You are on page 1of 20

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001

Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 1 de 20

INDICE

1. OBJETIVO ____________________________________________________________________________ 2
2. ALCANCE _____________________________________________________________________________ 2
3. REFERENCIAS _________________________________________________________________________ 2
4. DEFINICIONES _________________________________________________________________________ 3
5. DISPOSICIONES GENERALES ____________________________________________________________ 4
6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES _________________________________________________________ 6
6.1 Descripcin de actividades: Manual de Calidad ______________________________________________ 6
6.2 Descripcin de Actividades: Procedimientos Transversales ___________________________________ 8
6.3 Descripcin de Actividades Procedimiento Transversal / Construccin de Perfiles por Competencia 10
6.4 Descripcin de Actividades Procedimientos Operativos y de Soporte Institucional _______________ 12
7. TABLA DE CONTROL DE REGISTROS ____________________________________________________ 13
8. ANEXOS _____________________________________________________________________________ 14
8.1 Estructura de la documentacin. _________________________________________________________ 14
8.1.1 Cartula y contenido. __________________________________________________________________ 14
8.1.2 Formato _____________________________________________________________________________ 15
8.1.3 Codificacin de los documentos _________________________________________________________ 15
8.2 Versiones de los documentos ___________________________________________________________ 16
8.3 Listado Maestro de Documentos Internos _________________________________________________ 16
8.4 Listado Maestro de documentos Externos ________________________________________________ 16
8.5 Tabla de control de cambios (Formato) ___________________________________________________ 17
9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS ______________________________________________________ 17

Preparado por Revisada Adecuacin por: Aprobado por:


Analista de Gestin
Representante de la Direccin Representante de la Direccin
(Encargada(o)PR-CD-01 y PR-CD-
02)
Firma Firma
Firma
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 2 de 20

1. OBJETIVO

Asegurar el adecuado control y disponibilidad de los documentos requeridos por el Sistema de Gestin de
la Calidad (SGC) a travs de una metodologa para la generacin, actualizacin, revisin, aprobacin,
distribucin y control de los documentos, tanto internos y/o externos de la Direccin del Trabajo.

2. ALCANCE

La documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de la Direccin del Trabajo incluye Manual de
Calidad, Procedimientos Transversales, Procedimientos, Operativos, Procedimientos de Soporte
Institucional, Fichas de Procesos, Instrucciones de Trabajo, Orientaciones Adicionales y los Planes de
Calidad.

3. REFERENCIAS

Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9000


Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos NCH-ISO 9001
Manual de Calidad de la Direccin del Trabajo.
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 3 de 20

4. DEFINICIONES

N Trmino Definicin Abreviacin


Documento Es un documento que pertenece al Sistema de Gestin de Calidad
1 DC
controlado que cumple el punto 4.2.3 de la norma.
Documento
2 Documento digital que ingresa va correo electrnico y/o web.
electrnico
Son aquellos generados fuera del SGC, pero que son necesarios
3 Documento externo y/u obligatorios para la operacin de procesos operativos que DE
forman parte del mismo.
Encargado/a del Persona responsable del Proceso que habitualmente corresponde
4
Proceso a una jefatura de Unidad o Departamento.
Listado Maestro de Es un listado en el que se encuentran los documentos internos
5 LMI
Documentos Internos controlados del SGC (ver anexo 8.3).
Listado Maestro de
Es un listado en el que se encuentran los documentos externos
6 Documentos LME
controlados del SGC (ver anexo 8.4).
Externos
Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de
7 Manual de Calidad MC
una organizacin (3.7.4: ISO 9000).
Documentos utilizados por el SGC para describir su operacin. Los
Procedimientos
8 procedimientos responden a las preguntas: qu, quin, con qu, PR
Documentados
cundo y dnde realizar algo.
Procedimiento
9 Son aquellos procedimientos propios de cada Proceso. PRO
Operativo
Son aquellos procesos vinculados a la Norma y que permiten dar
Procedimientos de
10 apoyo a las lneas operativas para la provisin de bienes y PSI
Soporte Institucional
servicios a los clientes
Son aquellos procedimientos exigidos por la Norma ISO 9001 o bien
Procedimiento
11 que el SGC ha definido como aplicables al conjunto del Sistema de PRT
Transversal
Gestin de la Calidad.
Instruccin de Descripcin detallada de cmo realizar y registrar las tareas.
12 IT
Trabajo (10013)
Gua especifica de actividades para el desarrollo de un
Orientaciones
13 Procedimiento a fin de dar conformidad a lo establecido en la OA
Adicionales
Norma 9001
Documento que entrega una visin global de los componentes que
14 Ficha de Proceso interactan en cada proceso, los cuales transforman elementos de FP
entrada en resultados.
Documento que especfica qu procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben
15 Plan de Calidad PDC
aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especfico
(3.7.5: ISO 9000)
Sistema de Sistema de gestin para dirigir y controlar los procesos con criterios
16 SGC
Gestin de la de calidad que se encuentran bajo el alcance de la certificacin
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 4 de 20

Calidad externa tanto a nivel central como a nivel regional.

Unidad que trabaja en la identificacin, evaluacin(a) y desarrollo de perfil


Unidad de Desarrollo de competencias a funcionarios/as del Servicio.
17 UDO
Organizacional

5. DISPOSICIONES GENERALES

N DISPOSICION
Para el Manual de Calidad y los Procedimientos Transversales (PRT), su preparacin corresponde al
Representante de la Direccin a excepcin de los PR-CPC-16 que pertenece a la Unidad de Desarrollo
1 Organizacional del Departamento de Recursos Humanos. La revisin y aprobacin de los Procedimientos
Transversales corresponde y al Representante de la Direccin, slo en el caso del Manual de Calidad la
aprobacin estar a cargo de la Alta Direccin.

La preparacin de los Procedimientos Operativos (PRO) y Procedimientos de Soporte Institucional (PSI),


corresponder a la Unidad a cargo del Proceso, y la revisin se comparte entre el la Jefatura de Unidad
2 encargada del Proceso y Analista de Gestin (Encargada(o)PR-CD-01 y PR-CR-02)
Respecto a la adecuacin de los requerimientos del SGC, sta ltima es responsabilidad del Representante de
la Direccin La aprobacin corresponder al Jefe de Departamento donde radiquen los respectivos procesos.

Todos los funcionarios bajo el alcance del SGC que elaboren un documento, deben ceirse al presente
Procedimiento Control de Documentos, y Formatos, que se encuentran publicados en el Banner ISO, junto a
este Procedimiento bajo el titulo Registros o Productos Asociados: Instructivo de Trabajo para la Confeccin
de Procedimientos (Versin 7), Formato para Confeccin de Procedimientos Documentados, Formato Ficha de
3 Proceso, Formato Listado Maestro de Documentos Externos (LME) y Lista de Verificacin (Versin 7).
Se debern destacar con letra cursiva en los documentos controlados, las modificaciones de los textos con
respecto a su versin anterior.
Toda publicacin de fragmentos de documentos controlados, deben incorporar fecha de vigencia, versin y
cdigo de Procedimiento o Proceso citado, segn corresponda.
La Direccin del Trabajo utiliza como medio de difusin oficial y vigente de la documentacin del SGC, la
Intranet. La documentacin se debe publicar en formato digital, con timbre de agua impresin no controlada y
sin las respectivas firmas y timbres, es para todos los efectos la versin vigente en la medida que esta sea leda
mediante este canal (intranet), ya que corresponde fidedignamente a la documentacin oficial que se mantiene
4
en papel y firmada, en el sistema de archivos del SGC.
Cualquier documento del SGC que sea impreso desde la Intranet automticamente se considerar un
documento no controlado y no oficial.
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 5 de 20

N DISPOSICION
La construccin y actualizacin del Listado Maestro Interno (LMI) corresponder Analista de Gestin
(Encargada(o) PR-CD-01 Y PR-CR-02, sta se dispondr para su difusin en la Intranet de la Direccin del
Trabajo.
La elaboracin, actualizacin del Listado Maestro Externo (LME), corresponder a los Encargados o
5 responsables, del proceso o procedimiento. La documentacin externa, fsica es administrada en los Libros de
Registros de las Unidades a cargo de los procesos o procedimientos transversales.
Analista de Gestin (Encargada(o) del PR-CD-01 y PR-CR-02),utilizar el correo electrnico para dar a conocer
a los Jefes de los procesos vinculados al SGC, sobre las actualizaciones en los Listados Maestros y ellos a su
vez debern comunicarlo a sus funcionarios(as)

El archivo de los documentos controlados y obsoletos sera de responsabilidad de la Unidad de Desarrollo y


Procesos del Departamento de Gestin y Desarrollo. El tiempo de conservacin mnimo de la documentacin
6 obsoleta se establece en 5 aos para los documentos originales, y en el caso de las copias controladas se
conserva solamente la cartula. Toda solicitud de copia controlada se debe realizar formalmente, al igual que la
devolucin de las copias obsoletas. La eliminacin de un procedimiento se tratar como documentacin obsoleta.

Todos los procedimientos documentados del SGC debern ser legibles y ceirse al punto 8.1.1 Cartula y
7
contenido, de ste documento.

Cada Procedimiento, Ficha de Proceso, Instruccin de Trabajo, Orientaciones Adicionales, y Plan de Calidad,
sern elaborados, y/o actualizados, por el Encargado de Proceso o Procedimiento, revisados, aprobados por la
jefatura directa, y revisada adecuacin por el Representante de la Direccin (a excepcin de Instrucciones de
Trabajo y Orientaciones Adicionales, que sern revisadas y aprobadas por la jefatura del proceso ) y
controlada su disposicin por el Procedimiento Control de Documentos.
8
Toda Instruccin de Trabajo, Ficha de Proceso, Orientaciones Adicionales y Planes de la Calidad debern
ceirse a los Formatos establecidos en ste documento, en el punto 8.1.3 e identificar preparacin, revisin y
aprobacin.
Cada proceso o procedimiento transversal que genere estos documentos, debe mantener un listado
actualizado y sealar su disposicin, para cuando sea requerido.

La elaboracin de los Documentos del SGC deben seguir el formato sealado en el punto 8.1.1 con la salvedad
que por expresa solicitud del cliente se requiera otro formato y que sea necesario para validacin del Proceso,
9 se puede solicitar al Representante de la Direccin la adecuacin del formato, sin eliminar contenidos bsicos y
mnimos sealados para cartula y contenidos.
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 6 de 20

6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

6.1 Descripcin de actividades: Manual de Calidad

N Actividad Manual de Calidad Responsable Registro


Inicio del procedimiento, con la solicitud verbal del Representante de la
Representante
1 Direccin al Analista de Gestin (Encargada(o) del Procedimiento),
de la Direccin
actualizacin o modificaciones al Manual de Calidad.
Prepara actualizacin y/o ejecuta modificacin solicitada al Manual de Analista de
2 Calidad, se entrega en forma manual para revisin, al Representante de Gestin(Encarga
la Direccin. da(o)MC)

Manual de
Chequea el documento, en caso que no exista conformidad, solicita al Representante Calidad con
3
Analista de Gestin (Encargada(o) de MC efectuar las adecuaciones que de la Direccin adecuacione
se estimen convenientes, para su posterior adecuacin y firma. s a incorporar

Manual de Calidad con adecuaciones incorporadas y aprobadas por el


Libro de
Representante de la Direccin, se enva a la Alta Direccin, mediante Libro Representante
Corresponde
4 de Correspondencia , previa firma y timbre en caratula del documento por de la Direccin
ncia con
los responsables de la adecuacin (Analista de Gestin, Encargada(o) de
Manual
MC ) y Representante de la Direccin)

Recepcin y revisin del Manual de Calidad, por parte de la Alta Direccin, Libro de
5 en caso de no existir conformidad, devuelve al Representante de la Alta Direccin Corresponde
Direccin, documento con observaciones, para su correccin. ncia

Manual de
Si existe conformidad con la actualizacin del Manual de Calidad, procede
Calidad
6 a firmar y timbrar la cartula del mencionado documento, dejando as Alta Direccin
aprobado y
registro de su aprobacin y revisin.
firmado
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 7 de 20

N Actividad Manual de Calidad Responsable Registro

Solicita al Analista de Gestin (Encargada(o) PR-CD-01 y PR-CR-02), que Representante


LMI
proceda al archivo de ste en documentos controlados y reemplace, por la de la Direccin/
Publicado
versin actualizada, publicndose en la Intranet del Servicio el Manual de Analista de
Banner ISO
Calidad actualizado, con la marca de agua impresin no controlada, en Gestin
7 Calidad
versin PDF, comunique y publique el LMI. (Encargada(o)
La versin anterior, se marca con un timbre distintivo y archiva en carpeta PR-CD-01 y -PR
Archivo
de documentos obsoletos. Slo en el caso de las copias controladas CR-02)
Documentos
conserva la caratula y el resto lo destruye
Vigentes y
Obsoletos
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 8 de 20

6.2 Descripcin de Actividades: Procedimientos Transversales

N Actividad Procedimientos Transversales Responsable Registro

Esta descripcin ser aplicable a los procedimientos


transversales siguientes:
PR-CD-O1 /Control de Documentos;
Representante de la
PR-CR-02/ Control de Registros;
1 Direccin
PR-RD-03/ Revisin por la Direccin;
PR- AIC-04/ Auditora Interna;
PR-PNC-05/Producto No Conforme
PR- ACP-06/Acciones Correctivas y Preventivas

Inicio del procedimiento, con la solicitud verbal del


Representante de la Direccin, al Analista de Gestin
(Encargada(o) del Procedimiento), para que elabore, actualice
o modifique cualquiera de los procedimientos anteriormente
sealado, considerando al menos los siguientes puntos :
1. Conformidad con requisitos de la Norma ISO 9001 Representante de la
2
2. Conformidad con requisitos establecidos en Direccin
documento Control de Documentos.
3. Conformidad con formato corporativo establecido por
la institucin.
4. No existan contradicciones con otros documentos del
SGC.

Elabora, actualiza o modifica el procedimiento, segn Analista de. Gestin Procedimiento


3 requerimiento Representante de la Direccin, (Encargada(o) del
Lista de
Aplica Lista de Verificacin Verificacin
Procedimiento),
.

Representante de la Direccin, revisa y en caso de requerir


modificaciones o efectuar observaciones, el documento es
devuelto al Analista de. Gestin (Encargada(o) del Procedimiento
Procedimiento) para incorporar los cambios. Representante de la con correcciones/
4
Direccin Procedimiento
De no existir observaciones ni solicitud de cambios, el Aprobado
Representante de la Direccin procede a firmar y timbrar en la
cartula del documento, dando as aprobacin al procedimiento
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 9 de 20

N Actividad Procedimientos Transversales Responsable Registro


5
Se enva la nueva versin a la Analista de Gestin
Representante de la
(Encargada(o) del PR-CD-01 y PR-CR-02.), para que proceda LMI y LMR
Direccin
al archivo y reemplazo por la versin actualizada, publicndose Publicado
Analista de Gestin a
en la Intranet del Servicio, con la marca de agua impresin no Banner ISO
(Encargada(o) del PR-
controlada, en archivo PDF, comunique, publique el LMI y Calidad
CD-01 y PR-CR-02)
LMR

6
Cuando corresponda el reemplazo del procedimiento, por una
versin actualizada, se proceder al retiro del documento Analista de Gestin a Archivo
obsoleto. Una vez recibidos dichos documentos, se marcan (Encargada(o) del PR- Documentos
con un timbre distintivo y son archivados en carpeta de CD-01 y PR-CR-02) Vigentes y
documentos obsoletos. Slo, en el caso de las copias Obsoletos
controladas, conserva la cartula y el resto lo destruye.
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 10 de 20

6.3 Descripcin de Actividades Procedimiento Transversal / Construccin de Perfiles por


Competencia

N Descripcin RESPONSABLE REGISTRO


Esta descripcin ser aplicable al procedimiento transversal
Encargado/a de
PR-CPC-16 Procedimiento Construccin de Perfil por
Procedimiento de la
1 competencias, al cual le son aplicables las actividades
UDO
descritas en el nmero 6.4 Descripcin de Actividades
Procedimientos Transversales

Corresponder al Encargado/a del Procedimiento de esta


dependencia quien realice la funcin de elaborar o actualizar el
procedimiento. , considerando, al menos, los siguientes puntos:
1. Conformidad con requisitos de la Norma ISO 9001 Correo
2. Conformidad con requisitos establecidos en electrnico o
Encargado/a de
documento Control de Documentos. pase
Procedimiento de la
2 3. Conformidad con formato corporativo establecido por Procedimiento
UDO
la institucin. elaborado o
4. No existan contradicciones con otros documentos del versin
SGC. actualizada
Aplica Lista de Verificacin.

Una vez realizada esta etapa, se enva procedimiento, para


revisin y aprobacin del Representante de la Direccin.
Correo
Representante de la
Revisado el PR-CPC-16 por el Representante de la Direccin y electrnico o
Direccin
de existir observaciones, lo devuelve a la UDO. solicitando pase
3 Encargado/a de
efectuar las adecuaciones pertinentes. Procedimiento
Procedimiento UDO
con
correcciones

Una vez realizadas las adecuaciones por parte de la UDO, Analista Gestin Correo
4 Representante de la Direccin entrega a Analista Gestin (Encargada (O)PR-CD-- Lista de
(Encargada (O)PR-CD--01 y PR-CR-02 para la revisin de 01 y PR-CR-02) Verificacin
forma, mediante la aplicacin del Listado de Verificacin
Correo
Representante de la electrnico o
De no haber conformidad en la revisin del documento, se
Direccin pase
devuelve a la UDO, para que se incorporen las correcciones o
Procedimiento
5 incorporen modificaciones, solicitando efectuar las
Encargado/a de con
adecuaciones pertinentes.
Procedimiento UDO correcciones o
cambios a
incorporar
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 11 de 20

N Descripcin RESPONSABLE REGISTRO

Si no hay observaciones ni solicitud de cambios, el Procedimiento


Representante de la Direccin, procede a firmar previa firma y Representante de la elaborado o
6
timbre en la caratula del documento por la Jefatura de UDO Direccin versin
y, dando as su aprobacin al procedimiento. actualizada

Recepcionado y aprobado el procedimiento por parte del


Representante de la Direccin, procede a remitir el PR-CPC-16
Representante de la
o nueva versin al Analista de Gestin (Encargada (o) del PR-
Direccin
CD-01 y PR-CR -02), para que proceda al archivo y reemplazo Banner ISO
7 por la versin actualizada, publicndose en la Intranet del Calidad
Analista de Gestin
Servicio, con la marca de agua impresin no controlada, en
(Encargada(o) del PR-
archivo PDF, con la finalidad de evitar que los usuarios LMI/ LMR
CD-01 y PR-CR -02)
modifiquen la versin vigente.
Actualiza y publica el LMI y LMR

Cuando corresponda el reemplazo del procedimiento, por una


Archivo
versin actualizada, se proceder al retiro del documento Analista de Gestin
Documentos
8 obsoleto, marcndose con un timbre distintivo y son archivados (Encargada(o) del PR-
Vigentes y
en carpeta de documentos obsoletos. Slo, en el caso de las CD-01 y PR-CR -02)
Obsoletos
copias controladas, conserva la cartula y el resto se destruye.
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 12 de 20

6.4 Descripcin de Actividades Procedimientos Operativos y de Soporte Institucional

N Actividad Procedimientos Operativos y de Soporte


Responsable Registro
Institucional
1
Recepcin de requerimiento para revisin del procedimiento
elaborado, modificado o actualizado correspondiente al
proceso del mbito operativo y/o de soporte institucional, ms Jefatura de Correo
anexos : Ficha de Proceso ( cuando corresponda), el Listado Unidad/Encargado de electrnico
Maestro de Registros, el Listado Maestro de Documentos, y el Procesos
Listado de Bienes Deteriorados (si es pertinente), envindose
por Correo electrnico a isocalidad@dt.gob.cl , por parte del
centro de responsabilidad bajo el alcance del SGC.
2 Se revisa que la elaboracin o adecuacin del procedimiento
operativo/ soporte institucional y anexos, que consideren, los
Procedimiento
puntos mencionados ms abajo, aplicando la Lista de
elaborado,
Verificacin.
Representante de la modificado, o
1. Conformidad con requisitos de la Norma ISO 9001
Direccin/ Analista de actualizado y
2. Conformidad con requisitos establecidos en
Gestin anexos.
documento Control de Documentos.
(Encargada(o) PR-
3. Conformidad con formato corporativo establecido por
CD-01 Y PR-CR-02) Lista de
la institucin.
Verificacin
4. No existan contradicciones con otros documentos del
SGC.
3 Representante de la
Si existen observaciones se informa mediante correo a
Direccin/ Analista de
encargado de proceso, a travs del Representante de la Correo
Gestin
Direccin o Analista de Gestin (Encargada(o) PR-CD-01 y electrnico
(Encargada(o) PR-
PR-CR-02 para subsanarlas.
CD-01 Y PR-CR-02
4 Representante de la
Si no existen observaciones se remite a encargado de
Direccin/ Analista de
proceso para que se proceda a la firma y timbre de la caratula Correo
Gestin (Encargada
de documento del procedimiento electrnico
(o )PR-CD-01 Y PR-
CR-02)
5
Encargado de proceso operativo o soporte institucional,
Encargado(a) del
remite procedimientos y anexos a Jefatura Departamental
Procesos y
para su visacin final.
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 13 de 20

N Actividad Procedimientos Operativos y de Soporte


Responsable Registro
Institucional
6 Jefatura Departamental, revisa el procedimiento operativo y/o
de soporte institucional, y sus anexos. Si estos no cumplen
con todos los requisitos, los remite a encargado de proceso
Jefe de
para su modificacin, de lo contrario se firma y timbra en Pase
Departamento
cartula de procedimiento y en las cartulas de los anexos y
estos se remiten para la firma de Representante de la
Direccin.
7 Recepcin por parte de Representante de la Direccin quien
firma y timbra cartula de procedimiento y anexos y deriva a
Representante de la
Analista de Gestin (Encargada (o) PR-CD-01 Y PR-CR-02).
Direccin
para que proceda al archivo y reemplazo por la versin
actualizada, publicndose en la Intranet del Servicio, con la
Jefatura de
marca de agua impresin no controlada, en archivo PDF, Banner ISO
Unidad/Encargado de
con la finalidad de evitar que los usuarios modifiquen la Calidad
Procesos
versin vigente.
Publica el Procedimiento, Ficha de Proceso, Instrucciones de LMI
Analista de Gestin
Trabajo, Orientaciones Adicionales, LME y LMR, segn
(Encargada (o )PR-
corresponda
CD-01 y PR-CR-02)
Actualiza el LMI.

8 Cuando corresponda el reemplazo del procedimiento, por una


versin actualizada, se proceder al retiro del documento Analista de Gestin Archivo
obsoleto, marcndose con un timbre distintivo y son (Encargada(o) PR- Documentos
archivados en carpeta de documentos obsoletos. Slo, en el CD-01 Y PR-CR-02) Vigentes y
caso de las copias controladas, conserva la cartula y el resto Obsoletos
se destruye.

7. TABLA DE CONTROL DE REGISTROS

N Registros
1 Pase
2 Correo Electrnico
3 Lista de Verificacin
4 Libro de Correspondencia
5 Procedimiento elaborado, modificado, o actualizado y anexos
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 14 de 20

8. ANEXOS

8.1 Estructura de la documentacin.


8.1.1 Cartula y contenido.

Los procedimientos documentados generados por el SGC deben obedecer la siguiente estructura:

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001


Cdigo: PR-XX-YY
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Versin: X
DOCUMENTADO
Hoja: x de yy

INDICE
1. Objetivo (para que trabajar con el procedimiento/proceso).
2. Alcance (donde, a que aplica el procedimiento/proceso).
3. Referencias (con que documento(s) se relaciona este procedimiento/proceso).
4. Definiciones.
5. Disposiciones generales (condiciones a considerar)
6. Requisitos del Producto (Se define el producto que esta en la ficha de proceso y se
relacionan con los requisitos de los clientes. Este punto slo lo definen los Procedimientpos
Operativos y de Soporte Institucional.
7. Descripcin de actividades (primero diagrama de flujo, si corresponde, en cualquier
software disponible para estos efectos y luego explicacin de cada una de las actividades)
8. Tabla de Control de Registros
9. Anexos
10. Tabla de control de cambios
Preparado por: Revisado por: (Jefe(a) Unidad o Encargado/a Aprobado por:
Cargo /firma/timbre (en el del Proceso /Procedimiento Cargo/firma/timbre
caso que corresponda) Cargo /firma/timbre

Revisada Adecuacin por Representante de la


Direccin Pie de pgina slo
Cargo/firma/timbre en la primera hoja
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 15 de 20

Otros documentos generados por el SGC, que no puedan ceirse al formato ya sealado, lo adecuarn
manteniendo contenidos mnimos a saber: Identificacin, Objetivo, Alcance, Actividades, Control de registros
y Control de Cambios. De ser pertinentes, se deben incorporar los Anexos, Referencias, las Disposiciones
Generales, y las Definiciones.

8.1.2 Formato

El formato tipo estar a disposicin de todos los usuarios de Intranet de la Direccin del Trabajo mediante
plantilla Word, la que contendr automticamente los siguientes atributos:

Tamao Carta (216 x 279 mm)


Hoja
Impresin de una sola cara por Hoja.
Fuente Arial Narrow 11 12 normal (tablas y figuras puede ser menor)
Alineacin Justificada
Escritura
Interlineado 1.15 1.5 (en tablas puede ser sencillo)
Mrgenes Predeterminado (Microsoft Word)
Son numerados con vietas y la eleccin del modelo tiene que ser
Numeracin
Ttulos nico para todo el documento.
Formato Se escriben con maysculas y letra negrita

8.1.3 Codificacin de los documentos

Manual de Calidad MC
Poltica de Calidad PC
Procedimientos PR : Procedimiento.
PR-XXX-YY XXX : Sigla del Procedimiento y/o proceso.
YY : Correlativo.
Instrucciones de XXX : Procedimiento al cual pertenece (ej.: AIC, CDetc.), en el caso que sea
Trabajo una instruccin no relacionada con los procedimientos que administra se debe
XX-IT-YY colocar la sigla del Procesoetc.)
IT : Instruccin de Trabajo
YY : Correlativo.
Ficha de Proceso XXX : Procedimiento.
XXX-FP-YY FP : Sigla del Procedimiento y/o proceso.
YY : Correlativo del o los procedimientos
Orientaciones XXX : Procedimiento al cual pertenece (ej.: AIC, CDetc.), en el caso que sea
adicionales una instruccin no relacionada con los procedimientos que administra se debe
XXX-OA-YY colocar la sigla del Procesoetc.)
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 16 de 20

OA : Orientacin Adicional
YY : Correlativo.
Plan de la Calidad XXX : Sigla del Proceso/Procedimiento
XX-PDA-YY PDA : Plan de Calidad
YY : Correlativo.
Documentos Administracin de acuerdo a procedimientos establecidos de la Direccin del
externos Trabajo.

8.2 Versiones de los documentos

La documentacin sometida a todo el proceso de elaboracin, revisin y primera aprobacin final


tendr la numeracin 1.0.y las nuevas versiones incrementan en una la numeracin.

8.3 Listado Maestro de Documentos Internos

El listado maestro de documentos estar en la intranet y debe seguir el siguiente formato:

Ejemplo:

Fecha
Cdigo Ttulo Documento Versin Estado Autor Ubicacin
de vigencia
INTRANET
Depto. De
Procedimiento CARPETA
PR-MED-43 Relaciones
Mediacin Procedimiento
Laborales
Mediacin

8.4 Listado Maestro de documentos Externos

Dnde se Fecha de
Cdigo Ttulo Documento Autor
encuentra vigencia

El Listado Maestro de Documentos externos de cada Proceso, se encuentra disponible en la Intranet en el


sitio del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin del Trabajo.
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 17 de 20

8.5 Tabla de control de cambios (Formato)

Se debe conservar la ltima actualizacin en la tabla del documento y seguir la siguiente tabla para el
control de cambio:

Persona que
Versin tem Aspecto cambiado Razones solicit
el cambio

9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

Persona que
Versin tem Aspecto cambiado Razones solicit
el cambio

Coherencia con los documentos


Modifica texto e incluye
sealados en Codificacin de Representante
19 2 documento Orientaciones
Documentos de este de le Direccin
Adicionales de Trabajo
Procedimiento.

4 Se incluye trmino, definicin y Complementar Definiciones,


Representante
19 N13- abreviacin de Orientaciones pertinentes al Procedimiento, que no
de le Direccin
17 Adicionales de Trabajo y Unidad estaban incluidas.
de Desarrollo Organizacional

Modifica texto, mejorando


5 Complementa, con la inclusin de Representante
19 redaccin y agrega Formatos de
N3 anexos del Procedimiento. de le Direccin
Procedimiento y de Listado
Maestro de Documentos Externos.

En conformidad a la Norma ISO


5 9001:2008. Representante
19 Inserta frase ser legibles.
N7 de le Direccin
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 18 de 20

Persona que
Versin tem Aspecto cambiado Razones solicit
el cambio

5 Cambia redaccin e incluye Para mejor comprensin e Representante


19
N8 Orientaciones Adicionales integralidad de lo que se seala. de le Direccin

6.1 Representante
19 Mejora, redaccin amplindola y Para aclarar inicio de la actividad
N1 de le Direccin
elimina Registro.

6.1 Representante
19 Incorpora palabra ejecuta y Complementa redaccin
N2 de le Direccin
elimina Registro

6.1 Representante
19 Sintetiza redaccin y modifica Mejorar comprensin
N3 de le Direccin
Registro

Adeca redaccin a la actividad y


6.1 Simplificar trmite administrativo del Representante
19 cambia denominacin de
N4-5 Documento Manual de Calidad. de le Direccin
Registro.

Se elimin texto, simplificando


6.1 trmite administrativo, Agilizar trmite Administrativo de la Representante
19
N7 eliminndose Registro Pase y se actividad. de le Direccin
cambia por Libro de
Correspondencia.
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 19 de 20

Persona que
Versin tem Aspecto cambiado Razones solicit
el cambio

6.1 Representante
19 Refunden ambas actividades, Sintetizar y simplificar actividad.
N8-9 de le Direccin
simplificando el texto.

6.2 Elimina en Registro frase No Representante


19 Por no corresponder.
N1 Hay. de le Direccin

Agrega en primera lnea la palabra


6.2
verbal e incorpora los que se
N2- Puntualizar ms resumidamente las Representante
19 debe considerar para actualizar o
3. 2 actividades. de le Direccin
modificar un procedimiento y a
Registro incorpora palabra
Procedimiento.

6.2 Evitar redundancia con actividad Representante


19 Se elimina actividad, por cuanto
N4 siguiente. de le Direccin
ya est inmersa en la siguiente.

Modifica Registro, eliminando


6..2 Representante
19 Procedimiento firmado y con Por no corresponder con la actividad.
N5 de le Direccin
timbre/Representante de la
Direccin.

Modifica texto reduciendo este y


6.2 Representante
19 elimina Registro Pase y correo Para mayor claridad y especificidad.
N6 de le Direccin
electrnico y se agrega a Banner
ISO, palabra Calidad
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
Cdigo: PR-CD-01
PROCEDIMIENTO
Versin: 20
CONTROL DE DOCUMENTOS
Hoja: 20 de 20

Persona que
Versin tem Aspecto cambiado Razones solicit
el cambio

Se elimina nombre de la Unidad


de Desarrollo Organizacional y se Simplificar nominacin de la Unidad,
6.3 Representante
19 reemplaza por su abreviacin en referencia y sacar registro, por no
N1-2 de le Direccin
UDO, cada vez que se aluda en corresponder esa denominacin.
este procedimiento y se elimina
Registro No Hay

Se excluye la frase Se elimin


primer prrafo que se consign
6.3
anteriormente por error , y se Se corrige oracin que no Representante
19 5
elimina el Registro, corresponda. de le Direccin
Procedimiento elaborado o
versin actualizada
,

6.4 Por error anteriormente se haba Representante


19 Se incorpora como Responsable
N1 obviado. de le Direccin
Jefatura de Unidad.

Incorpora en el texto, las


Para mayor completitud y elimina
6.4 Instrucciones de Trabajo y Representante
19 registros que no corresponden a la
N7 Orientaciones Adicionales, de le Direccin
actividad.
adems elimina Registros Pase
y correo electrnico.

7 Representante
19 Modifica nombre de registro Por ser ms genrico
N4 de le Direccin

Facilitar el acceso a cualquier


En el N7 dentro del parntesis, se programa, ya que estaba muy
8 Representante
19 inserta software disponible para restrictivo, utilizndose slo el
8.1.1 de le Direccin
estos efectos . Programa Microsoft Visio, al cual no
tenan acceso todos los usuarios
Con el objeto de simplificar Representante
19 8.1.2 Se cambia Alineacin y Mrgenes
elaboracin de los documentos. de le Direccin

You might also like