MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICA NACIONAL
NOMBRE DE LA UNIDAD

No. S-2012-000000
NMERO RADICAR / SIGLA1 SIGLA2 TRD

Lugar y fecha de elaboracin (dd-mm-aaaa)

Grado o ttulo
NOMBRE DEL DESTINATARIO
Cargo que ocupa
Organizacin o Unidad
Direccin de destinatario (para comunicaciones externas)
(Ciudad - Departamento)

Asunto: sntesis del tema de la comunicacin

Es importante que el contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, concisa,

coherente, breve, directa, sencilla, cortes y ordenada para cumplir con los objetivos de
informar y persuadir. Se sugiere que el texto este justificado y no contenga ms de tres
prrafos en comunicaciones de un solo folio.

Al observar este modelo, identificar las partes fundamentales y opcionales que se

requieren en una buena comunicacin oficial.

Atentamente,

Grado FIRMA Y POS FIRMA DEL REMITENTE

Cargo que ostenta

Anexo: se relaciona el nmero de anexos y el nmero de folios

Elaborado por: Grado, Nombres y Apellidos

Revisado por: Grado, Nombres y Apellidos
Fecha de elaboracin: DD-MM-AAAA
Ubicacin: Sitio en que se encuentra alojado el documento electrnico

Direccin de la Unidad
Telfono(s) de la oficina productora
Correo electrnico institucional
ESPACIO DESTINADO PARA LOS LOGO
www.policia.gov.co SMBOLOS

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
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1. MRGENES. Se deben observar las siguientes mrgenes, en los documentos:

Superior: 2 cm Inferior: 2 cm
Lateral izquierdo: 3 cm Lateral derecho: 2 cm

Nota: Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, las mrgenes laterales deben ser
simtricas a 3 cm.

2. ENCABEZAMIENTO O MEMBRETE. Es la inscripcin que se emplea en la parte superior de las

comunicaciones oficiales. Consta de tres renglones escritos en arial 10 a dos centmetros por
debajo del borde superior y alineado a la margen izquierda, as:

Escudo de la Polica Nacional alineado a la izquierda (dimensiones 2 cm x 2 cm)

Primera lnea: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (con negrilla)
Segunda lnea: POLICA NACIONAL (sin negrilla)
Tercera lnea: NOMBRE DE LA UNIDAD (sin negrilla)

Nota: aquellas unidades cuyo nombre es muy extenso podrn emplear una cuarta lnea; como por
ejemplo las escuelas de polica o las unidades desconcentradas.

3. PIE DE PGINA. Sobre la margen inferior (2 cm desde el borde inferior de la hoja), se colocar la
informacin del cdigo del documento, nmero de pgina y su fecha de aprobacin. A partir de esta
margen se ubica alineado a la margen izquierda el pie de pgina, que corresponde a los datos de la
direccin, telfono, correo electrnico de la unidad y pagina web institucional.

Nota: El tamao de la fuente debe corresponder al establecido en el Reglamento de identidad, imagen

y comunicacin (Arial 8.5 pts, normal, altas y bajas; ltima lnea Arial 9 pts, Negrilla, bajas). Cuando se
trate de una comunicacin de ms de una hoja, deber quedar el membrete en la primera pgina y el
pie de pgina con los logo smbolos en la ltima.

4. ESTILO. Para efectos de la distribucin del contenido de la comunicacin oficial se deber utilizar el
estilo bloque extremo (todas las lneas parten del margen izquierdo).

5. FUENTE. Arial 10 a 12. (El tamao de la letra depender de la extensin de la comunicacin o

cantidad de texto que contenga el documento).

6. NMERO DE LA COMUNICACIN Y SIGLAS DE QUIEN APRUEBA Y ELABORA. Se debe escribir

a una o dos interlineas libres despus del membrete, conservando la estructura de la numeracin
automtica que genera el RADICAR (sin la sigla de la unidad); con el propsito de facilitar la asociacin
de los datos de informacin en la produccin documental de trmite o respuesta a radicados en el
mismo sistema.

Nota: la SIGLA1 corresponde a quien aprueba y la SIGLA2 a quien origina o elabora el documento.

7. LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIN. Se deben escribir estos datos a una o dos
interlineas libres despus del nmero de la comunicacin y en forma completa en orden de: nombre del
lugar de origen, da, mes (en minscula) y ao (sin separarlo con punto.

8. DENOMINACIN O TTULO ACADMICO. Se escribe con mayscula inicial la denominacin, grado,

o ttulo acadmico que ostente el destinatario, para los casos en que se carezca de estos, se utilizar el
apelativo seor o seora.
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 9. NOMBRE DEL DESTINATARIO. Escribirlo con mayscula fija, de preferencia se debe escribir los
nombres y apellidos completos.

10. CARGO. Se escribe con mayscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir
en dos lneas para guardar proporcin visual con los otros datos.

11. ORGANIZACIN. Se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo, con la denominacin ms

ampliamente conocida, es decir razn social, sigla o acrnimo. En caso de nombre completo, la
escritura se efecta con mayscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la
entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que puede contener la razn
social. Las siglas o acrnimos se escriben en mayscula sostenida, a menos que la organizacin lo
haya registrado de manera diferente.

12. DIRECCIN. De acuerdo con el medio a travs del cual se realice el envo de la comunicacin (correo
certificado, estafeta, mensajera); en este espacio se escribe la direccin de nomenclatura, el apartado
areo, el fax o el correo electrnico. Si la comunicacin oficial es remitida a un funcionario o
dependencia de la misma unidad o complejo no es necesario agregar direccin. No se utilizan
abreviaturas (Cll., Crra., Av., Transv., Nro., No., N, #, entre otras).

13. ASUNTO. Se escribe la palabra asunto, con mayscula inicial, seguida de dos puntos, sin negrilla y sin
subrayar. Se debe escribir a dos interlineas libres, a partir del ltimo dato del destinatario; constituye la
sntesis del tema de la comunicacin oficial y se debe expresar en un mnimo de cinco palabras. Se
omiten artculos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.

14. CUERPO O TEXTO. Es importante que el contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, concisa,
coherente, breve, directa, sencilla, cortes y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y
persuadir. Se sugiere que el texto este justificado y no contenga ms de tres prrafos en
comunicaciones de un solo folio.

Nota: Cuando se d respuesta o se cite un documento (oficio o mensaje) debe indicarse el nmero, la
sigla de la dependencia de origen y la fecha.

15. DATOS DEL REMITENTE. Se escriben los nombres y apellidos completos en mayscula fija y con
negrilla, antecedido por el grado en mayscula inicial y sin negrilla. En la interlinea libre siguiente se
debe colocar el cargo que ostenta el remitente de acuerdo a sus funciones.

16. ANEXOS. Se detallan en el texto y al final de la comunicacin a dos interlineas libres del remitente. La
palabra anexo, o anexos, segn el caso, se escribe con mayscula inicial, seguida de dos puntos (:) a
un espacio se enuncia la cantidad; entre parntesis se relaciona el nmero de folios y el tipo de anexo,
escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).

17. BLOQUE INFORMATIVO. A dos interlineas libres del remitente a una interlinea libre de anexos y
copias se coloca la identificacin de quien elabora y revisa el documento, as como la fecha de
elaboracin y su ubicacin electrnica. Para este caso se escriben las palabras Elaborado por y
Revisado por seguida de dos puntos (:); el grado (sigla1), los nombres y apellidos de las personas que
participaron en la redaccin o elaboracin, revisin y dems actividades relacionadas con la
produccin de la comunicacin, todo debidamente alineados. En mayscula inicial y Arial 5.

1
Todo en mayscula (TC., MY., CT., TE., ST., SM., CM., SC., IT., SI., PT., ASE09, ASE02, APA10, etc.)

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18. RECIBIDO EN LAS COMUNICACIONES. Se debe realizar en la parte superior derecha de la
comunicacin, entre el borde y la margen; en el espacio en blanco destinado para el recibido, registro,
y/o radicacin del documento (zona 3), conforme a los parmetros establecidos en la Gua Tcnica
Colombiana GTC-185. Se debe dejar constancia en forma clara y legible de los datos (firma y
posfirma) de quien recibe el documento, la fecha y hora.

19. SELLO PREIMPRESO. Este se utilizar para la entrega de las comunicaciones oficiales internas
(unidades polica nacional). Colocndose a un centmetro del borde derecho de la pgina y a dos
del borde superior. Su propsito es unificar criterios en cuanto al recibido en los documentos; si la
comunicacin es para una entidad externa (pblica o privada), se omitir mencionado sello.

20. LOGO SMBOLOS. Estos se colocarn en el pie de pgina a un centmetro del borde derecho. Se
podrn utilizar un mximo de cinco logo smbolos de premios otorgados a la Polica Nacional o a la
unidad respectiva.

21. CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN. Esta se utilizar de acuerdo a la confidencialidad de la

documentacin y conforme a los lineamientos institucionales y los parmetros establecidos por el
proceso de Direccionamiento Tecnolgico. Por lo tanto, al momento de producir la comunicacin
oficial se deber determinar si esta es de carcter: ULTRASECRETO, SECRETO, RESERVADO,
CONFIDENCIAL O INTERNO.

Se escribir debajo de los datos correspondientes a la direccin, telfono, correo electrnico de la

unidad y pagina web institucional, la palabra correspondiente de acuerdo a su clasificacin, a un
espacio libre, centrado, en Arial 10, negrilla y en mayscula.

Nota: si se trata de una comunicacin oficial sin ningn tipo de restriccin o confidencialidad
(pblica) se omitir este apartado.

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 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICA NACIONAL
OFICINA DE PLANEACIN

No. S-2017 - 028213 / OFPLA GUDIR 29.27

Bogot D.C., 3 de marzo de 2017

Coronel
NORBERTO MUJICA JAIME
Director Escuela de Cadetes de Polica "General Francisco de Paula Santander"
Calle 45 a sur 50 A 91
Bogot D.C.

Asunto: solicitud prstamo centro cultural

Con el propsito de fortalecer las competencias en el proceso de Gestin Documental, el cual

es de prioridad para la institucin toda vez que se hace necesario contar con personal
altamente calificado para el ejercicio de la conservacin y custodia del patrimonio documental
de la Polica Nacional y en coherencia con los lineamientos generales de poltica institucional.

Solicito al Coronel autorice el prstamo del centro cultural de las 17:30 a las 21:00 horas a
partir del lunes 20 hasta el viernes 24 de marzo, con el fin de continuar el desarrollo del curso
tcnico en Administracin Documental.

Atentamente,

Brigadier General FABIN LAURENCE CRDENAS LEONEL

Jefe Oficina de Planeacin

Elaborado por: IJ. Fany Lisbet Guevara Rodrguez

Revisado por: MY. Ribelino Snchez Sierra
Fecha de elaboracin: 03-03-2017
Ubicacin: C:\\mis documentos\Informes 2017

Carrera 59 26-21 CAN, Bogot

Telfonos 315 9143 315 9881
ofpla.meci-calidad@policia.gov.co
www.policia.gov.co

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 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICA NACIONAL
ESCUELA DE CADETES DE POLICA
GENERAL FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

No. S-2017- 028213 / DIREC ARACA 1.10

Bogot D.C., 3 de marzo de 2017

Doctor
JORGE ARMANDO GONZLEZ ROJAS
Secretario General
Ministerio de Defensa Nacional
Carrera 54 26-25, CAN
Bogot D.C.

Asunto: remito requerimiento

Conforme a lo establecido en el artculo 21 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo

Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011) y por tratarse de competencia de esa Direccin,
remito a ese despacho el requerimiento judicial J-054 de fecha 22 de enero de 2016, radicado
en la Direccin General el da 24 de enero bajo el nmero E-2014-007139, procedente del
Juzgado Octavo Penal del Circuito de Bogot.

Por lo anterior, se solicita a ese despacho dar respuesta directa al peticionario conforme a su
competencia y en los trminos de ley.

Atentamente,

Coronel NORBERTO MUJICA JAIME

Director Escuela de Cadetes de Polica, General Francisco de Paula Santander

Anexos: cuatro (10 folios)

Elaborado por: SI. Gustavo Granados Gonzlez

Revisado por: TE. Carlos Bucheli Santacruz
Fecha de elaboracin: 02-03-2017
Ubicacin c:\\mis documentos\Informes 2017

Calle 45 A Sur 50 A- 91, Bogot

Telfonos 7246401 7246402
ecsan.direc@policia.gov.co
www.policia.gov.co

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 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICA NACIONAL
METROPOLITANA DE BOGOT

No. S-2017 - 0723212 / COSEC3-ESTPO9-2.25

Bogot D.C., 15 de marzo de 2017

Seor
LUIS ENRIQUE GIRALDO DURAN
Carrera 8 16 88 Oficina 1106
enrique.giraldo.duran@gmail.com
Bogot D.C.

Asunto: respuesta derecho de peticin radicado N 017165

De manera atenta me permito dar respuesta a su derecho de peticin impetrado ante el

Comando de la Polica Metropolitana de Bogot, donde solicita se realicen operativos de
control con el fin de verificar que los propietarios de los bares ubicados sobre la transversal 69
con calle 24 A, no sobrepasen los niveles de ruido permitidos.

Este comando orden a la seorita Subteniente Mayra Rizcanevo Olaya, Comandante del CAI
Salitre para que junto a las patrullas del cuadrante 08 tomaran contacto con los propietarios y/o
administradores de los establecimientos ubicados en el mencionado sector, por lo cual la
seorita oficial se reuni con los mencionados dndoles a conocer la Ley 1801 de 2016,
Artculo 33 Comportamientos que afectan la tranquilidad y relaciones respetuosas de las
personas y Artculo 87 Requisitos para cumplir actividades econmicas de lo cual los
asistentes firman actas de compromiso.

Atentamente,

Teniente Coronel JOHN JAIME GARCIA BELTRN

Comandante Novena Estacin de Polica Fontibn

Anexo: uno (07 folios) informe de actividades, acta de reunin y actas de compromiso

Elaborado por: IT. Nilson Cortes Guevara

Revisado por: TC. John Jaime Garca Beltrn
Fecha de elaboracin: 15/03/2017
Ubicacin c:\\mis documentos\Informes 2017

Carrera 98 16 B - 50
Telfono: 2676757
mebog.e9@policia.gov.co
www.policia.gov.co

1DS-OF-0001 Pgina 7 de 7 Aprobacin: 27-03-2017

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