TALLER: REALIZACIN DE LA AUDITORA INTERNA

Realice el taller Realizacin de la auditoria interna AA3 que se muestra a

continuacin:
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un
memorando, a la asistencia de la reunin de apertura. Disee un formato
para la corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se
debe plantear, adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios
de auditora, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de
la auditora.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: Arepitas SUMAIZ S.A.
Direccin: Calle del perpetuo socorro numero 56
Representante:Obdulio Gaviria
Tel: 562-2290-09
Cargo:Gerente General
Correo electrnico: gg@aresumaiz.com.co
De: Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad
audgercali@aresumaiz.com.co
Para: Coordinacion Laboratorio de Ensayos e Investigacion
Juan David Martnez
Fecha: Abril 15 de 2014
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestin de Calidad de Arepitas SUMAIZ S.A. , en los
procedimientos de prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y
Ensayos.

Alcance: Verificar la prestacin de los servicios del laboratorio de Ensayos e

investigacin del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
Arepitas SUMAIZ S.A.

Criterios de Auditoria
 SGC de MRC

Poltica de Gestin Financiera.

Poltica de Logstica y Servicio al Cliente

Manual de Procedimientos

Polticas Corporativa de MRC

Norma ISO 9001:2008

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versin Junio de 2013

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

Manual de Documentos de Retencin y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de

2013

Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2013

Reunion de Apertura:
1 de noviembre de 2013
Hora 7:45 am
Reunion de Cierre:
1 de noviembre de 2013
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mencin en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se estn aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita
ser realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida
en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e
Investigacin, El Coordinador de Anlisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio
de Calidad y Fisicoqumico, el da 1 de Noviembre del presente ao, con una
duracin de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigacin y
Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC
empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o
aclaracin a la presente comunicacin, por favor comunicarla al lder del grupo
auditor, antes del 30 de Octubre de 2013. Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atendern al
equipo auditor. As mismo, para la reunin de apertura de la auditoria le agradezco
invitar a las personas relevantes del rea que ser auditada. Para la reunin inicial
le pido el favor de disponer de las documentacin, condiciones de seguridad y
salud ocupacional aplicables a su rea, adems de disponer de los equipos de
proteccin personal necesarios. La informacin que se conozca por la ejecucin
de esta auditoria ser tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El
informe de la auditoria y su comunicacin sern en espaol.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Produccin

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable rea: Superintendencia de Logstica

Asistentes:

Gerencia General

Secretaria de Gerencia

Superintendencia de Logstica

Supervisor de Logstica

Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Iker Casillas Experto Tecnico SGC firma

Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos firma

Ana Maria Rubiks Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
Juan David Martinez Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacion firma

Martin Prieto Coordinador de Analisis y Ensayos firma

Maritza Gomez Analista Instrumental firma

Santiago Perea Analista Fisicoquimico firma

Hernan Villanueva Analista Fisicoquimico firma

Edwin Guillen Auxiliar Laboratorios firma

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har de forma activa

en idioma Espaol.
 Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de
las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier
duda comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4
(ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones
correctivas y preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en todas las
areas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a
la denominacin dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarn las
acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en
la auditoria anterior y que estn pendientes.
b- Revisin documental durante la realizacin de la auditora. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Poltica de Logstica y ltima actualizacin 18 de
Servicio al Cliente julio 2011

2
ltima actualizacin 5 de
Poltica de Gestin
enero 20
Financiera
I-EL-002
Instructivos de desarrollo de
Carpetas de Protocolos e
Ensayos de laboratorio
Instructivos

3 Manual de
Procedimientos. Cap. ltima actualizacin 9 de febrero
Compras y Logstica. 2014

4 M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versin Marzo de 2014
Laboratorio
5 Manual de Documentos de M-DR-005
Retencin y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
6 Manual de Calidad M-AM-001 Versin Marzo de 2014

c- Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de

comunicacin que usar durante la auditora.
La escucha activa.
d- Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de
recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista
de Chequeo).
Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental, fsicas y
escritas.
e- Generacin de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditora Auditora Auditora
1 Falta agregar
Procedimientos implementacin
de costos en poltica de de procedimiento
materiales en gestin para costos en X
bodega y stand- financiera materiales de
by bodega y stand-
by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato nico de
Cap. nico de
despachos,
Compras y despachos y X
Manual de
logstica recibo de
procedimientos
mercanca en el
procedimiento
3 Falta
actualizacin de
la poltica de
logstica, cuya
ltima
Cambios Poltica de
actualizacin fue
organizacionale logstica y X
el 18 de julio 2011
s servicio al
y no se han
cliente
agregado los
cambios
organizacionales
del ao 2012
4
5
6
7

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un procedimiento
para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

Se debe agregar el formato nico de despachos y recibo al manual de

procedimientos.
 Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al cliente puesto que no
se han agregado los cambios organizacionales del ao 2012.
Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un

procedimiento para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de
resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de resultado
en uno
solo.
Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de anlisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigacin y ensayos que permitan generar actividades de
seguimiento, medicin, anlisis y mejora.
-Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfaccin de los mismos.

g- Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisin
de actividades de una funcin las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organizacin.

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad De la
auditora interna al proceso organizacional.
No olvide realizar el aporte al foro temtico, la actividad interactiva y la evaluacin
de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades
unidad 3.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

Leer y analizar el material de formacin de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditora.
Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.