La importancia de la conservacin de los archivos para estudios de la historia de

empresas, organizaciones de la sociedad civil, y de instituciones privadas en Mxico.

Resumen:
Los archivos son prueba o testimonio de hechos, garanta de transparencia y al cabo del
tiempo se convierten en depsito de la memoria e identidad de sus generadores.
En ellos, los investigadores interesados en la evolucin histrica del sector privado, bien
sean instituciones educativas, organizaciones de la sociedad civil y empresas pueden
encontrar importantes fuentes primarias de investigacin a fin de recuperar una historia con
un amplio alcance social.
Escribir esa historia slo se logra confrontando todas las metodologas y fuentes de
informacin procedentes tanto de archivos pblicos como privados en donde los individuos
hayan dejado inscrita su memoria. En ese contexto los archivos generados por instituciones
privadas nos pueden testimoniar diversos aspectos.
La conservacin, organizacin, sistematizacin y preservacin de estas fuentes de
informacin histrica es una responsabilidad de las instituciones y organizaciones que las
generan o las tienen en custodia, a fin de que las acciones filantrpicas del presente
trasciendan como ejemplo y memoria a futuras generaciones, pero tambin son una
responsabilidad que han asumido tanto en el marco de ley como en la prctica las
instituciones gubernamentales, o en los archivos histricos de las Instituciones de Educacin
Superior donde es frecuente la incorporacin de fondos documentales de personas o
instituciones cuya trayectoria y desarrollo histrico son afines a los fondos resguardados por
dichos archivos.

Palabras Clave:
Archivos, Historia, Investigacin histrica, Memoria, Archivos Privados.

Gloria Celia Carreo Alvarado

Tcnica Acadmica en el
Archivo Histrico de la UNAM- IISUE-UNAM

Cargo que ocupa:

- Tcnico Acadmico adscrita al Archivo Histrico de la UNAM, del Instituto de
Investigaciones sobre la Universidad y la Educacin, IISUE
-Profesora de asignatura B, definitiva (4 horas) en el Departamento de Opciones Tcnicas,
CCH-UNAM, para la materia de Sistemas para el Manejo de Informacin Documental.

-Direccin: Edif. De la Biblioteca Nacional, 3er. Piso, Centro Cultural Universitario,

Ciudad Universitaria, Mxico, D.F.

-Telfono(s): 56 22 69 95, ext. 2051

-Correo electrnico: foile40@hotmail.com

-Resumen curricular:

FORMACIN ACADMICA
Licenciada en Historia por la Universidad Michoacana de San Nicols de Hidalgo, 1974-
1978.
Pasante de Maestra en la Facultad de Filosofa y Letras de la UNAM, 1980-1984.
Becaria de la XIII Escuela de Archivos para Iberoamrica, 22 septiembre- 21 de noviembre
de 2003, Ministerio de Educacin, Cultura, y Deporte de Espaa, Archivo General de la
Administracin, Alcal de Henares, Madrid.

OTROS ESTUDIOS
Curso Introduccin a la organizacin y conservacin de archivos organizado por el
Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecolgicas de la UNAM, del 21 de agosto al
1 de septiembre de 2006, en la modalidad a distancia, con una duracin de 30 horas.
Curso Organizacin de archivos fotogrficos en el Instituto Mexicano de Administracin
del Conocimiento impartido por Margarita Parra Betancourt, del 25 al 26 de abril del 2007,
con duracin de 12 horas
Seminario- Taller Investigacin documental y acceso pblico a materiales fotogrficos, el
uso de la Norma Internacional de Descripcin Archivstica ISAD-G, en el Instituto de
Investigaciones Jos Mara Luis Mora, del 31 de octubre al 11 de diciembre de 2008.
Curso Fotografa e Historia. Un abordaje de la experiencia visual contempornea, impartido
por la Dra. Ana Mara Mauad, organizado por El Seminario de la Mirada Documental, a
travs de la Direccin de Estudios Histricos del INAH, Instituto de Investigaciones Dr.
Jos Ma. Luis Mora-CONACYT y el Instituto de Investigaciones Estticas de la UNAM,
los das 7, 8 y 9 de diciembre de 2010, con duracin de 12 horas.
PUBLICACIONES
Libros:
El Colegio de Santa Rosa Ma. de Valladolid 1743-1810. Universidad Michoacana. Morelia,
1979. 205 p.p. (Estudio sobre la educacin de la mujer en la poca Colonial)
Angangueo. Un pueblo que se neg a Morir. Ed. Impulsora Minera de Angangueo. Morelia,
1980, 325 p.p. (Monografa histrica sobre ese pueblo minero).
Pasaporte a la esperanza, Comunidad Ashkenaz de Mxico, Coleccin Generaciones Judas
en Mxico, vol. I, Mxico, 1993. (estudio sobre el proceso inmigratorio de judos a Mxico)
Alicia Gojman de Backal- Gloria Carreo, Parte de Mxico, Comunidad Ashkenaz de
Mxico, Coleccin Generaciones Judas en Mxico, vol VII, Mxico, 1993. (Relacin de
los inmigrantes judos con la sociedad civil y el Estado en Mxico)
Gloria Carreo- Celia Zack de Zukerman, El Convenio Ilusorio. Refugiados polacos de
guerra en Mxico, 1943-1947. Comunidad Ashkenaz de Mxico-Conacyt, Mxico, 1998,
340 p.p.
Segunda. Edicin, Ed. Cartapacio, Mxico, 2001.
Carreo- Zukerman, Una recepcin sorpresiva, polacos refugiados de guerra en Mxico,
Serie Estudios Jurdicos num. 50, Facultad de Derecho, UNAM, Mxico, 2007, 29 p.p.
Guas y catlogos archivsticos
"Gua de los materiales de los archivos de las Notaras Parroquiales de la Ciudad de
Morelia, Michoacn." en Anuario 2. Escuela de Historia, Universidad Michoacana. Escuela
de Historia, Morelia, 1977, p.p. 97-120.
"Archivos parroquiales del sureste de Michoacn, Huetamo, Tuzantla, San Lucas,
Cutzamala y Zirndaro" en Anuario 4. Escuela de Historia-FONAPAS Michoacn. Morelia,
1980, p.p. 93-120 (Coautora con Gabriel Silva Mandujano, Rosa Galvn, Graciela Barajas,
Carmen Vital y Gustavo Galvn.
Gua General de Fondos del Centro de Documentacin e Investigacin, Comunidad
Ashkenaz de Mxico, Mxico, 2002.
Gua del Fondos Consejo Mexicano de Mujeres Israelitas del Centro de Documentacin e
Investigacin, Comunidad Ashkenaz de Mxico, Mxico, 2002.

Cuaderno de trabajo Taller de capacitacin en el manejo de archivos, Colegio de Ciencias

y Humanidades, Archivo de Concentracin e Histrico, Mxico, 2004, 46 hojas
Catlogo del Fondo Cmara Israelita de Industria y Comercio del Centro de
Documentacin e Investigacin, Comunidad Ashkenaz de Mxico, Mxico, 2005.
Inventario del Acervo Grfico, Centro de Documentacin e Investigacin de la Comunidad
Ashkenaz de Mxico, Distrito Federal Apoyo al desarrollo de Archivos y Bibliotecas de
Mxico, A.C. Coleccin Inventarios, n. 78, Mxico, 2006
Varios autores, Conciencia y Cultura archivstica, Benemerita Universidad Autnoma de
Puebla, 2002 con el apartado La proteccin de la historia institucional. El Archivo del
Colegio de Ciencias y Humanidades
La memoria es el presente del pasado
-San Agustn-
La filantropa y la accin solidaria en nuestro pas datan de la poca prehispnica, ha
evolucionado a la par de la sociedad mexicana y como una respuesta a los mltiples
cambios de esta. Revistiendo caractersticas que van desde el ejercicio de la caridad
cristiana a filantropa como un ejercicio de responsabilidad ciudadana.
Los trabajos y los das de las personas, organizaciones, fundaciones y otro tipo de
instituciones que realizan accin solidaria enfocada al beneficio social van dejando al cabo
del tiempo huella y testimonio que queda impactado en los documentos que alguna vez
sirvieron para realizar sus gestiones y que fueron depositndose poco a poco en sus
archivos.
Esos archivos que adquieren relevancia por su inters como prueba o testimonio de hechos,
como garanta de transparencia y al cabo del tiempo se vuelven histricos, y que por lo
tanto se convierten en depsito de la memoria e identidad de sus generadores y ,
recuperando la cita de San Agustn se han convertido en presente del pasado.
En esos archivos, los investigadores interesados en la evolucin histrica del tercer sector
pueden encontrar importantes fuentes primarias de investigacin.
Hasta ahora las instituciones del tercer sector han enfocado toda su energa y recursos a su
accin de beneficio social, y no se haban ocupado de su propia historia, excepcin hecha
por ejemplo del libro de Miguel Alessio Robles, (1944) La Filantropa en Mxico. Despus
de la dcada de los 80 historiadores profesionales y las propias organizaciones comienzan a
volver la vista a su pasado y a producir algunos libros conmemorativos y ms recientemente
a partir de los 90 cuando emerge como tema historiogrfico la beneficencia privada, la
filantropa y la accin solidaria convirtindose en un tema emergente en la historiografa
actual.
En general, las actuales corrientes historiogrficas tratado de recuperar una historia que no
es solo de hroes cuya estatua se funde en bronce, sino una historia de un amplio alcance
social, la cual hay que entender en varios niveles que colocan al individuo como un ser
social, como parte de su tiempo y tambin de su propia cotidianidad. Escribir esa historia
slo se logra confrontando todas las metodologas y fuentes de informacin a su alcance
procedentes tanto de archivos pblicos como privados en donde los individuos hayan
dejado inscrita su memoria, sobre la cual los archivos privados, especficamente los
generados por instituciones dedicadas a actividades filantrpicas nos pueden testimoniar
diversos aspectos.
104
En ello reside su valor, cuando nuestros archivos han dejado de ser tiles a la gestin
administrativa, cuando ya ha pasado el tiempo en que se guardan como una actitud de
precaucin por si se pudiera necesitar la informacin contenida en ellos, cuando sus valores
son testimoniales, en su trascendencia por testimoniar el pasado y ello los convierte en un
patrimonio, no slo de la entidad generadora, sino de la sociedad en su conjunto.
Vicente Corts, una reconocida archivista comenta:
Los archivos privados no [han] tenido muchos curiosos investigadores si no son los de
hroes, como las viejas corrientes historiogrficas que se ocupaban de los reyes, los nobles
y los hombres de altas empresas que. de los hombres que no sobresalan tantose han
perdido y se pierden, o permanecen ignorados. Y agrega ms tarde: los que felizmente
han sobrevivido a mil avatares de la historia menuda, que se encuentran en nuestros
archivos, merecen la atencin que sus testimonios y su informacin nos ofrecen. Son los
nudos menores en la gran red de documentacin de una ciudad, de un pas, de un
continente... i
La conservacin, organizacin, sistematizacin y preservacin de estas fuentes de
informacin histrica es una responsabilidad de las instituciones y organizaciones que las
generan o las tienen en custodia, a fin de que este importante aspecto de la historia social
sea conocido y que las acciones filantrpicas del presente trasciendan como ejemplo y
memoria a futuras generaciones.
Por supuesto que para tener archivos histricos en el futuro, debemos cuidar los archivos
actuales. Hay archivos de organizaciones de la sociedad civil en plena actividad, tanto de
fundaciones, asociaciones civiles, personas, empresas, organizaciones; los hay tambin en
su etapa de concentracin o en guarda precaucional y los hay de carcter histrico.
En general tanto en su etapa de gestin como en su etapa de concentracin los archivos son
reservados a la consulta de sus creadores, exceptuando en casos de accin legal,
fiscalizacin o cualquier otro procedimiento basado en la ley hacia la institucin que los
posea.
Tambin hemos hablado de archivos de filntropos, cuyos archivos corresponden
metodolgicamente a la designacin de personales que segn los define Myriam Meja ii son
el conjunto de documentos en diferentes soportes producidos o recibidos por una persona
en razn de las diferentes actividades desarrolladas durante su vida, organizados de forma
natural y agrupados por asuntos, siguiendo el orden en que se han producido o recibido,
para ser utilizados como prueba y testimonio, garanta de derechos y expresin de sus
deberes.
Un archivo tambin puede conservar documentos y colecciones recibidos por donacin,
depsito,
105
comodato o adquisicin.
Hasta aqu he hablado de la importancia de cuidar los archivos de gestin de las
organizaciones y de la relevancia de abrirlos a los investigadores interesados en el tercer
sector. Pero, cmo debemos cuidarlos, y cmo debemos abrirlos?
Clasificacin y ordenamiento
En primer lugar debemos ponderar la importancia de que los archivos estn ordenados y
cuenten con los instrumentos descriptivos pertinentes, que permitan poner al acceso de sus
usuarios e investigadores estas importantes fuentes de consulta.
La archivstica aplica una metodologa llamada Principio de procedencia y orden original
para la organizacin de los mismos, este principio establece que los documentos deben
conservarse dentro del fondo al que naturalmente pertenecen y dentro de este, conservar la
ordenacin interna que tuvo durante su periodo activo. iii
Al disear el cuadro clasificador que permita la organizacin y posterior descripcin de
estos acervos, es indispensable la realizacin de un proceso de investigacin en torno a la
entidad generadora, su organizacin y estructura, sus mtodos de funcionamiento, los
procedimientos y variaciones, as como sus vnculos y marco legislativo que les atae. En la
elaboracin del cuadro de clasificacin de un archivo personal es crucial la investigacin
sobre la biografa y actividades desarrolladas por el generador del archivo. Para, con base
en ese conocimiento definir las series documentales que integrarn dicho archivo.
El cuadro de clasificacin nos da la posibilidad de jerarquizar los grupos y subgrupos
documentales.
Para ejemplificar este proceso, quiero presentar aqu el trabajo de organizacin del Fondo
Documental del Centro Laboral Mexicano, IAP. Archivo que hemos trabajado como
voluntariado.iv
Descripcin del Fondo
El Fondo documental del Centro Laboral Mexicano se ha conformado a lo largo de
cincuenta aos de vida de esa institucin de asistencia, cuyo origen tuvo lugar el 12 de
diciembre de 1958, cuando la curia jesutica romana abri en Mxico una residencia social
para atender directamente las necesidades sociales y espirituales del mundo obrero; la cual
se estableci en la ciudad de Mxico en la zona de Legaria, especficamente en la colonia
Nueva Argentina, dirigiendo su trabajo hacia los obreros de las fbricas circunvecinas, a
peones de las ladrilleras, mujeres y nios
106
en situacin de pobreza.
Esta institucin ha llevado a cabo su obra en diferentes frentes, capacitacin para obreros,
asistencia mdica, escuela de educacin especial, atencin espiritual, fomento del deporte,
capacitacin para mujeres (obra social), atencin psicolgica.
No todas estas actividades se han hecho simultneamente, sino que se han efectuado
cambios a lo largo de la historia institucional. Por ello para clasificar este fondo, en su
cuadro de clasificacin se dividi en subfondos cuya unidad de tiempo, accin, y normativa
produjeron un conjunto documental unido por su organicidad y gnesis.
Vase Anexo 1
Cuenta este archivo con un conjunto fotogrfico que si bien forma parte del conjunto
documental, no forma parte estrictamente de los expedientes documentales, sino son
resultado de un registro paulatino de los diferentes momentos de las actividades
institucionales por ejemplo festividades, las convivencias, los avances y logros, as como
todas las personas que a lo largo de esos cincuenta aos han dado su talento, tiempo y
recursos econmicos a esta obra.
El Subfondo Fotografa de Celamex se encontr disperso, en paquetes, sobres, adherido a
soportes de cartn para su exhibicin, bien guardado en cajas de cartn.
El primer paso fue reunirlo, identificarlo, hacer un proceso de limpieza y estabilizacin y
dividirlo en las siguientes secciones: Instalaciones, Trabajadores Guadalupanos,
Fundacin, Personal Profesional, Capacitacin Laboral, Atencin Psicolgica,
Atencin Espiritual y Atencin Social.
Con este cuadro clasificador como gua: se debe proceder a la clasificacin propiamente
dicha, es decir a la separacin de los expedientes de acuerdo a las series y secciones de la
cual forman parte, su signaturacin con base en el cuadro de clasificacin y su
ordenamiento.
Ordenacin, La ordenacin es la accin de unir secuencialmente la documentacin,
conforme a su natural relacin, mediante criterios alfabticos y/o cronolgicos. Se aplica a
las series slo despus de conocer las caractersticas de los documentos, cuya naturaleza
constituye el factor fundamental en la seleccin de una unidad de orden sta se har de
acuerdo a la divisin de Secciones, series y expedientes del cuadro de clasificacin y con el
orden interno que requiera la serie (cronolgico, alfabtico temtico, etc.).
Conservacin de los acervos
Entendiendo este proceso como el conjunto de actividades que se llevan a cabo para alargar
la
107
vida de una pieza o de todo un conjunto. Su funcin es la prevencin del deterioro o, si ello
no es posible, retrasarlo durante un mayor tiempo.
Lo mnimo que debemos hacer por nuestros fondos histricos es instalacin en las guardas
de primer y segundo nivel (folders y cajas) adecuados al material que se va a guardar y al
presupuesto institucional. Es recomendable el uso de materiales de baja acidez, carpetas de
ph neutro y cajas de polipropileno estable, que permitirn una preservacin adecuada de
nuestros acervos.
Para la estabilidad del material fotogrfico es fundamental proveerlos de guardas de
proteccin con materiales inertes y de buena calidad como sobre, contenedor o caja, lo cual
crea en su interior condiciones microclimticas de equilibrio.
Algunas recomendaciones adicionales:
La adecuada manipulacin del material incide en su estabilidad: utilizar guantes de algodn
para evitar huellas dactilares, sostener el material fotogrfico con ambas manos, tomar una
fotografa a la vez, tomar la fotografa con la emulsin hacia arriba, no tocar la superficie de
la impresin, y nunca encimar una fotografa con otra.
Control de temperatura y humedad
Estndares internacionales para el rea de almacenamiento de archivo con fotografas
Humedad relativa entre 35 y 40%
Temperatura inferior a 18 centgrados
No exposicin directa a rayos solares y un local libre de polvo.
Descripcin
Entendemos como descripcin, la elaboracin de una representacin exacta de la unidad de
descripcin y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis,
organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y
explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha producido.
La descripcin, es la actividad encaminada a enumerar y registrar las caractersticas internas
y externas de los documentos, para elaborar los llamados instrumentos de descripcin (gua,
inventario, catlogo), que servirn para el control, acceso y localizacin y recuperacin de
la documentacin.
En archivstica usamos la Norma Internacional de Descripcin Archivstica ISAD-G para tal
efecto
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Valorar nuestros acervos:
Otro aspecto relevante en el manejo de los archivos es saber que conservar y que descartar.
Es imposible conservarlo todo dado que el volumen creciente dificulta cada vez ms el
acceso a la informacin.
Interrogar los documentos acerca de que nos pueden testimoniar en torno a la historia de las
organizaciones o de las personas, es lo que llamamos valoracin, proceso que efectuamos
bajo la premisa de conservar aquello que es verdadero testimonio y nunca con el afn de
desocupar espacios.
Entendemos valorar como el anlisis y determinacin del valor de los documentos, en este
caso nos referiremos en especfico a los valores secundarios que Schelenberg define de la
siguiente manera: Los valores secundarios, son aquellos que tienen los documentos por los
usos adicionales distintos de aquellos para los que originalmente fueron creados. O sea
como testimonio histrico.
Al valorar debemos considerar lo que es til para la sociedad, ms all del soporte o la
antigedad del mismo, la informacin contenida en el mismo y la importancia de la
diseminacin de esa informacin en el marco de los estudios histricos en la materia.
En este sentido entiendo que el poseedor o encargado del archivo debe pasar del nivel de
analizar contra un manual o catlogo al de analizar sus documentos contra la necesidad
social de documentar la memoria social. Este proceso de identificacin puede hacerse de
manera individual o como parte de un equipo que incluya investigadores, archivistas,
conservadores.
En este proceso se pueden investigar los siguientes aspectos:
La naturaleza y el valor de los acervos, no hablando del concepto de valoracin que
expusimos sino su valor en el conjunto de las fuentes. Para ello se hace necesario cruzar
informacin con bibliotecas, hemerotecas y otros archivos.
La existencia de colecciones complementarias, dentro y fuera del pas.
La calidad de los acervos, esperando que no slo tengamos gran cantidad de documentos,
sino que el material sea til, uniforme.
El Conocimiento bsico sobre la metodologa de la historia
Conocer la comunidad de usuarios, tanto la que se tiene como la que potencialmente se
puede captar.
Este proceso de investigacin es la base para la identificacin, valoracin y en su caso
realizar el
109
eventual expurgo de un fondo.
Es importante anotar que un proceso serio de valoracin que se aplique a los archivos
personales para conservar la verdadera documentacin histrica, ya que suele suceder que
en la intencin de no fracturar un fondo documental guardemos copias innecesarias, o
documentos que no tienen valor secundario y no sern utilizados por investigadores,
aumentando as nuestro problema de guarda y conservacin.
No podemos dejar de tomar en cuenta en este caso, las condiciones legales en que tal o cual
fondo se entregan en donacin, comodato o incluso de manera onerosa a un archivo pblico
que los pondr en servicio.
Tambin hay que tomar en cuenta el aspecto de patrimonio documental considerado en el
art. 2. Fraccin XI de la Ley General de Bienes Nacionales que seala debern
preservarse aquellos bienes documentales no susceptibles de ser sustituidos, como
manuscritos, incunables, libros, documentos, publicaciones peridicas, mapas, planos,
folletos, grabados, fonograbaciones, pelculas, archivos fotogrficos y cintas
magnetofnicas entre otros.
Si consideramos al documento como testimonio, es importante la opinin de historiadores
quienes, conociendo metodologas especficas en el terreno de esta ciencia, puedan hacer
una interrogacin adecuada a los documentos. Otros especialistas pueden ser de gran ayuda
( si hay papeles musicales, debemos acudir a un msico, si son documentos mdicos,
acudiramos a un mdico, etc). El integrar equipos interdisciplinarios ayudar a valorar en
su cabal dimensin nuestras joyas documentales.
Para los archivos de organizaciones de la sociedad civil no existe una normativa para la
depuracin, como en el caso de los archivos de la administracin pblica, (excepto las que
marca Hacienda o la JAP por ejemplo, para el caso de archivos de gestin, pero no en el
marco de lo histrico) pero es un deber cientfico hacerla de la manera ms correcta posible
en relacin a su importancia para la sociedad. Un equipo colegiado integrado por un
archivista, un historiador, un especialista en materia y personal profesional vinculado al
fondo documental (funcionarios, albacea, descendientes) permitir tener distintas pticas de
un mismo proceso. Todos ellos defendern su punto de vista sobre la utilidad o
conveniencia de depurar o conservar y contribuir a mantener el equilibrio deseado.
Suele suceder en el caso de fondos donados, vendidos o entregados en comodato a
instituciones pblicas o privadas, que en el contrato de entrega se especifique que la
institucin receptora
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tendr la obligacin de mantener el fondo intacto, atando de manos a archivistas de la
posibilidad de hacer una valoracin y depuracin adecuada, guardando en el acervo
documentos que en carecen de valores para la investigacin y no revelan ninguna
circunstancia histrica.
Otro caso distinto es el de las colecciones fcticas que realmente no precisan ser depuradas
ya que los propietarios (o donantes), en su labor de coleccionismo han hecho una valoracin
en el proceso mismo de integracin de la coleccin. Quien paga para integrar una pieza a su
coleccin ser verdaderamente escrupuloso y pondr en juego todo su inters, erudicin y
experiencia en la seleccin de las piezas. Otro tanto lo ser la persona o comisin encargada
de adquisiciones El caso del Centro de Estudios Histricos Condumex, la documentacin
tiene su origen en entidades privadas, colecciones documentales que incluyen papeles
propios de personas o familias con una importancia informativa esencialmente histrica. El
valor histrico es ya una proteccin de los valores evidenciales que poseen los documentos
por su cualidad y su contenidov
Difusin y acceso
Varios casos de archivos histricos de instituciones de asistencia privada y de filntropos se
encuentran abiertos a la consulta de investigadores, aunque en relacin a la cantidad de
fuentes documentales producidas por el mbito privado, los que se abren a la consulta son
un porcentaje nfimo, ello se debe en principio a que se resta importancia a estos como
fuentes de investigacin para la historia nacional, local o regional. Por otra parte, el costo
que implica el contar con el personal (especializado o no) para clasificacin y servicio, las
instalaciones para el almacenaje de acervos y reas de servicio, as como el costo en la
promocin son un inhibidor en la difusin de los mismos.
Ejemplos de de este esfuerzo de poner sus acervos al servicio de la investigacin lo es
Fundacin Merced, institucin de asistencia que desde marzo de 2002 inici la
revaloracin de su legado histrico y puso en marcha un Programa de Rescate de
Patrimonio Cultural y archivo Histrico Considerando que este archivo ser fundamental
para el estudio de una pgina de la historia cotidiana nacional, el chocolate, y de otra de ms
reciente desarrollo, el sector filantrpico vi
El Archivo Histrico del Colegio de las Vizcanas, una de las tres ms antiguas instituciones
de asistencia privada en nuestro pas, se encuentra abierto a la investigacin, ofreciendo
ocho fondos documentales, su biblioteca y archivo musical. vii
El Archivo de la Comunidad Ashkenz de Mxico en cuyo acervo se encuentra Fondo de la
Asociacin Nidjei Israel IAP, institucin de asistencia de ese sector de la comunidad juda
en
111
Mxico, as como el Fondo documental del Consejo Mexicano de Mujeres Israelitas,
asociacin civil dedicada al trabajo de asistencia y solidaridad hacia la sociedad mexicana.
Debemos anotar que en Mxico son cada vez ms frecuentes los casos de archivos privados
que se incorporan mediante donativo, adquisicin o comodato a instituciones pblicas en el
afn de abrir estos como fuente de investigacin y que brinden un punto de vista diferente,
alternativo o incluso contrapuesto a aquel que brinda escribir historia basndose nicamente
en los testimonios emanados del Estado.
Buen ejemplo de ello lo son el rea de acervos histricos de la UIA, que entre muchos
otros acervos guarda el de la Accin Catlica Mexicana, o el Archivo Histrico de la
UNAM que guarda entre otros muchos el archivo del Dr. Rodulfo Brito Foucher, quien
adems de ser Rector de la UNAM, fue presidente de Cruz Blanca Neutral, IAP, y que
mantiene entre sus expedientes informacin sobre esa organizacin.
Abrir nuestros acervos a la consulta implica necesariamente que estn previamente
clasificados, ordenados, descritos y que cuenten con herramientas de consulta, tales como
guas, ndices, inventarios o catlogos.
Asimismo deben contar con un reglamento mnimo de acceso, reproduccin y consulta, as
como estipular claramente la obligacin de citar la fuente de informacin.
Adems de coadyuvar a la investigacin, el archivo tambin puede ser una fuente
importante para la difusin, no slo de los expedientes en l contenido sino de la propia
organizacin a travs de publicaciones, exposiciones, permanentes (temporales, itinerantes,
y virtuales) visitas guiadas, un sitio en internet.
Al difundir la historia de la institucin contenida en el archivo, damos un giro a imagen de
que los archivos son espacios fsicos donde se acumulan grandes volmenes de documentos
y en cuyo marco se emprenden enjundiosos estudios aptos slo para el uso y disfrute de una
minora erudita pero incomprensibles para la mayora de la ciudadana.
En el caso que nos ha venido acompaando del Archivo Histrico del Centro Laboral
Mexicano la organizacin incipiente de su archivo, permiti presentar una exposicin con
motivo del 50 aniversario de esa organizacin en el ao de 2008, exposicin que const de
12 paneles que resumieron en testimonios y fotografas la historia de esa organizacin. Esa
misma exposicin se exhibi en la Sede de Buena Prensa y en la Universidad
Iberoamericana, permitiendo difundir los ideales de servicio que han motivado y los
objetivos que actualmente estn impulsando como el
112
fortalecimiento institucional como: la atencin de las necesidades de la poblacin,
especialmente trabajadoras y trabajadores, la atencin psicoteraputica, la atencin
espiritual pastoral y la escuela Especial. A partir de esa difusin dar a conocer la dimensin
de la obra y convocar lo mismo a posibles usuarios, donantes y voluntarios que coadyuven a
su continuidad y fortalecimiento.
La decisin de abrirlos los archivos a la consulta es el primer paso antes de su difusin, bien
sea bajo condiciones especiales, por ejemplo previa cita y con tiempo limitado; o bien
posicionando el archivo como parte del organigrama, o bien dado a instituciones culturales
a travs de comodatos, donacin, venta. Cualquiera de estas condiciones estar sujeta al
anlisis de viabilidad y beneficios que repercuta para la institucin.
Una vez abiertos, es importante posicionarlos para que los beneficios que tiene conocer la
historia de la institucin sean efectivos. Por ejemplo posicionarlos en nuestra hoja web, que
los investigadores sepan si hay o no archivo y que contiene y cules son las condiciones de
acceso. Me llama la atencin por ejemplo que en las pginas de dos de las instituciones
mexicanas ms antiguas del sector, como es Nacional Monte de Piedad y el Hospital de
Jess que tienen excelentes pginas Web, -y supongo que tambin excelentes archivos
histricos-, no los mencionen en ellas.
Cmo hacerlo, el problema de los recursos
En este momento ustedes pueden estar pensando, que todo esto suena muy bonito, pero que
se necesitan recursos humanos y econmicos para llevarlo a cabo y por lo tanto pueden
estar a punto de descartar la posibilidad, yo les invitara a no hacerlo.
Sino por el contrario a estimar la necesidad de programarlo para su siguiente ao, ya que si
bien organizar nuestros archivos y abrirlos a la consulta de investigadores interesados en el
tercer sector, requiere esfuerzo, voluntad y un poco de dinero, no todo es imposible.
Hay instituciones donde las organizaciones pueden acercarse en busca de capacitacin o
asesora, por ejemplo la ADABI (Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas),
organizacin creada en 2003, con el propsito de salvaguardad la memoria del pas a travs
del rescate, preservacin, valoracin, investigacin, difusin documental y bibliogrfica a
favor de instituciones con pocos recursos, adems de dar cursos de capacitacin y asesoras
y ha patrocinado desde su creacin ms de 250 proyectos en todo el pas.
La organizacin Archiveros sin Fronteras, cuya representacin en Mxico es el Colegio
Nacional
113
de Archivistas de Mxico, es otra instancia que favorece el trabajo voluntario en archivos de
trascendencia nacional y en situacin de emergencia, representado en Mxico por los
seores Ramn Aguilera y Jorge Nacif Mina.
La Asociacin Mexicana de Archivos y Bibliotecas Privados es otra organizacin creada
para promover el invaluable patrimonio archivstico y bibliogrfico en custodia de
instituciones no gubernamentales, rene organizaciones con amplia experiencia que puede
dar asesora interpares.
Existe la posibilidad de captar estancias profesionales de la Escuela Nacional de
Biblioteconoma y Archivonoma (ENBA) mediante proyectos de trabajo bien
fundamentados, as como captar prestadores de servicio social de las formaciones de
Opciones Tcnicas de los CCH de la UNAM, o bien estudiantes de historia que sin duda
trabajaran su servicio social o daran trabajo voluntario gustosos de poner en resguardo
archivos que coadyuven al mejor conocimiento de nuestra sociedad y en particular del
tercer sector.
Slo a travs de la preocupacin de cada una de las organizaciones, fundaciones e
instituciones del tercer sector ser posible a travs de la conservacin, organizacin, puesta
en servicio y difusin de su archivos reconstruir pieza por pieza la historia del esfuerzo de
la sociedad civil y su compromiso a favor de los dems.
BIBLIOGRAFA
AMABPAC, http: //www.amababpac.org.mx
Gallego Domnguez, Olga, Manual de Archivos Familiares, ANABAD, Coleccin
Manuales, Madrid, 1993.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CLASIFICACIN Y DESCLASIFICACIN
DE LA INFORMACIN DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL, de 12 de agosto de 2003.
Martn-Pozuelo Campillos, M. Paz, La Construccin Terica en Archivstica: El principio
de Procedencia, Universidad Carlos III de Madrid, Boletn Oficial del Estado, Madrid 1996.
Meja, Myriam, El archivo personal, una oportunidad para colocar en orden la vida,
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Moguel Flores, Josefina, La valoracin de los fondos del Archivo Histrico del Centro de
Estudios de Historia de Mxico-Condumex en Entre Historiadores y archivistas: el dilema
de la valoracin documental, Archivo General de la Nacin, Mxico, 1995.
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i Gallego Domnguez, Olga, Manual de Archivos Familiares, ANABAD, Coleccin Manuales, Madrid, 1993, p. 7
ii Meja,
Myriam, El archivo personal, una oportunidad para colocar en orden la vida, Archivo General
de la Nacin, Colombia, 1997, p. 4
iii Vase: Martn-Pozuelo Campillos, M. Paz, La Construccin Terica en Archivstica: El principio de Procedencia, Universidad Carlos III de Madrid, Boletn
Oficial del Estado, Madrid 1996; LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CLASIFICACIN Y DESCLASIFICACIN DE LA INFORMACIN DE LAS
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL, de 12 de agosto de 2003
iv La organizacin de este archivo es una labor que he coordinado con la colaboracin de Moramay
Mnica Martnez Jimnez, Norma Granados, Itzamar Ortega, Luis Audelo, Erik Espinoza, Belem
Fernndez Daz Gonzlez y el apoyo de los Padres Jess Acosta S.J. y Jos Luis Soriano, S.J.
v Moguel Flores, Josefina, La valoracin de los fondos del Archivo Histrico del Centro de Estudios de
Historia de Mxico-Condumex en Entre Historiadores y archivistas: el dilema de la valoracin
documental, Archivo General de la Nacin, Mxico, 1995, p. 150
vi De la presentacin de AMABPAC, http: //www.amababpac.org.mx
vii Fondo Archicofrada del Santsimo Sacramento y Caridad (s. XVI- XIX), Fondo Colegio de Nias de
Nuestra Seora de la Caridad (S. XVI XIX, Fondo Congregacin del Divino Salvador del Mundo y
Buena Muerte ( S. XVIII), Fondo Recogimiento, Colegio de Nias de San Miguel de Beln ( S. XVII-
XIX), Fondo Cofrada de Nuestra Sra. De Aranzazu (S. XVII-XIX, Fondo Colegio de San Ignacio de
Loyola (S. XVIII-XX), Fondo Real Sociedad Bascongada de los Amigos del Pas S. XVIII-XX, Escuelas
Rico (S. XVIII-XIX), De la presentacin de AMABPAC, http: //www.amababpac.org.mx.
BIBLIOGRAFA COMPLEMENTARIA
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Montreal-Archivo General de la Nacin, Mxico, 1982.
Dowle, Laurence, Agenda de Investigacin sobre la disponibilidad y uso de los archivos, en
Foro Archivstico
Islas Prez, Mara Estela, La archivstica en Mxico, RENAIES-Archivo Histrico de la
Benemrita Universidad Autnoma de Puebla, 2003.