Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o
trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad, una vez finalizado su trmite, que sigue siendo vigente y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. El Archivo Central se transfiere al Archivo Histrico segn perodos e indicaciones definidos en las Tablas de Retencin Documental.
El archivo central ubica los documentos de acuerdo con la
estructura orgnica de la empresa y conforme a las Tablas de Retencin Documental.
El archivo central adopta los sistemas de ordenacin que permite
ubicar secciones, subsecciones, series y subseries y velara por la correcta organizacin e instalacin de las unidades de conservacin y almacenamiento.
El archivo central a partir de las trasferencias primarias mantiene
actualizado el inventario general de documentos con todos los elementos que faciliten la localizacin de los mismos.
El archivo central aplica el procedimiento establecido en las Tablas
de Retencin Documental. En primera instancia conservara las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizara la eliminacin, le seleccin, la microfilmacin de las series correspondientes o preparara la trasferencia secundaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboracin.
El archivo central remite la transferencia secundaria al archivo
histrico, verificando previamente los procesos tcnicos de organizacin de los documentos y de acuerdo con el cronograma y en el formato nico de inventario documental.
Transferencias Primarias:
Son los traslados de documentos del archivo de gestin o de
oficina al archivo central o intermedio, sin alteracin de sus Archivo Central
propiedades, para su conservacin y cuya frecuencia de uso ha
disminuido en el proceso de atencin de trmites.
Estas transferencias toman en cuentas exclusivamente las vigencias
y valores primarios de la documentacin y su carcter es estrictamente institucional.
Trasferencias Secundarias:
Es el traslado de documentos del archivo central o intermedio al
permanente o histrico. Estas transferencias concluyen los procesos de valoracin secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la proteccin de los documentos con valor social, cultural e histrico, ms all de las necesidades institucionales de conservarlos.
Las Transferencias sirven para:
1. Solucionar, a nivel fsico y funcional, el problema de la
acumulacin de documentos en las unidades administrativas.
2. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentacin.
3. Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos.
4. Concentrar la informacin til ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histrico institucional.
5. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin.
6. Guardar, precaucional o definitivamente la documentacin, en
condiciones de conservacin ptimas. Archivo Central
Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a
la institucin productora o al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.
Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de
informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente
La tabla de retencin documental en la cual se prev la
disposicin final que han de tener los documentos: conservacin total o parcial, si es parcial, estar sometida a seleccin representativa aleatoria, microfilmacin o eliminacin.
Inventario:
El inventario de las series documentales a transferir, en el cual se
refleja la clasificacin, ordenacin y descripcin de la documentacin de la unidad administrativa.
Pautas para la recepcin de trasferencias:
No podr considerarse transferencia el traslado fsico, de un archivo a otro, de documentos sin identificar ni valorar. Antes de enviar la documentacin debe ser organizada. El primer paso ser siempre ponerse en contacto con el Archivo Central.
Revisar todos los expedientes que se van a transferir para
comprobar que no falta ninguno, as como que no falta ningn documento dentro de cada expediente y que stos estn ordenados e individualizados en las carpetillas.
Los encargados de los archivos de oficina destruirn todos los
duplicados, fotocopias y borradores de los documentos originales (slo en el caso de que stos no existan se conservar la copia).
Hay que diferenciar entre la documentacin que una
Seccin/Unidad produce y la documentacin de apoyo como Archivo Central
boletines oficiales, publicaciones peridicas, que nunca
deber enviarse al Archivo Central.
Las transferencias se harn peridicamente a lo largo del ao
segn el calendario que se establezca.
La documentacin se remitir sin ganchos de cocedora, clips
metlicos o cualquier otro elemento que pueda ser perjudicial para su correcta conservacin.
Cada caja llevar en su interior documentacin que se refiera
a asuntos semejantes.
La documentacin deber enviarse al Archivo Central en cajas
normalizadas de archivo, que debern llenarse en su totalidad, evitando dejar cajas semivacas. De esta forma se aprovecha ms el espacio y se evita que los documentos que contienen dichas cajas se deformen.
Es conveniente que ningn expediente quede dividido en dos
cajas distintas. Si esto no es posible, se sealar claramente en la relacin de entrega y en cada una de las partes del expediente.
Las cajas debern numerarse de forma seguida de modo que
su nmero coincida con el que figure en la descripcin de lo contenido en la relacin de entrega que debe acompaar a todas las transferencias.
En el caso de que no coincida el contenido de la relacin de
entrega con la documentacin remitida, ambas sern objeto de devolucin.
La documentacin depositada mediante este proceso en el Archivo
Central queda bajo la custodia de la responsable del archivo central. Por tanto, no se puede depositar ni sacar ningn documento sin su conocimiento, ya que se lleva un registro tanto de las consultas y prstamos como de los nuevos ingresos de documentos.
Funciones del Archivo Central
Archivo Central
Centralizar todo el acervo documental producido por los
Archivos de Gestin de las dependencias y oficinas de la institucin, de acuerdo con los plazos de remisin de documentos, fijados en la Tabla de Retencin Documental. En el Archivo Central los documentos terminarn su vigencia administrativa y legal, en donde permanecern segn lo establecido en la Tabla de Retencin Documental. Los de valor histrico permanecern hasta que sean transferidos al Archivo Histrico. Los documentos que tengan valor cientfico-cultural, sern transferidos al Archivo Histrico para ser custodiados en forma permanente.