EL ARCHIVO COMO GESTOR DE LA MEMORIA SECUNDARIA

El objetivo de organizar y conservar adecuadamente los archivos adquiere toda su dimensio n ciudadana si asumimos
que estos centros colaboran muy directamente en la asuncio n, entre otros, de los valores de patrimonio pu blico,
memoria, identidad y conocimiento, los cuales, y no por casualidad, se asocian normalmente a las finalidades
irrenunciables del moderno concepto de cultura. Es evidente, por tanto, la implicacio n directa y decisiva de los
archivos en el fomento y difusio n de valores asumidos por la sociedad como fundamentales, de manera que entiendo
importante detenerse, aunque sea brevemente, en analizar cada uno de ellos.
Los archivos son patrimonio, a partir del momento en que el ser humano empieza a dejar constancia escrita en
soportes duraderos de todo aquello que entiende relevante para llevar a cabo su actividad poltica o econo mica, en
realidad no hace ma s que crear de manera esponta nea los archivos, aunque inicialmente con la voluntad ineqiivoca
de justificar sus derechos y propiedades y convertirlos en arsenales legitiniadores del poder. Con el tiempo, la lenta
sedimentacio n de la documentacio n generada propicio SU conservacio n en los archivos y la asuncio n de la necesidad
de conservarlos en tanto que patrimonio documental de cara cter histo rico, hecho que se ha visto refrendado por la
actitud de los Estados que han promovido en muchos casos una legislacio n especfica para SU defensa y proteccio n.
Los archivos son memoria, la percepcio n del archivo como depositario de la memoria es, probablemente, la
atribucio n ma s comu n e inmediata, ya que los polticos, gestores, e incluso buena parte de la ciudadana valoran la
funcio n de los archivos como elemento que garantizan la posibilidad de promover o en su caso recuperar la memoria
colectiva. Cabe tener en cuenta que los estudios historiografcos locales, regionales y nacionales se refieren
frecuentemente a la memoria con adjetivaiciones diferentes - histo rica, colectiva- o bien de manera ma s retorca -
memoria de la humanidad, tal como reza uno de los proyectos internacional ma s emblematicos de la Unesco, aunque
en el fondo subyace una filosofa comu n: la necesidad de construir el futuro sobre las las so lidas bases de un
conocimiento amplio y crtico del pasado.
DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO AL ARCHIVO HISTORICO
La transicio n de la archivstica ha sido un proceso lento y complicado. Ha pasado de unos postulados que le conferan
el monopolio del cuidado de los tesoros documentales o de los instrumentos jurdicos, de forma alternativa y
excluyente, a la asuncio n de su rol fundamental en las polticas de gestio n de la informacio n en la administracio n
pu blica y en las empresas. A partir de la de cada de los an os 80, la creciente sensibilizacio n de la Administracio n por
todo aquello que fuera encaminado a conseguir materializar los principios de eficiencia y eficacia ha conseguido que
haya una cambio de mentalidad, cambio que se refleja en la imposicio n lenta y gradual de una visio n integradora de
la archivstica.
Archivos administrativos: Segu n Manuel Va squez: los archivos administrativos son los ubicados en oficinas que
inician o reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles de archivadores de
documentos que tiene que permanecer cerca del usuario. Respetando el orden original de los documentos y
estableciendo series y el sistema clasificatorio determinado principalmente por el rector del sistema de archivos.
Archivo vigente, activo, que guarda con cara cter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de
las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos centrales, provinciales y
municipales. Al archivo administrativo tambie n se le llama archivo vivo. (Grupo Iberoamericano de tratamiento de
Archivos Administrativos. Hacia un diccionario de terminologa archivstica. p. 10.)
Funciones: - Organizacio n y puesta en servicio de la documentacio n administrativa, durante su periodo de ma xima
utilidad para la gestio n administrativa de las oficinas. - Asegurar la transferencia perio dica de los documentos que ya
no son de uso corriente por parte de las oficinas. - Facilitar y agilizar la ubicacio n de los documentos.
Organizacin: Se basa en el orden lo gico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se debe
realizar una serie de procesos y pasos te cnicos como: clasificacio n de las series documentales, cuadro de
clasificacio n, usar una codificacio n alfanume rica, establecer un orden cronolo gico de los documentos. Una buena
organizacio n regular la produccio n, circulacio n, uso y control de los documentos; su objetivo se enfoca en la creacio n,
mantenimiento, utilizacio n y disposicio n de los documentos de la institucio n, a lo largo de su ciclo vital de forma
eficiente.
Importancia: Su importancia radica, en que estos archivos son los responsables de depositar y almacenar los
documentos activos que esta n en tra mite, y controlar la masa documental generada por los organismos, por ello es
primordial establecerle a los documentos un destino, es decir, ordenarlo y clasificarlos bajos los principios
archivsticos, con el objeto de que estos documentos al pasar a ser inactivos puedan ser transferidos con un orden ya
establecidos al archivo intermedio. El Archivo Histo rico es el cu mulo de documentos con valor histo rico que una
nacio n atesora a trave s de instituciones especializadas con el fin de conservar su memoria cultural e histo rica,
tambie n se pueden conseguir varios conceptos, promulgados por algunas instituciones especialistas en el a rea, como
por ejemplo, la que brinda la Universidad de Almera en su portal, basada en la Ley 7/2011, sobre Archivos,
documentos y Patrimonio Documental de Andaluca y que dicta textualmente que el Archivo Histo rico es: El archivo
cuya funcin es la custodia y conservacin de los documentos calificados como de conservacin permanente.
De esta forma, aun cuando la definicio n de Archivo Histo rico este regida por las distintas legislaciones, por lo general
se concibe como el conjunto de documentos de una regio n o nacio n, que por su relevancia e importancia para esa
cultura, son signados a su almacenamiento y archivo permanente, a fin de que cualquier investigador o persona
pueda hacer uso y consulta de estos materiales. As se puede considerar entonces al Archivo Histo rico tambie n como
el resguardo de la memoria colectiva de una localidad o cultura. Otras definiciones: As mismo, por extensio n, la
denominacio n Archivo Histo rico se ha ampliado al lugar fsico o institucio n en donde se almacenan los documentos
con valor histo rico, cuya conservacio n ha sido determinada por las autoridades de un pas o regio n, as como el
funcionamiento, entidades, tareas y procedimientos a seguir. De esta forma, el Archivo Histo rico de una nacio n,
adema s de los documentos de este cara cter, es el sitio en donde se resguarda la Memoria documental e histo rica de
una nacio n. Funciones del Archivo Histrico: Con respecto a las distintas funciones o aportes que brindan la
existencia y funcionamiento de los Archivos Histo ricos de cada regio n o nacio n, los teo ricos tambie n han sen alado
entre ellas las siguientes: 1.- Servir de memoria colectiva a la nacio n, tanto en te rminos histo ricos, como jurdicos. En
el Archivo Histo rico se pueden consultar las diferentes leyes y reformas que ha vivido la legislacio n de una nacio n, a
fin de poder rastrear las evoluciones legales, en materia de Derechos y prohibiciones. 2.- Igualmente, sirve como
acervo cultural, a fin de poder resguardar y registrar aquellas informaciones y testimonios que den cuenta de la
Cultura de una regio n, y que le permita a los investigadores poder evaluar su evolucio n a lo largo de los an os. 3.- As
mismo, los Archivos Histo ricos son fuente importantsima para el estudio diacro nico de un Lengua, puesto que al
conservar cartas, declaraciones, notas de prensa, documentos legales, entre otros, le permiten al profesional de
Filologa poder hacer una investigacio n de co mo se hablaba en un momento determinado, en comparacio n al
momento en el que se encuentra realizando su exploracio n lingu stica. 4.- En este sentido, el Archivo Histo rico
brindara la posibilidad de ser un Centro de Informacio n constante para todos los miembros de la sociedad, sobre
todo para aquellos investigadores que encuentran en ellos una fuente documental y testimonial importante para
poder reconstruir la realidad cultural, legislativa, lingu stica, histo rica y poltica de un pas o regio n, de ah su ma xima
importancia a nivel social. 5.- Finalmente, un Archivo Histo rico tambie n puede erigirse como un centro de formacio n,
en donde los profesionales interesados en adquirir conocimientos sobre el manejo y conservacio n de documentos
tengan la oportunidad de aprender las distintas te cnicas, que les permitan sumarse a las filas de Archivistas del
man ana, en la tarea primordial de resguardar la historia de una nacio n.
Las edades de los documentos. En relacio n con el valor de los documentos, se establecen las tres edades de los
documentos, que son los tramos en que se estructura el ciclo vital de los documentos. Los perodos que abarque cada
edad deben ser establecidos para cada serie documental en particular, porque es caracterstica de cada documento.
Edad activa: Decimos que un documento esta en edad activa, es un documento activo, vivo, cuando es de plena
utilidad para la finalidad para la que fue producido, es decir, cuando tiene un valor administrativo pleno. El
documento forma parte de una tramitacio n en marcha, pero tambie n se mantiene en la edad activa cuando, una vez
concluida su tramitacio n, su consulta como antecedente administrativo es muy frecuente. Se conservan en los
archivos de gestio n. Edad semiactiva: La tramitacio n ha concluido, pero su consulta con fines administrativos es
todava relativamente frecuente, porque en cualquier momento puede ser requerida su consulta como antecedente
de otro procedimiento o porque todava tiene vigencia administrativa. Edad inactiva: Su consulta con fines
administrativos es muy infrecuente, consulta ndose casi exclusivamente con fines de investigacio n cientfica y te cnica.
La primera y la segunda edades se corresponden con un valor administrativo primario, aunque se va desarrollando
progresivamente un valor histo rico, que se incia desde el momento mismo de su creacio n y que se desarrollara
plenamente en la edad inactiva. Deben establecerse los tiempos de permanencia en cada etapa para cada serie.
Como vemos, las edades de los documentos no se fijan en funcio n del valor del documento, sino u nicamente de su
valor administrativo. La actividad o inactividad del documento esta n en relacio n a su valor primario. Un documento
en su edad inactiva puede ser consultado con mayor frecuencia que en su etapa activa, sera un documento ma s
activo desde el punto de vista de su valor histo rico, pero se le clasifica como inactivo, porque prevalece en e l su valor
secundario desde el punto de vista de su utilidad para el productor: es inactivo para la resolucio n de los asuntos, en
funcio n de su valor primario.

Valor administrativo: determinado por la vigencia administrativa y la

frecuencia de su consulta con fines administrativos
Valor legal: mientras el documento sirva de prueba ante los tribunales
Valor histrico: cuando su consulta so lo tiene una finalidad cultural ode
investigacio n

LA ARCHIVISTICA COMO DISCIPLINA

A pesar de que los archivos tienen orgenes muy remotos que se pueden confundir con los de la misma escritura, solo
en el siglo XIX y en el cuadro del historicismo y del positivismo la archivstica, como disciplina, se comenzo a afirmar
en una perspectiva de ciencia auxiliar de la historia. Esta perspectiva historicista y custodial adquirio nuevos
contornos cerca del cambio de siglo, gracias a la afirmacio n de la vertiente tecnicista que se desarrollo durante todo
el siglo XX, por efecto de factores sociales, econo micos y culturales derivados de la revolucio n tecnolo gica en curso.
En este caso se confronta el tradicional paradigma historicista, custodial y tecnicista de la archivstica con un nuevo
paradigma emergente, conocido como poscustodial, informacional y cientfico que entiende esta disciplina como un
saber aplicado del campo de la ciencia de la informacio n, y se presentan los fundamentos epistemolo gicos, teo ricos y
metodolo gicos del enfoque propuesto. La Archivstica es una disciplina relativamente moderna y, con el nombre de
Archivologa, nace en el siglo XIX como una te cnica emprica para arreglo y conservacio n de los archivos. Pero su
configuracio n como disciplina independiente y su consideracio n como ciencia auxiliar de la Historia es bastante
reciente. El despegue de la Archivstica moderna tiene mucho que ver con la difusio n del Manual de los archiveros
holandeses Muller, Feith y Fruin, editado en 1898 y traducido por Arthur J. Leavitt en 1940: Manual for the
arrangement and description of Archives y yuelto a traducir despue s a varios idiomas. Su desarrollo se ha establecido,
como tantasotras, sobre la observacio n basada en la experiencia. que ha desembocado en la fijacio n de unos
principios esenciales que, a su vez, han determinado esa metodologa y ese lenguaje propios que la identifican y-la
distinguen de otras ciencias o disciplinas afines, al quedar hoy integrada dentro del conjunto de Ciencias de la
Documentacio n e Informacio n. El cara cter pra ctico de la Archivstica -bastante anterior a la existencia de la ciencia-
es muy acusado, hasta el punto de que muchos se inclinan, en el momento de su nacimiento, por considerarla una
te cnica experimental, viniendo muy tarde, en cambio, la elaboracio n de principios que, au n hoy, por lo que respecta a
determinadas cuestiones y, sobre todo, por lo que afecta a la terminologa existen diversidad de criterios que impiden
quiza su aceptacio n generalizada como ciencia.