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TALLER DE CALIDAD

GESTION DOCUMENTAL

Nombre Yulia Paola Rosales

Ficha: 1096680

Investigue las siguientes preguntas , segn la norma socializada en clases , sobre gestin

documental.

1 Cules son los indicadores de que una empresa necesita un sistema de


gestin documental?
Cualquier pequea o mediana empresa en la actualidad genera una gran cantidad de
documentos de gran importancia que hay que almacenar durante un largo periodo de
tiempo. Si estos documentos estn almacenados en un soporte fsico producirn en las
empresas varios problemas:

- Utilizacin de espacio fsico.

- Dificultad para organizar y localizar los documentos.

- Dificultad para proteger la informacin.

2 Cules son exactamente las ventajas de la gestin documental?

Mayor productividad: se da mediante la eficacia y

Ahorro de Costos.

Ahorro de Tiempo.

3 IMPORTANCIA DE LA RECOLECCIN DE DATOS.


4 EJEMPLO DE APLICACIN DE LA GESTIN
DOCUMENTAL.

El SENA posee un sistema de gestin documental debidamente ordenado por fecha, ao


dia mes, color

5 TECNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS


Las principales tcnicas de recoleccin de datos son:

Entrevistas
La encuesta
La observacion
sesion de grupo.

6 CMO DEBE REALIZARSE LA FOLIACIN EN LOS


DOCUMENTOS DE ARCHIVO?
Segn el archivo general de la nacin la foliacin de los documentos debe seguir el
siguiente orden.

La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar


previamente clasificada
La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar
previamente ordenada.
La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar depurada.
Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una
serie

7 Defina con sus propias palabras lo siguiente:


FOLIO: hoja de papel

FOLIACION: proceso de foliar series documental..

FOLIO RECTO: manuscrito o portada

FOLIO VUELTO: contra portada de libro

PAGINA: medio de informacin que puede estar escrito en medio fsico como
por ejemplo una hoja de papel

PAGINAR: Numerar las paginas de un escrito o texto.

TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL: listado de asuntos o series


documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia,
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales

PROCESO DOCUMENTAL: El proceso o cadena documental es la razn


fundamental de un centro de documentacin

VALORACION: proceso de anlisis que consiste en identificar los valores


investigativos, cientficos, patrimoniales, histricos, culturales y tcnicos de la
informacin registrada en los documentos de archivo.

SELECCIN: Es el proceso archivstico que consiste en identificar, analizar y


evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad

EXPURGO: Consiste en eliminar los documentos que pierden su vigencia o


porque ya reposan en el archivo centra

COMO SE ORGANIZAN LOS ARCHIVOS:

1. Los archivos deben ser organizados de manera numrica o alfabtica.

2. Cada carpeta debe ser rotulada con la informacin que nos permita identificar su
contenido. Por ejemplo, el nombre del cliente, caso o nmero de expediente.

3. Pueden utilizarse carpetas de colores, o bien etiquetas de color. Esto nos permitir en
todo momento identificar a simple vista una categora de expediente.

4. Los archivadores deben ser enumerados, as como cada una de sus gavetas. Por
ejemplo, podemos tener cuatro archivos enumerados del 1 al 4, por lo que sus gavetas
seran la 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, etc.

5. Debemos llevar un inventario completo del contenido de cada archivo en una hoja
electrnica. Esto nos permitir poder ubicar un expediente desde cualquier computador, y
mantener un orden efectivo de nuestros archivos.
6. Para archivos muy grandes, con gran cantidad de expedientes, nuestra recomendacin
es implementar un sistema de cdigo de barras o de radio frecuencia, lo que dar una
trazabilidad ms rpida y segura a los documentos.

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