Cdigo: 01-PT-01

MEDICION, ANALISIS, Versin: Pgina:

SEGUIMIENTO Y EVALUACION 02 1
DE LA GESTION Vigente desde:
29 -07-2014

HOJA DE VIDA Y CONTROL DE CAMBIOS

NOMBRE DEL DOCUMENTO:

MEDICION, ANALISIS,
CDIGO DEL DOCUMENTO: 0 1 P T 0 3
SEGUIMIENTO Y EVALUACION
DE LA GESTION

DESCRIPCIN DE LA MODIFICACIN

Ajustes dando cumplimiento a los parmetros establecidos en el Instructivo para la elaboracin de los Documentos
del SIG
CONTROL DE ACTUALIZACIONES
Fecha Modificacin No. Pginas Responsable
Motivo de la Modificacin Modificadas Solicitud
Versin DD MM AAAA
Cambio
Cambio en formato de presentacin;
Direccin de
02 Modificacin del Cdigo del documento, 29 07 2014 7
Planeacin
el objetivo, alcance y responsable.
CONTROL DISTRIBUCIN COPIAS

Una vez APROBADO el procedimiento MEDICION, ANALISIS, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LA

GESTION podr ser modificado por el Representante de la Direccin, o por el profesional que ejerza
funciones de calidad en la Direccin de Planeacin, como servidores pblicos responsables de actualizar
las copias controladas y de la difusin interna y externa del presente documento. Esta difusin se realizar
en medio fsico o electrnico, estableciendo los correspondientes controles y restricciones para realizar
modificaciones. El procedimiento MEDICION, ANALISIS, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LA
GESTION, puede ser consultado en la Intranet. Las copias no controladas del documento requieren de
actualizacin, y por lo tanto, solo son entregadas para un uso temporal o para fines informativos.

Elabor: Revis: Aprob:

Profesional Especializado Directora de Planeacin Representante Alta Direccin
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1. Objetivo

Proporcionar los lineamientos para la definicin, formulacin y modificacin de

indicadores de proceso, as como su medicin, anlisis de datos y/o resultados.
Definir el conjunto de actividades a ejecutar para medir la gestin de los procesos
de la Personera de Bogot y los controles que se deben adoptar para asegurar el
cumplimiento de los objetivos institucionales, a travs de Indicadores de gestin.

2. Alcance

Aplica a aquellos procesos del Sistema Integrado de Gestin -SIG de la Personera

de Bogot D.C., en los cuales se deben establecer indicadores de gestin de acuerdo
con lo definido en el PEI, en el POA y en las caracterizaciones de los procesos
institucionales. Involucra las acciones requeridas para adelantar la medicin,
anlisis, seguimiento y evaluacin de la gestin, desde la formulacin de
indicadores permiten la medicin de los procesos y termina con el establecimiento
de acciones correctivas o preventivas y de mejora.

3. Responsables

Direccin de Planeacin y la Alta Direccin

Lder de Proceso

Gestor de Proceso

4. Definiciones

Control: Es el proceso que se adelanta para determinar en qu medida las

actividades se estn llevando a cabo de acuerdo con lo planeado, y, si es necesario,
aplicar medidas correctivas para que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo
esperado. Los controles se disean tomando como base los procesos identificados
y las polticas de operacin, con el fin de definir acciones conducentes a reducir los
riesgos; estos deben ser suficientes, comprensibles, eficaces, econmicos y
oportunos, y se pueden clasificar en Preventivos y Correctivos.
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Control de gestin: El Control de Gestin es un medio para conducir con orden el

pensamiento y la accin mediante la definicin de objetivos y establecimiento de
acciones.

Cuadro de Mando Integral o Tablero de Control de Indicadores de Gestin: es

una herramienta de administracin gerencial que registra y evidencia continuamente
cundo una organizacin y sus empleados alcanzan los resultados definidos por el
plan estratgico. Se trata de un mtodo para medir el avance en las actividades,
objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con la visin y la estrategia. Permite
analizar los datos en diferentes niveles de agregacin, entre ellos, por procesos,
para observar su desempeo en trminos de cumplimiento de metas (eficacia), uso
de los recursos (eficiencia), impacto generado (efectividad).

Evaluacin de la gestin: Consiste en el estudio y anlisis realizado a partir del

seguimiento al desempeo obtenido por los procesos del SIG a travs de la
medicin y anlisis de indicadores, definidos en cada proceso, con el propsito de
implementar acciones de mejora.

Formula: Expresin matemtica que se establece para calcular el valor del

indicador. Esta debe: 1) aportar informacin, 2) contar con informacin disponible,
3) impedir malas interpretaciones, 4) ser apropiada al objeto o asunto a medir, 5)
simple en su clculo y 6) no depender de variables externas

Frecuencia de anlisis: Periodicidad con que se deben hacer el anlisis a los datos
que genera el indicador cuando se mide: mensual, semestral o anual.

Frecuencia de medicin: Periodicidad con que se deben hacer las mediciones:

mensual, semestral o anual.

Fuentes de datos: Informes o documentos de los cuales se toman los datos para
el clculo de indicadores o sus variables.

Hoja de vida del indicador: Es un formato establecido para realizar la

identificacin, medicin, anlisis y seguimiento de los indicadores de gestin.
Consiste en una ficha tcnica en la que se registran los principales datos y la
definicin de las variables que lo integran con el propsito de coadyuvar en su
interpretacin.

Indicador: Herramienta que permite comparar los resultados obtenidos con

aquellos esperados, mediante el uso de frmulas matemticas y/o tcnicas
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estadsticas. Generalmente se define como la relacin entre variables cuantitativas

o cualitativas que permite observar la situacin y tendencias de cambio generadas
en los resultados, los productos y los procesos con relacin a los objetivos, metas
previstas e impactos esperados.

Indicador de eficacia: Relacin entre el resultado alcanzado y las actividades

planeadas. Estos indicadores son los que responden la pregunta Qu se hizo? y
miden el cumplimiento de las metas.

Indicador de eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos

utilizados. Los indicadores de eficiencia son los que miden qu tan ptimamente se
estn empleando los recursos del proceso, es decir se enfocan en el Cmo lo hizo?

Indicador de efectividad / impacto: Medida del impacto de la gestin tanto en el

logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y
disponibles. Los indicadores de efectividad miden el cumplimiento del propsito del
proceso, es decir, Para qu se hizo?

Meta: Expresin cuantitativa de los logros esperados. La meta hace referencia a

cantidad, por tanto esta debe ser medible, alcanzable, razonable, clara y verificable

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan para

generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Un
proceso puede requerir insumos de una o de varias reas con el fin de generar un
valor agregado para conseguir un resultado que satisfaga los requerimientos tanto
legales como organizacionales y de los usuarios.

Sistema de medicin de procesos: Es el conjunto de elementos y mecanismos

con los cuales se busca medir la gestin adelantada a partir de los procesos de la
Personera de Bogot. El sistema est conformado por un conjunto de indicadores
que permiten realizar el seguimiento y monitoreo de los procesos, a partir de la
autoevaluacin, con el fin de implementar las acciones correctivas y de mejora a
que haya lugar.

Variable: Caracterstica que es medida en diferentes elementos o individuos, y que

es susceptible de adoptar diferentes valores.

5. Documentos de referencia
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Plan Estratgico Institucional -PEI

Planes Operativos
Manual del Subsistema de Gestin de la Calidad
Caracterizacin de procesos institucionales
Cartillas de Administracin Pblica Gua de indicadores DAFP
Cuadro de control o tablero de mando.

6. Registros

01-RE-09 Hoja de vida del indicador.

01-RE-10 Tablero de control.
01-RE-11 Plan de Indicadores - Reporte de evaluacin de indicadores.

7. Condiciones Generales

7.1. HERRAMIENTAS DE MEDICIN Y SEGUIMIENTO

En la actualidad la Personera de Bogot, D.C., cuenta con las siguientes

herramientas de medicin y seguimiento:

INSTRUMENTO DE SEGUIMIENTO AL PEI Y AL POA: mientras se desarrolla e

implementa el Cuadro de Mando Integral a travs de la Intranet, el mecanismo
para registrar el avance de indicadores del PEI y del POA, es el formato
dispuesto en el SIG para el seguimiento trimestral a cada uno de estos
instrumentos de planeacin.

PRODUCTO, METAS Y RESULTADO - PMR: Es un registro en un mdulo del

sistema PREDIS que Incluye los indicadores establecidos para verificar la
entrega de servicios y el logro de objetivos institucionales. Vincula la asignacin
del gasto, con las prioridades de polticas pblicas para promover el uso eficiente,
efectivo, transparente y responsable de los recursos pblicos.

INDICADORES POR PROCESO: Se trata de los indicadores establecidos para

verificar el cumplimiento del objetivo definido en cada uno de los procesos del
Sistema Integrado de Gestin de acuerdo con lo establecido en la
caracterizacin. Por lo general, miden la gestin en trminos de eficiencia,
eficacia y efectividad al interior del proceso. Estn definidos en la hoja de vida del
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indicador y pueden ser consolidados posteriormente en el cuadro de mando

integral o tablero de control.

CUADRO DE MANDO INTEGRAL- CMI: Es el instrumento para consolidar los

indicadores de gestin de cada dependencia y/ procesos; permite hacer
seguimiento a todos los compromisos por perspectivas hacia las que se focaliza
la gestin (la ciudadana, la gestin pblica de las entidades distritales, entre
otras) y por categoras de complejidad: nivel estratgico (PEI), nivel operativo
tctico (POA) y nivel operativo funcional (metas de procesos o gestin
recurrente).

FORMULACIN DE INDICADORES

Cuando se definan indicadores de gestin para los procesos y/o dependencias, se

debe tener en cuenta que estos no generen duplicidad con los indicadores ya
establecidos, as mismo el indicador definido tiene que agregar valor, ser verificable,
contar con una fuente clara de informacin que permita alimentarlo con la
periodicidad que se requiera.

Una vez verificado el aspecto anterior el lder del proceso define y formula el
indicador a medir diligenciando el formato "01-RE-09 Hoja de Vida del Indicador de
acuerdo con lo descrito en esta gua y en el instructivo del formato diligenciado.

El formato "01-RE-09 Hoja de Vida del Indicador" diligenciado, debe ser enviado a
la Direccin de Planeacin, o alimentado a travs de la intranet (una vez
implementado el aplicativo para tal fin) para su consolidacin y seguimiento, previa
verificacin de que este no est definido en los planes de accin, metas plan, PMR
u otros de la Entidad a fin de evitar reportes redundantes que impliquen desgaste
administrativo.

7.3 MODIFICACIN Y/O ACTUALIZACIN DE LOS INDICADORES DE GESTIN

POR PROCESO

La modificacin a los indicadores de gestin de los procesos se da como resultado

del anlisis de los datos del mismo y puede presentarse en el objetivo, la fuente de
datos, la meta, la formula, la frecuencia de medicin o frecuencia de anlisis.

Para tal fin, el lder de proceso debe solicitar a la Direccin de Planeacin, la revisin
y aprobacin del cambio en la informacin requerida del indicador, previa
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justificacin anexando el formato "01-RE-09 Hoja de Vida del Indicador" a quien

hace la modificacin en el consolidado.

7.4 MEDICIN Y ANLISIS DE LOS INDICADORES DE GESTIN POR

PROCESO

La medicin de los indicadores se realiza dentro de los (6) seis primeros das hbiles
del mes siguiente a la finalizacin del trimestre correspondiente, o en la medicin
mensual si as lo considera pertinente el lder de proceso; la informacin recolectada
se registra en las casillas correspondientes al periodo de medicin y se verifica que
el grfico est acorde con los datos reportados.

Una vez medidos los indicadores, el lder de proceso junto con su equipo de trabajo
debe realizar el anlisis de datos respectivo al periodo evaluado, diligenciando la
casilla correspondiente al anlisis de datos en el formato "01-RE-11 Plan de
indicadores- Reporte de evaluacin de indicadores" especificando el por qu y
dnde se presentaron las situaciones que dieron origen al resultado del indicador y
explicando el anlisis de tendencia con relacin a la medicin anterior.

Una vez realizado el anlisis de datos se debe especificar las acciones a tomar en
relacin con los resultados obtenidos; es decir se hace una accin correctiva si no
se cumpli con lo programado, accin preventiva si la tendencia de la medicin
podra originar un incumplimiento de lo programado, oportunidad de mejora cuando
aun cumpliendo con lo programado se requiere optimizar y/o mantener la ejecucin
de la actividad o no tomar accin, en el caso en que la explicacin dada en la casilla
de anlisis de datos justifique el no hacerlo (al tomar la accin de mejoramiento se
debe seguir con el procedimiento de 14-PT-02 Acciones correctivas, preventivas y
de mejora).

El lder del proceso debe socializar con los integrantes del mismo los indicadores
de gestin de ste con sus respectivos resultados y las acciones de mejora
tomadas.

La Direccin de Planeacin debe verificar que los responsables de procesos

institucionales enven en los cinco das anteriores a la finalizacin del
correspondiente trimestre (independientemente de que el rea o proceso adelante
una medicin y anlisis con mayor frecuencia), el envo del formato "01-RE-11 Plan
de indicadores- Reporte de evaluacin de indicadores" diligenciado en su totalidad
el cual debe contar con la informacin veraz, oportuna y validada por el lder del
proceso.
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7.5 ELABORACIN DEL INFORME DE SEGUIMIENTO DE LOS INDICADORES

DE GESTIN POR PROCESO

La Direccin de Planeacin debe revisar que la informacin remitida por las

dependencias se encuentre de acuerdo a lo establecido en este procedimiento. Las
inconsistencias deben ser aclaradas por el lder de proceso reportado; el
consolidado es publicado en la pgina Web.

7.6 REVISIN DE LOS INDICADORES

La evaluacin individual de cada indicador se realizar de acuerdo con la frmula

y dems datos incluidos en la ficha de Hoja de vida del Indicador, y en cada uno
de los procesos establecidos; su reporte, se efectuar trimestralmente.

La oportuna y adecuada evaluacin de cada indicador, as como su reporte, es

responsabilidad del (la) lder del proceso en cada caso.

Si bien cada proceso podr mantener control sobre el comportamiento histrico

del indicador mediante la actualizacin de la Hoja de Vida del Indicador, es
responsabilidad de la Direccin de Planeacin mantener el consolidado de la
Entidad para cada periodo.

Adems de la actualizacin por cambios, es importante llevar a cabo un examen

peridico del sistema de indicadores para asegurar que estos siguen siendo
pertinentes y cumplen con los objetivos definidos. Para ello es recomendable
cuestionar la utilidad y el costo de obtencin de los mismos.

La lectura de indicadores permite visualizar la diferencia entre los resultados

deseados y los resultados reales, as como la evolucin de un proceso segn sus
objetivos; por ello permite identificar las reas crticas y/o de mejora y facilita la
toma de decisiones. En ocasiones, para disponer de la suficiente informacin,
puede resultar necesario realizar un anlisis ms profundo de algn aspecto
reflejado por un indicador o comparar la informacin con la obtenida a partir del
anlisis de otros indicadores.

8. Descripcin del Procedimiento

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DOCUMENTO O
RESPONSA
No. PASOS DESCRIPCIN REGISTRO
BLE
GENERADO
Identificacin factores
Lder de cada
estratgicos que sern evaluados Definir los indicadores que
proceso y
1 (Misin, Objetivos Estratgicos; permitan medir el desempeo de PEI, POA, PMR,
Direccin de
Usuarios o Beneficiarios, cada proceso y de la Entidad.
Planeacin
productos o Servicios)

Determinar la meta o valor

Establecer medidas de Lder de cada
2 esperado y los rangos de PEI
Desempeo claves proceso
interpretacin del indicador.

Determinar quines sern los

Asignar Responsables encargados de llevar a cabo la
Lder de cada
3 (De acuerdo a cada nivel de la medicin del indicador en cada
proceso
organizacin) dependencia y/o Proceso de la
Personera de Bogot
Representante
de la Direccin
Divulgar con servidores pblicos
para la
Divulgar y promover cultura de los lineamientos para la medicin, Actas de reunin,
4 sostenibilidad
medicin y anlisis de datos anlisis y seguimiento a la registros de asistencia
del SIG, Lder
gestin.
Operativo
Equipo SIG

Diligenciar Formato hoja de vida

Construir hoja de vida del 01-RE-09 Hoja de vida del Lder de cada
5 del indicador siguiendo las
indicador Indicador proceso
instrucciones

Aprueban la hoja de vida del 01-RE-09 Hoja de vida del Lder de cada
6 Aprobar hoja de vida del indicador
indicador. Indicador proceso

Establecer referentes
Desarrollar el plan de indicadores Lder de cada
7 comparativos, construir frmulas y
para su aprobacin proceso
validar los indicadores

Consolidar el plan de indicadores 01-RE-10 Tablero de

Consolida el Cuadro de mando Lder de cada
8 en el tablero de control o cuadro control o cuadro de
integral o tablero de control proceso
de mando integral mando

Aprobar los registros de los Revisa el Plan de indicadores, de

indicadores propuestos en cada ser necesario solicita ajustes al 01-RE-11 Plan de Lder de cada
9
herramienta: PEI, POA, PMR, grupo de Planeacin o de lo indicadores proceso
caracterizacin procesos contrario aprueba.

Comunica el Sistema de Medicin

de Procesos aprobado, a los
10 Divulgar Intranet Lder del SIG
responsables de los procesos
para su socializacin.
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Diligencia el formato: Reporte de 01-RE-11 Reporte de

11 Diligenciar formato
indicadores de cada proceso. indicadores

Observar el resultado de los

indicadores de cada Proceso
frente a la Poltica y los Objetivos
01-RE-11 Reporte de
12 Analizar resultados de Calidad en trminos de
indicadores
eficacia, eficiencia y efectividad
para plasmar conclusiones y
recomendaciones

Una vez realizado el anlisis de

los indicadores de gestin de los
procesos (datos: objetivo, fuente
de datos, meta, formula,
Estudiar y solicitar modificacin de frecuencia de medicin o Lder del
13 Correo, oficio con solicitud
los indicadores frecuencia de anlisis) se debe proceso
solicitar a la D. Planeacin, la
revisin y aprobacin del cambio
en la informacin, previa
justificacin
Enva el Formato de reporte de
Indicadores, debidamente Lder del
14 Reportar formato Acuse de envo
diligenciado a la Direccin de proceso
Planeacin, en medio magntico

Consolida el tablero de comando 01-RE-10 Tablero de

Diligenciar Cuadro de mando Lder del
15 con los datos reportados por cada control o cuadro de
integral o Tablero de control proceso
Proceso. mando

Analizar y validar los resultados

de la aplicacin de los indicadores
para determinar los factores de
01-RE-10 Tablero de
xito, las dificultades o Lder del
16 Analizar la informacin control o cuadro de
desviaciones, el impacto o proceso
mando
beneficio generado y las acciones
para el mejoramiento de la
gestin.

Elaborar el informe de gestin de Lder equipo

17 Construir informe consolidado Informe de Gestin Anual
la Entidad mnimo una vez al ao operativo SIG

Presentan los informes al Comit Representante

18 Presentar informes a Comit Acta de Comit del SIG
Del SIG. de la Direccin

Toma decisiones con base en los

19 Tomar decisiones segn informe Acta de Comit del SIG Comit del SIG
resultados presentados

Lder Equipo
Informar a los procesos sobre Comunicacin o correo,
Informar a responsables las Operativo SIG,
20 decisiones de mejora tomadas en actas de reunin equipo
decisiones tomadas Representante
el Comit del SIG operativo
de la Direccin
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Aplicar el Procedimiento para el

14-PT-02 Procedimiento
Aplicar procedimientos de Establecimiento de Acciones Lder del
20 Acciones correctiva y
acciones correctivas y preventivas Correctivas y acciones proceso
preventivas
Preventivas segn sea el caso.

Revisar permanentemente la
eficacia del Sistema de Medicin
de Procesos y solicitan a la
Solicitud de adicin Lder del
21 Evaluar Sistema Direccin de Planeacin, la
exclusin o modificacin proceso
adicin, exclusin o modificacin
de Indicadores mediante
comunicacin escrita.

Estudian en coordinacin con los Lder Equipo

Analizar solicitud y realizar Responsables de los Procesos la Solicitud de adicin Operativo SIG,
22
modificacin solicitud y preparan proyecto de exclusin o modificacin Representante
respuesta. de la Direccin

9. Puntos de control

No. DESCRIPCION DEL MTODO DE

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
ACTIVIDAD RIESGO CONTROL
1 Que se genere duplicidad Revisin y Cada vez que se Lder de proceso Comunicacin de
en los indicadores, que no verificacin disea y formulan y Director de aprobacin o
sea verificable, que no antes de su indicadores Planeacin rechazo
mida el producto final o el aprobacin
cumplimiento del objetivo.
12 Que no se especifique las Revisin y Cada vez que se Lder de proceso Comunicacin de
acciones tomadas en verificacin mide y analizan y Director de aprobacin o
relacin con los antes de su indicadores Planeacin rechazo
resultados obtenidos aprobacin