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Costeo en Batch

Cartilla
I
Tabla de Contenido
1. Presentacin
2. Qu es Costo?
3. Qu es Costeo?
4. Qu es Costeo en Batch?
5. Cules son las Caractersticas del Proceso de Costeo en Batch?
6. Qu Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Ejecutar el Proceso de
Costeo en Batch?
7. Cul es la Ruta Para Ejecutar el Proceso de Costeo Mensual Batch?
8. Cules son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar el Proceso
en Batch?
9. Cul es el Efecto del Sistema de Costeo en Batch en el Proceso de Facturacin?
Presentacin
El presente documento ofrece una gua que explica el proceso de Costeo en Batch,
como es su ejecucin y contabilizacin
 COSTEO EN BATCH

Qu es Costo?

El costo es el gasto econmico que representa la fabricacin y/o comercializacin de un

producto. Al determinar el costo, se puede establecer el precio de venta al pblico del
bien en cuestin (el precio al pblico es la suma del costo ms el beneficio).

El costo de un producto puede estar formado por: El precio de la materia prima, el

precio de la mano de obra directa empleada en su produccin, el precio de la mano de
obra indirecta empleada para el funcionamiento de la empresa, el costo de
amortizacin de la maquinaria y de los edificios y por ltimo el beneficio o utilidad
establecida por la empresa al momento de realizar la venta de un bien

Qu es Costeo?

Es un proceso por medio del cual teniendo en cuenta algunas variables (mano de obra
directa e indirecta, costos directos e indirectos de fabricacin, entre otros) se le asigna
el valor del costo a un bien

Qu es Costeo en Batch?

El sistema de Costeo en Batch en el momento de realizar el documento (Nota de

Remisin, Factura de Venta o Nota de Salida) solamente descarga unidades del
inventario mas no valores, permitiendo de esta manera realizar salidas de inventarios
con saldos negativos y al final de cada mes, mediante un proceso denominado Costeo
en Batch, el sistema asigna el valor del costo promedio de la mercanca haciendo las
causaciones contables correspondientes, tomando el saldo inicial en valores ms las
entradas en valores y los divide en el saldo inicial en cantidades ms las entradas en
cantidades generando as el costo promedio ponderado de las mercancas.
Ejemplo.

Al realizar el Proceso de Costeo el programa calcula el costo del producto de la

siguiente manera:

Saldo Inicial $ + Entradas $

Costo Promedio = -------------------------------------
Saldo Inicial Q + Entradas Q

$ 240.000 + $ 378.000
Costo Promedio = ----------------------------------
10 + 15

$ 618.000
Costo Promedio = ------------------
25

Costo Promedio = $ 24.720

Importante:
Para el Costeo en Batch el programa toma en cuenta el saldo inicial,
mas las compras que se realicen en el periodo y lo divide en las
unidades totales para hallar el costo promedio.

Cules son las Caractersticas del Proceso de Costeo en Batch?

Las caractersticas fundamentales del proceso de costeo en Batch son:

Se pueden realizar salidas de mercanca con saldos negativos en los

inventarios sin daar el costo promedio del producto; es decir no es necesario
disponer de la mercanca para realizar el proceso de facturacin.

Toda salida de inventarios se debe registrar solo en cantidades no en valores.

El orden de ingreso de los documentos contables no afecta el costo de los

productos (se pueden primero ingresar las ventas dejar el inventario en rojo y
luego registrar las compras).

Toda transaccin que se registre no contabiliza inmediatamente el costo de los

productos.

Se pueden repasar, modificar o borrar documentos contables.

Este proceso de costeo permite realizar procesos de ajuste de inventarios en
cantidades o valores del costo promedio antes de ejecutar el proceso de costeo.
 El proceso de costeo se debe ejecutar el ltimo da del mes y en este momento
se obtendr el costo de los productos.

El informe de Valorizacin de Saldos, solo se podr obtener con valores reales

al final del mes, una vez se ejecute y termine la contabilizacin el Proceso de
Costeo.

Se recomienda que mientras se est ejecutando el proceso de costeo, ningn

usuario ingrese al programa o se encuentre trabajando en el sistema; el
proceso demora dependiendo del nivel de informacin y la capacidad del equipo
donde se ejecute el proceso.

El Proceso de costeo genera contabilizaciones en Documentos Tipo L, en caso

de ser necesario realizar ajustes al inventario despus de correr el proceso de
costeo en Batch es necesario borrar los documentos de costo realizar los
documentos de ajuste y volver a ejecutar el costeo mensual

Despus de ejecutar el proceso de costeo no se deben borrar documentos

contables de ajustes, esto altera la informacin de inventarios en valores o
cantidades dependiendo el tipo de ajuste realizado

Qu Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Ejecutar el

Proceso de Costeo en Batch?

Antes de ejecutar el proceso de costeo se debe revisar:

Registro de Control:

a. Se debe digitar el cdigo de la bodega y centro de costos principal que maneja

la empresa y en caso que el tipo de SIIGO lo maneje y si se definieron
ubicaciones y sub centro de costos estos tambin se deben digitar all:
 Importante:
En caso que la empresa tenga creadas ubicaciones y/o sub centro de
costos y no digitar estos cdigos en el registro de control al
momento de ejecutar el proceso de costeo se pueden presentar
inconsistencias que impedirn la culminacin correcta del proceso

b. Debe estar marcado el tipo de Costeo que maneje la empresa, en este caso
Costeo en Batch.

Importante:
Para el Costeo en Batch a las tres preguntas se debe responder NO,
para ello las casillas se deben dejar en blanco
 Definicin de Documentos

a. Tener definido los documentos Tipo L; en este sistema de costeo se recomienda

tener tres documentos:

Uno para contabilizar los procesos de ajustes necesarios antes del

proceso de costeo
Uno para contabilizar el proceso de costeo de las Notas de
Produccin (Solo cuando estas se manejan)
Uno para contabilizar el proceso de costeo en Batch de los
documentos que afectan las salidas de inventarios (Remisin
Facturas Nota de Salida)

b. Verificar que los documentos contables que descarguen los inventarios este
marcado en su definicin la casilla Actualiza Inventario

Elaboracin de Documentos:

a. Digitar completamente la informacin, es decir se deben ingresar todos los

documentos del mes que afecten el inventario (Registro de Compras, Facturas
de Venta, Notas de Remisin, Notas de Entrada, Notas de Devolucin etc.). No
es necesario que sea en orden cronolgico

Revisin de Inconsistencias:

Revisar que no se presenten inconsistencias en la informacin; para ello se recomienda

revisar:
 a. No deben existir en el inventario cantidades de producto en negativo,

Importante:
Se recomienda revisar el informe por Bodegas de Saldos por
Rengln, el cual reporta por cada una de las bodegas el saldo en
cantidades de cada producto

b. No deben existir en el inventario valores de producto en negativo

c. No se deben registrar entradas de mercanca sin valor

Ejemplo.

Cuando se realizan notas de devolucin y es el primer movimiento del producto el

sistema pregunta costo, cuando no es el primer movimiento no hace la pregunta de
asignacin de costo.

d. No se deben encontrar cantidades de producto en cero pero con valores sean

estos positivos o negativos
 Importante:
Se recomienda generar el informe de Valorizacin de Saldos
Generales a cinco decimales; este no se genera por Bodegas

Realizar Ajustes:

En caso de presentar inconsistencias se deben realizar los ajustes y/o cuadre de

inventarios dentro del movimiento de inventarios; se debe corregir, completar y
valorizar la informacin, a travs de la elaboracin de Notas de ajuste (Cantidades y
Valores) y la digitacin completa de los documentos relacionados con los inventarios

Cul es la Ruta Para Ejecutar el Proceso de Costeo Mensual

Batch?

La ruta para realizar el proceso de costeo mensual Batch es: Inventarios Procesos
Administracin de Costeo En Batch

Cules son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de

Ejecutar el Proceso en Batch?

Importante:
Para ejecutar el proceso de Costeo en Batch se debe ingresar al
sistema con clave de Administrador el ltimo da calendario del mes;
de igual forma se recomienda que ningn otro usuario ingrese a la
empresa o se encuentre ejecutando otros procesos
Al momento de ingresar a ejecutar el proceso de Costeo en Batch el sistema habilita la
siguiente ventana:

1. Informes: En esta opcin se pueden visualizar para cada uno de los productos
con que documentos se calcularon los costos en un mes determinado. Este
informe permite seleccionar un producto especifico, un rango o todos los
productos que maneje la empresa,

La presentacin del informe es:

Importante:
Este informe se puede generar en vista preliminar, impreso o Excel y
solo tiene en cuenta los documentos que dan salida a los productos

2. Promedios: Genera un informe el cual presenta mes por mes el costo

promedio que ha obtenido cada producto. Este informe presenta estos valores
nicamente para los meses en los que se ha realizado proceso de costeo
mensual.
 Importante:
Este informe se puede generar en vista preliminar, impreso o Excel

3. Ejecuta: Opcin en la cual se realiza la contabilizacin del proceso de costeo;

all se habilita un recuadro con un mensaje informacin de los pasos a tener en
cuenta antes de ejecutar el proceso de costeo:
Para ejecutar el proceso de costeo en Batch el sistema habilita la siguiente ventana:

Promedio al Mes:

Anterior: El sistema aplica el costo tomando el promedio que trae el

producto el mes anterior
Presente: El sistema aplica el costo tomando el promedio que trae el
producto el mes anterior mas el movimiento del mes que se est
costeando
Mes del Costeo: Campo de dos caracteres numricos, para digitar el mes del
cual se ejecutara el proceso de costeo
 Comprobantes:

Se deben asignar los Tipos de Documentos L previamente definidos; el primero de

ellos para costear las Notas de Produccin y el segundo para costear los otros
documentos en general.

Importante:
En caso de no manejar Notas de Produccin; se puede asignar el
mismo Tipo de Documento L en las dos casillas.

Desea Costear a un Nit: Al NO seleccionar el campo el sistema toma Nit por

Nit y genera el costo por cada uno de ellos (sin embargo el sistema pide un Nit
genrico el cual solo tiene efecto en la impresin del documento de costeo), de
seleccionar el campo el sistema acumula el costo a un solo Nit.

Esta marcacin tiene efecto en el Modulo de Ventas en los Informes de

Estadsticas de Ventas.

Importante:
Generalmente NO se selecciona esta casilla y luego de sebe asignar
un Nit, por ser un proceso interno de la empresa se recomienda
digitar el Nit de la empresa
 Centro de Costo: Al NO seleccionar el campo el sistema toma centro de costo
por centro de costo y genera el costo de ventas por cada uno de ellos (sin
embargo el sistema pide un centro de costo genrico el cual solo tiene efecto en
la impresin del documento de costeo), de seleccionar el campo el sistema
acumula el valor del costo de ventas a un solo centro de costo.

Esta marcacin tiene efecto en el Modulo de Ventas en los Informes de

Estadsticas de Ventas.

Importante:
Generalmente NO se selecciona esta casilla y luego se asigna el
Centro de Costos principal y dependiendo del Tipo de SIIGO y si el
centro de costos maneja sub centro se habilita tambin esta casilla
para digitar el principal

Vendedor: Al NO seleccionar el campo el sistema toma vendedor por vendedor

y genera el costo de ventas por cada uno de ellos, de lo contrario al seleccionar
el campo el sistema acumula el valor del costo de ventas a un solo vendedor.

Esta marcacin tiene efecto en el Modulo de Ventas en los Informes de

Estadsticas de Ventas.

Importante:
Generalmente NO se selecciona esta casilla

Bodega: Al NO seleccionar el campo el sistema toma bodega por bodega y

genera el costo de ventas por cada una de ellos, de lo contrario al seleccionar el
campo el sistema acumula el valor del costo de ventas a una sola bodega.

Esta marcacin tiene efecto en el Modulo de Ventas en los Informes de

Estadsticas de Ventas.
 Importante:
Generalmente NO se selecciona esta casilla; en caso de seleccionar
se debe digitar el Cdigo de la Bodega principal y dependiendo del
Tipo de SIIGO y si la bodega maneja ubicaciones se habilita tambin
esta casilla para digitar la principal

A continuacin el sistema presenta el siguiente mensaje Informativo:

Incluir Conteo Fsico: Al marcar esta opcin el programa cambia la forma de

contabilizacin del proceso de costeo; permitiendo contabilizar la cuenta de
inventarios contra la cuenta de utilidad o perdida digitada por el usuario en el
proceso de conteo fsico.

Al marcar esta opcin: El sistema solicita el tipo de comprobante (Tipo

L) con el cual se contabilizaron los ajustes del conteo fsico y
adicionalmente dos cuentas contables, una de utilidad y otra de prdida
en las que se contabilizar el valor del ajuste.

Importante:
Si en el proceso de CONTEO FISICO se
la cuenta de costos de inventarios, NO
incluir conteo fsico en este proceso,
automticamente los comprobantes de
en las cuentas de costo de inventario
indico llevar el ajuste contra
se debe marcar la opcin de
ya que el sistema tomara
conteo fsico y lo valorizara
 NO marcar la opcin: El sistema lleva el valor del ajuste contra la
cuenta de costo de ventas

Moneda: Se debe ingresar el cdigo de la moneda en la cual se desea ejecutar

el proceso de costeo.

Importante:
Se recomienda siempre ejecutar el proceso de costeo en moneda
local para ello solo se debe continuar con enter

Desea Incluir Traslados: Al seleccionar esta opcin el sistema valoriza los

traslados entre bodegas los cuales no tienen efecto en el costo ya que al
realizar estos traslados solamente s est cambiando la mercanca de bodega.

Importante:
El efecto del costeo de las notas de traslado se puede visualizar a
travs del Informe de Bodegas - Movimiento Detallado

Consolida Productos: Al seleccionar esta opcin el sistema permite en el

momento de la consolidacin del proceso de costeo, realizar un acumulado por
producto; es decir solo genera un solo registro por un producto que se
contabilizo en varias facturas
Ejemplo.

DOCUMENTO PRODUCTO VALOR

Factura F 001 Televisor 45 $ 1.887.000
000100
Factura F 001 Televisor 45 $ 1.905.000
000188
Factura F 001 Televisor 45 $ 1.923.000
000202
Factura F 001 Televisor 45 $ 1.950.000
000275
TOTAL $ 7.665.000

a. Al marcar la opcin: El sistema solo realiza un registro contable por producto

independiente de los documentos que lo afectaron

El registro contable queda de la siguiente manera:

14nnnnnnnn Televisor 45 $ 7.665.000

61nnnnnnnn Televisor 45 $ 7.665.000

b. Al NO marcar la opcin: El sistema genera un registro por cada uno de los

documentos que dieron salida al producto, teniendo en cuenta los datos
anteriores se contabilizaran cuatro registros.

Seguro: Al seleccionar esta opcin el sistema inicia el proceso de costeo y para

ello inicia mostrando el siguiente mensaje informativo

En caso que se encuentren productos con cantidades y/o valores negativos el

programa los detecta, lo informa como se visualiza en la siguiente ventana:
 Permite generar un informe por pantalla, impreso o en Excel de cules son los
productos que contienen estas inconsistencias

La presentacin del Informe se visualizara de la siguiente forma:

Importante:
El objetivo de este listado es poder reportar algunas inconsistencias
en los saldos de inventarios; con esta informacin el usuario puede
revisar los productos especficos y realizar las correcciones
necesarias antes de ejecutar el proceso de costeo. Cuando las
inconsistencias se corrigen se inicia nuevamente el proceso de
Costeo en Batch

Al no presentar inconsistencias el proceso de costeo, presenta el siguiente mensaje:

La presentacin del Informe es:

Importante:
El objetivo de este listado es informar al usuario el costo que el
sistema asigno a cada uno de los productos antes de realizar la
contabilizacin de los documentos

El sistema confirma la continuacin del proceso de costeo

Al aceptar el sistema inicia en forma automtica el proceso de contabilizacin de los

documentos Tipo L
 Importante:
Si se tienen Notas de Produccin el sistema realiza primero su
correspondiente costeo, ya que de este documento se generan los
costos de los productos en proceso y productos terminados que se
manejan en las Facturas de Venta, Remisiones o Notas de Salida. Es
decir la contabilizacin del proceso de costeo se divide en dos partes:

1. Contabiliza el costo de las Notas de Produccin en caso de

utilizarlas
2. Luego contabiliza el costo en las Facturas de Venta, Remisin,
Nota de Salida segn corresponda

Al momento de terminar el proceso el sistema informa mediante el siguiente mensaje:

Importante:
El proceso de costeo en Batch, genera la siguiente contabilizacin:

Dbito : Cuenta de Costo (61)

Crdito: Cuenta de Inventarios (14)
Cul es el Efecto del Sistema de Costeo en Batch en el Proceso
de Facturacin?

Cuando se maneja Costeo en Batch al momento de realizar una Remisin, Factura de

Venta o Nota de Salida, el programa solo descarga el inventario en cantidades, pero
no contabiliza el costo de ventas.

Importante:
El valor del costo nunca se ver en la impresin del documento

Ejemplo:

Al revisar la contabilizacin de la Factura de Venta cuando esta sea la que descarga los
inventarios; el sistema afecta la cuenta 14nnnn con valores cero y contabilizacin
crdito

Importante:
Tener en cuenta que es diferente el Precio de Venta al Costo de
Venta

El programa realiza el clculo automtico y contabilizacin de los costos de ventas

solamente a final de mes cuando se corre un proceso de COSTEO MENSUAL; su
contabilizacin se realizar en el documento Tipo L

En el Informe de Movimiento de Inventarios se puede visualizar el documento Tipo L

que costeo cada uno de los Documentos que le dieron salida al inventario y el costo de
ventas que le fue asignado
La contabilizacin del Documento Tipo L de Costeo