NDICE

Contenido
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - MOF.................................. 2
INTRODUCCION ........................................................................................................... 2
DEFINICION ................................................................................................................... 2
IMPORTANCIA .............................................................................................................. 3
OBJETIVO ...................................................................................................................... 3
UTILIDADES .................................................................................................................. 3
LIMITACIONES ............................................................................................................. 4
PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN ................................................................ 4
1. PLANEAMIENTO.............................................................................................. 4
2. RECOPILACIN DE LA INFORMACIN .................................................... 5
3. ESTUDIO Y ANLISIS .................................................................................... 5
4. REDACCIN DEL PROYECTO ..................................................................... 5
5. REVISIN Y APROBACIN .......................................................................... 5
6. PRESENTACIN E IMPRESIN .................................................................. 6
7. DIFUSIN .......................................................................................................... 6
8. ACTUALIZACIN ............................................................................................. 6
CONCLUSION ............................................................................................................... 6
BIBLIOGRAFA .............................................................................................................. 8
Anexo ................................................................................Error! Bookmark not defined.
 MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES - MOF
INTRODUCCION

Sea una pequeo emprendimiento, una mediana o gran empresa, de

hecho que todas sin excepcin necesitan algn tipo de pauta
organizativa. Definir algunas cosas como los valores, la visin
y misin, los cuales son los conceptos esenciales que orientan a la
empresa hacia un objetivo; sin embargo, hay algo tambin importante,
sobre todo si hay empleados, nos referimos a los organigramas y al MOF,
en este captulo tendremos conocimiento de porque es tan importante
tener en cuenta estos dos instrumentos en la empresa, as tambin
veremos la relacin que hay entre ellos.

Es muy frecuente encontrar en las pequeas empresas trabajadores que

no saben que deben hacer, sobre todo los que recin ingresan, pasan dos
o tres das adivinando cules son sus roles. Lo anterior se debe a la falta
de organizacin. El trabajador debe conocer desde el ingreso en la
compaa tres documentos claves: las declaraciones estratgicas (visin,
misin, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la empresa
y del rea donde va a desempearse y el Manual de Organizacin y
Funciones

DEFINICION

El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que

describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo
desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales
establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en
base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para
Asignacin de Personal.

El manual de organizacin y funciones (MOF) es un documento formal

que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la
organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el
personal.
El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional,
comnmente llamada organigrama y la descripcin de las funciones de
todos los puestos en la empresa. Tambin se suelen incluir en la
descripcin de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluacin.
Hoy en da, se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos,
no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre
 otras), lo requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los
conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta
el orden, etc.
Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital
importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboracin.

IMPORTANCIA

Facilita el proceso de induccin del personal y permite el

perfeccionamiento y/o orientacin de las funciones y responsabilidades
del cargo al que han sido asignados, as como aplicar programas de
capacitacin.
Determina las funciones especficas, responsabilidad y autoridad de los
cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre sus
funciones especficas, su dependencia jerrquica y coordinacin para el
cumplimiento de sus funciones.

OBJETIVO
El Manual de Organizacin y Funciones tiene por objetivos:
Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado
la amplitud, naturaleza y campo de accin de la misma.
Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones
que le competen.
Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y
externas de la dependencia.
Describir los procedimientos administrativos racionalizados.

UTILIDADES
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las
siguientes:
Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y
requisitos mnimos de los cargos dentro de la estructura orgnica de cada
dependencia.
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre
sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la
organizacin, as como sobre las interrelaciones formales que
corresponda.
Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa
proporcionando informacin sobre las funciones que le corresponde
desempear al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos
de trmite en el flujo de los procedimientos.
Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de
adiestramiento y orientacin del personal en servicio, permitindoles
conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que
han sido asignados as como aplicar programas de capacitacin.
El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas
a las contenidas en el ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al
margen de los establecidos en el CAP.
El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente
en cada unidad orgnica de segundo nivel organizacional llmese
Direccin Nacional, Direccin General, Direccin Tcnica, Oficina u
rgano de nivel equivalente.

LIMITACIONES
Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:
No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien
constituyen un instrumento que puede propiciarla.
Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.
Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso.
Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en
l.

PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN
Generalmente comprende las siguientes etapas:

1. PLANEAMIENTO
En esta fase se determinar lo siguiente:
Propsitos del Manual
Usuarios del Manual
Designacin del personal responsable de su elaboracin
Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo
Recursos materiales necesarios.
Establecer el mtodo a utilizarse en la recoleccin de datos y anlisis
de la misma.
2. RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del
planeamiento. Puede ser la investigacin documental de archivos;
entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades
y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.
Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta
con cuestionarios y en los casos especiales o dudosos la entrevista.

3. ESTUDIO Y ANLISIS
Se proceder al estudio exhaustivo de la informacin obtenida para
establecer si se encuentra ambigedades, contradicciones o duplicidad al
describir tanto las funciones generales como especficos. Este estudio
puede enfocarse en dos formas:
De lo especfico a lo general, o sea partiendo del anlisis desde el cargo
como clula bsica del rgano, hasta llegar a establecer las funciones
generales que posibiliten el logro del objetivo.
De los general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de
la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones
especficas de cada una de las unidades estructurales, luego las
actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.

4. REDACCIN DEL PROYECTO

Una vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de
las unidades orgnicas que integrar la dependencia, se proceder a la
redaccin del Manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al
describir las funciones, se debern emplear el infinitivo de los verbos al
iniciar cada prrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar, formular, etc.

5. REVISIN Y APROBACIN
Redactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad
superior de la dependencia descrita para que haga las correcciones
necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.
Con la visacin del Jefe de la dependencia interesada y el VB de la
Oficina de Racionalizacin, se formular en coordinacin con la Oficina
de Asesora Jurdica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de
acuerdo a los niveles de desconcentracin de atribuciones.
6. PRESENTACIN E IMPRESIN
El Manual aprobado se hace imprimir:
Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada
parciales sin alterar todo el documento.
En hojas de tamao A-4 segn norma.
Guardarlos flderes que permita su fcil manejo o intercambio.
Utilizar clave para la numeracin, que evite trastornos mayores en la
sustitucin.
Y no usar letra muy pequea ni muy grande.

7. DIFUSIN
El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la
dependencia, y el personal directivo de las Oficinas con quienes debe
coordinarse.

8. ACTUALIZACIN
Peridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento ha
cumplido con el objetivo; qu puntos hay que mejorar o sustituirlos por
otros.

CONCLUSION
Hoy en da se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos,
no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo
requieran, si no porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de
reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
Adems, es la piedra angular para implantar otros sistemas
organizacionales muy efectivos como: evaluacin de desempeo, escalas
salariales, desarrollo de carrera y otros.
Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital
importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboracin. Aqu
algunas recomendaciones para este proceso:
Se necesita la participacin y compromiso de todos en la organizacin,
especialmente de los lderes como promotores.
Se necesita que los lderes que toman las decisiones separen unas horas
(3 a 4) semanales para la decisiones referentes a estos temas.
Se necesita formar un equipo tcnico que lidere el proceso (no es
necesario la exclusividad) y puede ser interno o externo a la organizacin.
Se necesita que la organizacin tenga su plan estratgico vigente, pues
sin esto no se podr realizar el MOF.
Se necesita que el equipo tcnico use una metodologa para la
elaboracin del organigrama y para que el plan estratgico se refleje en
las funciones.
Se necesita finalmente hacer un plan de implantacin de este manual,
especialmente con los cambios fuertes.
Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal, por
ejemplo colgarlo en la intranet institucional.
Generalmente muchas veces las empresas al inicio, no conocen el
verdadero valor e impacto de esta herramienta, pero a medida que se
elabora el manual, tambin se van resolviendo algunos grandes
problemas que se tenan y que en algunos casos los ha llevado a sufrir
algunos golpes fuertes, afectando la rentabilidad del negocio
(descoordinaciones con el cliente, fallas en las operaciones, demoras,
etc.).
 BIBLIOGRAFA

http://www.monografias.com/trabajos76/organigramas-manual-
organizacion-funciones/organigramas-manual-organizacion-
funciones.shtml

http://blog.pucp.edu.pe/blog/perfil/2010/04/20/la-importancia-del-manual-
de-organizacion-y-funciones/

https://victorzegarra.net/2012/08/17/que-es-el-mof-manual-de-
organizacion-y-funciones/

http://salasmacchiavello.blogspot.pe/2010/10/manual-de-organizacion-y-
funciones-mof.html