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1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente.
2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobreescribindolo.
Haz clic el men Archivo y elige la opcin Guardar como. Dejaremos seleccionada la opcin por
defecto, Equipo. De esta manera el archivo se almacenar en la memoria de nuestro equipo. Veremos otras
opciones en temas posteriores.
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Si el fichero ya exista, es decir, ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo
nombre. Si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre
el cual estamos trabajando. Por el contrario, si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que
has realizado sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos:
Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello debers utilizar el explorador que se incluye
en la ventana.
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O bien haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido. Tambin puedes utilizar la
combinacin de teclas Ctrl + G.
Si deseas ms informacin sobre cmo guardar documentos, copias de seguridad y proteger libros, accede al
siguiente avanzado:
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En funcin del sistema operativo que utilices: Windows 7, Windows 8, etc. el cuadro puede presentar un
aspecto u otro. Pero, en general, son muy similares y tienen opciones idnticas.
Normalmente se muestra un panel de navegacin, que contiene la jerarqua de carpetas de nuestro equipo.
De modo que simplemente debemos ir explorando las carpetas hasta llegar a la que queramos que conserve el
documento que estamos guardando.
Tambin encontraremos, en la zona superior habitualmente, una serie de botones que nos ayudan a cambiar
la forma en que visualizamos los archivos y carpetas (vistas), volver a la ltima carpeta explorada, es decir,
volver atrs (habitualmente es un botn en forma de flecha que indica hacia la izquierda), entre otros.
Los botones u opciones que tengan una pequea flecha triangular que seala hacia abajo implican que al
pulsarlos mostrarn un men o una lista de opciones, por lo tanto, la mejor manera de conocerlos es hacer clic y
leer las opciones que contienen.
Para el resto de botones es aconsejable que, si no sabes qu accin realiza un determinado botn, sites el
cursor sobre l durante unos segundos sin hacer clic. Aparecer un pequeo mensaje explicativo de
la ayuda de Windows indicando la accin que realiza. Si necesitas ms ayuda, siempre puedes recurrir al botn
de Ayuda en forma de interrogante.
Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original. Para ello:
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Dejamos seleccionada la opcin Equipo y pulsamos Examinar.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro de opciones. Luego, pulsa Guardar para cerrar el
cuadro de dilogo Guardar como.
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Proteger libros de trabajo
Excel 2013 nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseas.
Contrasea para abrir: para que slo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen la
contrasea.
Contrasea de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero solamente lo
puedan modificar aquellas personas que conozcan la contrasea.
Las contraseas pueden tener como mximo 15 caracteres, distinguiendo entre maysculas y minsculas.
Elegir Guardar como de la pestaa Archivo, dejar seleccionada la opcin Equipo y pulsar Examinar.
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Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha para confirmar la contrasea. Es una forma de asegurarnos que
la contrasea que introduzcamos es la deseada y no nos hemos equivocado escribindola.
Si hemos utilizado una contrasea para abrir, aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Si conocemos la contrasea, la escribimos en el recuadro y pulsamos Aceptar. Excel 2013 recuperar el libro
para poder realizar cualquier modificacin sobre ste.
Si conocemos la contrasea, la escribimos en el recuadro y pulsamos Aceptar. Excel 2013 recuperar el libro
para poder realizar cualquier modificacin sobre ste.
Si no conocemos la contrasea, podremos pulsar el botn Slo lectura en cuyo caso Excel 2013 lo abrir
pero cualquier modificacin se tendr que guardar con otro nombre.
Si queremos borrar una contrasea, tenemos que abrir el libro con la contrasea para tener la posibilidad
de modificarlo y, a continuacin, realizar los mismos pasos que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en
el recuadro de contrasea.
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Unidad 3. Operaciones con archivos
En caso de detectar un archivo al que se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar
de ello mostrndonos un cuadro de dilogo que nos dar a escoger entre tres opciones:
- Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si an no se haba guardado aparecer el
cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicacin.
- No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la ltima vez que guardamos.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, debers seguir los siguientes pasos:
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O bien utiliza la combinacin de teclas CTRL+U.
Pero tambin podemos partir de una plantilla, en vez de un libro en blanco. Si quieres aprender cmo
utilizarlas, visita el siguiente avanzado:
Usar plantillas
Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de clculo. Puede incluir
tanto datos como formatos.
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Junto a la opcin Libro en blanco, encontramos una relacin de plantillas de Office.
Puedes buscar las plantillas explorando las disponibles o bien utilizar el cuadro de bsqueda, que explorar
en busca de plantillas online.
Que las plantillas estn online implica, obviamente, que necesitaremos tener conexin a internet para
poder utilizarlas.
Tambin implica que las categoras y ficheros disponibles en este apartado son susceptibles a variaciones.
Dependern de los recursos disponibles en la pgina web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla
desaparezca sin ms y aparezcan otras nuevas.
Sea cual sea la plantilla que escojamos y el origen o procedencia de la misma, actuar de la misma forma:
Crear plantillas
Para crear una plantilla, seguiremos los siguientes pasos:
1. Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern comunes a todos los libros de trabajo
creados a partir de esta plantilla.
5. En el recuadro Tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir
la opcin Plantilla de Excel.
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6. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del men Archivo.
Por defecto tendremos seleccionada la opcin Libros recientes, que nos muestra en el men de la
derecha una lista de documentos abiertos anteriormente. Estarn ordenados por fecha de ltima utilizacin,
siendo el primero el ms recientemente utilizado.
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Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes haz clic sobre la
chincheta que se encuentra a su derecha. Esto lo fijar en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.
Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, seleccinalo con un clic y despus pulsa el
botn Abrir.
Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros archivos, puedes optar por
escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida que vayas escribiendo, se mostrar un pequeo listado
de los archivos que coincidan con los caracteres introducidos. Simplemente haz clic sobre l.
Nota: La forma de explorar las carpetas puede variar en funcin del sistema operativo que utilices.
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Unidad 3. Avanzado: Ms opciones al abrir libros de trabajo
Vamos a conocer y manejar con ms precisin las opciones disponibles en Excel 2013 a la hora de abrir
un libro de trabajo, como puede ser la apertura de varios libros a la vez o la apertura de libros de trabajo como
libros de slo lectura.
5. Pulsar la tecla CTRL del teclado, y mantenindola pulsada seleccionar otro archivo.
6. Repetir este ltimo paso hasta que estn seleccionados todos los archivos que deseamos abrir.
Todos los archivos se abrirn solo que uno de ellos se visualizar en pantalla, los dems estarn por debajo.
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2. Seleccionar la opcin Equipo en el men central.
5. Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn Abrir para que se abra la lista desplegable.
Excel 2013 abrir el archivo, lo podremos leer e incluso modificar, pero no podremos guardarlo con el mismo
nombre. A la hora de guardarlo nos pedir otro nombre mediante el cuadro de dilogoGuardar como.
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Unidad 3. Avanzado: Compatibilidad: Convertir libros
En ocasiones es posible que dispongamos de archivos Excel que fueron creados con versiones anteriores a
la que utilizamos, por ejemplo con Excel 2003. Disponemos de una herramienta que nos permite convertir el
libro al formato de Excel 2013.
Para ello, abriremos el archivo y nos situaremos en la pestaa Archivo > Informacin. All encontraremos el
botn Convertir.
Al hacer clic sobre l, se mostrar un mensaje avisando de que al convertir el libro se pueden producir
cambios en el diseo, pero al no utilizar el modo de compatibilidad para visualizar el archivo, dispondremos de
todas las herramientas y podremos trabajar con mayor libertad con el documento. Adems, se reducir el
tamao del libro y por tanto ocupar menos memoria del disco duro. Tambin nos avisa de que el proceso no
tiene marcha atrs. Si se convierte el libro, ya no se podr volver al formato original.
Deberemos elegir entre seguir adelante (Aceptar) o dejar el archivo tal y como est (Cancelar). Si no tienes
claro qu hacer, puedes pulsar el botn Ms informacin... que iniciar la ayuda de Excel.
No es conveniente que conviertas el libro si lo piensas compartir con ms personas, porque es posible que
ellos no utilicen Excel 2013. En ese caso, trabajars directamente sobre el archivo original en el modo de
compatibilidad. Este modo implica que podrs visualizar y modificar el Excel, pero que no dispondrs de las
herramientas propias de Excel 2013, para evitar que insertes objetos o utilices opciones que luego, al abrir el
archivo en otra versin de Excel, no sean visibles.
Puedes practicar los distintos mtodos explicados en el tema en Ejercicios sobre archivos.
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Unidad 3. Ejercicio: Operaciones con archivos
Objetivo.
Practicar las distintas operaciones sobre archivos (libros de trabajo) con Excel 2013.
Supongamos que ahora nos interesa guardar nuestro libro en la carpeta Documentos del disco duro, y
asignarle el nombre Pruebas.
4. Elegiremos Guardar como en el men de la pestaa Archivo. Dejamos seleccionada la opcin Equipo y
pulsamos el botn Examinar. Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como.
Observa cmo aparece la carpeta Documentos, donde se supone que deseamos guardar nuestro libro de
trabajo.
En caso de no querer guardar la informacin en esta carpeta, tendremos que situarnos en la carpeta
deseada. Nosotros utilizaremos la carpeta Documentos.
6. Escribe Pruebas en el recuadro Nombre de archivo. Por defecto Excel le asignar como nombre Libro1,
Libro 2,... dependiendo del libro en el que estbamos.
Observa cmo en el recuadro Tipo pone Libro de Microsoft Excel. Esto hace que le asigne
automticamente la extensin XLSX al libro. No hay que cambiarlo, a menos que queramos guardar el
documento en un formato distinto (cosa que no es muy habitual).
Se guardar nuestro libro en la carpeta Documentos, y el nombre de ste aparecer ahora en la barra de
ttulo.
Parece que no se haya realizado ninguna operacin, pero en realidad se ha guardado el libro de trabajo
completo con el nombre Pruebas y dentro de la carpeta Documentos.
11. Escribe Tambin se puede guardar con el botn de la barra de acceso rpido en al celda A6.
Supongamos que no queremos seguir trabajando con este libro de trabajo, tendremos que cerrarlo.
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Ahora nuestro documento ya no estar en pantalla.
17. Elige Equipo y pulsa el botn Examinar. Tienes que poner la carpeta donde se encuentra el libro de
trabajo a recuperar, por defecto pondr Documentos.
Si nuestro libro no se encuentra en esta carpeta, podremos hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir
otra unidad de disco u otra carpeta. Si se encuentra en una carpeta que visualizamos en la parte inferior,
bastar con hacer doble clic sobre sta para abrirla.
18. Una vez tengamos abierta la carpeta de nuestro libro, seleccinalo haciendo clic sobre ste, de forma que
aparezca en el recuadro Nombre de archivo.
Ahora vamos a volver otra vez a nuestro libro de trabajo, pero sin utilizar el men.
20. Haz clic sobre el botn Cerrar que se encuentra en la zona superior derecha.
Volveremos a recuperarlo.
21. Haz clic sobre el botn Abrir de Archivo, luego selecciona Equipo y pulsa Examinar.
Nos aparecer un cuadro de dilogo avisndonos de una modificacin realizada en el libro que no se ha
guardado.
25. Haz clic sobre el botn S para guardar los ltimos cambios.
26. Vuelve a recuperar el libro haciendo clic sobre el botn Abrir de Archivo, seleccionando Equipo y
pulsando Examinar
27. En la pestaa Archivo, selecciona Nuevo. Aparecer el cuadro de dilogo de Nuevo libro.
Aparecer otro libro vaco en pantalla. Si observas el nombre provisional, seguramente pondr Libro2. No
significa que nuestro trabajo anterior se haya borrado, ni que se haya cerrado el libro, sino que sigue abierto en
una ventana distinta.
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Vamos a empezar otro libro utilizando la Cinta.
34. Haz clic sobre el botn No para no guardar los cambios realizados.
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