INTRODUCCIN.

La informacin constituye uno de los pilares bsicos de la actividad

empresarial actualmente. El desarrollo de actividades comerciales,
productivas y administrativas en general se materializa en una serie de
soportes documentales que constituyen la materia prima de la que se
nutren los archivos. El tratamiento racional de su documentacin es
una cuestin bsica y fundamental que toda empresa moderna debe
solventar, en la medida que dicho tratamiento se realice con arreglo a
una metodologa y un procedimiento reglado. Se archivarn slo
aquellos documentos necesarios para la gestin y salvaguarda de los
derechos de la empresa, y se podrn localizar en el momento preciso,
invirtiendo en esta operacin el menor tiempo y esfuerzo posible.

El archivo es el conjunto orgnico de documentos producidos por

personas fsicas o jurdicas, pblicas y/o privadas, que se originas en el
ejercicio de sus funciones y actividades, los mismos son conservados,
clasificados, organizados y administrados. Tambin es archivo el espacio
fsico (el local) o la institucin, donde se resguardan, ordenan, difunden y
consultan los conjuntos de documentos, para la informacin, la
investigacin, y para la gestin administrativa.

FUNCIONES

- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la

empresa.

- Asegurar la perfecta conservacin de los documentos.

- Asegurar la mxima rapidez en la elaboracin y envo de los

documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

- Almacenar los documentos debidamente ordenados y clasificados.

- Ubicacin del documento de forma agilizada.

- Asegurar la recuperacin de informacin.

- Ser un centro activo de informacin que permita relacionar los nuevos

documentos con los ya archivados.

- Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las

actuaciones del pasado.

- Funciona como elemento probatorio cuando el organismo o entidad

pretende demostrar la realizacin de un acto.

- Proporcionar informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados

dentro de la institucin.

- Proporcionar informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados

dentro de la institucin.

IMPORTANCIA

Los archivos documentales son considerados de gran importancia para

la sociedad, por que en ellos se recoge, conserva, preserva y difunde

informacin contenida en los documentos. Por ello se dice que los

archivos son el repositorio de la memoria histrica y cultural de una

nacin, de la sociedad en general, debido a que ellos se encargar de

resguardar la informacin ms relevante y de alto valor. Lo mismo

sucede con los fondos documentales de las instituciones tanto privadas

como pblicas conservan la memoria de sus actividades y funciones

orgnicas.

Asimismo es de suma importancia que se cumpla los principios

archivsticos, para asegurar una optima administracin y gestin de

calidad en los procesos sistemticos, y as brindar un servicio eficiente y

eficaz a la hora de difundir la informacin y de buscar y recuperar la

misma.

Finalidad del archivo

1. Conservar ordenadamente los documentos.

2. Facilitar la localizacin de los documentos cuando se requieran.
3. Proteger los documentos del deterioro y prdida.
4. Servir de fuentes de informacin o elemento probatorio.

Objetivos del archivo

Los objetivos del archivo se pueden expresar como:

Ofrecer al usuario la documentacin necesaria para hacer un trabajo especfico.

Que tenga acceso rpido a la documentacin relacionada con ese trabajo.

Guardar la documentacin es tiempo que sea til.

Establecer un archivado organizado de forma sistemtica, de toda la documentacin empleada y

necesaria.

Que tenga un sistema eficaz de reproduccin de documentos.

Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

Tipos de archivos

Archivo general: se guarda la documentacin procedente de cada

uno de los departamentos de la empresa.

Archivo individual: contiene la documentacin que consulta y

maneja cada persona en su propio trabajo.

Archivo departamental: cada departamento guarda la

documentacin que maneja.

Archivo activo: guardan la documentacin que se consulta con

frecuencia.

Archivo semiactivo: se recogen documentos del archivo activo

que dejan de estar vigentes, pero que no se destruyen.

Archivo inactivo: se guardan los documentos que an habiendo

perdido su vigencia o carcter actual, conservan un valor histrico
o documental para la empresa.

SISTEMA DE ARCHIVOS
1. SISTEMA ALFABETICO: viene a ser la asociacin de las letras desde la A hasta la Z.

Ejemplo: EXSA, FAMESA

2. SISTEMA NUMRICO: Viene a hacer la asociacin de nmeros, se ubica por los primeros
ejemplos:

Factura N 159
Factura N 160

3. SISTEMA GEOGRAFICO
Se halla mediante el Distrito, Departamento, ciudad, etc.

4. TRANSFERENCIA Y ELIMINACIN DE ARCHIVOS

Los archivos peridicamente o continuamente deben ser revisados, para proceder a la trasferencia
o eliminacin de archivos y conservar nicamente los que pueden ser necesarios a la empresa,
este es el paso final en el ciclo de la vida de todo documento.