es

generalizada de estos tres niveles. Sin necesario determinarlo, por cuanto de dicho
embargo no suelen ser tan consensuadas ni la orden partir el establecimiento jerrquico de
estimacin de las agrupaciones documentales, cualquier programacin descriptiva. Me parece
como ya vimos al hablar de la terminologa, ni, equivocado establecer el primer nivel de
sobre todo, la materializacin de los descripcin a partir del documento,
instrumentos que suelen multiplicarse, al materializado en un catlogo. Llevamos mucho
menos por lo que se refiere a las insistiendo en que hay que ir de lo general a lo
denominaciones11 Tampoco entre nosotros particular, ofreciendo una visin de conjunto
existe una adecuacin total con lo expuesto. para descender luego. El catlogo es el
estadio final de la descripcin y por tanto
Existe un cuarto nivel, que ms que describir estar en el tercer nivel. No podemos dejar de
identifica y localiza, que yo estimo auxiliar por plantearnos que para los archiveros el objeto
la dependencia que guarda con esos tres inmediato es el archivo, el mediato, los
instrumentos esenciales y que su nica razn documentos.
de ser es la recuperacin de informacin
contenida en cualesquiera de ellos. 2.3. Plan de descripcin.
Los ndices no guardan relacin con las La promocin y aumento de actividades

agrupaciones documentales, sino con los investigadoras y de gestin, pues no corren
instrumentos resultados de la descripcin y no paralelas al ofrecimiento de los instrumentos
son diferentes para unos y para otros. de descripcin por parte de los archiveros.
Existe una desproporcin entre unas y otros.
Se hace inevitable una programacin
descriptiva a nivel nacional, a nivel autonmico
11
As qued patente en el Coloquio y a nivel de centros para salvar esta situacin.
Internacional de archivstica sobre Descripcin, San
Sebastin (junio 1990). Francia quiz sea la que No podemos ignorar que estn publicados o
ofrezca mayor multiplicacin terminolgica. Cfr. elaborados, sin editar, muchos catlogos,
HEREDIA HERRERA, Antonia: La descripcin obras analticas y minuciosas, resultado del
documental: estado de la cuestin (en prensa),
73
trabajo personal de muchos aos de trabajo tener inventariado correctamente el fondo, en
que son elementos indispensables para la lnea de la normalizacin.
determinados historiadores que hayan
escogido precisamente la parcela de que sean Hasta ahora nos estamos refiriendo a la
objeto aquellos libros. Pero esas obras de documentacin histrica, es decir aqulla que
aos, frente al servicio ms generalizado de no tiene otra finalidad que la de servir de
informacin que tenemos la obligacin de fuentes de investigacin. Pero hemos de
ofrecer. Habr que dejarlas para ms adelante. ocuparnos tambin de la documentacin
reciente y actual, cuyo aumento es cada da
Hay, en esta lnea, que estudiar los problemas mayor, en razn de La magnitud burocrtica de
y necesidades de cada centro y planificar la hoy. Su numero es tal que de no tenerla bien
descripcin en etapas sucesivas, para no descrita, su conservacin meramente fsica
pasar a la siguiente sin haber cubierto la resultar intil Parece contradictorio que hoy
anterior. Perogrullescamente hay que empezar que tanto se valora la productividad, se pierdan
por el principio: por las guas y por los horas y horas en las instituciones tratando de
inventarios y por ltimo los catlogos. Ante localizar antecedentes y datos para resolver y
esto se puede objetar que en la mayora de los tramitar expedientes. La descripcin adecuada
centros, refirindome a los servidos por de ese gran volumen documental ahorrara
archiveros, estn realizados los inventarios de esfuerzo y facilitara la gestin de tal manera
casi todos sus fondos. Pero, responden que la Administracin sera ms eficaz y los
estos inventarios a una concepcin archivstica administrados estaran mejor servidos.
actual y a las exigencias de hoy? Y en
segundo lugar, estn redactadas las guas e Se ha dicho en alguna ocasin qu
inventarios suficientes? instrumentos para qu usuarios?
No podr seguirse adelante si para cada uno Para el primero y segundo nivel no cabe la
de los fondos o de las secciones de fondo de pregunta porque tanto la Gua como el
un archivo no estn confeccionadas sus guas inventario se plantean como inevitables. Los
y, revisados y actualizados los inventarios. criterios de actuacin han de ser
contundentes. No es posible eludir como tarea
No quiere decir esto que los inventarios prioritaria para ningn fondo la confeccin del
antiguos, que hasta ahora han sido elementos inventario, sea cual sea el valor de sus
de trabajo indispensables para los documentos. La nica opcin a este nivel ser
investigadores y archiveros, hayan de ser en el caso de un archivo con varios fondos
arrinconados v eliminados. Hemos de partir de determinar por cul se empieza primero. As
ellos, pero rectificndolos y mejorndolos. As, en un archivo municipal habr irremisiblemente
habremos de cambiar descripciones errneas que iniciar la inventariacin por el fondo
de series o de legajos, o descripciones municipal, dejando para ms adelante, por
incompletas por falta de datos precisos ejemplo, los protocolos notariales o las
mnimos como pueden ser los de la tipologa y colecciones en l depositadas.
tradicin documentales. El autor y el
destinatario, o descripciones incorrectas por no En este segundo nivel de descripcin, por
coincidir con la realidad de las fechas obligatorio, no tiene cabida la participacin del
extremas. Habr que unificar las descripciones usuario.
de las series homogneas. Habr que hacer
ndices sobre las descripciones correctas y En el tercer nivel, el correspondiente a la
reformadas. Todo ello respetando la actual catalogacin, si entran en juego determinados
ordenacin y numeracin de las unidades de criterios de actuacin por cuanto la
instalacin. catalogacin no es obligatoria y slo se
plantear su conveniencia segn los casos.
No resultara ajustada a una planificacin Estos criterios afectan al valor de los
descriptiva iniciar tareas de mecanizacin sin documentos, a su volumen y a los intereses de
los usuarios cuya demanda estar marcada
74
por las corrientes historiogrficas. Solo en este solo depender del inters informativo de las
nivel cabra plantearse La incidencia de los mismas y de su demanda.
usuarios y establecer prioridades.
Por lo tanto, una planificacin descriptiva en
En este tercer nivel hay otro factor a tener en cada centro necesitar en primer lugar de la
cuenta: los altos costos que conlleva elaboracin de un inventario por cada uno de
describirlos. los fondos documentales, completado con una
gua, despus la redaccin de los catlogos de
En cuanto al orden de importancia, como las series que, tras su valoracin, se estimen
tendremos ocasin de ver, no hay diferencia dignas de aqullos, ya que existen series cuya
entre ellos, lo que si de preferencia jerrquica descripcin puede acabar en la inventariacin
del primero respecto del segundo, en cuanto a y no precisan de una particularizacin mayor.
la elaboracin y establecimiento de un Una serie de memoriales o de peticiones es
programa descriptivo. Sin embargo, la mayora probable que no hayan de catalogarse, en todo
de los archiveros me incluyo entre ellos caso ser suficiente un listado de los nombres
hemos iniciado nuestras tareas tcnicas por de los peticionarios.
los Catlogos o en todo caso hemos visto en
ellos nuestra culminacin profesional. Pocos La elaboracin de los catlogos exigir
han empezado por los inventarios, por tambin una jerarqua que ira desde las series
considerarlos quiz tarea de menor categora. con informacin de inters ms general
De hecho hemos contado con los existentes de (disposiciones, reglamentos, por ejemplo) que,
antiguo, sin detenernos siquiera a considerar si lgicamente, son las de mayor demanda a las
stos gozaban de la calidad de tales. No nos de inters ms concreto (expedientes de
hemos parado a analizar su funcin primordial confirmacin de encomiendas, expedientes de
como instrumentos primeros y principales del concesin de naturalezas).
quehacer del archivero y si respondan a una
normativa adecuada de elaboracin, de ah el El planteamiento para archivos organizados e
gran nmero de Variantes que los autores les inventariados de antiguo, ser algo diferente
dan (analticos, esquemticos, sumarios, de porque no podremos empezar de cero. La
resmenes, etc.). En adelante no podremos reclasificacin y la reinventariacin sern los
limitarnos a ofrecer y enumerar las objetivos de la primera etapa, en cada fondo,
caractersticas de unos inventarios o de unos que podrn cubrirse en un espacio de tiempo
Catlogos existentes, pero que no son tales. asequible y en muchos casos bastante corto.
2.4. Estadios o etapas en un plan de Luego vendr la segunda "etapa, mucho ms

descripcin. lenta, pero que no deber iniciarse sin haber
cumplimentado la primera, en todos y cada
La descripcin en cualquier archivo, los ms, uno de los fondos. La reordenacin de las
los menos consultados, comprende dos series, el vaciado de datos y confeccin de
estadios que han de programarse listas para la mecanizacin y la redaccin de
sucesivamente: La inventariacin tras la catlogos para series especficas, por su
clasificacin de cualquier fondo y la importancia, sern a grandes rasgos los
catalogacin, despus de La ordenacin de las objetivos a llevar a cabo en este segundo
series. momento.
Cada fondo precisa de un inventario que refleje Nunca la descripcin de colecciones se har
la totalidad de su conjunto documental. En en primer lugar.
cuanto a las series que integran dicho fondo
aunque cada una de ellas sea conveniente Es importante, sobre todo en el caso de
ordenarlas y sean susceptibles de catalogarse archivos en formacin es el caso de los
no por ello requerirn obligatoriamente la archivos generales de las Autonoma la
confeccin de un catlogo, cuya necesidad adscripcin de los conjuntos documentales a
fondo o seccin de fondo, al existir dentro de
75
las Direcciones Generales, Patronatos y
entidades con autonoma que podrn De ninguna manera podemos contentarnos
considerarse secciones de fondo y para las con el uso restringido que supone una copia
que habr que aplicar una planificacin mecanogrfica de un inventario, existente solo
descriptiva independiente y completa. en el centro, o con los ficheros de un catlogo.
Desgraciadamente gran parte de los
2.5. Difusin y publicacin. instrumentos de nuestros archivos, incluidos
los generales, tienen esta limitacin y no
Una planificacin descriptiva no estar podemos olvidar las palabras que hace aos
completa si no se difunden los resultados escribiera D. Antonio Rodrguez Moino
obtenidos mediante los instrumentos afirmando que los archivos pblicos no
elaborados a travs de un plan editorial cumplen su misin si se limitan a conservar
conveniente y suficiente. La conveniencia celosamente sus fondos o a confeccionar
estar sustentada sobre la jerarqua inherente ficheros, sino que es <<absolutamente
a la programacin descriptiva. No sera inexcusable que se impriman los catlogos13
conveniente la edicin de un catlogo de que se elaboren>>.
correspondencia de un virrey del Per o de los
privilegios concedidos a un determinado En este sentido se pronuncia Vicenta Corts
hospital, sin estar editado el inventario de la cuando nos dice que la descripcin para ser
Audiencia de Lima o el del mencionado realmente provechosa ha de publicarse.
hospital. La suficiencia vendr determinada por
el conocimiento de la amplitud de la tirada en Ahora bien, con ser necesaria la publicacin
virtud de la demanda, de su distribucin y por de los instrumentos de descripcin no es esta
la eleccin de un formato y composicin condicin esencial de su naturaleza. Digo esto
adecuados que favorezcan el inmediato frente a los que sostienen y consideran solo
acceso a la informacin. No hay nada ms como tales a los editados Existen algunos
ingrato para el que los utiliza que un inventario manuscritos que esperan la imprenta por
o catlogo confuso de exposicin y formato. dificultades presupuestarias y que revisten
todas las caractersticas de los mismos
Este complemento editorial es de tal manera aunque no dispongan de una difusin ms
necesario que est comprobado que el mayor amplia, que seria lo conveniente.
nmero de consultantes de una seccin en un
archivo puede depender de los instrumentos
que sobre ella estn elaborados y que faciliten
su conocimiento, su acceso y su control12 3. Problemas terminolgicos de los
instrumentos de descripcin.
Resumiendo podemos decir que una
planificacin descriptiva: Como en tantas ocasiones la falta de precisin
terminolgica vuelve a plantearse, ahora,
a) Es sintomtica de una buena incluso, con ms intensidad.
organizacin.
b) Ayuda a la conservacin de los fondos. Los trminos <descripcin> e <instrumentos
c) Facilita el acceso a los documentos. de descripcin> no estn aceptados con
d) Favorece el control por parte del archivero. carcter general. Ms el primero que el
e) Ahorra horas de trabajo al investigador v le segundo.
ayuda en su investigacin.
f) Reduce el desnivel entre la demanda de Del mismo modo que al hablar de clasificacin
los investigadores y el ofrecimiento de los y ordenacin veamos como un sector
archiveros. profesional tomaba como una sola la operacin
g) Agiliza la gestin de la institucin denominada ordenacin en la que se inclua la
productora.
13
RODRGUEZ MOINO. A: Introduccin al
12
CORTS ALONSO, Vicenta: Notas sobre la Catlogo de memoriales presentados al Consejo de
investigacin... Ob. cit. nota 8. Indias, 1953.
76
clasificacin, ahora hay otro sector que ha <<instrumentos de trabajo>> e <instrumentos
identificado o ha polarizado a la descripcin en archivsticos>> o de archivo resultan muy
torno a la catalogacin, hasta tomar a sta amplias al poder incluir, por ejemplo, la
como sinnima de descripcin. Craso error no lmpara de cuarzo o la lectura de microfilm en
desterrado14 la primera acepcin y en la segunda, tanto un
directorio de archiveros, como un inventario de
Me he pronunciado en ms de una ocasin15 edificios y solares disponibles para archivos; la
por la aceptacin sin reservas del trmino designacin de instrumentos de investigacin
descripcin para identificar nuestra forma reduce el campo a los archivos histricos, ya
especfica de anlisis de los documentos de que en los administrativos existiendo tambin
archivo. Si nos fijamos, el uso del trmino a necesariamente instrumentos elaborados por
secas por los documentalistas se hace de el archivero no suelen utilizarse con fines de
forma genrica, de la misma manera que investigacin, sino de gestin; la denominacin
cuando nosotros utilizamos el trmino anlisis. de <<auxiliares descriptivos>> quiz minimice
Pero si quieren precisar hablan de descripcin su verdadero valor; la de <<instrumentos de
bibliogrfica, que nada tiene que ver con informacin>>18 al estar el trmino informacin
nuestra, descripcin archivstica. muy ligado genricamente a las Ciencias de la
Informacin y en especial al mundo
En cuanto a los instrumentos cuyo fin es la periodstico y de los medios de comunicacin
descripcin, reciben variadas denominaciones social, quiz desvirtu su exacta significacin;
genricas: de <<catlogos>> por los la denominacin de <<instruments de
norteamericanos; de <auxiliares descriptivos> recherche>> aceptada por los franceses19 con
por la Escuela de Archiveros de Crdoba el significado de bsqueda o localizacin
(Argentina); de <instrumentos de localizacin>, tampoco se identifica con la de <<Instrumentos
<<de informacin>> <<de descripcin>>, <<de de descripcin>> por la que yo me inclino, si
trabajo>> o <<de consulta> en Espaa de aceptamos el trmino descripcin como tarea
<<instrumentos de investigacin>>16 en especfica del archivero y como concepto que
algunos trabajos de la UNESCO, no faltando abarca la actividad de hacer posible el
otras designaciones como las de conocimiento y localizacin de los
<<instrumentos archivsticos>> o documentos tras haberlos identificado,
<instrumentos de divulgacin del material de despus de enumerar sus caracteres externos
archivo>>17. Los canadienses utilizan dos e internos.
voces: de recuperacin en los archivos
corrientes, de investigacin en los histricos. Los instrumentos de descripcin deben ser
Me atrevo a manifestar mi opinin ante tal tomados como resultado de una operacin de
variedad nominativa. El trmino <<catlogo>> anlisis especfico de los documentos de
queda, segn mi criterio, totalmente archivo o de sus agrupaciones.
descartado, al poder ser precisado y delimitado
frente al inventario y a la gua; las variantes de La problemtica particular de la terminologa
por lo que respecta a los instrumentos, qued
14
Cfr. Mayaus, Antoni; Prades, Isidre; expuesta, despus del V Congreso
Lensenyament de lArxivistica, <<LLIGALL>>, Internacional de Archivos, celebrado en
1988, pg. 186. Brcelas, cuando Carmen Crespo apuntaba su
15
Heredia Herrera, Antonia: La descripcin sorpresa al constatar que no exista un criterio
documental: estado de la cuestin. <<Actas del I fijo para precisar lo que era una gua, un
Coloquio Internacional de Archivstica>>. San inventario y un catlogo. La falta de fijeza de
Sebastin, 1990 (en prensa).
16 conceptos, ha Llevado a muchos a enumerar
As figura en un estudio RAMP de la Unesco:
Directrices metodolgicas relativas a la preparacin los instrumentos archivsticos en este orden:
de las Guas Generales de Archivos Nacionales, de catlogos, guas, ndices e inventarios,
Francoise Hildesheimer. Pars, 1983.
17 18
Crespo Nogueira, Carmen: Terminologa de Corts Alonso, Vicenta: Manual de Archivos
archivos: instrumentos de trabajo, <<Homenaje a Municipales, ANABAD, Madrid, 1982, pg. 82
19
Federico Navarro>>, Boletn de ANABAD, 1973, Ministere des Affaires Culturelles: Manuel
pg. 89. dArchivistique, Paris, 1970, pg. 243
77
siguiendo un criterio de prioridad en cuanto a Inventario, gua y Regesto21 que aunque casi
lo que han estimado la importancia de mayor a coincide con lo que nosotros defendemos no
menor. Criterio de prioridad que aun persiste, se ajusta al orden enumerativo que
cuando lgicamente haban de enumerarse por mantenemos, y en cuanto a la denominacin
orden de elaboracin en el tiempo, siguiendo de Regesto, difiere de la de Catlogo.
un orden inverso.
Lodolini destaca entre estos tres instrumentos
Quiero partir de la eliminacin de conceptos esenciales para el archivero: la Gua General y
tan generales como los de <<catlogos>> el Inventario22 y da al inventario la primaca que
utilizados por los norteamericanos o los de defiendo hace bastantes aos y que no todos
<<inventarios>> preferidos por los franceses comparten.
para tratar de precisar los diferentes
instrumentos. Los anglosajones hablan Es un hecho que bastantes de los
tambin de <<a finding aids>>. instrumentos publicados bajo la
responsabilidad o autora de profesionales no
Insisto en que los norteamericanos emplean el ofrecen ni por su designacin, ni por su
trmino <<catlogos>> o <<finding aids>> elaboracin unas caractersticas definidas que
como los instrumentos elaborados por el ayuden a precisar la diferencia entre ellos,
archivero que engloban tanto a los inventarios, sobre todo cuando se trata de inventarios y de
como a los catlogos; los franceses se inclinan catlogos. No pocas veces se denominan
por la palabra <inventario>> con una inventarios obras que son claramente
significacin general que incluye tanto el catlogos y viceversa o mezclan en su
inventario (concebido por nosotros) como el redaccin los criterios de los segundos en una
catlogo (donde las piezas son descritas una obra denominada arbitrariamente con uno u
por una) llamando al primero <<inventario otro nombre.
sumario>> y al segundo <<inventario
analtico>>20 No podemos olvidar, entre La razn de ser de estas tendencias v
nosotros el trmino <<regesto>> utilizado con realidades ha estado por una parte en la
frecuencia por los medievalistas y los notarios ausencia de precisin, incluso conceptual de
para documentacin notarial que no es ni ms nuestros principios, en el confusionismo
ni menos que un catlogo aunque sus asientos terminolgico y en la falta de delimitacin de
suelen ofrecer los datos en diferente orden del nuestros instrumentos bsicos y ha estado por
propugnado por nosotros. Otro trmino otra parte en una carencia de planificacin
indeterminado, utilizado como sinnimo de jerrquica que estableciera prioridades de
catlogo, es el de repertorio. tareas a realizar y que, no hay duda que de
existir, no empezaramos por confeccionar
Otra confusin deriva de los ttulos o Catlogos, cuando estn por redactar o mal
denominaciones dados en las ediciones de los redactados los Inventarios.
instrumentos que tienen su propio nombre y
que llaman, por ejemplo: <<Documentos>> Es necesario, pues, que delimitemos cada
para designar a un catlogo. instrumento de descripcin fijando su objetivo y
utilidad preferentes, estableciendo su relacin
Decididamente la enumeracin de los con la organizacin, sealando Las normas
instrumentos de descripcin por orden de para su elaboracin. Esto en primer lugar, y en
elaboracin en el tiempo ser: gua, inventario segundo se hace precisa una actitud crtica
y catlogo. Como instrumentos auxiliares los respecto a los ya elaborados y publicados
ndices, los registros, las listas, las relaciones viendo cules responden al concepto que
sumarias y. con consideracin independiente pretenden.
los censos.
21
PRATESI A.: Inventari e al tri strumenti di corredo
Entre los italianos: Parteis, considera que los al servizio della scienza, <<Archivi e cultura>>, V-
instrumentos pueden reducirse a tres: VI. 1971-1972.
22
LODOLINI Elio: .Archivstica. Principi e problemi,
20
Ob. Cit. Pg. 243 Milano. 1984, pg. 172.
78
la topologa documental. Esta simplificacin
4. <<Descripcin automatizada>> que no permitir suprimir datos se supondr
una descripcin apresurada, hoy respetote
Resulta un poco peligrosa esta terminologa, ayer, lo que ocurrir es que la adscripcin a
ya que solo a determinados aspectos de la determinada topologa llevar implcitos los
descripcin, como es el caso de los ndices, datos que le son propios.
puede aplicrseles la automatizacin, y ya
veremos los problemas que sta plantea. La normalizacin habr de partir de las normas
para cada uno de los niveles de descripcin.
La automatizacin de la descripcin en general Habr, pues una normalizacin de las Guas,
exigir antes normalizacin. Conviene por otra de los inventarios, otra de los catlogos y
tanto hablar de descripcin normalizada, para otra de los ndices. En cada caso habremos de
despus hablar de descripcin informatizada. elaborar u modelo de ficha de descripcin y
aunque existan recelos acerca de su
5. La normalizacin de la descripcin23. posibilidad, hay que apostar por ella.
En teora, la normalizacin para el profesional Est en proceso de discusin y

de archivos es piedra de toque para su trabajo, experimentacin la norma internacional ISAD
especialmente por lo que se refieren la (G), de aqu mi propsito de no incorporar el
descripcin y no por virtud de la aparicin de tema a este captulo. Pero si referirme a una
los ordenadores. Estos lo que han venido a bibliografa reciente en Espaa:
constatar es que los archiveros que tenan que
haber hecho de la norma su evangelio, no han Heredia Herrera, Antonia: La Norma ISAD (G) y su
rentabilizado sus posibilidades de trabajo terminologa, anlisis, estudio y alternativas.
archivstico en esa lnea y pretenden <<Normas>>, ANABAD, 1995.
incorporarse ahora al milagro de la informtica
C.I.A.: ISAD (G) Norma internacional de descripcin
para salvar su fallo. archivstica, versin espaola preparada por Luis
Martnez Garca, Rosana de Andrs Daz y Victoria
Normalizar la descripcin, no es nada nuevo, Arias Roca, Ministerio de Cultura, 1995.
sino solo aplicar las reglas de dicha
descripcin a las que no hemos de renunciar.
Los Bibliotecarios lo han hecho por qu no
nosotros? Aunque hay quienes piensan que en
archivos normalizar es cambiar, transformar o
incorporarse a los criterios informticos o
documentalistas.
Para que la normalizacin sea tal han de ser

estudiadas las reglas y aceptarlas por la
mayora. No es cuestin de elaborar normas
en nuestro trabajo para nuestro centro, hemos
buscar la generalizacin con la aceptacin y
aplicacin de las mismas, consensuadamente.
La normalizacin de la descripcin
rentabilizar nuestra tarea simplificndola. La
simplificacin vendr de la mano del estudio de
23
HEREDIA HERRERA, Antonia: Descripcin v
NORMALIZACION, <<Actas del Coloquio
Internacional de Archivstica>>, San Sebastin,
1990 (en prensa); COOK, Michael:
Manual of Archival description. Gower, British
Library, Board, 1989.
79
CAPTULO V
LA PREPARACIN DE NDICES Y CATLOGOS
Hay dos escritos para describir documentos primera vez, un ao despus. Una edicin
que deben prepararse en fichas en vez de posterior que sali en 1882, es en gran parte el
pginas, es decir, en forma de libro. Estos son fruto de la labor cooperativa de varios
los ndices y los catlogos. bibliotecarios. Los mtodos modernos para
preparar ndices mediante el uso de tarjetas o
Los trminos ndices y catlogos con fichas, se desarrollaron en las dcadas de
frecuencia se usan indistintamente porque en 1870 y 1880, fechas en que el Library Bureau
efecto ofrecen algunas semejanzas. Tienen, puso al alcance de las bibliotecas el mobiliario
por ejemplo, la misma forma fsica y hasta y otros efectos necesarios para adoptar el
proporcionan la misma informacin sobre el sistema nuevo, y que tambin coinciden con el
contenido de los documentos. establecimiento de numerosas sociedades o
grupos interesados en promover la preparacin
Empero, hay una diferencia bastante de ndices.
importante, y sta se refiere principalmente a
la manera en que son identificados los Las ltimas y excelentes observaciones sobre
documentos. Los catlogos los identifican la confeccin de ndices para impresos son las
proporcionado informacin sobre la entidad de Martha Thorne Wheeler y Bertha E.
que los produce. Su tipo documental, el lugar y Josephson (1).
fecha de confeccin, y la cantidad. En cambio,
los ndices identifican los documentos Los ndices para documentos deben
simplemente indicando el nombre o la sigla de distinguirse de los ndices para obras
la entidad productora. Los ndices, tambin impresas. Tanto las tcnicas que se siguen
identifican el contenido de los documentos como los temas que se identifican en los
pero generalmente no proporcionan ni datos ndices para documentos, son diferentes de las
bibliogrficos ni biogrficos. tcnicas y de los temas que se toman en
cuenta al preparar ndices para impresos.
Las diferencias entre los ndices y los
catlogos provienen de los diferentes objetivos Las fichas o tarjetas aparentemente fueron
uno persigue. Los ndices se preparan con el utilizadas en Francia por primera vez para la
fin de indica; el lugar dentro de los documentos confeccin de ndices referentes a obras
donde puede encontrarse informacin sobre impresas. Fue el Abad Rozier, quien en 1775
citados ternas. Su objetivo no es el de describir empleaba fichas en la redaccin de un ndice
los documentos, como es el de los catlogos, para las memorias custodiadas en la Academia
sino que su fin es solamente de identificarlos de Ciencias en Pars (2).
en relacin con un tema. Los ndices son,
pues, un instrumento localizador; los catlogos Los mtodos para preparar ndices fueron
son escritos descriptivos, aunque es obvio que desarrollados a principios del siglo XIX y estn
tambin pueden utilizarse para localizar reflejados, en gran parte, en las actividades de
informacin. la Historial Society de Massachussets, la
primera de tales sociedades histricas que se
I. INDICES
1
Martha Thorue Wheeler, indexing: Principles,
En los Estados Unidos, las tcnicas relativas a
Rules, and Examples (Albany, N. Y.,1942) (New
la preparacin de ndices, segn hemos visto, York State Library, Bulletin 20.50); Bertha E.
se desarrollaron principalmente como Josephson, Indexing, American Archivist, 10:
consecuencia de las actividades de William F. 133.150 (Apr. 1947).
Poole, quien en 1847 inici la tarea de redactar 2
M. S. R. James, The Progress of the Modern
el Index to Periodical Literature (ndice para la Card Catalog Principle. The Library and its
literatura periodstica), obra que se public por Contents, ed. by Narriet Price Sawyer (New York,
1925), pp. 331-38.
80
estableciera en los Estados Unidos. En 1791, que empleamos actualmente (9). El extenso
ao de su establecimiento, esta sociedad ndice de los papeles de Timothy Pickering
adopt reglamentos estipulando que todos los (1745.1829), publicado por la sociedad
papeles deben ser marcados, numerados, y histrica bajo el ttulo Collections, fue
luego colocados dentro de cajas, a las cuales redactado en fichas, y se compone de un
tambin se les asignar nmeros y que cada ndice por materias, en el que se resuma el
caja incluir una lista de los papeles que contenido de cada documento; adems se
contiene(3). Sin embargo, este mtodo que preparaban fichas para cada tema importante y
corresponde a los mejores de nuestros das, se inclua un ndice onomstico que segn el
fue pronto reemplazado por el de encuadernar juicio de entonces, tena gran utilidad para los
los documentos, catalogar los volmenes y genealogistas y bigrafos (10).
luego preparar ndices para lo contenido en
cada volumen (4). Las primeras colecciones de El mtodo utilizado por la Massachussets
Importancia en que se puso en prctica este Historical Society de encuadernar los
ltimo mtodo fueron la de Thomas documentos sueltos y luego preparar un ndice
Hlutchinson (1711-1780) gobernador de la para los mismos, fue adoptada por la mayor
colonia de Massachussets, cuyos papeles parte de las sociedades histricas del siglo
fueron encuadernados en 1822(5), y la de pasado. En la New York State Library, los
Jonathan Trumbull (1710-1785), encuadernada papeles de Sir William Johnson (1738-1790), la
en 1824(6). Los ndices referentes a los primera coleccin adquirida por el estado de
volmenes de Trumbull fueron preparados Nueva York, fueron encuadernados en 1850, y
cuidadosamente a fin de que fueran de utilidad ms tarde se prepararon un ndice y un
para los historiadores (7). El procedimiento de catlogo cronolgico, y por fin fueron
encuadernar los documentos, catalogarlos y publicados (11). Lyman C. Draper de la
preparar un ndice, fue reconocido en los Wisconsin Historical Society, una de las
reglamentos adoptados en 1849, los cuales primeras y ms importantes sociedades
estipulaban que los documentos deban histricas en el medio este, reuni materiales
ordenarse, encuadernarse, y luego preparar de diversas fuentes con avidez. Draper los
un ndice para cada volumen, y que tales encuadern y prepar ndices para la
ndices se combinaran en uno solo, cuando coleccin referente a pioneros y Hermes
esto fuera prctico (8). Mientras que no se fronterizos, labor a que se haba dedicado aun
hace mencin de la preparacin de ndices en antes de asociarse con la Wisconsin Historical
los reglamentos, subsiguientes no por eso se Society. En 1851, escribi que haba pasado el
abandono su redaccin. En 1864, se empez a ao anterior ordenando los documentos a fin
usar papeletas para la catalogacin y segn de encuadernarlos, numerando las pginas, y
parece, tambin para la redaccin de ndices: preparando los respectivos ndices y otros
desde 1878 se han utilizado fichas como las detalles minuciosos que hacen de ello una
ocupacin laboriosa (12).
3
Massachusetts Historical Society, Proceedings,
9
1791-1835 (Boston, 1879), vol. 1, series 1, p. 16. M. H. S., Proc., 1892-1894 (Boston, 1894), vol. 8,
4
M. H. S., Proc., 1835-1855 (Boston, 1880), Vol. 2, ser. 2, p. 326.
10
ser. 1. Benjamn R. Nichols fue quien primero M. H. S., Proc., 1890-1891 (Boston, 1891), vol. 6,
encuadern los documentos y preparo los ser. 2, pp. 189 and 190. Vase tambin M. H .S.,
respectivos ndices, en 1822. Joseph B. Felt es el Proc., 1891-1892 (Boston, 1892), Vol. 7, ser., 2, p.
primer individuo empleado para encuadernar los 370.
11
documentos y preparar ndices. New York State Library, Annual Report, 1854
5
M. H. S., Proc., 1791.1835, Vol. 1. Ser. I, p. 342. (Albany, 1855), p. 8; ibid., 1863 (Albany, 1864), p.
Vase tambin Proc., 1867.1869), (Boston, 1869), 6; ibid., 1865 (Albany, 1866), p. 7; ibid., 1866
Vol. 10, ser. 1, p. 117. (Albany, 1867), p.8; ibid., 1870 (Albany, 1871), p.
6
M. H. S., Proc., 1791-1835, Vol. 1. Ser 1, p. 373. VIII; ibid, 1908 (Albany, 1910), voL 2, suppi. 5; and
7
M. H. S., Proc., 1835.1855, Vol. 2, 8cr. 1, p. 357 University of the State of New York, Division of
Para la labor descriptiva de los papeles de Archives and History, The Papers of Sir William
Trumbull, vase tambin las pginas 130, 223, y Johnson (Albany, 1921), p. XIII.
12
229. Lester J. Cappon, ed., Correspondence between
8
Ibd., Vol. 2, ser 1, p. 433. Charles Campbell and Lyman C. Draper,
81
El estmulo que recibieron los ndices a fines catlogos que es el de describir los
del siglo XIX por las sociedades que documentos. Cuando se proporcionan datos
promovan su confeccin as como por las descriptivos innecesarios, se reducen, en gran
actividades de bibliotecarios, est reflejado en parte, las ventajas que ofrecen los ndices.
una carta con fecha nueve de febrero de 1883,
dirigida al redactor del peridico Boston La facilidad con que pueden identificarse las
Herald. Dicha carta observaba que las unidades documentales depende de la
reuniones recientes de archiveros y ordenacin de los documentos y de los
Sociedades para promover la redaccin de smbolos asignados para su identificacin. Si
ndices, haban dirigido la atencin de todo el el archivero ordena los fondos documentales
mundo a las deficiencias en la preparacin de correctamente, si les asigna smbolos
ndices para documentos pblicos (13). apropiados a las colecciones documentales
intermedias, y a los documentos individuales,
Los ndices son el mejor instrumento para la tarea de identificarlos es fcil, logrndose
proporcionar informacin sobre el contenido en solo con indicar en la ficha los smbolos
una pieza documental, y en particular lo correspondientes. La ordenacin e
contenido en los documentos sueltos. Pueden identificacin adecuada de los fondos
prepararse para piezas cuyos ttulos no son documentales son los primeros requisitos para
necesarios para destacar su naturaleza y la preparacin de ndices eficazmente.
significacin. Los ttulos de documentos
individuales, es decir, el nombre de la entidad Cada ficha debe contener datos sobre lo
productora, los tipos documentales, y los siguiente para mostrar adecuadamente en qu
lugares y fechas de confeccin a menudo son documentos se encuentra la informacin que
necesarios para hacer conocer su importancia. se busque: nombre del tema sobre el cual hay
Empero, los ttulos son importantes para informacin, y la identificacin de los
piezas documentales compuestas de varios documentos donde se encuentra la citada
documentos, tales como diarios y libros de informacin.
cuentas. Cuando los ttulos son de importancia
para revelar la vala de los documentos, es Los ndices pueden dividirse en dos tipos,
aconsejable describir tales piezas en catlogos atendiendo a la informacin que contienen.
en vez de ndices. Estos tipos son: (1) ndices onomsticos, en
los que figuran los nombres de personas, y (2)
Los ndices son el mejor medio para ndices por materias, en los que figuran cosas,
proporcionar informacin sobre determinadas fenmena y lugares.
materias, cualquiera que sea la unidad
documental. Son el medio por el cual se da a ndices onomsticos
conocer informacin acerca de personas y de
lugares. Los ndices por nombres de personas son de
utilidad para las investigaciones biogrficas y
Ya que los fines que persiguen los ndices se genealgicas, y adems pueden utilizarse para
logran con slo identificar los documentos, no investigaciones histricas, ya que con
es necesario proporcionar otra informacin frecuencia esta clase de estudios tambin se
acerca de los documentos adems de la que dirigen a personas.
se requiere para identificarlos adecuadamente.
Por tanto, no es necesario consignar datos Los genealogistas son frecuentes consultantes
adicionales, cosa que sucede con demasiada de fondos documentales y los ndices
frecuencia. El objetivo que persiguen los onomsticos deben prepararse para facilitar
ndices es el de identificar los documentos, y sus tareas. Empero, deben prepararse solo
no debe confundirse con el objetivo de los para aquellas colecciones o grupos de
documentos que tienen alto inters
1846.1872, William and Mary Quarterly, 3rd. genealgico. Los repositorios que se interesan
series, 3: 95 (Jan. 1946). principalmente en consultas genealgicas,
13
John T. Hassam, attorney, to editor, Boston,
Feb. 9, 1883
82
acaso deben preparar ndices onomsticos han redactado ndices referentes a personas
para todas sus colecciones. que prestaron servicio militar durante la Guerra
Civil; en la Universidad de West Virginia se
El Archivo Nacional posee ndices -en prepar un ndice para los documentos de los
microfilm- para casi todos los nombres de tribunales de condado(15); y en el Department
personas que recibieron pensiones por of Archives of Louisiana State University
servicios militares, ndices de gran utilidad (Archivo de la Universidad de Louisiana) se ha
para los genealogistas. Desde 1943, la revista confeccionado un ndice para las colecciones
Quarterly ha ido publicando, como nmeros de papeles privados.(16)
especiales, el ndice referente a pensionistas
de la Guerra de Independencia. En la ficha del ndice onomstico deben
consignarse dos elementos: (1) el nombre de
El Archivo Nacional tambin pone al alcance la persona, y (2) el smbolo (o Titulo) que
de investigadores ndices referentes a identifica la unidad documental que tiene la
personas que recibieron concesiones de informacin relacionada con el nombre. Ya que
tierras y de ciertas clases de personal militar. son numerosos los nombres personales que
Otras series de documentos de inters para aparecen en los fondos de cualquier
genealogistas son los censos de poblacin; repositorio, por pequeo que sea, los ndices
hay ndice onomstico solamente para el onomsticos deben proporcionar solo los datos
censo de 1790. Otras series de documentos indispensables para identificar a la persona y a
para las cuales todava no hay ndices la unidad documental. Normalmente la unidad
completos, son las listas de pasajeros, documental ha de identificarse mediante un
principalmente inmigrantes, y la serie de smbolo, sigla, o en forma abreviada del ttulo.
pasaportes.
Segn Margaret C. Norton, el mtodo para
Los archivos de los diversos estados han preparar ndices en la Illinois State Library
preparado ndices para documentacin que (Biblioteca de Illinois) es el siguiente:(17)
tiene datos referentes a personas que
recibieron concesiones de tierras, que Se prepara una ficha para cada nombre que
prestaron servicios militares, y documentos aparece en un documento. En el primer
demogrficos (informacin sobre nacimientos, rengln de la ficha se escribe, en maysculas,
casamientos, muertes) y otros de parecida el nombre (el apellido primero) de la persona.
ndole. De especial inters en esta labor En el segundo rengln se consignan el nombre
descriptiva, es la realizada por el Maryland Hall del condado y de la ciudad de domicilio. En el
of Records (Archivo del Estado de Maryland), tercer rengln se incluye un resumen de los
donde ya se han redactado ndices para casi datos biogrficos in. Dispensables, en forma
todas las series importantes para estudios concisa pero completa, para evitar la
genealgicos. En el Archivo del Estado de necesidad de consultar el documento original.
Illinois, tambin se ha confeccionado, bajo la El ltimo rengln contiene los datos
direccin de Margaret C. Norton, un ndice que bibliogrficos. Las fichas estn ordenadas de
incluye todos los nombres, ms de un milln, acuerdo con el sistema Soundex que rene los
que aparecen en documentos estatales nombres que tienen la misma pronunciacin
anteriores a 1850(14). En la Connecticut State tales como, Snyder, Snider, y Schneider,
Library (Biblioteca del Estado de Connecticut) aunque la ortografa sea diferente.
se ha preparado un extenso ndice de los
nombres que aparecen en documentos 15
William D. McCain, "theh.. Relations of Archival
judiciales; la North Carolina Historical
Depositories, American Archivist, 3: 239 (October
Commission (Comisin de Historia de North 1940)
Carolina) y el Mississippi Department of 16
West Virginia University Frirs report of the
Archives and History (Archivo de Mississippi) Archivist of the Division of Documents,West Virginia
University 35-36 (Morgantown, 1936), p. 7.
14 17
Theodore J. Cassady, Record U ilings of Margaret C. Norton, "The Archives Department of
ILLIONIS State Archives, illinois Libraries, 40 : 296 the Illinois State Library: Its Organization and
(April 1958). Illinois Libraries, 25: 231 (June 1943).
83
el ndice va a suplantar a los documentos
Normalmente el nombre de una persona es originales, haciendo innecesaria su consulta,
nico, e identifica a la persona sin dificultad. entonces es ms que un simple ndice
Sin embargo, cuando se trabaja con muchas onomstico. Puede decirse que es un ndice
personas, los nombres empiezan a perder esa especial semejante al que fue redactado por
calidad de nico. Algunos apellidos ingleses, el Departamento de Guerra bajo la direccin
tales como Smith y Jones, ocurren con de Fred C. Ainsworth (1852-1934) a fines del
demasiada frecuencia. La Oficina del Censo, siglo XIX. En las fichas de este ndice se
en un estudio titulado, A Century of Population consignaba la informacin procedente de toda
Growth, incluye una lista de apellidos que clase de documentos militares referentes al
aparecen ms de cien veces en el censo de servicio militar que presto cada individuo (20).
1790(18). Otros apellidos, como Snider, Snyder, Estos datos fueron compilados a fin de atender
Schneider, ya citados por Margaret C. Norton, eficazmente las solicitudes de ex-soldados
tienen variantes. Una lista de tales apellidos y para pensiones. ndices de este tipo, deben
sus variantes, est incluida en el libro titulado, complicarse para el uso de genealogistas
Standard Cross References of Proper Names, solamente cuando sea necesario proteger los
publicado por Polk Directory Company (19). En documentos evitando su manipuleo, o que se
concreto, para identificar a personas desee prestar servicio de consulta con ms
adecuadamente en un ndice extenso es prontitud. Empero, programas de esta ndole
aconsejable proporcionar datos informativos de no deben iniciarse a menos que haya
la persona, adems de su nombre. seguridad de recursos monetarios para poder
completarlos. En el aso que un archivero tenga
Dicha informacin complementaria debe que escoger entre la preparacin de un ndice
proporcionarse solo cuando sea necesaria que proporciona muchos datos sobre pocas
para una identificacin adecuada. No es personas y otro que proporciona pocos datos
necesario proveer datos adicionales para sobre muchas personas, l debe preparar a
personas cuyos nombres no aparecen con este ltimo.
mucha frecuencia. La informacin
complementaria debe limitarse a aquellos ndices por materias
datos indispensables para identificar a la
persona. Por tanto datos biogrficos Este tipo de ndice proporciona informacin
minuciosos acerca de una persona, sobre lo siguiente: lugares, corporaciones,
normalmente no deben incluirse en un ndice cosas, y fenmena normalmente los nombres
onomstico. personajes, son excluidos.
Puede proporcionarse informacin El archivero debe determinar con criterio

complementaria relativa al lugar y fecha de los selectivo las materias con relacin a las cuales
documentos, cuando el compilador pueda ha de examinar los documentos para la
encontrarla sin mucha dificultad. Generalmente redaccin del ndice. La seleccin de materias
estos datos son suficientes para identificar a es una de las tareas ms difciles. La dificultad
una persona adecuadamente. es la misma que hemos encontrado en otros
aspectos de la tarea descriptiva -en la
Mis observaciones acerca de limitar la confeccin de listas de encabezamientos de
informacin que se consigna en cada ficha materias, en la organizacin de las entradas
clida, solo cuando se piense lograr los fines de la gua con relacin a determinadas
propios de los ndices es decir, el fin de materias; y en la preparacin del ndice para
identificar los documentos que tienen datos una gua.
informativos sobre determinadas personas. Si
Demasiado tiempo se malgasta en la
18
U. S. Department of Commerce and Labor, preparacin de ndices cuando las materias
Bureau of the Census, A Century of Population
20
Growth (Washington, 1909), pp. 227-270. T. R. Shellenberg, Modern Archivies: Principles
19
R. L. Po)k & Co., Standard Cross References of and Techniques (Melbourne, 1956, Chicago, 1956),
Proper Names (Detroit, 1928). pp. 86-87.
84
que han de incluirse no se seleccionan con archivero de la Biblioteca del Estado de Nueva
cuidado. En este particular, uno de los mejores York, George Rogers Howell (1853-1899). El
ejemplos de programas descriptivos que sucesor de Howell, A. J. F. van Laer
malgastan el tiempo sin lograr resultados, es el (1869.1955) describi la labor descriptiva de
programa descriptivo en que figuran los Clinton en trminos ms favorables (28).
papeles de George Clinton (1739-1812), primer
gobernador de Nueva York. En 1853 el estado Hubert Howe Bancroft (1832-1918) tambin
de Nueva York compr los papeles de Clinton, luch con el problema que presenta la
y vot la suma de dinero necesaria para preparacin de ndices por materias. A fines
ordenar, preparar ndices, y encuadernar los del siglo XIX, Bancroft se asign la tarea de
mismos (21). Para 1855 se haba redactado un escribir la historia definitiva de la Amrica
catlogo cronolgico (calendar) que daba un Occidental, para lo cual reuni una enorme
breve resumen de los principales temas (22). cantidad de libros y documentos. Dicho
En 1881 fue necesario votar ms dinero para material inclua diarios, autobiografas,
ordenar y redactar ndices para los papeles de entrevistas, narraciones por personas que
Clinton y otras colecciones histricas (23). participaron en episodios histricos, estatutos
George W. Clinton, descendiente del oficiales, material archivstico, y papeles
gobernador, fue encargado de la tarea personales de toda clase. En sus memorias
descriptiva, la que inici con celo patritico y tituladas Literary Industries, Bancroft escribi
cario filial (24). En su primer informe anual que en sus anaqueles descansaban toneladas
expuso su concepto de los fines que debe de documentacin desordenada (29) y que
perseguir un ndice, en los trminos siguientes: materiales de ndole y alcance semejantes,
Los ndices deben ser como los que facilitan jams haban sido reunidos, colocados, y
el comercio y al mismo tiempo aumentan la consultados por un solo individuo, sin la ayuda
fertilidad de los suelos, sin salirse de su cauce. de sociedades o del gobierno (30). La
Los ndices deben redactarse con el propsito operacin ms difcil, escriba l era la
de hacer posible contestar con prontitud, bsqueda de los datos, pues en ese estado de
cualquiera pregunta que haga un consultante desorden, la documentacin era de poca
razonable sobre lo contenido en los utilidad. Para remediar la situacin, el y sus
documentos...(25). En informe subsiguiente, ayudantes iniciaron la redaccin de ndices
escribe que el ndice de los papeles de Clinton, con criterio bibliotecario, pero pronto se dieron
proporcionara informacin sobre los asuntos cuenta que este mtodo no era prctico.
de menor importancia tales como, el Bancroft declar que tal ndice adems, de
razonamiento y espritu de quienes requerir demasiado tiempo y dinero, al
escribieron los documentos, de sus terminarlo, sera tan voluminoso y extenso que
observaciones y opiniones acerca de ciertos no se lograran los fines deseados (31). Como
individuos (26). Ms tarde confes que su consecuencia Bancroft inici otro mtodo para
empresa haba resultado ms difcil de lo que redactar ndices, mtodo que yo considero el
la contemplaba al principio. George W. Clinton ms idneo para confeccionar ndices por
muri en 1885 sin terminar su tarea descriptiva materias.
-dejando unas dos mil pginas- en estado que
tienen poca utilidad para los investigadores Bancroft escogi un nmero limitado de
(27) segn la opinin expresada por el primer materias amplias para formar la base de su
ndice. Las materias abarcaban todos los
21 conocimientos prcticos (32) tales como
State of New York, State Library, Annual Report, agricultura, antigedades, arte, bibliografa,
1855 (Albanyu, 1856), p. 7
22 botnica, comercio, drama, educacin, etc.
Ibid., 1855, p. 7. Vase tambin Ibid., 1881
(Albany, 1882), p. 145, para datos referentes a la
28
naturaleza del catlogo cronolgico (calendar). Ibid, 1898-1899 (Albany, 1901
23 29
Ibid., 1881 (Albany, 1882) p.6 Hubert Howe Bancroft, Literary Industries (San
24
Ibid., p. 6 Francisco, 1890), p. 231.
25 30
Ibid., p. 145 ibid., p. 233.
26 31
Ibid., 1883 (Albany, 1884) Ibid., p. 238.
27 32
Ibid., 1887 (Albany, 1888), p.X Ibid., p. 238.
85
Haba un total de cuarenta o cincuenta algn dato referente a cualquier materia que
materias principales, cada una de ellas integra la citada lista, dicha informacin se
identificadas mediante; literatura o sigla. consignaba en una ficha. Todos los
participantes en el programa empleaban las
Para preparar un ndice por materias, el mismas normas a fin de producir fichas
archivero, primero debe confeccionar una lista uniformes. Por ejemplo, en el primer rengln
de encabezamientos de materias con relacin de la ficha se escriba (en forma abreviada) lo
a las cuales los documentos del repositorio siguiente:
vayan a describirse en el ndice. La mayor
parte de los repositorios pueden utilizar Agricultura. California, Sericultura, 1867, o
encabezamientos de materias que Antigedades. Chiapas, Palenque...
corresponden a las principales clases de
actividades humanas. Sugiero el uso de las En el segundo rengln de cada ficha se
siguientes clases de actividades: Agricultura, consignaba el ttulo del libro o documento,
Asuntos Militares, Asuntos Sociales, Ciencia, indicando el nmero del volumen y la pgina
Comercio, Cultura, Gobierno, Industria, donde se encuentra la citada informacin. El
Relaciones Extranjeras, Religin. Los ejemplo ilustrativo que sigue es una
repositorios que especializan en materiales reproduccin completa de una ficha por
referentes a una actividad particular, deben materias:
confeccionar una lista de encabezamientos de
materias especiales. Para archivos pblicos,
las principales materias deben corresponder a Ind. Tehuan. Zapoteca. 1847.
las principales funciones de la entidad
Macgregor, J. Progress of America. Londres, 1847.
gubernamental. En la confeccin de las listas
Vol. I, pp. 848-49.
de materias, es importante que (1) las materias
sean mutuamente exclusivas entre s, (2) que Situacin geogrfica, Carcter, Indumentaria, Manufactura
las materias sean de aproximadamente la
misma importancia, y (3) que una vez He aqu un ndice conciso que se refiere a
confeccionada la lista, no se permita agregar informacin especfica. La citada informacin
nuevas materias. trata de los indgenas s por tanto corresponde
al encabezamiento general de Indios. Se
Despus de seleccionar las principales refiere en particular a los indios de
materias que iban a figurar en su ndice, Tehuantepec y los describe segn vivan en
Bancroft redacto una lista de materias 1847. En trminos ms especficos, los indios
secundarias (materias especficas) que eran pertenecen a la tribu de Zapotecas. La
subdivisiones de las materias principales. informacin trata de la regin geogrfica donde
Dentro de la amplia materia Agricultura por stos viven, de su carcter, indumentaria y de
ejemplo, se incluan subdivisiones tales como, los productos que manufacturan. La citada
cra de ganado, suelos, frutas, as como otros informacin se encuentra en las pginas 848 y
productos agrcolas (33). 849 del primer volumen de la obra titulada,
Progress of Amrica, escrita por J. Macgregor,
Una vez seleccionadas las materias y que fue publicada en Londres en 1847.
principales y los temas secundarios, Bancroft
procedi con la preparacin del ndice, Bancroft fue el primero que redactara ndices
operacin que describe en los siguientes con relacin a materias principales semejantes
trminos:(34) a lo que yo he designado como principales
Cada persona ocupada en la tarea de preparar clases de actividades humanas o fenmena.
el ndice, reciba la lista de materias principales Dentro de cada materia principal, l
junto con las respectivas subdivisiones (temas enumeraba los temas secundarios acerca de
secundarios), y un libro o documento cuyo los cuales deseaba reunir informacin. Este
contenido tena que examinar... Al encontrar mtodo, escribi Bancroft es "ingenioso,
simple y eficaz (35). Aadiendo que el ndice
33
Ibid., p. 239.
34 35
Ibid., pp. 239-40. Ibid., p. 239.
86
dirige al consultante a todas las fuentes En el ejemplo que sigue, se reproduce una
informativas sobre la materia de su inters, ficha completa:
pues identifica innumerables temas en
trminos prcticos (36). En conclusin, AGRICULTURA, Harvey Country, Kansas, 1879-1921
Bancroft dijo que este simple mtodo
Temas secundarios: Cultivo del trigo; cra de ganado
ahorrara (al archivero) centenares de aos de
(vacas, cerdos ovejas y de aves de corral (gallinas y
labor en tareas descriptivas intiles y sin gansos); gastos y rentas (para cada producto agrcola);
provecho (37). sericultura; plantacin de rboles frutales (moral y
sembrados de trigo (Turkey Red) molienda de trigo en
Tal vez sea aconsejable modificar ligeramente Alta Mill, Burrton, Kansas.
las fichas del ndice de Bancroft a fin de
confeccionar un ndice para materiales Normalmente los temas secundarios pueden
archivsticos. identificarse (1) averiguando de qu
actividades trata la unidad documental, y (2)
La identificacin de la unidad documental que averiguando qu corporaciones o cosas
vaya a describirse, debe hacerse por smbolo o figuran o son el objetivo de dichas actividades.
nombre, escrito en el ngulo superior izquierdo Las cosas y corporaciones son objetos bien
de la ficha. definidos y tangibles. Sin embargo, los
objetos pueden ser tambin indefinidos e
En el primer rengln de la ficha deben intangibles tales como ideas, opiniones,
consignarse los tres datos ms importantes sentimientos y conceptos. Aunque es posible
sobre el contenido substancial de la unidad incluye en un ndice objetos intangibles, es
documental. Estos son (1) la clase de preferible omitirlos a menos que sea posible
actividades humanas o fenmena de que trate, identificarlos con precisin. El archivero que no
(2) la regin geogrfica y (3) el periodo lo haga, tendr dificultades como las tuvo
cronolgico. En otras palabras, el primer George W. Clinton con la identificacin de
rengln debe identificar lo siguiente: conceptos tales como, el razonamiento y
espritu de quienes escribieron los
(1) la materia principal documentos, y las observaciones y opiniones
(2) el lugar, y acerca de ciertos individuos. En tal caso,
(3) las fechas de la unidad documental. He existe la probabilidad de que no sea posible
aqu un ejemplo del primer rengln: terminar el ndice.
AGRICULTURA. Harvey Country, Kansas, 1879-1921 Cuando surja la necesidad de preparar un

ndice para temas secundarios muy
Los renglones subsiguientes deben utilizarse especficos, el archivero debe confeccionar
para analizar los temas secundarios en una lista de los mismos, como lo hizo Bancroft.
trminos de (1) las actividades reflejadas en Para facilitar la tarea de seleccionar tales
los documentos y (2) las cosas y temas o materias, pueden consultarse las
corporaciones que figuran en la ejecucin de siguientes obras: Subject Headings Used in
dichas actividades. Conviene recordar, que el the Dictionary Catlogo of the Library of
trmino corporacin se refiere a toda clase de Congress (Encabezamientos de materias para
instituciones, organizaciones y dependencias, el catlogo-diccionario de la Biblioteca del
y que AGRICULTURA, Harvey Country, Congreso) y List of Subject Headings for Small
Kansas, 1879-1921el trmino cosas se Libraries (Lista de encabezamientos de
refiere tanto a cosas naturales como materias para bibliotecas pequeas),
artificiales. Las cosas artificiales incluyen compilada por Minnie Earl Sears y revisada por
edificios, maquinaria, mercancas, etc.; las Isabel Stevenson Monro.
cosas naturales incluyen minerales, terrenos,
vegetales y animales. El criterio bibliotecario debe seguirse para la
confeccin de catlogos por materias las de
fondos (documentales, en los catlogos
36
Ibid., p. 240. bibliotecarios, la entrada principal
37
Ibid., p. 240. generalmente corresponde al nombre del autor
87
del libro. Cuando hay ms de un autor, o el La necesidad de preparar fichas adicionales
libro trata de ms de un tenia, se preparan resulta de que la unidad (documental trata ms
fichas adicionales y stas se intercalan dentro de un asunto principal. Por ejemplo, si la
del fichero en orden alfabtico. El nombre del unidad documental se refiere a la
autor o del tema, adicionales, se escriben AGRICULTURA tanto como al COMERCIO,
directamente arriba de la entrada principal y se debe prepararse una ficha para Agricultura y
coloca en el fichero en orden alfabtico. En el otra para Comercio, las cuales se ordenan
catlogo hay, pues, varias fichas con alfabticamente por nombre de materia.
informacin sobre un solo libro, colocadas en
orden alfabtico para facilitar su bsqueda. Tambin es posible preparar fichas adicionales
para ordenarlas por regin geogrfica o en
orden cronolgico.
88
OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIN
CAPTULO 15
1. Instrumentos auxiliares de descripcin. eficacia de los inventarios y de los catlogos

hasta el punto de que stos ltimos, sobre
El ttulo de este captulo con la calificacin todo, pierden su utilidad si carecen de ellos.
de auxiliares a os ndices y a los tesauros,
bien podras resultar sorprendente, por no 2. Los lenguajes documentales.
decir escandaloso, para los documentalistas
que les otorgan un protagonismo que El trmino intenta ser nuevo, moderno,
nosotros no le hemos dado. Protagonismo pero no lo es tanto. Se atribuyen la paternidad
justificado para aquellos por cuanto son el del mismo los documentalistas aunque hay
resultado de su anlisis documental y que reconocer que ellos lo han desarrollado1.
ocuparan, en paralelo, el lugar que los
archiveros damos a los instrumentos de Desde hace ms de cien aos se habla de
descripcin por antonomasia. lenguajes bibliotecolgicos o
documentarios que no son ms que la va
ndices y tesauros son la manifestacin indispensable para ordenar conceptualmente
ms genuina de los denominados lenguajes los fondos de las bibliotecas y facilitar la
documentales. recuperacin de los libros por el lector2.
Considerando aquella doble postura que Los lenguajes documentales estn

no hace sino marcar las diferencias entre ntimamente ligados al anlisis documental ya
archiveros y documentalistas, nos situaremos sea en las bibliotecas, en los centros de
en la de los primeros sin perder de vista la documentacin o en los archivos.
tcnica y experiencia de los segundos de
acuerdo con esa actitud interdisciplinar a que Vamos a establecer sus caractersticas
nos referamos en la Introduccin de este para contraponerlo de entrada al lenguaje
Manual- que pueden contribuir a mejorar la natural. El lenguaje natural es aqul en que
elaboracin de nuestros ndices y a incorporar estn escritos los documentos originales
los tesauros para una ms fcil recuperacin tradicionales. Incluso los resmenes que
de la informacin. hacemos para condensar el contenido (en una
ficha de catalogacin) siguen estando en
Para nosotros, junto a los instrumentos de lenguaje natural. Se trata de palabras, de
descripcin, propiamente dichos (Guas, trminos, ligados sintcticamente que nos
inventarios, catlogos), otros instrumentos comunican la informacin global de un
auxiliares: ndices, tesauros, listas de documento.
expurgos, relaciones sumarias, registros.
Sin embargo con el anlisis, ese lenguaje
En la mayora de stos, la calidad de natural puede ser transformado en lenguaje
auxiliares, para el archivero lo cumplen a documental, que tambin se llama lenguaje
travs de una funcin de control, as las listas controlado. Este es la representacin del
de expurgos, los registros, y no suelen estar a lenguaje natural para registrarlo y encontrarlo.
disposicin del investigador. Otros, como los El lenguaje documental condensa y simplifica
ndices y los tesauros, facilitan la utilizacin el natural empleando de ste parte de su
de los instrumentos de descripcin. lxico y algo de su gramtica.
Si los ndices no pueden concebirse solos, 1

Cualquiera de los variados Manuales de
sino que su existencia presupone cualquiera Documentacin dedican un captulo, al menos, a
de los instrumentos de descripcin, o bien los lenguajes documentales en general y otros a
una serie ordenada o numerada, el registro es los tesauros y a los ndices.
un instrumento auxiliar que no exige la 2
En 1978 Rosario Martn Montalvo haca una
existencia de otro instrumento, pero, como propuesta de colaboracin comn: Unificacin de
veremos, sus datos sern la base del lenguajes documentarios. Bases para la creacin
inventario en el caso de los archivos de tesauros comunes en espaol, Boletn de
administrativos. Los ndices completan la Anabad, XXVIII, 1978, no. 4, pg. 489 y ss.
89
semnticas (1: animal; 2. : mamfero; 3:
Al hacer anlisis, por condensacin, los vaca) y relaciones asociativas (de reenvo de
resmenes, los extractos de contenido, descriptores, de sugerencias de uso). Estas
siguen, como he dicho, utilizando un lenguaje relaciones parten de lgebra de Boole que
natural, sin embargo cuando hacemos un permiten la bsqueda mediante:
ndice y tomamos un trmino, como
representacin del contenido y le damos un I) Interseccin de conjuntos (legislacin,
cdigo para localizarlo, estamos utilizando lo archivos, Espaa).
que los documentalistas llaman lenguajes
documentales. 2) Unin de conjuntos (archivos +
Espaa).
El lenguaje documental debe situarse en 3) Diferencia de conjuntos (archivos
la confluencia de las ciencias de la Espaa).
Informacin y de la Lingstica. Est en
conexin directa con la consistencia Segn Antonio Garca Gutirrez3: lenguaje
terminolgica de los lxicos cientficos. documental es aquel conjunto normalizado y
normativo de trminos relacionados por
Vamos a seguir insistiendo en las
caractersticas de uno y otro lenguaje. principios comunes, declarados portavoces
preferenciales de los mensajes en un
El lenguaje natural abarca todo el colectivo documental con el fin de provocar
patrimonio lexicolgico. Dentro de l cabr la una recuperacin pertinente de informacin
subdivisin especfica: lenguaje jurdico, por aproximacin temtica>>.
archivstico, americanista, etc., que no son
sino partes del lenguaje natural que Para conseguir el dilogo que pretende ha de
comprende el lxico utilizado por los juristas, evitar tanto el ruido como el silenci
los archiveros o los americanistas. Un documentales. El primero enmascara y
lenguaje documental es un lxico artificial y entorpece la recuperacin por
cientfico fundamentado en el lenguaje natural sobreabundancia innecesaria de trminos, el
especfico y formado por los descriptores que segundo por ausencia la impide.
lo normalizan. Especificidad y normalizacin
son dos de sus notas, junto con la exigencia Segn los documentalistas la estructura de los
de codificacin. lenguajes y sus manifestaciones pueden ser:
clasificacin enciclopdica
Los lenguajes documentales son (p.e.C.D.U.)
generados principalmente a partir del anlisis Jerrquica o arborescente clasificacin especializada
de los documentos, ya que la finalidad que clasificacin de facetas
persiguen es el control y manipulacin de los
mensajes (contenido) para satisfacer las listas de materias
potenciales demandas. Son normalizados y a combinatoria lxicos
la vez normalizadores y nos ayudan no solo tesauros
en el anlisis sino en la bsqueda. Son
vlidos para el indicador y para los usuarios: simple
Pueden ser libres (a posteriori), por ejemplo sintctica elaborada
un ndice, o controlados (a priori) como el
tesauro. Se componen de listas de trminos
(descriptores) que forman el vocabulario y de
una relacin o gramtica que los dinamiza 3
Garca Gutirrez Antonio Los lenguajes
otorgndoles categora de lenguaje. Los
documentales en Fundamentos de Informacin y
descriptores se organizan en familias que
Documentacin , Madrid, 1989 , 313346
suprimen sinnimos, optando por un
VALLE FELIX de: I Coloquio Internacional de
concepto; establecen relaciones jerrquicas o Archivstica. S. Sebastin, 1990 (en prensa).
90
Para nosotros el que ms nos interesa y del agrupaciones, en su formato y en su
que nos ocuparemos ser el tesauro no solo contenido.
por la funcin en la recuperacin sino por la - Lectura y anlisis de los mismos.
ayuda normalizadora a la hora de elaborar - Seleccin de trminos representativos5.
nuestros ndices.
Esta es la operacin. Su producto, su
Con todo, y quiz en orden inverso a los resultado, el ndice.
documentalistas, nos ocuparemos en primer
lugar del ndice y luego del tesauro. Segn el Diccionario de Terminologa
Archivstica del CIA el ndice se define como
<<lista alfabtica de nombres de personas, de
2.1. ndices. nombres geogrficos y de nombres de
materias contenidas en un documento de
La indizacin se remonta a la poca clsica, archivo>> (n. 235, Pgs. 90-91).
pero ser con la aparicin de los cdices As entendido parece que solo es viable un
como forma de libro, en lugar de los rollos en ndice para los catlogos o las ediciones de
papiro, cuando realmente se puede hablar de fuentes. Sin embargo esta lista de nombres
ndices alfabticos. Los ndices temticos no puede referirse a las voces contenidas en un
se desarrollarn hasta el siglo XV. Desde inventario. Hay algo ms, ausente en esta
entonces hay una evolucin que culmina en definicin, que es el hecho fundamental de la
nuestros das. referencia a la localizacin en cuanto que su
finalidad no es otra que localizar
Indizar segn la Unesco4 en su programa inmediatamente la informacin sobre un
UNISIST <<consiste en describir y nombre referido a persona, lugar o materia
caracterizar a un documento con la ayuda de contenido en cualquier instrumento de
representaciones de conceptos contenidos en descripcin o documento.
dicho documento>> y su finalidad:
La indizacin es tarea comn para todos
La eficacia en la bsqueda de informacin. los instrumentos de descripcin, aunque su
necesidad se hace absoluta en los
Segn esta definicin parece que quedan inventarios, en los catlogos y en las
excluidas las referencias a las personas o a Colecciones.
los lugares por cuanto unas y otros no entran
en la estimacin de conceptos. Al elaborar un ndice su constructor ha de
adentrarse, en cada caso, en las necesidades
Mucho ms cercana a nosotros es esa otra de informacin del usuario, adivinar las clases
definicin que nos dice que consiste en terminolgicas a travs de las cuales tratar
<<elegir los trminos ms apropiados para de recuperar lo que se desea. La concrecin
representar el contenido de un documento>>. que nos permite saber de una persona o de
Al referirse a contenido, en general, un lugar suele facilitar no solo el acceso al
comprende materias, personas y lugares. usuario, sino la indizacin para el profesional
de la informacin.
Para los archiveros, la indizacin consiste
en vincular a un documento o a un Difcilmente podrn escapar a la
instrumento, representativo de una agrupacin recuperacin los nombres de Colombia o de
documental, con palabras claves (descriptores Mario Vargas Llosa, que no pueden ser
y nombres propios) a travs de los cuales representados ms que por unos trminos y
podamos llegar a ellos y a su contenido. Ya no otros. Ms problemtica ser la
veremos como para conseguirlo requeriremos: localizacin de temas o asuntos cuando stos
puedan ser representados por diversas voces:
- Familiarizacin con el documento y sus
5
Se ajustan a las facetas que reconoce la Norma
4
UNESCO: Principes dindexation, Paris, 1975. ISO para la indizacin (ISO 5963-1985).
91
Los descriptores6 son substantivos o
Actitud / posicin / reaccin expresiones substantivadas con fuerte carga
Sublevacin / levantamiento / motn informativa. De tal manera que al elaborar un
ndice hay que eliminar lo que en Informtica
La intercomunicacin entre indizador y se llaman trminos vacos:
usuario es en estos casos ms complicada.
Las referencias a los sinnimos se hacen Adjetivos, preposiciones, artculos,
imprescindibles, amen de forzarnos a elegir, conjunciones.
de entre ellos, uno principal.
Hay que eliminar tambin los trminos
No podemos perder de vista que si existe ambiguos para encabezar un asiento del
informacin y no somos capaces de ponerla al ndice, por lo que a nadie se le ocurrir buscar
alcance del que la necesita, por medio de informacin. O en todo caso establecer las
ndices, es como si la estuviramos pertinentes referencias:
destruyendo.
Reparto de agua (NO) Trabajo, accidentes de (NO)
Nos hemos referido, hace un momento, a la Agua, abastecimiento de (SI) Accidentes de trabajo (SI)
facilidad de indizar nombres propios, de
personas o de lugares, por su concrecin. El uso de trminos genricos
Esto suele ser para hoy, no tanto cuando tales (instrucciones, ordenanzas) exigir un
datos se sitan en una poca remota cuando determinativo o un complemento:
no hay estabilidad en dichos nombres. La
eleccin entre Rodrigo de Bastidas, y Rodrigo
Gutirrez de Bastidas con que una misma Instrucciones Actas.
persona aparece en los documentos, pudiera a de cabildo,
apuntar a la segunda acepcin por ms a de Comisin permanente,
completa. Sin embargo cualquier americanista de Junta de Asociados.
buscara por Bastidas por lo que el personaje
suele ser ms conocido. Asimismo en el caso Los descriptores son consubstanciales al
de buscar referencias sobre Colombia, para el tesauro sin embargo por extensin se aplican
perodo colonial, nos forzar al uso de otra a los ndices, no habiendo una preferencia por
terminologa geogrfica: Charcas, Santa Fe. <<palabras claves>> que no son con rigor
documentalista sinnimos de los
No perdamos de vista que un ndice es la descriptores.
materializacin de la operacin de indizar y
consta de una lista de trminos y de cdigos Al centrarnos en los descriptores tenemos
cifras) para su localizacin. que tener en cuenta que casi nunca existe
una sola palabra o conjunto de palabras para
Los trminos pueden ser libres, identificar el contenido de un documento.
procedentes del lenguaje natural utilizado en Aunque no faltan excepciones como a veces
el documento o controlados, procedentes de ocurre cuando usamos trminos referidos a la
un lenguaje documental previamente tipologa documental (<<Hojas de servicios>>
seleccionado (descriptores). Estos no tienen expediente personal, relaciones de mritos).
por qu ser palabras que figuren en el Casi siempre son precisos varios descriptores
documento o resumen, pueden ser otras por y su eleccin acertada depender del grado
ms representativas. 6
Aunque es un vocablo latino, el primero que lo
2.1 .1. Descriptores. redescubre recientemente es Calvin Moers. Los
documentalistas lo definen como: unidad
semntica independiente, aislada de sus
relaciones y lo identifican con palabras claves
normalizadas expresivas del contenido de un
documento.
92
de conocimiento de las instituciones y de sus
documentos, sobre todo cuando no exista En el caso de nombres principales iguales,
elaborado un tesauro que nos permita se hacen indispensables los determinativos:
utilizarlo como referencia.
Santiago de los Caballeros.
Ya hemos aludido a las trabas derivadas Santiago de Compostela.
de la existencia de varias voces para
identificar un concepto, un tema. Es 2.1 .2. Cdigos de localizacin.
reconocido por todos que el principal
problema de los ndices es la sinonimia. De la
variedad de trminos con distinta ortografa y El uso de cdigos para la localizacin de la
parecida significacin hay que elegir uno informacin o del documento, pueden remitir
principal: en el caso del catlogo al nmero de orden
del asiento o ficha; en el caso del inventario a
cargadores, la unidad de instalacin y en el caso de una
comerciantes, coleccin documental impresa a la pgina.
tratantes en Indias,
mercaderes. 2.1.3. Recomendaciones.
Los descriptores pueden ser: Unas ltimas consideraciones sobre la

elaboracin de los ndices nos ayudarn.
Simples (un solo trmino),
Compuestos (varios trminos), Los ndices se hacen a partir de los
Auxiliares (que se aaden para documentos, pero lo ms frecuente es
modificar o matizar el contenido) confeccionarlos a partir de los instrumentos
de descripcin (inventarios, catlogos).
Muchos menos problemas ofrece la
representacin con nombres propios referidos Son indispensables las referencias, en el
a personas y lugares. Sin embargo tambin caso de sinnimos, eligiendo como
los hay para pocas remotas por cuanto no principal la voz ms frecuente. En este caso
hay una ortografa estable: los datos de localizacin estarn siempre en
la voz principal. Las referencias ataen
Zaledo, Salcedo, Saizedo. tambin, en caso de diferente ortografa, a los
vila, de / Dvila. nombres propios. Habr de preferirse la
ortografa moderna.
ni unas reglas para los patronmicos (apellidos
de la madre o del padre) y una arbitrariedad En caso de palabras similares (pongo por
total a la hora de expresar un nombre para caso <<cargadores>> <<comerciantes>>
una misma persona, en distintas formas, <<mercaderes>> cada una Llevar la
segn los documentos: indicacin de las cifras para la localizacin,
ahora bien, tambin cada una se acompaar
Gernimo Sandoval / Gernimo Gmez de un <<Vid. tb. >> (Vase tambin)
de Sandoval. remitiendo a la otra u otras palabras similares,
ya que no sinnimas,
Para los nombres de lugares existen a
veces duplicidades de nombres: En caso de nombres iguales para lugares
geogrficos es indispensable el determinativo
Los Reyes / Lima. o la aclaracin del pas de ubicacin:
O un uso preferente cuando el nombre es Santiago de Compostela.

compuesto: Santiago de Cali.
Santiago de Guatemala.
Valladolid (de Oaxaca). Crdoba (Espaa).
93
Crdoba (Argentina). identificar el contenido de un documento.
Aunque no faltan excepciones como a veces
Tambin como norma comn debemos ocurre cuando usamos trminos referidos a la
huir de los ndices particulares (uno para tipologa documental (Hojas de servicios,
materias, otro para lugares, otro para expediente personal, relaciones de mritos).
personas). Es ms prctico un ndice Casi siempre son precisos varios descriptores
alfabtico general en el que los tipos tipogr- y su eleccin acertada depender del grado
ficos pueden marcar la distincin de unos y de de conocimiento de las instituciones y de sus
otros (negrita, cursiva, redonda). documentos, sobre todo cuando no exista
El ndice de una gula o de un catalogo ha elaborado un tesauro que nos permita
de remitir necesariamente a las voces del utilizarlo como referencia.
texto por lo que respecta a los nombres de
personas y de lugares, en cuanto a las Ya hemos aludido a las trabas derivadas
materias la interpretacin. El juicio, la sntesis de la existencia de varias voces para
juegan un papel importante para expresar identificar un concepto, un tema. Es
conceptos referidos a la localizacin (cifras reconocido por todos que el principal
arbigas, en su mayora) pueden remitir a la problema de los ndices es la sinonimia. De la
pgina en las guas y al numero de orden del variedad de trminos con distinta ortografa y
asiento dentro del catlogo. parecida significacin hay que elegir uno
El ndice de un inventario recoger las principal:
voces de lugares, personas y materias
contenidas en l. En las materias tambin Cargadores,
habrn de incluirse los nombres o Comerciantes,
expresiones identificadoras de la tipologa Tratantes de Indias,
documental de las series. Los datos de Mercaderes.
localizacin remitirn a la signatura de la
unidad de instalacin. En el caso de doble Los descriptores pueden ser:
numeracin, las cifras irn subrayadas o no
para indicar la condicin de libros de le gajos Simples (un solo trmino)
y as se evitar preceder a dichas cifras del Compuestos (varios trminos)
trmino libro o legajo. En caso de impresin, Auxiliares (que se aaden para modificar o
las negritas remitirn a los libros y las re- matizar el contenido).
dondas a los legajos.
Conviene advertir, en el caso de Muchos menos problemas ofrece la
inventarios, que la elaboracin de su ndice representacin con nombres propios referidos
general ser el resultado de diferentes a personas y lugares. Sin embargo tambin
procesos de recogida de informacin, en los hay para pocas remotas por cuanto no
primer lugar el acabado de mencionar en hay una ortografa estable:
segundo lugar. Se recogern tambin las
voces del contenido que hemos tenido opcin Zalcedo, Salcedo, Salzedo.
de conocer al hacer la revisin que nos haya Auila, de/Davila
sido precisa realizar al inventariar o
reinventariar determinados legajos; en tercer Ni unas reglas para los patronmicos
lugar se indicarn las voces informativas de (apellidos de la madre o del padre) y una
carcter general del contenido de legajos arbitrariedad total a la hora de expresar un
miscelneos En estos dos ltimos casos las nombre para una misma persona, en distintas
palabras claves que no son con rigor formas, segn los documentos:
documentalista- sinnimos de los
descriptores. Gernimo Sandoval / Gernimo Gmez de
Sandoval.
Al centrarnos en los descriptores tenemos
que tener en cuenta que casi nunca existe Para los nombres de lugares existen a
una sola palabra o conjunto de palabras para veces duplicidades de nombres:
94
Los Reyes / Lima Santiago de Compostela.
Santiago de Cali.
O un uso preferente cuando el nombre es Santiago de Guatemala.
compuesto: Crdoba (Espaa).
Crdoba (Argentina).
Valladolid (de Oaxaca). Tambin como norma comn debemos
huir de los ndices particulares (uno para
En el caso de nombres principales iguales, materias, otro para lugares, otro para
se hacen indispensables los determinativos: personas). Es ms prctico un ndice
alfabtico general en el que los tipos
Santiago de los Caballeros. tipogrficos pueden marcar la distincin de
Santiago de Compostela. unos y de otros (negrita, cursiva, redonda).
2.1.2 Cdigos de localizacin. El ndice de una gua o de un catlogo ha

de remitir necesariamente a las voces del
El uso de cdigos para la localizacin de la texto por lo que respecta a los nombres de
informacin o del documento, pueden remitir personas y de lugares, en cuanto a las
en el caso del catlogo al nmero de orden materias la interpretacin, el juicio, la sntesis
del asiento o ficha; en el caso del inventario a juegan un papel importante para expresar
la unidad de instalacin y en el caso de una conceptos referidos a la localizacin (cifras
coleccin documental impresa a la pgina. arbigas, en su mayora) pueden remitir a la
pgina en las guas y al nmero de orden del
2.1.3 Recomendaciones. asiento dentro del catlogo.
Unas ltimas consideraciones sobre la El ndice de un inventario recoger las

elaboracin de los ndices nos ayudarn. voces de lugares, personas y materias
contenidas en l. En las materias tambin
Los ndices se hacen a partir de los habrn de incluirse los nombres o
documentos, pero lo ms frecuente es expresiones identificadoras de la tipologa
confeccionarlos a partir de los instrumentos documental de las series. Los datos de
de descripcin (inventarios, catlogos). localizacin remitirn a la signatura de la
unidad de instalacin. En el caso de doble
Son indispensables las referencias, en el numeracin, las cifras irn subrayadas o no
caso de sinnimos, eligiendo como principal la para indicar la condicin de libros de legajos y
voz ms frecuente. En este caso los datos de as se evitar preceder a dichas cifras del
localizacin estarn siempre en la voz trmino libro o legajo. En caso de impresin,
principal. Las referencias ataen tambin, en las negritas remitirn a los libros y las
caso de diferente ortografa, a los nombres redondas a los legajos.
propios. Habr de preferirse la ortografa
moderna. Conviene advertir, en el caso de
inventarios, que la elaboracin de su ndice
En caso de palabras similares (pongo por general ser el resultado de diferentes
caso cargadores comerciantes procesos de recogida de informacin, en
mercaderes cada una llevar la indicacin primer lugar el acabado de mencionar; en
de las cifras para la localizacin, ahora bien, segundo lugar, se recogern tambin las
tambin cada una se acompaar de un Vid. voces del contenido que hemos tenido opcin
Tb. (Vase tambin) remitiendo a la otra u de conocer al hacer la revisin que nos haya
otras palabras similares, ya que no sinnimas. sido precisa realizar al inventariar o
reinventariar determinados legajos; en tercer
En caso de nombres iguales para lugares lugar se indicarn las voces informativas de
geogrficos es indispensable el determinativo carcter general del contenido de legajos
o la aclaracin del pas de ubicacin:
95
miscelneos7. En estos dos ltimos casos las personas, otro de lugares y un tercero de
voces han de ir precedidas de un Vase que materias e incluso un cuarto de tipologa
puede abreviarse: Vid. V.8 documental, es aconsejable integrarlos en
uno que los abarque todos.
En el caso de un ndice general del
inventario en un archivo administrativo las La importancia del ndice est en razn de su
fichas habrn de tener dos datos para su utilidad (que no es otra que ser la clave para
localizacin: la signatura de la unidad de la recuperacin inmediata de la informacin
instalacin y los dgitos de la clasificacin que de los documentos, reduciendo esfuerzo y
nos llevarn respectivamente, primero, al ahorrando tiempo) y de su calidad por la
lugar que ocupan en la estantera y en el rentabilidad que reporte a los usuarios9.
fichero topogrfico o registro y, despus, en el
fichero-inventario donde cada unidad quedar Los ndices potencian el valor de los
relacionada con las de su clase. As: inventarios y de los catlogos. Sin ellos unos
y otros se quedaran a medio camino.
Real Daz, Jos Joaqun, Archivero leg. 17 (3.1.)
2.1.4 La indizacin automtica.
Consiste en hacer reconocer al ordenador

los trminos que figuran en el documento o
resumen y emplearlos tal cual o traducidos
Madronalejo, el (Finca) leg. 134 (7.4) para incorporarlos al fichero.
Construir las secuencias de indizacin

automtica, aunque no imposible, s es difcil.
Lpez Yepes reconoce que por el momento
las acciones especficas de determinar lo que
constituye la materia indizable del texto y
cmo se debe expresar, son funciones
No faltan los autores que estiman que los
todava de la inteligencia y creatividad
ndices pueden tener categora independiente
humana10
como instrumentos de descripcin, sin
presuponer la existencia de otros
El problema de la indizacin automatizada
instrumentos. Entiendo, sin embargo, que
es que el ordenador rastrea y recoge palabras
tales ndices son ms bien listas referidas a
que estn en el texto, pero an no es capaz
series o conjuntos documentales que no
de, a partir de esas palabras presentes en el
precisan de ms para localizar su informacin.
texto, elaborar trminos significantes y
ausentes que representen a aqullas.
Es conveniente que el archivero, sobre todo
cuando haga los resmenes, los redacte
La indizacin automtica requiere una
pensando en el ndice y use de las palabras
programacin previa que afectar al:
que le sern vlidas para la confeccin de
aqul.
Nmero mximo de caracteres
Nmero mximo de niveles de
Aunque puede elaborarse un ndice de
7 9
A ttulo de ejemplo voy a referirme a la serie de Lpez Yepes, Jos: Introduccin a Fundamentos
impresos curiosos de la Seccin de Consulados de Informacin y Documentacin, Madrid, 1989:
del A. G. I. o a la serie de Testimonios de autos, reconoce que el gran problema de la
sin carta de remisin, sobre asuntos diversos de Documentacin es la indizacin.
10
la Audiencia de Filipinas, tambin del A.G.I. Pinto Molina, Mara: El anlisis de contenido: la
8
Cfr, el ndices del Inventario de los fondos de indizacin de documentos en Fundamentos de
Consulados del A.G.I., Madrid, 1979, de A. Informacin y Documentacin, Madrid, 1989,
Heredia Herrera. pg.365.
96
encabezamiento
Tipo de ordenacin Nos hemos ahorrado la ordenacin de las
Forma de expresin fichas y la copia mecanogrfica de las mismas
y del ndice. Lo que no hemos suprimido es la
De la indizacin libre a la controlada hay correccin de los ndices que se hace
un largo camino que no hemos terminado de prioritaria y, yo dira, sin temor a equivocarme-
recorrer, al no haber resuelto todos los ms difcil y compleja que de forma
problemas con el ordenador. tradicional. La faceta de la correccin de
listados se intensifica y ha de ser
Por el momento, difcilmente podemos rigurossima, sobre todo en casos de
desentendernos de la confeccin de un ndice documentacin remota, porque los defectos
no slo a la hora de elaborar las normas, de ortografa y de usos de trminos y
antes de la introduccin de trminos, como a nombres, apuntados al hablar de los ndices
la hora de la correccin, a la salida. en general, se ponen mucho ms de relieve
por la falta, an, de inteligencia en el
Entre las primeras: ordenador para resolverlos.
Confeccin de listas de sinnimos, El uso de las mquinas, bajo nuestra

Eleccin de trminos principales, supervisin, lo que hace es acelerar el
Uso del singular y del plural, proceso de construccin del ndice.
Fijacin de la ortografa (maysculas o
minsculas, uso de letras). 2.2 Tesauros.
Valga como experiencia prctica el Si no es la principal manifestacin de los

proceso de elaboracin de ndice, con ayuda lenguajes documentales controlados, s con
del ordenador, aplicado en la catalogacin de seguridad es la ms estudiada por los
las Consultas del Consejo de Indicas, que no documentalistas que le dedican toda su
ha sido una indizacin plenamente atencin.11
automtica. Dicho proceso ha arrancado
desde el mismo momento de hacer las fichas Es un vocabulario especfico y documental
de catalogacin, tras la lectura y anlisis y los problemas para su construccin son de
preceptivo de las consultas del Consejo de orden lingstico. Como tales, son
Indias que han requerido una normalizacin instrumentos indispensables para ordenar
del resumen y del uso de trminos conceptualmente los fondos de las bibliotecas
significativos que habrn de ser utilizados y de los centros de documentacin y buscar
para el ndice. Yo dira algo. El ndice siendo informacin, facilitando la recuperacin de los
la etapa final del proceso de anlisis, parte del libros por el lector y de los datos por el
conocimiento a fondo de la documentacin usuario.
que se est describiendo y de las
instrucciones que la han generado. Segn Coll-Vinent, el tesauro es una
compilacin de palabras y de frases que
En estas fichas de catlogo, normalizadas, muestran sus sinnimos, relaciones
manuscritas y desordenadas, se han ido jerrquicas y otras dependencias, cuya
subrayando los nombre propios de personas y funcin es suministrar un vocabulario
lugares y en otra ficha suplementaria que se standarizado para el almacenamiento y la
cose a la principal, se han escrito las palabras recuperacin de informaciones12
claves referidas a conceptos o a materias
(funciones, actividades, instituciones, cargos,
etc.). 11
Laureilhe, Ma. Teresa: Bibliografa de Tesauros
A partir de aqu, la introduccin en el e ndices por materias aparecidos despus de
ordenador del ndice particular, tras la 1960, Pars, Biblioteca Nacional, 1975, 22 pgs.
12
introduccin de cada ficha de catalogacin. Coll-Vinent, R: La informacin y el poder,
Barcelona, 1988.
97
Los tesauros actan en campos Hay una cuarta etapa posterior e
especializados del conocimiento, lo cual importante:
supone acotacin de un campo de
informacin documental. Su sectorizacin sin -Actualizacin del tesauro.
embargo ha favorecido una elaboracin
aislada y sin comunicacin entre los distintos El tesauro no es un diccionario
sectores. Exigen una normalizacin especializado, por cuanto no define, se
materializada en una codificacin que permita compone de una organizacin de descriptores
la bsqueda de una misma informacin en por campos semnticos y en orden alfabtico
distintos campos. Es decir, repitiendo: con relaciones de vecindad.
Obligan a una parcelacin racional de los El resultado de esta elaboracin se

diferentes mbitos de conocimiento y la compondr de dos partes: una agrupacin de
creacin de un sistema general codificado que trminos por afinidad semntica y una lista
permita un tratamiento uniforme, tanto manual alfabtica de aqullos. La primera es
como informatizado. equivalente a un cuadro de clasificacin a
priori, por reas y categoras, de conceptos
Con todo existen intentos de superar la (no de documentos) y la segunda es un ndice
sectorizacin, mediante la elaboracin de permutado (palabras-claves) puede estar
magotesaurus, pero esto puede ser completado con ndices auxiliares (as
inabarcable. geogrfico, p.e. de regiones u otras
circunscripciones) o ndices secundarios
En el campo de los archiveros la (palabras vacas o ambiguas).
sectorizacin vendra establecida por fondos
similares de archivo, no por grupos de Consideran los documentalistas13 que los
archivos: accidentes lingsticos que afectan a los
trminos (homnimos, homfonos,
Fondos eclesisticos, homgrafos, polisemia, sinonimia)14 deben ser
Fondos municipales, evitados en un tesauro por cuanto es un
Fondos de protocolos notariales, lenguaje controlado.
Fondos americanistas o indianos.
La principal misin del tesauro es la
Para su confeccin son necesarios el induccin en cadena sobre la informacin
archivero, los usuarios, los documentalistas y solicitada. Ese carcter evocador ha de
los lingistas. Al 50% metodologa lingstica lograrlo mediante el establecimiento de
y metodologa documental. variadas relaciones. Antonio Garca Gutirrez
nos las especifica:
Pretende ser, sobre todo para los
archiveros, el perfeccionamiento del ndice. - Relaciones basadas en la categora
Representa su evolucin y mejora. semntica, mediante lo que se llama
trmino relacionado (T.R.)
Su elaboracin se hace en tres etapas:
13
- Recopilacin de la terminologa del Garca Gutirrez, Antonio, Ob. cit. Pgs. 313-
campo o rea (por medio de lxicos, 346
14
diccionarios, listas, ndices, Recordemos: Homnimos y homfonos:
bibliografa sobre instituciones). trminos con igual sonido para distinto significado
- Reduccin y seleccin de sta al (no suponen incidencia).
mnimo (palabras claves o vedettes. Homgrafos: igual grafa y distinto significado
- Agrupacin jerrquica por familias. (palo/bastn; palo/baraja).
- Establecimiento de una gramtica que Polisemia: un mismo significante con varios
relacione los trminos seleccionados. significados (cubierta: barco, adjetivo, neumtico).
Sinonimia: distintos significantes con igual
significado).
98
equipo de manifestada en la incompatibilidad
/microfilm/ /microficha/ de la mayora de los tesauros actuales.
T.R./microficha/ T.R.
/miocrofilm/ 2.3. ndices y tesauros.
- Relaciones preferenciales o de Las diferencias del tesauro con el ndice

sustitucin, para los sinnimos y estn de entrada en la agrupacin por familias
autnomos: y en el establecimiento jerrquico de los
trminos. La confeccin de un ndice, en
USE (Ver, vid) UP (usado por) principio, pudiera entenderse slo como la
/censura de prensa/ relacin alfabtica de voces referentes a
USE/libertad de prensa/ personas, lugares y materias a partir del texto
de un documento sin tener en cuenta la
- Relaciones definitorias mediante las relacin entre las palabras ni el lugar de las
cuales se limita, se excluye o explica palabras en una estructura administrativa y
un descriptor: jurdica. Estos son los ndices que salen de
los ordenadores sin controlar.
NA (nota de alcance)
Sin embargo los archiveros, desde hace
Para los tesauros que, como hemos visto tiempo, vienen trabajando con ndices
exigen especificacin, normalizacin y perfeccionados a partir de criterios de tesauro
actualizacin, existen una lneas generales de aunque no lleguen a aplicarlos en su totalidad.
elaboracin dadas por la ISO y la AFNOR15. Quiz no les interese, al ser su mtodo otro,
Hay adems experiencias que pueden ser en cuanto que cuentan de entrada con un
tomadas como modelos, como es el THES- cuadro de clasificacin cuya agrupacin
BIND confeccionado por un grupo de responde al principio de procedencia y no a la
investigadores del Instituto de Informacin agrupacin por conceptos en razn de las
jurdica de Florencia que ha significado un familias de las palabras.
esfuerzo a nivel internacional de
normalizacin en un campo especfico: el En ese sentido estamos aplicando el
jurdico) comprende la confeccin de hasta criterio para los sinnimos y para
diez listas16 determinados descriptores establecemos una
familia, pero siempre sobre una base de orden
Como conclusin saltan a la vista las alfabtico:
ventajas que supone su flexibilidad, su
especializacin, su facilidad de revisin y la Merced:
multiplicacin de combinaciones entre los
trminos. Con todo existen inconvenientes - econmica,
graves: costosa elaboracin, necesidad de un - de encomienda
- de exencin de impuestos,
15
- de hbito,
ISO: Principes directeurs pur ltablissement et le - de oficio,
developpement de thesaurus monolingues. - de perdn,
Gnova, 1974. Norme ISO 2788, pg. 3 - de prrroga de,
AFNOR : Rgles destablissement des tehesaurus - de ttulo nobiliario,
en langue francaise, Pars, 1973, 20 pgs. - de vacantes de obispados,
La UNESCO slo recomienda 2.000 descriptores - de vino y aceite.
para un tesauro, la ISO en cambio considera la
dimensin ptima por facetas entre 30 40 Hay algo que no me atrevo a decir, los
descriptores, o sea, la dimensin en funcin del tesauros para los archiveros no tienen el
nmero de campos abarcados. protagonismo que para los documentalistas y
16
Sobre su detalle Cfr.: Amors Devesa, Ma. los bibliotecarios y son a mi modo de ver,
ngeles y otros: El thesaurus, Boletn de instrumentos auxiliares de algo que para
Anabad, 1-2, 1986, pgs. 197-203.
99
nosotros s tiene el protagonismo a la hora del alfabticas de estas voces o resmenes y con
anlisis documental, tras la organizacin frecuencia nos eximen de la confeccin de
documental: los instrumentos de descripcin. catlogos. Estas listas alfabticas o relaciones
sumarias (por orden cronolgico) pueden
No olvidemos que nuestros ndices han de constituir apndices del Inventario y una copia
plantearse desde las posibilidades de de ellas debe quedar a primera vista dentro
informacin de los documentos de archivo, a del legajo correspondiente.
posteriori, ordenando alfabticamente sus
datos mientras que los tesauros parten de las 3.2 Registro
necesidades de los usuarios, a priori,
clasificando la informacin. Se trata de una relacin topogrfica que
enumera las unidades de instalacin por
Formalmente el ndice se manifiesta en orden de ingreso. Cada uno de los asientos
una lista, el tesauro precisa de varias. del registro se refiere a los legajos, a los
libros, a las carpetas, no a las unidades o
El ndice tiene un campo de accin agrupaciones documentales (seccin serie,
concreto, limitado a un libro o a un documento pieza documental).
o a un instrumento de descripcin; el tesauro,
an siendo especializado, abarca un rea Su finalidad como ya hemos apuntado es
inmaterial y ms amplia referida a un campo fundamentalmente de control, de aqu la
de conocimiento. ayuda que pueda prestar al profesional de
archivos en este sentido y no al historiador al
El ndice puede ser obra de una sola que no compete el control.
persona, el tesauro exige la colaboracin de
especialistas de diferentes campos Estos registros son ms frecuentes en los
(Documentacin, Lingstica, rea del depsitos de documentacin administrativa,
conocimiento acotado). que en los histricos, ya que ordenadamente
recogen segn el nmero de ingresos en el
Un ndice se puede elaborar a base de una archivo las unidades de instalacin. Puede
normativa, el tesauro requiere normalizacin existir un registro de libros y otro de legajos, o
por cuanto exige una aceptacin mucho ms uno solo cuando no existe separacin en la
amplia y generalizada. En esta lnea aqul es instalacin de uno y de otros.
ms mecnico, mientras que el segundo es
ms intelectual. El formato de registro podr ser un libro o
bien un fichero. Quiero manifestar mi
El tesauro es un instrumento para control y preferencia en el caso de archivos
recuperacin de la informacin, el ndice se administrativos, por las fichas, ya que su
utiliza para recuperar y localizar los movilidad permite la sustitucin cmo de
documentos y la informacin que contienen. fichas en el caso de expurgos.
3. Otros instrumentos de descripcin. Son frecuentes las ocasiones en que se

confunde todava un registro con un
3.1 Listas alfabticas y relaciones inventario. Los denominados, equvocamente,
sumarias de contenido. inventarios topogrficos no son ms que
registros.
A veces el contenido miscelneo de
algunas series o de algunos legajos, El registro, en los archivos de algunas
consecuencia de una prctica no adecuada instituciones desaparecidas, constitua el
pero que conviene respetar, o la existencia de nico instrumento de descripcin y de control
expedientes que pueden individualizarse por existente17.
el nombre de una persona (como el caso de
expedientes personales) o por un resumen de 17
contenido nos lleva a la confeccin de listas Heredia Herrera, Antonia: Historia de un
depsito documental: El Archivo del Consulado de
100
lmites fijados para una Gua. Si sta puede
Los datos del asiento o ficha referirse a un conjunto de archivos con
individualizada de cada unidad de instalacin determinadas caractersticas especficas
para el registro habrn de constatar en primer (eclesisticos, nobiliarios), a un archivo en
lugar el nmero de orden, la calidad fsica de particular (Gua del Archivo General de
la unidad (libro o legajo), a continuacin la Simancas) o a una seccin (Gua de la
indicacin de la procedencia (negociado, Seccin de Clero de A.H.N.), el censo abarca
oficina) y la descripcin de contenido de una dentro de unos lmites geogrficos muy
manera breve con expresin de fechas amplios (una nacin, una regin, una
extremas. provincia) toda la diversidad de sus archivos.
Estos registros ofrecen la cuantificacin de Los censos nos permiten conocer el

unidades de instalacin en un momento nmero total de archivos (padrn o lista), el
determinado, pero no son reflejo de un fondo estado general de conservacin de las
organizado, ni siquiera ordenado, ya que el fuentes en ellos depositadas, el equipamiento,
orden slo est determinado por el ingreso, accesibilidad, personal a su cargo,
por la entrada en el archivo central y reflejar presentndolos en una panormica total y
el lugar ocupado en las estanteras. As, junto sencilla. La descripcin slo desciende a las
a un legajo de expedientes personales, podr fechas extremas del conjunto.
estar otro de proyectos de obras y junto a ste
otro de expedientes de Asesora Jurdica. En los censos se nos hace patente la
existencia de fuentes y su dispersin, alejados
3.3 Censos. muchos de los grandes depsitos conocidos,
pero que no por eso deben ser ignorados.
He dejado para el final este instrumento de Con los censos, siguiendo a Vicenta Corts18
la descripcin archivstica que requiere una se evitar la prdida de documentos al ignorar
consideracin aparte por sus caractersticas su existencia y se tratar de aprovechar su
especiales. informacin.
Los censos de archivos son instrumentos La elaboracin de censos se ha

indispensables de la Administracin de incrementado recientemente al configurarse
Archivos con vistas a una planificacin dentro de los diferentes pases la
archivstica. Son necesarios para obtener un Administracin de Archivos que precisa de
estado general de la situacin de los centros una informacin general sobre la que
en cualquier nivel (nacional, regional, local). sustentar sus programas de actuacin en la
materia.
Son tambin fundamentales para la
elaboracin de las Guas referidas a un As, en estos ltimos aos, el Centro de
conjunto de archivos unidos por un nexo que Informacin Documental en algunas
puede ser el marco geogrfico o las provincias espaolas ha elaborado un censo
caractersticas de sus fondos (Guas de de archivos cuyo modelo normalizado puede
Archivos Andaluces, Guas de Archivos servir de ejemplo, amn de otro formulario
Eclesisticos). empleado para los archivos eclesisticos
mexicanos.
Para delimitarlos hemos de considerar su
primordial finalidad de control. En cuanto a su 3.4 Colecciones documentales
objeto no son los documentos en s, sino los
depsitos documentales o los archivos. Son No podemos terminar el apartado de la
particularmente amplios y sobrepasan los
18
Corts Alonso, Vicenta: Panorama de las
cargadores a Indias, Actas II Jornadas de fuentes documentales de Andaluca. Actas del I
Andaluca y Amrica, Sevilla, 1984, pgs. 485- Congreso de Historia de Andaluca. Fuentes y
499 Metodologa, Crdoba, 1978, pgs. 3-34.
101
descripcin sin hablar de catlogos de Han existido pocas de un gran fervor por
colecciones y de la edicin de fuentes que estas Colecciones fomentadas y
transcriben ntegramente un conjunto subvencionadas por los pases para recuperar
documental cuyo nexo de unin suele estar en la documentacin referente a su historia
el tema o en el mbito geogrfico. existente en otros archivos del mundo.
El catlogo no ofrece variantes sustantivas Claro ejemplo de esta aficin fueron las
respecto de un catlogo de series Comisiones Nacionales desplazadas para
documentales, aparte de que cada asiento este fin desde las repblicas
podr ser independiente sin guardar relacin hispanoamericanas a Espala. Muchas de las
con el anterior o el siguiente. colecciones emprendidas quedaron
inacabadas. De ellas cabe resaltar las
Las colecciones documentales en forma de argentinas y la labor que al frente de las
edicin de fuentes son extensas y costosas mismas llev a cabo el profesor Levillier20
tanto por el tiempo que supone la
transcripcin como por el importe de la
edicin. Y estos costos no suelen compensar
en cuanto a su utilidad, teniendo en cuenta
que ni incluso una transcripcin total y bien
hecha del documento puede sustituir al
original. De aqu que estas colecciones no
sean punto obligado en una programacin
descriptiva. Suelen responder la mayor parte
de las veces a intereses nacionalistas, a
programaciones de instituciones o de
historiadores ms que de archiveros. Estas
ediciones exigen la reproduccin del texto
respetando las normas de transcripcin ms
aceptadas19 y todo el aparato crtico que
precisa el contenido del documento.
19
Existen diversas normas de transcripcin. Entre
20
ellas las publicadas por la Escuela de Estudios Heredia Herrera. Antonia: Bibliografa del
Medievales, a travs del C.S.I.C.: Normas de Archivo General de Indias: pasado, presente y
transcripcin y edicin de textos y documentos, futuro, Archivo Hispalense, no. 207-208, Sevilla,
Madrid, 1944. 1985, pgs. 41-92.
102
LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA Y SU APLICACIN
EN EL ARCHIVO HISTRICO DEL ESTADO DE MXICO
Maria Teresa Dorantes

documentales, pues a travs de los aos haba
INTRODUCCIN sido imposible homogeneizar criterios y lograr
una verdadera organizacin de los archivos;
Para pretender organizar un archivo de cada quien haca lo que quera o poda, segn
cualesquiera de los tipos y clases existentes, su cultura, sus intereses o su imaginacin.
es preciso tener el conocimiento exacto de la
historia de las instituciones, organismos o Este concepto de descripcin es universal, y a
personas que generaron los fondos travs de l se propone que cuando estn
documentales, as como del manejo de la ordenados los fondos se inicie una buena
metodologa de la ciencia archivstica y los agenda de descripcin, con a elaboracin del
sistemas de organizacin existentes en las instrumento fundamental de descripcin: el
escuelas archivsticas internacionales, ya que inventario cardinal.
en Mxico no se ha dado una cultura
archivstica con personalidad y caractersticas Los catlogos elaborados sin un proceso de
propias. ordenacin cientfica de los fondos y sus
respectivas series documentales atentan
La descripcin archivstica es la parte ms contra los principios enunciados y, por ende,
importante dentro del trabajo intelectual que se contra el proceso histrico de las funciones de
realiza en los archivos del mundo, pues los organismos o personas que generaron los
aglutina todos los elementos que dan origen a
fondos, pues mientras un fondo no sea
la ciencia archivstica.1
perfectamente analizado, identificado,
ordenado clasificado no podr ser descrito, ya
Sin embargo cuando nos referimos a la
descripcin no enunciamos los trabajos que esto implicara la prdida de su orden, y
metodolgicos de la archivstica provocando dicho fondo terminara pervertido, dispersado y
as que se le tome como sinnimo de la tarea olvidado. Recordemos lo que deca sor Juana
de hacer catlogos de una manera Ins de la Cruz: Yo soy el archivo. Yo,
indiscriminada y considerando a stos como depsito donde encierran el alma, los tesoros y
un instrumento de descripcin fundamental. riquezas. Infrmate de m para que despus
puedas persuadir la voluntad, sin que el orden
Ahora bien, la descripcin debe entenderse se pervierta (...)".
como la aplicacin metodolgica de la ciencia
archivstica que contiene todos los elementos Como un ejemplo recordaremos la ancdota
en la organizacin profesional de los archivos siguiente: una vez, al presentar la gua de un
para, hasta entonces, describirlos en sus archivo de encumbrado origen y blasn el
diferentes niveles, respetando y protegiendo su archivero inform que sus acervos estaban
procedencia y su orden original. organizados en cinco secciones, las cuales se
encontraban divididas en la instalacin
Recordemos que la Norma Internacional topogrfica, haciendo de este magnifico
General de Descripcin Archivstica adopt el repositorio una heterognea desgracia, pues el
trmino "descripcin" con el amplio significado archivero nunca contempl las secciones
que le dio Teodoro Schellemberg, y ste no dentro de una organizacin cientfica de los
era precisamente el de hacer instrumentos de fondos (como haban nacido). La seccin uno
descripcin, sino provocar o inducir con una tena tesorera, juzgados, hospitales y
sola palabra la organizacin de los fondos educacin; la seccin cuatro estaba constituida
por Hacienda, receptoras, cleros e inquisicin.
103
El pretenso archivero, con escasa imaginacin, descuido el propio estancamiento y prdida de
jams pens que los documentos tenan un profesionalismo de la actividad archivstica
origen determinado y que deberan estar ms deplorable que los desencuentros que
interrelacionados de acuerdo con su estructura caracterizan en la prctica la triste relacin que
orgnica y funcional. hoy existe entre nuestra administracin pblica
y sus archivos, es la ausencia de trabajos
Lo anterior sucede por carecer de serios sobre stos, dentro de las
informacin sobre la existencia de los investigaciones sobre administracin pblica
elementos archivsticos para la elaboracin de silos archivos efectivamente son parte legtima
los instrumentos fundamentales de la y necesaria de nuestra administracin
descripcin, as como de la metodologa para pblica....5
lograrlos en su tiempo y en su espacio.
EL ANLISIS ARCHIVSTICO
En Mxico, los archivistas navegamos en
un iracundo mar de vicisitudes, y entre estos El anlisis constituye el punto de partida de los
altibajos telricos de cambios constantes (en trabajos intelectuales para la organizacin de
los archivos municipales del pas cada tres los archivos; es el primer paso metodolgico
aos), presenciamos: duplicidad de funciones, de la ciencia archivstica.6 Se trata de un
ausencia de una ley nacional de archivos, elemento fundamental para alcanzar el
ambigedad o discrepancia en las conocimiento exacto de los fondos que
legislaciones existentes en el pas, la nula integran un archivo; sin l, el archivista estar
aplicacin de las leyes documentales, as imposibilitado para iniciar trabajos formales de
como una falta de compromiso y conocimiento descripcin.
de los responsables de la toma de decisiones
para el desarrollo archivstico nacional,2 El anlisis archivstico nos lleva a la
estatal3 o municipal.4 Todo ello ha detenido a comprensin de los elementos que se
posibilidad de participar en un crecimiento interrelacionan con el conocimiento de las
armonioso y coherente en relacin con instituciones o personas y las funciones que
Amrica Latina. dieron origen a la procedencia de los fondos y
al orden original en el que nacieron sus
En nuestro pas se hacen catlogos sin documentos.7
previa organizacin de los fondos
documentales, lo cual indica que iniciamos
nuestras tareas por el ltimo instrumento de ORGANIZACIN CIENTFICA DE LOS
descripcin, dejando de lado la metodologa de FONDOS. METODOLOGA DE LA CIENCIA
la ciencia archivstica. Con esta actitud ARCHIVSTICA
manifestamos nuestra indiferencia y nuestra
ignorancia del hecho de que los fondos La aplicacin del mtodo deductivo propuesto
documentales tienen una procedencia, que es por la UNESCO a travs del Consejo
el resultado de la naturaleza de las internacional de Archivos nos lleva a iniciar
instituciones y que stas generan su nuestros trabajos cientficos a partir de una
documentacin de acuerdo con las funciones, hiptesis serial, previo conocimiento y estudio
actividades y estructuras que les da la de la institucin o persona que gener el fondo
administracin pblica documental por describir. Tomemos as el caso
del fondo Fomento, organizado, descrito y
En relacin con lo anterior, Enrique publicado por el Archivo Histrico del Estado
Ampudia Mello dice: ...es importante sealar de Mxico: fue preciso saber cundo haban
que dentro de la tradicin doctrinal de la dado inicio sus actividades y si stas fueron
administracin pblica, existe una corriente de sustentadas por algn decreto, ley o
pensamiento que permite alimentar y orientar reglamento que diera vida jurdica a la
la reflexin acerca de las relaciones entre los naturaleza de sus funciones y a las oficinas
archivos y las organizaciones que fueron surgiendo, debido a las solicitudes
gubernamentales dentro de la Administracin de servicios y menesteres de la sociedad
Pblica de nuestro pas, donde lo que priva decimonnica donde naci esta institucin,
hacia los archivos es la marginacin y el columna vertebral de la administracin pblica
104
mexicana. ordenamiento, podremos pasar hasta entonces
a (a clasificacin, cuyas claves determinarn
Con estos elementos iniciamos la las clases de series y sealarn la signatura o
elaboracin del cuadro de organizacin unidad de instalacin que corresponde a cada
cientfica hipottico, conocido tambin como serie dentro del fondo de procedencia. Estas
cuadro de clasificacin. En este instrumento claves se conforman con las siglas del archivo
auxiliar de descripcin archivstica estarn al que corresponden; las primeras letras del
contenidas las series de las cuales, segn fondo de procedencia y las letras de la seccin
nuestro conocimiento de (a historia o serie, las que han sido elaboradas con
institucional y nuestra deduccin, presumimos anterioridad en el cuadro de organizacin
una existencia hipottica; por ejemplo: el cientfica; el nmero de volumen dentro de la
cuadro de organizacin cientfica hipottico serie; el nmero de expediente que le
del fondo Fomento del Archivo Histrico del corresponda en el volumen; el ao en el que
Estado de Mxico, se inici con 45 series se gener y el nmero de fojas que integran el
documentales; sin embargo, al finalizar los expediente (documento simple o compuesto).
trabajos de anlisis, el cuadro de Esto nos dar como resultado el control
organizacin cientfica definitivo arrojo 81 intelectual del fondo y as series que lo
series. constituyen, la informacin que contiene y su
dinmica v accesibilidad, as como la eficaz
Luego de concluir el cuadro de organizacin administracin del archivo.
cientfica definitivo y la etapa de anlisis, y de
rescatar el principio de procedencia (institucin Cuando hayamos terminado los trabajos de
o persona que gener el fondo), podremos clasificacin, tambin con paciencia y
pasar a la etapa de identificacin y rescatar dedicacin mstica, entonces nos
todas (as series que constituyan el fondo encontraremos en posibilidades de concluir los
documental. trabajos de organizacin cientfica y estaremos
preparados para la elaboracin de los
Al concluir la etapa de identificacin, instrumentos de descripcin archivstica.
procederemos al tercer paso metodolgico, la
ordenacin, donde se inicia el rescate del Los trabajos de organizacin cientfica son
principio de orden original. Aqu necesitamos el resultado de la calidad del ordenamiento de
toda nuestra vocacin para probarnos a los fondos documentales, que al concluirse
nosotros mismos si somos archivistas nos dan la posibilidad de iniciar (a elaboracin
autnticos o burcratas castigados, ya que de los instrumentos de descripcin, primero en
esta etapa es una de las ms difciles y soporte tradicional y despus en soporte
requiere una irrestricta entrega, as como informtico que es nuestra aspiracin.
conocimientos archivsticos, pues se debern
ordenar uno por uno los documentos simples o La descripcin, de acuerdo con los 26
compuestos (expedientes), con el pleno elementos de (a norma ISAD (G), nos da como
conocimiento de las caractersticas internas alternativa la homogeneizacin de una
(actios y conscriptios) que las integran (accin, organizacin cientfica y los trabajos ptimos
tiempo y espacio), as como de sus en (a descripcin multinivel.8 Descripcin,
caractersticas externas, e ir colocando la palabra mgica propuesta por Theodore
documentacin en el lugar serial que Schellemberg, 9 aceptada por (a gran terica
corresponda, ordenada de acuerdo con el da, espaola Antonia Heredia Herrera y ahora
mes. Y ao en el que se genero, hasta adoptada por el Conseil Internacional des
completar el conjunto de las series que Archives.10
conforman el fondo documental.
LOS INSTRUMENTOS
En este nivel de organizacin cientfica DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA
tendremos con exactitud las fechas extremas,
es decir, cundo naci el primer documento y Los instrumentos de descripcin son los
cundo el ltimo elementos archivsticos que contienen la
informacin de los fondos documentales
Si concluimos con optimismo y paciencia el organizada cientficamente en sus diferentes
105
niveles de descripcin, Si bien sus especficos de cada serie documental
caractersticas estructurales sern diferentes ordenada. Es el medio fundamental para
de uno a otro instrumento.11 apoyar a los usuarios, ya que en l se
localizan las fechas extremas, los elementos
Existen siete instrumentos de descripcin bsicos de tiempo y espacio, y el volumen
archivstica: tres bsicos y cuatro auxiliares; 12 documental, indicado en la unidad de
los instrumentos bsicos son: instalacin o signatura para el proyecto de
investigacin especfico; a tipologa
La gua, documental nos dir en forma precisa el tipo
el inventario y de funciones del organismo generador y la
el catlogo. interrelacin del lugar o persona como parte de
Los instrumentos auxiliares son: un todo, pues el inventario cardinal describe
series documentales de un fondo determinado.
El cuadro de organizacin cientfica, Se debern incluir los ndices necesarios para
el ndice, un ptimo servicio y acceso a la informacin
el registro y contenida en el inventario cardinal, ya que este
el censo. generoso instrumento de descripcin
archivstica constituye un apoyo para organizar
masas documentales.
Como ya se mencion, la decisin de elaborar
los instrumentos de descripcin archivstica se
Al concluir los trabajos de organizacin
tomar despus de haber logrado una ptima
cientfica de fondo y luego de elaborarse el
organizacin cientfica de los fondos que se
inventario cardinal, se deber redactar la
resguarden, pues jams se podrn elaborar los
historia institucional de fondo inventariado, que
instrumentos de descripcin si se carece de
se realiza con los datos contenidos en los
una organizacin cientfica planificada de
propios documentos, mencionando las lagunas
acuerdo con las caractersticas de los fondos
histricas existentes, las situaciones a las que
documentales y con estudios preliminares.
estuvo expuesto el fondo a travs de su propia
historia, y desde luego se buscarn los
La gua
soportes jurdicos, legislativos o
administrativos que dieron vida formal a la
La gua es el instrumento de descripcin que
institucin, como leyes, decretos, reglamentos,
ocupa ms elementos de la Norma ISAD(G),
etctera, adems de la bibliografa necesaria
pues su propsito fundamental es describir de
para la investigacin histrica de la persona o
manera general los fondos documentales que
institucin generadora.
integran un archivo municipal, estatal, federal,
eclesistico, clnico, privado, industrial y todos
La historia institucional del fondo inventariado
los archivos existentes en un pas o comunidad
apoyar el conocimiento del organismo que
determinada; tambin se podr elaborar la
gener la documentacin motivo de una
gua de un fondo. Esta tiene como objetivos
investigacin determinada, lo que repercutir
orientar al usuario con respecto a lo ms
en la excelencia del trabajo investigador-
importante del archivo, establecer relaciones
archivista ya que los tiempos se optimizarn y
con otros tipos si es que existen convergencias
se ocuparn en la bsqueda de ms
e interrelaciones con otros fondos
informacin.
documentales, y aportar bibliografa que apoye
al conocimiento de las instituciones y los
servicios que presta el archivo y la ubicacin El catlogo
del fondo.
El catlogo es el instrumento de
El inventario descripcin archivstica que se elabora al
concluir el inventario cardinal. Su estructura es
la descripcin de los documentos simples o
El inventario cardinal es el instrumento de
compuestos, y con l se concluir la
descripcin archivstica que nos proporciona
descripcin archivstica multinivel.
informacin dinmica y los elementos
profesionales necesarios para elaborar los
El mtodo que se aplica en archivstica es el
dems instrumentos de descripcin
106
deductivo, es decir, los fondos documentales que complementa los instrumentos bsicos, y
se organizan de lo general a lo particular, con resulta indispensable para la elaboracin de
la finalidad de Llevar a cabo la guas, inventarios cardinales y catlogos. Su
homogenizacin de la descripcin multinivel elaboracin responde a diferentes criterios, ya
que indica la Norma ISAD (G). El catlogo es que depender de las necesidades que surjan
la herramienta de descripcin empleada en el de las caractersticas de los fondos a de los
ltimo nivel, y contiene informacin detallada archivos.
con extrema calidad de sntesis, siguiendo los
lineamientos internacionales. La informacin Los ndices pueden ser onomsticos,
debe incluir los elementos precisos de los geogrficos, alfabticos, etctera, de acuerdo
documentos que Integran los expedientes con las estructuras funcionales del organismo
dentro de un volumen especfico que conforma o de la persona que haya generado los fondos
una serie documental de un fondo documentales.
determinado. Los expedientes no podrn
separarse de su serie ni de su fondo de origen, El registro
ni se podrn desvincular los expedientes, pues
stos mantienen la unicidad y son indivisibles, Es el instrumento auxiliar de descripcin para
ya que construyen el resultado de acciones en los archivos de la primera edad (prearchivos o
un tiempo y en un espacio, en coordinacin de trmite) y de la segunda edad o de
con la persona o institucin generadora. concentracin; se conoce tambin como
inventario topogrfico. Se ha utilizado errnea
El cuadro de organizacin cientfica e indiscriminadamente en los archivos
histricos como listado, y durante ms de
Es un instrumento auxiliar de la descripcin cincuenta aos ha ocupado el lugar del
que resulta imprescindible para el inventario inventario cardinal.
cardinal y para las dems herramientas de
descripcin. Se elaboran en los primeros El registro solo enumera y cuantifica a nivel
pasos de la organizacin cientfica del archivo; general las unidades de instalacin
se debe realizar en todas las clases y tipos de
(volmenes, legajos, etctera), pero no refleja
archivos que existen, de la primera a la tercera
la organizacin cientfica de los fondos ni
edad del documento; sus caractersticas sern
apoya una optimizacin de los recursos de
determinadas por las vigencias, de acuerdo
con las instituciones o las personas que tiempo y forma, ya que solo es una
generen los documentos. Este cuadro nos herramienta auxiliar para la descripcin
indica la jerarquizacin de las series archivstica.
documentales, presentadas en su formato de
caractersticas verticales, y facilita el acceso El objetivo fundamental del registro es nica y
del usuario a la informacin del conjunto exclusivamente de control interno de los
documental pues proporciona una visin fondos administrativos y de concentracin,
general y dinmica del panorama preciso de pero tiene el inconveniente de contener un
los fondos, las secciones y las series que los mnimo de informacin; es admisible para los
conforman, as como del total de fondos que archivos sealados, si bien carece de la
resguarda un archivo. metodologa de la ciencia archivstica. Se trata
de un instrumento auxiliar tcnico para el
Sin la existencia del cuadro de organizacin registro de prstamos o recepcin de remesas
cientfica ser imposible Llevar a cabo una de concentracin, esperando tranquila y
organizacin seria de los archivos ni mucho silenciosamente el cumplimiento de las
menos realizar una descripcin archivstica. vigencias documentales.
Por ello, representa el instrumento auxiliar para
la elaboracin de los tres instrumentos bsicos El registro no se debe elaborar en un archivo
de la descripcin archivstica. histrico, ya que se perderan tiempo y
recursos. En el archivo histrico solo se
El ndice elaborarn los instrumentos bsicos y los
auxiliares que se requieran para su ptima
Es el instrumento auxiliar de la descripcin organizacin y administracin, frente a los
107
requerimientos de un archivo permanente o de instrumentos de descripcin archivstica, para
tercera edad con un eficaz servicio de conocer la realidad de los archivos mexicanos,
informacin a los usuarios. pues mientras solo digamos que nuestros
archivos estn organizados sin exponer
El censo nuestros instrumentos de descripcin,
seguiremos en las mismas condiciones,
Es el instrumento auxiliar de descripcin negados al desarrollo de una verdadera cultura
que nos permite el acceso a la informacin archivstica.
global de los archivos. A travs de l se
conoce el nmero total de los archivos 2. Que el AGN realice seminarios sobre
existentes en un municipio, estado, pas o descripcin archivstica a nivel nacional e
internacional, para fortalecer nuestros
inclusive en el mundo, y se conocen tambin
conocimientos con las experiencias obtenidas
las caractersticas de conservacin, el nivel y
en otros archivos de Mxico y el mundo.
calidad de la organizacin archivstica y el
desarrollo de los instrumentos de descripcin, 3. Que la Mencin Nacional al Mrito
as como las caractersticas legislativas. Archivstico se otorgue a los archivistas que
realicen aportaciones tericas y tcnicas en
El censo responde a una panormica general beneficio del desarrollo de la archivstica
de determinado grupo de archivos, pero nacional. Solo de esta manera podremos
deber efectuarse con una estricta tica aspirar a un crecimiento coherente con la
profesional pues har mencin del estado real dinmica del siglo XXI.
que guarden los archivos censados. Si un
censo no se realiza con veracidad los archivos 4. Que se integre la Asociacin Nacional
permanecern en el olvido, no se permitir su de Archivistas Mexicanos y que participe a
desarrollo ptimo ni se lograra un nivel internacional con asociaciones gremiales
reconocimiento de la archivologa y por ende como la brasilea, la espaola, la francesa, la
de los archivistas. inglesa, etctera, y desde luego que sea
reconocida por el Consejo Internacional de
CONCLUSIONES Archivos.
Debido a la falta de difusin de los acuerdos y NOTAS
trabajos archivsticos a nivel nacional e
internacional durante los ltimos diez aos, la 1
DUCHEIN, Michael, Prologo al libro de HEREDIA HERRERA,
archivstica mexicana se ha detenido en Antonia, Manual de instrumentos de descripcin documental,
Sevilla, Espaa, Diputacin Provincial de Sevilla, 1982. Michael
sistemas incongruentes, anacrnicos y Duchein es inspector general de los Archivos Nacionales de
desfasados por ms de cincuenta aos. Priva Francia y egresado de la cole de Chartres.
2
No existe una Ley Nacional de Archivos.
el desconocimiento de las reglas y los 3
Como un ejemplo: parece ser que en el Estado de Mxico el Sistema
principios universales de la ciencia archivstica, Estatal de Documentacin solo reconoce al Archivo del Poder Ejecutivo,
ya que jams ha realizado trmites ante las autoridades correspondientes
como el manejo del fondo, la seccin y la serie para un desarrollo integral y congruente de la archivstica con la
documental, pues en el umbral del siglo XXI administracin pblica mexiquense.
4
No hay una concientizacin para legislar a nivel municipal sobre materia
todava existen personas y hasta de archivos.
5
universidades que siguen utilizando el sistema AMPUDIA MELLO, Institucionalidad y gobierno. Un ensayo sobre la
dimensin archivstica de la Administracin Pblica, Mxico, Archivo
decimal para la organizacin de los archivos. General de la Nacin, 1988, PP. 7-20.
6
Todo esto nos ha llevado a la ignorancia total REYES, Romn, Terminologa Cientfico Social, Anthropos,
Editorial del Hombre, Ministerio de Cultura.
de la alternativa presentada por la UNESCO a 7
DORANTES, Maria Teresa, La archivstica general a travs de la
travs del Consejo Internacional de Archivos y metodologa de la ciencia archivstica (en revisin, original en soporte
informtico para publicacin).
su Comisin Ad Hoc para normas de 8
Conseil International des Archives et Commission Ad Hoc, Paris,
descripcin: la Norma internacional General de Francia, 1 990.
9
SCHELLEMBERG, Theodore, Tcnicas descriptivas de archivos,
Descripcin Archivstica, ISAD (G) o General Crdoba, Argentina, 1961, p. 1.
10
International Standard Archival Descripcin. 11
Conseil International des Archives, op. cit., p. 4.
DORANTES, Mara Teresa, op. cit., p. 2.
12
HEREDIA HERRERA, Antonia, Manual de instrumentos de descripcin
PROPUESTAS documental, Sevilla la, Espaa, Diputacin Provincial de Sevilla, 1982.
1. Que el AGN convoque a una reunin

nacional de anlisis y evaluacin de los
108
11. THE ARRANGEMENT AND DESCRIPTION OF ARCHIVES
IN PREPARING his archives for use, an form. This should be fairly substantial, with
archivist has two aims: good order and ready plenty of vertical rulings. An accessions volume
availability. Having accessioned and shelved a is expensive if specially made, but it is possible
collection, the archivist needs a record of to adapt a standard account book. An
where it is located in his repository, and what accessions register in card form is not an
treatment he has given it; if it is an accession adequate substitute for a volume: cards can
of some size the order of its parts should be get lost or misplaced or destroyed.
quickly intelligible, both in general in the strong
room and in detail on the shelves. Secondly, if The accessions register is, after all, perhaps
the archivist wants to be able to refer easily to the most important single record of the
particular items in a collection it will need to be repositorys activities: a methodical,
analysed to varying degrees. Schellenberg chronological record of the receipt of archives.
calls these two processes arrangement and Beyond that, it has psychological value as an
description. Arrangement embraces indication of the importance attached by the
accessioning and classification; description repository to the records it receives: it should
involves cataloguing (of various types) and be neatly kept, without alterations, and
indexing. preferably written in one persons handwriting.
Arrangement Schellenberg defines the primary purpose of

an accessions register as providing an
Accessioning immediate, brief, and permanent record of how
material came into a repository (Local Records
(i) Accession RECEIPT would also include record of where the material
goes to in the repository.) The permanency
When an accession of (particularly, private) required by Schellenbergs definition is catered
records has been received the archivist will for by using a substantial volume. Immediacy
want to express to the owner his thanks for the means registering the details of an accession
deposit or gift. In his enthusiasm he may be while the details are still fresh in the archivists
tempted to promise a list or catalogue by a mind, so that the collection doesnt get lost
certain date, or perhaps in the near future. sight of, or out of sequence. While registering
The archivist should, however, resist this the accession the archivist can also complete
temptation: he has no idea what other pressing the first stage of its treatment: giving the
commitments he may have to accept, and even documents a first dusting, perhaps, boxing
everyday administrative distractions will usually loose items, noting documents which need
unhinge a hopeful schedule. Instead, but as a urgent repair, and, having given the collection
token of the value which he places on the an identifying number, putting it away in a
accession, and in the nature of something on recorded part of the repository.
account, the archivist may well feel that an
official, though attractive, receipt would be As for briefness, the following details need
acceptable to the owner: the Warwickshire to be recorded: accession number, date
Record Office, for instance, supplies a foolscap received, source, terms on which received,
receipt in hand-made, linen-rag paper, headed description (including covering dates), quantity,
with the countys coat of arms. correspondence file, location, and
classification. These details might be laid out
(ii) ACCESSIONS REGISTER across two open pages of a register as
illustrated.
The carbon copies of accession receipts are
useful for reference purposes, but the archivist Frequently, more than one accession is
also needs a more formal record of his received from the same source. Local Records
acquisitions: an accessions register in volume advises cross-reference in the accessions
109
register, and suggests, as the simplest method, occasional correspondence, much of it from
a forward reference from the first entry to all people wishing to visit the record office; II.
additions, with later entries merely referring Subjects, containing the offices general mass
back to the previous one.4 of papers, arranged by topic and ranging from,
say, Annual reports to Wills; III. Collections,
In county record offices it is usual to keep in which are arranged alphabetically the files of
separate registers for official and unofficial correspondence concerning particular
records. In addition, a register for temporary accessions; correspondence negotiating an
deposits and loans is desirable to cater, for accession being transferred here from section I
instance, for outside documents being as soon as the accession has been received.
examined, documents received from another
record office for the convenience of a student. An accession itself must, of course, be
labelled with its accession number. A good
A further useful, subsidiary register is one of many accessions are quite small and can be
correspondence, containing a daily record of all put in either single envelopes or single boxes.
in-coming and out-going letters. It might take If there is more than one item it is unnecessary
the following form, across the open pages of a to label the items themselves, simply the
quarto or foolscap notebook: envelope or box that contains them; but,
naturally, if an item is ever removed from the
DATE FROM/TO SUBJECT FILE
strong room, care must be taken to relate it to
its container. If there are several containers it is
useful to label them: Acc. 128/1, Acc. 128/2,...,
In this dual purpose correspondence register Acc. 128/8 (end).
in-coming letters are entered in black and out- It is convenient to allot part of a strong
going letters in red. A correspondence register room to unclassified accessions, so that they
is helpful in tracing a letter when its writers can be kept in numerical order (though, of
name has been forgotten, and also in proving, course, a single accession may fill a
to the archivists satisfaction at any rate, that considerable part of a strong room and so
he has not received a letter which someone disturb the sequence). As collections are
else claims he has. classified they are normally removed from this
location, but small accessions, which it would
A simple system of filing correspondence be superfluous to classify, may well continue
and other papers in a record office has three indefinitely in their accession order.
(iii) ACCESSIONS
Acc. Date Source Terms Desvriptions Quan- File Locat-
No. of tity ion or CARD INDEX
acc. Class-
ifica- To complement
tion
the register it is
useful to have a
card index of
128 16.6. Atlas Engineering De- Accounts, 5 III Strong accessions, so that
1971 Co., Ltd. Olimpus posit correspondence, boxes Atlas room
Works, Barcheston minutes, drawings, and C the archivist can
(through Mr. G. photo- 3 quickly locate a
Jones Company Garphs, c. 1868 c rolls
Secretary) 1950
collection. This
index may be an
elaborate one,
recording not only
much of the
information already
in the register, but
also the various
sections: I. Miscellaneous, containing all stages of treatment
110
of the collection, such as stamping, sensitive to the nature of the organism he is
cataloguing, calendaring, indexing, and operating on. From his first sight of a collection
dissemination of catalogues. However, it is also to the last catalogue entry he makes, the
worth having a simple index, giving the name archivist adapts his treatment of the collection
of each collection and its location in the to an unspoken assessment of its character, its
repository, arranged by classification marks: age, its comprehensiveness, its physical
this helps to keep a check on the allocation of condition, its order, its housing, its use.
these marks.
What the archivist will not disturb is the
Classification original bundle. He may find this tied round with
string or tape, wrapped in brown paper, or
It is a usual practice today for archivists to contained in a tin deed box. These documents
arrange a collection physically in classified have been deliberately put together in the past
order, and for the catalogue of the collection to because they related to a certain piece of
follow the same order. This operation, called property or a particular transaction. It is likely
classification by Schellenberg and sorting in that the bundle will have a label, the parcel a
English record offices, involves, of course, to note, the tin box a schedule, describing the
some extent, imposing order on the collection; contents of each bundle; in addition, the
but, to guard against excessive rationalization bundles may be numbered and there may be
(or methodizing, as it was called in the an inventory of them. The bundles, therefore,
nineteenth-century Public Record Office) the are clearly organic units, and the archivist must
archivist is all the time looking for the natural preserve them as they are; he will, in fact, bring
organic orderthe manner, that is, in which the similar bundles, parcels, or tins into proximity
records were created There is an older, more with each other so that they may form one of
cautious procedure which simply accepts any the classes (for example, deeds or
arrangement existing in the records when they correspondence) or sub-classes (for example,
are reccived lists them document by document, vouchers) of the collection.
from the first container to the last This method
has two disadvantages. Firstly, in listing The condition of an accumulation of records
document by document, the archivist is tied to when they are received into a repository varies
a detailed description of the collection: he enormously according to the attention they
cannot proceed by broad groups in case other have been given in the past. They may be in
related documents turn up in other parts of the good order, or, more likely, some parts of the
collection. Secondly, a collection treated in this collection, for instance, those in recent use or
way presents a confused picture both on the those with attractive bindings, may be in better
shelves and in the catalogue; the archivist can order than others. Many collections of family
never have the satisfaction of embracing all the and estate records come into record offices at
household accounts or all the medieval deeds; a time of depleted staff, so it is possible for a
he is continually taking boxes down to extract collection which was once well ordered to
isolated documents. Similarly, since most show signs of recent neglect or
inquiries arc for runs of documents from disorganization. It may also be the case that
particular archive groups, it is easier for the the records have been through the hands of an
searcher if he can see these runs listed intermediary, perhaps a historian, who has
consecutively in the catalogue. imposed his own artificial arrangement. For
whatever reason, then, it is almost certain that
Collections are rarely received by the the archivist must, to some extent, restore the
archivist in the order in which he will decide to archive order.
arrange them. This may seem to contravene
the maxim that the archivist must preserve the How does an archivist set about sorting (or
original archive order; but what, in fact, he is classifying) a medium-size collection which has
trying to do is to revive or reveal this order. It is lost most of its organic order? As Mr. Francis
a subtle, delicate process, but, like a surgeon, Steer says, archivists have different notions
an archivist must be firm, while remaining about size in archive accumulations,5 but the
111
collection imagined here would not be too the volumes later on. Two such slips would
embarrassing; not too big, that is, to stack, then appear thus:
when received, in one large sorting room,
leaving enough space for tables and for
A A
manoeuvring. Ample sorting area is essential.
WALLOTON WALLATO
A good idea, employed at the Staffordshire
HOUSEHOLD N
Record Office, is to have plenty of large pigeon 1573-82 1713-25
holes around the walls of the sorting room.
Also useful, for sorting long series of small
documents, is a smaller, movable frame of
pigeon holes, say 5 ft x 4 ft overall, with eighty Where A = accounts and R = rentals.
holes each 7 x 5 in., which can be hung on the
wall. Such a frame was used in the Nottingham When the archivist has gone through the
University Department of Manuscripts for volumes in this way he can sort them into
sorting 5000 medieval deeds connected with classes (e.g. accounts) and types (e.g.
thirty counties; under each pigeon-hole was a household), arrange them chronologically
strip of plastic on which place-names could be within these groups, and pile them away on a
written with a crayon and then erased. In the side table or on the floor. He does not,
absence of pigeon-holes a considerable however, list them at this stage because other
number of tables is necessary; these can well similar volumes may turn up in boxes or
be trestles or stacking tables, to be stored parcels.
away when not in use.
After the volumes have been gone through,
The archivist, then, looks round his store it is a matter of personal preference which
room at a jumbled mass of volumes, bundles, class the archivist turns to next; perhaps an
maps, tin boxes, cardboard boxes, and parcels. attractive group of estate maps engages his
He sees similar types of records in different attention. If the number of maps is
parts of the room, and he may decide to move considerable they may take some time to
like things near to each other, but it is not identify and record. Large and, particularly,
essential and he may not have space. Since rolled maps are rather awkward to handle, so
his aim is to classify, arrange, and list the the archivist needs a good-size table, and lead
accumulation as a whole, and he cannot be weights to keep the maps flat while he is
completely certain about everything that is examining their details. As rolled maps acquire
there until he has looked at the last item, the a column of dirt down the innermost margin it is
archivist cannot start listing until he has come worth while giving them a preliminary wipe with
to the end of sorting. What he does instead is a duster (treatment which is desirable with
to insert into each volume or bundle, as he volumes and bundles, too, at this stage,
deals with it, a projecting slip of paper on which looking at the same time for evidence of mould
he writes brief details of the item. and insects).
Perhaps the best items to start on are the Eventually, of course, the archivist will want
volumes since they can be worked through to catalogue his maps, giving details of size,
more quickly than, say, bundles. The archivist scale, surveyor, area, special features, etc. For
thus makes an earlier impression on the the moment, however, all that he is concerned
collection, and this is always psychologically with is date and locality; if the area covered by
helpful. Having collected the volumes together, the map includes parts of several parishes their
the archivist begins to examine them one by names should be noted, or, alternatively, the
one. As he identifies volumes of accounts, of area can be identified by the name of that part
rentals, of surveys, etc., he notes this of the estate. These details are then written in
information on the slip which he inserts in each pencil at one end of the outside of the rolled
volume, giving also locality and covering dates. map, and can remain there for convenience
He may well at this stage put a classifying letter even after listing. The maps are probably best
at the head of the slip; this will help him to sort arranged alphabetically by principal place, and
112
within that chronologically; minor places will Applied to a mass of estate papers made up
appear in the list, and should ideally be picked in bundles, the moral for the archivist is not to
up in an index. read, identify, and list each individual docu-
ment, but to flick through a bundle, noting as
Deeds form a considerable part of most he goes the dates of the earliest and latest
estate collections. Detailed cataloguing and documents, and the subject, or principal
calendaring of deeds comes later. At the listing subjects, referred to. Of course, this way he will
stage the technique for deeds is the same as miss some of the subjects, but even if he read
for other material: to slip a note under the string every document he would still, because he is
of the bundle or parcel, giving the covering not a research worker, miss much of the
dates and the places referred to. How the matter. At this stage the archivist is not aiming
bundles and parcels are then dealt with will at a calendar of the documents, but simply a
depend on their quantity and the structure of descriptive list, that is, a list which will give to
the estate. The Middleton family archives in the an inquirer an idea whether the documents fall
Nottingham University Department of within his period, his locality, and his subject.
Manuscripts contain two distinct groups of The archivist can build up a fair speed in this
deeds. The first group consists of 5000 method of dealing with bundles of papers.
medieval deeds: documents which, having
been long dissociated from each other, can be By now, probably most of the collection will
treated as single items and arranged as seems have becn gone through, but one considerable
most convenient to the archivist: actually, firstly group, manorial records, may remain. Once
by county, secondly by passed and thirdly by again, these can be listed quite simply: by type
date. The second, larger group comprises post (court rolls, bailiffs accounts, etc.), by manor,
modifical deeds, made up in bundles, with each and by date.
bundle referring to a particular piece of
property or a certain transaction (for example,a When the archivist has dealt with the whole
marriage settlement). In this case the deeds collection in this summary fashion (depending
clearly have to be arrege by existing bundles: on its size the operation may take him a few
as a large proportion of the bundles fall into days or several weeks) he will finish up with
groups relating to particular parts of the estate, bundles, rolls, and volumes piled more or less
they are convenienty listed firstly by these neatly about the room, each pile a related
areas and then chronologically, the date of group of documents, and each item with a
each biwdie being determined by its earliest projecting slip bcaring a brief description. To
document. each of the groups he has given a letter: A for
accounts, D for deeds, E for estate papers, M
When the archivist has eliminated volumes, for manorial records, 0 for official papers, and
maps, and deeds, he will have dealt with a fair so on. He now arranges the groups in
proportion of the whole collection, but he may alphabetical order, very likely beginning with
still be confronted by a considerable mass of accounts; if the accounts are a largish group
miscellaneous bundles and loose papers. At he may wish to divide them into types, e.g.
this point he is in danger of getting bogged household, personal, estate, but if they are
down. If he approaches the documents one by very miscellaneous he may decide simply to
one he is liable to lose his way in a jungle in arrange them in chronological order, identifying
which he cannot tell the wood from the trees. their contents in his list. Having arranged the
There are two methods of getting out of a accounts in the order he prefers he proceeds
forest: one is to chop down each tree until to number and list them. The beginning of the
there is no forest left; this method, though first page of his list may therefore appear thus:
thorough, can take a lifetime; the other is, by
climbing the tallest trees, to feel ones way ACCOUNTS
systematically and expeditiously towards the A
1 152536 Wollaton: household, estate, personal
edges of the wood. 2 1536-48 Wollaton: household, estate
3 155056 Wollaton: estate, personal
113
In a similar way he continues through the Relatively little attention, on the other hand,
remaining groups of the collection. has been paid to the description of series, yet
it is these intermediate units which require the
Mr. Steer has described the method he special attention of the archivist.
adopted in listing the very large accumulation
of family records of the Duke of Norfolk at Schellenberg finds that the terms used to
Arundel Castle. When he began work he designate various types of finding aids
vainly attempted to sort the archives into guides, inventories, calendars, catalogues,
classes so as to get all the accounts together, lists, indexes, etc.are not well defined.
all the letters, all the manorial documents, all During the formative years of the American
the inventories, and so forth, in the hope that archives profession the word catalog was
they could be catalogued as separate groups. used as the generic term, because of its library
Because of the size of the collection he found usage, but Schellenberg proposes the term
this system unworkable. Instead, dealing with finding aid to cover all types of archive
each document as he came to it, he noted its description. The word catalog, he suggests,
details on a card, gave the document a should be used for a description in card form.
temporary number, and replaced it in its box. At Inventory should have the meaning it
the end, when the cards had been arranged in commonly has when applied to goods: a
classified order, the relevant documents could stocktaking of records. List should refer to a
easily be found and given permanent number detailed description in which record items are
and storage: by this means, one avoided identified and described. Calendar should
having too much archive material lying about. apply to a chronological list of record items with
a brief summary of the contents of each.
Description Index should imply a finding aid in card form
which shows where specific information can be
Both Jcnkinson in his Manual of .4rchive found in record units; it should merely identify
Administration and Schellenberg in his the units, not describe them.8
management of Archives devote considerable
space to the description of archives. What they (i)INVENTORIES
(and particularly Schellenberg) say is very
detailed (and not always easy to follow) For Schellenberg, the first operation is the
because they have in mind large masses of compilation of an inventory. The inventory is an
records, namely the national archives of their initial, provisional finding aid, primarily for
respective countries. Practice in smaller record internal use. Its preparation is also a kind of
offices will naturally be simpler. discipline for the archivist, because in
compiling it he has to study the organization
For Schellenbcrg the description of archives which produced the records. The inventorys
involves two actions: firstly, identifying the entries should be logically (e.g.
record unit, and, secondly, enumerating its Organizationally) arranged, and should consist
essential qualities. He distinguishes three of (i) a title line, giving the record type (e.g.
types of record unit: large, consisting of groups correspondence), its inclusive dates, and its
of public records, or collections of private quantity; (ii) a descriptive paragraph, specifying
papers; intermediate, consisting of series (or, significant items, provenance, content (e.g.
as English archivists would say, classes) within main subjects dealt with), and composition
groups or collections; and small, consisting of (e.g. files, bundles, volumes).10
individual record items within series. According
to Schellenberg, archival description Jenkinson defines an inventory rather more
techniques in the U.S.A. relate mainly to large casually as a summary but complete
and small record units, i.e. to groups (or exposition on paper of the arrangement we
collections) and to single items; particularly to have given to our Archives11 But English
the latter: the literature on the description of practice, as, in fact, described by Jenkinson,
private papers is concerned almost exclusively and as followed in numerous local record
with cataloguing and calendaring single items.
114
offices, is similar to the American. Thus, a
typical inventory entry reads: Dodworth National School: treasurers cash books, 18871904
(5). (Guide to the Manuscript Collections in the Sheffield City
Libraries, 1956, p. 43).
County Bridges:
Bridge Committees: 18211889; 2 bundles, 2 volumes of draft
minutes A typical entry in the Guide to the Contents of
(182151) and 2 volumes of minutes (184659. 187689). the Public Record Office, 1963 (vol. 1, p. 75),
By order of Quarter Sessions (Mich. 1876) a standing County
Bridges Committee was to be annually appointed.
12 reads:
Memoranda Rolls (L.T.R.) (E368) 2 Henry III to 5 William IV. 804

(ii) DESCRIPTIVE LISTS rolls.
Jenkinson says that in repositories of any In these entries there is no attempt to

size, in which part at least of the detailed work distinguish the dates of particular volumes of
must often be postponed for many years, the rolls; i.e. they are characteristic inventory
inventory is an essential finding aid; but the entries, as distinct from descriptive list entries.
archivist dealing with a very small quantity of It is, however, difficult to make an inventory
documents might find it possible to proceed at without first making a list. Hence, it is difficult to
once to detailed Listing or Calendaring and make a guide before all the collections in a
dispense with the Inventory.The experience repository have been listed, and this naturally
of local archivists probably confirms this. The delays its compilation. Yet a guide is generally
classifying operation described earlier recognized by archivists as the best
produces not an inventory but what in England introduction for a student intending to use a
is called a descriptive list (or by Schellenberg particular record office; one suspects,
simply a list). A descriptive list may vary from therefore, that parts at any rate of some guides
the barest schedule to a form of catalogue only are based on a summary examination of the
once removed from the calendar.14 The documents. The Sheffield Guide is quite frank
feature, however, which distinguishes a about this: In order that the Guide might be as
descriptive list from an inventory is that the unit up-to-date as possible on publication, several
of description is not the series (or class) but collections which have not yet been fully listed
what Schellenberg calls the item, i.e. a single and arranged for students use, are included15
document, bundle, file, or volume. There is clearly justification for a certain
amount of summary treatment in order to get
The technique of sorting and listing which basic information into the hands of research
we have advocated in a small repository leads, workers as quickly as possible; the information,
then to the production of a descriptive list: for however, will not always be accurate, or it may
each item dealt with the archivist gives its give a false impression of the amount of
nature (record type), the name of the principal material which exists about a given subject or
place mentioned, the date or covering dates, place. It is for this reason that Schellenberg
the physical characteristic of the item (volume, describes the inventory as provisional, not
bundle, file, roll) and the approximate number necessarily correct in detail, and primarily for
of documents in any bundle. This is a fairly use within the repository. When the National
expeditious, fairly (but not too) detailed way of Archives of the U.S.A. started publishing its
dealing with a collection. The inventory missed, inventories, excessive attention came to be
though in fact it returns later on. The inventory given to their composition and editing, and so
example quoted earlier was actually from a the inventory programme of the National
record office guide. A guide is an assembly of Archives became gradually bogged down.16
inventories, and so to prepare one the archivist Thus the archivist is on the horns of a dilemma
must condense his descriptive lists into when he is considering the publication of his
inventories. guide. On the whole, there is much to be said
for urging him to publish sooner rather than
(iii) GUIDES latertemperamentally, archivists (with some
notable exceptions) are prone more to
A typical entry in a local record office guide punctiliousness than publicity.
reads:
115
Schellenberg quotes an American archivist that are registered, i.e. identified by date, by
to the effect that from the publics point of the name of the person initiating a transaction,
view, the guide is the first publication that and by a brief statement of the content of the
should arrest the attention of the archivist".17 transaction.11 English archivists began
Schellenberg has no doubt about the compiling calendars of records in the State
importance of guides and devotes twenty-four Paper Office as early as 1825, and the first
pages to them (six more, in fact, than indicated Deputy Keeper of the Public Record Office,
in his index). Strangely, however, despite the Francis Paigrave, began a systematic
distinction of the Public Record Offices Guide, programme of calendaring in 1841.
Jenkinsons Manual has only eight lines on the Schellenberg then goes on to give a pithy
subject: The first requirement may probably be statement of the nature, virtues, and defiicncies
held to be a General Guide to the contents of of calendars. They contain, he says,
the Repository. This will be a small matter if the substantially more information about records
system of arrangement advocated above has than lists, and they are always concerned with
been followed, for it will consist roughly individual documents, which are listed in
speaking of a combination of all the chronological order, identified, where possible,
Introductions and Notes from all the by the names of writer and recipient, and
Inventories, condensed as far as possible, plus described by a digest of their contents. On the
a modicum of information from the body of the other hand, calendaring is a time-consuming
Inventory as to dates and (in some cases) and expensive procedure which can only be
quantities.18 Equally strangely, in view of the justified for important documents with great
popularity of guides with local record offices In research value. Jenkinson, as we have seen,
England, the word guide does not appear at says that the aim of the calendar is to make
all in the index to Local Records. consultation of the original document
unnecessary except in exceptional
(iv) CALENDARS circumstances. But, claims Schellenberg, a
cheaper and more accurate modern way of
Calendars have whetted a good many doing this is to microfilm the originals; and,
antiquarian appetites in the past, so it is not from a research point of view, microfilming is
surprising that both Jenkinson and Local better because it provides a full text, not merely
Records have more to say about them than an abstract. If, on the other hand, the calendar
about guides. Jenkinson defines a calendar as paraphrases the language of the main facts
a prcis whose compiler endeavours, while and ideas of the documents, then, says
economizing space, to achieve the same end Schellenberg, perhaps a better and more
as the Editor of a full textthat of making efficient way of providing information in regard
consultation of the original document to the documents is to compile subject lists of
unnecessary save in exceptional them. In such lists, documents are described in
circumstances.10 For Local Records the ideal relation to subject heads, not merely
method of treatment of records is by the enumerated in chronological sequence. The
calendar and, for certain types of archives, information provided in them about the record
notably title deeds, it is eventually almost the type, the provenance, the dates, and the
only practical method of cataloguing. This content of individual documents is usually quite
method, however, can hardly be applied to adequate to meet all scholarly needs.22
many other records . . . in repositories where
economies of time and labour are of vital A second reason for calendaring, continues
significance.20 Schellenberg, is to make records accessible
that would otherwise be inaccessible because
However, once again, it is Schellenberg who of their physical character, and he gives as a
is the most stimulating. He interestingly perfect example the calendars prepared by the
suggests that the technique of calendaring Public Record Office of medieval rolls,
probably grew out of the registry practices of documents that are difficult to use because
English government offices. In such offices, they are cumbersome and sometimes in poor
documents are brought together into file units condition, and because (and here Schellenberg
116
writes presumably as a modernist) the writing Nottinghamshire Records Office, of listing
in them is often almost indecipherable and in straight on to cards, which can then be
languages difficult for many present-day arranged in index order. This sounds attractive,
scholars to interpret. Schellenberg gives as a but there is some doubt whether it produces
third reason for calendaring, the protection of either satisfactory lists or decent indexes: it is
records of great intrinsic value by reducing as though the two disciplines require different
the need to handle the originals; but, he thinks, frames of mind which are difficult to adopt
this purpose can be accomplished as well and simultaneously. The virtues of extensive and
perhaps more cheaply by microfilming the thorough indexing have been eloquently sung
documents. by Mr. Emmison who graphically portrays the
miseries of record offices without them and the
Schellenberg concludes on a gently satirical complacency of customers with them.u In the
note: early years of a record office an archivist,
perhaps with the help of an assistant, can
Calendars have a peculiar appeal to historians. They provide usually recall his collections in sufficient detail
information about documents in chronological sequencethe
sequence in which historians must read them to understand how to be able to refer readily to the relevant lists
things actually happened.They provide enough information about and guide inquirers in the right direction. With
documents to enable an historian to know if any one of them is growth, however, this becomes gradually
pertinent to his enquiry. They almost relieve historians of note-
taking, and often relieve them of the necessity of consulting the impssible and indexes come to seem
originals of documents. inevitable. Yet they can never be ient. Just as a
reader in a closed-access library can find the
(v) INDEXES formal punctilios of the most detailed catalogue
frustratingly inadequate, so a student
One of the ways ofjudging the quality, or at any confronted by cards full of references to names
rate, the maturity of a record office is to look at a subjects feels the need for some sort of
the extent of its indexing. On the whole, an evaluative comment befor he calis for particular
archivist cannot afford to engage in systematic documents. Indexes will always need archivists
indexing until his listing and perhaps his as midwives. Nevertheless, there is no doubt
calendaring have reached a fair pitch; but there that indexes satisfactory. narrow students
is a technique, practised in the past by the options and stimulate archivists memories.
117
Los archivos y las nuevas tecnologas
Introduccin aprovechamiento de las nuevas tecnologas,

afectada por un inveterado conservadurismo
Antes de entrar en materia conviene aclarar auxiliado por la escasa presin de los usuarios
que las relaciones con las nuevas tecnologas tradicionales y por los limitados recursos
entendidas como algo diferente al disponibles. Siendo esto cierto, no son todos ni
procedimiento archivstico es enfoque llamado los ms decisivos ante factores como el
al desaparecer, ya que su decidida aplicacin escaso grado de normalizacin necesario para
a las distintas fases del quehacer profesional un uso racional de dichas tecnologas, o la
exigir su tratamiento combinado como algo poca consideracin de los archivos como
inherente. La bibliografa en la materia abunda recurso bsico de informacin por parte de las
todava en especulaciones acerca del futuro propias entidades a las que dan servicio2.
impacto de las tecnologas de la informacin,
aunque cada vez es ms numerosa la que Ya en el Congreso Internacional de
aborda aplicaciones concretas y ofrece Archivos de 1964 celebrado en Brcelas se
soluciones. Aspectos bsicos como las trato el tema de la automatizacin, aunque los
transferencias, la seleccin, el control de participantes consideraron que el ordenador en
fondos, la descripcin... dentro de poco sern los archivos solo tena cabida para realizar
prcticamente inconcebibles sin el auxilio o la determinadas operaciones Contables y
mediacin de dicha tecnologa. Es por esto estadsticas; hubo en cambio una excepcin,
que nos proponemos abordar la cuestin el NARA de Estados Unidos, que consider
desde un punto de vista eminentemente ms amplia su utilidad en aspectos. Como el
prctico, centrando la vista en las posibilidades control de los depsitos y la localizacin de
y en los logros que ofrecen en las distintas expedientes, segn sus propias experiencias
fases del trabajo archivstico. estaban demostrando3.
Asimismo es necesario adelantar que no Hacia 1971 la actitud de un nmero

vamos a extendernos en explicaciones acerca creciente de archiveros haba cambiado. En el
del <<software>>, del <<hardware>> de los informe dirigido a la Octava Mesa Redonda de
nuevos soportes y dems aspectos tcnicos los Archivos, R. H. Bautier seal la aplicacin
que, aparte no ser competencia archivstica, incipiente de las tcnicas informticas en la
son ya sobradamente conocidos y cuentan con recopilacin, procesamiento y difusin de la
voces autorizadas para su anlisis. Por ltimo, informacin, concluyendo que su desarrollo
al tratarse de un entorno en constante afectara a las polticas archivsticas de
mutacin, consideramos que una monografa algunos pases: los Archivos Nacionales de
corre el riesgo de quedarse rpidamente Suecia fueron los primeros en asegurar su
desfasada en este punto, como lo ponen de competencia sobre los documentos
relieve obras de tan solo hace algunos aos1. informticos de valor permanente como ya la
tenia sobre los Convencionales seguidos por el
1. Historia NARA, Canad... Esta nueva situacin vena
gestndose desde finales de los sesenta. Se
haban producido algunos cambios de origen
Es opinin comnmente aceptada que la externo que propiciaron dicha evolucin. De un
profesin archivstica ha sido poco gil en el lado, la aplicacin de los ordenadores a los
estudios histricos y sociolgicos propicio el
1
Tal es el caso de los trabajos de Cook y de
2
Hedstrom, por ejemplo, que en su momento P. C. Mazikana: La gestin des archives et des
constituyeron la vanguardia. M. Cook: Archivos y documento au service des decideurs: une tude
ordenadores Barcelona: Mitre, 1984. 173 Pgs. M. RAMP. Paris: Unesco, 1990, 52 pgs.
3
Hedstrom: Archivos y manuscritos los documentos M. H. Fishbein: ((La automatizacin de archivos:
soporte informtico. Coblenza: Consejo historia Sumaria, >> en Boletn del ADPA, 3, 1981,
Internacional de Archivos, 1988. 168 Pgs. Pgs. 9-13, que seguiremos en este epgrafe
118
deseo de acceder a los datos registrados en
los nuevos soportes; del oro, se estaba 2. La aplicacin de las nuevas
comenzando a expurgar cintas magnticas al tecnologas
margen de los archiveros, dada su falta de
conocimiento sobre la materia, la carencia de Todava no se ha llegado al extremo de
recursos para conservar y utilizar los nuevos fabricar un androide archivero que sustituya
documentos, as como los obstculos legales por completo el trabajo humane, sin embargo
para transferirlos por ser tan recientes. Todo las nuevas tecnologas nos brindan la
ello anim a los profesionales de diversos posibilidad de automatizar muchos procesos
pases a utilizar las computadoras y a con indudables ventajas: la gestin
automatizar algunos procesos, especialmente administrativa, el almacenamiento y sustitucin
la recuperacin de la informacin. Alemania de soportes, las transferencias, el control
(RFA) fue la pionera en los programas de sobre el expurgo, la descripcin, la difusin...
indizacin, seguida por EE.UU., Italia y Este nuevo mundo de posibilidades exige, en
Francia. contrapartida, el acercamiento hacia un
entorno como el de la informtica y las
Fruto de ste nuevo estado de cosas se telecomunicaciones que en principio puede
fund en 1972 EL Comit para la resultar extrao, por lo cual es recomendable
Automatizacin del CIA, centrado en el dirigir nuestros pasos en dos sentidos:
fomento de las nuevas tecnologas aplicadas a
los archivos. A partir de entonces los proyectos 1. Conocer dichas tecnologas y las
van proliferando sobre todo en los pases ventajas que ofrecen, lo que no implica
desarrollados. Con un ligero desfase Espaa convertirse en un experto, algo tan poco
se suma a estas iniciativas con proyectos probable como innecesario.
como la <<Gua de investigadores>>4 (1975),
la informatizacin del Catastro de Ensenada 2. Reflexionar hasta alcanzar un alto
(1976) y el inventario informatizado de los grado de certeza sobre cules son nuestras
protocolos notariales5 (1976), interrumpidos al necesidades, las exigencias de nuestro centro
poco tiempo de su inicio. que podran ser mejoradas con estos medios.
La experiencia nos muestra que muchos
Lo que caracteriza a esta primera proyectos malogrados lo son por la
generacin de aplicaciones informticas es su incertidumbre del archivero sobre lo que desea
carcter minoritario, su rigidez derivada de la y necesita.
poca flexibilidad de los sistemas y sus
elevados costes, as como el abandono de la Por ello, es necesario familiarizarnos con
mayora ante la segunda generacin surgida este entorno y conocer cabalmente nuestras
en los aos ochenta. Esta se caracteriza por el exigencias. Estos han de ser los principios
diseo de proyectos que se mantienen bsicos que nos permitan evaluar la
vigentes a largo plazo y son ms flexibles que educacin, as de los productos comerciales
los anteriores por la menor rigidez tcnica, como de las soluciones a medida.
resultan ms baratos, se extienden a todos los
campos del trabajo archivstico y a un nmero El siguiente paso consistir en elegir entre
muy amplio de centros y pases. Esta la adquisicin de productos comerciales o su
generacin, que an permanece activa, ser el diseo ad hoc y, en este supuesto, contratarlo
objeto de nuestra atencin ya que la que con el exterior o a los servicios informticos de
podramos considerar coma tercera la entidad. Salvo el ((hardware)>, que siempre
caracterizada por el almacenamiento masivo ser adquirido, la respuesta depender de
en soportes pticos, los sistemas hipermedia, mltiples factores, pero sobre todo una vez
los documentos virtuales, los sistemas ms de nuestras necesidades. La relativa
expertos, etc. es aun incipiente. capacidad de absorcin que ofrecen los
archivos ha posibilitado la proliferacin de
4
Gua de investigadores en los archivos espaoles. Ramo de empresas y de productos especficos. Cuando
humanidades. Madrid: Comisara General de Archivos. 1977, 2 hasta hace unos aos solo era factible adaptar
Vols.
119
soluciones ms o menos compatibles, hoy se programa de gestin integral del archivo que
pueden comprar buenos paquetes informticos funcione conectado can todas las unidades
concebidos para su uso archivstico. La oferta administrativas6. Desde este punto la consulta,
es muy amplia y abarca desde las bases de el prstamo, el rgimen de acceso... en la fase
datos para la descripcin, hasta paquetes para de gestin, se realiza con los mismos
la gestin archivstica integral. procedimientos.
Excepcin hecha de los proyectos que Como quiera que la gestin electrnica
incluyan investigacin y desarrollo de nuevas integral del archivo requiere normalizar todos
aplicaciones a la respuesta a necesidades los procesos desde la fase de oficina, la
cuyo volumen y especificidad as lo justifiquen, descripcin, la indizacin y la clasificacin
la adquisicin es factible y recomendable realizadas en estos momentos sern
adems las empresas suelen facilitar la transferidas al archivo intermedio coma lo
adaptacin de sus productos a cada centro. sern tambin las hojas de remisin de fondos
Insistamos nuevamente en que lo importante a travs del sistema, con el consiguiente
es especificar con claridad las necesidades ahorro de tiempo y de personal7; asimismo se
funcionales del archivo, conocer las controla mejor la disponibilidad de espacio en
tecnologas y su mercado, para poder los depsitos y la signaturacin de las
evaluaras; lo contrario puede ocasionar el en- unidades de insalacin8, realizado todo ello de
cargo a medida de aplicaciones coma sencillas forma automatizada. Por cuanto se refiere al
bases de datos para la inventariacin y otros expurgo, informatizando los cuadros de
errores. En cualquier caso, y a falta de un seleccin, el ordenador indicar
organismo de tutelaje con capacidad para peridicamente las series que van de ser
homologar productos, procede asesorarse a objeto de tratamiento, so localizacin, el tipo
travs de colegas que hayan solucionado de seleccin aplicable, las unidades de
demandas similares, expertas de la propia instalacin y las signaturas que queden libres,
entidad, consultores externos, y estudios de con su posterior asignacin a nuevos ingresos;
caso cada da ms abundantes entre las asimismo es imprescindible para seleccionar
publicaciones del rea. informacin en bases de datos9 y cualquier tipo
de documentas informticos.
Si bien la mayora de los procedimientos
6
archivsticos son susceptibles de ser R. Bedia: <<Registro de documentos, archivo y
automatizados, el ms beneficiado es sin duda recuperacin electrnica: el mundo de la imagen en
la descripcin-recuperacin y cuanto con ella la gestin de expedientes. Nuevas tecnologas en
se relaciona, en perfecta consonancia con las aplicaciones tradicionales>>. en XI Jornadas
Informtica y Administracin Local. Zaragoza:
disciplinas afines que en este sentido se
FEMP. 1989, pgs. 13.1-13.30. I. Zumalde:
encuentran en una fase bastante ms <<Kontrol-fitxa eta expediente-jarraikuntza Euskal
avanzada. Dejaremos fuera la gestin Autonoma Elkartearen Administrazioren Sistema
administrativa y aspectos tan obvios como el Artxibistikoaren oinarrizko tresna deskripzio gisa.
procesamiento de textos, pues no presentan La ficha de control y seguimiento de expedientes
peculiaridad alguna que los diferencie de la como instrumento descriptivo bsico del Sistema
actividad administrativa general. Archivstico de la Administracin Autnoma Vasca,
en brargi. IV, 1991. Pgs. 379-389. 3. Borrs:
La amplia expansin de la informtica a <<Larxiu general de la Universitat Pompeu Fabra:
todos Los aspectos del trabajo administrativo un sistema integral de la gesti dels documents
facilita sobremanera la automatizacin del administratius i darxiusa, en Lliqull. 5, 1992, pgs.
147-158.
archivo desde sus inicios. Tan pronto coma la 7
C. Pailhes: Le systme de classification des
entrada de un documento es registrada par archives officiels francais. La serie W, en Lligall, 2,
medio del ordenador conectado en red, 1990. pgs. 35 y ss.
podemos realizar el seguimiento del 8
M. Duchein: Larxiver davant Ia informatica, en
expediente a la largo de so tramitacin, Lligall, 6, 1993, pg. 81.
9
clasificarlo y describirlo (incluyendo su A. Kowlowitz: ((Archival appraisal of online
indizacin), la cual es factible mediante un information systcmsa, en Archival Informaths
Technical Reports. 3. 1988, Pgs. 1-74.
120
inmediata, en algunos casos, o inminente, en
Como ya hemos apuntado, el campo otros; nos estamos refiriendo a los avances en
primero y ms amplio de aplicacin es el de la la aplicacin de las tecnologas pticas, los
difusin de la informacin, ya que al fin y al sistemas expertos, los documentos EDI, las
cabo la informtica es el tratamiento gulas de recursos de informacin, los sistemas
automtica de la informacin10. A partir de los integrados y las conexiones en red.
registros acumulados en las fases anteriores,
el archivo podr elaborar mejorndolos los Las tecnologas pticas para el tratamiento
instrumentos de descripcin, de control de automatizado de imgenes se est revelando
consultas y usuarios, estadsticas, etc. coma uno de los campos ms prometedoras.
La combinacin del disco ptico como soporte
Entendidos coma aplicaciones concretas, al de almacenamiento y las tcnicas de OCR
margen de sistemas integrados de gestin, son (Reconocimiento ptico de Caracteres)
tantas los proyectos y los logros alcanzados aplicadas al tratamiento de imgenes, grficos,
que resultara prolijo y estril su enumeracin. documentos... en mltiples profesiones ha sido
Las primeras aplicaciones de la que hemos rpidamente adaptada por los archivos, bien
denominado segunda generacin continan en que can carcter experimental. En Canad el
marcha y estn centradas en la indizacin de sistema Archivista conserva en discos pticos
inventarios impresos, tal es el caso de la base los fondos del Centro Canadiense de la
EGERIE, un ndice extrado a partir del Caricatura, cerca de 20.000 ilustraciones. En
Invetaire General des Fonds de los Archivos Estados Unidos se experimenta el sistema
Nacionales franceses11 Otros se han orientado ODISS para documentos de la Guerra Civil. El
a la gestin informatizada de inventarios coma Archivo Municipal de Utrecht ha puesto en
es el caso del Archivo Municipal de marcha el ARIS para el acceso a la descripcin
Alcobendas12 a el programa ARCA que y a los documentos digitalizados de Los
consiste en la aplicacin del programa CD/ISIS registros notariales15 En Espaa destaca el
para la organizacin e inventario de las Proyecto de lnformalizacin del Archivo
archivos de la iglesia veneciana13 a la base de General de Indias16 desarrollado por el
datos de licencias de obras pblicas del Ministerio de Cultura en colaboracin con IBM
Archivo Municipal de Barcelona14, por citar y la Fundacin Ramn Areces, el cual espera
algunos ejemplos. ser aplicado en el futuro a otros archivos
3. Ultimas tendencias aplicadas a los histricos nacionales. Consiste en un sistema
archivos automatizado para la gestin de las distintas
fases del archivo, principalmente en lo que
En los ltimos aos se estn desarrollando hace referencia al servicio e informacin al
nuevas aplicaciones cuya repercusin es investigador. Est compuesto por tres
subsistemas: la gestin del servicio de
10
M. T. Molina: <<EI archivero en la sociedad referencia a travs de una base de datos de
informatizada, en Boletn del ,4NA1L4D. XXX VI, informacin textual, la consulta de documentos
1986, Pgs. 19-30. previamente almacenados en discos
11
I. Cloulas: Aplicacin EGERIE. Indizacin del pticos a travs de pantallas de alta
Inventario General de los Fondos. Orientacin de resolucin, y la gestin de usuarios
los investigadores en los fondos de archivos, en (acreditaciones, acceso, peticiones,
Boletn del ADPA. I. 1985, pgs. 63-84. estadsticas...). Las dificultades tcnicas que
12
J.M. Rodrguez: Etapas previas al proceso
informtico de un archivo municipal en Lligall, 1,
15
1990, pgs. 201-221. C. Kitching: Las consecuencias de la
13
C. Salmini y E. Pozzana: ISIS/ARCA: uno informatizacin en los instrumentos de consulta
strumento per lordinamento e linventariaziones di rpida de los archivos: un estudio RAMP. Paris:
archivi, en Centro di Ricerche Informatiche per l Unesco, 1992. Pgs.43-45.
16
Beni Culturali: bolletino dinformacioni, l, 1991, Proyecto de informatizacin del Archivo General
pgs. 35-44. de Indias. Madrid: Ministerio de Cultura (etc), 1989.
14
I. Puig:La base de datos LL.O.P. del Archivo M. Vzquez de Parga y P. Gonzlez: Changing
Municipal Administrativo de Barcelona, en Arquivo technologies in european archives en The
Ro Claro, 9, 1990, pgs. 16-29. American Archivist, 55, 1992, pgs. 160-165.
121
han presentado los documentos por su estado recuperacin de informacin en grandes
de concertacin, han hecho de este proyecto masas documentales con la ayuda de un
un banca de pruebas inmejorable para el sistema experto19.
perfeccionamiento de una tecnologa cuyos
costes, cada da menores, van facilitando su El intercambio electrnico de datos. Cuando
expansin. la comunidad archivstica haba comenzado a
resolver las cuestiones planteadas por los
Los sistemas expertos. Otro de los documentos electrnicas, tambin
horizontes con futuro es el uso de la denominados segn su traduccin literal del
inteligencia artificial el procesamiento del ingls: documentos legibles por mquina, las
lenguaje natural, la robtica y los sistemas tecnologas de la informacin la conjuncin
expertos para comunicarnos con las de la informtica y de las
mquinas en nuestra propia lengua17, acceder telecomunicaciones han introducido un
a bases de datos inteligentes con grandes nuevo foco de atencin que se perfila como la
cantidades de informacin, etc. Ya se estn va ms decisiva para llegar a la oficina sin
realizando algunos ensayas con sistemas papel: el intercambia electrnico de datas, ms
expertos, sistemas con capacidad de conocido par su acrnimo EDI (Electronic Data
aprendizaje que acumulan el comportamiento Interchange).
de los expertos en un rea del saber y emulan
sus respuestas, de ah su nombre. Ya en 1986 Tradicionalmente las empresas as como
Los Archivos Nacionales estadounidenses las administraciones basan sus operaciones
elaboraron un prototipo para el servicia de en el intercambio de documentos en soporte
referencia18. La base se realiz con parte de convencional, ya sea para la correspondencia,
los fondos del Departamento de Interior, el la facturacin o cualquier otro tipo de actividad.
sistema aprendi el conocimiento profesional El desarrollo de las tecnologas de la
acerca de la naturaleza y el origen de las informacin ha permitido en los ltimos aos
unidades administrativas, el contenido de los incrementar el intercambio de datos en forma
documentos, su clasificacin y los electrnica, sin intervencin del papel. Si bien
procedimientos de bsqueda para responder a para que dicha comunicacin fuese aceptada
las demandas. Los resultados fueron par todos, pura compatibilizar sistemas, ha
sorprendentemente buenos, aunque la sido necesario alcanzar formatos normalizados
incorrecta indizacin limit la capacidad de que desde 1979 comenzaron a ser
respuesta al 74 % de las preguntas desarrollados en Estados Unidos y en los qu
correctamente formuladas; adems el sistema actualmente trabaja ISO (ANSI X12, TDCC,
identific nueve series apropiadas en las que EDFACT20). Dichas normas definen la sintaxis,
el archivero haba creado al primer invento. El los elementos de los datos, los segmentos de
problema principal fue la dependencia del datos, las estructuras de control y los
sistema respecto de la calidad e integridad de protocolos de comunicacin para la
la informacin que se le haba proporcionado. transferencia entre computadoras.
Asimismo es reseable el Proyecto de
Gestin Inteligente de la Informacin que estn El intercambio electrnico de datos21 es el
desarrollando los Archivos Federales de Suiza, canje de informacin de ordenador a
junta con la Universidad de Ginebra y el ordenador en un formato normalizado, es
Instituto de Estudios en inteligencia Artificial de decir, la comunicacin sin papel, con el
Lugano, consistente en un sistema de consiguiente ahorro de tiempo y de medios. No
17 19
C. Diez Las industrias de la lengua: panormica M. Vzquez de Parga y P. Gonzlez op. cit., Pg.
para los gestores de informacin. Madrid: Biblioteca 160.
20
Nacional, 1994. S. Gavrel: Information technology standards:
18
P. B. Hirtlc:<<Artificial intelligence experts tools for the archivisr, en Archivum, XXXIX, 1994,
systems and nrchiva automation>>, en Provenance, pgs. 241-250
21
1, 1987. pgs. 76-78. A. Michelson: Expert systems B. Wright: ED! and the American Law: a practical
technology and its implication for arehise.c. guide. Alexandria: Electronic Data Interchange
Washington: NARA, 1991, 41 pgs. Association, 1989, pgs. XIII y ss.
122
se trata ni del las ni del correo electrnico, ya pases ms desarrollados, Espaa entre ellos,
que ambos comunican texto libre las carencias legales han sida resueltas
generalmente en una forma legible par el mediante la legislacin sectorial.
hombre. Par contra, EDI comunica informacin
codificada, simblica, en un formato Hasta ahora el intercambio electrnico de
estructurada y los datos son legibles par las documentos se utiliza fundamentalmente en el
mquinas. mbito mercantil: compra-ventas, (transporte,
banca, seguros, etc., y en el del automvil,
Cada documento EDI est concebido como aunque tambin se est introduciendo en las
un <<conjunto de transacciones>> compuesta administraciones pblicas Los documentos, en
par: los <<segmentos de datos> equiparables consecuencia, son de tipa contable:
a los apartados de un documento presupuestos, Ordenes de compra, facturas,
convencional, los <<elementos de datos>> que pagos, embarques, letras de crdito,
son las unidades de informacin ms cheques...
pequeas en las normas EDI y las rutinas para
la deteccin de errores a fin de asegurar una Son las grandes empresas, especialmente
comunicacin adecuada. Veamos coma las grandes superficies, quienes ms estn
ejemplo la secuencia para el intercambia de un pujando par la implantacin extensiva del EDI,
contrata de adquisicin de bienes o ya que presenta ventajas muy importantes:
mercancas: comprador enva una orden de
compra al vendedor, el cual responde con un 1. La normalizacin documental para su
<<acuse de recibo funcional>> en el que indica gestin y, tambin, para su archivo. Por
la recepcin del pedido y si es inteligible, para mltiple que sea la procedencia de los
posteriormente enviara un <<reconocimiento documentos y so tipologa, se trata de
del pedido>> donde le indica los pormenores: formatos normalizados
aceptacin, rechazo, modificacin, etc. Todo
ello con la rapidez que permite la 2. Reduce los costes en el proceso de
comunicacin en lnea, frente a la tradicional datas, pues no hace falta <<picarlos>>.
del correo o del fax, que exigen adems
introducir los datos en el sistema informtico 3. Disminuye los errores al reducir los
para la gestin. Se trata, en resumen, de una trmites.
comunicacin directa entre sistemas e
independiente del <<hard>>, del <<soft>> y del 4. Agiliza las relaciones as comerciales
procedimiento de conexin, ya sea red propia como administrativas y de todo tipo.
o mediante servidor, funciones que en Espaa
ejerce Telefnica. 5. Representa, por todo ello, un ahorro
enorme de tiempo y de recursos.
EDI presenta algunos problemas de carcter
legal22 por su escaso reflejo en el Existen otras normas que actan en el entorno
ordenamiento jurdico, los cuales se estn de sistemas abiertos y afectan a las
resolviendo con lo que se denomina telecomunicaciones pero no directamente a la
<<Acuerdo entre partes que mantienen documentacin de archivo, por ejemplo el
relaciones comerciales>>, un contrato entre SGML23 (Standard General Markup Language)
comprador y vendedor que describe la relacin adoptado por ISO en 1986, sirve para describir
EDI existente entre ellos, define la manera en la estructura Lgica de los documentos y es
que las partes se comunicarn entre s utilizado Sobre todo en el entorno de La
electrnicamente, establece reglas para el publicacin electrnica. ODA (Open Document
intercambia de datos y eL usa de normas para Architecture) se emplea para el intercambio de
mensajes, y resuelve Las cuestiones relativas
a la automatizacin, control de acceso,
23
confidencialidad integridad, aceptacin y F. Role: <<La norme SGML pour dcrire la
disponibilidad de los documentos. En los structure logique des documents>>, en
Ducumetalist c-Sciences de lInformation, 28, 1991,
22
S: Gavrcl: op. cit. pgs. 187-192.
123
documentos compuestos (texto, grficos La conexin a redes internacionales. La
imagen y sonido)24. adopcin de algn formato para el intercambio
de informacin a escala internacional a travs
Las guas de recursos de informacin de las redes es la faceta en la que menos
archivstica. Son bases de datos nacionales avances se han producido por el impedimento
con informacin acerca de los archivos y de los que representa la falta de tina norma
instrumentos de descripcin disponibles, internacional de descripcin. Los archiveros
actualizadas y consultables en lnea lo que no estadounidenses28 han desarrollado una
impide su regular publicacin impresa como la versin del formato MARC para el control de
Records repositorios in Great Britain o el archivos y manuscritos (USMARC:amc), lo que
Directory of archives and manuscripts los permite intercambiar informacin a travs
repositories the United States25. En Espaa es de las redes bibliotecarias como son la Online
muy destacable la base de datos CARC Computer Library Certer (OCLC) y la Research
(Censo de Archivos Espaoles) ya citada en el Libraries Information Network (RLIN); en
captulo anterior, que forma parte del sistema Canad, Gran Bretaa y Suecia se est
integrado del CIDA. Algunas comunidades estudiando la adaptacin de este formato29,
autnomas preparan sistemas de informacin aunque lo emplean sobre todo las propias
de este tipo, de acuerdo con el articulado de bibliotecas con archivos y colecciones de
su legislacin sectorial. manuscritos, as como algunas universidades.
Aun siendo modestos los resultados si los
Los sistemas integrados han surgido como comparamos con los niveles alcanzados en
respuesta a la nebulosa de aplicaciones que otros sectores de la informacin, la aplicacin
impide la armonizacin de los subsistemas de las nuevas tecnologas est provocando un
dependientes de los sistemas nacionales. En efecto de arrastre en la solucin de viejos
Francia, a travs del Departamento de problemas pendientes de la archivstica, de
Organizacin y Sistemas de Informacin modo que los avances en la normalizacin
(DOSI) dependiente del Ministerio de Cultura, terminolgica, de la descripcin, en la
estn trabajando en la coordinacin de bsqueda de formatos... permanecera
integracin de las mltiples aplicaciones presumiblemente en una situacin menos
ofrecidas por los Archivos Nacionales prometedora si no llega a ser por las
(EGERIE, JLB, MINOTAUR, RENO, SERAC, exigencias de este nuevo entorno.
ARCADE...)26. En Gran Bretaa el Public
Record Office est desarrollando el Records La conexin de los distintos sistemas en redes
Information System (RIS) que aunar el control internacionales de difusin de la informacin
y los datos de los fondos. En Estados Unidos es un anhelo contemplado a comienzos de los
el Archivo Nacional prepara el Archival ochenta30. Las redes locales (LAN) y
Information System (AIS), en Portugal el nacionales vienen funcionando en muchos
proyecto ARQBASE27 y en Espaa el CIDA pases aunque con las limitaciones ya
ofrece un sistema de bases de datos sobre el observadas, sin embargo son todava muy
censo-gua (CARC), fuentes para la historia pocos los archivos que intervienen en
GUFU para la de Espaa e Italia GUCI para la conexiones de mayor alcance. Entre las
Guerra Civil) y bibliografa archivstica (BARC). excepciones se encuentran el Archivo Nacional
de Estados Unidos y el Archivo Histrico de las
28
M. Cook: <<The role of computers in archives>>,
24
S. Gavrel: op. cit. en Information development. S. 1989, pgs. 217-
25
C. Kitching: op. Cit., pgs. 9 y ss. 220. K. D. Roe: <<From archival gothic to MARC
26
J. P. Bruntereh <<Dokumentu informatikoaren modern: building common data structure>>, en The
bilakacra Frantziako Artxibo Nazionaletan. La American Archivist, 53, 1990, pgs. 56-66.
29
evolucin de la informtica documental en los C. Kitching: op. cit., pgs. 34 y ss.
30
Archivos Nacionales franceses: balance de veinte R. M. Keisner <<Aplicacin de microordenadores
aos de experiencia en Irargi, III 1990, Pgs. 55- en los archivos: hacia la creacin de una red
105. internacional de recuperacin de la informacin>>,
27
C. Kitching: op. cit en Boletn del ADPA 1-2. 1982-1983. pgs. 57-65.
124
Comunidades Europeas que comentaremos Ie confiere tintes ejemplarizantes para otros
seguidamente; asimismo se estn haciendo sistemas archivsticos.
algunos esfuerzos en Canad, Gran Bretaa,
Rusia... Las redes abiertas (WAN) ofrecen 4. El impacto futuro de las tecnologas de
ventajas tales como la difusin de la la informacin
informacin al ms alto nivel, la facilidad para
los usuarios de poder simultanear SUS Como seala Ch. M. Dollar33, la voluminosa
bsquedas en diferentes fondos y fusionarlas inversin en la creacin de informacin y en
con informacin bibliogrfica. las. tecnologas que la sustentan ha obligado a
considerarla como cualquier otro activo de un
En 1983 el Research Library Group31 (RLG) negocio (planificacin, clculo de costes,
que alberga la RLIN introdujo el formato presupuesto y evaluacin), lo que ha dado
AMC, recin creado entonces, lo que ha lugar a una nueva profesin y a una nueva
permitido a muchos archivos de Estados disciplina: la gestin de los recursos de
Unidos registrar y gestionar sus fondos en red. informacin (IRM, Information Resources
Ya en 1988 el NARA ingres en el RLG Manaqement). Esta puede ser .definida como
engrosando as el nmero de archivos el conjunto de actividades planificadas y
interconectados, que al ao siguiente dirigidas en una organizacin que tienen como
sobrepasaban los sesenta. Actualmente est resultado una informacin para la
en marcha el proyecto para describir las series organizacin, utilizable, accesible, oportuna,
de los Archivos Vaticanos para incluirlos en segura, integral, econmica y exacta34. Su
RLIN. irrupcin est provocando un fuerte impacto en
diversos rdenes que nos proponemos abordar
Reviste especial inters la experiencia llevada siquiera brevemente.
a cabo en los Archivos Histricos de las
Comunidades Europeas, consistente en la Los cambios producidos en el entorno de la
creacin de la base de datos EURHISTAR32 informacin han sumido a los profesionales
conectada por la va del servidor ECHO afectados (archiveros, bibliotecarios,
(Organizacin de Distribucin de la Comisin documentalistas) en un periodo de adaptacin
Europea) que proporciona acceso en lnea multiple35: fsica, intelectual, organizativa,
desde cualquier lugar del mundo a una serie educativa y de las polticas de informacin.
exclusiva de bases y bancos de datos. El
sistema, basado en el programa BASIS-K, est La forma diferente de los documentos
estructurado en siete niveles descriptivos electrnicos (compuestos, hipermedia,
siguiendo la filosofa del MAD2 que alcanzan virtuales...) representa la desaparicin de los
hasta las piezas documentales, y las atributos fsicos asociados a los tradicionales,
bsquedas se realizan mediante el CCL con los que hemos trabajado mayoritariamente
(Commen Cominand Language), el mismo hasta ahora. El desarrollo de las redes y la
lenguaje que para las otras bases de ECHO. conectividad que permiten los sistemas
Aparte su valor intrnseco, la garanta de abiertos y las normas de transmisin de datos
acceso global ha animado tanto a la OCDE estn cambiando la naturaleza del trabajo, el
(Organizacin Europea para la Cooperacin y cual se caracterizar por la instantaneidad, la
el Desarrollo) como a la ESA (Agenda Europea descentralizacin y la colaboracin e
del Espacio) a transferir SUS archivos, lo que
33
Ch. M. Dollar: ((Arxivers i gestors de documents:
31
A. van Camp: ((Shared electronic information for un programa per a lera de la informaci, en Lliqall,
archives>>, en Janus, 1 1991. pgs. 92-96. 6, 1993, Pgs. 13-26.
32 34
J~ M. Palayret: ((The European Community T. M. Campbell: (Archives and Information
Historical Archives: an experience with Management*, en Archivaria, 28, 1989, pg. 146.
35
computerizationa. en Archivi e Computer. 2. 1991, B. Stuart-Stubbs: Whiler information?, en C. J.
pgs 115-123. C. Tcrzwli: ((Cli Archivi Storici delle Durance (comp.): Management of recorded
Communit Europee aperti al pblico va ECHOv, information. Covering disciplines. Munich [etc]: K.
en 4 rclthi e Computer, 1, 1993, pgs. 38-39. C. Saur, 1990, pgs. 15-25.
125
intercambio de informacin36. Todo ello Uno de los principales efectos de dicho
repercute en el destinatario final: el usuario, impacto es la progresiva desaparicin de las
cada vez ms familiarizado con estos medios y barreras que separaban las profesiones
que espera respuestas ms giles y acordes relacionadas con la gestin de la informacin38,
con los tiempos37. derivada de la necesaria comunidad y
normalizacin de la descripcin, el acceso y la
conservacin.
36
Ch. M. Dollar: The impact of information
technologies on archival principles and practices:
38
come considerations. Washington: NARA. 1990, B. Stuart-Stuhhs: op. cit., pg. 23. Ch. M. Dollar:
pgs. 27-30. ((Seizing the opportunity:
37
Ch. M. Dollar: Arxivers i gestors de archivists in the information age, en Archivum,
documents...D, pg. 19. XXXIX, 1994. pgs. 449-455.
126
CAPITULO 2
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS EN EL REA ELECTRNICA:

CONCEPTOS ESENCIALES
El propsito de este captulo es representar los estructura fsica y binaria o lgica. Ver la
conceptos bsicos que constituyen la leccin 2.2.
estructura del trabajo de las estrategias
incluidas en esta gua. Comienza con los Esta definicin se aplica a todos los
conceptos de documento y de archivacin, y documentos, cualquiera que sea su formato o
contina con una presentacin de las soporte sobre el cual se consignan.
caractersticas de los documentos electrnicos
y de los intentos para determinar las Segn este concepto, un documento debe
diferencias (y similitudes) entre stos ltimos y estar relacionado con una actividad realizada
los documentos tradicionales. Tambin se por un ente (una institucin, un organismo, una
estudia el concepto de funcin archivstica. El compaa, etc.) o por una persona. Esta
captulo concluye con un comentario del actividad y la funcin, ala cual ella sustenta,
impacto que tienen los documentos determina la proveniencia del documento y
electrnicos en las instituciones archivsticas y este es la prueba de la existencia de la
en los archivistas mismos. actividad en si. Todos los organismos
necesitan documentar sus funciones; dar
2.1 Concepto de documento y de seguimiento a sus operaciones, programas y
archivacin exigencias administrativas y jurdicas. Dentro
de este contexto, la creacin y la archivacin
Las consideraciones y las recomendaciones de documentos tiene como principal objetivo
propuestas en esta gua se basan en la servir como elemento de prueba. La evidencia
siguiente definicin del termino documento: de las actividades o de las operaciones es
necesaria para la responsabilidad de un ente o
Un documento es una informacin de una persona. Este concepto de documento
producida o recibida en el inicio, realizacin o se aplica sin considerar el formato o medio en
trmino de una actividad institucional o que se graba.
individual y que incluye el contenido, el
contexto y la estructura suficiente que permite Para tener valor evidencial, un documento
probar la existencia de la misma actividad. debe considerarse confiable y autntico. La
confiabilidad se relaciona con el hecho que el
Para los propsitos del comit el concepto del documento tiene la autoridad y es digno de fe
contexto est relacionado con el ambiente del (es decir, corrobora los hechos), la
documento como el de la creacin, que autenticidad se relaciona con el echo que el
corresponde a la funcin que crea el documento es lo que pretende ser. Estas dos
documento. Hay, por lo menos, tres aspectos cualidades dependen de su contenido y
del contexto de un documento. El primero, la estructura. Una ausencia, aunque pequea,
informacin contextual contenida en el del contexto, de la estructura o del contenido
documento (por ejemplo la firma del desacredita o demerita el valor probatorio de
funcionario administrativo). El segundo, la los documentos. Un documento autntico
relacin entre uno y otros documentos del puede adolecer de confiabilidad cuando con el
fondo. El tercero, la actividad en la que se tiempo, se ha perdido parte de su contexto, de
cre. El concepto de estructura tiene relacin su estructura o de su contenido original. Para
con el modo de archivar los documentos e satisfacer las exigencias en materia de
incluye el uso de smbolos, esquemas, negocios y la responsabilidad del organismo o
formatos, medios, etc. Para los documentos de la persona, los documentos deben
electrnicos es conveniente distinguir entre igualmente conservarse de manera accesible,
127
comprensible y ser utilizados dentro de un etc.). A los cuales un ser humano puede tener
periodo determinado. directamente acceso (leer). El contenido de un
documento electrnico, por el contrario, se
Es necesario recurrir a los sistemas de registra en un soporte y en un medio al cual el
archivacin para conservar los documentos ser humano no puede tener acceso
autnticos y confiables. Un sistema de directamente (sobre alta densidad en un
archivacin es un sistema de informacin dispositivo magntico u ptico). Este contenido
creado para almacenar y recuperar los se representa por smbolos (cifra binaria)) que
documentos y estructurado para controlar las deben descifrarse. En general, cuando un
funciones especficas de produccin, documento electrnico produce y almacena, se
almacenamiento y acceso de estos ltimos, transfiere y transforma de un formato legible
para proteger la confiabilidad y la autenticidad. para el ser humano a uno legible para una
Por tanto, tal sistema es el principal elemento maquina. Esta es la ltima versin de la
que permite conservar los documentos y informacin consignada que constituye el
utilizarlos. Sin embargo, el sistema de documento.
archivacin tambin forma parte integral del
contexto de un documento. Ofrece informacin La recuperacin del documento, su traslado y
contextual que puede ser de importancia transformacin se realizan en sentido inverso.
primordial para probar la autenticidad de un Es una realidad que una persona no pueda
documento o para entender mejor su leer un documento electrnico tal cual, es
contenido. primordial que el regreso a un formato legible
siga las mismas especificaciones que aquellas
2.2 Documentos electrnicos que han servido al primer traslado.
Aunque los conceptos de documentos y de Para lograr esto es necesario no solamente

sistemas de archivacin son aplicables a los conservar los documentos, sino tambin tener
documentos en cualquier formato, para los acceso al equipo necesario (mquina y
propsitos de esta gua, es conveniente software) para leer y realizar las
describir algunas caractersticas nicas de los transformaciones apropiadas. Conviene
documentos electrnicos que influyen en las igualmente concebir los controles que permitan
estrategias y en los mtodos correspondientes verlo que se registra.
a su gestin y a su conservacin. Estas
caractersticas hacen que un documento *Relacin entre contenido y soporte: El
electrnico sea bastante diferente a uno contenido de un documento tradicional est
tradicional de papel. Ellas exigen la aplicacin registrado en un soporte (como un dispositivo
de nuevos mtodos en lo referente alas de almacenaje o un pedazo de papel) y no
funciones fundamentales de administracin y puede estar separado. El contenido de un
de archivacin. Por lo tanto, es necesario documento electrnico est tambin registrada
entender estas caractersticas, para identificar en un soporte, pero a veces (cuando se ha
los documentos electrnicos segn los recuperado en otros sistemas o cuando la
principios de la archivstica. tecnologa de recuperacin se vuelve
obsoleta), debe ser separado de aquel y
Para los objetivos de esta gua, un documento transferido a otro, frecuentemente de tipo
electrnico es un documento adecuado para diferentes. A diferencia de los documentos
ser transmitido o procesado por una, maquina tradicionales, un documento electrnico no es
(binaria) digital. Los documentos electrnicos y legible permanentemente por un soporte o por
los tradicionales se distinguen por las un dispositivo de almacenamiento especfico.
siguientes caractersticas: Por lo tanto, las posibilidades de atentar contra
la integridad del documento aumentan.
*consignacin y uso de smbolos: El contenido
de un documento tradicional esta registrado en Esta situacin presenta problemas adicionales
un soporte (papel, etc.) y por medio de para garantizar el mantenimiento, la
smbolos (caracteres alfabticos, ilustraciones, autenticidad y la confiabilidad del documento.
128
*Caractersticas de las estructuras fsicas y electrnicos por que la meta data, en el
lgicas: La estructura de un documento contexto y la estructura de un documento, son
tradicional es evidente al usuario. La estructura esenciales para hacer el registro comprensible
es parte integral de cualquier documento de y til. Como se mencion cuando se habl del
papel y uno de los criterios principales para documento, la informacin acerca del contexto
evaluar su autenticidad. La estructura fsica o es uno de los elementos que otorga evidencia
material de un documento electrnico no es de la actividad que el documento representa.
evidente inmediatamente; por lo general le Los documentos electrnicos carecen de cierto
desconoce el usuario comn. La conoce elemento que son propios de los tradicionales
cualquier persona que ha creado el que contribuyen a establecer la relacin entre
documento, pero ella depende tambin del un documento y su contexto funcional o
sistema informtico (equipo de software) y del administrativo. Por lo tanto los documentos
espacio utilizado por el dispositivo de electrnicos dependen de manera importante,
almacenamiento (por ejemplo, el disco duro, el no solo del contexto administrativo bien
flexible). Cada vez que el documento se detallado, sino tambin de los metadata que
trasfiere a otro dispositivo, la estructura fsica describen como se registro la informacin. Los
se modifica. El usuario debe tener siempre una metadata combinan las relaciones
computadora capaz de recuperar el administrativas y documentales entre cada
documento, es decir que pueda leer ingreso en un sistema especfico de
reconocer la estructura fsica o material. Con archivacin y este, durante el ciclo de vida del
excepcin de esta caracterstica, la estructura documento. Por consiguiente los metadata
fsica del documento no presenta algn valor proveen una parte del contexto que debe
para su uso. El documento no depende de conservarse.
ningn soporte.
*Identificacin de documentos: un documento
Como la estructura fsica de un documento electrnico no puede ser identificado como una
electrnico es variable y no fcilmente entidad fsica. Se trata, ms bien, de una
evidente, no puede realizar la misma funcin, entidad lgica que es el resultado de una
como es el caso de los documentos actividad o de una operacin y representa una
tradicionales. Por lo tanto es necesario que evidencia. En muchos casos, tales
una estructura lgica haga posible la documentos electrnicos tienen su copia en
identificacin de cada documento y la papel (cartas, contratos, notas de servicio,
representacin de cada uno de sus elementos registros). En otros casos, las contra pastes de
constitutivos (como los campos de una grafica los documentos tradicionales correspondientes
o de una tabla, los mrgenes, los prrafos, son menos obvias, a veces inexistentes (por
etc.). De manera general, esta estructura ejemplo, en el caso de algunos tipos de bases
lgica ser aquella que ha sido producida en la de datos, de documentos en protocolo
pantalla por el creador del documento. Para Hipertexto, hojas de clculos, sistemas de
que el documento pueda considerarse multimedia). La identificacin de los
completo y autentico debe conservar esta documentos representa entonces un serio
estructura de alguna manera. El sistema desafi.
informtico debe tener la posibilidad de
reconstruirlo cuando se transforme en un *Conservacin de documentos: la
formato legible. La estructura lgica y el conservacin de documentos tradicionales
contenido de un documento electrnico se significa almacenar unidades fsicas (hojas de
representan y almacenan bajo formas de papel, volmenes, etc.) en las mejores
smbolos o de datos (cifras binarias). Por condiciones posibles, para evitar daos y
consiguiente, las especificaciones propias de repararlos cuando ocurren, la conservacin de
este cdigo, deben integrarse al sistema de los documentos electrnicos es algo
recuperacin. totalmente diferente. Las unidades fsicas (los
soportes de informacin) deben almacenarse
*Meta data: son datos de los datos es te es un en las mejores condiciones posibles, pero
concepto importante para los archivos cuales quiera que sean estas, la informacin
129
electrnica se borrar despus de un tiempo veces, de las decisiones polticas. As, por
relativamente corto (5 a 30 aos, dependiendo ejemplo, en el mbito nacional, a algunas
del tipo de soporte). Adems, la mayora de los instituciones se les ha atribuido el papel de
sistemas informticos se vuelven obsoletos en receptores de documentos con valor
un lapso todava mas corto; esto significa que archivstico (en una etapa ms bien tarda del
los sistemas de generaciones siguientes no ciclo de vida de los documentos) demandado
podrn tener acceso a la informacin concentrar sus esfuerzos en la clasificacin,
producida. Por tanto, para conservar los descripcin, conservacin y en el servicio. En
documentos electrnicos, se debe de vez en otros casos se ha encargado a los archivos
cuando, emigrar a nuevos soportes (es decir nacionales evaluar y seleccionar los
copiarlos en nuevos dispositivos de documentos que deben ser transferidos y a
almacenaje y, en algunos casos convertirlos al veces de establecer las normas relativas a la
formato apropiado par a los nuevos sistemas conservacin y a la administracin en su
informticos). estado actual.
En est seccin se han comentado las Desde que los archivistas comenzaron a
propiedades que los documentos electrnicos estudiar cmo las instituciones archivistas
tienen en comn como los tradicionales en adquirieron o deban realizar suS funciones en
papel y que los diferencia. Sin embargo, los lo referente a los documentos electrnicos, se
ambientes en que se crean los documentos han dado cuenta de que existe un concepto
electrnicos los separan en diferentes tipos o ms amplio de la funcin archivstica (que
categoras que pueden exigir mtodos distintos podra definirse como la funcin de conservar
de administracin de documentos y de archivo. definitivamente los documentos con valor
El comit acord que un trabajo importante, archivstico), parte de la cual solamente ha
todava por hacer, consiste en circunscribir sido realizada, por tradicin, por archivistas y
esos ambientes y en identificar esos diferentes por instituciones archivsticas.
tipos o categoras de documentos. La primera
seccin de la segunda parte documentos La funcin archivstica es el conjunto de
contenidos en bases de datos, tendr por actividades conexas que contribuyen a
finalidad suscitar el debate y motivar la preservar y conservar documentos con valor
realizacin posterior de un trabajo en este cultural (histrico o archivstico) necesarias
importante rumbo contino. Con el tiempo, para alcanzar las metas propuestas en la
este comentario favorecer la produccin de materia. Lo anterior para garantizar que dichos
documentos de trabajo en caminados a documentos sean accesibles y comprensibles.
profundizar en la gestin de otras categoras
de documentos electrnicos. Se podr Estas actividades comienzan en la
hacerlos disponibles cuando termine su etapa de la produccin del documento con
redaccin. valor archivstico (y, en el mbito electrnico
antes de su creacin) y continan hasta la
2.3 Concepto de funcin archivstica. ltima etapa de conservacin y uso.
Tradicionalmente, se ha confiado a los Con los documentos en papel, la

archivistas la custodia de los documentos que funcin archivstica se limitaba a la difusin.
se determino tienen valor perdurable(es decir, Esta funcin se reparta entre diversos actores
documentos con valor archivstico). En general como los productores de los documentos,
se han supuesto que las funciones asignadas escribanos, los gestores y los archivistas.
a las instituciones archivsticas representan,
por definicin, el conjunto de actividades El subconjunto particular de la funcin
pertinentes a esa tarea. Sin embargo, es fcil archivstica, asignada a cada institucin
observar que las funciones encomendadas a permite determinar si las funciones propias de
las instituciones archivsticas tienden a tener esa ltima deben entenderse de manera
un alcance ms amplio; esto depende de la amplia o restringida.
tradicin cultural, de mandato legislativo y, a
130
Lo importante es que existe una funcin vida y los archivistas han aceptado
archivstica, sin considerar las variaciones generalmente esta situacin sin dificultad.
entre las tradiciones administrativas y
orgnicas, e independientemente de las Sin embargo, cuando la vida activa del
funciones asignadas a una institucin documento en papel con valor archivstico
archivstica, que ha sido realizada en el haba concluido, era necesario tomar una
pasado por diversos actores (como una decisin (quiz provisional) acerca de su valor
responsabilidad profesional o de manera a largo plazo (decisin que poda tomarse
implcita), y que debe llegar a ser tema de un enseguida, pero ciertamente no muy tarde).
examen minucioso mientras los archivistas Este aspecto de la funcin archivstica se ha
reflexionan acerca de la administracin de tratado segn las diferentes tradiciones, pero
documentos electrnicos. sin considerar a la persona a quien incumbe la
decisin, los documentos que permanecen,
La funcin archivstica tiene por objetivo despus del proceso de disposicin
garantizar la creacin y la conservacin de la documentas, quiz han pasado a su debido
evidencia de las actividades o de las tiempo a la custodia de una institucin
operaciones realizadas por los productores de archivstica A este punto, las tareas
los documentos. La tendencia natural para tradicionales de valoracin definitiva y
identificar La evidencia con la nocin de determinacin del control intelectual y material,
responsabilidad ha conducido a suponer (a antes de realizarlas en los documentos, han
veces sin fundamento) que se puede tener sido realizadas (aunque se debe anotar que
confianza en los productores eventuales para aun en el caso de funciones tradicionalmente
garantizar el cumplimiento de la primera etapa reservadas a las instituciones archivsticas,
de la funcin archivstica (es decir, la creacin otros actores podrn ejercer las
de los documentos propiamente dichos). Una responsabilidades para garantizar esas tareas
vez realizada esta accin, llegado el caso, se desde las etapas iniciales del ciclo de vida).
tiene un segundo grupo de supuestos que han
orientado la prctica. Como ya se seal, para Respecto a los documentos electrnicos las
tener valor evidencia, Los documentos deben prcticas antes descritas, en cuanto a la
tener un contenido, un contexto y una funcin archivstica, no sern suficientes para
estructura. En los documentos tradicionales alcanzar la meta de crear y preservar la
estos elementos estaban ligados por evidencia. Las razones de este hecho se han
necesidad al soporte (usualmente papel) en el clasificado segn las siguientes categoras:
cual se consignaban. As, se podra suponer creacin o produccin de documentos, acceso
que una vez tomada La decisin de crear un y uso de stos.
documento, el objetivo de tener una evidencia
se alcanzaba. Adems, el productor del Creacin de documentos
documento tenia generalmente necesidad de
volver a usarlo, de cuando en cuando, y los Es menos claro, en lo referente a los
medios disponibles para administrar los documentos electrnicos, que se pueda confiar
documentos activos eran, en ese momento, en el productor del documento por el hecho de
relativamente complejos (sistemas de ser su autor. Aun cuando exista alto grado de
expedientes, modelos de clasificacin de motivacin para garantizar la responsabilidad
archivo, etc.); se podra tambin suponer que (de produccin), la misma nocin de
se tena cierto control intelectual sobre el documento electrnico no es tan obvio como la
documento con valor archivstico desde Las de documento de papel. De este modo, el
etapas iniciales del ciclo de vida. productor potencial o eventual puede no tener
acceso a los mecanismos necesarios para la
Por lo tanto, la funcin archivstica, hasta cierto creacin del documento electrnico si las
momento del ciclo de vida, ha sido medidas preliminares no son adoptadas. Por
tradicionalmente realizada por el productor o ejemplo, si la funcin de produccin de
generador de los documentos en el ciclo de documentos no est integrada a un sistema
electrnico desde su concepcin o diseo,
131
ser imposible producir un documento. Por lo mientras esas funciones se efectan, ms que
tanto, el ciclo de vida de los documentos a los documentos mismos.
electrnicos debe comenzar antes de su
creacin. Esta etapa anterior se conoce como Conservacin de documentos
etapa de diseo, La cual incluye a nuevos
actores (administradores de informacin, Esta actividad presenta nuevos desafos a los
diseadores de sistemas, etc.). Estos dos archivistas. Como se indic antes, se debe
cambios exigen que, mucho antes que se inicie conservar el contenido, el contexto y la
el ciclo de vida de los documentos estructura del documento para que sirva como
electrnicos, los archivistas reciban formacin evidencia, independientemente del soporte en
adecuada (en realidad, antes que el ciclo de casos de documentos electrnicos. Por
vida haya comenzado, como era el caso para consiguiente, la conservacin sola del soporte
los documentos en papel). no es suficiente. En cuanto a los documentos
tradicionales, se pueden concentrar los
Valoracin de los documentos esfuerzos en la conservacin material del
soporte (usualmente en papel); y puesto que el
En lo referente a los documentos en papel, los contenido, la estructura y, en cierta medida, el
actores encargados de la parte de la funcin contexto est relacionado con este soporte, se
archivstica reservada a la valoracin y a la asegura el valor evidencia del documento. Por
seleccin, han tenido ligeros cambios segn el contrario, con los documentos electrnicos,
las tradiciones administrativas y de los archivistas pueden dedicar recursos
organizacin. Sin embargo, frecuentemente, considerables pata la conservacin del soporte
esas tareas no han incidido sino en las ltimas material (cinta magntica, disquete, soportes
etapas del ciclo de vida de los documentos. pticos, etc.) sin lograr.
Por el contrario, en lo que concierne a los
documentos electrnicos y a su produccin, Se ha afirmado que los documentos
las tareas relacionadas con la valoracin y la electrnicos con valor archivstico (con valor
seleccin deben iniciarse desde antes del ciclo para ser preservados) podran conservarlos de
de vida, con frecuencia en la etapa del manera ms econmica y eficiente su
diseo, porqu los requisitos relativos a la productor y la entidad creadora dentro de la
conservacin, desde el punto de vista configuracin informtica de este ltimo. Por
archivstico, deben estar integrados al sistema supuesto, esto debe llevarse a cabo con base
electrnico en el momento de su elaboracin. en normas elaboradas por los archivistas y,
De otra manera, existe el riesgo de perder los probablemente, bajo la vigilancia sistemtica
documentos una vez que los usuarios no de las instituciones archivsticas que
tengan necesidad de terminar sus actividades garantizan su aplicacin. Adoptar un papel
de negocios. El riesgo potencial que existe en ajeno a las funciones de vigilancia o
las funciones de seleccin de los documentos delegantes evitara a las instituciones el
tradicionales, despus que han pasado su fase problema de invertir fuertes sumas para
de uso activo, no existe en el caso de los adquirir la tecnologa relacionada con el
documentos electrnicos. La necesidad de mantenimiento y la gestin de documentos
promover las tareas de valoracin y de electrnicos. Lo anterior tambin liberara a su
seleccin al comenzar eL ciclo de vida de los personal para que pudiera dedicarse a las
documentos refuerza la necesidad, antes nuevas funciones y responsabilidades de
mencionada, de contar con un archivista verificacin y control que les corresponden en
(experto en archivos) ms bien antes del ciclo. el contexto de la difusin de los archivos
Tambin, implica La adopcin de nuevos virtuales.
procesos de valoracin y seleccin en cuanto
a que deben ser cumplidos o garantizados por Por otra parte, este tipo de solucin demanda
una persona de nivel jerrquico superior. que los organismos participantes tengan
Especficamente, la atencin debe dirigirse conciencia de la funcin archivstica. Su
hacia las funciones de la organizacin, a los aplicacin exitosa depende de que los
procesos y a las actividades de los negocios gobiernos responsables o sus organismos,
132
estn dispuestos a dar prioridad a las cambio en los especialistas y cambio en
necesidades de conservacin, a invertir cuanto a las careas y los papeles asignados. A
recursos financieros en la transferencia a otros menos que ocurran tales cambios, la profesin
formatos tcnicos de documentos que no de archivista se volver irrelevante
representan valor para dichos organismos, y a gradualmente y las instituciones archivsticas
ajustar sus sistemas de manera que cumplan quedarn solo como museos de informacin.
las normas establecidas por los archivistas en
materia de principios de conservacin y de Cules cambios deben ocurrir? En el punto
servicio a los usuarios. Las opiniones estn 2.3 se indicaron las implicaciones que tienen
divididas para saber cul es el mejor sistema. los documentos electrnicos en los archivistas
y las instituciones archivsticas. Se seal que
Acceso y uso de documentos en el caso de los documentos electrnicos,
existe una dinmica modificada entre la
La informtica ofrece oportunidades y presenta funcin archivstica y las etapas del ciclo de
desafos para realizar parte de la funcin vida de los documentos, en el contexto en que
archivstica relacionada con el acceso y el uso. se realiza ser funcin. Este cambio dinmico,
Como ya se dijo existe una variedad de as como la manera en la cual los archivistas y
recursos que permiten localizar y disponer de las instituciones archivsticas de cualquier
los documentos electrnicos aun cuando stos administracin u organizacin determinada
se encuentren lejos. As, en muchos casos, ni respondern (es decir, los papeles que ellos
el archivista ni el investigador necesitan estar escogen o que se les imponen para actuar
en el mismo sitio que los documentos. Dentro frente a otros actores), determinar la direccin
de los numerosos casos no es necesario reunir de este cambio.
los documentos que tengan valor archivstico
(valor histrico) en un depsito centralizado Para comenzar las direcciones posibles de los
para permitir el acceso y garantizar su uso cambios hay que volver, una vez ms, al ciclo
(aunque otro tipo de preocupaciones, como, de vida de los documentos. Con los
por ejemplo, la seguridad, obliguen a adoptar documentos electrnicos, el archivista debe
tal postura). En cuanto a los desafos que poner mayor atencin en las etapas de diseo
traen consigo el acceso y el uso de y creacin. Esto puede hacerse de manera
documentos electrnicos, stos se atribuyen a interactiva (participacin real en los procesos
la complejidad relacionada con su mismos) informando, orientando, dirigiendo a
conservacin, como se indico anteriormente, y los diseadores y realizadores de Los
a las consecuencias que deben enfrentar los sistemas y a los autores de los documentos,
archivistas y las instituciones archivsticas, en con el fin de crear y garantizar documentos
trminos de necesitar nuevos expertos. autnticos, confiables y duraderos. El
archivista puede, igualmente, emitir normas y
2.4 Redefinicin de los roles de los directrices que los dems aplicarn o redactar
archivistas y de las instituciones leyes y reglamentos apropiados. En ambos
archivsticas casos, se prev tambin un papel de
verificacin o vigilancia. Conviene recordar que
La introduccin de tecnologa moderna ha la participacin desde las etapas iniciales del
generado innumerables cambios elementales ciclo de vida puede no estar limitada a las
que nos han obligado a reexaminar las tareas tradicionales (valoracin, etc.) al
maneras en las cuales se han realizado las comenzar dicho ciclo. Su participacin puede
actividades tradicionales en casi todos los proseguir en el contexto de un papel interactivo
sectores donde el ser humano est presente. para ordenar y facilitar la creacin de
Cuando stos se enfrentan a los desafos y a documentos. Por el contrario, las instituciones
oportunidades que presentan los documentos archivsticas pueden encontrar que su papel
electrnicos, los archivistas deben entender por importante que sea desde las etapas
que no se necesita la evolucin, sino un iniciales de los documentos electrnicos,
cambio radical, para tener una perspectiva disminuye en las ltimas etapas del ciclo. Los
ms amplia, cambios en materia de formacin, esfuerzos llevarn a la vigilancia continua de
133
los qu realizan las funciones archivsticas 1.3.1 Definicin de documento
relacionadas con la conservacin, el acceso a
documentos y a su uso, sin embargo, aun En los aos setenta, las leyes para archivos no
cuando estas responsabilidades continen establecen claramente normas para los
recayendo en las instituciones archivsticas, documentos electrnicos. Gradualmente,
Los roles y las marcas variarn, de aquellas muchos pases han ajustado a su legislacin
que se tenan con los documentos una terminologa particular para indicar que
tradicionales en papel. Los documentos ledos por una mquina o
electrnicos forman parte de la definicin de
documento. En algunos pases, la legislacin
1.3 Aspectos de orden jurdico y pertinente subraya la funcin de los
legislacin pertinente documentos en lugar de sus formas y enfatizan
que las leyes para archivos y documentos se
La legislacin que norma los diversos aspectos aplican a todo tipo de documento sin
de la creacin de la administracin, del uso y considerar sus caractersticas o forma fsica.
de la conservacin de la informacin no se ha No obstante, numerosas personas,
ajustado a los cambios rpidos de la particularmente en las instituciones, donde las
tecnologa. Las leyes relativas a los archivos aplicaciones ligadas a procesamiento de datos
no son la excepcin En la mayora de los informatizados no cuentan, sino con una
pases se han formulado leyes relativas a los pequea parte de sus funciones, piensan que
archivos teniendo en cuenta solo los los documentos electrnicos no estn regidos
documentos de papel y sobre un modelo ms por la legislacin archivstica. Otras personas
simple de la funcin y de las instituciones tienen dificultad para distinguir entre los
archivsticas muchas instituciones encuentran documentos y los otros tipos de fuentes de
que sus opciones disponibles en materia de informacin. Muchas instituciones buscan
procesamientos de documentos electrnicos tener una definicin clara del documento, que
son limitadas por las leyes elementales puede ser fcilmente comprendida e
relativas a los archivos. Algunos aspectos que implantada en los sistemas y usada en la
son particularmente problemticos seran las formulacin de leyes y de polticas. En el
siguientes: siguiente captulo se trata el concepto de
documento y ofrecer consejos al respecto.
La definicin jurdica de un documento,
especialmente cuando no incluye los 1.3.2 Aceptacin de documentos
documentos electrnicos; electrnicos en procedimientos legales
Leyes que no reconocen los documentos
electrnicos como evidencia legitima en En los sistemas informticos modernos es muy
procesos legales; fcil modificar los documentos electrnicos sin
Leyes que limitan el papel de los archivos a la dejar rastro alguno. Por eso su valor evidencia
conservacin de documentos; ante los tribunales es poco, a veces nulo La
Leyes y polticas que imponen largos periodos consecuencia inversa es que numerosas
de espera antes que los archivos puedan instituciones se han dado cuenta de su
valorar los documentos o que influyen en su vulnerabilidad ante las instancias legales, al
disposicin final; descubrir y producir informacin en sistemas
Las leyes que norman la proteccin de no confiables y que no fueron adecuadamente
diseos personales y el acceso a los eliminados. Solo ser posible realizar
documento, y progresos en este sentido, si los sistemas
Prohibicin del acceso a documentos informticos son concebidos para conservar
secretos. evidencia confiable y segura de todas las
transacciones comerciales y, si los organismos
Los incisos siguientes tratan de manera aplican polticas y procedimientos pertinentes
sucinta cada aspecto de estas tendencias en que garantizan la formacin de su personal en
materia jurdica. la materia. Es conveniente tomar medidas
particulares y adoptar regulaciones
134
internacionales para garantizar la autenticidad presin que se ejerce sobre los gobiernos para
de la informacin transmitida por las redes que asuman mayor responsabilidad, ha dado
pblicas, como el Internet. lugar a la adopcin de leyes que regulan los
trminos y las condiciones en las cuales los
1.3.3 La autoridad de los archivos acerca ciudadanos puedan tener acceso a los
de documentos activos documentos gubernamentales. Este creciente
acceso a los documentos ha causado serias
En lo que se refiere a los documentos preocupaciones en cuanto a la proteccin de la
electrnicos, es importante tomar en vida privada de las personas. La facilidad para
consideracin las necesidades en materia de buscar, recuperar y trabajar con documentos
archivos, al disearse los sistemas electrnicos, ha despertado en muchos pases,
informticos. Conviene, igualmente asegurar inquietud acerca de la capacidad de los
que los documentos electrnicos sean objeto gobiernos y de las instituciones privadas para
de control minucioso durante su ciclo de vida. proteger la vida privada de los individuos que
Se debe definir claramente el papel de los se mencionan en los documentos. En algunos
archivos, en relacin con los especialistas en pases las leyes disponen que los archivos
informtica, a los abogados y a toda persona deban eliminar la informacin de las personas
que renga inters en la generacin y creacin que se concentran en los documentos,
de documentos probatorios Los archivos que despus de que ellos han cumplido su funcin
no intervengan en los documentos activos, original; esto limita la capacidad de
tendrn menos opciones para resolver los conservarlos.
problemas relacionados con los documentos
electrnicos Usualmente, las leyes relativas a la vida
privada de las personas y sobre el acceso a la
1.3.4 Larga espera en la transferencia de informacin se aplican a los documentos en
los documentos a los archivos histricos toda clase de formatos. Sin embargo, en lo que
concierne a los electrnicos las
Muchos pases disponen de una ley (por preocupaciones en cuanto a un acceso
ejemplo, la regia de los treinta aos) que impropio y a una destruccin no autorizada son
impone un largo periodo de espera antes que en realidad alarmantes. Con frecuencia, la
los archivos puedan resguardar los proteccin de la vida privada de las personas y
documentos con valor archivstico. Al imponer el acceso a la informacin son el rema de los
la autoridad la restriccin de intervencin en debates que se suscitan en lo legislativo. No
documentos activos, se limitarn las opciones hay duda que estos dos puntos, adems de la
disponibles para adquirir o ejercer control conservacin de los documentos, exigen
sobre los documentos electrnicos que deban soluciones precisas en el mbito poltico; los
archivarse. Los archivos que deban apegarse archivos deben buscar la ocasin de llamar la
a tales reglas son susceptibles de recibir atencin hacia aspectos que les conciernen. A
documentos electrnicos de manera poco la vez, las medidas adoptadas para normar el
usual, en donde la transferencia es difcil y acceso a la informacin y la proteccin de la
costosa, a veces imposible. En tales casos, es vida privada de las personas pueden tener
crucial el trabajo en colaboracin con los consecuencias inesperadas para los archivos.
autores de los documentos para cerciorarse
que ellos cuiden, en adelante, que los archivos 1.3.6 Documentos confidenciales
asuman la responsabilidad.
Con la descentralizacin y la privatizacin
1.3.5 Legislacin sobre el respeto de la algunos han credo que los archivos pierden su
vida privada y acceso a la informacin control sobre los documentos que contenan
las actividades y las funciones del gobierno.
Las leyes relativas al respeto de la vida privada Esta prdida de control puede ocurrir cuando
de las personas y el acceso a la informacin el gobierno otorga en arrendamiento los
tienen impacto creciente en el ambiente en que servicios de procesamiento de datos y los
operan los archivos. En algunos pases la servicios informticos, sin prestar atencin al
135
control que se debe ejercer en los documentos En pases con vasta experiencia en
generados por esas operaciones. Puede informtica, los archivos estn en posibilidad
igualmente ocurrir cuando los programas y las de encontrar los documentos electrnicos
funciones financiadas con fondos pblicos se dentro de una variedad amplia de formatos
privatizan. Si se toman en cuenta los cambios incompatibles. Los documentos en formatos
fundamentales en el papel del gobierno, los ms antiguos, a veces obsoletos, auxiliados
medios de comunicacin, los mtodos de por sistemas privados, coexisten con Los
registro y de bsqueda de las transacciones objetos multimedia recientes y complejos. Los
las instituciones archivsticas deben realizar un pases que adoptaron La informtica ms
examen del alcance y de la eficacia de las recientemente, han superado generaciones
leyes bsicas sobre archivos. anteriores de tecnologa y llegaron ms
directamente a los problemas que presentan
1.4 Conclusiones los documentos electrnicos modernos. En
ambos casos, las presiones del comercio
Los archivos forman parte de un mundo de global, el intercambio de informacin y La nter
cambios rpidos. Mientras el acelerado avance funcionalidad entre Los sistemas, imponen
de la tecnologa de la informacin sea uno de niveles de alta estandarizacin a los sistemas
los smbolos visibles de este proceso, los y las aplicaciones usadas por las instituciones
cambios estrechamente relacionados con las para crear y generar los documentos
instituciones y el papel del gobierno tendrn un electrnicos. Esto, a su vez, ofrece
impacto considerable en el ambiente en que oportunidades para que los archivos adopten
trabajan los archivos. Muchos factores forman sistemas internacionales. El resto de la gua
este ambiente. Por otra parte, las tendencias ofrece sugerencias para afrontar los problemas
particulares de orden tecnolgico, jurdico y de que causan los documentos electrnicos en un
organizacin en cada pas, incidirn en la ambiente dinmico.
naturaleza de los problemas y desafos que
deben afrontar las instituciones y los
programas encargados de archivar.
136
4.2 Los inventarios
Debido a la falta de normalizacin El inventario describe las unidades que

repetidamente invocada y a su carcter componen las series documentales,
primordial, existe todava una evidente dispuestas segn el orden que tienen en el
indefinicin acerca de este instrumento. En cuadro de clasificacin y reproduciendo su
todos los pases a los que nos venimos estructura. En funcin de las unidades
refiriendo existe acuerdo en cuanto a que entre descritas podemos distinguir entre el inventario
un instrumento tan genrico como la gua y somero (describe las unidades de instalacin)
otro tan exhaustivo como el catlogo, debe y el analtico (describe las unidades
haber uno intermedio que ofrezca la archivsticas: los expedientes). Este
posibilidad de describir los fondos con un nivel instrumento es la verdadera obra del archivero,
de profundidad suficiente como para garantizar pues condensa la actividad intelectual del
una cantidad de informacin satisfactoria para trabajo sobre el fondo documental, la
los usuarios y, al mismo tiempo, con la clasificacin y la descripcin, aunados con una
sumariedad necesaria como para permitir la doble finalidad: conocer qu es lo que se tiene
descripcin uniforme de amplios grupos y cmo est organizado, de una parte informar
documentales. Dicho instrumento, el con precisin acerca de su contenido y
inventario, presenta variedades ms o menos localizacin, de la otra, de modo que ante
abundantes segn los pases, as en Francia30 cualquier bsqueda documental ofrezca
distinguen: el repertorio numrico, el numrico siempre una respuesta pertinente y rpida.
detallado, el inventario sumario y el analtico;
en ltalia31 entre sumario y analtico; en 4.2.1. El inventario somero
Espaa32 las actitudes van desde la de A.
Matilla (esquemtico, sumario, analtico y Comprende los elementos mnimos, los del
analtico de resmenes) o la de M. C. rea de mencin de identidad, y suelen ir
Pescador (somero, descriptivo, analtico y dispuestos en columnas cuando se publican.
mixto), hasta la de A. Heredia que los deja en Su utilidad es ante todo de uso interno como
un solo tipo. Resulta complicado reducir tanta procedimiento de control sobre las existencias,
variedad33, entre otras cosas porque se basan pero el inters para los usuarios es mnimo
en prcticas consuetudinarias, en cambio si pues les ofrece una informacin
cabe recomendar dos variedades o tipos de excesivamente genrica y apenas si les orienta
inventario que, a nuestro juicio, compendian acerca de la documentacin que puede
las caractersticas de los dems y cuya encontrar34. A pesar de las carencias y junto a
prctica contrastada los ha revelado como su funcin controladora, es un primer
instrumentos apropiados. procedimiento vlido para la descripcin de
grandes volmenes documentales.
30
Association des Archivistes Francais: Manuel
dArchivistique. Thorie et pratique des archives Los elementos de la ficha del inventarlo
publiques en France. Paris: SEVPEN, 1970, pgs. somero, complementado con un resumen de la
243-293. E. Taillemite: op. cit., pgs. 140-145. J. evolucin histrica del ente que ha dado origen
Guerout: <<Quel type dinventaire choisir?>> en La al fondo, son:
Gazette des Archives, 152-157, 1991, pgs. 14-47.
31
P. Carucci: <<Gli inventari en Rasseyna degli rea de mencin de identidad:
Archivi di Stato. 1989, Pgs. 547-557. Signatura.
32
A. Matilla: <<Cartilla de organizacin de
archivos>> en Boletn de la Direccin General de
Titulo.
Archivos y Bibliotecas, 55, 1960. M. C. Pescador. Fechas.
op. cit., Pgs. 20-25. A. Heredia: op. cit., Pgs. 27 y Nivel de descripcin.
ss. Volumen.
33
Vase para mas informacin C. Tornel:
34
<<Inbentarioa Espainako artxibagintzaren alorrean. N. Sales: <<Leliminaci de documents: el punt
El inventario en el panorama archivstico espaol>> de vista de thistoriador>> en Lligal, 2, 1990, Pgs.
en Irargi. IV, 1991, Pgs. 297-325. 137.142.
137
informativo, el archivero deba elaborar otros
Veamos un ejemplo: instrumentos que las describan en detalle.
Volumen Nivel Ttulo Fechas Signatura Los elementos de la dicha de inventario

Cajas Libros
analtico son:
3 1.1 Privilegios 1237- 1-3
fundacionales 1456
39 12 1.1 Exps. de 1512- 4-55 rea de mencin de identidad:
constitucin 1989 -Asignatura
del -Titulo
Ayuntamiento -Fechas
3 475 1.1 Actas 1512- 56-530 -Nivel de descripcin OBLIGATORIAS
1989 -Volumen
7 1.1 Ordenanzas 1508- 531-537 rea de contenido y estructura
y 1989 -Resumen de alcance y contenido
reglamentos
92 27 1.2.1 Causas 1536- 538-656 -Informacin sobre valoracin, seleccin y
civiles 1833 eliminacin
89 6 1.2.1 Causas 1520- 657-751 -Sistema de organizacin
criminales 1823 rea de condiciones de acceso y utilizacin: OPTATIVAS
3 1.2.1 Autos de 1836- 752-754 -condiciones de acceso
conciliacin 1899 -Instrumento de descripcin relacionados:
-Unidades de descripcin relacionadas.
--- --- --- ------------- ---- ---
--- --- --- ------------- ---- ---
Algunos de estos elementos merecen ser
vistos son algn detenimiento:
Como acabamos de sealar es un
instrumento denostado por los usuarios a los
-El volumen: no es necesario explicitarlo
que no falta razn, mas por otra parte
cuando es el expediente o el libro habituales,
debemos considerar que el volumen
sino cuando se trate de unidades
documental y su ritmo de crecimiento muchas
extraordinariamente voluminosas como puede
veces impiden descender a detalles y
ser expediente que ocupa varias cajas o un
contentar as a los especialistas de cada
libro en diversos tomos.
area35.
-Resumen de alcance y contenido: consiste en
4.2.2. El inventario analtico
representar el contenido de la documentacin
para una amplia gama de usuarios potenciales,
Posee una caracterstica distintiva respecto
y no solo del archivero, por ello hay que ser
del anterior, fundamental por otra parte, y es
objetivo y el resultado deber ser intangible por
que describe los fondos con mayor
si mismo, sin que sea necesario acudir a la
profundidad al descender hasta los
documentacin para verificar su contenido.
expedientes. Con los mismos elementos
Todo producto administrativo presenta dos
mnimos obligatorios y algunos ms optativos,
objetos centrales a localizar y describir: los
ofrece informacin suficiente para localizar la
actores y el objeto de la accin administrativa;
documentacin en el tiempo y en su ubicacin
siempre que uno de los agentes sea la propia
fsica, conocer su organizacin, e
entidad es ocioso sealarlo a cada paso.
individualizarla para que cada cual elija entre
todas las opciones las de su inters. Logra la
Muchas veces, la denominacin de la serie es
mejor relacin costes/beneficios porque
suficiente para resumir el contenido de los
permite describir uniformemente los fondos y
documentos adscritos a la misma, en cuyo
proporcionar unos niveles de informacin
caso podremos repetirla en tal concepto, la
satisfactorios para los usuarios, lo cual no
datacin ser el elemento que los individualice.
obsta para que en determinadas series
As por ejemplo, en una serie de libros de
documentales, con indudable inters
actas de Pleno de un Ayuntamiento, del
Consejo de Administracin de una empresa
35 ser suficiente con la denominacin de la serie
Vase a) respecto 0. Krakovitch: <<L'inventaire:
travail de forcat ou travail de fourmi? Produit dc Otro tanto sucedera con los libros registros de
srie ou ouvrage scientifique?>>, en La Gazette entrada, de salida (de documentos), de plicas,
des Archives.152-153, 1991, Pgs. 11-13. censos, padrones, y otros muchos ms.
138
Aunque el soporte no sea el libro, muchas Se conserva completo uno de cada cinco aos, los terminados
en 1 y 6.
series presentan caractersticas similares: la Acceso restringido.
correspondencia, los expedientes de
servicios... En estos casos el archivero Un expediente sobre la concesin de la
valorar en funcin de la demanda la construccin del enlace entre la Carretera
calidad informativa y redactar otros auxiliares, Nacional I y la 634 entre San Sebastin y Orio:
como pueden ser los ndices, qu faciliten un
acceso ms preciso. Por ejemplo, los libros de 1973. 2.5.4. Concesin de obras.
actas que contienen las deliberaciones y los Contratacin de la obra de construccin del enlace entre la N-I,
Km. 24 y la N-634, Km. 36, entre San Sebastin y Orio,
acuerdos de los rganos superiores de cada concedida a Consorcio de Carreteras, S. A.
entidad, contarn con ndices que .73555
pormenoricen su contenido. I caja.
Documentacin relacionada en: 71.294-71.298, proyecto tcnico;
72.003-72.004, expropiaciones.
- informacin sobre valoracin, seleccin y
eliminacin: se especifica siempre que la De este modo cada expediente ha sido
serie no se conserve ntegramente. descrito en los trminos imprescindibles para
garantizar una informacin suficiente. No
- Sistemas de organizacin: cuando exista vamos a extendernos sobre el formato del
alguno distinto al de la tramitacin. inventario porque cada vez son ms los
realizados en bases de datos automatizadas,
- Condiciones de acceso: se indican si existe en cualquier caso se complementa con un
algn impedimento al libre acceso. buen ndice, aspecto que trataremos ms
adelante. Tampoco nos vamos a ocupar de la
- Instrumentos de descripcin: cuando haya casustica que plantea la descripcin de un
alguno que mejore la proporcionada por el fondo desorganizado o de uno previamente
inventario. organizado, por obvias razones de brevedad36.
- Unidades de descripcin relacionadas: 4.3. Los catlogos
indica aquellas que tienen una relacin
directa e importante. El catlogo tiene la finalidad de describir
exhaustivamente, as en sus caracteres
Veamos algunos ejemplos fijndonos ms en internos como en los externos, las piezas
la excepcin que en la norma: documentales (documentos sueltos y las
unidades archivsticas (expedientes),
Un libro de actas del Pleno de un seleccionadas segn criterios subjetivos (por
Ayuntamiento en varios tomos: su valor histrico, para una exposicin,
1993. 1.1. Actas. publicacin...). Dada su naturaleza
Libro de actas del Pleno. pormenorizada no puede aplicarse a una
36.254-36.257. agrupacin documental (fondo, seccin, serie),
4 tomos.
ndices. salvo que sea muy pequea, sino a grupos de
documentos que presenten inters especial
Un expediente personal: (mapas, sellos, pergaminos...) y limitados a Un
periodo cronolgico concreto.
1977-1989 2.5.1. Expedientes personales.
Maria Antonia Garca Maldonado, Jefe del Servicio de Recursos El catlogo es el menos recomendable de
Humanos.
7.254. todos los instrumentos de descripcin, desde
Acceso restringido. un punto de vista prctico y de servicio, a tenor
Un expediente relativo al Impuesto sobre la de las necesidades descriptivas y de las
circulacin de vehculos:
36
Para ms informacin al respecto vase J. R.
1986. 3.3.4. ICV
Impuesto sobre la circulacin de vehculos.
Cruz: Archivos municipales de Euskadi. Manual de
15.610-15.615. organizacin. Vitoria Instituto Vasco de
6 cajas. Administracin Pblica, 1992, Pgs. 104-116.
139
carencias de medios materiales y humanos de 4.3.1. El catlogo de documentos
la mayora de los archivos. En tiempos
pasados algunos profesionales dedicaron su Podemos considerar la ficha catalogrfica
tiempo y los escasos medios puestos a su como la unidad de informacin que describe un
alcance en la confeccin de primorosos documento en tres sentidos:
catlogos, mientras que el consultante Se vea
obligado a exprimir sin intuicin para intentar 1 .En cuanto a su contenido y localizacin
sondear en el grueso de los depsitos a travs temporal, condensando su mensaje en unas
de unos instrumentos descriptivos cuantas lneas, a fin de orientar al consultante
trasnochados y raquticos. Por fortuna, los sobre la conveniencia o no de su lectura, y
criterios han evolucionado y catlogo ocupa el dotndola de la datacin tan completa como el
lugar que le corresponde es decir, ser un documento y los conocimientos del archivero lo
instrumento al que se recurre permitan.
excepcionalmente. De todos modos, cuando 2 .En sus caractersticas formales: volumen,
se opte debe hacerse slo para preparar medidas, materia, topologa, etc.
aquellas colecciones que representen un alto 3. En su localizacin espacial dentro del fondo
valor cientfico o artstico, pero nunca de al que pertenece, a travs de la signatura.
manera indiscriminada. Decimos coleccin
porque el catlogo no puede ser aplicado a un La forma materia que adopte depender del
fondo, seccin... sino a un conjunto de soporte elegido para su realizacin ya sea una
documentos seleccionado de acuerdo con ficha de cartulina normalizada, ya la memoria
criterios ms o menos subjetivos. de un ordenador. Aunque pueden ser incluidos
otros muchos, los elementos que la componen
Este epgrafe se reduce a exponer son como mnimo los siguientes:
brevemente37 los pasos para la catalogacin
de documentos sueltos y de expedientes, con rea de mencin de identidad:
la esperanza de ayudar a quienes se muevan
por los mares de futuribles oposiciones, ms Signatura.
que por el convencimiento sobre la necesidad Ttulo.
de abordar su ejecucin, salvo en contadas Fechas.
excepciones, generalmente reducidas al Nivel de descripcin.
mbito de determinadas colecciones valiosas Volumen.
dentro del fondo histrico.
rea de contenido y estructura:
Resumen de alcance y contenido.
37
Vase J. R. Cruz: <<La catalogacin de
documentos>>, en Bilduma, I, 19R7, Pgs. 129-
143. Del mismo autor: Archivos municipales de
Euskadi..., Pgs. 140-149.
140
CAPITULO 14
CATALOGOS
1. Puntualizaciones y definicin. carta, etc.) como a la unidad archivstica

(expediente, testimonio de autos).
Segn el Diccionario de la Lengua
espaola, catlogo es la relacin o lista Si el inventario est soportado en el
ordenada de libros, manuscritos, hechos o cuadro de clasificacin del fondo del cual es su
cosas. fiel reflejo, el catlogo sostiene sus unidades
en una ordenacin que bien podr ser
Para los archiveros esta definicin se queda cronolgica o alfabtica.
corta, por una parte, porque no estn
expresamente contemplados los documentos La mayor o menor extensin dada a la
y, por otra porque no se trata de una simple descripcin, al particularizar, por ejemplo, junto
enumeracin de stos sino que implica una al documento principal los anejos que van con
descripcin de los datos precisos de cada uno l o al detallar cada uno de los documentos
de ellos en los que no han de faltar los integrantes de un expediente, no afectarn a la
relativos a su localizacin. esencia del catlogo, si se da por descontado
que ste ofrece en la descripcin los
Aunque el trmino catlogo es de uso elementos necesarios requeridos. Valga sin
habitual en bibliotecas, al ser substancialmente embargo como regla general o al menos como
diferente el libro del documento de archivo, es actitud, que el volumen de datos de los
claro que los datos que se ofrezcan en el resmenes de contenido no deben ser
catlogo de archivo han de ser sensiblemente excesivos, partiendo de la base de que el
distintos. En ningn momento habremos de catlogo nunca podr sustituir a la informacin
partir del modelo de las bibliotecas, aunque total que facilita el documento directamente
alguno de los datos y su forma de plasmarse consultado.
puedan ser semejantes. Una ltima diferencia
con respecto a las bibliotecas: no existen Podemos concretar todas estas
siquiera tamaos de fichas normalizadas y ya caractersticas esenciales en la siguiente
veremos que tampoco normas precisas de definicin:
catalogacin.
Catlogo es el instrumento que
Ya indicamos que frente a los describe ordenadamente y deforma
inventarios que toman como unidad de individualizada las piezas documentales o las
descripcin la serie, siendo su campo de unidades archivsticas de una serie o de un
accin la totalidad de un fondo, los catlogos conjunto documental que guardan entre ellas
toman corno unidad de descripcin la pieza una relacin o unidad topolgica, temtica o
documental o la unidad archivstica siendo su institucional
campo de accin no tan definido sino mucho Me remito en nota1 a la definicin
ms flexible y parcelado, ya que puede ser una incorporada al Diccionario de Terminologa
serie total o parcial u otras reas ms variadas Archivstica.
en cuanto se refieren a temas o a un periodo
cronolgico concreto.
Cuando habamos de la unidad de 1

La definicin de catlogo dada por el Dictionary of
descripcin del catlogo nos referimos Archival Terminology de 1984 es: <<instrumento de
naturalmente tanto al documento trabajo que describe individualizadamente el
individualizado (Real Cdula, Real Provisin, conjunto de documentos de una misma topologa o
Real Orden, consulta, mandamiento, poder, de documentos reunidos por unos diseos parti-
culares (exposiciones) o de documentos que se
refieren a un mismo tema>> (no. 66, Pg. 37).
141
2. Elementos esenciales normas de izquierda) de algunos datos (fecha, signatura)
catalogacin. podran llevar al establecimiento de una
normativa semejante a la de las bibliotecas
Los elementos indispensables referidos salvando las distancias. Hasta ahora una
a las unidades de descripcin de un catlogo dicha o asiento de catalogacin de un mismo
pueden agruparse en tres apartados, reas o documento, pero redactado por diferentes
campos2: profesionales, incluso partiendo de los mismos
elementos, puede resultar sensiblemente
A) Datos internos (fecha, tipologa, autor, diferente. Hagamos una simple prctica
destinatario, materia, lengua) que informan y hojeando algunos de los catlogos editados y
afectan al contenido. comprobaremos la disparidad.
B) Datos externos o fsicos.
C) Datos de localizacin o signatura. Esta es la realidad con la que no podemos
conformarnos pasivamente. La informatizacin
Enumerados son los siguientes: no es posible, sin unas normas generalizadas.
No bastar con una normativa casera, a nivel
- Fecha completa (ao, mes, da, lugar). individual o de centro, sino que hemos de
- Tipologa documental (diplomtica y conseguir una normalizacin consensuada por
jurdica). la mayora. Trataremos por tanto de analizar la
- Tradicin documental. casustica para cada uno de los elementos a
- Autor. consignar en una ficha de catalogacin de la
- Destinatario. que habremos de partir para disear al final
- Asunto o materia. una ficha normalizada de catalogacin. Porque
- Datos externos (folios, medidas, materia lo que es claro es que no vamos a inventar
escriptoria, conservacin). sino a contar con las reglas existentes
- Signatura (archivo, fondo o seccin de despus de llegar a una puesta en comn que
fondo, unidad de instalacin, nmero de nos lleve a la aceptacin por todos.
orden).
2.1. Datos internos.
Estos son los datos precisos mnimos.
Pero hay que sealar que si la catalogacin en 2.1.1. La fecha.
bibliotecas, es decir la individualizacin de la
pieza bibliogrfica est perfectamente En cada ficha ha de destacarse, para
reglamentada por lo que respecta a los individualizar a cada documento, la fecha
elementos esenciales, a su colocacin e completa del mismo: ao, mes, da, lugar,
incluso al tamao de las fichas, no existen situndola en la parte superior izquierda, en el
regias adoptadas y aceptadas con criterios orden indicado, es decir, en orden inverso al
generales por lo que respecta a los que suele figurar en el documento.
documentos de archivo. Es cierto que la
casustica en los segundos es mayor que en Hay quienes prefieren colocar el da
los libros, sobre todo teniendo en cuenta que antes que el mes, teniendo en cuenta que ao
muchas tipologas estn por estudiar y que los va a quedar indicado con carcter general al
documentos no son piezas aisladas e principio de cada pgina del catlogo impreso3.
independientes como las obras impresas. Pero
a pesar de esto, la aceptacin de estos La expresin del ao y del da ha de
elementos precisos mnimos, la fijacin de ser en cifras arbigas, aunque en el
determinadas normas en cuanto a su uso y de documento aparezcan en letras. En el caso de
reglas referidas a la colocacin (derecha,
3
Como ejemplo del primer caso tenemos:
2
Para algunos la fecha forma un rea o campo Documentos relativos a la Independencia
aparte, siendo cuatro en lugar de tres las reas de norteamericana, existentes en los archivos
descripcin. Cfr TORNEL COBACHO, Cayetano: espaoles, Vol. 2, Madrid, 1976, y del segundo el
Las fichas de catlogo de documentos textuales de Catlogo de las consultas del Consejo de indias
archivo Cartagena a. 1 989. Pg. 3. (1610-1616), Sevilla, 1984/ Vid. lm.1 1.
142
dataciones por otros sistemas han de diplomticas. Como ejemplo tenemos las
reducirse al cristiano. En cuanto al mes ha de consultas elevadas al rey por los diferentes
expresarse, en cambio, en letras, sin abreviar. Consejos creados por La dinasta austriaca
que, para determinadas pocas, llevan escritas
No faltan sin embargo otros criterios al hasta cuatro fechas (la del acuerdo, la de la
recomendar el orden siguiente para de la puesta por escrito, la de la lectura, la de la
fecha: 8-12-l9364, aunque sigo defendiendo la publicacin)5. Hay que preferir la de la puesta
indicacin del ao en primer lugar porque por escrito (conscriptio) que figura al final del
entiendo que la localizacin instintivamente texto.
nos lleva a buscar primero el ao y dentro de
ste, el da y luego el mes. En el caso de faltar la indicacin del
ao, como es frecuente en las peticiones o
El lugar debe escribirse con ortografa memoriales, del XVI, XVII y XVIII, puede
moderna y completarse con cualquier ponerse la fecha del ao de referencia ms
indicacin particular con que venga cercana (en este caso especifico, la de su
acompaado (as: Sevilla, en la Casa de la presentacin en el lugar de destino, que no
Contratacin). La separacin con puntos y suele faltar) o bien el ao aproximado que por
comas dejar de tener incidencia a La hora del el contexto o por las personas a que van
encasillamiento en una ficha normalizada. dirigidas o las que firman puede colegirse. En
un caso o en otro habr de escribirse entre
De todas formas hay que suprimir, en el corchetes: es la que denominamos data archi-
momento de reflejar la expresin de la data, un vstica.
conjunto de trminos que acompaan a los
elementos esenciales, durante los siglos XV, La aproximacin averiguada por datos
XVI y XVII: trece das del mes de setiembre del indirectos nos llevar a la siguiente
ao del nacimiento de nuestro Salvador formalizacin c/. 1853/.
Jesucristo de mil y quinientos y cuatro aos.
Hay que quedarse solo con las cifras del Cuando cataloguemos expedientes
ordinal del da, del nombre del mes y del habrn de indicarse las fechas lmites de los
numeral del ao, expresadas la 1 y la 3 en mismos, aos: primero, de la iniciacin (no de
cifras arbigas y la 2 en letras. Las cifras los antecedentes) y ltimo de la resolucin. No
romanas, de frecuente uso para la expresin para todos se entiende por igual la fecha de
del ao en el siglo XVI, han de ser sustituidas iniciacin por cuanto que los hay que
por cifras arbigas. Asimismo habrn de consideran por tal a la fecha del documento
sustituirse una serie de smbolos numricos principal que da origen al expediente y los hay
para la indicacin de algunos meses del ao que entienden por tal a la fecha de entrada en
(7e para setiembre, 8e para octubre, 9e para el registro de la institucin que lo tramitar6.
noviembre y 10e para diciembre), de uso
frecuente en la documentacin indiana, por Cuando se trate de relaciones juradas
sus nombres completos correspondientes, en de cuentas de rentas, convendr destacar la
letras. anualidad o periodo a que se refiere la cuenta,
que ser distinta de su formalizacin por medio
Tambin habrn de sustituirse por sus de la relacin jurada y frecuentemente
cifras correspondientes la indicacin del da en posterior, a veces incluso en bastantes aos.
expresiones como <<postrero del mes>>, Tendr prioridad la fecha de esta puesta por
<<da primero d el mes>. escrito, sin dejar de referirnos a las fechas
alusivas al contenido.
Hay documentos que especifican varias
fechas, reflejo de diferentes etapas de la Las copias o traslados de documentos
<<actio>> o de la <<conscriptio>> llevarn la fecha de la copia o del traslado
4 5
TANODI. A.: Descripcin Y Catalogacin en REAL DAZ Jos J.: Estudio diplomtico del
<<Archivstica>>, PNUD, Santiago de Chile, Pg. documento indiano, Sevilla, 1971. Pgs. 99 y SS.
6
20. Tanodi, A. ob.cit., pg. 20.
143
haciendo referencia a] documento inserto, Provisin estaremos viendo, sin verla, su
confirmado o reproducido. materialidad externa, su formulario, su
validacin, su sello y sobre todo sabremos que
Junto a la fecha no debe indicarse estamos ante un documento real, dispositivo
ningn otro dato. Como puede ser el nmero que engendra derechos y obligaciones.
de orden dentro de la unidad de instalacin.
Este dato ha de figurar como complementario Ya vimos que los documentos (captulo 2)
de la signatura. tienen una doble tipologa, con un doble
formulario, la diplomtica y la juridica7. Como
2.1.2. Topologa documental. archiveros a la hora de describir, hemos de
inclinarnos por la primera, no dejando de
La designacin del tipo documental es expresar tambin la jurdica, ya que con la
necesaria aunque solo interese el contenido, el indicacin expresa de ambas habremos fijado
asunto, ya que al tratar de localizar e identificar la mayor parte de los datos que contiene el
el documento a que se refiere la ficha de documento.
catalogacin es imprescindible conocer su
factura, el formulario en que queda La designacin del tipo documental ha
materializado el contenido. de basarse en la fijacin terminolgica
determinada por los estudios realizados por los
La topologa documental no suele ser algo diplomatistas o por la legislacin que ha
expreso, como la data el autor o el establecido sus caractersticas y no por la
destinatario. Es un elemento a consignar denominacin equivocada, en algunos, de la
dentro de los datos internos. La especificacin poca. Me estoy refiriendo al hecho frecuente
de la tipologa es el resultado de un estudio a en el XVII y en el XVIII de designar con
fondo del documento, de su gnesis, de su nombres incorrectos determinados
tramitacin, incluso de su formato (Vid. capt. documentos perfectamente estudiados, en su
4) que nos lleva de la mano a su contenido formulario, desde la Edad Media. As las
solo con su denominacin, por cuanto la Reales Provisiones nombradas
disposicin de todos estos considerandos son frecuentemente Reales Cdulas.
el testimonio de una actividad especfica que
facilita una informacin determinada. A ttulo de ejemplo puede valernos lo
siguiente. La confirmacin de todos los
No olvidemos dos cosas, que tipologa privilegios concedidos por la corona a los
documental no es sinnima de tipologa Corredores de Lonja sevillanos se hizo por una
diplomtica y que la tipologa documental es Real Provisin de Felipe IV, dada en San
tanto para el documento singular como para la Lorenzo el 27 de octubre de 1637. Los
unidad archivstica o expediente. ejemplares impresos que circularon en la
poca llevaban una cubierta en la que
De un mismo tema pueden tratar varios designaban al documento como Real Cdula8.
documentos. Los datos obtenidos de una
Consulta del Consejo de Indias tendrn una Tampoco hay que hacerse eco, al
perspectiva diferente de los vertidos en la Real indicar La tipologa, de esas designaciones
Provisin despachada como consecuencia de genricas, frecuentes en determinados
aqulla consulta. Ambas, pongo por caso, momentos, de: privilegios, despachos,
podrn tratar del nombramiento de un general rdenes, disposiciones. Hay que precisar
de la Armada, pero en la primera ser slo la diplomtica y jurdicamente qu son.
propuesta hecha por un rgano consultivo del
monarca y en la segunda es el ttulo efectivo
despachado por el rey. Solo por el hecho de 7
Empleamos el trmino jurdico con la amplitud que
indicar que se trata de una consulta sabremos nos permite considerarlo <<administrativo>>.
el carcter interno, de mero asesoramiento que 8
HEREDIA HERRERA. Antonia: Los corredores de
entraa, sea cual sea el asunto de que trate. Si Lonja en Sevilla y en Cdiz <<Archivo
vemos expresada la condicin de Real Hispalense>>, tomo LII-LIII, n. 159-164, enero-
diciembre, 1970, Pgs. 187.
144
As, pues, al catalogar cualquier tenindose por originales los que no lleven
documento habremos de indicar la tipologa indicacin en contra.
diplomtica seguida de la jurdica.
Tampoco existe criterio establecido
A veces la jurdica para una mejor redaccin para colocar tal indicacin, en el caso de ser
queda inmersa en la descripcin, despus del necesaria, al principio, precediendo a la
destinatario, embebindola en el dispositivo tipologa diplomtica, o al final del prrafo
descriptivo y entre parntesis:
/Real Cdula/ Instruccin/:
Copia de Real Cdula a los oficiales de
Real Cdula a Fulano dndole la Casa de la Contratacin para que den
instruccin para el desempeo de su oficio licencia a Francisco Betanzos para pasar a
Nueva Espaa
o bien, /Real Provisin/Nombramiento/:

Real Provisin a Fulano nombrndolo
virrey de Nueva Espaa pero no: Real Cdula a Los oficiales de la Casa
de la Contratacin para que den licencia a
Ttulo de virrey de Nueva Espaa a Francisco de Betanzos para pasar a Nueva
Fulano. Espaa (copia).
Hay documentos archivsticos para los La forma es indiferente, pero seria

que no hay duplicidad de acepcin tipolgica. tambin bueno adoptar una normativa que
El mismo trmino suele englobar a los dos. Por definitivamente se inclinara por uno u otro
ejemplo las cartas, las peticiones, las criterio. Una ficha normalizada nos solucionar
consultas. el problema.
Cuando estemos realizando catlogos 2.1.4. Autor y destinatario.

de series especficas no ser preciso repetir en
cada asiento su tipologa. El ttulo genrico del Los datos inmediatos y siguientes al de
catlogo: catlogo de cartas, pongo por caso, la tipologa han de ser los del autor y
suplir tal indicacin expresa. destinatario del documento. Han de constar los
nombres y apellidos, seguidos del cargo, oficio
En el caso de documentos notariales o vecindad, si vienen expresos en el
cuando el nombre genrico de escritura o carta documento.
acompaa a cualquier negocio jurdico, puede
suprimirse adoptando como nica En cuanto a la preferencia por el
denominacin de la topologa, el determinativo: nombre o el cargo, vuelve como en otras
venta, testamento, poder (en lugar de ocasiones a plantearse la falta de adopcin de
escrituras de venta, de testamento, de poder, criterios uniformes. Me inclino por indicar en
respectivamente). primer lugar el nombre y a continuacin el
En el caso de unidad archivstica no cargo, por el hecho de ser ste el orden normal
existe variacin notable. Un ejemplo: de expresin en la documentacin. Lo qu no
puede sin embargo de ninguna manera es
Expediente de confirmacin de una encomienda optarse por un criterio y variarlo a mitad del
trabajo o continuamente.
2. 1 .3. Tradicin documental. No siempre estos dos datos vienen
expresados y a veces se encuentran
Como dato complementario de la incompletos. Lo ptimo ser indicar ambos y
tipologa documental ha de especificarse la en caso de no constar, averiguar a partir de
tradicin documental. Pero solo ser preciso la datos bibliogrficos (ndices, repertorios) de
indicacin expresa en el caso de copias, en uso frecuente, siempre que no haya que
sus diferentes acepciones, o minutas, excederse en una investigacin profunda.
145
Claro que siempre que los datos sean producto efectos de orientacin y no faltan obras que se
de esa averiguacin posterior han de indicarse han dedicado al tema10.
entre corchetes.
Hay que partir de La base, como ya dije
La expresin del nombre del autor en el al principio, de que el Catlogo nunca
caso de documentos reales es preceptiva si se sustituir al documento, por lo tanto la relacin
trata de documentos medievales, no lo es tanto o resumen del asunto no debe nunca ser
a partir de los Reyes Catlicos cuando la extensa, tanto que en algunos casos llegue a
autora de la persona regia no plantea dudas la trascripcin.
de identificacin.
Extractar un documento supone leerlo,
Recomendamos la ortografa moderna incluso a travs de las formas de escritura ms
a partir de los Reyes Catlicos. antiguas, comprenderlo, penetrarlo y
dominarlo, para dar una Visio simplificadora.
En los documentos notariales podr Esto comporta conocimientos paleogrficos, de
aadirse, segn criterio tras la indicacin de la Las instituciones, de procedimiento, de
materia o asunto, la persona del escribano Historia, etc.
ante quien se hizo la escritura.
Hay que mantener fidelidad al texto
En cuanto al destinatario, una resumiendo con precisin, claridad y concisin,
observacin. Existen documentos dispositivos indicando el tema central sin detenerse en
tramitados a instancia o peticin de parte, circunstancias laterales o anecdticas,
generalmente los que tratan de cuestiones de eludiendo adjetivos intiles como por ejemplo:
gracia o merced y Los generados de oficio9. La la invicta y leal ciudad de...>>, o bien
distincin, aparte de otras circunstancias, expresiones como <<carta firmada del conde
radica en que los de parte implican una doble de Corua...>>.
direccin expresa en el documento: una la de
beneficiario de la disposicin y otra la de la Conviene no utilizar abreviaturas, ni
autoridad encargada de su cumplimiento. intercalar entrecomillados con prrafos del
Qu direccin habra que indicar, en estos texto documental.
casos, en la ficha de catalogacin? Ser
preciso expresar, salvo excepciones, la Se adoptarn unos criterios
persona del beneficiario. homogneos de redaccin para cada asunto
de los que se repitan con frecuencia (libranzas,
2.1.5. Asunto o materia. peticiones, consultas de proposiciones de
cargos, licencias, etc.). As por ejemplo:
El contenido habr de resumirse. Dicho
resumen es la representacin condensada y Real Cdula a Juan Prez dndole
abreviada del asunto. La representacin para Licencia para pasar a Indias.
que sea buena y vlida debe decir
fundamentalmente lo mismo que el texto En casos parecidos repetir la forma de
original pero con pocas palabras, las exactas. expresin, cambiando nicamente los nombres
Determinar sta exactitud es cuestin de del destinatario y del destino; pero no, cuando
conocimientos del rea y de prctica. Hay haya que catalogar otro documento semejante,
quines incluso lo reconocen como arte Es en poner:
este punto donde precisar reglas es mucho Real Cdula a Fulano concedindole
ms difcil qu en los otros. Pero si se pueden permiso para que pueda pasar a Indias.
consignar unas normas de carcter general a
No se intercalar el asunto entre la
tipologa v el destinatario. No ser correcto
9
HEREDIA HERRERA. Antonia: Los cedularios de pues:
oficio y de partes del Consejo de Indias. Sus tipos
10
documentales, s. XVII, <<Anuario de Estudios CREMNINS, Edward: El ante de resumir. Mitre,
Americanos>>, XXIX, Sevilla, 1972, Pgs. 1-60. Barcelona. 1986.
146
En este caso un catlogo de una serie
Real Cdula concedindole una ayuda de tipologa uniforme podra reducirse a varios
de Costa a Fulano. listados que ofrecieran solo las variantes de
Mejor ser: informacin.
Real Cdula a Fulano concedindole Siempre que resumamos el contenido

una ayuda de Costa. de un documento habremos de estar pensando
siempre en el ndice para lo cual, a la hora de
En el caso de expedientes, a pesar de esa sntesis, utilizaremos los trminos
su volumen, hay que resumir dando el asunto esenciales y ms representativos que nos
o clave central sobre el que verse la unidad facilitarn las voces a recuperar, tanto si
archivstica, sin extenderse en exceso. Pueden aplicamos o no el ordenador.
adoptarse dos criterios, resumir utilizando un
solo prrafo descriptivo, por ejemplo: 2.2. Datos externos.
Expediente de confirmacin de Se refieren a circunstancias materiales

encomienda a Fulano en Popayn. externas del documento que pueden ser el
nmero de folios o pginas, las medidas, el
O bien indicar este prrafo descriptivo y soporte, formato, sellos, tipos de letras o la
a continuacin pormenorizar cada una de las conservacin. El que no debe faltar es el
piezas de que conste el expediente, muy primero y cuando va solo, suele aadirse a
brevemente, y siguiendo el orden de la regin seguido del texto que resume el asunto.
tramitacin reflejado en el expediente y del que En general es el nico que suele indicarse en
ya hablamos al tratar de la ordenacin de los la documentacin moderna. El tipo de letra
expedientes. La precisin de la tipologa (nunca para documentos modernos),
correcta obviar en muchos casos tal elementos grficos (una letra inicial coloreada,
enumeracin o pormenorizacin. dibujos marginales, etc.).
Ejemplo de ese segundo tipo de Las medidas son preceptivas en

Catlogos es el: Catlogo de Estado Seccin documentos cuya antigedad as lo requiere,
IX del A.G.I. Siendo este instrumento modelo escritos en materia que no sea papel, y
de descripcin de expedientes, sin embargo, tambin en series como la de mapas y pianos,
omite el prrafo descriptivo inicial que debe ser grabados o estampas.
preceptivo, en aras de una mayor claridad,
para uso del investigador que, de no ser as, La materia escriptoria se especificar
puede perderse en unos asientos de fichas siempre que no sea papel (pergamino, tela,
pormenorizadas que, por extensos y por cinta).
ausencia de una adecuada composicin
tipogrfica, lo obligan a una lectura larga qu En cuanto a la conservacin, para cuya
podra ahorrarse si al principio existiera ese indicacin suelen adoptarse siglas (B. R. M.)
prrafo descriptivo, resumen del asunto, a que es frecuente en documentos medievales o en
hemos aludido, aunque luego se relacionen las documentos modernos en los que sea
piezas integrantes del expediente. conveniente resaltar deterioros notables.
Claro es que en el caso de expedientes 2.3. Signatura.
uniformes que pudiramos considerar tipos,
como pueden ser los <<expedientes de El ltimo dato a consignar, al hacer la
provisin de empleos>> o <<los expedientes descripcin de una pieza documental, es su
de confirmacin de nombramientos>> o los ubicacin en el depsito y a ser posible su
<<expedientes de pruebas de sangre>>, la nmero de orden dentro de la unidad de
explicacin inicial sobre la tipologa instalacin.
documental de dicho expediente, eludira la
pormenorizacin en cada uno de ellos. Sern, pues, datos imprescindibles las
siglas pertenecientes al archivo (A.G.S.,
147
A.H.N., A.G.I., A.M.S.), el nombre del fondo o de facilitar el acceso a la documentacin y a su
seccin de archivo (Guatemala, Clero, informacin.
Consejos Suprimidos, etc.), el tipo y nmero de
la unidad de instalacin (libro 5; legajo, 408) y 4. Clases de catlogos
finalmente, si es posible, el nmero de orden
dentro de dicha unidad si sta est ordenada Partiendo del tipo de ordenacin que
(nmero en caso de legajos; y folios o pginas requiera la serie catalogada tendremos un
en caso de libros). catlogo cronolgico o alfabtico.
As tendramos por ejemplo: | Entindase bien que el catlogo ser

uno u otro no porqu nosotros lo decidamos,
A.G.I. Consulados, 92, 3. sino porqu la serie as lo determina.
A.G.I. Indiferente General, leg. 418, libro 2,
fol. 3 v. 4. 1. Catlogo cronolgico.
3. Otros datos: los anejos. Es el ms frecuente, como

consecuencia lgica de que la ordenacin de
Muchos catlogos suelen hacerse eco ese tipo es la ms usual. Podemos distinguir
de la documentacin que acompaa al dos variantes: aqul cuyos documentos
documento principal, objeto de la descripcin a integran una serie cuya identidad est
la que nos hemos venido refiriendo. marcada por la topologa y cuya informacin
puede ser uniforme o en cambio diversa
En efecto, estos documentos (expedientes de quintas, expedientes de
principales, en bastantes casos, vienen unidos confirmacin de encomiendas en el primer
a documentos que acompaa el autor como caso; o cartas, disposiciones, consultas, en el
justificante de lo expuesto en el principal v a segundo) y aqul cuyos documentos han sido
documentos que incorpora el destinatario y seleccionados en razn de un tema y no tienen
que corren unidos al principal para una mejor por qu tener la misma tipologa aunque
resolucin posterior. requieran en su ofrecimiento un orden
cronolgico (Por ejemplo, catlogo de
La relacin de estos documentos puede documentos sobre judos o sobre
incorporarse a la descripcin del principal documentacin econmica).
realizada de acuerdo con las normas que
hemos venimos exponiendo. Generalmente 4.2. Catlogo alfabtico
estas relaciones suelen venir ordenadas
cronolgicamente y limitarse al mero Existen sin embargo series, como
enunciado del documento, su fecha y nmero sabemos, que para una mejor utilizacin
de folios, sin indicar contenido. Y Los hay que requieren una ordenacin alfabtica que habr
al hacer la relacin de estos anejos los de respetarse a la hora de la catalogacin. As
introducen con la designacin de: Acompaa o las <<Pruebas de ingreso en Ordenes
de corre unido, de acuerdo con este criterio militares>>, <<Expedientes de limpieza de
(Vid. lmina catlogo de consultas). sangre>>, <<Relaciones de mritos y
En esto, que son datos accesorios, servicios>> <<Expedientes personales>>
como en otras cuestiones falta uniformidad de <<Planos>>, <<Dibujos o Estampas>>, etc. En
criterios. cuya descripcin individualizada lo que
interesa destacar a efectos de la ordenacin
Soy partidaria, no de suprimir estas es el nombre de la persona o del lugar
relaciones, pero si de limitar al mximo su geogrfico o de las materias. En estos casos el
descripcin y la informacin que ofrecen. Los dato onomstico o geogrfico encabezar la
catlogos que se detienen en describir cada ficha, en lugar de la fecha.
uno de los anejos con un pormenor semejante
al principal, suelen ser farragosos, En los onomsticos se podr eludir la
mermndoles su finalidad primordial que es la indicacin genrica de la tipologa documental
148
(Relacin de Mritos; Expediente de Ingreso disposiciones de la corona para Indias,
en una Orden Militar. etc.). La homogeneidad encuadernados de antiguo) se realiz desde
de estas series, a la hora de describir las muchos puntos de vista: geogrfico, materias,
piezas singulares hace posible una de oficio y de partes, etc. As los registros
simplificacin general reducida a listas cedularios para Mxico habremos de
alfabticas de nombres de personas11. El resto localizarlos en muy diferentes <<secciones>>
de los datos informativos podr someterse a del Archivo de Indias y dentro de ellos existen
un proceso mecanizado fcil. En cuanto a los subdivisiones en la propia serie que impiden el
datos diplomticos podrn suplirse con una ofrecimiento de una sucesin cronolgica de
introduccin que estudie en este sentido la todas las disposiciones referidas a Mxico. De
tipologa documental y las caractersticas tal manera, que al plantearnos la confeccin
afines de todas las unidades. de un catlogo de la documentacin contenida
en estos registros no nos cabe otra solucin
En cuanto a los catlogos alfabticos, que hacerlo sobre una ordenacin cronolgica
geogrficos o de materias, destacarn estos de toda la serie, aunque en la prctica sta
nombres concretos a efectos de la ordenacin, est dispersa, y que habr de rehacerse con
aunque la ficha catalogrfica recoja el resto de fichas o asientos fuera de las propias unidades
los datos completos necesarios en cada caso. de instalacin aludiendo naturalmente a la
Ejemplos de estos catlogos pueden ser los de signatura en cada caso. Porque lo que nos
Pianos de ciudades (geogrfico) o los de est vedado totalmente es rehacer el orden
Dibujos o Estampas (por materias). cronolgico con la propia documentacin, por
cuanto est encuadernada.
5. Ordenacin catalogacin.
Si optramos por mantener el orden
El armazn sobre el que se sostiene un numrico de los legajos ofreciendo
catlogo es la ordenacin de los documentos parcialmente la informacin sucesiva de cada
que describe, de aqu la necesidad previa de la uno de ellos, aunque en estos mantuviramos
primera. Insisto: me refiero a la ordenacin de el orden cronolgico, el investigador recibirla
las piezas documentales o unidades una informacin tan dispersa como se la ofrece
archivsticas, no a la ordenacin numrica de en origen la documentacin y para recopilar los
las unidades de instalacin que pueden no datos referidos a la legislacin de un
responder exactamente al orden de los determinado ao habra de recorrer varios
documentos que encierran. lugares dentro del legajo. De hacerlo, por el
contrario, de la manera que defendemos toda
Lo perfecto ser que el orden la informacin requerida estara agrupada y
cronolgico de una serie se corresponda con fcilmente accesible12.
el orden numrico de los legajos y al hacer un Nos hemos referido a la aplicacin de la
catlogo que siga el primero nos reflejar ordenacin documental en los catlogos
automticamente el segundo. cronolgicos sobre la base de series de una
misma tipologa, pero el problema es igual en
Pero hay ocasiones, por vicios y prcticas que los catlogos denominados <<temticos>> que
hemos heredado de la conservacin, tambin requieren dentro de la unidad de la
clasificacin y ordenacin de antao, que materia o asunto, el orden cronolgico.
hacen que las series estn, bien, partidas o lo
que es peor superpuesto su orden. Algn No sera tampoco problema por lo que
ejemplo puede ayudarnos: la divisin de los respecta a los catlogos que precisan un
Cedularios indianos (Libros registros de orden alfabtico.
11
Sirva de ejemplo el Catlogo: PEREZ
CASTAEDA. Ma. ngeles y COUTO M a
12
Dolores: Pruebas para ingreso de religiosas en las TAu. Vctor: Libros registros-cedularios del Ro de
rdenes de Santiago, Calatrava Y Alcntara, la Plata (1534-1717). Catlogo. Instituto de
Ministerio de Cultura, Subdireccin General de Investigaciones de Historia del Derecho, Buenos
Archivos, Madrid. 1980, lm 2. Aires, 1984, 382 Pgs., lam. 3.
149
Como norma general, entiendo desde Ahora bien, tambin conviene aclarar
mi punto de vista, que un catlogo no podr que la catalogacin es posible sin la
realizarse teniendo como base la ordenacin ordenacin material de la documentacin,
de las unidades de instalacin, sta solo podr existen muchos catlogos de series
en todo caso ser una consecuencia de la desordenadas o al menos no totalmente
ordenacin cronolgica o alfabtica si en ordenadas. Esta posibilidad cuya demostracin
origen se ha mantenido rigurosamente y es ms palpable est en la actuacin de los
paralela a la ordenacin numrica de las ordenadores, a los que no es preciso introducir
unidades de instalacin. Ni siquiera cuando se La informacin de los documentos ordenados,
trate de unidades de conservacin no exhibe la conveniencia de la misma por
materializadas en forma de libros donde los cuanto facilita la localizacin posterior de la
documentos estn cosidos, como es el caso pieza individualizada dentro de la unidad de
de los Protocolos Notariales. Ni incluso con instalacin que puede contener hasta 200 o
ellos, repito, debemos tomar como sostn de la 300 documentos.
catalogacin su orden numrico de tal manera
que cataloguemos uno y luego el siguiente 6. Diferencias elementales entre
libro con independencia, porque aunque inventarios y catlogos.
tericamente debe existir entre los documentos
registrados un orden cronolgico ste falla con Fue preciso, al empezar a hablar de
harta frecuencia, sobre todo s nos inventarios, sealar unas diferencias inciales
remontamos en el tiempo. As, pues, habremos con el catlogo por la confusin terminolgica
de rehacer mediante las fichas de catalogacin y conceptual existente entre ambos (Cfr. cap.
el orden correcto y as ofrecerlo en el catlogo, 13). Ahora que hemos tratado de delimitar la
aunque naturalmente la signatura en cada figura de uno y otro, conviene de una manera
caso nos dar la localizacin exacta y nos esquemtica y resumida dejar sentadas las
detectar estos saltos. notas de cada uno de ellos14 de acuerdo a todo
He dicho punto de vista personal, lo expuesto. El siguiente cuadro podr
porque a la vista de muchos catlogos ayudarnos:
publicados no parece que esto sea importante,
ni preciso13. Sin embargo mi criterio los tacha
de no recomendables par cuanto no cumplen
totalmente con esa finalidad de facilitar el
acceso y al existir en estos casos repeticin de
fechas y de referencias alfabticas en distintos
e incluso mltiples lugares del catlogo, el
investigador ha de ir saltando de un legajo a
otro para poder completar la informacin
relativa a un ao o a ese sujeto cuya letra del
apellido empiece por una determinada letra,
cuando respetando el orden cronolgico o
alfabtico de los documentos la localizacin
serla inmediata y completa.
No podemos olvidar que nuestro

trabajo va encaminado al mejor uso y provecho
de otros: los usuarios.
13
MEDINA ENCINA. Purificacin: Documentos
relativos a la independencia de Norteamrica
14
existente en los Archivos Espaoles. Archivo HEREDIA HERRERA. Antonia: Archivstica.
General de Indias (1 752-1821), 1, 1, 2,11, Inventarios y Catlogos, >>Boletn de ANABAD>>,
Ministerio de Asuntos Exteriores, Madrid, 1976 Madrid, 1980, n. 2, Pgs. 239-242.
150
INVENTARIO CATLOGO
Finalidad descripcin descripcin
Objeto o unidad de serie documental pieza doc. singular . unidad archivstica
descripcin
Campo de accin fondo o seccin una serie
de fondo una coleccin
o seccin de archivo un rea temtica
Lugar ocupado en una 2.o, despus de la 3.o, despus del
programacin Gua inventario
descriptivas (nivel)
cualidades de la somera analtica
informacin
elementos de la fechas extremas (aos) fecha completa
descripcin tipologa y tradicin tipologa y tradicin
autor autor
destinatario destinatario
materia (si es posible) materia o contenido
signatura datos externos
signatura
operacin previa clasificacin ordenacin
funciones control, orientacin informacin
informacin
Utilidad (segn n. general concreta y parcial
usuarios)
complemento ndice alfabtico ndice alfabtico
indispensable general general
7. Catalogacin de Secciones Facticias Como regla general siempre en estos

(mapas, sellos). casos hay que describir individualmente las
caractersticas especiales de cada unidad, en
Ya vimos cmo en algunos archivos, la que juegan un papel importante los aspectos
por imperativos de la conservacin, existen externos (tamao, tintas, materia escriptoria,
algunas agrupaciones artificiales de etc.) junto con la indicacin expresa en cada
documentos que estn ms en la lnea de lo caso de la documentacin a la que estuvieron
que es una coleccin. La calidad de la serie unidos.
solo le viene dada por la similitud de la
topologa documental, (bulas) o cartogrfica Las reglas para su descripcin no se
(pianos, mapas, dibujos, estampas): del ajustan a las de los testimonios escritos
soporte fsico (tela, pergamino), de las textuales, que hemos venido considerando.
caractersticas especficas v especiales (sellos,
monedas) de dichas piezas, en cambio no Los datos especficos que no deben
tienen una integracin dentro del esquema faltar en la ficha catalogrfica de una pieza de
organizativo del fondo de que proceden en una Seccin de <<Mapas y pianos>> sern15:
razn del principio de procedencia. Son piezas fecha
que han sido desglosadas, separadas de
15
unidades archivsticas con las que estaban Estas normas de catalogacin son las seguidas
ntimamente unidas. El conjunto de las mismas para la Seccin de Mapas y Pianos del Archivo
tiene, a veces, un origen diverso. General de Indias: COLOMAR ALBAJAR, M.
Antonia: Introduccin al estudio de la Seccin de
Mapas v Pianos, <<Documentacin y Archivos de
Su catalogacin suele tener unas
la Colonizacin Espaola>>, Subdireccin General
normas ms estables. de Archivos, Madrid, 1980, tomo I. Pgs. 35 y SS.
Cfr. lam. 4.
151
tipologa de la documentacin grfica (mapa, posibilidad, aunque bastantes son los que se
piano, croquis, dibujo, estampa) pronuncian por su dificultad.
tradicin documental
ttulo o resumen del contenido autor de La Al admitir un modelo de ficha de
pieza catalogacin que d respuesta a todas las
aspectos materiales variantes en que puedan materializarse los
elementos analizados para la catalogacin,
a) internos (toponimia, escalas, coordenadas, podemos pensar que es factible una sola ficha
etc.) de catalogacin, independientemente que sea
b) externos (materias, medidas, colores, etc.) de un documento singular o de un documento
compuesto. Bastar que su encasillado recoja
documentacin de procedencia todas las posibilidades con la mayor
signatura simplicidad. Lo nico que ocurrir, como
tendremos ocasin de ver, es que para unas
La normativa para la catalogacin de sellos, fechas remotas y para determinados
agrupados por el titular, exige los siguientes documentos singulares habr que
datos16: cumplimentar todo el encasillado, mientras que
para expedientes recientes, normalizados
Ao desde el momento de producirse, bastar con
materia, forma, tamao dos o tres casillas.
estado de conservacin, impronta
descripcin del sello con la trascripcin de la El punto clave para la normalizacin de
Leyenda (anverso y reverso) la catalogacin de los documentos de archivo
extracto del documento de donde procedan est en la precisin de la tipologa documental.
con su fecha Ella ser la que nos permitir la simplificacin,
completa sin merma de toda la informacin
signatura individualizada que requiere el anlisis en este
tercer nivel de descripcin.
8. La normalizacin en la catalogacin.
La normalizacin en este caso
Vaya por delante que la normalizacin presentar varias opciones segn el catlogo
no viene a cambiar lo establecido. Deber se plantee para una serie o para una coleccin
partir de los mismos elementos de la o conjunto de documentos:
catalogacin <<tradicional>>, de las mismas
A.I. Expedientes
reas o campos, y a sabiendas de no ser homognea de obras
(formato menores
substancial yo dira incluso, del mismo orden contenido) testamentos
y disposicin de dichos elementos. La expedientes
personales
normalizacin, a partir de Las normas con que
Catlogo A. Series
contamos, solo viene a precisarlas y fijarlas A. 2 diversa Formato Cartas
(contenido homogneo Reales
dejando al margen las Vacilaciones, los diverso) Provisiones
Reales
criterios personales. Exigir por tanto, como en Ordenes
cualquier proceso de normalizacin, estudio de B. Formato Expedientes
las reglas, codificacin, aceptacin y B. Coleccin variable polticos
dossiers
aplicacin.
La normalizacin por cuanto lleva Entendemos por formato, en este caso,
inherente de simplificacin, no habr de la plasmacin material de la tramitacin o del
multiplicar los modelos. Yo apuesto por su procedimiento administrativo. El contenido lo
tomamos como sinnimo de la informacin.
16
GLGLIERI NAVARRO. Araceli: Catlogo de En todas las opciones es vital el estudio previo
Sellos de la Seccin de Sigilografa del A.H, V., de la tipologa documental, en su doble
Direccin General de Archivos y Bibliotecas, 1974, dimensin, caso de no existir.
que sigue en definitiva las mismas normas que las
del Catlogo de se/los espaoles en la Edad Media.
Editado en 1921, de don Juan Menndez Pidal.
152
La opcin A. 1 es la menos costosa, a En este sentido, sin defender su
efectos de tiempo y de presupuesto, teniendo perfeccin, pero s con el propsito
en cuenta que el discernimiento de la tipologa generalizador a que me he referido partiendo
nos acercar a un contenido similar para el de los criterios de anlisis defendidos en este
que slo tendremos que establecer las captulo, y con intencin de aportar un
variantes de informacin y el resultado del proyecto para confrontar, puede examinarse la
anlisis solo precisar un listado de ficha normalizada presentada en el Coloquio
descriptores, uno para cada variante. Internacional de Archivstica celebrado en junio
Supongamos que hayamos de catalogar los de 1990 en San Sebastin (Fig. 4)17 que podr
<<Juicios de residencia>> de una demarcacin recuperarse por treinta y cinco conceptos,
administrativa como es la Audiencia de entre otros: la fecha, el autor, el destinatario,
Mxico. Bastara confeccionar: topologa documental, las materias, la
procedencia .-tanto institucional como
Listado de nombres propios (residenciado). documental-, etc., etc.
Listado de cargos o puestos (sujetos a la
residencia: gobernador, alcalde mayor, virrey, 9. La normalizacin en la catalogacin de
etc.). documentos grficos.
Listado de nombres geogrficos (del lugar del
desempeo del cargo: Nueva Galicia, Mrida La normalizacin tambin afecta a la
de Yucatn, Lima). catalogacin de los documentos grficos.
Las opciones A.2 y B. exigen, a nivel de Hace escasos aos el instituto Geogrfico
catlogo, un resumen de contenido que podr Nacional y el Instituto Cartografa de Catalunya
obtenerse por condensacin o sustitucin se plantearon la catalogacin de sus
(abstractos o descriptores). Esta opcin, por el respectivas cartotecas. Adoptaron un formato
costo que supone debe reservarse solo para la basado en el USMARC que posteriormente
documentacin ms rica en cuanto a su analizado18 paso a ser el modelo propuesto
informacin por ms interesante y para la <<Edicin de Cartografa Histrica de
generalizada. Para estos casos son los que Amrica>> bajo el patrocinio de la Comisin
hay que acudir a la confeccin de fichas cuyo del V Centenario en la que participan el
encasillamiento nos permita vaciar la Instituto Geogrfico Nacional, la Biblioteca
informacin. Nacional, el Archivo Histrico Nacional, el
Servicio Geogrfico del Ejrcito, el Servicio
Las fichas ms o menos normalizadas Histrico Militar, el Museo Naval, La Direccin
existentes para este nivel varan de unas a General de Bellas Artes con vistas a la
otras, han partido para su elaboracin de elaboracin unificada de un formato para
las caractersticas muy particulares del fondo y materiales cartogrficos vlido en Espaa.
de sus series en que las que los documentos a
catalogar se encuentran. Su gran amplitud presenta dificultades de
implantacin pero permite una mejora de
Valgan los ejemplos de las fichas (Fig. 1 y 2) explotacin de bases de datos, con un gran
utilizadas para el proyecto de informatizacin alcance para los centros y para los usuarios.
de Protocolos Notariales y del Catastro de Los datos a consignar se agrupan en diversos
Ensenada o las usadas en la <<Seccin>> de campos que van desde la designacin
<Guerra Civil>> de Salamanca (Fig. 3). especfica del material (diagrama, mapa,
modelo, perfil, seccin, vista, etc.);
Teniendo en cuenta que la
normalizacin para que sea tal exige
consenso, tenemos que situarnos en un plano 17
Heredia Herrera, Antonia: Descripcin y
superior lo suficientemente asptico y normalizacin, Actas del I Coloquio Internacional
generalizador que nos permita elaborar una de Archivstica, San Sebastin, 1990 (en prensa).
18
ficha con validez lo ms amplia posible. SAUCO ESCUDERO, A.; LL0RENTE GIL., C.:
Formato Marc para materiales cartogrficos,
Ministerio de Obras Pblicas Madrid, 1987.
153
color: un solo color, varios clasificacin geogrfica
medio fsico: soporte (papel, madera, metal, signaturas
yeso, etc.) Nombres persona/es v nombres corporativos,
tipo de reproduccin: facsmile; no aplicable etc., etc., etc.1602
Tipo de produccin: fotocopia, pelcula
Fechas
. 576
1 enero, Valladolid, Consejo.
Sobre lo que escribe don Bernardino de Avellaneda, de que no entren navos extranjeros en Sanlcar.
R: <<Conviene que el Consejo de gran priessa a que parta don Pedro de Valdez, ordenando a don Bernardino de Avellaneda, que le
haga partir sin dar lugar, a ms dilacin>>
2 1.
Indif. Gral. 747.
577
3 enero. Valladolid, Consejo.
Con un despacho para levantar la infantera necesaria para la armada que va a las Indias.
R:<<Nmbrense estos capitanes luego, coma lo tengo ordenado, con parecer de la Junta de Guerra, y tnganse cuenta, con los que se
nombraron, para la armada de Barlovento para echar mano de ellos siendo apropsito>>.
2 1.
Indif. Gral., 747.
578
5 enero. Valladolid, Junta de Guerra,
Sobre que se limpie la costa de corsarios para defender la llegada de la flota a cargo de don Luis Fajardo.
R: <<Si los navos estn aprestados, y no ocupados en lo de Irlanda, podran entretenerse desde el Cabo a Cdiz>>.
2 f.
Acomp .:Nota del Duque de Lerma al presidente del Consejo de Indias. a. 1. 2 t.
Consulta del Consejo. Valladolid. 27 diciembre 1601 2 1. Indif. Gral. 1866
579
5 enero. Valladolid, Junta de Guerra.
Sobre la provisin de artillera y plvora para la armada que va por la plata.
R: <<Ivn de Ibarra trate de esto con don Juan de Acua de mi parte y me avise lo que se podr proveer>>
2 f.
Acomp.: Consulta del Consejo. Valladolid, 20 diciembre 1631. 2 f.
Indif. Gral. 1866.
142
Lam. I. Pgina del Catlogo de Consultas del Consejo de Indias. (Catlogo cronolgico).
154
TOLEDO y Aldana, Jimena. Alburquerquea. 1597. ABUELOS MATERNOS:
Convento Sancti Spiritus Alonso Snchez de Tapia.
de Alcntara. Donoso.
Hermana de Catalina Aldana Mercado
TORRES V. Mateos de Torres. TORRES V. Tapia, Maria de
Exp 3 TORRES Cabrera Gmez v Caldern, Isabel y Maria de.
PADRES: Villanueva de la Serenaa. 1705.Convenlo Sancti Spiritus de
Diego Messa de Trillo. Alcntara.
Beatriz de Trejo.
ABUELOS PATERNOS: Exp. 145
Francisco Messa de Trillo. PADRES
Catalina de Aldama. Juan Francisco de Torres.
ARIJELO5 MATERNOS: Maria Cabrera.
Francisco Fernndez Floriano. ABUELOS PATERNOS:
, Jimena lvarez de Toledo. Juan de Torres.
Maria Gmez.
ABUELOS MATERNOS:
TOPETE. V. Aponte Ziga. Leoior de. TOPETE Palomeque Fabin de Cabrera
Aponte Palomeque Maria Caldern.
y Ziga. Juana Maria y Maria Flix. Alcntara. a. 1652.
Convento Sancti Spiritus de Alcntara.
TORRES Escobar. Ins, Maria y Micaela de. Brozas. a.
EXP. 141 y 142 1684 l643. Convento
PADRES: San Pedro de Brozas.
Andrs Topete Palomeque.
Leonor de Aponte. Exp. 14g. 147 V 145
ABUELOS PATERNOS. PADRES
Pedro Topete Palomeque. Gaspar de Torres.
Juana Palomeque Catalina Martn Barbancho.
ABUELOS MATERSOS ABUELOS PATERNOS.
Diego de Aponte Gaspar de Torres.
Maria de Ziga. Mara Snchez Escobar.
ABUELOS MATERNOS:
Alonso Martn Barbancho.
TORANZO Asensio de la Cuesta y Mateos. Teresa. Plasencia. Catalina Martn
a. 1707. Convento Sancti Spiritus de Alcntara
TREJO. V. Aldana Mercado, Catalina.
Exp: 143 TREJO. V. Toledo Aldana, Jimena.
PADRES: TREJO. V. Neyra Messia de Trillo de Alvarado de, Ana,
Pedro de Toranzo. Beatriz y Maria de.
Teresa de Asensio. TREJO. V. Trillo, Maria de.
ABUELOS PATERNOS: TRILLO. Mara de Alburquerque. a. 1624--Convento
Pedro de Toranzo. Sancti Spiritus de Alcntara.
Marina de la Cuesta.
ABUELOS MATERNOS
Diego de Asensio Exp: 149
Ins Mateos Diego Menessia de Trillo
Beatriz de Trejo.
ARUELOS PATERNOS:
TORRES, Ana de. Villanueva de la Serenaa. 1602. Francisco Messia de Trillo.
Convento San Pedro de Brozas. Catalina de Aldana.
ABUELOS MATERNO5:
Exp.144 Francisco Fernndez Floriano.
PADRES: Jimena lvarez de Toledo.
Francisco Mateos de Torres.
Catalina de Tapia.
ABUELOS PATERN0S: 261
Alonso Mateos.
Juana Ruiz de Torres.
Lam. 2. Pgina de un Catlogo Alfabtico. (Pruebas para

ingreso de religiosas en las rdenes de Santiago, Calatrava v
Alcntara del A.H. de Madrid),
155
183
LIBRO IV
848
1571 Diciembre 30. Madrid
R.C. a Juan Gutirrez /. Tello, Caballero de la orden de

Santiago, tesorero de la Casa de Contratacin de Sevilla. Se le
ordena poner diligencia v cuidado en el apresto de la armada de
Juan Ortiz de Zrate, para que pueda partir antes del 15 de
enero.
Fs. 81 vta. /82
849
1571 diciembre 30. Madrid
R.C. al adelantado Juan Ortiz de Zarate, caballero de la orden

de Santiago. Manda que con la gente, bastimentos y municiones
ya aprestados, para una ms segura navegacin, zarpe hacia l
Ro de la Plata sin ms dilatacin.
Fs. 82/82 vta
850
R.C. a los oficiales de la Casa de Contratacin de Sevilla dispo-

niendo que ordenen la partida de Juan Ortiz de Zrate al Ro de
la Plata a la brevedad, prestndole para ello toda la ayuda y
favor que fuere necesario.
Fs. 82 vta. /83
851
1571 Diciembre 30. Madrid

R.C. Manda a la tripulacin y a todos los que acompaaren a
Juan Ortiz de Zarate al Ro de la Plata, que acaten sus rdenes
e instrucciones.
Fs. 83/84
852

R.C. al adelantado Juan Ortiz de Zrate, caballero de la orden
de Santiago. Le manda cumplir las cedulas, instrucciones y
provisiones a que por capitulacin est obligado, y si iniciado el
viaje, y por razones del tiempo, arribaren a otra parte, se dispone
que no desembarquen, sino que se aprovisionen y continen al
Ro de la Plata, y de no poder hacerlo, regresen con los navos v
toda la gente a Espaa.
Fs. 84/84 vta.
Lam. 3. Pgina del Catlogo de Libros Cedularios del Ro de la

Plata.
156
63
[1832]
Diseo de bordado del uniforme para los oficiales de la

Intendencia General del Ejercito de Filipinas y Superintendencia
Subdelegada de la Real Hacienda.
En colores.
310 x 215 mm.
En: Testimonio del expediente a consulta del secretario
interino de la Intendencia General del Ejercito y
Superintendencia Subdelegada de la Real Hacienda de Filipinas,
pare que se determine el uniforme que, as coma los dems
oficiales, debe usar (Manila, 2, febrero, 1833), anejo a carta
nm. 311 de Francisco Enrquez, secretario citado, al secretario
de Estado y Despacho Universal de Hacienda (Manila, 6, marzo,
1833).
Leg. Filipinas, 823.
64
1769
Estado del vestuario del Regimiento del Rey, de guarnicin en la

plaza de Manila, con dibujos de sus partes.
En estado de costos del vestuario firmado por Felipe del Alczar

(Manila, 21, junio, 1769).
A pluma.
Escudo con las armas reales.
558 x 535 mm.
Con carta de Felipe del Alczar a Julin de Arriaga (Manila, 17,
enero, 1770). Leg. Estado, 45. Documento 2.
65
Diseos de uniformes y banderas del Regimiento de Caballera
para servicio de la plaza de Manila.
En colores.
302 x 211 mm.
Con carta nm. 52 de Jos de Raon, gobernador de Filipinas, a
Julin de Arriaga (Manila, 12, enero, 1770) y Proposicin que
hace Don Vicente Laureano de Memije, Alguacil Mayor de la Mui
Noble y siempre leal ciudad de Manila, a la C. y R.M. en orden a
levantar un Regimiento de caballera ligera para guarnicin de
esta plaza (Manila, 20, diciembre, 1769).
Leg. Filipinas, 924.

37
Lam. 4. Pgina del Catalogo de Uniformes (Seccin de Mapas y
Planos del A.G.I,).
157
II. CATLOGOS
En los primeros aos de la profesin biblioteca de la Massachussets Historical

archivera norteamericana, era comn el Society, e incluy una lista de manuscritos, en
empleo del trmino catlogo para designar a forma de apndice (38); en 1813 redact otro
cualquiera clase de escrito descriptivo, catlogo para la biblioteca de la New York
inventarios, guas, etc. Modernamente ha sido Historical Society, en el cual tambin incluy
preferible el uso, emplendolo para designar una lista con los nombres de documentos
los escritos que utilizan fichas para su (39). El primer catlogo dedicado
preparacin, es decir, los ficheros. Desde exclusivamente a describir fondos
luego, es posible redactar catlogos forma de documentales fue preparado por la New York
libro pero hay varios trminos mas apropiados, State Library en 1856 (40).
para designar a estos.
El desenvolvimiento de los mtodos
Las fichas o tarjetas se utilizaron para que iban emplendose para preparar catlogos
preparar catlogos, por primera vez, en e ndices se trasluce en las actividades de la
Francia antes de la Revolucin Francesa. Massachussets Historical Society. En 1791,
Antes de 1876, ao trascendental el desarrollo ao de su establecimiento, la sociedad adopt
de la profesin bibliotecaria, la mayor parte de reglamentos que exigan al bibliotecario
los catlogos bibliotecarios norteamericanos redactar catlogos para fondos documentales
se preparaban en forma de volmenes as como para libros y objetos que se
impresos. Sin embargo, en la ciudad de Boston guardaban en el museo (41). Los citados
se utilizaron las fichas para catalogar desde reglamentos, reiterados en varias ocasiones,
1850, fecha en que la Biblioteca Pblica, y la fueron suplantados en 1852 por otros que
Biblioteca de la Universidad de Harvard requeran al bibliotecario preparar y mantener
confeccionaron ficheros. En las dcadas que catlogos exactos para manuscritos y
siguieron, un gran numero de bibliotecas materiales de biblioteca y de museo (42). El
adoptaron el uso de fichas, y para fines del primer objetivo de este requerimiento era el de
siglo el empleo de fichas se generaliz, debido anotar con exactitud el recibo y registro de las
en gran parte a las actividades promovidas por nuevas adquisiciones, y en segundo lugar, el
el Library Bureau, uno de los fabricantes del de proporcionar un documento que describiera
mobiliario y otros efectos necesarios para la los fondos documentales de la sociedad.
adopcin del nuevo sistema. Ya para 1900, se
habla llegado a un acuerdo sobre el tamao Este registro de adquisiciones, form la
uniforme de la ficha para catalogar libros. base para la compilacin de varios catlogos.
El primero al que alud anteriormente, fue
Los mtodos para la catalogacin de redactado por Alden en 1811; el segundo, por
libros fueron definidos principalmente por Joseph B. Felt (1789-1869) en 1835; y el
Charles A. Cutter, quien en 1876 public por tercero por el Dr. John Appleton (1809-1869)
primera vez, sus reglamentos para la en 1859-60. En 1864 se usaron, por primera
compilacin del catlogo-diccionario. Tambin vez, tiras de papel para la cata1ogacion y aos
prepar para la dependencia federal, United ms tarde, entraron en uso las fichas (43).
States Bureau of Education, un informe titulado
38
Public Libraries in the United States of America M. H. S., Proc., 1791-1835, Vol. 1, ser. 1, p. 221.
39
(1876), en el cual explic detalladamente los U. S. Bureau of Education, Public Libraries in the
sistemas de catalogacin. United States of America (Washington, 1876), p.
925.
40
New York State Library, Annual Report, 1873
Los primeros catlogos redactados en
(Albany, 1874), p. 6.
los Estados Unidos con el fin de describir 41
M. H. S. Proc., 1892-1894, Vol. 8, ser. 2, p. 329.
fondos (documentales fueron incorporados a 42
M. H .S.~ Pr,e., 1835-1855, vol. 2. er. I. p. 518-
los catlogos bibliotecarios. El Rev. Timothy 519; M. H. S., Proc., 1855.1858, Vol.
Alden tiene la distincin de ser el autor. En 43
M. H. S. Proc. 1892-1894 11 (Boston, 1894), vol.
1811 Alden redact un catlogo para la 8. ser. 2, p. 326.
158
faltan catalogar son... casi tan numerosos
Estos catlogos formados por fichas, es como las arenas en las playas del mar (47).
decir, los ficheros, generalmente describan las
piezas individuales dentro de los volmenes. Al Por fin el bibliotecario se vio obligado a
principio los documentos pertenecientes a la iniciar la preparacin de una gua
sociedad histrica eran colocados sin comprehensiva, destinada a proporcionar
encuadernar, en recipientes, pero ms tarde, informacin sobre los fondos documentales de
fueron encuadernados. Para fines del siglo la sociedad, incluso los montones de
pasado, la sociedad tena unos mil volmenes. documentos sin encuadernar (48). La gua, a la
La tercera parte de estos, eran volmenes que ya he aludido, es un instrumento de gran
grandes, cada uno de ellos integrado por utilidad.
centenares de cartas y otros papeles de
partida ndole; ademis haba numerosos La experiencia y conocimientos
montones de cartas y otros documentos sin adquiridos en la catalogacin de documentos
encuadernar (44) por la Massachussets Historical Society son
semejantes a los adquiridos por otros grandes
Las fichas redactadas para las repositorios de los Estados Unidos. La Divisin
individuales formaban lo puede designarse de Manuscritos de la Biblioteca del Congreso,
como catlogo o como ndice: depende de la actualmente el mayor y ms importante
Cantidad de datos que en ellas se consignaba. repositorio de la nacin, tambin redact
En las Proceedings (actas) de la sociedad, los catlogos que describan el documento
trminos catlogo e ndice se emplean aislado. Hay dos ndices en la Divisin de
indistintamente para designar el conjunto de Manuscritos, el modo General y el Shelf List
fichas. Cada pieza generalmente se identifica Index. Este ltimo es un instrumento
por nombre de autor. En 1886, se recomend localizador. El ndice General es un
que se proporcionara informacin sobre las instrumento descriptivo en el cual las materias
que el documento abarca., y un breve se ordenan alfabticamente y dentro de la
resumen de lo contenido (45) en cada misma materia, las fichas se ordenan
documento catalogado. cronolgicamente. La tentativa de describir
cada documento individualmente, segn Dan
Los montones de material sin Lacy, ex-empleado de la Biblioteca, produjo
encuadernar continuaron en el mismo un trastorno en el sistema (49) he hizo
abandono, sin ndice ni catlogo. necesario adoptar nuevas tcnicas
descriptivas.
A medida que iban adquirindose
materiales ms y ms voluminosos, se iba La confeccin de catlogos que
imposibilitando la descripcin individual de describen la pieza individual era tan general
cada pieza. antes de que la voluminosa documentacin de
nuestros das se trasladara a los repositorios,
Hay mucho que hacer para que en el que la observacin que hizo el clebre autor
catlogo general puedan incorporarse los francs, Anatole France acerca de un amigo
recientes ingresos de documentos, escribi el suyo es aplicable a los conservadores de
bibliotecario de la sociedad en 1927(46) - Y en manuscritos. Tena la mana, escribi Anatole
1935, lament que los documentos que nos de su amigo, de confeccionar catlogos. Se
pasaba las noches de claro en claro, y los das
47
M. H. S., Proc., 1932-1936 (Boston, 1940), 65:
44
M. H. S. Proc., 1897-1899 (Boston, 1899. vol. 12, 425.
48
srr. 2, p. 162 . M. H. S., Proc., 1936-1941 (Boston, 1942), 66:
45
M. H. S., Proc.. 1885-1886 (Homo, 1886), so!. 2, 584.
49
set. 2, p. 392. Dan Lacy, The Library of Congress: A
46
M. H. S., Proc., 1926-1927 (Boston, 1927), 60: Sesquicentenary Review, Library Journal, 20: 251
206. (Oct. 1950):
159
de turbio en turbio sin otra ocupacin que la de ordenacin y descripcin. La Sra. .J. Macleod
preparar catlogos y ms catlogos (50) de la Divisin de Manuscritos de la Bancroft
Library, subraya estas diferencias y aade que
El nmero de registros preparados en la disciplina bibliotecaria destinada al eficaz
los repositorios de manuscritos de los Estados manejo de libros, no siempre resulta
Unidos se refleja en las estadsticas provechosa para solucionar los problemas de
procedentes de WPA Historian Records ordenar y catalogar documentos (51).
Survey Guildes to Depositores of Manuscript
Collection in the United Status, serie de guas Las fichas, de formato y tamao
preparadas en la dcada de 1940 en varios uniforme y el uso de signaturas, elementos
repositorios de manuscritos. Los datos importantsimos en la confeccin de catlogos
proporcionados por las citadas guas hacen que describen obras impresas, no son
posible determinar el nmero de fichas necesarios para la catalogacin de
confeccionadas en cada repositorio. A documentos. Acaso la ficha de tamao 3x5
continuacin se da el nombre de varios pulgadas inglesas (.075x.125) sea ideal para
repositorios y el nmero de fichas all confeccionar ndices para manuscritos pero es
confeccionadas: demasiado pequea para consignar en ella
toda la informacin que debe proporcionarse
William L. Clements Library 85.000 en catlogos sobre muchas de las colecciones
Chicago Historical Society 350.000
Detroit Public Library (Burton Historical Collection) 77.000 de manuscritos. Howard H. Peckham dice que
Duke University Library 40.000 la ficha uniforme para Catalogar libros, de 3x5
Henry E. Huntington Library 60.000 pulgadas inglesas, no tiene calidades
New York State Library 80.000
Noth Carolina Histirical Commission 80.000 sagradas y sugiere la adopcin de una ficha
Historical Society of Pennsylvania 182.000 de tamao mayor para la compilacin de
West Virginia University Library 588.000
catlogos de manuscritos (52).
Hasta los repositorios ms pequeos
Los archiveros han adoptado las
confeccionan un nmero extraordinario de
formas externas empleadas por las bibliotecas
fichas, segn demuestra las estadsticas
en sus labores descriptivas, sin estudiar con
siguientes:
cuidado, la formulacin de reglas bsicas para
Arkansas Historical Comisin 20.000
catalogar. Actualmente no hay reglas
University of Oklahoma (Phillips Collection) 45.000 uniformes para la descripcin de documentos y
Oklahoma Historical Society 45.200 las que existen varan unas de otras.
Oregon Historical Society 55.000
Las reglas para catalogar materiales

Las tcnicas para describir recursos
bibliotecarios cuando se utilizan para la
culturales inicialmente desarrollada por la
descripcin de fondos documentales resultan
profesin bibliotecaria, han sido adoptadas por
inexactas e imprecisas, porque los
los archiveros. Por lo tanto, las tcnicas
bibliotecarios las formularon para catalogan
empleadas para descripcin de fondos
libros, cuyos caracteres internos y externos
documentales son una aportacin peculiar de
son diferentes del de los documentos. No es
la profesin bibliotecaria.
posible, pues, aplicar los criterios bibliotecarios
a la catalogacin de documentos sin tener en
Empero, los criterios bibliotecarios no
cuenta las caractersticas particulares de
pueden aplicarse a fondos documentales sin
stos.
algunas modificaciones. Los caracteres
internos y externos de los fondos
documentales son diferentes de los caracteres
51
de los materiales bibliotecarios, y estas J. Macleod, Problems in Manuscript Cataloging,
diferencias deben tenerse en cuenta con su Proceedings, Tenth Annual Conference of the
American Theological Association, Berkeley,
California, June 20-22, 1956, PP. 4348.
50 52
Anatole France, My Friends Book, in Novels Howard H. Peckham, Manuscrit Repositories
and Short Stories of Anatole France (19 vols., New and the National Register, American Archivi.~t, 17:
York and London), 9:75. 323 (Oct. 1954).
160
Diversos tipos de catlogos que envi en 1916 a varios repositorios, Ford
nuevamente abordo la terna referente a las
Los catlogos que describen unidades documentales. El cuestionario
documentos pueden ser de diversos tipos. El trataba de averiguar si los repositorios
tipo puede distinguirse con referencia a (1) la reconocan las diferencias entre las unidades
clase de unidad documental que se describe, o siguientes:
(2) la ordenacin de las fichas.
(1) Las colecciones pertenecientes a un
1. Clases de unidades documentales: solo individuo; (2) los volmenes o
Las unidades que se catalogan en una serie de volmenes miscelneos
biblioteca son precisas y definibles. compuestos de documentos sin
Generalmente son piezas fsicamente caractersticas como y que abarcan
separables (discrete items) tales como libros u extensos periodos cronolgicos; (3 ) el
otra forma de obra impresa. En cambio, las documento individual, tiene origen
unidades documentales que han de privado o pblico; (4) los volmenes,
catalogarse son de diversos tamaos y diarios personales, diarios de
composicin. navegacin, libros de series y otros de
parecida ndole(55).
Los conservadoras de manuscritos no
han estudiado detenidamente lo que podemos John C. Fitzpatriot (1876-1 940) de la
designar corno unidad catalogable, trmino divisin de Manuscritos de la Biblioteca del
difcil de origen reciente (53). Hace poco que Congreso, tambin estudio el concepto de
solo se catalogaba la pieza y sta unidad catalogable. En su libro titulado Votes
generalmente consista en un documento on the Care, Cataloguing, Calendering of
individual, aunque de vez en cuando tambin Manuscripts (Notas sobre el cuidado y
se catalogaba un volumen. catalogacin de manuscritos), Fitzpatrick dice
que hay (los unidades documentales que
Acaso la primera persona que estudio la pueden catalogarse, los documentos
unidad catalogable detenidamente fue individuales, y los volmenes aislados (56).
Worthington C. Ford (1858-1911), que tuvo el
honor de asociarse estrechamente con los dos En aos recientes, con el ingreso o
repositorios de manuscritos ms importantes recepci6n en los repositorios de la voluminosa
de la nacin, la Divisin de Manuscritos de la documentacin de nuestros das, los
Biblioteca del Congreso, y la Massachussets conservadores de manuscritos han empezado
Historical Society. La seccin titulada a reconocer las cuatro unidades documentales
Manuscritos que aparece en la cuarta edicin siguientes: (1) el ingreso o adquisicin de
de Rubs for a Dictionary Catalog de Charles A. documentos, es decir, el conjunto de
Cutter, fue escrita por Ford en 1901. Segn el documentos que se recibe en cada adquisicin
juicio de Ford, hay tres unidades que merecen y que puede describirse separadamente como
atencin. Estas son (1) los volmenes una sola unidad, (2) la coleccin de
separados de diverso contenido, tales como manuscritos que puede ser orgnica o artificial,
diarios y libros de contabilidad, (2) las (3) las series de documentos dentro de las
colecciones de correspondencia de carcter colecciones, y (4) la pieza, que puede ser un
publico, y (3) papeles sueltos que no estn documento individual o estar compuesta de
relacionados entre s (54). En un cuestionario varios documentos. Conviene observar que los
archiveros han inventado el trmino unidad
53 descriptible para designar a estas unidades,
Dorothy V. Martin, Cataloging Techniques in
Work with Records and Manuscript.. American
Archivist, 18: 318 Oct. 1955). Vae tambin 0.S.
55
Dunkin, Mangenient and Cataloging of New York Satate Library, Annual Report, 1916
Manuscripts, Library Trends, 5: (Jan. 1957). (Albany, 1918), p. 30.
54 56
Worthington (, Ford, Manuscript in CliarI. A. John C. Fitzpatrick, Notes on the Care,
Cutter, Rules for a Dictionary Catalog (4th ed., Cataloguing, Calendaring and Arrangement of
Washington, 1904), p. 135. Manuscripts (3d ed., Washington, 1934).
161
trmino tan difcil como unidad catalogable prepararse no antes sino despus del ingreso
(57). y registro de los documentos. La actividad
descriptiva debe seguir la actividad de recibo y
Los catlogos pueden describir una o registro. En efecto, las dos actividades no son
las cuatro unidades arriba mencionadas. completamente separables, y los datos
descriptivos que se adquieren durante las
a) Catlogos de adquisiciones: Mientras operaciones de adquisicin, deben utilizarse
que la buena administracin requiere despus en la labor descriptiva.
que se mantenga un registro exacto de
cada nueva adquisicin de documentos b) Catlogos que describen la coleccin
recibidos en el repositorio, la de papeles: Los catlogos (ficheros)
preparacin de, catlogos para que describen las colecciones de
describir a cada adquisicin, es de papeles son parecidos a las guas,
dudoso valor. El registro de pues proporcionan ms o menos los
adquisiciones puede mantenerse en un mismos datos informativos que las
libro de registro con ms facilidad que guas. Adems, pueden proporcionar
en la forma de un catlogo descriptivo) informacin sobre todas las colecciones
Aunque el registro de adquisiciones dentro del repositorio. Normalmente,
tiene datos descriptibles, el objetivo los catlogos contienen informacin
principal de ste, es la buena y puntual general y comprehensiva respecto a los
administracin, y no el de ser utilizado fondos documentales de un repositorio.
como instrumento descriptivo que
facilite el servicio de consulta. Pero hay una diferencia fundamental
entre los catlogos (ficheros) y las guas. El
Segn el criterio bibliotecario, un libro no es catlogo, por estar fsicamente formado por
adquirido oficialmente hasta despus de ser fichas, es susceptible de expansin. Fichas
catalogado. En los repositorios que han adicionales que representan nuevas
adoptado los criterios bibliotecarios, esta colecciones, pueden intercalarse en los sitios
prctica se sigue con respecto a los apropiados dentro del fichero. Un catlogo es,
documentos. Es decir, los documentos no pues, un instrumento que va creciendo a
ingresan al repositorio oficialmente hasta medida que aumentan los fondos. Por esta
despus de haberse completado su razn, el catlogo puede mantenerse al
catalogacin. corriente.
Empero, el criterio bibliotecario respecto a los Todos los repositorios deben preparar
nuevos ingresos de material, no deben un catlogo de las colecciones de manuscritos
seguirse en los repositorios que guardan para usos internos y para poder participar en
fondos documentales. Los documentos no programas cooperativos de catalogacin. El
pueden catalogarse tan fcilmente como los catlogo junto con la gula, son el punto de
libros, porque hemos sealado, carecen de partida para todo investigador.
ciertos datos informativos tales como ttulo,
autor, y pie de imprenta, que tanto facilitan la Las colecciones de papeles tienen
catalogacin de libros. Adems ciertos caractersticas que facilitan su catalogacin.
caracteres internos de los documentos, el Generalmente las piezas que las constituyen
contenido substancial es ms difcil de precisar pueden identificarse y describirse
cuando se trata de documentos. En una separadamente en una sola ficha.
palabra, la catalogacin de documentos es
tarea ms ardua y lenta que la catalogacin de Los grupos documentales documentos
libros. pblicos no pueden catalogarse tan fcilmente
Por estas razones, los catlogos que como las colecciones. Es preferible describir a
describen fondos documentales deben stos en escritos descriptivos en forma de
libro, no en ficheros.
57
Sherrod E. East, Describable Item Cttaloging,
American Archivist, 16: 291-304 Oct. 1953).
162
La informacin proporcionada en las guas del de un grupo documental. Para destacar las
WPA Historical Records Survey (Estudio de relaciones orgnicas es preferible el uso de un
documentos histricos) publicado en 1940, catlogo en forma de libro. Las fichas,
demuestra que los ms importantes examinadas individualmente no comunican
repositorios en los Estados Unidos estaban adecuadamente la informacin sobre las
preparando catlogos referentes a las relaciones orgnicas que existen entre las
colecciones de papeles as como catlogos de series de un grupo documental.
las nuevas adquisiciones de documentos, y
que la mayor parte de los citados catlogos, ya Inicialmente, el Archivo Nacional experiment
haban sido termina(los. El porcentaje de con la redaccin de ficheros en los cuales
catlogos terminados en 1940 en los cada ficha describa una serie documental.
respectivos repositorios era el siguiente: John R. Russell, jefe de la extinta Divisin de
Catalogacin ha escrito acerca del
California Historical Society 90 experimento (58). Primero se redactaron fichas-
William L. Clements Library 100
Detroit Public Library 98 guas para cada una de las dependencias
Indiana State Library 60 gubernamentales, las cuales se colocaban en
Louisiaiia State Library 80 orden alfabtico Tambin se preparaban otras
Maine Historical Society 95
Minnesota Historical Society 80 fichas en las que se consignaban los datos
Missouri Historical Society 100 sobre la historia administrativa, informacin
University of North Carolina 70
North Carolina Historical Commission 60
casi idntica a la que contiene la introduccin
North Dakota Historical Society 100 del inventario preliminar Para fines de
Princeton University Library 93 catalogacin, los documentos de cada
dependencia fueron divididos en: a) series
c) Catlogos que describen la serie dentro de aisladas y b) en combinaciones de series.
las colecciones y grupos documentales: La Aunque el experimento mostr que es factible
serie documental no es la unidad ideal para presentar datos informativos sobre grupos y
catalogar porque carece de lmites precisos y series documentales mediante el uso de
bien definidos. Las caractersticas de las series ficheros el programa fue abandonado cuando
reflejan la manera en que fueron establecidas. tambin qued demostrado que los mismos
Conviene recordar que los factores que fines podan lograrse ms eficazmente por los
influyen en el establecimiento la serie son, el inventarios preliminares.
sistema de ordenar los documentos, el tipo
documental, o la relacin que existe entre los d) Catlogos que describen la pieza: Los
documentos y determinadas actividades o catlogos que describen la pieza individual
temas. Cualquiera de los citados factores est parecidos a las listas descriptivas, pero los
en una forma u otros relacionados con una catlogos estn formados por fichas v las
actividad, pues fundamentalmente, la serie listas estn formadas por pginas en forma de
est integrada por documentos que se renen libro Ambos describen la misma clase de
y forman una sola unidad porque se piezas-volmenes, carpetas y documentos
relacionan con la misma actividad. Por tanto, aislados. Ambos proporcionan la misma clase
las piezas dentro de la serie estn de informacin
relacionadas entre si, es decir tienen una
significacin colectivas Adems las diversas Los catlogos que describen la pieza individual
series dentro de la misma coleccin con dentro de las colecciones artificiales deben
frecuencia estn relacionadas entre si, y por prepararse slo para las colecciones
tanto, tambin tienen significacin colectiva. importantes. En el siglo pasado cuando los
Las series dentro de una coleccin o grupo repositorios de manuscritos se ocupaban
documentales que tienen relaciones orgnicas principalmente con colecciones artificiales, los
entre si, no pueden describirse como unidades catlogos que con ms frecuencia se
fsicamente separables (discrete items) y por preparaban eran los que describen cada pieza
tanto no pueden describirse eficazmente en separadamente Las colecciones artificiales,
fichas. Por esta razn un fichero en que cada
serie se describe en una ficha, no es muy 58
John R. Russell, Cataloguing at the National
satisfactorio para la descripcin del contenido Archives, American Archivist, 2: 169-178 (July 1939).
163
conviene recordarlo, son aqullas que se relacionadas con una actividad tienen poco
renen de diversas fuentes, generalmente significado por si solas, pues es el conjunto de
muchos aos despus de que han ocurrido los piezas que refleja el significado de las
acontecimientos de que tratan. Cuanto ms respectivas actividades. Por tanto, la pieza
viejos los papeles tanto ms la probabilidad de individual no debe describirse separadamente
que el conjunto forma una coleccin artificial. y por regla general, el conjunto de piezas
Muchos de los papeles privados de puede describirse eficazmente con relacin a
importantes personajes histricos en este pas, la actividad de que trata, o con relacin a los
fueron reunidos en colecciones de carcter objetos de la actividad.
artificial. Las colecciones reunidas por
coleccionistas tambin, casi siempre tienen Normalmente las piezas dentro de los grupos
carcter artificial. Es obvio que las piezas documentales y de las colecciones orgnicas
dentro de las citadas colecciones, son no merecen la atencin que su catalogacin,
entidades fsicamente separables y, por tanto, tarea lenta y difcil, requerira. Las piezas
pueden catalogarse en fichas. La utilidad de individuales casi siempre son tan
catalogar estas piezas individualmente insignificantes, salvo las de las colecciones
depende de su importancia. altamente importantes, que su descripcin
individual, conforme al criterio bibliotecario,
Deben prepararse catlogos para resulta en prdidas de tiempo y energas pie el
describir las piezas individuales o para personal bien poda utilizar en otras tareas
describir pequeos lotes de piezas ms provechosas. Por cierto, que la
documentales, cuando stas hayan sido descripcin de cada pieza separadamente
reunidas de diversas fuentes. Tales piezas son ocupa la atencin del archivero, de tal modo,
entidades fsicamente separables que pueden que no le permite hacer el anlisis de los
catalogarse separadamente. atributos particulares de los documentos.
Por otra parte, no deben prepararse La confeccin de catlogos que

catlogos para describir las piezas individuales describen cada pieza requiere ms tiempo del
dentro de los grupos documentales o dentro de que dispone el personal de un repositorio, y
las colecciones orgnicas. Casi todos los con frecuencia ha sido necesario abandonar
materiales documentales que estn esta clase de programas descriptivos antes de
producindose actualmente y que estn completarlos. La dificultad de describir todos
ingresando en los archivos y repositorios, los fondos, por pieza, queda demostrada al
deben su origen a actividades de entidades hacer un anlisis de las gulas preparadas en
orgnicas o a personas ocupadas en 1940 por el WPA Historical Records Survey
actividades orgnicas. Dicho material es (Estudio de documentos histricos) - El
producido en la ejecucin de las actividades anlisis nos hace saber que los catlogos que
propias de una empresa comercial, una iglesia, describen la pieza individual en varios
una universidad, una dependencia repositorios todava estaban en un estado
gubernamental, o una persona ocupada en un incompleto en 1940. Segn las estadsticas de
negocio, profesin u otra empresa. Las piezas las citadas guas, menos de 10 por ciento de
estrechamente relacionadas con una actividad las piezas individuales estaban ya catalogadas
no deben catalogarse separadamente por dos en la California Historical Society, la
razones. Connecticut Historical Society, la Duke
University Library, la Hoover Library, la Henry
Normalmente las piezas dentro de un E. Huntington Library, la Illinois State Library,
grupo documental o de una coleccin la Maryland Hall of Records, la Nebraska State
orgnica, carecen de los atributos que hacen Historical Society, la University of Virginia
posible su descripcin individual en fichas. Los Library, la West Virginia University Library, y la
documentos que son el producto de una Wisconsin Historial Society. Aproximadamente
actividad orgnica, poseen carcter colectivo 25 por ciento de las piezas haban sido
debido a sus interrelaciones con alguna catalogadas en la Florida Historical Society, la
actividad. Las piezas estrechamente Indiana State Library, la Minnesota Historical
164
Society, y la North Dakota Historical Society. razn, es imposible producir un catlogo
Aproximadamente 35 por ciento de las piezas exactamente igual al catlogo-diccionario de
individuales haban sido catalogadas en la una biblioteca en el que se combinan los
Arkansas Historical Commission Library, la autores, los ttulos y las materias. Sin
Detroit Public Library, la Missouri Historical embargo, pueden combinarse las fichas de
Society, la Historical Society of Pennsylvania, y autor y las de materias en un solo orden
la Princeton University Library. Como 50 por alfabtico.
ciento de las piezas hablan sido catalogadas
en la Chicago Historical Society, la Clements Los conservadores de manuscritos han
Library, y la Newberry Library. confeccionado diversos tipos de catlogos. Los
ms comunes son los que identifican la pieza
2. La ordenacin de las fichas: El por nombre de autor o escritor. Entre los ms
sistema bibliotecario de Catalogacin fue importantes repositorios que han preparado
desarrollado, segn hemos sealado, catlogos de autores figuran los siguientes: la
principalmente por los esfuerzos de Charles A. Massachussets Historical Society, la
Cutter. En un significante artculo publicado Huntington Library, la Clements Library, y la
por la Oficina de Educacin con el ttulo de New York Historical Society. Algunos de estos
Public Library in the United States of America repositorios ha Clements Library y la New York
(1876) (Bibliotecas pblicas en los Estados Historical Society tienen, tambin, ficheros por
Unidos de America), Cutter examina los nombre de destinatario del documento. La
diversos sistemas empleados por los Huntington Library tiene un catlogo que
bibliotecarios para la ordenacin de fichas. El adems de fichas de autor, incluye fichas de
declara que las fichas pueden ordenarse por materias, de personas (que no son autores), y
(1) autores, en sucesin alfabtica por fichas referentes al tipo documental (60) - La
apellido, (2) ttulos, en sucesin alfabtica por New York Historical Society tambin incluye
las palabras que mejor identifican el ttulo (3) fichas para tipos documentales, tales como
materias, en sucesin alfabtica por la palabra diarios, libros de contabilidad, y libros de
que identifica la materia del libro o el nombre correspondencia (61) - La Duke University
de una de las ramas del saber humano, y (4) Library que ha adaptado las prcticas de la
forma (form), en que las fichas se ordenan de Huntington Library (62) ha confeccionado un
acuerdo con la forma o la clase de produccin catlogo de autores que abarca todas sus
literaria. Las reglas de Cutter para catalogar, colecciones, y otro que se refiere a la
se refieren principalmente a la preparacin del correspondencia dentro de cada coleccin; y
catlogo-diccionario, en el cual se combinan por fin, tiene un catlogo por regin geogrfica,
las fichas de autor, de ttulo y de materias, en en el que las colecciones aparecen bajo "el
un solo orden alfabtico (59). estado o regin geogrfica de que tratan"(63).
El uso de catlogos-diccionarios semejantes a
Tambin un archivero puede ordenar los de bibliotecarios, no se ha generalizado,
las fichas en varias maneras. Puede
ordenarlas por materias, aunque para esto
tiene que confeccionar una lista de
encabezamientos de materias bajo las cuales
han de ordenarse las fichas. Es posible, 60
tambin, ordenar las fichas por nombre de R. B. Haselden, Manuscripts in the Huntington
autor o por tipo documental, el trmino tipo Library, Library Journal, 53: 764 (Sept. 15, 1928).
61
aqu equivale ms o menos al trmino forman New York Historical Society, Survey of the
Manuscript Collections in the New-York Historical
empleado por Cutter. Empero, no es posible
Society, compiled by Susan E. Lyman (New York,
confeccionar un catlogo de ttulos, porque el 1941), p. IV.
ttulo de una pieza documental, segn hemos 62
Ruth K. Nuermberger. A Ten-Year Experiment in
sealado, se refiere tanto al tipo documental Archival Practices, American Archivist, 4: 251 (Oct.
como al autor o entidad productora. Por esta 1941).
63
Historical Records Survey, A Guide to the
59
Bur. of Ed., Public Libraries, pp. 527-528 Manuscript Collection of Duke University (Raleigh,
footnote. 1939), p. III.
165
aunque un conservador de manuscritos los adecuadamente mediante catlogos en forma
considera muy prcticos (64). de libro, en vez de catlogos formados por
fichas. Recientemente se ha hecho otra
Los catlogos, para describir tentativa con el fin de catalogar documentos
documentos, que son ms fciles de federales, procedentes del Departamento de
confeccionar y que al mismo tiempo tienen Guerra, con relacin a la dependencia u oficina
ms utilidad, son (1) los catlogos de autores, de origen as como en relacin con
(2) los catlogos por tipo documental. Y (3) los encabezamientos funcionales (65).
catlogos de materias, cada uno de los que se
examinar detenidamente. Como regla general Un catlogo organizado por entidades
es deseable mantener cada tipo de catlogo administrativas puede resultar til para revelar
separado en vez de combinar las fichas de las relaciones orgnicas de piezas
autor, de tipo documental y de materia en un documentales en que por diversas razones no
slo catlogo. Los nombres de destinatarios o han conservado el orden original. Por ejemplo,
de otras personas mencionadas en los si la documentacin referente a la historia de
documentos, pueden hacerse conocer con un gobierno ha sido substrada y despus de
ms facilidad mediante el uso de ndices en muchos aos, es posible reunirla nuevamente,
vez de catlogos. Las fechas, que abarca o la su procedencia dentro de las diversas
regin de que trata una unidad documental, dependencias gubernamentales puede
tambin puede hasta saber en un catlogo, hacerse conocer por medio de catlogos
redactando fichas adicionales y ordenndolos formados por fichas. Mientras que los
por regin geogrfica y otras en orden documentos pueden ordenarse
cronolgico. cronolgicamente, las fichas correspondientes
deben ordenarse bajo los nombres de las
a) Catlogos de autores En casi todos los entidades gubernamentales para revelar su
catlogos que se describen las piezas origen. Si se considera que las piezas no son
individuales y en muchos de los que se tan importantes para describirse en un
describen Colecciones las fichas estn catlogo, es posible revelar su origen con solo
ordenadas alfabticamente por nombre de identificarlas en ndices sin incluir detalles
autor o entidad productora. Por tanto, la unidad descriptivos.
documental -coleccin o pieza- confeccionada
por una persona o por una corporacin cuyo b) Catlogos de tipos documentales: Cuando
nombre empieza con la letra A precede a las un solo tipo documental se ha reunido para
que tienen nombres que empiezan con B, formar una coleccin separada, como sucede
C. D, etc. en los grandes repositorios, debe prepararse
un catlogo para cada uno de los tipos
Cuando se trabaja con documentos pblicos la documentales. Es posible confeccionar
dependencia donde tienen origen los catlogos para los tipos siguientes:
documentos es considerada corno el autor de
los mismos. Inicialmente en el Archivo Diarios libros de navegacin
Genealogas memorias
Nacional, segn ya seal, se trato de Libros de contabilidad sermones
catalogar los documentos del gobierno federal Libros de correspondencia
redactando fichas-guas en las cuales se
consignaba el nombre de la dependencia. c) Catlogos de materias: La coinfeccin de
Inmediatamente despus de las fichas-guas catlogos de materias y de ndices requieren
se ordenaban las fichas que describan las aproximadamente las mismas tcnicas. La
series documentales dentro de la respectiva diferencia principal es que las fichas de
dependencia. Este experimento fue catlogo describen el documento mientras que
abandonado porque las relaciones de los
documentos pueden manifestarse ms 65
Sherrod East, Describable Item Cataloging,
American Archivist, 14: 291-304 (Oct. 1953). Vase
64
Randilph W. Church. The Relationship Between tambin Ken Munden, Cataloging Rules in the
Archival Agencies and Libraries, American Departmental Records Branch, American Archivist,
Archivist, 6: 145 (July 1943). 19: 291-302 (Oct. 1956).
166
las fichas del ndice solamente lo identifican, mutuamente exclusivos entre si, y que sean
Sin embargo, los encabezamientos de del mismo nivel de importancia.
materias tanto para catlogos como para
ndices deben seleccionarse del mismo modo. El programa, al cual ya he aludido, para
la catalogacin de determinados documentos
Las fichas de catlogo deben procedentes del Departamento de Guerra, bajo
ordenarse, por regla general, con relacin a encabezamientos funcionales (y
encabezamientos de materias establecidas administrativos tambin), es uno de los ms
para las principales clases de actividad notables. Este programa hizo necesario
humana. Las colecciones, en una palabra, seleccionar varios encabezamientos que se
deben catalogarse bajo un nmero limitado de relacionaban con las principales funciones del
materias principales. Estas, conviene Departamento del Ejrcito durante la segunda
recordarlo, se refieren a actividades agrcolas, guerra mundial (66). Entre los encabezamientos
comerciales, diplomticas, industriales, funcionales, se encuentran los siguientes:
culturales, gubernamentales, militares,
polticas, religiosas, cientficas y sociales. En Cuestiones civiles en territorios ocupados
los repositorios que especializan en una Entrenamiento
actividad particular, las fichas deben ordenarse Operaciones en el campo de batalla
con relacin a las materias especializadas de Personal
que tratan los fondos especiales Presupuesto y servicios fiscales
Relaciones internacionales
En una institucin archivstica, las Servicios administrativos
fichas deben ordenarse de acuerdo con las Transportes y abastecimientos, etc.
principales funciones de las entidades
gubernamentales. Estos encabezamientos Es posible preparar fichas adicionales,
funcionales, bajo los cuales han de lo mismo que se sugiri para los ndices, las
catalogarse los documentos, son aun ms cuales pueden ordenarse en sucesin
difciles de seleccionar que los cronolgica o alfabtica por nombre de regin
encabezamientos de materias respecto a los geogrfica.
que deben catalogarse los documentos
histricos. Los encabezamientos funcionales La confeccin de fichas para los
corresponden a las principales actividades del catlogos
gobierno o de una de las dependencias
gubernamentales. Las actividades Aunque todava no hay reglas
gubernamentales, especialmente las del uniformes para catalogar documentos, varios
gobierno federal de los Estados Unidos, repositorios han preparado, por su cuenta,
cambian con frecuencia. Las administraciones reglamentos que con un pequeo esfuerzo de
polticas de los diversos presidentes de la cooperacin se podrn uniformizar, pues
nacin as como nuevos problemas varan solo en los detalles que tienen menor
econmicos, militares, o diplomticos, explican importancia. He aqu una lista de personas que
los cambios en las actividades del gobierno. han preparado reglamentos para Catalogar
Los documentos pueden catalogarse documentos en varios repositorios: John C.
eficazmente con relacin a las funciones que Fitzpatrick(67) de la Divisin de Manuscritos de
no cambian. Esto Puede hacerse ton la Biblioteca del Congreso, Grace Lee Nute (68)
documentos muertos, es decir, documentos
que se refieren a funciones que ya fueron 66
Ken Munden, Cataloging Rules in the
terminadas, y por tanto, no pueden cambiar.
Departmental Records Branch. American Archivist,
Para la confeccin de una lista de 19: 298 (Oct. 1956).
encabezamientos funcionales tanto como para 67
John C. Fitzpatrick, Notes on the Care,
la confeccin de una lista de encabezamientos Cataloguing, Calendaring, and Arranging of
de materias es necesario seleccionar enca- Manuscripts (Washington, 1913, 1921, 1928, 1934).
68
bezamientos que sean permanentes, que sean Grace Lee Nute, The Care and Cataloguing of
Manuscripts as Practiced by the Minnesota
Historical Society (St. Paul, 1936). Vase tambin
167
y Lucile Kane(69) de la Minnesota Historical Historial Records Survey (Estudio de
Society, Howard C. Peckhain(70) de la documentos histricos) no informan
Clements Library, Norma Cuthherg y Henry completamente todos los datos que diversos
Schulz(71) de la Huntington Library, Dorothy V. repositorios consignan en las, fichas el cuadro
Martn(72) de la Detroit Public Library, William adjunto revela en trminos generales las
Bond(73) de la Houghton Library de la prcticamente se siguen en varios repositorios.
Universidad de Harvard. Las reglas para
Autor Lugar Fecha Materia Caracteres Ubicaci
catalogar los documentos de la Chamberlain externos n
Collection en la Boston Public Library fueron Buffalo Hist.
Soc
x x x x x
preparadas annimamente.74 La Biblioteca del Chicago Hist. x x x x x x

Soc.
Congreso, como ya hemos observado, ha Clements x x x x x x
Library
preparado reglas para la confeccin de un Detroit Pub x x x x x
catlogo general que abarque todas las Library
Duke Univ. x x x x
colecciones documentales (75). Library
Florida Hist. x x x x x
Soc.
Huntington x x x x
Los datos que con mas frecuencia se Library
Kansas State x x x x x
proporcionan en los catlogos que describen la Hist. Soc.
pieza individual, los siguientes: (1) autor, (2) Long Island
Hist. Soc.
x x x x x x
lugar de confeccin, ( 3 ) fecha, ( 4 ) materia o Missouri Hist. x x x

Soc.
asunto, (5) caracteres externos, y (6) ubicacin Newberry x x x x X
Library
Aunque las guas preparadas por el WPA New York x x x
State Library
North Dakota x x x X
Hist. Soc.
Suggestions for a Code for Cataloguing Historical Library
Oregon Hist. x x x x
Manuscript Collections, Archives and Libraries, Soc.
Oklahoma x x x x
1939 (Chicago, 1939), pp, 54-63. University
69
Lucile Kane, A Guide to the Care and Oklahoma x x x x x
Hist. Soc.
Administration of Manuscripts (Prepared as a Pa. Hist. Soc. x x x x
Bulletin of the American Association of State and Princeton
Univ. Library
x x x
Local History), 2: 371-382 (Sept. 1960). Vase

tambin su folleto titulado Selected Subject
Varios de los repositorios proporcionan
Headings, in Minnesota Historical Society, Service
Bulletin, no 2 (St. Paul, 1951), y su artculo A ms datos de los que se incluyen en este
Guide for Collectors of Manuscripts, History News cuadro. Por ejemplo, en las fichas redactadas
(Chapel Hill, N. C., 1956), 11: 19-21 (Jan, 1956). por la Missouri Historical Society y la Newberry
70
Howard H. Peckham. Arranging and Cataloguing Library se consignan las fechas de nacimiento
of Manuscripts in the William L. Clements Library, y muerte de los autores. La Clements Library,
Amercian Archivist, 1: 215-227 (Oct. 1938). la Florida Historical Society, la Huntington
71
Norma Cuthbert and Henry Schulz, "Brief Library, la Kansas State Historical Society, y La
Note on the Classification Calaloguing, jig, Usage Historical Society of Pennsylvania identifican al
and Storage of Manuscripts in t the Henry E. destinatario de la pieza documental. El trmino
Huntington Library and Art Ga
ubicacin puede referirse al nmero de la
Ilery, copia mecanografiada en National \ Archives
Library. 17 pp.
coleccin o al de la adquisicin, o puede
72
Dorothy \ Martin "Use of Cataloging Techniques indicar el lugar que ocupan los documentos en
in Work with Records and Manuscripts American los anaqueles.
Archivist, 18 317-336 Oct. 1955
73
William H. Bond The Cataloguing of Manuscripts La entrada descriptiva en una ficha de
in the Houghton Library liaryard Library Bolletin 1: catlogo debe contener la misma informacin
392-396 (Autumn 1 1950) que la entrada descriptiva de una lista,
74
Boston Public Library "Roles for ( Cataloging the inventario, gua u otro escrito en forma de libro.
( Chamberlain Collection" copia mecanografa en Los datos descriptivos no tienen que
National Archives Library 11 pp. presentarse en el mismo estilo y formato
75
U.S S. library of Congress Ru/es for Dercrptive
empleados para la confeccin de los catlogos
Cataloguing in the Library of Congress (
Preliminary edition mimeographed, Washington, de biblioteca, las entradas descriptivas constan
1954) de dos partes: el ttulo que identifica la unidad
168
documental que vaya a catalogarse, y el formar el titulo de la ficha, depende del tipo
prrafo descriptivo que explica la procedencia, de catlogo que vaya a confeccionarse.
describe el contenido, y proporciona
informacin sobre el origen y uso de la unidad En el catlogo de autores el nombre de
documental. la entidad productora se escribe primero.
Normalmente la entrada descriptiva En el catlogo por tipo documental, el

debe incluir solamente los datos nombre del tipo documental es el primer
indispensables para que el consultante elemento que se consigna en la ficha.
comprenda la naturaleza y el uso de los
documentos. Los smbolos que se utilicen, En el catlogo de materias, el nombre
deben ser fciles de comprender. La labor de la entidad productora se escribe primero. El
descriptiva es ms costosa, lenta y se logra encabezamiento de materias bajo el que han
con gran trabajo cuando el sistema de de describirse los documentos, se consigna en
catalogacin es demasiado difcil, ya sea un rengln separado, despus del prrafo
porque requiere un anlisis complicado sobre descriptivo. Las fichas que se refieren a la
los documentos o por que se emplea un misma materia, se ordenan cronolgicamente
sistema de notaciones simblicas difciles de bajo las fichas-guas que identifican las
comprender. respectivas materias.
Los datos que se consignan en una c) Reglas: Las reglas para confeccionar el
ficha de catlogo deben limitarse a la titulo de la entrada descriptiva en una gala o
informacin fundamental sobre los en una lista, son aplicables para la confeccin
documentos. Si el objetivo de las entradas del ttulo para fichas de catlogo. Las citadas
descriptivas es limitado pero bien planeado, reglas pueden consultarse en los captulos
ser posible comunicar la deseada informacin aludidos donde han sido explicadas
sin convertir la labor descriptiva en una tarea detalladamente. A contignacin se da
lenta, complicada o costosa. solamente un breve resumen de las mismas.
1. La identificacin de las unidades 1) Nombre de la entidad productora:

documentales: El titulo de la ficha debe Una coleccin o pieza documental debe llevar
proporcionar la informacin que identifica la el nombre de la persona o corporacin a quien
coleccin o pieza documental que vaya a debe su origen. Una coleccin debe llevar el
catalogarse. nombre del coleccionista solo cuando no sea
a) Caracteres internos y externos: Esta posible darle el nombre de quien la produjo.
informacin normalmente, se refiere a los
siguientes caracteres internos y externos de la 2) Lugar de confeccin: Debe
coleccin o pieza documental: identificarse el lugar donde la coleccin o pieza
documental fue confeccionada. Si el contenido
1) nombre de la entidad productora del catlogo abarca varios estados, el lugar
2) lugar de confeccin puede identificarse indicando el nombre del
3) clase de entidad productora estado a que Se refiere la pieza; si los
4) tipo documental, en trminos generales o materiales descritos en el catlogo abarcan un
especficos solo estado, el lugar puede identificarse un
5) atributos particulares del tipo documental nombre de ciudad, pueblo, o condado. El
6) forma de reproduccin nombre del lugar de confeccin debe
7) fechas, y escribirse entre parntesis.
8) cantidad.
3) Clase de entidad productora: Si la
b) Distribucin de los elementos o coleccin o pieza documental fue producida
caracteres: La distribucin de los por una persona, debe indicarse la profesin u
elementos arriba implicados, a fin de ocupacin de quien la produjo; si origin en
una corporacin, debe identificarse la clase de
169
corporacin. Los datos informativos sobre la documentacin, la cantidad debe expresarse
clase de entidad productora se presentan en trminos de metros lineales, es decir, el
despus de los que identifican el lugar de espacio lineal que documentos ocupan en los
confeccin, ambos entre parntesis y separado anaqueles; cuando la documentacin ocupa
por punto y coma. menos de 10 centmetros lineales de espacio,
la cantidad debe indicarse en centmetros
4)Tipo documental: Si la coleccin est lineales y tambin por el nmero de piezas de
compuesta de diversos tipos documentales, que est compuesta; si el espacio ocupado es
debe identificarse en trminos generales, tales insignificante, basta con dar el numero de
como documentos, papeles o manuscritos; piezas que la componen; la cantidad de los
Si la coleccin est compuesta de un solo tipo documentos encuadernados debe expresarse
documental, debe identificarse el tipo, en por el numero de volmenes. Cuando se trata
trminos especficos. Las piezas individuales, de una sola pieza, debe modificarse el nmero
tambin deben ser identificadas por tipo de pginas, siempre que tenga ms de una.
documental, en trminos especficos.
2. Enumeracin de atributos: Los
5) Atributos particulares: El tipo prrafos descriptivos que proporcionan datos
documental puede identificarse an ms sobre una coleccin de documentos, deben
detalladamente especificando sus atributos ser ms extensos que los de describen una
particulares, si los tiene. Estos atributos se sola pieza documental.
refieren a la actividad o trmite que dio origen
a los documentos, o al asunto de que tratan. a) Atributos de las colecciones: La
entrada descriptiva para una coleccin de
6) Forma de reproduccin: Si los documentos normalmente debe proporcionar
documentos estn en forma de copias hechas informacin sobre lo siguiente:
a mano o mecanografiadas, deben
identificarse como transcripciones (transcripts); 1) su procedencia, proporcionando
si han sido reproducidas por medios datos que identifican la clase de corporacin o
fotogrficos deben identificarse como persona donde originaran los documentos as
fotocopias o microfilm. La informacin sobre la como otros datos significantes en la vida de la
forma de reproduccin ha de preceder a la corporacin o persona;
informacin sobre el tipo documental,
separndose la una de la otra por el uso de 2) su contenido, expresado en trminos
dos puntos. de las actividades de que tratan o que dieron
origen a los documentos, y de los objetos de
7) Fechas: Deben indicarse la primera y la dichas actividades respecto a personas,
ultima fecha del periodo en que fue corporaciones, lugares, cosas, y fenmena;
confeccionada la coleccin de documentos. Si
la mayor parte de los documentos o la parte
ms importante fue producida en determinados 3) su adquisicin, indicando Si por
aos entre la primera y la ultima fechas, stos donacin o compra, y dando el lugar y fechas
pueden escribirse dentro de un parntesis, de adquisicin;
entre la primera y ultima fechas. Las lagunas o
fechas aproximadas, tambin pueden indicarse 4) las condiciones que rigen su uso,
en el titulo. En el caso de una pieza que tiene especificando las restricciones;
una sola fecha fija, sta debe indicarse; si
pieza abarca un periodo de tiempo, la primera 5) datos bibliogrficos, indicando las
y la ltima fecha escriben como las de una publicaciones que hayan reproducido
coleccin. documentos de la coleccin e informando
sobre los Catlogos referentes a la misma.
8) Cantidad: La cantidad de b) Caractersticas de las piezas
documentos en una coleccin debe expresarse individuales: La entrada descriptiva para una
de la siguiente manera: Si es extensa la sola pieza documental normalmente debe
170
proporcionar informacin sobre las siguientes
caractersticas de la pieza: Smbolo
Wall, Richard (Harvey County, Kansas; agricultor), Libro de
1) su procedencia, identificando la Contabilidad, 1879.1921 1 pieza (34 paginas)
clase de corporacin o persona que la produjo; Wall (1851.1921) emigr de Rusia a Kansas en 1879, donde
y compr terrenos a la compaa de ferrocarriles Santa Fe. La
principal cosecha era la de trigo, y especialmente la especie
llamada Turkey Red introducida por los Mennonitas en 1875, y
2) su contenido, indicando la principal que Wall distribua para sembrar. Tambin cooper con el
actividad de que trata y los fines que esperan gobierno federal en experimentos sobre la sericultura.
Contenido: Cultivo de trigo; cra de ganado (vacas, cerdos,
lograrse, expresados en trminos de personas, ovejas) y aves de corral (gallinas, gansos); gastos y rentas (para
corporaciones, lugares, cosas, o fenmeno. cada producto agrcola); sericultura; la distribucin de rboles
frutales (mori) y de trigo para sembrar (Turkey Red); molienda de
trigo en Alta Mill, Burrton, Kansas.
A continuacin se reproducen dos
fichas de catlogo. La primera se refiere al En un catalogo de materias, el nombre del
incendio de la ciudad de Colombia, South amplio tema de que trata el documento, debe
Carolina durante la Guerra Civil, y resume el escribirse en un rengln separado,
contenido de una carta que ya fue utilizada inmediatamente despus del prrafo
como ejemplo ilustrativo para la preparacin de descriptivo. Para completar la ficha referente al
listas. La segunda se refiere a un libro de incendio de Colombia, deben escribirse, pues,
contabilidad perteneciente a un agricultor, las palabras ACTIVIDADES MILITARES v
pieza que tambin ha sido utilizada como RELIGIN, por ser stos los temas de que
ejemplo ilustrativo para la preparacin de trata el citado documento; la palabra
ndices. Ejemplos: AGRICULTURA debe escribirse para
completar la ficha que describe el libro de
Smbolo
Sister St. Etienne Vassas, (Columbia, S. C.; monja), Solicitud contabilidad.
para indemnizacin, 11 dic. 1865 1 pieza
Sobre in destruccin del Convento de las Ursulinas durante el
incendio de la ciudad de Columbia, S. C., por el ejrcito del
3. El uso de smbolos: En el siguiente
General Sherman, 17 feb. 1865. capitulo, se examinar detalladamente el
sistema de notaciones simblicas, las cuales
deben ser fciles de comprender. El objetivo
de los smbolos es el de identificar la coleccin
o el documento individual dentro de la
coleccin que vaya a catalogarse.
171
CAPTULO 12
LAS GUAS
1. Caractersticas y definicin. Proporcionar informacin general sobre
un conjunto de archivos unidos por un
La Gua, referida a los archivos, como lazo comn que puede ser el marco
su propio nombre indica, tiene la misin geogrfico (archivos de una regin) o las
especifica de orientar, haciendo valoraciones caractersticas similares de la
globales y destacando lo ms importante1.No documentacin (archivos nobiliarios o
desciende a particularizaciones, sino que de militares).
manera general seala las caractersticas, Proporcionar informacin especifica
establece relaciones, aporta bibliografa, sobre un fondo o una seccin de archivo.
puntualiza la historia de los organismos
productores, y sus fondos, seala la gnesis De aqu que segn Schellenberg, que
documental y las interrelaciones entre las identifica en uno solo los dos objetivos
secciones y entre las series. primeros, existen dos clases de guas las
generales y las especiales.
Puede hacerse una Gua de un archivo
con un fondo nico (en un archivo municipal), o Por su parte, dentro de los estudios RAMP
bien de un archivo con varios fondos, como programados por la UNESCO, el (<Manual
sera el caso de los archivos Generales de sobre Guas de Archivos> de Francoise
nuestro pas2. Tambin puede redactarse una Hildesheimer5 distingue tres categoras:
Gua del conjunto de archivos de una nacin o
de una regin, o de archivos similares (Gua de Guas por institucin de archivo, guas
Archivos eclesisticos) o bien de uno de los acumulativas para el conjunto de los archivos
fondos dentro de un Archivo3 o de una seccin de una regin o un pas, guas temticas
de archivo4. Pero no podr hacerse una Gua dedicadas a categoras concretas de
de una serie o de piezas documentales, s documentos elegidos, ya sea en funcin de su
estudios diplomticos y de tipologa naturaleza ya sea en funcin de un tema de
documental sobre unas u otras, pero esto ya investigacin (por ejemplo, Guas de las
sera otra cosa. Fuentes para la Historia de Hispanoamrica).
Varios objetivos pueden atribuirse a la Guas: Entiendo que junto a estas tres modalidades,
puede incorporarse una cuarta que sera la
- Proporcionar informacin general sobre un gua de un fondo con independencia del resto
archivo identificado con uno o varios del archivo -ya contemplada por Schellenberg.
fondos.
Conjugando esas cuatro modalidades con la
1
.VAZQUEZ, Manuel: Auxiliares descriptivos divisin y terminologa de este ltimo,
(Inventario y Gua CIDA (ejemplar podemos decir que la primera y segunda son
mecanografiado), Crdoba, Argentina, 1978. Cap. guas generales y la tercera y cuarta son guas
IV: ((Como hacer una Gua>. especiales por la limitacin de su campo, no
2
Sirvan como ejemplo las Gulas editadas de los perdiendo de vista que unas y otras participan
Archivos de Simancas, Corona de Aragn, Archivo de la generalidad de la informacin ofrecida.
General de Indias o Archivo Histrico Nacional.
3
HEREDIA HERRERA, Antonia: Gua del La Gua en definitiva, es una obra cuya
Consulado de cargadores a Indias, <<Archivo finalidad primordial es informar
Hispalense>, Sevilla, n. 183, 1977, pgs. 87-Ill.
4 panormicamente sobre el conjunto
HEREDIA HERRERA. Antonia: <<Gua de los
documental: en la Gua se hace historia de la
fondos de la Audiencia de Quito, descripcin de sus
series>> en Organizacin y descripcin de los
5
fondos de la Audiencia de Quito del AGI, Directrices Metodolgicas relativas a la
<<Historiografa y Bibliografa americanistas>>, Vol. preparacin de Guas Generales de Archivos
XXI, Sevilla, 1977, pgs. 139-165. Nacionales, PGI, 83/WS/9, Pars, 1983.
172
institucin o instituciones que producen la De acuerdo con esto se ha planteado en
documentacin, de las vicisitudes por las que alguna ocasin6 si la Gua representa la
stas han pasado hasta formar el fondo o conclusin o los preliminares de una labor de
fondos que hoy se identifican con un archivo o archivo. Siendo el instrumento primero para
con el conjunto de archivos con un entrar en contacto con los fondos, con
denominador comn. frecuencia una Gua elaborada y meditada ha
de realizarse tras la inventariacin de cada uno
La Gua ofrece la primera visin general a de estos fondos que integran el archivo. La
cualquier investigador: el volumen de unidades prctica aconseja la publicacin de una Gua
de instalacin y los campos de accin en los sucinta para dar a conocer a los investigadores
que puede desarrollarse su consulta. Su la existencia de los fondos que an no se
necesidad para el historiador es de vital hayan organizado ni descrito suficientemente,
importancia en cuanto que de su existencia y mientras se prepara una Gua completa tras la
conocimiento se puede evitar a ste consultas inventariacin total. Para la elaboracin de
en el lugar de origen, eliminando a veces estas Guas nunca ser necesaria la
viajes y gastos intiles con la simple indicacin catalogacin previa de las series.
de ausencia o prdida de determinadas
fuentes documentales En el caso de la Gua de un archivo su
confeccin suele correr a cargo de uno de sus
La Gua como instrumento primario de archiveros, cuando se trata de hacer la de un
informacin afirma Vicenta Corts jerarquiza fondo, la autora corresponder al profesional
el valor de los documentos entre si, sita a los responsable directo del mismo. Si se redacta
fondos estableciendo su sistemtica dentro del una Gua de mbito regional o nacional su
conjunto de un archivo en particular, o valora elaboracin dirigida, ha de contar con los
cada uno de los archivos dentro de una red informes parciales vertidos en cuestionarios
ms amplia, como puede ser el mbito regional que homogeneicen los datos para todos los
o nacional. Representa la primera centros.
aproximacin a los fondos y colecciones
conservadas. La utilidad de las Guas est en razn directa
con el crecimiento e internacionalizacin de la
Una Gua ser ms o menos completa investigacin y nace de la necesidad de acudir
dependiendo de los datos ms o menos a muchos depsitos y como consecuencia de
extensos que ofrezca, pero no considero que precisar de una forma manejable e inmediata
haya de descenderse para hacer una general y completa informacin de cada
clasificaciones conceptuales y terminolgicas archivo, incluso de los ms alejados.
basadas en esa mayor o menor amplitud de
datos. Esta extensin determinar que las La generalizacin de su elaboracin es una
haya muy voluminosas hasta las plasmadas en prctica bastante reciente. Pueden
forma de trptico considerarse las primeras, la Gua del Public
Record Office, en 1853, ye) Etat Sommaine
Todo archivo debe contar con su Gua, aunque des Archives de IEmpire, publicado en Francia
sea en su formato mnimo en forma de trptico. en 1867.
En cuanto a su elaboracin podr hacerse, En su origen las Guas se reducan a simples

segn el estado de organizacin y descripcin listas de fondos con indicacin de las fechas
del archivo, inmediatamente, o bien ser extremas, sin la menor alusin acerca de la
simultnea a la inventariacin, si el fondo o organizacin de los mismos y sin referencia a
seccin de archivo estn totalmente los instrumentos de descripcin existentes.
desorganizados, aunque siempre habrn de Esta formula fue desarrollndose e
ofrecerse, en una planificacin editorial, en incrementndose con relatos histricos y
primer lugar seguida del inventario o precisin de los servicios, hasta alcanzar la
inventarios correspondientes. forma de Gua que hoy nos es habitual.
6
Hildesheimer, Francoise: ob.cit. pg. 4
173
de los instrumentos de descripcin ofrece gran
La necesidad de las Guas est ms ligada a variedad e incluso disparidad. Con el fin de
los archivos con documentacin remota que a homogeneizar la redaccin de estas Guas que
los archivos administrativos. entran de lleno dentro de las Generales,
sealadas par Schellenberg, la UNESCO
La definicin de Gua, segn F. Hildesheimer: encarg a Francoise Hildesheimer la
<<un instrumento de investigacin que ofrece elaboracin de una normativa general de
un panorama general de los conjuntos de orientacin partiendo de algunas Guas
documentos archivados a los que est generales de Archivos Nacionales o generales
dedicada, generalmente dividida por los fondos ya publicadas8.
o series y completado mediante una
exposicin cronolgica de la administracin Por su parte el profesor Argentina Manuel
productora y la lista de los correspondientes Vzquez9 trat, con anterioridad, de establecer
instrumentos de investigacin>>. Donde se una normativa para las Guas generales para
dice instrumento de investigacin yo dira las especiales, siguiendo lo expuesto por
instrumento de descripcin, y donde dice Schellenberg.
series yo dira secciones de fondo y
colecciones y la exposicin cronolgica 2. Gua general y Gua especial.
quedarla mejor traducida por exposicin o
anlisis histrico, segn M. Vzquez en su En una Gua considerada general ser
trabajo ya citado define a la Gua como: imprescindible centrar la informacin sobre el
archivo a servicio de archivo: creacin,
<<una visin sinptica de los fondos y grupos vicisitudes, edificio, dependencias, personal
documentales de un archivo, acompaada de servicios que presta; sobre la historia de la
todo lo que pueda iluminar su valor y su institucin a instituciones cuyos fondos se
sentido, que se publica a fin de ofrecer a los albergan en esos archivos; exposicin
interesados remotas ideas de la archivara, sea sistemtica de los fondos, de sus secciones
en su totalidad, sea por temas>>. con indicacin del volumen de unidades,
fechas lmite modificacin en los fondos par
Carmen Crespo7 afirma que <<la Guas es la cesiones o adquisiciones; orientacin
descripcin de un fondo, indicando sus bibliogrfica sobre el archivo pero, sobre todo,
caractersticas fundamentales: organismo que relacin completa de los instrumentos de
lo origin, series, subseries, etc. que lo forman, descripcin sobre dichos fondos.
tipo de documentacin que lo constituye, l ndice alfabtico general no se hace tan
fechas extremas que comprende y volumen de sustancialmente preciso coma en el inventario
dicha documentacin>>. o en el catlogo. No nos referimos al ndice par
captulos de la obra.
La Direccin de los Archivos de Francia al
hablar de las Guas Departamentales las
define como <<una visin de conjunto de un 8
Las guas utilizadas para dicho estudio fueron las
depsito, de forma que el investigador pueda siguientes, entre otras: Guide Generale delgi
saber cules son sus recursos, la naturaleza e Archivi di Stato italiani, Roma, 1981.
inters de los fondos con que cuenta y los Les Archives Nationales. Etat Genral des fondos,
instrumentos de investigacin de que Paris, Archives nationales, 1978-80.
dispone>>. De Rijkarchieven in Nederland, Staatsuitgevery, s-
Gravenhage, 1973.
Guide to the Records of the Bahamas, 1973.
La confeccin de Guas, sobre todo las
Gua del Archivo Histrico Nacional, Madrid, 1958.
referidas a los archivos integrados por diversos Guide to the National Archives of the United States,
fondos, se ha hecho habitual en todos los Washington, 1974.
pases pero su elaboracin, corno la del resto Guides to the contents on the public Record Office,
Londres, 1963-68.
7
Terminologa de Archivos: Instrumentos de trabajo Guide to the public Archives de Zambia, Lusaka,
Homenaje a Federico Navarro ANABA, Madrid, 1970.
9
1973. Ob.cit.
174
Entre las Guas generales sobre un solo ofrecimiento de una situacin existente de
archivo a servicia de archivo, podemos citar la clasificacin e inventariacin y que ha
del Archivo Histrico Provincial de Pontevedra requerido tanto una reclasificacin coma una
editada no hace mucho y entre las Generales, reiventariacin.
cualquiera de las de los Archivos generales
espaoles. 3. Guas generales de Archivos
Nacionales: establecimiento de un modelo.
En la segunda modalidad de Guas generales,
es decir aqullas relativas a un conjunto El hecho de haber sido stas, dentro de las
temtico a geogrfico de archivos, los datos generales las tomadas por la UNESCO como
concretos de cada uno de los archivos se punto de partida para elaborar una normativa
reducen al mnimo, siguiendo las lneas homognea, puede servirnos para analizar los
establecidas en las ya descritas, pero puntos esenciales que han de ser tenidos en
suprimiendo, por ejemplo, la descripcin de cuenta en esta clase de Guas y de los que
cada uno de los fondos y la bibliografa. Si se arriba solo hemos hecho una enumeracin.
trata de archivos unidos por la similitud de la
documentacin, existir un estudio sobre las Cualquiera de ellas habr de estar integrada
caractersticas e informacin de la misma, por tres partes:
seguida de los datos concretos (datos
prcticos, reglamentarios e histricos) de cada I) Captulos introductorios.
uno de los archivos. 2) Descripcin de los fondos y
colecciones.
En las Guas especiales, las de un fondo o una 3) Apndices.
seccin de fondo integrantes de un archivo, los Es la segunda parte la ms sujeta a
datos sobre el archivo se reducen, se presta variabilidad en razn del mayor o mejor estado
ms atencin a la historia de la institucin descriptivo del archivo en cuestin.
productora de los documentos integrantes del 3. I. Captulos introductorios.
fonda o de la seccin y de sus series,
insistiendo en las funciones y actividades de En la parte introductoria habr de tenerse en
aqullas que van a dar origen a dichas series. cuenta coma cuestin previa el hecho de no
Se desciende hasta particularizar la gnesis de tratar de constituir un Manual de Archivstica,
stas y al contenido informativo general que sino ofrecer una presentacin de los fondos y
pueden ofrecer al investigador, tanto en un colecciones para facilitar su conocimiento.
sentido positivo como negativo o de exclusin.
Se trata tambin de fijar las relaciones de unas 3. 1. 1. Datos prcticos y reglamentarios.
series con otras, tras una tarea de
reclasificacin, precisa en muchas ocasiones, Direcciones del archivo, horario de apertura,
tratando de facilitar al historiador el camino de incluidos tambin los cierres anuales y
la investigacin. Como ejemplos de estas feriados.
Guas especiales pueden citarse la Gua de los
fondos de Consulados de cargadores a Indias Condiciones de admisin e inscripcin (tarjetas
o la Gua sobre la Audiencia de Santa Fe10. de investigador, validez), recursos y servicios:
Ambas responden a dos manifestaciones de (fotocopia, microfilm, diversas clases de salas
estas guas, una como resultado de un fondo de lectura o trabajo, biblioteca, adquisicin de
organizado e inventariado recientemente, a instrumentos de trabajo).
partir de una desorganizacin total y otra como Servicio de informacin: modalidad y lmites
del servicio de informacin y consulta, in situ, a
10
Heredia Herrera. Antonia: Gua del distancia.
Consulado...ob.cit.
Romero Tallafigo, Manuel: Archivo General de 3.1.2. Datos histricos relacionados con el
Indias. Gua de la Seccin de Gobierno. Audiencia archivo y sus documentos.
y virreinato de Santa Fe, Historiografa y
Bibliografa americanistas XXVIII, Sevilla, 1984, Creacin. Edificio.
pgs. 3-46.
175
Naturaleza jurdica de los fondos instituciones En el caso de ser varios fondos y colecciones
de donde proceden. se hace precisa una sinopsis del esquema
Estatuto jurdico del archivo su integracin integrado por todos estos fondos, indicando
dentro del sistema correspondiente. cada institucin productora, fechas extremas
del fonda y el nmero total de sus unidades de
3.1.3. Bibliografa. instalacin. Las colecciones y secciones
facticias tambin estarn representadas en
Referida a la Historia del Archivo y su edificio, dicho esquema. Tras esta sinopsis cada fondo
a su reglamentacin y a los instrumentos de y seccin facticia se irn ofreciendo
descripcin y stas ofrecidos sistemticamente sucesivamente con las mismas caractersticas
de acuerdo a la estructura del archivo y de sus que indicamos en el caso de que el fondo
fondos. Es una de las partes fundamental y coincida con el archivo.
ms til de la Gua11
En estas circunstancias convendra que cada
3.2. Descripcin de los fondos y fonda o coleccin estuviera introducida por la
colecciones historia de la institucin productora y se
manifestaran las relaciones de cada una de
Es la segunda parte: descripcin de los fondos ellas con los restantes, si existe tal conexin.
y colecciones, la que constituye el ncleo Tambin sera bueno que aparte de la
fundamental de la Gua. Es indispensable en bibliografa general ofrecida en los captulos
ella un ofrecimiento claro y sinttico de la introductorios, la especfica de cada fondo
documentacin. Siempre depender su referida a los instrumentos de descripcin
exposicin del estado de organizacin y existente se trasladara a esta parte, detrs del
descripcin de los fondos. cuadro de clasificacin de cada fondo12 o bien
la indicacin de inexistencia de los mismos. La
En el caso de coincidir el fondo con el archivo bibliografa referida a los instrumentos ir
hay que ofrecer en primer lugar el esquema de ofrecida sistemticamente siguiendo este
clasificacin a travs de la subdivisin en orden: las Guas especiales si las hubiere, los
secciones, subsecciones y series, inventarios, los catlogos y las colecciones.
especificando en stas su denominacin y las
fechas lmite y el nmero de unidades de Si cada uno de estos fondos est
instalacin en cada una de ellas. definitivamente inventariado, la descripcin de
cada uno de ellos reproducir tras la
introduccin histrica, el cuadro de
clasificacin con que ha de iniciarse todo
inventario.
11
Su importancia y necesidad ha determinado a
veces la publicacin por separado de esta parte,
as: Heredia Herrera Antonia: Bibliografa del .G.I.
12
Archivo Hispalense nms. 208-209 (Homenaje al Puede servirnos de ejemplo claro: Pea Cmara,
Archivo de Indias en su Bicentenario), Sevilla, Jos Ma. Archivo General de Indias. Gua del
1985. visitante, Ministerio de Educacin, Madrid, 1958.
176
CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES
INTERNATIONAL COUNCE ON ARCHIVES
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS
ISAD (G)
NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA

Adoptada par La Comisin Ad Hoc de Normas de Descripcin
Estocolmo, Suecia, 21-23 de enero de
(Versin. final a aprobada por la CIA)
Ottawa
1994
Norma internacional General de Descripcin Archivstica
Documento preparado con el apoyo financiero de la UNESCO
El documento original fue redactado en ingles La presente traduccin no es mas que un

documento de referencia. No es Un documento oficial
Versin espaola preparada por:

Luis Martnez Garca, Rosana de Andrs Daz Victoria Aria Roca.
Copyright CIA
Se autoriza la reproduccin de esta publicacin a condicin de estar la fuente
ISBN
177
PREFACIO
P.1 Un sub.-grupo de la Comisin Ad Hoc de Normas de Descripcin Archivstica prepar un

borrador de Reglas Generales. Este sub-grupo se form en la primera reunin plenaria de la
Comisin celebrada en Hhr-Grenzhausen, Alemania, en octubre de 1990
P.2 El sub-grupo estuvo formado por. Wendy Duff (Coordinadora). Michael Cook. Sharon
Thibodeau, Hugo Stibbe (Director del Provecto y Secretario)
P.3 El sub-grupo se reuni en Liverpool, Reino Unido, en Julio de 1991 para completar el borrador
que fue discutido, modificado y ampliado en la reunin plenaria de la Comisin en Madrid en
enero de 1992. Se adopt formalmente el borrador en est reunin Se le conoce como el
Borrador de Madrid de la ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica.
P.4 El borrador de Madrid de la ISAD(G) fue puesto en circulacin en febrero de 1992, para su
comentario por la comunidad archivstica internacional traducido a 125 lenguas oficiales del
Consejo Internacional de Archivos, y distribuidos como potencia en el XII Congreso
Internacional de Archivos, celebrado en Montreal en septiembre de 1992, siendo discutido en
una sesin abierta la Comisin volvi a reunirse en Estocolmo, en enero de 1998 para
examinar y revisar el documento respondiendo a los comentarios recibidos de todas partes
del mundo y a los efectuados en la sesin abierta de Montreal el documento actual el
resultado de este proceso.
P.5 Se propone un periodo de 5 aos para revisar este documento, lo cual ser recomendado a
la CIA cuando el documento sea presentado para su publicacin
P.6 La Comisin Ad Hoc de la CIA de Normas de Descripcin reconoce y agradece a la

UNESCO su apoyo econmico a este proyecto. Tambin quiere dar las gracias al Archivo
Nacional de Canad por el sostenimiento de la Secretaria y a las instituciones que han
escogido a la Comisin durante l desarrollo de este documento, a la Direccin de los
Archivos Escalares del Ministerio de Cultura de Espaa y al Archivo Nacional de Suecia
178
INTRODUCCION
1.1 Este conjunto de Reglas Generales para la descripcin archivstica forma parte de un proceso
encaminado a:
a) asegurar la creacin de descripciones coherentes, apropiadas e inimaginables por s mismas

b) facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin sobre la documentacin de archivo.
c) hacer posible el compartir los encabezamientos autorizados y
d) posibilitar la integracin de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de
informacin
1.2. Como reglas generales, se pretende que sean ampliamente aplicables a las descripciones de
documentos sin tener en cuenta la naturaleza o volumen de la unidad de descripcin. Estas
reglas rigen la recogida de informacin para cada uno de los 26 elementos que pueden ser
combinados, para constituir la descripcin de cualquier unidad
1.3 Cada regla est formada por.
a) el nombre del elemento de descripcin al que afecta la regla;

b) una declaracin del objetivo que se pretende al incorporar el elemento en una
descripcin;
c) una declaracin de la regla general (o reglas) aplicable al elemento y,
d) en donde es preciso, ejemplos que ilustran la aplicacin de la(s) regla(s).
1.4 La organizacin de las reglas refleja la estructura preferible para toda descripcin que
incorpora elementos regidos por ellas. Dentro de esta estructura, los elementos se agrupan en
seis reas de informacin:
1. rea de Identificacin (donde se incluye informacin esencial para identificar la unidad de

descripcin
2. rea de Contexto (donde se incluye informacin sobre el origen y custodia de la unidad de
descripcin).
3. rea de Contenido y Estructura (donde se incluye informacin sobre el tema principal de los
documentos y la organizacin de la unidad de descripcin).
4. rea de Acceso y Utilizacin (donde se incluye informacin acerca de la disponibilidad de la
unidad de descripcin).
5. rea de Documentacin Asociada (donde se incluye informacin acerca de los documentos
que tienen una relacin importante con la unidad de descripcin).
6. rea de notas (donde se incluye informacin auxiliar y la que no se puede incluir en otras
reas).
1.5 Aunque se puede utilizar la totalidad de los 26 elementos que se incluyen en estas reglas
generales, solo una parte de los mismos ha de usarse necesariamente en una descripcin
Solo unos pocos elementos son esenciales en cualquier descripcin
a) cdigo de refrenda
b) ttulo
c) fechas de creacin o fechas extremas de los documentos incluidos en la unidad de
179
descripcin1
d) volumen de la unidad de descripcin
e) nivel de descripcin
Si el nombre del organismo productor no est incluido en l titulo, entonces el elemento de

descripcin que contiene su nombre es tambin esencial para el intercambio internacional
1.6 El punto hasta el cual una descripcin archivstica incorpora ms elementos de

informacin de los que son esenciales, depender de la naturaleza de la unidad de
descripcin y de las necesidades del sistema de informacin, manual o informatizado,
de que forma parte Algunos sistemas de informacin pueden incluir descripciones de
las partes constitutivas de los fondos (pie. serie, unidad documental), as como del fondo
mismo. Para asegurar la eficacia y claridad de tales sistemas, la preparacin de
descripciones en varios niveles dentro de ellos debera guiarse por las reglas relativas a su
interconexin y contenido informativo. Con este fin, a las reglas generales se han
incorporado otras para describir en varios niveles.
1.7 Las reas de descripcin afectadas por estas reglas generales son aquellas que se ha
considerado tienen la ms amplia aplicacin en un contexto archivstico internacional Este es
solo el comienzo de un esfuerzo de normalizacin. Se debern formular otras reglas
especificas para regular la descripcin de clases de documentos especiales (tales como
documentos cartogrficos, pelculas o ficheros electrnicos, privilegios, escrituras
notariales, ttulos de propiedad).
1.8 Los puntos de acceso se basan en los elementos de descripcin. El valor de los puntos de
acceso se refuerza con el control de encabezamientos autorizados: Debido a la importancia
de los puntos de acceso para la recuperacin, se debern desarrollar directrices
internacionales para su formulacin. La Comisin Ad Hoc de Normas de Descripcin esta
desarrollando una norma de descripcin para encabezamientos autorizados. Vocabularios y
trminos convenidos que sean usados como puntos de acceso deben ser desarrollados por
cada pas o para cada rea lingstica.
Las siguientes normas ISO son tiles, para el desarrollo y actualizacin de vocabularios
controlados: ISO 5963 Documentacin -Mtodos para el anlisis de documentos,
determinacin de su contenido y seleccin de Los trminos de indizacin e ISO 2788
Documentacin Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolinges.
1.9 Para citar una fusente publicada dentro de un elemento de descripcin debe seguirse la ultima
versin de ISO 690 Documentacin -Referencias bibliografas. Contenido, forma y estructura.
1
Nota del Traductor. Los archivos son conjuntos. orgnicos de documentos que genera, renen y conservan
documentacin producida por las personas fsicas y jurdicas en el ejercicio de sus competencias. Se
consideran corno fechas archivsticas las fechas extremas que indican el momento en que un documento inicia
y concluye sus efectos jurdicos o administrativos independientemente de las fechas de los documentos
aportados como antecedentes pruebas o testimonios.
Estos ltimos son subsidiarios y la fecha que aparece en ellos se enmarca dentro de un concepto. ms amplio,
denominado data. Su conocimiento es de inters para la investigacin cultural ms que para la organizacin
180
0. GLOSARIO DE TERM1NOS RELACIONADOS CON LAS REGLAS GENERALES
0.1. El siguiente glosario con trminos y sus definiciones forma parte integrante de estas reglas. de
descripcin. Las definiciones van de ser entendidas en cuanto han sido formuladas
especficamente para los propsitos de este documento.
Acceso (Access). La posibilidad de consultar los documentos de un fondo, habitualmente sometida a

reglas y. condiciones.
Control de Encabezamientos autorizados (Authority control). El control de formas normalizadas de
trminos, incluyendo nombres (de personas, geogrficos o de entidades) usados como puntos de
acceso.
Descripcin Archivstica (Archival description). La creacin de una representacin exacta de una
unidad de descripcin y de las partes que la componen, en caso de haberlas, por el
procedimiento de captacin, cotejo, anlisis y organizacin de cualquier informacin que sirva
para identificar la documentacin y explicar el contexto que la produjo.
Expediente (File). Una unidad organizada de documentos agrupados juntos para su uso en la gestin
del productor o en el proceso de organizacin archivstica, debido a que se relacionan con un
mismo asunto, actividad o trmite. Un expediente es, habitualmente, la unidad bsica dentro de
una serie documental2
Fecha de creacin (Date of creation). La fecha real en que se produjo la documentacin incluida en
una unidad de descripcin3
Fechcs extremas (Date of accumulation). El periodo durante el cual la documentacin incluida en la
unidad de descripcin, o que forma parte de ella, ha sido reunida por su productor.4
Fondo (Fonds). El conjunto de documentos, cualquiera que sea su conato o soporte, producidos
orgnicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia, u organismo en el
ejercicio de las actividades y funciones de ese productor.
Instrumento de descripcin (Finding Aid). El trmino ms amplio que abarca cualquier descripcin o
medio de referencia elaborado o recibido por un archivo en el proceso de establecimiento de
control administrativo o intelectual sobre la documentacin.
Localizacin (Location). La sede de la institucin archivstica, o el domicilio del propietario privado,
donde se conserva la unidad de descripcin.
Nivel de descripcin (Level of Description). El lugar que ocupa la unidad de descripcin en la
jerarqua del fondo.
Organismo (Corporate body). Una organizacin o grupo de personas que se identifica por un nombre
2
Nota del traductor En Espaa el trmino mas parecido afile es el de expediente entendido como la unidad
documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por un sujeto
productor en la resolucin de un mismo asunto. El expediente es consecuencia de una norma jurdica
procedimiento o de la gestin del organismo productor, nunca debido a un proceso de organizacin
archivstica.
3
Nota del traductor. Fecha de creacin es un trmino de difcil inclusin en la terminologa archivstica
espaola. Se trata de la data crnica de los documentos, a la cual seria preciso aadir una explicacin
definindola como las fechas extremas de todos los documentos reunidos por un organismo productor,
incluidos los aportados como pruebas, testimonios o antecedentes, necesarios para el ejercicio de sus
actividades.
4
Nota del traductor Acumulacin es un trmino mas relacionado con documentacin reunida sin Un criterio
especifico y se presta a la ambigedad. En la archivstica espaola se entienden como fechas extremas las
que indican el momento de comunicacin y conclusin de los expedientes con independencia de la data de
los documentos aportados como antecedente o prueba.
181
propio y que acta, o puede actuar, como una persona jurdica.
Embarques de caucho a Italia y Francia

Sociedad Pizarrera del Anjou. Explotacin
Fondo Perret
Fondo Hennebiqe
Si se considera apropiado, se puede abreviar un titulo formal largo, pero solo si puede hacerse sin
prdida de informacin esencial
En caso de no existir un ttulo, redactar uno conciso. En el nivel de fondo incluir el nombre del
productor. En los niveles ms bajos incluir, por ejemplo, el nombre del productor y un trmino
indicando la topologa de los documentos que comprende la unidad de descripcin y, si fuera
apropiado, una frase reflejando funcin, actividad, materia, localizacin o asunto.
Distinguir entre ttulos formales y atribuidos de acuerdo a las normas nacionales o de lenguaje.
Ejemplos:
Libros de Actas del Movimiento Cristiano para la Templanza de las Mujeres.
Cartas de misioneros Presbiterianos que sirven en Manitoba.
Videos de los discursos electorales de Ronald Reagan
Documentos del Servicio de Costas y Geodesia.

(ttulo a nivel de fondo)
Documentos de la Oficina del Super intendente.
(ttulo a nivel de sub-fondo)
Correspondencia de salida.
Correspondencia de entrada
Borradores de informes Anuales para el Congreso.
(Ttulos a nivel de serie)
Borrador del Primer Informe.
(ttulo a nivel de unidad documental)
Papeles de la Familia Rockefeller.

(ttulo a nivel de fondo)
Papeles de John D. Rockefeller, St.
(ttulo a nivel de seccin de fondo)
Correspondencia relativa a asuntos de negocios.
Correspondencia relativa a actividades filantrpicas.
Correspondencia personal
(ttulos a nivel de serie)
Cartas a J. Pierpont Morgan.
Carta a Teodoro Roosevelt
(ttulos a nivel de unidad documental)
embarque de caucho aprobado por el Comit de Exportacin de Caucho-S de S388/15;
182
Boletn de Agricultura Misc 390/l5; exportacin de caucho a Canad - S de S402/15;
embarque de caucho: 7 toneladas de Harrison and Crossfield a Alcan & Co, Pars, en
junio S de Sf938115; embarque de caucho a Nueva York por el S.S. Indrawi el 9 de
junio de 1915 - H.C.O. 198 1/15.
Fuentes complementarias mencionadas en el instrumento de consulta impreso.
33.4 Documentacin complementaria en otros archivos

Objetivo:
Identificar la existencia en otros archivos de documentacin relacionada con la procedencia
de la unidad de descripcin.
Regla:
Si la documentacin existente en otro archivo tiene relacin con la procedencia de la unidad
de descripcin. se debe proporcionar informacin sobre la documentacin complementaria y
el archivo.
Ejemplos:
Fondos de Ernest Buckler en el Archivo Pblico de Nueva Escocia.
Expedientes relativos a comercio, aduanas e impuestos aduaneros, exportaciones de

caucho, estimaciones. Informes anuales, etc., en las Secciones Filiales del Archivo
Nacional de Malasia.
Fuentes complementarias relacionadas en el instrumento de descripcin impreso.
3.5.5 Bibliografa
Objetivo:
Identificar cualquier publicacin que se base en la utilizacin, estudio o anlisis de la unidad
de descripcin
Regla:
Recoger una cita y/o informacin sobre una publicacin que se base en el estudio, utilizacin
y anlisis de la unidad de descripcin.
Ejemplos:
Folios 23-24 publicados en Chronicon Petriburgense, ed.T. Stapleton (1849), p.p. 176-
182.
Bibliografa en el instrumento de consulta.
3.6 AREA DENOTAS

3.6.1 Notas
Objetivo:
Proporcionar informacin adicional importante que no se haya podido incluir en otras reas.
-Regla:
Recoger informacin adicional importante que no se pueda incluir en ninguno de los
elementos de descripcin definidos.
Organizacin (Arrangement). Las operaciones intelectuales implicadas en el anlisis y
organizacin de los documentos.
Procedencia (Provenance). El organismo o persona que ha creado, reunido y/o conservado y
utilizado los documentos en el desempeo de su actividad como persona fsica o jurdica.
183
Productor (Creator). Vase procedencia.
Punto de acceso a la informacin (Access Point). Un nombre, palabra clave, trmino indicado, etc.,
por el cual una descripcin puede ser buscada, identificada y recuperada.
Seccin de fondo (Sub-fonds). La subdivisin del fondo que contiene un conjunto de documentos
relacionados que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos
que los originaron, cuando no sea posible, la agrupacin de documentos por criterios
geogrficos. Cronolgicos, funcionales o similares. Cuando el organismo productor posee una
estructura jerrquica compleja, Catia sub-grupo puede tener tantos sub-grupos subordinados
corno sean necesarios, para reflejar los niveles de la estructura orgnica hasta la unidad
administrativa subordinada ms pequea.5
Serie. (Series,). Documentos organizados de acuerdo al procedimiento administrativo o conservados
como una unidad porque son el resultado de la misma gestin o procedimiento, o la misma
actividad, tienen una misma topologa, o debido a cualquier otra relacin derivada de su
creacin recepcin o utilizacin.6
Topologa (Form). El tipo de documento que puede existir en una unidad de descripcin, p. ej., cartas,
libros de actas.7
Titulo (Tide). Una palabra, frase. Carcter o conjunto de caracteres con los que se define a unidad de
descripcin.
Ttulo formal (Formal tide). Un titulo que aparece de manera destacada en la documentacin que est
siendo descrita.
Titulo atribuido (Supplied Thie). Un titulo proporcionado por el archivero a una unidad de descripcin
que carece de un titulo formal
Unidad de descripcin (Unit of Description). Un documento o conjunto de documentos, en cualquier
soporte, tratado como una entidad, y que constituye, por tanto, la base de una sola descripcin.
Unidad documental (Item). La ms pequea unidad de archivo, indivisible intelectualmente. Ej.: Una
carta, memorandum, informe, fotografa, registro sonoro.8
Valoracin y eleccin (Appraisal).- El proceso por el que se, determina el valor archivstico de un
conjunto de documentos
5
Nota del traductor La Seccin de Fondo o Seccin Documental se utiliza en la archivstica espaola, dentro de
la fase de clasificacin., Aunque se encuentra sujeto a discusin Dentro de la clasificacin se admiten los
criterios orgnicos. Funcionales. orgnico-funcionales y en algunos casos s ha discutido el criterio geogrfico.
Es rechazado. taxativamente, el cronolgico que se engloba en la fase de ordenacin y por supuesto el trmino
similares" El concepto orgnico-funcional es el preferido frente al que utiliza la mera representacin de la
estructura administrativa, pues en la Administracin Espaola las oficias se diversifican tan rpidamente que
aparecen y desaparecen o cambian su jerarqua y dependencia administrativa.
6
Nota del traductor. En el Diccionario de Terminologa Archivstica se define la serie como "conjunto de
documentos producidos por las personas fsicas o jurdicas en el desarrollo de una misma actividad y regulado
por la misma norma jurdica y/o de procedimiento. V. Diccionario de Terminologa Archivstica. Madrid :
Ministerio de Cultura, Direccin General de Bellas Artes y Archivos, Direccin de los Archivos Estatales 1993
(Normas Tcnicas de la Direccin de Archivos
Estatales, 1). p. 49.
7
Nota del traductor En la archivstica espaola se considera que la tipologa o tipo documental es de carcter
jurdico y se define como la unidad documental generada, retenida y conservada por un sujeto productor en el
ejercicio o desarrollo de una competencia o actividad concreta, regulada por una norma jurdica y con unos
mismos caracteres internos especficos que determinan su contenido. Los caracteres externos, es decir el
soporte y formato pueden ser Homogneos o no dependiendo de los medios tcnicos existentes.
8
Nota del traductor Item es un concepto inexistente en la archivstica espaola silo entendemos como la unidad
ms pequea de un archivo, indivisible intelectualmente y que forma parte del file. En Espaa el elemento
indivisible es denominado unidad documental, y esta puede ser simple cuando est constituida por un solo
documento o compuesta cuando la constituyen varios, formando un expediente.
184
1. DESCRIPCION EN VALUOS NIVELES RELACIONADOS
1.1 INTRODUCCION
Si el fondo se esta describiendo coma un todo. Debera representarse en una sola descripcin.
Utilizado Los elementos que se muestran, ms adelante, en la seccin tercera de este documento. Si
se requiere la descripcin de las partes del fondo. stas se pueden descubrir tambin, por separado y
utilizando los elementos apropiados de la seccin tercera. La suma total de todas las descripciones
as obtenidas, relacionadas jerrquicamente representa el fondo y aquellas partes que fueron
descritas Para los propsitos de estas reglas esta tcnica de descripcin se denomina descripcin en
varios niveles.
Cuando reglas fundamentales son de aplicacin cuando se establece una descripcin en varios
niveles. Se exponen en Las reglas 2.1 a 2.4.
2. REGLAS PARA LA DESCRIPCION EN VARIOS NIVELES
2.1 DFSCFJPC1ON DE LO GENERAL A LO ESPECFICO

Objetivo:
Representar el contexto y la estructura jerrquica del fondo y de sus partes
Regla.
En el primer nivel la descripcin debe dar informacin del fondo como un todo. En los siguientes
niveles se debe dar informacin de las panes descritas Las descripciones resultantes se mostrarn
en una relacin jerrquica desde la parte al todo, yendo desde el nivel ms amplio (fonda) al ms
especifico
22 INFORMACION PERTINENTE SEGUN EL NIVEL DE DESCRIPCION

Objetivo:
Representar de forma precisa el contexto y contenido de la unidad de descripcin.
-Regla
Proporcionar solamente, la informacin que sea adecuada al nivel que se esta describiendo Por
ejemplo, si la unidad de descripcin es un fondo, no se proporcionar informacin detallada d
contenido de un expediente, ni sobre la historia administrativa de todo un organismo si el productor
de la unidad de descripcin es una divisin del mismo.
2.3 INTERCONEXION DE LAS DESCRIPCIONES
Objetivo:
Dejar clara la posicin que ocupa en la estructura jerrquica la unidad de descripcin. Regla
Relacionar cada descripcin con la unidad de descripcin inmediatamente superior y, en su caso,

identificar el nivel de descripcin (vase 3.1.4).
2.4 NO REPETICION DE LA INFORMACION

Objetivo:
Evitar la redundancia de la informacin en las descripciones archivsticas relacionadas
jerrquicamente.
Regla:
incluir en el nivel superior que sea mas adecuado, hi informacin comn a total Las partes que lo
componen. No repetir en el nivel inferior de descripcin la informacin que se haya dado en un nivel
superior
185
3. ELEMENTOS DE DESCRIPCION
3.1 AREA DE IDENTIFICACION
3.1.1 Cdigo(s) de referencia

Objetivo:
Identificar el archivo Y proporcionar un nexo de unin entre los documentos y La descripcin que los
representa
Regla:
Incluir el cdigo del pas de acuerdo con la ultima versin de la norma ISO 3166 Cdigos para la
representacin de los nombres de los poises, seguido por el cdigo del archivo, de acuerdo con el
cdigo normalizado de archivos del pas, seguido del cdigo especifico del archivo local, la signatura,
u otro identificador nico.
Ejemplos:
CANACANC-C2358
US LC 72- 064568
MY P!AMM Z4
MY MS ANM P/PESU.RC.O 410/1915
FR AD 53/234 J
3.1.2 Titulo
Objetivo:
Dar nombre a la unidad de descripcin.
Regla:
Cuando la unidad de descripcin tenga un titulo formal, ste debe transcribirse textualmente, palabra
par palabra, con su orden y ortografa original; pero no necesariamente ni la puntuacin ni las
maysculas.
Ejemplos:
Partes de incidencias en Peace River 1832 .
Protesta clamorosa y Revista de Polica 1828-1842
3.1.3 Fechas (le creacin de la unidad de descripcin

Objetivo:
Identificar y recoger las fechas de creacin de la documentacin de la unidad de descripcin9
Reglas:
Se datara cuando se ha producido la documentacin que compone la unidad de descripcin tanto en
el caso de una nica fecha como en el de un periodo cronolgico. Se debern incluir las fechas de
creacin si es un periodo cronolgico, excepto si la unidad de descripcin es un fondo abierto (o parte
de el) a nuevas transferencias.
Ejemplos:
9
Nota del traductor: Vase punto 3.2.3.
186
1900-1919
actividades sediciosas oper y genera documentacin desde 1917 a 1919. Sin
embargo, las fechas reales de la totalidad de los documentos de las series abarcan
desde 1900 a 1919, reflejando la inclusin de documentos originales recogidos como
evidencia en las investigaciones de la Comisin,)
(Comparar con 3.2.3)
23 Marzo 1927
circa 1930
1858
Antes de 1850
1907-1949
1907-
21.2.1915 - 21.12.1915
Opcionalmente, incluir tambin
(a) las fechas predominantes o las lagunas Luis significativas. No incluir nunca las fechas
predominantes sin las fechas extremas.
Ejemplos:
1703-1908 (predomina 1780-1835)
1923-1945 (falta de 1933 a 1935)
(b) la(s) fecha(s) de los documentos que custodia el archivo.
Ejemplos:
1703-1908. En el archivo: 1703-1868
(principalmente 1708- 1835)
1907- En el archivo: 1907-1958
(principalmente 1930- ) (principalmente 1930-1958)
3.1.4 Nivel de Descripcin

Objetivo:
Identificar el nivel de descripcin.
Regla:
Indicar el nivel de esa unidad de descripcin.
Ejemplos:
Fondo
Serie
187
Subserie
Expediente
Unidad documental10
3.1.5 Volumen de la unidad de descripcin (cantidad, volumen. tamao)

Objetivo:
identificar y resear
a) el volumen fsico y
b) el soporte de la unidad de descripcin
Reglas:
Resear el volumen de la unidad de descripcin dando el nmero de unidades fsicas en cifras
arbigas y la denominacin especifica ms apropiada del tipo de soportes que existen en la unidad
de descripcin.
Ejemplos:
2 rollos de pelcula
128 fotografas
19 carpetas
25 volmenes
20 cartas
20 m (548 legajos)
0 bien se pueden dar los metros lineales de estantera o los metros cbicos de la unidad de
descripcin.
Ejemplo:
300 cajas (30m)
Si el tamao de la unidad de descripcin se da en trminos lineales y se desea ofrecer informacin

adicional esta se aadir entre parntesis.
Ejemplo:
4 m (ca. 10200 unidades de instalacin)
Cuando la unidad de descripcin es un fondo abierto (o parte de el) a nuevas transferencias, de

forma opcional se puede hacer constar la dimensin conocida en una fecha determinada y/o la de la
parte que se tiene en custodia.
Ejemplo:
128 fotografas (a 6 de febrero de 1990). En custodia: 58 fotografas
10
Nota del traductor: Subserie es un trmino que dentro de la archivstica espaola se introdujo ser influencia
de francesa aunque. actualmente es rechazado por La mayora de los profesionales. cuanto a unidad
documental vase la del traductor no. 6.
188
3.2 AREA DE CONTEXTO
(Tambin cabe la posibilidad de organizar parte de la informacin de es la rea concretamente el
nombre del productor y la historia institucional a biogrfica- en ficheros de encabezamientos
autorizados independientes pero relacionados)
3.2.1 Nombre del productor

Objetivo:
Identificar el productor productores) de la unidad de descripcin.
Regla:
Nombre del organismo (u organismos) o del individuo (a individuos) responsables de la produccin de
la unidad de descripcin a condicin de que esta informacin no aparezca en el titulo
3.2.2 Historia institucional biogrfica

Objetivo:
Proporcionar una resea histrica o datos biogrficos sobre el productor (a productores) de la unidad
de descripcin para situar los documentos en su contexto y hacer que sean mejor comprendidos.
Regla:
Recoger concisamente cualquier informacin significativa sobre el origen, transformacin, desarrollo y
funcionamiento del organismo u organizarnos o sobre la vida y actividad del individuo o individuos
que han producido la unidad de descripcin. Si se incluye informacin adicional., procedente de una
fuente publicada, sta debe citarse.
En el caso de personas o familias se recopilar informacin tal como nombre completo, apellidos y
ttulos fechas de nacimiento y muerte, lugar de nacimiento sucesivas residencias actividades,
ocupaciones o cargos pblicos nombres originales seudnimos y hallas, realizaciones significativas, y
lugar de fallecimiento.
Ejemplo:
Louis Hmon the un escritor francs nacido en Brest, Francia en 1880 Muri en Canad
en Chapleau (Ontario) en 1913. Estudi leyes en la Sorbona de Pars Paso ocho aos
en Inglaterra antes de emigrar a Canad en 1911, vivi en Montreal una granja en
Peribonka (Lago Saint-Jean). Durante su corta carrera escribi varios libros y artculos
Hemon es famoso por Maria Chapdelaune: Recit du Canad francais publicado por
primera vez en 1916.
Si se trata de organismos, incluir informacin tal como el nombre oficial, fechas de existencia,
legislacin que lo regula, funciones, objetivos y desarrollo del organismo, si jerarqua
administrativa y sus sucesivas denominaciones.
Ejemplos:
El Freedmens Bureau the creado dentro del Departamento de guerra el 3 de marzo de
1865, para supervisar todas las actividades de refugiados y liberados y para asumir
custodia de todas las tierras y propiedades confiscadas a abandonadas. Abolido el 10
de junio de 1872, se traspasaron las funciones que le quedaban a Freedmens Branch
en la Oficina del Asistente General y desde 1879 a la Colored Division: de la Oficina del
Asistente General
La Kungston Steam Trawling Company fue creada en 1981 La Ikttver Bros adquiri ca
19 ? la mayora de sus acciones y fue absorbida por Associated Fisheries cuando la
189
Hellyer Bros se fusion con esta Compaa en 1961. Ces sus actividades comerciales
en 1965 siendo disuelta en 1972.
La Sociedad Pizarrera del Aiyou fue constituida el 16 de julio de 1894 por cuatro
accionistas con el fin de obtener la explotacin de varias canteras en Mame-et-Loire
(Trelaz y Noyant-la-Gravoyre) v en Mayenne. La adquisicin de las pizarreras de
Renaz dur cuatro aos: propietaria de la cantera de Ensuzieres y accionista
mayoritario de la Sociedad de Laubimiere (1894); propietaria de las pizarreras de la
Touche y de Fresne (1895); propietaria de Laubimiere (1897). A causa de La
competencia espaola, desde 1960, la Sociedad Pizarrera del Anjou cerr su ltima
explotacin en Renaz el 31 de diciembre 1975.
3.2.3 Fechas extremas que el productor ha generado los documentos de la unidad de descripcin
Objetivo:
Proporcionar la(s) fecha(s) en que se ha generado la unidad de descripcin (ejemplo: serie,
expediente) par su productor.
Regla:
Dar la(s) fecha(s) extremas de la documentacin generada en la unidad de descripcin por el
productor como una fecha nica o coma perodo cronolgico. La fecha c fechas recogidas aqu se
refieren a acciones registradas en los documentos por el productor y no pueden ser anteriores a la
fecha de la creacin del organismo o a la fecha de nacimiento del individuo productor. Estas fechas
pueden ser distintas de las fechas indicadas en 3.1.3 Fechas de creacin de los documentos de la
unidad de descripcin en aquellos cases en que la unidad de descripcin sea el resultado de una
actividad que incluya la adquisicin de documentos generados antes de su archivo por el productor,
tal como documentos generados par otras procedencias durante una investigacin o accin legal.
Ejemplos:
1917-1919
actividades sediciosas oper y gener documentacin desde 1917 a 1919. Sin
embargo, las fechas reales de la totalidad de los documentos de las series abarcan
desde 1900 a 1919, reflejando la inclusin de documentos originales escogidos como
evidencia en investigaciones de la Comisin)
21.2. 1915- 21.12. 1915
3.2.4 historia de la custodia de los documentos

Objetivo:
Proporcionar informacin sobr los cambios de propiedad y custodia de la unidad de descripcin que
sean significativos para determinar su autenticidad, integridad e interpretacin
Regla:
Resear las sucesivas transferencias de propiedad y custodia de la unidad de descripcin junto con
las fechas de las mismas, en tanto en cuanto puedan determinarse. Si la historia de la custodia es
desconocida debe researse este hecho.
Cuando la unidad de descripcin se recibe directamente de su productor, no se debe incluir una

historia de la custodia sino que esa informacin se recoger., preferiblemente, en el elemento Forma
de Ingreso (vase 3.2.5).
190
Ejemplos:
El archivo de la Ocean Falls Corporation permaneci bajo la custodia de la Pacific Mills
Lid, y las compaas que le sucedieron hasta que en 1973 el aserradero y sus anejos
cayeron bajo el dominio del Gobierno Provincial de la British Colombia. En 1976 el
archivo fue transferido a la Biblioteca Pblica de Ocean Falls la cual inicio la
reorganizacin del archivo.
En su origen coleccionada por George Madison y organizada por su sobrino John

Ferris tras la muerte de Madison Comprada por Henry Kapper en 1878 el cual ampli la
coleccin con documentos comprados en subastas de Philadelphia y Paris. 1878-1893.
Documentos heredados por el Houghton Urban Districi Council en 1973 y ms tarde

depositados en el Durham record Office. Transferidos el 2, de julio de 1976 Tyne and
Wear Archives Service.
El fondo de la explotacin de Renaze incluye, probablemente desde los aos 1857-

1859, dos fondos de empresas absorbidas: el de la Sociedad Pizarrera de Laubimiere
y el de la Pizarrera de la Touche, empresa Bourdais el Cie:
3.2.5 Forma de ingreso

Objetivo:
Recoger las circunstancias relativas a la forma de ingreso.
Regla:
Recoger el donante o procedencia de donde se recibi la unidad de descripcin y fecha y/o mtodo
de ingreso si parte o toda esta informacin no es confidencial Si la procedencia a donante es
desconocida recoger esta informacin. Opcionalmente, aadir nmeros o cdigos de acceso.
Ejemplos:
Transferido por el Departamento de Geografa, 16 de junio de 1977.
Donado por las hermanas de Peter Neve Cotton, Sr-a. Mary Small de Sahspring Island y
Sra. Patricia Jarvis de Bellevue, Washington, Marzo 1983;
Comprado en subasta de la Casa Sotheby 29 de marzo de 1977.
Los libros ordinarios fueron transferidos por la Oficina de Pensiones en 1909; los libros
de cartas fueron transferidos par el Departamento de Estado en 1915.
Recibidos de Eurox Ab Malmo fecha de ingreso: 27-octubre-1878
Transferido de la Secretara de Sciangor, Edificio Sultan Abdul Sannad, Kuala Lampur,

1967.
Donacin de la Sociedad Pizarrera del Anjou (explotacin de Renace) al Archivo

Departamental de la Mayerme, 1969.
3.3 AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
191
3.3.1 Resumen/nota de alcance v contenido
Objetivo:
Identificar el contenido y tipologa de la unidad de descripcin para permitir a los usuarios juzgar su
inters potencial
Regla:
Dar un breve resumen del contenido (incluyendo perodo cronolgico) de la unidad de descripcin.
Incluir informacin sobre la tipologa adecundola al nivel de descripcin. No repetir aqu informacin
proporcionada ya en otros apartados de la descripcin.
Ejemplos:
Expedientes de poltica general y registros del Ministerio de Sanidad y del Ministerio de
la Vivienda v del Gobierno Local relativos a la extincin de cargos de Rentas sobre
Censos. Los expedientes contienen informacin sobre concesiones a las autoridades
locales, contribuciones y contribuciones renegociadas y evidencias enviadas, a la Real
Comisin sobre Rentas cargadas sobre Censos, en 1934. Los registros contienen
informacin de pagos de concesiones a varias autoridades desde I938 a 1955 baja la
Ley de Censos de 1936.
Expediente de la oficina del alto comisario relativo a embarque de caucho para hara y
Francia. El expediente contiene correspondencia, sobre exportaciones de caucho,
entre el Secretario de la F.M.S. y el Secretario de la Oficina del Alto Comisario para los
Estados Malayos, incluye el nombre del navo, nacionalidad, fecha de embarque,
descripcin de la mercanca, cantidad, destino, exportador consignatario.
Este fondo, nico en Mayenne, es susceptible de interesar, al mismo tiempo, tanto a la

historia social como a la econmica e industrial del Departamento. Contiene
documentos muy diversos: contabilidad, correspondencia, pianos, documentos
relativos a huelgas, a la seguridad en las minas, agrupamientos econmicos de
compras, sociedad de socorros, etc.
A manera de ejemplo, la larga serie compuesta por los informes semanales del
ingeniero relativos a la marcha de la empresa (1910-1930), constituyen una fuente
excepcional puesto que se trata de un verdadero "diario de navegacin de la
explotacin.
3.3.2 Valoracin, Seleccin y Eliminacin

Objetivo:
Proporcionar informacin sobre cualquier accin de valoracin, seleccin y eliminacin efectuada.
Reglas:
Indicar cualquier accin de valoracin efectuada en la unidad de descripcin si tal accin afecta a la
interpretacin de los documentos.
Cuando sea conveniente, indicar la autoridad que efectu la accin
Ejemplos:
Se han conservado los expedientes del ao dcimo.
Todos los expedientes se custodian permanentemente atenindose a la normativa del

Archivo Nacional de Malasia: conservacin permanente de los documentos fechados
192
antes del 31-12-1946.
Se han llevado a cabo unas eliminaciones mnimas en el curso de la clasificacin de

este fondo: solo los borradores sin forma e ilegibles, los formularios en blanco a
ejemplares duplicados han sido objeto de eliminacin. Globalmente estas
eliminaciones no han sido superiores a un legajo.
3.3.3 Nuevos ingresos

Objetivo:
Informar al usuario de los posibles cambios en el volumen de la unidad de descripcin.
Regla:
Indicar si se esperan nuevos ingresos, transferencias adicionales a depsitos; se dar, cuando sea
conveniente, una estimacin de su cantidad y frecuencia.
Ejemplos: -
Se esperan nuevos ingresos.
Los documentos de Office of the Ceremonials assistant son transferidos al Archivo

cinco aos despus del ao acadmico al cual se refieren los documentos. Las
transferencia se efectan anualmente, el primero de agosto, y suponen unos 40 cm. De
documentacin, por trmino medio.
3.3.4 Organizacin
Objetivo: -
Proporcionar informacin sobre la organizacin de la unidad de descripcin.
Regla:
Dar informacin sobre la organizacin de la unidad de descripcin Especificar las principales
caractersticas de la estructura interna, el orden de los documentos y, si fuera conveniente, la formas
como han sido tratados por el archivero.
Ejemplos:
Expedientes ordenados alfabticamente por su ttulo, dependientes del expediente 163
una subserie de 17 expedientes numerada 163/1-17, que tratan sobre la compra de
Seaford Dock.
Los documentos se mantienen de acuerdo a su procedencia original, el resultado directo
de la actividad organizadora de la institucin productora: La Oficina del Alto Comisario.
Cronolgico. Numeracin correlativa de los documentos contenidos en el expediente.
El plan de clasificacin adoptado es el siguiente: Administracin, Contabilidad y

Finanzas, Personal, Funcionamiento, Material de Explotacin y Herramientas,
Propiedades inmobiliarias, Empresas absorbidas.
3.4 REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN
3.4.1 Situacin jurdica

Objetivo:
Proporcionar informacin sobre la situacin legal de la unidad de descripcin
Regla:
Recoger informacin sobre la situacin legal de la unidad de descripcin.
193
Ejemplos:
Documentos Pblicos transferidos atenindose a la seccin 4 (1) de la Ley de Archivos
Pblicos de 1958.
Transferidos atenindose a la Ley 44/1966, del Archivo Nacional
Documentos de carcter pblico debido a su donacin al Estado
.2 Condiciones de acceso
Objetivo:
Identificar cualquier condicin que restrinja o afecte al acceso a la unidad de descripcin.
Regla:
Informar sobre las condiciones que restrinjan o afecten la accesibilidad de la unidad de descripcin.
Se indicar el alcance del periodo de restriccin de la consulta y la fecha en que los documentos
estarn disponibles
Ejemplos:
Slo se permite el acceso a la documentacin con un permiso escrito del director de la
empresa. .
Correspondencia familiar slo consultable a partir del ao 2010.
El acceso a todos los documentos est regulado por la Ley de Acceso a la informacin e
Intimidad
Inaccesible hasta su microfilmacin
Accesible a todos los investigadores registrados.
La mayora d: los documentos contenidos en este fondo son de libre consulta. Excepto la
informacin de algunos expedientes relativos al personal y sujetos a las condiciones o
plazos especiales de consulta.
3.4.3 Derechos de autor / normas sobre reproduccin

Objetivo:
Identificar cualquier estriccin sobre la utilizacin o reproduccin de la unidad de descripcin.
Regla:
Informar sobre las normas que regulan la utilizacin a reproduccin de la unidad de descripcin
despus de haber obtenido el acceso a ella. Si las condiciones sobre uso reproduccin o publicacin
se desconocen o si no existiesen no es necesaria ninguna mencin.
Ejemplos:
Derechos pertenecientes a la CJIYZ-TV
No existe posibilidad de reproduccin sin permiso del presidente de la Compaa.
Las fotografas solo pueden reproducirse con fines culturales. La utilizacin de fotografas
en publicaciones no puede realizarse sin permiso de Kenneth McAllister.
194
Ley de derechos de reproduccin de Malasia de 1987: Documentos de dominio pblico,
reproduccin con permiso del Archive Nacional de Malasia.
3.4.4 Lengua de los documentos

Objetivo:
Identificar la(s) lengua(s) los de escritura y smbolos empleados en la unidad de descripcin.
Regla:
Resear la lengua predominante de los documentos que componen la unidad de descripcin. Dar
cuenta de los distintos alfabetos, escrituras, smbolos o abreviaturas empleados.
Ejemplos:
En portugus
Texto principal en latn; interpolaciones en francs normando.
En ingls.
Francs
3.4.5 Caractersticas fsicas

Objetivo:
Proporcionar informacin sobre cualquier caracterstica fsica importante que afecte a la utilizacin de
la unidad de descripcin.
Regla:
Indicar cualquier detalle fsico importante y/o la condicin fsica permanente de la documentacin que
lmite la utilizacin de la unidad de descripcin.
Ejemplos:
Imgenes desvadas.
Legible slo con luz ultravioleta
3.4.6 Instrumentos de Descripcin

Objetivo:
Identificar cualquier instrumento de descripcin relacionado con la unidad de descripcin
Regla:
Informar sobre cualquier instrumento de descripcin que pueda tener tanto el archivo coma el
productor de los documentos y que proporcione informacin relativa al contenido de la unidad de
descripcin. Si era pertinente incluir informacin, sobre donde obtener una copia.
Ejemplos:
Registro topogrfico.
Instrumento de descripcin detallado disponible. Control a nivel de expediente
Instrumento de descripcin Records of Parks Canada (RG84) / Gabrielle Blais.- General

Inventory Series / Divisin de los Archivos Federales).- Ottawa: Public Archives of
Canad, 1985.
195
ndice geogrfico
ndice de correspondencia hasta 1880.
Relaciones descriptivas, Documentos de la Oficina del Alto Comisario
Repertorio numrico del fondo 234 J. Socith ardoisire de lAnjau. Explotation de Renath
/ Isabelle Las.- (Arhives du pays bleu/Archives dpartementales de la Mayenne).Laval
Archives Departementales de la Mayenne, 1922, incluye glosario de trminos tcnicos de
la industria pizarrera.
3.5AREA DE DOCUMENTACION ASOCIADA
33.1 Localizacin de los documentos originales

Objetivo:
Si la unidad de descripcin es una reproduccin se identificar el archivo, organismo o individuo que
conserva los originales.
Regla:
Si la unidad de descripcin es una reproduccin y otro archivo, organismo o individuo conserva los
originales, resear su nombre de la informacin no es confidencial. Se darn tambin signaturas y
cualquier otra informacin que pueda ayudar a localizar los documentos originales. Si se tiene
conocimiento de que los originales no existen, se dar esta informacin.
Ejemplos:
Original en el Archivo Nacional de Canad C2358.

Originales destruidos tras su microfilmacin en 1981.
Originales en poder de la Sociedad de Amigos de Newcastle-upon-Tyne (acceso con

permiso del Secretario).
Originales en la Sede Central Archivo Nacional de Malasia.
3.5.2 Existencia de copias

Objetivo:
Indicar la existencia y disponibilidad de copias de la unidad de descripcin.
Regla:
Si la unidad de descripcin est disponible en otro soporte (va sea en la institucin o en cualquier otro
lugar), researlo junto con cualquier signatura significativa y el lugar donde puede ser consultado.
Ejemplos:
Diarios y correspondencia tambin disponibles en microfilm
Pelculas tambin disponibles en video.
3.5.3 Unidades de descripcin relacionadas en el archivo

Objetivo:
Identificar unidades de descripcin relacionadas dentro del propio archivo.
Regla:
Si la unidad de descripcin est formada por documentos que tienen una relacin directa y
significativa con otra unidad de descripcin. se debe indicar esta relacin Se utilizarn unos trminos
196
introductorias adecuados. Si la unidad de descripcin relacionada es un instrumento de descripcin
usar el elemento de descripcin Limado instrumentos de Descripcin para hacer la refrenda (3.4 .6).
Ejemplos:
Incluye numerosos relatos medievales dispersos similares a los documentos en E101 y
SC6.
Para ms documentos relatives a la Queen's Jointure ver LR5.
Series relacionadas: Comunicaciones internas de la Oficina del Director General
Expedientes relativos a comercio, exportaciones de caucho, etc. Por Ej.: Exportacin de

caucho S de S 116/15; exportara de caucho a Italia y Francia - H.C.O 288/15;
APNDICE
Al El diagramas muestra algunas situaciones corrientes, pero no incluye todas las

combinaciones de niveles posibles.
A2 Puede existir nmero indefinido de niveles intermedios entre los que muestra el
diagrama
Diagrama de niveles de organizacin de un fondo.
FONDO
SECCIN DE
SECCIN DE
FONDO
FONDO
SUBDIRECCIN
SERIE SERIE
SERIE
Unidad Unidad Unidad

documental documental documental Unidad Unidad
compuesta simple compuesta documental Documental
compuesta simple
197

DescripcionArchivosGUIAENBA 197p.

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DESCRIPCIN DE

MODALIDAD DE EDUCACIN ABIERTA Y

DANIEL MARTNEZ BONILLA

SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA

UNIDAD I DESCRIPCIN ARCHIVSTICA 8

I.1 EL PAPEL DE LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA EN LOS ARCHIVOS HISTORICOS 9

II.1 LA FUNCIN SUSTANCIAL DEL INVENTARIO 20

UNIDAD III EL CATLOGO 29

III.1 LA FUNCIN SUSTANCIAL DEL CATLOGO 30

IV.1 LA FUNCIN SUSTANCIAL DE LA GUA 41

V.1 CONTEXTO DE APLICACIN 49

ANEXO 1 EVALUACIN DEL CURSO 63

El presente material de autoestudio est Por ltimo, es conveniente observar que la

DANIEL MARTNEZ BONILLA

AL TRMINO DE LA GUA, EL ALUMNO:

1. RECONOCER LA IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIN EN LOS ARCHIVOS HISTRICOS.

2. TENDR LOS CONOCIMIENTOS SUFICIENTES PARA IMPLANTAR LOS INSTRUMENTOS

1 Explica, Qu es un Archivo Histrico?

2 Qu caractersticas debe tener la documentacin para ser de tipo histrico?

3 Cul es la finalidad del archivo histrico?

5 Qu son una seccin y serie documental?

6 Define brevemente la valoracin secundaria y explica sus fundamentos tericos

AL TRMINO DE LA UNIDAD, EL ALUMNO:

1. RECONOCER LA IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIN DOCUMENTAL Y LOS

La Descripcin Archivstica y los acervos, se encuentran estrechamente vinculados, su relacin es

El archivo histrico o documentacin histrica, representa el patrimonio de una institucin o de una

Por lo anterior, la Descripcin Archivstica debe ser el factor determinante y no slo el ms

De igual forma encontramos otras ordenanzas como la 26:

A pesar de ello, la descripcin archivstica tiende a evolucionar favorablemente, la globalizacin en

La Descripcin de Archivos, es una parte de la Archivonoma, en donde se analiza la documentacin

Los antecedentes de la Descripcin, se remontan a las antiguas civilizaciones, quienes establecieron

A continuacin vemos algunas definiciones.

NOTA: EL TRMINO QUE SE HA ADOPTADO, ES ARCHIVSTICA Y SE UTILIZA EN ALGUNAS OCASIONES COMO

Englobando los conceptos anteriores, Descripcin Archivstica es:

La Descripcin Archivstica se ha aceptado como un conjunto de principios que deben regular,

Generalmente se utiliza el trmino Instrumentos Descriptivos, para definir a aquellos elementos

Los instrumentos descriptivos son interdependientes de la descripcin y as lo vemos en el siguiente

PRINCIPALES AUXILIARES O SECUNDARIOS

INVENTARIO CATLOGO GUA NDICE REGISTRO CENSO

A.- INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS PRINCIPALES

Es la descripcin de documentos o series documentales; generalmente se utiliza para describir a

Es la descripcin detallada de series documentales tomando como origen el documento o expediente,

La gua es el ms amplio de los medios o instrumentos de publicidad y descripcin que de ordinario

General International Standard Archival Description o Norma Internacional De Descripcin

La ltima unidad est dedicada al anlisis de la norma.

B.- INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS AUXILIARES O SECUNDARIOS

El mismo autor contina diciendo:

Por su parte, Antonia Heredia dice:

Son conocidos tambin como censos-gua.

Es un instrumento que define y difunde el total de archivos de un pas o regin determinada,

La tecnologa ha ocupado un lugar relevante para el progreso de las sociedades, ha significado un

La importancia que desempea la tecnologa aplicada en la descripcin de archivos, hace que el

Los medios tecnolgicos, se pueden emplean de diferentes formas como se mencionaban

Cuando se planee implantar tecnologa en un archivo, es importante valorar en primer lugar, si es

I. Elabora un resumen de 5 cuartillas como mnimo, explicando, la importancia de la descripcin en

II. Elabora un ensayo, describiendo la importancia, trascendencia y aplicacin de los medios

1. Efren Sigel, et. al. Libros Bibliotecas y Electrnica. Ed. Edamex

AL TRMINO DE LA UNIDAD EL ALUMNO:

1. IDENTIFICAR LOS TIPOS DE INVENTARIO.

2. DESCRIBIR LOS ELEMENTOS QUE CONFORMAN A LOS INVENTARIOS.

Existen inventarios para recursos materiales, humanos y documentales.

* Los de Recursos materiales, describen, mobiliario y equipo,

Lo anterior es un problema comn, derivando que el usuario de la informacin pierda inters en su

FONDO _ SECCIN SERIE ___

LUGAR_ PERSONAJES _