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MANUAL DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO
1. ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS

Para funcionar con eficiencia, toda organizacin requiere de un sistema para administrar la
informacin y localizarla en el momento oportuno. Para ello se precisa de personal capacitado
y la aplicacin de tcnicas y reglas establecidas para archivar de forma adecuada.

Usualmente, la labor de administracin y manejo del archivo es una funcin del personal de
secretara. Para esto deben poseer una serie de cualidades y valores, as como el
conocimiento y habilidades idneas que les permita cumplir con las tareas especficas.

1.1 Cualidades del administrador de documentos

Poseer formacin en el rea de la administracin de documentos, en el procesamiento de textos y sistemas

automatizados.
Dominar los sistemas de archivo, controles, abreviaturas, secuencias y reglas alfabticas.
Demostrar habilidad para la lectura y poseer destrezas manuales.
Ser exacto para localizar con rapidez la informacin que se le solicita.
Poseer espritu de servicio y colaboracin.
Tener buena vista, memoria y buen carcter.
Ser responsable, previsor, discreto, ordenado, honrado, confiable y leal.

1.2 Deberes del administrador de documentos

stos varan de acuerdo con las polticas e intereses de la empresa o institucin. Sin embargo, existen funciones
generales que casi todas las orientan:
Diagnosticar los sistemas de almacenamiento y control de documentos para realizar los cambios necesarios.
Inventariar los documentos con base en los objetivos del sistema (clasificacin y nivel de importancia de los
documentos).
Planear y evaluar sistemas que ofrezcan facilidades a los usuarios de acuerdo con las necesidades y objetivos de la
entidad.
Evaluar y seleccionar los equipos y materiales requeridos.
Recibir y almacenar documentos.
Conservar los documentos en buen estado.
Coordinar y revisar el sistema de prstamo y retencin de documentos.
Mantener coordinacin con los diversos departamentos de la institucin con el fin de normalizar los sistemas de la
empresa.

1.3 Importancia de los documentos

De los documentos
Del latn documentum. Escrito con que se prueba o acredita un asunto. Se dividen
en pblicos y privados. Son pblicos los autorizados por un notario o funcionario
pblico competente y, en general, los que constan en las dependencias pblicas
civiles o judiciales, as como los libros de actas, estatutos, etc. de las sociedades y
asociaciones debidamente autorizadas. (Diccionario Enciclopdico VOX)

Documento es cualquier testimonio material, escrito, grfico, audiovisual que posee una informacin que ha sido
producido en funcin de las actividades de una entidad y se custodia con una finalidad administrativa, jurdica o
cientfico cultural. (Chacn Len, 1992)

Se refiere a libros, papeles, fotografas, mapas y otro material documental, independientemente de sus formas fsicas o
caractersticas, preparadas o recibidas con propsitos formales en relacin con la transaccin de un negocio. Los

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documentos contienen informacin y evidencia acerca de las funciones, normas, decisiones, procedimientos,
operaciones y otras actividades de la organizacin. (Castro, 1989)

Importancia de los documentos

La comunicacin escrita aporta seriedad y formalidad en toda transaccin comercial y empresarial. En toda entidad se crean,
reciben, procesan, transmiten y registran documentos que facilitan el trabajo. Todos estos documentos se utilizan como medio
de comunicacin vlidos y extendidos: memorandos, cartas, informes, recibos... son precisos para la toma de decisiones y el
buen funcionar de la entidad.
La importancia de los documentos se debe a que:
Tienen permanencia, porque conllevan duracin.
Implican constancia en los acuerdos y compromisos.
Son la memoria de la entidad, base para el eficaz funcionamiento,
Sirven como evidencias legales, de testimonios en algunos hechos,
Son la base para el desarrollo de estudios; investigaciones histricas, culturales, sociales

Por todo lo anterior, se requiere de un lugar apropiado donde conservar la informacin ordenadamente y administrarla de forma
que refleje su gestin administrativa, para ello:
se crean los archivos con escritos, grficos, fotografas, pelculas, mapas, discos flexibles, discos compactos, cintas
microfilmadoras...
se determinan normas bsicas para archivar, con diseos ajustados a las caractersticas de la entidad.

Valor de los documentos

Para la conservacin de los documentos es necesario:
Definir parmetros para seleccionar los documentos que deben guardarse y los que poseen un valor transitorio.
Esto disminuye costos,
se maximizan los espacios,
se facilita la ubicacin de los documentos,
se organiza y controla la informacin,

Por su valor, los documentos se clasifican en:

Administrativos:
Son los que determinan polticas organizacionales, normas y reglas de cada entidad.

Fiscales:
Son los documentos financieros referidos a impuestos, transacciones y cualesquier otro tipo de operacin financiera.
Legales:
Se generan a partir de transacciones comerciales como ventas, compras, contratos, donaciones, etc.

Cientfico cultural:
Para establecer el valor de los escritos histricos, debe basarse en la calidad del contenido y en su actualidad. Algunas de sus
caractersticas son:
Guardar informacin sobre el desarrollo de la organizacin.
Ser firmados por figuras polticas o personas que se hayan destacado en algn
rea.
Determinar la situacin socio econmica y cultural del pas o su desarrollo.

1.4 Procesos

El volumen acelerado de informacin con que cuenta una entidad requiere de sistemas,
procedimientos y servicios indispensables para que los documentos cumplan con el ciclo
de su procesamiento debidamente organizado, controlado y protegido. Por tanto, algunos
de los objetivos de la administracin de documentos son:
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Ofrecer un servicio de calidad total al personal que demanda informacin para la toma de decisiones, estudios, anlisis y
dems.
Archivar y localizar la informacin en forma rpida y sencilla.
Controlar la reproduccin innecesaria de documentos.
Controlar los sistemas de prstamo de documentos y darles seguimiento.
Clasificarlos y disponer de los que han cumplido su vigencia.
Disponer de los que hayan cumplido la vigencia administrativa y que no tienen ningn valor.
Aplicar criterios de registro, manejo, conservacin, clasificacin, restauracin y control de documentos.
Establecer criterios para centralizar o descentralizar sistemas de control de documentos de acuerdo con el fin de
estandarizar procedimientos, coordinando el funcionamiento de archivo.
Evitar repeticiones innecesarias para disminuir la duplicidad, costos y espacios.

Para el xito en la sistematizacin de la administracin de los documentos, es preciso aplicar las fases del proceso
administrativo:

Planear
Es determinar los objetivos que desea obtener la organizacin y la eleccin de los medios para lograrlos, con base en la
investigacin y elaboracin de un plan detallado para determinar qu habr de realizarse, para aprovechar los recursos y
esfuerzos de la organizacin. (Mch, 1995)

Organizar
Toda entidad establece relaciones efectivas y eficientes de comportamiento y as todos puedan trabajar en pro de su empresa o
institucin. Por lo que es necesaria la elaboracin de un manual de administracin de documentos para sistematizar los
procesos. ste debe incluir:
Criterios para la estructura del personal y el sistema por aplicar, integrando las pautas para la seleccin, capacitacin y
evaluacin del desempeo del personal a cargo de los archivos.
Sistemas de normalizacin y descripcin de los archivos de la entidad.
Pautas para seleccionar los documentos que se archivarn.
Criterios para la transferencia y eliminacin de documentos.
Sistemas de prstamo, transferencia y seguimiento de documentos.
Mtodos y controles.

Dirigir
La ejecucin de los planes requieren de la gua y supervisin de un dirigente que promueva la motivacin en los empleados y as
trabajen por el logro de los objetivos de la entidad.

Controlar
Es la funcin que verifica y asegura el cumplimiento de los objetivos. Mide, compara y corrige el desempeo:
Se controla el prstamo de documentos.
Se verifican los documentos en existencia.
Se vigilan los documentos que estn en trmite.

Con esta fase del proceso se logra:

Establecer medidas correctivas para resolver los problemas en el mantenimiento, control y almacenamiento de los
documentos.
Determinar y analizar procedimientos para reducir costos y evitar errores.

2. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN

Para almacenar la informacin, es necesario considerar el mensaje y as adaptarlo al estilo de documento idneo y cumplir con
las normas para su elaboracin.

Este proceso es un sistema integrado, conocido como Ciclo de la Informacin e incluye los siguientes pasos:
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ENTRADA

COMUNICACIN ALMACENAMIENT PROCESAMIENT

/ DISTRIBUCIN O/ O
RECUPERACIN

SALIDA
2.1 Entrada

Se genera con la creacin de un documento y con la bsqueda de datos e informacin para su redaccin.

Los medios determinados como entradas son:

Elaboracin de un borrador
Toma de dictado
Grabacin de datos utilizando el procesador de palabras

Los documentos tambin pueden surgir por agentes externos como el responder correspondencia o a documentos
generados por las telecomunicaciones.

2.2 Procesamiento

Es la etapa que facilita el proceso de almacenar y recuperar la informacin. Es aqu

donde se toman las decisiones sobre las caractersticas del documento que se desea elaborar. Se
agrupan con base en sus particularidades externas e internas:

2.2.1 Caractersticas externas:

2.2.1.1 Clase
Textual: manuscritos e impresos
Grfico: grficos y planos
Audiovisuales: cintas, fotos, cassettes, diapositivas, transparencias,
microfilmacin
Electrnicos: disquetes suaves, duros, compactos, tarjetas
2.2.1.2 Tipo documental
Memorandos
Cartas
Informes
Actas
Balances
Cheques

Al determinar el tipo de documenta por elaborar, es importante considerar su contenido para evitar las siguientes
situaciones:
Documentos con formato de memorando que deberan ser cartas o viceversa.
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Informes con formatos de memorandos.
Documentos dirigidos a una institucin o empresa y no a una persona en particular. Esto dificulta su
almacenamiento y recuperacin.

Otros tipos de documentos que tambin son sometidos al procesamiento y que sirven de apoyo o de consulta son:
Peridicos
Revistas
Catlogos
Manuales
Reglamentos

2.2.2 Caractersticas internas:

2.2.2.1 Entidad productora
Persona u organizacin que produce o genera el documento. En esto ayuda el papel
membretado para identificar a la entidad productora y as controlar la documentacin entrante,
saliente y el proceso de archivar.

2.2.2.2 Orgenes funcionales

Es el motivo que origina la creacin del documento y determina su importancia y funcionalidad.

2.2.2.3 Lugar y fecha

Facilita la ubicacin del documento para efectos de investigacin, almacenamiento,
recuperacin, eliminacin, etc.

2.2.2.4 Contenido
Ayuda a la seleccin del formato, adems de determinar su valor.
Es importante seleccionar con cuidado el asunto del documento para su almacenamiento.
Con los equipos electrnicos se requiere utilizar nombres precisos y que concuerden con el
documento para localizar con prontitud la informacin.
Se debe ser ms cuidadoso con la informacin grabada en disquetes, ya que ste debe
organizarse como una carpeta tradicional.
2.3 Salida

En esta fase se obtiene el producto final, firmado y autorizado para su uso. Se precisa determinar su control
mediante una hoja de seguimiento con el nombre especfico con que se archiv el documento, fecha de elaboracin, destinatario
y asunto.
Usualmente, toda entidad define sus modelos de controles con base en sus caractersticas e intereses.
2.4 Distribucin

Inicia cuando los documentos se envan a su destinatario. El medio para su remisin puede ser:

Manual:
Cuando se realiza dentro de la entidad mediante mensajeros o fuera de sta, con empresas dedicadas a esta
actividad: servicio postal, correo exterior.

Electrnico:
Por medio de programas computarizados, sea a lo interno o externo de la
entidad: correo electrnico, internet...

2.5 Almacenamiento y recuperacin

Esta fase inicial al guardar la informacin. Al trabajar en el computador es importante

almacenarla mientras se est procesando. Esto evitar que pueda perder la informacin, ya
sea por error al digitar, por problemas tcnicos del equipo o la suspensin del fluido
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elctrico. Es conveniente que el nombre con que archive el documento est impreso como parte de l.

Asimismo, debe realizar una buena seleccin de los documentos por las siguientes razones:
Evitar duplicar la informacin,
Reproducciones innecesarias. Evite lo de por si necesito ms o no las encuentro.
Almacenar documentos de valor transitorio como catlogos para efectuar compras eventuales.
Adems, debe tener mucho cuidado al archivar el documento para que pueda localizarlo posteriormente con
rapidez, as como evitar perder la informacin, principalmente cuando se almacena en disquetes.

3. CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

Por cunto tiempo debe guardarse un documento? Cules deben desecharse?

Todas las entidades generan muchos escritos, pero tambin establecen normas para la
conservacin de stos, con su respectivo plan.

3.1 Planes para la conservacin de documentos

3.1.1 Activo, semiactivo e inactivo

3.1.1.1 Documentos activos:
son todos los que se requieren para consulta constante y se utilizan con regularidad.
3.1.1.2 Documentos semiactivos:
son los que se encuentran en un archivo transitorio.
3.1.1.3 Documentos inactivos:
son los que no se utilizan con frecuencia y deben ser transferidos.

3.1.2 Permanentes o temporales

3.1.2.1 Documentos permanentes:
son vitales para la entidad, son insustituibles. Deben ser preservados indefinidamente y pueden
considerarse activos o inactivos dependiendo de su uso. Por ejemplo: actas, escrituras, contratos,
libros mayores auxiliares...
3.1.2.2 Documentos temporales o transitorios:
Son los que no se emplean con asiduidad y tienen importancia en un perodo especfico para
determinada actividad. Despus de esto pierden importancia.

3.2 Etapas del archivo

3.2.1 Archivo gestin

Es la primera etapa del documento. Se caracterizan por:
Estar en trmite y consulta permanente.
Se originan de las actividades que se realizan en las entidades.
Se mantienen en las oficinas por un promedio de uno a cinco aos.
El personal de oficina es el encargado de su manejo.
El valor del documento es de carcter administrativo o legal.

3.2.2 Archivos centrales o administrativos

En esta oficina se centraliza la informacin de las diversas reas de la entidad. sta se mantiene aqu por
prevencin.
Son los documentos que cumplen su funcin administrativa y son transferidos a los archivos
centrales.
Se utilizan como elementos probatorios o referencias.
Se mantienen por un perodo de seis a veinte aos.
El encargado de este archivo debe ser un tcnico en esta rea.

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Se conservan por su valor administrativo legal.

3.2.3 Archivos finales o histricos

A este lugar slo se transfieren los documentos trascendentales para la vida cientfico cultural de un pas.
Estos archivos son administrados por especialistas y por una entidad de la administracin pblica,
generalmente se les llama Archivos Nacionales.
Despus de cumplir veinte aos, los documentos deben analizarse para determinar cules son
importantes y ser transferidos al Archivo Nacional.
Los documentos dejan de tener vigencia administrativa y obtienen un valor cientfico cultural.
Su consulta es con fines investigativos.
El personal encargado deber ser especialista en archivonoma.

4. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

Para organizar los documentos de manera efectiva y se pueda tener acceso a ellos con rapidez y oportunidad,
deben clasificarse con base en los sistemas y reglas establecidas para esto.

4.1 Sistemas de clasificacin

Los sistemas de clasificacin para archivar ms usuales son:

Alfabtico
Geogrfico
Numrico
Por asuntos
Cronolgico

4.1.1 Sistema Alfabtico

La ordenacin alfabtica de los documentos y expedientes es la base de todos los mtodos para archivar,
porque la clasificacin final es por nombres de personas y empresas.
Es directo ya que los documentos pueden ser archivados y localizados de inmediato, sin consulta previa de
archivos auxiliares.
Es flexible para sistemas grandes o pequeos, porque se puede crear cualesquier nmero de divisiones.

A B C CH D E F G H I J
K L LL M N O P Q R S
T U V W X Y Z

Todos los archivos con orden alfabtico estn organizados de la misma forma y tienen
los siguientes elementos comunes:
o Guas principales
Son las que dividen el archivo en secciones alfabticas importantes.
Se encuentran al inicio de las secciones.
Si el archivo es pequeo, podra dividirse slo con base en el abecedario.
Las pestaas para esta gua se ubican en el extremo izquierdo, pero tambin se
pueden escalonar de izquierda a derecha.
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Cada gua puede tener por lo menos cinco expedientes, pero no ms de 20 tras ella. Cuando hay demasiados se
pierden las ventajas de rpida localizacin y adecuado soporte de stos.

o Guas secundarias o auxiliares

Sirven para auxiliar a la gua principal dentro de la gaveta de archivo y facilitar la ubicacin de los documentos.
Si la gua principal es la R y tenemos muchos nombres cuyas primeras letras son RO, se rotula una gua de posicin
diferente con esas letras. As se crea una subdivisin.

o Gua especial auxiliar

Se utilizan despus de una gua secundaria para subdividir esa seccin y destacar nombres importantes.
Si en la gaveta se ha incluido la gua secundaria RO, por la cantidad de nombres con esas letras y el que ms se repite
es el apellido ROSALES, es recomendable rotular una gua especial con este apellido para localizar los expedientes:
Rosales Lpez, Julio; Rosales Sols, Marcia; Rosales Cisne, Rosa....

o Expedientes individuales
El expediente individual se prepara hasta que hayan por lo menos cinco documentos referidos a un corresponsal o un
asunto determinado.
Estn ordenados alfabticamente despus de cada gua.
Dentro del expediente, los documentos estn ordenados cronolgicamente, con la ltima fecha al frente.

o Expediente miscelneo
Su colocacin y manejo depender de dos necesidades en la oficina:
Al final de cada grupo de expedientes individuales se ubica un expediente miscelneo que llevar el ttulo de la gua de
esa seccin y se emplea para corresponsales que an no necesitan de un expediente
individual. Los documentos se ordenan por la segunda o tercera letra. El documento ms
reciente debe quedar al frente.
El expediente miscelneo se puede colocar al final de la gaveta y llevar un ttulo doble
que indique entre qu letras estn los documentos ah ubicados: A D, A M, A Z.

4.1.2 Sistema Geogrfico

Es el orden de los documentos o expedientes de acuerdo con su ubicacin
geogrfica.
Se agrupan los nombres de personas, entidades de un mismo lugar,
siguiendo el orden alfabtico.
Es un sistema indirecto por lo que requiere de un catlogo auxiliar.

Se recomienda en los siguientes casos:

o Entidades que poseen sucursales, agencias, distribuidores, concesionarios y que se organizan por rea
geogrfica.
o En instituciones o empresas cuyos servicios se organizan por reas geogrficas: telfono, luz, agua,
editoriales, gas, transporte, etc....

DIVISIN POLTICO - ADMINISTRATIVA DE NICARAGUA

DEPARTAMEN TOS MUNICIPIOS DEPARTAMEN TOS MUNICIPIOS
Boaco Diriamba
Camoapa Dolores
San Jos de los Remates El Rosario
BOACO San Lorenzo Jinotepe
CARAZO
Santa Luca La Conquista
Tecolostote La Paz de Oriente
Teustepe San Marcos
Cinco Pinos Santa Teresa
Corinto Acoyapa
CHINANDEGA CHONTALES
Chichigalpa Comalapa

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Chinandega Cuapa
El Guasaule Juigalpa
El Realejo La Gateada
El Viejo La Libertad
Posoltega San Pedro de Lvago
Puerto Morazn Santo Domingo
San Francisco Cuajiniquilapa Santo Toms
San Pedro de Potrero Grande Villa Sandino
Santo Toms del Norte Condega
Somotillo Estel
Villanueva La Trinidad
ESTEL
Diri Pueblo Nuevo
Diriomo San Juan de Limay
GRANADA
Granada San Nicolas
Nandaime
Cu - Bocay Achuapa
Jinotega El Jicaral
La Concordia El Sauce
JINOTEGA San Rafael del Norte La Paz Centro
Santa Mara de Pantasma Larreynaga
Wiwil LEN Len
Yal Malpaisillo
Las Sabanas Nagarote
Palacagina Quezalguaque
San Jos de Cusmapa Santa Rosa del Pen
San Juan de Ro Coco Telica
MADRIZ San Lucas Catarina
Somoto La Concepcin
Telpaneca Masatepe
Totogalpa Masaya
Yalagina MASAYA Nandasmo
Ciudad Sandino Nindir
El Carmen Niquinihomo
El Crucero San Juan de Oriente
Managua Tisma
MANAGUA Mateare
San Fco. Libre Ciudad Antigua
San Rafael del Sur Dipilto
Ticuantepe El Jcaro
Tipitapa Jalapa
Ciudad Daro Macuelizo
Esquipulas NUEVA SEGOVIA Mozonte
Matagalpa Murra
Matigus Ocotal
Muymuy Quilal
MATAGALPA Rancho Grande San Fernando
Ro Blanco Santa Mara
San Dionisio Bonanza
San Isidro Prinzapolka
RAAN
San Ramn Puerto Cabezas
Sbaco Rosita
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Terrabona Siuna
Tuma La Dalia Waslala
Waslala Waspn
Bluefields El Almendro
Corn Island El Castillo
Kukra Hill Morrito
RO SAN JUAN
La Cruz de Ro Grande San Carlos
RAAS Laguna de Perlas San Juan del Norte
Muelle de los Bueyes San Miguelito
Nueva Guinea Altagracia
Paiwas Beln
Rama Buenos Aires
RIVAS
RIVAS San Jorge Crdenas
San Juan del Sur Moyogalpa
Tola Potos

4.1.3 Sistema Numrico

La ordenacin numrica es la base del sistema.
Este es un sistema indirecto porque se requiere revisar un catlogo auxiliar o ndice de tarjetas,
un manual o un ndice alfabtico para identificar el cdigo numrico asignado.
Los nmeros de los documentos pueden generarse de dos maneras:
Cuando son parte del documento: recibos, facturas, cheques, cdulas, tarjetas de
crdito, cuentas bancarias...
Al documento se le destina un nmero, sea por el asunto o por nombre y se elabora un
tarjetero auxiliar con el fin de identificar el nmero con que se localizar el documento.
Este sistema se recomienda para:
o Entidades financieras: nmeros de cuentas corrientes y de ahorros, crditos hipotecarios, tarjetas
de crditos...
o Los centros de estudios en:
Expedientes de estudiantes,
Cdigos por asignaturas de programas de los planes de estudio
o Registros de nacimientos, defunciones, matrimonios...
o Hospitales, clnicas, consultorios... para llevar reportes clnicos de los pacientes
o Empresas de seguros para archivar plizas, ttulos de capitalizacin, acciones...

4.1.4 Sistema por Asuntos

Con este sistema se clasifican los documentos por el tema o contenido. Los asuntos se ordenan
alfabticamente.
Para esto es esencial leer cada documento para determinar y seleccionar el asunto y, luego proceder
a archivarlo.
El asunto se puede definir considerando agrupar los documentos bajo un tema central. El anlisis
conceptual debe ser cuidadoso por lo que debe preguntarse:
Las personas que utilizan el archivo, solicitan los documentos con ese nombre?
El nombre del tema es significativo, claro, simple y de fcil comprensin?

Generalmente se utiliza el sistema por asuntos cuando:

o Los documentos no se refieren al nombre de una empresa o persona.
o Los documentos son solicitados por el asunto a que se refieren.
Cotizaciones de proveedores :
o Acabados en madera
o Pinturas para interiores
o Ladrillos
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o Se necesiten todos los documentos relacionados con un producto o una actividad:
Planificar un evento social
o Alquiler de local
o Comidas y bebidas
o Transporte
o obsequios

Se recomienda su uso en entidades que requieren organizar:

o Estudios y proyectos de ndole cientfico
o Material didctico

4.1.5 Sistema Cronolgico

La base de ordenacin de este sistema es la fecha del documento.
El orden del tiempo es ao, mes y da.

Muchas entidades lo utilizan slo para la correspondencia enviada, independiente del sistema de
archivo que manejen. Por tanto, siempre se elabora una copia para el archivo cronolgico.
Es un sistema indirecto porque se debe llevar un catlogo de tarjetas auxiliares, que se ordenan
alfabticamente para localizar con rapidez la documentacin demandada, ya que casi siempre la
solicitan por el nombre y no por la fecha.
Para el manejo adecuado de este sistema se deben utilizar:
Guas centrales rotuladas con los meses del ao.
Guas escalonadas con los das del mes.

4.2 Reglas para la clasificacin alfabtica

Las reglas para clasificar documentos utilizan dos trminos:

Alfabetizar: es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabtica de sus letras.
Aldana
Alvarado
lvarez
Barrios
Berros
Fonseca
Lezama
Mayorga

Unidad: es cada palabra que forma parte de un ttulo: inicial, abreviatura, letra separada.
El nombre Mara A. Beln contiene tres unidades:
(1) Mara (2) A. (3) Beln

Las reglas se dividen en tres grupos:

4.2.1 Nombres de personas
4.2.2 Nombres de compaas, instituciones, sociedades
4.2.3 Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales

4.2.1 Reglas para clasificar nombres de personas

Los nombres se clasifican alfabticamente comparando la primera unidad de cada nombre, letra por letra. La
segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando la primera unidad es idntica a la otra. Las terceras
unidades se consideran solamente cuando tanto las primeras como las segundas son idnticas y, as
sucesivamente.
Los nombres de personas constan de dos unidades de archivo:
o Primera unidad: apellidos
o Segunda unidad: nombres
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PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD

Primer elemento Segundo elemento Primer elemento Segundo elemento
Abella Trrez Dumarck Antonio
Aguinaga Garca Paulina Alejandra
Bacon Brokamp Harold Amadeo
Barillas Garca Aura Rosa
Caldern Mendieta Gloria Ma.
Cortez Barberena Yader Alejandro
Chvez Gutirrez Roberto J.
Jimnez Pavn Luis Francisco

Para ordenar alfabticamente los nombres de personas, se colocan primero los apellidos y luego los nombres,
separndolos con una coma. A esto se le llama transposicin.
Para facilitar el ordenamiento alfabtico de cada unidad, hay que considerar los elementos letra por letra:
o Al ordenar los apellidos, si stos inician con la misma letra, se considerarn la segunda o tercera o
las siguientes:

R O A
R O B B
R O B E R T S
R O B L E T O
R U A N O
R U B E N S
R U B I
R U B I O
R U B I R O S A

o Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabras deciden el orden alfabtico:

PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD

Primer elemento Segundo elemento Primer elemento Segundo
elemento
Abella Aguilar Noel
Abella Trrez Dumarck Antonio
Aburto Ramrez Miriam
Aburto Ramrez Oscar
Castillo Acevedo Dora
Castillo Castillo Heb Ftima
Castillo Castillo Otn
Castillo Mayorga Elsa Antonia
Castillo Mayorga Elvira

o Si los nombres y apellidos son iguales, se recurrir al documento de identificacin respectivo

(cdula, pasaporte), la direccin o cualesquier dato que permita su diferenciacin. Este nuevo dato
no es una unidad, sino un elemento adicional para poder efectuar el ordenamiento:

FONSECA ALEGRA, BLANCA IRENE, Ced. 001-50425-0000N

FONSECA ALEGRA, BLANCA IRENE, Ced. 001-81066-0002B
LVAREZ CANO, JUAN JOS, Nindir, frente a la iglesia, Masaya
LVAREZ CANO, JUAN JOS, San Jorge, Rivas

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o Cuando en el nombre de una persona hay apellidos que incluyen otras palabras, prefijos,
preposiciones, contracciones, artculos, no se consideran elementos separados dentro de cada
unidad, sino que son parte integral de stos. Por ejemplo en los vocablos extranjeros como: Vo,
Van, Der, Fitz, D, Da, O

Ejemplos:
Eva McGregor DArbelles Cruz, Harveyn de Jess
Grace McGregor Barrios DDemadyz Hernndez, Cristbal
Ana McNally Lazo DFranco Aguilar, Francisco
Stephen McAndrew De Berti, Sandra Daniela
Johany Neal St Clair Ellis De Cuculiza Reyes, Teresa
Francisco Ren On Sang Lpez De la Garza Poinsot, Ma. del Pilar
Harveyn de Jess DArbelles Cruz De la Rocha Lpez, Otto Benjamn
Cristbal DDemadyz Hernndez Del Carmen Karan, Edmundo
Albert Fitz Maurice Kelly Fitz Maurice Kelly, Albert
Francisco DFranco Aguilar McAndrew, Stephen
Sandra Daniela de Berti McGregor, Eva
Teresa de Cuculiza Reyes McGregor Barrios, Grace
Ma. del Pilar de la Garza Poinsot McNally Lazo, Ana
Otto Benjamn de la Rocha Lpez On Sang Lpez, Francisco Ren
Edmundo del Carmen Karan St Clair Ellis, Johany Neal
Mara Brbara Van Deurse Van Deurse, Mara Brbara

o Una unidad ms corta precede a una ms larga si su raz es igual:

guila, Ana
Aguilar, Anabell
Aguilera, Anayancy

o Cuando no tiene seguridad o evidencia sobre cul es el nombre o el apellido, se clasifican tal como
aparecen:

Hanna Bibliowicz
Hiroshi Teshigahara
Irina Alex
Jaar Hasbun
Lee Tanaka

o Si al nombre propio se le agrega la abreviatura de su profesin, grado militar o eclesistico, o las

expresiones padre, hijo, jr. , sta se escribir despus de la inversin correcta y entre parntesis:

Lic. Juan Jos Gmez Vlez Gmez Vlez, Juan Jos (Lic.)
Dra. Claudia Corrales Corrales Corrales Corrales, Claudia (Dra.)
Mons. Silvio Fonseca Fonseca, Silvio (Mons.)
Gral. Julio Mayorga Mayorga, Julio (Gral.)
Carlos Lpez, Padre Lpez, Carlos (Padre)
Carlos Lpez, Hijo Lpez, Carlos (Hijo)

o En los pases de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda se forma con su nombre, su
apellido de soltera, seguido de la preposicin de o de la palabra viuda (Vda.) y luego el apellido del
esposo. Al archivar, se invierte el nombre, a partir del apellido de soltera porque es el reconocido
legalmente:

Carrillo de Mendoza, Daysi

Blandn Vda. de Ortiz, Rosario
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lvarez, Juana F. de
Melndez, Lesbia N. de

4.2.2 Reglas para clasificar nombres de compaas, instituciones, sociedades

Cuando en el ttulo aparece una coma, el nombre permanece igual, no sufre transposicin:

Desarrollo Agrcola, S.A.

Desarrollo Aurfero Minero, S.A.
Desarrollo Digital, S.A.
Desarrollo Inmuebles, S.A.
Desarrollos Convivir, S.A.
Dexter, S.A.

Si en el ttulo aparecen las conjunciones y, e o el smbolo &, as como preposiciones: de, sobre, por, contra; o
artculos: el, la, las... permanece igual, no se transposiciona:

Abarrotera El Compadrito
Agencia de empleo Digno Laurel
Agroqumicos y Veterinarios Trujillo
Concentrados El Granjero
Distribuidora Mi Redentor
In & Out Publicidad
La Casa del Aire
World & American Tours

Cuando el ttulo es el nombre completo de una persona, se puede archivar de dos maneras:

o Se aplica la regla inicial, dejndose tal como est:

Auxiliadora Kelly Bienes Races
o Se invierte el nombre y el resto de la razn social se escribe a continuacin:
Kelly, Auxiliadora Bienes Races

Cuando en el ttulo hay una palabra genrica: zapatera, farmacia, restaurante, sala de belleza, empresa,
ministerio, compaas, sociedades... no se transposiciona si slo estn uno o dos expedientes. Pero si existen ms
de cinco, la palabra genrica debe anotarse al final del nombre, ya que para efectos de archivo no son palabras de
orden, sino la subseccin o subgua:

Aguirre Morales & Ca. Ltda. (Editorial)

Lacayo Alemn (Editorial)
Morales (Editorial)
Rger L. Durn (Editorial)

El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones escritos en un idioma extranjero se escribe igual al

archivar:
Al Di L
Da Paolo Fast Gourmet
Sushi Itto
La Marseillaise
Habibis

Cuando una palabra termina en s seguida o precedida de apstrofo (s s posesivo en ingls), la razn social
permanece igual:
Alejandras Salon
Valentis Pizza
Figuras Agencia
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Cuando hay ttulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se considera la direccin para decidir el
orden alfabtico:
Agencia Aduanera Martnez Medina & Co. Ltda. Col. Salvadorita
Agencia Aduanera Martnez Medina y Ca. Ltda.. El Guasaule

Cuando una empresa o institucin usa siglas, stas se consideran palabras completas. Cuando no son muy
usuales, por claridad se sugiere escribir el nombre completo debajo de la sigla entre parntesis. Se archiva:
CEPAL
(Comisin Econmica para la Amrica Latina)

Si la empresa incluye nmeros en su nombre, deben anotarse en letras. Sin embargo, cuando en el nombre
existen nmeros consecutivos como en los juzgados se conserva el orden y la escritura numrica.
Radio 1000 Radio Mil
Disco Mvil Techno 2000 Disco Mvil Techno Dos Mil
Juzgado 1 Distrito Civil Juzgado 1 Distrito Civil
Juzgado 2 Distrito Civil Juzgado 2 Distrito Civil
Juzgado 3 Distrito Civil Juzgado 3 Distrito Civil
Juzgado 4 Distrito Civil Juzgado 4 Distrito Civil

4.2.3 Reglas para clasificar nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales

Las personas que manejan los archivos deben estar actualizadas con los nombres de los ministerios y otras
dependencias gubernamentales para saber cmo efectuar la transposicin de nombres con base en las reglas de
clasificacin. A continuacin se enlistan algunas dependencias:
o Presidencia de la Repblica
o Asamblea Nacional de Nicaragua
o Consejo Nacional de Planificacin Econmica Social CONPES
o Consejo Supremo Electoral
o Contralora General de la Repblica
o Correos de Nicaragua
o Corte Suprema de Justicia
o Defensora Pblica
o Direccin General de Aduanas
o Direccin General de Bomberos
o Direccin General de Ingresos
o MAG FOR Ministerio Agropecuario y Forestal
o MARENA
o MIFIC Ministerio de Fomento, Industria y Comercio
o Ministerio de Construccin y Transporte
o Ministerio de Defensa
o Ministerio de Educacin
o Ministerio de Gobernacin
o Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
o Ministerio de Relaciones Exteriores
o Ministerio de Salud
o Ministerio del Trabajo
o Ministerio Pblico

En los nombres de las instituciones gubernamentales, por su carcter genrico, se aplica lo referido a
subsecciones o subguas:
o Construccin y Transporte, Ministerio de
o Defensa, Ministerio de
o Educacin, Ministerio de
o Gobernacin, Ministerio de
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o Hacienda y Crdito Pblico, Ministerio de
o Relaciones Exteriores, Ministerio de
o Salud, Ministerio de
o Trabajo, Ministerio del
o Pblico, Ministerio

Los nombres de los bancos se archivan con sus nombres completos y de acuerdo con las reglas de las empresas
comerciales. Se les agrega el nombre del lugar donde funcionan dada la cantidad de sucursales que poseen:
o BAC Nicaragua, Banco
Sucursal Las Brisas
o BANCENTRO, Banco
Sucursal Bluefields
Calle Cabezas
o BANCO UNO
Casa Matriz, Edificio Banco Uno
Plaza Espaa
o BANISTMO, Banco
Edificio Plaza
o BANPRO, Banco
Sucursal Metrocentro
Centro Comercial Metrocentro
El nombre de escuelas, colegios y universidades se archiva como aparece, aplicando las reglas establecidas para
empresas comerciales:
Colegios
o Agustiniano, Colegio
o Centroamrica, Colegio
o Francs Nicaragense, Colegio
o Latinoamericano, Colegio
Universidades
o UCA
(Universidad Centroamericana)
o Ciencias Comerciales, Universidad de
o UPOLI
(Universidad Politcnica de Nicaragua)

5. LA CORRESPONDENCIA. MANEJO Y ARCHIVO

La correspondencia escrita es la base principal de la comunicacin entre las entidades, aunque sean de diversa ndole. La
cantidad de correspondencia enviada o recibida vara de acuerdo con el tamao de la empresa y el tipo de sus negocios o
servicios.
Todas las entidades, sean grandes o pequeas, requieren de personas con conocimientos en el manejo de los
documentos. Generalmente, en las entidades grandes, el sistema est centralizado
Cmo se organiza la correspondencia?
El tipo de sistema y los ttulos utilizados dependern de la informacin que requiera el negocio.
El mdico est interesado en sus pacientes; el vendedor en sus posibles clientes....
La primera fase del manejo de la correspondencia es su recepcin. Quien la recibe debe:
Sellarla y registrarla,
Leerla y verificar que sea para la oficina,
Jerarquizarla: la que puede contestar y la que debe atender su jefe,
Contestar la que atiende,
Sintetizar la informacin de la otra,
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Buscar los expedientes correspondientes, si ya existen,
Presentar al jefe y recibir instrucciones o dictado,
Digitarla y revisarla antes de presentarla a firma,
Separar y repartir las copias,
Colocar la copia en pendientes, para su seguimiento,
Archivar la copia.

La persona que abre el correo debe revisar:

que haya direccin del remitente en la correspondencia. Si no existe, debe engrapar el sobre con la direccin a la
correspondencia.

Debe sellarse, marcar la fecha y hora en que fue recibida. Esto es parte del control interno de la correspondencia.

La asistente ejecutiva, despus de recibir la carta con el sello de la fecha, procede a:

Registrarla
Colocarla en su bandeja de entrada
Transferirla a su jefe para que la lea y d la respuesta
Marca y autoriza su archivo. Para esto anota sus iniciales en la esquina superior izquierda. Se le conoce como
autorizacin para archivar un documento.
o Las copias al carbn y documentos internos no requieren autorizacin para archivarse.
Se engrapa la copia de la respuesta al original de la carta .

5.1 Pasos en el procedimiento de Archivo

Despus que la correspondencia ha sido enviada para archivo, se efectan varias etapas:

5.1.1 Inspeccin
Debe examinarse para comprobar si tiene las iniciales de autorizacin.

5.1.2 Clasificacin
La clasificacin es una tcnica para la identificacin y agrupacin sistemtica de documentos semejantes,
con caractersticas comunes, que pueden diferenciarse por su tipologa esencial.
La clasificacin puede efectuarse con los siguientes criterios:

Alfabtico Geogrfico Numrico

Por asuntos Cronolgico

En el grado de exactitud de una clasificacin pueden influir los siguientes factores:

El volumen de documentos que se posee y los criterios de bsqueda que normalmente se aplican.
El ritmo medio de incremento de la documentacin.
La frecuencia con que se utiliza el archivo.

5.1.3 Codificacin
Codificar es escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia. Existen tres
mtodos comunes para codificar:
El nombre seleccionado para clasificar se subraya, de preferencia con lpiz rojo.
Si el encabezamiento bajo el que debe archivarse la correspondencia no se menciona el texto del
mensaje, se debe escribir en la esquina superior derecha.
Si es necesario efectuar una referencia cruzada de la correspondencia, el encabezamiento seleccionado
se debe subrayar o escribir y colocar una X al final de la lnea para indicar que es una referencia.

5.1.4 Distribucin
Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden ser el grupo de una letra, un nmero, un
tema, una fecha.

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5.1.5 Archivo
El ltimo paso es la ubicacin de los documentos en los expedientes y
el guardarlos en las gavetas.

Al formar un expediente debe hacerse con orden y pulcritud, para esto

es til aplicar los siguientes lineamientos:

Organice su tiempo para archivar diariamente. No permita que se le

acumulen los documentos.
No deben guardarse ms de 50 documentos en un expediente.
Cuando sea necesario divida los documentos en varias carpetas.
Los documentos deben ubicarse muy bien en los expedientes para evitar que se daen los bordes.
Los papeles no deben sujetarse con clips, alfileres o ganchos.
Al retirar un expediente de la gaveta, debe sujetarse por el centro y no por la cejilla.
Los documentos rotos deben restaurarse antes de guardarlos en el expediente.
Si los documentos son de un tamao menor al usual, se deben pegar en una hoja tamao carta,
procurando que no quede oculto ningn contenido de stos.
Los documentos activos deben ubicarse en las gavetas superiores y los inactivos en las inferiores. Esto
ahorra tiempo, trabajo y evita accidentes.
Establezca un plan de transferencia de los documentos para evitar su acumulacin innecesaria en la
oficina.

5.1.5.1 Almacenamiento en disquetes o CD

Para efectos legales, los documentos almacenados en discos no tienen valor porque pueden ser
modificados. Sin embargo, es necesario tener cuidado al almacenarlos para evitar rehacer el
trabajo.

Recomendaciones para su uso:

Evite colocarlos donde hayan zonas magnticas, electricidad
esttica y polvo.
No coloque objetos pesados sobre stos, ya que deben estar
libres de presin.
Evite sujetar los discos con objetos como ligas, clips o apilarlos
en los archivos.
Procure no escribir en la etiqueta cuando est colocada en el
disco.
No ubique etiquetas sobre etiquetas, es mejorar despegar la anterior antes de colocar una
nueva.
No los exponga a la luz solar directa ni a temperaturas extremas.
No toque el interior del disco, porque puede borrar la informacin.
No tenga lquidos, qumicos o comida cerca de ellos.

5.1.5.2 Administracin de la informacin en la computadora

La computadora aporta poderosas formas de procesar datos
para establecer y conservar documentos en un mnimo de
tiempo y ocupando poco espacio, por ejemplo los discos
duros, flexibles y compactos.

Tambin permite transportar la informacin en computadoras

porttiles, obteniendo la informacin que desea en cualesquier
lugar y circunstancia y as lograr toma de decisiones valiosas
y oportunas.

Sin embargo, es necesario tomar medidas para organizar la informacin y no confundir los archivos
del programador con los del usuario.
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Las reglas que rigen a los archivos tradicionales deben incorporarse a los diseos de los archivos
computarizados. Lo que cambia es la terminologa:
Gua principal Directorio
Guas secundarias Subdirectorios
Archivo Archivo

Directorio Subdirectorio Subdirectorio Archivo

WORD
ADMINISTRACIN
PRIVADA
BAC Nicaragua
Actas
Cartas
Informes

Es importante que el personal de oficina utilice la tecnologa adecuadamente para maximizar la

eficiencia. Adems, es necesario llevar un control de la creacin de documentos. Pueden utilizarse
los siguientes datos:

CONTROL DE CREACIN DE DOCUMENTOS

i. Control numrico
ii. Fecha de creacin
iii. Programa en que se almacen
iv. Directorio o subdirectorio en que se almacen
v. Nombre que se le asign
vi. Asunto o tema
vii. Destinatario
viii. Seccin del archivo en que se guard el documento.

6. EJERCICIOS

6.1 Ejercicio N 1

6.1.1 Analice los siguientes casos:

6.1.1.1 Marlon Rodrguez es propietario de una estacin de gasolina en Mateare. Le dice a su amigo
Rger Lazo que no necesita tener un sistema para guardar sus documentos, porque su negocio
es muy pequeo. Rger considera que s debe establecer un sistema de archivo bien
planificado. Es correcta la seguridad de Rger? Qu beneficios obtendr Marlon? Cules
seran los documentos que tendra que archivar? Mencione tres ttulos que pueden encontrarse
en el archivador de esta estacin de gasolina.

6.1.1.2 Carla Corrales quiere trabajar en la empresa de bienes races de su cuado. Ella afirma que no
necesita tomar un curso de Tcnicas de Archivo porque es fcil llevar el control de los
documentos, an sin estudios administrativos ni secretariales. Est de acuerdo con ella? Cree
que pueda cumplir con los objetivos de todo sistema de archivo? Por qu?

6.2 Ejercicio N 2
Organice en orden alfabtico los siguientes nombres de entidades y personas, aplicando las reglas establecidas:
Dr . Jorge Ramrez Acevedo
Gimnasio Altamira
Randolfo Zeledn Lpez
LUBNICA

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Auto Partes Alguera
Allan Salmern Zambrana
Luis Felipe Henrquez Averruz
Marlon lvarez Ros
Doris Julissa Espinoza Lpez
Lic. Carlos Jos Avils Gadea
Rosa Elisa vda. de Garca
Flrida Dvila de Salgado
Instituto de Promocin Humana
Bayardo Enrique Olivas
Ing. Bernarda Toruo Acevedo
Julia Inestroza Hernndez
Mara Jess Cornejo Gutirrez
Manuel Bernardino Daz Gutirrez
Restaurante La Torre
Concentrados El Granjero, S.A.
Banco de Crdito Centroamericano
Avcola La Estrella
Soluciones Computarizadas
Unin FENOSA Estel
Joshua Bendlis Dixon
Arq. Luis Enrique Vsquez Vega
Anders Jons Wilhelm Martensson
ULTRANIC
Instituto de Desarrollo Rural
Ejrcito de Nicaragua
Hospital Vlez Paiz
Conny lvarez Ros
Walter A. Gutirrez y Asociados
ECHAVERRY
SERLISA
Academia Eleganza
Laundry Express
Cermica Artstica, S.A.
Taquezal Bar Caf
Dra. Mara Cristina Van Der Gulden
Cynthia Lee Waters Frederick
Cheryl Tuckler de Wilson
Miguel de Castilla Silva
Sergio ONeil Watson
Salom Rickby Downs
Salvador Dal
Hotel Paraso
Darril Antonio Bendlis Dixon
Joshua Hansack Watler
Marina Cornejo Gutirrez

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