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Archivo Central

ARCHIVO CENTRAL

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o


trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad, una
vez finalizado su trmite, que sigue siendo vigente y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general. El
Archivo Central se transfiere al Archivo Histrico segn perodos e
indicaciones definidos en las Tablas de Retencin Documental.

El archivo central ubica los documentos de acuerdo con la


estructura orgnica de la empresa y conforme a las Tablas de
Retencin Documental.

El archivo central adopta los sistemas de ordenacin que permite


ubicar secciones, subsecciones, series y subseries y velara por la
correcta organizacin e instalacin de las unidades de conservacin
y almacenamiento.

El archivo central a partir de las trasferencias primarias mantiene


actualizado el inventario general de documentos con todos los
elementos que faciliten la localizacin de los mismos.

El archivo central aplica el procedimiento establecido en las Tablas


de Retencin Documental. En primera instancia conservara las
series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en
segundo lugar realizara la eliminacin, le seleccin, la
microfilmacin de las series correspondientes o preparara la
trasferencia secundaria, teniendo en cuenta los criterios para su
elaboracin.

El archivo central remite la transferencia secundaria al archivo


histrico, verificando previamente los procesos tcnicos de
organizacin de los documentos y de acuerdo con el cronograma y
en el formato nico de inventario documental.

Transferencias Primarias:

Son los traslados de documentos del archivo de gestin o de


oficina al archivo central o intermedio, sin alteracin de sus
Archivo Central

propiedades, para su conservacin y cuya frecuencia de uso ha


disminuido en el proceso de atencin de trmites.

Estas transferencias toman en cuentas exclusivamente las vigencias


y valores primarios de la documentacin y su carcter es
estrictamente institucional.

Trasferencias Secundarias:

Es el traslado de documentos del archivo central o intermedio al


permanente o histrico. Estas transferencias concluyen los procesos
de valoracin secundaria en las instituciones y tienen como fin
garantizar la proteccin de los documentos con valor social,
cultural e histrico, ms all de las necesidades institucionales de
conservarlos.

Las Transferencias sirven para:

1. Solucionar, a nivel fsico y funcional, el problema de la


acumulacin de documentos en las unidades administrativas.

2. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la


documentacin.

3. Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos.

4. Concentrar la informacin til ya sea para la toma de decisiones


administrativas o para el conocimiento del desarrollo histrico
institucional.

5. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin.

6. Guardar, precaucional o definitivamente la documentacin, en


condiciones de conservacin ptimas.
Archivo Central

Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a


la institucin productora o al iniciador, destinatario o beneficiario del
documento, es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.

Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de


informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor
inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se
conservan permanentemente

La tabla de retencin documental en la cual se prev la


disposicin final que han de tener los documentos: conservacin
total o parcial, si es parcial, estar sometida a seleccin
representativa aleatoria, microfilmacin o eliminacin.

Inventario:

El inventario de las series documentales a transferir, en el cual se


refleja la clasificacin, ordenacin y descripcin de la
documentacin de la unidad administrativa.

Pautas para la recepcin de trasferencias:


No podr considerarse transferencia el traslado fsico, de un
archivo a otro, de documentos sin identificar ni valorar. Antes
de enviar la documentacin debe ser organizada.
El primer paso ser siempre ponerse en contacto con el
Archivo Central.

Revisar todos los expedientes que se van a transferir para


comprobar que no falta ninguno, as como que no falta ningn
documento dentro de cada expediente y que stos estn
ordenados e individualizados en las carpetillas.

Los encargados de los archivos de oficina destruirn todos los


duplicados, fotocopias y borradores de los documentos
originales (slo en el caso de que stos no existan se
conservar la copia).

Hay que diferenciar entre la documentacin que una


Seccin/Unidad produce y la documentacin de apoyo como
Archivo Central

boletines oficiales, publicaciones peridicas, que nunca


deber enviarse al Archivo Central.

Las transferencias se harn peridicamente a lo largo del ao


segn el calendario que se establezca.

La documentacin se remitir sin ganchos de cocedora, clips


metlicos o cualquier otro elemento que pueda ser perjudicial
para su correcta conservacin.

Cada caja llevar en su interior documentacin que se refiera


a asuntos semejantes.

La documentacin deber enviarse al Archivo Central en cajas


normalizadas de archivo, que debern llenarse en su
totalidad, evitando dejar cajas semivacas. De esta forma se
aprovecha ms el espacio y se evita que los documentos que
contienen dichas cajas se deformen.

Es conveniente que ningn expediente quede dividido en dos


cajas distintas. Si esto no es posible, se sealar claramente
en la relacin de entrega y en cada una de las partes del
expediente.

Las cajas debern numerarse de forma seguida de modo que


su nmero coincida con el que figure en la descripcin de lo
contenido en la relacin de entrega que debe acompaar a
todas las transferencias.

En el caso de que no coincida el contenido de la relacin de


entrega con la documentacin remitida, ambas sern objeto
de devolucin.

La documentacin depositada mediante este proceso en el Archivo


Central queda bajo la custodia de la responsable del archivo central.
Por tanto, no se puede depositar ni sacar ningn documento sin su
conocimiento, ya que se lleva un registro tanto de las consultas y
prstamos como de los nuevos ingresos de documentos.

Funciones del Archivo Central


Archivo Central

Centralizar todo el acervo documental producido por los


Archivos de Gestin de las dependencias y oficinas de la
institucin, de acuerdo con los plazos de remisin de
documentos, fijados en la Tabla de Retencin Documental.
En el Archivo Central los documentos terminarn su vigencia
administrativa y legal, en donde permanecern segn lo
establecido en la Tabla de Retencin Documental. Los de valor
histrico permanecern hasta que sean transferidos al Archivo
Histrico.
Los documentos que tengan valor cientfico-cultural, sern
transferidos al Archivo Histrico para ser custodiados en
forma permanente.