Se basa en la estructura orgnico funcional de la empresa dnde

se relacionan las series, las funciones y actividades de las oficinas

productoras de la documentacin; es decir que a cada unidad
administrativa segn sus funciones se le asign la responsabilidad
de custodia, conservacin y disposicin final de los documentos de
archivo.

ACUERDO 005 DE MARZO 2013

Se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin
y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas
que cumplen funciones pblicas
 Establece las unidades mayores (secciones y subsecciones)
definidas por la estructura orgnica y la unidades intermedias
(series y subseries).
La estructura desarrollada es flexible y expandible, es decir que
permite acomodarlo a las necesidades orgnicas de la entidad y a
su vez de los archivos que se van generando en el tiempo.
A travs del Cuadro de Clasificacin Documental cada servidor podr
asignar un cdigo temtico, tanto a los documentos que produzca,
como a las carpetas o unidades documentales que utilice en sus
dependencias, y solo con esto ser suficiente para asegurar que los
documentos queden vinculados dentro de Sistema de Gestin
Documental, desde el momento de su ingreso o desde su origen
hasta su transferencia al archivo central y/o disposicin final.
 Asegura los archivos de la organizacin
Ubica los documentos en categoras temticas normalizadas
Reduce los errores en la clasificacin de documentos
Unifica el lenguaje para denominar los archivos
El Cuadro permite organizar la produccin documental por
procesos y por funciones
Facilita la consulta posterior
Facilita la administracin eficiente de los archivos
1. Conocer el sistema orgnico funcional de la
empresa
2. Realizar una encuesta a cada una de las
reas productoras de los documentos
3. Analizar e interpretar la informacin obtenida
(Series, Subseries, Tipologa Documental)
4. Implementacin
 Los archivos se organizan en distintos niveles jerrquicos y por tanto, estos
niveles deben verse reflejados en el cuadro de clasificacin. Estos son:

Fondo: Es el conjunto de documentos producidos orgnicamente por una

dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica.

Seccin: Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones
de cada rea administrativa de conformidad con las disposiciones legales
aplicables.

Serie: Es la divisin de una seccin que corresponde al conjunto de

documentos producidos en el desarrollo de una misma atribucin general y que
versan sobre una materia o asunto especfico.
 Expediente: Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor
para su uso corriente, o durante el proceso de organizacin archivstica, porque
se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la
unidad bsica de la serie.

Unidad documental (documento, pieza, tipo documental): Es la unidad

archivstica ms pequea e indivisible.
 ORGANIGRAMA MODELO

CONCEJO DESPACHO PERSONERIA

MUNICIPAL ALCALDA MUNICIPAL

SECRETARA OFICINA DE
SECRETARA SECRETERIA
GENERAL Y UMATA PLANEACIN
HACIENDA BIENESTAR
DE GOBIERNO Y OBRAS
SOCIAL
PBLICAS
INSPECCIN
DE POLICA TESORERA
UNIDAD DE
COMISARA EDUCACIN
DE FAMILA
CASA DE
LA CULTURA

UNIDAD
DE SALUD
 CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL
CONCEJO DESPACHO PERSONERIA
MUNICIPAL ALCALDA MUNICIPAL
1 2 3

SECRETARA
SECRETARA SECRETARIA OFICINA DE
GENERAL Y UMATA
HACIENDA DE BIENESTAR PLANEACIN
DE GOBIERNO 23 Y OBRAS
22 SOCIAL
21 PBLICAS
24
25
INSPECCIN TESORERA UNIDAD DE
DE POLICA 221 EDUCACIN
211 241
CASA DE
COMISARA
LA CULTURA
DE FAMILIA
242
212
UNIDAD
DE SALUD
243
FONDO SECCIN SERIE CODIGO SUBSERIE

2 25 Licencias 25-11 Licencias

De
Construccin
Despacho Oficina de 25-12 Licencias Uso
Alcalda Planeacin y Espacio
Obras Pblico
Pblicas
 Instrumento conformado por un listado de
series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

ACUERDO 004 DE 2013

Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin , evaluacin,
aprobacin e implementacin de las TRD
FORMATO DE TABLA DE
RETENCIN
FORMATO DE TABLA DE
RETENCIN
FORMATO DE TABLA DE
RETENCIN
FORMATO DE TABLA DE
RETENCIN
 IMPORTANCIA DE LAS TRD

Para la administracin:
Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz
y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de
los tiempos de retencin en ella estipulados.
 IMPORTANCIA DE LAS TRD

Para la administracin:

Garantizan la seleccin y conservacin de los

documentos que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos.
 IMPORTANCIA DE LAS TRD

Importancia desde el punto de vista archivstico:

Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organizacin de los documentos a partir del
concepto de archivo total.
Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivsticos para el manejo racional
de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin
administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin
 CODIFICACIN DOCUMENTAL

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE

25-1 LICENCIAS 25-11 Licencias de

Construccin

25-12 Licencias Uso

Espacio Publico

21
 Formato de Tabla de Retencin
Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas

RETENCIN Disposicin Final

CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
25-1 LICENCIAS
25-11 Licencias de Construccin 2 25 X
Solicitud
Proyecto y Planos
Escritura
Constancia y certificaciones
Conceptos tcnicos
Recibos de Pago
Licencia (resolucin)
25-12 Licencia Uso Espacio Pblico 1 X
Solicitud
Proyecto y Planos
 ACUERDO 042 DE 2002
Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de
los archivos de gestin en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el
Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos
21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

ACUERDO 005 DE 2013

Por el cual se establecen los criterios bsicos para la
clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las
entidades pblicas y privadas que cumplen funciones
pblicas
Las hojas de control deben diligenciarse para unidades
documentales compuestas o expedientes, la
normatividad vigente las exige para expedientes de
procesos contractuales, historias laborales y
expedientes pensionales.
Debe estar ubicada al inicio del expediente, este
formato no debe foliarse aunque haga parte integral del
expediente
Datos:
Nombre completo del funcionario al que
corresponde el expediente
Fecha del documento
Tipo documental
El nmero de folios que le corresponde al
documento, que debe relacionarse con la ultima
foliacin realizada y validada
Fecha de elaboracin
Firmas del Responsable
La Ordenacin de los expedientes debe realizarse por carpetas, en
forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer
documento que gener el trmite y al final de la carpeta la ltima
actualizacin del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo
de los trmites. 30 de junio de 2015
12 de abril de 2015
10 de enero de 2015

ACTA No. 001

ASISTENTES: SANDRA CONSTANZA TUZO, Presidente. Ejecutivo-
Presidente
JACQUELINE AFANADOR, Directora Financiera.
LILIANA MEDINA, Directora Administrativa y de Talento
Humano
SEBASTIN ROJAS, Director de Registros Pblicos
JUAN CARLOS PLAZAS, Coordinador de Sistemas
SAMUEL LPEZ MACAS, Auxiliar de Archivo, Secretario

INVITADOS: CAROLINA VALDERRAMA, Apoyo Gestin Documental

desarrollo.

ORDEN DEL DA:

1. Verificacin de Qurum
2. Lectura, discusin y aprobacin del Acta anterior
3. Restructuracin del Comit Interno de Archivo.
4. Diseo e Implementacin de Formatos.
5. Socializacin del Plan de Trabajo Herramientas Archivsticas y
Gestin Documental.
Todos los documentos ya sean carta u
oficio se perforan a tamao oficio.
Los documentos que tienen un
formato ms pequeo, como los
recibos, se pegan en una hoja
reciclable tamao oficio o carta.
La foliacin se debe realizar a medida que se va generando y
alimentando el expediente, de tal forma que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trmites.
Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja,
con un lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y
sin enmendaduras.
4

3 Se debe numerar de manera

2 consecutiva, es decir, sin
omitir ni repetir nmeros.
 8
9
8
8
7

Si existen errores en la 7
6

foliacin, sta se anular 6

con una lnea oblicua,

evitando tachones.
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel
(casetes, discos digitales CDs-, disquetes, videos, etc.) pero si
dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la
que pertenecen.
 Para la marcacin de las
carpetas se usa un rotulo
con una dimensin de 10
cm x 5 cm. , ubicando a
dos centmetros de los
bordes extremos de la
carpeta, el cual

se ubica en la esquina superior derecha del folder o

carpeta, en sentido horizontal.
Para la marcacin de las cajas se utiliza
un rotulo con una dimensin de 10 cm. x
13 cm. , ubicando en el centro de la tapa
de la caja.
 Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin.
Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentacin.
Solucionar, a nivel fsico y funcional, el problema de la
acumulacin de documentos en las dependencias e
instituciones productoras.
Concentrar la informacin til, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histrico
institucional.
Guardar precaucional o definitivamente la documentacin, en
las mejores condiciones de conservacin.
 Existencia del Comit Interno de Archivo
Las de Tablas de Retencin Documental debidamente avaladas
por el Comit Interno de Archivo.

Compromiso: El funcionario se haga

responsable de la adecuada conservacin,
organizacin, uso y manejo de los
documentos y archivos que se deriven del
ejercicio de sus funciones.
FUID: Formato nico de Inventario
Documental.
POR MEDIO DEL CUAL SE DESARROLLAN
LOS ARTCULOS 46, 47 Y 48 DEL TTULO XI
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS DE LA
LEY 594 DE 2000.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS,
CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES
DESTINADOS A ARCHIVOS
Ref. X 100 Carpeta: Cuatro aletas
 Ref. X 200

Carpeta: Tipo yute doble tapa

 SALUD OCUPACIONAL EN LA
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
La administracin de un Archivo requiere una serie
de medidas de control que con lleven a evitar la
prdida de documentos y a garantizar la seguridad.
El mayor denominador encontrado en los archivos
son las condiciones desfavorables a las que estn
expuestos, tanto los documentos como las personas
que all laboran, lo cual, en muchos casos, se
derivan situaciones de riesgos
 GESTION
DOCUMENTAL
LEY 594 DE 2.000
(LEY GENERAL DE ARCHIVOS)
 Gestin de Documentos

Conjunto de normas tcnicas y

practicas usadas para administrar
el flujo de documentos de todo tipo
de una organizacin
Gestin de Documentos
LEY 80 DEL 22
DE DICIEMBRE DE 1989

Por la cual se crea

el Archivo General De La Nacin
y se dictan otras disposiciones .
Gestin de Documentos
ACUERDO No. 042
Octubre 31 DE 2002

Por la cual se establecen los criterios para

la organizacin de los archivos de gestin
en las Entidades pblicas y privadas
 Gestin de Documentos
Qu es Gestin Documental?

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas

tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de
la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin
Gestin de Documentos
Qu es PDG?
Programa de Gestin Documental

Conjunto de instrucciones en las que se detallan las

operaciones para el desarrollo de los procesos de la
gestin documental al interior de cada entidad, tales
como Produccin, Recepcin, Distribucin, Trmite,
Organizacin, Consulta, Conservacin y Disposicin
Final de los documentos.
Gestin de Documentos
Proceso de PDG
1 Produccin de Documentos (Creacin de Documentos)
Recepcin de Documentos (Recibir los documentos con las normas y
2
tcnicas adecuadas)
Distribucin de Documentos (La forma de repartirlos a los usuarios
3
internos o externos)
Trmite de Documentos (Tiempo de respuesta que se le debe dar a los
4
documentos)
5 Organizacin de Documentos (Asegura su permaneca y seguridad)
6 Consulta de Documentos (Prstamo que le hacemos a los usuarios)
7 Conservacin de Documentos (Lugar donde se guardan y la forma)
Disposicin Final de Documentos (Si se van a eliminar, conservar, o
8
digitalizar)
Gestin de Documentos
Programa de Gestin Documental
Produccin y
Preservacin
recepcin DISPOSICION
FINAL Temporal

Trmite

Proteccin
Distribucin TRANSFERENCIA
ELIMINACION
PRIMARIA /
SECUNDARIA

Consulta Retencin Almacenamiento Recuperacin

 Gestin de Documentos
Objetivos
Programa de Gestin Documental

Resalta la importancia de los documentos y archivos

Apoya las decisiones Administrativas
Ayuda al control y garanta de procesos
PROCESOS ARCHIVISTICOS
PRODUCCIN
DOCUMENTAL
CLASIFICACIN
DOCUMENTAL
ORDENACIN
DOCUMENTAL
DISPOSICIN
FINAL
CONSERVACION TOTAL
MICROFILMACION
ELIMINACION DE DOCUMENTOS
SELECCIN DOCUMENTAL
 NORMAS TCNICAS
COLOMBIANAS
NTC 9001-2000 Requisitos de la documentacin, control de documentos, control de registros.

NTC 4436. Informacin y documentacin. Papel para documentos de archivo. Requisitos

para la permanencia y durabilidad

NTC 4568 Informacin y documentacin. Papeles para documentos. Requisitos de

permanencia.

NTC 1673 Papel y Cartn. Papel para escribir e imprimir

NTC 2773 Equipo y tiles de oficina. Carpeta de cartn para archivo.

NTC 4095 Norma general para la descripcin archivstica.

NTC 1507. Terminologa del mobiliario de oficina

NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos.

 NORMAS TCNICAS
COLOMBIANAS
NTC 3723 Microfilmacin de Documentos

NTC 4080 Smbolos grficos para uso en procesos de microfilmacin

NTC 5174 Procesado y Almacenamiento de Microfilmes tipo gelatina y plata

NTC 5238 Microfilmacin de series, procedimientos de operacin

NTC 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte en papel, caractersticas de
calidad

NTC 2676 Elementos para Informtica. Cartuchos de disco flexible de 90 mm( 3,5 pulgadas)
GRACIAS
GRACIAS