MANUAL DE GESTIN DOCUMENTAL

CABRERA SARRIA KEVIN STEVEN

MOLINA GONZALES JOSE FERNANDO
MUESES JURADO IYARI ESMERALDA
SALAZAR CHARRIA FRANISCO JAVIER
SALAZAR RIVERA IVAN DARIO
ZAPATA CHAMORRO ARACELY FERNANDA

INSTITUCIN EDUCATIVA INMACULADA CONCEPCIN

SANTIAGO RENGIFO SALCEDO
PRODUCCIN DE TEXTO
VILLAGORGONA-CANDELARIA
2017
 MANUAL DE GESTIN DOCUMENTAL

CABRERA SARRIA KEVIN STEVEN

MOLINA GONZALES JOSE FERNANDO
MUESES JURADO IYARI ESMERALDA
SALAZAR CHARRIA FRANISCO JAVIER
SALAZAR RIVERA IVAN DARIO
ZAPATA CHAMORRO ARACELY FERNANDA

Trabajo escrito

Docente
Hernn David Arcila Correa
Ingeniero en sistema

11-2

INSTITUCIN EDUCATIVA INMACULADA CONCEPCIN

SANTIAGO RENGIFO SALCEDO
PRODUCCIN DE TEXTO
VILLAGORGONA-CANDELARIA
2017
 INTRODUCCIN
Este trabajo se basa en el manual de gestin documental de la empresa profrutales
Ltda., lo cual es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar
el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de
informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de
los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa.
 JUSTIFICACION
Este trabajo se ha realizado con el fin de dar a conocer el manual de gestin
documental de la pyme diagnosticada (profrutales Ltda.), lo cual se basa en la
organizacin de diferentes archivos, tambin el manual de gestin documental nos
da a conocer las funciones de los distintos trabajadores de aquella pyme, ya que el
manual se identifica en gran parte de la pyme adems si llega a renunciar algn
trabajador sirve de apoyo para seguir el orden de como radicar un documento.
 OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Dar una orientacin de cmo se compone un manual de gestin de documental y
las determinadas funciones que pueden llegar a cumplir en una en una empresa en
este caso tomado como ejemplo Profrutales Ltda.

OBJETIVOS ESPECFICOS:
- Conocer el manual de gestin documental de la pyme diagnosticada
- Analizar la importancia de manejar un manual de gestin documental
 MANUAL DE GESTIN DOCUMENTAL
INTRODUCCIN:
Este manual proporciona normas, procedimientos y dems de gestin documental
para todas las reas que manejen la parte de documentos en Profrutales Ltda. ,
tanto dentro de la empresa como fuera de ella se necesita llevar un correcto orden
y esto se logra siguiendo las debidas pautas del manual de gestin documental.

OBJETIVO GENERAL:
-Establecer procedimientos, para aquellas personas que manejan los
-Documentos de la empresa Profrutales Ltda. Y con esto lograr recibir,
-Radicar, clasificar, y conservar los debidos documentos en un completo
- Orden llevando consigo el buen desarrollo de la empresa.

OBJETIVOS ESPECFICOS:
-Archivar los documentos en un correcto orden basndose en
las normas del archivo general de la nacin.
-Permitir un acceso rpido, prctico y sencillo en el
momento de localizar determinado documento.
-Brindar informacin oportuna en las diversas reas de la empresa que la
requieren.

ALCANCE:
El alcance del manual de gestin documental es llevar un correcto orden para
todos los documentos tanto internos como externos que generan o reciben las
diferentes reas de la empresa Profrutares Ltda.

POLTICA DE OPERACIN:
La documentacin presentada en los archivos del sistema de gestin tendr que
tener en cuenta todos los formatos generales que ejercen ayudas para la
elaboracin de los documentos en la presentacin formal.
 Los archivos presentados podran ser modificados si este en procesos de
documentacin.

NORMATIVIDAD:
En esta empresa para la parte de organizacin, radicacin y foliacin se basan en
la norma 594 del 2000 del archivo general de la Nacin.

DESARROLLO DE LOS PROCESOS:

CAD: centro de administracin documental:
En la pyme diagnosticada manejan la ordenacin documental atreves de
departamentos, ejemplo: todos los documentos llegan y de ah se reparten a las
diferentes secciones, si llega un producto de agricultura al rea de produccin,
primero tiene que firmar el recepcionista de ah firma el gerente de produccin
para que el documento tenga validez tiene que tener estas dos firmas y verificar si
el producto est en buen estado.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: los documentos son guardados en periodo de
uso por 5 aos, cuando se termina este ciclo, llamado archivo central, procede al
archivo muerto o archivo histrico que son encarpetados y argollados estos tienen
un periodo de 20 aos.
CLASIFICACIN DOCUMENTAL: los documentos son clasificados de acuerdo a
las dependencias, ejemplo: cuando los documentos llegan a la recepcin se
observa el tema principal y se clasifica, y estos son mandados a las dependencias
correspondientes.
CUADRO DE CLASIFICACIN: los documentos se ordenan en una tabla de
retencin documental, ya que es una tcnica ms fcil de encontrar un documento
a la hora que este sea necesario.
INGRESOS DE LOS DOCUMENTOS: en esta pyme los documentos ingresan de
dos formas: de forma fsica y sistemtica.
FSICOS: son los que se entregan de forma fsica:
- Facturas
- Recibos
- Normas de procedimientos
- Datos
- Registro
SISTEMATIZADOS: son los que ingresan por medio del internet
- Hojas de vidas
- Cartas
- Memorandos
- Actas
- Consignaciones
RADICACIN DE LOS DOCUMENTOS: a la hora de recibir el documento se le
pone la firma de la persona que recibe el documento, la hora y la fecha.
 CONCLUSIN

Concluimos que gracias a este manual de gestin documental, la empresa se

organiza de una manera que pueda realizar sus actividades con el mayor orden
posible, tambin se puede concluir que si manejamos un excelente manual
podemos llevar un orden de documentos que a la hora de buscar un documento
antiguo sea ms fcil su bsqueda.