IMPORTANCIA DEL ARCHIVO FISICO

Son aquellos que en forma permanente van almacenar informacin en el disco.

Cada archivo fsico contiene nicamente un formato de registro de longitud fija.

Puede tener una va de acceso en secuencia por claves para presentar los datos
en una secuencia distinta del orden en que se aadieron los registros

Custodia y administracin de archivos fsicos inactivos y activos manteniendo la

confidencialidad y disponibilidad de la informacin.

El proceso consiste en la recepcin, codificacin, elaboracin de base de datos,

almacenamiento, administracin y transporte los archivos fsicos.

Contamos con bodegas dotadas con los elementos y sistemas necesarios para
cumplir con requisitos de conservacin y garantizar su seguridad.

La proteccin y preservacin del patrimonio documental, bibliogrfico y

hemerogrfico implican, entre otros, dos grandes aspectos: su control fsico y su
control intelectual. Por un lado, es menester procurar las condiciones bsicas que
permitan la conservacin de los soportes originales de la informacin; por otro, es
preciso contar con instrumentos de consulta que permitan recuperar en forma
oportuna y eficaz dicha informacin.

Son aquellos que en forma permanente van almacenar informacin en forma

fsica. Cada archivo fsico contiene nicamente un formato de registro fijo. Puede
tener una va de acceso en secuencia por claves para presentar de una forma mas
eficiente los documentos segn el orden en que se aadieron los registros.
Custodia y administracin de archivos fsicos inactivos y activos manteniendo la
confidencialidad y disponibilidad de la informacin. El proceso consiste en la
recepcin, codificacin, elaboracin de base de datos, almacenamiento,
administracin y transporte los archivos fsicos.

USO EN EL TRABAJO

Recogen documentos recin entregados en la entidad o de consulta

frecuente.
Contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse
realizado sobre ellos el trabajo concreto.
Recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y
funcional, conservan valor histrico, poltico, o documental.
 FASES DE ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS

INSPECCIONAR

Consiste en ver si la correspondencia esta lista para ir al archivo o si tiene otra

indicacin.

CLASIFICAR:

Es Determinar Bajo Que Titulo Va A Ser Archivado El Documento, Osea Elegir Por
Empresa, Persona O Asunto.

DISTIBUIR

Consiste en realizar un arreglo alfabetico preliminar en una bandeja distribuidora.

Es importante este paso por no abrir varias veces un mismo cajn.

ARCHIVAR

Ponerle una marca o cdigo al nombre que se elegido en el paso anterior.

 CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVO ALFABETICO

Este sistema de Archivo, la documentacin correspondiente a cada asunto, se

agrupa alrededor de los nombres de las personas fsicas o morales cuyos
nombres son, en este caso, el factor o elemento preponderante. De tal manera,
cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas
fsicas o morales. Estos expedientes se ordenan entonces por riguroso orden
alfabtico de arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden alfabtico se contrae
a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas de dos o mas palabras:
terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla la segunda y despus la
tercera.

ARCHIVO NUMERICO

El sistema de archivo numrico es uno de los mtodos ms recomendables a la

hora de archivar los documentos, si los corresponsales son numricos y es
semejante la forma de archivar, en este caso es ms difcil mantener el orden
numrico, este sistemas se ordena segn su nmero este nuero es asignado por
los corresponsales este sistema tiene diferentes usos en las oficinas.

Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que

consultar un tarjetero y determinar el cdigo o numero asignado para este
documento o expediente, para mejorar y aumentar la eficacia del sistema
numrico, es necesario establecer patrones numricos, los cuales facilitaran la
localizacin y identificacin del caso o asunto.
VENTAJAS

El sistema numrico posee varias ventajas como lo son

La confidencialidad, rpida identificacin de la secuencia, expansin limitada,

usos mltiples del tarjetero ndice del sistema, las referencias no recargan el
archivo principal, nmeros que identifican a los corresponsales, los patrones
numricos facilitan la identificacin de datos, el uso de los nmeros reduce el
ancho del rotulo, los nmeros son identificados particular.

Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los dems los
sistemas de organizacin del archivo numrico

ARCHIVO ALFABETICO
GUIAS

Son las que se establecen entorno al origen etimolgico de la palabra gua, sin
embargo, una de las ms slidas y aceptadas es que dicho trmino proviene en
concreto del gtico vitan que puede traducirse como vigilar u observar.

Una gua es algo que tutela, rige u orienta. A partir de esta definicin, el trmino
puede hacer referencia a mltiples significados de acuerdo al contexto. Una gua
puede ser el documento que incluye los principios o procedimientos para encauzar
una cosa o el listado con informaciones que se refieren a un asunto especfico.

SUBGUIA

Son piezas de cartulina resistente en forma idntica alas anterior, general mente
de un tamao de pestaa mas pequeo y de color distinto alas guias que utilizan
junto con ellas, su propsito es establecer subdiviciones dentro del concepto
general enunciado por las guias.
CARPETAS

Una carpeta o flder es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger papeles
sueltos.

Las carpetas de archivo consisten en generalmente una lmina de cartn gruesa

doblada por la mitad alcanzando una superficie superior a la de un papel DIN A4.
Los documentos se guardan en su interior agrupados por temticas comunes. Se
utilizan a menudo en combinacin con un archivador para su almacenaje. Las
carpetas generalmente se etiquetan para identificar el material que se encuentra
en su interior. Las carpetas se pueden etiquetar directamente en la lengeta con
un bolgrafo o un lpiz. Otros escriben en las etiquetas adhesivas que se ponen en
las lengetas. Hay tambin los marcadores electrnicos que se pueden utilizar
para hacer las etiquetas.

Las carpetas se pueden hacer de plstico o de papel. Cuando se utiliza el papel,

es preferible que est hecho de la celulosa de fibra larga, como papel Kraft o papel
de Manila.
TARJETA

Es una pieza rectangular de cartn o plstico, entre otros materiales posibles, que
muestra alguna inscripcin, logo, o una combinacin de ambos para representar a
una persona fsica o empresa. Como se detallar a continuacin, existen diversos
tipos de tarjetas, y no todas ellas tienen un uso corporativo.

HOJAS DE CONTROL CRUZADO Y TARJETERO

Sirve para reunir y clasificar las informaciones segn determinadas categoras,

mediante la anotacin y registro de sus frecuencias bajo la forma de datos. Una
vez que se ha establecido el fenmeno que se requiere estudiar e identificadas las
categoras que las caracterizan, se registran estas en una hoja, indicando la
frecuencia de observacin. Lo esencial de los datos es que el propsito este claro
y que los datos reflejen la verdad. Estas hojas de recopilacin tienen muchas
funciones, pero la principal es hacer fcil la recopilacin de datos y realizarla de
forma que puedan ser usadas fcilmente y analizarlos automticamente.