T-2-03 - CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO.

FUNCIONES DEL
REGISTRO Y DEL ARCHIVO. CLASES DE ARCHIVOS Y CRITERIOS DE
ORDENACIN. ESPECIAL CONSIDERACIN DEL ARCHIVO DE GESTIN.

1. CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO ....................................................................................... 2

1.1. LOS DOCUMENTOS .................................................................................................................................................. 2
1.1.1. LA FORMALIZACIN Y CONFECCIN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ............................... 2
1.2. LOS REGISTROS ........................................................................................................................................................ 5
1.3. LOS ARCHIVOS ......................................................................................................................................................... 6
2. FUNCIONES DEL REGISTRO Y DEL ARCHIVO ....................................................................................................... 6
2.1. FUNCIONES DEL REGISTRO................................................................................................................................... 6
2.2. FUNCIONES DEL ARCHIVO .................................................................................................................................... 7
3. CLASES DE ARCHIVOS Y CRITERIOS DE ORDENACIN .................................................................................... 7
3.1. CRITERIOS DE ORDENACIN DE LOS ARCHIVOS............................................................................................. 8
4. ESPECIAL CONSIDERACIN DEL ARCHIVO DE GESTIN................................................................................. 9

5. ESQUEMA RESUMEN................................................................................................................................................. 10

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1. CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO

1.1. LOS DOCUMENTOS

La Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn
(LRJPAC) define al documento pblico administrativo como todo aqul vlidamente emitido por los rganos de las
Administraciones Pblicas.

Segn el artculo 49 de la Ley del Patrimonio Histrico Espaol, se entiende por documento toda expresin en
lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier
tipo de soporte material, incluso los soportes informticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.

Los documentos se pueden clasificar de la siguiente manera:

Privados.
Pblicos u oficiales, que se clasifican en:
Legislativos.
Judiciales.
Administrativos: Pueden distinguirse los siguientes documentos administrativos:
Resolutorios: Son las resoluciones.
De instruccin:
- Informes.
- Pliegos de cargo.
De comunicacin:
- Oficios: Son los documentos a travs de los cuales una autoridad o funcionario pblico
comunica algo a otro.
- Anuncios.
- Notificaciones.
De constancia:
- Actas: Son los documentos en que se hacen constar los debates y acuerdos de rganos
colegiados. El artculo 27 de la LRJPAC establece que de cada sesin que celebre el rgano
colegiado se levantar acta por el Secretario, que especificar necesariamente los asistentes,
el orden del da de la reunin, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado,
los puntos principales de las deliberaciones, as como el contenido de los acuerdos
adoptados.
- Certificados: Son los documentos que dan fe de extremos concretos contenidos en un
expediente.
- Diligencias: Son los documentos en los que se hace constar una determinada actuacin
material.

1.1.1. LA FORMALIZACIN Y CONFECCIN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Se regula en el Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se aprueba el Reglamento de Imagen
Institucional y de Produccin Documental y de Material Impreso de la Administracin General del Estado.

El artculo 3 de dicho reglamento establece que todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los
de mero trmite, debe estar formalizado.

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Se entiende por formalizacin la acreditacin de la autenticidad de la voluntad del rgano emisor, manifestada
mediante firma manuscrita o por smbolos o cdigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilizacin de
tcnicas o medios electrnicos, informticos o telemticos de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto
263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas
por la Administracin General del Estado.

En los restantes documentos, especialmente en aquellos de contenido informativo, no se exigir formalizacin,

siendo suficiente con la constancia del rgano autor del correspondiente documento.

El artculo 4 del Reglamento de Imagen Institucional y de Produccin Documental y de Material Impreso de la

Administracin General del Estado establece que en todos los documentos que contengan actos administrativos,
incluidos los de mero trmite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe figurar un encabezamiento en el que
consten al menos los siguientes datos:

El ttulo del documento, que expresar con claridad y precisin el tipo de documento, su contenido
esencial y, en su caso, el procedimiento en que se inserta.
El nmero o clave asignado para la identificacin del expediente en el que se integra el documento, con el
objeto de facilitar al ciudadano su mencin en las comunicaciones que dirija a la Administracin.

En los documentos que hayan de estar formalizados debe constar:

La denominacin completa del cargo o puesto de trabajo del titular del rgano administrativo competente
para la emisin del documento; as como el nombre y apellidos de la persona que formaliza el
documento.
En los casos en que, en aplicacin de los artculos 13 y 16 de la LRJPAC, lo haga por delegacin de
competencias o delegacin de firma se har constar tal circunstancia, expresando la disposicin de
delegacin y la denominacin del cargo o puesto de trabajo de quien formaliza.
El lugar y fecha en que se formaliz el documento.
La identificacin del destinatario del documento, expresndose nombre y apellidos, si se trata de una
persona fsica, la denominacin social en los casos de personas jurdicas privadas o la denominacin
completa del rgano o entidad a la que se dirige.

Los documentos administrativos emitidos con medios electrnicos informticos o telemticos y cualquiera que sea
su soporte, o los que las Administraciones como copias de originales almacenados por estos mismos medios,
gozan de la validez y eficacia del documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad,
conservacin o, en su caso, la recepcin por el interesado.

El artculo 5 del Reglamento de Imagen Institucional y de Produccin Documental y de Material Impreso de la

Administracin General del Estado se refiere a la utilizacin de lenguas cooficiales en material impreso y modelos
normalizados. Dicho artculo establece que los impresos normalizados que se pongan a disposicin de los
ciudadanos en las dependencias situadas en el mbito territorial de una Comunidad Autnoma con lengua
cooficial sern bilinges en castellano y en la lengua cooficial, de acuerdo con los siguientes criterios:

Los impresos debern expresar todos sus contenidos y epgrafes en las dos lenguas por lneas o por
bloques de texto diferenciados, dejando espacios nicos para su cumplimentacin por el ciudadano en la
lengua por la que haya optado.
En aquellos impresos para los que, por razn de su extensin o complejidad, as se determine, se
pondrn a disposicin de los ciudadanos dos modelos alternativos redactados uno de ellos en castellano
y el otro en la lengua cooficial. En tal caso, en ambos modelos, figurar destacada la advertencia de que
existen impresos redactados en la otra lengua a disposicin del ciudadano.

Cuando el material impreso de los rganos y unidades que tengan su sede en el mbito territorial de una
Comunidad Autnoma con lengua cooficial vaya a ser utilizado para comunicaciones dentro del mbito territorial

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autonmico, los datos y denominaciones correspondientes al membrete y a la identificacin del rgano u
Organismo autnomo figurarn, con carcter general, en castellano y en la correspondiente lengua cooficial.

Cuando el material est destinado a su utilizacin en comunicaciones dirigidas fuera del mbito territorial
autonmico los mencionados datos y denominaciones podrn figurar nicamente en castellano.

El artculo 7 del Reglamento de Imagen Institucional y de Produccin Documental y de Material Impreso de la

Administracin General del Estado se refiere a las categoras de material impreso. Dicho artculo dispone que el
material impreso normalizado para su utilizacin en comunicaciones de tipo general se clasificar en oficios, notas
interiores y cartas en funcin, respectivamente, del carcter externo, interno y personal o protocolario de la
comunicacin.

Los modelos normalizados de solicitud en soporte papel que, en aplicacin del artculo 70.4 de la LRJPAC, se
pongan a disposicin de los ciudadanos se elaborarn de acuerdo con los criterios contenidos en el artculo 8 del
Reglamento de Imagen Institucional y de Produccin Documental y de Material Impreso de la Administracin
General del Estado.

La estructura, el formato y los supuestos de utilizacin de cada una de las categoras de material impreso
mencionadas en los anteriores apartados sern determinados en el Manual de Imagen Institucional de la
Administracin General del Estado.

El material impreso para su utilizacin en la actividad administrativa ordinaria, que no est contemplado en los
apartados anteriores, se regir por las disposiciones que adopten, en sus respectivos mbitos, los Subsecretarios
de los Departamentos y los Presidentes o Directores de los Organismos autnomos. Dichas disposiciones se
ajustarn a lo dispuesto en el Manual de Imagen Institucional de la Administracin General del Estado que se
apruebe en aplicacin del presente Real Decreto.

El artculo 8 del Reglamento de Imagen Institucional y de Produccin Documental y de Material Impreso de la

Administracin General del Estado se refiere al contenido de los modelos normalizados de solicitud y dispone que
en la primera hoja de todo modelo normalizado figurar, convenientemente destacado en su encabezamiento, un
ttulo que exprese claramente el objeto de la solicitud. Tambin debern figurar dos espacios para la constancia
de las fechas de entrada de la solicitud en cualquiera de los lugares en que sta fuera presentada y en el registro
del rgano competente. El cuerpo del modelo se estructurar en las siguientes partes:

Datos del solicitante: Se establecern apartados para que el ciudadano seale los datos personales de
identificacin del solicitante y, en su caso, del representante, que resulten estrictamente necesarios en
funcin del procedimiento o sean requeridos por su normativa reguladora.
Datos relativos a la solicitud: Figurar impresa la peticin en que se concreta la solicitud. Si el modelo
utilizarse para diversas solicitudes alternativas o acumulables stas figurarn claramente expresadas con
las correspondientes casillas para que el ciudadano realice su opcin.
Tambin podrn figurar impresos los hechos y las razones en que se fundamenta la solicitud, siempre
que sean homogneos y uniformes para el procedimiento o actuacin de que se trate y sin perjuicio de la
facultad del solicitante para modificarlos o ampliarlos en hoja aparte.
A continuacin, se establecern los apartados necesarios para que el ciudadano seale los datos
relativos a la solicitud que sean requeridos por la correspondiente normativa o resulten imprescindibles
para la tramitacin del procedimiento.
Asimismo, figurar impresa la relacin de los documentos preceptivos que el ciudadano debe acompaar
al modelo de acuerdo con la normativa correspondiente, as como apartados para que aqul exprese los
documentos que, sin ser requeridos normativamente, desea voluntariamente aportar en apoyo de la
solicitud.
Datos relativos a la notificacin: Se establecern apartados alternativos para que el ciudadano
consigne el medio o medios preferentes por los que desea se le practique la notificacin y apartados para
que se puedan sealar dos lugares donde practicarla, indicndose al ciudadano la obligatoriedad de
cumplimentar al menos uno.

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En el caso de que los datos de carcter personal consignados en el modelo normalizado vayan a ser objeto de
tratamiento automatizado, figurarn convenientemente destacadas las advertencias a que se refiere el artculo 5.1
de la Ley Orgnica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulacin del Tratamiento Automatizado de los Datos de
Carcter Personal, as como la norma de creacin del fichero al que tales datos vayan a ser incorporados.

Todo modelo normalizado de solicitud ir acompaado de unas instrucciones por escrito en las que se informar
al ciudadano de los requisitos y efectos bsicos del procedimiento, incluyndose adems las informaciones
necesarias para la correcta cumplimentacin del modelo. En los modelos normalizados en los que, de acuerdo
con lo dispuesto en el artculo 5 del Reglamento de Imagen Institucional y de Produccin Documental y de
Material Impreso de la Administracin General del Estado, se utilice el castellano y la correspondiente lengua
cooficial, las instrucciones y la informacin estarn redactadas en ambas lenguas.

1.2. LOS REGISTROS

Se regulan en el Reglamento de Presentacin de Documentos ante la Administracin General del Estado y

Rgimen de las Oficinas de Registro.

El artculo 11 de dicho reglamento establece que las oficinas de registro de la Administracin General del Estado
son unidades administrativas que, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 5 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de
Organizacin y Funcionamiento de la Administracin General del Estado, tienen la consideracin de rgano
administrativo por tener atribuidas funciones con efectos jurdicos frente a terceros.

Su creacin, modificacin o supresin se efectuar de acuerdo con las reglas establecidas en el artculo 67 de la
Ley 6/1997, de Organizacin y Funcionamiento de la Administracin General del Estado.

Las oficinas de registro de las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno y de los servicios territoriales en
ellas integrados se crean, modifican o suprimen por Orden del Ministro de Administraciones Pblicas.

En las Ordenes de creacin, modificacin o supresin se expresar el carcter general o auxiliar de la

correspondiente oficina de registro.

La creacin, modificacin o supresin de oficinas de registro de los Organismos pblicos se efectuarn de

conformidad con lo que dispongan sus normas reguladoras.

El artculo 12 del Reglamento de Presentacin de Documentos ante la Administracin General del Estado y
Rgimen de las Oficinas de Registro establece las clases de registros:

Tienen la consideracin de oficina de registro general aquellas que ejercen funciones de recepcin y
remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones para uno o varios rganos administrativos.
Todo rgano administrativo tendr asignada una nica oficina de registro general, sin perjuicio de que
sta tenga tal carcter para varios rganos administrativos.
Tienen la consideracin de oficinas de registro auxiliares aquellas que, ejerciendo idnticas funciones y
para los mismos rganos administrativos que la oficina de registro general, se encuentran situadas en
dependencias diferentes de aqulla. De cada oficina de registro general podrn depender varias oficinas
de registro auxiliares.

Las oficinas de registro auxiliares remitirn copia de la totalidad de los asientos que practiquen a la
correspondiente oficina de registro general, siendo esta ltima la que ejerce las funciones de constancia y
certificacin en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepcin o remisin de solicitudes,
escritos y comunicaciones.

La instalacin en soporte informtico de las oficinas de registro garantizar la plena interconexin e integracin de
las de carcter general y las respectivas oficinas de carcter auxiliar; estableciendo una nica numeracin
correlativa de los asientos en funcin del orden temporal de recepcin o salida. En el caso de que la numeracin
de los registros auxiliares y del registro general no sea nica, la generada por aqullos llevar incorporado el
cdigo de la oficina de registro auxiliar. En todo caso los asientos incluirn la fecha, expresada con ocho dgitos

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para el da mes y ao; y la hora, expresada con seis dgitos para la hora, minutos y segundos, adems de los
restantes datos especificados en el artculo 38.3 de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones
Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.

El artculo 38.3 de la LRJPAC establece que los registros generales, as como todos los registros que las
Administraciones pblicas establezcan para la recepcin de escritos y comunicaciones de los particulares o de
rganos administrativos, debern instalarse en soporte informtico.

El sistema garantizar la constancia, en cada asiento que se practique, de un nmero, epgrafe expresivo de su
naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentacin, identificacin del interesado, rgano administrativo
remitente, si procede, y persona u rgano administrativo al que se enva, y, en su caso, referencia al contenido
del escrito o comunicacin que se registra.

Asimismo, el sistema garantizar la integracin informtica en el registro general de las anotaciones efectuadas
en los restantes registros del rgano administrativo.

Concluido el trmite de registro, los escritos y comunicaciones sern cursados sin dilacin a sus destinatarios y a
las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.

1.3. LOS ARCHIVOS

El artculo 59.1 de la Ley del Patrimonio Histrico Espaol establece que son Archivos los conjuntos orgnicos de
documentos, o la reunin de varios de ellos, reunidos por las personas jurdicas pblicas o privadas, en el
ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para la investigacin, la cultura, la informacin y la gestin
administrativa. Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se renen, conservan,
ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgnicos.

El artculo 61.2 de dicha ley establece que los Archivos de titularidad estatal y carcter nacional sern creados
mediante Real Decreto.

2. FUNCIONES DEL REGISTRO Y DEL ARCHIVO

2.1. FUNCIONES DEL REGISTRO

El artculo 13 del Reglamento de Presentacin de Documentos ante la Administracin General del Estado y
Rgimen de las Oficinas de Registro establece que las oficinas de registro, tanto de carcter general como de
carcter auxiliar, desarrollan las siguientes funciones:

La recepcin de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier rgano o entidad de cualquier

Administracin pblica.
La expedicin de recibos de la presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones.
La anotacin de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones.
La remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas, rganos o unidades destinatarias.
La expedicin de copias selladas de los documentos originales que los ciudadanos deban aportar junto
con una solicitud, escrito o comunicacin as como el registro de dicha expedicin.
La realizacin de cotejos y la expedicin de copias compulsadas de documentos originales aportados por
los interesados.
Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente.

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2.2. FUNCIONES DEL ARCHIVO

Las funciones de los archivos se pueden clasificar en las siguientes:

Adquisicin o recogida de la documentacin, que implica el conocimiento y valoracin de la

documentacin, la participacin en el proceso de creacin documental, la normalizacin de la tipologa
documental, la programacin y listados de expurgos, la transferencia y canalizacin de las remesas de
documentos, la coordinacin entre servicios productores y el archivo y la recogida y reclamacin de la
documentacin.
Conservacin de los documentos, que implica controlar el medio ambiente para crear un microclima
artificial ideal para el documento y su porvenir (exceso o falta de humedad, de temperatura, insectos,
etc.).
Difusin de la documentacin, que puede llevarse a cabo bien a travs de programas de publicacin por
medio de sistemas tradicionales de diversos tipos de instrumentos informativos, o bien creando sistemas
informatizados para la descripcin y difusin de la informacin archivstica. Por otra parte, el artculo
105.b de la Constitucin establece que una ley regular el acceso de los ciudadanos a archivos y
registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguacin de
los delitos y la intimidad de las personas. Este mandato lo cumplieron los artculos 37 y 38 de la LRJPAC.

3. CLASES DE ARCHIVOS Y CRITERIOS DE ORDENACIN

Los archivos se pueden clasificar, en una genrica clasificacin, en pblicos y privados.

Los archivos pblicos son aquellos que recogen documentos gestionados y tramitados por la Administracin
Pblica y aquellos que se dedican expresamente a la conservacin de documentos que tengan inters pblico.
Una posible clasificacin de los archivos pblicos es la que diferencia entre:

Archivos histricos: Son los que custodian documentos que tienen valor histrico en s mismos. Suelen
destacar los siguientes archivos histricos:
Archivo Histrico Nacional: Se cre en 1866 para guardar y organizar la documentacin
procedente de instituciones religiosas, como consecuencia de la Desamortizacin eclesistica del
siglo XIX.
Archivo de la Corona de Aragn.
Archivo General de Simancas: Fue creado en 1549 por Carlos V con el fin de custodiar la
documentacin del Reino de Castilla de los siglos XV al XVIII.
Archivo General de Indias: Fue creado en 1785 con el fin de reunir en un slo depsito toda la
documentacin de los organismos centrales de gobierno de las provincias de Amrica y Filipinas.
Archivo General de la Guerra Civil Espaola: Fue creado por el Real Decreto 426/1999 y sus fines
y funciones son los de reunir, conservar y disponer sus fondos documentales para la investigacin,
cultura e informacin.
Archivos administrativos: Son los que conservan documentos de utilidad para el buen funcionamiento
de la Administracin y cuya organizacin corresponde a los servicios, entidades o instituciones que
generan, reciben o gestionan los documentos que contienen. Se pueden distinguir los siguientes tipos de
archivos administrativos:
Archivos de gestin: Se crean con la finalidad de guardar todos los documentos y expedientes en
cuya tramitacin intervengan los funcionarios. En estos archivos se custodian los documentos
mientras dura la tramitacin de los expedientes.
Archivos centrales: El Archivo Central de cada Ministerio recibe la totalidad de los expedientes en
que se hayan dictado actos administrativos de resolucin que afecten de algn modo a derechos o
intereses del Estado o de los administrados, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan
practicado por la Administracin las actuaciones conducentes a la total ejecucin de sus

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 pronunciamientos. Tales expedientes proceden de los Archivos de Gestin de las dependencias
centrales e institucionales del Ministerio de que se trate.
La remisin de expedientes al Archivo Central se producir anualmente. Los expedientes
permanecen custodiados en el Archivo Central durante quince aos, tras los cuales pasan al Archivo
General de la Administracin Civil.
Archivos intermedios: Son los encargados de recibir y tratar los documentos procedentes de los
distintos Archivos centrales y custodiarlos hasta que, en su caso, pasen a los Archivos Histricos.
Archivo General: Guarda los documentos que se encuentren en los Archivos Centrales de cada
Ministerio, una vez que hayan pasado quince aos desde su ingreso en los mismos. Los
documentos que se guardan en este archivo carecen de valor administrativo y se guardan
durante 25 aos desde la fecha en que fueron extendidos. Una vez pasado este tiempo, si los
documentos tienen inters histrico, se remiten al Archivo Histrico Nacional.
El Archivo General se crea por el Decreto 914/1969, de 8 de mayo, y est en Alcal de Henares.
El artculo 1 de dicho Decreto establece que se crea el Archivo General de la Administracin Civil,
dependiente del Ministerio de Cultura, Direccin General de Archivos y Bellas Artes, con la misin
de recoger, seleccionar, conservar y disponer, para informacin e investigacin cientfica, los
fondos documentales de la Administracin Pblica que carezcan de vigencia administrativa.
El artculo 3 del citado Decreto establece que por el Archivo General se formular propuesta a la
Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas para remitir al Archivo Histrico Nacional
aquella documentacin que con ms de 25 aos de antigedad carezca, a su juicio, de validez
administrativa y tenga valor histrico. Dicha Direccin General resolver en cada caso, previa
consulta a los Departamentos interesados.
Archivos Provinciales: Los documentos producidos en los servicios perifricos, Delegaciones de
Hacienda, Subdelegaciones del Gobierno, etc. sern remitidos, una vez resuelto y ejecutado el
correspondiente expediente, por los Archivos de Gestin de las diversas unidades administrativas
al Archivo Provincial.
El artculo 5 del Decreto 914/1969 establece que a la documentacin producida por los servicios
provinciales de la Administracin Central o Institucional le ser de aplicacin lo dispuesto
anteriormente, a cuyo efecto los Archivos Provinciales cumplirn la finalidad asignada al General
de la Administracin Civil.

3.1. CRITERIOS DE ORDENACIN DE LOS ARCHIVOS

Los criterios de ordenacin ms frecuentes son los siguientes:

Orgnico, que se basa en el rgano del que proceden los documentos.

Funcional, que se basa en las diversas funciones o competencias de cada rgano.
Numrico, que se basa en la atribucin de nmeros de forma correlativa a cada documento o conjunto de
documentos.
Alfabtico.
Cronolgico.
Decimal.
Geogrfico o topogrfico, que se basa en las divisiones de un territorio.
Mixto, que se basa en la combinacin de los anteriores criterios de forma conjunta o sucesiva. Es el
criterio ms utilizado.

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4. ESPECIAL CONSIDERACIN DEL ARCHIVO DE GESTIN
Es el archivo donde suelen entrar los documentos corrientes por primera vez, esto es, que es el primer archivo
donde ingresan los documentos administrativos. Esto se traduce en que el mismo es una dependencia productora
que hace transferencias al Archivo Central, pero que no recibe transferencias de ningn otro archivo. En este
archivo prevalece el valor primario o administrativo, sobre el valor secundario o histrico. Los documentos
depositados en este archivo tienen plena vigencia administrativa, por lo que su conservacin ha de ser total, sin
eliminacin o expurgo alguno. Slo pueden acceder a estos archivos los que tengan la condicin de interesados
en los procedimientos administrativos.

Las actuaciones de los Archivos de Gestin son las siguientes:

El expurgo o eliminacin de documentos, que debe realizarse con aquellos que no deben transferirse a la
siguiente fase de archivo.
En los Archivos de Gestin el expurgo no alcanza a los documentos originales, sino nicamente a las
copias.
La documentacin informativa puede necesitar de expurgos realizados con carcter peridico.
Las notas interiores, relaciones de envos, duplicados, etc. pueden destruirse entre los tres y cinco aos
de generarse.

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5. ESQUEMA RESUMEN

CARACTERSTICAS DE LOS DOCUMENTOS

El documento pblico administrativo es todo aqul vlidamente emitido por los rganos de las Administraciones
Pblicas.
Segn el artculo 49 de la Ley del Patrimonio Histrico Espaol, se entiende por documento toda expresin en
lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier
tipo de soporte material, incluso los soportes informticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.

PRIVADOS
LEGISLATIVOS
JUDICIALES
RESOLUTORIOS
CLASES DE DE INSTRUCCIN (informes,
PBLICOS U
DOCUMENTOS pliegos de cargo)
OFICIALES
ADMINISTRATIVOS DE COMUNICACIN (oficios,
anuncios, notificaciones)
DE CONSTANCIA (actas,
certificados y diligencias)

CARACTERSTICAS DE LA FORMALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Se regula en el Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se aprueba el Reglamento de Imagen
Institucional y de Produccin Documental y de Material Impreso de la Administracin General del Estado.
Todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los de mero trmite, debe estar formalizado.
Se entiende por formalizacin la acreditacin de la autenticidad de la voluntad del rgano emisor, manifestada
mediante firma manuscrita o por smbolos o cdigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilizacin de
tcnicas o medios electrnicos, informticos o telemticos de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto
263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas
por la Administracin General del Estado.
En los restantes documentos, especialmente en aquellos de contenido informativo, no se exigir formalizacin,
siendo suficiente con la constancia del rgano autor del correspondiente documento.

Ttulo: Expresa el objeto de la solicitud.

EN EL Fecha de entrada de la solicitud en cualquiera de los
ENCABEZAMIENTO lugares en que sta fuera presentada.
Fecha de entrada en el registro del rgano competente.
DATOS DEL Nombre y apellidos, domicilio,
CONTENIDO DE LOS SOLICITANTE O DEL nmero del D.N.I. y justificacin de
MODELOS REPRESENTANTE la representacin.
NORMALIZADOS DE Exposicin clara de peticin
SOLICITUD EN EL CUERPO DE LA DATOS RELATIVOS (hechos y razones o fundamentos)
SOLICITUD A LA SOLICITUD y relacin de documentos
preceptivos a presentar.
Medio o medios para practicar
DATOS RELATIVOS
notificacin y lugar o lugares donde
A LA NOTIFICACIN
practicarla.

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 CARACTERSTICAS DE LA CONFECCIN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

En todos los documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de mero trmite, cuyos destinatarios
sean los ciudadanos, debe figurar un encabezamiento en el que consten, al menos, el ttulo del documento, que
expresar con claridad y precisin el tipo de documento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en
que se inserta, y el nmero o clave asignado para la identificacin del expediente en el que se integra el
documento, con el objeto de facilitar al ciudadano su mencin en las comunicaciones que dirija a la
Administracin.
La denominacin completa del cargo o puesto de trabajo del titular del rgano
administrativo competente para la emisin del documento; as como el nombre y
apellidos de la persona que formaliza el documento.
En los documentos que En los casos en que lo haga por delegacin de competencias o delegacin de firma se
hayan de estar har constar tal circunstancia, expresando la disposicin de delegacin y la
formalizados debe denominacin del cargo o puesto de trabajo de quien formaliza.
constar lo siguiente El lugar y fecha en que se formaliz el documento.
La identificacin del destinatario del documento, expresndose nombre y apellidos, si
se trata de una persona fsica, la denominacin social en los casos de personas
jurdicas privadas o la denominacin completa del rgano o entidad a la que se dirige.
Los impresos normalizados que se pongan a disposicin de los ciudadanos en las dependencias situadas en el
mbito territorial de una Comunidad Autnoma con lengua cooficial sern bilinges en castellano y en la lengua
cooficial.
Los impresos debern expresar todos sus contenidos y epgrafes en las dos lenguas por lneas o por bloques de
texto diferenciados, dejando espacios nicos para su cumplimentacin por el ciudadano en la lengua por la que
haya optado.
En aquellos impresos para los que, por razn de su extensin o complejidad, as se determine, se pondrn a
disposicin de los ciudadanos dos modelos alternativos redactados uno de ellos en castellano y el otro en la
lengua cooficial.
El material impreso normalizado para su utilizacin en comunicaciones de tipo general se clasificar en oficios,
notas interiores y cartas en funcin, respectivamente, del carcter externo, interno y personal o protocolario de la
comunicacin.

CLASIFICACIN DE LOS REGISTROS

Se regulan en el Reglamento de Presentacin de Documentos ante la Administracin General del Estado y

Rgimen de las Oficinas de Registro.
Las oficinas de registro de la Administracin General del Estado son unidades administrativas que tienen la
consideracin de rgano administrativo por tener atribuidas funciones con efectos jurdicos frente a terceros.
Su creacin, modificacin o supresin se efectuar de acuerdo con las reglas establecidas en el artculo 67 de la
Ley 6/1997, de Organizacin y Funcionamiento de la Administracin General del Estado.
Las oficinas de registro de las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno y de los servicios territoriales en
ellas integrados se crean, modifican o suprimen por Orden del Ministro de Administraciones Pblicas.
En las Ordenes de creacin, modificacin o supresin se expresar el carcter general o auxiliar de la
correspondiente oficina de registro.
La creacin, modificacin o supresin de oficinas de registro de los Organismos pblicos se efectuarn de
conformidad con lo que dispongan sus normas reguladoras.

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 Tienen la consideracin de oficina de registro general
aquellas que ejercen funciones de recepcin y remisin de
solicitudes, escritos y comunicaciones para uno o varios
GENERALES rganos administrativos.
Todo rgano administrativo tendr asignada una nica
oficina de registro general, sin perjuicio de que sta tenga
CLASES DE tal carcter para varios rganos administrativos.
REGISTROS Tienen la consideracin de oficinas de registro auxiliares
aquellas que, ejerciendo idnticas funciones y para los
mismos rganos administrativos que la oficina de registro
AUXILIARES general, se encuentran situadas en dependencias diferentes
de aqulla.
De cada oficina de registro general podrn depender varias
oficinas de registro auxiliares.

La recepcin de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier rgano o

entidad de cualquier Administracin pblica.
La expedicin de recibos de la presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones.
La anotacin de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y
comunicaciones.
La remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas, rganos o
FUNCIONES DE LOS
unidades destinatarias.
REGISTROS
La expedicin de copias selladas de los documentos originales que los ciudadanos
deban aportar junto con una solicitud, escrito o comunicacin as como el registro de
dicha expedicin.
La realizacin de cotejos y la expedicin de copias compulsadas de documentos
originales aportados por los interesados.
Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente.

CARACTERSTICAS DE LOS ARCHIVOS

El artculo 59.1 de la Ley del Patrimonio Histrico Espaol establece que son Archivos los conjuntos orgnicos de
documentos, o la reunin de varios de ellos, reunidos por las personas jurdicas pblicas o privadas, en el
ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para la investigacin, la cultura, la informacin y la gestin
administrativa.
Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se renen, conservan, ordenan y difunden
para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgnicos.
Los Archivos de titularidad estatal y carcter nacional sern creados mediante Real Decreto.

Adquisicin o recogida de la documentacin, que implica el conocimiento y valoracin

de la documentacin, la participacin en el proceso de creacin documental, la
normalizacin de la tipologa documental, la programacin y listados de expurgos, la
transferencia y canalizacin de las remesas de documentos, la coordinacin entre
servicios productores y el archivo y la recogida y reclamacin de la documentacin.
FUNCIONES DE LOS
Conservacin de los documentos, que implica controlar el medio ambiente para crear
ARCHIVOS
un microclima artificial ideal para el documento y su porvenir.
Difusin de la documentacin, que puede llevarse a cabo bien a travs de programas
de publicacin por medio de sistemas tradicionales de diversos tipos de instrumentos
informativos, o bien creando sistemas informatizados para la descripcin y difusin de
la informacin archivstica.

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 PRIVADOS
Archivo Histrico Nacional
Archivo de la Corona de Aragn
HISTORICOS Archivo General de Simancas
Archivo General de Indias
CLASES DE ARCHIVOS
PBLICOS Archivo General de la Guerra Civil
Archivos de Gestin
Archivos Centrales
ADMINISTRATIVOS
Archivo General
Archivos Provinciales

Son aquellos que recogen documentos gestionados y

tramitados por la Administracin Pblica y aquellos que se
ARCHIVOS PBLICOS
dedican expresamente a la conservacin de documentos
que tengan inters pblico.
ARCHIVOS Son los que custodian documentos que tienen valor
HISTRICOS histrico en s mismos.
Son los que conservan documentos de utilidad para el buen
funcionamiento de la Administracin y cuya organizacin
ARCHIVOS
corresponde a los servicios, entidades o instituciones que
ADMINISTRATIVOS
generan, reciben o gestionan los documentos que
contienen.
Se crean con la finalidad de guardar todos los documentos y
expedientes en cuya tramitacin intervengan los
ARCHIVOS DE
funcionarios. En estos archivos se custodian los
GESTIN
documentos mientras dura la tramitacin de los
expedientes.
El Archivo Central de cada Ministerio recibe la totalidad de
los expedientes en que se hayan dictado actos
CARACTERSTICAS DE administrativos de resolucin que afecten de algn modo a
LOS ARCHIVOS derechos o intereses del Estado o de los administrados,
ARCHIVOS cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan
CENTRALES practicado por la Administracin las actuaciones
conducentes a la total ejecucin de sus pronunciamientos.
Tales expedientes proceden de los Archivos de Gestin de
las dependencias centrales e institucionales del Ministerio
de que se trate.
Son los encargados de recibir y tratar los documentos
ARCHIVOS procedentes de los distintos Archivos centrales y
INTERMEDIOS custodiarlos hasta que, en su caso, pasen a los Archivos
Histricos.
Guarda los documentos que se encuentren en los Archivos
ARCHIVO GENERAL Centrales de cada Ministerio, una vez que hayan pasado
quince aos desde su ingreso en los mismos.
Los documentos producidos en los servicios perifricos,
Delegaciones de Hacienda, Subdelegaciones del Gobierno,
ARCHIVOS
etc. sern remitidos, una vez resuelto y ejecutado el
PROVINCIALES
correspondiente expediente, por los Archivos de Gestin de
las diversas unidades administrativas al Archivo Provincial.

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 CUADRO REGULATIVO DE LOS DIFERENTES ARCHIVOS

CLASES CARACTERISTICAS FINALIDADES

Archivo de oficina. Custodiar documentos en pleno trmite.

Remitir los documentos tramitados en las
dependencias centrales al Archivo Central
Existe uno en cada unidad administrativa.
y los tramitados en las dependencias
DE GESTIN
perifricas a los Archivos Provinciales.
No son de libre consulta.
La remisin se efecta anualmente, en la
Pertenecen a la primera edad de los
fecha establecida por el Subsecretario.
documentos.
Custodiar documentos tramitados,
Existe uno en cada Departamento. expedientes en los que se ha dictado y
ejecutado resolucin firme.
CENTRALES Son de libre consulta, al igual que el
Remitir tales documentos al Archivo
general, los provinciales y el histrico.
General cuando hayan transcurrido 15
Pertenecen a la segunda edad de los
aos desde su ingreso.
documentos.
Existe uno ubicado en Custodiar documentos que carecen de
Alcal de Henares. vigencia administrativa.
Depende de la
Direccin General del
Libro, Archivos y Remitirlos al Archivo Histrico Nacional
Bibliotecas del cuando hayan cumplido 25 aos de edad
GENERAL
Ministerio de y tengan valor histrico.
INTERMEDIOS Educacin, Cultura y
Deporte.
Pertenece a la tercera Resuelve acerca de su valor histrico la
edad de los Direccin General del Libro, Archivos y
documentos. Bibliotecas.
Cumplen la misma finalidad que el Archivo General con respecto a
PROVINCIALES los documentos producidos por los servicios provinciales de la
Administracin del Estado e Institucional.

Se basa en el rgano del que proceden

ORGNICO
los documentos.
Se basa en las diversas funciones o
FUNCIONAL
competencias de cada rgano.
Se basa en la atribucin de nmeros de
NUMRICO forma correlativa a cada documento o
CRITERIOS DE
conjunto de documentos.
ORDENACIN DE LOS
GEOGRFICO O TOPOGRFICO Se basa en las divisiones de un territorio.
ARCHIVOS
ALFABTICO
CRONOLGICO
DECIMAL
Se basa en la combinacin de los
MIXTO anteriores criterios de forma conjunta o
sucesiva. Es el criterio ms utilizado.

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 CARACTERSTICAS DEL ARCHIVO DE GESTIN

Es el archivo donde suelen entrar los documentos corrientes por primera vez, esto es, que es el primer archivo
donde ingresan los documentos administrativos.
Es una dependencia productora que hace transferencias al Archivo Central, pero no recibe transferencias de
ningn otro archivo.
En este archivo prevalece el valor primario o administrativo, sobre el valor secundario o histrico.
Los documentos depositados en este archivo tienen plena vigencia administrativa, por lo que su conservacin ha
de ser total, sin eliminacin o expurgo alguno.
Slo pueden acceder a estos archivos los que tengan la condicin de interesados en los procedimientos
administrativos.
El expurgo o eliminacin de documentos, que debe realizarse con aquellos que no
deben transferirse a la siguiente fase de archivo.
En los Archivos de Gestin el expurgo no alcanza a los documentos originales, sino
ACTUACIONES DE LOS
nicamente a las copias.
ARCHIVOS DE
La documentacin informativa puede necesitar de expurgos realizados con carcter
GESTIN
peridico.
Las notas interiores, relaciones de envos, duplicados, etc. pueden destruirse entre los
tres y cinco aos de generarse.

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