REGLAMENTO GENERAL

VIII SALON DEL CACAO Y CHOCOLATE PERU 2017

Del 06 al 09 de Julio del 2017
Lima Centro de Convenciones San Borja Per

1. FINALIDAD Y CARACTERSTICAS
El Saln del Cacao y Chocolate busca congregar a la oferta de proyectos de produccin y comercializacin de productos basados en
cacao y chocolate. Presentando la oferta ms grande y variada del sector, fomentando un ambiente favorable y seguro para la
generacin de un efectivo encuentro entre la oferta y la demanda nacional, logrando promocionar el cacao peruano y productos
derivados del mismo.

2. EL ORGANIZADOR DE LA EXPOSICION
El Saln del Cacao y Chocolate es organizado por los gremios y entidades de apoyo ms representativos del sector: la Asociacin
Peruana de Productores de Cacao (APPCACAO), la USAID a travs de su programa ejecutor: Technoserve, la Comisin Nacional para el
Desarrollo y Vida sin Drogas (DEVIDA), la Comisin de Promocin del Per para la Exportacin y el Turismo (PROMPERU), Agronones et
Veterinaires Sans Frontires, Alianza Per Cacao y el Ministerio de Agricultura y Riego (MINAGRI), instituciones que han conformado
una comisin responsable de la organizacin de la feria, el cual se denominar como ORGANIZADOR. La mencionada comisin ha
designado a la empresa Staff de Negocios S.A.C. para la produccin general del mismo, a quien se le denominar el OPERADOR.

3. CONDICIONES DE PARTICIPACION Y DERECHOS DE ADMISION

Es admitido como Expositor:
Productores y/o fabricantes nacionales e internacionales que utilicen como materia prima el cacao peruano.
Cualquier persona natural o jurdica constituida en el Per, que ejerza el comercio lcitamente.
Empresas de servicios conexos: maquinarias, insumos, materias primas, accesorios y servicios
Organizaciones nacionales e internacionales, gubernamentales y no gubernamentales.

Quienes de estar interesados en participar solicitarn su participacin como expositores y en ltima instancia el ORGANIZADOR
aprueba su participacin.

4. DERECHOS DE PARTICIPACION EN LA EXHIBICION

El Expositor, para participar en el evento, presentar una Ficha de Inscripcin, en la cual se encontrar incorporada su obligacin de
pago total que corresponda por tal derecho. El derecho de participacin se obtiene despus de haber cancelado el importe de
participacin. Si hasta el da de inicio de las labores de montaje la solicitud presentada no ha sido rechazada por el O perador, dicha
solicitud adquirir el carcter de contrato entre el Organizador y el Expositor.

5. EJECUCIN DE LAS OBRAS

5.1 INICIO DEL MONTAJE: Las fechas y horarios para los trabajos de instalacin, decoracin y montaje sern para reas Preferenciales
de da y medio (18 hrs. hbiles de trabajo) antes del inicio; y los stands podrn iniciar sus trabajos un da (12 hrs. hbiles de trabaj o)
antes del evento.

5.2 TRMINO DE LAS OBRAS DE MONTAJE: Todas las obras de instalacin y decoracin debern estar completamente terminadas a
las 20:00 horas del da previo a la inauguracin del evento, no permitindose ningn trabajo despus de esta hora, caso contrario se
aplicar una penalidad de S/. 1,000.00. En caso de emergencias, se coordinar con el Operador la autorizacin para poder realizar
obras fuera del horario de montaje estipulado.

El Expositor deber tener su(s) stand(s) y/o rea(s) preferencial(es) limpio de escombros, cajas y materiales que no sean de la
exhibicin, a ms tardar a las 22:00 horas del da previo a la inauguracin del evento. En caso contrario, el Operador podr cerrar el
stand, dando por cancelada la participacin correspondiente. El material del embalaje, desmonte y desperdicio deber ser retirado del
recinto ferial a ms tardar a las 20:00 horas del da previo a la inauguracin del evento. Las vas de trnsito no podrn ser usadas para

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depositarlo. El Operador habilitar depsitos de basura, pero no para desmonte de construccin. El abastecimiento de materiales
deber realizarse por las zonas de servicio.

A los daos realizados en el espacio contratado durante el montaje (estructuras, alfombra, sistema elctrico, entre otros) se le aplicar
una penalidad de S/. 500.00; el cual debe ser cancelado antes del inicio del evento, de lo contrario no se permitir atender al pblico.

5.3 DESMONTAJE DE INSTALACIONES Y EL RETIRO DE MERCADERA: Las fechas y horarios para las labores de desmontaje de las
instalaciones y retiro de mercadera se realizarn al da siguiente de terminada la feria (08:00 hrs. a 13:00 hrs.)

Si el Expositor no retirase su mercadera dentro de los plazos anteriormente sealados, el Operador retendr la misma, la que ser
devuelta previo pago por parte del Expositor de la penalidad de S/. 1,000.00 ms todos los gastos que irrogue el retiro y depsito de los
mismos. El Expositor deber tener personal en el stand hasta haber desalojado totalmente la mercadera de las instalaciones. El
desmontaje y la salida de la mercadera de exhibicin y de los materiales de las instalaciones no podrn efectuarse sin la au torizacin
de desmontaje correspondiente, previa comprobacin que el Expositor haya cumplido con todos los requisitos establecidos en el
REGLAMENTO GENERAL, as como con el pago de eventuales daos causados a los elementos constitutivos de los stands y a las
instalaciones del recinto ferial. Los materiales de decoracin y la mercadera exhibida podrn ser retirados a la presentacin de la gua
de remisin visada por la Oficina de Control del recinto de exhibicin y la hoja de retiro de mercadera visada por el coordi nador de
pabelln o el encargado del desmontaje. Todos los gastos sern a cargo del Expositor. El stand deber ser dejado en el mismo estado
en que fue recibido y libre de materiales, escombros, basura, etc. El Operador se reserva el derecho de retener los bienes del Expositor,
internados al recinto de exhibicin, hasta que haya cumplido con la totalidad de sus obligaciones contractuales. La mora del Expositor
devengar los mximos intereses sealados en los artculos Nros. 1243 y 1244 del Cdigo Civil, ms los reajustes que se aplicarn
automticamente.

De ser el caso que el expositor se retire antes del cierre final de la feria, sin haber avisado al Operador, se le aplicar una penalidad de
S/. 1,000.00; en casos extraordinarios debe pedir autorizacin al Operador para poder realizar el desmontaje.

6. COORDINADOR DE PABELLON
El Coordinador de Pabelln representa al Operador ante el Expositor en su respectiva rea. Est facultado para solucionar problemas
relacionados con los expositores a su cargo, as como hacer respetar el REGLAMENTO GENERAL.

7. SUSPENSIN O ANULACIN DE LA PARTICIPACIN ANTES DE LA FERIA

Sin aceptar responsabilidad alguna, el Coordinador de Pabelln se reserva el derecho de suspender y/o anular la participacin
definitivamente, al Expositor que incumpla las disposiciones del presente REGLAMENTO GENERAL:
No haber entregado la Ficha de Inscripcin correctamente llenada, con la firma y sello de la empresa.
No haber cancelado el importe de participacin.
No haber enviado la informacin requerida para su participacin.

La anulacin definitiva por las razones indicadas no genera una obligacin para el Operador de devolver el pago efectuado al Expositor.

8. SUSPENSIN O ANULACIN DE LA PARTICIPACIN DURANTE LA FERIA

Sin aceptar responsabilidad alguna, el Coordinador de Pabelln se reserva el derecho de suspender y/o anular la participacin,
temporal o definitivamente durante el evento, al Expositor que incumpla las disposiciones del presente REGLAMENTO GENERAL o l as
que pudiera dictar el Operador:
Colocar mercadera, material de decoracin, mostradores, sillas, letreros, etc., fuera del stand y/o rea de exposicin sus
lmites o bloquear el acceso a las instalaciones del recinto de exposicin. El Coordinador del Pabelln, en casos especiales,
podr autorizar ciertas modificaciones en sus instalaciones.
De no entregar comprobantes de venta autorizados por la SUNAT al momento de realizar las ventas.
Daos de las instalaciones del recinto de exposicin.
Cerrar su stand durante horario de atencin.
Decorar el stand en forma contraria a la tica publicitaria.
Desarrollar publicidad engaosa o cualquier tipo de publicidad que afecte la imagen de otras empresas.
Colocar en el friso del stand otra informacin que no sea la razn social o comercial; o excederse de las medidas del mismo.
Ingerir alimentos y licor dentro del stand.
Retirar el friso del stand sin previa autorizacin del Coordinador de Pabelln.
Incumplir los horarios de feria.
Todas las instalaciones elctricas deben usar llaves de luz termo-magnticas y cableado de tipo TW o vulcanizado.
De realizar instalaciones elctricas debern estar en canaletas. No est permitido el uso de cables mellizos.
No se permiten daos, ni perforaciones en las paredes del stand.
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 Si no se ha realizado la limpieza de escombros, cajas y materiales que no sean de la exhibicin.

En el caso de cierre temporal, para proceder a su reapertura, el Expositor deber cancelar los gastos que ocasione dicha medida (mano
de obra, materiales, etc.). El cierre temporal o definitivo por la razn indicada no genera una obligacin para el Operador de devolver
el pago efectuado al Expositor.

9. ANULACION DE LA PARTICIPACION POR PARTE DEL EXPOSITOR

Los pagos efectuados por el Expositor conjuntamente a la Ficha de Inscripcin y hasta la cancelacin del costo de participacin son
irrevocables y, en ningn caso el Operador estar obligado a la devolucin de los importes percibidos, si el Expositor se viera
imposibilitado de participar o en la necesidad de reducir el rea contratada.

El Expositor que se retire antes o durante el evento por causas ajenas al Operador, habiendo cancelado ntegramente su participacin o
parte de ella, no tendr derecho a devolucin del pago realizado, ya que generara al O perador un menoscabo de su patrimonio o la
frustracin de ventajas econmicas esperadas (lucro cesante), sirviendo ell o como monto indemnizatorio por el dao ocasionado.
Asimismo, habiendo cursado o no comunicacin escrita alguna y sin haber abonado pago alguno, deber resarcir el dao causado, con
el pago total del rea contratada.

10. CAMBIO DE RAZON SOCIAL

Si el Expositor se viera en la necesidad de cambiar de razn social con la que originalmente se inscribi, deber solicitarlo por escri to y
acreditar que la nueva razn social pertenece a los mismos capitales; debiendo abonar asimismo S/. 500.00 por concepto de gastos
administrativos. El pago de los gastos administrativos no obliga al Operador a cambiar la razn social del Expositor en todo el material
publicitario ya trabajado. Corresponder a la misma empresa Expositora publicitar el cambio de su razn social.

11. CESION
El Expositor no podr subarrendar ni ceder a terceros, bajo ningn ttulo o modalidad, parte o el total del derecho de exposi cin
contratado.

12. DISTRIBUCION DE LOS MODULOS

El Operador distribuye los stands y reas, de acuerdo a las preferencias del Expositor, segn la fecha de inscripcin. Sin embargo, se
reserva el derecho de modificar la ubicacin y el tamao de los stands o reas slo en casos extraordinarios y debidamente justificados.

13. MERCADERIA Y SERVICIOS DE EXHIBICION

Slo puede exhibirse la mercadera y servicios que el Expositor indique en la Ficha de Inscripcin. No est permitida la exhibicin de
mercadera y/o servicios que se considere peligrosa o inconveniente para el evento. El Operador se reserva el derecho de retirar de la
Exposicin los bienes que considere inapropiados.

14. DECORACIN DE REAS Y/O STANDS

Las empresas expositoras debern enviar al menos 10 dias antes del inicio del evento los datos completos de la empresa proveedora de
montaje, indicando nombre de la empresa, RUC, direccin, responsable y nmeros de contacto, de no enviar lo indicado, no se
permitir el ingreso del proveedor.

En el caso de decorados de reas y stands , se deber enviar el plano y/o la elevacin (vista 3D) del diseo del decorado con las
especificaciones tcnicas del mismo (materiales, altura, carga de energa elctrica, etc), el cual debe ser enviado 10 dias antes del inicio
del evento. El decorado deber ser aprobado por el Operador. De no haber enviado la vista en el tiempo lmite indicado, no se les
permitir realizar el armado.

15. INGRESO DE MATERIALES DE DECORACIN Y MERCADERIA DE EXHIBICION

Las empresas expositoras debern enviar al menos 1 semana antes de los das de montaje los datos completos del personal a cargo del
montaje, indicando nombres completos, dni, responsable y nmeros de contacto.

Se recomienda que el material de decoracin y la mercadera de exhibicin sean ingresados al recinto ferial con gua de remis in
(original y dos copias) dirigidas a nombre de Staff de Negocios S.A.C., RUC 20506945934 con ubicacin en Av. Republica de Panama
4093 Ofc. 201a, Lima - Surquillo; para ser visada por la Oficina de Control del recinto ferial. Las disposiciones dentro del recinto ferial
deben ser estrictamente acatadas. Para el estacionamiento debe usarse las zonas de estacionamiento y las reas exteriores
autorizadas. Los vehculos no podrn ingresar a las reas de exhibicin durante los das de exposicin, debindose transporta r los
materiales y la mercadera a mano, hasta las 09:00 horas del primer da de exhibicin. Estas horas pueden ser modificadas las mismas

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que sern previamente comunicadas. Los vehculos que hayan ingresado al recinto ferial para el montaje, debern ser retirados
obligatoriamente despus de la descarga de materiales, la cual debe ser inmediatamente al ingresar; caso contrario se aplicar una
penalidad de S/. 500.00.

16. OCUPACION DE LOS STANDS Y DE LAS REAS

El Expositor no podr ocupar el stand o rea contratada sin haber efectuado el pago total para su parti cipacin y de los servicios
adicionales contratados; en caso de no haber cancelado la totalidad de la prestacin a su cargo, el O perador podr disponer
libremente, sin previo aviso, del stand respectivo. Las sumas percibidas, como adelanto, quedarn en propiedad del Operador como
pago por concepto de penalidad e indemnizacin.

17. EXHIBICIN DE LAS MUESTRAS Y ELEMENTOS DE DECORACIN

Las muestras debern presentarse con criterio de exhibicin, sin embalaje y ubicadas adecuadamente para hacer demostraciones a los
visitantes. Est terminantemente prohibido tener el stand sin mercadera y/o elementos de decoracin durante el horario de atencin
al pblico. Estos elementos slo podr retirarse del recinto de exhibicin a partir de la fecha indicada para el desmontaje.

18. MERCADERA EN FUNCIONAMIENTO

No est permitida la exhibicin de mercadera en funcionamiento y demostraciones en general, en casos excepcionales se solicitar al
Operador con anticipacin, la autorizacin para realizarlas. Slo sern autorizadas cuando no representen peligro o incomodidad para
los expositores, visitantes o para las instalaciones en general.

19. ABASTECIMIENTO DE LOS STANDS DURANTE LA EXPOSICIN

Durante el evento, el abastecimiento de material promocional, mobiliario, mercadera y otras necesarias para el mantenimiento de los
stands, ser permitido a partir del segundo da de exhibicin, de 08:00 a 10:00 horas. Slo se permitir el retiro de mercadera dentro
del mismo horario.

20. PROPAGANDA DENTRO DEL RECINTO DE LA EXPOSICIN

La informacin comercial que realizar la empresa de los productos y/o servicios que se exhibirn dentro del espacio contrata do
deber cumplirse de acuerdo a lo indicado en el Reglamento General.

No se permite al Expositor:
Distribuir muestras y propaganda de artculos que no figuran en la ficha de inscripcin.
Hacer propaganda fuera del rea de su stand o de la zona prevista para este fin.
Emplear cualquier aparato habilitado para publicidad sonora.
El Coordinador de Pabelln se reserva el derecho de cerrar los stands que hagan uso indebido del volumen, ya sea de los
altavoces mencionados o de equipos, televisores, etc. previa notificacin.
Vender boletos de rifa, lotera, sorteo o cualquier forma de colecta, an cuando sta sea con fines benficos, sin contar con la
autorizacin del Coordinador del Pabelln.
Exhibir o mencionar productos que no sean los directamente fabricados o representados por el Expositor o hacer mencin de
otras compaas, que no sean expositoras.
Hacer propaganda poltica.
Usar sistemas o medios de publicidad que puedan causar molestias a los dems expositores o visitantes.
Exhibir productos que no se ajusten a lo indicado en la Solicitud de Participacin.

21. ATENCION DEL STAND

El Expositor est obligado a abrir su stand todos los das media hora antes del inicio de atencin. Las reas y stands deben
contar con personal permanente en los horarios de atencin al pblico, por lo cual recomendamos organizar al personal en
horarios rotativos; en caso contrario se aplicar una penalidad de S/. 1,000.00.
El Expositor deber tener en consideracin la disposicin que no se permite la contratacin de personas menores de edad,
sin contar con la debida autorizacin legal.
Si ocurriesen robos de productos debido a la no presencia de personal del expositor en el stand, el Operador no tendr
responsabilidad alguna.

22. LOS ESPACIOS CONTRATADOS DE PARTICIPACIN

Las reas preferenciales se entregan con lo siguiente: (altura mxima permitida es de 4.00 metros)
o rea demarcada
o Con tres frentes de ingreso al rea
o Punto de corriente de 1 Kw

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 El stand se entrega con lo siguiente:
o Medidas: 3.00 m. x 2.00 m
o Estructuras bsicas en octanorm
o 1 mesa y 2 sillas
o 1 counter
o 1 credenza
o 4 estantes de exhibicin
o Friso de identificacin
o 3 braquetes de iluminacin
o Punto de corriente de 600 watts con tomacorriente doble

En el caso de integracin de 2 reas se debe permitir el trnsito de los visitantes entre ambas reas.
No se permitir modificar o reducir la zona de pasadizos entre las reas alquiladas.
En el caso que la decoracin cuente con 2 niveles, el expositor deber presentar una carta de responsabilidad firmada por un ingeniero
a cargo, la cual debe ser presentada 3 semanas antes junto con el diseo.

23. SERVICIOS ADICIONALES - FUERZA ELECTRICA

La corriente utilizada es de 220 voltios, 60 ciclos, con variacin de hasta el 5%. El consumo adicional a la carga correspondiente (600
watts por stand y 1 Kw. por rea) por derecho de participacin se cobrar a razn de S/.350.00 por KW, lo cual debe ser solicitado
formalmente y cancelado siete (7) das hbiles antes de empezar el evento.
El personal de la feria est autorizado para medir el consumo de energa elctrica de cada rea y/o stand, el cual debe cumpl ir con lo
autorizado.

24. VIGILANCIA
El Operador contratar la vigilancia general del recinto de la exposicin. Este servicio no incluye la vigilancia de cada uno de los stands.
Los vigilantes contratados por el Expositor debern ser aprobados por el Operador y cumplir con las normas de seguridad establecidas
por el mismo. Es responsabilidad de cada Expositor el cuidado de su mercadera de exhibicin y/o artefactos que haya llevado. Previo al
trmino del da de exhibicin, los Expositores, de ser el caso debern comunicar al Operador que artefactos dejan en sus stands para
revisarlos y para que la vigilancia del Operador los supervise durante la noche.

En el caso de dejar objetos personales y porttiles que necesiten mayor vigilancia, se recomienda contratar seguridad privada , la cual
podr ser un efectivo previamente aprobado por el Operador. Se deber enviar la informacin detallada de la empresa que realizar la
vigilancia (nombre de la empresa, nombre del efectivo, RUC, direccin y horario).

Durante la feria, se recomienda a los expositores tener especial cuidado con los objetos que se encuentren expuestos al pblico visitante,
por lo que agradeceremos tomen las medidas de vigilancia necesarias para evitar las perdidas. Los objetos que merecen mayor vigilancia
son: laptop, proyectores multimedia, cmaras filmadoras , cmaras fotogrficas, celulares, maletines, carteras, objetos de trabajo de poco
peso y de fcil transporte. En vista que la feria es abierta para el pblico en general, los organizadores no asumirn la responsabilidad en
caso prdidas de objetos personales y porttiles durante el horario de atencin.

25. LIMPIEZA
La limpieza general del recinto ferial de exposicin estar a cargo del personal contratado por el Operador; no incluye la limpieza de
stands. Se contar con personal asignado para las reas comunes (pasadizos, entradas, salidas, baos y recepcin).

26. RESPONSABILIDADES
Todos los trabajos de construccin, decoracin e instalacin, sern por cuenta, riesgo y responsabilidad del Expositor. En caso que los
componentes del stand sufrieran algn dao causado por el Expositor, el Operador facturar el importe correspondiente, previa
valorizacin del mismo. Los muebles, accesorios y dems elementos de decoracin debern ser presentados en ptimas condiciones. El
Operador est facultado para detener cualquier trabajo que considere inadecuado u ordenar el arreglo o cambio de los elementos de
decoracin. La limpieza de cada stand es responsabilidad de cada uno de los Expositores.

27. EL OPERADOR NO SE RESPONSABILIZA POR:

El incumplimiento de pagos o disposiciones legales por parte del Expositor o de sus Contratistas.
Las prdidas y daos causados a vehculos, mercadera, instalaciones, herramientas y material de decoracin que el Expositor
o sus contratistas ingresen al recinto ferial.
La prdida o dao de algn bien que ingres al recinto ferial, y que fuera retirado despus de la fecha de desmontaje de su
zona.
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 La prdida o dao causado a un bien durante el horario de atencin al pblico, por ello se recomienda al Expositor ingresar y
retirarse, media hora antes y despus de dicho horario, respectivamente.
Los accidentes que pueda sufrir el personal propio o contratado por el Expositor.
Los daos o perjuicios que pueda ocasionar el Expositor a terceras personas.
La cada del voltaje e interrupciones en el suministro de fuerza elctrica.
Se recomienda, por lo tanto, cubrir los riesgos mediante una pliza de incendio, robo, responsabilidad civil y otros riesgos
similares.

28. CANCELACIN O POSTERGACIN DEL EVENTO

El Operador se reserva el derecho, cuando medien razones fundadas, de realizar la exhibicin en otro local de exposicin, cancelar o
postergar el evento por causas atribuibles a terceros o por situaciones que el Operador no pueda controlar. A este respecto el importe
abonado no ser devuelto; sin embargo El Expositor tendr derecho al mismo espacio - o a uno similar - tan pronto el evento se realice.
Dicha retencin del pago efectuado, no genera a favor del Expositor intereses moratorios, compensatorios ni indemnizacin alguna.

29. DISPOSICIN DE MUESTRARIOS DE INTERNACIN TEMPORAL

El Expositor se compromete a trasladar y depositar por su cuenta y riesgo, antes del trmino del desmontaje, el muestrario in gresado
bajo el rgimen de Internacin Temporal que no haya sido nacionalizado, reexportado o retirado a depsitos fiscales o almacenes
aduaneros autorizados, al rea que el Operador asignar. Caso contrario el Operador reubicar el muestrario por cuenta y riesgo del
Expositor, sin perjuicio de facturar al Expositor el costo del traslado. El Expositor se compromete a realizar los trmites necesarios de
importacin definitiva del muestrario, reexportacin o traslado a un depsito autorizado antes del vencimiento del plazo estipulado en
el Art. 12 del D.S. 094 79 - EF.

30. HORARIOS

HORARIO DE ATENCIN AL PBLICO

El horario establecido para el VII Saln del Cacao y Chocolate Per 2017, es el siguiente:

Das : Jueves 06, viernes 07, sbado 08 y domingo 09 de julio

Horario de feria : 11:00 hrs. a 21:00 hrs.

El Expositor deber disponer de personal que se encuentre 30 minutos antes del ingreso al pblico y 30 minutos despus del horario de
atencin al pblico esto con la finalidad de prever la seguridad de sus mdulos.

HORARIO DE MONTAJE

reas preferenciales:
Das : Martes 04 de julio - Horario : 08:00 hrs - 20:00 hrs.
Mircoles 05 de julio - Horario : 08:00 hrs - 20:00 hrs.

Stands pre-decorados:
Da : Mircoles 05 de julio - Horario : 08:00 hrs.- 20:00 hrs.

HORARIO DE DESMONTAJE

Da : Lunes 10 de julio - Horario : 08:00 hrs. - 13:00 hrs.

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