Acta de escrituracin:

Por su parte los notarios, anticipando la instancia de parte extendern y

autorizarn actas en que se consignen los hechos y circunstancias que
presencien o les consten y que por su naturaleza no sean materia de contrato.

Las actas notariales tienen como contenido la constatacin de hechos o la

percepcin que de los mismos tenga el notario, siempre que por su ndole no
puedan calificarse de actos y contratos, as como sus juicios y calificaciones.
Es decir, que el notario en las actas se limita a dar fe sobre la capacidad
jurdica del contenido, de hechos, que es percibido por sus sentidos aunque
tambin de otros que no se perciben directamente por los sentidos pero que el
notario puede considerar renombradas previas las pruebas pertinentes, como
en las actas de notoriedad.

Para la autorizacin del documento es necesario, que haya un inters legtimo

por parte de quien solicite el acta (alguna razn suficiente para inmiscuirse en
la esfera jurdica de los dems); que la conducta que se pide al notario sea
legal en s misma (que no viole la intimidad, la propia imagen o el domicilio de
los dems); y que el acta no recoja consideraciones que requieran
conocimientos periciales que el notario no tiene por qu tener.

Es importante que la actuacin del notario sea imparcial, como en todas sus
actuaciones, pues si bien debe recoger el inters particular del que le requiere,
no puede obviar parte de la verdad que constate ni recoger realidades que
induzcan claramente a confusin.

El acta, como documento pblico queda custodiada en el libro de protocolo del

notario que lo autoriz, y de ella pueden pedir copias no slo el que la inst,
sino tambin cualquier persona que pueda tener inters legtimo en conocer su
contenido y, por supuesto, la autoridad judicial cuando de alguna manera
incidan en materia penal.

TIPOS DE ACTAS

1. Actas de presencia: Las actas notariales de presencia atestiguan la

realidad o verdad del hecho que motiva para su autorizacin. El contenido de
esta acta se reduce a lo presenciado por el notario sin que se exijan por su
parte conocimientos tcnicos propios que conlleva una prueba pericial.

2. Actas de manifestaciones o de referencia: En estas actas, el notario

recoge las manifestaciones de una persona. Es claro, que dicha acta no
consagra la veracidad de dichas declaraciones, sino declaraciones de un
momento determinado. Lo que se acredita por tanto en este tipo de actas, no
es el contenido de la declaracin, sino la declaracin como de la persona,
debiendo el declarante asumir los efectos de su declaracin.
3. Actas de remisin de documentos por correo: Son aquellos simples
envos de cartas u otros documentos por correo ordinario, procedimiento
telemtico, telefax o cualquier otro medio idneo que podr hacerse constar
mediante un acta, que demostrar el contenido de la carta o documento,
segn el medio utilizado la fecha de su entrega, as como la admisin por el
notario del aviso de recibo, o del documento o comunicacin de recepcin que
permiten acreditar el contenido y fecha de entrega de cartas u otros
documentos.

4. Actas de notificacin y requerimiento: La actas de notificacin es la

simple comunicacin a una persona sobre una informacin o decisin por parte
del solicitante de los servicios del notario; mientras que las de requerimiento
ordena al destinatario que debe adoptar una determinada conducta, como, por
ejemplo, pagar una determinada deuda. La notificacin o requerimiento el
notario la podr hacer por correo; o bien personndose en el domicilio que se
le haya indicado. En resumidas cuentas, esta acta permite dejar certificacin
de que una persona ha recibido una informacin o solicitud por parte de otra.

5. Actas de exhibicin de cosas o documentos: El notario detallar e

identificar en el acta un determinado objeto en una situacin puntual. Planos,
fotografas, fotocopias, diseos o declaraciones personales pueden ser objeto
de la misma. Si es un acta de exhibicin de documentos, el notario deber
copiar, duplicar o resumir el contenido.

6. Actas de notoriedad: Permiten constatar determinados hechos que no son

directamente perceptibles, pero si notorios y que pueden fundamentar
derechos. El notario realizar las pruebas pertinentes que acrediten la
veracidad de los hechos y emitir un juicio sobre la notoriedad o no de la
situacin interesada.

Un ejemplo, son las actas de abintestato, en las que el notario identifica a los
herederos de una persona que ha fallecido sin dejar testamento.

1.7 Actas de protocolizacin

Los documentos pblicos o privados se incorporan con estas actas al protocolo

notarial, con el fin de impedir su extravo, demostrar su existencia o su fecha o
conseguir copias futuras. Si se trata de contratos, deben haberse cumplido los
requisitos fiscales, para evitar que con la presentacin al notario se inicie la
prescripcin del pago de impuestos; adems se har constar que no produce la
protocolizacin los efectos de la escritura.

1.8 Actas de depsito ante notario

El notario recibe en depsito objetos, valores, archivos informticos,

documentos o cantidades de efectivo. El depsito puede ser confiado para su
custodia o como garanta de un contrato y debe fijar las condiciones de
restitucin. Cualquier depsito deber ser examinado previamente por el
notario, para verificar que el depsito no constituye infraccin de norma
alguna.

Elementos Formales

Entre los elementos formales de la escritura pblica

1. Las escrituras se debern redactar en idioma castellano.

2. Se extender por medios manuales, mecnicos y medios electrnicos.

3. No se podr dejar espacios vacos ni separar las partes o clusulas de la

escritura.

4. No se podrn usar abreviaturas en los nombres o iniciales.

5. Las referencias y cantidades numricas deben ir en letras y entre

parntesis el nmero correspondiente. Prima la cantidad en letras.

6. La extensin de la escritura pblica (versin escrita de las declaraciones)

se har en papel de seguridad autorizado por el Estado y al final del
instrumento y antes de las firmas se indicarn los nmeros que llevan las hojas
empleadas.

7. Se debe anotar en el libro de relacin la escritura autorizada por el

Notario, puesto que debido a este acto se considera incorporada al Protocolo.

8. La escritura se distinguir con el nmero de orden que le corresponda

expresado en letras y cifras numerales por cada ao calendario (Articulo 23 del
Decreto 960 de 1970)

9. En caso de disponer de un bien inmueble, debe dejarse constancia de la

situacin de la sociedad conyugal (Articulo 27 del Decreto 960 de 1970)

10. En negocios jurdico sobre inmuebles, la cabida de este se har por el

sistema mtrico decimal (Articulo 31 del Decreto 960 de 1970)

11. Debe indicarse el titulo antecedente del inmueble.

12. El disponente debe manifestar la existencia de gravmenes, usufructos,

uso habitacin y en general, cualquier limitacin al domino. (Artculo 33 del
Decreto 960 de 1970)

13. el precio se realizar en moneda colombiana (Articulo 34 del Decreto

960 de 1970)