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ANEXO 7

PAUTAS MNIMAS

Organizacin y funcionamiento del Comit de Control Interno

I. Antecedentes

LaspresentesPAUTAS MNIMAS o lineamientos generales se emiten para facilitar la


aplicacin de lo establecido en las Guas para la Implementacin del Control Interno
Institucional en el marco del SINACORP1 emitida por la Oficina Nacional de Desarrollo
Integral del Control Interno Institucional (ONADICI).

En tal sentido, estasPAUTAS MNIMAS se relacionanfundamentalmentecon el


cumplimiento de la siguiente Prctica Obligatoria contenida en dichas Guas:

Componente: 1. Ambiente de Control Interno


Elemento: 1.1 Resumen Ambiente de Control Interno (NOGECI)
Prctica Obligatoria: 1.1.3 PO.3

Componente: 1. Ambiente de Control Interno


Elemento: 1.11Estructura Organizativa Procesos Sustantivos
Prctica Obligatoria: 1.11.4PO.4

II. Objetivo

Establecer las pautas o lineamientos mnimos a ser tenidos en cuenta para la organizacin
y funcionamiento del Comit de Control Interno Institucional (COCOIN) y, de esta forma,
contribuir asu mejor desempeo para la implementacin y mantenimiento del Control
Interno.

III. Alcance

Estas PAUTAS MNIMAS cubren aspectos importantes referidos a la organizacin y


funcionamiento del COCOIN,relacionados a:

Objetivo del Comit.


Integracin.
Responsabilidades y funciones principales.
Reuniones.
Reportes a elaborar.
Tiempo de dedicacin a las labores del COCOIN.
1
SINACORP = Sistema Nacional de Control de los Recursos Pblicos, a cargo del Tribunal Superior de
Cuentas.

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ANEXO 7

IV. Desarrollo de las pautas mnimas

1. Objetivo del Comit

El Comit de Control Interno es un rgano colegiado de apoyo a la Mxima Autoridad de


la Entidad, cuyoobjetivoprincipal es contribuir ala eficaz y eficiente implementacin,
mantenimiento y mejora continuadel control interno institucional; siendo para ello una
importante instancia de coordinacin, asesoramiento, consulta y seguimiento oportuno.

2. Integracin

Los integrantes del COCOIN debern ser formalmente designadospor la Mxima Autoridad
Ejecutiva de la entidad, quien junto al documento de nombramiento le har entrega a
cada integrante de las Responsabilidades y funciones principales a su cargo sealadas en
el numeral 3. de estas PAUTAS MNIMAS.

A efectos de su conformacin, el COCOIN deber estar integradopor:COMO QUEDA LA


CIRCULAR

- La Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad, o quien ste designe con la debida


autoridad de decisin.

- Un representante de la Unidad de Planificacin o su equivalente, quien coordinar


las actividades del COCOIN. En caso que esta Unidad no exista, la funcin de
coordinacin deber recaer en el Administrador o Gerente Administrativo.

- El responsable de la Administracin o Gerencia Administrativa de la entidad, o quien


ste designe con facultad de decisin.

- El responsable del rea financiera, o quien ste designe con el debido poder de
decisin.

- El responsable de cada unidad organizacional clave o quien ste designe con


potestad de decisin.

- El Jefe de la Unidad de Auditora Interna, quien participar con voz pero sin voto.

Por otra parte la ONADICI podr participar en las reuniones del COCOIN en carcter de
observador.

Finalmente, las decisiones se tomarn por mayora absoluta de los presentes (la mitad
ms uno) y en caso de empate el presidente del COCOIN tendr voto decisorio.

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3. Responsabilidades y funciones principales

A efecto de cumplir con las responsabilidades que se desprenden de los Objetivos del
COCOIN mencionados en 1. anterior, el Comit desarrollar, entre otras, las siguientes
funciones:

- Elaborar el Plan Anual de Trabajo del Comit identificando, por ejemplo:actividades,


plazos de ejecucin, responsables, productos o resultados esperados, etc. Cabe
resaltar que entre las actividades a incluir en dicho Plan debern considerarse, como
mnimo, las relacionadas a las funciones del Comit descriptas seguidamente.
- Remitir a la ONADICI el Plan Anual de Trabajo del COCOIN debidamente aprobado por
la Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad, antes de finalizar el mes de enero de
cada ao.
- Elaborar Informes Semestrales sobre el grado de avance en el cumplimiento del Plan
Anual de Trabajo, el cual una vez aprobado por la Mxima Autoridad Ejecutiva de la
entidad deber ser remitido a la ONADICI dentro de los primeros diez (10) das hbiles
posteriores al semestre calendario que se est informado.
- Promover y coordinarla realizacin oportuna de Talleres de Autoevaluacin y
Evaluaciones Separadas, procurando siempre la complementacin de las mismas.
- Promover y coordinar la actualizacin de los Talleres de Autoevaluacin sobre la base
de los Seguimientos al Plan de Implementacin realizados.
- Coordinar y consolidar los Planes de Implementacin a partir de la informacin
obtenida de cada unidad organizacional como resultado de los Talleres de
Autoevaluacin otras fuentes de informacin.
- Remitir a la ONADICI los Planes de Implementacin debidamente aprobados por la
Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad.
- Velar por la adecuada implementacin de las Prcticas Obligatorias contenidas en las
Guas para la Implementacin del Control Interno Institucional y otras Guas
emitidas por la ONADICI.
- Exigir y revisar trimestralmente el grado de avance de los Planes de Implementacin.
- Elaborar y remitir a la Mxima Autoridad de la Entidad (para su aprobacin y posterior
remisin a ONADICI) un Informe Trimestral en el cual se exponga el grado de avance
en el cumplimiento del Plan de Implementacin correspondiente a cada unidad
organizacional. Dicho Informe deber ser remitido a la ONADICI dentro de los
primeros diez (10) das hbiles posteriores al Trimestre calendario que se est
informado.
- Desarrollar actividades tendientes a difundir y concientizar al personal de la entidad
sobre la importancia de mantener un adecuado control interno institucional.
- Proponer a la Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad la capacitacin necesaria
para facilitar la adecuada implementacin y mantenimiento del control interno.

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- Proponer a la Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad la contratacin de las


consultoras necesarias para el desarrollo y aplicacin del Plan de Implementacin y
lasPrcticas Obligatorias de Control Interno, siempre y cuando en la institucin no
exista disponible personal competente para hacerlo o no se disponga del tiempo
suficiente para ello.
- Formular polticas o pautas orientadas al desarrollo y aplicacin de los diferentes
elementos y componentes del control interno.
- Elaborar, conjuntamente con la Unidad de Comunicacin Institucional o su
equivalente, un Boletn Trimestral de Promocin del Control Interno Institucional en
el cual se incluyan aspectos relacionados, por ejemplo con: buenas prcticas de
control interno, actividades desarrolladas por el COCOIN, actividades de difusin y
concientizacin sobre el control interno, informes de autoevaluacin de las unidades
organizacionales, avance en la ejecucin de planes de implementacin, etc.
- Dar seguimiento oportuno a la implementacin del Plan de Accin establecido por el
Comit de Riesgos de la entidad e informar al respecto a la Mxima Autoridad
Ejecutiva de entidad y a la ONADICI.
- Levantar Actas de Reunin por cada sesin realizada en donde consten, entre otros
temas, los compromisos asumidos y los responsables por su cumplimiento en tiempo
y forma.
- Otras funciones establecidas en el Declogo de Funciones del Comit de Control
Interno emitido por la ONADICI.

4. Reuniones

EL COCOIN deber reunirse, mnimamente, de manera mensual el ltimo da hbil de cada


mes y, en forma extraordinaria, cuando el responsable del Comit as lo decida, o bien sea
requerido de manera fundamentada por alguno de sus integrantes.

5. Informes a elaborar

El Comit de Control Interno deber elaborar y presentar a la Mxima Autoridad Ejecutiva


de la entidad y a la ONADICI, entre otros, los siguientes informes y documentos:

- Plan Anual de Trabajo.


- Informes semestrales sobre el grado de avance en el cumplimiento del Plan Anual de
Trabajo.
- El Informe correspondiente a los Talleres de Autoevaluacin del Control Interno y los
Informe Actualizados correspondientes a los mismos, realizados sobre la base de los
Seguimientos al Plan de Implementacin respectivos.
- El Plan de Implementacin Institucional, a partir la informacin obtenida de las
unidadesorganizacionales correspondientes.
- Informes Trimestrales en donde se exponga el grado de avance en el cumplimiento
del Plan de Implementacin Institucional.

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- Polticas o pautas orientadas al desarrollo y aplicacin de los diferentes elementos y


componentes del control interno.
- Boletn Trimestral de Promocin del Control Interno Institucional.
- Informe sobre la implementacin del Plan de Accin establecido por el Comit de
Riesgos.
- Agendas de reuniones en donde se incluya, como mnimo: objetivo de la reunin,
temas a cubrir y resultados esperados, tiempo y responsable por tema, informacin o
documentos de lectura previa o para llevar a la reunin, etc.
- Actas de reunin por cada sesin realizada incluyendo, entre otros: temas tratados,
conclusiones o acuerdos arribados, responsables, fechas de cumplimiento y, de
corresponder, recomendaciones formuladas.
- Seguimiento al cumplimiento de las decisiones o recomendaciones formuladas en la
ltima reunin y contempladas en el Acta respectiva. Generalmente este punto
debera ser el primer tema a tratar al inicio de cada reunin del COCOIN.

6. Tiempo de dedicacin a las labores del COCOIN

La Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad debe asignar oficialmente el tiempo


suficiente a los integrantes del COCOINpara atender sus responsabilidades y funciones de
manera apropiada, en procura de alcanzar eficazmente los objetivos para los cuales se
cre el Comit.

V. Responsabilidades

Para el cumplimiento de las presentes PAUTAS MNIMAS para la Organizacin y


Funcionamiento del Comit de Control Interno, se establecen las siguientes
responsabilidades:

Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad

En el plazo de XX das contados a partir de la emisin de esta POLTICA, la Mxima


Autoridad Ejecutiva de la entidad deber:

a) Proceder oficialmente a la designacin de los integrantes del COCOIN (sin antes no


se hizo).

b) Contribuir y velar por el estricto cumplimiento del Plan Anual de Trabajo del Comit.

c) Respaldar con su firma las convocatorias a las reuniones del COCOIN y aprobar la
Agenda respectiva.

d) Asistir a las reuniones del COCOIN o bien designar un representante para participar
de las mismas, con el debido poder de decisin.

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e) Velar por el logro de los objetivos del COCOIN,ya que la Mxima Autoridad Ejecutiva
de la entidad es el principal responsable institucional por la implementacin,
mantenimiento y mejora continua del control interno.

Coordinador del COCOIN

a) Cumplir con las responsabilidades y funciones establecidas en las presentes PAUTAS


MNIMAS y el Plan Anual de Trabajo.

b) Asistir obligatoriamente a las reuniones del Comit.

c) Dispensar el tiempo apropiado a las reuniones del COCOIN y a sus funciones dentro
de dicho Comit.

d) Coordinar y asignar responsabilidades a los integrantes del COCOIN para el


cumplimiento de, entre otras, las siguientes funciones mencionadas en el numeral 5
del apartado IV, contando siempre con la debida autorizacin y aprobacin de la
Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad:

- Elaboracin del Plan Anual de Trabajo del COCOIN y su seguimiento.


- Elaboracin de Informes Semestrales sobre el grado de avance en el cumplimiento
del Plan Anual de Trabajo.
- Coordinacin para la elaboracin del Plan de Implementacin del Control Interno
Institucional.
- Elaboracin de Informes Trimestrales en donde se exponga el grado de avance en
el cumplimiento del Plan de Implementacin correspondiente a cada unidad
organizacional.
- Polticas o pautas orientadas al desarrollo y aplicacin de los diferentes elementos
y componentes del control interno.
- Elaboracin en conjunto con la Unidad de Comunicacin de la entidad o su
equivalente de un Boletn Trimestral de Promocin del Control Interno
Institucional.
- Elaboracin del Informe sobre la implementacin del Plan de Accin establecido
por el Comit de Riesgos.
- Elaboracin de Agendas de reuniones y las respectivas Actas de reuniones de cada
sesin.

e) Remitir a la ONADICI los Informes y documentos establecidos en esta


POLTICAyotros que por su naturaleza se consideren apropiados.

f) Proponer temas de Agenda que por sus caractersticas merecen ser tratados en el
COCOIN.

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g) Realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de los acuerdos del Comit
que correspondan al rea de su competencia.

h) Participar activamente en los temas de Agenda que sean materia de anlisis y


deliberacin.

i) Atender los requerimientos de informacin que se le solicite.

j) Velar por el logro de los objetivos del COCOIN.

Integrantes del COCOIN

a) Cumplir con las responsabilidades y funciones establecidas en las presentes PAUTAS


MNIMAS y el Plan Anual de Trabajo.

b) Asistir obligatoriamente a las reuniones del Comit.

c) Dispensar el tiempo apropiado a las reuniones del COCOIN y a sus funciones dentro
de dicho Comit.

d) Proponer temas de Agenda que por sus caractersticas merecen ser tratados en el
COCOIN.

e) Adoptar los recaudos, disponer los recursos necesarios y velar por el estricto
cumplimiento del Plan de Implementacin correspondiente a su rea de
competencia.

f) Realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de los acuerdos del Comit
que correspondan al rea de su competencia.

g) Participar activamente en los temas de Agenda que sean materia de anlisis y


deliberacin.

h) Atender los requerimientos de informacin que se les soliciten.

i) Velar por el logro de los objetivos del COCOIN.

Unidad de Auditora Interna

a) Dar estricto seguimiento al efectivo cumplimiento de las presentesPAUTAS


MNIMAS e informar al respecto y oportunamente a las instancias correspondientes,
entre ellos, la ONADICI.

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