Ramon Alberch Fugueras José Ramon Cruz Mundet Ciencias sociales jArchivese! Los documentos del poder El poder de los documentos Ellibro de bolsillo 4 Comunicacién Alianza EditorialCiencias sociales Ramén Alberch Fugueras José Ramon Cruz Mundet jArchivese! Los documentos del poder El poder de los documentos _jhsemoe et euRenrNReN NE RN ~ : Ellibro de bolsillo Bs i Comunicacién Alianza Editorial ) ~ See eeeDiseho decubierta: Alianza Editorial Reservas todos dees El contenido de ema cbr et protepio por ay. qe creepy imide ncn Sor datory peices pur quienes reprodueen, plagare, datnyeten 0 comm Eien pbleamene cn tdo 0 en pare, ona obs hear aia eens 0 ffonsioimecion erpretarn overlies fags enculguet (comonicadas ze decane medina peep nto © Ramén Alberch Foguerasy José Ramén Cruz Mundet, 1999 © Alianza Editorial, S.A. Madrid, 1999 Calle juan Ignacio Luca de Tens 15; 26027 Mari tléfono91 39388 88 ISBN: 34-206-3967-2 Depésitolegal: M.521-1899 Impresoen Fernandez Ciudad, S.L. (Catalina Suérez, 19. 28007 Madrid Printedin Spain : Introduccién: {Sabja usted que cuando solicita una partida de naci- miento, un certificado de convivencia, cuando consulta Jos planos de su vivienda antes de iniciar una obra, secer- tifica que esté al corriente en el pago de los impuestos ose calcula su pensién de jubilacién, hace falta que alguien haya previamente organizado esos y muchisimos otros documentos? Recuerda el mal trago pasado cuando al- guna vez no ha encontrado ese papel que tan afanosa~ mente buscaba? ;Y las pérdidas que esto le ha supuesto? En una empresa, sin ir més lejos, la correcta gestién de Jos documentos permitiria ahorrar en tornoal 15% de los gastos de personal, mds costes de espacio, litigios, etc. Le preocupa que con la ayuda de las tecnologias de la infor- macién alguien pueda controlar hasta sus mds intimos pensamientos? :Le han dicho alguna vez «yuelva usted majiana, no aparece el expedienten? ;Se han perdido en el hospital las placas de sus bronquios o los tiltimos andlisis clinicos? ;Ha ofdo hablar de los papeles del CESID? ;Y del Archivo de Salamanca? ;Sabfa que la gestién de la famosa Calidad Total reside en buena medida en los documen-8 iancuvese tost Por qué pueden desaparecer de Hacienda expedien- tesde grandes defraudadores? Se ha preguntado por qué las fotos dela comunién del nene o dela nena se estan de- colorando, y por qué ya no se lee nada en la fotocopia que Je dieon hace unos afios en el ayuntamiento? ;Sabia ‘que usted puede reconstruir su arbol genealdgico y que, aun no siendo noble, posiblemente halle datos de sus an- tepasados hasta el siglo xvn? ‘Desde que la humanidad alcanzara cierto grado de ci- vilizacién, los documentos han constituido parte de nuestro paisaje cotidiano. Desde las tablillas de barro al CD-Rom, pasando por el papiro, las tabulae cerate, el pergamino y el papel, siempre ha habido algtin tipo de soporteen el que fijar cuanto no puede ser dejado al albur dela memoria, todo lo que no ha de caer en el olvido. An- tiguamente, quiz4 porque buena parte de la poblacién era analfabeta, a escritura poseia un valor trascendental, yelimaginario popular a asociaba con el poder, hasta tal punto queaun no pudiendo descifrarla,la posesién de un documento de propiedad, un contrato, una escritura de obligacién, cualquier papel que probara algo era objeto de gran estima. Con el transcurso del tiempo, sobre todo en el siltimo siglo, los cédigos de la escritura han deja- do de ser patrimonio de unos pocos, y 1a multiplicacion de los actos documentados, desde el mas simple extracto bancario hasta el més alambicado tratado internacional, hha hecho que el papeleo deje el territorio de lo trascen- dental para alcanzar la categoria de lo cotidiano. Se ob serva, cada vez con mayor nitidez, que tanto los indi duos como las organizaciones, sean del tipo que sean ~empresas, administraciones, partidos...-, manejan un ‘volumen creciente de documentos y de informacién que por su niimero y complejidad ha de ser gestionado por fees ‘nemopuccion ° especialistas: los archiveros, yen un marco organizativo: Jos archivos. Si en algtin tiempo estuvieron estrictamente vinculados a la gestiGn del poder, ahora son ustiles para todos los ciudadanos, lo que ha lievado a una especie de redescubrimiento delos archivos y desu mundo. ‘Lo que nos ha guiado al escribir estas paginas ha sido el deseo de guiarle en su viaje por un territorio queno por cercano deja de ser ignoto. Si bien se trata de un campo de conocimiento muy amplio, lo que pretendemos es acercarle a determinados temas clave, alas regiones mas ricas de este espacio nuevo y al mismo tiempo tan viejo. En primer lugar le ofrecemos la ocasin de conocer a uti- lidad de los archivos y de las actividades de quienes tra- bajan en ellos, los archiveros, poniendo orden en el caos yhaciendo de los papeles herramientas itiles para la so- ciedad. A partir de aqui, y en el orden que usted desee, podrd penetrar en los misterios de los datos automatiza- dos, en os archivos de la salud y en el lugar de la memo- ria, para continuar con los papeles dela corrupcién, dela delincuencia organizada, con el acceso a la informacion, los secretos oficiales... Conocer, en definitiva, los docu- mentos del poder y apreciar el poder delos documentos.iQué sony para qué sirven los archivos? eLos archi... qué? Sirealizaramos una encuesta en cualquier lugar del mun- do preguntando qué es un archivo, la mayoria de las res- Uestas seria un sorprendido y gesticulante «no sabe, no contesta», De entre los que tuviesen alguna idea, muchos lorelacionarian con locales tenebrosos, repletos de viejos papeles arrumbados, polvorientos y hediondos; otros lo asociarian con una biblioteca, con un almacén 0 con un mueble en el mejor de los casos. Posiblemente esto sea un poco exagerado, pues quien més y quien menos ha es- tado en alguno, sabe dénde esté el de su ciudad o al me- nos ha pasado ante una puerta rotulada con ese nombre, Pero no vamos a centrarnos en su apariencia externa, en el edificio, sino en lo que contiene cualquiera, desde uno del ciudadano corriente y moliente que cabe en un cajén hasta el de una Administracién que puede ocupar kild- metros y kilémetros de estanteria, Dicho en pocas palabras, un archivo est formado por los documentos que produce y recibe un individuo, une | | {QUESONY aka QUESHVENLOS ARENIVOS? a familia, una empresa o un organismo publico en el ejer- cicio de susactividades. Asi,las escrituras del piso yotras propiedades, los documentos relativos a las cuentas de ahorto y otros depésitos bancarios, los seguros, los con- tratos laborales, las ndminas, la correspondencia perso- nal, etc. por pocos que sean, constituyen el archivo de un individuo o el de una familia y son conservados por la utilidad que presentan para la gestién de nuestros asun- tos propios. Igualmente, las empresas generan y reciben documentos en el desemperio de sus actividades: contra- tos de trabajo, libros de contabilidad, ndminas, informes, facturas y un largo etcétera. Si nos fijamos en las Admi- nistraciones Puiblicas, son el paradigma dela produccién de documentos y de grandes archivos porque han de de- jar constancia documentada de todas y cada una de sus actuaciones. Por supuesto, también se entiende por archivo el local o el edificio donde se organizan, conservan y consultan Jos documentos, Es un término que designa tanto el con- tinente como el contenido. {Desde cudndo existen los archivos, sies que tienen un origen conocido? En agosto de 1996 la prensa recogia una noticia asombrosa a simple vista: el descubrimiento delos restos del biblico Reino de Canaan (3.000 afios a. C.) por parte de unos arquedlogos espafioles en Israel. Tras siete afios de trabajo, habfan sacado a la uz los archivos reales Ge los cananeos en le ciudad de Hatzor, uno de los mayo- res centros comerciales de la época. Aunque este hallazgo arqueolégico reviste gran importancia, nada tiene de ex- trafio, pues los archivos y su documentacién ~objeto de archivistica~ son tan antiguos como la organizacién so- cial de la humanidad, y aperecen con los primeros encla- ves urbanos hace mas de cinco mil afios.2 iancnvese! Se tiene constancia de su existencia en las ciudades-es- tado de los miticos reinos del Asia anterior (babilonios, asirios, hititas...), ylas excavaciones de Tell Hariri, Ras- Shamra, Nippur, o las més recientes de Hatzor, han dado pruebas suficientes. gPara qué se producen los documentos y por qué se conservan? En primer lugar, para la gestion administra tiva de los asuntos corrientes, son el apoyo informativo parala toma de decisiones; asimismo, por el valor proba- torio que les concede la ley. En este sentido el archivo tie- ne como misién proporcionar los documentos, datos y referencias para el desarrollo répido y eficaz de las activi- dades de cada entidad. En segundo lugar, sobre todo en el caso de las insti- tuciones publicas, como recurso basico de informacién para los ciudadanos y garantia de transparencia admi- nistrativa imprescindible en todo Estado de Derecho, Tiene tal importancia el derecho deacceso por parte de los ciudadanos alos archivos y registros puiblicos quela Constitucin lo eleva al rango més alto en su articulo 105b; de este modo, bien sea individualmente, bien por medio de asociaciones, se ofrece un instrumento para contrarrestar, en cierta forma, el creciente poder dela Administraci6n sobre los administrados. Es decir, uno de los cimientos més sétidos del inmenso poder que elaparato administrativo posee reside en la informa- cién, emanada en gran medida de la cantidad de docu- mentos y datos que maneja. Por consiguiente, una de as mejores defensas que le quedan al individuo para contrarrestar la tendenciaal oscurantismo administra tivo reside precisa mente en la posibilidad de inquirir, a través de los documentos, cuantos asuntos sean de su interés. E E fqutsosY ARA QUESIRVEN LOS ARCHIVOS? B En tercer lugar, los documentos adquieren con el paso del tiempo un valor hist6rico y se convierten asi en el ob- jeto preferido para los estudiosos en particular y para los ciudadanos en general, a través de la investigacién y dela difusién cultural (exposiciones, publicaciones...) Para que todo esto sea posible y el archivo no sea un montén de papeles revueltos, hace falta una persona en- cargada de organizarlos y ponerlos a disposicién de quien los necesite, asi como unas instalaciones adecuadas para poder realizar dichas tareas; en definitiva, un archi- vero y un archivo. {¥ unarchivero? Ya todo esto squé es un archivero? Silo hubiéramos pre- guntado en la hipotética encuesta del principio, tras el desconocimiento predominante, las respuestas habrian sido tan variadas como pintorescas. El imaginario popu- Jar los ha representado tradicionalmente como persona jes extrafios, con el aire inquietante de quien ha consumi- do su vida rodeado de legajos secretos y polvorientos. Entre quienes tienen alguna idea, la mayoria no distingue archivero de bibliotecario, entendido en el mejor de los casos como una profesién vinculada tinicamente aa eru- dicién y cercana, para otros, ala figura del almacenista. No exageramos al afirmar que se trata, sin duda, de una de Jas profesiones menos conocidas. #1 archivero, como ha indicado repetidamente el gran maestro Michel Du- chein, es ante todo un gestor de informacién, y todas sus tareas estan orientadas a satisfacerlas necesidades infor- mativas precisas para que la administracion desarrolle sus funciones con rapidez, eficiencia y economfa, a salva~7 raRens guardar los derechos y los deberes de las personas conte- nidos en los documentos y a hacer posibies la investiga- cion ya difusién cultural. En resumen, es un instrumen- to para el buen funcionamiento de cualquier organiza- cidn, cuya tarea -la gestion de los recursos informativos, de los documentos- resulta tan vital como la gestién de los recursos humanos, financieros y materiales. 2Qué hace un archivero como tu en un archivo como éste? ‘Todavia es muy habitual, por desgracia, que al enfrentarse por primera vez.con el servicio, lo queadquiere el archive- ro antes de nada es la responsabilidad sobre el caos prece- dente. Mientras que en otros puestos de trabajo se asumen uunas atribuciones en marcha o se empieza de cero, en los archivos se comienza en niimeros rojos, pues lo que se re- cibe es la responsabilidad sobre la desorganizacién, en muchos casos acumulada durante siglos. Aunque los ar- chivos existen desde hace miles de afios y siempre ha habi do personas responsables de ellos, se trata de una profe- sidn que hasta hace relativamente poco tiempo ha estado soslayada por la menor urgencia dela informacién, la par- simonia de las administraciones, su imitada responsabili- dad ante los ciudadanos y el escaso margen de éstos para ejercer sus derechos en una sociedad no democritica. En origen, los documentos son creados por lo que podriamos denominar genéricamente como «imperati- vo legal» y por exigencias de la tramitacién, es impres- cindible constatar todo tipo de actos, de datos. Ye sea un asiento bancario, ya el acta de una reunién, se trata de fi- jar la informacién y hacerlo de modo estable, que 0 ofrezca dudes ni se pierda con la memoria. Asi como en | ~ {OUESON XARA QUESIRVEN LOS AROHIVOS? 6 elprimer ejemplo las anotaciones de caja ofrecen datos imprescindibles de cardcter financiero que de otro modo _ no podrian retenerse de manera fiable, las deliberacio- nes de una reunién se transcriben para fijarlas y evitar que, como a las palabras, seas leve el viento. Con inde~ pendencia de su solemnidad, de la cantidad y de la cali- dad dela informacién contenida en ellos, los documen- tos se elaboran para la gestidn administrativa y no con finalidad hist6rica, aunque con el tiempo algunos ad- quieran esa categoria. Durante]a tramitacin de los asuntos las oficinas pro- ducen y reciben documentos cuya finalidad consiste en reflejar fehacientemente su gestidn, esto es, tienen un va-~ lor primario, de informacién administrativa, que permi- tea toda entidad obtener los datos necesarios para el de: sarrollo de sus actividades. Al mismo tiempo, cada doce: ‘mento posee un valor legal, por cuanto es prueba de los actos que contiene y de sujecidn a la ley; esto es algo que se repite en todos los casos, aunque no resulte a simple vista evidente. Por ejemplo, las compatiias de lineas aéreas redactan listas de embarque donde constan todos los pa~ sajeros de cada vuelo, pero una vez que éstos han legade a su destino pierden en gran medide el valor por el cus habian sido elaboradas; sin embargo, supuesto un acci dente con pérdida de vidas, sata al primer plano el valoz probatorio -y por consiguiente legal ante instancias judi. ciales, seguros, etc.- que estaba implicito en el documen ~ to, aunque noloaparentara, Aun cuando se trata de un ejemplo sencillo, la doc mentacién administrativa es, sin embargo, mucho m: compleja. La resolucién de cada asunto, hasta los mas sim ples, en el seno de cualquier organizacién, sobre todo st es una Administracién Publica, adquiere perfiles real-16 ances mente alambicados. Cuando un particular necesita reali- zar un pago, se limita a entregar el dinero en metélico, ex- tiende un cheque o hace una transferencia. En el caso de una Administracién suele ser mas complicado: en primer Jugar tiene que haber partida presupuestaria ala que im- putarse el tramite de la persona con autoridad ordenan- do el pago, su consignacién en los libros de cuentas, la ex- tensién del mandamiento de pago, su ejecucién y la emisién de un recibo como comprobante. A lo largo de todos estos pasos, los tramites y las diligencias dan lugar ala redacci6n de documentos. Si tenemos en cuenta la cantidad de atribuciones de las Administraciones Publi- cas, que cada dia intervienen en més aspectos de la vida, oka magnitud creciente de las actividades privadas en los paises desarrollados, tomaremos conciencia del volumen de documentos y de la importancia que tiene su adecua- dagestién. A todo esto hay que afiadir un factor relativamente nuevo: las tecnologias de la informacién, al agilizar los procedimientos y ensanchar el horizonte de actuacién de las organizaciones, han acelerado el proceso de hiperin- flacién documental. Ya a principios de los noventa la in- formacién interna delas empresas se incrementaba en un 20% cada ato, y esta previsto que entre 1996 y el afio 2000, en tan séio cuatro aitos, el denominado «primer mundo» duplique el volumen delos documentos conser- vados hasta entonces. Parece claro que se trata de una cuestién de gran magnitud, y no porque tenga tintes apo- calipticos, pues no hay peligro de morir bajo montahas de papel, sino porque cada vez hay mas informacién ad- ministrativa que gestionar, yla rapidez y la precision con ‘que se haga incidiran indudablemente en la buena mar- cha dela sociedad. i F i I : jquEsoNYRARA QUESVEN Los ARCHIVOS? v Mientras que antes era bastante frecuente ofr en las oficinas de nuestro pais excusas del tipo «su expediente se ha perdido, no aparece, no consta en nuestros archi- vos», 0€l no por literario menos recurrido «vuelva usted maflanay ~frases fatales contra las que se estrellaban los legitimos derechos de los ciudadanos, sin més recurso que el costoso y complejo de los tribunales 0 la desazén. més profunda~ actualmente es dificil que sucedan cosas porelestilo, yen tal supuesto la ley ~en este caso lade Ré- gimen Juridico de las Administraciones Publicas y del Procedimiento Administrativo Comiin (1992)~estable- ‘ce mecanismos para evitatlo y responsabiliza ala Admi- nistracién de los perjuicios ocasionados. Mas el papeleo tiene también una dimensién econémica: se ha calculado que los empleados de los servicios administrativos publi- cosy de empresas pierden entreel Sy el 20% desu tiempo de trabajo en buscar documentos, lo que representa unos costes econémicos tan abultados que por si solos rentabi- lizan la puesta en marcha y el sostenimiento de un siste- ma dearchivo. jEnhorabuena, ha sido un expediente! Empleando un simil biolégico, los documentos nacen, se desarrollan y mueren; es lo que se conoce como «ciclo de vidav. Elnacimiento es uno de los momentos més impoz- tantes y que marcaré su futuro desarrollo, y a diferencia delas personas, como se trata de instrumentos, es nece- sario aplicar une suerte de ingenieria genética para que nos salgan tal cual los queremos y los necesitamos. Estas ‘€cnicas, conocidas como «disefio normalizado de docu- mentos», son algo que todavia en nuestro pais esté pocoimplantado, pero que resulta fundamental para reducir el volumen del papeleo (jcudntas veces nos habremos visto en la necesidad de rellenar formularios por quintuplica- do, para que varios delos ejemplares acaben en labasura, oa repetir datos que ya poseen 0 que acabamos de pro- porcionar en otra ventanilla del mismo organismo!). Es también muy necesario para conseguir que los documen- tos administrativos podamos entenderlos todos Jos cit- dadanos, poniendo fin a lenguajes cripticos y enrevesa- dos que por més diccionarios que consultemos conti- aiian siendo indescifrables; para evitar que rellenar un formulario sea un atentado a nuestra higiene ocular, 0 convertirnos en marchadores de fondo yendo de un lugar ‘otro en busca apresurada de los documentos que debe- mos aportar y no nos hemos enterado por lo confuso de lasinstrucciones. La accién decidida del archivero en esta fase de ingenieria burocratica aporta potentes herra- mientas para las futuras soluciones estratégicas. En el di- sefio delos documentos, como buen conocedor del me- dio, su punto de vista resulta decisivo para conseguir modelos més racionales y simplificar los trémites, el pa- peleo. Aunque en los paises europeos esto no esatin habi- tual, las administraciones norteamericanas lo viene ha- ciendo con buenos resultados. Elperiodo de desarrollo, que comprende desde su ela- boracién hasta que dejan de ser necesarios parael trabajo cotidiano, siguiendo con el simil biolégico, es metedrico y la mayoria de las veces inferior a un afto. En esta fase la finalidad de la documentacién es estar al servicio de la toma de decisiones, cuya rapider y calidad depende de la cantidad y de le calidad o precision de la informacion Gisponible en cada caso; es decir, de la forma en que la documentacién haya sido organizada y de las posibilida- {QUECONY PARA QUESIRVEN LOS ARCHIVOS! 19 des de acceso a ella cuantas veces resulte necesario. El ar- chivero establece los medios de ordenar, clasificar y des- cribir las herramientas informiticas para recuperar y ex- plotar la informacién, los erfodos de vigencia de los documentos y otra serie de medidas; en fin, el servicio de archivo se encarge de formar al personal y del manteni- ‘miento del sistema de modo quela gestién documental sea paralas unidades administrativas un instrumento itil Durante este periodo tan breve, el uso de la informa- cidn es intensiva y posee un elevado valor estratégico; tanto, que si desapareciera por alguna circunstancia, a falta de ese combustible la organizacién se detendria. ‘Se imaginan qué podria suceder si en un atentado terroris- ta, junto con los cristales y los muebles, saltaran por los aires la documentacién de los clientes, los pedidos, la in- formacién financier... de una empresa o su equivalente enuna Administracién Publica? Lo mismo sifuera un in- cendio, inundacion, terremoto o cualquier otra catéstro- fe. La respuesta es bien simple y ha ocurrido en diversas ‘ocasiones: la desaparicién de la empresa en cuestién en ‘un plazo que va de unos dias a unos meses, incapaz de reanudar sus actividades por amnesia total. En previsién de estas contingencias, el archivero tambien se ocupa de disefiar programas de documentos vitales y de preven- cin de desastres, que en esencia consisten en duplicar y conservar en lugar accesible y a salvo los documentos esenciales (entre el 1 y el 7% del total), que garanticen la puesta en marcha de la organizacién el dia después. Estos programas comenzaron a desarrollarse en Estados Uni- dos alla por los atios cincuenta con motivo de la Guerra Fria. Ante la posibilidad de un nuevo conflicto mundial y del consiguiente ataque nuclear a su territorio, las autori- dades estadounidenses vieron la necesidad de incluir en-20. ances! ‘tre sus planes preventivos uno que asegurase que la docu- mentacién necesaria para el funcionamiento de las Ad~ ministraciones Publicas, en el peor de los supuestos, es- tuviese protegida y operativa en todo momento. Més. adelante se fue viendo la conveniencia de ampliar su ope- ratividad a otros supuestos, como los desastres naturales ylosatentados terroristas. Aligual que el sector piiblico, las empresas tienen ne- cesidades similares. Es més, iltimamente ya ratz dela ex- tensién de la Gestién de la Calidad Total como nuevo marco para el desarrollo de las actividades econémicas y, después, de los Sistemas de Gestién Medioambiental, las empresas se van burocratizando en cierto modo. Lasnor- mas ISO de la serie 9000 que rigen la calidad, o las dela serie 14000 sobre la gestién medioambiental, prestan ‘mucha atencién alos documentos ya su gestién como re- fejo y prueba de como se hacen las cosas, siguiendo pro- cedimientos previamente establecidos. Cuando las em- resasquieren obtener el certificado de registro de Calidad ‘Total o de Gestién Medioambiental, para incorporario asu imagen y resultar més atractivas en el mercado, los docu- mentos son el medio para comprobar que, ademés de un deseo, hacen en efecto las cosas de acuerdo con las normas Dehecho la inadecuada gestién de los documentos consti- tuye una de las principales causas, sino la primera, de re- chazo de la certificacion de empresas. Por otros muchos conceptos, como la legislacién fiscal, de seguridad e higie- ne en el trabajo... las empresas se van haciendo cada vez ‘mis archivodependientes, y en este sentido el puiblico y el privado son dos sectores que van acercando paulatina- mente sus respectivos modus operandi. ‘A medida que pasa el tiempo las oficinas recurren cada vez.con menor frecuencia a los documentos ya tramitados, JQUtsOWY PARA QUESIRVES LOS ARCHIVOS? 2 que se acumulan en los despachos y van creando proble- ‘mas de espacio. En el 90% de los casos, transcurrido un afio ya no son utilizados y deben salir delas oficinas para dejar lngara ios de uso frecuente. Ha finalizado la fase de desarrollo y se inicia la fase de muerte, siguiendo la para~ doja del organismo vivo, marcada por una larga agonia {que puede durar hasta treinta afos, en cuyo caso recobran sus energias: son los documentos elegidos para la gloria. Pero no adelantemos acontecimientos. Es muy importante desalojar los papeles de las ofici- nas, donde no sobra el espacio y cuyo metro cuadrado sale muy caro ademas, cuantas m4s molestias produz~ can, mayores serdinlas posibilidades de que sean destrui- dos arbitrariamente. Que dejen de ser empleados en la re~ solucién de los asuntos corrientes no significa que se puedan eliminaz, pues contindan siendo utiles: por la in- formacién que contienen (un padrén de habitantes viejo puede servir, por ejemplo, para certificar que en tal aho * teniamos tal domicilio), porque en un momento deter ‘minado pueden volver ala fase de gesti6n (imaginese que su casa construida pocos afios ha se viniera abajo: el ex- pediente archivado dela licencia de obras estaria solicita- ‘disimo), porque las leyes les confieren un valor de larga duracién (siguiendo con el domicilio, el valor de as ins- cripciones del Registro de a Propiedad no caduca) y por~ que en plazos cada vez mas cortos adquieren un nuevo valor de uso para la investigacién y para la difusién cul- tural (si su casa o el barrio donde vive los ha disefiado al- «gin arquitecto famoso o resultan ser un ejemplo de urba- nismo avanzado, por reciente que sea, adquieren valor cientifico-cultural de inmediato).es jancoavese! Descanse en paz ‘Aunque por muchas y poderosas razones la documenta~ cién de archivo ha de ser conservada tras su petiodo de plena validez administrativa, por motivos igualmenteim- perativos resulta imposible conservarla en su totalidad y, como veremos, aun en parte. La creciente intervencién de las administraciones en miiltiples aspectos de la vida so- cial, ya en el Ambito colectivo, ya en el privado, ha produ- ido la denominada «inflacién de la documentacién con- temporénea». Los métodos administrativos cada vez mds alambicados, la imperiosa plasmacién de sus procedi- ‘mientos, la necesidad de obtener datos para fundamentar sus actuaciones, la exigencia de comunicarlosen distintos niveles, los métodos de difusién y de multiplicacién ge- neran una mase documental de dimensiones crecientes, imposible de conservar en su totalidad y, en parte, ade- més, innecesaria. La buena marcha de un sistema actual de archivo, en cuanto unidad de informacién, esta condi cionada por la solucién de un problema clave: destruir lo accesorio para poder conservar lo titil. Las previsiones de duplicar el volumen de documentos en los préximos cua- ‘tro afios son bastante significativas al respecto. Ante la imposibilidadde conservarlo todo y antela in- capacidad de los organismos productores para guardar in situ los documentos que ya no usan con frecuencia, la solucién ha sido la creacién de los archivos intermedios, encargados de recibir toda la produccién documental y de seleccionarla parte conservar. Aunque existen algunos precedentes poco claros y de corta duracién, los archivos intermedios aparecen por primera vez en los Estados Unidos durante la Il Guerra Mundial, a causa del enorme crecimiento de los docu- ~ [aueson rARnqQuestRvES LOS ARCINVOS? 2B mentos producidos por las administraciones federales, y répidamente se extienden a otros paises: Canada (1945). Gran Bretaiia (1950), Alemania (1965), Francia y Espana (2968). El primerantecedente que se conoce en nuestro pafs er el Archivo General Central, creado en 1858 y ubicado en ‘Alcalé de Henares, para aligerar a los ministerios del co- lapso producido por los fondos documentales que ya nc utilizaban; pero su incendio en el verano de 1939 supuse Ja destruccién de importantes fondos de los siglos xvi. yxtx. En la fecha ya seftalada se crea el Archivo Genera: dela Administracién, que entraré en funcionamiento < partir de 1972. En los iltimos afios casi todas as autono~ mias han creado los archivos intermedios de sus respec tivas administraciones. También algunos municipios de gran entidad han actuado en el mismo sentido, como e- elcaso de Barcelone. Por una parte, el archivo intermedio libera alas admi nistraciones de los documentos que ya no son necesario: para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiente de sus sistemas documentales, al tiempo que garantizal2 plena disponibilidad de sus documentos, es decir, elacce- s0 a ellos cuando es necesario, Por la otra, evita colapsa. los archivos hist6ricos con documentos que en gran me dida estan destinados 2 ser destruidos transcurrido cier to tiempo. Seleccionar los que vana ser conservados y los ‘que van a ser eliminados es, como veremos enseguida, kx funcién central. Aprovechando intensivamente el espa cio con sistemas de almacenamiento masivo y localiza- dos en terrenos periféricos, representan un ahorro des 50% frente alos costes de conservacion en las sedes dela, administraciones, al tiempo que se recuperan espacios equipamientos costosos para otras actividades. Sin em-bargo, la saturacion de los archivos hist6ricos de algunos paises ha hecho que los intermedios no puedan remitir- Jeslos fondos de tal categoria, de modo que han termina- do por convertirse parcialmente en archivos histéricos, Esto eslo que viene sucediendo desde 1969 en los Estados Unidos, donde los intermedios se han convertido.a su vez en regional branches (ramas regionales) del historico na- ional; lo mismo ocurre en Francia, en Espafa yen mu- chos otros paises desde finales delossetenta. Doce hombres sin piedad ‘Como se ha visto hasta ahora, es imposible conservar to- dos los documentos aunque nos empefiemos en lo con- trario, Llega un momento en que a cualquiera, por mas. ‘meticuloso que sea y conserve hasta los extractos banca- ios, los recibos... aio tras afio, en carpetas perfectamen- te ordenadas, se le agota el espacio, y entonces debe deci- dir qué conserva -lo que considere més importante- y qué elimina. Igualmente las organizaciones, publicas o Privadas, se ven forzadas a lo mismo, aunque no pueden esperar a que los papeles sean una amenaza, sino prever cuales y en qué medida serén conservados, En cada época della historia se ha decidido en esta ma- teria siguiendo criterios acordes con los valores sociales del momento, en funcién delos cuales se establecia lo que valia ylo que no, Hasta hace menos de cien afios nadie se planteaba graves cuestiones sobre la eliminacién, basada en criterios de valoracién por entonces corrientes: la de- fensa de los derechos del Estado y de los particulares, los acontecimientos importantes, la biografia de las persona- lidades mas destacadas, eran las razones que justificeban [QUEsONY ABA QUESIRVEN LOS ARCHIVOS? 2s la conservacién. Los mismos historiadores, embarcados ena historia evenemencial, dindstica, institucional, no veian gran utilidad en la documentacién administrativa, mis alld de su valor de gestién. Hoy dia, en cambio, Jas cosas se complican sobremanera. Le evolucién de las. ciencias sociales y de sus métodos de analisis, el desarro- lio del derecho ciudadano de acceso ala documentacién publica, la salvaguarda legal del patrimonio histérico, el creciente interés que despiertan los archivos en la socie- dad, coinciden con la agudizacién del problema, pues cada ver se produce més papeleo y las posibilidades de conservarlo integramente son menores. Paradéjicamente, cuanto mayor es el volumen de documentos creados yacu- ciante a necesidad de eliminarlos, més y mas variadas son las perspectivas y los intereses desde los que se reclaman para elavance cientifico, cultural y, en fin, social. Para garantizar lo mejor posible el equilibrio entre to- dos los intereses y la conservacién de lo importante, a ar chivistica moderna ha establecido y continua desarrollan- do una serie de principios: la valoracién, la seleccién y la liminacién, més conocidos con el término «expurgo». La primera consiste en estudiar las series document: les para desvelar su valor administrativo, legal e histor co, de informacién y de investigacién, presente y futuro Con la seleccién se determina el destino delos documen- tos de acuerdo con su valor, los plazos de tiempo durante los cuales van 2 ser conservados y las modalidades de destruccién. La eliminacién es el acto por el cual los do- cumentos determinados son destruidos, bien en su tota~ lidad, bien conservando alguna porcién elegids por muestreo, de modo que sélo pasen al archivo histérico los seleccionados para su conservaci6n perpetua. El re- sultado es que en los paises més avanzados tinicamente6 inncnavese! aleanzan dicha categoria entre el y el 5% de los docu- mentos producidos. Es una tarea enjundiosa, y por ello su responsabilidad no puede recaer solamente sobre los hombros de los ar- chiveros, pues exigiria que poseyesen profundos conoch. nientos de las distintas areas de actividad implicadas (derecho, finanzas, urbanismo...), Para su asesoramiento Se onstituyen comisiones de expertos integradas por re. Presentantes de todos los grupos interesados en el proce. so documental: creadores, juristas, usuarios y gestores; asi se obtienen las méximas garantias de que el resultade, se acerque al ideal objetivo en la medida de lo posible Como si se tratara de los miembros del jurado de Doce hombres sin piedad, su funcién consiste en estudiar eva, lar y establecer los principios o pautas por los cuales se asribuye alas series documentales un grado de valor que va desde el cero (destruccién) hasta el absoluto (conser. vacién), En el caso delos documentos puiblicos, patrimo- nio inalienable de la nacién, dichas comisiones estén contempladas en as leyes, aunque en Espatia el Estado no esté dando muy buen ejemplo. La Ley del Patrimonio. Histérico Espafol en su articulo 58 establece la creacién de la Comision Superior Calificadora de Documentos Administrativos, competente ~entre otras- en materia de inutilidad administrativa de los documentos de la Admi. nistracion del Estado y del sector piiblico estatal. Sin em. bargo, cuando han transcurrido muchos afios desde In aprobacién de dicha ley (1985), la regulacién del expurgo en su forma mds elemental se encuentra atin en fase de ex, tudio, de modo que la integridad de nuestro patrimonio documental corre grave peligro por falta de una regulacién ‘minima algo en lo que nos distanciamos negativamente de Jos demas pafses europeos, cuya antigdedad y experiencia | | ancuavos? + 2 enel asunto ofrece multitud de ejemplos en los que inspi- rarse. Por otra parte, en la administracién auondmiea y alse ‘erta preocupacién y mejores resultados. Sonceesaioeineible est amayr pated os documentos producidos actualmente pues, dado su volu- ‘men, es materialmente imposible conservarlos en su in- tegridad y de manera que sean utilizables. Tomemos eS ejemplo: haste finales de los noventala Seguridad Socia recibia mensulamente un verdadero alud de papeles;s6lo los boletines con las cotizaciones de los trabajadores puestos en columne alcanzarian una altura equivalente al edificio Espatia de Madrid, que tiene treinta pisos. Es una sure incluible sno se afrata conforme os prince ‘dos por la archivistica, otros lo haran de Frere incontolacaéteescleasodelasadmnisvece nes de origen que, agobiadas por la masa de documentos que soportan, muchas veces deciden eliminarlos por si cuenta sin pararse en mientes, y en nuestro pais existen muchos escandalosos ejemplos, rutoenbuena medida de la indecisién manifestada por quienes tienen Ja res- mnsabilidad de regular esta materia. PP asta la simple eliminacén sca es un asunto que se Jas trae, pues mientras hay documentos que pueden ser vendidos tal cual como papel viejo (Jos boletines oficiales, por ejemplo), muchos otros contienen datos sensibles {por ejemplo, ls queafecten ala intimiad de las personas), deben ser reviamentedestuidos de modo quenadie pur dahacer un uso espurio de ellos. Imaginense la sorpresa de encontrar su propo expedient psigisricoo¢ de un pax ala venta en un baatillo,o que documentos mili- taressecretos sean vendidos como chatara dentro del armario qué los contuvo sin que nadie lo abriera para comprobarlo, pues son casos que han sucedido en efecto,como tendremos ocasié; darselscircanstansn de queso ane puede 'UnOs afios, un ex miembro dela cia chilena durantela dictadura d programa televisivo que la basur la, entre otras, no la recogian in limpieza municipal, sino miem| dos, que posterormente una Papel hasta reconstruir los document i Fema cae enn een Sa poder ejercer una Tepresion més eficaz. La, elie Thgacién correcta garantizada de la informacion ha ‘magnitud que hay empresas dedicadasa ells ue certifican al cliente la evapora Besta dena alent la evaporacién de todo dato sensi DINA, la terrorifica poli- le Pinochet, declar6 en un a de la embajada espafio- locentes trabajadores de la bros de la secreta disfraza- con paciencia las tiras de dos y los mas honest. nestos esfuerzos por aplicar criter objetivos, el resultado final seguro que fee vada nas asta no hace mucho la documentacion conser pose hate Que habia sobrevivido ala seleccién més sme, "pa sucesivas guerra, incendios, la primera vez en la historia e ue a documentacign seconervsiguendoeen ce ios bien fundamentad ian osymejo. dos dig gaamentados, ampliamente debatidosy meio. bitraria en orige: pilljesy demas ecaee auksoNY FARA QUESRVEN LoS ARCHIVOS? Py Elegidos para la gloria ‘Transcurrida esta fase, los documentos pasan a engrosar elarchivo histérico, compuesto por aquellos que, tras ha- ber cumplido su funcién administrativa y previo proce- so de seleccién, son considerados de valor permanente y conservados por tiempo indefinido, constituyendo la memoria viva de su creador (una persona, una empresa, una comunidad...) y sirviendo como fuente para el estu- dio dela historia y parala difusién cultural. Laescasa legislacién en materia de archivos tiendea considerar como hist6ricos aquellos documentos con treinta o més afios de antigtiedad; sin embargo, la ac- tual difusion de las ciencias sociales y el interés que pre- sentan los més recientes para la historia contemporanea hacen que el limite de dicha edad sea més una referen- cia que una frontera infranqueable. Acontecimientos como el GAL, el ingreso en la UE ola intervencién en procesos de paz en paises de América Central y del Sur son pruebas mds que palpables de la inmediatez de la historia. A partir de estos momentos los documentos atraen 2 los investigadores (historiadores, eruditos, estudian- tes) principalmente, un grupo tradicional de usuarios que llega sin esfuerzo; pero cada ver es mas amplio el espectro dellos interesados por este medio deacceso ala cultura, més los ciudadanos de a pie que se acercan a nuestros archivos, interesados por conocer aspectos de su pasado familiar, de su ciudad, del tiempo pasado en definitiva. Sin olvidar que la funcién cultural ofrece ‘mecanismos para atraer hacia este apasionante mundoS¢ los documentos a quienes atin no han sentido in- Seletudes; las exposiciones, las visitas, las publicacion 2és ¥ la colaboraci6n con los centros de ensehanse Sonstituyen mecanismos efectivos para extenderal md~ dan distrute colectivo de esta parte tan importante Gel patrimonio historico de la humanidad que son los archivos.