Cuentas Cobrar

Pginas:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 1 de 32
UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR DIRECCIN DE FINANZAS

Fecha:
SECRETARA
DIRECCIN DE INGENIERA DE INFORMACIN
DEPARTAMENTO DE T ESORERA 30/10/02
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer los lineamientos metodolgicos para el manejo de las Cuentas por

Cobrar de la Universidad Simn Bolvar. Este constituye un instrumento
idneo para suministrar informacin de los procedimientos involucrados en el
registro y control de dichas cuentas, generadas por las distintas Unidades que
conforman la Institucin y centralizando su cobro en la Seccin de Cuentas
por Cobrar.
UNIDADES QUE INTERVIENEN
- Vicerrectorado Administrativo
- Unidades Responsables del Ingreso.
- Direccin de Finanzas.
Departamento de Tesorera. Seccin de Caja.
Seccin de Cuentas por Cobrar.
Archivo Central.
- Asesora Jurdica.
- Departamento de Telfonos.
DOCUMENTOS UTILIZADOS
- Relacin de Cobros.
- Facturas.
- Contratos o Convenios.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
- Ticket de Caja.
- Estados de Cuentas de Telfonos.
- Relacin de Pagos de Telfonos.
- Informe de Gestin de Cobro.
FORMULARIOS UTILIZADOS
- Cronograma de Cobros Forma 405-06.

- Hoja de Gestin de Cobro Forma 405-11.
REPORTES GENERADOS
- Reporte Diario de Cobros.

Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
NORMAS
1. Se entiende por Cuentas por Cobrar todos aquellos derechos adquiridos por la
institucin, a travs de sus Unidades Administrativas, por la prestacin de un
servicio, arrendamiento, suministro o venta de material.
2. Es responsabilidad del Administrador de Cuentas por Cobrar realizar el

Cronograma de Cobros, de acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de
los documentos que generan la misma.
3. El Administrador de Cuentas por Cobrar mantendr actualizado el Libro Auxiliar

de Cuentas por Cobrar.
4. El Administrador de Cuentas por Cobrar indicar al deudor que los pagos deben
enterarse en la Caja Principal de la Universidad Simn Bolvar.
5. Todo pago realizado a travs de depsito bancario deber ser cancelado en

efectivo y a nombre de la Universidad Simn Bolvar.
6. Las Cuentas por Cobrar vencidas se mantendrn en la Seccin de Cuentas por

Cobrar por noventa (90) das, despus de este lapso y previa verificacin de su
imposibilidad de cobro por parte de la Seccin, ser enviada a Asesora Jurdica,
quien proceder de acuerdo al caso.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
7. El Administrador de Cuentas por Cobrar ser responsable de emitir

mensualmente: Estados de Cuentas detallados de las Cuentas por Cobrar y
enviarlos a las Unidades Responsables del Ingreso y el resumen conciliado de
las Cuentas por Cobrar al Departamento de Tesorera.
8. El Administrador de Cuentas por Cobrar deber suministrarle mensualmente al

Departamento de Contabilidad la situacin de los deudores de la Universidad
para su respectiva conciliacin.
9. En los casos de pagos de telfonos, es responsabilidad del Administrador de

Cuentas por Cobrar generar un listado de los deudores con antigedad mayor a
treinta (30) das luego de la fecha de pago y remitirlos al Jefe del Departamento
de Tesorera para su aprobacin y copia al Departamento de Telfonos.
10. Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarn sujetos

al Control Posterior de la Unidad de Auditora Interna y al Control Previo
por parte de las Unidades Involucradas.
11. Es responsabilidad de las Unidades Involucradas en el procedimiento,

asignar a la persona encargada de realizar el Control Previo
correspondiente a su Unidad.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
CHEQUES DEVUELTOS
12. El Administrador de Cuentas por Cobrar se encargar del control de los cheques
devueltos y los enviar al Registrador para que lo incluya como una Cuenta por
Cobrar en el Sistema Financiero.
13. El Administrador de Cuentas por Cobrar ingresar en el Libro Auxiliar de Cuentas

por Cobrar los cheques devueltos por el banco para su gestin y control.
14. El Administrador de Cuentas por Cobrar enviar a la Unidad correspondiente un

listado de los cheques devueltos, junto con el fsico de los mismos, para que se
realicen las Gestiones de Cobros pertinentes.
15. El Administrador de Cuentas por Cobrar solicitar quincenalmente un Informe de

las Gestiones de Cobros de los cheques devueltos realizados por las Unidades
Responsables.
FONDOS DE TRABAJO
16. El Administrador de Cuentas por Cobrar deber mantener al da en el Libro

Auxiliar de las Cuentas por Cobrar los Fondos de Trabajo otorgados a las
Unidades, en tal sentido deber recibir la copia del formato Transferencia a
Unidad del Operador de Pagos.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
17. El Administrador de Cuentas por Cobrar emitir mensualmente los Estados de

Cuentas de los Fondos de Trabajo y los entregar a la Seccin de Cuentas por
Pagar.
18. El Administrador de Cuentas por Cobrar ser el responsable de recibir y controlar

los expedientes de Rendicin de Cuentas.
RESCISIN DE CONTRATOS
19. Al rescindirse un contrato el Administrador de Cuentas por Cobrar deber

actualizar el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar hasta la fecha de la rescisin.
20. Asesora Jurdica deber informar a la Seccin de Cuentas por Cobrar en el

momento que se realice efectivamente la rescisin de un contrato.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR
RESPONSABLE ACCIN
Unidades Responsables 1. Realiza contrato o convenio por prestacin de

del Ingreso
servicio, arrendamiento o venta y establece
canon y fecha de cobro, de acuerdo al tipo de
contrato.
2. Enva copia del contrato, convenio o documento

que respalde el compromiso, al Administrador
de Cuentas por Cobrar. En caso de cobro de
telfono recibe Estados de Cuentas
mensualmente del Departamento de Telfonos.
Seccin de Cuentas 3. Recibe copia del documento y registra la cuenta

por Cobrar
en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar.
4. Determina la fecha o fechas en que se debe

realizar el cobro y lo registra en el Cronograma
de Cobros. Forma 405-06.
5. Archiva contrato o documento en la carpeta

correspondiente, por tipo de cuenta hasta
gestionar su cobro.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
RESPONSABLE ACCIN
Seccin de Cuentas 6. Elabora Relacin de Cobros a realizar en el

por Cobrar
mes y lo remite al Registrador en el
Departamento de Tesorera para su ingreso en
el Sistema Financiero. (Ver paso 9).
7. Elabora las Facturas en original y dos copias de

acuerdo al Cronograma de Cobros del mes
correspondiente.
8. Cinco (5) das hbiles antes de la fecha de

pago, enva segunda copia de la Factura al
deudor. En caso de no ubicar al deudor, lo
enva a la Unidad Responsable del Ingreso
(para que lo remita al deudor). (Ver paso11)
Registrador 9. Recibe Relacin de Cobros y registra en el

Sistema Financiero generando la Cuenta por
Cobrar. (viene del paso 6).
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
RESPONSABLE ACCIN
Registrador 10. Emite Comprobante de Diario y le anexa la

Relacin de Cobros. Lo enva al Archivo Central
de la Direccin de Finanzas para su archivo
como Registros Diarios. (ver paso 22)
Deudor 11. Recibe de la Seccin de Cuentas por Cobrar

o de la Unidad Responsable del Ingreso copia
de la Factura y se dirige a la Seccin de Caja
para cancelar la deuda. (viene del paso 8).
Seccin de Caja 12. Recibe al deudor y le ubica original y primera

copia de la Factura con el Administrador de
Cuentas por Cobrar.
13. Realiza Procedimiento de Recepcin de

Ingresos.
14. Entrega al deudor original de la Factura

sellada como cancelada y del Ticket de Caja.
15. Recibe original de la Factura con sello de

Deudor
cancelada y original del Ticket de Caja, para su
control.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
RESPONSABLE ACCIN
Seccin de Caja 16. Entrega copia del Reporte Diario de Cobros,

con primera copia del Ticket de Caja anexo. Al
Administrador de Cuentas por Cobrar.
Seccin de Cuentas por 17. Recibe copia del Reporte Diario de Cobros y
Cobrar
primera copia del Ticket de Caja anexo.
18. Verifica informacin contenida en el Reporte

Diario de Cobros y en las copias de los
Tickets de Caja.
19. Actualiza en el Libro Auxiliar de Cuentas por

Cobrar con los cobros realizados. En caso de
pagos de telfonos, mensualmente emite
Relacin de Pagos de Telfonos y lo enva al
Departamento de Telfonos con copia al
Vicerrector Administrativo.
20. Archiva Reporte Diario de Cobros y anexa

primera copia de los Tickets de Caja en la
carpeta del cliente correspondiente para su
control por el perodo fiscal.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
RESPONSABLE ACCIN
Seccin de Cuentas 21. Al transcurrir el perodo fiscal enva Auxiliar de

por Cobrar
Cuentas por Cobrar y soportes anexos, al
Archivo Central de la Direccin de Finanzas.
Archivo Central de la 22. Recibe documentos y los archiva por Auxiliar

Direccin de Finanzas
de Cuentas por Cobrar. En caso de
Comprobante de Diario lo archiva como
Registros Diarios. (Viene del paso 10)
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
PROCEDIMIENTO: CUENTAS DE DUDOSO COBRO
RESPONSABLE ACCIN
Seccin de Cuentas por 1. Realiza gestin de cobro de acuerdo al

Cobrar
Cronograma de Cobros establecidos.
2. Si el deudor no cancela la deuda en la fecha

establecida, realiza nuevos intentos de gestin
de cobros dentro de un lapso de noventa (90)
das, en conjunto con la Unidad Responsable
del Ingreso y registra en la Hoja de Gestin de
Cobro el resultado de los mismos.
3. Ubica cuentas con antigedad mayores o igual

a noventa (90) das en el Libro Auxiliar de
Cuentas por Cobrar o en el Cronograma de
Cobros.
4. Elabora Informe de Gestin (tomando en cuenta

el nmero de intentos de cobros realizados, las
fechas, formas de comunicacin y resultados) y
anexa soportes correspondientes.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
RESPONSABLE ACCIN
Seccin de Cuentas por 5. Remite el Informe de Gestin con copia de los

Cobrar
soportes correspondientes al Jefe del
Departamento de Tesorera para su revisin y
aprobacin y una copia al Jefe de Contabilidad
para su informacin.
Jefe del Departamento 6. Recibe documentos, verifica informacin y

de Tesorera
solicita firma a la Direccin de Finanzas e
informa a la Unidad Responsable del Ingreso.
7. Una vez firmado por la Direccin de Finanzas,

remite documentos al Administrador de Cuentas
por Cobrar para su actualizacin en el Libro
Auxiliar de Cuentas por Cobrar.
Seccin de Cuentas por 8. Recibe documentos, actualiza el Libro Auxiliar

Cobrar
de Cuentas por Cobrar y lo registra como
Cuenta por Cobrar en Litigio.
9. Remite documentos de Cuentas por Cobrar en

Litigio a la Unidad de Asesora Jurdica.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
RESPONSABLE ACCIN
Seccin de Cuentas por 10. Contina con el procedimiento de Cuentas de

Cobrar
Dudoso Cobro gestionada por Asesora
Jurdica.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
PROCEDIMIENTO: CUENTAS DE DUDOSO COBRO GESTIONADAS POR

ASESORA JURDICA
RESPONSABLE ACCIN
Asesora Jurdica 1. Recibe del Departamento de Tesorera los

documentos de Cuentas por Cobrar en litigio.
2. Verifica informacin y establece proceso legal a

realizar de acuerdo al tipo de cuenta a ser
gestionada y el monto de la misma.
3. Efecta gestiones legales de cobro por un

tiempo no mayor a cinto ochenta (180) das en
conjunto con la Unidad Responsable del
Ingreso.
4. Si no logra contactar al deudor registra el

resultado de la gestin, en la Hoja de Gestin
de Cobro forma 405-011 y contina con el
Procedimiento de Cuentas Incobrables.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR

ASESORA JURDICA
RESPONSABLE ACCIN
Asesora Jurdica 5. Si logra contactar al deudor registra el

resultado de la gestin, en la Hoja de Gestin
de Cobro y verifica si el deudor va a cancelar la
deuda.
6. Si el deudor no est dispuesto a cancelar la

deuda, decide si se contina con la gestin
legal. En caso de continuar con la gestin legal,
realiza gestiones legales de cobros al Jefe de
Tesorera y a la Unidad Responsable de la
situacin del mismo. Si no va ha continuar con
la gestin legal contina con el procedimiento
de Cuentas Incobrables.
7. Si el deudor est dispuesto a cancelar,

realiza convenio de pago con el deudor y se le
informa el procedimiento a seguir para la
realizacin del pago.
8. Informa a la Seccin de Cuentas por Cobrar,

sobre el acuerdo con el deudor.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR

ASESORA JURDICA
RESPONSABLE ACCIN
Seccin de Cuentas 8. Recibe Informacin y est atento de la

por Cobrar cancelacin de la deuda.
9. Al presentarse el deudor realiza procedimiento

de Recepcin de Ingresos.
10. Cancelada la deuda por el deudor informa a

Asesora Jurdica.
Asesora Jurdica 11. Recibe informacin, archiva y cierra el caso.

Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
PROCEDIMIENTO: CUENTAS INCOBRABLES (ASESORA JURDICA)
RESPONSABLE ACCIN
Asesora Jurdica 1. Determinada la incobrabilidad de la cuenta,

realiza informe de la gestin (tomando en
cuentas las acciones legales y los resultados
obtenidos).
2. Elabora memo dirigido al Jefe de Tesorera

informndole de la incobrabilidad de la cuenta.
3. Enva original del memo, anexa Informe de

Gestin y soportes correspondientes al Jefe del
Departamento de Tesorera para su proceso.
Archiva copia de los documentos como
soportes.
Jefe del Departamento 4. Recibe memo en original e Informe de Gestin

de Tesorera y documentos anexos, e informa a la Direccin
de Finanzas.
5. Remite documentos al Administrador de

Cuentas por Cobrar para que actualice el Libro
Auxiliar de Cuentas por Cobrar.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
PROCEDIMIENTO: CUENTAS INCOBRABLES (ASESORA JURDICA)
RESPONSABLE ACCIN
Seccin de 6. Recibe documentos del Jefe de Tesorera.

Cuentas por Cobrar
7. Asienta en el Libro Auxiliar de Cuentas por

Cobrar la incobrabilidad de la cuenta.
8. Enva documentos al Departamento de

Contabilidad para que registre la prdida por
Cuenta Incobrable en el Sistema Financiero.
Departamento de 9. Recibe documentos y registra en el Sistema

Contabilidad
Financiero. Enva documentos al Archivo
Central de la Direccin de Finanzas.
Archivo Central de la 10. Recibe documentos y archiva por Auxiliar de

Direccin de Finanzas Cuentas por Cobrar.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
FLUJOGRAMAS
Pginas
21 de 32
Universidad Simn Bolvar MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Fecha
Secretara
Direccin de Ingeniera de
05/03//02
Informacin
Flujograma:
CUENTAS POR COBRAR
UNIDADES RESPONSABLES DEL INGRESO SECCIN DE CUENTAS POR COBRAR DPTO. DE TESORERA (REGISTRADOR)
Recibe copia del documento y Elabora las Facturas en Recibe Relacin de Cobros
INICIO registra la cuenta en el Libro original y dos copias de
y registra en el Sistema
Auxiliar de Cuentas por acuerdo al Cronograma de
Financiero generando la
Cobrar. Cobros del mes
Cuenta por Cobrar.
correspondiente.
Realiza contrato o
convenio por prestacin
de servicio, arrendamiento
o venta. Establece canon Determina la fecha o fechas 5 das hbiles antes de la
y fecha de cobro, de en que se debe realizar el fecha de pago, enva
cobro y lo registra en el Emite Comprobante de
acuerdo a l tipo de segunda copia de la Factura
Cronograma de Cobros Diario y le anexa la
contrato. al deudor. En caso de no
Relacin de Cobros. Lo
ubicar al deudor se lo enva a
enva al Archivo Central de
la Unidad Responsable del
Ingreso para que lo remita al la Direccin de Finanzas,
para su archivo como
deudor.
Registros Diarios.
Archiva contrato o documento
en la carpeta correspondiente,
por tipo de cuenta hasta
Enva copia del contrato, gestionar su cobro. 2
convenio o documento
que respalde el
compromiso al
Administrador de Cuentas
por Cobrar. En caso de 1
cobro de telfono recibe Elabora Relacin de Cobros a
Estados de Cuentas realizar en el mes y lo remite
mensualmente del al Registrador en el
Departamento de Departamento de Tesorera
Telfonos. para su ingreso en el Sistema
Financiero.
Pginas
22 de 32
Universidad Simn Bolvar
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Fecha
Secretara
05/03//02
Informacin
Flujograma:
CUENTAS POR COBRAR
DEUDOR SECCIN DE CAJA SECCIN DE CUENTAS POR COBRAR ARCHIVO CENTRAL

D.F.
2
1 Recibe al deudor y Recibe copia del Archiva Reporte Diario de
ubica original y primera Reporte Diario de Cobros y anexa primera
copia de la Factura con Cobros y primera copia copia de los Tickets de
el Administrador de del Ticket de Caja Caja en la carpeta del
Cuentas por Cobrar. anexo. Recibe documentos y
Recibe copia de la cliente correspondiente
los archiva por
Factura y se dirige a la para su control, por el Auxiliar de Cuentas
Seccin de Caja para perodo fiscal. por Cobrar. En caso
cancelar la deuda. de Comprobante de
Verifica informacin Diario lo archiva
Realiza contenida en el Reporte como Registros
Procedimiento de Diarios.
Diario de Cobros y en Al transcurrir un perodo
Recepcin de
las copias de los Tickets fiscal enva Auxiliar de
Ingresos.
de Caja. Cuentas por Cobrar y
soportes anexos al Archivo
Central de la Direccin de FIN
Finanzas.
Actualiza en el Libro
Recibe original de la Entrega al deudor Auxiliar de Cuentas por
Factura con sello de original de la Factura Cobrar los cobros
cancelada y el original sellada como cancelada realizados. En caso de
del Ticket de Caja para y Ticket de Caja. pagos de telfonos,
su control. mensualmente emite
Relacin de Pagos de
Telfonos y lo enva al
Departam ento de
Telfonos con copia al
FIN Entrega copia del Vicerrector
Reporte Diario de Administrativo.
Cobros con primera
copia del Ticket de Caja
anexo al Administrador
de Cuentas por Cobrar.
Pginas
23 de 32
Fecha
Secretara
05/03//02
Informacin
Flujograma:
CUENTAS DE DUDOSO COBRO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA

SECCIN DE CUENTAS POR COBRAR
INICIO Remite el Informe de Gestin

con copia de los soportes Recibe documentos, verifica
correspondientes al Jefe del informacin y solicita firma a
Realiza gestin de cobro de Departamento de Tesorera
acuerdo al Cronograma de la Direccin de Finanzas e
para su revisin y aprobacin informa a la Unidad
Cobros establecido. y una copia al Jefe de Responsable del Ingreso.
Contabilidad para su
informacin.
Si el deudor no cancela la
deuda en la fecha
establecida, realiza nuevos
Una vez firmado por la
intentos de gestin de
Direccin de Finanzas, remite
cobros dentro de un lapso de Recibe documentos, actualiza documentos al Administrador
90 das, en conjunto con la el Libro Auxiliar de Cuentas de Cuentas por Cobrar para
Unidad Responsable del por Cobrar y lo registra como su actualizacin en el Libro
Ingreso y registra en la Hoja Auxiliar de Cuentas por
Cuenta por Cobrar en Litigio.
de Gestin de Cobro, los
Cobrar.
resultados de los mismos.
Ubica cuentas con

antigedad mayores o igual Remite documentos de
a 90 das en el Libro Auxiliar Cuentas por Cobrar en Litigio
de Cuentas por Cobrar o en a la Unidad de Asesora
el Cronograma de Cobros. Jurdica.
Elabora Informe de
Gestin, (tomando en Contina con el
cuenta el nmero de intentos Procedimiento de
de cobros realizados, las Cuentas de Dudoso
fechas, formas de Cobro Gestionadas por
comunicacin y resultados) Asesora Jurdica.
y anexa soportes
correspondientes.
Pginas
24 de 32
Universidad Simn Bolvar
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Fecha
Secretara
05/03//02
Informacin
Flujograma:
CUENTAS DE DUDOSO COBRO GESTIONADAS POR ASESORA J URDICA
ASESORA JURDICA SECCIN DE CUENTAS POR COBRAR
INICIO Registra el resultado de la

gestin, en la Hoja de 1
Gestin de Cobro y verifica si
Recibe del Departamento de el deudor va a cancelar la Recibe informacin y e st
Tesorera los documentos de deuda. atento de la cancelacin
Cuentas por Cobrar en Litigio. Realiza convenio de pago de la deuda.
SI con el deudor y se le
Va a informa el procedimiento
cancelar a seguir para la
Verifica informacin y establece Al presentarse el
proceso legal a realizar de acuerdo realizacin del pago.
NO deudor a cancelar
al tipo de cuenta a ser gestionada realiza
y el monto de la misma. Decide si se contina con procedimiento de
la gestin legal. Recepcin de
Informa a la Seccin de
Cuentas por Cobrar, Ingresos.
Efectua gestiones legales de cobro
NO sobre el acuerdo con el
por un tiempo no mayor a 180 das
en conjunto con la Unidad Contina deudor.
gestin Cancelada la deuda por
Responsable del Ingreso.
el deudor informa a la
SI Unidad de Asesora
Realiza gestiones legales de Jurdica.
Recibe informacin,
cobros e informa al Jefe de
archiva y cierra el caso
SI Tesorera y a la Unidad
Logro Responsable del Ingreso, de
Contactar la situacin del mismo.
al deudor?
NO Una vez finalizada la
Registra el resultado de la gestin legal se determina FIN
gestin, en la Hoja de si el deudor va a cancelar.
Gestin de Cobro.
SI
El deudor 1
Contina con el va a
Procedimiento de
NO
Cuentas
Incobrables
Pginas
25 de 32
Universidad Sim n Bolvar MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Fecha
Secretara
05/03//02
Informacin
Flujograma:
CUENTAS INCOBRABLES (ASESORA JURDICA)
ASESORA JURDICA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA SECCIN DE CUENTAS POR COBRAR
INICIO Recibe documentos del

Jefe de Tesorera.
Determinada la
incobrabilidad de la cuenta, Recibe memo original e
Informe de Gestin y
realiza informe de la gestin
documentos anexos e
(tomando en cuenta las
informa a la Direccin
acciones legales y los
de Finanzas. Asienta en el Libro
resultados obtenidos).
Auxiliar de Cuentas por
Cobrar la incobrabilidad
de la cuenta.
Remite documentos al
Administrador de
Elabora memo dirigido al Cuentas por Cobrar
Jefe de Tesorera para que actualice el
Enva documentos al
informandole de la Libro Auxiliar de
Departamento de
incobrabilidad de la cuenta. Cuentas por Cobrar. Contabilidad para que
registre la prdida por
Cuenta Incobrable en el
Enva original del memo,
Sistema Financiero.
anexa Informe de Gestin
y soportes correspondientes
al Jefe del Departamento de
Tesorera para su proceso.
Archiva copia de los
documentos como soportes. 1
Pginas
26 de 32
Fecha
Secretara
05/03//02
Informacin
Flujograma:
CUENTAS INCOBRABLES (ASESORA J URDICA)
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ARCHIVO CENTRAL DE LA DIRECCIN DE FINANZ AS
Recibe documentos y Recibe documentos

registra en el Sistema y archiva por
Financiero. Enva Auxiliar de Cuentas
1 documentos al Archivo por Cobrar.
Central de la Direccin
de Finanzas.
FIN
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
FORMULARIOS
UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR 1. Ao:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE FINANZAS
CRONOGRAMA DE COBROS
2. NOMBRE DEL DEUDOR 3. UNIDAD REPONSABLE 4. MONTO A A CANCELAR 5. MESES
Ene
Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
FORMULARIO 405-06 DII 10/02

Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
FORMULARIO: Cronograma de Cobros
CDIGO: 405-06
USO: Controlar los cobros a ser efectuados en cada perodo.
ELABORADO: En computadora.
No. Nombre Contenido

1 Ao Perodo Fiscal.
2 Nombre del Deudor Identificacin del Deudor.
3 Unidad Responsable Nombre de la Unidad Organizativa
Responsable del Ingreso.
4 Monto a Cancelar Monto total a cancelar por el deudor.
5 Meses Se explica por s solo.
5.1 Meses del ao (Ene, Feb, Marque con una equis (X) el mes
Mar, Abr, May, Jun, Jul, Ago, cancelado por el deudor.
Sep, Oct, Nov, Dic)
Distribucin:
Original: Seccin de Cuentas por Cobrar.

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR HOJA DE GESTIN DE COBRO
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE FINANZAS
1. UNIDAD RESPONSABLE DEL INGRESO
1. DUEDOR: 3. CANON MENSUAL 4. DEUDA TOTAL
GESTIONES REALIZADAS
5. FECHA 6. HORA 7. LOGRO COMUNICACIN 8. COMUNICACIN 9. PERSONA CONTACTADA
/ / SI NO Escrita Telef Personal
10. RESULTADOS:
10. RESULTADOS:
10. RESULTADOS:
11. OBSERVACIONES:
FORMULARIO 405-11 DII 10/02

Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
FORMULARIO: Hoja de Gestin de Cobro
CDIGO: 405-10
USO: Permite llevar el registro de las gestiones realizadas y los resultados

obtenidos.
ELABORADO: Manuscrito
No. Nombre Contenido

1 Unidad Responsable del Nombre de la Unidad Organizativa
Ingreso Responsable del Ingreso.
2 Deudor Nombre de la persona natural o jurdica,
que posee la cuenta por cobrar.
3 Canon Mensual Monto mensual a cancelar por el deudor.
4 Deuda Total Monto total de la deuda a ser cancelada
por el deudor.
5 Fecha Da, mes y ao cuando se realiz la
gestin.
6 Hora Hora en que se realiz la comunicacin.
7 Logro comunicacin Una equis (x) indicar si se logr o no la
comunicacin.
8 Comunicacin Una equis (x) indicar el tipo de
comunicacin.
9 Persona Contactada Nombre de la persona contactada.
10 Resultados Respuesta obtenida de la comunicacin.
Pginas:

Fecha:
SECRETARA
Procedimiento:
"CUENTAS POR COBRAR
11 Observaciones Cualquier informacin adicional referente

a la gestin.
Distribucin:
Original: Informe de Gestin.
Duplicado: Carpeta del deudor.

Cuentas Cobrar

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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR DIRECCIN DE FINANZAS

OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los lineamientos metodolgicos para el manejo de las Cuentas por

UNIDADES QUE INTERVIENEN

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR DIRECCIN DE FINANZAS

- Cronograma de Cobros Forma 405-06.

- Reporte Diario de Cobros.

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2. Es responsabilidad del Administrador de Cuentas por Cobrar realizar el

3. El Administrador de Cuentas por Cobrar mantendr actualizado el Libro Auxiliar

5. Todo pago realizado a travs de depsito bancario deber ser cancelado en

6. Las Cuentas por Cobrar vencidas se mantendrn en la Seccin de Cuentas por

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7. El Administrador de Cuentas por Cobrar ser responsable de emitir

8. El Administrador de Cuentas por Cobrar deber suministrarle mensualmente al

9. En los casos de pagos de telfonos, es responsabilidad del Administrador de

10. Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarn sujetos

11. Es responsabilidad de las Unidades Involucradas en el procedimiento,

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13. El Administrador de Cuentas por Cobrar ingresar en el Libro Auxiliar de Cuentas

14. El Administrador de Cuentas por Cobrar enviar a la Unidad correspondiente un

15. El Administrador de Cuentas por Cobrar solicitar quincenalmente un Informe de

16. El Administrador de Cuentas por Cobrar deber mantener al da en el Libro

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17. El Administrador de Cuentas por Cobrar emitir mensualmente los Estados de

18. El Administrador de Cuentas por Cobrar ser el responsable de recibir y controlar

19. Al rescindirse un contrato el Administrador de Cuentas por Cobrar deber

20. Asesora Jurdica deber informar a la Seccin de Cuentas por Cobrar en el

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PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR

Unidades Responsables 1. Realiza contrato o convenio por prestacin de

2. Enva copia del contrato, convenio o documento

Seccin de Cuentas 3. Recibe copia del documento y registra la cuenta

4. Determina la fecha o fechas en que se debe

5. Archiva contrato o documento en la carpeta

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PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR

Seccin de Cuentas 6. Elabora Relacin de Cobros a realizar en el

7. Elabora las Facturas en original y dos copias de

8. Cinco (5) das hbiles antes de la fecha de

Registrador 9. Recibe Relacin de Cobros y registra en el

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PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR

Registrador 10. Emite Comprobante de Diario y le anexa la

Deudor 11. Recibe de la Seccin de Cuentas por Cobrar

Seccin de Caja 12. Recibe al deudor y le ubica original y primera

13. Realiza Procedimiento de Recepcin de

14. Entrega al deudor original de la Factura

15. Recibe original de la Factura con sello de

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PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR

Seccin de Caja 16. Entrega copia del Reporte Diario de Cobros,

18. Verifica informacin contenida en el Reporte

19. Actualiza en el Libro Auxiliar de Cuentas por

20. Archiva Reporte Diario de Cobros y anexa

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PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR

Seccin de Cuentas 21. Al transcurrir el perodo fiscal enva Auxiliar de

Archivo Central de la 22. Recibe documentos y los archiva por Auxiliar

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PROCEDIMIENTO: CUENTAS DE DUDOSO COBRO