COMO INICIAR MICROSOFT ACCESS VERSION 8.0 ?

Para ingresar al MICROSOFT ACCESS versin 8.0, desde Windows 95, seguir los
siguientes pasos :

QUE ES MICROSOFT ACCES 97?

Microsoft Access 97 es un Sistema de Gestin de Bases de Datos

relacionales.
Con Microsoft Access 97 se puede obtener informacin de diferentes
fuentes y o ganizarlas como una nica base de datos relacional.

En Access 97 se puede crear rpidamente tablas, formularios, consultas e informes y

herramientas de diseo. Adopta la apariencia de los ltimos productos Microsoft. Adems,
Access 97 hace posible crear rpidamente aplicaciones usando asistentes que le guiarn paso
a paso en la realizacin de stos.

En este nmero, se desarrollar una aplicacin sencilla, donde se

describir las opciones principales del Microsoft Access 97.
 REQUISITOS DE INSTALACION

CONOCIENDO LA PANTALLA PRINCIPAL

Al abrir o crear una base de datos, Access presentar la ventana de la Base de Datos . Esta
ventana es su centro de control, en l se encuentran las diversas opciones que permitirn
crear, modificar los objetos de la base de datos.
QUE ES UN BYTE?

Se denomina byte a la unidad de memoria del computador.

Esta unidad es de almacenamiento y puede contener un
caracter.
Se entiende por caracter a una letra, un dgito numrico
o un caracter especial.

QUE ES UN CAMPO ?
Se llama campo a un conjunto de bytes consecutivos de la
memoria o de una
unidad de almacenamiento de datos,
que tienen un sentido o un significado para alguien.
El largo mnimo de un campo es de un byte y el mximo, de 254
bytes.

QUE ES UN REGISTRO?
Se denomina registro a un conjunto de campos relacionados
sobre un mismo objeto ( cdigo de publicacin, nombre,
responsable, fecha de publicacin). El largo mnimo de un
registro es de un byte y el largo mximo es de 64 kbytes.
Ejemplo: un registro de ubicacin de Aeropuertos afectados
por el Fenmeno del Nio, tiene campos como : NPuente,
Nombre de Departamento, Nombre de Provincia, Nombre de
 Distrito, entre otros.

QUE ES UN ARCHIVO?
Se llama archivo a un conjunto de registros del mismo tipo.
Ejemplo: El conjunto de registros de los puentes de
ferrocarriles por ubicacin geogrfica. El tamao mnimo de
archivo es el de un registro, el ancho mximo slo est limitado
por el tamao del disco duro.

QUE ES UNA CLAVE O LLAVE?

Se llama clave o llave a uno o varios campos dentro de un
registro que permite la identificacin
del registro en forma nica.

Ejemplos de llaves: el cdigo del responsable de una publicacin en

un archivo
de responsables de publicaciones. Tambin
puede ser una llave el cdigo de publicacin + el nmero de la
publicacin.

La caracterstica de la llave es que es nica dentro del archivo, es

decir, que no puede repetirse.

QUE ES UNA BASE DE DATOS?

Una Base de Datos es un conjunto de informacin relacionada
con un asunto o con una finalidad , organizado de forma tal,
que se presenta al usuario como si fuera una o un conjunto de
matrices bidimensionales (tablas).

Cada fila de una matriz es un registro, el cual contiene informacin

sobre una unidad de la base de datos y le asigna un nmero para
poder manejarlo.

Cada columna contiene los diversos campos de ese registro. Por

ejemplo : en una tabla de Puentes de ferrocarriles, cada fila
contendr informacin sobre un Puente determinado, y la fila estar
dividida en campos (columnas), como el Nmero del Puente,
nombre del Puente, Tipo de Puente, Carga, fecha de construccin,
Longitud total.
QUE ES UNA TABLA?
Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema especfico,
los cuales estn organizados en columnas (campos) y filas
(registros).

Por ejemplo: La tabla CARACTERISTICAS slo contiene datos

sobre la caracterstica de la Infraestructura de los Puentes de
Ferrocarriles, la tabla UBIGEO contiene datos sobre la ubicacin de
Puentes de Ferrocarriles.

QUE ES UNA CONSULTA?

Una consulta es una reunin de datos de una o varias tablas, en
un orden especfico. Se usan para ver, cambiar y analizar datos
de distintas maneras. Tambin se pueden utilizar como origen
de registros para formularios e informes.
QUE ES UN FORMULARIO?
Un formulario es un objeto de una base de datos en el que se
pueden colocar controles para realizar acciones como
introducir, presentar y editar los campos de los datos.Se puede
usar para sus propsitos.

Ejemplo: Crear un formulario de entrada de datos de la Situacin

de la Infraestructura de los Puentes de Ferrocarriles para
introducir datos en una tabla.
QUE ES UN INFORME?
Un Informe es una presentacin de datos en forma impresa. La
mayor parte de la informacin proviene de una tabla o consulta,
que es el origen de los datos del informe. Otra informacin se
almacena en el diseo del mismo informe, por ejemplo:
clculos entre los datos como sub totales, totales, etc.

Gracias a que se tiene el control del tamao y aspecto de todos

elementos del informe, se puede presentar la informacin de la
manera que se desee.

QUE ES UNA MACRO?

Una macro es un conjunto de una o ms acciones, como abrir
un formulario o imprimir un informe. Puede crear macros para
automatizar sus tareas ms comunes.

QUE ES UN MODULO?
Un mdulo es una coleccin de Visual Basic
(declaraciones para la edicin de aplicaciones,
instrucciones y procedimientos). Los mdulos
permiten automatizar las tareas de la base de datos
utilizando la potencia y flexibilidad del lenguaje de
programacin Visual Basic.
Nota : Las bases de datos de Microsoft estn
 constitudas por objetos. Estos objetos son las tablas,
formularios, consultas, informes, macros y mdulos
cuyo nombre aparece en la ventana de la base de
datos.

CREANDO UNA APLICACIN

La Aplicacin que se desarrollar en la presente publicacin, se titula Situacin de la

Infraestructura de Puentes de Ferrocarriles. La finalidad de esta aplicacin es el ingreso y
consulta de datos originados de una encuesta a las reas afectadas por el fenmeno del nio.

Elementos que conforman la Aplicacin

YO NO SE
PROGRAMAR
...........!
Este proyecto estar compuesto por:

* Base de Datos (Puentes.mdb)

* Tablas ( Ubigeo, caractersticas
etc).
 * Consultas
* Formularios ( )
* Informes
* Cdigo, entre otros.
Cmo crear una
tabla?
Las Interrogantes seran las sgtes:

Cmo crear un formulario? Cmo crear una consulta? Cmo crear un

informe?

A continuacin se detallar cada uno de los elementos de la aplicacin:

Base de Datos:

Puentes : Compuesta por las tablas:

* Ubigeo (Tabla que contiene informacin sobre la ubicacin e identificacin del puente
afectado).
* Caractersticas (Tabla que contiene in- formacin de las caractersticas gene- rales de los
puentes
afectados).

* TABDPTO (Tabla que contiene el cdigo y nombre de los departamentos del Per).

* TABPROV (Tabla que contiene el cdigo y nombre de las provincias por departamento).

* TABDIST (Tabla que contiene el cdigo y nombre de los distritos por provincia y por
departamento).

* CATCCPP (Tabla que contiene el cdigo y nombre de las categoras de los diferentes centros
poblados).

Tablas :

Tabla : UBIGEO : Contiene campos que especifican la ubicacin Geogrfica del puente.
Tabla : CARACTERISTICAS :Contiene campos que describen las caractersticas del
puente.

Tabla : TABDPTO :Tabla de departamentos.

Tabla : TABPROV : Tabla de provincias.

Tabla :

TABDIST : Tabla de distritos.

Tabla : CATCCPP : Tabla de Centros Poblados.

Formularios :

FormularioMENU : Formulario para la presentacin del Sistema.

Formulario : UBIGEO : Formulario para la entrada de datos de la tabla Ubigeo.

Formulario : CARACTERISTICAS : Formulario para el mantenimiento de la tabla
Caractersticas.

Formulario : FRM_CONSULTA_UBIGEO : Fomulario para la seleccin de una lista de

campos para una consulta.

Formulario : RES_CONSULTA_UBIGEO : Formulario de presentacin de la consulta

UBIGEO_CONSULTA
Formulario : FRM_PANTALLAIMPRESORA : Formulario que muestra botones de comando
que ejecutan determinadas rdenes.

Consultas :

Consulta: CONSULTA_IDENTIFICACION :

Consulta: UBIGEO_CONSULTA :

Informes :

Informe: INF_CARACTERSTICAS : Informe de la consulta CONSULTA _UBIGEO

Informe: UBIGEO : Informe de la consulta UBIGEO_CONSULTA

Informe: INF_CONSULTA : Informe de la tabla UBIGEO.

Mdulo ( Variables ):

Variables : Programa en donde se declaran las variables que se usarn en toda la aplicacin.
Para grabar nuestra Aplicacin, crear un directorio TRABAJOS en el disco duro
C:\TRABAJOS\.
En este directorio se grabar toda la Aplicacin.
Como crear la Aplicacin

Desde el Men principal ir a la opcin Nueva Base de Datos del men Archivo.
Aparecer
la sgte pantalla :

Hacer click en Aceptar

Despus de haber realizado esta operacin,

acontinuacin te;n aparecer la pantalla de
archivo nueva base de datos

Primero se selecciona el directorio de trabajo

en donde se guardar la aplicacin, en
este caso dentro del directorio TRABAJOS.
Luego se procede a colocar el nombre a la
aplicacin : PUENTES.
Al hacer Click en crear Access 97 graba la
aplicacin con extensin .mdb.
La base de datos creada ser
PUENTES.MDB.

Una vez creada la base de datos se visualiza la sgte pantalla :

CREANDO LAS TABLAS

TABLA CARACTERISTICAS

1.- En la pantalla anterior hacer click en la ficha tablas y luego en nuevo

2.- Seleccionar la opcin

Vista Diseo.
3.- Hacer click en Aceptar

A continuacin aparecer la pantalla de Diseo de tablas en donde se ingresan

el nombre de los campos , el tipo de datos , las propiedades del campo y la descripcin.

Por ejm :
Nombre de campo : CARGA
Tipo de dato : Numrico Nombre de campo:FECHACOLO
Las propiedades del campo son : Tipo de dato : Fecha/hora
Tamao del campo : Las propiedades del campo son :
Doble Formato : Fecha corta
Formato : Estndar Mascara de entrada : 99/99/9999;9_
Lugares Decimales : Automtico
Mascara de entrada : 99999999,99
Valor Predeterminado : 0

De esta manera se ingresan los campos a la tabla ,especificando el

tipo de
datos y las propiedades.

Antes de colocar el
nombre y
guardar la tabla, es
necesario
crear un ndice, que
servir
como identificador
nico.
Para crear el ndice
basta con
poner el cursor en el
nombre del campo
y hacer click en el botn clave
principal de la barra de herramientas.

Para guardar la tabla, hacer click en el botn Guardar de la barra de herramientas.

Colocar el
nombre a la
tabla, en
este caso la
tabla
tiene por
nombre CARACTERISTICAS

Hacer click en Aceptar

Al hacer click en de la barra de herramientas, podemos ver la vista de hoja de Datos de la

tabla.
La tabla CARACTERISTICAS ha sido creada.

TABLA UBIGEO

Para crear la segunda tabla de la Aplicacin se sigue el mismo procedimiento antes

sealado.
Ingresar los campos en la ventana de Diseo de tablas.

Hemos tomado como ejemplo 3 campos con sus respectivos propiedades, de la misma
forma se ingresa el resto de campos.
Una vez ingresados , crear el ndice, nombrar y guardar la tabla.

TABLA TABDEPT
Seguir la misma secuencia de creacin de las tablas anteriores.

TABLA TABPROV

TABLA TABDIST
TABLA CATCCPP

CREANDO LAS RELACIONES

En la ventana de la base de
datos , hacer click en el botn
derecho del mouse, elegir la
opcin Relaciones.

Aparecer una pantalla, hacer

click en el botn derecho del
mouse , elegir la opcin mostrar
tabla ,

Una vez que se muestran en la

pantalla todas las tablas, se
procede a relacionarlas de la
sgte manera :

Con el mouse hacer click en el

campo clave de la tabla, sin soltar
el mouse arrastrarlo hacia el
campo clave de la otra tabla. Por
ejm : campo clave de la tabla UBIGEO con el campo clave de la tabla
CARACTERISTICAS.
 Hacer click en crear

CREANDO
CONSULTAS

Para crear consultas, es necesario haber creado las tablas de la aplicacin, ya que los
campos de la consultas provienen de dichas tablas.
La Aplicacin est formado por dos consultas, una para mostrarla por pantalla, y la otra
para mostrarla en forma impresa.

CONSULTA CONSULTA_UBIGEO

Para crear la consulta, hacer click en la ficha Consultas y en nuevo

Aparecer la sgte pantalla :

Elegir la opcin Vista Diseo y hacer click en Aceptar-

Elegir las tablas que contienen los campos seleccionados para la consulta.
Hacer click en Agregar
Las tablas seleccionadas para la consulta son: CARACTERISTICAS y UBIGEO

Una vez que se han seleccionado las tablas, se eligen los campos que se incluirn en la
consulta.
Poner el cursor en el campo seleccionado.
Hacer doble click.
El mismo procedimiento se realiza con cada uno de los campos.

Grabar la consulta de la sgte manera :

Hacer click en el botn Guardar.
Colocar el nombre de la consulta.
Hacer click en Aceptar.
Finalizado este procedimiento , la consulta ha sido creada.

CONSULTA IDENTIFICACION

La segunda consulta de la Aplicacin es la consulta Identificacin.

Los campos de esta consulta provienen de tres tablas :
Ubigeo,Tabdpto,Tabprov.
 Hacer click en el botn
Guardar
Colocar el nombre a la
consulta

De esta manera se han creado las consultas necesarias para la

aplicacin.

Mas adelante stas consultas sern utilizadas en el desarrollo de

formularios
e informes.
CREANDO FORMULARIOS

Un formulario contiene controles para mostrar y modificar datos. Los formularios pueden estar
contenidos dentro de un conjunto de formularios. En el ejemplo de la Aplicacin existen 7
formularios.

1.-Formularios para recolectar informacin Caractersticas y Ubigeo

Estos formularios se utilizan para la entrada de datos.

2.-Formularios para presentar informacin

Res_Consulta_Ubigeo

Estos formularios generalmente se originan de alguna consulta como en este caso,

muestra un conjunto de campos de acuerdo a algn criterio.

3.-Formularios para filtrar informacin

Frm_Consulta_Ubigeo

En estos formularios se realiza el criterio de seleccin para una consulta determinada.

Los formularios para filtrar informacin hacen el llamado a un formulario para presentar
informacin.

4.-Otros Formularios

Frm_menu y Frm_pantallaimpresora.

CREACION DE UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS

El asistente para formularios es la manera mas rpida y sencilla de construir un formulario.
El formulario est compuesto por una serie de controles como son :
Cuadros de texto
Cuadros combinados
Etiquetas
Casillas de verificacin (Check box)
Botn de opcin. (Option button)
Imagen

Barra de Herramientas

FORMULARIO UBIGEO

En la ventana de la base de datos, hacer click en la ficha Formularios y en nuevo

ASISTENTE PARA FORMULARIOS

El Asistente para formularios crea un formulario para introducir datos a partir de una nica
tabla. El asistente plantea preguntas sencillas a medida que recorre una serie de pasos, en los
cuales especifica la tabla y los campos que desea utilizar para crear controles que aparecern
en el formulario.

Elegir la opcin Asistente para formularios

Elegir la tabla o consulta de donde proviene el formulario.

El proceso de creacin de formularios por el asistente sigue una serie de pasos que son los
siguientes :
El primer paso consiste en seleccionar la tabla o consulta que contienen los campos del
formulario.
Una vez seleccionados, hacer click en siguiente

Elegir una distribucin apropiada al formulario, puede ser en columnas, tabular, hoja de datos,
etc.
Hacer click en Siguiente

Elegir un estilo para el formulario, se puede elegir hasta 10 estilos diferentes

Colocar el nombre al Formulario

Seleccionar la opcin Modificar el diseo del Formulario

La siguiente pantalla muestra el formulario en modo diseo.

En l se realizarn los cambios en el diseo, como por ejemplo : el orden y el tamao de las
cajas de texto, de las etiquetas, las propiedades como: el color del fondo, estilo de los bordes.,
etc

Para ordenar y distribuir los objetos del formulario:

Con el mouse, hacer click en el control a desplazar, sin soltar el mouse trasladarlo al lugar
requerido.
Para asignar propiedades a cada uno de los controles del formulario se siguen los sgtes
pasos :

Con el mouse posicionarse en el control

y hacer click en el botn derecho.
Aparecer un men contextual.
Hacer click en la opcin propiedades.

Hemos tomado la primera etiqueta del formulario

Seleccionar las propiedades para el control:
Estilo de fondo, efecto especial, estilo de los bordes, nombre de la fuente, etc.
Al igual que en la primera etiqueta, se asignan propiedades a los dems objetos del formulario.

Colocar las etiquetas al formulario y asignarle sus propiedades

Los controles para introducir, actualizar y presentar informacin de una tabla o consulta son
dependientes de los campos correspondientes de la tabla o consulta. Los controles del
formulario UBIGEO son dependientes de los campos de la tabla UBIGEO.
Para crear un cuadro combinado:
Seleccionar la herramienta cuadro combinado
, situar el puntero del ratn sobre la
superficie del formulario donde se desea
situar la primera esquina del control.
En el primer cuadro de dilogo del asistente,
seleccionar la opcin Quiero que el cuadro
combinado busque los valores de una tabla o
consulta
Hacer click en Siguiente

Seleccionar la tabla o consulta que contienen los

campos que se mostrarn en el cuadro combinado.
Hacer click enAceptar

Seleccionar los campos que aparecern en el cuadro

combinado.
Hacer click en Siguiente

Determinar el ancho de columna del Indicar el nombre del campo en donde se

cuadro combinado almacenar el valor.
Por ltimo, colocar el nombre de la etiqueta para el cuadro combinado

Hacer click en terminar

Para agregar los botones de comando al formulario, la manera ms simple es usando el

asistente.

Para crear los botones de comando usando el asistente se sigue el siguiente procedimiento :

Ir a la barra de herramientas y hacer click en

Seleccionar la categora y la accin para el Botn de Comando

Hacer click en Siguiente

Seleccionar imagen o texto al botn de comando.

Hacer click en Siguiente.

Asignar un nombre al botn de Comando

Hacer click en Terminar.
 Este Asistente es la manera ms fcil y prctica de crear
botones de comando, ya que simplifica el trabajo de realizar cdigo.

Hacer click derecho sobre el botn de comando y elegir la opcin Generar evento,
Vemos que aparece una ventana como la que sigue a continuacin en donde se puede
visualizar el cdigo del botn de comando que el asistente genera.
Por ejm : para el botn
Las aplicaciones ejecutan procedimientos de eventos como respuesta a determinados eventos
asociados a objetos concretos como por ejemplo el cambio de datos en un campo o un click del
mouse en un botn de comando
Como podemos observar en el formulario, el botn de comando Caractersticas del puente
Como ya lo explicamos, al hacer click en el botn de comando, aparece el siguiente formulario :

El siguiente formulario llamado "CARACTERISTICAS" es el segundo formulario de la

Aplicacin.
Como podemos observar tiene una serie de controles; cuadros de texto, etiquetas, botones de
comando, similar al formulario anterior.
Un control nuevo sera la "Casilla de verificacin".

Una vez terminado de crear el formulario (diseo), esto implica controles y propiedades, escribir
la sgte. lnea de cdigo en el evento Load del formulario.
Esta lnea asigna el valos del campo NUMPUENTE (clave principal de la tabla UBIGEO) al
valor de la clave principal de la tabla CARACTERISTICAS (Formulario CARACTERISTICAS).

Crear los botones de comando usando el asistente :

Botn Salir

El siguiente es un formulario de seleccin de campos para una consulta especfica.

Escoger el cuadro combinado con el mouse y hacer click en el botn derecho.
Hacer click en la opcin Generar Evento
Escribir el siguiente cdigo en el evento lost focus (Al perder el enfoque).

El cdigo anterior realiza el sgte. procedimiento:

- Ejecuta la condicin:
Si no es nulo el primer elemento del cuadro combinado entonces
asigna a la variable dpto., el valor elegido de la lista.

- Asignarle a la propiedad Rowsousce (origen de la fila) del control CBOPROV (Cuadro

combinado mediante una consulta SQL.

CBPPROV.RowSource="SELECT[tabprov].[dd],[tabprov].[NOMPROV]"
FROM[tabprov]where[tabprov].[dd]='"& dpto & "';"

El cdigo de los siguientes cuadros combinados sigue la misma lgica que el explicado
anteriormente:
Una vez creados los cuadros combinados que permitirn la eleccin de los campos para la
consulta, crear el botn de comando Abrir

Este comando permitir abrir el formulario en donde se mostrarn todos los registros de la
consulta que tengan el criterio de seleccin especificado en el sgte cdigo :

En el criterio se asignan el valor que toman las variables al valor de los campos.

Para crear el formulario en donde se mostrarn los campos, resultado de la consulta de

seleccin , seguir el siguiente procedimiento :

Como ya se explic anteriormente , usar el asistente y con la consulta UBIGEO_CONSULTA,

crear el formulario RES_CONSULTA_UBIGEO.

Distribuir los controles como se muestra en el formulario:

Crear los botones de comando usando el asistente :

Este botn permitir imprimir el resultado de la consulta.

Para ello se debe crear un informe de la consulta.
Adicionar las sgtes lneas de cdigo:

CREANDO INFORMES

INFORME INF_CONSULTA

Puede crear un informe o hacer que Microsoft Access cree un informe automticamente
mediante un Asistente para informes.
El asistente para informes acelera el proceso para crear un informe ya que hace todo el trabajo
bsico en su lugar.
Cuando se usa un Asistente para informes, ste le pide informacin y crea un informe basado
en sus respuestas.

Seguir el siguiente procedimiento :

En la ventana de la base de datos, hacer click sobre la ficha Informes.

Elegir nuevo.
En el cuadro de dilogo Nuevo Informe, elegir el asistente que desea utilizar.
Elegir la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe. Se ha
elegido en este caso la consulta CONSULTA_UBIGEO
 Hacer click en "Aceptar"

Elegir los campos de la consulta que aparecern en el informe.

Agregar algn nivel de agrupamiento con respecto a algn campo.

Hemos agrupado con respecto al campo NUMPUENTE.
(este procedimiento es opcional)
Hacer click en siguiente

Ordenar los registros de detalle, esto quiere decir en que orden se

desea que aparezcan los campos.

Hacer click en "Aceptar"

Aplicar una distribucion al informe.

 Hacer click en
"Aceptar"

Elegir un estilo para el informe.

Colocar un nombre al informe.

Hacer click en Terminar
Al haber hecho click en Terminar aparece el informe en modo diseo.
En este modo, se puede personalizar el informe, es decir cambiar el diseo: propiedades (estilo
del fondo, fuente) , distribucin de los controles..

Al hacer click en el botn de la barra de herramientas, podemos ver la vista preliminar

del informe.
Una vez realizados los cambios al informe , quedara de la siguiente manera :

CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS

Para crear una base de datos podemos hacerlo de dos maneras:

La primera manera es seleccionando la opcin de base de datos en blanco o asistente para
base de datos, como muestra la siguiente pantalla:

La segunda manera de crear una base de datos es:

1. Abrir el men Archivo haciendo click sobre Nueva Base de Datos...

2. Aparecer un cuadro de dilogo Abrir, seleccionar la carpeta donde se encuentra
la base de Datos que desea abrir.
3. Seleccionar el cono de Base de Datos que se desea abrir en el cuadro de lista de
la zona central del cuadro de dilogo o escribir su nombre en el cuadro de texto
Nombre de archivo
4. Hacer click sobre el botn Abrir.

5. Si desea utilizar una plantilla de Access, seleccione la que desee utilizar para
crear la nueva base de datos.
6. Hacer click sobre el botn Aceptar del cuadro de dilogo Nueva.
7. En el cuadro de dilogo Archivo nueva base de datos, seleccionar la carpeta
donde se desea crear la nueva base de datos y asignarle un nombre en el cuadro
de texto Nombre del archivo.
8. Hacer click sobre el botn Crear.
ABRIR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE

1. Abrir el men Archivo y seleccionar la opcin Abrir base de datos...

2. Aparecer un cuadro de dilogo Abrir, seleccionar la carpeta donde se encuentra
la base de datos que desea abrir.
3. Seleccionar el cono de base de datos que desea abrir en el cuadro de lista de la
zona central del cuadro de dilogo o escribir su nombre en el cuadro de texto
Nombre de archivo.
4. Hacer click sobre el botn Abrir.

CERRAR UNA BASE DE DATOS

Abrir el men Archivo haciendo click sobre
la opcin Cerrar o pulsando la combinacin
de teclas <Alt-A> y ejecutando el comando
Cerrar la tecla <E>,

o tambin podemos Abrir el men de

control de la Base de datos haciendo click
sobre su cono y seleccionar la opcin
cerrar.

CREAR UNA NUEVA TABLA

1. Sobre la ficha Tablas de la

ventana Base de datos hacer clic.
2. Hacer click sobre el botn Nuevo
de la ventana Base de datos o
pulsar la combinacin de teclas
<Alt-O>.

3. Nos presenta un cuadro de

dilogo Nueva tabla, en la cual
podemos elegir entre las
siguientes opciones:

Modo de ver Hoja de datos Crea una nueva tabla en el modo Hoja de
datos para introducir nuevos datos.
Modo de ver Diseo Crea una nueva tabla en el modo Diseo
para modificar el diseo de la misma.
Ejecuta el Asistente para la creacin de
Asistente para Tablas
tablas.
Permite importar los datos de una tabla o
Importar Tablas base de datos externa.
Permite vincular datos procedentes de una
Vincular Tablas tabla o base de datos externa.

4. Hacer click sobre el botn Aceptar.

CREAR UNA TABLA CON EL ASISTENTE PARA TABLAS

Se debe seguir los siguientes pasos:

1. Hacer click sobre la ficha Tablas de la ventana Base de datos.

2. Luego hacer click sobre el botn Nuevo de la ventana de Base de datos.
3. Entonces aparecer el cuadro de dilogo Nueva Tabla, se debe seleccionar la
opcin Asistente para tablas haciendo click sobre el botnAceptar.

4. Seleccionar cualquiera de las tablas disponibles en la lista Tablas de ejemplo.

5. Seleccionar los campos que se crea conveniente incluir en la tabla mediante la
lista de Campos de ejemplo, luego hacer click sobre el botn Siguiente.
6. Ponerle un nombre para la tabla y hacer click sobre el botn Siguiente.
7. Si se est conforme con las relaciones establecidas por el Asistente, hacer click
sobre el botn siguiente.
 8. Si se desea modificar el diseo de la tabla que ha establecido por defecto el
asistente seleccionar la opcin Modificar diseo o seleccionar cualquiera de las
dems opciones para empezar ha introducir los datos en la tabla.
9. Hacer click sobre el botn Finalizar para cerrar el asistente y crear la tabla.

CREAR UNA CONSULTA CON EL ASISTENTE

El Asistente crea una consulta de seleccin apartir de los campos que se elijan, siguendo los
siguientes pasos:

1. Hacer click sobre la ficha Consultas de la ventana Base de datos.

2. Hacer click sobre el Botn Nuevo de la ventana Base de datos.
3. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, seleccionar la opcin Asistente para
consultas sencillas haciendo clic sobre su nombre.
4. Hacer click sobre Aceptar.
5. En el cuadro de dilogo del asistente, utilizar el cuadro de lista Tablas/Consultas
y la lista Campos disponibles, para seleccionar los campos de las tablas o
consultas que se deseen incorporar al diseo de la consulta.
6. Hacer click sobre el botn Siguiente.
7. Escribir un nombre para la consulta en el cuadro de texto Qu ttulo desea
asignar a su consulta?.
8. Hacer click sobre el botn finalizar. desplegable
CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE

Para que el asistente cree automticamente su formulario basndose en los campos que
seleccione, seguir los siguientes pasos:

1. Hacer click sobre la ficha Formularios de la ventana de Base de datos.

2. Hacer click sobre el botn de la Base de datos.
3. En el cuadro de dilogo Nuevo formulario, seleccionar el texto Asistente para
formularios.
4. En el cuadro de lista desplegable elegir la tabla o consulta que proporciona los
datos para el formulario.
5. Hacer click en el botn Aceptar.
6. En la primera pantalla que aparece, seleccionar de el cuadro de lista desplegable
Tablas/Consultas y la lista de Campos disponibles, para utilizar los campos de las
tablas o consultas que se desean incorporar al diseo del formulario
CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE

Para que el asistente cree automticamente su informe, basndose en los campos que
seleccione se debe seguir los siguientes pasos:

1. Hacer click sobre la ficha Informes de la ventana Base de datos.

2. Hacer click sobre el botn Nuevo de la ventana Base de datos.
3. En el cuadro de dilogo Nuevo informe, seleccionar la opcin Asistente para
informes.
4. En el cuadro de lista desplegable elija la tabla o consulta que proporciona los
datos para el informe.
5. Hacer click en el botn Aceptar.
6. En el cuadro de dilogo del asistente, utilizar el cuadro de lista desplegable
Tablas/Consultas y la lista Campos disponibles para seleccionar los campos de
las tablas o consultas que se desean incorporar al diseo del informe.
7. Hacer click en el botn Siguiente.
8. Seleccionar el tipo de ordenacin de los registros y hacer click en el botn
Siguiente.
9. Seleccionar la distribucin y la orientacin del informe y hacer click sobre el
botn Siguiente.
10. Elegir cualquiera de los estilos predeterminados para el informe y hacer click en
el botn Siguiente.
11. Ponerle un nombre al informe y hacer click en el botn Fi nalizar.
ABRIR UNA TABLA

Para abrir una tabla, seguir los siguientes pasos:

1. En la ventana de la base de datos, elegir la ficha Tablas.

2. Elegir el nombre de la tabla que desea abrir.
3. Para abrir la tabla en el modo de ver Diseo, elegir Diseo".

Para abrir la tabla en el modo de ver Hoja de datos, elija Abrir.

Notas: Una vez abierta una tabla, puede alternar fcilmente entre los dos modos de ver
haciendo click en la flecha junto al botn "Modo de ver" de la barra de herramientas.

ABRIR O EJECUTAR UNA CONSULTA

Es posible abrir consultas de seleccin, de referencias cruzadas y de accin en el modo de ver

Diseo. Tambin puede abrir consultas de seleccin y de tabla de referencias cruzadas en el
modo de ver Hoja de datos, lo que le permite ver los resultados de la consulta.

ABRIR UN FORMULARIO
1. En la ventana de la base de datos, hacer click sobre la ficha Formularios.
2. Elegir el formulario que desea abrir.
3. Hacer click sobre el botn Abrir para abrir el formulario en el modo de ver
Formulario, o el botn Diseo para abrir el formulario en el modo de ver Diseo.

Nota: Tambin puede abrir un formulario en el modo de ver Formulario arrastrando el

formulario de la ventana de la base de datos a la aplicacin de fondo.
Una vez abierto el formulario, puede alternar con facilidad entre los tres modos de ver el
formulario haciendo clic sobre el botn Modo de ver de la barra de herramientas.

ABRIR UN INFORME

Para abrir un informe, seguir los siguientes pasos:

1. En la ventana de la base de datos, hacer click sobre la ficha Informes.

2. Elegir el informe que desea abrir.
3. Hacer click sobre el botn Diseo para abrir el informe en el modo de ver Diseo,
o hacer click sobre el botn Presentacin preliminar para abrir el informe en
Presentacin preliminar.

Nota: Tambin puede abrir un informe en Presentacin preliminar arrastrando el informe de la

ventana de la base de datos al fondo de la aplicacin.
ABRIR UNA MACRO

Para abrir una macro, seguir los siguientes pasos:

1. En la ventana de la base de datos, hacer click en la ficha Macros.

2. Hacer click en el nombre de la macro que quiere abrir.
3. Hacer click en Diseo.
4. Hacer las modificaciones que desee (personalizar).

ABRIR UN MODULO

Para abrir un mdulo, seguir los siguientes pasos:

1. En la ventana de la base de datos, hacer click en la ficha Mdulos.

2. Hacer click en el nombre del mdulo que quiere abrir.
3. Hacer click en Diseo.
4. Hacer los cambios que crea conveniente (personalizar).

GUARDAR UNA TABLA, CONSULTA,

FORMULARIO, INFORME, MACRO O MODULO

Para guardar una tabla, consulta, formulario, informe, macro o mdulo seguir los siguientes
pasos:

1.- Hacer clic sobre en la barra de herramientas.

Si est guardando un objeto por primera vez, escriba un nombre que siga las reglas para
nombrar objetos de Microsoft Access en el cuadro de dilogo Guardar como y despus elija
Aceptar.

Nota: No es necesario que guarde los datos de los registros. Microsoft Access guarda
automticamente un registro cuando se hace una de las siguientes acciones: mover el enfoque
a otro registro, cerrar el formulario, hoja de datos o base de datos activos o salir de Microsoft
Access.

COPIAR UNA TABLA, CONSULTA, FORMULARIO, INFORME, MACRO O

MODULO

Se deben seguir los siguientes pasos para copiar una tabla, consulta, formulario, informe,
macro o mdulo:

1. En la ventana de la base de datos, elegir la ficha que contiene el objeto que

desea copiar.
2. Elegir el objeto y hacer click sobre en la barra de herramientas.
3. Si se desea copiar el objeto a una base de datos diferente, cerrar la base de
datos actual y abrir la base de datos en la que se desea pegar el objeto.
4. Con la ventana de la base de datos visible, hacer clic sobre en la barra de
herramientas.
5. Proporcionar la informacin requerida en el cuadro de dilogo Pegar como y
despus elegir Aceptar.
Nota: Si se desea deshacer la operacin de pegado, hacer click sobre en la barra de
herramientas.

ELIMINAR UNA TABLA, CONSULTA,FORMULARIO, INFORME, MACRO O

MODULO

Para eliminar una tabla, consulta, formulario, informe, macro o mdulo seguir los siguientes
pasos:

1. En la ventana de la base de datos, elegir la ficha que contiene el objeto que se

desea eliminar.
2. Elegir el objeto y presionar la tecla SUPR.

Nota : Si se deseara deshacer la operacin de eliminacin, hacer click sobre en la

barra de herramientas.

IMPRIMIR UNA TABLA, CONSULTA, FORMULARIO, INFORME, MACRO O

MODULO DESDE UN ACCESO DIRECTO

Despus de crear un acceso directo para un objeto, se puede imprimir el objeto directamente
desde el cono del acceso directo.

1. Con el botn secundario del mouse, hacer click sobre el acceso directo.
2. Elegir el botn Imprimir.
3. Seleccione las opciones que desea utilizar y despus elegir el botn Aceptar.