PROCEDIMEINTO DE COMPRAS CODIGO GC-CM-31

GERENCIA COMERCIAL VERSION 01

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL CUNDINAMARCA

CENTRO DE BIOTECNOLOGA AGROPECUARIA

TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA

PROFESOR

ESTUDIANTE SENA.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

CURSO 395993

COTA, julio 21 de 2014

1. OBJETIVO
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El presente documento tiene como fin, establecer la compra contralada y de acuerdo a polticas
de la compra de materiales, segn las necesidades y dando cumplimiento de los requisitos de
calidad.

2. ALCANCE.
Para todos los departamentos de la compaa que requieran realizar la compra de materiales

3. DEFINICIONES.
a. Proveedor: Persona fsica o jurdica que suministra productos o servicios
(subcontratista) que deben satisfacer unas especificaciones de calidad y requisitos
fijados.

b. Orden de compra: La orden de compra es el comprobante que emite el

comprador para pedir mercaderas al vendedor, indicando cantidad, detalle,
condiciones de pago y forma de entrega.

c. Cotizacin: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una

negociacin, en el cual se basa para elegir a uno u otro proveedor.

d. Comprador; funcionario con funciones para realizar negociaciones tendientes a generar

la compra de materiales.

e. Materiales; elementos que se adquieren de los proveedores.

f. Cdigo de barras; cdigo de material, usado para la lectura en los procesos.

g. Codigo interno: identificacin numrica que se da a cada material codificado en la

organizacin.

4. POLITICAS.
a. Todas las compras de la Institucin se realizan con la aplicacin del presente
Procedimiento.
b. Si la compra es de un producto de tecnologa, siempre debe comunicarse al proceso de
recursos tecnolgicos, quienes realizan la compra y remiten al lder del Proceso de Bienes
y servicios copia de la factura de compra y copia del requerimiento realizado al almacn
firmado por el cliente interno que recibi a satisfaccin el Equipo
c. Sobre el comit de compras:
Los miembros del comit de compras son: gerente comercial. Gerente de mercadeo,
director de compras, Director de compras y servicios generales y director de logstica.

El monto mximo de las compras a realizarse con y sin autorizacin del comit, lo define
el comit de compras, dems funciones verificar acta de constitucin del comit de
compras.

Los activos fijos se manejan en el proceso de gestin financiera tras posterior compra del
proceso de Gestin de Bienes y servicios.
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d. La nivelacin de inventarios se realiza en junio y en enero.

e. Las rdenes de compra que superen 11 dias y no se hayan entregado la mercanca que
canceladas.

f. El cierre de compras se realiza el ultimo dia hbil de cada mes.

g. Las compras se realizan a proveedores codificados en la base de datos.

h. Las compras que superen los 500 SMLV, deben contar con la aprobacin del comit
comercial

5. Descripcin del proceso.

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO

1 Enviar requerimiento Se remite formato de requerimiento al Director de Formato de

proceso de Bienes y servicios.(en el ventas requerimiento
sistema)
al almacn

2 Recepcin de Se recibe el documento Director de Formato de

requerimiento y Compras
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Revisarlo Archiva solicitud. .(en el sistema) requerimiento

Al almacn.

2.1 revisiones Revisin de que los datos estn Asistente de requisicion-

completos en todos los campos compras

2.1 Revisin de De validan las firmas de autorizacin Asistente de Requisicin de

autorizaciones del comit comercial compreas

3 Verificar existencias Verificar si se encuentra lo requerido Director de Formato de

en el almacn, si es as se entrega al requerimiento
Compras
solicitante.
al almacn

4 Verificar el monto de Si no se tiene el elemento en el Director de Correo

la compra almacn se procede a realizar la electrnico
Compras
compra del mismo, si el monto del
elemento

excede el estipulado por el comit de

compras, se remite a la gerencia
comercia para su aprobacin, en
comit de compras

5 Elaborar y enviar Si es el monto de la compra es Director de EDI

solicitud de superior al estipulado por el comit de
Compras
compras se espera su aprobacin en
Compra al proveedor.
comit, de lo contrario se elabora
solicitud de compra

(el formato de requerimiento al

almacn se utiliza como orden de
compra)

6 Entrada a almacn Recepcin de elementos y verificacin Director de Documento de

de registro de orden de compra con la logstica entrada
factura

7 Revisar niveles de Se realiza la revisin del Director Transaccin de

inventario reaprovisionamiento compras anlisis

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO

8 Envi de informacion Enviar factura original y Director de Formato de

a requerimiento
orden de compra a la Compras y
Vicerrectora al almacn
Vicerrectora Administrativa y servicios
Administrativa y Factura
Financiera Generales
Financiera
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9 Realizar orden de Realizar orden de pago, si es Vicerrector Factura

pago un Activo fijo se enva al Administrativo y Orden de pago

responsable de activos fijos, Financiero

si no se enva directamente a

Contabilidad.

10 Ingreso al sistema, Ingreso al sistema, Responsable de Orden de

codificacin y codificacin y envi a inventarios pago+

envi a contabilidad factura

contabilidad +comprobante

11 Entrega de Entrega y recepcin de Responsable de

requerimientos a materiales y diligenciar almacn almacn

Formato de
dependencia Formato concerniente.
requerimiento
Solicitante.

6. Diagrama de proceso.

Usuario comprador Asistente de Gerente comercial y Director logstica

compras comit comercial

INICI
O

Se
Se Detecta
Detecta las
las
e
necesidades
necesidades de
de
suministros
suministros Recibe
Recibe la
la
requisicin
requisicin de
de
compras
compras
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Elabora
Elabora la
la
requisicin
requisicin de
de
productos
productos Registra
Registra la
la fecha
fecha yy Valida
Valida firma,
firma,
hora
hora de
de recibido
recibido cdigos
cdigos yy Revisa las
yy firma
firma existencias
existencias negociaciones
especiales que
requieran
firmas y
Revisa
Revisa los
los datos
datos yy presupuestos
las
las autorizaciones
autorizaciones adicionales

Entrega
Entrega copia
copia al
al
solicitante
solicitante

Recibe la documentacin
del transportador: copia
OC, FACTURA, Guas
Genera
Genera la
la orden
orden
de
de compra
compra enen
sistema
sistema yy graba
graba

El
El proceso
proceso de
de
SI RECIBE, NO
compra
compra nono
puede
puede exceder
exceder 11
dia,
dia, una
una vez
vez se
se
recibe
recibe Hace
Hace seguimiento
seguimiento
requisicin
requisicin de aa la Recibe la M/CIA
de la OC
OC yy la
la
parte
parte del
del usuario
usuario entrega
entrega
Rechaza la
entrega

Almacena

Enva
Enva la
la orden
orden de
de
compra
compra EDI
EDI
Fin
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