AUDITORA ADMINISTRATIVA

1. CONCEPTOS GENERALES
Para realizar una Auditora Administrativa en una empresa, es necesario
que el Auditor Interno conozca la definicin, los objetivos, la importancia
y las ventajas de la misma, como parte de la profesin de la contadura
pblica y auditora.
1.1. Definicin
Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa
de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de
cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de
operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales.
1.2. Objetivos
Los principales objetivos de una Auditora Administrativa:
Conocer el grado de cumplimiento de las polticas,
procedimientos y controles existentes.
Asesorar a la administracin en la direccin efectiva de sus
actividades.
Revelar los hallazgos encontrados y determinar las causas y
efectos que inciden en la toma de decisiones.
Evaluar los controles internos para establecer su
efectividad.
Recomendar los mejores mtodos y procedimientos
administrativos y tratar de mantenerlos en un alto nivel de
rendimiento.
Ayudar a maximizar las utilidades y mejorar los servicios.
Determinar reas donde puedan efectuarse economas
sustanciales.
Encontrar debilidades en los manuales de polticas y
procedimientos administrativos.
Sugerir para economizar el esfuerzo humano a travs de la
simplificacin de tareas.
1.3. Importancia
A travs de la Auditora Administrativa se conoce el cumplimiento
de objetivos, polticas, procedimientos y controles de la entidad,
tambin proporciona una evaluacin del desempeo del trabajo
desarrollado por las distintas reas de la institucin.
1.4. Ventajas

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 Las ms comunes que se obtienen entre otras:
Proporciona soluciones especficas a los problemas que afronta
la administracin en el desarrollo de su gestin.
Es una herramienta importante para evaluar el funcionamiento
y desarrollo administrativo de la institucin o parte de ella.
Funciona como un control preventivo que ayuda a la
administracin de la compaa para verificar el correcto
cumplimiento de polticas, normas y procedimientos del
proceso administrativo.
2. PLANEACIN
La planeacin de auditora es el proceso de identificar lo que se debe
hacer por quin y cundo. Aun cuando la planeacin debe completarse
antes de iniciar el trabajo de campo, el auditor debe estar preparado
para modificar los planes originales si durante la aplicacin de los
procedimientos de auditora se encuentra ante las circunstancias no
previstas o elementos no conocidos previamente. Las razones de los
cambios significativos deben ser documentadas.
2.1. Objetivo
Definir las acciones a seguir y los recursos a utilizar en el
desarrollo de las diferentes fases del trabajo, tomando en
consideracin las circunstancias a enfrentar para alcanzar los
propsitos del trabajo.
2.2. Factores a revisar
Son todos aquellos elementos fundamentales considerados por el
Auditor para llevar acabo el estudio; por ejemplo organizacin,
procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y
servicios que presta y adquiere la entidad. Todo lo cual
proporciona una visin en conjunto de la forma que se
interrelacionan cada uno de ellos, respecto a sus atribuciones y
cumplimiento de objetivos esenciales de la compaa.
Adems debe considerar los elementos especficos que
complementan el proceso administrativo y que se asocian con los
atributos fundamentales que enmarcan su objetivo y funcin. Ello
permitir verificar la contribucin particular de los elementos
relacionados al proceso y funcionamiento de la gestin
administrativa, tales como: visin, misin, objetivos, metas,
estrategias, polticas, procedimientos y programas.

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2.3. Fuentes de estudio
Lugares o documentos internos y externos, en los cuales el
Auditor solicita informacin importante para fundamentar el
estudio y sustentar los juicios o criterios.
A saber, los siguientes:
Internas: Gerencia, Auditora Interna, jefes de
departamentos, trabajadores claves, manuales, estatutos,
escritura de constitucin y otros documentos, por ejemplo:
libro de actas, estados financieros, libros contables y dems
documentacin y correspondencia mercantil.
Externas: rganos de gobierno relacionados con la entidad
con respecto a comercio, industria, servicios, tributos y
licencias que tienen que ver con el negocio; organizaciones
similares a la empresa, sindicatos, socios, organizaciones
nacionales e internacionales.
2.4. Investigacin preliminar
Es la fase en la cual el Auditor Administrativo obtiene
conocimiento de los aspectos generales de la naturaleza del
negocio, con el propsito de tener elementos de juicio necesarios
para planificar el trabajo de campo, entre los ms importantes
estn: polticas administrativas y financieras, procedimientos,
sistemas y mtodos de control implementados por la
administracin, para mantener eficiencia en el proceso
administrativo.
2.5. Diagnstico preliminar
Se refiere a identificar la problemtica, las posibles soluciones que
se desean alcanzar de los factores a examinar, las tcnicas y
mtodos a emplear y la programacin a utilizar en el proceso de
auditora.
2.6. Preparacin del proyecto de auditora
En esta fase se selecciona la informacin necesaria para
instrumentar la auditora. Incluye la propuesta tcnica y programa
de trabajo.

Propuesta tcnica: Contiene un breve resumen de los

objetivos que el cliente desea y presenta parte de la informacin
recopilada en la entrevista preliminar, tales como: naturaleza del

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 negocio, reas crticas, alcance de su aplicacin, resumen de
auditoras anteriores, lo que se desea obtener a travs del
examen, actividades indispensables para ejecutar el trabajo,
recursos necesarios con sus costos especficos y los beneficios
que se esperan alcanzar con la auditora.

Programa de trabajo: Debe contener nombre del estudio, los

responsables de su realizacin, identificacin de las reas,
actividades especficas a examinar, fases, calendario,
procedimientos y tcnicas a utilizar.

3. INSTRUMENTACIN
Consiste en seleccionar las herramientas necesarias para recolectar la
informacin, las cuales deben estar ntimamente relacionadas con el
cumplimiento de los objetivos del trabajo. Los ms comunes aplicables
en nuestro medio son: narrativos, cuestionarios y flujogramas.
3.1. Recopilacin de informacin
Es la fase en la cual se registran todas las evidencias y hallazgos
encontrados, los cuales servirn de base para realizar las
conclusiones y recomendaciones del proyecto de la auditora.
3.1.1.Herramientas o tecnicas que seirven para recoger
informacion:

Tcnicas de muestreo: el muestro es una herramienta

estadstica que permite obtener informacin y realizar
diagnsticos en base a una muestra representativa. solo se
debe acudir a esta tcnica cuando no se disponga de
tiempo o medios para realizar otro tipo de anlisis en mayor
profundidad.

Entrevistas: una entrevista es una conversacin cuyo

objetivo es reunir informacin. es importante realizarla
tanto a gerentes como a empleados.

Posees dos inconvenientes: el primero que es costosa, y, el

segundo que requiere mucho tiempo

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 Posee dos inconvenientes: el primero, que es costosa, y, el
segundo que requiere mucho, por lo que se realizara un
nmero limitado de personas.

Hay que destacar la entrevista a la salida que se realiza a

los trabajadores que abandonan la organizacin. Con esta
entrevista se busca obtener informacin sobre si las
expectativas del empleado eran muy distintas de lo que
realmente encontr en su puesto de trabajo, informacin
sobre lo que piensa de su salario, formacin, los motivos de
su marcha, entre otros.

Cuestionarios: es una tcnica muy utilizada. Sirve para

recabar por escrito datos pertinentes al problema que
analiza el investigador. A travs de los cuestionarios se
consigue una descripcin mas precisa del estado real de la
situacin del personal en una organizacin. Entre sus
ventajas se cuenta utilizar menos tiempo que la entrevista y
que suele ser ms sincera y fiable.

Analisis de registro: Estos anlisis sirven para asegurarse

de que se cumple con las polticas de la compaa al mismo
tiempo que con ciertos aspectos legales. Se puede obtener
informacin sobre diferentes aspectos: datos sobre el
numero de accidentes de trabajo durante un periodo, como
evoluciona el numero de quejas de los empleados, cual es la
tasa de rotacin y de ausentismo laboral, entre otras.

La informacion externa: El auditor recopila informacin

sobre organizaciones semejantes a la suya para realizar
comparaciones. Todos los datos recogidos por las
herramientas analizadas hasta el momento son muy
limitados, y, al introducir informacin de fuera, se da una
visin ms amplia. Se puede obtener informacin del INEM,
del Instituto Nacional de Estadsticas, entre otros.

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 La experimentacion de tecnicas de personal: Consiste
en comparar un grupo experimental con otro control. El
problema es que los no seleccionados para participar en el
experimento desconfan, y los que si forman parte del grupo
se pueden sentir manipulados. Adems, lograr que los
grupos no intercambien informacin o que el clima laboral
no afecte a cualquiera de los dos grupos, es una tarea
difcil.

3.2. Tcnicas de recoleccin

Son los diferentes instrumentos utilizados por el Auditor para
recabar la informacin necesaria, entre las cuales se pueden
mencionar: Observacin directa, inspeccin fsica, entrevista,
consulta, indagacin, recuento y confirmacin entre otras.
3.3. Medicin
Es la actividad de evaluar el avance de la investigacin a
determinadas fechas, con el objeto de garantizar la confiabilidad y
validez de la informacin que se registra en los papeles de
trabajo.
3.4. Papeles de Trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir de forma coherente su trabajo, el
auditor debe hacerlo en lo que se denomina PAPELES DE TRABAJO;
son los registros en donde describe las tcnicas y procedimientos
aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las
conclusiones alcanzadas.
Estos papeles le proporcionan el soporte principal, que en su
momento, el auditor habr de incorporar en su informe, ya que
incluye observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo;
adems, apoyan la ejecucin y supervisin del trabajo. Deben de
formularse con claridad y exactitud, considerando los datos
referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre
los hechos, transacciones o situaciones detectadas. Tambin se
indicaran las desviaciones que presentan respecto a los criterios,
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normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta
informacin soporte la evidencia; la cual valida las observaciones,
conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de
auditora.
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya
forma y contenido depende de las condiciones de aplicacin de la
auditoria, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el
respaldo de los juicios y conclusiones.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista
que su contenido debe incluir:

Identificacin de la auditoria

El proyecto de auditoria

ndices, cuestionarios, cedulas y resmenes del trabajo

realizado

Indicaciones de las observaciones recibidas durante la

aplicacin de la auditoria

Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo

Anotaciones sobre informacin relevante

Ajustes realizados durante su ejecucin

Lineamientos recibidos por rea o face de la aplicacin

Reporte de posibles irregularidades

Para homogenizar su presentacin e informacin, y facilitar el

acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con
referencias muy operativas sino consignar los tpicos relevantes,
estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo ms
suficiente slidos en sus argumentos para que cualquier persona
que los revise pueda seguir secuencia del trabajo. Asimismo, son

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 un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los
procedimientos y tcnicas empleados son suficientes y
competentes.

3.5. Evidencia
Documentacin suficiente y competente contenida en los papeles
de trabajo, que sustenta los hallazgos encontrados durante el
desarrollo de la auditora; representa el elemento importante para
emitir las conclusiones y recomendaciones que se expresan como
resultado del trabajo.
3.6. Supervisin del trabajo
Todo trabajo de auditora debe ser supervisado por personas con
capacidad tcnica y legal para garantizar su ejecucin adecuada,
de acuerdo a Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.
4. EXAMEN
Desde el punto de vista de la Auditora Administrativa, es la evaluacin
realizada a determinadas funciones y operaciones de una institucin,
con el objeto de identificar los posibles problemas y causas por las
cuales hay desviaciones en el desarrollo de las mismas, en relacin a lo
planeado.

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 4.1. Propsito
Una entidad se examina con el objeto de identificar cualquier
dificultad que est obstaculizando directamente el desarrollo de
sus actividades para sugerir las recomendaciones y cambios
necesarios.
4.2. Procedimientos
Son los planes ms concretos que norman el criterio y la accin
que debe seguir apoyada en los objetivos y polticas. Los
procedimientos indican claramente cmo y cundo se han de
realizar o ejecutar las actividades
4.3. Tcnicas de anlisis administrativo
Para realizar un proyecto de auditora, es importante que el
Auditor conozca algunas tcnicas de anlisis administrativo, tales
como:
Examinar los resultados en determinadas reas de una
organizacin.
Revisar las circunstancias que inciden en las consecuencias.
Verificar los niveles de efectividad de los controles y
Conocer el uso de los recursos.
4.4. Formulacin del diagnstico administrativo
Es una parte esencial de la Auditora Administrativa, se formula de
acuerdo a hechos y acontecimientos de investigacin concretos,
capz de evaluar la informacin de una institucin.
5. INFORME
Es el documento final de una auditora efectuada en el cual se describen
las principales reas que requieren mejoras, los hallazgos encontrados,
el alcance, los resultados, las recomendaciones y las conclusiones.
La estructura del informe como mnimo debe contener fecha,
destinatario, introduccin, resumen de aspectos principales, prrafo final
y firma.
5.1. Aspectos operativos
Se refiere a realizar un anlisis de los aspectos ms importantes
que contiene el informe, entre los cuales estn: Objetivos de la
auditora, justificacin, alcance, metodologa, resultados,
conclusiones y recomendaciones.
5.2. Lineamientos generales para su supervisin
Al concluir el examen se presenta el informe que contiene los
resultados obtenidos durante el desarrollo del trabajo; para

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 obtener una adecuada revisin en el mismo debe tomarse en
cuenta lo siguiente:
El Auditor Interno debe emitir un reporte por escrito y firmado,
cada vez que se concluya un examen. Durante el proceso
podr transmitirse entre sus asistentes informacin verbal y
por escrito.
Antes de emitir el informe final deben discutirse los hallazgos
encontrados, las conclusiones y recomendaciones con la
administracin de la Compaa.
Verificar que el informe sea objetivo, claro, conciso,
constructivo y oportuno.
El jefe de Auditora Interna o la persona responsable, deber
revisar y aprobar el informe final antes de su emisin y decidir
a quien le distribuir copias para su conocimiento.
5.3. Tipos de informe
La variedad de eleccin para presentar los informes depende del
destino, propsito establecido y el impacto que se pretende con
su presentacin, si se atienden estos aspectos los ms comunes
son:
Informe general: Contiene todos los hallazgos encontrados
durante el desarrollo del examen, los cuales se fundamentan
con las evidencias encontradas y se presenta a las personas
que solicitaron la auditora.
Informe ejecutivo: Es el solicitado por una persona
importante de la compaa y contiene nicamente quien lo
prepar, perodo de revisin, objetivos, alcance, metodologa,
sntesis y conclusiones.
Informe de aspectos relevantes: Documento emitido y
presentado para revelar exclusivamente lo ms importante
encontrado durante el proceso del examen en la
organizacin.
5.4. Presentacin del informe
Una vez concluido el examen de auditora, terminado
estructuralmente y discutido el informe final, se procede a
presentarlo a las personas que dirigen la entidad o a quien
contrat al Auditor para realizar el trabajo.
5.5. Elaboracin y entrega del informe:

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 a) Describir las practicas de RRHH de la empresa

b) Valorar las practicas: indicar cules son las correctas y cules

son las incorrectas

c) Proponer sugerencia y recomendaciones con el fin de cubrir

las deficiencias detectadas.

5.6. Estructura del informe:

a) Objetivos y alcance de la auditoria.

b) Procedimientos de auditora y aspectos metodolgicos

generales aplicados.

c) Presentacin de resultado.

d) Resumen de las conclusiones.

e) Informe del auditor.

f) Recomendaciones del auditor.

g) Anexo (soporte de los resultados aportados)

5.7. El informe debe cumplir una serie de requisitos:

a) Claridad: comprensible y de fcil lectura.

b) Atractivo: presencia de tablas, graficas, formato muy cuidado,

entre otros.

c) Riguroso: sin errores de calculo, centrado en hechos

constatados mas que en opiniones.

d) Relevancia: centrado en los aspectos importante, mas

estratgicos.

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 e) Constructivo: presenta recomendaciones y sugiere acciones de
mejora.

6. BASE TCNICA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

En virtud que el Instituto de Guatemalteco de Contadores Pblicos y
Auditores (IGCPA) no ha emitido boletines y normas especficamente
relacionadas a la auditora Administrativa, para llevarla a cabo se debe
observar la Norma nmero 3, que es la planeacin y supervisin de toda
auditora y tambin la gua de Auditora Interna nmero 3, la cual se
refiere a la metodologa de la auditora interna, los dos documentos
emitidos por el IGCPA.

CASO
PRACTICO

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 DICTAMEN DE AUDITORA
ADMINISTRATIVA

Realizada al 23 de Marzo de 2011 en la empresa Inter Consumo, S.A.

De: Carlos Roberto Solares Quinteros
Al Sr. Juan Francisco Pelaez Cardona
Gerente General

Haciendo uso de su aprobacin para realizacin de la prctica de auditora

informtica en la empresa Inter Consumo, S.A., se procedi a ejecutarlo cuyos
detalles de la ejecucin se muestran en el presente informe:

1. OBJETO DE AUDITORA

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Llevar a la prctica los conocimientos recibidos dentro de la materia de
Auditora Informtica.

Verificar la adecuacin de las medidas aplicadas a las amenazas definidas, as

como el cumplimiento de los requisitos exigidos.

2. ALCANCE DE LA AUDITORA

El presente examen fue realizado de conformidad con las normas de auditora

generalmente aceptadas, habindose practicado los siguientes procedimientos:

I. Anlisis y estudio del rea informtica:

Anlisis sobre los manuales de organizacin

Polticas de Seguridad

Sistemas y medidas de Seguridad

Capacitacin del Personal

I. Anlisis de la documentacin proporcionada:

Polticas

Manuales

Procedimientos.

Programas

Aplicaciones.

I. Elaboracin de cuestionarios:

Los cuestionarios han sido elaborados tomando en cuenta los aspectos

generales que se puede abarcar en esta prctica de auditora, tales como el

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conocimiento de las principales dificultades que se presentan en la
administracin de los equipos de cmputo y el requerimiento de recursos.

3. COMENTARIOS Y OBSERVACIONES

a. Manual de la Organizacin

La empresa cuenta con manuales de normas y procedimientos para cada

puesto, sin embargo en dicho manual no est separada o especificada quien
realizara la funcin entre manipulacin del computador, anlisis y
programacin.

Al no especificar quien es el encargado de dichas funciones, no existe una

persona responsable directamente a la hora de que ocurra una falla en los
sistemas y por lo tanto no existe en la organizacin una adecuada segregacin
de funciones.

b. Dispositivos de Almacenamiento

No se cuenta con dispositivos de almacenamiento, ni siquiera cuenta con

copias actualizadas de los principales archivos del sistema.

Es necesario contar con dispositivos que contengan informacin suficiente, por

si llega a suceder un accidente y perdamos la informacin que hemos
procesado en el computador especialmente de los principales archivos con
copias actualizadas de todas las transacciones que la empresa realiza.

c. Polticas de Seguridad

La empresa cuenta con polticas de seguridad, sin embargo dichas polticas no

son suficientes como para proteger el sistema, al cien por ciento, ya que no
cuenta con contraseas para operar en el sistema y tampoco cuenta con
copias actualizadas de los principales archivos fuera del centro.

Al no estar protegido completamente los sistemas informticos existe el riesgo

de que cualquier persona tenga acceso fcilmente a la informacin procesada

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y as puede suceder que haya fuga de informacin o que la persona que tiene
acceso a la informacin se aduee de esa informacin y la utilice para dar
informacin a personas interesadas, as mismo al no poseer copias
actualizadas de los principales archivos fuera del centro es muy probable de
perder toda la informacin necesaria que ya se ha procesada con anterioridad
en cosa de incendios o cualquier otro incidente.

d. Medidas de Seguridad

La empresa cuenta con ciertos sistemas y medidas de seguridad en caso de

cualquier emergencia que pueda suscitarse en el departamento de sistemas
informticos pero lamentablemente no ha cubierto al cien por ciento esas
medidas ya que no identifica al personal.

Al no contar con identificacin del personal que labora en el departamento de

sistemas informticos es muy probable que ingresen personas ajenas al
departamento y que se roben informacin o daen los equipos de computacin
tanto el hardware como el software.

e. Programas de Capacitacin

La empresa lleva un riguroso control sobre cada trabajador y el desempeo de

su personal, pero carece de programas y planes de capacitacin para su
personal, as como tambin carece de un programa de rotacin de funciones.

Es necesarios mantener un programa de capacitacin al personal ya que con

esa herramienta es una garanta de que el personal realice su trabajo en la
forma ms adecuada y segura evitndonos as de atrasos en el trabajo que
cada uno desempea, tambin es necesario un adecuado programa de rotacin
de funciones, por si alguno de nuestros colaboradores llegara a ausentarse
entonces tendramos a ms personas que pueden realizar las mismas
funciones y el trabajo seguira hacia adelante.

4. RECOMENDACIONES:

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1. Separar la funcin entre manipulacin del computador, anlisis y
programacin, ya que con ello indicamos a cada persona cules son sus
obligaciones y segregar las funciones dentro del personal.

2. Optimizar los programas y aplicaciones necesarias para agilizar los

procesos y evitar prdidas de tiempo.

3. Se recomienda que el personal encargado en trabajar en los sistemas

informticos tengan una contrasea persona y as resguardarnos de que
la informacin sea robada o adulterada.

4. Realizar copias de los principales archivos del sistema informtico, as

como contar con dispositivos de almacenamiento externo actualizados,
ya que en cualquier momento pude surgir accidentes y estas copias nos
garantizan que la informacin pueda ser recuperada.

5. Tambin es necesario capacitar al personal constantemente para que

todo el trabajo se realice de una forma adecuada y oportuna, as como
implementar un programa de rotacin de funciones para que a la hora
de que falte cierto personal de la empresa pueda haber una persona que
pueda suplirlo y realizar eficazmente su trabajo.

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