PL 03 Plan Del Alcance S

EPE - Ingeniera Sistemas Gerencia de Proyectos
PLAN DE LA GESTIN DE ENUNCIADO DEL ALCANCE

CDIGO DDP-03
versin 1.0
PROYECTO: OPTIMIZACIN DEL CONTROL DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA
DECDATA PER S.A.C.
GERENTE: Margarita Crdova Gerente General
PREPARADO POR: Walter Crdova Analista de Soporte Fecha 0 0 1
5 4 7
REVISADO POR: Luis Campos Gerente Operaciones Fecha 0 0 1
6 4 7
APROBADO POR: Margarita Crdova Gerente General Fecha 0 0 1
7 4 7
I.- DESARROLLO DE LA PROPUESTA

1. DESCRIPCIN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
(Caractersticas, funcionalidades, soporte, entre otros)
El objetivo principal del proyecto consiste en optimizar el control de inventarios en la empresa,

as mismo, la implementacin de un sosftware de tal forma que permita llevar un control ms
confiable en el manejo de inventarios y en los movimientos del kardex. Con ello, se lograr la
trazabilidad de la informacin de modo que ayude en la toma de decisiones para diferentes
fines tal como la prevenir algn tipo de quiebre de stock.
2. DESCRIPCIN DE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO
(Caractersticas, funcionalidades, soporte, entre otros)
ENTREGABLE DESCRIPCIN
Documento inicial en el cual se determina el
Acta de constitucin del proyecto enunciado y los objetivos del proyecto en
cuanto a tiempo, costo, calidad y alcance.
Relacin de involucrados del proyecto. Son las
personas que estn activamente involucrado
Registro de interesados (Stakeholders) en el proyecto o cuyos intereses pueden ser
afectados positiva o negativamente por le
ejecucin de la misma.
Plan maestro en la conduccin y direccin del
Plan para la Direccin de Proyectos
proyecto hasta llegar al objetivo final.
Estructura de Desglose del Trabajo orientado
al Alcance del Proyecto. Consiste en la Sub-
divisin de los Entregables del Proyecto hasta
EDT y Diccionario del EDT
el nivel de paquetes de trabajo. Descripcin
de cada componente del EDT, los cuales sern
plasmados en su Diccionario.
Organigrama donde se detalla, en un
Cronograma del proyecto diagrama Gantt, el cronograma del proyecto
con el detalle de los tiempos de
implementacin, recursos, costos, etc.
Detalle de los gastos y costos incurridos en el
Presupuesto
proyecto.
Registro de participacin de reunin
Acta de reunin quincenal
quincenal.
Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 1

Acta de aceptacin de fases Registro de firmas de fecha de fases

Acta de cierre del proyecto Documento de aceptacin de gerente general.
Reporte de catalogacin ABC del equipo Documento de seccionamiento de marca
marca Seagate
Reporte de catalogacin de ABC del equipo Documento de seccionamiento de marca.
marca Sandisk
Reporte de catalogacin de ABC del equipo Documento de seccionamiento de marca.
marca Kingstone
Reporte de ERP con inventario actualizado Ficha final donde se revisa los datos.
Documento donde se refleja los datos
Informe de estudio de tiempos en PICKING &
recolectados de tiempos de operacin de
PACKING de almacn de Lima
almacn.
Documento de se registra la frecuencia de
Informe de productos importadora de alta y
cada uno de los productos de la lnea de
baja rotacin
negocio.
Registro de cantidades subtotales de cada
Tabla de inventarios actualizados
productos recolectados en los inventarios.
Documento general donde contiene
Tabla maestra seccionamiento y cantidades a detalle de
cada producto.
Documento donde se registra la cantidad
Saldos Iniciales
pendiente.
Ficha de equipo donde se informa la condicin
Informe de estados de equipo
de cada equipo as como sus caractersticas.
Gua de procedimientos y detalles de cada
Manual de operacin
proceso de operacin.
Gua de procedimientos y detalles de cada
Manual Logstico
proceso logstico.
Acta de capacitacin del personal en el uso Relacin y registro del personal que participa
del Software peridicamente de la capacitacin del uso.
Registro de datos obtenidos despus de
Reporte de pruebas unitarias aplicacin de proyecto los cuales sern
revisados peridicamente en las reuniones.
3. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN DE LA EDT

(Descripcin detallada del procedimiento para crear aprobar, y mantener el EDT).
El diagrama de desarrollo de la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) ser estructurado de

acuerdo a la herramienta de descomposicin, de tal manera que permita identificar los
principales entregables que se encuentran sub-divididos en paquetes de trabajos que se
estructurar un primer nivel que abarque las fases ms importantes de la solucin para,
posteriormente, ir subdividindolas en elementos ms gestionables de acuerdo a la naturaleza
del caso. Finalmente, en el ltimo nivel del diagrama se detallarn las respectivas tareas o
acciones a ejecutar para concluir con los trabajos de nivel ms superior.
1. Gestin de proyecto.
1.1. Planeamiento.
1.1.1. Plan de direccin del proyecto.

1.1.2. EDT.
1.1.3. Cronograma.
1.1.4. Presupuesto.
1.2. Seguimiento y control.
1.2.1. Acta de reunin quincenal.
1.2.2. Acta de aceptacin de fases.
1.3. Cierre.
1.3.1. Acta de cierre administrativo.
2. Catalogacin y estudio de inventarios.
2.1. Reporte de catalogacin de ABC de marca Seagatel.
2.2. Reporte de catalogacin de ABC de marca Sandisk.
2.3. Reporte de catalogacin de ABC de marca Kingstone.
3. Instalacin y configuracin de software.
3.1. Tabla de inventarios actualizada.
3.2. Tabla maestra.
3.3. Saldos iniciales.
3.4. Informe de estado de equipos.
4. Capacitacin.
4.1. Manual de operacin.
4.2. Manual logstico.
4.3. Acta de personal capacitacin en uso de software.
5.Puesta en marcha
5.1. Reporte de pruebas unitarias.
4. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN DEL DICCIONARIO DE LA EDT
(Detalle del procedimiento para crear, aprobar, y mantener el diccionario del EOT).
Previo a este proceso, el EDT del proyecto debe haber sido elaborado de acuerdo a lo siguiente.
Participantes: Comit de logstica

Responsable: Gerente de Operaciones
En base a la informacin del EDT se elaborar el Diccionario de la EDT o WBS, para lo cual se
estructurar de la siguiente manera:
- Se hace una descripcin breve del paquete del trabajo.

- Se hace referencia a los hitos que fortalecen cada paquete de trabajo.
- De ser posible, se establece las posibles fechas de inicio y fin del paquete de trabajo.
- Se indican los requisitos de calidad que cada paquete debe cumplir.
- Se indica cules son los criterios de aceptacin.
- Se indican las referencias tcnicas referidas a los trabajos.
Se hace referencia a las consideraciones contractuales en caso de aplicar.
5. PROCEDIMIENTO DE VALIDACIN DEL ALCANCE

(Detalle del procedimiento para la verificacin formal de los entregables y su aceptacin por parte del cliente interno o
externo).

Al trmino de la elaboracin de cada entregable:
1. Este debe ser presentado y contrastado con el comit de logstica

2. El gerente de operaciones se encargar de validar los entregables respectivos o la
exposicin de las observaciones pertinentes al entregable.
3. Luego de ello, se le entregara y se solicitara la revisin y aprobacin formal por parte
del cliente, en este caso el gerente general.
Posteriormente a todo ello, se levantarn las observaciones que se tuvieran a fin de poder
cumplir con las expectativas del proyecto.
6. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DEL ALCANCE

(Detalle del procedimiento para identificar, registrar, y procesar cambios de alcance, as como su enlace con el control
integrado de cambios).
1. Todos los entregables pasarn por una primera revisin a cargo del jefe de la comisin
de logstica.
2. El director del proyecto revisar y validar los entregables que estn firmados por los
responsables.
3. Los entregables validados sern enviados al gerente general a fin de que revise y
apruebe.
4. El gerente general realizar las observaciones y convocar a una reunin a fin de que
pueda expresar y detallar sus observaciones acerca del proyecto.
5. Se asignarn recursos para evaluar las observaciones del gerente general y ejecutar las
tareas correctivas o de mejora.
6. Los cambios propuestos por el gerente general sern monitoreados continuamente y el
gerente de operaciones se encargar de peridicamente del porcentaje de avance.
7. El comit de logstica evaluar los impactos de los cambios en el proyecto para tomar
acciones correctivas de inmediato.
II.- CONTEXTO DEL PROYECTO

7. LMITES DEL PROYECTO
(Entregables no considerados como parte del proyecto)
La implementacin de los servicios no incluye:
El anlisis de los dems productos que no representen una parte significativa del inventario
8. RESTRICCIONES
(Estado, calidad o sensacin de estar forzado a tomar un determinado curso de accin o inaccin. Una restriccin o limitacin
impuesta, sea interna o externa, al proyecto afectar el rendimiento del proyecto o de un proceso)
- La provisin de licencias de software no especificado en la propuesta.
- Solucin de problemas pre-existentes en la plataforma de EL CLIENTE.
- Configuracin u operacin de software No Microsoft.
- Cualquier actividad o responsabilidad del cliente no especificada en el alcance.
- Ante cualquier cambio en el alcance o variacin en los documentos de entrega por el
cliente, la empresa Decdata Per SAC se reservar el derecho de revisar el impacto
econmico y el tiempo.
- Ante cualquier irregularidad ambas partes examinaran los casos por separados y en el
debido tiempo para analizar las incidencias y los eventuales costos adicionales.
9. ASUNCIONES
(Factorespara efectos de planificacin, se consideran verdaderas, reales o ciertas sin necesidad de pruebas o demostraciones)

- Su cumplimiento oportuno y efectivo de las responsabilidades que se identifican en el

presente.
- Decisiones y aprobaciones oportunas por parte de su administracin.
- La participacin en todos los aspectos de los servicios.

10.- ESTRUCTURA DEL DESGLOSE DEL TRABAJO EDT

11. DICCIONARIO DE LA EDT
ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

Nombre de la actividad: Plan de direccin del proyecto.
Cdigo de la actividad: 1.1.1.
Establecer las principales fases y alcances del
Objetivo:
proyecto.
Se proporciona el contexto del proyecto,
necesario para planificar los procesos de gestin
del alcance. Se establecen acuerdos y los
Descripcin entregables principales. Deja en claro el
propsito, los objetivos, los requisitos del
proyecto; as como las restricciones y supuestos
conocidos.
Participa: Comit de logstica
Responsables Revisa: Gerente de Operaciones
Aprueba: Gerente General
Da informacin: Comit de logstica
Fecha de inicio:
Fechas programadas
Fecha de fin:
Criterios de aceptacin Aprobacin del Patrocinador de Proyecto
Acta de Constitucin del Proyecto terminado y
revisado conforme por el Gestor General.
Supuestos
Se designa a una persona idnea para ser el
Gestor del proyecto.
No considerar a todos los interesados en el Acta
Riesgos
de Constitucin del Proyecto.
Recursos asignados y costos S/ 7200.00
Dependencias Comit de logstica

Nombre de la actividad: EDT
Autorizar formalmente la existencia del proyecto
y conferir al director del proyecto la autoridad
Objetivo:
para asignar los recursos de la organizacin a las
actividades del proyecto.
Se proporciona el contexto del proyecto,
necesario para planificar los procesos de gestin
del alcance. Se establecen acuerdos y los
Descripcin entregables principales. Deja en claro el
propsito, los objetivos, los requisitos del
proyecto; as como las restricciones y supuestos
conocidos.
Revisa: Gerente de Operaciones
Responsables
Aprueba: Gerente general

Fecha de inicio:
Fechas programadas
Fecha de fin:
Acta de Constitucin del Proyecto terminado y
revisado conforme por el Gerente general.
Supuestos
Gestor o lder del proyecto.
Riesgos

Nombre de la actividad: Cronograma
Establecer la programacin de fechas de cada
Objetivo:
fase del proyecto.
En la reunin se elaborar el la programacin de
Descripcin fechas estimadas de acuerdo al plan del
proyecto.
Fecha de inicio:
Fechas programadas
Fecha de fin:
Criterios de aceptacin Aprobacin del Gerente general
Establecimiento de cumplimiento de tiempo de
Supuestos
fases de cada rea.
Incumplimiento de estimado de tiempo o
Riesgos
retrasos de tiempo por factores externos.

Nombre de la actividad: Presupuesto
Revisar y detallar los costos incurridos en cada
Objetivo:
fase del proyecto.
Se proporciona y revisa a detalle de los costos
que contienen cada fase del proyecto a fin de
Descripcin revisar optimizaciones en ella y brindar el
presupuesto concerniente a cada rea
involucrada.
Fechas programadas Fecha de inicio:

Fecha de fin:
Criterios de aceptacin Aprobacin del Gerente general
Cotizaciones de proveedores optimizados y
Supuestos licitados mediante concurso.
Riesgos Sobrecostos respecto a cada fase unilateral.


Nombre de la actividad: Acta de reunin quincenal
Objetivo: Revisar avance de proyecto
Se realizar un registro de cada participante del
Descripcin proyecto, adems de revisar el avance e
indicadores del flujo de proyecto.
Fecha de inicio:
Fechas programadas
Fecha de fin:
Criterios de aceptacin Aprobacin del Gerente general.
Asistencia de todos los participantes del proyecto
Supuestos e involucramiento en cada lineamiento de
responsabilidad.
No participar de algunos miembros y falta de
Riesgos
comunicacin.

Nombre de la actividad: Acta de aceptacin de fases.
Objetivo: Confirmar fechas y costos de fases.
Se proporciona el contexto del proyecto, aceptar
Descripcin y asignar responsables de cada uno de las fases
establecidas que se desarrollaran en l.
Fecha de inicio:
Fechas programadas Fecha de fin:
Hitos:
Supuestos Acta de Constitucin del Proyecto terminado y

Riesgos

Nombre de la actividad: Acta de cierre administrativo.
Objetivo: Se declara cierre administrativo.
Despus de confirmacin y aceptacin de los
Descripcin parmetros se concluye con el cierre de la
gestin.
Fecha de inicio:
Fechas programadas
Fecha de fin:
Criterios de aceptacin Aprobacin del Gerente general.
Supuestos
Riesgos

Nombre de la actividad: Reporte de catalogacin de ABC de marca
Seagate
Cdigo de la actividad: 2.1.
Objetivo: Categorizacin de producto
Se proporciona el contexto del proyecto, la
Descripcin categorizacin respectiva bajo el sistema
aplicado ABC de la lnea de marca.
Fecha de inicio:
Fechas programadas
Fecha de fin:
Criterios de aceptacin Aprobacin del Gerente de Operaciones
Supuestos Indicador correcto de seleccin
Riesgos Ventas o demanda fuera del pronstico


Sandisk
Fecha de inicio:
Fechas programadas
Fecha de fin:

Kingstone
Fecha de inicio:
Fechas programadas
Fecha de fin:

Nombre de la actividad: Tabla de inventarios actualizada.
Objetivo: Inventarios por seccin y totales
Descripcin En esta tabla se revisar los detalles de las
cantidades de cada producto a fin de que tome
una decisin respecto al comportamiento
mensual.
Responsables Responsable: Gerente de Operaciones

Fechas programadas Segn cronograma de proyecto.
Criterios de aceptacin Validacin y corroboracin con sistema de ERP.
Supuestos Se tiene como indicador al 100% de inventarios.
Riesgos Proveedor tercero como cuello de botella y
paralizacin de operaciones.
Recursos asignados y costos Contratacin de personal tercero.

Nombre de la actividad: Tabla maestra.
Objetivo: Resumen de datos obtenidos.
Descripcin Se proporciona el contexto del proyecto,
necesario para tener un alcance de los datos y
cifras que conllevan a desarrollar el proyecto.

Criterios de aceptacin ninguna
Supuestos ninguna
Riesgos ninguna

Nombre de la actividad: Saldos iniciales.
Cdigo de la actividad: 3.3
Objetivo: Identificar la cantidad diferencia.
Descripcin De acuerdo a la cantidad de saldo de diferencia
revisada en el inventario se detallar para
obtener el total en el sistema general de
inventarios.

Riesgos No considerar a todos los interesados en el Acta

Nombre de la actividad: Informe de estado de equipos.
Objetivo: Constatar condicin de equipos.
Descripcin El equipo de trabajo realizar un informe del
actual estatus de las condiciones de cada equipo
con el cual se efectuar el inventario.
Responsables Responsable: Comit de logstica.
Riesgos No considerar a todos los interesados en el Acta

Nombre de la actividad: Manual de operacin.
Cdigo de la actividad: 4.1
Objetivo: Puntos y pasos de la operacin.
Descripcin Se proporciona el contexto del proyecto, una gua
donde servir como material soporte a fin de
que pueda ejecutar y lograr una efectiva y
autnomo desarrollo del proyecto relacionado
con la operacin.
Criterios de aceptacin Aprobacin del Gerente de Operaciones.
Supuestos Personal con capacidad de adaptarse a los
cambios y nueva metodologa.
Riesgos Curva de aprendizaje

Nombre de la actividad: Manual logstico.
Objetivo: Puntos y pasos logsticos.
Descripcin Se proporciona el contexto del proyecto, una gua
donde servir como material soporte a fin de
que pueda ejecutar y lograr una efectiva y
autnomo desarrollo del proyecto relacionado
con la logstica.
Supuestos Personal con capacidad de adaptarse a los
cambios y nueva metodologa.
Riesgos Curva de aprendizaje

Nombre de la actividad: Acta capacitacin del personal en uso del
software.
Objetivo: Confirmacin de capacitacin.
Descripcin Se proporciona el contexto del proyecto, quedar
un registro donde se colocar nombres, apellidos
y correos.
Responsables Responsable: Gerente de Operaciones.
Criterios de aceptacin Aprobacin del Gerente de Operaciones.
Supuestos Asistencia de todos los participantes en el
proyecto.
Riesgos Inasistencia de personal.

Nombre de la actividad: Reporte de pruebas unitarias.
Objetivo: Consolidar pruebas post

Se proporciona el contexto del proyecto, se
Descripcin registra pruebas post aplicacin de sistemas y
mtodo a fin de revisar % de mejoras.
Responsable: Gerente de Gerente de
Operaciones
Responsables
Criterios de aceptacin Datos recolectados histricamente.
Data obtenida de revisin uniforme.
Supuestos
Riesgos Fallas de ERP

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PLAN DE LA GESTIN DE ENUNCIADO DEL ALCANCE

I.- DESARROLLO DE LA PROPUESTA

El objetivo principal del proyecto consiste en optimizar el control de inventarios en la empresa,

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 1

Acta de aceptacin de fases Registro de firmas de fecha de fases

3. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN DE LA EDT

El diagrama de desarrollo de la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) ser estructurado de

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 2

Participantes: Comit de logstica

- Se hace una descripcin breve del paquete del trabajo.

5. PROCEDIMIENTO DE VALIDACIN DEL ALCANCE

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 3

Al trmino de la elaboracin de cada entregable:

1. Este debe ser presentado y contrastado con el comit de logstica

6. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DEL ALCANCE

II.- CONTEXTO DEL PROYECTO

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 4

- Su cumplimiento oportuno y efectivo de las responsabilidades que se identifican en el

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 5

10.- ESTRUCTURA DEL DESGLOSE DEL TRABAJO EDT

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 6

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 7

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 8

Riesgos Sobrecostos respecto a cada fase unilateral.

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 9

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 10

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 11

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

Fechas programadas Segn cronograma de proyecto.

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 12

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 13

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

ACTIVIDAD O ESFUERZO DE TRABAJO DICCIONARIO

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 14

Plan de Gestin del Alcance Gestin del Alcance Pgina 15

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