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Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 1 de 20
INDICE
1. OBJETIVO ____________________________________________________________________________ 2
2. ALCANCE _____________________________________________________________________________ 2
3. REFERENCIAS _________________________________________________________________________ 2
4. DEFINICIONES _________________________________________________________________________ 3
5. DISPOSICIONES GENERALES ____________________________________________________________ 4
6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES _________________________________________________________ 6
6.1 Descripcin de actividades: Manual de Calidad ______________________________________________ 6
6.2 Descripcin de Actividades: Procedimientos Transversales ___________________________________ 8
6.3 Descripcin de Actividades Procedimiento Transversal / Construccin de Perfiles por Competencia 10
6.4 Descripcin de Actividades Procedimientos Operativos y de Soporte Institucional _______________ 12
7. TABLA DE CONTROL DE REGISTROS ____________________________________________________ 13
8. ANEXOS _____________________________________________________________________________ 14
8.1 Estructura de la documentacin. _________________________________________________________ 14
8.1.1 Cartula y contenido. __________________________________________________________________ 14
8.1.2 Formato _____________________________________________________________________________ 15
8.1.3 Codificacin de los documentos _________________________________________________________ 15
8.2 Versiones de los documentos ___________________________________________________________ 16
8.3 Listado Maestro de Documentos Internos _________________________________________________ 16
8.4 Listado Maestro de documentos Externos ________________________________________________ 16
8.5 Tabla de control de cambios (Formato) ___________________________________________________ 17
9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS ______________________________________________________ 17
1. OBJETIVO
Asegurar el adecuado control y disponibilidad de los documentos requeridos por el Sistema de Gestin de
la Calidad (SGC) a travs de una metodologa para la generacin, actualizacin, revisin, aprobacin,
distribucin y control de los documentos, tanto internos y/o externos de la Direccin del Trabajo.
2. ALCANCE
La documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de la Direccin del Trabajo incluye Manual de
Calidad, Procedimientos Transversales, Procedimientos, Operativos, Procedimientos de Soporte
Institucional, Fichas de Procesos, Instrucciones de Trabajo, Orientaciones Adicionales y los Planes de
Calidad.
3. REFERENCIAS
4. DEFINICIONES
5. DISPOSICIONES GENERALES
N DISPOSICION
Para el Manual de Calidad y los Procedimientos Transversales (PRT), su preparacin corresponde al
Representante de la Direccin a excepcin de los PR-CPC-16 que pertenece a la Unidad de Desarrollo
1 Organizacional del Departamento de Recursos Humanos. La revisin y aprobacin de los Procedimientos
Transversales corresponde y al Representante de la Direccin, slo en el caso del Manual de Calidad la
aprobacin estar a cargo de la Alta Direccin.
Todos los funcionarios bajo el alcance del SGC que elaboren un documento, deben ceirse al presente
Procedimiento Control de Documentos, y Formatos, que se encuentran publicados en el Banner ISO, junto a
este Procedimiento bajo el titulo Registros o Productos Asociados: Instructivo de Trabajo para la Confeccin
de Procedimientos (Versin 7), Formato para Confeccin de Procedimientos Documentados, Formato Ficha de
3 Proceso, Formato Listado Maestro de Documentos Externos (LME) y Lista de Verificacin (Versin 7).
Se debern destacar con letra cursiva en los documentos controlados, las modificaciones de los textos con
respecto a su versin anterior.
Toda publicacin de fragmentos de documentos controlados, deben incorporar fecha de vigencia, versin y
cdigo de Procedimiento o Proceso citado, segn corresponda.
La Direccin del Trabajo utiliza como medio de difusin oficial y vigente de la documentacin del SGC, la
Intranet. La documentacin se debe publicar en formato digital, con timbre de agua impresin no controlada y
sin las respectivas firmas y timbres, es para todos los efectos la versin vigente en la medida que esta sea leda
mediante este canal (intranet), ya que corresponde fidedignamente a la documentacin oficial que se mantiene
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en papel y firmada, en el sistema de archivos del SGC.
Cualquier documento del SGC que sea impreso desde la Intranet automticamente se considerar un
documento no controlado y no oficial.
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N DISPOSICION
La construccin y actualizacin del Listado Maestro Interno (LMI) corresponder Analista de Gestin
(Encargada(o) PR-CD-01 Y PR-CR-02, sta se dispondr para su difusin en la Intranet de la Direccin del
Trabajo.
La elaboracin, actualizacin del Listado Maestro Externo (LME), corresponder a los Encargados o
5 responsables, del proceso o procedimiento. La documentacin externa, fsica es administrada en los Libros de
Registros de las Unidades a cargo de los procesos o procedimientos transversales.
Analista de Gestin (Encargada(o) del PR-CD-01 y PR-CR-02),utilizar el correo electrnico para dar a conocer
a los Jefes de los procesos vinculados al SGC, sobre las actualizaciones en los Listados Maestros y ellos a su
vez debern comunicarlo a sus funcionarios(as)
Todos los procedimientos documentados del SGC debern ser legibles y ceirse al punto 8.1.1 Cartula y
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contenido, de ste documento.
Cada Procedimiento, Ficha de Proceso, Instruccin de Trabajo, Orientaciones Adicionales, y Plan de Calidad,
sern elaborados, y/o actualizados, por el Encargado de Proceso o Procedimiento, revisados, aprobados por la
jefatura directa, y revisada adecuacin por el Representante de la Direccin (a excepcin de Instrucciones de
Trabajo y Orientaciones Adicionales, que sern revisadas y aprobadas por la jefatura del proceso ) y
controlada su disposicin por el Procedimiento Control de Documentos.
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Toda Instruccin de Trabajo, Ficha de Proceso, Orientaciones Adicionales y Planes de la Calidad debern
ceirse a los Formatos establecidos en ste documento, en el punto 8.1.3 e identificar preparacin, revisin y
aprobacin.
Cada proceso o procedimiento transversal que genere estos documentos, debe mantener un listado
actualizado y sealar su disposicin, para cuando sea requerido.
La elaboracin de los Documentos del SGC deben seguir el formato sealado en el punto 8.1.1 con la salvedad
que por expresa solicitud del cliente se requiera otro formato y que sea necesario para validacin del Proceso,
9 se puede solicitar al Representante de la Direccin la adecuacin del formato, sin eliminar contenidos bsicos y
mnimos sealados para cartula y contenidos.
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6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Manual de
Chequea el documento, en caso que no exista conformidad, solicita al Representante Calidad con
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Analista de Gestin (Encargada(o) de MC efectuar las adecuaciones que de la Direccin adecuacione
se estimen convenientes, para su posterior adecuacin y firma. s a incorporar
Recepcin y revisin del Manual de Calidad, por parte de la Alta Direccin, Libro de
5 en caso de no existir conformidad, devuelve al Representante de la Alta Direccin Corresponde
Direccin, documento con observaciones, para su correccin. ncia
Manual de
Si existe conformidad con la actualizacin del Manual de Calidad, procede
Calidad
6 a firmar y timbrar la cartula del mencionado documento, dejando as Alta Direccin
aprobado y
registro de su aprobacin y revisin.
firmado
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Cuando corresponda el reemplazo del procedimiento, por una
versin actualizada, se proceder al retiro del documento Analista de Gestin a Archivo
obsoleto. Una vez recibidos dichos documentos, se marcan (Encargada(o) del PR- Documentos
con un timbre distintivo y son archivados en carpeta de CD-01 y PR-CR-02) Vigentes y
documentos obsoletos. Slo, en el caso de las copias Obsoletos
controladas, conserva la cartula y el resto lo destruye.
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Una vez realizadas las adecuaciones por parte de la UDO, Analista Gestin Correo
4 Representante de la Direccin entrega a Analista Gestin (Encargada (O)PR-CD-- Lista de
(Encargada (O)PR-CD--01 y PR-CR-02 para la revisin de 01 y PR-CR-02) Verificacin
forma, mediante la aplicacin del Listado de Verificacin
Correo
Representante de la electrnico o
De no haber conformidad en la revisin del documento, se
Direccin pase
devuelve a la UDO, para que se incorporen las correcciones o
Procedimiento
5 incorporen modificaciones, solicitando efectuar las
Encargado/a de con
adecuaciones pertinentes.
Procedimiento UDO correcciones o
cambios a
incorporar
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N Registros
1 Pase
2 Correo Electrnico
3 Lista de Verificacin
4 Libro de Correspondencia
5 Procedimiento elaborado, modificado, o actualizado y anexos
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8. ANEXOS
Los procedimientos documentados generados por el SGC deben obedecer la siguiente estructura:
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1. Objetivo (para que trabajar con el procedimiento/proceso).
2. Alcance (donde, a que aplica el procedimiento/proceso).
3. Referencias (con que documento(s) se relaciona este procedimiento/proceso).
4. Definiciones.
5. Disposiciones generales (condiciones a considerar)
6. Requisitos del Producto (Se define el producto que esta en la ficha de proceso y se
relacionan con los requisitos de los clientes. Este punto slo lo definen los Procedimientpos
Operativos y de Soporte Institucional.
7. Descripcin de actividades (primero diagrama de flujo, si corresponde, en cualquier
software disponible para estos efectos y luego explicacin de cada una de las actividades)
8. Tabla de Control de Registros
9. Anexos
10. Tabla de control de cambios
Preparado por: Revisado por: (Jefe(a) Unidad o Encargado/a Aprobado por:
Cargo /firma/timbre (en el del Proceso /Procedimiento Cargo/firma/timbre
caso que corresponda) Cargo /firma/timbre
Otros documentos generados por el SGC, que no puedan ceirse al formato ya sealado, lo adecuarn
manteniendo contenidos mnimos a saber: Identificacin, Objetivo, Alcance, Actividades, Control de registros
y Control de Cambios. De ser pertinentes, se deben incorporar los Anexos, Referencias, las Disposiciones
Generales, y las Definiciones.
8.1.2 Formato
El formato tipo estar a disposicin de todos los usuarios de Intranet de la Direccin del Trabajo mediante
plantilla Word, la que contendr automticamente los siguientes atributos:
Manual de Calidad MC
Poltica de Calidad PC
Procedimientos PR : Procedimiento.
PR-XXX-YY XXX : Sigla del Procedimiento y/o proceso.
YY : Correlativo.
Instrucciones de XXX : Procedimiento al cual pertenece (ej.: AIC, CDetc.), en el caso que sea
Trabajo una instruccin no relacionada con los procedimientos que administra se debe
XX-IT-YY colocar la sigla del Procesoetc.)
IT : Instruccin de Trabajo
YY : Correlativo.
Ficha de Proceso XXX : Procedimiento.
XXX-FP-YY FP : Sigla del Procedimiento y/o proceso.
YY : Correlativo del o los procedimientos
Orientaciones XXX : Procedimiento al cual pertenece (ej.: AIC, CDetc.), en el caso que sea
adicionales una instruccin no relacionada con los procedimientos que administra se debe
XXX-OA-YY colocar la sigla del Procesoetc.)
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OA : Orientacin Adicional
YY : Correlativo.
Plan de la Calidad XXX : Sigla del Proceso/Procedimiento
XX-PDA-YY PDA : Plan de Calidad
YY : Correlativo.
Documentos Administracin de acuerdo a procedimientos establecidos de la Direccin del
externos Trabajo.
Ejemplo:
Fecha
Cdigo Ttulo Documento Versin Estado Autor Ubicacin
de vigencia
INTRANET
Depto. De
Procedimiento CARPETA
PR-MED-43 Relaciones
Mediacin Procedimiento
Laborales
Mediacin
Dnde se Fecha de
Cdigo Ttulo Documento Autor
encuentra vigencia
Se debe conservar la ltima actualizacin en la tabla del documento y seguir la siguiente tabla para el
control de cambio:
Persona que
Versin tem Aspecto cambiado Razones solicit
el cambio
Persona que
Versin tem Aspecto cambiado Razones solicit
el cambio
Persona que
Versin tem Aspecto cambiado Razones solicit
el cambio
6.1 Representante
19 Mejora, redaccin amplindola y Para aclarar inicio de la actividad
N1 de le Direccin
elimina Registro.
6.1 Representante
19 Incorpora palabra ejecuta y Complementa redaccin
N2 de le Direccin
elimina Registro
6.1 Representante
19 Sintetiza redaccin y modifica Mejorar comprensin
N3 de le Direccin
Registro
Persona que
Versin tem Aspecto cambiado Razones solicit
el cambio
6.1 Representante
19 Refunden ambas actividades, Sintetizar y simplificar actividad.
N8-9 de le Direccin
simplificando el texto.
Persona que
Versin tem Aspecto cambiado Razones solicit
el cambio
7 Representante
19 Modifica nombre de registro Por ser ms genrico
N4 de le Direccin