Área de Almacén

Universidad Nacional Del Altiplano Puno
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS CONTABLES
ESCUELA ACREDITADA
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL I
SUB REA DEL ALMACN
DOCENTE: CUTIPA QUILCA Balbina Esperanza
PRESENTADO POR:
CAJMA TURPO, Lizbeth

DOCENTE:
HANCCO CAYLLAHUA, Sonia
GUTIERREZ QUEVARA, Percy
NINA CANAZA, Luis
TISNADO CALATAYUD, Willian
SEMESTRE: VII
GRUPO: C
PUNO-2017
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I
ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS CONTABLES SUB REA DE ALMACN
CONTENIDO
Introduccin .............................................................................................................................................1
Sub rea de Almacn ...............................................................................................................................2
El Almacn ............................................................................................................................................2
Funciones del almacn .........................................................................................................................2
Tipos de almacn..................................................................................................................................2
Administracin de Almacenes en El Sector Pblico .............................................................................4
Documentos Fuente .............................................................................................................................. 14
Nota de Entrada a Almacn .............................................................................................................. 14
Control Visible de Almacn ............................................................................................................... 17
Formato ......................................................................................................................................... 17
Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) ........................................................................................ 18
KARDEX .............................................................................................................................................. 21
Conclusiones ......................................................................................................................................... 25
Bibliografa ............................................................................................................................................ 26
PGINA II
INTRODUCCIN
PGINA 1
SUB REA DE ALMACN

EL ALMACN
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una entidad con objetivos
y metas bien definidas de internamiento, resguardo, custodia, control y distribucin o abastecimiento
de materiales y productos asignados a los usuarios que desarrollan, actividades, proyectos y obras
pblicas.
FUNCIONES DEL ALMACN

La manera de organizar u administrar el almacn depende de varios factores tales como el tamao y
el plano de organizacin, el grado de descentralizacin deseada, la variedad y magnitud de los bienes
e insumos a distribuir, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manipulacin y
distribucin de los bienes. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes
funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
Recepcin de Materiales, bienes y suministros de funcionamiento

Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con el control de inventarios y contabilidad.
TIPOS DE ALMACN
Los almacenes se pueden diferenciar segn:
La Organizacin:
Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando del
establecimiento (Organizacin de gran tamao) que rene en su propia sede todos los almacenes,
mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacn situados en otros lugares.
En cuanto a la conformacin interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales nicos o por
una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local nico obliga a
tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace ms difcil, especialmente si tal local
resulta muy grande y contiene columnas o estanteras que dificultan la visibilidad.
Movimiento de Material
PGINA 2
Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos distinguir almacenes con
transporte mecanizado (fijo, semifijo, mviles) ms o menos elevado y almacenes sin mecanizacin.
El Techo
Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de proteccin y para los
cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo.
Los que pueden estar a la intemperie con la condicin de que la estancia sea durante corto
tiempo, y bajo particulares sistemas de proteccin.
Los que tienen que ser puestos a cubierto (y aqu se distinguen an en condiciones de
conservacin.)
Segn las Operaciones
Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en general, locales para las siguientes exigencias:
Recepcin de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en locales de llegada
y estancia eventual (a veces incluso bajo la responsabilidad del suministrador), en espera de
ser registrados contablemente e ingresados en el propio local de recepcin donde tienen lugar
las operaciones de desembalaje y control (numrico y de control)
Espera de los bienes y control de calidad, antes de la conformidad de la verificacin.
Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar locales separados a
tal exigencia.
Almacenamiento propiamente dicho.
Tipo de Material
Los bienes o suministros que se resguarda, custodia, controla y abastece en un almacn puede
contener lo siguiente:
Almacn de bienes fungibles o de consumo y Partes Componentes: Este almacn tiene como
funcin principal el abastecimiento oportuno de suministros de funcionamiento y otros bienes
para atender el normal funcionamiento operativo de la entidad
Almacn de Alimento y/o vveres destinados a los programas sociales:
Almacn de Herramientas: Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un en-
cargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se prestan a
los distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento.
PGINA 3
ADMINISTRACIN DE ALMACENES EN EL SECTOR PBLICO

La administracin de los Almacenes en el Sector Pblico es uno de los tpicos que merece se le d la
ms amplia atencin teniendo en cuenta que todos los bienes que se usan y consumen durante cada
ejercicio econmico, tienen que pasar la mayor parte de ellos necesariamente por el almacn de la
entidad.
Con la Resolucin Jefatura N335-90-INAP/DNA del 09SET90 se dictan las normas sobre la
administracin de Almacenes para el Sector Pblico.
Por considerarlo de importancia para el manejo de los almacenes se transcribe a continuacin la

mencionada Resolucin para el estudio y anlisis respectivo.
Manual de Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional Resolucin Jefatura N 335-
90-INA/DNA. (Publicada en el Diario Oficial el peruano: 09-09-90)
CONSIDERANDO
Que el Decreto de Ley N 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento otorga a la Direccin
Nacional de Abastecimiento atribucin para remitir normas relativas a adquisicin nacional de bienes
y servicios no personales.
Que en el precitado Manual, se establecen normas, procedimientos y responsabilidades para la

administracin de almacenes en organismos del sector pblico nacional.
Que con Oficio N 008-90-EF-93.02, la Contadura Pblica de la Nacin ha dado conformidad a los
formularios anexos al citado Manual que son de uso compartido entre los Sistemas de Contabilidad y
Abastecimiento.
En uso de las Atribuciones conferidas por el Decreto Legislativo N 534 - Ley del Instituto Nacional de
Administracin Pblica.
SE RESUELVE:
Artculo 1.- Aprobar el Manual de Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional.
Artculo 2.- Disponer su publicacin en el Diario Oficial El Peruano.
OBJETO, ALCANCE, BASE LEGAL Y NORMAS ESPECFICAS
A. OBJETO
Establecer normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para la administracin de almacenes

en organismos del Sector Pblico Nacional.
PGINA 4
B. ALCANCE
La presente norma es de aplicacin por los organismos del Sector Pblico.
C. BASE LEGAL
I. Decreto Legislativo N 534. Ley del Instituto Nacional de Administracin Pblica.

II. Decreto Ley N 22056 que instituye el Sistema Nacional de Abastecimiento.
III. Resolucin Jefatura N 118-80 INAP DNA que aprueba las Normas Generales del Sistema
Nacional de Abastecimiento.
D. NORMAS ESPECFICAS
1. El almacn es un rea fsica seleccionada bajo criterios y tcnicas adecuadas, destinadas a la custodia
y conservacin de los bienes econmicos. Las actividades que en l se realizan esencialmente son las
que correspondan a los procesos tcnicos de abastecimiento de nominados
Almacenamiento y Distribucin.
2. En cada organismo, a nivel central o desconcentrado, el rgano de abastecimiento tendr a su cargo

la organizacin e implementacin de uno o ms almacenes para la custodia temporal delos bienes que
suministra.
3. Es responsabilidad del Jefe de Almacn, entre otras:
a. Presentar verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la entidad.

b. Proteger y controlar las existencias en custodia.
c. Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacn.
d. Efectuar la distribucin de bienes conforme al programa establecido.
e. Coordinar la oportuna reposicin de stock.
f. Emitir los reportes de movimiento de bienes en almacn.
4. Son factores a considerar en la seleccin y organizacin del local de almacn los siguientes:
rea Requerida: debe permitir que las operaciones que en ella se realicen se efecten en un rea
fsica adecuada, sin que tropiece con inconveniente por falta de espacio. Se determina en base a
la cantidad y volumen de los bienes previstos para adquirir incluyendo de futuras ampliaciones.
Seguridad: el lugar geogrfico y el local deben reunir condiciones que eviten el deterioro o merma
ocasionados por agentes atmosfricos, as como preservar la integridad humana y fsica ante
acciones de terceros o de desastres naturales.
PGINA 5
Facilidad de Recepcin: contemplar la no interferencia con otras actividades que ejecutan la

institucin, debe existir vas de acceso para personas y vehculos a fin de que los proveedores
entreguen sin dificultades sus artculos.
Caractersticas de los materiales: segn la naturaleza de los bienes se debe tener en consideracin
el peligro que puedan o no ocasionar al personal que labora en el almacn, as como a la
comunidad, ejemplo: explosivos, productos qumicos, txicos, radiactivos, etc.
Facilidad de utilizacin por los usuarios: considerar la cercana y fluidos de trnsito para que el
abastecimiento a las unidades usuarias sea en forma econmica, rpida y segura.
Tiempo de suministro: considerar la distancia a que se encuentran las unidades y sus necesidades
de reposicin; ejemplo: cuando la atencin de pedidos se tuviera que efectuar el mismo da, el
almacn estara ubicado en la misma localidad, si estos tuvieran que atenderse al da siguiente o
al tercer da, la localizacin puede hacerse afuera del permetro del lugar en que se encuentran las
dependencias usuarias.
Centros de abastecimiento: tiene que ver con las fuentes de suministro y el tamao del local del
almacn; cuando ms alejado est el almacn de las fuentes de suministro, mayor ser su tamao.
Vas de comunicacin: se localizar el almacn en lugares que haya fluido, servicio de transportes
para el acarreo de los bienes y materiales.
Infraestructura disponible: considerar reas o edificaciones que por sus caractersticas resulten
apropiadas y que adems el costo de acondicionamiento resulte econmico.
Capacidad econmica de la entidad: a efecto de planear el equipamiento del almacn.
5. En el almacn de acuerdo a las posibilidades de cada entidad se establecer reas de uso especfico
para:
a. Oficina.
b. Recepcin y despacho.
c. Corredores y pasadizos.
d. Zona de almacenaje.
e. Vestuarios de personal.
f. Zonas para ampliaciones y
g. reas de estacionamiento exterior.
PGINA 6
6. El almacn contar con muebles y equipos necesarios para efectuar la conservacin, manipulacin
y control de los bienes en custodia. En la seleccin del mobiliario y equipo se tomar en cuenta:
a. Caractersticas de los bienes, a fin de rodearlos de las condiciones que necesitan para su
conservacin, de acuerdo con las instrucciones de los fabricantes o tcnicos especializados.
b. Naturaleza del trabajo, en lo que se refiere a:
i. Necesidad del mobiliario y equipo.

ii. Tiempo de duracin del trabajo.
iii. Imposibilidad de hacer el trabajo con el equipo existente.
iv. Especificaciones tcnicas de los bienes.
v. Factores relacionados con la capacidad del piso, humos, humedad, calor, fro, suciedad,
equipo auxiliar, tolerancia, etc.
c. Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con el mismo cuidado

que se da a cualquier otro equipo, sobre todo en los aspectos siguientes:
i. Diseo de protectores y cascos de seguridad.

ii. Eleccin de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios e instalaciones
adecuada; y
iii. Ubicacin de sistemas de rociadores en zonas donde el agua no cause ms dao que
el fuego.
d. Equipo apropiado para el trabajo, las guas para la seleccin adecuada de los equipos con los
siguientes:
i. Capacidad necesaria.
ii. Tamao conveniente.
iii. Ajuste a las tareas por realizar.
iv. Costos de operacin de los equipos, en lo que respecta a mantenimiento, costos de
suministro de combustible o electricidad. Etc.
La distribucin y clasificacin de los espacios en las zonas de almacenaje debe ser cuidadosamente
estudiada, poniendo especial atencin en dar a los bienes una clasificacin adecuada que agrupe en
secciones o anaqueles aquellos que guarden cierta semejanza. Son aspectos a considerar.
a) Espacio disponible.
b) Cantidad.
c) Cantidad de cada clase de bienes.
PGINA 7
d) Manipulacin que necesitan.

e) Caractersticas que presentan.
f) Condiciones ambientales que requieren.
g) Caractersticas del mobiliario y equipo necesario para su conservacin.
h) Seguridad que hay que proporcionarle.
i) Control que necesitan.
j) Frecuencia de demanda de cada tipo de artculos.
1. En almacenes cuyo tamao no permite una fcil ubicacin de lugar en que se encuentran los bienes,
se colocar en una parte visible del mismo, el plano de distribucin de espacios de la zona de
almacenaje. Cada seccin o ambiente tendr un nmero o smbolo que identifique su ubicacin y el
material que en ellos se encuentra almacenados.
2. Cada espacio de la zona de almacenaje debe ser acondicionado con muebles y equipos
especficamente para los materiales que en ellos se van a depositar, rodendolos de las caractersticas
especiales que dichos materiales necesitan para su conservacin, de acuerdo con las instrucciones del
fabricante o de tcnicos especializados.
3. Los bienes permanecen en el almacn en forma temporal, aquellos que se encuentran almacenados
por un perodo superior a doce (12) meses y que definitivamente no van a ser utilizados por la entidad
deben ser transferidos para satisfacer necesidades a otros organismos del Sector Pblico.
4. Cada organismo de acuerdo a sus posibilidades cuidar de contratar una cobertura de seguro que
comprenda a la infraestructura del almacn y a los bienes almacenados.
PROCESOS DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN
A. PROCESO DE ALMACENAMIENTO
El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, las actividades concerniente a este

proceso, estn referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado confines
de custodia como va para trasladarlos fsicamente (temporal o definitivo) a quienes lo necesitan.
Consta de las fases siguientes: recepcin, verificacin y control de calidad, entrenamiento, registrar y
custodia.
1 .RECEPCIN
a. Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento que los bienes han
llegado al local del almacn y termina con la ubicacin de los mismos en el lugar designado para
efectuar la verificacin y control de calidad.
PGINA 8
b. Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento que los bienes han
llegado al local del almacn y termina con la ubicacin de los mismos en el lugar designado para
efectuar la verificacin y control de calidad.
c. Las operaciones concernientes a la recepcin se ejecutarn conforme a lo siguiente:
i. Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega: los registros, sellos,

envolturas, embalajes, etc. a fin de informar sobre cualquier anormalidad.
ii. (Contar los paquetes, bultos y/o el equipo decepcionado y asegurarse de anotar las
discrepancias encontradas en los documentos de recibo.
iii. Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las guas y en el exterior del mismo bulto. Esta
accin no ser necesaria cuando el nmero y caractersticas de los bienes decepcionados
permitan efectuar una verificacin cuantitativa sin problema alguno.
iv. Anotar en la documentacin de recibo:
Nombre de la persona que hace la entrega.

Nombre de la persona que recibe la mercadera.
Nmero de placa del vehculo utilizando en el transporte (cuando sea pertinente).
Fecha y hora de recepcin.
2. VERIFICACIN Y CONTROL
Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en un lugar predeterminado
independiente de la zona de almacenaje; comprende las acciones siguientes:
a) Retirar los bienes de los embalajes.
b) Una vez abiertos los bultos se proceder a revisar y verificar su contenido en forma cuantitativa
y cualitativa.
c) La verificacin cuantitativa se efectuar para comprobar que las cantidades recibidas son
iguales a las que se consignan en la documentacin de recibo. Incluye las comprobaciones
dimensionales de identificacin, tales como: longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad,
presin, temperatura, etc.
d) La verificacin cualitativa, denominada control de calidad se realizar para verificar que las
caractersticas y propiedades de los bienes decepcionados estn de acuerdo con las
especificaciones tcnicas solicitadas.
PGINA 9
e) La verificacin y control de calidad se efecta en presencia de la persona que hace la entrega

cuando la cantidad y caractersticas de los bienes permitan realizar la verificacin cuantitativa
y cualitativa en el momento de la recepcin.
f) Si por el nmero y caractersticas de los bienes decepcionados fuera necesario mayor tiempo
para efectuar la verificacin y control de calidad: el Jefe de Almacn suscribir la gua
respectiva dando conformidad slo por el nmero de bultos recibidos y el peso bruto
respectivo.
g) Tratndose de bienes que por sus caractersticas ameritan ser sometidos a pruebas de
conformidad, las pruebas o exmenes sern encargados por el Jefe de rgano de
abastecimiento a especialistas o entes especializados del mismo organismo a otros organismos
del Sector Pblico, y excepcionalmente a las del Sector Privado.
h) La conformidad de la recepcin ser inscrita por el responsable de almacn en el rubro

respectivo de la Orden de Compra y gua respectiva. Se sustenta en la verificacin que ste
realice o con el informe favorable de las pruebas de conformidad a que se refiere el literal
anterior.
3. INTERNAMIENTO
Comprende acciones para la ubicacin de los bienes en los lugares previamente asignados. Se
ejecutarn las laborales siguientes:
a) Agrupar los bienes segn su tipo, perodo de vencimiento, dimensin, etc.
b) Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje.
Se har de tal manera que su identificacin sea gil y oportuna.
c) Se evitar dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje distintas.
d) En caso de que los espacios disponibles resulten reducidos, se proceder a internar el ntegro
del grupo en zonas previstas para las ampliaciones.
e) Si el almacn de abastecimiento no cuenta con los equipos o ambientes especiales para la

conservacin de determinados bienes, stos se internarn a travs de otros rganos u
organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la custodia corresponde a estos
ltimos. El Jefe de Almacn efecta la constatacin del ingreso y da conformidad al mismo.
4. REGISTRO Y CONTROL
PGINA 10
a. Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje se proceder a registrar su ingreso en la Tarjeta de
Control Visible, la misma que ser colocada junto al grupo de bienes registrado. Para aquellos bienes
que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos de la compra se proceder
previamente a formular la correspondiente Nota de Entrada a Almacn.
b. Copia de documento de ingreso (Orden de Compra-gua de Internamiento o Nota de Entrada a

Almacn) ser remitida al rea respectiva para efecto del registro del ingreso en la Tarjeta de Existencia
Valorada de Almacn.
c. Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional se codifican conforme al

procedimiento establecido en el Manual de Codificacin del
Patrimonio Mobiliario del Sector Pblico aprobado por R.J. N 126-89-INAP/DNA.
5. CUSTODIA
Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes almacenados conserven las
mismas caractersticas fsicas y numricas en que fueron recibidos. Las acciones concernientes a la
custodia son las siguientes:
Proteccin a los materiales: est referida a los tratamientos especficos que son necesarios a
cada artculo almacenado, a fin de protegerlos de elementos naturales como la humedad, luz,
lluvia, temperatura, etc. Las tcnicas por aplicar sern las estipuladas en normas tcnicas,
manual del fabricante u otros textos especializados.
Proteccin del local de almacn: a las reas fsicas destinadas a servir de almacn se les deben
de rodear de medios necesarios para proteger a las personas, el material almacenado,
mobiliario, equipos y las instalaciones mismas de riesgos internos y externos.
Para el efecto se tomarn medidas a fin de evitar:
Robos o sustracciones;
Acciones de sabotaje;
Incendios;
Inundaciones, etc.
Proteccin al personal de almacn: se deben de contemplar todos los aspectos de proteccin

al personal por los daos que puedan causar a su integridad fsica: con tal fin se les dotar de
los equipos e implementos necesarios para la adecuada manipulacin de materiales.
Asimismo, se disearn planes de seguridad que contemplarn programadas de evacuacin
PGINA 11
para casos de siniestros (incendios, terremotos, inundaciones), y de entrenamientos en el

manejo de equipo de manipulacin y de seguridad.
PROCESO DE DISTRIBUCIN
Proceso tcnico de Abastecimiento, que consiste en un conjunto de actividades de naturaleza tcnico-

administrativo, referida a la directa satisfaccin de necesidades. Incluye las operaciones de traslado
interno. Consta de las fases siguientes formulacin de pedido, autorizacin de despacho,
acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega al usuario.
1. FORMULACIN DEL PEDIDO
a. Se emplea el formulario Pedido-Comprobante de Salida.
b. Se formulan en base a los respectivos cuadros de necesidades debidamente conciliados con

las posibilidades financieras de la entidad y disponibilidad de bienes en almacn.
c. El rgano de abastecimiento establecer un calendario para la presentacin de pedidos de

aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante.
d. Los pedidos de bienes que no son de consumo regular sern presentados de pedidos de
aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante.
e. La formulacin del Pedido-Comprobante de Salida corresponde a la unidad usuario y la

autorizacin para la atencin al Jefe del rgano de abastecimiento.
f. Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atencin de los pedidos a un grupo
de bienes, el rgano de abastecimiento puede asumir la formulacin del Pedido-Comprobante
de Salida.
g. Una vez suscritos por el Jefe de la dependencia solicitante, los Pedidos Comprobantes de Salida
sern remitidos al Director o Jefe de Abastecimiento para recabar la respectiva autorizacin
de despacho.
2. AUTORIZACIN DE DESPACHO
a. La autorizacin se otorgar para aquellos bienes que figuran en el respectivo Cuadro de

Necesidades.
b. Se autorizar pedidos no programados slo en el caso que se deriven de situaciones de

emergencia calificadas por el Director General de Administracin o quien hace sus veces en la
entidad, y se atender con cargo a los stocks de seguridad.
PGINA 12
c. Esta fase comprende lo siguiente:
Numeracin y registro del Pedido-Comprobante de Salida.

Aprobacin del Director o Jefe de Abastecimiento.
Valorizacin del Pedido-Comprobante de Salida.
Registro de las salidas autorizadas en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn.
3. ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES
a. El responsable de almacn recibir los Pedidos-Comprobantes de Salida aprobados y

dispondr el acondicionamiento de los bienes para su entrega.
b. Retirar los bienes de su ubicacin y colocarlos en el lugar destinado para el despacho.
c. En el caso de distribucin con destino a localidades fuera del permetro de la ciudad ser
necesario determinar el tipo de embalaje a utilizar para lo cual se tomar en cuenta los factores
siguientes.
Destino de la carga.
Transbordos a que se someter la carga durante la travesa.
Caractersticas fsicas del material a embalarse.
Peso y volumen de la carga.
Otras consideraciones del fabricante o de especialistas.
d. El acondicionamiento o embalaje de los artculos por distribuir debe realizarse en forma tal
que se evite:
Despostillados, roturas o aplastamientos.

Daos por manchas con grasas a otro agente nocivo.
Deterioro en el acabado; Daos por causas climatolgicas.
Prdida parcial, total o extravo.
e. En el caso de bienes embalados se proceder al marcado, sellado, numerado, adems de otras

seales indicadoras de los bultos.
4. CONTROL DE MATERIALES
a. En cada almacn se establecer un control de salida de materiales, el que ser encargado al

personal de seguridad o vigilancia, o una persona que para tal funcin se designe.
PGINA 13
b. El encargado de acarreo o transporte de los bienes, presentar al salir del almacn el Pedido-
Comprobante de Salida a la persona encargada del control de salida de materiales, quien
verificar si el contenido de los bultos concuerda con el documento y retendr una copia del
mismo, la que ser entregada al rea respectiva del control del stock.
c. Cuando el material es remitido a lugares fuera de la entidad utilizando medios de transporte,

el transportista presentar en los puestos de vigilancia de la entidad copia del Pedido-
Comprobante de Salida respectiva. El personal de vigilancia efectuar las constataciones que
en ejercicio de sus funciones deba realizar.
5. ENTREGA DE MATERIALES
a. En el momento de hacerse entrega de materiales, se cuidar que la persona que realiza la

recepcin lo haga en forma serena y consciente.
b. Ser precaucin del responsable del almacn que la dependencia de destino, de vuelva el
Pedido-Comprobante de salida con la conformidad respectiva y en forma oportuna.
c. Es funcin inherente al almacn el que los bienes a despachar fuera del permetro de la ciudad,
est amparada por una cobertura de seguro.
DOCUMENTOS FUENTE
NOTA DE ENTRADA A ALMACN
La Nota de Entrada a Almacn (NEA), sirve como documento fuente del ingreso de bienes al almacn
de la entidad mediante el cual se registra el ingreso de bienes al Almacn Central o Almacn Perifrico
por concepto distinto a la adquisicin efectuada a los proveedores nacionales e internacionales, estas
pueden ser donaciones, transferencias, alta de bienes, reingreso de bienes, devoluciones y sobrantes
de inventario debidamente sustentados; accin que tiene incidencia contable.
PROPSITO
Definir los lineamientos y pasos a seguir para ingresar bienes al Almacn General. Y definir los
lineamientos y pasos a seguir para que los empleados puedan sacar del Almacn General aquellos
bienes requeridos para el cumplimiento de su trabajo.
POLTICAS
Se llevar un registro al da de entradas de bienes.
Es necesario informar al da a contabilidad los movimientos de entrada.
PGINA 14
Se debe asignar una identificacin al producto (cdigo) el cual contenga la mayor informacin posible
del material y debe de estar la descripcin unificada.
Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al almacn o
bodega de la entidad constituyndose as en el soporte para legalizar los registros en almacn y
efectuar los asientos en contabilidad.
OBJETIVO: documentar el ingreso de un bien o insumo al almacn de la dependencia.
1. Nombre de la dependencia correspondiente.

2. Nombre o razn social del proveedor.
3. Domicilio del proveedor.
4. Fecha de ingreso de los bienes o insumos al almacn.
5. Numero consecutivo que se maneje para el control de entradas de bienes o insumos al
almacn.
6. Numero de pedido correspondiente
7. Numero de modificacin al pedido, en su caso.
8. Nmero de la requisicin u orden de compra que dio origen al pedido.
9. Nmero de la factura que ampara los bienes e insumos recibidos en el almacn.
10. Nmero de la remisin que ampara los bienes e insumos recibidos en el almacn.
11. Numero de codificacin asignado por la dependencia a un bien o insumo del almacn.
12. Nombre y las especificaciones del bien o insumo.
13. Numero de bienes o insumos que ingresaron al almacn.
14. Unidad de medida del bien o insumo.
15. Precio unitario del bien o insumo.
16. Importe de los bienes o insumos.
17. Nombre, cargo y firma de la persona que recibi en el almacn los bienes e insumos.
18. Importe total de los bienes o insumos recibidos.
Quienes intervienen: Los administradores o dueo y los encargados del almacn.
PGINA 15
PGINA 16
CONTROL VISIBLE DE ALMACN

Llamada tambin como Tarjeta de control fsico, o simplemente Bincard, es un documento que permite
el registro y control de las entradas y salidas o saldo de los materiales que transcurren por el almacn
pero solo al nivel de cantidades.
Estas tarjetas se encuentran ubicadas en los anaqueles o andamios junto al material sujeto de control.
Se utiliza una tarjeta por cada tipo de material o producto
El almacenista. Es la persona que se encarga de llevar el control de la tarjeta de almacn, por lo cual
se dar cuenta segn las existencias que van quedando, cul es el momento en que debe hacerse un
nuevo pedido de mercancas, para renovar sus existencias.
Tiene por finalidad facilitar la localizacin y controlar en unidades fsicas el movimiento y saldo de cada
artculo almacenado.
Formato
Generalmente consta de dos partes principales con las siguientes especificaciones:
Encabezamiento
Nombre del Formulario: Control Visible De Almacn

Numeracin sucesiva de cada tarjeta.
Artculo: nombre de cada artculo almacenado y sus caractersticas (una tarjeta por artculo)
Nmero de Serie: Para consignar la numeracin de fbrica del artculo.
Cdigo: Clasificacin del artculo de conformidad con el Catlogo de Bienes existente en cada
Entidad.
Unidad de Medida: Trmino usado para contar, medir o pesar los artculos almacenados.
Cuerpo
Fecha: La correspondiente al da, mes y ao del movimiento.

Comprobante: El documento que sustenta la entrada o salida del producto.
Movimiento (Unidades): Dividida en 3 sub-columnas.
o Entrada: Cantidad de los artculos ingresados.
o Salida: Cantidad de los artculos egresados.
o Saldo: Diferencia de las sub-columnas Entrada y Salida.
PGINA 17
PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA (PECOSA)

Este documento tiene como finalidad servir como documento fuente, en l se efecta el pedido, se
autoriza y registra la salida de bienes de Almacn.
Todos los bienes se deben entregar mediante la PECOSA respectiva, por ser un documento que
acredita la salida del bien del almacn en ptimas condiciones para ser usado por el rea usuaria
solicitante.
PGINA 18
El formulario a utilizar es el SA. DST-Ol, que consta de las especificaciones siguientes:
Encabezamiento:
- Nombre del organismo - Nombre del Formulario: Pedido Comprobante de Salida.
Cuerpo:
Parte Superior (Izquierda):
Dependencia Solicitante: Indicar el nombre de la entidad orgnica que efecta el pedido. Solicito
entregar a: Nombre del funcionario o servidor que recibir los bienes solicitados. En ningn caso
suscribir el recib conforme otra persona distinta a la sealada en el presente rubro.
Con destino a: Consignar el lugar u oficina donde van a ser utilizados los bienes.
Parte Superior (derecha):
Lugar y Fecha: Localidad de la dependencia y fecha de formulacin del documento. Nmero: Es el

nmero correlativo correspondiente a cada Pedido Comprobante de Salida. Cdigo de la Dependencia:
Asignado a cada unidad orgnica por la Oficina de Racionalizacin de cada entidad.
Parte izquierda del cuerpo:
Columna 1 - Renglones.- Aparecen impresos los nmeros de cada uno de los renglones en forma
sucesiva.
Columna 2 - Artculos Solicitados.- Indicar la cantidad y caractersticas de los bienes solicitados. Se

divide en tres (3) subcolumnas:
2A Cantidad: nmero de bienes solicitados
2B Unidad de Medida: trmino usado para contar, medir o pesar los bienes.
2C Descripcin: Nombre o denominacin de los bienes solicitados.
Parte derecha del cuerpo:
Columna 3 - Orden de Despacho.- Para indicar la cantidad que el Director o Jefe de Abastecimiento
autoriza entregar. Se divide en tres (3) sub-columnas:
3A Cdigo: El que corresponde segn Catlogo Nacional
3B Cantidad: Nmero de bienes que se autoriza despachar
PGINA 19
3C Valores: Unitario y Total por cada tipo de bien. Los Valores Unitarios se extraen de las respectivas
Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn.
Columna 4 - Cdigo Patrimonial.- Utilizar slo en el caso de entregas de bienes que constituyen el
patrimonio de la entidad. Anotar el nmero o cdigo patrimonial asignado al bien conforme a la
Resolucin Jefatural N 1 26-89-INAP/DNA.
Base:
Cuentas del Mayor.- Anotar en cada recuadro el cdigo de la Cuenta Principal, Divisionaria o Sub
divisionaria, as como los importes en moneda nacional. Recuadro.- Formulario utilizado hasta el
rengln N ... inclusive. Para indicar en letras, el nmero del ltimo rengln utilizado en el formulario.
Fecha de recepcin.- Fecha en la que se efecta la entrega.
A rengln seguido deben firmar las siguientes personas:
1. Solicitante: Jefe de la dependencia que solicita.

2. Director o Jefe de Abastecimiento.
3. Jefe de Almacn.
4. Recib conforme: Persona que recepciona los bienes solicitados (debidamente autorizado por el Jefe
de la dependencia solicitante).
Utilizacin.- Este formulario es de utilizacin compartida por las dependencias solicitantes,

Abastecimiento y Contabilidad.
A la dependencia solicitante le corresponde consignar los datos de:
- Parte Superior (izquierda)

- Columna 1 - Renglones
- Columna 2 - Artculos solicitados
- Recuadro - Formulario solicitado hasta el rengln No ... inclusive
- Fecha de recepcin
Al rgano de Abastecimiento le compete anotar:
- Cdigo de la dependencia.
- Nmero del Pedido Comprobante de Salida.
- Columna 3 - Orden de Despacho.
- Columna 4 - Cdigo Patrimonial.
Para Contabilidad estn reservados los recuadros de Cuentas del Mayor.
PGINA 20
Nmero de copias y su distribucin:
Original: Para remitir a Contabilidad
1ra. Copia: Archivo de Almacn

2da. Copia: Registro y Control de Existencias.
3ra. Copia: Registro de Control de Patrimonio Mobiliario (slo en el caso de salida de bienes
patrimoniales).
4ta. Copia: Dependencia solicitante.
Procedimiento para elaborar los pedidos comprobantes de salida de almacn
Se elabora la pecosa de almacn conteniendo los siguientes datos.
a) Fecha del da que se realiza

b) Nmero de pecosa
c) rea solicitante.
d) Descripcin de los artculos
e) Unidad de medida.
f) Cantidad solicitada.
g) Nombre del jefe del departamento de almacn general de entregado.
h) Nombre de quien recibe materiales.
i) V B por parte de los responsables de cada rea y/o a quien se designe.
- Entrega la pecosa al responsable del rea y/o a quien designe para autorizacin.
- Previamente revisado y rubricado por el jefe de rea.
- Recibe vale de salida, revisa y autoriza.
- Recibe y entrega la pecosa en el almacn general para su distribucin.
- Recibe, prepara material y entrega, firma con nombre de entregado.
- Recibe y revisa material y firma con nombre de recibido.
KARDEX
El Kardex no es ms que un registro de manera organizada de la mercanca que se tiene en un almacn.
Para hacerlo, es necesario hacer un inventario de todo el contenido, la cantidad, un valor de medida y
el precio unitario. Tambin se pueden clasificar los productos por sus caractersticas comunes. El
ltimo paso es rellenar los Kardex, que existan en papeleras, y que actualmente se pueden encontrar
en los software contables.
PGINA 21
En estos tiempos tecnolgicos el Kardex se ha computadorizado dejando de lado el aspecto manual y

la tarjeta fsica, se ha creado ahora software especializado o se puede crear uno con Excel, pero no por
eso se debe dejar de conocer sus fundamentos.
Para efectos de valorizacin de ese inventario, se toman diversos criterios, entre los ms conocidos
a. Mtodo PEPS o FIFO, primeras entradas, primeras salidas.

b. Mtodo UEPS o LIFO, ltimas entradas, primeras salidas.
c. Precio Promedio o Promedio Ponderado.
Mtodo PEPS (primero en entrar, primero en salir) o FIFO, es un mtodo que se basa en el criterio
lgico que indica que debe salir lo que ha entrado en primer lugar para evitar la obsolescencia o el
deterioro del producto.
Mtodo UEPS (ltimo en entrar, primero en salir) o LIFO), el ltimo en llegar ser el primero en salir,
es decir, una entrega de mercadera contraria al mtodo anterior. Este mtodo es considerado
demasiado conservador porque mantiene los activos bajos, determinando consecuentemente
menores utilidades y menores impuestos.
Mtodo del Precio Promedio (Promedio Ponderado), hay una actualizacin constante de los precios
despus de cada adquisicin.
FIFO y LIFO son mtodos contables diseados para valorar inventarios y asuntos financieros que
involucran dinero que una empresa asocia con inventario de bienes producidos, materia prima, partes
o componentes. FIFO dice que el prximo elemento a ser vendido es el que ms tiempo lleva
almacenado, y es muy utilizado en una economa en la que los precios se mantienen constantes. Por
su parte, el sistema LIFO nos lleva a la liquidacin LIFO, en la que el negocio no reemplaza el inventario
vendido ni busca aumentar su utilidad, sino que el inventario viejo es vendido o liquidado. Adems, un
Promedio Ponderado es un promedio que no surge de sumar y dividir entre el nmero de tems, sino
de asignarle un peso determinado a cada valor.
PGINA 22
QUE SON LAS TARJETAS KARDEX?
La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye datos generales del bien
o producto, existen muchos tipos de Kardex pero como hablamos de inventarios hablaremos de la
tarjeta Kardex de inventario la cual, es una herramienta que le permite tener reportes con informacin
resumida acerca de las transacciones de inventario de la compaa.
Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los costos de mercancas en
los almacenes. Estos costos se calculan de acuerdo a la compaa.
Lo verdaderamente importante de la tarjeta Kardex en los inventarios es que proporcionan

informacin y ayudan al control de los mismos, pero para ello se debe tener un claro concepto de lo
que son los inventarios y una buena clasificacin de los mismos, por tal motivo los principales tipos de
inventarios son:
Inventarios de Materias Primas.

Inventarios de Productos en Proceso.
Inventarios de Productos Terminados
Inventarios de Mercancas no Fabricadas por la Empresa.
Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios
PGINA 23
Inventarios de Envases y Empaques.

Inventarios en Trnsito.
PGINA 24
CONCLUSIONES
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una entidad u
organizacin con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de
materiales y productos.
PGINA 25
BIBLIOGRAFA
No hay ninguna fuente en el documento actual.
PGINA 26

Área de Almacén

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Área de Almacén

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Universidad Nacional Del Altiplano Puno

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS

SUB REA DEL ALMACN

DOCENTE: CUTIPA QUILCA Balbina Esperanza

CAJMA TURPO, Lizbeth

Sub rea de Almacn ...............................................................................................................................2

Funciones del almacn .........................................................................................................................2

Administracin de Almacenes en El Sector Pblico .............................................................................4

Documentos Fuente .............................................................................................................................. 14

Nota de Entrada a Almacn .............................................................................................................. 14

Control Visible de Almacn ............................................................................................................... 17

Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) ........................................................................................ 18

SUB REA DE ALMACN

FUNCIONES DEL ALMACN

Recepcin de Materiales, bienes y suministros de funcionamiento

Segn las Operaciones

ADMINISTRACIN DE ALMACENES EN EL SECTOR PBLICO

Por considerarlo de importancia para el manejo de los almacenes se transcribe a continuacin la

Que en el precitado Manual, se establecen normas, procedimientos y responsabilidades para la

Artculo 2.- Disponer su publicacin en el Diario Oficial El Peruano.

OBJETO, ALCANCE, BASE LEGAL Y NORMAS ESPECFICAS

Establecer normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para la administracin de almacenes

La presente norma es de aplicacin por los organismos del Sector Pblico.

I. Decreto Legislativo N 534. Ley del Instituto Nacional de Administracin Pblica.

2. En cada organismo, a nivel central o desconcentrado, el rgano de abastecimiento tendr a su cargo

3. Es responsabilidad del Jefe de Almacn, entre otras:

a. Presentar verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la entidad.

Facilidad de Recepcin: contemplar la no interferencia con otras actividades que ejecutan la

Capacidad econmica de la entidad: a efecto de planear el equipamiento del almacn.

b. Naturaleza del trabajo, en lo que se refiere a:

i. Necesidad del mobiliario y equipo.

c. Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con el mismo cuidado

i. Diseo de protectores y cascos de seguridad.

d) Manipulacin que necesitan.

PROCESOS DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN

El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, las actividades concerniente a este

c. Las operaciones concernientes a la recepcin se ejecutarn conforme a lo siguiente:

i. Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega: los registros, sellos,

Nombre de la persona que hace la entrega.

a) Retirar los bienes de los embalajes.

e) La verificacin y control de calidad se efecta en presencia de la persona que hace la entrega

h) La conformidad de la recepcin ser inscrita por el responsable de almacn en el rubro

a) Agrupar los bienes segn su tipo, perodo de vencimiento, dimensin, etc.

e) Si el almacn de abastecimiento no cuenta con los equipos o ambientes especiales para la

b. Copia de documento de ingreso (Orden de Compra-gua de Internamiento o Nota de Entrada a

c. Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional se codifican conforme al

Patrimonio Mobiliario del Sector Pblico aprobado por R.J. N 126-89-INAP/DNA.

Para el efecto se tomarn medidas a fin de evitar:

Proteccin al personal de almacn: se deben de contemplar todos los aspectos de proteccin

para casos de siniestros (incendios, terremotos, inundaciones), y de entrenamientos en el

Proceso tcnico de Abastecimiento, que consiste en un conjunto de actividades de naturaleza tcnico-

1. FORMULACIN DEL PEDIDO

a. Se emplea el formulario Pedido-Comprobante de Salida.

b. Se formulan en base a los respectivos cuadros de necesidades debidamente conciliados con

c. El rgano de abastecimiento establecer un calendario para la presentacin de pedidos de

e. La formulacin del Pedido-Comprobante de Salida corresponde a la unidad usuario y la

a. La autorizacin se otorgar para aquellos bienes que figuran en el respectivo Cuadro de

b. Se autorizar pedidos no programados slo en el caso que se deriven de situaciones de

c. Esta fase comprende lo siguiente:

Numeracin y registro del Pedido-Comprobante de Salida.

a. El responsable de almacn recibir los Pedidos-Comprobantes de Salida aprobados y

b. Retirar los bienes de su ubicacin y colocarlos en el lugar destinado para el despacho.

Despostillados, roturas o aplastamientos.

e. En el caso de bienes embalados se proceder al marcado, sellado, numerado, adems de otras