Auditoría Administrativa y Operacional PDF

Auditora
Administrativa y
Auditora
Operacional
GRUPO No. 2
Universidad de San Carlos de Guatemala
Centro Universitario de Occidente
Divisin de Ciencias Econmicas
Ejercicio Profesional Supervisado
Seminario Especfico
TEMA
Auditora Administrativa y Auditora Operacional
Realizado por Carn

Claudia Eunice Bautista Mndez 201131683
Adriana Vernica Fuentes Orozco 201130546
Elezar Anbal Fuentes Gonzlez 201130462
Yoselin Yesenia Bautista Velsquez 201130459
Willy Ren Jurez Orozco 201130443
Quetzaltenango marzo de 2017

ndice
Introduccin................................................................................................................................. 1
Objetivos ..................................................................................................................................... 2
Auditora Administrativa y Auditora Operacional ......................................................................... 3
Indicios para la realizacin de una auditoria ............................................................................ 3
Caractersticas de este tipo de auditorias ................................................................................ 3
Auditora administrativa ........................................................................................................... 4
Objetivos de la auditora administrativa ................................................................................... 4
De control ............................................................................................................................. 5
De productividad .................................................................................................................. 5
De organizacin ................................................................................................................... 5
De servicio ........................................................................................................................... 5
De calidad ............................................................................................................................ 5
De cambio ............................................................................................................................ 5
De aprendizaje ..................................................................................................................... 5
De toma de decisiones ......................................................................................................... 6
De interaccin ...................................................................................................................... 6
De vinculacin ...................................................................................................................... 6
Alcance de la auditora administrativa ...................................................................................... 6
Metodologa aplicable .............................................................................................................. 7
Metodologa para la auditora administrativa ............................................................................ 7
Planeacin ........................................................................................................................... 8
Objetivo ................................................................................................................................ 8
Internas .............................................................................................................................. 10
Externas ............................................................................................................................. 11
Investigacin preliminar ......................................................................................................... 11
Preparacin del proyecto de auditora ................................................................................... 12
Propuesto tcnica............................................................................................................... 12
Programa de trabajo........................................................................................................... 12
Asignacin de la responsabilidad ....................................................................................... 13
Capacitacin ...................................................................................................................... 13
Actitud ................................................................................................................................ 13
Diagnstico preliminar ........................................................................................................... 14
Gnesis de la organizacin ................................................................................................ 14
Infraestructura .................................................................................................................... 14
Forma de operacin ........................................................................................................... 14
Posicin competitiva ........................................................................................................... 14
Instrumentacin ..................................................................................................................... 14
Recopilacin de informacin .................................................................................................. 15
Tcnicas de recoleccin ........................................................................................................ 15
Medicin ................................................................................................................................ 15
Escalas de medicin .......................................................................................................... 16
Auditoria operacional ............................................................................................................. 17
Metodologa para la auditora operacional .......................................................................... 18
Seleccin del rea operacional a auditar ............................................................................ 18
Preparaciones preliminares ................................................................................................ 19
Encuesta inicial .................................................................................................................. 20
Programa de auditora ........................................................................................................ 20
Investigacin y anlisis ....................................................................................................... 21
Papeles de trabajo ................................................................................................................. 21
Hallazgos ............................................................................................................................... 23
Partes del hallazgo ............................................................................................................. 23
Evidencias ............................................................................................................................. 27
Fsica ................................................................................................................................. 27
Documental ........................................................................................................................ 27
Testimonial ......................................................................................................................... 27
Analtica ............................................................................................................................. 27
Supervisin de trabajo ........................................................................................................... 28
Examen ................................................................................................................................. 29
Informe de auditora administrativa y operacional .................................................................. 29
Contenido del informe ........................................................................................................ 30
Presentacin del informe .................................................................................................... 30
Seguimiento........................................................................................................................... 31
Conclusiones ............................................................................................................................. 33
Recomendaciones..................................................................................................................... 34
Bibliografa ................................................................................................................................ 35
Caso Prctico ............................................................................................................................ 36
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Introduccin
La auditora como tal es el examen crtico realizado a las empresas u

organizaciones por profesionales en la materia, para evaluar los registros y transacciones
y emitir una opinin sobre los resultados de la auditora realizada. Pero a medida que la
auditoria ha ido evolucionando se van aplicando nuevos enfoques que antes no eran
considerados y que no necesariamente se encamina al sentido financiero sino al aspecto
organizacional. Tanto la auditoria administrativa como la operacional desempean una
funcin importante, en la actualidad la perspectiva de este tipo de auditoras han tomado
gran trascendencia para evaluar el comportamiento de los procesos administrativos y
operacionales de una empresa, donde la evaluacin permita informacin veraz, oportuna
y relevante que permita la correcta toma de decisiones.
La auditora administrativa busca que la organizacin tenga un proceso de

desarrollo transcendental que mediante el anlisis de todos los aspectos relacionados
con esta, permita conocer las oportunidades para un crecimiento sustancial de la
empresa y de esta manera tenga mayor competitividad en el mercado. En cuanto a la
auditoria operacional se puede decir que es la evaluacin de los distintos procesos de
una organizacin para determinar si estos se estn desarrollando de manera eficaz y
eficiente y si el manejo de los recursos es adecuado. Estas pueden desarrollarse
conjuntamente pero el alcance y campo de accin son diferentes.
Es por eso que para la presente investigacin se desarrollara temas puntuales

para una mejor comprensin de esta clase de auditoras, recalcando los objetivos de las
mismas, indicios para la realizacin de la auditoria, su aplicacin para conocer el
desempeo de la organizacin; asimismo las caractersticas ms importantes y la
metodologa aplicable para cada una de ellas, las tcnicas adaptables en todos los
procesos administrativos y papeles de trabajo necesarios que servirn como evidencia
para el resultado final de la evaluacin y como soporte a travs de la elaboracin de un
informe de auditora administrativa y operacional.
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Objetivos
General
Describir de manera concreta aspectos relevantes de la auditoria administrativa y auditoria

operacional en cuanto a los procesos aplicables para el desarrollo de las mismas dentro de un
ente econmico.
Especficos
Establecer el objetivo principal de la Auditora Administrativa y Operacional.
Determinar las caractersticas principales de este tipo de auditoras.
Analizar los mtodos y procedimientos para llevar a cabo una auditoria

administrativa y operacional.
Determinar la principal funcin de la auditoria administrativa y su alcance.

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Auditora Administrativa y Auditora Operacional

Indicios para la realizacin de una auditoria
Alta rotacin del personal
Prdida de clientes o usuarios
Pedidos no despachados
Quejas sobre la calidad
Perdida del segmento del mercado
Bajas utilidades o prdidas
Todos estos indicios o luces de alerta obligan a la administracin a tomar

decisiones, sin embargo en este proceso, una buena decisin requiere de informacin,
siendo la auditoria la que le provee a la gerencia la mayor cantidad de datos sobre la
problemtica existente en las organizaciones (Argueta, s.f)
Caractersticas de este tipo de auditorias

La importancia de este tipo de auditora es que se enfoca en un rea central de las
instituciones, haciendo una relacin con el cuerpo humano, se audita al cerebro de la
compaa (administrativa) y el sistema circulatorio (operacional), debido a esto es que
muchos gerentes no aplican este tipo de examen.
La caracterstica fundamental de este tipo de auditora es que la realiza un equipo

multidisciplinario, en donde se sugiere que un auditor sea quien coordine, sin embargo lo
puede hacer un administrador, un ingeniero industrial u otro. Dependiendo de las
caractersticas especficas de la empresa el equipo lo conformaran profesionales de
cierta especialidad, en este caso, es la institucin y su problemtica la que define quienes
pueden estar integrando el equipo. Bajo esta concepcin tambin se puede acotar que
este tipo de auditora se puede aplicar por auditores externos y por auditores internos.
La evaluacin y examen se caracteriza por utilizar herramientas eminentemente

administrativas como:
Para auditoria Administrativa se sugiere aplicar las siguientes herramientas:
Planeacin Estratgica
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Anlisis FODA
Administracin de Riesgos
Trabajo en Equipo
Administracin del Tiempo
Para la auditoria Operacional podramos aplicar en la evaluacin las siguientes

herramientas:
Anlisis de punto de equilibrio

Diagramas de flujo
Justo a tiempo
Mezcla de marketing
Estrategias de fijacin de precios
Ciclo de vida del producto (Argueta, s.f)
Auditora administrativa
La auditora administrativa proporciona una evaluacin cuantificada de la
eficiencia, con la que cada unidad administrativa de la empresa desarrolla las diferentes
etapas del proceso administrativo (Basaldua J. M., 2009).
Es un examen detallado de la administracin con el fin de evaluar la eficiencia de

sus resultados, el cumplimiento de sus metas, la utilizacin de sus recursos humanos,
financieros, materiales, sus mtodos , controles y su forma de operar.
En esencia la auditoria administrativa es la revisin analtica total o parcial de una

organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y perfilar oportunidades
de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva suficiente (Caro, 2012).
Objetivos de la auditora administrativa

Por sus caractersticas, la auditora administrativa constituye una herramienta
fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite
detectar en qu reas se requiere de un estudio ms profundo, qu acciones se pueden
tomar para subsanar deficiencias, cmo superar obstculos, cmo imprimir mayor
cohesin al funcionamiento de dichas reas y, sobre todo, realizar un anlisis causa-
efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.
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En virtud de lo anterior, es necesario establecer el marco para definir objetivos

congruentes cuya cobertura encamine las tareas hacia resultados especficos. Entre los
criterios ms sobresalientes para lograrlo se pueden mencionar:
De control
Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicacin de la auditora y evaluar el
comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos.
De productividad
Encauzan las acciones de la auditora para optimizar el aprovechamiento de los
recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.
De organizacin
Determinan que el curso de la auditora apoye la definicin de la estructura,
competencia, funciones y procesos a travs del manejo eficaz de la delegacin de
autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio
Representan la manera en que la auditora puede constatar que la organizacin
est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las
expectativas y satisfaccin de sus clientes.
De calidad
Disponen que la auditora tienda a elevar los niveles de actuacin de la
organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios
altamente competitivos.
De cambio
Transforman la auditora en un instrumento que hace ms permeable y receptiva
a la organizacin.
De aprendizaje
Permiten que la auditora se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice
para convertirlas en oportunidades de mejora.
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De toma de decisiones
Traducen la puesta en prctica y los resultados de la auditora en un slido
instrumento de soporte del proceso de gestin de la organizacin.
De interaccin
Posibilitan el manejo inteligente de la auditora en funcin de la estrategia para
relacionar a la organizacin con los competidores reales y potenciales, as como con los
proveedores y clientes.
De vinculacin
Facilitan que la auditora se constituya en un vnculo entre la organizacin y un
contexto globalizado.
Proporciona un panorama administrativo general de la empresa que se audita,

sealando el grado de efectividad con que opera cada una de las funciones (compras,
ventas, personal, etc.) que la integran. Es decir, asegura mejores resultados, ayudando
a la direccin a lograr y mejorar la posicin de la empresa (Franklin, Auditora
Administrativa , 2007, pg. 12).
Alcance de la auditora administrativa
El rea de influencia que abarca la auditora administrativa comprende la totalidad

de una organizacin en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas
de actuacin.
Esta connotacin incluye aspectos tales como:
Naturaleza jurdica
Criterios de funcionamiento
Estilo de administracin
Enfoque estratgico
Sector de actividad
Giro industrial
mbito de operacin
Tamao de la empresa
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Nmero de empleados
Relaciones de coordinacin
Desarrollo tecnolgico
Sistemas de comunicacin e informacin
Nivel de desempeo
Trato a clientes (internos y externos)
Entorno
Generacin de bienes, servicios, capital y conocimiento
Sistemas de calidad (Franklin, Auditora Administrativa , 2007, pg. 13).
Metodologa aplicable
Para la auditoria administrativa y operacional se aplica en el examen la tcnica del
anlisis, partiendo de la idea que esta tcnica lo que hace es dividir un todo en cada una
de sus partes para posteriormente examinarlo de manera independiente, concluir en cada
una de estas, para finalmente plantear en el informe los hallazgos y las correspondientes
recomendaciones. (Argueta, s.f)
Metodologa para la auditora administrativa
La metodologa de la auditora administrativa tiene el propsito de servir como

marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se
conduzcan en forma programada y sistemtica, se unifiquen criterios y se delimite la
profundidad con que se revisarn y aplicarn los enfoques de anlisis administrativo para
garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
Tambin cumple la funcin de facilitar al auditor la identificacin y ordenamiento

de la informacin correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias,
transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen,
informe y seguimiento.
Para utilizarla de manera lgica y accesible se la ha dividido en etapas, en cada

una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que
las iniciativas guarden correspondencia con los planes.
8
De conformidad con lo que se ha explicado hasta aqu, las etapas que integran la
metodologa son:
Planeacin
Instrumentacin
Examen
Informe
Seguimiento (Franklin, Auditora Administrativa , 2007, pg. 75).
Planeacin
La planeacin se refiere los lineamientos de carcter general que regulan la

aplicacin de la auditora administrativa para garantizar que la cobertura de los factores
prioritarios, fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditora y
diagnstico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante (Franklin, Auditora
Objetivo
En esta etapa, el propsito de la auditora administrativa es establecer las acciones

que se deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada,
tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y
forma los objetivos establecidos (Franklin, Auditora Administrativa , 2007, pg. 76).
Para la aplicacin de la auditoria administrativa la aplicacin de la tcnica del

anlisis se hace dividiendo a la empresa o institucin en partes, para ello utiliza dos
mtodos o formas de hacerlo: (Argueta, s.f)
Por etapas del proceso administrativo
Bajo esta metodologa el equipo de auditora divide a la empresa primeramente

por cada etapa, siendo estas: Planificacin, Organizacin, Direccin y Control.
Ac lo fundamental es medir, cmo cada departamento o seccin de la empresa

auditada aplic cada etapa del proceso administrativo. Por ejemplo en todos los
departamentos de la organizacin se examina como planifica, como organiza, la forma
de dirigir, su proceso de integracin, para finalmente indicar como controla. El proceso
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puede limitarse a estudiar solamente un elemento, por ejemplo solo control, o bien todos
al mismo tiempo. (Argueta, s.f)
Proceso Administrativo
Etapa Propsito Estratgico
Planeacin:
Visin
Misin
Objetivos
Metas
Estrategias/tcticas
Procesos Definir el marco de actuacin
Polticas de la organizacin.
Procedimientos
Programas
Enfoques
Niveles
Horizonte
Organizacin
Estructura organizacional
Divisin y distribucin de funciones Disear e instrumentar la
Cultura organizacional infraestructura para el
Recursos humanos funcionamiento de la
Cambio organizacional organizacin.
Estudios administrativos
Instrumentos tcnicos de apoyo
Direccin
Liderazgo
Comunicacin
Motivacin
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Grupos y equipos de trabajo Tomar las decisiones

Manejo del estrs, el conflicto y la crisis pertinentes para regular la
Tecnologa de la informacin gestin de la organizacin.
Toma de decisiones
Creatividad e innovacin
Control
Naturaleza
Sistemas
Niveles Medicin del progreso de las
Proceso acciones en funcin del
reas de aplicacin desempeo.
Herramientas
Calidad
Fuente: Benjamn Franklin.
Por secciones, divisiones o departamentos
Bajo este mtodo lo primero que hace el equipo de auditores es identificar como
est organizada la empresa, estableciendo los departamentos o secciones con que se
cuenta, posteriormente en cada seccin se evala la aplicacin de los cinco elementos
del proceso administrativo de forma individual. La auditora puede realizarse solamente
a una seccin o departamento, o bien a toda la organizacin en conjunto. (Argueta, s.f)
Fuentes de informacin
Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para
captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Internas
rganos de gobierno
rganos de control interno
Socios
Niveles de la organizacin
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Unidades estratgicas de negocio

rganos colegiados y equipos de trabajo
Sistemas de informacin
Externas
rganos normativos (oficiales y privados)

Competidores actuales y potenciales
Proveedores actuales y potenciales
Clientes o usuarios actuales y potenciales
Grupos de inters
Organizaciones lderes en el mismo giro industrial o en otro
Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas
regulatorias y de calidad
Redes de informacin en el mercado global (Franklin, Auditora Administrativa ,
2007, pg. 78).
Investigacin preliminar
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los
siguientes criterios:
Determinar las necesidades especficas

Identificar los factores que requieren de atencin
Definir estrategias de accin
Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue
Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores
Especificar el perfil del auditor
Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido
(Franklin, Auditora Administrativa , 2007, pg. 79).
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Preparacin del proyecto de auditora
Con base en la informacin preliminar se debe proceder a preparar la informacin

necesaria para instrumentar la auditora, la cual incluye dos apartados: la propuesta
tcnica y el programa de trabajo.
Propuesto tcnica
Naturaleza: Tipo de auditora que se pretende realizar

Alcance: rea(s) de aplicacin
Antecedentes: Recuento de auditoras administrativas y estudios de mejoramiento
previos
Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditora
administrativa
Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de
recursos
Justificacin: Demostracin de la necesidad de instrumentarla
Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos
Costo: Estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios
Resultados: Beneficios que se espera lograr
Informacin complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como
elementos de apoyo
Programa de trabajo
Identificacin: Nombre de la auditora

Responsable(s): Auditor a cargo de su implementacin
rea(s): Universo bajo estudio
Clave: Nmero progresivo de las actividades estimadas
Actividades: Pasos especficos para captar y examinar la informacin
Fases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividades
Calendario: Fechas asignadas para el inicio y trmino de cada fase
Representacin grfica: Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes
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Formato: Presentacin y resguardo de avances

Reportes de avance: Seguimiento de las acciones
Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances (Franklin, Auditora
Asignacin de la responsabilidad
Para iniciar formalmente la auditora, siempre con base en la magnitud o grado de

complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de auditores que estime
conveniente (Franklin, Auditora Administrativa , 2007, pg. 80).
Capacitacin
Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo

designados, no slo en lo que respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se
emplearn para levantar la informacin, sino en todo el proceso para preparar la
aplicacin e implementacin de la auditora.
Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se
persigue, las reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los documentos de
soporte, el inventario estimado de informacin que se pretende captar, la distribucin de
cargas de trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar y los mecanismos de
coordinacin y supervisin establecidos (Franklin, Auditora Administrativa , 2007, pg.
80).
Actitud
La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones

preconcebidas por parte del auditor.
Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin
de procurarse una imagen positiva, lo que facilitar su tarea y estimular la participacin
activa del personal de la organizacin (Franklin, Auditora Administrativa , 2007, pg. 81).
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Diagnstico preliminar
Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que

fundamente la razn por la que surge la necesidad de auditar. Para ello, se deben
considerar los siguientes elementos:
Gnesis de la organizacin
Creacin de la organizacin
Cambios en su forma jurdica
Conversin del objeto en estrategias
Manejo de la delegacin de facultades
Infraestructura
Esquema de operacin (procesos/funciones)

Modificaciones a la estructura organizacional
Programacin institucional
Nivel de desarrollo tecnolgico
Forma de operacin
Desempeo registrado
Logros alcanzados
Expectativas no cumplidas
Proceso de toma de decisiones
Posicin competitiva
Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin

Competencias centrales
Clientes, proveedores y competidores (Franklin, Auditora Administrativa , 2007,
pg. 81).
Instrumentacin
En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que

se estimen ms viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora, la
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seleccin de instrumentos de medicin que se emplearn, el manejo de los papeles de

trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin
eficaz (Franklin, Auditora Administrativa , 2007, pg. 82).
Recopilacin de informacin
Esta tarea debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que
haga posible su examen objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errores de
interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar
la auditora o, en su caso, suspenderla.
Asimismo, se debe aplicar un criterio de discriminacin, siempre basado en el

objetivo de la auditora, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para
mantener una lnea de accin uniforme (Franklin, Auditora Administrativa , 2007, pg.
82).
Tcnicas de recoleccin
Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada se puede emplear

alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas:
Investigacin documental
Observacin directa
Acceso a redes de informacin
Entrevista
Cuestionarios
Cdulas (Franklin, Auditora Administrativa , 2007, pg. 83).
Medicin
La medicin se puede visualizar desde dos perspectivas: de forma y de fondo.

Para la primera se utilizan las escalas de medicin; para la segunda, los componentes
del proceso administrativo, elementos especficos e indicadores (Franklin, Auditora
16
Escalas de medicin
Para lograr una mayor consistencia en la instrumentacin, es necesario que los

hechos se puedan evaluar relacionndolos con una estrategia de accin, la cual a su vez
se relaciona con la composicin del proceso administrativo y los elementos especficos,
visualizando el propsito estratgico y atributos fundamentales que los asocian, as como
con los indicadores aplicables en cada caso.
Las escalas que se empleen con este fi n deben cumplir con la funcin de
garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de
trabajo, particularmente en los casos en que las preguntas sean abiertas o de cdigo
mltiple que puedan propiciar una interpretacin muy general o errnea. Asimismo,
porque el manejo de enunciados, valores numricos y matrices definen rangos de
respuesta que eliminan la ambivalencia y centran los criterios para valorar de manera
objetiva la informacin, lo que posteriormente servir para lograr una mayor veracidad en
las observaciones, conclusiones y recomendaciones que se formulen en el informe de
auditora.
La eleccin y empleo de las escalas de medicin estn estrechamente

relacionados con las directrices acordadas en la planeacin de la auditora. Sin embargo,
su variedad de uso y precisin dependen de las acciones que de manera particular ejerce
el auditor, por lo que es necesario que las integre de manera racional y congruente
(Franklin, Auditora Administrativa , 2007, pg. 87).
Componentes del proceso administrativo y elementos especficos
La seleccin de los componentes del proceso administrativo y elementos

especficos debe hacerse considerando las variables fundamentales que influyen en el
desempeo de una organizacin, tal como su naturaleza, campo de actuacin, tamao,
giro industrial y enfoque estratgico. No obstante, el grado de profundidad con el que se
analice cada variable o juego de variables, depende del proyecto de auditora y de la
estrategia para realizarlo. Para este efecto, se puede asignar un valor a cada etapa del
proceso considerndolo como una totalidad (100% o 1000 puntos) y porcentajes o
puntajes especficos por componente en funcin del peso establecido para cada etapa.
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De igual manera, la suma del porcentaje o puntos establecidos para cada elemento
especfico, de acuerdo con el nmero de elementos elegidos, debe totalizar 100% o 1000
puntos. Es importante sealar que, aunque la ponderacin pueda implicar cierto nivel de
subjetividad, en el momento de aplicar las tcnicas de recoleccin la incidencia de
respuestas validarn o no tal estimacin. Bajo esta ptica, es posible determinar el perfil
real del proceso administrativo y los elementos especficos (Franklin, Auditora
Indicadores
Los indicadores son un elemento estratgico del proceso de evaluacin de la forma

de gestin organizacional, ya que permiten ordenar las acciones en relacin con los
resultados que se pretenden alcanzar, convirtindose en el marco de referencia para
definir la jerarqua de los aspectos a auditar, establecer las prioridades de las acciones a
analizar y precisar el valor de las cifras y comportamientos que se obtengan.
Su uso como sistema permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o

prospectivamente la informacin para generar alternativas altamente significativas para
los procesos de toma de decisiones. Ahora bien, el empleo conjunto de indicadores
financieros y de gestin se hace con el propsito de fundamentar el desempeo histrico
de acuerdo con el sentido y esencia de las acciones (Franklin, Auditora Administrativa ,
2007, pg. 87).
Auditoria operacional
Es examinar y evaluar sistemticamente las operaciones de una entidad con el
propsito de determinar si est operando en forma efectiva y eficiente, as como
establecer el cumplimiento de las polticas, mtodos y procedimientos de la entidad
efectuando recomendaciones para asegurar la observancia de dichas polticas (Pirir,
2,011, pg. 39).
Objetivo
La auditora operativa formula y presenta una opinin sobre los aspectos

administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y
eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante
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modificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva desarrolla la habilidad

para identificar las causas operacionales y posteriores y explican sntomas adversos
evidente en la eficiente administracin (Basaldua J. M., 2009).
Metodologa para la auditora operacional

La auditora operacional depende de la naturaleza de la compaa, de la
naturaleza del rea operacional bajo auditora y del tamao y experiencia del equipo de
auditora.
Los siguientes pasos, que se estudian con ms detalle ms adelante, son tpicos
de las fases de una unidad operacional:
1. Seleccin del rea operacional a auditar.

2. Preparaciones previas.
3. Encuesta inicial.
4. Programa de auditora.
5. Investigacin y anlisis. (Winkle, Auditora, 1987, pg. 404).
Seleccin del rea operacional a auditar
La primera fase de una auditora operacional es la identificacin del rea o funcin

que cubrir el examen. El rea seleccionada se basa normalmente en una actividad, un
sistema o una funcin dentro del negocio, es raro, si es que ocurre, que se base el rea
en una clasificacin de cuentas. La funcin de compras, el sistema de entregas, el
sistema de procesamiento electrnico de datos y las actividades de ingeniera, son
ejemplos de reas escogidas para auditoras operacionales.
En algunas organizaciones los auditores internos tienen autoridad para seleccionar

el rea operacional que se auditar sin tener que esperar una solicitud de la
administracin. El auditor toma la iniciativa para escoger las reas, puesto que tiene la
responsabilidad de auditar todas las operaciones en todas las ubicaciones. Algunas
compaas pueden tener por ejemplo un plan para auditar todas las operaciones durante
un periodo de cinco aos. Naturalmente tiene que existir un sistema de prioridades, y las
prioridades ms altas se deben asignar a la solicitud de la alta administracin para auditar
19
un rea donde existen problemas o donde las utilidades no son satisfactorias. La solicitud
puede provenir del director de la propia rea operacional.
Al seleccionar el rea que se auditar, el auditor toma en cuenta muchos factores,

y debe dar prioridad especial a las operaciones que representen grandes desembolsos o
inversiones. Tambin deben tener una prioridad bastante alta las compaas recin
adquiridas o las divisiones de creacin reciente. En estas situaciones en particular el
auditor interno tiene la responsabilidad de asegurar que se conozcan los objetivos y
planes de la administracin y que se sigan los procedimientos pertinentes. Tambin
merecen atencin similar las operaciones distintas poco visitadas por el personal de la
administracin.
Otro factor que influye sobre la seleccin del rea a revisar es el tiempo
transcurrido desde la ltima auditora. Adems, el auditor debe intentar mantener un
equilibrio entre las operaciones de produccin y administracin que audite. Con
frecuencia al auditar una operacin en particular se descubren asuntos o problemas de
otras operaciones, y stas a su vez se convierten en reas para auditoras futuras
(Winkle, Auditora, 1987, pg. 404).
Preparaciones preliminares
Despus de que se ha seleccionado una operacin para ser auditada, se

asignarn tan pronto como sea posible los empleados que harn la revisin. De esta
manera los auditores tienen oportunidad de conocer el rea antes de comenzar la
auditora. El conocimiento del rea incluye el estudio de las descripciones de puestos y
manuales de procedimientos, lectura de peridicos especializados, y quizs asistencia a
seminarios relacionados con esa rea funcional en particular. El talento, antecedentes y
experiencia de los auditores asignados al equipo de revisin influyen sobre los pasos
necesarios para familiarizarse con el rea.
La designacin de un empleado del rea bajo revisin para que sirva como enlace
resulta generalmente beneficioso para la programacin de la auditora as como para su
realizacin. Esta persona puede discutir asuntos tcnicos con los auditores o
20
encaminarlos hacia las personas adecuadas para que obtengan la informacin que
necesitan.
La alta direccin debe notificar de la prxima auditora al director del rea

operacional seleccionada, quien a su vez notificar al personal de dicha rea. Poco
despus de la notificacin el auditor se reunir con el personal del rea para explicar la
naturaleza de la auditora operacional, sus objetivos, los procedimientos que se seguirn,
y cul ser el proceso de presentacin de informes. Es en extremo importante establecer
una apropiada actitud de confianza y cooperacin para llevar a cabo una auditora
operacional satisfactoria (Winkle, Auditora, 1987, pg. 405).
Encuesta inicial
El auditor debe familiarizarse con los objetivos generales de la administracin para

la operacin bajo estudio y conocer la manera cmo el personal del rea operacional
intenta alcanzar estos objetivos, qu procedimientos se siguen, qu controles existen y
qu problemas se plantean. El auditor debe conocer la estructura orgnica dentro del
rea, asignacin de tareas, flujo de trabajo y naturaleza y oportunidad de los informes.
Las discusiones con la persona de enlace asignada y las entrevistas con el

personal del rea operacional son las fuentes de gran parte de la informacin del auditor.
En esta etapa de encuesta del examen, el auditor puede tomar algunas pequeas
muestras de evidencias de apoyo para justificar lo que se informa. Al tomar estas
muestras preliminares se sigue un procedimiento semejante al que se hace con una
prueba de entendimiento.
Los auditores documentan sus hallazgos mediante la preparacin de papeles de

trabajo. Los papeles de trabajo bien preparados permiten a los auditores revisar con
mayor facilidad sus hallazgos y recomendaciones al personal del rea operacional. Son
esenciales para mantener al tanto del trabajo realizado y para redactar el informe final
(Winkle, Auditora, 1987, pg. 405).
Programa de auditora
La redaccin del programa de auditora es un aspecto fundamental de la auditora

operacional. Slo despus de familiarizarse por completo con la operacin puede el
21
auditor determinar todos los pasos de un programa de auditora. Debido a que el

conocimiento de la operacin por parte del auditor aumenta de continuo durante la
realizacin del examen, el programa de auditora siempre est sujeto a modificaciones.
No obstante, el auditor debe establecer un programa inicial de auditora con base

en una investigacin preliminar. La consulta con el director del rea bajo revisin sobre
los pasos a incluir en el programa de auditora no slo asegura que se incluyan las reas
contempladas como problemas, sino que estimula una actitud de cooperacin (Winkle,
Auditora, 1987, pg. 406).
Investigacin y anlisis
Al seguir un programa de auditora el auditor busca descubrir los hechos en cuanto

a la operacin del rea bajo estudio. Por lo general la pesquisa se lleva a cabo con base
en el muestreo, y se aumenta el nmero de partidas seleccionadas si se descubren
muchos errores o desviaciones en los procedimientos establecidos. El auditor examina
suficiente evidencia para llegar a una conclusin acerca de la fidelidad con la cual la
asignacin de responsabilidades y la realizacin de las operaciones siguen los
procedimientos y controles establecidos para lograr los objetivos de la administracin.
El auditor revisa las asignaciones de empleados para determinar que los trabajos
sean cubiertos con personas que tengan el entrenamiento apropiado. Tambin existe una
revisin del equipo, materiales y formas usadas en las operaciones para determinar que
sean los ms apropiados y que se estn usando como ha sido establecido. El auditor
comprueba si los registros de operacin son exactos y si los informes son objetivos,
completos y se emiten de un modo oportuno y significativo. El auditor tambin determina
si se cumplen los controles internos y si se coordinan como se debe con los controles de
otras reas operacionales (Winkle, Auditora, 1987, pg. 406).
Papeles de trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que

hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, que no son otra cosa que los registros
en donde se describen las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas,
la informacin obtenida y las conclusiones a las que se llega.
22
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor

incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para
respaldarlo; adems, apoyan la ejecucin y supervisin del trabajo. Deben formularse
con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al anlisis, comprobacin,
opinin y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones detectadas.
Tambin deben indicar las desviaciones que presentan respecto de los criterios,
normas o previsiones de presupuesto, en la medida en que esta informacin respalde la
evidencia, la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas
en el informe de auditora.
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y

contenido dependen de las condiciones de aplicacin de la auditora, ya que son el
testimonio que registra el trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido
debe incluir:
Identificacin de la auditora
El proyecto de auditora
ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditora
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Anotaciones sobre informacin relevante
Ajustes realizados durante su ejecucin
Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin
Reporte de posibles irregularidades
Para homogenizar su presentacin y contenido y facilitar el acceso a su consulta,

los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas, sino consignar los
tpicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y contener argumentos
suficientemente slidos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la
secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia
obtenida, los procedimientos y tcnicas empleados son suficientes y competentes.
23
Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, debe
proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que es
necesario resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaracin o
investigacin que pudiera emprenderse, y adems de su utilidad para auditoras
subsecuentes (Franklin, Auditora Administrativa , 2007, pg. 88).
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que

hacerlo en papeles de trabajo: registros en donde se describen las tcnicas y
procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las
conclusiones a las que se llega.
Es importante aclarar que no existe un modelo ptimo de papeles de trabajo, cada

auditor a travs de su experiencia va estructurando sus papeles de trabajo, lo importante
es que estos cumplan con el objetivo de proveer de evidencia suficiente y competente al
auditor, y que permita la supervisin del trabajo de auditora. El plan de auditora, los
cuestionarios y las escalas de medicin son los primeros papeles de trabajo, sin embargo
el auditor diseara otros segn sus necesidades, el enfoque y metodologa de su estudio.
(Argueta, s.f)
Hallazgos
Son hechos o situaciones que denotan importancia por la forma como repercuten
en la administracin (Almeida, s.f.).
Partes del hallazgo
La evidencia que encuentra el auditor sobre el hallazgo debe ser organizada de

manera que contenga los cuatro atributos del hallazgo de auditora, los cuales son:
condicin, criterio, causa y efecto. Su redaccin ser en prrafos separados y rigindose
al ordenamiento sealado en estos elementos (Almeida, s.f.).
Condicin
Comunica los hechos que el auditor encontr y que indican que no se cumpli con
las normas requeridas los objetivos de la auditora determinarn el tipo de evidencia que
24
se recoger de manera que esta pueda servir de base para afirmar el hecho. El auditor
debe asegurarse de que la evidencia:
Sea suficiente, idnea, pertinente y relevante

Que est sustentada en trabajos completos
Sea objetiva
Cuando el auditor va a desarrollar el hallazgo comparara la condicin (los hechos,

lo que es) contra los criterios (lo que debe ser).
Criterio
Se refiere a la norma estandarizada con la cual se evala la situacin. Algunos

ejemplos de criterios que sirven de referencia para evaluar son: leyes, reglamentos,
clusulas de contratos o convenios, instructivos, procedimientos, normas de control
interno, principios de contabilidad, opinin de un experto o el juicio del auditor con base
en sus conocimientos y experiencia.
Los criterios varan de acuerdo con la exigencia de su cumplimiento.
El Criterio Estndar es el de mayor fuerza
Las leyes
Acuerdo
Los reglamentos
Normas, principios y guas de aplicacin general
Contratos
Las metas y objetivos programticos
Planes de trabajo
Los criterios indirectos o implcitos
Los conocimientos profesionales

La experiencia
El medio ambiente
Las destrezas personales
25
Las pruebas de mayor eficiencia y economa

El sentido comn
Los usos y costumbres
Cuando se haga referencia a disposiciones legales, comunicaciones, actas u otros

documentos, es imperativo transcribir ntegramente los artculos, clusulas contractuales
o normas citadas (Almeida, s.f.).
Causa
Se describe la razn fundamental por la cual ocurri la situacin. Es lo que motiva

el incumplimiento el criterio.
La determinacin de la causa ayuda al auditor a desarrollar las recomendaciones

de manera que sean efectivas para que las faltas no se repitan.
Ejemplos de causas
Inobservancia voluntaria o involuntaria de leyes o reglamentos.

Falta de planificacin y organizacin.
Escasez de recursos humanos, materiales y financieros.
Supervisin inadecuada.
Ausencia de comunicacin de las decisiones y de las normas.
Falta de eficiencia en el control interno.
Inconsistencia en la aplicacin de disposiciones legales y reglamentarias.
Falta de adiestramiento del personal.
Falta de instrucciones precisas (Almeida, s.f.).
Efecto
Se refiere al resultado observable o la consecuencia de no haber cumplido con

uno o ms criterios y lo que ellos ha significado para la institucin o el inters pblico. Si
una situacin examinada no tiene efectos negativos reales o potenciales sobre los
objetivos programticos, no hay hallazgos. En ocasiones no se pueden corroborar los
efectos pasados, pero se puede identificar futuros efectos. Si se identifica algn efecto
potencial, el auditor realizar los procedimientos necesarios para determinar si se incurri
26
en errores, irregularidades o actos ilegales, esto incluye, entre otros procedimientos,

someter una consulta sobre la tipificacin de delitos.
Los efectos sirven tambin para convencer a la entidad auditada de la necesidad

de tomar medidas para implantar las recomendaciones formuladas al respecto. A
continuacin se citan algunos parmetros que permiten determinar los efectos en un
hallazgo.
Es necesario identificar la importancia del efecto, eficiencia, economa, efectividad

son algunos parmetros para medir el efecto.
Los efectos generalmente se expresan en trminos cuantitativos como son
Unidades de tiempo
Unidades de produccin
Nmeros de los procedimientos
Procesos
Transacciones
Los efectos pueden estar dados por algunos de los siguientes ejemplos
Prdidas de ingresos
Gasto indebido
Inefectividad en la realizacin del trabajo
Inseguridad para juzgar si lo que se hace es lo propio o lo correcto
Inefectividad, impropiedad de la informacin contenida en los registros
Prdida de activos o pobre proteccin de los mismos
Desmoralizacin del personal. (Almeida, s.f.)
Recomendaciones
Producto de lo planteado en los hallazgos, debe ser la presentacin de

recomendaciones que se dirijan a erradicar las causas y corregir los efectos de las
deficiencias comentadas. (Almeida, s.f.)
27
Evidencias
La evidencia representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el

ejercicio de la auditora, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar
los juicios y conclusiones que formula el auditor.
Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto
que puede traer consigo, as como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que
debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo
momento a la lnea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que
surjan durante el proceso de ejecucin.
La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
Fsica
Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes o

sucesos, y se presenta a travs de notas, fotografas, grficas, cuadros, mapas o
muestras materiales.
Documental
Se logra por medio del anlisis de documentos. Est contenida en cartas,

contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicacin
relacionada con el trabajo
Testimonial
Se obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicacin de la

auditora.
Analtica
Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin de la

informacin por reas, apartados y/o componentes.
Para que la evidencia sea til y vlida, debe reunir los siguientes requisitos:
28
Suficiente: Debe ser necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y

recomendaciones del auditor.
Competente: Debe ser consistente, convincente, confiable y haber sido validada.
Relevante: Debe aportar elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en
forma lgica y convincente.
Pertinente: Debe existir congruencia entre las observaciones, conclusiones y
recomendaciones de la auditora.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de

control interno, al titular de la organizacin y/o al lder del proyecto las siguientes
situaciones:
1. Problemas para obtener evidencia suficiente, producto de registros incorrectos,

operaciones no registradas, archivos incompletos y documentacin inadecuada o
alterada.
2. Transacciones realizadas fuera del curso normal.
3. Limitaciones para acceder a los sistemas de informacin.
4. Registros incongruentes con las operaciones realizadas.
5. Condicionamiento de las reas para suministrar evidencias.
En todas las oportunidades el auditor deber proceder con prudencia, estos es,
debe preservar su integridad profesional y conservar los registros de su trabajo, lo cual
incluye los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas (Franklin,
Auditora Administrativa , 2007, pg. 89).
Supervisin de trabajo
Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa aprobado, es

necesario ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo que realizan los auditores,
delegando la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.
De esta manera, a medida que se descienda en el nivel de responsabilidad, el

auditor que encabece una tarea tendr siempre la certeza del dominio del campo de
trabajo y de los elementos de decisin para vigilar que las acciones obedezcan a una
29
lgica en funcin de los objetivos de la auditora (Franklin, Auditora Administrativa , 2007,

pg. 90).
Examen
Sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben

evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
Conocer el hecho que se analiza

Describir ese hecho
Descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar todos sus aspectos y
detalles
Revisarlo de manera crtica para comprender mejor cada elemento
Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin seleccionado
mediante comparaciones y bsqueda de analogas o discrepancias
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado
individualmente y en conjunto
Identificar y explicar su comportamiento con el fi n de entender las causas que lo
originaron y el camino para su atencin (Franklin, Auditora Administrativa , 2007,
pg. 91).
Informe de auditora administrativa y operacional

Se define como el documento mediante el cual se reportan resultados,
conclusiones y recomendaciones, derivados de la aplicacin de la auditoria administrativa
y operacional. (Argueta, s.f)
En virtud de que en este documento se sealan los hallazgos as como las

conclusiones y recomendaciones de la auditora, es indispensable que brinde suficiente
informacin respecto de la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se
presentan, en relacin con el nmero de casos o transacciones revisadas en funcin de
las operaciones que realiza la organizacin. Asimismo, es importante que tanto los
hallazgos como las recomendaciones estn sustentados por evidencia competente y
30
relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor (Franklin,

Auditora Administrativa , 2007, pg. 116).
Contenido del informe

Introduccin: Criterios considerados para emprender y ejecutar la auditora.
Antecedentes: Informacin que enmarca la gnesis y situacin actual de la
organizacin.
Justicacin: Elementos que hicieron necesaria su aplicacin.
Objetivos de la auditora: Razones por las que se efectu la auditora y los nes
que se persiguen con el informe.
Estrategia: Cursos de accin seguidos y recursos ejercidos en cada uno de ellos.
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos empleados.
Costo: Recursos nancieros utilizados en su desarrollo.
Alcance: mbito, profundidad y cobertura del trabajo.
Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa.
Metodologa: Marco de trabajo, tcnicas e indicadores en que se sustent la
auditora.
Resultados: Hallazgos significativos y evidencia suficiente que la soporte.
Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas.
Recomendaciones: Sealamientos para mejorar el desempeo.
Alternativas de implantacin: Programa y mtodos viables.
Desviaciones significativas: Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para
la auditora.
Opiniones de los responsables de las reas auditadas: Puntos de vista expuestos
acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que requieran de un estudio ms
profundo (Franklin, Auditora Administrativa , 2007, pg. 116).
Presentacin del informe
Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de

la auditora debe convocar al grupo auditor para efectuar una revisin de su contenido.
31
En caso de que se detecte algn aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, se

deben realizar los ajustes necesarios para depurarlo. El informe final aprobado se har
del conocimiento de:
Titular de la organizacin
rgano de gobierno
rgano de control interno
Niveles directivos
Mandos medios y nivel operativo
Grupo(s) de filiacin, corporativo(s) o sectorial(es)
Dependencia globalizadora (en el caso de instituciones pblicas)
De acuerdo con las normas de funcionamiento, convenios de coordinacin,

convencin sectorial, enfoque estratgico y relaciones con el entorno, el informe se puede
hacer extensivo a las instituciones con las que interacta la organizacin, a los grupos de
inters, clientes y proveedores, con el objeto de fortalecer o reconsiderar los criterios para
desarrollar el trabajo en conjunto.
De conformidad con la instancia o nivel al que vaya dirigido el informe y las tcnicas
didcticas consecuentes para su adecuada estructura, el informe puede presentarse con
el apoyo de soporte informtico, lminas o material audiovisual (Franklin, Auditora
Seguimiento
Despus de seleccionar y presentar la alternativa de tipo de informe congruente

con las prioridades definidas y habiendo de verificar los aspectos operativos y
lineamientos generales para preparar la propuesta de implementacin, es conveniente
concentrarse en el seguimiento. En esta etapa las observaciones que se producen como
resultado de la auditora deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no slo se
orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia.
En este sentido, el seguimiento no se limita a determinar observaciones o

deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento para la organizacin, lo que hace
posible:
32
Verificar que las acciones propuestas como resultado de las observaciones se

lleven a la prctica en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con los
responsables de rea, funcin, proceso, programa, equipo, proyecto o recurso
revisado a fin de alcanzar los resultados esperados.
Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones.
Constatar las acciones que se llevaron a cabo para implementar las
recomendaciones. Al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe referente al
grado y forma como se atendieron (Franklin, Auditora Administrativa , 2007, pg.
121).
33
Conclusiones
La auditora administrativa y la auditora operacional evalan los recursos de la

empresa, mediante el uso de tcnicas para comprobar la efectividad de las
operaciones. Ambas son necesarias, pues las mismas se complementan
proporcionando informacin para disminuir las deficiencias y potencializar los
recursos y si se estn utilizando eficazmente y han permitido alcanzar los objetivos
de la empresa.
Las caractersticas principales de estas auditoras es la evaluacin de los

objetivos, polticas, procesos, en base a los manuales de procedimientos, polticas
internas y dems principios que se manejen dentro de la empresa, a tal grado que
se pueda verificar el cumplimiento de los mismos, con el fin de determinar el grado
de productividad de los diferentes departamentos de una entidad a travs de
anlisis trascendentes que permitan a la administracin tomar medidas correctivas
necesarias.
Hay una relacin existente entre la auditoria administrativa y operacional, ya que

las actividades operativas de una entidad depende de los objetivos planeados por
la administracin, es ah donde entra el rol de este tipo de auditoras pues evala
a travs de metodologa adecuada el cumplimiento del proceso administrativo y el
nivel de efectividad en el desarrollo de las actividades; de esta manera se podr
evitar prdidas y otras consecuencias que puedan generar disminucin en cuanto
a la rentabilidad de las operaciones.
34
Recomendaciones
Que el profesional Contador Pblico y Auditor al momento de realizar una auditora

administrativa y operacional evale los recursos de la empresa, mediante el uso
de tcnicas para comprobar la efectividad de las operaciones.
Realizar una estimacin de los objetivos, polticas, procesos, en base a los

manuales de procedimientos, y dems principios que se manejen dentro de la
empresa, con el fin de determinar el grado de productividad de los diferentes
departamentos de una entidad a travs de un anlisis que permitan a la
administracin tomar medidas correctivas necesarias.
Evaluar a travs de una metodologa adecuada el cumplimiento del proceso

administrativo y el nivel de efectividad en el desarrollo de las actividades para
evitar prdidas que generen disminucin en cuanto a la rentabilidad de las
operaciones.
35
Bibliografa
Almeida, A. (s.f.). Hallazgos de Auditora. Obtenido de

https://www.academia.edu/14533865/HALLAZGOS_DE_AUDITORIA
Argueta, P. I. (s.f). AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL. Guatemala.
Basaldua, J. M. (18 de Septiembre de 2009). Blog Auditora Administrativa. Obtenido de

http://lum2010audadm.blogspot.com/2009/09/titulo-de-la-actividad-analisis-de-
las.html
Caro, R. E. (3 de Junio de 2012). Administracin Moderna . Obtenido de

http://www.administracionmoderna.com/2012/06/diferencias-conceptuales-
entre.html
Franklin, E. B. (2007). Auditora Administrativa . Ciudad de Mxico: Pearson Educacin.
Pirir, A. L. (Octubre de 2,011). Auditoria Operacional de una Empresa Comercializadora

de Llantas. Obtenido de http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3927.pdfx1
Winkle, J. W. (1987). Auditora. Ciudad de Mxico: McGraw-Hill.

36
Caso Prctico
PROGRAMA
REA DE BODEGA
OBJETIVOS:
Determinar la eficiencia y eficacia con que se desempea las funciones en el rea

de bodega, para satisfacer en forma inmediata las necesidades de los clientes de
la empresa.
Observar si los movimientos en bodega de salidas y entradas de materiales se

registran adecuadamente, existiendo documentos que soporten dicha informacin.
Confirmar que las condiciones de almacenaje de los materiales sean las ptimas.
Determinar la existencia de polticas, para salvaguarda de los materiales de

construccin que se encuentran en bodega.
Determinar el nivel de comunicacin que existe entre las reas que tienen relacin
con bodega y el nivel de independencia con que estos operan.
Auditora Administrativa Y Operacional

Empresa: Constructora, S.A.
Mes de Marzo de 2017 AB
PREPAR: E.A. FECHA: 25/03/2017
REVIS: C.W.Y. FECHA: 28/03/2017
REA DE BODEGA
RESPONSABLES: Encargado
Mtodos,
Realizado
No. Actividad instrumentos Tiempo Fecha Supervisor
por
y tcnicas
Verificar que los

trabajadores de bodega
1 tengan conocimiento sobre
Cuestionario. 15 min. Equipo. 16-09-15 C.W.Y
la misin, visin y
objetivos de la empresa.
Verificar la existencia de
polticas, manuales, Investigacin
2 sistemas y/o documental,
procedimientos para el cuestionario y 40 min. Equipo. 16-09-15 C.W.Y
buen funcionamiento del anlisis.
rea de bodega.
37
Establecer que se tenga

conocimiento de la
Entrevista y C.W.Y
3 estructura organizacional y 20 min. Equipo. 16-09-15
cuestionario
lneas de mando regidas
por la empresa.
Verificar que los

trabajadores de esta rea Cuestionario y C.W.Y.
4 25 min. Equipo. 16-09-15
sepan el objetivo de su entrevista.
puesto.
Verificar que la forma de

almacenamiento sea la
ms adecuada para el Cuestionario,
5
mantenimiento de los y observacin 20 min. Equipo. 16-09-15
materiales de directa. C.W.Y
construccin.
Verificar que el encargado

de bodega revise la calidad
C.W.Y
6 de los materiales al Cuestionario. 15 min. Equipo. 16-09-15
momento del ingreso y
egreso de los suministros.
Verificar que los

materiales de la bodega se
encuentren ubicados de Cuestionario,
7 20 min. Equipo. 16-09-15
manera correcta, para la inspeccin y C.W.Y
seguridad de los observacin.
empleados.
Verificar que los

empleados se encuentren Cuestionario,
8
protegidos para cargar y inspeccin y 10 min. Equipo. C.W.Y.
16-09-15
descargar los productos. observacin.
Verificar la comunicacin
9 entre gerencia y el rea de Entrevista y Equipo.
20 min. 16-09-15 C.W.Y
bodega. cuestionario.
Verificar si los empleados

son capacitados antes y
despus de ser Cuestionario y
10 20 min. Equipo. 16-09-15
contratados, para mejorar entrevista. C.W.Y
la eficiencia y eficacia del
rea.
38
CONCLUSIN:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
______________________________________________________
39

Empresa: Constructora, S.A. AB-1
Mes de Marzo de 2017 PREPAR: E.A. FECHA: 25/03/2017
CUESTIONARIO
REA DE BODEGA
RESPONSABLES: Encargado
No Pregunta Respuestas Comentarios/
Si No N/A Observaciones
7:00 am a 6:30 pm.
Cul es el horario de trabajo que tiene
1
dentro de la empresa?
Visin: ir hacia adelante

Conoce la, Visin, Misin, objetivos y X siempre.
2
metas, establecidos por la empresa?
Revisar el material que

Cul es el objetivo de su puesto dentro entra y que sale. Hacerlo al
3
de la empresa? 100% de trabajo.
Existen polticas, manuales y

procedimientos documentados X
formalmente para el ingreso,
4
abastecimiento, almacenaje, cuidado,
despacho y control de los materiales de
construccin?
Conoce la estructura organizacional y

5
lneas de mando regidas por la empresa? X
Cuenta el rea de bodega con un

6 organigrama interno?
Existe algn programa electrnico o

tarjetas de kardex que se utilice para el X
7
control del producto?
Los materiales solo se

8
encuentran almacenados
40
La existencia de materiales se en una sola bodega que se

encuentran almacenados en una sola tiene asignada.
bodega o existen varias?
Son dos los encargados.

Todas las existencias de los materiales
9 de la empresa, estn bajo el control de
uno o varios bodegueros?
Los trabajadores se encuentran

protegidos al momento de carga y X
10
descarga con cinturones, cascos y otros,
para resguardad su seguridad fsica?
Recibe capacitacin antes y despus X

de ser contratado, para mejorar la
12
eficiencia y eficacia de su
departamento?
En su rea de trabajo se impulsa la

armona laboral, para que exista una
13 buena comunicacin con el personal a su X
cargo y con los dems departamentos o
dependencias de la empresa?
OBSERVACIN:
El jefe de bodega y el bodeguero no cumple con el horario de trabajo que se tiene
establecido en el Manual General de Puestos y Funciones, porque en ciertas ocasiones
entran ms temprano y salen ms tarde de lo que se tienen plasmados.
Al realizarle la pregunta que si conoce la Visin, Misin, Objetivos y Metas de la empresa,
nos contest que s, pero al momento de preguntarle si nos poda comentar cual es la
visin de la empresa, no tena conocimiento del mismo.
El rea de bodega no cuentan con manuales y procedimientos para el ingreso de
materiales, sin embargo el encargado de la misma hace mencin de que si existen dichos
manuales.
41
Auditora Administrativa Y Operacional AB-2

Empresa: Constructora, S.A. PREPAR: E.A. FECHA: 25/03/2017
Mes de Marzo de 2017 REVIS: C.W.Y. FECHA: 28/03/2017
Anlisis de Documentos
rea evaluada: ____________Bodega_____________
DOCUMENTO RESULTADO DEL ANALISIS PROPUESTA
Misin, Visin y Objetivos del No existen dentro del rea de Implementar cada una de ellas
rea. bodega. en el rea.
Este manual establece los El manual de puestos y

Manual general de puestos y requisitos y obligaciones del funciones es una herramienta
funciones. encargado de bodega y los que gua a los empleados en las
ayudantes de la misma, por lo actividades que deben realizar
que consideramos que estos para el buen desempeo de sus
cumplen con las necesidades funciones por lo que
de la empresa. recomendamos se cumpla a
cabalidad lo que establece el
Polticas, manuales de mismo.
funciones y de procedimientos
del rea. No se cuenta con polticas, Crear polticas para que se
manuales en el rea, aunque cumplan con lo establecido, as
ellos al momento de hacerles la mismo efectuar manuales que
pregunta en el cuestionario nos les sirvan al Jefe y Ayudante de
contestaron que si existen. bodega para el
Organigrama del rea. almacenamiento y despacho
de los materiales.
No se cuenta con un
organigrama interno del rea. Realizar un organigrama
Programas o tarjetas kardex, interno para conocer el puesto
para el registro adecuado de de trabajo que tiene cada
ingresos y egresos de los empleado.
productos. No se nos proporcion el
registro de las mercaderas.
Tener un programa organizado
y actualizado para obtener un
Seguro de los trabajadores del
control adecuado de los
rea.
La empresa no les proporciona materiales que existen dentro
a los trabajadores un seguro. de las bodegas.
Contratar un seguro para los

Plan de contingencia del rea.
No existe un plan de trabajadores de bodega para
contingencia para proteger el reguardar la integridad fsica
espacio fsico y los materiales de los mismos.
dentro de la bodega.
Implementar un plan de
contingencia para evitar
42
prdidas y as resguardar los

materiales de las bodegas.
OBSERVACIONES:
43
Auditora Administrativa Y Operacional AB-3

Empresa: Constructora, S.A. PREPAR: E.A. FECHA: 25/03/2017
Mes de Marzo de 2017 REVIS: C.W.Y. FECHA: 28/03/2017
Cdula Para El Registro De Situaciones
Encontradas
rea evaluada: __________Bodega_______________
SITUACIN CAUSA RECOMENDACIN RESPONSABLE REF.

El rea de bodega La administracin no Se debe implantar Gerente y FC FD.1 - FD.2 -
no cuenta con un ha creado un un organigrama para Administracin. FD.3 - FE.1 -
organigrama organigrama que los empleados FE.2 - FE.3
interno. interno. del rea conozcan la
posicin jerrquica
que tiene dentro de
Los encargados la misma.
de bodega no El encargado de Administracin, FC - FD.1 - FD.2
utilizan ningn cada bodega no ha La administracin Encargado de - FD.3
programa solicitado a la debe establecer en bodega.
electrnico o administracin que el manual de
tarjetas kardex, se establezca algn funciones y procesos
para el control de tipo de control de que el encargado de
ingresos y los materiales, que cada bodega lleve el
egresos de los le ayude a tener un registro de todos los
materiales. adecuado registro materiales que
de los ingresos y ingresen y salgan de
egresos de los la misma. Gerente, FB.1 - FB.3 -
materiales. Administrador FB.5 FC - FD.1
Los ayudantes de de la empresa y - FD.2 - FD.3
bodega La empresa no les La empresa debe Jefe de bodega.
(bodegueros) no proporciona la ropa implementar todo lo
se encuentran adecuada y los necesario para que
protegidos al instrumentos de el bodeguero pueda
momento de trabajo, que le desempear el
carga y descarga ayuden a resguardar trabajo que debe
de los materiales. la seguridad fsica de realizar, en los
cada bodeguero. cuales podemos
mencionar:
Cinturones.
Cascos.
Guantes.
Mascarillas.
Zapatos.
Lentes.
Playeras de
manga larga.
44
OBSERVACIONES:
45

Cdula Para El Registro De Situaciones
Encontradas
rea evaluada: __________Bodega_______________
SITUACIN CAUSA RECOMENDACIN RESPONSABLE REF.

No existen alarmas Falta de inters Se deben instalar Gerente y FB.2 - FB.4 -
que aseguren la por parte del alarmas en cada Administrador FB.6 - FD.1 -
mercadera que se gerente en bodega, esto para de la empresa. FD.2 - FD.3
encuentra en la adquirir alarmas evitar el robo y/o
bodega. de seguridad que prdida de los
resguarden la materiales, que
mercadera. conlleve a tener
prdidas la empresa.
Los empleados de Administrador. FC - FD.1 -
la bodega no La administracin Contratar un seguro FD.2 - FD.3
cuentan con un no se ha contra accidentes para
seguro contra preocupado por los trabajadores de la
accidentes. contratar un bodega, con el fin de
seguro que resguardar la
proteja la seguridad ntegra y
integridad fsica fsica de los mismos. Gerente,
de los Administrador FC - FD.1 -
La empresa no trabajadores de de la empresa FD.2 - FD.3
cuenta con un plan bodega. y Jefe de
de contingencia, La administracin bodega.
para el rea de La empresa debe implementar un
bodega, que considera que no plan de contingencia
puedan prevenir es necesario tener que asegure las
incendios, entre un plan de mercaderas que se
otros. contingencia, que tienen resguardados
ayude a prevenir en la bodega y la
accidentes. integridad fsica tanto La
del bodeguero como administracin FB.1 - FB.3 -
del cliente que llega a y el Jefe de FB.5
Al momento de traer los materiales en bodega.
hacer la la misma.
observacin del
espacio fsico, se La administracin La administracin
pudo verificar que no le presta debe de colocar
las bodegas que importancia recipientes para
existen en la relativa a que clasificar la basura en
empresa no existan cada una de las
cuentan con un recipientes en las bodegas que existen
lugar especfico en la empresa, ya que
46
para depositar los bodegas para existen materiales que

desechos que ya no guardar la basura. se pueden reciclar, lo
sirven en la misma. cual esto ayudara a
conservar el medio
ambiente. El FB.4
Proponer que exista un administrador
estudio de Impacto de la empresa
Ambiental dentro de la y la seora
empresa, esto dar a Sandra
Se observ que en conocer si los Velsquez.
la bodega de materiales que se FB.2 - FB.4 -
cemento existe una tienen en la bodega FB.6
grieta en la pared, Se realiz un ocasionan dao al
la cual fue reporte verbal a la medio ambiente. El Gerente y la
originada por los seora Sandra Administrador
dos terremotos Velsquez, la cual de la empresa.
que ha sufrido San ha demostrado Contratar a un experto
Marcos. falta de inters para que pueda
para arreglar la evaluar el dao que
No existen seales grieta que existe tiene la pared y que l
de precaucin que en la pared de la sea el encargado de
indiquen cuando se bodega. dar a conocer lo que se
est utilizando La administracin tiene que hacer para
montacarga para no le ha dado arreglar la misma.
cargar y descargar importancia a los
materiales dentro riesgos y/o Implementar seales
de la empresa. accidentes que de precaucin en
puedan ocasionar lugares en donde se
al no tener las transporta el
seales montacarga, esto para
necesarias. evitar y prevenir que
sucedan accidentes
entre el operador
industrial (encargado
de manejar el
montacarga) y los
clientes que visitan las
bodegas, para obtener
el material a adquirir.
OBSERVACIONES:
47
AB-5
Auditora Administrativa Y Operacional PREPAR: E.A. FECHA: 25/03/2017
Empresa: Constructora, S.A. REVIS: C.W.Y. FECHA: 28/03/2017
Mes de Marzo de 2017
Cedula de Hallazgos
rea evaluada: ___________Bodega____________
No. HALLAZGO EVIDENCIA ASPECTOS POR

MEJORAR REF.
1. El encargado de cada Cuestionario realizado La Administracin FA.2
bodega no utiliza ningn al personal. debe implementar de
registro de ingresos y egreso un control de
de los materiales. ingresos y egresos,
que ayude al
encargado de bodega
a llevar el registro de
los mismos.
2. Cuestionario, FA.2
Los ayudantes de cada inspeccin y Proporcionar
bodega no cuentan con la observacin directa. instrumentos de
proteccin necesaria para proteccin para el
desempear su trabajo. resguardo ntegro y
fsico de los
trabajadores. Por ser
un rea de muy
delicada en la cual
3. ocurren accidentes
Cuestionario y deben de tener la
Los trabajadores del rea de requisicin de proteccin necesaria FA.3
bodega no cuentan con un documentacin. para evitar los
seguro contra accidentes. mismos.
La Administracin
debe velar que los
ayudantes de bodega
deben estar inscritos
principalmente en el
Instituto
Guatemalteco de
Seguridad Social.
Tambin deben de
5. contratar un seguro, FA.3
por ser un lugar muy
48
No existen seales de Inspeccin y riesgoso para evitar

precaucin que indiquen observacin directa. cualquier tipo
cuando se est utilizando accidentes que
montacarga para cargar y pueda ocurrir
descargar materiales dentro mientras el
de la empresa. bodeguero se
desempea en su
trabajo.
Establecer y crear
seales de
precaucin en
lugares donde se
transborda el
montacarga, para
evitar cualquier tipo
de accidentes que
pueda ocurrir dentro
de la empresa.
OBSERVACIONES:
49

ALMACENAMIENTO DE LOS MATERIALES A LA BODEGA
Inicio
Se solicita la factura al
proveedor
Verificar el
estado de la
mercadera
Si est en buen
No est en buen
estado la
estado.
mercadera.
Se devuelve la
Se descarga la
mercadera al
mercadera.
proveedor.
Almacenamiento Nota a la factura

en la bodega. de compra.
Se enva la factura al
encargado de
compras.
Fin
50
AB-6
Auditora Administrativa Y Operacional PREPAR: E.A. FECHA: 25/03/2017
Cdula De Procedimiento De Flujograma.
Procedimiento. Realizacin del almacenamiento de materiales.
rea que ejecuta. rea de bodega.
RESPONSABLE. NUMERO DE DESCRIPCION DE FORMA O

ACTIVIDADES. ACTIVIDAD. DOCUMENTO.
Encargado de bodega. 1 Se solicita la factura al Factura del proveedor.
proveedor.
Verificar el estado de la
mercadera.
Encargado de bodega. 2 S. Est en buen estado.
Ayudante de Bodega. 3 S. Se descarga la

mercadera.
Ayudante de Bodega. 4 S. Almacenamiento a la
bodega.
Encargado de bodega. 5 No. Est en buen

estado.
Encargado de bodega. 6 No. Se devuelve la
mercadera al
proveedor.
Encargado de bodega. 7 No. Nota a la factura de
compra.
Encargado de bodega. 8 Se enva la factura al Factura del proveedor.

encargado de compras.
51

Cdula de Anlisis FODA REVIS: C.W.Y. FECHA: 28/03/2017
Oportunidades Amenazas
O1 O2 O3 A1 A2 A3
Fortalezas F1 2 2 2 1 3 5
F2 2 3 2 2 2 2
22 F3 3 3 3 2 2 6 25
Debilidades D1 2 2 1 2 1 4
D2 1 1 1 1 1 1
12 D3 2 1 1 2 1 1 14
FORTALEZAS
F1 La cantidad de personal encargado en brindar el servicio es adecuado.

F2 Existe un buen ambiente laboral.
F3 El personal recibe a los clientes con una buena actitud.
DEBILIDADES
D1 Existe un cambio frecuente en el personal que presta servicio.

D2 El personal no conoce la misin, visin, y objetivos que pretende alcanzar la
empresa.
D3 No todo el personal cuenta con uniforme que los identifique.
OPORTUNIDADES
01 Las instalaciones son las ms idneas.

02 Los precios son accesibles.
03 El material que se tiene a la disposicin se encuentra en condiciones ptimas
para aumentar el nivel de competitividad.
52
AMENAZAS
A1 La constructora no cuenta con parqueo.

A2 Las instalaciones se encuentran en un lugar inadecuado.
A3 la atencin de los clientes es deficiente cuando se est brindando servicio a
otros proyectos.
Minimizar amenazas y Minimizar debilidades.
En el presente anlisis es evidente que la empresa posee debilidades y amenazas

procedentes del servicio que se les presenta a los clientes, Por lo cual se recomienda a
la empresa:
Que exista una mejor coordinacin con el personal a cargo de servicio para no
interferir con la atencin de los clientes de la constructora.
Encontrar una solucin alterna para poder ofrecer a los clientes el servicio del
parqueo, evitando inconvenientes, y tener una sealizacin apropiada para
atraer a los clientes.
Que todo el personal, haga uso de un uniforme apropiado que los identifique,
y den mejor impresin del servicio.
Supervisar que todo el personal conozca la misin, visin y objetivos que

identifica a la empresa para saber el fin comn que busca la empresa.
F) ______________________ F) ______________________
Responsable Supervisor
53
Hallazgo No. 1
Atraso en Registro de Inventarios
Condicin
Se verific que en el libro de inventarios de la entidad Constructora, S.A. no se ha
registrado la adquisicin de Materiales para la Construccin de los ltimos tres meses.
Criterio
En el numeral 3 del artculo 42 de las disposiciones del Impuesto Sobre la Renta ISR,
contenidos en el libro del decreto 10-2012 Ley de Actualizacin Tributaria -LAT-, se
establece la obligacin para los contribuyentes inscritos en el rgimen del ISR sobre las
utilidades de actividades lucrativas de elaborar inventarios al 31 de diciembre de cada
ao y asentarlos en el libro correspondiente. As mismo establece que los contribuyentes
deben reportar a la SAT por los medios que esta ponga a su disposicin, en los meses
de enero y julio de cada ao, las existencias en inventarios al 30 de junio y al 31 de
diciembre de cada ao.
Causa
Incumplimiento de las disposiciones del Decreto 10-2012, Ley de Actualizacin
Tributaria, artculo 42, numeral 3.
Efecto
No se cuenta con registros confiables y oportunos de los activos, adems ocasiona
la imposicin de multas o sanciones por la Superintendencia de Administracin Tributaria.
Recomendacin
El Director Ejecutivo, debe girar sus instrucciones hacia el Departamento de Contabilidad,
para que el encargado del mismo proceda a actualizar de inmediato el libro de inventarios
en donde se deben de registrar todos los Inventarios que posee la entidad, por medio de
la actualizacin de datos, solicitando el total de facturas correspondientes a la fecha sobre
las compras ltimas de materiales para la construccin.

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